PERTEMUAN I SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PERTEMUAN I SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1.

Definisi Sistem, Prosedur dan Sistem Akuntansi W. Gerald Cole mengemukakan“Sistem adalah suatu kerangka dari prosedurprosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.” “Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan klerikal (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi”. Sedangkan Howard F. Settler: “Sistem akuntansi adalah formulirformulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kegiatan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditor, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi”

2.

Unsur-unsur Sistem akuntansi Unsur suatu sistem akuntansi adalah : 1. Formulir 2. Jurnal 3. Buku besar 4. Buku pembantu 5. Laporan. Elemen-Elemen Sistem Akuntansi Sistem Akuntansi Utama : § Laporan keuangan & lap. Lainnya. § Klasifikasi rekening,riel & nominal § Buku besar (umum & pembantu)

STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 1

§ Jurnal § Bukti transaksi Sistem Penjualan & Penerimaan Kas § Order penjualan, perintah pengiriman & pembuatan faktur (penagihan) § Distribusi penjualan § Piutang § Penerimaan uang dan pengawasan kredit Sistem Pembelian & Pengluaran Kas § Order pembelian & lap. Pnrm. brg § Distribusi pembelian dan biaya § Utang (voucher) § Prosedur pengeluaran uang Sistem Pencatatan Waktu & Penggajian : § Personalia § Pencatatan waktu § Penggajian § Distribusi gaji dan upah Sistem Produksi dan Be Produksi : § Order produksi § Pengawasan persediaan § Akuntansi biaya Tujuan Sistem Akuntansi Dalam mewujudkan sistem akuntansi yang baik, pada dasarnya harus mengetahui pembangun sistem akuntansi itu sendiri, sistem akuntansi erat hubungannya dengan kerjasama manusia dengan sumber daya lainnya didalam suatu

perusahaan

untuk

mewujudkan

tujuan

perusahaan. Tujuan

sistem

akuntansi merupakan suatu tujuan yang berdasarkan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 2

Dari setiap sistem akuntansi yang terdiri dari berbagai sistem mempunyai tujuan

yang

sama, sistem

akuntansi sendiri

dibuat

oleh manajemen dalam

mengelola perusahaannya, maka dari itu untuk lebih jelasnya, tujuan sistem akuntansi dapat dikemukakan dibawah ini. Tujuan

sistem

akuntansi

yang

dikemukakan

oleh Mulyadi dalam

bukunya Sistem Akuntansi (2001:20) adalah : “Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi mempunyai tujuan utama sebagai berikut : 1.

Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru

2.

Untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya

3.

Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekkan intern, yaitu untuk memperbaiki menyediakan

tingkat

keandalan (reability) informasi

catatan

lengkap

mengenai

akuntansi,

dan

untuk

pertanggungjawaban

dan

perlindungan kekayaan perusahaan 4.

Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.” Dari uraian tujuan sistem akuntansi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan faktor utama pendorong agar manajemen perusahaan dapat menghasilkan informasi akuntansi yang terstruktur dan mengandung arti.

3.

Formulir, jurnal, buku besar dan buku pembantu Unsur dari sebuah sistem akuntansi adalah formulir, catatan (yang terdiri jurnal, buku besar dan buku pembantu), serta laporan. 

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini, peristiwa yang terjadi dalam organisasi didokumentasikan

ke

dalam

catatan.

Contoh

formulir

adalah:

faktur

digunakan

untuk

penjualan, bukti kas keluar, dan cek. 

Jurnal merupakan

catatan

akuntansi

pertama

yang

mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Seperti telah disebutkan diatas, sumber informasi pencatatan jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Jurnal ini kemudian di-posting ke STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 3

akun yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum. 

Buku besar (general ledger) terdiri dari akun-akun yang digunakn untuk mengklasifikasi data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Perkiraan-perkiraan dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.



Buku Pembantu, jika data keuangan diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dan akun-akun pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Sebagai contoh, jika rekening piutang dagang yang tercantum dalam neraca perlu nama debitur secara lebih detil, maka dapat dibentuk buku pembantu piutang yang berisi data tiap-tiap debitur tersebut.



Laporan. Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca (laporan posisi keuangan), laporan rugi laba (laporan aktivitas), laporan realisasi anggaran, daftar piutang dan hutang, misalnya. Laporan akan berisi informasi yang merupakan keluaran akhir dari sistem akuntansi.

4.

Simbol bagan alir dokumen


Page | 4

Pengertian dan Definisi Flowchart Flowchart atau Bagan alir adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir (flowchart) digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Ada beberapa jenis flowchart diantaranya: 1.

Bagan alir sistem (systems flowchart).

2.

Bagan alir dokumen (document flowchart).

3.

Bagan alir skematik (schematic flowchart).

4.

Bagan alir program (program flowchart).

5.

Bagan alir proses (process flowchart).

System Flowchart System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Document Flowchart Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Schematic Flowchart Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 5

Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya. Program Flowchart Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program

(program logic flowchart) dan bagan alir program

komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar berikut menunjukkan bagan alir logika program. Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flow-chart) digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram. Process Flowchart Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Simbol dan Notasi Flowchart Dipakai sebagai alat Bantu menggambarkan proses di dalam program. Dan dibagi menjadi tiga kelompok : ♦ Flow Direction Symbols ♦ dipakai untuk menggabungkan antara symbol yang satu dengan symbol lainnya

Symbol Off-line Connector ( Simbol untuk keluar/masuk prosedure atau proses dalam lembar/halaman yang lain) STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 6

Symbol

Connector (Simbol

untuk

keluar/masuk

prosedur

atau

proses

dalam lembar/halaman yang sama)

♦ Processing symbols ♦ Menunjukkan

jenis

operasi

pengolahan

dalam

suatu

prosedur

Symbol Process (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer)

Symbol

Manual

Operation (Simbol

yang

menunjukkan

pengolahan

yang tidak dilakukanoleh komputer)

Symbol

Decision (Simbol

untuk

kondisi

yang

akan

menghasilkan

beberapa kemungkinan jawaban/aksi)

Symbol Predefined Process (Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage)

Symbol Terminal (Simbol untuk permulaan atau akhir dari suatu program)-


Page | 7

Symbol Off-line Storage (Simbol yang menunjukkan bahwa data di dalam symbol ini akan disimpan)

Symbol Manual Input (Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard)

Symbol Keying Operation (Simbol operasi dengan menggunakan mesin yang mempunyai keyboard)

♦ Input-output symbols ♦ menyatakan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

Symbol input-output (Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya)

Symbol magnetic-tape unit (Symbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic)

-

Symbol punched card (Symbol yang menyatakan input berasal dari kartu

atau output ditulis ke kartu)STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 8

Symbol disk and on-line storage (Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk)

Symbol

display (Symbol

yang

menyatakan

peralatan

output

yang

digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya)

Symbol dokumen (symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas) Pedoman Membuat Flowchart Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowchart, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti: 1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri kekanan. 2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya. 3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas. 4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja 5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar. 6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harusditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem. 7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.


Page | 9

PERTEMUAN 2 & 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UNTUK PENJUALAN

1. Latar Belakang Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Sistem Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem bagian (sub-system) yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/ pengolahan akuntansinya. Dalam hal ini akan membahas siklus pendapatan (daur penjualan) yang merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan, otorisasi kredit, pengambilan

barang,

penerimaan

barang,

penagihan

sampai

dengan

penerimaan kas. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan. 2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer

secara pembayaran langsung dengan

menggunakan uang tunai. Sistem penjualan tunai pada umumnya didasarkan pada asumsi bahwa pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar ke kasir. 3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih yang dilakukan pembayaran secara angsuran.


Page | 10

4. Dokumen dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai dan Kredit a. Penjualan Tunai Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam penjualan tunai adalah sebagai berikut : 

Faktur penjualan tunai (FPT) Faktur ini diisi oleh bagian order penjualan dalam rangkap 3, yaitu: -

lembar 1 akan diberikan kepada pembeli sebagai pengantar untuk kepentingan pembayaran barang kepada kassa,

-

lembar

2

akan

diserahkan

kepada

bagian

pembungkus

beserta

barangnya sebagai perintah penyerahan barang ke pembeli yang telah membayar di kassa dan sekaligus sebagai slip pembungkus yang akan ditempel di pembungkus barang sebagai identitas barang, dan -

lembar 3 yang akan diserahkan ke bagian order penjualan yang akan dijadikan sebagai arsip sementara berdasarkan nomor urutnya sebagai pengendali apabila terjadi kejanggalan transaksi penjualan.



Pita Register kas Dokumen yang dihasilkan oleh mesin register kas yang dioperasikan oleh bagian kassa setelah terjadi transaksi penerimaan uang dari pembeli sebagai pembayaran atas barang dan juga sebagai dokumen pendukung untuk meyakinkan bahwa faktur tersebut benar-benar telah dibayar dan dicatat dalam register kas.

b. Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001:214), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan Kredit adalah : 

Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen tersebut. Tembusan dokumen ini berupa : -

Tembusan Kredit (Credit Copy)


Page | 11

Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungís kredit. -

Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.

-

Surat Muat (Bill of Lading) Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.

-

Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen

ini

ditempelkan

pada

pembungkus

barang

untuk

memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya. -

Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi sesuai dengan yang tercantum didalamya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.



Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang,

arsip

dipindahkan

ke

pengendalian arsip

order

pengiriman

ini

kemudian

pengiriman

yang

telah

diambil

dan

dipenuhi.

Arsip

pengendalian pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.


Page | 12



Arsip Index Silang (Cross-index File Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik

menurut

nama

pelanggan

untuk

memudahkan

menjawab

pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya. 

Faktur Penjualan dan Tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Tembusan dokumen ini berupa : -

Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.

-

Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.

-

Tembusan Analisis (Analysis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.

-

Tembusan wiraniaga (Sales person Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk

memberitahu

ditangannya

telah

bahwa dipenuhi

order

dari

sehingga

pelanggan

yang

lewat

memungkinkannya

untuk

menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.


Page | 13



Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.



Bukti Memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

5. Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Penjualan Tunai dan Kredit a. Penjualan Tunai Adapun yang menjadi fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai adalah sebagai berikut : 

Bagian Order Penjualan Fungsi ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di bagian kassa.



Bagian Kassa Fungsi ini menerima pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat pada faktur.



Bagian Pembungkus Fungsi ini membungkus barang dan memberikannya kepada pembeli ditukar dengan faktur yang telah dilunasi.


Page | 14



Bagian Akuntansi Fungsi ini mencatat transaksi penjualan tunai pada catatan harian jurnal umum atau jurnal khusus penjualan, jurnal penerimaan kas dan kartu persediaan barang secara periodik serta membuat laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan manajemen.

b. Penjualan Kredit Adapun yang menjadi fungsi fungsi yang terkait dengan Penjualan Kredit berdasarkan pendapat Hall (2001:265) dapat disimpulkan bahwa fungsi yang terkait dengan penjualan kredit meliputi : 

Bagian Penjualan Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang mengidentifikasikan jenis dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan ongkos angkut.)



Departemen Kredit Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman.



Gudang Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan.



Departemen Pengiriman Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan

surat

surat

jalan

untuk

memastikan

kebenaran

pesanan.

Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 15

rangkap Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut : Mencatatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan. Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang. 

Departemen Penagihan Bagian penagihan ini

bertanggung

jawab

untuk

membuat

dan

mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi

lengkap

berkenaan

pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke bagian piutang. 

Departemen Akuntansi Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat laporan penjualan serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Laporan Yang dihasilkan Dalam Penjualan Kredit merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem

akuntansi.

Mulyadi (2001:232), laporan yang digunakan dalam penjualan kredit adalah laporan order penjualan, laporan pengiriman barang, laporan pencatatan piutang, laporan penagihan, dan laporan pencatatan penjualan. 6. Pencatatan dalam transaksi penjualan Tunai dan Kredit Jurnal pada saat terjadi Penjualan Tunai : Cash Sales

xxx xxx


Page | 16

Jurnal pada saat terjadi penjualan kredit : Cash

xxx

Account Receivable

xxx

7. Prosedur dan Kebijakan Penjualan Tunai dan Kredit Prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan.. Mulyadi (2001:5), Prosedur adalah ”suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar.  Prosedur Penjualan Tunai Adapun prosedur atas transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut : o

Prosedur order penjualan Dalam proses order penjualan, bagian order penjualan berperan dalam menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai sebanyak 3 lembar yang akan didistribusikan masing-masing satu kepada pembeli sebagai bukti pembayaran ke bagian kassa, dikirmkan ke bagian gudang, dan untuk bagian order penjualan sendiri sebagai arsip dokumentasi yang akan disimpan menurut nomor urut faktur.

o

Prosedur penerimaan kas Penerimaan kas dilakukan oleh bagian kassa bersamaan setelah menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan tunai dari pembeli

sekaligus

mengoperasikan

mesin

cash

register

sehingga

menghasilkan bukti cash register yang akan ditempelkan pada faktur yang telah dibubuhkan cap lunas dan diserahkan kembali kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang. o

Prosedur penyerahan barang Proses penyiapan barang ditangani oleh bagian gudang setelah menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan sesuai dengan


Page | 17

kuantiítas yang sebenarnya sekaligus pencatatannya kedalam kartu gudang yang akan diserahkan ke bagian pengiriman o

Prosedur pencatatan kas Pencatatan kas ditangani oleh departemen akuntansi dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas setelah menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri oleh pita register kas dari bagian pengiriman barang.

 Prosedur Penjualan Kredit Adapun yang menjadi prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut : o Proses penjualan Proses penjualan diawali dari adanya pesanan dari pelanggan yang menyatakan jenis dan kuantiítas barang yang ditujukan kepada departemen penjualan dalam bentuk surat, telepon langsung oleh pelanggan kepada bagian

penjualan

dan

kemudian

akan

membuat

sales

order

untuk

didistribusikan ke departemen lain yang berkaitan dengan masalah penjualan. o Proses Kredit Fungsi dari departemen kredit meliputi penyetujuan atau otorisasi atas transaksi yang mencakup verifikasi atas kelayakan kredit dapat diberikan kepada pelanggan. Selain itu, departemen kredit juga berperan dalam menyetujui adanya retur dan potongan penjualan serta adanya penyesuaian atas rekening pelanggan, menilai dan menyetujui neraca saldo umur piutang dalam penentuan sisa kredit dari pelanggan. Salinan dari persetujuan kredit atas penjualan akan dikelola dan disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai berakhirnya transaksi. o Proses Penagihan Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur lainnya yang diterima pada saat persetujuan kredit oleh departemen penagihan sebagai tanda terima dari dokumen pengiriman atas pengeluaran barang akan dikelola ke piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan (George H. Bodnar & William S. Hopwood:312).


Page | 18

o Proses Pengeluaran Barang dari Gudang Salinan surat penjualan barang yang berasal dari departemen penjualan atas adanya pesanan penjualan yang dikelola kemudian oleh bagian gudang mengisyaratkan kepada bagian gudang untuk mempersiapkan barang yang diinginkan oleh pelanggan sesuai dengan pesanan dan mengeluarkan barang yang dimaksud. Setelah petugas menulis inisial pada salinan surat pengeluaran barang yang mengindikasikan bahwa pesanan sudah lengkap dan benar, satu salinan surat pengeluaran barang akan dikirimkan ke departemen pengiriman dan salinan lainnya akan disimpan di gudang sebagai catatan transaksi. o Proses Pengiriman Barang Pengiriman barang akan dilakukan oleh departemen pengiriman setelah departemen pengiriman menerima surat pengiriman barang dari departemen persediaan (bagian gudang). Dokumentasi atas adanya pengiriman barang akan disiapkan oleh departemen pengiriman sebuah bill of lading yaitu pertukaran dokumentasi antara pengirim dan pengangkut. o Proses Update Persediaan Dalam hal pemutakhiran data persediaan barang dilakukan berdasarkan atas dokumen pengeluaran barang dari departemen pengiriman yang akan dilakukan oleh Bagian akuntansi yang akan memperbaharui catatan akun buku besar pembantu persediaan, dan setelah proses pembukuan selesai dilakukan dokumen pengeluaran barang akan disimpan. o Proses Piutang Dagang Bagian

yang

berperan

atas

pencatatan

piutang

dagang

oleh

pelanggan dilakukan oleh departemen akuntansi bagian piutang dagang dengan cara membukukan salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang dan setelah proses pembukuan selesai dilakukan staff piutang dagang akan menyimpan salinan buku besar yang akan merangkum setiap saldo akun menjadi satu dan mengirimkannya ke buku besar umum (general ledger).


Page | 19

o Proses Pencatatan Buku besar Umum (General Ledger) Pengendalian persediaan dan ikhtisar setiap akun yang berasal dari piutang dagang akan terlaksana pada saat penutupan periode pemrosesan setelah departemen buku besar umum telah menerima voucher jornal dari departemen penagihan.


Page | 20


Page | 21

Uraian Prosedur Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing 1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani. 2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll. 3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order 4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery. 5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order. Bagian Kredit 1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order 2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit 3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi 4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.


Page | 22

5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal. Bagian Stock & Delivery 1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan 2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang. 3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk

barang

yang

langsung

dijual

atau

Surat

Jalan

supplier

yang

ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang. 4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit 5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang

mengambil

barang

di

gudang. Atau meminta PO/Memo untuk

mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang. 6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier. 7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan 8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice. Bagian Gudang 1. Menerima Perintah/Permintaan Barang 2. Menyediakan

barang

sesuai

dengan

Surat

perintah/permintaan/Bon

pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang) STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 23

3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi. 4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan Bagian Transportasi (Sopir) Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier) 1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery 2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo 3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier 4. Memeriksa

kesesuaian

barang

yang

diserahkan

oleh

supplier

dengan

memo/Po/Surat Jalan Supplier 5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya. 6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer 7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani. 8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani 9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir) 10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir) Penjualan Barang Dari Stock Gudang 1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order 2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang. 3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang 4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang. 5. Menyerahkan barang kepada customer 6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani. 7. Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani 8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)


Page | 24

9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir) Bagian Invoice/Faktur 1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server 2. Menerbitkan faktur pajak. 3. Menerbitkan listing penjualan harian 4. Mendistribusikan Dokumen 1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit 2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang 3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar 5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy. Bagian Administrasi Keuangan Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah : Bagian Piutang 1. Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice 2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang 3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal 4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian 5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 25

6. Membuat surat penagihan B. Bagian buku besar Bagian Jurnal Penjualan 1. Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang. 2. Menerima copy Faktur Pajak. 3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan Bagian Jurnal Pembelian 1. Menerima Copy Po dari bagian pembelian 2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan 3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang Bagian pengolahan IT/Data elektronik Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan. Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll. Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.


Page | 26

8. Kegiatan retur penjualan, informasi yang diperlukan dan dokumen-dokumen yang ditangani Sistem Retur Penjualan Retur penjualan adalah pengembalian barang dari customer karena hal tertentu, mungkinkarena rusak dalam perjalanan atau pengiriman barang yang tidak

memenuhi

menyelesaikan

spesifikasi

masalah

yangdiinginkan

retur

ini

dengan

customer

dll.Banyak

membatalkan

atau

akuntan

menghapus

ataumerevisi Dokumen penjualan. Hal ini memang merupakan cara termudah namun adainformasi yang mungkin penting yang dihilangkan dengan cara tersebut. Pada laporan penjualan juga akan terlihat nomor urut yang hilang sehingga menimbulkan keragu2an bagi penerima laporan, sehingga timbul tidak percaya sehingga lemah dalam pengawasan.Manajemen perusahaan perlu mengetahui dan mengevaluasi kenapa barang tersebutdikembalikan oleh customer untuk menghindari atau meminimalkan hal serupa terjadi dimasayang akan datang, karena

bagaimanapun hal

tersebut

menyebabkan kerugian bagi perusahaan

dalam hal waktu, daya dan juga biaya. Ketiga hal tersebut adalah faktor pentingyang terbuang sia-sia yang seharusnya perlu dicatat, diperiksa dan dievaluasi. Sekaligus jugamenhindari peluang terjadinya perilaku tidak sehat dalam usaha anda.Mencatat Retur penjualanDalam mencatat penerimaan

retur

sering

terdapat persepsi

yang

berbeda

karena

seringdibandingkan dengan penjualan sehingga bila terjadi retur akan mengurangi penjualan makaakan dicatat mengurangi Pengeluaran hal ini sama hasilnya dengan menghapus, merevisi ataumembatalkan dokumen penjualan termasuk pembatalan faktur pajak. Dalam persepsi lainkami memandang bahwa retur adalah unsur penerimaan yang akan menambah persediaansejumlah barang retur yang diterima dan menjadi Bukti bagi bagian akuntansi untuk mendebet retur penjualan dan mengkredit

piutang

sehingga

persediaan

akan

bertambah.

nilai

penjualan

Dengan

dan

persepsi

piutang berkurang

serta

ini

tidak

Pengeluaran

sebandingdengan penjualan. Cara mana yang akan digunakan keduanya memiliki kelebihan dankekurangan. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 27

Bila dicatat mengurangi Pengeluaran maka akan terlihat Pengeluaran selalusebanding dengan penjualan sedangkan bila dicatat sebagai penerimaan maka akan terlihat angka Pengeluaran lebih besar dari penjualan dan selisihnya adalah angka yang menunjukan pemborosan yang terjadi. Pemborosan tersebut adalah hal yang perlu mendapat perhatian.Bila anda tidak memerlukan ini maka anda dapat lakukan cara yang dilakukan pada persepsiyang pertama tanpa perlu menggunakan form Credit Note sebagai Bukti penerimaan barangretur. Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi retur penjualan adalah: a. Fungsi Penjualan fungsi

ini

bertanggung

jawab

atas

penerimaan

pemberitahuan

mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. b. Fungsi Penerimaan fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. c. Fungsi Gudang fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan d. Fungsi Akuntansi fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan kedalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan. Informasi yang digunakan oleh manajemen dari transaksi retur penjualn adalah: a. Jumah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. b. Jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan c. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli d. Nama dan alamat pembeli STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 28

e. Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli f.

Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli.

g. Otorisasi pejabat berwenang Dokumen yang digunakan, dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah: a. Memo Kredit, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut kedalam kartu piutang dan jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli. b. Laporan Penerimaan Barang, laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima oleh pembeli. Catatan akuntansi yang digunakandalam transaksi retur penjualan adalah:  Jurnal Umum Dan/Atau Jurnal Retur Penjualan Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam juranal umum, atau jika perusahaan menggunakan jurnak khusus, dicatat dalam jurnal penjualan.  Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut.  Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi tersebut.


Page | 29

 Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakanoleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan. Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan adalah sebagai berikut:  Prosedur pembuatan memo kredit Fungsi penjualan membuat memo kredit yang memnerikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli  Prosedur penerimaan barang Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.  Prosedur pencatatan retur penjualan Dalam

rosedur

ini

transaksi

berkurangnya

piutang

dagang

dan

pendapatan penjualan akibat dari transaksi retur penjualan oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan kedalam buku pembantu piutang.


Page | 30


Page | 31

KESIMPULAN 1.

Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai. Sementara Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (secara berangsur-angsur).

2.

Prosedur dalam penjualan tunai antara lain prosedur order penjualan, penerimaan kas, penyerahan barang, dan pencatatan kas. Sementara prosedur dalam penjualan kredit diantaranya Proses penjualan, Proses Kredit, Proses Penagihan, Proses Pengeluaran Barang dari Gudang, Proses Pengiriman Barang, Proses Update Persediaan, Proses Piutang Dagang, dan Proses Pencatatan Buku besar Umum (General Ledger)

3.

Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai diantaranya bagian order penjualan, bagian kassa, bagian pembungkus dan bagian akuntansi, dan dalam penjualan kredit fungsi-fungsi yang terkait tersebut adalah bagian penjualan departemen

kredit,

fungsi

gudang,

departemen

pengiriman,

departemen

penagihan, dan departemen Akuntansi. 4.

Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai adalah faktur penjualan tunai, dan pita register kas. Sementara dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit diantaranya yaitu faktur penjualan, surat order pengiriman dan tembusannya, rekapitulasi Harga Pokok Penjualan (HPP), dan bukti memorial.

TUGAS Carilah flowchart sistem akuntansi penjualan dalam tempat Anda bekerja atau Instansi lain, lalu analisislah sistem tersebut secara kelompok ?


Page | 32

PERTEMUAN 4 & 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UNTUK PEMBELIAN Pendahuluan Setiap bentuk perusahaan mempunyai tujuan yang harus dicapai oleh semua pihak yang ada di dalam perusahaan. Proses penetapan tujuan membutuhkan kemampuan manajemen dalam mengelola perusahaan. Pada perusahaan dagang dan industri, persediaan merupakan aktiva lancar yang relatif besar di neraca dan sebagian aktivitas utama perusahaan berhubungan dengan persediaan. Pembelian untuk persediaan barang dagangan yang terlalu besar hanya merupakan pemborosan dalam bentuk biaya dana yang tertanam dalam persediaan. Disamping adanya kemungkinan resiko kerusakan juga mengakibatkan bertambahnya biaya penyimpanan, biaya pemeliharaan digudang, turunnya kualitas barang dan keusangan. Sebaliknya, pembelian yang relatif kecil dapat menimbulkan kerugian dalam bentuk tidak terpenuhinya kebutuhan pelanggan, sehingga pelanggan tidak akan percaya pada perusahaan. Keadaan ini dapat menyebabkan pelanggan akan beralih ke perusahaan lain yang melakukan kegiatan sejenis. Agar perencanaan yang dibuat dapat berjalan secara efektif dan efisien perlu dilakukan pengawasan. Pengawasan

dapat

dilakukan

secara pengawasan fisik, pengawasan

akuntansi

dengan melihat adanya pemisahan fungsi antara bagian pemesanan, bagian penerimaan, bagian penyimpanan, bagian pengiriman, dan bagian pencatatan. Selain itu, pengawasan juga perlu untuk menjaga agar persediaan berada pada tingkat persediaan sesuai dengan kebutuhan agar kelancaran operasi perusahaan tidak terganggu. Faktor

yang

mempengaruhi

besar

kecilnya

laba

usaha

yang

diterima

perusahaan adalah modal. Pada umumnya pihak manajemen perusahaan memiliki dua pilihan, yaitu menerbitkan saham baru atau melakukan pinjaman dari pihak luar baik dalam hutang jangka pendek maupun hutang jangka panjang, apabila manajemen memilih hutang sebagai alternatif sumber modal, maka manajemen perusahaan dituntut untuk bekerja keras agar penggunaan modal tersebut dapat STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 33

memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan, sehingga perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu membayar hutang tersebut kepada kreditor, baik pokok maupun bunganya. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagia berikut : 1.

Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.

Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai

harga

barang,

menentukan

pemasok

yang

dipilih

dalam

pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3.

Fungsi Penerimaan Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

4.

Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan

arsip

dokumen

bukti

kas

keluar

dan

untuk

menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk


Page | 34

mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan. Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1.

Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.

2.

Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3.

Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4.

Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5.

Surat perubahan order pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6.

Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.


Page | 35

Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan

akuntansi

yang

digunakan

untuk

mencatat

transaksi

pembelian

(Mulyadi,2001:308) adalah : 1.

Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.

2.

Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.

Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4.

Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Prosedur Pembelian Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi(2001:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini : 1.

Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2.

Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

3.

Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

4.

Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5.

Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

6.

Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

7.

Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.


Page | 36

8.

Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian Menurut

Mulyadi(2001:3001)

jarimgan

prosedur

yang

membentuk

sistem

akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 1. Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 2. Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut. 5. Prosedur pencatatan utang


Page | 37

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6. Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian 1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan yang disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan. 2. Transaksi Pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi pihak lain hutangpun bertambah. 3. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan seperti sebagai berikut : a. Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukan persediaan yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut dan lain – lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kontinuitas usaha. b. Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut. c. Apabila harga perolehan barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan lain – lain, akan menaikkan harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan sulit bersaing dipasaran. Praktik yang Sehat 

Penggunaan formulir bernomor urut tercetak



Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok


Page | 38



Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian



Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

Sistem Informasi Akuntansi Hutang Hutang sering disebut juga sebagai kewajiban, dalam pengertian sederhana dapat diartikan sebagai kewajiban keuangan yang harus dibayar oleh perusahaan kepada pihak lain. Untuk menentukan suatu transaksi sebagai hutang atau bukan sangat tergantung pada kemampuan untuk menafsirkan transaksi atau kejadian yang menimbulkannya, seperti yang dikemukakan oleh FASB berikut ini dalam Statement of Financial Accounting Concept No.6 yang terdapat pada buku Chariri dan Ghozali (2005 : 157), yaitu “hutang adalah pengorbanan manfaat ekonomi yang mungkin terjadi di masa yang mendatang yang mungkin timbul dari kewajiban sekarang dari suatu entitas untuk menyerahkan aktiva atau memberikan ke entitas lain dimasa mendatang sebagai akibat transaksi di masa lalu”. Munawir (2004 : 18) berpendapat bahwa “hutang adalah semua kewajiban keuangan perusahaan kepada pihak lain yang belum terpenuhi, dimana hutang ini merupakan sumber dana atau modal perusahaan yang berasal dari kreditor”, sedangkan dalam hal ini Hongren, et al. (2006 : 505) menyatakan bahwa “hutang merupakan suatu kewajiban untuk memindahkan harta atau memberikan jasa di masa yang akan datang”. Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa hutang adalah kewajiban keuangan perusahaan kepada pihak lain yang harus dibayar dengan uang, barang, atau jasa pada saat jatuh tempo. Hutang Jangka Pendek Kadang kala perusahaan meminjam uang dalam jangka pendek untuk kegiatan operasi perusahaan yang biasa disebut dengan hutang (kewajiban) jangka pendek atau lancar. Yusuf (2005 : 230) mendefinisikannya sebagai berikut “kewajiban lancar adalah hutang yang diharapkan akan dibayar (1) dalam jangka waktu satu tahun atau siklus akuntansi operasi normal perusahaan, (2) dengan menggunakan aktiva STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 39

lancar atau hasil pembentukan kewajiban lancar yang lain”. Lebih jelas lagi Niswonger, et al. (2000 : 441) berpendapat bahwa “kewajiban lancar adalah kewajiban yang harus dibayar dengan aktiva lancar serta jatuh tempo dalam jangka pendek, biasanya satu tahun”. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa hutang jangka pendek adalah kewajiban yang akan jatuh tempo dalam waktu satu tahun atau siklus operasi normal perusahaan dan harus dilunasi dengan menggunakan aktiva lancar, serta kewajiban tersebut berdasarkan transaksi yang telah terjadi. Hutang Jangka Panjang Hutang jangka panjang menurut Kieso (2002 : 242) “terdiri dari pengorbanan manfaat ekonomi yang sangat mungkin di masa depan akibat kewajiban sekarang yang tidak dibayarkan dalam satu tahun atau siklus operasi perusahaaan, mana yang lebih lama”. Pengertian hutang jangka panjang oleh Dyckman, et al. (2000 : 218) adalah “kewajiban dengan jangka waktu yang melebihi satu tahun dari tanggal neraca atau siklus operasi, mana yang lebih lama”. Baridwan (2000 : 365) mengatakan bahwa “hutang jangka panjang digunakan untuk menunjukkan hutang-hutang yang pelunasannya akan dilakukan dalam waktu lebih dari satu tahun atau akan dilunasi dari sumber-sumber yang bukan dari kelompok aktiva lancar”. Senada dengan pendapat yang dikemukakan oleh Gunadi (2005 : 83) bahwa “kewajiban jangka panjang merupakan hutang yang tidak akan jatuh tempo dalam waktu satu tahun atau yang pengeluarannya tidak menggunakan sumber aktiva lancar”. Berdasarkan definisi dan penjelasan para ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa hutang jangka panjang merupakan pinjaman yang diperoleh perusahaan dari pihak ketiga atau kreditor, yang jatuh temponya lebih dari satu tahun, dan dilunasi dengan sumber-sumber yang bukan dari aktiva lancar, serta jumlah hutang jangka panjang tersebut tidak boleh melebihi jumlah modal sendiri. Laba Usaha Setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya bertujuan untuk memperoleh laba semaksimal mungkin. Informasi mengenai laba sebuah perusahaan dapat


Page | 40

diperoleh dalam laporan keuangan yaitu, laporan laba/rugi. Informasi tersebut digunakan oleh pihak intern maupun ekstern perusahaan untuk membuat keputusan. Suatu perusahaan dikatakan akan berhasil apabila dalam kegiatan operasionalnya memperoleh laba. Pengertian laba secara konsep yang terdapat di dalam buku Harnanto (2002 : 91), “laba adalah suatu pengembalian dari dan dalam jumlah di atas investasinya”. Secara umum laba diperoleh setelah pendapatan dikurangi biaya, seperti yang dikemukakan oleh Soemarso (2005 : 230), “laba adalah selisih lebih pendapatan atas beban sehubungan dengan kegiatan usaha”. Menurut Gade dan Wasif (2000 : 11), “laba yang diperoleh perusahaan adalah selisih antara pendapatan dan biaya”, apabila

pendapatan

mendapatkan laba

melebihi dan

biaya

sebaliknya

yang

jika

dikeluarkan

biaya

melebihi

berarti

perusahaan

pendapatan

berarti

perusahaan menderita rugi. Oleh karena itu, laba adalah hasil pengurangan antara pendapatan dengan biaya, maka manajemen perusahaan harus dapat menentukan jumlah pendapatan yang akan dihasilkan dan jumlah biaya yang akan terjadi dalam periode yang bersangkutan. Semua perusahaan membutuhkan modal pada saat pendiriannya dan juga memerlukan dana setelah perusahaan itu berdiri untuk pengoperasiannya serta untuk mengembangkan usahanya. Dana tersebut ada yang berasal dari pemilik atau modal sendiri ataupun yang berasal dari pihak luar atau modal asing yang disebut dengan hutang, apabila manajemen memilih hutang sebagai alternatif sumber modal, maka manajemen perusahaan dituntut untuk bekerja keras agar penggunaan modal tersebut dapat memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan, sehingga perusahaan dapat berkembang dengan baik dan mampu membayar hutang tersebut kepada kreditor, baik pokok maupun bunganya. Faktor yang mempengaruhi besar kecilnya laba usaha yang diterima perusahaan adalah modal. Modal bagi perusahaan merupakan sumber dana yang mendukung dan menjamin kelangsungan kegiatan perusahaan, dengan tersedianya modal yang cukup, diharapkan dapat menjamin kelancaran aktivitas perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengembangkan kegiatan usahanya dan meningkatkan jumlah pendapatan yang akhirnya akan meningkatkan laba.


Page | 41

Prosedur yang diterapkan untuk kegiatan pembelian di dalam sebuah perusahaan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain tergantung dari jenis perusahaan serta volume kegiatan pembelian. Misalnya dalam toko eceran kecil, mungkin pemilik toko tersebut yang mengerjakan seluruh kegiatan pembelian. Tetapi untuk perusahaan besar, semua prosedur yang berhubungan dengan pesanan pembelian dipisatkan pada satu atau beberapa bagian yang khusus menangani masalah ini. Misalnya bagian pembelian yang bertugas menyimpan catalog dan data lain mengenai kualitas, harga barang, perkembangan harga dan informasi-informasi lain yang akan menambah efisiensi kerja di bagian pembelian. Untuk mencegah terjadinya salah pengertian, semua pesanan untuk pembelian barang dagangan, peralatan, perlengkapan, serta aktiva-aktiva lainnya, maka pesanan tersebut sebaik-baiknya dilakukan secara tertulis sebagai bukti. Sebuah pesanan mungkin ditulis dalam formulir khusus yang telah disediakan dan dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan : o

Keaslian sebagai tanda bukti pemesanan

o

Tembusan dari surat pesanan tersebut ditahan sebagai bukti telah melakukan pemesanan

Yang paling penting tercantum di dalam faktur antara lain: o Nama dan alamat, baik penjual maupun pembeli o Tanggal terjadinya transaksi o Syarat-syarat pembayaran o Cara pengiriman dan keterangan lainnya mengenai harga dan jumlah barang. Berbagai aktivitas terkait dalam sistem pemrosesan pembelian :  Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktivitas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.


Page | 42

 Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih pemsaik, dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirim ke pemasok dan proses utang usaha.  Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.  Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.  Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsiliasinya dengan informasi lain yang dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan catatan kewajiban membayar di masa mendatang tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya, pembayaran akan dilakukan paling tidak hanya terakhir yang disyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan.  Buku besar menerimas informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam

kewajiban)

dan

pengendali

persediaan

(kenaikan

total

dalam

persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat kea kun utang usaha serta akun pengendali persddiaan. Dokumen, Laporan dan Catatan Akuntansi yang diusulkan: 1. Dokumen-dokumen yang dibuat dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi terdiri dari: a. Surat Permintaan Pembelian (SPP) b. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) c. Purchase Order (PO) d. Bukti Perubahan Pemesanan (BPP) e. Bukti Barang Masuk (BBM) f.

Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB)

g. Bukti Barang Keluar (BBK) h. Surat Retur Pembelian (SRP) i.

Bukti Pembayaran (BP)

j.

Bukti Penyesuaian Pwrhitungan Fisik (BPPF)


Page | 43

2. Dokumen-dokumen pendukung dari luar dalam sistem pembelian dan persediaan terkomputerisasi terdiri dari: a. Faktur Pemasok b. Bukti Pengiriman Pemasok (Surat Jalan) c. Bukti pengeluaran kas (Bukti Transfer, Cek, dsb)

Keterangan Siklus Pembelian Tunai: 1. Bagian Gudang Bagian Gudang mengecek apakah diperlukan persediaan atau tidak. Jika bagian gudang memerlukan barang untuk persediaan, bagian gudang membuat Laporan Permintaan Barang (LPB) kepada Bagian Pembelian. Setelah diproses, Gudang akan menerima LPB beserta Barang dari Bagian Penerimaan. 2. Bagian Pembelian Dari LPB yang diserahkan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian meminta daftar harga ke Pemasok dengan membuat Surat Permintaan daftar harga STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 44

barang yang dikirim ke Pemasok. Nantinya dari daftar harga, Bagian Pembelian membuat Surat Pesanan Pembelian Barang (SPPB) yang diberikan ke Pemasok. 3. Bagian Pemasok Dari Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim dari Bagian Pembelian, Pemasok segera membuat daftar harga yang diperlukan dan dikirim ke Bagian Pembelian. Lalu Pemasok menerima SPPB yang langsung diproses oleh Pemasok dengan mengirimkan Barang yang telah dipesan beserta Nota Pembelian (lembar pertama sebagai arsip) ke Bagian Penerimaan. 4. Bagian Penerimaan Barang dan Nota Pembelian yang dikirim oleh Pemasok dicek dahulu, lalu Bagian Penerimaan membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) yang dirangkap 2, lembar pertama diberikan ke Bagian Keuangan sedangkan lembar kedua beserta barang diberikan ke Bagian Gudang, 5. Bagian Keuangan LPB tersebut oleh Bagian Keuangan dibuat Kwitansi sebagai Bukti Pembayaran yang di rangkap 2. Satu untuk Slip disimpan Bagian Keuangan sebagai dasar pembuatan Laporan Pembelian Barang rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua diberikan ke Pimpinan. Sedangkan Kwitansi satunya diberikan ke Pemasok beserta uang. 6. Pimpinan Menerima Laporan Pembelian Barang dari Bagian Keuangan, lalu dijadikan arsip.


Page | 45

Keterangan Siklus Pembelian Kredit: 1. Bagian Gudang Bagian Gudang mengecek apakah diperlukan persediaan atau tidak. Jika bagian gudang memerlukan barang untuk persediaan, bagian gudang membuat Laporan Permintaan Barang (LPB) kepada Bagian Pembelian. Setelah proses, Bagian Gudang mendapatkan Laporan penerimaan barang beserta barang dari Bagian Penerimaan. 2. Bagian Pembelian Dari LPB yang diserahkan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian meminta daftar harga ke Pemasok dengan membuat Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim ke Pemasok. Nantinya dari daftar harga, Bagian Pembelian membuat Daftar Barang yang akan dibeli, lalu membuat Pesanan Pembelian Barang (PPB) yang diberikan ke Pemasok.


Page | 46

3. Pemasok Dari Surat Permintaan daftar harga barang yang dikirim dari Bagian Pembelian, Pemasok segera membuat daftar harga yang diperlukan dan dikirim ke Bagian Pembelian. Lalu Pemasok menerima PPB yang langsung diproses oleh Pemasok dengan mengirimkan Barang yang telah dipesan beserta Faktur Pembelian ke Bagian Penerimaan. Faktur dibuat karena pembelian bersifat kredit. Setelah proses yang panjang, pemasok mendapatkan surat pembayaran utang dari Bagian keuangan, lalu membuat faktur lunas 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip dan lembar kedua diberikan ke bagian keuangan. 4. Bagian Penerimaan Faktur Pembelian beserta barang yang dikirim oleh Pemasok dicek dahulu, lalu Bagian Penerimaan membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB). LPB dan Barang lalu diberikan ke Bagian Gudang, sedangkan Faktur Pembelian diberikan ke Bagian Keuangan. 5. Bagian Keuangan LPB yang diterima dari bagian penerimaan digunakan untuk mencatat utang. Lalu bagian keuangan membat surat pembayaran utang 2 rangkap, lembar pertama diberikan ke pemasok, lembar kedua untuk pimpinan. Faktur lunas yang diterima dari pemasok karena telah membayar, dibuatkan laporan pengurangan utang rangkap 2, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua untuk pimpinan. 6. Pimpinan Menerima surat pembayaran utang dan laporan pengurangan utang dari bagian keuangan Retur Pembelian Bila barang dagangan atau barang lain yang sudah dibeli kemudian dikembalikan lagi atau penyesuaian harga sedang diusahakan. Biasanya pembeli akan mengadakan hubungan dengan penjuala secara tertulis. Keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melalui surat atau dapat juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit.


Page | 47



Contoh Memo Debit atau Nota Debit

Debitur mungkin menggunakan tembusan dari Memo Debit tersebut sebagai dasar untuk pencatatan, atau menunggu jawaban dari kreditu yang biasanya akan berbentuk Memo Kredit atau Nota Kredit Flowchart Retur Pembelian


Page | 48

Prosedur retur pembelian suatu perusahaan:  Vendor mengirim barang yang telah di order oleh perusahaan ke bagian penerimaan barang disertai nota pembelian yang akan dicatat oleh bagian akuntansi persediaan.  Oleh bagian penerimaan barang, barang tersebut dicek apakah sesuai dengan pesanan. Karena tidak sesuai, bagian penerimaan barang membuat Surat Permohonan Retur Pembelian (SPRP). SPRP diberikan ke bagian akuntansi persediaan, sedangkan barangnya diberikan ke bagian gudang.  Di bagian akuntansi persediaan, SPRP dan Nota Pembelian digabungkan untuk membuat Memo Debit yang digunakan sebagai dasar pencatatan barang yang akan di retur.  1 Memo Debit diberikan ke bagian gudang, bersama dengan barang lalu bagian gudang membuat Catatan Pengeluaran Barang (CPB) yang dibuat arsip oleh bagian gudang. Dan barang retur dikirim ke vendor bersama dengan Memo Debit. Prosedur retur pembelian

adalah rangkaian aktivitas yang ada pada

perusahaan, dimana perusahaan melakukan pengembalian atas barang yang telah dibeli kepada pemasok/supplier dikarenakan barang tersebut rusak atau tidak sesuai pesanan. A. Prosedur Retur Pembelian: 1. Bagian departemen persediaan melakukan pengecekan persediaan lalu mengumpulkan persediaan yang rusak , mencatat persediaan yang rusak lalu membuat daftar persediaan yang rusak rangkap 2, lembar pertama diberikan kepada manajer persediaan dan mengirimkan persediaan yang rusak ke manajer persediaan, lembar kedua disimpan sebagai arsip. 2. Manajer persediaan menerima persediaan yangrusak dan daftar persediaan yang rusak, manajer persediaan melakukan pengecekan, lalu mengesahkan daftar persediaan yang rusak rangkap 2, lembar pertama disimpan sebagai arsip dan lembar kedua dikirimkan ke departemen pembelian beserta dengan persediaan yang rusak. 3. Departemen pembelian menerima daftar persediaan rusak yang telah disahkan dari bagian manajer persediaan, berdasarkan hal tersebut membuat surat retur STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 49

pembelian rangkap 2, lembar pertama dikirimkan ke departemen penerimaan dan lembar kedua dikirim ke supplier beserta dengan persediaan yang rusak. 4. Departemen penerimaan menerima surat retur pembelian dari departemen pembelian. 5. Bagian supplier menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak, berdasarkan hal tersebut membuat surat penerimaan retur rangkap 2, lembar pertama dikirimkan ke departeman pembelian dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 6. Departemen pembelian menerima surat penerimaan retur lalu mengirimkannya ke departeman penerimaaan. 7. Departemen penerimaan meneriman surat penerimaan retur dari departemen pembelian. 8. Supplier menyiapkan barang pengganti membuat bukti penggantian barang retur rangkap 2 beserta barang tersebut ke departemen penerimaan. 9. Departemen penerimaan menerima bukti penggantian barang retur 2 lembar dan barang pengganti. Lalu berdasarkan hal tersebut ditambah dengan surat penerimaan retur dan surat retur pembelian, departemen penerimaan mengesahkan bukti pengiriman barang retur 2 lembar. Lembar ke dua dikirim ke supplier

dan

lembar

pertama

beserta

barang

dikirim

ke

departemen

persediaan. 10. Supplier menerima surat penggantian barang retur yang telah di acc. 11. Departemen persediaan menerima bukti pengiriman barang retur dan barang pengganti dari departemen penerimaan . departemen persediaan melakukan pengecekan dan membuat laporan penerimaan penggantian barang rangkap 2, lembar pertama beserta bukti penggantian barang retur dikirim ke manajer persediaan, lembar kedua disimpan sebagai arsip. 12. Manajer persediaan menerima laporan penerimaan penggantian barang beserta dengan bukti penggantian barang retur melakukan pemeriksaan terhadap laporan penggantian barang. Lalu mengirimkan laporan penggantian barang yang telah diperiksa beserta dengan bukti penggantian barang retur ke bagian akuntansi


Page | 50

13. Bagian akuntansi menerima laporan penggantian barang yang telah diperiksa, lalu berdasarkan laporan tersebut membuat laporan catatan persediaan rangkap 2, lembar pertama disimpan sebagai arsip dan lembar kedua dikirim ke bagian pimpinan 14. Pimpinan menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya. Job decs dari masing-masing entitas : 1.

Departemen persediaan: Melakukan pengecekan persediaan, mengumpulkan persediaan yang rusak dan mencatat persediaan yang rusak lalu membuat daftar persediaan yang rusak rangkap 2, yaitu: lembar pertama diberikan kepada manajer persediaan dan mengirimkan persediaan yang rusak ke manajer persediaan lembar kedua disimpan sebagai arsip. Menerima bukti pengiriman barang retur dan barang pengganti dari departemen penerimaan. Departemen persediaan melakukan pengecekan dan membuat laporan penerimaan penggantian barang rangkap 2, yaitu:  lembar pertama beserta bukti penggantian barang retur dikirim ke manajer persediaan  lembar kedua disimpan sebagai arsip.

2.

Manajer persediaan: Menerima persediaan yangrusak dan daftar persediaan yang rusak. Manajer persediaan melakukan pengecekan, lalu mengesahkan daftar persediaan yang rusak rangkap 2, yaitu :  lembar pertama disimpan sebagai arsip  Lembar kedua dikirimkan ke departemen pembelian beserta dengan persediaan yang rusak. Menerima laporan penerimaan penggantian barang beserta dengan bukti penggantian barang retur melakukan pemeriksaan terhadap laporan penggantian barang. Mengirimkan laporan penggantian barang yang telah diperiksa beserta dengan bukti penggantian barang retur ke bagian akuntansi.


Page | 51

3.

Departemen pembelian: Menerima daftar persediaan rusak yang telah disahkan dari bagian manajer persediaan, berdasarkan hal tersebut membuat surat retur pembelian rangkap 2, yaitu:  lembar pertama dikirimkan ke departemen penerimaan.  Lembar kedua dikirim ke supplier beserta dengan persediaan yang rusak. Menerima surat penerimaan retur lalu mengirimkannya ke departeman penerimaaan.

4. Supplier: Menerima surat retur pembelian dan persediaan yang rusak, berdasarkan hal tersebut membuat surat penerimaan retur rangkap 2,yaitu:  lembar pertama dikirimkan ke departeman pembelian  lembar kedua disimpan sebagai arsip. Menyiapkan barang pengganti membuat bukti penggantian barang retur rangkap 2 beserta barang tersebut ke departemen penerimaan. Menerima surat penggantian barang retur yang telah di acc. 5. Departemen penerimaan: Menerima surat retur pembelian dari departemen pembelian. Menerima surat penerimaan retur dari departemen pembelian. Menerima bukti penggantian barang retur 2 lembar dan barang pengganti. Lalu berdasarkan bukti penggantian barang retur 2 lembar ditambah dengan surat penerimaan retur dan surat retur pembelian, departemen penerimaan mengesahkan bukti pengiriman barang retur 2 lembar,yaitu:  Lembar ke dua dikirim ke supplier  Lembar pertama beserta barang dikirim ke departemen persediaan. 6. Bagian Akuntansi : Menerima

laporan

penggantian

barang

yang

telah

diperiksa,

lalu

berdasarkan laporan tersebut membuat laporan catatan persediaan rangkap 2, yaitu:  lembar pertama disimpan sebagai arsip  lembar kedua dikirim ke bagian pimpinan 7. Pimpinan: STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 52

Menerima laporan catatan persediaan dan mengesahkannya Siklus

pengeluaran

adalah

rangkaian

kegiatan

bisnis

dan

operasional

pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan Utama dalam Siklus Pengluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Pihak manajemen diharapkan mampu

mengawasi

dan

mengevaluasi

efisiensi

serta efektivitas

proses

siklus

pengeluaran, yang membutuhkan kemudahan akses ke data terinci mengenai sumber daya yang digunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut, serta para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. 3 Fungsi Dasar SIA dalam Siklus Pengeluaran : 1. Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis 2. Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan 3. Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi.

Berikut merupakan Prosedur dari Pengeluaran Kas : 1. Bagian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran, dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 2. Bagian Pembayaran menerima Faktur lembar 1 dari Supplier. Berdasarkan faktur tersebut, Bagian Pembayaran membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 3. Manajer menerima SPPK lembar 1. Berdasarkan SPPK lembar 1 tersebut, Manajer akan menyetujui SPPK tersebut, dan mengirimkan SPPK yang telah disetujui kepada Bagian Pemegang Kas. 4. Bagian Pemegang Kas menerima SPPK yang telah disetujui. Berdasarkan SPPK yang telah disetujui tersebut, Bagian Pemegang Kas membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3. Lembar 1 beserta uang dikirimkan ke Bagian Pembayaran, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip.


Page | 53

5. Bagian Pembayaran menerima BKK Lembar 1 beserta uang, selanjutnya Bagian Pembayaran melakukan pembayaran kepada Supplier. 6. Supplier

menerima

pembayaran dari

Bagian Pembayaran. Berdasarkan

pembayaran tersebut, Supplier membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 7. Bagian Pembayaran menerima SPP lembar 1, kemudian membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 8. Berdasarkan BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas dan LP lembar 1 dari Bagian Pembayaran, Bagian Akuntansi membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. Berikut merupakan Flowchart dari Pengeluaran Kas :


Page | 54

PERTEMUAN 6 & 7 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UNTUK PRODUKSI DAN GUDANG

Diagram Conteks Siklus Produksi

Penjelasan : 

Siklus pendapatan, yang memberikan informasi tentang produk apa yang dipesan dan ramalan penjualan (kuantitas), yang akan digunakan oleh bagian produksi untuk menyusun rencana produksi dan jumlah persediaan. Sebaliknya siklus produksi memberikan informasi kepada siklus pendapatan tentang produk apa saja yang telah selesai dibuat dan jumlah produk yang tersedia untuk dijual.



Informasi tentang bahan baku dikirim ke siklus pembelian dalam bentuk surat permintaan pembelian , sebaliknya siklus pembelian juga memberikan informasi tentang bahan baku yang dibeli dan pengeluaran lain yang terhasuk dalam overhead pabrik.



Informasi tentang kebutuhan tenaga kerja dikirimkan ke system manajemen sumber daya manusia/penggajian yang nantinya akan memberikan data tentang tersedianya tenaga kerja dan biayanya.Informasi tentang harga pokok produksi dikirimkan ke siklus buku besar dan pelaporan


Page | 55

Pengertian Siklus Produksi Siklus Produksi adalah serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pembuatan produk dan terjadi secara terus-menerus. Keberadaan system informasi akuntansi sangat penting dalam siklus produksi, dengan system informasi akuntansi membantu menghasilkan informasi biaya yang tepat dan waktu kerja yang jelas untuk dijadikan masukan bagi pembuat keputusan dalam perancanaan produk atau jasa yang dihasilkan, berapa harga produk tersebut, dan bagaimana perencanaan penyerapan dan alokasi sumber daya yang diperlukan, dan yang sangat penting adalah bagaimana merencanakan dan mengendalikan biaya produksiserta evaluasi kinerja terhadap produktifitas yang dihasikan. Kegiatan Siklus produksi Peranan akuntan perusahaan dalam kegiatan siklus produksi umumnya berada pada siklus akuntansi biaya, namun peranan lain tetap dituntut kepada mereka untuk saling berkoordinasi dengan siklus lain.

Arus informasi yang yang masuk ke siklus produksi dari siklus lain, yaitu:  Siklus pendapatan menyediakan informasi mengenai order customer dan perkiraan penjualanuntuk digunakan dalam perencanaan produksi dan persediaan. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 56

 Siklus pengeluaran menyediakan informasi untuk memperoleh bahan mentah dan mengontrol pengeluaran lain yang termasuk overhead pabrik.  Siklus penggajian menyediakan informasi tentang biaya karyawan dan ketersediaannya, Arus informasi yang datang dari siklus pengeluaran adalah  Siklus pendapatan menerima informasi dari siklus produksi tentang barang jadi yang tersedia untuk dijual.  Siklus pengeluaran menerima informasi tentang kebutuhan akan bahan mentah.  Siklus penggajian menerima informasi tentang tersedianya tenaga kerja.  Buku besar dan sistem pelaporan menerima informasi tentang harga pokok produksi.

Peran SIA dalam Siklus Produksi  Bauran produk Produk apa yang ingin diproduksi  Penetapan harga produk Berapa HPP sampai produk selesai dibuat  Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli) Apakah jita akan membeli produk lalu dijual / membuat / memproduksi sendiri lalu dijual  Manajemen BiayaMerencanakan / mengalokasikan biaya - biaya yang timbul. Prosedur Siklus Produksi Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan. Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal. Kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan.


Page | 57

Pengendalian Siklus Produksi Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi : 1. Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik. 2. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya. 3. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat. Aktivitas Siklus Produksi Terdapat empat aktivitas dasar dalam siklus produksi, yaitu : 1.

Desain Produk Langkah pertama dalam siklus produksi adalah desainproduk, tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.Aktivitas desain produk menciptakan dua dokumen utama, yaitu pertama, daftar bahan baku yang menyebutkan nomor bahan baku, deskripsi, serta jumlah masing-masing komponen bahan baku yang digunakan dalam satu unit produk jadi. Kedua, daftar operasi yang menyebutkan kebutuhan tenaga kerja dan mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk tersebut. Peran akuntan harus terlibat dalam desain produk karena 65 hingga 80 persen biaya produk ditentukan pada tahap proses produksi ini. Para akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi suatu lini produk-produk yang berkaitan dengan meningkatkan jumlah komponen bersama yang digunakan dalam masing-masing produk. Dengan memberikan data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan produk yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik.

2.

Perencanaan dan Penjadwalan Langkah kedua dalam siklus produksi adalahperencanaan dan penjadwalan, tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka


Page | 58

pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.Terdapat dua metode perencanaan produksi yang umum digunakan adalah Perencanaan sumber daya produksi (manufacturing resource planning = MRP-II) dan Sistem produksi Just-in-time (JIT). MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan

kebutuhan

bahan

baku

untuk

memenuhi

perkiraan

permintaan

penjualan. Sistem MRP-II sering disebut sebagai push manufacturing, karena barang diproduksi sebagai ekspetasi atas permintaan pelanggan. Sedangkan Justin-time (JIT)memperluas prinsip sistem pengendalian persediaan untuk seluruh proses produksi. Tujuan produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. JIT sering kali disebut sebagai pull manufacturing, karena barang diproduksi sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan. Jadi hanya berproduksi sebagai tanggapan atas pesanan pelanggan. Jadwal Induk Produksi (master production schedule - MPS) menspesifikasikan seberapa banyak produk akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan. Permintaan bahan baku mensahkan pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan. Dokumen ini berisi nomor perintah produksi, tanggal pembuatan, dan berdasarkan pada daftar bahan baku, nomor baarang serta jumlah semua bahan baku yang dibutuhkan. Perpindahan selanjutnya dari bahan baku di sepanjang pabrik akan didokumentasikan dalam dalam kartu perpindahan, yang mengidentifikasikan bagian – bagian yang di pindahkan, lokasi perpindahannya

serta

waktu

perpindahan.Peran akuntan dalam

aktivitas

ini memastikan bahwa SIA mengumpulkan dan melaporkan biaya secara konsisten dengan teknik perencanaan produksi perusahaan. Para akuntan juga membantu perusahaan memilih antara MRP-II atau JIT untuk melihat manakah yang lebih tepat untuk perencanaan dan penjadwalan produksi perusahaan. 3.

Operasi Produksi Langkah

ketiga

dalam

siklus

produksi

adalah produksi

aktual

dari

produk. Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan, STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 59

perbedaan tersebut berdasarkan jenis produk yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi. Penggunaan berbagai bentuk Teknologi Informasi dalam proses produksi, seperti mesin yang dikendalikan oleh komputer,

disebut

sebagai computer-intergrated

manufacturing

(CIM) untuk

mengurangi biaya produksi.Para akuntan tidak diminta untuk menjadi ahli dalam setiap segi CIM, tetapi mereka harus memahami bagaimana hal tersebut mempengaruhi SIA. Salah satu pengaruh CIM adalah pergeseran dari produksi massal ke produksi sesuai pesanan. Walau sifat proses produksi dan keluasan CIM dapat berbeda diberbagai perusahaan, namun setiap perusahaan membutuhkan data mengenai empat segi berikut yaitu bahan baku yang digunakan, jam tenaga kerja yang digunakan, operasi mesin yang dilakukan serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi. 4.

Akuntansi Biaya Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya. Terdapat tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya yaitu :  Memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi. SIA didesain untuk mengumpulkan data real-time mengenai kinerja aktivitas produksi agar pihak manajemen dapat membuat keputusan tepat waktu.  Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk. SIA mengumpulkan biaya berdasarkan berbagai kategori dan kemudian membebankan biaya tersebut ke produk & unit organisasi tertentu .  Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan. Sebagaian besar perusahaan menggunakan perhitungan biaya pesanan dan proses

untuk

membebankan

biaya

produksi. Perhitungan

biaya

pesanan membebankan biaya ke batch produksi tertentu, atau pekerjaan tertentu dan digunakan ketika produk atau jasa yang dijual terdiri dari bagian-bagian yang dapat

di

identifikasikan

secara

terpisah.


Sebaliknya, Perhitungan

biaya

Page | 60

prosesmembebankan biaya ke setiap proses, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi. Digunakan ketika produk atau jasa yang hampir sama diproduksi dalam jumlah massal dan unit terpisah tidak dapat dengan mudah diidentifikasi. Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metode yang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data. Kedua sistem tersebut membutuhkan akumulasi dan mengenai empat jenis biaya : a. Bahan Baku Ketika produksi dimulai, pengeluaran permintaan bahan baku memicu debit barang dalam proses untuk bahan baku yang dikirim ke bagian produksi. b. Tenaga Kerja Langsung (Direct Labor) Kartu waktu kerja adalah sebuah dokumen kertas yang digunakan untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas pekerja. Dokumen ini mencatat jumlah waktu yang digunakan seorang pekerja untuk setiap tugas pekerjaan tertentu. Para pekerja memasukkan data ini dengan menggunakan terminal online di setiap bengkel kerja pabrik. c. Mesin dan Peralatan Ketika perusahaan mengimplementasikan CIM untuk mengotomatisasi proses produksi, proporsi yang lebih besar dari biaya produksi berhubungan dengan mesin dan peralatan yang digunakan untuk membuat produk tersebut. d. Overhead Pabrik Yaitu semua biaya produksi yang tidak secara ekonomis layak untuk ditelusuri secara langsung ke pekerjaan atau proses tertentu. Untuk Aktiva tetap SIA juga dapat mengumpulkan informasi mengenai gedung, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam siklus produksi. Aktiva tetap harus diberi kode garis untuk memungkinkan pembaruan yang cepat dan periodik atas database aktiva tetap. Informasi minimum yang seharusnya dijaga mengenai aktiva tetapnya yaitu Nomor identifikasi, Nomor seri, Lokasi,Biaya, Tanggal perolehan, Nama dan alamat

pemasok,Umur

yg

diharapkan,

Nilai


sisa

yang

diharapkan,Metode

Page | 61

penyusutan, Beban

penyusutan

ke

tanggal,Perbaikan dan Kinerja

service

pemeliharaan. Tujuan Siklus Produksi Adapun tujuan siklus produksi :  Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.  Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.  Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.  Semua transaksi siklus produksi dicatat dengan akurat.  Catatan yang akurat dipelihara dan dilindungi dari kehilangan.  Aktivitas siklus produksi dilakukan secara efisien dan efektif. Ancaman dan Prosedur Pengendalian yang dilakukan dalam setiap aktivitas produksi Proses / Aktifitas

Ancaman

Prosedur Yang Dapat di Terapkan Dalam

Desain Produk

Desain produk yang kurang

Perbaiki informasi tentang

baik

pengaruh desain produk atas biaya. Data terinci mengenai biaya jaminan dan produk.

Perencanaan

Kelebihan produksi atau

Sistem perencanaan

dan

kekurangan produksi

produksi yang lebih baik

penjadwalan

Investasi yang tidak optimal

Tinjau dan setujui perolehan

dalam aktiva tetap

aktiva tetap; pengendalian anggaran

Operasi produksi

Pencurian dan perusakkan

Batasi akses fisik ke

persediaan dan aktiva

persediaan dan aktiva tetap

tetap

Dokumentasikan semua perpindahan persediaan sepanjang proses produksi Identifikasi semua aktiva tetap


Page | 62

Dokumentasi yang memadai dan tinjau semua transaksi yang melibatkan pembuangan aktiva tetap Akuntansi Biaya

Kesalahan pencatatan dan Pengendalian edit entri memasukkan data

data; penggunaan

mengakibatkan data biaya

pemindai kode garis jika

yang tidak akurat.

memungkinkan; rekonsiliasi jumlah yang tercatat dengan perhitungan fisik secara periodik

Ancaman

Hilangnya data,

Buat cadangan dan

umum

Kinerja yang kurang baik

perencanaan pemulihan dari bencana; batasi akses ke data biaya. Pelaporan yang lebih baik dan tepat waktu.

Keterkaitan siklus produksi dengan siklus lainnya dalam proses bisnis (dengan siklus pendapatan,pengeluaran,siklus SDM,dan sistem buku besar dan pelaporan) Sistem informasi siklus pendapatan memberikaninformasi(pesanan pelanggan dan prediksi penjualan) yang digunakan untuk merencanakan produksi serta tingkat persediaan. Sebaliknya sistem informasi siklus produksi mengirimkan informasi ke siklus pendapatan

mengenai

barang

jadi

yang

telah dibuat dan

tersedia

untuk

dijual.informasi mengenai kebutuhan bahan baku dikirim ke sistem informasi siklus pengeluaran dalam bentuk formulir permintaan pembelian. Sebagai gantinya sistem informasi siklus pengeluaran memberikan informasi mengenai perolehan bahan baku dan informasi pengeluaran lain yang dimasukan kedalam overhead pabrik. Informasi mengenai tenaga kerja yang dibutuhkan akan dikirim ke siklus sumber daya manusia,yang selanjutnya akan memberikan data mengenai biaya dan ketersediaan tenaga kerja. Terakhir mengenai informasi mengenai harga pokok penjualan akan dikirim ke sistem informasi buku besar dan pelaporan. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 63

Aplikasi-Aplikasi Siklus Produksi Pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi property/kepemilikan merupakan fungsi-fungsi umum dalam siklus produksi di perusahaan- perusahaan manufaktur. Hanya sediklit kemungkinan adanya siklus produksi sebagai suatusiklus yang terpisah, dalam sebuah perusahaan non-manufaktur, tetapi hamper sebagian besar perusahaan mempunyai persediaan dan mengelola beberapa bentuk aktivitas produktif,seperti menjual barang dan jasa. Jadi, prinsipprinsip pengendalian produksi relevan untuksebagian besar organisasi. Pengendalian Produksi System

akuntansi

biaya

berfokus

pada

pengelolaan

persediaan

manufacturing: bahanbaku, barang dalam proses, dan produk selesai. Job costing merupakan prose dur dimana biayadidistribusikan ke pekerjaan atau order produksi tertentu. Ini membutuhkan system pengendalian order produksi.Dalam penentuan biaya berdasarkan proses produksi (process costing), biaya dikumpulkandalam proses atau departemen berdasarkan periode (hari, minggu, atau bulan). Pada setiapakhir periode, biaya setiap proses dibagi berdasarkan unit yang diproduksi untuk

mencari biaya

tidak mungkin

atau

rata-rata per

unit.

Process

tidak memuaskanuntuk

costing

digunakan jika

mengidentifikasikan

banyak

pekerjaan atau perkumpulan produksi. Klasifikasi prosesatau departemen dapat dirancang

sesuai

dengan

distribusi

biaya

atau

tujuan

pelaporan produksi. Klasifikasi ini mendukung

tujuan-

tujuan akuntansi biaya proses dan pengendalianproduksi dengan order berulan g. “Biaya” baik dalam job maupun process costing dapatberupa biaya actual a tau biaya yang ditetapkan terlebih dahulu (contoh:biaya standar).System akuntansi biaya meliputi baik pengendalian produksi maupun persediaan; keduanyasangat berkaitan dengan masukan order, penagihan, penggajian, pengiriman,

dan

prosedur-

prosedur pembelian. Pengendalian intern atas persediaan dan produksi didasar kan padafungsi-fungsi terpisah dan catatan-catatan dasar dan dokumentasi, seperti order produksi,formulir-formulir permohona bahan, dan kartu jam kerja. Perlindungan terhadap persediaandari pencurian fisik meliputi pengamanan STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 64

terhadap persediaan seperti juga dilakukannya perhitungan fisik periodic dan pengujian terhadap catatan secara independen. Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan dapat dicapai melalui catatan-catatan dan laporanlaporan persediaan yang menyajikan informasi seperti penggunaan pers ediaan, saldo persediaan,tingkat minimal dan maksimal persediaan. Titik order ulang dan prosedur-prosedurnya harusditetapkan. Titik order ulang adalah tingkat persediaan dimana harus dilakukan ordertambahan untuk menghindari kurangnya persediaan. Penentuan titik order ulangmensyaratkan dilakukan analisis permintaan produk, biaya setup pengorderan atau produksi,lead time pasokan atau produksi, biaya penanganan persediaan, dan biaya-biaya yang berkaitan dengan kondisi tidak adanya persediaan seperti kerugian penju alan atau penggunaan fasilitasfasilitas produksi secara tidak efisien. Karena tuju an pengendalian persediaan adalah meminimalkan total biaya persediaan, ke putusan penting yang harus di buat adalah besarnya kuantitas ekonomis setiap order pembelian; yang disebut economicorder quantity (EOQ). Kuantitas order ulang harus sama dengan carrying cost dan totalordering cost. Produksi Just In Time (JIT) Produksi just in time (JIT) adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan system produksidimana barang-barang hanya diproduksi hanya sesuai dengan kebutuhan operasi mendatang.System JIT berbeda dengan system produksi konvensional

dimana

persediaan

barang

dalam proses, bahan baku, dan produk jadi diminimalkan atau bahkan dielimin asisecara total.Persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, dan persediaan

produk jadiditunjukkan dengan kotak-kotak terputus

putus. Persediaan digunakan sebagai cadangan untuk operasi-operasi yang berbeda. Persediaan dieliminasi dengan menganalisis operasisecara seksama untuk mebuat tingkat produksi konstan yang menyeimbangkan masukan dankeluaran untuk setiap setiap tahap produksi. Produksi JIT juga menekankan perlunya pengendalian kualitas. Karena persediaan diminimalkan, produksi yan g cacat haruss segeradikoreksi agar alur produksi alur produksi yang konstan tetap

terjaga.


Para

pemasok Page | 65

menjamin pengiriman barang tanpa cacat secara tepat waktu sehingga dapat segera dimasukkandalam produksi, tidak harus ditempatkan terlebih didalam p ersediaan bahan baku.Manfaat keuangan dari produksi JIT secara umum berasal

dari

pengurangan

tingkat persediaan secara keseluruhan. Ini mengurangi total investasi perusahaa n dalam persediaan.Biaya-biaya penyimpanan dan penanganan persediaan, keuangan,

ruang

penyimpanan

dan beban keuangan terhadap total biaya persediaan turun, mungkin sangad mencolok. Manfaatlain dalam meliputi biaya tenaga kerja yang turun karena rancang ulang alur produksi yangkonstan, diskon kuantitas dari pemasok yang sebaliknya menerima kontrak jangka panjangdari perusahaan, dan peningkatan kualitas produksi dan pengurangan biaya limbah dan barang rusak yang berkaitan. Siklus Produksi dan Persediaan

Definisi Siklus Produksi dan Persediaan Siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk, sedamgkan siklus persediaan adalah rangkaian aktivitas bisnis yang berkaitan dengan pengendalian persediaan produk suatu perusahaan. 3 Fungsi SIA dalam Siklus Produksi : Menjelaskan

aktivitas

siklus

produksi

serta

membahas

data

mengenai

pengumpulan dan proses biaya aktivitasnya. Membahas tujuan pengendalian utama dalam siklus produksi serta mampu mendesain dalam hal mencapai tujuan Mampu secara efektif dan efisien dalam menyimpan serta mengatur informasi yang dibutuhkan dalam membuat keputusan. Dalam Pembahasan ini Siklus Produksi dan Persediaan terdiri atas : Prosedur pencatatan barang/produk jadi Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 66

Prosedur pencatatan harga pokok persediaan Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang Berikut merupakan prosedur pencatatan barang/produk jadi: 1. Bagian produksi membuat Bukti Pengiriman Barang Jadi rangkap 3. Lembar 1 dikirimkan bersama barang ke Bagian Gudang. Lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi. Lembar 3 disimpan sebagai arsip. 2. Bagian Akuntansi menerima Bukti Pengiriman BJ lembar 2 dari Bagian Produksi, kemudian di arsip untuk dijadikan bukti bahwa Bagian Produksi telah menyelesaikan produk jadi dan sudah melakukan pengiriman ke Bagian Akuntansi 3. Bagian gudang menerima barang jadi dan Bukti Pengiriman Barang Jadi lembar 1 dari Bagian Produksi. Berdasarkan Bukti Pengiriman BJ tersebut, Bagian Gudang mengisi Kartu Gudang yang menyatakan bahwa bagian gudang menerima barang jadi sejumlah unit barang jadi yang telah ditransfer oleh bagian produksi. 4. Setelah mengisi kartu gudang, Bagian Gudang meminta tanda tangan (untuk mengetahui produk jadi yang masuk ke Bagian Gudang) ke Bagian Akuntansi. 5. Bagian Akuntansi menerima Kartu Gudang untuk ditanda tangani sebagai bukti penerimaan barang jadi. Setelah itu mengirimkan Kartu gudang yang telah ditanda tangani ke Bagian Gudang. 6. Berdasarkan kartu gudang yang telah ditanda tangani, Bagian Gudang membuat Surat Penerimaan Barang Jadi (SPBJ) rangkap 3. Lembar pertama dikirimkan ke Bagian Akuntansi, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Produksi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip. 7. Bagian Akuntansi menerima SPBJ lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPBJ lembar 1 tersebut, Bagian Akuntansi mengisi Kartu persediaan yang digunakan untuk mengetahui persediaan barang jadi yang telah masuk. 8. Setelah mengisi Kartu Persediaan, Bagian Akuntansi mencatat di Jurnal tentang persediaan barang jadi yang masuk. Setelah itu, memposting ke buku besar, dan dibuatkan neraca saldo dan neraca lajur, jurnal penyesuaian dan Laporan Keuangan.

Berdasarkan

Laporan

Keuangan

tersebut,

Bagian

Akuntansi

membuat Laporan Penerimaan Barang Jadi (LPBJ) yang dikirimkan ke Manajer. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 67

9. Bagian Produksi menerima SPBJ lembar 2 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPBJ lembar 2, Bagian Produksi membuat Laporan Penyelesaian Barang Jadi yang dikirimkan ke Manajer. Berikut merupakan Flowchart dari pencatatan barang/produk jadi:


Page | 68

Berikut merupakan prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual: 1. Bagian produksi membuat surat permintaan bahan baku rangkap 2, lembar 1 diberikan kepada bagian gudang sedangkan lembar ke 2 disimpan sebagai arsip. 2. Bagian gudang menerima surat permintaan barang baku lalu mempersiapkan bahan baku yang diminta, membuat surat pengiriman barang rangkap 2.


Page | 69

Lembar 1 disimpan sebagai arsip sedangkan lembar ke 2 dikirim ke bagian produksi beserta bahan baku. 3. Bagian produksi menerima surat pengiriman dan barang, lalu melakukan produksi. Setelah itu membuat laporan DM,DL,FOH rangkap 2. Lembar 1 disimpan sebagai arsip, lembar ke 2 dikirim ke bagian akuntansi. 4. Bagian akuntansi menerima laporan DM,DL,FOH. Berdasarkan laoran tersebut bagian akuntansi menghitung DMC,DLC,FOH. Lalu membuat laporan harga pokok produksi rangkap 2. Lembar 1 disimpan sebagai arsip. Lembar ke 2 dikirim ke manajer. 5. Bagian manajer menerima laporan harga pokok produksi,. Berdasarkan laporan harga pokok produksi bagian manajer menentukan margin laba lalu membuat laporan harga penjualan barang.


Page | 70

Berikut merupakan Flowchart dari pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual :

Berikut merupakan prosedur dari pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli: 1. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip.


Page | 71

2. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH. 3. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Manager untuk mendapat persetujuan. 4. Jika Manager menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ketransaksi awal. 5. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip. 6. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. 7. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang. 8. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip. 9. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang. 10. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke2,

Bagian

Keuangan

membuat

Laporan

Pembelian

LP

rangkap

2.

LembarpertamadiserahkankeManagerdanlembarkeduadisimpansebagaiarsip. 11. Berdasarkan laporan pembelian kredit bagian keuangan membuat laporan harga pokok persediaan rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke manager, lembar ke 2 disimpan sebagai arsip.


Page | 72

Berikut merupakan Flowchart dari pencatatan harga pokok persediaan:


Page | 73

Berikut merupakan Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang: 1. Bagian Produksi membuat surat permintaan bahan baku sesuai kebutuhan rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 2. Bagian Gudang menerima surat permintaan bahan baku dari bagian produksi.


Page | 74

3. Berdasarkan Surat Permintaan Bahan Baku, Bagian Gudang membuat Surat Pengiriman Bahan Baku rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Produksi beserta bahan baku yang diminta dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 4. Berdasarkan Surat Pengiriman Bahan Baku, Bagian Gudang membuat bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku gudang rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 5. Berdasarkan bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku, Bagian Gudang membuat laporan persediaan bahan baku rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Bagian Akuntansi, lembar kedua disimpan sebagai arsip. 6. Bagian Produksi menerima Surat Pengiriman Bahan Baku beserta bahan baku dari Bagian Gudang. 7. Bagian Produksi memproduksi bahan baku menjadi barang jadi, kemudian mengirim barang jadi ke Bagian Gudang. 8. Berdasarkan barang jadi, Bagian Gudang membuat laporan barang jadi rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 9. Berdasarkan

laporan

persediaan

bahan

baku,

bukti

permintaan

dan

pengeluaran bahan baku gudang dan laporan barang jadi, Bagian Akuntansi membuat laporan permintaan dan pengeluaran barang gudang rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.


Page | 75

Berikut merupakan Flowchart permintaan dan pengeluaran barang gudang:

Prosedur Produk Selesai Order

produksi

bagianproduksi

ke

yang bagian

telah

selesai

gudang.

dikerjakan,

Prosedur

perlu

produk

diserahkan

selesai

dari

merupakan

prosedurpenyerahan produk selesai dari bagian produksi ke bagian gudang.


Page | 76

Dokumen Yang digunakan Dalam Kegiatan Produksi 1. Surat Order Produksi Merupakan

surat

perintah

yang

dikeluarkan

oleh

bagian

produksi,

yangditunjukan pada bagian-bagian terkait dengan proses pengolahan, produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, cara produksi, fasilitasproduksi dan jangka waktu seperti yang tercantum dalam surat order produksitersebut. 2.

Daftar Kebutuhan Bahan Merupakan Daftar Jenis dan kuantitas kegiatan dan fasilitas mesin yangdiperlukan untuk memproduksi barang seperti yang tercantum dalam surat orderProduksi.

3.

Daftar Kegiatan Produksi Merupakan

daftar

urutan

jenis

kegiatan

dan

fasilitas

mesin

yang

diperlukanuntuk memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat order produksi. 4. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Merupakan formulir yang digunakan oleh bagian produksi untuk meminta bahanbaku dan bahan penolong untuk memproduksi barang yang tercantum dalamsurat order produksi. Dokumen ini sekaligus juga berfungsi sebagai buktipengeluaran barang dari gudang. 5.

Bukti Pengembalian Barang Gudang Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian produksi untuk mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke bagian gudang. Pengembalian bahan ini umumnya disebebkan karena adanya sisa bahan bakudan bahan penolong yang tidak dipakai dalam proses produksi.

6. Kartu Jam Kerja Merupakan kartu untuk mencatat jam kerja langsung yang dikonsumsi untuk memproduksi yang tercantum dalam surat order produksi. 7.

Laporan Produk Selesai Laporan

Produk

selesai

memberitahukanselesainya

dibuat

produksi

oleh

pesanan


fungsi tertentu

produksi pada

untuk bagian

Page | 77

perencanaan dan pengawasanproduksi, bagian gudang, bagian penjualan, danbagian akuntansi. 8. Kartu Persediaan Setiap Masuknya atau keluarnya barang harus dicatat dalam bentuk kartupersediaan dimana kartu persediaan ini dicatat berdasarkan jenis barang. Adapunconth dari akrtu persediaan, adalah : Contoh KartuPersediaan Barang

Operasional dalam Gudang Aktifitas operasional adalah bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan sertamemasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas

operasional ini

merupakan salah satucritical point, Berikut beberapa alasan yaitu: 1. Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan membuat rusak barang atau resiko kehilangan barang karena dicuri. 2. Cek kesesuaian barang dengan Surat Order dan Expired date barang dilakukanoleh staff penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak melakukan aktifitas ini dengan sejumlah alasan seperti : STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 78

supaya cepat,sudah kenal dengan pemasok, disiplin melakukan sistem, dll. Intinya di poin 1 dan 2 kritis dikarenakan Faktor Sumber Daya Manusia. Penerimaan Barang di gudang „rawan‟ permainan dengan pihak supplier. Staff penerimaan tanpa diketahui oleh pemesan dapat melakukan deal-deal khusus yang merugikan pemesan dan menguntungkan pemasok. Jadi kontrol yang ketat terhadappersonil penerimaan cukup penting, hal seperti melakukan rotasi pekerjaan rutin sertabekerja dalam jumlah kecil serta pembatasan wewenang adalah hal-hal praktis yang bias dilakukan.


Page | 79


Page | 80

PERTEMUAN 9 & 10 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UNTUK PENGGAJIAN & PENGUPAHAN Pengertian Sistem Akuntansi Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah. Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan

dapat

menyediakan

informasi

keuangan

bagi

setiap

tingkatan

manajemen, para pemilik atau pemegangsaham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat. Untuk lebih mengetahui arti pentingnya sistem akuntansi maka kita harus memahami pengertian dan fungsi sistem akuntansi tersebut melalui pendapat beberapa ahli. Menurut Cole dalam Baridwan (1999:3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”. Mulyadi (2000 : 1) menyatakan “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Sedangkan menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”. Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian


Page | 81

secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha”. Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan

tertentu.

Akuntansi

merupakan

bahasa

bisnis.

Setiap

perusahaan

menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan(classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli. Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999:1) “ Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari hasil-hasilnya”. Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa: Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi. Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”. Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi. Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi

keuangan

yang

dibutuhkan

oleh

manajemen

guna

memudahkan

pengelolaan perusahaan. Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Widjajanto STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 82

(2001: 4) adalah Susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. KemudianMarom

(2002:1)

menyatakan bahwa

Sistem

akuntansi

adalah

gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan. Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen. Pengertian Gaji dan Upah Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja. Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya. Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini. Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa: Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 83

Sementara

Mulyadi

(2001:373)

mengemukakan

bahwa:

Gaji

umumnya

merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan. Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegangsaham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah. Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan. Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli. Neunar (1997:210) mengemukakan bahwa: Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan. Sedangkan Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 84

“Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”. Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) menyatakan Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan. Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan buktibukti yang terdapat pada dokumen. Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: 1.

Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

2.

Kartu jam hadir Kartu jam hadir. Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir


Page | 85

dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu. 3.

Kartu jam kerja Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.

4.

Daftar gaji dan upah Daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potonganpotongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.

5.

Rekap daftar gaji dan upah Rekap daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.

6.

Surat pernyataan gaji dan upah Surat pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.

7.

Amplop gaji dan upah Amplop gaji dan upah. Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.

8. Bukti kas keluar Bukti kas keluar. Brdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.


Page | 86

Catatan Akuntansi Yang Digunakan Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya. Mulyadi (2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi: 1. Jurnal umum; Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. 2. Kartu harga pokok produk; Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. 3. Kartu biaya; Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. 4. Kartu penghasilan karyawan. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu. Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: 1.

Fungsi kepegawaian; Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan


Page | 87

tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. 2.

Fungsi pencatatan waktu; Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

3.

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah; Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.

4.

Fungsi akuntansi; Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.

5.

Fungsi keuangan. Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang

lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya. Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 88

dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya. Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang

lainnya,

prosedur

biasanya

melibatkan

beberapa

orang

dalam

suatu

departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang Menurut Baridwan (1999:17) sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1). Prosedur untuk bagian personalia; 2). Prosedur pencatatan waktu; 3). Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur personalia. Prosedur ini melibatkan berbagai personalia dan bagian lain yang membutuhkan karyawan baru. Fungsi organisasi yang terkait dengan prosedur personalia adalah: 1.

Mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan-kegiatan: a. Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan mencari penggantinya dari pelamar-pelamar baru. b. Memelihara hubungan dengan kantor penempatan kerja, sekolah-sekolah, universitas dan sumber-sumber karyawan lainnya. c. Memasang advertensi.

2.

Mengadakan interview.

3.

Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru, sebagai berikut: a. Mencari data pribadi karyawan. b. Menyelenggarakan tes kesehatan c. Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam daftar gaji.

4.

Melakukan berbagai yang terdapat dibawah ini: a. Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar. b. Membuat catatan mengenai lokasi karyawan. c. Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan. d. Membuat catatan sejarah karyawan e. Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan


Page | 89

Sedangkan formulir yang digunakan dalam prosedur personalia ini adalah: 1.

Surat permintaan karyawan baru, formulir ini dibuat oleh mandor atau bagian lain untuk meminta tambahan karyawan dan diserahkan kepada bagian personalia;

2.

Surat lamaran kerja, surat ini bisa ditulis oleh calon karyawan atau mungkin sudah disediakan formulirnya dan calon karyawan tinggal mengisinya, data dalam surat lamaran biasanya terdiri dari umur, pendidikan, keahlian, pengalaman dan lainlain;

3.

Surat perjanjian kerja, formulir ini dibuat oleh bagian personalia untuk karyawankaryawan yang diterima, satu lembar dari surat perjanjian kerja ini diserahkan kebagian gaji dan upah sabagai dasar untuk memasukkan nama pegawai dalam daftar gaji dan upah;

4.

Laporan pemberhentian, formulir ini dibuat oleh mandor sebagai pemberitahuan bahwa karyawan sudah berhenti bekerja dan diserahkan ke bagian personalia. Prosedur pencatatan waktu. Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan

mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Adapun formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu adalah: 1.

Catatan waktu hadir (Clock Card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan, yang menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam attendance time recorder pada waktu kayawan datang maupun pulang, sehingga tercatat jam datang dan jam pulang. Daftar hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap bagian dalam perusahaan disediakan kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari satu lembar. Karyawan diminta untuk menandatangani daftar itu setiap hari;

2.

Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari buku catatan mandor dan daftar hadir, job card atau job tiket;

3.

Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan waktu kerja dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari. Lembar

tersebut

menunjukkan

waktu

yang

digunakan

karyawan

untuk

mengerjakan job pada hari itu dan juga disediakan kolom untuk mencatat jam datang dan jam pulang.


Page | 90

Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan sebagai berikut: 1.

Daftar gaji dan chek register, daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;

2.

Cek gaji atau amplop gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi bila gaji dibayar dengan uang tunai maka digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun amplop gaji harus menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;

3.

Paystub atau employee’s earning statement (laporan gaji karyawan), merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada karyawan bersama gajji dan upahnya;

4.

Empoyee’s

record

(Catatan

gaji

karyawan),

merupakan

catatan

yang

menunjukkan kumpulan gaji dan upah karyawan selama periode tertentu. Catatan ini dibuat terinci seperti daftar gaji dan upah untuk setiap karyawan. Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur

ini

bertujuan

untuk

mencatat

waktu

hadir

karyawan.

Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine). 2. Prosedur pembuatan daftar gaji 3. Prosedur distribusi biaya gaji 4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 91

5. Prosedur pembayaran gaji Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi. 2. Prosedur pencatatan waktu gaji. 3. Prosedur pembuatan daftar upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. 4. Prosedur distribusi biaya upah. 5. Prosedur pembayaran upah 6. Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master). Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: 1.

Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.


Page | 92

2.

Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

3.

Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.

4.

Penghitunagn

pajak

penghasilan

karyawan

direkonsiliasi

dengan

catatan

penghasilan karyawan. 5.

Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas

dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.


Page | 93

PERTEMUAN 11, 12, & 13 ANALISIS DAN PERANCANGAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI UNTUK KAS Pengertian Kas Kas merupakan elemen aktiva yang paling likuid dan hampir semua transaksi pada akhirnya akan berhubungan dengan kas. Kas didalam pengertian akuntansi didefinisikan sebagai alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. (Zaki Baridwan,1980:4) Pernyataan di atas dapat dikemukakan bahwa kas merupakan alat pertukaran yang berupa uang atau yang dapat dipersamakan dengan uang baik yang ada di perusahaan maupun yang ada di bank yang dapat diambil sewaktu-waktu tanpa mengurangi nilai nominalnya. Kas sangat mudah dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya, sehingga kas sangat mudah diselewengkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengawasan yang tepat terhadap kas dengan menerapkan sistem pengendalian intern yang baik. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas a. Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang atau dari penjualan secara kredit. Dibawah ini akan dibahas mengenai kedua sistem akuntansi penerimaan kas tersebut. 

Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan : 1.

Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.

2.

Penerimaan kas secara tunai dilakukan melalui transaksi secara kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi


Page | 94

penerimaan kas. Prosedur penerimaan kas dari pejualan tunai ada tiga macam, yaitu : 

Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales.



Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales ( COD sales ).



Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai melibatkan beberapa fungsi yang terkait, yaitu : 1. Fungsi Penjualan 2. Fungsi Kas 3. Fungsi Gudang 4. Fungsi Pengiriman 5. Fungsi Akuntansi Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dalam penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai. 3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu , namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai. 5. Kuantitas produk yang yang dijual. 6. Otorisasi jabatan yang berwenang. (Mulyadi, 1993:464-465) Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Faktur Penjualan Tunai 2. Pita Register Kas 3. Credit Card Sales Slip 4. Bill Of Lading 5. Faktur Penjualan COD 6. Bukti Setor Bank STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 95

7. Rekap Harga Pokok Penjualan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Jurnal Penjualan 2. Jurnal Penerimaan Kas 3. Jurnal Umum 4. Kartu Persediaan 5. Kartu Gudang Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Prosedur Order Penjualan 2. Prosedur Penerimaan Kas 3. Prosedur Penyerahan Barang 4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai 5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank 6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas 7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. 2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi . 3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 4. Penerimaan order dari pembeli diotorisai oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. 5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. 6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 96

7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. 8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. Praktek yang Sehat 9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. 11. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. ( Mulyadi, 1993 : 472 – 473) c. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Penerimaan kas dari piutang berasal dari penjualan secara kredit. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan : 1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). 2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. Prosedur penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu sebagai berikut : 1. Melalui penagihan perusahaan 2. Melalui pos 3. Melalui lock box collection plan Sistem penerimaan dari piutang melibatkan beberapa fungsi yang terkait yaitu : 1. Fungsi Sekretariat. Bertanggung jawab dalam menerima cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan dan bertugas membuat daftar STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 97

surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2. Fungsi Penagihan Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Fungsi Kas Bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan). Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut dengan segera ke bank dalam jumlah penuh. 4. Fungsi Akuntansi Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5. Fungsi Pemeriksa Intern Bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarkan oleh fungsi akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : 1. Surat Pemberitahuan 2. Daftar Surat Pemberitahun 3. Bukti Setor Bank 4. Kuitansi Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang disajikan sebagai berikut : Organisasi


Page | 98

1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas. 2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bilyet). 4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 5.

Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang ) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.

Praktek yang Sehat 6.

Hasil

perhitungan

kas

harus

direkam

dalam

berita

acara

penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. 7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance). 8. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan ), harus diasuransikan (cash in safe dan cash in transit insurance). (Mulyadi, 1993 : 492493) Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pembayaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek kecuali untuk pembayaran dalam kecil, biasanya dilaksanakan melalui dana kas kecil. Dana kas kecil merupakan uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaranpengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. (Zaki Baridwan, 1980 : 63). Seperti halnya ongkos transport atau unit keperluan seharihari dimana pembayaran dengan cek untuk hal-hal yang sekecil itu akan mengakibatkan

pekerjaan

menjadi

tertunda,

membosankan,

dan

beban

pencatatannya mahal. Dana kas kecil diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab untuk membayar biaya yang relatif kecil dan meminta pengisian kembali dari kas besar. Metode yang digunakan dalam penyelenggaraan kas kecil ada dua, yaitu sebagai berikut : STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 99

1.

Metode Fluktuasi Dalam metode ini pembentukan dana kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga saldo rekening kas kecil selalu berubah. Dalam pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sesuai dengan keperluan (tidak berdasarkan jumlah pengeluaran sebelumnya) dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.

2.

Metode Imprest Pembentukan dana kas kecil dengan metode ini dilakukan dengan cek dan dicetak dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo kas kecil tidak berubah sesuai yang ditetapkan, kecuali jika saldo yang ditetapkan itu dinaikkan atau dikurangi. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal tetapi hanya dilakukan dengan mengumpulkan bukti-bukti transaksi sebagai arsip sementara oleh pemegang kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Bukti penggeluaran ini dicap “telah dibayar” agar tidak digunakan lagi. Pengisian ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Pengeluaran kas dengan menggunakan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern, yaitu : a. Dengan digunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek. b. Dilibatkannya pihak luar dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas. c. Bagi perusahaan yang mengeluarkan cek, pengembalian cancelled check digunakan sebagai tanda terima dari pihak yang menerima pembayaran. Check Issuer secara otomatis menerima tanda penerimaan kas di pihak yang menerima pembayaran. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1. Bukti Kas Keluar 2. Cek


Page | 100

3. Permintaan cek Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1. Jurnal Pengeluaran Kas 2. Register Cek. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : o

Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas. Apabila suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, maka fungsi tersebut mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat utang.

o

Fungsi Pencatat Utang. Bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen terebut. Fungsi

ini

juga

bertanggung

jawab

untuk

melakukan

verifikasi

kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. Selain itu fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar yang berfungsi sebagai buku pembantu o

Fungsi Keuangan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

o

Fungsi Akuntansi Biaya. Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

o

Fungsi Akuntansi Umum. Bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register

o

Fungsi Audit Intern. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan

kas

secara

periodik

dan

mencocokkan

hasil

penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. Selain itu

juga

bertanggung

jawab

melakukan

pemeriksaan

secara

mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.


Page | 101

Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan, serta unsur praktek yang sehat yang disebutkan di bawah ini : Organisasi 1.

Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

2.

Transasksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 3.

Pengeluaran

kas

harus

mendapat

otorisasi

dari

pejabat

yang

berwewenang 4.

Pembukaan

dan

penutupan

rekening

bank

harus

mendapatkan

persetujuan dari pejabat yang berwewenang. 5.

Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang dan yang dilampiri dengan dokumen mendukung yang lengkap.

Praktek yang Sehat 6.

Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.

7.

Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus

dibubuhi

cap

“lunas”

oleh

Bagian

Kasa

setelah

transaksi

pengeluaran kas dilakukan. 8.

Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.

9.

Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.

10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system. STMIK dan STIE Asia Malang, Dosen : Justita Dura, SE., M.Ak (NIDN : 0703038701)

Page | 102

11. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. 12. Kas yang ada di tangan (cash insafe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) di asuransikan dari kerugian. 13. Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance). 14. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room). 15. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa. (Mulyadi, 1993 : 519-520) Sistem voucher adalah suatu metode dan prosedur pencatatan yang dilaksanakan untuk mengadakan pengawasan secara efektif terhadap pembayaranpembayaran atau pengeluaran-pengeluran uang. Prosedur pencatatan dalam sistem voucher yaitu: a. Setiap kewajiban yang pada akhirnya harus diselesaikan dengan pengeluaran kas harus dicatat dalam voucher. Voucher merupakan bukti adanya persetujuan untuk mengeluarkan uang. Dalam voucher harus ada kolom yang dapat menunjukkan adanya persetujuan yang berwenang. b. Semua voucher yang dikeluarkan dicatat dalam voucher register dan diarsipkan dalam suatu file. Voucher register adalah jurnal khusus untuk mencatat semua voucher yang dikeluarkan. c.

Pada saat akan melakukan pembayaran, voucher diambil dari file kemudian dibuatkan cek. Pada saat ini kolom pembayaran dalam

voucher maupun

voucher register diisi. d. Semua cek yang dikeluarkan dicatat dalam voucher register. Check register adalah buku untuk mencatat setiap ada pengeluaran cek, dengan mendebit rekening utang voucher dan mengkredit rekening Kas/Bank. e.

Memposting voucher register dan check register ke rekening buku besar masingmasing, seperti halnya dari jurnal pembelian dan pengeluaran kas. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem voucher adalah untuk

mengadakan pengawasan terhadap pengeluaran kas secara efektif. Sehingga dapat


Page | 103

dihindarkan terjadinya kelalaian maupun kecurangan terhadap pengeluaran kas tersebut.


Page | 104

PERTEMUAN 14, & 15 STUDI KASUS ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PERUSAHAAN

D:\STIMIK & STIE ASIA MALANG\APSI\63Komp. Akuntansi - Noerlina NN_IGM_X - OK DAFTAR PUSTAKA.pdf D:\STIMIK & STIE ASIA MALANG\APSI\JURNAL KARYA ILMIAH.pdf D:\STIMIK & STIE ASIA MALANG\APSI\Jurnal Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Pada Perusahaan Dagang Dan Jasa PT SURYAMAS.pdf D:\STIMIK & STIE ASIA MALANG\APSI\Noerlina DKK.pdf


Page | 105

PERTEMUAN I SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Recommend Documents