KWALITEITSNETWERKEN: leren van elkaar
Een methode om de kwaliteit van forensische zorg te verhogen.
CONTACT Voor meer informatie over de kwaliteitsnetwerken kunt u contact opnemen met: Diewke de Haen (
[email protected]) Jeantine Stam (
[email protected]) Expertisecentrum Forensische Psychiatrie Churchilllaan 11 3527 GV Utrecht Tel. 030 29100 10
[email protected] www.efp.nl
Een Kwaliteitsnetwerk; wat is dat precies? Sinds 2014 levert het Expertisecentrum Forensische Psychiatrie (EFP) een belangrijke nieuwe dienst aan het forensische zorgveld: het faciliteren en begeleiden van kwaliteitsnetwerken. Het Kwaliteitsnetwerk is een van oorsprong Engelse methode, die door de gezamenlijke FPA’s, ondersteund door het EFP, is vertaald naar de Nederlandse forensische context. De methode kan in elke vorm van zorgaanbod of bedrijfstak worden toegepast. De eerste ervaringen met het werken volgens de methode zijn erg positief. Hoe het werkt, en of u mogelijk iets aan deze methode heeft, leest u in deze folder.
WAT IS HET NIET? Het is goed om te beginnen met benoemen dat een Kwaliteitsnetwerk géén audit is. In tegenstelling tot HKZ- en inspectiebezoeken is het geen controle en er worden geen ‘vinkjeslijsten’ afgewerkt.
WAT IS HET WEL? Het Kwaliteitsnetwerk is een methode om kwaliteit van zorg te verhogen, gedragen door professionals, waarbij leren van elkaar voorop staat. Het is een cyclische methode, die start met het gezamenlijk bepalen van standaarden waarop professionals van instellingen elkaar bevragen. Op basis van die uitkomsten gaat men aan de slag met verbeteringen en evaluatie, om vervolgens weer een nieuwe cyclus te starten. De individuele stappen in de cyclus zijn hierna nader toegelicht.
1
STANDAARDEN BEPALEN Een adviesraad die bestaat uit een multidisciplinaire afspiegeling vanuit de instellingen kiest elk jaar de standaarden. Voor de eerste cyclus wordt er doorgaans voor gekozen om standaarden te formuleren aan de hand van bestaande visiedocumenten die binnen de sector voorhanden zijn. Het is hierbij belangrijk dat het niet gaat om minimale eisen waaraan een instelling in elk geval zou moeten voldoen. Gezocht wordt juist naar een ambitieuze set SMART geformuleerde standaarden die aanleiding is voor een gesprek rond de vraag ‘hoe pakken jullie dat nu aan?’. Voor het bepalen van standaarden gebruikt de adviesraad Standaarden de uitkomsten van de evaluatie van de voorgaande cyclus. Ook bepalen wordt elk jaar een thema gekozen; dit is een onderwerp waarover professionals graag met elkaar in gesprek willen, maar dat zich nu nog niet in een standaard laat vangen. Ook deze uitkomsten worden meegenomen bij het bepalen van nieuwe standaarden.
1
LANDELIJK RAPPORT EN LANDELIJKE DAG Als alle instellingsrapporten gereed zijn, wordt een landelijk rapport uitgebracht. Dit rapport geeft een (geanonimiseerd) overzicht van de stand van zaken in de sector: rond welke standaarden Landelijk rapport liggen er uitdagingen en op welke fronten doet en bijeenkomst de sector het al heel goed? Daarnaast beschrijft het rapport de best-practices en noemt daarbij ook de contactgegevens van degene die er meer over kan vertellen. Op de landelijke dag staat uitwisseling voorop: best practices worden getoond en gedeelde knelpunten worden besproken in brainstormsessies. Ook wordt vooruit gekeken naar komend jaar: welke ambities hebben de instellingen? Hoe kunnen we die bereiken? En input wordt verzameld voor de nieuwe standaarden voor de komende cyclus. Reflectie en actie
6
5
REFLECTIE EN ACTIE Naar aanleiding van de zelfreview, de reviewdag en het instellingsrapport, worden de deelnemende instellingen uitgenodigd om weer met de teams om de tafel te gaan over de vraag ‘waar ligt onze ambitie dit komende jaar?’. Gezien de specifieke doelgroep en context van de instelling wordt besloten op welke fronten men zich wil ontwikkelen.
2
ZELFREVIEW Met de set standaarden gaan de teams binnen elke instelling om de tafel om te bespreken wat de stand van zaken is in de eigen organisatie. Belangrijk is daarbij niet alleen de uitkomst (voldoen we er helemaal, deels of niet aan?) maar met name het beschrijven: ‘hoe geven wij dit vorm?’. Ook wordt in deze fase een patiënt bevraagd op de standaarden. Dit gebeurt in een telefonisch interview met één van de patiënt-reviewers. Dit kan worden uitgebreid met een vertegenwoordiger van de familie.
2
Zelfreview
Voor het invullen van de reviews is binnen het EFP software ontwikkeld. Deze software maakt het uitvoeren van de zelfreview eenvoudig. De software ondersteunt daarnaast de informatieuitwisseling tussen instellingen onderling.
REVIEWDAG Na de zelfreview gaat een reviewteam een dag langs bij de instelling. Het reviewteam bestaat uit vier professionals vanuit andere instellingen, één patient vanuit een andere instelling en één centrale ondersteuner. Deze Reviewdag reviewers gaan op basis van de zelfevaluatie in gesprek met afdelingsmedewerkers, behandelaars, patiënten en directie over de vraag ‘hoe doen jullie dat nu hier?’. Het doel van de dag is om erachter te komen wat de instelling uitzonderlijk goed doet en op welke fronten er nog ontwikkeling mogelijk/wenselijk is.
3
4
Reviewrapport voor instellingen
INSTELLINGSRAPPORT Na het reviewbezoek ontvangt de instelling een (vertrouwelijk) instellingsrapport. In dit rapport worden de uitkomsten op de standaarden beschreven en wordt een overzicht gegeven van de belangrijkste parels en uitdagingen met daarbij enkele suggesties.
3
Van wie is het Kwaliteitsnetwerk?
HET KWALITEITSNETWERK IS VOOR EN DOOR HET VELD: • • • •
Een eigen multidisciplinaire adviesraad bepaalt de standaarden die de basis vormen van het netwerk Interne coördinatoren organiseren de interne review en de reviewdag binnen de instellingen Multidisciplinaire teams van reviewers gaan op reviewbezoek Professionals geven gezamenlijk vorm aan de landelijke dag
De aansturing wordt vormgegeven door een stuurgroep of gremium vanuit de eigen sector. Op termijn zal er een overkoepelende stuurgroep in het leven worden geroepen die zorg draagt voor afstemming en kruisbestuiving tussen de netwerken. Deze zal worden gevuld met leden uit de verschillende kwaliteitsnetwerken.
4
Wat doet het EFP? Het EFP ondersteunt de opzet en de uitvoering van verschillende kwaliteitsnetwerken. Het EFP voert het projectmanagement uit en zorgt voor de olie die de motor van de netwerken soepel laat lopen. HET EFP: • Ondersteunt de adviescommissie bijvoorbeeld met het verzamelen van evaluaties, het ondersteunen van de voorzitter van de adviesraad of door vastgestelde standaarden te verwerken in software • Traint de (patient-) reviewers • Maakt afspraken voor bijvoorbeeld reviewbezoeken en terugkomdagen • Onderhoudt en verbetert de gebruikte software, op basis van de wensen uit de kwaliteitsnetwerken • Begeleidt de reviewdagen • Stelt instellings- en landelijke rapporten samen • Organiseert en coördineert de jaarlijkse landelijke studiedag Naast deze taken kan het EFP indien gewenst ondersteuning bieden bij de cyclusstap 5 ‘reflectie en actie’: hoe vertaal je een inspirerend instellingsrapport naar een heldere koers?
5
Een eigen Kwaliteitsnetwerk starten? Wilt u deze methode inzetten in uw eigen sector? We gaan graag met u in gesprek. Een paar zaken om rekening mee te houden: ONTWIKKELTIJD Het Kwaliteitsnetwerk is voor de Nederlandse forensische context bewerkt door de gezamenlijke FPA’s. Maar elke sector heeft een eigen doelgroep en context die specifieke eisen stelt aan aspecten van het kwaliteitsnetwerk. Alleen al als het gaat om de standaarden waarop men elkaar wil bevragen, maar ook op onderdelen van de methodiek zelf. Op welke wijze worden bijvoorbeeld patiënt-reviewers ingezet? Dat vraagt bijvoorbeeld binnen de SGLVG-sector een andere aanpak dan binnen de FPC’s. Ook rondom de eventuele inzet van naasten en de inrichting van de landelijke dag kunt u zich voorstellen dat kwaliteitsnetwerken onderling verschillend te werk gaan. Houd daarom rekening met een ontwikkeltijd van ongeveer 4 tot 6 maanden vóór de eerste cyclus kan starten. Gedurende deze tijd gaat een kerngroep, bestaande uit afgevaardigden vanuit de betrokken instellingen, aan de slag. Zij kijken welke aspecten eventueel aangepast moeten worden, zij bepalen standaarden (idealiter op basis van bestaande visiedocumenten) en als ambassadeurs werken zij mee aan het creëren van draagvlak.
6
KOSTEN Aan deelname aan het Kwaliteitsnetwerk zijn kosten verbonden. Dat zijn enerzijds interne kosten voor de inzet van eigen medewerkers; reviewers, coördinatoren en kerngroepleden. Deze professionals moeten jaarlijks voor een aantal uren worden vrijgesteld om getraind te worden, op reviewbezoek te gaan elders en om het reviewbezoek binnen de eigen instelling bij te wonen of te coördineren. Anderzijds zijn er kosten voor het beheer en onderhoud aan de software en de ondersteuning vanuit het EFP. De hoogte van deze kosten is afhankelijk van een aantal keuzes. Voor een overzicht en een indicatie op maat, kunt u contact met ons opnemen.
7
ONDERZOEK Parallel aan de implementatie van het Kwaliteitsnetwerk FPA is een onderzoek gestart naar het effect van deelname op de kwaliteit. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door Stefan van Bokkem van GGZ Noord-Holland-Noord. Via de nieuwsbrief Kwaliteitsnetwerk FPA houden we het veld op de hoogte van de resultaten. Meer weten? Inschrijven kan op www.efp.nl/efp-projecten/kwaliteitsnetwerk-fpa. Ook voor nieuwe kwaliteitsnetwerken kan het zinvol zijn om na te denken over effectonderzoek.
8
Ervaringen reviewers:
“Het is erg leuk en inspirerend om bij een ander in de keuken te kijken.” (reviewer)
“We hebben het als positief en leerzaam ervaren om met verschillende disciplines stil te staan bij het werk dat we doen.”(coördinator) “Het is prettig en zinvol om met reviewers te spreken die weten waar ze over praten, omdat ze zelf in de sector werken.”(reviewer)
Echt ontzettend leuk om bij collegainstellingen binnen te mogen kijken, zeer inspirerend. En het maakt dat je ook kritischer gaat kijken naar je eigen organisatie en daar kan je alleen maar je voordeel mee doen.”(reviewer)
“Je hoort van collega`s situaties waar jezelf ook tegen aan loopt. Geeft een gevoel er niet alleen voor te staan. Ook weer nieuwe ideeën opgedaan. Het gevoel dat op deze manier het wiel niet nog eens uitgevonden hoeft te worden.” (reviewer)
9
Schrijf hier uw eigen ervaring:
Expertisecentrum Forensische Psychiatrie Churchilllaan 11 3527 GV Utrecht Tel. 030 29100 10
[email protected] www.efp.nl
