BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pada jaman globalisasi saat ini perkembangan sebuah sistem informasi berkembang dengan cepat dan pesat, sehingga membuat perusahaan saling berlomba-lomba bersaing untuk menjadi lebih unggul dan tidak tenggelam dalam persaingan, dengan itu perusahaan harus siap untuk saling bersaing dengan perusahaan lainnya dan harus mampu mengikuti perkembangan suatu sistem informasi yang semakin lama semakin canggih. Pentingnya dalam mengikuti perkembangan sistem informasi tidak lain agar mampu bertahan dan dapat unggul dari para pesaingnya yang sejenis. Di dalam perusahaan suatu sistem informasi sangatlah penting sekali, karena dengan adanya suatu dukungan dari sistem informasi tersebut akan memberikan sebuah manfaat dan kemudahan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan, dan sistem tersebut akan membantu perusahaan dalam menghasilkan suatu informasi yang cepat dan tepat untuk dapat menjadi andalan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehingga akan meningkatkan financial perusahaan. Semakin luas dan tingginya tingkat persaingan antara perusahaan bisnis, menuntut semua perusahaan untuk memakai sistem informasi yang baik dan canggih untuk di implementasikan di perusahaannya. Tetapi, tidak sedikit pula perusahaan yang gagal dalam mengimplementasikan sistem tersebut karena 1
2 ketidak
efektifan
sistem
atau
karena
pengguna
yang
tidak
bisa
mengimplementasikan sistem tersebut sehingga sistem tidak terpakai dan terbuang begitu saja, sehingga perusahaan hanya memhamburkan uang begitu saja untuk sistem tersebut tanpa mendapatkan keuntungan, dan pada akhirnya perusahaan tidak mencapai apa yang diharapkan pada sistem tersebut. “Investments in information technology (IT) have become crucial for firms to improve the quality of their products and services” ( ProQuest Journal. Didem Demirhan, Varghese S Jacob, Srinivasan Raghunathan. 2005. Vol.22, Issue 3, page 321. Journal of Management Information Systems). “Firms make the description of the daily problems confronting in their activities by using IT. IT usage guides to formulize the policies which will stimulate the economical growth and development” ( Journal of Global Strategic Management, Cemal Zehir, Busra Muceldili, Bulent Akyuz, Ali Celep, 2010. Vol 4, Issue 12, page 145 The Impact of Information Technology Invesement on Firm Performance in National and Multinational Companies). “Unfortunately, evaluation methods that rely on financial measures are not as well-suited for newer generations of IT applications”. (ProQuest Journal, Hugo Rehesaar, Amanda Mead. 2005. Vol. 4, Issue 1, page 89. An Extension of Benefit Cost Analysis to IS/IT Investments). According to economical view, IT is an input in the production process and there is an interaction between IT and other inputs. Thus, IT provides benefit to the organizations more than capital and labour. IT’s benefits can be evaluated. (Journal of Global Strategic Management, Cemal Zehir, Busra
3 Muceldili, Bulent Akyuz, Ali Celep, 2010. Vol. 4, Issue 12, page 144 The Impact of Information Technology Invesement on Firm Performance in National and Multinational Companies). “IT enabled business invesement can bring huge rewards, but only with the right governance and management process and full commitment and engagement from all management levels” (Mainsoft Article. Oct 14th, 2008. The Value IT Framework). Firm’s total IT investment is not associated with performance, but investments in specific IT assets explain performance differences along dimensions consistent with their strategic purpose. (Organizations Science Journal. Aral, Sinan, And Weill, Peter. 2007. Vol.18, page763-780. IT Assets, Organizational Capabilities, and Firm Performance: How Resource Allocations and Organizational Differences Explain Performance Variation). “Deciding on such invesements must begin with a solid understanding of organization’s strategic, goals and objectives. Ultimately, a well-articulated, business driven technology strategy will recognize the uniqueness of varying organizational capabilities and will balance that with the desired strategic positioning by adhering to a few basic tenents” (ProQuest Journal. Diana Mirakaj. June 2009. Vol 7, Issue 96, page 3. Business Requirements Should Drive Technology Investments). Inilah pentingnya suatu evaluasi keefektifitasan sebuah investasi di dalam perusahaan, agar para manager dapat membuat sebuah keputusan yang akan dipakai untuk meningkatkan kinerja sistem informasi yang sedang diterapkan
4 pada perusahaan, yang pada akhirnya akan meningkatkan financial dan kinerja perusahaan. Terdapat suatu cara yang bisa dilakukan perusahaan agar bisa menilai investasi sistem informasi yang sedang diterapkan salah satunya dengan cara mengevaluasi dari dampak penggunaan sistem informasi untuk melihat efektifitas dari apa yang diberikan dengan adanya investasi sistem informasi tersebut. Dengan dilakukan evaluasi ini akan memberikan jawaban dan solusi yang baik dalam hal financial dan dalam hal kinerjanya dari pemakaian sistem informasi pada perusahaaan. Dengan ini, kami sebagai mahasiswa Universitas Bina Nusantara dengan peminatan Information Technology/Information System Investment yang sedang melakukan program skripsi berinisiatif dalam pengajuan penelitian tentang EVALUASI EFEKTIFITAS KINERJA SISTEM INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN METODE NEW INFORMATION ECONOMICS PADA PT. VARCOINDO BINA JAYA.
1.2
Ruang Lingkup Ruang lingkup pembahasan dari skripsi ini dibatasi pada:
1. Penelitian dilakukan dengan metode New Information Economic (NIE). Dengan 3 praktek yang diutamakan yaitu Strategic Demand/Supply Planning, Innovation, dan Alignment.
5 2. Evaluasi atas investasi sistem informasi yang dilakukan oleh PT. VarcoINDO Bina Jaya, yang dilihat dari segi Aplikasi, Infrastruktur, dan Service. Evaluasi dilakukan dengan menggunakan metode New Information Economics untuk mendapatkan nilai manfaat berupa nilai penyelarasan (alignment), nilai kualitas (quality), nilai ketergantungan (dependency), nilai pelayanan (service), dan nilai jangkauan pengguna (breadth) dari investasi TI yang sedang di implementasikan oleh perusahaan. 3. Strategi investasi dari masing-masing porfolio Aplikasi, Infrastruktur, dan Service yang dapat digunakan sebagai pertimbangan perusahaan dalam mengambil keputusan investasi perusahaan lebih lanjut. 4. Penelitian tidak dilakukan untuk membuat atau mengubah konsep dari sistem. 5. Penelitian membahas tentang fungsi ZAHIR dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan operasional atau belum tercapainya dari fungsi ZAHIR tersebut.
1.3
Tujuan dan Manfaat Tujuan yang diharapkan dapat tercapai dalam penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Mengevaluasi investasi teknologi informasi yang sedang di implementasikan dalam perusahaan.
6 2. Memberikan rekomendasi terhadap pengelolaan teknologi informasi pada perusahaan untuk meningkatkan efisiensi sumber daya pada perusahaan dengan metode New Information Economics. Adapun manfaat yang diharapkan dapat tercapai pada penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1.
Dapat membantu pengambilan keputusan dari investasi Teknologi Informasi yang sedang di implementasikan.
2.
Memberikan solusi peningkatan kinerja lewat evaluasi biaya LightsOn dan mengetahui alokasi biayanya yang telah digunakan oleh perusahaan.
1.4
Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi 3 tahapan, yaitu : 1.
Studi Kepustakaan Dalam metode ini kami mengumpulkan data-data yang berupa buku-buku yang berhubungan dengan topik dimana dapat membantu memecahkan masalah dalam skripsi ini. Pengumpulan datanya, kami lakukan dengan mengunjungi perpustakaan Universitas Bina Nusantara. Selain itu, kami juga mendapatkan data tambahan dari sumber informasi lainnya, yaitu artikel dan internet.
2.
Studi Lapangan
7 Ada 4 metode dalam melakukan penelitian lapangan, yaitu : i.
Wawancara (Interview) Disini peneliti melakukan wawancara langsung dengan pihak perusahaan yang bersangkutan dan dapat membantu dalam memecahkan masalah yang sedang diteliti.
ii.
Pengamatan (Observasi) Penelitian secara langsung ke lapangan dan mencatat apa yang sedang terjadi di dalam perusahaan.
iii.
Review Dokumentasi Melakukan
penelusuran
dokumen-dokumen
yang
berhubungan dengan sistem dan investasi sistem. iv.
Kuesioner Dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan dalam bentuk angket yang berhubungan dengan sistem dan investasi sistem yang sedang berjalan kepada para user pada PT. VarcoINDO BINA JAYA.
3.
Metode Evaluasi Metode ini dilakukan dengan mengevaluasi hasil survey menggunakan konsep New Information Economics (NIE) dan langkah-langkah yang penerapan yang terdapat didalamnya untuk memberikan hasil yang sesuai dengan tujuan dan manfaat yang ingin dicapai.
8 1.5.
Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini menggambarkan teori-teori yang akan digunakan untuk membantu dalam menyelesaikan penelitian. Landasan teori merupakan sebuah kerangka teori ilmiah yang menjadi dasar penelitian dengan menguraikan pengertian evaluasi, efektifitas, sistem, informasi, sistem informasi, teknologi informasi, teori khusus New Information Economics, dan tujuan dari evaluasi efektifitas investasi dari sistem informasi yang ada pada perusahaan. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Pada bab ini dijelaskan mengenai sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang, proses bisnis yang berjalan, dan identifikasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dan juga membahas mengenai investasi TI/SI yang telah dilakukan perusahaan. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
9 Pada bab ini diuraikan mengenai data dari hasil penelitian, cara pengolahan data dan hasil evaluasi dengan menggunakan metode New Information Economics (NIE). BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang garis besar simpulan yang diambil dari inti penelitian dan disertai dengan saran-saran untuk membantu pengembangan dan perbaikan investasi TI untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
