PERANCANGAN KONSEPTUAL SISTEM INFORMASI

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PERANCANGAN KONSEPTUAL SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BIDANG AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN DI UNIVERSITAS SEBELAS MARET MENGGUNAKAN METODE WETHERBE’S APPROACH

Skripsi

UTAMI SRI SUNDARI I 0307072

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2011


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Utami Sri Sundari, NIM : I 0307072. PERANCANGAN KONSEPTUAL SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BIDANG AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN DI UNIVERSITAS SEBELAS MARET MENGGUNAKAN METODE WETHERBE’S APPROACH. Tugas Akhir. Surakarta : Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, Oktober 2011. Sistem Informasi Eksekutif (SIE) merupakan sistem berbasis komputer yang terintegrasi dan melayani kebutuhan informasi bagi para eksekutif (pimpinan), serta didukung oleh penyajian berbasis grafis dan kapabilitas drill-down. Saat ini sistem informasi (SI) di Universitas Sebelas Maret, khususnya SI bidang akademik dan bidang kemahasiswaan belum terintegrasi dan belum melayani kebutuhan informasi para eksekutif tetapi SI tersebut lebih fokus dalam menunjang kebutuhan operasional. Hal tersebut terlihat dalam hasil observasi yang menunjukkan laporan eksekutif lebih banyak disajikan dalam bentuk kertas kerja. Idealnya, kebutuhan informasi tersebut disajikan dalam bentuk SIE yang dapat memberikan informasi kepada eksekutif secara real time untuk menunjang pengambilan keputusan oleh eksekutif khususnya bidang akademik dan kemahasiswaan UNS. Penelitian ini menentukan kebutuhan informasi eksekutif dalam kerangka konseptual, menggunakan metode Wetherbe’s Approach dengan wawancara terstruktur kepada eksekutif sesuai Business System Planning (BSP). Tahap-tahap dalam membangun kebutuhan informasi eksekutif adalah identifikasi kelompok pengguna dan existing information system, identifikasi kebutuhan informasi eksternal dan internal bagi eksekutif dan management report, identifikasi matrik akses informasi, menyusun kerangka konseptual SIE, dan membangun desain antarmuka SIE . Hasil identifikasi kebutuhan informasi eksekutif menghasilkan 52 kebutuhan internal dan 8 kebutuhan eksternal bidang akademik serta 35 kebutuhan internal dan 6 kebutuhan eksternal bidang kemahasiswaan. Hasil identifikasi kebutuhan informasi internal menunjukkan hanya 15% kebutuhan informasi internal eksekutif bidang akademik dan 17% kebutuhan informasi internal eksekutif bidang kemahasiswaan yang terdapat pada existing information system. Hasil identifikasi kebutuhan informasi eksternal menunjukkan bahwa semua kebutuhan eksternal yang diperlukan eksekutif belum dapat dipenuhi oleh existing information system. Desain antarmuka dirancang dengan Visual Basic 6. Kata kunci : Sistem Informasi Eksekutif (SIE), Wetherbe’s Approach, Business System Planning (BSP), kebutuhan informasi eksekutif, desain antarmuka. xvii + 99 halaman; 27 gambar; 41 tabel; lampiran Daftar pustaka : 26 (1996-2011)

commit to user

viii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL……………………………………………………..……… i LEMBAR PENGESAHAN…………………………………………………….. ii LEMBAR VALIDASI……………………………………………………..………iii SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH……………………… iv SURAT PERNYATAAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH…………………………… v KATA PENGANTAR……………………………………………………..………vi ABSTRAK……………………………………………………..………..……………… viii ABSTRACT……………………………………………………………………..

ix

DAFTAR ISI ……………………………………………………..………..…… x DAFTAR TABEL………………………………………………..………………..xiii DAFTAR GAMBAR..…………………………………………..…….…..…….

xv

DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………... xvii BAB I

PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang……………………………………………..……. I - 1 1.2 Perumusan Masalah…………………………………….….………I - 4 1.3 Tujuan Penelitian………………………………………………... I - 4 1.4 Manfaat Penelitian………………………………………….…….I - 4 1.5 Batasan Masalah………………………………………………….I - 5 1.6 Asumsi ……………………………………………………….…. I - 5 1.7 Sistematika Penulisan…………………………………….….…….I - 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1

Tinjauan Umum Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS)….………...……………………….. …………..II - 1 2.1.1

Deskripsi Tentang UNS Lokasi dan Pimpinan….….

II - 1

2.1.2

Tupoksi Organisasi……..………………………..…… II - 1

2.1.3

Sejarah Singkat UNS………………………………… II - 2

2.1.4

Visi Misi dan Tujuan UNS…………………………… II - 4

2.2 Bidang Akademik dan Kemahasiswaan………………….………II - 7 commit to user

x


digilib.uns.ac.id

2.3 Landasan Teori……………………...……………………..…..

II - 9

2.3.1

Sistem Informasi Eksekutif (SIE)…….………………....II - 9

2.3.2

Peran Eksekutif dan Kebutuhan Informasi……………. II -15

2.3.3

Wetherbe’s Approach…………….…………….……. II -23

2.3.4

Data Warehouse………….…………….…….….……. II -29

BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Studi Literatur dan Observasi Lapangan…………...……….....

III - 2

3.2 Perumusan Masalah, Asumsi dan Tujuan Penelitian ……….........III - 2 3.3 Identifikasi Kelompok Pengguna dan Existing Information System….…….….…….….…….….…….….……….III - 3 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Eksternal dan Internal bagi Eksekutif dan Management Report…….….…….….…….….……. III - 4 3.5 Identifikasi Matrik Akses Informasi untuk Setiap Kelompok Pengguna…………..………………..………………..… III - 5 3.6 Menyusun Kerangka Konseptual SIE……………………………… III - 6 3.7 Membangun Desain Antarmuka SIE………………………...…....III - 6 3.8 Analisis……………………………………………………………III - 7 3.9 Kesimpulan dan Saran………………………………………… III - 7 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Identifikasi Kelompok Pengguna dan Identifikasi Sistem Informasi yang Sudah Ada ……..……………………… IV - 1 4.1.1

Identifikasi Kelompok Pengguna Level Universitas……IV - 2

4.1.2

Identifikasi Kelompok Pengguna Level..Biro………… IV - 3

4.1.3

Identifikasi Kelompok Pengguna Level Lembaga…… IV - 3

4.1.4

Identifikasi Kelompok Pengguna Level UPT………… IV - 4

4.1.5

Identifikasi Kelompok Pengguna Level Fakultas…… IV - 5

4.1.6

Identifikasi Kelompok Pengguna Level Program Pascasarjana…………………………………… IV - 6

4.1.7

Identifikasi Kelompok Pengguna Level Jurusan……

4.1.8

Identifikasi Existing Information System …………… IV - 9 commit to user

xi

IV - 7


digilib.uns.ac.id

4.2 Identifikasi Kebutuhan Informasi Eksternal dan Internal bagi Eksekutif dan Management Report ………………… IV -14 4.2.1

Identifikasi Kebutuhan Informasi dengan Wawancara…… IV -14

4.2.2

Management Report……………………………………IV -24

4.2.3

Penyusunan Kerangka Konseptual Kebutuhan Informasi Eksekutif……………………………………IV -29

4.3 Matrik Kebutuhan Informasi Eksekutif………………………… IV -39 4.4 Menyusun Keangka Konseptual SIE…………………………… IV -41 4.5 Membangun Desain Antarmuka SIE…………………………… IV -43 BAB V ANALISIS DAN INTERPRETASI HASILSA DAN INTERASI H 5.1 Analisis Metode Pengumpulan Informasi…………………..…….V - 1 5.2 Analisis Identifikasi Existing Information System ……………………………………………………………… V - 3 5.3 Prosentase Sumber Kebutuhan Informasi……………….…….….V - 3 5.4 Prosentase Kebutuhan Informasi Berdasarkan Checklist Matrik………………………………………………… V - 5 5.5 Prosentase Kebutuhan Informasi yang Ditunjang Existing Information System dalam Kerangka Konseptual SIE…….….…….….…….….…….….…….….…….V - 7 5.6 Analisis Desain Antarmuka SIE………………………………… V - 8 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan………………………………………………..…………. VI - 1 6.2 Saran…………………………………………………………….. VI - 1 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRANBAB

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Hubungan antara program strategis inti dengan sasaran UNS 2015...………………………………………………..…...II - 5 Tabel 2.2 Kesulitan pengembangan dan implementasi SIE………...…… II - 10 Tabel 2.3 Kunci sukses SIE.………………………………………...…… II - 10 Tabel 2.4 Karakteristik dan manfaat SIE.…………………………...…… II - 11 Tabel 2.5 Peringkat media berdasarkan nilai……………………....…… II - 22 Tabel 2.6 BSP - masalah/solusi/informasi.…………………………....… II - 25 Tabel 2.7 BSP - keputusan/informasi.………………………………...… II - 25 Tabel 2.8 CSF - CSF/informasi……………………………………...…... II - 27 Tabel 2.9 Ends/mean analysis – ends/ effectiveness/ informasi......…...

II - 28

Tabel 3.1 Rincian tahap studi literatur dan observasi lapangan………

III - 2

Tabel 3.2 Rincian tahap identifikasi kelompok pengguna………...…… III - 3 Tabel 3.3 Rincian tahap identifikasi informasi pada existing information system ………………………………..…….......... III - 4 Tabel 3.4 Rincian tahap identifikasi kebutuhan informasi eksternal dan internal bagi eksekutif dan management report………… III - 5 Tabel 3.5 Rincian tahap identifikasi matrik akses informasi untuk setiap eksekutif……………………………..…….…… III - 6 Tabel 3.6 Rincian tahap membangun desain antarmuka..……...………

III - 6

Tabel 4.1 Unsur organisasi universitas…………………………….…… IV - 2 Tabel 4.2 Unsur organisasi fakultas………………………………..…… IV - 5 Tabel 4.3 Unsur organisasi program pascasarjana …………………...… IV - 6 Tabel 4.4 Program studi di lingkungan UNS tahun 2010 ……………... IV - 7 Tabel 4.5 Unsur organisasi jurusan………………………………...…… IV - 7 Tabel 4.6 Kelompok pengguna………………………………..…………. IV - 9 Tabel 4.7 Pertanyaan wawancara………………………………..………. IV -15 Tabel 4.8 Eksekutif yang diwawancara………………………………...... IV -16 Tabel 4.9 Penyampaian kuesioner dan pengembalian kuesioner…...….. IV -17 Tabel 4.10 Hasil wawancara dengan Ketua Lembaga Penelitian commit(LPPM) to user ……………………...…. IV -18 dan Pengabdian Masyarakat

xiii


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.11 Kebutuhan informasi di bidang akademik berdasarkan wawancara dan kuesioner ……………………...….………… IV -20 Tabel 4.12 Kebutuhan informasi di bidang kemahasiswaan berdasarkan wawancara dan kuesioner………………………………...…. IV -22 Tabel 4.13 Identifikasi laporan rektor di bidang akademik……………..

IV -25

Tabel 4.14 Identifikasi LAKIP di bidang akademik……………….…..… IV -27 Tabel 4.15 Identifikasi Laporan Rektor di bidang kemahasiswaan ……... IV -27 Tabel 4.16 Identifikasi LAKIP di bidang kemahasiswaan

…..…….…… IV -29

Tabel 4.17 Penggabungan informasi hasil wawancara dengan Laporan Rektor dan LAKIP (bidang akademik) …………….………... IV -30 Tabel 4.18 Penggabungan informasi hasil wawancara dengan Laporan Rektor dan LAKIP (bidang kemahasiswaan) ………………. IV -31 Tabel 4.19 Hasil penggabungan informasi bidang akademik………….… IV -33 Tabel 4.20 Hasil penggabungan informasi bidang kemahasiswaan …..…. IV -33 Tabel 4.21 Nama dan nomor informasi internal bidang akademik ……....IV -34 Tabel 4.22 Nama dan nomor informasi internal bidang kemahasiswaan…….………………..……….…..…….....….. IV -36 Tabel 4.23 Informasi eksternal bidang kemahasiswaan……………..…... IV -38 Tabel 4.24 Informasi eksternal bidang akademik……………………..… IV -38 Tabel 4.25 Matrik kebutuhan informasi eksekutif……………..……...…. IV -40 Tabel 5.1 Sumber kebutuhan informasi……………………..………....

commit to user

xiv

V - 4


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Tingkatan keorganisasian……………………..……….........II - 16 Gambar 2.2 Proses pengambilan keputusan eksekutif (peran decisional) ………..………........…………………....II - 18 Gambar 2.3 Bagaimana para CEO Mintzberg menggunakan waktunya II - 19 Gambar 2.4 Volume informasi yang mencapai eksekutif..……….......... II - 20 Gambar 2.5 Nilai informasi yang mencapai eksekutif…..………........... II - 20 Gambar 2.6 Sumber informasi yang mencapai eksekutif..……….......... II - 21 Gambar 2.7 Penggunaan informasi menurut peran keputusan…............ II - 22 Gambar 2.8 Sumber-sumber informasi keputusan……..………............. II - 23 Gambar 2.9 Proses menemukan kebutuhan informasi Wheterbe’s Approach..………........……………………..………........... II - 24 Gambar 2.10 Perjalanan dari visi misi menuju pengukuran kinerja.......... II - 27 Gambar 2.11 Kerangka dan view data warehouse………..………............ II - 30 Gambar 3.1 Diagram alir metodologi penelitian………..………............ III - 1 Gambar 4.1 Struktur organisasi LPPM………………..……….............. IV - 3 Gambar 4.2 Struktur organisasi LPP………………..……….................. IV - 4 Gambar 4.3 Struktur organisasi Fakultas Teknik UNS……………..….. IV - 6 Gambar 4.4 Struktur organisasi Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik UNS………….……………..…..……………..….... IV - 8 Gambar 4.5 Pilihan Menu Login bagi User SIAKAD……..………........ IV -12 Gambar 4.6 Sumber data dan input manual dalam Data dan Informasi UNS……………..…..……………..……............. IV -14 Gambar 4.7 Pemberian nomor informasi………………..……….............IV -32 Gambar 4.8 Kerangka konseptual informasi…………..……….............. IV -42 Gambar 4.9 Kerangka konsep SIE………………..………..................... IV -43 Gambar 4.10 Antarmuka login pengguna.....................……………..…... IV -44 Gambar 4.11 Antarmuka informasi bidang akademik....……………..…... IV -44 Gambar 5.1 Prosentase sumber kebutuhan informasi……..……..............V - 4 Gambar 5.2 Prosentase checklist matrik kebutuhan informasi eksekutif commit to user bidang akademik……………..…..……………..……......... V - 6

xv


digilib.uns.ac.id

Gambar 5.3 Prosentase checklist matrik kebutuhan informasi eksekutif bidang kemahasiswaan……………..…..……………..….....V - 6 Gambar 5.4 Kebutuhan informasi yang telah dapat dan belum dapat ditunjang existing information system………..………......... V - 7

commit to user

xvi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Misi, Tujuan dan Sasaran Strategis UNS ................................. L - 1 Lampiran 2 Struktur Organisasi Universitas Sebelas Maret Surakarta ....... L - 2 Lampiran 3 Proses dan Informasi Tersedia pada SIGILine ........................ L - 3 Lampiran 4 Peran (role) Berdasarkan Akun Pengguna Siakad .................. L - 4 Lampiran 5 Informasi yang Tersaji dalam SIAKAD Berdasarkan Hak Akses Login (User) ................................................................. L - 5 Lampiran 6 Informasi yang Tersaji dalam SIKAPTA Berdasarkan Hak Akses Login (User) .................................................................. L - 6 Lampiran 7 Informasi yang Tersaji dalam SPPKM Berdasarkan Hak Akses Login (User) .................................................................. L - 7 Lampiran 8 Menu dan Sub menu Data dan Informasi UNS ....................... L - 8 Lampiran 9 Daftar Pertanyaan Wawancara Terstruktur Identifikasi Kebutuhan Informasi Eksekutif ............................................... L - 9 Lampiran 10 Hasil Wawancara ..................................................................... L -10 Lampiran 11 Hasil Identifikasi Berdasarkan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan ....................................................................... L -11 Lampiran 12 Konten Laporan Rektor UNS Periode Tahun 2007 - 2011 ..... L -12 Lampiran 13 Informasi dalam LAKIP Fakultas Teknik UNS 2011 ............. L -13 Lampiran 14 Informasi dalam Laporan Biro Administrasi Kemahasiswaan UNS 2011...................................................... L -14 Lampiran 15 Penggabungan Kebutuhan Informasi Hasil Wawancara Dengan Laporan Rektor dan LAKIP ..................................... L -15 Lampiran 16 Hasil Penggabungan Kebutuhan Informasi Hasil Wawancara Dengan Laporan Rektor dan LAKIP ..................................... L -16 Lampiran 17 Matrik Kebutuhan Informasi Eksekutif ................................... L -17

commit to user

xvii


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan beberapa hal pokok mengenai penelitian ini, yaitu latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi penelitian dan sistematika penulisan. 1.1

LATAR BELAKANG Menurut Thierauf dalam Kaniclides dan Kimble (1994), eksekutif adalah

manajer dengan kewenangan resmi atas keseluruhan organisasi atau suatu unit fungsional yang penting. Eksekutif bertanggungjawab atas hasil kerjanya, juga kepada eksekutif lain (yang lebih tinggi dalam skala organisasi tersebut) atau kepada pemilik organisasi. Karakteristik yang paling utama dari peran eksekutif adalah pengambilan keputusan (Kaniclides dan Kimble, 1994). Keputusan yang diambil oleh eksekutif adalah keputusan yang bersifat strategis atau taktis. Keputusan strategis adalah keputusan yang penting, tidak mudah diganti, dan melibatkan komitmen atas sumber daya dalam waktu tertentu, sedangkan keputusan taktis merupakan tindakan yang melibatkan definisi dan implementasi strategis (Sawitri, 2005). Eksekutif membutuhkan sarana informasi yang tepat bagi mereka untuk mengambil keputusan. Informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif harus dapat diakses dengan cepat dan menyediakan akses langsung pada laporan manajemen (Subakti, 2002). Sarana informasi yang menyediakan kebutuhan tersebut adalah Sistem Informasi Eksekutif (SIE). Menurut de Long dalam Turban et al., (2005), SIE merupakan sistem berbasis komputer yang sangat ramah pengguna untuk melayani kebutuhan informasi dari para eksekutif puncak yang didukung grafis dan kapabilitas drill-down. Telah banyak organisasi yang mendayagunakan sistem informasi dalam melaksanakan kinerja organisasi, akan tetapi tidak semua organisasi tersebut telah menerapkan SIE. Demikian halnya dengan Universitas Sebelas Maret Surakarta, meskipun sebagian besar unit kerja di UNS telah menerapkan sistem informasi, namun belum terdapat SIE yang secara khusus dibangun untuk pihak eksekutif. Sistem informasi yang ada lebih bertujuan menunjang kegiatan yang bersifat commit to user

I-1


digilib.uns.ac.id

operasional saja. Padahal, idealnya sistem informasi seharusnya dapat menunjang bukan hanya kegiatan operasional, namun juga pada kegiatan perencanaan, kepemimpinan, dan pengendalian oleh eksekutif puncak untuk mencapai tujuan organisasi secara optimal. Bidang akademik dan kemahasiswaan UNS memiliki peranan yang penting, karena berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar serta pembinaan kemahasiswaan agar dapat memberikan nilai tambah (added values) guna meningkatkan daya saing lulusan di bursa kerja nasional maupun internasional (BAK UNS, 2011). Bidang akademik dan kemahasiswaan UNS memiliki sistem informasi untuk melaksanakan tugasnya. Salah satu sistem informasi di bidang akademik adalah Sistem Informasi Akademik UNS (SIAKAD), sedangkan sistem informasi di bidang kemahasiswaan adalah Sistem Pelayanan Program Kreatifitas Mahasiswa (SPPKM). Siakad merupakan sistem informasi yang menyajikan data yang dibutuhkan oleh civitas akademik secara on-line, seperti KHS (Kartu Hasil Studi), KRS (Kartu Rencana Studi), jadwal kuliah, dan berbagai informasi akademik lainnya. Sistem ini belum sepenuhnya mendukung kebutuhan informasi bagi eksekutif dalam pemantauan bidang akademik karena tidak menyajikan laporan eksekutif (executive report). SPPKM dibangun untuk mempermudah kegiatan operasional input data administrasi PKM. Belum terdapat sistem informasi yang menyajikan laporan eksekutif bidang kemahasiswaan di UNS. Sistem informasi

yang digunakan dalam

bidang akademik dan

kemahasiswaan lebih menunjang kegiatan operasional dan belum menyajikan laporan eksekutif. Hasil observasi menunjukkan bahwa pelaporan kepada eksekutif lebih banyak disajikan secara lisan oleh bawahan dan atau eksekutif harus meminta suatu laporan tertentu kepada bawahan sehingga permintaan laporan tersebut dapat diproses. Proses permintaan laporan tentunya akan memakan waktu sehingga eksekutif harus menunggu. Idealnya, harus dibangun Sistem Informasi Eksekutif (SIE) yang dapat memberikan informasi secara realtime yang menunjang pengambilan keputusan oleh eksekutif khususnya bidang akademik dan kemahasiswaan UNS. SIE harus mampu memenuhi informasi jajaran eksekutif, mengolah dancommit merangkum to userdata akademik serta memberikan

I-2


digilib.uns.ac.id

tingkatan pengguna dalam hal akses terhadap data dan informasi tersebut (Dawan, 2005). Penelitian sebelumnya mengenai SIE telah dilakukan oleh Wibisono et al., (2010) untuk merancang sistem informasi eksekutif di organisasi sekolah menengah atas. Penelitian lain dilakukan oleh Dawan (2005) yang membangun sistem informasi eksekutif berbasis web pada Fakultas Teknik Universitas Diponegoro yang mempergunakan parameter-parameter dalam sistem informasi akademik dan sistem informasi kepegawaian sebagai variabel utama SIE. Salah satu kunci kesuksesan SIE adalah faktor kepentingan pengguna dan faktor ketepatan kebutuhan informasi. Faktor kepentingan pengguna memperoleh 95.66% tingkat prioritas dan faktor ketepatan kebutuhan informasi memperoleh 79.31% tingkat prioritas. Selain faktor kunci kesuksesan tersebut SIE memiliki faktor kesulitan dalam pengembangan dan implementasinya. Faktor kesulitan utama dalam pengembangan dan implementasi SIE adalah faktor pengabaian kepentingan pengguna. Pengabaian kepentingan pengguna memperoleh 85.71% tingkat prioritas (Salmeron, 2003). Berdasarkan hal tersebut, identifikasi kepentingan pengguna dan ketepatan kebutuhan informasi pengguna menjadi hal yang sangat penting. Identifikasi kepentingan pengguna dan ketepatan kebutuhan informasi pengguna dapat menjadi langkah pertama dalam pembangunan SIE. Turban et al., (2005) menyatakan bahwa identifikasi kebutuhan informasi bagi pengguna (eksekutif) dapat dilakukan melalui empat pendekatan yaitu Wetherbe’s Approach, Watson and Frolick Approach, Volonino and Watson’s Strategic Business Objectives Approach dan Other Approach. Watson and Frolick Approach membangun kebutuhan informasi berdasarkan dua dimensi yaitu sumber informasi (langsung dan tidak langsung kepada eksekutif) dan media (komputerisasi dan non-komputerisasi). Volonino and Watson’s Strategic Business Objectives Approach membangun kebutuhan informasi yang memiliki fokus pada tujuan strategis bisnis perusahaan saja. Wetherbe’s Approach lebih umum

dipergunakan

karena

dalam

penentuan

kebutuhan

informasi

mempergunakan wawancara terstruktur kepada eksekutif sesuai Business System Planning, Critical Success Factors, dan analisis End/Means dan dilanjutkan pada pembangunan prototipe.

commit to user

I-3


digilib.uns.ac.id

Berdasarkan uraian di atas, penelitian ini bertujuan mengidentifikasi kebutuhan informasi eksekutif dan kerangka konseptual untuk mendukung pengambilan keputusan khususnya di bidang akademik dan kemahasiswaan UNS. Kebutuhan informasi dibangun berdasarkan studi literatur, wawancara serta konfirmasi kepada Bagian Sistem Informasi di Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi UNS. Hasil identifikasi kebutuhan informasi dan kerangka konseptual diwujudkan dalam sebuah desain antarmuka aplikasi sistem informasi eksekutif. Diharapkan desain antarmuka ini dapat menjadi masukan atau saran bagi Biro Administrasi Perancangan dan Sistem Informasi UNS dalam mengembangkan SIE di UNS. 1.2

PERUMUSAN MASALAH Perumusan masalah yang dapat ditarik dari latar belakang diatas adalah

bagaimana mengidentifikasi kebutuhan informasi yang diperlukan dalam membangun

Sistem

Informasi

Eksekutif

(SIE)

bidang

akademik

dan

kemahasiswaan di Universitas Sebelas Maret Surakarta? 1.3

TUJUAN PENELITIAN Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi eksekutif yang diperlukan dalam pembangunan SIE. 2. Menyusun kerangka konseptual SIE bidang akademik dan kemahasiswaan UNS. 3. Merancang desain antarmuka SIE.

1.4

MANFAAT PENELITIAN Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu: 1. Membantu Biro Administrasi Perancangan dan Sistem Informasi UNS dalam mengembangkan SIE di UNS. 2. Mengetahui kebutuhan informasi eksekutif yang belum tersedia dalam laporan manajemen dan atau existing information system. 3. Menjadi dasar untuk membangun sebuah SIE yang terintegrasi untuk mendukung keputusan eksekutif. commit to user

I-4


1.5

digilib.uns.ac.id

BATASAN MASALAH 1. Responden wawancara adalah eksekutif UNS yang sedang atau telah mejabat. Penelitian dilakukan pada bulan Mei-Juni 2011 dimana terjadi periode pergantian pejabat secara struktural sehingga untuk instansi yang mengalami peralihan jabatan, responden dibatasi pada pejabat periode lama. 2. Identifikasi responden wawancara dibatasi satu responden pada setiap kelompok pengguna pada level organisasi yang dikaji. 3. Level organisasi yang dikaji terdiri dari lima level yaitu level universitas, level biro, level lembaga, level fakultas dan level prodi.

1.6

ASUMSI Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah 1. Responden wawancara yaitu eksekutif, benar-benar memahami kebutuhan informasi yang diperlukan dalam menunjang keputusan strategis dan taktis mereka. 2. Setiap eksekutif dalam sebuah kelompok pengguna memiliki kebutuhan informasi yang tidak berbeda.

1.7

SISTEMATIKA PENULISAN Penjelasan mengenai sistematika penulisan adalah sebagai berikut:

BAB I :PENDAHULUAN Bab ini menguraikan berbagai hal mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi-asumsi dan sistematika penulisan. BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menguraikan teori-teori yang akan dipakai untuk mendukung penelitian antara lain definisi Sistem Informasi Eksekutif (SIE). Tinjauan pustaka diambil dari berbagai sumber yang berkaitan langsung dengan permasalahan yang dibahas dalam penelitian. BAB III : METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi tahapan yang dilalui dalam penyelesaian masalah secara umum yang berupa gambaran terstruktur dalam bentuk diagram alir sesuai dengan commit to user

I-5


digilib.uns.ac.id

permasalahan yang ada mulai dari studi pendahuluan, pengumpulan data sampai dengan pengolahan data dan analisis. BAB IV: PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Bab

ini

berisi

data-data

yang

dikumpulkan

dan

diolah

untuk

menyelesaikan masalah identifikasi kebutuhan informasi eksekutif untuk pembangunan SIE. BAB V: ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL Bab ini memuat uraian analisis dari hasil penelitian. Analisis yang dilakukan adalah analisis identifikasi analisis metode pengumpulan informasi, analisis identifikasi existing information system, prosentase sumber kebutuhan informasi, prosentase kebutuhan informasi berdasarkan checklist matrik, prosentase kebutuhan informasi yang ditunjang existing information system dalam kerangka konseptual, dan analisis desain antarmuka SIE. BAB VI: KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan target pencapaian dari tujuan penelitian dan kesimpulan yang diperoleh dari pembahasan masalah. Bab ini juga menguraikan saran dan masukan bagi kelanjutan penelitian.

commit to user

I-6


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menjelaskan tinjauan umum instansi tempat pelaksanaan penelitian serta landasan teori yang digunakan dalam penyusunan laporan. 2.1

Tinjauan Umum Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS)

2.1.1

Tupoksi Organisasi Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.0201/O/1995 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Universitas Sebelas Maret, Bab 1 Pasal 2 merumuskan bahwa tugas pokok UNS adalah menyelenggarakan program pendidikan akademik dan atau profesional dalam sejumlah disiplin ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau kesenian tertentu. Fungsi UNS dalam menyelenggarakan tugas pokok tersebut adalah: 1. Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan tinggi. 2. Melaksanakan penelitian dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau kesenian. 3. Melaksanakan pengabdian pada masayarakat. 4. Melaksanakan pembinaan sivitas akademika dan hubungannya dengan lingkungan. 5. Melaksanakan kegiatan layanan administratif. 2.1.2

Sejarah Singkat UNS Sekitar tahun 1946, para pengelola pendidikan tinggi di kota Surakarta

sudah berkeinginan mendirikan sebuah universitas negeri. Keinginan tersebut baru memiliki titik terang setelah pada 11 Januari 1968, Pemda Kodya Surakarta membentuk Tim Pengumpul dan Pengolah Data (TIM P2D) Persiapan Universitas Negeri di Surakarta melalui Surat Keputusan (SK) Walikota No.22/Kep/VII1/1972 tertanggal 1 Maret 1972. Melalui surat No.7/pend.1/K-Dept/1972, tanggal 9 September 1972, Walikota Surakarta mengirimkan pra-usulan pendirian Universitas Negeri di Kota Surakarta kepada pemerintah pusat melalui Menteri P dan K. Pada tanggal 30 Juli 1973, gagasan mendirikan Universitas Negeri di Kota Surakarta juga diajukan ke lembaga legislatif (DPRD) Kotamadya Surakarta dan commit to user disetujui, melalui surat Keputusan DPRD Kotamadya Surakarta No.5/DPRD

II-1


digilib.uns.ac.id

VIII/1973, tertanggal 22 Agustus 1973. Sejalan dengan itu, tanggal 14 Juni 1974, rapat koordinasi PTS juga menghasilkan rekomendasi bahwa 12 PTS yang ada di kota Surakarta bersedia menggabungkan diri untuk mendirikan sebuah Universitas Negeri. Rapat tim tanggal 5 Juli 1974 berhasil membentuk Presidium Pimpinan Perguruan Tinggi Gabungan Surakarta. Melalui SK. Walikota Surakarta No.55/Kep/C-6/1975 tanggal 9 April 1975, dibentuk Presidium Universitas Negeri Persiapan Surakarta dan setelah bekerja, maka pada tanggal 1 Juni 1975, bertempat di Pagelaran Kraton Kasunanan Surakarta disepakati lahirnya Universitas Gabungan Surakarta (UGS), yang merupakan hasil dari fusi beberapa Perguruan Tinggi Kedinasan dan PTS di Kota Surakarta. Peresmian UGS dilakukan oleh Inspektur Jenderal Departemen P dan K. Untuk kali pertama, pengelolaan UGS ditangani oleh sebuah Presidium. Penggabungan UGS dengan PTPN Veteran Cabang Surakarta, AAN Negeri Surakarta, STO Negeri Surakarta, dan IKIP Negeri Surakarta akhirnya menjadi cikal bakal berdirinya Universitas Negeri Surakarta Sebelas Maret. Universitas Negeri Surakarta (UNS) Sebelas Maret diresmikan pada tanggal 11 Maret 1976 oleh Presiden Soeharto. Melalui Keppres tersebut, untuk kali pertama UNS diijinkan berjalan dengan membuka tujuh belas jurusan yang bergabung dalam sembilan fakultas, yaitu Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP), Fakultas Keguruan (FKg), Fakultas Sastra Budaya (F.Sasdaya), Fakultas Sosial Politik (Fisipol),

Fakultas Hukum (FH), Fakultas Ekonomi (FE), Fakultas

Kedokteran (FK), Fakultas Pertanian (Faperta), dan Fakultas Teknik (FT). Jumlah tenaga dosen/asisten sebanyak 810 orang yang terdiri dari 356 dosen/asisten tetap dan 454 dosen/ asisten tidak tetap, serta memiliki sebanyak 5.578 mahasiswa. Agar Universitas berjalan tertib, saat itu Menteri P dan K mengeluarkan SK No.03/C/Depk/76, tanggal 8 Maret 1976, tentang Pimpinan Sementara UNS. Adapun Pejabat Sementara (Pjs) di lingkungan UNS, baik rektor, pembantu rektor I bidang akademis, pembantu rektor II bidang administrasi dan keuangan, serta

pembantu rektor III bidang kemahasiswaan. Dalam perkembangannya

selanjutnya, tahun 1982 nama dan singkatan Universitas Negeri Sebelas Maret Surakarta (UNS Sebelas Maret), berubah menjadi Universitas Sebelas Maret disingkat UNS, melalui Keputusancommit Presiden RI No.55 tahun 1982. to user

II-2


digilib.uns.ac.id

Antara tahun 1977 s/d 1986, UNS berhasil memiliki kampus terpadu di Kentingan Jebres melalui pembangunan berbagai sarana dan prasarana pendidikan secara bertahap. Kampus UNS di Kentingan tersebut luasnya 60 ha, diperoleh dari Walikota Surakarta melalui Surat Keputusan Walikota Surakarta tanggal 18 Oktober

1976

nomor

238/Kep/T3/1976.

Landasan

program

percepatan

peningkatan kualitas pendidikan diletakkan pada kurun waktu tersebut, termasuk berdirinya Fakultas Matematika dan Ilmu Alam (MIPA) melalui surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No.0297/0/1996 tanggal 1 Oktober 1996. 2.1.3

Visi, Misi dan Tujuan UNS Senat

UNS

telah

mengeluarkan

Keputusan

Senat

UNS

No.417/J27/HK.PP/2006, tanggal 16 Agustus 2006 tentang Visi Universitas Sebelas Maret sebagai berikut: ”Menjadi pusat pengembangan ilmu, teknologi, dan seni yang unggul di tingkat internasional dengan berlandaskan pada nilai-nilai luhur budaya nasional.” Sedangkan Misi Universitas Sebelas Maret dirumuskan sebagai berikut: 1. Menyelenggarakan

pendidikan

dan

pengajaran

yang

menuntut

pengembangan diri dosen dan mendorong kemandirian mahasiswa dalam memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan sikap. 2. Menyelenggarakan penelitian yang mengarah pada penemuan baru di bidang ilmu, teknologi, dan seni. 3. Menyelenggarakan

kegiatan

pengabdian

pada

masyarakat

yang

berorientasi pada upaya pemberdayaan masyarakat. Sementara itu tujuan strategis Universitas Sebelas Maret dinyatakan sebagai berikut: 1. Menciptakan lingkungan yang mendorong setiap warga kampus mau belajar guna mengembangkan kemampuan diri secara optimal. 2. Menghasilkan lulusan yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berbudi luhur, cerdas, terampil, dan mandiri, serta sehat jasmani, rohani, dan sosial. 3. Melahirkan temuan-temuan baru di bidang ilmu, teknologi, dan seni yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah dalam masyarakat dan untuk commit user membangun kehidupan yang lebihtobaik.

II-3


digilib.uns.ac.id

4. Mendesiminasikan hasil pendidikan dan pengajaran serta penelitian kepada masyarakat sehingga terjadi transformasi secara terus menerus menuju kehidupan yang lebih modern. 5. Menggali dan mengembangkan nilai-nilai luhur budaya nasional sebagai salah satu landasan berpikir, bersikap, dan berperilaku dalam kehidupan, baik di dalam maupun di luar kampus. 6. Mengembangkan pranata kehidupan

yang lebih beradab menuju

terciptanya masyarakat yang makin cerdas, terampil, mandiri, demokratis, damai, dan religious. 7. Mendukung terciptanya kehidupan berbangsa dan bernegara yang berdaulat, bersatu, adil dan makmur. 8. Menjadikan Universitas Sebelas Maret perguruan tinggi yang unggul di kawasan Asia Pasifik pada tahun 2015. Kedelapan tujuan diatas kemudian diterjemahkan ke dalam 20 sasaransasaran strategis (S). Beberapa kelompok sasaran dalam kategori bidang yang sama kemudian diperkuat dengan program strategis inti UNS. Sasaran-sasaran strategis ini dapat digolongkan dalam beberapa kategori yakni: Aspek layanan, terdiri dari: ·

Sasaran bidang pendidikan

·

Sasaran bidang penelitian

· Sasaran bidang pengabdian pada masayarakat Aspek sumberdaya manusia, terdiri dari: · Sasaran bidang sumberdaya manusia Aspek tatakelola, organisasi dan manajemen, terdiri dari: · Sasaran bidang tata kelola, organisasi, dan manajemen Aspek sarana prasarana, terdiri dari: · Sasaran bidang sarana dan prasarana Aspek keuangan, terdiri dari: · Sasaran bidang sumber dana Dalam rencana strategis ini digambarkan visi UNS 2015 adalah ”Menuju Universitas Riset” dengan sasaran–sasaran yang telah ditetapkan. Kaitan antara program strategis inti dengan pencapaian sasaran yang diharapkan sampai tahun 2015, disajikan pada tabel 2.1. Keterkaitan antara misi–tujuan–sasaran commit to user ditunjukkan dalam Renstra UNS 2009–2013 dan disajikan dalam Lampiran 1. II-4


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.1 Hubungan antara program strategis inti dengan sasaran UNS 2015 Program Strategis Inti Sasaran Bidang 2015 1.1. Menghasilkan lulusan dengan a. Keunggulan kompetensi yang relevan dengan dalam pendidikan kebutuhan masyarakat masa depan. 1.2. Memperluas kesempatan Sasaran mendapatkan pendidikan vokasi, Bidang sarjana dan pascasarjana bagi yang b. Keunggulan mempunyai potensi. internasionalisasi Pendidikan dan pencitraan 1.3. Menyelenggarakan program publik pendidikan yang bermutu untuk pencapaian akreditasi dan reputasi setinggi-tingginya. 2.1. Menyelenggarakan program penelitian yang bermutu dan produktif. c. Keunggulan 2.2. Menghasilkan penelitian yang dalam riset Sasaran berdampak pada penyelesaian Bidang masalah nyata dan peningkatan Penelitian kesejahteraan masyarakat. d. Keunggulan 2.3. Mendorong diseminasi dan transfer internasionalisasi ilmu pengetahuan, teknologi, dan dan pencitraan seni dengan advokasi keunggulan publik lokal ke tingkat dunia. 3.1. Mengembangkan ilmu, teknologi, dan seni yang dapat diaplikasikan e. Keunggulan guna membangun kekuatan dalam transfer & perekonomian bangsa. Sasaran pengembangan Bidang 3.2. Memberdayakan potensi lokal dan ilmu pengetahuan Pengabdian ikut berkontribusi memecahkan pada permasalahan masyarakat. Masyarakat 3.3. Mengembangkan pendidikan f. Keunggulan berkelanjutan (continuing dalam manajemen education) yang unggul di tingkat pengetahuan nasional. 4.1. Tersedianya sumber daya manusia (SDM) yang berkompetensi menjalankan program tridarma perguruan tinggi dan g. Keunggulan Sasaran pendukungnya. dalam Bidang sumberdaya Sumber Daya 4.2. Tersedianya sistem manajemen manusia Manusia SDM berbasis kompetensi dan meritokrasi yang mendukung iklim penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. commit to user

Sumber: Rencana Strategis UNS, (2008)

II-5


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.1 Hubungan antara program strategis inti dengan sasaran UNS 2015 (lanjutan) Program Strategis Inti Sasaran Bidang 2015 4.1. Tersedianya sumber daya manusia (SDM) yang berkompetensi menjalankan program tridarma perguruan tinggi dan g. Keunggulan Sasaran pendukungnya. dalam Bidang 4.2. Tersedianya sistem manajemen sumberdaya Sumber Daya SDM berbasis kompetensi dan manusia Manusia meritokrasi yang mendukung iklim penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 5.1.

5.2.

h. Keunggulan dalam tata kelola

Sasaran Bidang Tata kelola, Organisasi, dan Manajemen

Sasaran Bidang Sarana dan Prasarana i. Keunggulan dalam manajemen mutu dan layanan

5.3.

Terwujudnya sistem manajemen mutu yang komprehensif mulai penetapan standar yang tepat, layanan yang bermutu, dan proses monitoring, asesmen dan evaluasi (MAE) yang akurat.

5.4.

Terwujudnya sistem informasi manajemen yang mendukung operasi dan pengambilan keputusan manajemen puncak. Tersedianya sarana dan prasarana untuk mendukung program tridarma perguruan tinggi dan pendukungnya.

6.1.

7.1. Sasaran Bidang Sumber Dana

Terwujudnya good university governance dalam bidang program tridarma perguruan tinggi dan pendukungnya. Tersedianya sistem perencanaan berbasis kinerja dan pengalokasian dana yang efektif.

7.2.

Tersedianya sumber pendanaan yang berkelanjutan untuk ber kembang

Memperbesar kemampuan pendanaan dengan penganekaragaman sumber pendanaan commit to user Sumber: Rencana Strategis UNS, (2008)

II-6


2.2

digilib.uns.ac.id

Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Pengertian akademik adalah keadaan orang-orang bisa menyampaikan dan

menerima gagasan, pemikiran, ilmu pengetahuan, dan sekaligus dapat mengujinya secara jujur, terbuka, dan leluasa. Perguruan tinggi merupakan suatu lingkungan pendidikan tinggi yang didalamnya terdapat kegiatan-kegiatan dan tata aturan serta memiliki suasana yang khas, yaitu suasana akademik (academic atmosphere) (Fadjar, 2002). Pendidikan akademik adalah pendidikan tinggi yang diarahkan terutama pada penguasaan ilmu pengetahuan dan pengembangannya. Dalam satu kegiatan akademik diperhitungkan tidak hanya kegiatan tatap muka yang terjadwal saja tetapi juga kegiatan yang direncanakan (terstruktur) dan yang dilakukan secara mandiri. Kegiatan akademik meliputi tugas-tugas yang dinyatakan dalam program antara lain: 1. Perkuliahan 2. Seminar 3. Praktikum 4. Kerja lapangan 5. Penulisan skripsi 6. Tesis 7. Disertasi Kebebasan akademik termasuk kebebasan mimbar akademik dan otonomi keilmuan merupakan kebebasan yang dimiliki anggota sivitas academika untuk melaksanakan kegiatan yang terkait dengan pendidikan dan pengembangan teknologi dan seni secara bertanggung jawab dan mandiri dalam melaksanaan kebebasan akademik. Kebebasan mimbar akademik adalah kebebasan yang dimiliki dosen untuk menyampaikan pikiran dan pendapat melalui forum akademik di perguruan tinggi sesuai dengan norma dan kaidah keilmuan. Otonomi keilmuan adalah kebebasan yang dimiliki dosen untuk mengembangkan ilmu, teknologi dan/atau kesenian sesuai dengan norma dan kaidah keilmuan. Kebebasan mimbar akademik dilaksanakan dalam pertemuan ilmiah dalam bentuk kegiatan: commit to user

II-7


digilib.uns.ac.id

1. Seminar 2. Ceramah 3. Simposium 4. Diskusi panel 5. Ujian

dalam

rangka

pelaksanaan

pendidikan

akademik

dan/atau

profesional 6. Mengundang tenaga ahli dari luar perguruan tinggi tersebut untuk menyampaikan pikiran dan pendapat sesuai dengan norma kaidah keilmuan dalam rangka pelaksanaan kebebasan mimbar akademik. Upaya peningkatan kualitas lulusan dilakukan melalui penjaminan mutu penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar di bidang akademik, sedangkan bidang kemahasiswaan melakukan pembinaan kemahasiswaan agar dapat memberikan nilai tambah (added values) guna meningkatkan daya saing lulusan di bursa kerja nasional maupun internasional. Added values diusahakan untuk membentuk mahasiswa berkarakter melalui pengembangan soft skills (logical skill, analytical skill, and written communication skill) guna melengkapi hardskill (knowledge of field and knowledge of technology) yang telah diperoleh melalui pembelajaran di kelas (BAK, 2011). Implementasi kebijakan pembinaan kemahasiswaan dilaksanakan dalam program antara lain: 1. Meningkatkan kreativitas dan inovasi di bidang IPTEK. 2. Mengembangkan minat, bakat, dan kegemaran mahasiswa di bidang seni, olahraga. 3. Melatih ketrampilan mahasiswa di bidang softskill sesuai dengan minat dan bakatnya. 4. Meningkatkan kesejahteraan sosial ekonomi dan jasmani mahasiswa guna memperlancar proses belajar mengajar. 5. Memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk membentuk komunitas dan jaringan dengan berbagai kalangan termasuk dengan alumni guna meningkatkan prestasi dan profesionalisme mereka. 6. Melakukan pengabdian kepada masyarakat melalui penerapan IPTEK maupun ketrampilan dalam membantu commit to usermasalah masyarakat.

II-8


digilib.uns.ac.id

7. Mewujudkan coorporate culture perguruan tinggi, sehingga mahasiswa memiliki nilai-nilai intelektual, moral, budaya dan kepedulian yang tinggi. 8. Melaksanakan perekrutan dan kerjasama dalam pengembangan karir melalui Unit Career Development Center (CDC) UNS (BAK, 2011). 2.3

Landasan Teori Merupakan landasan teori yang terkait dengan perancangan kebutuhan

informasi bagi sistem informasi eksekutif Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2.3.1

Sistem Informasi Eksekutif (SIE)

A.

Definisi SIE Beberapa definisi mengenai Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah

sebagai berikut: 1. Menurut de Long, SIE adalah sistem berbasis komputer yang melayani kebutuhan informasi dari para eksekutif puncak. SIE menyediakan akses cepat ke informasi tepat waktu dan akses langsung kepada laporan-laporan manajemen. SIE sangat ramah pengguna, didukung grafis, dan memberikan pelaporan eksepsi dan kapabilitas drill-down (Turban et al., 2005). 2. Definisi lain tentang SIE diungkapkan oleh Bajwa dan Leidner dalam Salmeron (2003) yang menyatakan bahwa SIE, atau terkadang disebut Executive Support System (ESS), adalah sistem informasi berbasis komputer yang mendukung fungsi komunikasi, koordinasi, perencanaan, dan pemantauan dari manajer dan eksekutif dalam organisasi. 3. SIE merupakan sistem terkomputerisasi yang menyediakan akses informasi internal dan eksternal bagi eksekutif, manajemen puncak, dan manajer senior lainnya. Informasi tersebut relevan, akurat, tepat waktu dan up-to-date dalam pembuatan keputusan, memecahkan masalah, penentuan critical success factors dan kepuasan kebutuhan informasi. Kelompok kepentingan tersebut merupakan kepentingan utama dalam merangkum data yang ditransformasi menjadi informasi berguna, menggunakan grafik, laporan, dan on-line screens (Papageorgiou dan Bruyn, 2010). commit to user

II-9


digilib.uns.ac.id

4. Definisi lain tentang SIE menurut Watson adalah sebuah sistem terkomputerisasi yang tersedia bagi eksekutif untuk mengakses informasi eksternal dan internal dengan mudah, dan relevan dengan critical success factors (Averweg dan Roldan, 2004). Nord dan Nord menyatakan bahwa penggunaan paling populer dari SIE adalah untuk medukung keputusan dengan menyediakan informasi dan data (50%), untuk penjadwalan (43,8%), untuk pengarahan singkat elektronik (31,5%), dan untuk browsing data dan monitoring (31,3%) (Turban et al., 2005). Penelitian oleh Salmeron (2003), mengemukakan faktor kunci kesulitan dalam pengembangan dan implementasi sebuah SIE disajikan pada tabel 2.2 dan faktor kunci keberhasilan sebuah SIE ditunjukkan pada tabel 2.3. Szajna dan Scamell dalam Salmeron (2003), menyatakan bahwa salah satu penyebab kegagalan sebuah SIE adalah tidak terpenuhinya harapan pengguna. Menurut Gibson,

keterlibatan

pengguna

dalam

perancangan

sebuah

SIE

akan

mempengaruhi kemampuan sistem sesuai harapan nyata dari pengguna dan menurunkan resiko kegagalan (Salmeron, 2003). Tabel 2.2 Kesulitan pengembangan dan implementasi SIE No.

Tingkat Keseriusan

Faktor Kesulitan

1

Pengabaian Kepentingan Pengguna

85.71%

2 3 4

Definisi Kebutuhan Informasi Sebab Politik Kesalahan Penggunaan

65.52% 62.07% 6.90%

Sumber : Salmeron, (2003)

Tabel 2.3 Kunci sukses SIE Kategori Sumber Daya Manusia Technical and Information Resources System Operation

Kepentingan pengguna

Tingkat keseriusan 96.55%

Staf IS yang kompeten dan seimbang

65.52%

Dukungan sponsor eksekutif Lainnya Ketepatan kebutuhan informasi Kesesuaian soft/hardware Lainnya Sistem yang fleksibel dan sensitif Kecepatan pengembangan prototipe Lainnya commit to user

62.07% 6.90% 79.31% 68.96% 10.34% 79.31% 48.28% 16.00%

Kunci Sukses

Sumber : Salmeron, (2003)

II-10


digilib.uns.ac.id

Jika sebuah SIE bertujuan memberikan kepuasan kebutuhan informasi manajer, ketepatan penentuan merupakan unsur utama kesuksesan (Salmeron, 2003). Kunci utama kesuksesan adalah hubungan dengan pengguna dan kebutuhan pengguna. Oleh karena hal itu, komunikasi dan motivasi merupakan inti dari kesulitan yang biasanya terjadi pada implementasi SIE. Hal ini menunjukkan pentingnya faktor manusia di dalam SIE (Salmeron, 2003). B.

Karakteristik dan Kemampuan Sistem Pendukung Eksekutif Sprague dan Watson dalam Averweg dan Roldan (2004) mengidentifikasi

kemampuan (capabilities) atau karakteristik sebuah SIE yaitu: 1. Dibangun untuk eksekutif secara individual. 2. Menggali, menyaring, meringkas dan menelusuri data penting. 3. Menyediakan status akses on-line, analisis tren, laporan pengecualian dan drill down. 4. Akses dan penggabungan jarak lebar antara data internal dan eksternal. 5. User-friendly dan sedikit pelatihan penggunaan. 6. Dipergunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa perantara. 7. Menyajikan grafik, tabel, dan atau informasi tersusun. Karakteristik yang diinginkan dari suatu SIE dan sebagian dari kemampuannya ditunjukkan dalam tabel 2.4. Tabel 2.4 Karakteristik dan manfaat SIE Karakteristik atau Manfaat SIE

Kualitas Informasi

Antarmuka Pengguna

Kemampuan SIE • • • • • • • • • • • •

Sumber : Turban et al., (2005)

Fleksibel Menghasilkan informasi yang benar Menghasilkan informasi yang tepat waktu Menghasilkan informasi yang relevan Menghasilkan informasi yang lengkap Menghasilkan informasi yang valid Memasukkan sebuah GUI canggih Memasukkan antarmuka yang ramah pengguna Membolehkan akses aman dan konfidensial ke informasi Waktu respon yang singkat (informasi tepat waktu) Dapat diakses dari banyak tempat Memasukkan prosedur akses yang andal commit to user

II-11


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.4 Karakteristik dan manfaat SIE (lanjutan) Karakteristik atau Manfaat SIE

Kemampuan SIE •

Antarmuka Pengguna

• •

Menyediakan kapabilitas teknis

• • • • • • • • • • • • • • • • •

Manfaat

• • • • • • • • • • • • • • •

Sumber : Turban et al., (2005)

Meminimalkan penggunaan keyboard dengan memasukkan pengontrol infra merah, mouse, touch pad, dan layar sentuh Memberikan perolehan cepat terhadap informasi yang diinginkan Disesuaikan untuk style manajemen untuk masingmasing eksekutif perorangan Berisi menu self-help Akses ke informasi agregat (global) Akses ke e-mail Penggunaan ekstensif terhadap data eksternal Interpretasi tertulis Menyoroti indikator-indikator masalah Hypertext dan hypermedia Analisis Ad hoc Presentasi dan analisis multidimensional Informasi disajikan dalam format hierarkis Penggabungan grafis dan teks dalam display yang sama Memberikan laporan manajemen berdasarkan eksepsi Memperlihatkan tren, rasio, dan deviasi Akses ke data historis dan data terkini Pengorganisasian faktor-faktor sukses kritis Memberikan forecasting Informasi dihasilkan dalam berbagai tingkat detail (drill-down) Filtering, kompresi, dan pelacakan data kritis Mendukung penjelasan masalah terbuka-tertutup Memfasilitasi pencapaian sasaran organisasi Memfasilitasi akses ke informasi Membuat pengguna menjadi lebih produktif Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan Memberikan keuntungan kompetitif Menghemat waktu pengguna Meingkatkan kapasitas komunikasi Meningkatkan kualitas komunikasi Memberikan kontrol yang lebih baik dalam organisasi Memberikan antisipasi terhadap masalah dan peluang Memungkinkan perencanaan Memungkinkan pencarian akar masalah Memenuhi kebutuhan para eksekutif commit to user

II-12


digilib.uns.ac.id

Beberapa karakteristik dijelaskan lebih detail yaitu drill-down, critical success factors (CSF), akses status, analisis, pelaporan eksepsi, penggunaan warna dan audio, navigasi informasi, dan komunikasi adalah sebagai berikut: a.

Drill-down Drill down dimaksudkan bahwa eksekutif dapat memecah data untuk

menemukan apa hal yang memiliki andil dalam konsep tingkat atas (Arnott et al., 2007). Sebagai contoh, seorang eksekutif mungkin memperhatikan menurunnya penjualan perusahaan dari laporan harian atau mingguan. Untuk menemukan penyebabnya, ia mungkin ingin melihat penjualan masing-masing area. Jika ditemukan adanya area yang mengalami masalah, maka eksekutif perlu melihat detail lebih lanjut. Detail penelusuran ini misalnya berdasarkan produk atau tenaga penjual disertai deviasi yang tercantum. Informasi yang disajikan proses drill down (menggali lebih dalam) pada beberapa kasus tertentu dapat berlanjut ke dalam beberapa tingkatan detail (Turban et al., 2005). b.

Critical Success Factors (CSF) Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan organisasi

disebut faktor sukses kritis (CSF). Faktor ini dapat strategis, manajerial, atau operasional dan diperoleh dari tiga sumber: organisasi, industri dan lingkungan (Turban et al., 2005). Menurut Kogan dalam Turban et al., (2005) setelah diidentifikasi, faktor sukses kritis dapat dimonitor menurut lima jenis informasi yaitu naratif masalah kunci, bagan-bagan penting, keuangan tingkat tinggi, faktor-faktor kunci, dan laporan tanggung jawab KPI yang terperinci. 1. Naratif masalah kunci Laporan ini menyoroti performa keseluruhan, masalah kunci, dan alasanalasan yang mungkin atas adanya masalah pada sebuah organisasi. Penjelasan sering dikombinasikan dengan tabel, grafik, atau informasi bentuk tabel. 2. Bagan-bagan penting Ringkasan ini mendisplay informasi tingkat-tinggi berdasarkan pilihan atau pertimbangan pengguna. commitKarena to usermereka didesain dari perspektif

II-13


digilib.uns.ac.id

pengguna, maka display ini dengan cepat menyoroti area yang perlu diperhatikan, yang secara visual memberi isyarat tentang status performa organisasional versus CSF. 3. Keuangan tingkat-tinggi Display ini menyediakan informasi mengenai kesehatan keuangan perusahaan dalam bentuk angka absolut dan rasio performa komparatif. 4. Faktor-faktor kunci Faktor ini menyediakan ukuran spesifik CSF, disebut indikator performa kunci (KPI), pada tingkat perusahaan. Display sering digunakan pada basis eksepsi untuk menguji ukuran-ukuran spesifik CSF yang ditandai sebagai masalah pada bagan-bagan penting. 5. Laporan tanggung jawab KPI yang terperinci Laporan ini menandai adanya performa unit bisnis atau individu yang terperinci di area-area yang kritis bagi sukses perusahaan. c.

Akses Status Pada mode ini, data terakhir atau laporan tentang status indikator kunci

dapat diakses setiap waktu via jaringan. Keterkaitan informasi merupakan hal penting dan tekanannya adalah pada data saat ini. Pada kasus ekstrem, pelaporan real-time mungkin diperlukan (Turban et al., 2005). d.

Analisis Sistem informasi eksekutif menyediakan kemampuan analitik, dimana

para eksekutif dapat menggunakan SIE untuk melakukan sendiri analisis mereka. Analisis oleh sistem perangkat lunak yang dilekatkan pada SIE, dapat dilakukan dengan menggunakan fungsi built-in, integrasi dengan produk DSS, dan analisis oleh agen cerdas (Turban et al., 2005). e.

Pelaporan Eksepsi Pelaporan eksepsi didasarkan pada manajemen berdasarkan eksepsi.

Pelaporan eksepsi menyedot perhatian eksekutif hanya untuk kasus-kasus dengan performa sangat jelek atau sangat baik (Turban et al., 2005). f.

Penggunaan Warna dan Audio Item-item kritis dilaporkan tidak hanya secara numerik, tetapi juga dalam

warna lampu lalu lintas: hijau untuk OK, kuning untuk peringatan, dan merah commit to user

II-14


digilib.uns.ac.id

untuk performa di luar batasan yang telah ditetapkan sebelumnya (bahaya) (Turban et al., 2005). g.

Navigasi Informasi Navigasi informasi adalah suatu kemampuan yang mengijinkan sejumlah

besar data diselidiki dengan mudah dan cepat. Kapabilitas SIE untuk drill-down dan roll-up memungkinkan navigasi informasi. Kubus data multidimensional juga dapat dinavigasi dengan mudah via berbagai piranti visual, termasuk piranti yang berdasarkan realita virtual (Turban et al., 2005). h.

Komunikasi Para eksekutif harus berkomunikasi satu sama lain. Komunikasi dapat

lisan, dengan email, transfer sebuah laporan yang ditujukan untuk mendapat perhatian seseorang, undangan rapat, komentar yang dibuat untuk news group di internet, atau antarmuka dari voice mail sebuah Personal Digital Assistence (PDA) (Turban et al., 2005). 2.3.2

Peran Eksekutif dan Kebutuhan Informasi

A.

Peran Eksekutif Manajemen merupakan proses dimana tujuan organisasi tercapai melalui

penggunaan sumber daya (manusia, uang, energi, material, jarak, waktu). Proses penggunaan sumber daya ini dilakukan melalui keputusan manajemen. Muchtar (2009) menyebutkan bahwa untuk mengetahui tingkat kepentingan suatu keputusan manajemen adalah dengan menghitung berapa waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk keputusan tersebut. Keputusan manajemen berdasarkan tingkat kepentingan dibedakan menjadi tiga yaitu: 1. Keputusan strategis Keputusan strategis mewakili keputusan tertinggi dalam sebuah organisasi. Keputusan ini menyangkut arah kebijakan dan tujuan jangka panjang. Menurut Sawitri (2005) keputusan strategis bersifat penting, tidak mudah diganti, dan melibatkan komitmen atas sumberdaya dalam waktu tertentu. Keputusan ini bersifat penting karena berkaitan dengan sumber daya perusahaan, yang pada akhirnya merupakan penuntun penyebaran sumber daya. Contoh keputusan strategis adalah keputusan dalam pengembangan garis besar sasaran organisasi, kebijakan, dan strategi organisasi.commit to user

II-15


digilib.uns.ac.id

2. Keputusan taktis Keputusan taktis adalah keputusan untuk mendukung keputusan strategis. Keputusan taktis merupakan tindakan atau prosedur yang melibatkan definisi dan implementasi strategi. Keputusan taktis berhubungan dengan seluruh kisaran keputusan operasional dari hari ke hari yang dibuat oleh para manajer di seluruh organisasi. Cakupan tingkat kepentingan keputusan taktis adalah sedang dengan konsekuensi yang sedang (Sawitri, 2005). Contoh keputusan ini adalah keputusan jangka menengah seperti jadwal dan anggaran, serta penentuan kebijakan, prosedur, dan tujuan bisnis masing-masing sub unit organisasi. 3. Keputusan operasional Keputusan operasional dilakukan untuk mendukung keputusan taktis dan dilakukan pada kegiatan sehari-hari. Keputusan ini memiliki dampak jangka pendek dan bersifat rutin. Contoh keputusan ini adalah penetapan jadwal produksi mingguan, mengatur penggunaan sumber daya sesuai prosedur, biaya dan jadwal yang telah ditetapkan. Penggolongan para manajer dalam organisasi dapat dilakukan terutama dalam organisasi yang berstruktur tradisional atau berbentuk piramida, yang mencerminkan kenyataan bahwa jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak. Sebagaimana dalam gambar 2.1, manajer dibedakan sebagai lini pertama, menengah, atau puncak dalam organisasi.

Gambar 2.1 Tingkatan keorganisasian Sumber :Robbins, (1999)

Manajer lini pertama adalah manajemen tingkat paling rendah dan seringkali disebut dengan penyelia. Manajer lini pertama dalam sebuah pabrik dapat disebut mandor. Manajer menengah mencakup semua tingkat manajemen antara tingkat penyelia dan tingkat puncak pada organisasi tersebut, seperti kepala commit to user bagian atau kepala biro, pemimpin proyek, manajer pabrik, kepala unit, dekan, II-16


digilib.uns.ac.id

uskup, atau manajer divisi. Di puncak atau dekat puncak organisasi tersebut terdapat manajer puncak, yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan seluruh organisasi dan menetapkan kebijakan dan strategi yang mencakup seluruh organisasi itu seperti wakil presiden pelaksana, presiden, direktur pelaksana, kepala operasi, CEO (Chief Executive Officer) atau presiden komisaris (Robbins dan Coulter, 1999). Peran eksekutif yang paling utama adalah dalam pengambilan keputusan. Peran pengambilan keputusan dibedakan dalam dua tahap, tahap I melibatkan identifikasi masalah dan peluang. Tahap II melibatkan keputusan tentang apa yang akan dilakukan untuk masalah tersebut (Turban et al., 2005). B.

Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik Gambar 2.2 menyajikan flowchart dari proses pengambilan keputusan dan

digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi seorang eksekutif. Aliran informasi kepada eksekutif berasal dari lingkungan internal dan eksternal. Informasi internal dibangkitkan dari unit fungsional (keuangan, pemasaran, produksi, akuntansi, personalia, dll). Informasi eksternal berasal dari internet dan database online lainnya, surat kabar, layanan berita internet, publikasi industri, laporan pemerintah, dan kontak pribadi. Dikarenakan besarnya jumlah informasi yang tersedia, maka diperlukan environmental scanning untuk menemukan hal-hal apa yang relevan. Scanning dapat dilakukan oleh eksekutif itu sendiri, oleh staff, atau oleh mesin. Informasi yang dikumpulkan dievaluasi dan disalurkan untuk analisis kualitatif dan analisis kuantitatif. Eksekutif atau sebuah tim kemudian memutuskan apakah ada masalah atau peluang. Jika diputuskan ada masalah, maka interpretasi itu menjadi input untuk tahap berikutnya yaitu mengambil sebuah keputusan tentang apa yang dilakukan untuk masalah itu. Gambar tersebut tidak menunjukkan komunikasi yang esktensif yang berlangsung antara para eksekutif, manajer, dan staf. Tujuan dasar SIE adalah mendukung tahap I yaitu identifikasi masalah dan peluang, sedangkan tahap II atau pengambilan keputusan dapat didukung oleh aplikasi DSS/BI/BA yang spesifik (Turban et al., 2005). commit to user

II-17


digilib.uns.ac.id

Gambar 2.2 Proses pengambilan keputusan eksekutif (peran decisional) Sumber : Turban et al., (2005)

Data eksternal merupakan hal penting bagi eksekutif dan bagian penting dari SIE dan akses pada informasi eksternal disebut juga “environmental scanning”. Seperti data internal, data eksternal dapat berupa hard atau soft dan mungkin memerlukan perjuangan lebih untuk mendapatkannya (Palvia et al., 1996). Watson dalam Turban et al., (2005) menyatakan bahwa pengambilan keputusan memerlukan soft information, yang sering disediakan secara informal, untuk pembuatan keputusan. Soft information adalah “tidak jelas, tidak resmi, intuitif, subjektif, samar-samar, tersirat, dan kabur”. Soft information digunakan dalam sebagian besar SIE, dan dipecahkan menjadi kategori berikut: 1. Prediksi, spekulasi, perkiraan, dan estimasi (78,1%) 2. Penjelasan, pertimbangan, penilaian dan interpretasi (65,6%) 3. Laporan berita, tren industri, dan data survei eksternal (62,5%) 4. Jadwal dan rencana resmi (50,0%) 5. Opini, perasaan, dan gagasan (5,6%) commit to user 6. Rumor, gossip, dan desas-desus (9,4%) II-18


digilib.uns.ac.id

Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif. McLeod (1995) membahas dua penelitian yang berkaitan dengan sistem informasi keseluruhan milik eksekutif. Penelitian pertama dilakukan oleh Mintzberg dan penelitian kedua dilakukan oleh Jones dan McLeod. 1. Penelitian Mintzberg Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO yaitu tugas administrasi (desk work), panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, pertemuan terjadwal, dan kunjungan. Penemuannya disajikan pada gambar 2.3. Pertemuan tak terjadwal, 10% Kunjungan, 3%

Tugas Administrasi, 22%

Pertemuan berjadwal, 59%

Panggilan telepon, 6%

Gambar 2.3 Bagaimana para CEO Mintzberg menggunakan waktunya Sumber: McLeod, (1995)

Mintzberg tidak secara khusus memasukkan output komputer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis ke dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran informasi lisan dan menyimpulkan bahwa lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien daripada mendapatkan informasi tersebut secara formal. 2. Penelitian Jones dan McLeod Jones dan McLeod melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Hasil penelitian ini adalah sebagai berikut: commit to user

II-19


a.

digilib.uns.ac.id

Banyak informasi yang mencapai eksekutif Eksekutif rata-rata menerima 29 transakasi per hari. Terdapat variasi

volume yang besar antara satu eksekutif dengan eksekutif lain, dan fluktuasi yang besar dari hari ke hari untuk eksekutif yang sama seperti disajikan pada gambar 2.4.

Gambar 2.4 Volume informasi yang mencapai eksekutif Sumber: McLeod, (1995)

b. Nilai informasi Gambar 2.5 berisi grafik batang memperlihatkan distribusi nilai dari semua eksekutif. Para eksekutif memberikan nilai berkisar nol (tanpa nilai) hingga sepuluh (nilai maksimum) untuk setiap transaksi.

Gambar 2.5 Nilai informasi yang mencapai eksekutif Sumber: McLeod, (1995)

Eksekutif memberikan nilai yang sangat rendah pada 26 persen transaksi (nol, satu atau dua). Hanya 6 persen transaksi yang mendapatkan nilai sembilan atau sepuluh dari para eksekutif. Dua wakil presiden direktur memiliki rata-rata terendah. Manurut McLeod, hal ini mungkin dikarenakan lingkup peran mereka yang lebih sempit, sehingga lebih mudah bagi mereka untuk melihat bahwa commit to user informasi yang masuk bernilai kecil. II-20


digilib.uns.ac.id

c. Sumber informasi Gambar 2.6 menunjukkan sumber-sumber informasi itu. Nomor di sebelah atas segi empat menggambarkan volume transaksi yang disediakan oleh sumber itu, dinyatakan sebagai persentase dari total transaksi. Nomor sebelah bawah adalah rata-rata nilai transaksi. Lingkungan perusahaan digambarkan oleh segi empat di sebelah kiri garis putus-putus. Sumber internal ada di sebelah kanan garis.

Gambar 2.6 Sumber informasi yang mencapai eksekutif Sumber: McLeod, (1995)

d. Media yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi Tabel 2.5 menunjukkan daftar media dan nilai rata-ratanya. Para eksekutif lebih mengandalkan laporan-laporan non-komputer. Walau semua perusahaan memiliki sumber komputer yang mengesankan, hampir tiga perempat laporan commit to user eksekutif disiapkan dengan cara yang lain. II-21


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.5 Peringkat media berdasarkan nilai Medium

Mode

Nilai Rata-rata

Pertemuan berjadwal Pertemuan tak berjadwal Kunjungan Kegiatan sosial Memo Laporan komputer Laporan Non-komputer Surat Panggilan telepon Acara makan bisnis Penerbitan berkala

Lisan Lisan Lisan Lisan Tertulis Tertulis Tertulis Tertulis Lisan Lisan Tertulis

7.4 6.2 5.3 5.0 4.8 4.7 4.7 4.7 3.7 3.6 3.1

Sumber: McLeod, (1995)

e. Kegunaan informasi tersebut Peneliti dibantu oleh eksekutif memberikan peran keputusan untuk tiap transaksi informasi. Pemberian tersebut mencerminkan bagaimana eksekutif akan menggunakan informasi tersebut. Gambar 2.7 menunjukkan distribusi tersebut.

Entrepreneur 32%

Tida k diketa hui 6%

Disturbance handler 42%

Resource Allocator 17%

Negotiator 3%

Gambar 2.7 Penggunaan informasi menurut peran keputusan Sumber: McLeod, (1995)

Cara seorang eksekutif mendapatkan informasi tidak hanya berasal dari satu sumber. Seperti pada gambar 2.8, informasi datang dari sejumlah sumber berbeda ketika tiap peran dimainkan. Baik peran disturbance handler maupun entrepreneur di sebelah kanan mengambil informasi dari seluruh lima sumber yang terdaftar di sebelah kiri. Peran resource allocator mengambil dari empat commit to user sumber dan peran negotiator mengambil dari dua sumber. II-22


digilib.uns.ac.id

Hasil penemuan penelitian yang paling menonjol adalah: 1. Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi. 2. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi. 3. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer

Gambar 2.8 Sumber-sumber informasi keputusan Sumber: McLeod, (1995)

2.3.3 Wheterbe’s Approach Terdapat empat pendekatan untuk menemukan kebutuhan informasi bagi eksekutif (Turban et al., 1995) yaitu Wetherbe’s Approach, Watson and Frolick Approach, Volonino and Watson’s Strategic Business Objectives Approach dan Other Approach. Watson and Frolick Approach membangun kebutuhan informasi berdasarkan dua dimensi yaitu sumber commit informasi to user (langsung dan tidak langsung

II-23


digilib.uns.ac.id

kepada eksekutif) dan media (komputerisasi dan non-komputerisasi). Volonino and Watson’s Strategic Business Objectives Approach membangun kebutuhan informasi yang memiliki fokus pada tujuan strategis bisnis perusahaan saja. Wetherbe’s Approach lebih umum dipergunakan karena dalam penentuan kebutuhan informasi mempergunakan wawancara terstruktur kepada eksekutif sesuai Business System Planning, Critical Success Factors, dan analisis End/Means dan dilanjutkan pada pembangunan prototipe. Gambar 2.9 menunjukkan proses untuk menemukan kebutuhan informasi berdasarkan Wetherbe’s Approach.

Gambar 2.9 Proses menemukan kebutuhan informasi Wheterbe’s Approach Sumber: Turban et al., (1995)

Pendekatan Wetherbe’s dibedakan menjadi dua phase proses. Dalam phase yang pertama, digunakan wawancara terstruktur untuk menentukan informasi yang dirasa diperlukan oleh eksekutif. Wheterbe’s menyarankan tiga metode untuk melakukan wawancara terstruktur. Antara lain : Business System Planning (BSP), Critical Success Factors (CSF), dan analisis Ends/Means (E/M). Dalam commit to user phase kedua, mempergunakan prototiping. II-24


digilib.uns.ac.id

Berdasarkan kebutuhan informasi yang berhubungan

dalam phase

pertama, sebuah prototipe SIE secara cepat dibangun (dalam hari atau minggu). Sistem prototipe tersebut ditunjukkan kepada eksekutif, dan kemudian memberikan saran untuk perbaikan prototipe. Sistem akan dimodifikasi ulang dan kembali ditunjukkan kepada eksekutif. Pengujian dan modifikasi akan berlangsung beberapa waktu dengan konsep trial and error hingga kebutuhan secara rinci dapat terbangun (Turban et al., 1995). A.

Business System Planning (BSP) Business System Planning (BSP) merupakan teknik wawancar terstruktur

yang dikembangkan oleh IBM (International Business Machine). BSP fokus pada identifikasi permasalahan dan keputusan yang sesuai dengan proses organisasi dan menentukan informasi apa saja yang diperlukan untuk menangani masalah tersebut. Hasil dari proses ini adalah sebuah daftar tabel permasalahan yang harus ditangani dan keputusan yang dilakukan serta informasi yang diperlukan untuk menanganinya (Nichols et al., n.d.). Contoh BSP disediakan dalam tabel 2.6 dan 2.7. Masalah ·

Mengurangi

Tabel 2.6 BSP - masalah/solusi/informasi Solusi Informasi ·

·

Membutuhkan

Biaya angkut per item pada

waktu

informasi biaya atau

tiap tipe dalam taksiran

transportasi

keuntungan

dalam ·

Biaya pengepakan per item

dalam

biaya

angkut

pada

pengembangan

sehingga

waktu siklus

dapat dilakukan

trade-off

tiap

tipe

dalam

taksiran ·

Mode transportasi tercepat dan biayanya

Sumber: Nichols et al., (n.d)

·

Keputusan

Tabel 2.7 BSP - keputusan/informasi Informasi

Cara

·

Pengiriman

Taksiran

biaya

pengepakan,

waktu

kesempatan, biaya angkut, trade-offs ·

Tolak ukur pengiriman competitor

·

Kemampuan pengiriman commit to user


II-25

siklus,

biaya


B.

digilib.uns.ac.id

Critical Success Factors (CSF) Parmenter

(2007) dalam

bukunya

“Key

Performance

Indicator”

mengemukakan mengenai pengembangan, implementasi serta penggunaan KPI. Ukuran kinerja merupakan indikator yang dipergunakan oleh pihak manajemen untuk mengukur, melaporkan, dan meningkatkan kinerja. Terdapat tiga tipe ukuran kinerja yaitu: 1. KRI (Key Result Indicators) – Indikator Hasil Utama, menggambarkan bagaimana keberhasilan secara perspektif. Ciri umum adalah pengukuranpengukuran ini merupakan hasil dari berbagai aktivitas. Ukuran ini memberikan gambaran yang jelas apakah anda berjalan ke arah yang benar. Namun ukuran ini tidak menjelaskan apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan hasil. 2. PI (Performance Indicator) – Indikator Kinerja, menjelaskan apa yang harus dilakukan. 3. KPI (Key Performance Indicator) – Indikator Kinerja Utama, menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja secara dramatis.KPI menyajikan serangkaian ukuran yang fokus pada aspek-aspek kinerja organisasi yang paling penting untuk keberhasilan organisasi pada saat ini dan waktu yang akan datang. Ukuran kinerja tidak ada artinya kecuali jika dikaitkan dengan CSF organisasi yang ada, perspektif Balanced Scorecard, dan sasaran strategi organisasi.

Gambar

dibawah

menunjukkan

hubungan

tersebut.

CSF

menggambarkan sehat dan kuatnya sebuah organisasi dan dimana sebuah organisasi harus berprestasi baik. KRI, KI, KPI adalah ukuran kinerja yang aktual dimana secara alami merupakan turunan dari CSF. Penentuan faktor kunci keberhasilan (CSF) sebuah organisasi atau perusahaan merupakan pekerjaan besar. CSF mengidentifikasi hal-hal yang menentukan sehat atau mampunya sebuah perusahaan. Perusahaan berkinerja bagus menyarankan CSF sebuah organisasi berkisar antara lima hingga delapan apapun ukuran organisasi tersebut. Pemilihan CSF adalah kegiatan yang subyektif dan keefektifan serta kegunaan CSF tersebut sangat tergantung pada tingkat keahlian menganalisis hal-hal yang terkaitto(Parmenter, 2007). commit user

II-26


digilib.uns.ac.id

Gambar 2.10 Perjalanan dari visi misi menuju pengukuran kinerja Sumber: Parmenter, (2007)

CSF fokus pada apa yang harus dilakukan secara benar agar mencapai keberhasilan dan menentukan informasi apa saja yang penting. Untuk wawancara terstruktur, CSF harus diidentifikasi pada setiap organisasi, kemudian memberikan kebutuhan informasi pada CSF tersebut (Nichols et al., n.d.). Contoh identifikasi dengan CSF seperti pada tabel 2.10. Tabel 2.8 CSF – CSF/informasi Keputusan Informasi ·

I/S

lintas

terintegrasi

organisasi dan

metrik

yang ·

Pelacakan aktual vs. metrik proyek

yang

yang diidentifikasi

konsisten Sumber: Nichols et al., (n.d)

C.

Analisis Ends/Means (E/M) Wetherbe’s menyatakan bahwa analisis E/M fokus pada apa yang harus

dilakukan sebuah organisasi untuk mencapai keefektifan serta keefisienan dan pada informasi yang diperlukan dalam mengatur hal tersebut. Teknik wawancara berdasarkan E/M analisis dibedakan dalam dua phase. Phase pertama adalah mengidentifikasi tujuan akhir yang terpenting dari organisasi, bagaimana tujuan commit to user akhir tersebut dapat disebut efektif, serta informasi yang diperlukan dalam dua hal

II-27


digilib.uns.ac.id

tersebut. Phase kedua adalah menentukan maksud atau sasaran organisasi, bagaimana dapat disebut efisien, serta informasi yang diperlukan dalam dua hal tersebut (Nichols et al., n.d.). Contoh identifikasi dengan E/M analisis seperti pada tabel 2.9. Tabel 2.9 Ends/mean analysis – ends/effectiveness/informasi Ends Effectiveness Informasi ·

Menyeimbangkan ·

Meminimalkan

waktu

siklus

biaya total sistem

lintas

organisasi ·

Memaksimalkan

·

Biaya kesempatan

dengan

keuntungan

·

Keinginan

mengurangi biaya

ü Pengaturan

& meningkatkan

kapasitas

·

pelanggan

inventori ü Alokasi tepat

berdasar

akuntansi biaya

pelanggan,

keunggulan, biaya, aktu ·

ü Pengaturan

kepuasan

Aktivitas

Keuntungan dari peserta interorganisasi

·

Garis trend dan variasi dalam ü Waktu siklus ü Pengaturan inventori ü kapasitas


Turban et al., (1995) mengemukakan contoh pertanyaan berdasarkan BSP, CSF

dan

analisis

Ends/Means.

Metode

wawancara

BSP

menentukan

permasalahan yang dihadapi oleh pengguna dan keputusan atas masalah tersebut. Implementasi pertanyaan dengan metode BSP dalam antara lain: 1. Apakah masalah utama yang dihadapi dalam menyelesaikan tujuan-tujuan organisasi atau perusahaan? 2. Bagaimana solusi yang tepat bagi masalah tersebut? 3. Informasi apa saja yang dapat berperan dalam solusi tersebut? Metode wawancara CSF menentukan faktor kunci kritis, dan menentukan kebutuhan informasi yang berpengaruh pada CSF tersebut. Implementasi pertanyaan dengan metode CSF antara lain: 1. Apa sajakah Critical Success Factors (CSF) di unit organisasi atau commit to user perusahaan anda? II-28


digilib.uns.ac.id

2. Informasi apa saja yang dapat berperan untuk menjamin Critical Success Factors (CSF) tersebut dalam batas penerimaan? 3. Bagaimanakah pengukuran yang sebaiknya dilakukan untuk setiap Critical Success Factors (CSF) tersebut? Metode wawancara analisis Ends/Means menentukan kriteria keefektifan atau output, dan kriteria efisiensi atau proses yang digunakan untuk menghasilkan ouput. Implementasi pertanyaan dengan metode analisis Ends/Means antara lain: 1. Apakah hasil akhir yang disediakan di unit organisasi atau perusahaan anda? 2. Bagaimanakah hasil akhir tersebut dapat dikatakan sebagai output yang efektif? 3. Informasi apa yang berperan untuk mengevaluasi keefektifan tersebut? 4. Apa saja faktor kunci atau proses kunci yang dipergunakan dalam menghasilkan output di unit organisasi atau perusahaan anda? 5. Apa saja faktor kunci yang dapat menunjang efisiensi dalam proses di unit organisasi atau perusahaan anda? 6. Informasi apa saja yang dapat berperan untuk mengevaluasi efisiensi tersebut? 2.3.4

Data Warehouse Seorang pengambil keputusan membutuhkan data, informasi dan

pengetahuan untuk memahami sebuah situasi. Data merupakan item-item mengenai sesuatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang direkam, dan disimpan namun tidak diorganisasi untuk menyampaikan makna spesifik. Informasi merupakan data yang telah diolah dan bermakna bagi penerima. Pengetahuan terdiri dari item atau data dan atau informasi yang diorganisasi dan diproses untuk menyampaikan pemahaman, pengalaman, pembelajaran akumulatif, dan keahlian yang dapat diaplikasikan pada sebuah masalah atau aktivitas saat ini (Turban et al., 2005). Turban et al., (2005) mengemukakan bahwa sistem informasi perusahaan termasuk SIE, menggunakan manajemen database, data warehouse, OLAP, dan data mining sebagai pondasi. Pengambil keputusan menerapkan piranti analisis commitdata, to user (OLAP, data mining, dsb) sehingga informasi, dan pengetahuan dapat

II-29


digilib.uns.ac.id

digunakan untuk mendapatkan manfaat. Sistem manajemen database (DBMS) adalah suatu program perangkat lunak untuk menambahkan informasi kepada sebuah database dan memperbarui, menghapus, memanipulasi, menyimpan, dan mandapatkan kembali informasi. Data warehouse perusahaan adalah sebuah database komprehensif yang mendukung semua analisis keputusan yang diperlukan oleh suatu organisasi dengan menyediakan ringkasan dan rincian informasi. Data warehouse memiliki akses ke semua informasi yang relevan bagi organisasi, yang dapat berasal dari banyak sumber berbeda, internal maupun eksternal. Gambar 2.11 menunjukkan kerangka dan view data warehouse.

Gambar 2.11 Kerangka dan view data warehouse Sumber: Turban et al., (2005)

Sebuah data warehouse memulai dengan pemisahan fisik terhadap operasional dan lingkungan pendukung perusahaan. Data online transaction process (OLTP) pada umumnya data detail yang mengendalikan suatu peristiwa spesifik seperti perekaman sebuah transaksi penjualan, dan biasanya tidak diringkas. Metadata mengacu kepada data tentang data. Metadata menguraikan struktur dan arti tentang data, dengan demikian mendukung penggunaan efektif dan tidak efektif dari data. Tujuan utama metadata adalah untuk menyediakan konteks kepada data, yakni memperkaya informasi yang mendorong kepada commit to user pengetahuan. Data mart adalah suatu subkumpulan (subset) data warehouse,

II-30


digilib.uns.ac.id

umumnya terdiri dari sebuah subyek tunggal (misal pemasaran, operasi). Data mart merupakan suatu tambahan pada data warehouse. Metode pemrosesan analitik online (OLAP) membuat seorang analis atau manajer untuk dapat memotong data sekaligus mengamati tabel dan grafik yang mencerminkan dimensi yang sedang diamati. Model dapat diaplikasikan pada data untuk memperkirakan atau mengidentifikasi peluang. Peranti OLAP mempunyai karakteristik berbeda dari peranti pelaporan yang didesain untuk aplikasi OLTP. Aplikasi OLAP menggunakan sebuah kelas piranti khusus, dikenal sebagai pendukung keputusan/BI/BA front end, database front end, dan sistem akses informasi visual. Data mining (DM) adalah suatu istilah yang digunakan untuk menguraikan penemuan pengetahuan di dalam database. Data mining adalah suatu proses yang menggunakan teknik statistik, matematika, kecerdasan, untuk mengidentifikasi informasi (Turban et al., 2005).

commit to user

II-31


digilib.uns.ac.id

BAB III METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini diuraikan secara sistematis mengenai langkah-langkah yang dilakukan dalam penentuan kebutuhan informasi untuk Sistem Informasi Eksekutif dalam bidang akademik dan kemahasiswaan di Universitas Sebelas Maret Surakarta. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian ini ditunjukkan pada gambar 3.1. Mulai

Studi literatur

Studi lapangan

Perumusan masalah, asumsi, dan tujuan penelitian

Identifikasi kelompok pengguna

Identifikasi existing information system

Identifikasi kebutuhan informasi eksternal bagi eksekutif dan management report

Identifikasi kebutuhan informasi internal bagi eksekutif dan management report

Identifikasi matrik akses informasi untuk setiap kelompok pengguna Menyusun kerangka konseptual SIE Membangun desain antarmuka SIE Analisis Kesimpulan dan saran

Selesai

commit to user Gambar 3.1 Diagram alir metodologi penelitian III-1


digilib.uns.ac.id

Masing-masing tahap dalam diagram alir metodologi penelitian dapat diuraikan sebagai berikut. 3.1

Studi Literatur dan Observasi Lapangan Studi literatur mencakup pencarian materi penunjang dalam pengumpulan

informasi bagi kepentingan eksekutif. Materi lain yang diperlukan sebagai referensi antara lain buku penunjang, jurnal nasional dan internasional, website, skripsi. Observasi lapangan adalah pengamatan global lingkungan yang dapat dilihat secara fisik. Pegamatan dilakukan guna memperoleh informasi tentang ada tidaknya SIE dan sejauh apakah telah dikembangkan, khususnya di bidang akademik dan kemahasiswaan UNS. Observasi lain dilakukan dengan melihat kebutuhan informasi antara eksekutif dalam level yang sama. Berdasarkan observasi tersebut diketahui bahwa kebutuhan informasi untuk Pembantu Dekan I Fakultas Teknik tidak jauh berbeda dengan Pembantu Dekan I Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan. Rincian tahap studi literatur dan observasi lapangan dapat dilihat pada tabel 3.1. Tabel 3.1 Rincian tahap studi literatur dan observasi lapangan Masukan : Proses

: Pencarian literatur, jurnal, skripsi, tesis, dan informasi penerapan SIE di UNS

Keluaran

: Permasalahan tentang Sistem Informasi Eksekutif di UNS

Pihak yang terlibat

: Bagian Sistem Informasi Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi UNS

3.2

Perumusan Masalah, Asumsi dan Tujuan Penelitian Tahap ini merupakan tahap penentuan masalah-masalah yang akan

menjadi fokus penelitian. Masalah yang menjadi fokus penelitian ini adalah: 1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi eksekutif yang diperlukan dalam pembangunan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) 2. Menyusun kerangka konseptual Sistem Informasi Eksekutif (SIE) bidang akademik dan kemahasiswaan UNS commit to user 3. Merancang desain antarmuka Sistem Informasi Eksekutif (SIE)

III-2


digilib.uns.ac.id

Permasalahan di atas menjadi dasar ditentukannya tujuan penelitian yang diharapkan mampu memberikan masukan bagi instansi dalam membangun SIE secara menyeluruh. Asumsi yang dipergunakan adalah responden wawancara yaitu eksekutif, benar-benar memahami pertanyaan tentang kebutuhan informasi yang diajukan oleh peneliti. Asumsi lain yang dipergunakan adalah setiap eksekutif dalam sebuah kelompok pengguna memiliki kebutuhan informasi yang tidak berbeda. 3.3

Identifikasi

Kelompok

Pengguna

dan

Identifikasi

Existing

Information System Tahap identifikasi kelompok pengguna dilakukan untuk mengetahui pihak yang menggunakan Sistem Informasi Eksekutif. Identifikasi kelompok pengguna dibatasi pada eksekutif yang telah menjabat pada periode sebelumnya atau eksekutif yang tidak mengalami peralihan jabatan. Tahap identifikasi sistem informasi yang sudah ada diperlukan untuk mengetahui informasi apa yang telah tersedia pada existing information system di UNS. Dengan mengetahui informasi yang telah tersedia diharapkan menjadi suatu masukan bagi tahap identifikasi selanjutnya. Selain itu tahap ini diharapkan dapat memberikan analisa kelebihan dan kekurangan data/informasi pada existing information system di UNS. Analisa ini dapat dilakukan dengan membandingkan hasil kebutuhan informasi dengan data/informasi pada existing information system di UNS. Rincian tahap identifikasi eksekutif dapat dilihat pada tabel 3.2, sedangkan rincian tahap identifikasi sistem informasi yang sudah ada dapat dilihat pada tabel 3.3. Tabel 3.2 Rincian tahap identifikasi kelompok pengguna Masukan : Proses

: - Review dokumen struktur organisasi - Review dokumen tugas pokok organisasi

Keluaran

: - Daftar kelompok pengguna

Pihak yang terkait

:

Perlengkapan

: - Dokumen struktur organisasi

-

- Dokumen tugas pokok organisasi commit to user

III-3


digilib.uns.ac.id

Tabel 3.3 Rincian tahap identifikasi informasi pada existing information system Masukan : Proses

: Identifikasi breakdown informasi pada existing information system di UNS

Keluaran

: Dokumen breakdown informasi yang tersedia pada existing information system di UNS

Pihak yang terkait

: -

Perlengkapan

: SI bidang akademik dan kemahasiswaan

3.4

Identifikasi Kebutuhan Informasi Eksternal dan Internal bagi Eksekutif dan Management Report Pengumpulan data berupa informasi laporan operasional hingga laporan

eksekutif dilakukan sebagai langkah awal pengumpulan data. Document examination atau laporan yang telah ada dikaji sebagai bahan informasi yang membantu penyusunan kebutuhan informasi pada SIE. Identifikasi kebutuhan informasi dilakukan pada setiap eksekutif. Berdasarkan Wetherbe’s Approach, terdapat tiga metode wawancara terstruktur yang disarankan untuk menemukan kebutuhan informasi eksekutif yaitu Business System Planning (BSP), Critical Success Factors (CSF), dan analisis Ends/Means. Berdasarkan BSP, pertanyaan wawancara dapat dilakukan berdasarkan tujuan atau sasaran strategis organisasi. Metode ini dapat digunakan dalam penelitian ini karena UNS telah memiliki dokumen tujuan atau sasaran strategis organisasi dalam Rencana Strategis UNS yang dibuat oleh tim renstra UNS. Wawancara terstruktur berdasarkan CSF tidak dapat dilakukan dikarenakan tidak tersedianya dokumen CSF di UNS. Penentuan faktor kunci keberhasilan (CSF) sebuah organisasi atau perusahaan adalah pekerjaan besar dan memakan waktu. Meskipun tidak terdapat CSF di UNS, namun dalam hal pengukuran kinerja, UNS telah memiliki Key Performance Indikator (KPI) yang terperinci dalam Rencana Strategis UNS. Demikian halnya dengan metode analisis Ends/Means yang menentukan kriteria keefektifan atau output, dan kriteria efisiensi atau proses yang digunakan untuk menghasilkan output, juga tidak dapat dipergunakan. commit to useroutput suatu organisasi sedangkan Metode ini membangun tujuan dan atau sasaran

III-4


digilib.uns.ac.id

UNS telah memiliki tujuan dan sasaran yang jelas dalam Renstra UNS. Dengan demikian, penyusunan pertanyaan wawancara terstruktur dalam penelitian ini menggunakan metode BSP. Rincian tahap identifikasi kebutuhan informasi eksternal dan internal bagi eksekutif dan management report dapat dilihat pada tabel 3.4. Pertanyaan wawancara diajukan kepada eksekutif yang telah diidentifikasi sebelumnya. Persiapan wawancara dilakukan dengan membuat janji pelaksanaan wawancara terlebih dahulu sekaligus menyerahkan berkas pertanyaan wawancara. Hal ini dilakukan agar responden siap dengan jawaban atas pertanyaan wawancara. Tabel 3.4 Rincian tahap identifikasi kebutuhan informasi eksternal dan internal bagi eksekutif dan management report Masukan : Dokumen daftar eksekutif Proses

: -

Identifikasi Business System Planning (BSP)

-

Penyusunan pertanyaan wawancara

-

Wawancara dengan tiap eksekutif pengguna SIE

-

Identifikasi kebutuhan internal dan eksternal berdasarkan wawancara dan pelaporan

-

Penyusunan pre-eliminary kebutuhan informasi secara lengkap sesuai kategori

Keluaran

:

Dokumen breakdown kebutuhan informasi

Pihak yang terkait

:

Eksekutif

Perlengkapan

: -

Laporan manajemen bidang akademik dan kemahasiswaan

3.5

Dokumen Business System Planning (BSP) UNS

Identifikasi Matrik Akses Informasi untuk Setiap Kelompok Pengguna Eksekutif bidang akademik di UNS antara lain adalah rektor, dekan, dan

kepala jurusan. Kepemilikan data dan informasi tentunya berbeda antara rektor dengan kepala jurusan sehingga kebutuhan informasi perlu disesuaikan dengan kepentingan pengguna. Checklist dipergunakan sebagai metode pemilahan jenis informasi berdasarkan pengguna. Rincian tahap identifikasi jenis informasi berdasarkan kelompok pengguna dapat dilihat pada tabel 3.5. commit to user

III-5


digilib.uns.ac.id

Tabel 3.5 Rincian tahap identifikasi matrik akses informasi untuk setiap eksekutif Masukan : Dokumen breakdown kebutuhan informasi sesuai berdasarkan kategori Proses

:

Cheklist kebutuhan informasi

Keluaran

:

Dokumen breakdown kebutuhan informasi sesuai kategori dan pengguna

Pihak yang terkait

:

Bagian Sistem Informasi Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi UNS

Perlengkapan 3.6

:

Struktur Organisasi dan Kewenangan

Menyusun Kerangka Konseptual SIE Kerangka konseptual informasi SIE dibangun untuk menunjukkan

kebutuhan informasi eksekutif yang telah dapat ditunjang dan kebutuhan informasi yang belum dapat ditunjang oleh existing information system. Penyusunan kerangka konseptual ini dengan membandingkan hasil pengolahan data dengan informasi yang tersedia pada sistem informasi. Kerangka konseptual ini diharapkan menjadi input pengembangan SIE secara menyeluruh. 3.7

Membangun Desain Antarmuka SIE Desain antarmuka dibangun berdasarkan kerangka konseptual dan matrik

kebutuhan informasi eksekutif yang telah diolah sebelumnya. Desain antarmuka diharapkan memiliki kapabilitas penyajian informasi yang sesuai dengan harapan pengguna yaitu eksekutif. Rincian tahap membangun desain antarmuka dapat dilihat pada tabel 3.6. Masukan

Tabel 3.6 Rincian tahap membangun desain antarmuka : Dokumen breakdown kebutuhan informasi berdasarkan kategori dan matrik kebutuhan informasi pengguna

Proses

:

Pembangunan desain antarmuka SIE

Keluaran

:

Desain antarmuka SIE UNS

Pihak yang terkait

:

-

Perlengkapan

:

Visual Basic 6 commit to user

III-6


3.8

digilib.uns.ac.id

Analisis Tahap ini dilakukan untuk melakukan análisis terhadap hasil pengumpulan

dan pengolahan data pada tahap sebelumnya. Analisis yang dilakukan adalah analisis metode pengumpulan informasi, analisis identifikasi sistem informasi yang sudah ada, prosentase sumber kebutuhan informasi, prosentase kebutuhan informasi berdasarkan matrik, prosentase kebutuhan informasi yang ditunjang existing information system dalam kerangka konseptual, dan analisis desain antarmuka SIE. Tahap análisis identifikasi kebutuhan informasi memberikan penjelasan metodologi yang digunakan baik mengenai kekurangan dan kelebihan dan dampak pemilihan metodologi tersebut kepada hasil penelitian. Tahap análisis analisis penyusunan kerangka konseptual SIE dilakukan dengan membandingkan hasil penelitian yaitu kebutuhan informasi eksekutif dengan informasi yang telah dapat disediakan oleh sistem informasi sekarang. Hal ini bertujuan untuk mengetahui seberapa besar output sistem informasi yang ada sekarang telah mampu memberikan informasi bagi eksekutif. 3.9

Kesimpulan dan Saran Bab ini menguraikan hasil dari penelitian dan kesimpulan yang diperoleh

dari pembahasan masalah. Bab ini juga menguraikan saran dan masukan bagi kelanjutan penelitian.

commit to user

III-7


digilib.uns.ac.id

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Bab ini menguraikan pengumpulan dan pengolahan data sesuai dengan langkah sistematis yang tertera pada bab tiga. Pengumpulan dan pengolahan data meliputi identifikasi kelompok pengguna dan existing information system, identifikasi kebutuhan internal dan eksternal dan management report, matrik kebutuhan informasi eksekutif, menyusun kerangka konseptual SIE, dan membangun desain antarmuka SIE. 4.1

Identifikasi Kelompok Pengguna dan Existing Information System Statuta Universitas Sebelas Maret yang ditetapkan di Jakarta pada tanggal

25 Agustus 2004 oleh Menteri Pendidikan Nasional pada Bab IX pasal 29 berisi bahwa tugas pokok universitas adalah menyelenggarakan pendidikan tinggi yang meliputi pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pasal 30 menyatakan bahwa pelaksana akademik di bidang pendidikan dapat berupa fakultas, program pascasarjana, jurusan, bagian, dan laboratorium. Fakultas mengkoordinasikan dan atau melaksanakan pendidikan akademik, profesi, dan atau vokasi dalam satu atau seperangkat cabang ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau seni. Jurusan melaksanakan pendidikan akademik, profesi, dan atau vokasi satuan pendidikan yang membawahinya. Tahap identifikasi kelompok pengguna dilakukan dengan menentukan eksekutif dalam tiap level instansi penelitian yaitu pada level universitas, level biro, level lembaga, level unit pelaksana teknis (UPT), level fakultas, level program pascasarjana dan level prodi atau jurusan. Dengan memperhatikan struktur organisasi UNS, maka kelompok pengguna yaitu eksekutif, dapat ditentukan. Penelitian dilakukan pada bulan Mei-Juni pada saat peralihan jabatan periode 2011. Hal ini mempengaruhi daftar nama eksekutif yang diidentifikasi guna pengambilan data selanjutnya. Identifikasi kelompok pengguna dipaparkan sebagai berikut. commit to user

IV-1


digilib.uns.ac.id

4.1.1 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Universitas Struktur organisasi Universitas Sebelas Maret Surakarta berdasarkan keputusan Mendikbud RI No. 0210/O/1995, tanggal 18 Juli 1995 disajikan pada Lampiran 2. Statuta UNS yang ditetapkan di Jakarta pada tanggal 25 Agustus 2004 oleh Menteri Pendidikan Nasional pada Bab IX pasal 31 ayat 1 menyebutkan organisasi universitas terdiri dari enam unsur yang di tampilkan pada tabel 4.1. Pasal 32 dan 33 menyebutkan bahwa tugas rektor sebagai pemimpin universitas adalah menentukan kebijakan, melaksanakan arahan serta kebijakan umum, serta membina dan melaksanakan kerjasama. Rektor dibantu oleh tiga orang pembantu rektor yang bertanggung jawab langsung kepada rektor. Tabel 4.1 Unsur organisasi universitas No. 1

Unsur pimpinan

2

Senat universitas

3

Dewan penyantun

4

Unsur Organisasi Universitas : Rektor dan pembantu rektor

Unsur pelaksana akademik

: Fakultas, lembaga, dan program pascasarjana

5

Unsur pelaksana administratif

: Biro

6

Unsur penunjang

: Unit pelaksanaan teknis (UPT)

Sumber: Statuta UNS, (2004)

Sebagaimana penjelasan sebelumnya bahwa penelitian dilakukan pada masa peralihan jabatan periode 2011 sehingga mempengaruhi daftar nama eksekutif yang diidentifikasi. Nama eksekutif untuk rektor, pembantu rektor I, pembantu rektor II, pembantu rektor III, dan pembantu rektor IV yang diidentifikasi adalah eksekutif yang menjabat pada periode 2007-2011. Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 33 ayat 6 juga disebutkan bahwa Rektor dapat mengangkat pembantu rektor bidang lainnya dengan persetujuan senat apabila dipandang perlu dan sesuai dengan kebutuhan. Berdasarkan pasal tersebut Rektor UNS pada periode masa jabatan 2007-2011 mengangkat Prof. Dr. Adi Sulistiyono, S.H, M.H sebagai pembantu rektor IV. Penggolongan manajer menurut Robbins (1999) menyebutkan bahwa manajemen puncak bertanggungcommit jawab to atas pengambilan keputusan organisasi user

IV-2


digilib.uns.ac.id

dan menetapkan kebijakan dan strategi yang mencakup seluruh organisasi. Oleh karena itu, manajemen puncak atau eksekutif pada level universitas adalah pemimpin pelaksanaan tertinggi universitas yaitu rektor, pembantu rektor I, pembantu rektor II, pembantu rektor III, dan pembantu rektor IV. 4.1.2 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Biro UNS memiliki empat biro yang masing-masing terdiri dari beberapa bagian dan subbagian. Biro tersebut diantaranya adalah Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi, Biro Administrasi Umum dan Keuangan, Biro Administrasi Akademik, dan Biro Administrasi Kemahasiswaan. Biro di universitas dipimpin oleh seorang Kepala Biro. Berdasarkan Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 31 ayat 1 disebutkan bahwa biro merupakan unsur pelaksana administratif dalam organisasi UNS. Oleh karena itu, meskipun kepala biro merupakan pimpinan tertinggi di dalam struktur organisasi biro, namun kepala biro tidak termasuk manajemen puncak dalam pengambilan keputusan strategis UNS. 4.1.3 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Lembaga Terdapat dua lembaga di UNS yang merupakan unsur pelaksana di organisasi universitas. Lembaga-lembaga tersebut diantaranya adalah Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) dan Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP). Struktur organisasi lembaga-lembaga tersebut dapat dilihat pada gambar 4.1 dan gambar 4.2

Gambar 4.1commit Struktur LPPM to organisasi user

Sumber: Lppm.uns.ac.id, (2011)

IV-3


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.2 Struktur organisasi LPP Sumber: Lpp.uns.ac.id, (2011)

Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 41 ayat 4 disebutkan bahwa Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat dipimpin oleh seorang ketua dibantu seorang sekretaris. Hal serupa untuk LPP juga tercantum pada Bab IX pasal 42 ayat 4 yang menyatakan bahwa Lembaga Pengembangan Pendidikan dipimpin oleh seorang ketua dibantu seorang sekretaris. Berdasarkan

struktur organisasi dan statuta tersebut diketahui bahwa

eksekutif pada level lembaga adalah ketua lembaga dan dalam hal ini adalah Ketua LPPM dan Ketua LPP. Untuk identifikasi pengguna level lembaga, nama eksekutif yang diidentifikasi adalah eksekutif yang sedang mejabat pada saat dilakukan penelitian dikarenakan tidak terjadi peralihan jabatan pada periode ini. 4.1.4 Identifikasi Kelompok Pengguna Level UPT Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah unsur penunjang pada universitas yang merupakan perangkat kelengkapan di bidang pendidikan dan pengabdian kepada masyarakat yang berada di luar fakultas. UNS memiliki enam UPT diantanya adalah UPT Pusat Komputer, UPT Perpustakaan, UPT Laboratorium Pusat MIPA, UPT Pelayanan dan Pengembangan Bahasa, UPT Mata Kuliah Umum dan UPT UNS Press. Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 45 ayat 2 menyebutkan bahwa UPT universitas dipimpin oleh seorang kepala dan dibantu oleh seorang sekretaris yang diangkat oleh rektor dan bertanggung jawab kepada rektor. Setiap UPT di UNS memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda. Meskipun demikian, berdasarkan uraian dalam pasal tersebut dapat diidentifikasi bahwa eksekutif pada level UPT adalah unsur pimpinan yang memimpin pelaksanaan tertinggi UPT universitas yaitu kepala UPT. UPT mengalami peralihan jabatan pada periode ini to user hal itu, nama eksekutif yang terkecuali UPT Perpustakaan. commit Oleh karena

IV-4


digilib.uns.ac.id

diidentifikasi merupakan eksekutif yang menjabat pada periode 2007-2011 kecuali UPT Perpustakaan. 4.1.5 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Fakultas Universitas Sebelas Maret memiliki sembilan fakultas yaitu Fakultas Kedokteran, Fakultas Teknik, Fakultas Pertanian, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas Ekonomi, Fakultas Hukum, Fakultas Ilmu Politik dan Ilmu Sosial, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, dan Fakultas Sastra dan Seni Rupa. Berdasarkan Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 46 ayat 1 menyebutkan bahwa organisasi fakultas di UNS terdiri dari empat unsur yang ditampilkan pada tabel 4.2. Tabel 4.2 Unsur organisasi fakultas No. 1

Unsur pimpinan

2

Senat fakultas

3 4

Unsur Organisasi Fakultas : Dekan dan pembantu dekan


: Jurusan, bagian, laboratorium dan kelompok dosen


: Bagian tata usaha


Setiap fakultas di UNS memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda. Akan tetapi perbedaan tersebut hanya terdapat pada unsur pelaksana akademik dan unsur administratif. Struktur organisasi untuk setiap fakultas dapat diwakili oleh struktur organisasi Fakultas Teknik yang disajikan pada gambar 4.3. Fakultas memiliki badan normatif tertinggi yang disebut sebagai senat fakultas yang berwenang memilih dekan beserta pembantu dekan dan memberikan pertimbangan terhadap kebijakan tertentu yang dilakukan dekan. Dekan dibantu oleh tiga pembantu dekan, yakni pembantu dekan I bidang akademik, pembantu dekan II bidang administrasi umum dan keuangan, dan pembantu dekan III bidang kemahasiswaan. Berdasarkan struktur organisasi diketahui bahwa eksekutif pada level fakultas adalah unsur pimpinan yang memimpin pelaksanaan tertinggi fakultas yaitu dekan, pembantu dekan I, pembantu dekan II, dan pembantu dekan III. commit to user

IV-5


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.3 Struktur organisasi Fakultas Teknik UNS Sumber: Bagian tata usaha Fakultas Teknik UNS, (2011)

4.1.6 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Program Pascasarjana Statuta UNS tahun 2004 pada Pasal 57 ayat 1 menyebutkan bahwa program pascasarjana merupakan salah satu unsur pelaksana akademik pada jenjang pendidikan setelah sarjana. Meskipun demikian, program studi pascasarjana tidak selalu merupakan kelanjutan searah program studi sarjana. Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 58 menyebutkan bahwa organisasi program pascasarjana di UNS terdiri dari empat unsur yang ditampilkan pada tabel 4.3. Tabel 4.3 Unsur organisasi program pascasarjana No. 1

Unsur Organisasi Program Pascasarjana Unsur pimpinan : Direktur dan asisten direktur

2


: Program studi magister dan doktor

3


: Bagian tata usaha

4

Penunjang

: Unit perpustakaan, unit computer, unit laboratorium, unit lainnya sesuai


kebutuhan commit to user

IV-6


digilib.uns.ac.id

Berdasarkan statuta tersebut diketahui bahwa eksekutif pada level program pascasarjana adalah direktur dan asisten direktur program pascasarjana. Untuk identifikasi pengguna level program pascasarjana, nama eksekutif yang diidentifikasi adalah eksekutif yang sedang mejabat pada saat dilakukan penelitian dikarenakan tidak terjadi peralihan jabatan pada periode ini. 4.1.7 Identifikasi Kelompok Pengguna Level Jurusan Berdasarkan Laporan Rektor tahun 2010, UNS memiliki 115 program studi dari jenjang S-0, S-1, S-2, dan S-3. Rincian jumlah program studi untuk masing-masing jenjang tersebut ditampilkan dalam tabel 4.4. Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 53 ayat 1 menyebutkan bahwa organisasi jurusan di UNS terdiri dari empat unsur yang di tampilkan pada tabel 4.5. Setiap jurusan atau prodi di UNS memiliki struktur organisasi yang berbeda-beda. Akan tetapi perbedaan tersebut hanya terdapat pada unsur kelompok dosen, unsur program studi dan unsur laboratorium. Struktur organisasi untuk setiap jurusan atau prodi dapat diwakili oleh struktur organisasi Jurusan Teknik Industri yang disajikan pada gambar 4.4. No.

Tabel 4.4 Program studi di lingkungan UNS tahun 2010 Jenjang Jumlah Prodi

1

S-0

24

2

S-1

56

3

S-2

28

4

S-3

7

Sumber: Laporan Rektor UNS, (2010)

Tabel 4.5 Unsur organisasi jurusan Unsur Organisasi Jurusan

No. 1

Unsur pimpinan

2

Kelompok dosen

3

Program studi

4

Laboratorium

: Ketua dan Sekretaris


Meskipun memiliki struktur organisasi yang tidak seragam, setiap jurusan commit to user memiliki ketua jurusan sebagai pemimpin pelaksana tertinggi instansi. Hal ini IV-7


digilib.uns.ac.id

tercantum dalam Statuta Universitas Sebelas Maret pada Bab IX pasal 52 yang menyatakan bahwa jurusan dipimpin oleh ketua jurusan. Berdasarkan struktur organisasi dan Statuta UNS, diketahui bahwa manajemen puncak atau eksekutif pada level jurusan atau prodi adalah unsur pimpinan yang memimpin pelaksanaan tertingginya yaitu ketua jurusan. Peralihan jabatan periode 2011 juga berlaku pada level jurusan atau prodi, sehingga eksekutif yang diidentifikasi adalah ketua jurusan pada periode 2007-2011.

Gambar 4.4 Struktur organisasi Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik UNS Sumber: Bagian tata usaha Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik UNS, (2011)

Berdasarkan uraian identifikasi masing-masing level di atas, maka hasil identifikasi kelompok pengguna untuk level universitas, level lembaga, level commit to user fakultas, dan level jurusan atau prodi disajikan pada tabel 4.6. IV-8


Level

digilib.uns.ac.id

Tabel 4.6 Kelompok pengguna Kelompok Pengguna (Eksekutif) Rektor Pembantu Rektor I

Universitas

Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III Pembantu Rektor IV Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

Lembaga

Ketua Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) Kepala UPT Laboratorium Pusat MIPA Kepala UPT Mata Kuliah Umum

UPT

Kepala UPT Pelayanan dan Pengembangan Bahasa Kepala UPT UNS Press Kepala UPT Pusat Komputer Kepala UPT Perpustakaan Dekan

Fakultas

Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III Direktur

Program Pascasarjana Asisten Direktur I Bidang Pendidikan Asisten Direktur II Bidang Administrasi dan Keuangan Jurusan/Prodi

Ketua Jurusan

4.1.8 Identifikasi Existing Information System Identifikasi

existing

information

system

dilakukan

dengan

mengidentifikasi sistem informasi yang dipergunakan oleh UNS baik dalam bidang akademik maupun dalam bidang kemahasiswaan. Sistem informasi bidang akademik antara lain SPMB online, SIGILine, SIMTA, SIAKAD, dan SIKAPTA. Sistem informasi bidang kemahasiswaan antara lain SPPKM. Sistem informasi kemudian diidentifikasi lebih lanjut dengan mengidentifikasi informasi yang commit to user disediakan dalam sistem tersebut. IV-9


a.

digilib.uns.ac.id

Sistem Informasi Bidang Akademik UNS telah memiliki empat sistem informasi akademik yaitu SPMB online,

SIGILine, SIMTA, dan SIAKAD. Selain keempat sistem tersebut, beberapa jurusan telah memiliki sistem informasi sendiri untuk membantu kinerja instansi tersebut. Salah satu sistem informasi yang dipergunakan pada level jurusan adalah SIKAPTA (Sistem Informasi Kerja Praktek-Tugas Akhir) yang dipergunakan oleh Jurusan Teknik Industri UNS. Penjelasan untuk masing-masing sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. SPMB online SPMB online atau Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Mahasiswa Baru berfungsi untuk mengatur manajemen informasi penerimaan mahasiswa baru. SPMB online dioperasikan oleh Kantor SPMB UNS. Manajemen informasi yang diatur oleh SPMB online adalah sebagai berikut: a. Penentuan kuota prodi. b. Pendaftaran dan pembayaran formulir pendaftaran calon mahasiswa baru. c. Pengolahan nilai ujian masuk. d. Penentuan akhir calon mahasiswa baru yang diterima. 2. SIGILine SIGILine atau Sistem Registrasi Online merupakan sistem yang dipergunakan oleh Bagian Pendidikan UNS. SIGILine bertujuan untuk menangani registrasi mahasiswa baru. Sistem ini berhubungan dengan pihak Bank sehingga penyusunan sistem ini berdasarkan hasil dari Sistem Informasi SPMB UNS atau Sistem Informasi Akademik UNS. Data dan tarif pembayaran registrasi mahasiswa menjadi tanggungjawab Bagian Pendidikan dan Bagian Keuangan UNS. Bagian Pendidikan UNS bertugas untuk menginput besar tarif bagi setiap program studi di UNS. Data dan tarif harus telah dipastikan siap untuk diupload ke server pada hari minus tujuh pelaksanaan registrasi. Bagian keuangan memastikan bahwa data dan tarif telah tepat dan untuk selanjutnya akan ditangani oleh bagian keuangan. Secara keseluruhan, pelaksanaan SIGILine menjadi tanggungjawab Biro Akademik dan Bagian Pendidikan UNS. Proses dan informasi yang tersedia dalam SIGILine disajikan pada lampiran 3.

commit to user

IV-10


digilib.uns.ac.id

3. SIMTA Sistem Informasi Tugas Akhir atau SIMTA adalah sebuah sistem yang berguna untuk monitoring atau memantau perkembangan Tugas Akhir Mahasiswa agar dalam pengerjaannya menjadi tearah dan terpadu sehingga dapat mempercepat masa penyelesaian tugas akhir. Sebagaimana fungsi sistem ini maka pengguna utama sistem ini adalah mahasiswa dan dosen pembimbing mahasiswa. Informasi yang tersedia terbatas pada perkembangan Tugas Akhir mahasiswa yang dapat dipantau oleh dosen pembimbing. 4. SIAKAD Sistem Informasi Akademik atau SIAKAD adalah sistem informasi yang berlaku di Universitas Sebelas Maret untuk mendukung pelaksanaan registrasi akademik, proses perkuliahan, proses evaluasi, dan pelaporan penyelenggaraan pendidikan. Sistem ini diterapkan seragam untuk seluruh fakultas dan program studi di universitas. Berdasarkan pasal 23c dalam dokumen manual mutu Kebijakan Dasar Manajemen Pengetahuan dan Sistem Informasi UNS 2009, pengguna SIAKAD versi 2.0 memiliki akun yang dapat terdiri atas beberapa peran (role) sebagai berikut: a.

Peran pembantu rektor bidang pendidikan dan ka biro pendidikan.

b.

Peran pembantu dekan 1/sekretaris jurusan (program) di fakultas/program.

c.

Peran sub bagian registrasi pendidikan pada biro pendidikan.

d.

Peran sub bagian akademik di program studi tertentu (dapat dijabat sekretaris jurusan atau yang ditetapkan).

e.

Peran dosen pengajar di program studi tertentu.

f.

Peran dosen pembimbing akademik di program studi tertentu.

g.

Peran dosen pembimbing skripsi/tesis/disertasi/kerja praktek/magang di program studi tertentu.

h.

Peran mahasiswa di program studi tertentu.

i.

Peran operator siakad versi 2.0. Setiap akun memiliki peran yang berbeda. Peran (role) setiap akun

tersebut dijelaskan secara lengkap disajikan dalam lampiran 4. Siakad juga mengalami perkembangan dari versi. Versi commit to yang user dipergunakan sekarang memiliki

IV-11


digilib.uns.ac.id

status login user yang berbeda, antara lain sebagai mahasiswa, dosen, administrator, pendidikan jurusan, pendidikan fakultas, operator cetak, dan operator jadwal. Gambar 4.5 menunjukkan pilihan menu login bagi user. Informasi yang tersedia disajikan berbeda menurut status masing-masing user. Proses dalam SIAKAD beserta informasi yang disajikan untuk user sebagai mahasiswa, dosen, pendidikan jurusan, dan pendidikan fakultas terlampir dalam lampiran 5.

Gambar 4.5 Pilihan menu login bagi user SIAKAD Sumber: Siakad.uns.ac.id, (2011)

5. SIKAPTA Sistem Informasi Kerja Praktek-Tugas Akhir (SIKAPTA) merupakan sistem informasi berbasis komputer yang dipergunakan oleh Jurusan Teknik Industri UNS. Sistem ini menyajikan informasi minat pengerjaan KP dan TA, progress pengerjaan KP dan TA, rekapitulasi dosen pembimbing KP dan TA, serta fasilitas yang memudahkan mahasiswa dan bagian administrasi dalam membuat kelengkapan administratif KP dan TA. SIKAPTA juga merupakan sistem yang bertujuan memonitoring penyebaran tema keminatan serta beban dosen pengampu. Proses yang ada dalam SIKAPTA berbeda berdasarkan hak akses user, antara lain sebagai administrator, mahasiswa, dosen, koordinator KP commit to user dan koordinator TA. Perbedaan tersebut disajikan dalam lampiran 6. IV-12


b.

digilib.uns.ac.id

Sistem Informasi Bidang Kemahasiswaan Biro Administrasi Kemahasiswaan UNS memiliki sistem informasi yang

dipergunakan yaitu Sistem Pelayanan Program Kreatifitas Mahasiswa (SPPKM). SPPKM digunakan sebagai penunjang operasional dalam input data Program Kreatifitas Mahasiswa (PKM). SPPKM masih dalam tahap pengembangan dan direncanakan akan dapat menampilkan laporan seputar PKM, antara lain kuantitas PKM yang terdaftar dan jumlah serta judul PKM yang lolos untuk didanai. Informasi yang tersedia dalam SPPKM disajikan pada lampiran 7. c.

Data dan Informasi Universitas Sebelas Maret Data dan Informasi Universitas Sebelas Maret merupakan web page yang

dikelola oleh Bagian Sistem Informasi Biro Administrasi Perancangan dan Sistem Informasi UNS. Data dan Informasi Universitas Sebelas Maret dapat diakses di alamat www.si.uns.ac.id. Secara garis besar halaman ini menyajikan data pengembangan UNS dengan menu pilihan antara lain peminat UNS, bidang akademik, bidang kemahasiswaan, bidang ketenagaan, bidang penelitian dan pengabdian, fasilitas kampus, profil dosen, dan karya ilmiah dosen. Setiap menu pilihan tersebut memiliki sub menu dan secara lengkap disajikan pada lampiran 8. Beberapa fitur dalam pilihan sub menu telah dapat menampilkan dan mencetak informasi baik dalam bentuk excel maupun dalam bentuk grafik. Hal ini menunjukkan bahwa halaman web ini memiliki keunggulan yaitu penyajian laporan perkembangan UNS dalam bentuk executive report. Meskipun demikian, halaman ini memiliki kelemahan utama yaitu input data yang dilakukan secara manual oleh administrator. Kesalahan dalam input manual masih mungkin terjadi dan akan menyebabkan penyajian data atau informasi yang salah. Data atau informasi yang diinputkan ke dalam Data dan Informasi Universitas Sebelas Maret diambil dari sistem informasi yang terdapat di UNS. Bagian Sistem Informasi Biro Administrasi Perancangan dan Sistem Informasi UNS memiliki hak akses tertentu atas sistem informasi yang ada di UNS dan dipergunakan dalam pengumpulan data atau informasi. Data ini kemudian diolah dan diinputkan pada Data dan Informasi Universitas Sebelas Maret. Gambar 4.6 menunjukkan proses input manual tersebut. commit to user

IV-13


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.6 Sumber data dan input manual dalam Data dan Informasi UNS

4.2

Identifikasi Kebutuhan Informasi Eksternal dan Internal bagi Eksekutif dan Management Report

4.2.1 Identifikasi Kebutuhan Informasi dengan Wawancara A.

Penyusunan Pertanyaan Wawancara Wetherbe’s Approach menggunakan wawancara terstruktur dalam

mengumpulkan kebutuhan informasi bagi eksekutif. Wetherbe’s Approach menyarankan tiga metode wawancara terstruktur yaitu dengan Business System Planning (BSP), Critical Success Factors (CSF), dan analisis Ends/Means. UNS tidak mecantumkan secara tertulis Critical Success Factors organisasi meskipun telah mencantumkan Key Performance Indikator (KPI) dalam Rencana Strategis UNS. Hal ini membuat penyusunan pertanyaan terstruktur berdasarkan Critical Success Factors tidak dapat dilakukan. Analisis Ends/Means menentukan kriteria keefektifan atau output, dan kriteria efisiensi atau proses yang digunakan untuk menghasilkan output. Metode ini dipergunakan untuk membangun tujuan dan atau sasaran output suatu organisasi. UNS telah memiliki tujuan dan sasaran yang jelas dalam Renstra UNS sehingga penggunaan metode Analisis Ends/Means untuk membangun pertanyaan terstruktur tidak cocok dilakukan. Pertanyaan wawancara terstruktur disusun berdasarkan Business System commit to user Planning (BSP) UNS yaitu pada Rencana Strategis UNS. Dalam Rencana

IV-14


digilib.uns.ac.id

Strategis UNS, visi UNS diterjemahkan ke dalam tiga misi UNS. Tiga misi ini kemudian diterjemahkan kembali dalam delapan tujuan strategis UNS dan dibangun menjadi dua puluh sasaran strategis UNS. Visi, misi, tujuan dan sasaran strategis UNS disajikan dalam lampiran 1. Pertanyaan wawancara disusun berdasarkan dua puluh sasaran strategis UNS. Pokok pertanyaan dari masingmasing sasaran adalah mengenai kendala yang dihadapi dalam mencapai sasaran tersebut, solusi yang tepat untuk mengatasi kendala yang terjadi, dan informasi apa saja yang diperlukan untuk menyelesaikan solusi tersebut. Salah satu pertanyaan yang berdasarkan pada sasaran strategis pertama yaitu ”Pendidikan yang bermutu untuk pencapaian akreditasi dan reputasi setinggi-tingginya” disajikan pada tabel 4.7. Pertanyaan wawancara secara lengkap bagi dua puluh sasaran strategis disajikan dalam lampiran 9. Tabel 4.7 Pertanyaan wawancara M1.T1.S1 Pendidikan yang bermutu untuk pencapaian akreditasi dan reputasi setinggitingginya. ·

Apakah kendala yang dihadapi untuk mencapai pendidikan yang bermutu guna pencapaian akreditasi dan reputasi setinggi-tingginya?

·

Bagaimanakah solusi yang tepat bagi masalah tersebut?

·

Menurut Anda, informasi apa sajakah yang dapat berperan dalam solusi tersebut?

B.

Proses dan Hasil Wawancara Wawancara dilakukan pada bulan Juni 2011 kepada masing-masing

eksekutif yang telah diidentifikasi terlebih dahulu sesuai tabel 4.6. Daftar eksekutif yang berhasil diwawancara disajikan dalam tabel 4.8. Waktu pelaksanaan wawancara disesuaikan dengan ketersediaan waktu responden melalui pembuatan janji pelaksanaan wawancara terlebih dahulu. Durasi wawancara berkisar antara setengah hingga satu jam. Tidak semua pertanyaan dijawab oleh responden, karena terdapat pertanyaan yang bukan merupakan ruang lingkup kerja responden. commit to user

IV-15


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.8 Eksekutif yang diwawancara Nama Jabatan

Tanggal 15 Juni

Ir. Noegroho Djarwanti, M.T

Pembantu Dekan I Fakultas Teknik

16 Juni

Prof. Dr.Sunardi M. Sc

Ketua LPPM

16 Juni

Ir. Agus Supriyadi, M.T

Pembantu Dekan II Fakultas Teknik

20 Juni

Drs. Dwi Tiyanto, S.U

Pembantu Rektor III UNS

20 Juni

Ir. Agung Kumoro W, M.T

Pembantu Dekan III Fakultas Teknik

21 Juni

Dr. Sutanto S.Si, DEA

Kepala UPT Komputer

22 Juni

Prof. Dr. Soetarno M.Pd

Ketua LPP

22 Juni

Prof. Dr. Okid Parama A. M.S.

Kepala UPT Lab.Pusat MIPA

27 Juni

Ir. Mukahar, MSCE

Dekan Fakultas Teknik

28 Juni

Prof. Dr. Ir. Sholahuddin, M.S

Pembantu Rektor II UNS

28 Juni

Ir. Lobes Herdiman, M.T

Ketua Jurusan Teknik Industri

Salah satu contoh hasil wawancara disajikan dalam tabel 4.10 yaitu wawancara dengan Prof. Dr. Sunardi M.Sc sebagai Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) pada tanggal 16 Juni 2011. Pertanyaan wawancara yang dijawab adalah pertanyaan pada sasaran 5, 6, 7, 9 dan 20. Menurut responden, sasaran 5, 6, 7, 9 dan 20 dirasa merupakan bagian dari lingkup kerja responden yang memang berfokus pada bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Responden tidak menjawab sasaran lain yang bukan merupakan lingkup kerjanya seperti masalah pendanaan dan masalah sumber daya manusia. Hal yang serupa dilakukan oleh responden lain dengan menjawab pertanyaan hanya pada bidang kerjanya saja. Hasil wawancara secara lengkap kepada seluruh responden yang berhasil diwawancara disajikan pada lampiran 10. Tidak semua responden berhasil untuk diwawancara. Sebelas responden berhasil diwawancara sedangkan sebanyak delapan responden tidak dapat diwawancara dikarenakan keterbatasan waktu dari responden. Oleh karena hal itu, pengajuan pertanyaan dilakukan dengan metode kuesioner isian kepada delapan responden tersebut. Pertanyaan yang diajukan dalam kuesioner sama dengan pertanyaan pada wawancara. Tabel 4.9 menyajikan waktu penyampaian kuesioner commit to user

IV-16


digilib.uns.ac.id

kepada delapan responden tersebut dan waktu pengembalian kuesioner oleh responden. Tabel 4.9 Penyampaian kuesioner dan pengembalian kuesioner Tanggal Tanggal Nama Jabatan penyerahan pengembalian

No

Prof. Dr. dr. H. 1

Much.Syamsulhadi,

Rektor UNS

5 Juli

Tidak kembali

5 Juli

Tidak kembali

5 Juli

Tidak kembali

5 Juli

18 Agustus

5 Juli

Tidak kembali

Sp.KJ 2

3

4

5

6

7

8

Prof. Dr. Ravik Karsidi,

Pembantu

M.S

Rektor I UNS

Prof.Dr. Adi

Pembantu

Sulistiyono, S.H, M.H

Rektor IV

Drs. H. Utomo M.Pd

Kepala UPT MKU

Prof. Dr. Joko

Kepala UPT

Nurkamto, M.Pd

P2B

Drs. Y. Radiyono

Kepala UPT UNS Press

Drs. Widodo, M. Soc.

Kepala UPT

Sc

Perpustakaan

Prof.Drs. Suranto,

Direktur

M.Sc.Ph.D

P.Pascasarjana

7 Juli

7 Juli (tidak diisi)

5 Juli

15 Agustus

18 Agustus

Tidak kembali

Satu buah kuesioner telah dikembalikan oleh responden pada tanggal 7 Juli 2011, akan tetapi tidak diisi. Kuesioner tersebut dikembalikan oleh Drs. Y. Radiyono sebagai eksekutif UPT UNS Press. Responden tidak mengisi kuesioner disebabkan ruang lingkup kerja dan tugas pokok responden yaitu penerbitan dan percetakan, tidak berhubungan langsung dengan pertanyaan kuesioner yang diajukan. Kuesioner kepada Drs. H. Utomo M.Pd selaku kepala MKU dan kepada Drs. Widodo, M. Soc. Sc selaku kepala UPT Perpustakaan telah dikembalikan kepada peneliti dan hasil kuesioner tersaji pada lampiran 10. commit to user

IV-17

Tabel 4.10 Hasil wawancara dengan Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) Pertanyaan 5

6

7

Masalah Belum terbentuknya link and match penelitian dan kebutuhan pengguna Kemampuan penelitian para dosen tidak merata Belum terbentuknya link and match penelitian dan kebutuhan pengguna

Solusi Mengadakan pelatihan

Jaringan dengan luar negeri lemah (penelitian) Kemampuan Inggris dosen rendah

Adanya pelatihan

Jaringan kesempatan untuk kerjasama

Peningkatan kualitas bahasa Inggris Membangun jaringan sumber dana lain

Pelatihan kemampuan bahasa Inggris

Sumber dana terbatas

Mengundang kalangan pihak Industri Mengundang kalangan pihak pemerintah daerah

9

20

Kurangnya dosen UNS yang terlibat Internasional

Peningkatan kualitas bahasa Inggris

Tidak ada informasi dan jaringan

Membangun jaringan di luar negeri

Kemampuan bahasa inggris rendah

Informasi Pemetaan dosen dalam bidang pendidikan Pemetaan kompetensi dosen dalam bidang pendidikan Data kebutuhan masalah yang perlu diteliti (masyarakat, industri, dll)

Informasi sumber dana Informasi perusahaan penyedia sumber dana Contact person pada penyedia sumber dana Data tentang kesempatan berpartisipasi secara internasional bagi para dosen Jaringan kesempatan untuk kerjasama Pelatihan kemampuan bahasa Inggris

IV-18


C.

digilib.uns.ac.id

Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan Wawancara dan Kuesioner Hasil wawancara dan kuesioner memiliki beberapa jawaban yang hampir

sama antara satu responden dengan responden lainnya. Beberapa jawaban juga terduplikasi antara pertanyaan satu dengan yang lain. Diperlukan sebuah proses penyusunan kembali jawaban untuk mereduksi jawaban ganda. Setelah tidak terdapat jawaban ganda, dilanjutkan dengan proses identifikasi berdasarkan bidang akademik dan kemahasiswaan, agar data terfokus pada bidang akademik dan kemahasiswaan serta menyederhanakan pengolahan data. Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses identifikasi ini adalah sebagai berikut: 1. Mengelompokkan jawaban setiap responden berdasarkan pertanyaan. Terdapat dua puluh pertanyaan wawancara sehingga terdapat dua puluh kelompok jawaban. 2. Mereduksi jawaban ganda di setiap kelompok pertanyaan. Sebagai contoh, dalam pertanyaan pertama terdapat dua buah jawaban “kebutuhan pasar dunia dan regional”. Dua jawaban tersebut direduksi menjadi satu saja jawaban “kebutuhan pasar dunia dan regional”. 3. Mengklasifikasikan jawaban di setiap kelompok pertanyaan berdasarkan bidang akademik dan bidang kemahasiswaan. 4. Mengelompokkan jawaban berdasarkan bidang akademik dan bidang kemahasiswaan dari klasifikasi sebelumnya. 5. Mereduksi

jawaban

ganda

di

bidang

akademik

dan

bidang

kemahasiswaan. Sebagai contoh, di bidang akademik terdapat jawaban “jumlah dan nama mahasiswa” dan “jumlah mahasiswa”. Dua jawaban tersebut direduksi menjadi satu saja jawaban “jumlah dan nama mahasiswa”. Hal yang serupa dilakukan pada jawaban di bidang kemahasiswaan. Hasil identifikasi ini adalah jawaban wawancara dan kuesioner berdasarkan bidang akademik dan kemahasiswaan dan disajikan dalam lampiran 11. Hasil identifikasi kebutuhan informasi di bidang akademik disajikan dalam tabel 4.11 sedangkan hasil identifikasi kebutuhan informasi di bidang commit to user kemahasiswaan dari wawancara disajikan dan tabel 4.12.

IV-19


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.11 Kebutuhan informasi di bidang akademik berdasarkan wawancara dan kuesioner No.

Kebutuhan Informasi berdasarkan Wawancara dan Kuesioner

1

Rasio ketetatan pendaftaran

2

Daya tampung

3

Jumlah dan nama mahasiswa

4

IPK Mahasiswa

5

Jumlah dan nama mahasiswa nyaris DO

6

Rata-rata lama studi

7

Rata-rata masa tunggu lulusan

8

Kalender akademik

9

Waktu kuliah

10

Jadwal mata kuliah

11

Jumlah Buku berdasarkan mata kuliah

12

Lokasi kuliah (ruang)

13

Jumlah Modul praktikum

14

Data sarana dan prasarana laboratorium

15

Kerjasama pihak fakultas dengan laboratorium pusat

16

Pengampu

17

Rasio dosen dengan mahasiswa

18

Pemetaan kompetensi dosen dalam bidang pendidikan

19

Penggolongan penelitian

20

Informasi penelitian dan P2M yang dilakukan

21

Penelitian yang diserap dosen (daftar penelitian dosen)

22

Penelitian dosen mengikutkan mahasiswa per jurusan

23

Pengabdian yang dilakukan dosen

24

Penawaran beasiswa untuk dosen

25

Informasi karya paten

26

MOU yang telah ada

27

Jumlah jurnal

28

Jurnal yang diikutkan seminar commit to user

IV-20


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.11 Kebutuhan informasi di bidang akademik berdasarkan wawancara dan kuesioner (lanjutan) No.


29

Jurnal internasional yang bisa diakses

30

Kurikulum program studi

31

Kebutuhan pasar dunia dan regional

32

Infomasi praktisi

33

Informasi soft skill yang dibutuhkan oleh masyarakat

34

Data kebutuhan masalah masyarakat yang perlu diteliti

35

Jaringan kesempatan dan informasi untuk kerjasama penelitian

36

Hubungan dengan universitas lain

37

Kerjasama pihak fakultas dengan laboratorium pusat

38

Informasi kompetitor

39

Informasi kebutuhan dari Perguruan tinggi lain

40

Informasi kebutuhan dari UNS

41

Informasi daerah binaan yang sudah terjalin dan berpotensi

42

Info KKN

43

Informasi PKM

44

Informasi lomba

45

Hubungan dengan komunitas alumni

46

Informasi kegiatan

47

Informasi kegiatan baku

48

Informasi kegiatan yang direncanakan

49

Informasi kegiatan tambahan

50

Informasi kegiatan terealisasi dan belum

51

Informasi pencapaian target akreditasi

52

Informasi pencapaian target kinerja organisasi

53

Informasi kejelasan peraturan dan hukum yang berlaku

54

Kejelasan PRGS (Policy Regulacy Guideline SOP)

55

Anggaran dana

56

Pelaksanaan anggaran

commit to user

IV-21


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.11 Kebutuhan informasi di bidang akademik berdasarkan wawancara dan kuesioner (lanjutan) No.


57

Data peraihan sumber dana penelitian

58

Trend serapan dana penelitian

59

Informasi penyedia sumber dana

60

Prestasi yang dicapai UNS

61

Grade universitas (webometric, PHES, THES)

62

Statistik klik mahasiswa

63

Statistik IP per fakultas

64

Blog aktif

65

Traffic blog

66

Laporan hard disk yang terpakai

67

Hasil audit internal

68

Monitoring

69

Kinerja yang telah dilaksanakan

70

Bahan evaluasi kekurangan kinerja

Tabel 4.12 Kebutuhan informasi di bidang kemahasiswaan berdasarkan wawancara dan kuesioner No.


1

Jumlah dan nama mahasiswa

2


3

Kalender akademik

4

Laporan kemajuan bidang kemahasiswaan

5


6

Informasi kegiatan yang direncanakan

7


8


9


10

Informasi kegiatan/organisasi mahasiswa commit to user

IV-22


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.12 Kebutuhan informasi di bidang kemahasiswaan berdasarkan wawancara dan kuesioner (lanjutan) No.


11

Informasi kebutuhan mahasiswa dan pengguna

12

Prestasi yang dicapai nasional dan internasional

13

Informasi PKM

14

Jumlah PKM lolos

15

PKM tingkat nasional

16

PKM tingkat internasional

17

Informasi lomba

18

Informasi inovasi produk

19

Anggaran dana

20


21

Informasi sumber dana

22

Informasi perusahaan penyedia sumber dana

23

Sponsor

24

Sumbangan dari DIKTI

25


26

Informasi penyerapan beasiswa

27

Penawaran beasiswa

28

Informasi tracer study (umpan balik)

29

Jumlah registrasi tracer study

30


31

Informasi komunitas alumni per wilayah

32

Data alumni yang tersebar dan sukses/bekerja

33

Contact person alumni

34

Hubungan dengan alumni yang berhasil

35

Informasi program CDC

36

Jaringan ke perusahaan

37

Perusahaan yang berpotensi kerjasama ikatan dinas

38

Jumlah perusahaan yang merekrut alumni commit to user

IV-23


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.12 Kebutuhan informasi di bidang kemahasiswaan berdasarkan wawancara dan kuesioner (lanjutan) No.


39

Jumlah alumni yang direkrut

40

Informasi organisasi profesi

41

Informasi organisasi industri

42


43

Infomasi praktisi

44

Informasi soft skill yang dibutuhkan oleh masyarakat

45

Kerjasama dengan pemerintah kota/regional

46

MOU yang telah ada

47

Informasi kejelasan peraturan dan hukum yang berlaku

48

Kejelasan PRGS (Policy Regulacy Guideline SOP)

49

Monitoring

50

Evaluasi

4.2.2 Management Report Proses yang dilakukan dalam management report antara lain pengumpulan konten laporan dalam bidang akademik dan kemahasiswaan. Hasil yang diperoleh dalam pengumpulan konten laporan dijelaskan sebagai berikut. A.

Pelaporan Bidang Akademik Bagian Sistem Informasi Biro Administrasi Akademik UNS menyusun

Laporan Rektor sebagai bagian dari pelaksanaan akuntabilitas dan evaluasi kinerja penyelenggaraan pendidikan tinggi di UNS. Konten dari laporan ini dikaji sebagai salah satu sumber yang membantu dalam identifikasi kebutuhan informasi eksekutif. Konten Laporan Rektor ini secara lengkap disajikan pada lampiran 12. Identifikasi konten Laporan Rektor berdasarkan bidang akademik dilakukan untuk mempermudah identifikasi kebutuhan informasi eksekutif bidang akademik. Hasil identifikasi disajikan dalam tabel 4.13. commit to user

IV-24


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.12 Identifikasi Laporan Rektor di bidang akademik No.

Informasi pada Laporan Rektor Bidang Akademik

1

Capaian akreditasi program studi

2

Rasio keketatan dan peringkat keketatan masuk

3

Perkembangan jumlah prodi

4

Perkembangan jumlah total mahasiswa

5

Perkembangan jumlah mahasiswa S-2 dan S-3

6

Perkembangan rata-rata indeks prestasi kumulatif

7

Perkembangan rata-rata lama studi

8

Perkembangan angka efisiensi edukasi (AEE)

9

Lulusan berpredikat cumlaude

10

Peraihan paten

11

Jurnal ilmiah terbitan program studi/fakultas/ pascasarjana/lembaga/pusat

12

Karya ilmiah dosen UNS yang diterbitkan pada jurnal ilmiah internasional

13

Rekap hasil pelatihan EAP

14

Rekap mahasiswa asing berdasarkan negara, program, jenjang pendidikan

15

Jumlah lulusan doktor yang diluluskan universitas selama 1 tahun terakhir

16

Jumlah mahasiswa asing yang mengikuti program pertukaran mahasiswa

17

Jumlah mahasiswa UNS yang mengikuti program pertukaran mahasiswa

18

Jumlah mahasiswa asing di UNS untuk semua jenjang pendidikan

19

Jumlah total mahasiswa UNS

20

Jumlah perusahaan yang memiliki kerjasama proyek penelitian

21

Jumlah hak paten yang teregister secara nasional maupun internasional

22

Jumlah sitasi yang diindex scopus

23

Jumlah artikel/jurnal dosen UNS

24

Jumlah dana penelitian dari industri

25

Jumlah dana penelitian dari pemerintah

26

Jumlah total dana penelitian

27

Jumlah mahasiswa pascasarjana yang mengikuti pertukaran mahasiswa

28

Jumlah mahasiswa asing pascasarjana commit to user Jumlah mahasiwa pascasarjana

29

IV-25


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.13 Identifikasi Laporan Rektor di bidang akademik (lanjutan) No. Informasi pada Laporan Rektor Bidang Akademik 30

Jumlah keanekaragaman negara

31

Jumlah perjanjian pertukaran mhs ke luar negeri 500 top universitas

32

Jumlah perjanjian pertukaran mhs asing ke UNS 500 top universitas

33

Jumlah kolaburasi riset dengan universitas lain 500 top universitas

34

Keketatan untuk masuk ke UNS

35

Jumlah peminat yang ingin masuk ke UNS untuk semua jenjang

36

Peraihan ranking webometric

37

Ratio dosen - mahasiswa UNS

38

Asal provinsi mahasiswa aktif UNS

39

Rekap asal provinsi smta mahasiswa baru

40

Daftar kerjasama internasional UNS

41

Rata-rata IPK

42

Rata-rata lama studi

43

Kualitas lulusan fakultas dilihat dari rata-rata IPK, RLS, &AEE

44

Jumlah P2M yang berhasil didanai dari berbagai sumber

45

Jumlah penelitian unggulan yang berhasil meraih dana kompetitif Bidang akademik pada level fakultas dan jurusan tidak memiliki pelaporan

berbentuk buku seperti halnya Laporan Rektor. Laporan bidang akademik pada tingkat fakultas lebih bersifat personal dan disampaikan secara langsung dari bawahan ke atasan. Di Fakultas Teknik UNS, laporan lisan diberikan hampir setiap hari oleh kepala sub bagian pendidikan kepada pembantu dekan I. Meskipun demikian, setiap tahun disusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) yang merupakan laporan pertanggungjawaban Fakultas Teknik UNS sebagai institusi pendidikan tinggi terhadap para stakeholder. Konten atau isi dari laporan ini dikaji sebagai salah satu sumber yang membantu dalam identifikasi kebutuhan informasi eksekutif. Konten atau isi dari laporan ini disajikan pada lampiran 13. Identifikasi konten LAKIP berdasarkan bidang akademik dilakukan untuk mempermudah identifikasi kebutuhan informasi eksekutif bidang akademik. Hasil commit identifikasi disajikan dalam tabel 4.14. to user

IV-26


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.14 Identifikasi LAKIP di bidang akademik No.

Informasi pada LAKIP Bidang Akademik

1

Data mahasiswa regular dan transfer semua prodi

2

Akreditasi prodi

3

Daftar pengguna lulusan

4

Jumlah prodi

5

Jumlah negara asing yang melakukan kerjasama

6

Sebaran pakar dalam kuliah umum

7

Jumlah tugas akhir yang dipublikasikan

8

Jumlah riset unggulan

9

Jumlah publikasi jurnal nasional yang terakreditasi

10

Rasio buku dengan mahasiswa

11

Peringkat webomatric

B.

Pelaporan Bidang Kemahasiswaan Sebagaimana pada pelaporan bidang akademik, Laporan Rektor juga

mencakup bidang kemahasiswaan. Oleh karena hal tersebut, konten atau isi dari Laporan Rektor ini dikaji sebagai salah satu sumber yang membantu dalam identifikasi kebutuhan informasi eksekutif. Identifikasi konten Laporan Rektor berdasarkan bidang kemahasiswaan dilakukan untuk mempermudah identifikasi kebutuhan informasi eksekutif bidang kemahasiswaan. Terdapat 27 informasi yang teridentifikasi dari proses ini. Hasil identifikasi selengkapnya disajikan dalam tabel 4.15. Biro Administrasi Kemahasiswaan UNS juga memiliki laporan yang disampaikan kepada Pembantu Rektor III. Konten dari laporan ini hampir sama dengan Laporan Rektor akan tetapi lebih detail. Konten atau isi dari laporan ini disajikan pada lampiran 14, dan dikaji sebagai salah satu sumber yang membantu dalam identifikasi kebutuhan informasi eksekutif. Tabel 4.15 Identifikasi Laporan Rektor di bidang kemahasiswaan No.

Informasi pada Laporan Rektor Bidang Kemahasiswaan

1

Masa tunggu lulusan UNS

2

Peningkatan jumlah penerima beasiswa commit to user

IV-27


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.15 Identifikasi Laporan Rektor di bidang kemahasiswaan (lanjutan) No.

Informasi pada Laporan Rektor Bidang Kemahasiswaan

3

Perkembangan jumlah penerima beasiswa dari berbagai yayasan/instansi

4

Perolehan prestasi mahasiswa di tingkat nasional

5

Perolehan prestasi mahasiswa di tingkat internasional

6

Jumlah organisasi kemahasiswaan

7

Jumlah pembimbing karir

8

Proporsi lulusan yang bekerja

9

Prosentase lulusan yang melanjutkan sekolah

10

Jumlah mahasiswa UNS (perempuan)

11

Jumlah mahasiswa UNS (laki-laki)

12

Jumlah mahasiswa asing yang mengikuti program pertukaran mahasiswa

13

Jumlah mahasiswa UNS mengikuti program pertukaran ke luar negeri

14


15

Prosentase kepuasan mahasiswa atas kualitas pendidikan

16

Prosentase kepuasan mahasiswa atas pelayanan universitas

17

Jumlah mahasiwa dan jumlah nominal beasiswa

18

Pengabdian dan pagelaran kebudayaan

19

Dana pengabdian & pagelaran kebudayaan +/-200 km dari universitas

20

Jumlah dana alumni

21

Jumlah mahasiswa pascasarjana mengikuti program pertukaran ke luar

22

Jumlah mahasiswa asing pascasarjana

23

Jumlah mahasiwa pascasarjana

24

Jumlah perjanjian pertukaran mahasiswa ke luar 500 top universitas

25

Jumlah perjanjian pertukaran mahasiswa asing ke UNS 500 top universitas

26

Rekapitulasi penerimaan beasiswa UNS

27

Rekap dana kasih dan asuransi kesehatan

Bidang kemahasiswaan pada level fakultas dan jurusan lebih bersifat personal dan disampaikan secara langsung dari bawahan ke atasan. Fakultas commit to user

IV-28


digilib.uns.ac.id

Teknik UNS memiliki laporan periodik satu bulan atau tiga bulan dari kepala sub bagian kemahasiswaan kepada pembantu dekan III. Tidak ada format baku atau terstruktur yang digunakan sebagai media pelaporan. Meskipun demikian, sebagaimana pelaporan bidang akademik, laporan secara periodeik ini kemudian dikumpulkan oleh bagian kemahasiswaan dan hasil akhir pelaporan periodik ini setiap tahun disusun dalam Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP). Oleh karena itu konten atau isi dari laporan LAKIP ini dikaji sebagai salah satu sumber yang membantu dalam identifikasi kebutuhan informasi eksekutif. Identifikasi konten LAKIP berdasarkan bidang kemahasiswaan dilakukan untuk mempermudah identifikasi kebutuhan

informasi eksekutif bidang

kemahasiswaan. Hasil identifikasi disajikan dalam tabel 4.16. Tabel 4.16 Identifikasi LAKIP di bidang kemahasiswaan No.

Informasi pada LAKIP Bidang Kemahasiswaan

1

Waktu tunggu lulusan

2

Jumlah penghargaan tingkat nasional yang diterima mahasiswa

3

Jumlah penghargaan tingkat internasional yang diterima mahasiswa

4

Jumlah penghargaan mahasiswa berprestasi

5

Donasi dari alumni

6

Distribusi alokasi dana kegiatan kemahasiswaan

7

Keikut sertaan mahasiswa dalam kegiatan nasional

8

Realisasi Beasiswa PPA dan BBM

9

Daftar penerima beasiswa

4.2.3 Penyusunan Konseptual Kebutuhan Informasi Eksekutif Langkah selanjutnya adalah menggabungkan kebutuhan informasi, yaitu dari hasil wawancara dengan informasi dari Laporan Rektor dan LAKIP. Salah satu contoh penggabungan informasi hasil wawancara dengan Laporan Rektor dan LAKIP di bidang akademik disajikan dalam tabel 4.17 dan contoh penggabungan informasi hasil wawancara dengan Laporan Rektor dan LAKIP di bidang kemahasiswaan disajikan dalam tabel 4.18. commit to user

IV-29


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.17 Penggabungan informasi hasil wawancara dengan Laporan Rektor dan LAKIP (bidang akademik) Wawancara Laporan Rektor LAKIP Rasio ketetatan

Ratio keketatan dan peringkat

pendaftaran

keketatan masuk UNS Keketatan untuk masuk ke UNS Jumlah peminat yang ingin masuk ke UNS untuk semua jenjang

Daya tampung Jumlah dan nama

Perkembangan jumlah total

mahasiswa

mahasiswa UNS

Data mahasiswa semua prodi

Perkembangan jumlah mahasiswa S-2 dan S-3 UNS Rekap mahasiswa asing berdasarkan asal negara, program dan jenjang pendidikan Jumlah total mahasiswa UNS Jumlah mahasiswa asing pascasarjana Jumlah mahasiswa UNS (perempuan) Jumlah mahasiswa UNS (laki-laki) Jumlah mahasiswa asing di UNS Jumlah mahasiwa pascasarjana Jumlah keanekaragaman negara Asal provinsi mahasiswa aktif UNS Rekap asal provinsi smta mahasiswa (…dan seterusnya)

baru

Berdasarkan langkah penggabungan ini dapat ditinjau kebutuhan informasi hasil wawancara yang belum disajikan dalam pelaporan baik Laporan Rektor maupun LAKIP. Laporan bidang kemahasiswaan yang diperoleh dari Biro Administrasi Kemahasiswaan (BAK) digunakan untuk memperkaya detail laporan commit to user kemahasiswaan yang tersaji dalam Laporan Rektor. Oleh karena itu, penambahan IV-30


digilib.uns.ac.id

detail laporan BAK dilakukan setelah selesainya langkah penggabungan informasi hasil wawancara dengan Laporan Rektor dan LAKIP bidang kemahasiswaan. Proses penggabungan informasi secara lengkap disajikan dalam Lampiran 15. Tabel 4.18 Penggabungan informasi hasil wawancara dengan Laporan Rektor dan LAKIP (bidang kemahasiswaan) Wawancara Laporan Rektor LAKIP Jumlah dan nama

Jumlah mahasiswa UNS

Data mahasiswa

mahasiswa

(perempuan)

semua prodi

Jumlah mahasiswa UNS (laki-laki) Jumlah mahasiswa asing di UNS untuk semua jenjang pendidikan Jumlah mahasiswa asing pascasarjana Jumlah mahasiwa pascasarjana Jumlah mahasiswa asing yang mengikuti program pertukaran Laporan kemajuan bidang kemahasiswaan

Prosentase kepuasan mahasiswa atas kualitas pendidikan

Prosentase kepuasan mahasiswa atas pelayanan universitas Informasi kegiatan/organisasi


mahasiswa Jumlah perjanjian untuk Rasio dosen dengan

pertukaran mahasiswa UNS ke

mahasiswa

luar negeri yang termasuk 500 top universitas Jumlah perjanjian pertukaran mahasiswa asing ke UNS yang

(…dan seterusnya)

termasukcommit 500 toptouniversitas user

IV-31

Distribusi alokasi dana kegiatan kemahasiswaan Keikut sertaan mahasiswa dalam kegiatan nasional


digilib.uns.ac.id

Hasil akhir penggabungan dikelompokkan berdasarkan informasi sejenis atau kesamaan topik. Pemberian nomor identitas dilakukan untuk mempermudah dan menyederhanakan setiap informasi yang disajikan. Pemberian nomor identitas dilakukan sebagai berikut: 1. Informasi internal pada setiap bidang diberi huruf awal “I” sedangkan informasi eksternal diberi huruf “E”. 2. Nomor bidang diberikan setelah huruf, yaitu nomor “4” menunjukkan bidang akademik dan nomor “5” menunjukkan bidang kemahasiswaan. 3. Nomor informasi diberikan setelah nomor bidang untuk menunjukkan nomor identitas informasi yang terdapat pada setiap bidang.

Isi informasi Nama Kelompok Nomor informasi Nomor bidang Internal Gambar 4.7 Pemberian nomor informasi Gambar 4.7 menunjukkan pemberian nomor informasi. Nomor informasi yang tersaji adalah I.04.001 yang berarti merupakan informasi eksternal bidang akademik dengan nama kelompok informasi rasio ketetatan pendaftaran dan nomor informasi 001. Detail informasi tersebut berisi peringkat ketetatan masuk ke UNS, jumlah peminat yang ingin masuk ke UNS pada semua jenjang, daya tamping prodi, dan rasio ketetatan masuk ke UNS. Langkah penomoran informasi eksternal sama dengan langkah penomoran informasi internal. Contoh hasil akhir penggabungan informasi untuk bidang akademik commit to user disajikan pada tabel 4.19 dan contoh hasil akhir penggabungan informasi untuk

IV-32


digilib.uns.ac.id

bidang kemahasiswaan disajikan pada tabel 4.20. Terdapat empat belas kelompok informasi internal pada bidang akademik dan lima kelompok informasi internal pada bidang kemahasiswaan seperti diuraikan pada tabel 4.21. Identifikasi informasi eksternal dilakukan dari setiap informasi yang telah dibangun. Hasil identifikasi informasi eksternal disajikan pada tabel 4.34 dan tabel 4.35. Hasil akhir penggabungan informasi beserta isi informasi dan penomoran untuk setiap informasi selengkapnya disajikan pada lampiran 16. I

Tabel 4.19 Hasil penggabungan informasi bidang akademik 04 Rasio ketetatan pendaftaran Peringkat keketatan untuk masuk ke UNS Rasio

Jumlah peminat yang ingin masuk ke UNS untuk semua jenjang Daya tampung

001 ketetatan pendaftaran

Ratio keketatan untuk masuk ke UNS I

04 Jumlah dan nama mahasiswa Perkembangan Perkembangan jumlah total mahasiswa UNS 002 jumlah

003

mahasiswa

Perkembangan jumlah mahasiswa berdasarkan program dan jenjang pendidikan

Mahasiswa

Perkembangan jumlah total mahasiswa asing

Asing

Rekap mahasiswa asing berdasarkan asal negara, program dan jenjang pendidikan

I

04 IPK Mahasiswa

I

04 Rata-rata lama studi - masa tunggu

I

04 (…..dan seterusnya)

I

Tabel 4.20 Hasil penggabungan informasi bidang kemahasiswaan 05 Jumlah dan nama mahasiswa

001

Jumlah Mahasiswa

Jumlah mahasiswa UNS total Jumlah mahasiswa UNS berdasarkan jenis kelamin Jumlah mahasiwa berdasarkan jenjang pendidikan

002


003 …….. I

05 Kalender akademik

commit to user

IV-33


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.20 Hasil penggabungan informasi bidang kemahasiswaan (lanjutan) I 05 Kalender akademik 004 Kalender akademik I

05 Laporan kemajuan bidang kemahasiswaan 005 Informasi kegiatan baku 006 Informasi kegiatan tambahan 007 (…dan seterusnya) Tabel 4.21 Nama dan nomor informasi internal bidang akademik

No. Urut

No. Informasi

Nama Informasi

Rasio Ketetatan Pendaftaran 1

I .

04

.

001

Rasio ketetatan pendaftaran

Jumlah dan nama mahasiswa 2

I .

04

.

002

Perkembangan jumlah mahasiswa

3

I .

04

.

003

Mahasiswa asing

4

I .

04

.

004

Keanekaragaman provinsi dan negara

5

I .

04

.

005


IPK Mahasiswa 6

I .

04

. 006

Perkembangan dan rata-rata IPK

7

I .

04

. 007

Cumlaude dan DO

8

I .

04

. 008

AEE dan Kualitas Lulusan Fakultas

Rata-rata lama studi – masa tunggu 9

I .

04

. 009

Perkembangan rata-rata lama studi

10

I .

04

. 010


Kalender Akademik 11

I .

04

. 011

Kegiatan pada Kalender akademik

Informasi penelitian dan P2M, paten dan jurnal 12

I .

04

. 012

Kegiatan penelitian/pengabdian

13

I .

04

. 013

14

I .

04

. 014

15

I .

04

. 015

Kerjasama pihak fakultas dengan laboratorium pusat Jumlah kolaburasi riset universitas lain yang merupakan 500 top universitas commit todana user penelitian Penyerapan

IV-34


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.21 Nama dan nomor informasi internal bidang akademik (lanjutan) No. No. Informasi Nama Informasi Urut 16

I .

04

. 016

17

I .

04

. 017

Jumlah hak paten yang teregister nasional/internasional Jurnal ilmiah prodi/fakultas/lembaga

18

I .

04

. 018

Jurnal ilmiah dosen Nasional

19

I .

04

. 019

Jurnal ilmiah dosen Internasional

20

I .

04

. 020

Jurnal internasional yang bisa diakses

Kerjasama akademik 21

I .

04

. 021

22

I .

04

. 022

Jumlah perusahaan yang memiliki kerjasama penelitian Informasi kebutuhan dari UNS

23

I .

04

. 023

Informasi PKM

24

I .

04

. 024

Penawaran beasiswa studi lanjut

25

I .

04

. 025

MOU yang telah ada

26

I .

04

. 026

Daftar kerjasama internasional UNS

27

I .

04

. 027

Jumlah negara asing yang melakukan kerjasama

28

I .

04

. 028

Pertukaran mahasiswa

Kurikulum 29

I .

04

. 029


30

I .

04

. 030


31

I .

04

. 031

Info KKN

32

I .

04

. 032

Rekap hasil pelatihan EAP

33

I .

04

. 033

Rasio buku dengan mahasiswa

34

I .

04

. 034

Data sarana dan prasarana

35

I .

04

. 035


36

I .

04

. 036


37

I .

04

. 037


38

I .

04

. 038


Kebutuhan pasar dunia dan regional 39

I .

04

. 039

Daftar pengguna lulusan

40

I .

04

. 040

Hubungan dengan commit to user komunitas alumni

IV-35


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.21 Nama dan nomor informasi internal bidang akademik (lanjutan) No. No. Informasi Nama Informasi Urut Beasiswa 41

I

. 04 .

041

Peningkatan jumlah penerima beasiswa

42

I

. 04 .

042

Jumlah penerima beasiswa dan jumlah beasiswa

Capaian akreditasi program studi 43

I

. 04 .

043

Akreditasi

44

I

. 04 .

044

Jumlah prodi

Prestasi yang dicapai UNS 45

I

. 04 .

045

46

I

. 04 .

046

Perolehan prestasi mahasiswa nasional/internasional Grade universitas (webometric, PHES, THES)

47

I

. 04 .

047

Statistik klik

Monitoring 48

I

. 04 .

048

Hasil audit internal

49

I

. 04 .

049

Kinerja yang telah dilaksanakan

Anggaran dana akademik 50

I

. 04 .

050


51

I

. 04 .

051


52

I

. 04 .

052

Trend penyerapan anggaran dana penelitian

Tabel 4.22 Nama dan nomor informasi internal bidang kemahasiswaan No.

No. Informasi

Urut

Nama Informasi

Jumlah dan nama mahasiswa 53

I

. 05 .

001

Jumlah mahasiswa

54

I

. 05 .

002

Jumlah mahasiswa asing

55

I

. 05 .

003


56

I

. 05 .

004

Pertukaran mahasiswa

Kalender akademik 57

I

. 05 .

005

Kalender akademik

Laporan kemajuan bidangcommit kemahasiswaan to user

IV-36


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.22 Nama dan nomor informasi internal bidang kemahasiswaan (lanjutan) No. No. Informasi Nama Informasi Urut Laporan kemajuan bidang kemahasiswaan 58

I

. 05 .

006


59

I

. 05 .

007


60

I

. 05 .

008


61

I

. 05 .

009

62

I

. 05 .

010

63

I

. 05 .

011

64

I

. 05 .

012

Perjanjian pertukaran mahasiswa

65

I

. 05 .

013


66

I

. 05 .

014

Informasi kegiatan/organisasi mahasiswa

67

I

. 05 .

015

Jumlah penghargaan mahasiswa berprestasi

68

I

. 05 .

016

Kegiatan bidang Penalaran

69

I

. 05 .

017

Prestasi bidang penalaran

70

I

. 05 .

018

Kegiatan UKM

71

I

. 05 .

019

Prestasi Bidang Olahraga

72

I

. 05 .

020

Prestasi Bidang Seni

73

I

. 05 .

021

Dana Kasih

74

I

. 05 .

022

Asuransi

75

I

. 05 .

023

Beasiswa

76

I

. 05 .

024

Keringanan

77

I

. 05 .

025

Kegiatan pengabdian

78

I

. 05 .

026

Pengabdian dan pagelaran kebudayaan

79

I

. 05 .

027

Kegiatan IKA UNS

80

I

. 05 .

028

81

I

. 05 .

Informasi pencapaian target kinerja organisasi Prosentase kepuasan mahasiswa Distribusi alokasi dana kegiatan kemahasiswaan

Informasi tracer study (jumlah registrasi, masa tunggu, prosentase lulusan bekerja/sekolah) 029 Jumlah dana alumni commit to user

IV-37


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.22 Nama dan nomor informasi internal bidang kemahasiswaan (lanjutan) No. No. Informasi Nama Informasi Urut Informasi program CDC 82

I

. 05 . 030 Jumlah pembimbing karir

83

I

. 05 . 031 Perusahaan kerjasama

84

I

. 05 . 032 MOU yang telah ada

85

I

. 05 . 033 Kerjasama dengan pemerintah kota/regional

Anggaran dana kemahasiswaan 86

I

. 05 . 034 Pelaksanaan anggaran

87

I

. 05 . 035 Informasi peraihan sumber dana Tabel 4.23 Informasi eksternal bidang kemahasiswaan

No.

No. Informasi

Urut

Nama Informasi

Laporan kemajuan bidang kemahasiswaan 1

E

. 05 .

001

Informasi kebutuhan mahasiswa

2

E

. 05 .

002

Informasi kesempatan kontribusi

3

E

. 05 .

003

Informasi Tracer study

Informasi program CDC 4

E

. 05 .

004

5

E

. 05 .

005

6

E

. 05 .

006

Informasi organisasi berpotensi kerjasama Data kebutuhan masalah masyarakat yang perlu diteliti Perusahaan yang berpotensi kerjasama ikatan dinas

Tabel 4.24 Informasi eksternal bidang akademik No.

No. Informasi

Urut

Nama Informasi


E

. 04 . 001 Hubungan dengan universitas lain

2

E

. 04 . 002

Informasi daerah binaan yang sudah terjalin dan berpotensi commit to user

IV-38


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.24 Informasi eksternal bidang akademik (lanjutan) No.

No. Informasi

Urut

Nama Informasi


E

. 04 . 003 Kebutuhan universitas lain

4

E

. 04 . 004 Informasi lomba

Kurikulum program studi 5

E

. 04 . 005 Softskill Fakultas (Infomasi praktisi)


7

. 04 . 006 Data kebutuhan masalah masyarakat yang perlu diteliti E . 04 . 007 Informasi soft skill yang dibutuhkan oleh masyarakat Monitoring

8

E

6

4.3

E

. 04 . 008 Daftar pengguna lulusan

Matrik Kebutuhan Informasi Eksekutif Checklist dipergunakan sebagai metode pemilahan jenis informasi

`berdasarkan pengguna. Proses checklist ini dilakukan berdasarkan struktur organisasi dan tugas pokok organisasi setiap pengguna SIE. Kebutuhan informasi bagi setiap pengguna berbeda dan checklist ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi pembangunan SIE secara keseluruhan. Proses checklist dilakukan oleh Bagian Sistem Informasi Biro Administrasi dan Perancangan Sistem Informasi UNS. Hasil checklist disajikan pada tabel 4.37 dan secara lengkap tersaji pada lampiran 17.

commit to user

IV-39

I I I I

04

04 04 04 05

I

05

I I

05 05

Rasio ketetatan pendaftaran Peringkat keketatan untuk masuk ke UNS Rasio Jumlah peminat yang ingin masuk ke UNS untuk semua jenjang 001 ketetatan Daya tampung pendaftaran Ratio keketatan untuk masuk ke UNS Jumlah dan nama mahasiswa Perkembangan Perkembangan jumlah total mahasiswa UNS 002 jumlah Perkembangan jumlah mahasiswa berdasarkan program dan jenjang mahasiswa pendidikan Perkembangan jumlah total mahasiswa asing UNS Mahasiswa 003 Rekap mahasiswa asing berdasarkan asal negara, program dan jenjang Asing pendidikan IPK Mahasiswa (…..dan seterusnya) Anggaran dana akademik Jumlah dan nama mahasiswa 001 Jumlah mahasiswa UNS total Jumlah Jumlah mahasiswa UNS berdasarkan jenis kelamin Mahasiswa Jumlah mahasiwa berdasarkan jenjang pendidikan 002 ……… Kalender akademik 003 Kalender akademik …………. Anggaran dana kemahassiwaan

IV-40

Pembantu Rektor I

I

04

Rektor I

Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III Pembantu Rektor IV Ketua LPPM Ketua LPP Lab. Pusat MIPA Mata Kuliah Umum P2B UNS Press Komputer Perpustakaan Dekan Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III Ketua Jurusan

Tabel 4.25 Matrik kebutuhan informasi eksekutif

√ √ √ √

√ √ √ √

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√ √

√

√

√

√

√ √

√

√ √ √ √

√ √ √ √

√ √ √ √ √

√ √

√ √

√ √ √

√ √ √

√ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √

√

√

√

√ √

√ √ √

√ √

√ √ √ √

√

√ √ √ √

√ √ √ √

√ √ √ √

√

√ √

√ √ √

√

√ √

√ √ √

√

√ √

√

√

√

√ √

√

√

√ √ √ √ √ √

√ √ √ √

√ √ √ √

√ √ √


4.4

digilib.uns.ac.id

Menyusun Kerangka Konseptual SIE Kerangka

konseptual

kebutuhan

informasi

dibangun

berdasarkan

pengolahan data sebelumnya. Kerangka konseptual informasi SIE disusun dengan menghubungkan hasil identifikasi kebutuhan informasi eksternal dan internal bagi eksekutif dan management report dengan hasil identifikasi existing information system. Kerangka konseptual informasi SIE bertujuan melihat kebutuhan informasi apa saja yang ditunjang atau yang seharusnya ditunjang oleh sistem informasi.

Kerangka

konseptual

informasi

SIE

dibangun

tidak

hanya

mempergunakan informasi dalam bidang akademik dan kemahasiswaan saja, melainkan juga mempergunakan informasi bidang keuangan, kepegawaian dan perlengkapan. Informasi ini merupakan hasil penelitian yang dilakukan oleh Samuel Agung Suretno dengan judul penelitian Perancangan Konseptual Sistem Informasi Eksekutif Bidang Keuangan, Kepegawaian, Umum dan Perlengkapan di Universitas Sebelas Maret dengan Menggunakan Wetherbe’s Approach. Kerangka konseptual informasi disajikan pada gambar 4.8. Hasil kerangka konseptual informasi bagi eksekutif menunjukkan bahwa beberapa kebutuhan informasi internal eksekutif telah didukung oleh existing information system seperti, Siakad, SPPKM, Wasdipa BLU, SIMPEG PLUS, SIMAK BMN. Selain hal tersebut, terdapat pula informasi eksternal yang dapat diperoleh dari external system. Setiap sistem di atas memiliki database yang tidak terintegrasi antara satu dengan yang lain. Maksud dari tidak terintegrasi dalam hal ini adalah database pada sistem yang berbeda memiliki enkode yang tidak sama satu dengan yang lain. Oleh karena hal tersebut, data warehouse diperlukan untuk menyaring data dan menyamakan enkode dengan satu format sehingga menjadi terstandar dan konsisten. SIE membutuhkan aplikasi tertentu untuk mengolah data dalam data warehouse sehingga dapat memberikan output yang diinginkan. Piranti OLAP dapat dipergunakan sebagai pilihan piranti dalam proses pembangkitan query, permintaan laporan khusus dan grafik, dan melakukan analisis statistik. OLAP mengacu pada aktivitas yang umumnya mengacu kepada pengguna akhir, dan dalam pembahasan ini adalah eksekutif. commit to user

IV-41


digilib.uns.ac.id

Eksternal SI

Eksternal SI

Eksternal SI

Sumber Dana Beasiswa I.01.014

I.01.016

aran Dana I.01.015

Eksternal SI

Kerjasama

E.01.002

I.01.0017

I.01.0020

I.01.0018

I.01.021

I.01.0019

E.01.003

01.008

I.01.030

I.01.036

I.01.031

I.01.037

I.01.032

I.01.038

Anggaran Dana kemahasiswaan

Eksternal SI

Informasi program CDC

01.009

I.01.033

I.01.039

01.010

I.01.034

I.01.040

01.011

I.01.035

Laporan kemajuan bidang kemahasiswaan I. 05. 006

I.

I. 05. 030

I. 05. 032

I. 05. 007

I

I. 05. 031

I. 05. 033

I. 05. 008

I

E. 05. 004

E. 05. 005

I. 05. 009

I

I. 05. 010

I

I. 05. 034

I. 05. 035

Ju mlah & nama mahasi swa I. 05. 001

I. 05. 003

I. 05. 002

I. 05. 004

Kalender akademik

E. 05. 006

I. 05. 005

01.012 I. 05. 011

I

I. 05. 012

I.

I. 05. 013

I

I. 05. 014

I

I. 05. 015

I

I. 05. 016

I

01.013 01.001

WA SD BL IP A U

Penelitian 01.026 01.027

I. 05. 017

I

01.028

E. 05. 001

E

SIA KA D

01.029

E. 05. 002

masi Bidang lain

Rasio ketetatan p endaftaran I. 04. 001

Jumla h dan nama mahasiswa

ga Pengajar .02.010

I. 04. 002

I.

I. 04. 003

I. 04

.02.011

IPK Mahasiswa

.02.012

SIM PL PEG US

.02.013 .02.014 .02.015

I. 04. 006

I.

I. 04. 008

Kalender akademik

.02.016

I. 04. 011

.02.017 .02.018

Anggaran dana aka demik I. 04. 050

Administrasi

I. 04

I. 04. 052 02.021 02.022

Informasi penelitian dan P2M, Paten, Jurnal

si Bidang ian Lain-lain 02.026 02.001 02.002

I. 04. 012

I.

I. 04. 013

I.

I. 04. 014

I.

I. 04. 015

I.

I. 04. 016

SP PK M

SI M BM AK N

an Prasarana

Kerjasama akademik

03.017

I. 04. 021

03.018

I. 04. 022

I.

03.019

I. 04. 023

E.

03.020

I. 04. 024

E

03.021

I. 04. 025

E

I. 04. 026

E

03.022 03.001

Laboratorium I.03.023

Bangunan Gedung

I.03.026

I.03.024

I.03.027

I.03.025

E.03.002

Eksternal SI

Perpustakaan

I.03.028

I.03.0030

I.03.001

I.03.006

I.03.029

I.03.0031

I.03.002

I.03.007

I.03.003

I.03.008

Informasi Bidang Perlengkapan Lain-lain I.03.0032

I.03.004

I.03.009

Prestasi yan g dicapai UNS I. 04. 045

I. 04. 046

Beasiswa I. 04. 041

I. 04. 042

Rata-rata lama studi masa tunggu I. 04. 009

Capaian akreditasi pro gram studi

Kebu tuhan pasar d unia d an region al E. 04. 006

Mo nitorin g

I. 04. 039 I. 04. 048

I.03.005

I. 04. 0010

I. 04. 047

I. 04. 043

I. 04. 044

E. 04. 007

I. 04. 049

I. 04. 034

I. 04. 030

I. 04. 035

I. 04. 031

I. 04. 036

I. 04. 032

I. 04. 037

I. 04. 033

I. 04. 038

E. 04. 005

Eksternal SI Eksternal SI Eksternal SI

Gambar 4.8 Kerangka konseptual informasi SIE IV-42

I. 04. 029

I. 04. 040 E. 04. 007

commit to user


Eksternal SI

I.


digilib.uns.ac.id

Identifikasi kebutuhan informasi yang diperlukan oleh eksekutif menjadi penting agar aplikasi OLAP dapat diimplementasikan dengan maksimal dengan data warehouse yang efektif. Dengan mengetahui kebutuhan informasi eksekutif, maka data warehouse dapat melakukan kegiatan penyaringan data atau informasi dan mengintegrasikan data/informasi yang dibutuhkan oleh aplikasi. Gambar 4.9 menunjukkan kerangka konsep EIS di UNS.

Gambar 4.9 Kerangka konsep SIE

4.5

Membangun Desain Antarmuka SIE Desain antarmuka merupakan saran visualisasi SIE yang dibangun

menggunakan Visual Basic 6. Fungsi desain antarmuka ini adalah untuk menunjukkan output SIE yang ramah pengguna dan memiliki kemampuan drill down. Kemampuan drill down atau menggali lebih dalam, sebaiknya dibuat sesuai dengan kebutuhan eksekutif, khususnya untuk menunjang keputusan strategis. Isi atau konten dalam desain antarmuka dibuat selaras dengan matrik commit to user kebutuhan informasi eksekutif yang terdapat pada pengolahan data sebelumnya. IV-43


digilib.uns.ac.id

Matrik kebutuhan informasi eksekutif berbeda untuk setiap eksekutif, sehingga idealnya desain antar muka juga dibuat berbeda untuk setiap eksekutif. Matrik kebutuhan informasi yang dipergunakan dalam desain antarmuka tidak hanya mempergunakan matrik kebutuhan dalam bidang akademik dan kemahasiswaan saja, melainkan juga mempergunakan matrik kebutuhan informasi bidang keuangan, kepegawaian dan perlengkapan. Matrik kebutuhan informasi bidang keuangan, kepegawaian dan perlengkapan ini merupakan hasil penelitian yang dilakukan oleh Samuel Agung Suretno dengan judul penelitian Perancangan Konseptual Sistem Informasi Eksekutif Bidang Keuangan, Kepegawaian, Umum dan Perlengkapan di Universitas Sebelas Maret dengan Menggunakan Wetherbe’s Approach. Desain antarmuka sistem informasi eksekutif UNS ditampilkan pada gambar 4.10 dan gambar 4.11.

Gambar 4.10 Antarmuka login pengguna

Gambar 4.11 Antarmuka informasi bidang akademik

commit to user

IV-44

PERANCANGAN KONSEPTUAL SISTEM INFORMASI

Recommend Documents