Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf Duinvosjes 1

Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Duinvosjes”

1


2

Inhoudsopgave 1

Inleiding

6

1.1

Indeling van het kwaliteitshandboek

6

1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6

Algemene inleiding Doel van het kwaliteitshandboek Toepassingsgebied Structuur van het kwaliteitshandboek Verspreiden van het kwaliteitshandboek Verklaring van de structuur van het kwaliteitshandboek

6 6 6 6 7 7

1.2

Voorstelling van onze vzw, waaronder kinderdagverblijf “Duinvosjes”

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5

Ontstaan Profilering Het bestuur en de medewerkers De samenwerking Wat wij belangrijk vinden

8 8 9 9 9 10

1.3 1.4

Verantwoordelijke voor het kwaliteitshandboek Verlenen van machtiging aan de overheid

10 10

2

Kwaliteitsbeleid

11

2.1 2.2

Opdrachtverklaring vzw kinderopvang” de Duinhuisjes ” Beschrijving op welke wijze ouders, medewerkers en kinderen bij de ontwikkeling van het kwaliteitshandboek betrokken worden Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen Visieontwikkeling met betrekking tot het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat voor de kinderen

11

2.3 2.4

De eerste opvangdag van het kind zo goed mogelijk ondersteunen 2.4.2 De dagelijkse onthaal - en afhaalmomenten 2.4.3 Eetmomenten 2.4.4 Spel en speelgoed 2.4.5 Slaap en rust 2.4.6 Verzorging en zindelijkheid 2.4.7 Leren omgaan met regels en grenzen 2.4.8 Veiligheid 2.4.9 Respect voor de kinderen 2.4.10 Afscheid van de leefgroep

13 13 14

2.4.1

2.5

2.6

14 14 15 15 15 16 16 17 17 17

Visieontwikkeling met betrekking tot de samenwerking met de ouders

18

Visieontwikkeling met betrekking tot de samenwerking met externe personen en organisaties

20


3

3

Kwaliteitssystemen

21

3.1 3.2 3.3

Organisatiestructuur Organigram Taakomschrijvingen

21 21 21

3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6 3.3.7

Taakomschrijving van de Raad van Bestuur Taakomschrijving van de Directie Taakomschrijving van de verantwoordelijke Taakomschrijving van de begeleiders Taakomschrijving van het onderhoudspersoneel Taakomschrijving van de kwaliteitscoördinator Taakomschrijving van de boekhouder

21 23 26 29 32 32 32

3.4

Middelen

34

3.4.1 3.4.2

Inzet personeel Infrastructuur

34 34

3.5

Procedures

36

3.5.1 3.5.2 3.5.3

Plaatsingsbeleid Onthaalprocedure Procedure betreffende het komen tot afspraken met de ouders over de dienstverlening 3.5.4 Procedure betreffende de toegang van de ouders tot het kinderdagverblijf 3.5.5. Procedure groepsindeling 3.5.6. Procedure betreffende doorverwijzing van kinderen 3.5.7 Procedure betreffende observatie van het kind en opvolgen van de gezondheidstoestand 3.5.8 Procedure betreffende E.H.B.O. 3.5.9 Procedure betreffende het omgaan met documenten van een individueel kind 3.5.10 Procedure betreffende selectie van medewerkers 3.5.11 Procedure betreffende opleiden en evalueren van medewerkers 3.5.12 Procedure betreffende het verzekeren van de continuïteit 3.5.13 Procedure betreffende vorming van medewerkers 3.5.14 Procedure betreffende vorming en bijscholing van ouders 3.5.15 Procedure betreffende inspraak en ondersteuning van medewerkers 3.5.16 Procedure betreffende het nagaan of de processen verlopen zoals beschreven 3.5.17 Procedure betreffende het behandelen van klachten en ongenoegens 3.5.18 Procedure betreffende tevredenheidsonderzoek 3.5.19 Procedure betreffende evaluatie van de globale werking 3.5.20 Procedure betreffende preventie wiegendood 3.5.21 Procedure betreffende hersenvliesontsteking 3.5.22 Crisisprocedure 3.5.23 Crisiscommunicatieplan


36 38 40 42 44 45 47 49 51 53 55 58 61 64 66 68 71 73 77 78 80 82 88

4

5

Bijlagen


5

1

Inleiding

1.1 Indeling van het kwaliteitshandboek 1.1.1 Algemene inleiding. (woord vooraf) Dit kwaliteitshandboek is het resultaat van overleg tussen directie en medewerkers. De ouders hielpen mee d.m.v. ouderparticipatie. De voorzitter en de directie steunen integraal de inhoud van het kwaliteitshandboek en waken erover dat de bepalingen ervan strikt worden nagestreefd. De nodige middelen en personeel worden ter beschikking gesteld teneinde het kwaliteitsboek in praktijk te brengen en te onderhouden.

1.1.2 Doel van dit kwaliteitshandboek  Het beschrijven van de structuur van het kwaliteitshandboek.  Het kenbaar maken van de missie, visie en waarden aan de gebruikers, het personeel en ouders.  Het jaarlijks evalueren en actualiseren van de kwaliteitsplanning.  Het op een doeltreffende wijze implementeren en actualiseren van de elementen van het kwaliteitshandboek.  Het voorzien van een basis voor het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie.

 Het voorzien van voldoende mogelijkheden tot bijscholing van de medewerkers.

1.1.3 Toepassingsgebied Dit kwaliteitshandboek is van toepassing op het kinderdagverblijf “Duinvosjes”.

1.1.4 Structuur van het kwaliteitshandboek  Kwaliteitshandboek Hierin wordt het kwaliteitssysteem van het kinderdagverblijf beschreven.  Functieomschrijvingen De verschillende functies, hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden zullen in procedures beschreven worden.  Procedures De procedures zijn beschreven en uitgewerkt in het kwaliteitshandboek.  Werkinstrument Deze worden bij elke procedure beschreven.


6

1.1.5 Verspreiden van het kwaliteitshandboek Het kwaliteitshandboek zal ter inzage liggen in het kinderdagverblijf. De medewerkers en de ouders kunnen het boek inkijken bij: de verantwoordelijke en bij de kwaliteitscoördinator in „t Bremhuisje.

1.1.6 Verklaring van de structuur van het kwaliteitshandboek Zie inhoudstabel De vervallen documenten worden bewaard in de map “ archief kwaliteitshandboek “. De aangepaste versies staan op een gekleurd papier en krijgen een nieuwe startdatum zodat deze onmiddellijk herkenbaar zijn.

Voorbeeld:

Vzw duinhuisjes:

Soort document:

Duinvosjes

procedures

Auteur

Verantwoordelijke


Versie… Geldig van…of tot…

7

1.2 Voorstelling van onze vzw, waaronder kinderdagverblijf “Duinvosjes”. 1.2.1

Ontstaan

In navolging van een grootscheepse enquête, opgesteld door het ziekenhuis O.L.V. Ter Linden in Knokke-Heist en tevens uit bezorgdheid voor de opvang van kinderen van het personeel van het ziekenhuis O.L.V. Ter Linden werd door het ziekenhuis in oktober 1991 vzw ‟t Bremhuisje als een private opvanginstelling opgericht. Onder toezicht van Kind en Gezin wordt gestart met de opvang van 14 kinderen van 0 tot 3 jaar en vanaf januari 1992 wordt het kinderdagverblijf erkend voor een capaciteit van 36 kindjes van 0 tot 3 jaar. Naar aanleiding van de verhuis naar de nieuwbouw in de Bremlaan 37 te Knokke, werd een erkenning tot uitbreiding bekomen. Sinds 23 juni 2001 zijn we dan ook erkend voor een capaciteit van 72 kindjes van 0 tot 3 jaar.

Op 1 mei 1974 werd vzw de Duinhummeltjes gevestigd in de Stadhuisstraat 6. Destijds waren er 2 afdelingen waaronder de kruipers en de peuters, met een totale capaciteit van 34 kinderen. In 1980 werd het kinderdagverblijf verbouwd zodat kinderen van 0 tot 3 jaar erin konden opgevangen worden. Op 1 oktober 1979 werd de crèche uitgebreid met een Dienst voor opvanggezinnen. Vanaf 1 oktober 1989 keurt Kind en Gezin een uitbreiding goed van 15 bedjes, zodat een capaciteit van 49 bedjes werd bereikt + sinds zomer 2009 uitbreiding tem 61 ingeschreven kindjes! . Vanaf mei 1993 werden de bestaande vzw ‟t Bremhuisje en de vzw de Duinhummeltjes samengevoegd. De nieuwe vzw krijgt de benaming „vzw kinderopvang de Duinhuisjes‟ met maatschappelijke zetel Graaf-Jansdijk 162 te Knokke-Heist.

Vanaf juni 1998 werd een nieuw initiatief, een POI voor de opvang van 23 kindjes van 0 tot 3 jaar, opgestart in de Zustersstraat 11 te Zeebrugge dit op vraag van “Roezemoes”, de lagere school. Vanaf augustus 2001 wordt ook dit initiatief erkend als kinderdagverblijf “De Peuterhaven” met een capaciteit van 28 kindjes van 0 tot 3 jaar. Van juni 2003 tot juni 2004 verbleef “ De Peuterhaven” in een voorlopige locatie, teneinde op 21 juni 2004 de verbouwde locatie te betreden met een uitbreiding naar een capaciteit van 28 kinderen.

Begin 2010 werd, op vraag van burgemeester en schepenen en Directie van woon- en zorgcentrum Tilia te Maldegem, de kleine vestigingsplaats

„Briel-jantje‟ opgestart. Een

kinderdagverblijf voor 14 kinderen van 0 tot 3 jaar. Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Duinvosjes”

8

Het kinderdagverblijf werd opgericht in een voormalige concièrgewoning van Home Tilia. Alle kinderen van groot Maldegem kunnen er terecht.

Ondertussen worden allerhande nevenprojecten opgestart, zoals buitenschoolse opvang enz. Dit maakt dat de huidige vzw staat voor de opvang van dagelijks 272 kinderen in groepsverband en ongeveer 56 kinderen in gezinsverband van 0 tot 12 jaar.

1.2.2

Profilering

De kinderdagverblijven zijn vrije kinderdagverblijven en zijn aangesloten bij het Vlaams Welzijnsverbond, dat deel uitmaakt van Caritas Catholica Vlaanderen. Het kinderdagverblijf is erkend en gesubsidieerd door Kind en Gezin en voldoet aan de eisen die de overheid stelt.

1.2.3

Het bestuur en de medewerkers

cfr. Organigram in bijlage

1.2.4

De samenwerking

Het kinderdagverblijf is erkend en gesubsidieerd door Kind en Gezin en werkt volgens hun regelgeving en richtlijnen. Op regelmatige basis is er een inspectiebezoek. Hierbij wordt rekening gehouden met de adviezen en de opmerkingen van de inspectie.

We zijn als vzw aangesloten bij het VWV (het Vlaams Welzijnsverbond). Via deze organisatie werken we samen inzake bijscholingen en sluiten we aan bij het coördinatiecomité van de verschillende kinderdagverblijven van West – Vlaanderen.

Bij kinderen met een specifieke zorgbehoefte kan nauw samengewerkt worden met het centrum van de Oostkust en individuele therapeuten. We werken ook samen met de verschillende consultatiebureaus van Kind en Gezin. Indien nodig bieden wij opvang aan kindjes uit probleemgezinnen.


9

1.2.5

Wat wij belangrijk vinden

De kinderen Wij willen elk kind zoveel mogelijk ontwikkelingskansen geven. Vanuit een grote professionaliteit en met een bezielende teamgeest willen we dat elk kind helemaal tot ontplooiing komt. We houden daarbij uiteraard rekening met de eigenheid en de ontwikkelingsmogelijkheden van elk kind. We willen dat ons kinderdagverblijf een omgeving is waar kinderen zich veilig en thuis voelen. De ouders De samenwerking met de ouders wordt gekenmerkt door een grote openheid en eerlijkheid uitgaande van zowel de ouders als van het kinderdagverblijf. Mogelijke problemen moeten ten allen tijde bespreekbaar zijn. Het kinderdagverblijf moet een verlengde zijn van de thuissituatie. De opvang van de kindjes blijft een gezamenlijke verantwoordelijkheid. We verlenen de ouders een vrije toegang tot het kinderdagverblijf. Het team We streven ernaar tussen de verschillende collega‟s een goede verstandhouding, ongeacht de functie, te behouden en mekaars ideeën te respecteren en ervoor open te staan. Tevens wordt er ook regelmatig bijgeschoold.

1.3 Verantwoordelijke voor het kwaliteitshandboek De verantwoordelijke, die met het kwaliteitsbeleid belast is, Dhr. Karel Ghesquière. Hij heeft binnen de organisatie vzw De Duinhuisjes de functie van voorzitter. Hij geeft de opdracht aan de kwaliteitscoördinator, Gheleyns Nathaniele, om de kwaliteit binnen de voorziening op te volgen. Deze opvolging gebeurt in samenspraak met de verantwoordelijke van het kinderdagverblijf, Clinck Ann.

1.4 Verlenen van machtiging aan de overheid Hierbij geef ik, Nicole Vandevelde, directeur van de voorziening VZW De Duinhuisjes, de toelating aan de door de minister aangewezen ambtenaren van Kind en Gezin tot verificatie van het kwaliteitshandboek.


10

2

Kwaliteitsbeleid

2.1

Opdrachtverklaring vzw “Kinderopvang de Duinhuisjes”

In onze christelijk geïnspireerde organisatie bieden we overdag kinderopvang aan voor kinderen van 0 tot 12 jaar, ongeacht de geloofsovertuiging, etnische afkomst, of politieke overtuiging van de ouders. De opvang wordt voorzien van 7u ‟s morgens tot 18u30 ‟s avonds , jaarlijks wordt een sluiting voorzien. (Zie bijlage folder + huishoudelijk reglement + sluitingslijst)

Kansarme kinderen krijgen onder bepaalde omstandigheden voorrang. Kinderen met een specifieke zorgbehoefte kunnen eveneens in onze vzw terecht in zover dit de werking niet hindert. Broertjes en zusjes en kinderen van personeel van de eigen en neven vzw van de groep waartoe wij behoren krijgen voorrang. Onze dienst opvanggezinnen organiseert daarenboven kinderopvang bij gezinnen.

We willen op een kindvriendelijke, liefdevolle en warme manier de taak van de ouders overnemen en dit in een aangename, creatieve, veilige en nette omgeving. In onze vzw staat het welzijn van elk kind centraal, zowel op fysisch als op psychosociaal vlak. We willen elk kind zoveel mogelijk ontwikkelingskansen geven, rekening houdend met de individuele draagkracht van elk kind. We willen de kinderen aan ons toevertrouwd een positief zelfbeeld meegeven en een fundamenteel basisvertrouwen in de mensen die hen omringen. De ontwikkeling van elk kind wordt permanent gevolgd. Om de opvang van kinderen met een specifieke zorgbehoefte zo individueel mogelijk te maken, werken we samen met het centrum van de Oostkust en individuele therapeuten.

Hiervoor beschikken we over een deskundig team bestaande uit begeleiders, directie, verantwoordelijken, verpleegkundigen, keuken - en onderhoudspersoneel. We streven hierbij naar een aangepast personeelsbeleid met waardering en steun voor alle medewerkers. Er is een respectvolle vertrouwensband tussen de Raad van Bestuur, de directie, en de medewerkers zodat er steeds luisterbereidheid is.


11

Het is voor de verantwoordelijken en directie een blijvende opdracht te werken aan kwaliteitsverbetering. Een kwalitatieve dienstverlening is vanzelfsprekend, maar vraagt een blijvende kritische houding tegenover de eigen werking en vooral ten aanzien van de kinderen. Jaarlijkse vorming en permanent overleg waarborgen onze professionaliteit. We willen nauw samenwerken met de ouders. We zijn ervan overtuigd dat een goede samenwerking tussen de ouders en alle medewerkers van essentieel belang is in ons kinderdagverblijf. In de mate van wat mogelijk en haalbaar is, houden we rekening met de verwachtingen en de wensen van de ouders bij de opvoeding van hun kind. We willen daarom als volwaardige partner met de ouders op pad gaan: opvoedingsondersteuning aanbieden, eventuele vragen op een deskundige wijze beantwoorden of helpen zoeken naar de meest aangewezen hulpverlening. Eerlijke informatie wordt doorgespeeld ofwel door persoonlijk contact met de ouders, ofwel via een heen - en weer schriftje en door ouderavonden. Hiervoor is een mogelijkheid tot open communicatie mogelijk.

Verzekering van de continuïteit van de instelling vraagt een verantwoord financieel beleid. Dit veronderstelt rechtvaardig omgaan met de beschikbare financiële middelen, eerbied en zorg voor al het materiële, nodig om er een aangename thuis van te maken.

Deze opdrachtverklaring kwam tot stand door medewerking van al onze medewerkers en is niet louter een samenvoeging van deelaspecten betreffende onze algemene werking. We trachten deze visie daadwerkelijk te laten weerspiegelen in onze dagelijkse werking en stellen ons daarom open voor opmerkingen in dit verband.


12

2.2 Beschrijving op welke wijze ouders, medewerkers en kinderen bij de ontwikkeling van het kwaliteitsbeleid betrokken worden. Doel  Betrekken van ouders, medewerkers en kinderen bij het kwaliteitsbeleid  Informeren van ouders, medewerkers en kinderen over het kwaliteitsbeleid  Nastreven van de betrokkenheid van de ouders bij de werking  Nastreven van de betrokkenheid van de medewerkers bij de werking Wijze waarop de ouders geïnformeerd en betrokken worden bij het kwaliteitsbeleid  De ouders krijgen informatie mee bij inschrijving van hun kindje, ze krijgen eveneens een folder en een huishoudelijk reglement overhandigd. (Zie bijlage)  Door ouders het recht te verlenen inzage te hebben in het kwaliteitshandboek.  Door te luisteren naar hun wensen en hun verwachtingen.  Door middel van een tevredenheidsmeting bij de ouders. De verbeteringsprocessen die daaruit voortvloeien worden medegedeeld. De resultaten worden geëvalueerd door de ouders. Wijze waarop het personeel geïnformeerd en betrokken wordt bij het kwaliteitsbeleid  We betrekken de medewerkers bij de evaluatie en de bijsturing van de opdrachtverklaring.  Elke nieuwe medewerker krijgt bij indiensttreding een opdrachtverklaring.  Elke medewerker heeft inzage in het kwaliteitsbeleid.  Door regelmatige teamvergaderingen bewaken we de kwaliteit, en zorgen we voor verbeteringsprocessen.We organiseren regelmatig een teamdag met een vooraf bepaald onderwerp.  De medewerkers volgen regelmatig bijscholing om een betere kwalitatieve opvang te bieden.

Wijze waarop de kinderen betrokken worden bij het kwaliteitsbeleid  Door regelmatige observatie willen we de noden en behoeftes van de kinderen leren kennen.

2.3 Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen (SMK‟s) (Zie bijlage)


13

2.4 Visieontwikkeling met betrekking tot het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat aan de kinderen. 2.4.1 De eerste opvangdag van het kind zo goed mogelijk ondersteunen  Er dient extra aandacht gegeven te worden aan de eerste opvangdag: we proberen de kinderen een veilig klimaat aan te bieden en vooral hun vertrouwen te winnen.  De ouders krijgen de nodige uitleg en een rondleiding voordat het kindje naar het kinderdagverblijf komt.  De begeleiders informeren zo goed mogelijk naar de gewoontes, de aard en de eventuele allergieën van elk kind. Dit gebeurt ook in het intake gesprek.  We noteren ook de gewoontes van elk kind (knuffels, fopspeen, flesjes, verschillende voedingsgewoontes…).  Door wie: begeleiders en verantwoordelijke

2.4.2 De dagelijkse onthaal - en afhaalmomenten  Het tijdstip van brengen en afhalen wordt bepaald via het huishoudelijk reglement.  ‟s Morgens wordt elk kind persoonlijk van de ouders aangenomen, en wordt er informatie uitgewisseld omtrent de voorbije dag en nacht.  We zorgen ervoor dat er elke dag een vertrouwde begeleider aanwezig is  Elk kind wordt ook persoonlijk aangesproken.  Er wordt voldoende informatie verzameld omtrent de opvang van die bepaalde dag, zodat we de kindjes optimaal kunnen begeleiden.  Ouders mogen altijd in de opvang komen, behalve tussen 12u en 14u, omdat de rust van de kinderen gerespecteerd moet worden. Deze regel geldt enkel voor de peuters.  De ouders verwittigen persoonlijk het kinderdagverblijf als hun kindje door iemand anders afgehaald wordt.  De ouders verwittigen het kinderdagverblijf ook als het kindje afwezig zal zijn door ziekte of andere familiale redenen.  De ouders krijgen eerlijke en open informatie over het verloop van de dag.  Door wie: begeleiders en verantwoordelijke


14

2.4.3 De eetmomenten  Het menu hangt per week uit in het kinderdagverblijf.  We hebben oog voor de verschillende behoeftes en de eventuele allergieën van elk kind.  We vinden het belangrijk dat de kinderen zelfstandig leren eten en goede tafelmanieren leren.  We zorgen voor aangepast eetmateriaal, en aangepast meubilair.  We proberen een rustige en aangename sfeer te creëren tijdens de maaltijden.  We hebben aandacht voor de kinderen die niet of zeer slecht eten.  Er wordt naar gestreefd de kinderen te laten kennismaken met de verschillende smaken.  Door wie: begeleiders en verantwoordelijke

2.4.4 Spel en speelgoed  We gebruiken het speelgoed en de infrastructuur bewust om de ontwikkeling van de kinderen te stimuleren.  Indien nodig geven we de kinderen extra ontwikkelingsstimulatie.  We bevorderen de zelfstandigheid van elk kind ook in de dagelijkse activiteiten.  We geven de kinderen ruimte om hun creativiteit te ontwikkelen: we werken in kleine groepjes met aangepast spelaanbod. We geven hierbij gevarieerd materiaal om te kunnen experimenteren.  Hierbij houden we rekening met de leeftijd van elk kind.  We zorgen ervoor dat de verschillende spelvormen aan bod komen, zoals knutselen, bewegingsspel, constructief spel, nabootsingspel.  Door wie: begeleiders en verantwoordelijke

2.4.5 Slaap en rust  We houden eraan een zeker ritueel te volgen vooraleer de kinderen gaan slapen. Dit doen we om de kinderen rustig te laten worden.(kleertjes uit, verversen, fopspeen, knuffel uitdelen…)  We proberen bij de baby‟s rekening te houden met de verschillende ritmes van elk kind afzonderlijk  Er wordt, in de mate van het mogelijke rekening gehouden met de gewoontes thuis (knuffel,tutje…).  We besteden voldoende aandacht aan de preventie van wiegendood.  We hebben aandacht voor de angsten van bepaalde kinderen  We zorgen dat er een vertrouwde kinderverzorgster aanwezig in de slaapzaal bij de peuters  Elk kind heeft individueel beddengoed.  Door wie: begeleiders


15

2.4.6 Verzorging en zindelijkheid  Verzorging en hygiëne is een belangrijk pakket in onze dagelijkse taak.  We proberen de besmettingskansen te verkleinen door op tijd in te grijpen bij ziektes en de besmette kinderen uit het kinderdagverblijf te weren.  We raadplegen hierbij de verschillende voorschriften door Kind en Gezin uitgegeven.  We besteden voldoende aandacht aan de eigen hygiëne (handen wassen na toiletgebruik en bij verluiering na een stoelgangpamper)  We starten met de zindelijkheidstraining als het kind voldoende rijp is om te starten.  Voordien proberen we de kinderen te laten wennen aan het potje of aan het toiletje.  We zorgen voor een goede samenwerking met de ouders, zodat we snel tot een goed resultaat komen.  We zorgen ervoor dat de leefgroep dagelijks onderhouden wordt.  Medicatie meegebracht van thuis wordt correct toegediend.  Door wie: begeleiders, verantwoordelijke

2.4.7 Leren omgaan met regels en grenzen  Door regels en grenzen te bepalen willen we kinderen een gevoel van veiligheid en vertrouwen geven.  Er worden duidelijke afspraken gemaakt over welke gedragingen wel, en welke niet bestraft worden.  Er wordt consequent gereageerd op de signalen van de kinderen, zodat ze bepaalde behoeftes duidelijk kunnen maken.  Indien we het kind straffen, herstellen we zelf de relatie met het kind.  We proberen duidelijke regels te maken afgaande met wat het kind kan begrijpen. Dit doen we met veel geduld, tijd en creativiteit.  We geven extra aandacht aan het interieur zodat we zo weinig mogelijk grenzen moeten stellen.  We investeren voldoende tijd, geduld en creativiteit in het duidelijk maken van de regels.  We proberen de kinderen, in de mate van het mogelijke, zelf de ruimte te geven om zelf conflicten op te lossen. Hierbij letten we erop dat niet steeds hetzelfde kind het onderspit moet delven. We grijpen in op een correcte manier, dus zonder partij te kiezen.  Door wie: begeleiders en verantwoordelijke


16

2.4.8 Veiligheid  We leren de kinderen aandacht te hebben voor onveilige situaties.  We grijpen tijdig in bij gevaarlijke situaties, en leggen de kinderen ook uit waarom ze bepaalde dingen niet mogen doen.  Het interieur dient aangepast te zijn: kindvriendelijk en veilig.  De begeleiders moeten alert zijn op eventuele gevaarlijke situaties. Speelgoed die stuk is moet verwijderd worden.  Door wie: begeleiders en verantwoordelijke

2.4.9 Respect voor de kinderen  We trachten consequent te zijn in het aanleren van gewenst gedrag en het afleren van ongewenst gedrag. Hierbij houden we rekening met de mogelijkheden van de kinderen en de mate waarin ze bepaalde richtlijnen al dan niet begrijpen.  Indien nodig geven we de kinderen extra ontwikkelingskansen.  We hebben aandacht voor de angsten van bepaalde kinderen (vb voor vreemden, duisternis, fel licht of sterke geluiden).  We zijn geduldig.  We besteden voldoende tijd en creativiteit in het spel  We proberen zoveel mogelijk relevante informatie te verzamelen om een zo goed mogelijke opvang te garanderen.  Het is een blijvend aandachtspunt om het interieur zo in te richten dat de ontplooiingskansen van elk kind maximaal benut kunnen worden.  We hebben aandacht voor de gezinssituatie van elk kind en ook voor het geloof van de ouders  Door wie: begeleiders

2.4.10 Afscheid van de leefgroep  Het observatiemapje en de overblijvende knutsel - en tekenwerkjes worden meegegeven.  Door wie: begeleiders


17

2.5 Visieontwikkeling met betrekking tot samenwerking met de ouders We willen streven naar een open communicatie met de ouders.

Daartoe moeten de ouders eerst een duidelijk beeld hebben van de werking van het kinderdagverblijf.  Bij inschrijving nemen we voldoende tijd om de ouders over de werking te informeren. We geven een rondleiding in het kinderdagverblijf en proberen de vragen te beantwoorden.  We geven een huishoudelijk reglement mee, zodat de ouders alle regels thuis rustig kunnen doornemen.  We zorgen voor een blijvende informatiedoorstroming door informatiebrieven mee te geven, informatie op te hangen aan het prikbord en door ouderavonden te organiseren.  Bij definitieve inschrijving (intake) overlopen en geven we het huishoudelijk reglement mee en laten we het ter plaatse ondertekenen.

Er wordt eerlijke informatie doorgegeven aan de ouders, en anderzijds aan de begeleiders.  Er is een open en eerlijke informatie-uitwisseling bij het brengen  ‟s morgens(m.b.t. het dagverloop, de situatie thuis, de gezondheidstoestand…) zodat een optimale begeleiding van de kinderen mogelijk is. Hiervoor wordt voldoende tijd gemaakt.  Op het einde van de dag vertelt de begeleider hoe de dag verlopen is.  Wanneer er zich moeilijkheden voordoen m.b.t. het kind, van welke aard dan ook, dan worden de ouders hiervan steeds op de hoogte gebracht. Wanneer het gaat om dringende zaken (zoals bijv. ziekte) dan worden de ouders onmiddellijk verwittigd.  Observatiemapjes worden door de begeleiders nauwkeurig ingevuld, indien ze door de ouders meegenomen worden ter inzage dienen ze zo snel mogelijk weer bezorgd te worden in de groep.


18

Van de ouders wordt verwacht dat ze respect hebben voor de gemaakte afspraken en regels:  Zo moet er voldoende reservekledij worden meegegeven. De persoonlijke zaken moeten worden genaamtekend (tutje, knuffels…)  Indien er gestart wordt met de zindelijkheidstraining moeten er voldoende onderbroekjes meegebracht worden.  De kinderen moeten tijdig opgehaald worden, zodat het personeel het kinderdagverblijf tijdig kan afsluiten.  Wanneer een nieuwe stap in het opvoedingsproces begonnen wordt is het belangrijk dat dit thuis wordt verder gezet.  Door wie: allen

We houden rekening met de wensen van de ouders:  In de mate van wat mogelijk en haalbaar is, houden we rekening met de verwachtingen en de wensen van de ouders bij de opvoeding van hun kind.  We willen als volwaardige partner met de ouders op pad gaan: opvoedingsondersteuning aanbieden, eventuele vragen op een deskundige wijze beantwoorden of helpen zoeken naar de meest aangewezen hulpverlening.  Er is een ideeënbus waarin alle mogelijke suggesties en opmerkingen kunnen gedeponeerd worden.  We houden op regelmatige basis een enquête waarin we de mening, verwachtingen en suggesties van de ouders willen onderzoeken. Op die manier willen we onze werking steeds verbeteren.  Door wie: allen, ouders


19

2.6 Visieontwikkeling met betrekking tot samenwerking met externe personen en organisaties. Onze vzw zetelt in het lokaal overleg als partner in de kinderopvang van 0-3 jaar voor De Haan. Om de 3 maand komt het lokaal overleg samen. Nicole Vandevelde , Directie vertegenwoordigt de vzw.

We willen kinderen met een specifieke zorgbehoefte opvangen. We willen de drempel laag houden voor deze kinderen, die baat hebben bij een verblijf in het kinderdagverblijf. Om dit te verwezenlijken werken we nauw samen met het revalidatiecentrum „ De Klinker‟. Wij staan open om behandeling van een kinésist te laten doorgaan in het kinderdagverblijf, zodat een continue behandeling mogelijk is. .


20

3 Kwaliteitssystemen 3.1 Organisatiestructuur 3.2 Organigram (Zie bijlage)

3.3 Taakomschrijvingen 3.3.1 Taakomschrijving Raad van Bestuur Profiel  De raad van Bestuur werkt in opdracht van de algemene vergadering.  De bestuurder is iemand die actief betrokken en met grote betrokkenheid functioneert in het bestuur van het kinderdagverblijf.  De bestuurder is een vrijwilliger die conform het huishoudelijk reglement van de Raad van Bestuur van mei 2003 onbezoldigd zijn/haar beheersfunctie vervult.  De bestuurder is bereid zich persoonlijk te engageren.  De bestuurder heeft het vermogen tot enige managementaanpak in verband met de organisatie en haar functioneren. Opdracht en taken De Raad van Bestuur en derhalve ook elke bestuurder afzonderlijk neemt en draagt de verantwoordelijkheid voor alle gebieden die met het effectief functioneren van de organisatie te maken hebben.  De bestuurders bepalen de doelstellingen van de organisatie voor de middenlange en lange termijn en waken over de realisatie ervan, in samenspraak met de directie en de stafleden..  De bestuurders zetten een algemeen beleid en de planning voor de middenlange en de lange termijn uit.  De bestuurders nemen de beslissingen in verband met de aan te bieden diensten,eventuele uitbreidingen, respectievelijke inkrimpingen, de accommodatie en de te nemen opties in verband met wettelijke en maatschappelijke bepalingen en de ontwikkelingen.


21

 De

bestuurders

zijn

verantwoordelijk

voor

de

uitbreiding

of

inkrimping

van

het

personeelsbestand.  De bestuurders ondersteunen in wederzijdse openheid de directie in het uitvoeren van al haar taken,planningen en conflicten.  De bestuurders bepalen het financieel beleid, keuren de begrotingen goed, analyseren de rekeningen en balansen en waken over het beheer en het gebruik van de middelen.  De bestuurders verschaffen aan de verantwoordelijke de nodige financiële middelen voor het goed functioneren van de organisatie.

Wijze van functioneren  Om de taken te kunnen uitvoeren zullen de bestuurders een voorzitter kiezen, een ondervoorzitter en een secretaris.  De bestuurders vergaderen op regelmatige tijdstippen(om de 2 maanden) en maken van iedere vergadering een verslag.  De bestuurders roepen minstens één keer per jaar de algemene vergadering bijeen om het jaarverslag goed te keuren.

Samenwerking met de Directie  De verantwoordelijke blijft de spilfiguur in het kinderdagverblijf. Zij bespreekt met de Directie het beleid.  De Directie bereidt het vast te stellen beleid mee voor en voert het vastgestelde beleid uit. Met de steun van de bestuurders zal deze zorgen voor de optimale functionering van het kinderdagverblijf en haar personeel. Dat houdt in dat zij alle fundamentele problemen waarmee zij geconfronteerd wordt voorlegt aan de Raad van Bestuur.


22

3.3.2 Taakomschrijving Directie Plaats in de organisatie De directie rapporteert aan de raad van Beheer en aan de algemene vergadering van het kinderdagverblijf. Competenties  Kennis van PC- gebruik: kennis van gebruik van soft - ware, van het opslaan en beheren van bestanden en het gebruik van internet  Basiskennis van financieel beleid: kennis van enkel - en dubbele boekhouden, van het opstellen van een financieringsplan en begroting.  Basiskennis

van

fiscaliteit:

kennis

van

aangifteformulieren,

bedrijfsinkomsten,

voorafbetalingen, investeringsaftrek en fiscale voordelen.  Basiskennis van de sociale kaart: kennis van de organisatie, de structuur, de terminologie, de beleidsvoering, de actuele ontwikkeling en de knelpunten van de sector.  Kennis van personeelsbeleid: kennis van personeels - en loonadministratie. Kennis van vorming en opleidingen.  Basiskennis van het juridische kader: kennis van de structuur van het organiserend kader. Kennis m.b.t. kinderopvang, hygiëne, voeding, personeel, gebouwen en veiligheid. Kennis van verzekeringen(aansprakelijkheid. Kennis van het opmaken van contracten met de ouders. Kennis van samenwerkingsverbanden.  Kennis van kwaliteitszorg: kennis van de kwaliteitsvereisten en kwaliteitsschalen. Kennis van beoordelingsschalen en van de pedagogische visie.  Kennis van deontologie: kennis van principes van de omgang met vertrouwelijke informatie, kennis van het reglement van de opvangvoorziening.  Kennis van de hygiëne: kennis van de HACCP - normen. Kennis van de technieken om te reinigen en te desinfecteren. Kennis van richtlijnen inzake persoonlijke hygiëne.  Kennis van milieu: kennis van de principes van gescheiden afvalverwerking en recyclage.


23

Takenpakket

1. Uitvoerende taken

Leiden, begeleiden en ondersteunen van medewerkers:  Mondelinge ondersteuning en begeleiding van de medewerkers in de dagelijkse werking  Waarborgen dat stafmedewerkers instaan voor de praktische ondersteuning van de ouders bij de opvoeding.  Aanwerven en ontslaan van de medewerkers  Begeleiden van nieuwe stafmedewerkers Onderhouden van contacten met derden  Relaties met beheersinstanties onderhouden  Opstellen en verwerken van de rapporten en verslagen van de overkoepelende organisaties  Bijwonen van vergaderingen van lokaal overleg en adviesgroepen  Opbouwen van een netwerk en onderhouden van samenwerkingsverbanden

Kwaliteitszorg  Een pedagogische visie ontwikkelen.  Het huishoudelijk reglement opstellen.  Kwalitatieve doelstellingen formuleren  Evalueren en bijsturen van de opvangkwaliteit  Klachten opvangen en behandelen

Opbouwen van eigen deskundigheid  Nieuwe ontwikkelingen volgen  Bijwonen van vormingsdagen en opleidingen

2. Organisatorische en administratieve opdrachten Uitvoeren van een bedrijfseconomisch beleid:  De boekhouding uitbesteden en opvolgen  Opstellen van begroting en beheren van het budget  Fiscale verplichtingen nakomen  Voorbereiden en opvolgen van de inspecties in samenwerking met de verantwoordelijke Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Duinvosjes”

24

Interne communicatie  Organiseren en leiden van een stafvergadering  Geven van richtlijnen aan de medewerkers  Opstellen van een agenda voor stafvergaderingen

De administratie doen  Verzorgen van een regelmatige bereikbaarheid  Beheren van verzekeringen  Opvolgen en verwerken van facturen en kostennota‟s  Opstellen en bijhouden van personeelsdossiers  Opvolgen van de personeelszaken zoals loopbaanonderbreking, arbeidsovereenkomsten, fiscale en sociale statuten  Opvolgen van de berekening en betaling van de lonen 3. Ondersteunende taken

Veiligheid  Toezien op de veiligheid Hygiëne  Toezien op regelmatig onderhoud van de accommodatie en de lokalen  Toezien op de hygiëne in de keuken Milieu  Toezien op milieu  Sorteren van afval


25

3.3.3 Taakomschrijving verantwoordelijke Profiel De verantwoordelijke zorgt voor de dagelijkse leiding van het kinderdagverblijf  De verantwoordelijke van de kinderopvang staat in voor de dagelijkse coördinatie van de opvang ten overstaan van de kinderen en ouders.  De verantwoordelijke bewaakt de kwaliteit van de opvang. Ze begeleidt en ondersteunt het personeel. Ze neemt heel wat administratieve taken op zich en houdt de hygiëne nauwlettend in het oog.  De verantwoordelijke respecteert het beroepsgeheim over het ganse takenpakket.

Competenties:  Kennis van gebruik PC, kennis van software, van het opslaan en beheren van bestanden en het gebruik van internet.  Basiskennis van financieel beleid: kasboek beheren  Basiskennis van fiscaliteit: kennis van aangifteformulieren, fiscale attesten.  Basiskennis van de sociale kaart: kennis van de organisatie.  Kennis van personeelsbeleid: kennis van vorming en opleiding.  Basiskennis van het juridische kader: kennis van het organiserend kader. Kennis m.b.t. kinderopvang, hygiëne, voeding, personeel, gebouwen en veiligheid.  Ontwikkelen van plaatsingsbeleid : toezien op samenstelling van de groepen.  Organiseren van jaarlijkse bijeenkomsten van het personeel, eventueel organiseren van activiteiten.  De verantwoordelijke werkt samen met de teamleden en collega‟s aan een uniforme kwaliteitsbeschrijving.  De leidinggevende zorgt voor een goede samenwerking en verstandhouding tussen kinderverzorgsters en ouders.


26

Takenpakket

1. Leidinggevende taken  Dagelijkse leiding  Verdelen van de werkzaamheden  Begeleiden van het personeel inzake kwaliteitsnormen van Kind en Gezin  Beheer van toegekende budgetten  Gesprekken met personeel inzake functioneren en beoordelen. 2. Adviserende en ondersteunende taken  Overdracht en rapportage naar directie ivm dagelijkse werking  Advies inzake investeringen  Advies inzake functioneren van het personeel 3. Uitvoerende taken In het kinderdagverblijf:  Briefwisseling en klassement bijhouden  Nieuwe inschrijvingen op wachtlijst noteren  Persoonlijke dossiers en inlichtingsfiche opmaken per kind  Beperkingen van de accommodatie signaleren en maatregelen nemen  Zorgen voor de inrichting, de sfeer, de functionaliteit, het comfort van de accommodatie van alle gebruikers.  De bezetting bijhouden  Aanwezigheidslijsten bijhouden  Dagprijzen bepalen en aanpassen  Maandelijks facturen maken  Bijspringen in de groep indien nodig(ondersteuning)  Kwartaalaangiftes en jaarlijkse aangiftes opmaken  Bijhouden van kassa  Maandelijks opmaken van uurroosters en verlofregeling  Uitleg van het intern reglement aan nieuwe personeelsleden en stagiairs  Het formuleren van het stagebeleid  Personeelsmapje maandelijks nazien  Loonaangifte  Klachten registreren


27

4. Communicatieve taken: Zorgen voor de interne en externe informatievoorziening Klachten behandelen van de ouders,en bemiddelen bij conflicten Vergaderingen van team en personeel leiden Vergaderingen extern (coco,werkgroepen) Verstrekken van informatie naar ouders, directie, personeel en andere instanties Evaluatiegesprekken Bijscholingen organiseren en bijwonen


28

3.3.4 Taakomschrijving begeleid(st)er Profiel De begeleid(st)er vertaalt de visie, het waardepatroon van het kinderdagverblijf in de omgang met de kinderen. De begeleid(st)er verzorgt de haar toevertrouwde kinderen en begeleidt ze in een kindvriendelijke, stimulerende en ontwikkelingsgericht leefklimaat. De begeleid(st)er bouwt een vertrouwensrelatie op met het kind en de ouders. De begeleid(st)er werkt constructief met collega‟s en leidinggevende. Takenpakket

1. Naar de kinderen toe De verzorgende taak Alle lichamelijke zorgen vragen een aangepaste omgeving wat betreft temperatuur, verlichting, verluchting en hygiëne De voeding gebeurt in een rustige omgeving, volgens het eigen ritme van het kind en met aandacht voor het eventuele toedienen van medicatie. De begeleid(st)er is op de hoogte van gezonde baby- en peutervoeding en kan de menu aanpassen bij mogelijke voedingsstoornissen. De slaap- en rustmomenten worden in de groep georganiseerd. De medicatie wordt indien nodig correct toegediend. Bij ongevallen en/of medische urgenties biedt de begeleid(st)er eerst hulp volgens de gekende procedures. De relationele taak Een vertrouwensrelatie opbouwen met het kind behoort tot één van de belangrijkste taken van de begeleid(st)ers De wenperiode vraagt veel positieve aandacht voor het kind om het gevoel van geborgenheid en vertrouwen te geven. Tijdens het onthaal ‟s morgens en het afscheid ‟s avonds zijn de begeleid(st)ers individueel met het kind betrokken. De begeleid(st)ers kunnen omgaan met conflictsituaties van de kinderen, ze moedigen de groepssfeer aan.


29

Zij/hij heeft ook de taak de onderlinge relaties tussen de kinderen te sturen en hun sociale vaardigheden te bevorderen.

De pedagogische taak Kinderen stimuleren naar zelfstandigheid en hun zelfredzaamheid bevorderen. Flexibel inspelen op de noden van de kinderen. De ontwikkeling van elk kind volgen op systematische manier en dit noteren in een observatiemapje Plannen en begeleiden van activiteiten zowel binnen als buiten De kinderen de mogelijkheid geven tot vrij spel zowel binnen als buiten en erop toezien De begeleid(st)ers leren de kinderen omgaan met gevaar en proberen onveilige situaties te vermijden. Zo wordt een rustige en veilige omgeving gecreëerd. 2. Naar de ouders toe: Er wordt extra aandacht gegeven aan het eerste contact. Dit is een belangrijk moment in het opbouwen van een vertrouwensrelatie. De kindjes worden op een open en vriendelijke manier ontvangen. De begeleid(st)ers bespreken met de ouders de gewoontes van de kindjes, dit wordt op een speciaal formulier genoteerd. Het contact met de ouders is steeds correct en vriendelijk, er wordt hierbij geen beoordelende of veroordelende houding aangenomen. De begeleid(st)ers geven spontane informatie door over het verloop van de dag en de ervaringen van de kindjes tijdens het groepsgebeuren. De begeleidsters houden de ouders op de hoogte van de vorderingen van het kind tijdens het groepsgebeuren. De begeleidsters nemen deel aan de ouderavonden of andere contactmomenten en helpen die eventueel ook voorbereiden. 3. Naar de collega‟s toe Er wordt constructief samengewerkt met de collega‟s, hierbij zijn een flexibele werkhouding en een positieve ingesteldheid belangrijk. De mening van elke collega wordt gerespecteerd, de meningsverschillen moeten geuit en besproken worden. Kritiek moet aanvaard kunnen worden en leiden naar een betere teamwerking. Er moet mondelinge en schriftelijke info uitgewisseld worden om constructief te kunnen samenwerken in het belang van het kind. Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Duinvosjes”

30

Er worden regelmatig teamvergaderingen gehouden, de afspraken hierin gemaakt zijn bindend. Tijdens de personeelsvergaderingen wordt een actieve deelname gevraagd, zodat men samen kan zoeken naar een creatieve oplossing voor probleemsituaties. Zo kunnen ook positieve voorstellen geformuleerd worden voor het instant houden en/of verbeteren van de algemene werking. Belangrijke informatie over de kinderen dient gesignaleerd te worden. Er is een open en positieve ingesteldheid naar de leidinggevende toe, zo kan er constructief worden samengewerkt. 4. Naar zichzelf toe De begeleid(st)ers hebben een verzorgd voorkomen. De begeleid(st)ers zijn positief ingesteld naar anderen toe. De begeleid(st)ers voelen zich persoonlijk en beroepsmatig betrokken bij de job. De eigen creatieve mogelijkheden worden benut. Door het volgen van bijscholingen wordt het eigen functioneren verbeterd en in vraag gesteld. De begeleid(st)ers zijn positief ingesteld voor groei en verandering. De begeleid(st)ers zijn flexibel. 5. Administratieve taken De begeleid(st)ers houden de aanwezigheidslijsten nauwkeurig bij. De begeleid(st)ers houden het observatiemapje van elk kind bij. De begeleid(st)ers geven voldoende aandacht aan de informatieoverdracht naar andere collega‟s. 6. Het begeleiden van stagiaires De begeleid(st)ers zorgen voor een goed onthaal van de leerling in de leefgroep De begeleid(st)ers geven voldoende informatie aan de leerling De begeleid(st)ers maken afspraken met de leerlingen voor een goed verloop van de stage en het aanbieden van spelactiviteiten De begeleid(st)ers werken samen met de stagebegeleiders op school, en evalueren de leerlingen


31

3.3.6 Taakomschrijving kwaliteitscoördinator Opdracht Het bewaken van het streven naar kwaliteit en de coördinatie van het kwaliteitshandboek

Plaats in de organisatie De kwaliteitscoördinator staat onder de leiding van de directie en probeert alle medewerkers te motiveren in het streven naar kwaliteit Takenpakket Het begeleiden van de aangeboden kwaliteitsprojecten Het verspreiden van informatie tussen de rechtstreekse medewerkers en de kwaliteitsstuurgroep Het verspreiden van informatie m.b.t. kwaliteitshandboek,procedurehandboek.. Inventariseren van de initiatieven ter verbetering De kwaliteitscoördinator speelt een cruciale rol bij het sensibiliseren van de medewerkers m.b.t. kwaliteitsbeleid

3.3.7 Taakomschrijving boekhouder Profiel  De boekhouder zorgt voor de financiële en boekhoudkundige administratie van het kinderdagverblijf.  De boekhouder staat in voor de opvolging van de (werking)subsidies bij Kind en Gezin, FCUD en eventuele andere overheidsinstanties.  De boekhouder maakt, in samenwerking met de directie, jaarlijks een begroting op van de diverse afdelingen en maakt jaarlijks een verslag op van de resultaten die behaald werden in vorig boekjaar. Competenties Grondige kennis van pc-gebruik: kennis van software, van het opslaan en beheren van bestanden en het gebruik van internet. Grondige kennis van financieel beleid : kasboek beheren en contacten met de bankinstellingen Basiskennis van fiscaliteit : kennis van aangifteformulieren, fiscale attesten Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Duinvosjes”

32

Basiskennis van de sociale kaart : kennis van de organisatie Kennis van personeelsbeleid : invullen van documenten bestemd voor de VDAB, het Sociaal bureau… Kennis van verzekeringen : alle verzekeringen die nodig zijn voor de goede en vlotte werking van de organisatie zoals brandverzekering, beheerderverzekering , BA, hospitalisatieverzekering. De boekhouder werkt samen met de directie en de verantwoordelijken van de diverse afdelingen binnen de organisatie. Takenpakket  Opvolging van de klanten - en de leveranciersadministratie  Overdracht en rapportage naar directie i.v.m. dagelijkse werking  Advies inzake investeringen  Advies inzake subsidies  Advies bij het opmaken van de begroting en het jaarverslag  Input en controle van aankoopfacturen, bankuittreksels, kasboek, en diverse verrichtingen  Betalingen leveranciers en onthaalouders  Opvolging van werkingssubsidies  Invullen van sociale documenten  Opvolging hospitalisatieverzekering  Afpunten van betalingen klanten IBO en kinderdagverblijf  RSZ -Aangifte Dienst onthaal ouders  Briefwisseling en klassement bijhouden  Diverse niet nader genoemde administratieve taken  Opvolging investeringsdossiers en leningen  Verstrekken van informatie naar directie, personeel en andere instanties.


33

3.4 Middelen 3.4.1 Inzet Personeel Zie procedure 3.5.11

3.4.2 Infrastructuur Voor de oprichting van de Duinvosjes werd een woning aangepast en veilig en kindvriendelijk gemaakt voor de opvang van 14 kinderen . De kinderen kunnen er spelen in een zonnige tuin.

Onthaalruimte 1 Bureel voor verantwoordelijke KDV Keuken Personeelslokaal Toiletten en douche

1 grote zonnige tuin en 1 terras voor de kleintjes Met deze infrastructuur zal „Duinvosjes‟ in : Leefgroep 1 : opvang voorzien voor max. 14 kindjes van 0 tot 30 maanden. Tijdens de oprichting van het gebouw hield men rekening met de veiligheid naar de kinderen toe. We sommen hier een aantal voorbeelden op: Stopcontacten beveiligen. Park voor de allerkleinsten Babyfoon in de slaapkamer Hekken in de deuropening


34


35

3.5 Procedures 3.5.1 Plaatsingsbeleid Vzw Duinhuisjes Duinvosjes Auteur: Nathaniele Gheleyns

3.5 Procedures 3.5.1 Plaatsingsbeleid Verantwoordelijke

Versie 1 Geldig vanaf 03/2011

Doel Bespreken van de visie betreffende de doelgroepen (zie opdrachtverklaring 2.1) Het bekomen van een verantwoorde bezetting (groepsgrootte,bezettingspercentage…..) Tegemoetkomen aan de vraag van het ziekenhuis/rusthuispersoneel Duidelijkheid scheppen rond het gevoerde plaatsingsbeleid in het kinderdagverblijf Toepassingsgebied Van toepassing op alle opnameaanvragen Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Verantwoordelijke Verwante documenten en hulpmiddelen  Reserveringslijst: lijst van definitieve inschrijvingen (reservatievergoeding)  Planning van voorziene bezetting  Opdrachtverklaring  Huishoudelijk reglement + bijlage aan het HHR (zie bijlage) Werkwijze  Kinderen worden slechts op de reserveringslijst geplaatst nadat ze een reservatiebijdrage betaald hebben van € 20. Broertjes en zusjes zijn hiervan vrijgesteld. Deze reserveringslijst heeft een definitief karakter  Per maand wordt maximum 1 kind ingeschreven en wordt er gekeken hoeveel kinderen naar school gaan per maand.  Er wordt naar gestreefd een bezettingspercentage te bereiken van 100%.  Personeel werkzaam in de VZW, die behoren tot de groep van Gezondheidszorg Oostkust krijgen voorrang. Ook broertjes en zusjes van kindjes in de crèche en kinderen van eigen personeel hebben voorrang op de wachtlijst.


36

 De regioverpleegkundige van Kind en Gezin kan crisisopvang aanvragen voor kansarme en risico gezinnen. Deze crisisopvang van kansarme kinderen is mogelijk indien dit praktisch haalbaar is voor de organisatie.  Ouders worden geïnformeerd via de folder en via de mondelinge informatie bij de eerste kennismaking in het kinderdagverblijf. Bij die kennismaking wordt het huishoudelijk reglement overlopen en wordt een rondleiding gegeven in het kinderdagverblijf.


37

3.5.2 Onthaalprocedure Vzw Duinhuisjes Duinvosjes Auteur: Ann Clinck Nathaniele Gheleyns

3.5 Procedures 3.5.2 Onthaalprocedure Verantwoordelijke

Versie 1 Geldig van 03/2011

Doel  Efficiënt en doelgericht informatie verstrekken aan de ouders omtrent de diensten die worden aangeboden in het kinderdagverblijf  Uitwisselen van alle informatie i.v.m. het kind, om de opvang zo optimaal mogelijk te laten verlopen.  Uitwisselen van de nodige documenten  Het maken van duidelijke afspraken  Het formuleren van verwachtingen, die zowel het kinderdagverblijf als de ouders hebben. Toepassingsgebied Van toepassing voor alle ouders waarvan het kindje in de nabije toekomst zal opgenomen worden. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Verantwoordelijke Verwante documenten en hulpmiddelen Folder Huishoudelijk reglement Overzicht van de sluitingsdagen van het lopende jaar Observatiemapje Fiche voor persoonlijk dossier


38

Werkwijze

Onthaal bij eerste contact Afspraak met de ouders in het kinderdagverblijf. De ouders krijgen via het huishoudelijk reglement informatie mee over de dagelijkse werking in het kinderdagverblijf met aansluitend een rondleiding door de verantwoordelijke of begeleidster Er gebeurt een uitwisseling van informatie betreffende de datum dat het kindje zal opgevangen worden in het kinderdagverblijf. De sluitingsdagen worden doorgegeven aan de ouders. Er wordt een nieuwe afspraak gepland, zodat er voldoende tijd kan vrijgemaakt worden De verantwoordelijke/begeleidster noteert de naam, telefoonnummer en de vermoedelijke geboortedatum. Onthaal voor de opvang De verantwoordelijke start een dossier op. Hierin worden de gewoontes van het kind genoteerd (slaap - en eetgewoonten), de bereikbaarheid van de ouders (telefoonnummer thuis, telefoonnummer van werk, telefoonnummer indien ouders niet bereikbaar zijn…). De dagen dat het kindje wordt opgevangen worden genoteerd. Aan de hand van de nodige documenten(recent aanslagbiljet en indien nodig de loonfiche) wordt de dagprijs berekend en wordt er geïnformeerd naar de familiale situatie(document van gezinssamenstelling). Het observatiemapje wordt toegelicht. Het huishoudelijk reglement wordt toegelicht en doorgenomen. De mogelijkheid wordt geboden aan de ouders om een wenmoment in te lassen. Er wordt concreet afgesproken wanneer de eerste opvangdag zal plaats hebben. Voor eventuele vragen wordt er voldoende tijd uitgetrokken


39

3.5.3. Procedure betreffende het komen tot afspraken met de ouders over de dienstverlening Vzw Duinhuisjes Duinvosjes Auteur: Ann Clinck Nathaniele Gheleyns

3.5 Procedures 3.5.3 Komen tot afspraken Verantwoordelijke


Doel  Identieke en volledige informatie geven aan alle ouders  Scheppen van duidelijkheid omtrent de diverse afspraken  Afstemmen van vraag en aanbod. Proberen tot een consensus te komen om elkaars verwachtingen tegemoet te komen

Toepassingsgebied Omvat alle afspraken tussen het eerst contact en de eerste opvangdag

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Verantwoordelijke

Werkwijze WAT Eerste contact

Tussen 1ste en 2de contact

WIE

Bespreken van de Verantwoordelijke / verwachtingen van de begeleidster ouders, folder overlopen, noteren op reserveringslijst + ontvangen van €20 reservatiegeld. overhandigen huishoudelijk reglement, rondleiding in kinderdagverblijf Geboortekaartje wordt Verantwoordelijke door ouders opgestuurd. Verantwoordelijke beantwoordt dit .


WANNEER

WAAR

Onmiddellijk of op afspraak!

Bureau van verantwoordelijke/ groep

Na ontvangen van geboortekaartje

40

WAT

WIE

WANNEER

WAAR

Tweede contact

Navraag huishoudelijk reglement als ouders nog vragen hebben +inlichtingsfiche opstellen

Verantwoordelijke / begeleidster

Op afspraak en minimum 2 weken voor de eerste opvangdag

Bureau van de verantwoord elijke/groep

Eerste opvangdag

Ouders worden Begeleiders gerustgesteld. Er wordt gezegd dat ze zeker mogen opbellen. Aan het kindje wordt extra aandacht besteed

Eerste opvangdag

In de leefgroep

Dagdagelijks contact Persoonlijk onthaal en afhaalmomenten + informatieoverdracht tussen ouders en begeleiders + dit noteren in de overdrachtboek per leefgroep

Begeleiders

Dagdagelijks In de contact leegroep

De ouders worden schriftelijk geïnformeerd over veranderingen van het huishoudelijk reglement via een persoonlijke brief. Kleine, korte mededelingen worden onderaan de factuur meegedeeld in een nota. (vb; indienen van een recent aanslagbiljet) De mededelingen worden ook op goed zichtbare plaatsen aangebracht, zodat de ouders die kunnen lezen.

Bij grote veranderingen wordt een nieuw huishoudelijk reglement meegegeven.


41

3.5.4 Procedure betreffende toegang van de ouders tot het kinderdagverblijf Vzw Duinhuisjes Duinvosjes Auteur: Ann Clinck Nathaniele Gheleyns

3.5 Procedures 3.5.4 Toegang van de ouders tot het kinderdagverblijf Verantwoordelijke

Versie 1

Geldig van 03/2011

Doel  Afspraken vastleggen rond de toegankelijkheid van het kinderdagverblijf  Er over waken dat de werking van het kinderdagverblijf zo minimaal mogelijk wordt gestoord  De veiligheid van de kinderen en de medewerkers waarborgen Toepassingsgebied Van toepassing op alle ouders en andere familieleden van alle ingeschreven kinderen Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Verantwoordelijke en alle medewerkers Verwante documenten en hulpmiddelen Het huishoudelijk reglement Werkwijze Het kinderdagverblijf is elke weekdag open van 7u00 en 18u30. Op feestdagen en collectieve sluitingsdagen is het kinderdagverblijf dicht. Deze sluitingsdagen worden op voorhand meegedeeld aan elke ouder (zie bijlage). Bij inschrijving wordt gevraagd wie het kindje komt afhalen. Hierbij wordt uitdrukkelijk gezegd dat er verwittigd moet worden als iemand anders het kindje komt halen.

Toegang tot de leefgroep Ouders en familieleden hebben vrije toegang tot het kinderdagverblijf tenzij tussen 12u en 14u00. Dit om de middagrust van de peuters te kunnen waarborgen. De ouders moeten de begeleiders op de hoogte brengen als ze hun kindje komen ophalen tussen 12u en 14u.


42

Toegang tot de overige lokalen Ouders en familieleden hebben geen vrije toegang tot

de keuken, het personeelslokaal, de

wasplaats, de berging en de burelen. Bij een gewenst bezoek is de toelating vereist van de leidinggevende. Ouders en familieleden hebben steeds toegang tot het bureau van de verantwoordelijke tijdens haar aanwezigheid.

Toegang via diverse kanalen Ons kinderdagverblijf is te bereiken via de telefoon en ook via e-mail.


43

3.5.5 Procedure betreffende de groepsindeling van de kinderen

Vzw Duinhuisjes

3.5 Procedures

Duinvosjes

3.5.5 groepsindeling

Auteur: Ann Clinck

Begeleiders

Versie 1

Geldig van 03/2011

Aangezien „de Duinvosjes‟ werkt met 1 groep, blijven de kinderen steeds in dezelfde groep.

Deze groep werkt echter flexibel volgens zijn samenstelling: -

bij veel kleintjes : ° extra babyhoeken maken ° hoekje afbakenen voor de kleinsten

-

bij veel peuters : mogelijkheid tot uitwijken naar de polyvalente ruimte en/of de tuin

-

bij 2 personeelsleden werkt men gesplitst voor knutselwerkjes of andere activiteiten met de peuters


44

3.5.6 Procedure betreffende doorverwijzing van kinderen Vzw Duinhuisjes 3.5 Procedures Duinvosjes 3.5.6 Doorverwijzing van kinderen Auteur: Ann Clinck Verantwoordelijke Nathaniele Gheleyns

Versie 1 Geldig vanaf 03/2011

Doel De opvang in het kinderdagverblijf aanpassen aan de individuele draagkracht van het kind. Toepassingsgebied Van toepassing op alle kinderen in het kinderdagverblijf Werkwijze Wat

Wie

Wanneer

Hoe

Doorverwijzing van de Verantwoordelijke kinderen die geen plaats en begeleiders meer hebben in het kinderdagverblijf

Er is geen plaats meer in de kribbe

Er wordt doorverwezen naar de andere kribbes van de vzw, naar de dienst opvanggezinnen of andere opvang.

Doorverwijzing van de kinderen met psychomotorische ontwikkelingsachterstand

Indien er een kindje met psychomotorische ontwikkelingsachterstand gedetecteerd wordt.

De verantwoordelijke meldt de vermoedelijke achterstand, de ouders worden uitgenodigd voor een gesprek.

Ouders, verantwoordelijke en eventueel de directie.

Er wordt gevraagd aan de kinésist om het betrokken kind te observeren. Er wordt verwezen naar de kinderarts. De arts verwijst in samenspraak met de ouders door naar gespecialiseerde hulpverlening. De verantwoordelijke overtuigt de ouders om beroep te doen op speciale hulpverlening en contacteert deze diensten. Bij kinderen met een specifieke zorgbehoefte wordt er verder samengewerkt met de betrokken instanties, de begeleiders en de verantwoordelijke.


45

Wat Doorverwijzing van kinderen met een fysieke achterstand

Wie Ouders, verantwoordelijke en begeleiders

Wanneer Wanneer de begeleiders en de verantwoordelij ke een fysieke achterstand ontdekken

Hoe De verantwoordelijke bespreekt de vermoedelijke achterstand met de begeleiders. De ouders worden uitgenodigd voor een gesprek met de verantwoordelijke en verwijst door naar de huis - of kinderarts. Deze arts verwijst in samenspraak met de ouders door naar gespecialiseerde hulpverlening. Verantwoordelijke overtuigt de ouders om beroep te doen op speciale hulpverlening en contacteert deze diensten. Bij kinderen met een specifieke zorgbehoefte wordt er verder samengewerkt met de betrokken instanties, de begeleiders en de verantwoordelijke.

Doorverwijzen van kinderen met slaap - en/of eetproblemen

Ouders, verantwoordelijke en begeleiders

Wanneer de begeleiders en de verantwoordelij ke een probleem rond eten en/of slapen signaleren


Bij grote problemen worden de ouders uitgenodigd of doorverwezen naar de raadpleging van de eigen arts

46

3.5.7 Procedure betreffende de observatie van het kind en opvolgen van de gezondheidstoestand Vzw Duinhuisjes Duinvosjes Auteur: Ann Clinck Nathaniele

3.5 Procedures 3.5.7 Observaties van kinderen en opvolgen van gezondheidstoestand Verantwoordelijke

Versie 2

Geldig van 05/2011

G

Doel en toepassing Het vastleggen van afspraken om de gezondheid, het lichamelijk en psychisch welzijn van de kinderen in de kribbe zo goed mogelijk te bewerkstelligen. Verwante documenten en hulpmiddelen Inschrijvingsfiche: bereikbaarheid van de ouders, de bereikbaarheid van de behandelende arts van het kind, de gezondheidstoestand van het kind Dagdagelijkse observatieblad/boek van de kinderverzorgende waarin alle info van en voor ouders genoteerd wordt. Het observatiemapje. Voor degene die het mapje niet aankochten worden observatieblaadjes gebruikt (dit gebeurt vooral bij de oudere kinderen). Indien we ons zorgen maken over een kind na herhaaldelijk observeren, werken we samen met therapeutisch centrum „de klinker‟ van Heist; bv voor testmateriaal (bv Van Wiechen ontwikkelingsonderzoek), informatie opvragen, eventuele therapeutische mogelijkheden.

Werkwijze Wat Het observeren van de psycho -motoriek

Wie

Wanneer

Verantwoordelijke en Kinderen < 1 de kinderverzorgende jaar : om de 2 maanden. Kinderen > 1 jaar om de 4 maanden


Hoe De verantwoordelijke maakt een lijst op met de geplande kinderen die geobserveerd moeten worden. De observaties van de begeleiders worden in het observatiemapje genoteerd Er is een kindbespreking met de verantwoordelijke en de kinderverzorgende om de 3 maanden Er wordt samen gezocht naar spelactiviteiten om de ontwikkeling te stimuleren. Op het einde van de opvangperiode ontvangen de ouders het observatiemapje .

47

Wat

Wie

Wanneer

Hoe

Het observeren van de gezondheidstoestand

Verantwoordelijke en begeleiders

Indien nodig Indien het kindje warm aanvoelt of zich duidelijk niet goed voelt, wordt de temperatuur gemeten. Indien het kindje koorts heeft, wordt de koortsprocedure gevolgd.

Het observeren van het slaapgedrag

De begeleiders

Tijdens het slapen

Monitorkindjes krijgen extra aandacht. Ze slapen in de bedjes het dichtst bij de kinderverzorgende en worden extra geobserveerd. Het aantal alarmen wordt nauwkeurig genoteerd. Er is een babyfoon beschikbaar in het babygroepje. Tijdens de middagrust van de peuters is er een kinderverzorgende aanwezig in de peuterslaapzaal. De kinderverzorgende geeft de ouders info over het slaapgedrag van hun kindje. De verantwoordelijke zoekt mee naar oplossingen om problematisch slaapgedrag bij te sturen.

Het observeren van het eetgedrag van de kinderen


Tijdens de maaltijd

Er wordt geobserveerd of het kindje voldoende eet. Hierbij is het belangrijk rekening te houden met bepaalde dieetvoedingen en met sommige godsdienstige en andere overtuigingen. Dit moet dagelijks aan de keuken gemeld worden. Er wordt nauwkeurig gerapporteerd aan de ouders bij het afhalen van hun kindje. De verantwoordelijke zoekt mee naar oplossingen om problematisch eetgedrag bij te sturen.

Het observeren van het sociaal functioneren in de groep

Verantwoordelijke en de begeleiders

Tijdens het verloop van de dag


Kinderen worden nauwlettend gevolgd in hun contact met de andere kinderen en volwassenen. Wordt ook besproken tijdens kindbespreking

48

3.5.8 Procedure betreffende E.H.B.O. Vzw Duinhuisjes Duinvosjes Auteur: Kaatje Steel

3.5 Procedures 3.5.8 EHBO Verantwoordelijke


Doel en toepassing Het vastleggen van afspraken rond hoe ons kinderdagverblijf omgaat met ongeval en ziekte. Wat EHBO betreft de eerste zorgen die toegediend worden bij ongeval of ziekte aan één van de kinderen die in de opvang verblijven. Het is een geruststelling voor de ouders te weten dat hun kind op elk moment de juiste medische zorgen toegediend krijgt.

Wie Deze procedure is van toepassing voor alle kinderen die EHBO en/of medische zorgen nodig hebben. De begeleiders en de verantwoordelijke van het kinderdagverblijf nemen hier elk hun verantwoordelijkheid. Waar De eerste zorgen worden ter plaatse toegediend. Bij ernstige gevallen wordt onmiddellijk de 100/112 opgebeld. Hoe Bij de eerste symptomen van ziekte Opname van de temperatuur Bij temperatuur van meer dan 38.5°C wordt de verantwoordelijke verwittigd en wordt er een koortswerend middel toegediend. Bij baby‟s met een hoge temperatuur wordt een afkoelingsbad gegeven De ouders worden verwittigd Bij ernstige verwikkelingen (zoals stuipen of ernstige ziekteverschijnselen) wordt het kindje verwezen naar de spoedopname


49

Bij ongeval De aard van de verwonding wordt vastgesteld.

Bij lichte verwondingen:  De eerste zorgen worden toegediend (cfr opleiding EHBO).  De verantwoordelijke wordt op de hoogte gebracht.  De begeleiders observeren het kind extra tijdens de verdere opvangdag.

Bij twijfell/ernstige verwondingen: De eerste zorgen worden toegediend. De ouders worden verwittigd. De hulpdiensten worden opgebeld. Het kindje wordt naar de spoedopname gebracht voor verdere zorgen en onderzoekingen.

De verzekering van het kinderdagverblijf wordt op de hoogte gebracht.


50

3.5.9 Procedure betreffende het omgaan met de documenten

van een individueel kind Vzw Duinhuisjes Duinvosjes Auteur: Kaatje Steel Ann Clinck

3.5 Procedures 3.5.9 Omgaan met documenten Verantwoordelijke : Directie


Doel Discreet en correct gestructureerd beheren en bewaren (samenstellen en gebruiken) volgens de administratieve normen van Kind en Gezin, zodanig dat de privacy niet wordt geschonden. Toepassingsgebied Alle documenten die van toepassing zijn op in - en uitgeschreven kinderen en ouders. De gegevens worden verzameld bij de inschrijving van het kind en worden dan periodiek aangepast en bijgevuld tijdens de periode dat het kind in het kinderdagverblijf aanwezig is. Documenten en hulpmiddelen Computer  Inlichtingsfiche van ouders  Inlichtingsfiche van het kind  Berekening van de dagprijs  Jaarlijks een fiscaal attest  Bijhouden van de aanwezigheidsdagen  Opmaken en afdrukken van de factuur Manueel Inschrijvingsfiche Aanslagbiljet Observatiemapje Heen – en weerschriftje (enkel op aanvraag van ouders)


51

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden  De begeleiders en de ouders zijn verantwoordelijk voor het eventuele heen - en weerschriftje.  De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de computergegevens, het aanslagbiljet, de inschrijvingsfiche. Werkwijze en registratie  Alle gegevens m.b.t. de computer worden ingebracht door de verantwoordelijke. De computer bevindt zich in het bureau van de verantwoordelijke. Deze is enkel toegankelijk via een paswoord.  Het observatiemapje wordt om de 4 maanden door de begeleiders ingevuld (voor baby‟s onder de 12 maanden om de 2 maanden) en gecontroleerd door de verantwoordelijke. Kinderen die in het kinderdagverblijf komen en ouder zijn dan 2 jaar krijgen gekopieerde bladen.  De andere formulieren bevinden zich in de bureau van de verantwoordelijke. Ze worden indien nodig aangepast en/of vervangen.  Jaarlijks wordt een update gemaakt van de persoonlijke gegevens; er wordt een invulformulier meegegeven samen met de opvraging van de nieuwe aanslagbiljetten.  Alle documenten worden bewaard in de bureau totdat het kind het kinderdagverblijf heeft verlaten. Daarna worden ze op zolder bewaard totdat het kind de leeftijd van 7 jaar heeft bereikt. Voor medische dossiers geldt een bewaartijd van 20 jaar. Deze termijn gaat in vanaf de meerderjarigheid(18 jaar).  Het dagboek of de dagelijkse info over de kinderen wordt discreet gehanteerd zodat de ouders er geen inzage kunnen in hebben  Bij de bewaring wordt uiteraard rekening gehouden met de privacy van elk kind en ouder.


52

3.5.10 Procedure betreffende selectie van de medewerkers Vzw Duinhuisjes Duinvosjes

3.5 Procedures 3.5.10 Selectie van de medewerkers

Versie 1

Auteur: Nicole Vandevelde

Verantwoordelijke: Directie

Geldig vanaf 03/2011

Doel  Het beschrijven van de manier waarop het personeel geselecteerd en aangeworven wordt.  Het aanwerven van een medewerker met de geschikte capaciteiten, die beantwoordt aan de vereiste opleidingsvereisten en die past binnen het desbetreffende team en de organisatie.

Toepassingsgebied Selectie van personeel gaat door bij een open vacature.

Aanverwante documenten en hulpmiddelen  Sollicitatie brief en CV  Inlichtingsfiche  Diploma  Attest van goed gedrag en zeden  Kennismakingsfolder van Kind en Gezin Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De directie voor het begeleidend personeel. De directie en eventueel 2 leden van de Raad van Bestuur bij aanwerving van stafleden (A1-niveau). Plaats In het bureau van de directie in het Bremhuisje,of de vergaderzaal van het Bremhuisje.


53

Werkwijze  De reeds ontvangen sollicitatiebrieven worden doorgenomen door de directie.  Indien er voldoende kandidaten met de vereiste diploma‟s zijn, wordt er een overlegmoment gepland met de diensthoofden. Er wordt al een eerste selectie gemaakt.  Indien er onvoldoende sollicitatiebrieven zijn wordt er een advertentie gezet met de desbetreffende vacature in de krant en in het “Wis-systeem” van de VDAB. Dit gebeurt vooral bij aanwerving van personeelsleden waarbij een A1-diploma vereist is.  De ontvangen brieven worden geselecteerd op het vereiste diploma  De kandidaten worden uitgenodigd voor een mondeling gesprek.  De selectie gebeurt op basis van volgende criteria: diploma, voorkomen, know – how, beschikbaarheid, flexibiliteit, stressbestendigheid, creativiteit, enz.  Voor stafpersoneel (A1-niveau) gaat een schriftelijke proef door. Er is eventueel een selectieprocedure door een externe firma. De Raad van Bestuur beslist hierover.  De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van weigering of aanwerving.  Indien de kandidaat wordt aangeworven worden de contracten ondertekend.  Daarna wordt de nieuwe collega voorgesteld in de verschillende teams.


54

3.5.11 Procedure betreffende opleiden en evalueren van medewerkers Vzw Duinhuisje Duinvosjes Auteur: Kaatje Steel Bea Aelbrecht Nicole Vandevelde

3.5 Procedures 3.5.11 Opleiden en evalueren van de medewerkers Verantwoordelijke : Directie

Versie 1


Doel Het bewaken van de deskundigheid en het functioneren van het personeel op basis van de functiebeschrijvingen.

Verantwoordelijkheden De verantwoordelijke.

Verwante documenten en hulpmiddelen  Het huishoudelijk reglement.  Folder van de Duinvosjes  Kwaliteitshandboek waar de functies in staan beschreven.  Voorbereidingsblad voor de functioneringsgesprekken


55

Werkwijze opleiden van medewerkers

Wat

Wie

Hoe

Geven van informatie aan de nieuwe medewerker

De verantwoordelijke

Onthaal. Info over de globale werking aan de hand van folders en huishoudelijk reglement.

Geven van een rondleiding


Rondleiding geven in de werkomgeving. Voorstelling aan de nieuwe collega‟s en kennismaking.

Bespreken van de verwachtingen en de taakomschrijving


Aan de hand van de taakomschrijving uit het kwaliteitshandboek en aan de hand van het huishoudelijk reglement.

Inlopen in de werking

Medewerker

Mondelinge info van de collega‟s

Vraagmoment inlassen

De verantwoordelijke.

Na één maand wordt er aan het personeelslid de kans gegeven om vragen te stellen. Er wordt tevens nagegaan of er werkpunten zijn.


56

Werkwijze evaluatie van medewerkers Wat

Wie

Hoe

Evalueren van medewerkers na drie maanden (voor nieuwe medewerkers) en dan 2 jaarlijks (voor alle medewerkers).

De directie, neemt de evaluatie van nieuwe medewerkers voor haar rekening.

Bij het verlengen van de contracten worden de positieve/negatieve werkpunten besproken. Dit gebeurt tijdens het eerste werkjaar en wordt niet schriftelijk vastgelegd.

Op deze manier worden de medewerkers bijgestuurd waar nodig en leidt dit naar een beter functioneren.

De verantwoordelijke neemt De verantwoordelijke maakt een de planning, uitvoering en planning op van de te evalueren opvolging van de evaluatie medewerkers. voor haar rekening. De verantwoordelijke deelt de datum van evaluatie mee aan de betrokken persoon en overhandigt hen een document met een vragenlijst. De betrokken persoon vult aan de hand van een score en eventuele voorbeelden de vragenlijst in. De verantwoordelijke vult eveneens de vragenlijst in betreffende de betrokken persoon. Beide scores worden vergeleken met elkaar en er wordt een gesprek aangegaan rond bepaalde zaken waar men het niet over eens is met elkaar. Een evaluatiegesprek duurt ongeveer 1 uur. Op het einde van het gesprek worden de positieve punten en werkpunten nog eens samengevat en neergeschreven op het einde van het vragenblad.

Opvolging van de werkpunten van de geëvalueerde medewerkers.

Door de verantwoordelijke.

Wanneer de verantwoordelijke merkt aan een medewerker dat hij/zij al dan niet vooruitgang boekt, dan wordt dit neergeschreven op het evaluatiedocument (= de vragenlijst). Dit wordt dan vervolgens aangehaald op het volgende evaluatiemoment.

Briefing van de resultaten van de geëvalueerde medewerkers naar de directie toe.

Door de verantwoordelijke.

Er wordt een kopie genomen van het evaluatiedocument. Deze wordt overhandigd aan de directie.


57

3.5.12 Procedure

betreffende

het

verzekeren

van

de

continuïteit. Vzw Duinhuisjes Duinvosjes

3.5 Procedures 3.5.12 Verzekeren van de continuïteit

Versie 2

Auteur: Kaatje Steel Ann Clinck

Verantwoordelijke

Geldig van 05/2011

Doel Garanderen van voldoende begeleiding en garanderen van de continuïteit Toepassing Van toepassing op alle personeelsleden van de kribbe Werkwijze Het zorgen voor continuïteit  Er werken 2 voltijdse medewerkers voor de groep: 1 vaste FT en 2 half-tijdse die week om week terugkomen, aangevuld indien nodig met vlinders.  We proberen zoveel mogelijk dat dezelfde kinderverzorgsters in de groep aanwezig zijn, zodat er een vertrouwensrelatie kan ontstaan en het basisgevoel van veiligheid gegarandeerd is.  Bij ziekte en verlof zorgen we dat er vervanging is zodat er steeds 2 FE zijn. Ook bij vervanging trachten we zoveel mogelijk dezelfde mensen in te zetten.  Er wordt gewerkt met „vroeg‟ en „laat‟. De afspraak is dat „vroeg‟ niet kan vertrekken als er nog meer dan 8 kinderen zijn


58

Het zorgen voor continuïteit bij afwezigheid van personeel

Wat

Wie

Hoe

Hoe tewerk gaan als personeelsleden in verlof gaan


Er is per afdeling vastgelegd hoeveel personeelsleden per keer kunnen verlof nemen. Bremhuisje: max. 3 personeelsleden per dag Duinhummeltjes: max. 2 personeelsleden per dag Peuterhaven en Briel-jantje: max.1 personeelslid per dag

Hoe tewerk gaan als er een personeelslid ziek is

Verantwoordelijke

Er wordt eerst een oplossing gezocht binnen de organisatie; eventueel door herschikking van het personeel. Er wordt in de 3 ander kribbes gekeken of er personeel vrij kan gemaakt worden Er wordt beroep gedaan op een „vlinderfunctie‟ van de vzw

Hoe tewerk gaan bij afwezigheid van Verantwoordelijke, Bij eventuele problemen kunnen de de verantwoordelijke door verlof directie en begeleiders begeleiders beroep doen op de andere verantwoordelijke van de vzw of kunnen ze zich wenden tot de directie.

Hoe tewerk gaan als Verantwoordelijke en verantwoordelijke overdag afwezig is begeleiders

De begeleiders noteren alle inkomende gesprekken.

Hoe tewerk gaan bij afwezigheid van Verantwoordelijke en de directie directie

Bij problemen kunnen de verantwoordelijke zich wenden tot de voorzitter : Dhr K. Ghesquière Afgevaardigde bestuurder:Dhr.D. Seru.


59

De verantwoordelijken van de 4 kinderdagverblijven verbonden aan de vzw Duinhuisjes komen samen en bespreken per maand de „vlinderfuncties‟. De verantwoordelijke van kinderdagverblijf „het Bremhuisje‟ coördineert deze „vlinderfuncties. Deze vlinders worden ingezet waar de begeleiding van de kinderen lager is dan 1 op 7 (baby‟s) of 1 op 10 (peuters).

Elke weekdag is de permanentie geregeld van een staflid tot 18u30. In elk lokaal hangt een lijstje met wie er op die dag van permanentie is. We zijn tijdens de dag met minimum 2 stafleden aanwezig en dragen de verantwoordelijkheid voor de verschillende kinderdagverblijven.


60

3.5.13 Procedure betreffende vorming van de medewerkers. Vzw Duinhuisjes

3.5

Procedures

Duinvosjes

3.5.13 Vorming van de medewerkers

Auteur: Kaatje Steel

Verantwoordelijke

Versie 1

Geldig van 03/2011

Doel Bijscholing is belangrijk. Het leidt tot een kwalitatieve opvang. Bijscholing gaat burn - out tegen, de knowhow wordt uitgebreid, de tevredenheid van de ouders stijgt en de kinderen ondervinden een leuke en georganiseerde opvang. Bijscholing gebeurt onder de vorm van verscheidene tijdschriften en documentatie, ook verschillende cursussen komen hiervoor in aanmerking. Toepassingsgebied Bijscholing is er voor alle personeelsleden van de kinderopvang; Plaats  Aan bijscholing kan gedaan worden op verplaatsing(cursussen die in bepaalde locatie worden ingericht)  Het kinderdagverblijf beschikt over vakliteratuur.  Het kinderdagverblijf wordt jaarlijks 1 dag gesloten voor een algemene vorming met het volledige team. Werkwijze  Alle begeleiders nemen 1 keer per jaar deel aan een vorming gegeven door een erkende organisatie.  Een spreker komt ter plaatse op een vooraf bepaalde sluitingsdag en de begeleider gaat naar een cursus met een gepland vormingsaanbod.  Sommige documentatie wordt in de teamvergadering ter sprake gebracht, andere documentatie wordt in een kaft gebundeld en bijgehouden.


61

Wat

Bekijken van aanbod van de verschillende cursussen (VCOK,VOCA,Zorgzaam,enz..)en vakliteratuur

Wie

Verantwoordelijke en personeel

Hoe

Iedereen krijgt de kans om het aanbod in te kijken. Wie aan de desbetreffende cursus wil deelnemen noteert zijn/haar naam. De verantwoordelijke bepaalt een cursus op basis van de behoefte. Iedereen moet aan bod komen. Er wordt rekening gehouden met het budget

Het gekozen onderwerp wordt met de directie besproken

Verantwoordelijke en directie

Mondeling

Er wordt contact opgenomen met de Verantwoordelijke betrokken organisatie.

Telefonisch en/of schriftelijk

Het kiezen van het onderwerp wordt gekoppeld aan bepaald personeelslid/leden.

Verantwoordelijke en directie

Door mondeling overleg Keuze wordt gebaseerd op de kwaliteiten en de interesses van de personeelsleden.

De spreker wordt gekozen bij bepaalde organisaties

Verantwoordelijke

De datum, plaats en onderwerp wordt meegedeeld Er wordt vervoer geregeld

Er wordt een aanvraagformulier ingevuld

Verantwoordelijke

Noteren van naam, adres en telefoonnummer van de instelling Noteren van naam van de cursist +handtekening van de verantwoordelijke.


62

Wat

Wie

Hoe

Bevestiging van de inschrijving voor deelname cursist(extern) of de komst van de spreker (intern)

Interne organisatie

Schriftelijk

Betalen van de inschrijvingskosten

Inrichtende organisatie

Via overschrijving

Datum invullen in agenda

Personeelslid en verantwoordelijke

De algemene agenda van de kribbe Persoonlijke agenda

Deelname aan cursus door cursist(extern) of de komst van de spreker(intern) Er wordt een lijst opgemaakt met de deelnemers aanwezig

Verplaatsing met eigen wagen of openbaar vervoer Spreker komt ter plaatse naar de kribbe (algemene studiedag of bepaalde avond)

Opmaken van verslag van de bijscholing

Personeelslid

De korte inhoud, mappen en brochures worden afgegeven in de kribbe en geklasseerd(ter inzage in de map bijscholing).

Evaluatie van de vorming op de teamvergadering

Verantwoordelijke en het team begeleiders

De cursus wordt geëvalueerd. Checken of dit onderwerp voor herhaling vatbaar is.

Implementatie van de opgedane kennis in de dagdagelijkse werking van de kribbe

Personeel

Schriftelijk en mondeling


63

3.5.14 Procedure betreffende vorming en bijscholing van de ouders. Vzw Duinhuisjes

3.5

Procedures

Duinvosjes

3.5.14 Vorming en bijscholing van de ouders


Verantwoordelijke

Gheleyns Nathaniele

Versie 1


Doel Door de ouders bij te scholen willen we hen optimaal begeleiden op medisch, sociaal en pedagogisch vlak. Toepassingsgebied  Deze procedure is van toepassing op alle ouders van de opgevangen kinderen in het kinderdagverblijf.  Om de 2 jaar wordt een vormingsavond voor de ouders ingericht.  Suggesties i.v.m thema‟s kunnen schriftelijk gedeponeerd worden in de ideeënbus  Elk jaar wordt een informele oudernamiddag georganiseerd (meestal rond de kerstperiode) Plaats De vormingsavond en de oudernamiddag heeft plaats in het kinderdagverblijf (of aanverwante kinderdagverblijven). Verwante documenten en hulpmiddelen  Vakliteratuur  Informatie van de verscheidene organisaties (VOCA,VCOK,VDAB…..)  Aanvraagformulier  Bevestiging van inschrijving  Betalingsbewijs indien nodig  Agenda  Uitnodiging voor de ouders (brief)  Inschrijvingsstrook  Aanwezigheidslijst van de deelnemers  Verslag, map en/of brochure van de vorming


64

Werkwijze

Wat

Wie

Hoe

Bekijken van aanbod van thema‟s waar ouders behoefte aan hebben

Directie en verantwoordelijke

Volgens aanvraag en belangstelling van de ouders. Nieuwe,actuele en algemene problemen van ouders bekijken.

Contact opnemen met de inrichtende organisaties

Verantwoordelijke

Telefonisch en/of schriftelijk

Kiezen van onderwerp en spreker


Door mondeling overleg

Invullen aanvraagformulier

verantwoordelijke

Schriftelijk op het daartoe bestemde formulier

Bevestiging van inschrijving en komst van de spreker

Inrichtende organisatie

Schriftelijk

Betalen van deelnamekosten

Directie

Overschrijving

Uitnodiging van ouders via brief opgestuurd samen met de factuur in de maand die de spreekbeurt vooraf gaat

verantwoordelijke

Ouders krijgen brief met onderwerp, datum en uur, naam van de spreker, samen met inschrijvingsstrookje (af te geven op de dienst)

Uitnodigingsbrief ophangen in de kribbe

personeel

Brief vermeldt datum, onderwerp en spreker

Afgeven van inschrijvingsstrook door ouders aan kinderverzorgende

ouders

Het aantal personen en de naam moet vermeld staan

Presentatie door uitgenodigde spreker op de afgesproken datum

spreker

Op de avond zelf moet een aanwezigheidslijst van de ouders opgemaakt worden

Opmaken van aanwezigheidslijst en verslag en eventuele documentatie

Verantwoordelijke

Classificatie in vormingsmap voor ouders

Evaluatie op de teamvergadering

Verantwoordelijke en het team

Evaluatie van de spreekbeurt Reacties van de ouders meedelen

Eventuele verslagen uitdelen aan alle ouders aanwezig op de vormingsavond

verantwoordelijke

Persoonlijk, of meegeven in de tas van kleintje of opsturen

Door weinig interesse van de ouders wordt dit vaak vervangen door een oudernamiddag in het kinderdagverblijf. Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Duinvosjes”

65

3.5.15.Procedure betreffende inspraak en ondersteuning van medewerkers Vzw Duinhuisjes Duinvosjes Auteur: Kaatje Steel Gheleyns Nathaniele

3.5 Procedures 3.5.15 Inspraak en ondersteuning van de medewerkers Verantwoordelijke

Versie 1


Doel Deze procedure heeft tot doel alle vormen van inspraak en alle middelen die gebruikt worden om de medewerkers te ondersteunen, te omschrijven. Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op alle medewerkers en op de inspraak van deze medewerkers. Deze procedure is ook van toepassing op alle leidinggevenden en de wijze waarop ze hun medewerkers trachten te ondersteunen. Werkwijze Wat

Wie

Hoe

Dagelijkse begeleiding (bezoek of telefonisch), coördinatie van de werking

De verantwoordelijke Regelmatig bezoek van de verantwoordelijke (min 2x per week) en mondelinge uitwisseling van info met de medewerkers

Algemene informatie, mededelingen, uitleg over de organisatie en werking

De verantwoordelijke Schriftelijke briefing a.d.h.v een overdrachtsschrift

Bespreking en evaluatie van de werking


Begeleiding van de opgevangen kinderen

Verantwoordelijke

Bij ziekte, vertraging in ontwikkeling of bij moeilijk eetgedrag: zie procedure opvolgen gezondheidstoestand

Oudercontacten

Verantwoordelijke

Bij het herhaaldelijk niet naleven van afspraken worden de ouders door de verantwoordelijke

Personeelsvergadering : met alle medewerkers + eventueel directie -agenda wordt op voorhand in briefing geplaatst, medewerkers kunnen agendapunten plaatsen -er wordt een verslag opgemaakt. De gemaakte afspraken worden op papier gezet en opgevolgd.


66

aangesproken Ideeënbus

Voor iedereen

Ideeën en opmerkingen kunnen hierin gedeponeerd worden. De verantwoordelijke controleert de bus en verwijst ideeën en vragen door.

Tevredenheidsonderzoek

Voor iedereen

Cfr procedure tevredenheidsonderzoek

Het regelen van diensturen, inhaalrust of verlof

Verantwoordelijke

-het uurrooster wordt per maand gemaakt hierbij wordt rekening gehouden met de inhaalrust en de vakantiedagen

Feestelijkheden en presentjes

Verantwoordelijke en -vieren van de dag van de directie kindbegeleiders (oktober) -personeelsfeest


67

3.5.16 Procedure betreffende het nagaan of de processen verlopen zoals beschreven. Vzw Duinhuisjes Duinvosjes Auteur: Kaatje Steel Bea Aelbrecht Nathaniele Gheleyns

3.5 Procedures 3.5.16 Nagaan of de procedures verlopen zoals beschreven Verantwoordelijke

Versie 1

Geldig van 03/2011

Doel  Het formeel in vraag stellen van de doeltreffendheid en de inhoud van het kwaliteitshandboek ten opzichte van het kwaliteitsbeleid, de regelgeving en de kwaliteitsplanning  Het nachecken of de processen nog conform de werking zijn en omgekeerd  Het systematisch werken aan het verbeteren en het borgen van kwaliteit Toepassingsgebied Het kwaliteitshandboek en de volledige werking Werkwijze Tijdens de jaarlijkse stafvergadering omtrent kwaliteit wordt de visie van het kinderdagverblijf voorgelezen. Op die manier proberen we de visie elk jaar kritisch te bekijken. Planning van de kwaliteitsborging i.v.m. de processen beschreven in het kwaliteitshandboek:

Wat Inplannen van de analyses in het teamoverleg

Wie Hoe Kwaliteitscoördinator Verdelen van de inhoud van het en verantwoordelijke kwaliteitshandboek over de verschillende teams Dit vastleggen per werkjaar Verdelen van de te beoordelen Kwaliteitscoördinator Eén week voor het team de te documenten en verantwoordelijke bespreken processen verdelen over de teamleden, zodat deze de documenten reeds kunnen doornemen en beoordelen. Nakijken of het document nog conform Teamleden in een Doorlezen en beoordelen van het is aan de werking teamvergadering document. Noteren van alle te bespreken opmerkingen Nakijken of het document conform is Kwaliteitscoördinator Controleren van de geldende aan de regelgeving regelgeving Bespreken van de documenten Verantwoordelijke en Medewerkers overtuigen van de teamleden doeltreffendheid en de correctheid Verwerken en opvolgen van de Kwaliteitscoördinator resultaten van de bespreking Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Duinvosjes”

68

Kwaliteitsplanning Wat

Wie

Hoe

Planning van de opvolging

Kwaliteitscoördinator Jaarlijkse kwaliteitsvergaderingen;

Voorbereiding van de beoordeling

Verantwoordelijke

Detecteren van de mogelijkheden

Verantwoordelijke en de verschillende teamleden

Onderzoeken van de haalbaarheid


Selecteren van de mogelijkheden

Verantwoordelijke

Concretiseren en uitwerken

Verantwoordelijke en Implementatie van de praktijk teamleden

Doorvoeren van de acties

Verantwoordelijke en teamleden

Opvolgen van de acties

Verantwoordelijke en Halfjaarlijks Kwaliteitscoördinator

Het bewaren van de vervallen documenten

Kwaliteitscoördinator De vervallen documenten worden bewaard in de map archief (Bremhuisje), de aangepaste versie wordt uitgeprint op een gekleurd blad en krijgt een nieuwe startdatum

Kwaliteitshandboek

Kwaliteitscoördinator Elk jaar wordt, indien nodig, een nieuwe versie uitgeprint zodanig dat er een overzicht over de bestaande en de nieuwe procedures behouden blijft.


De bestaande processen worden gecheckt Welke wijzigingen zijn of worden doorgevoerd Welke klachten zijn er van de gebruikers en/of medewerkers Wat is de actuele planning Wat zijn de resultaten van een eventuele tevredenheidsmeting

69

Toelichting van de jaarplanning:  Jaarlijks stelt de kwaliteitscoördinator een jaarplanning op. Doel van de jaarplanning is alle processen te evalueren en bij te sturen daar waar nodig. Deze jaarplanning wordt telkens opgesteld in het voorjaar dit in samenspraak met de verantwoordelijke en de directie (stafvergadering).  Volgende procedures worden jaarlijks bekeken in de teamvergaderingen: 

Procedure betreffende komen tot duidelijke afspraken met de ouders



Procedure betreffende toegang tot de kinderopvang



Procedure betreffende groepsindeling



Procedure betreffende observatie en opvolging van de gezondheidstoestand



Procedure betreffende E.H.B.O.



Klachtenprocedure



Procedure wiegendood



Procedure crisisinterventie



Procedure hersenvliesontsteking

Op deze vergadering zijn zowel de begeleiders van kinderopvang als de verantwoordelijke aanwezig. De bedoeling is dat de begeleiders een week voor de vergadering de te bespreken procedures (zie bijlage schema kwaliteitsplanning) nakijken. Op de vergadering zelf worden dan de zaken die niet meer blijken te kloppen besproken. Deze wijzigingen worden vervolgens doorgegeven aan de kwaliteitscoördinator. Deze past het kwaliteitshandboek aan, de wijzigingen van het afgelopen jaar zijn te herkennen aan het gekleurd blad en nieuwe geldigheidsdatum.  De visie, opdrachtverklaring, de taakomschrijvingen van de verschillende medewerkers en de rest van de procedures worden besproken in een vergadering met alle stafleden in het voorjaar. Op deze manier willen we voor alle processen de kwaliteitsborging garanderen.


70

3.5.17 Procedure betreffende het behandelen van klachten en ongenoegens. Vzw Duinhuisjes Duinvosjes

3.5 Procedures 3.5.17 Behandelen van klachten en ongenoegens Verantwoordelijke

Auteur: Kaatje Steel Bea Aelbrecht

Versie 1

Geldig van 03/2011

Doel  Het garanderen dat klachten op een efficiënte manier geregistreerd, behandeld en beantwoord worden.  Het garanderen van een doeltreffende klachtenbehandeling  Het formuleren en implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen.  Het streven naar een algemene tevredenheid bij de gebruikers en de medewerkers.  Het openstaan voor inspraak van gebruikers en medewerkers.  Het verbeteren van de dienstverlening. Toepassingsgebied  Alle klachten van de gebruikers en interne medewerkers.  Een klacht is een mondelinge of schriftelijke uiting van ongenoegen over de werking van het kinderdagverblijf.  Een klacht wordt bij de verantwoordelijke ingediend. De verantwoordelijke beslist of dit als een klacht geregistreerd wordt.  Een ongenoegen wordt vaak mondeling doorgegeven aan de begeleiders van de groep, die deze klacht noteren in het overdrachtschrift.  Op die manier proberen we onmiddellijk te reageren en de ongenoegens bespreekbaar te maken.

Werkwijze: Behandelen van een ongenoegen Wat

Wie

Ontvangen van een ongenoegen

Iedereen

Het ongenoegen wordt in het overdrachtschrift genoteerd Het overdrachtschrift wordt gelezen door de andere kinderverzorgsters De betrokken persoon verhelpt het ongenoegen en bespreekt het met de ouders en de andere kinderverzorgsters

De betrokken personen De betrokken personen De betrokken personen


Hoe Telefonisch of via persoonlijk contact Het invullen van het overdrachtschrift

71

Werkwijze: Behandelen van een klacht Wat

Wie

Hoe

Ontvangen van de klacht

Iedereen

Telefonisch,via e-mail,per brief, tijdens een persoonlijk contact

Bezorgen aan de leidinggevende

Iedereen

Mondeling

Invullen van formulier voor klachtenregistratie

Verantwoordelijke

Het document klachtenregistratie invullen (zie bijlage) hierbij wordt de einddatum van het afhandelen van de klacht ingevuld.

Toewijzen van de klacht

Leidinggevende

Op basis van de inhoud van de klacht

Onderzoek van de klacht

Leidinggevende en betrokken personen

Opzoeken van relevante informatie, verificatie van de bekomen informatie.

Analyse van de oorzaak Beslissen tot actieplan

In overleg met de betrokkenen Leidinggevende en betrokken medewerkers

Eventueel procedure aanpassen

Goedkeuring van de procedure

Leidinggevende en betrokken medewerkers

In overleg met de betrokkenen om herhaling te voorkomen

Bekendmaken aan de klager

Leidinggevende en betrokkene

Mondeling of schriftelijk

Uitvoeren van een actieplan

Leidinggevende en betrokken medewerkers

In overleg met de betrokkenen om herhaling te voorkomen, dit plan binnen de week na de klacht in gang zetten

Evaluatie en afsluiten

Leidinggevende en betrokken personen

Na uitvoeren van een nieuw actieplan, via mondeling overleg wordt nagevraagd of alles terug verloopt naar wens.

(corrigerende en preventieve maatregelen)

 Indien de ouders niet tevreden zijn met de manier waarop de klachten behandeld worden, wordt er verwezen in het Huishoudelijk Reglement naar een telefoonnummer van de verantwoordelijke, de raad van bestuur en de directie.  Discussiepunten in verband met klachten kunnen ook voorgelegd worden aan de klachtendienst van Kind en Gezin.  De organisatie probeert ten allen tijde een oplossing te zoeken voor elk mogelijke klacht.


72

3.5.18 Procedure betreffende tevredenheidonderzoek. Vzw Duinhuisjes

3.5

Procedures

Duinvosjes

3.5.18 Tevredenheidsonderzoek


Verantwoordelijke

Versie 1

Geldig van 03/2011

Doel  Het periodiek peilen naar de tevredenheid van de gebruikers  Betrokkenheid van iedereen vergroten  Peilen naar de gevoelens aangaande bepaalde onderwerpen alvorens deze te wijzigen  Feed - back ontvangen omtrent de algemene werking om bij te sturen waar nodig  Recht van inspraak daadwerkelijk vorm geven

Toepassingsgebied Voor alle gebruikers Hoe Tevredenheidenquête Het ZIKO instrument Verwante documenten Tevredenheidenquête bij ouders Het ZIKO instrument Werkwijze

Tevredenheidmeting bij kinderen Aan de hand van het ZIKO instrument wordt de tevredenheid bij de kinderen gemeten. ZIKO is een zelfevaluatie-instrument voor het meten van het welbevinden en de betrokkenheid van de kinderen in de opvang. Onvermijdelijk wordt de kwaliteit in de opvang ook hiermee geëvalueerd.

. Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Duinvosjes”

73

Wat

Wie

Hoe

Ontwikkeling van de kinderen worden besproken met behulp van het ZiKo – Vo formulier

Verantwoordelijke samen met de begeleiders

Voor kinderen tem 1 jaar worden om de twee maanden een formulier ingevuld, voor kinderen vanaf 1 jaar wordt om de vier maanden een formulier ingevuld.

Evaluatie van het ZiKo – Vo formulier

De verantwoordelijke + begeleidsters

Er wordt geëvalueerd of het kind zich al dan niet goed voelt in de groep, dit wordt afgeleidt van het ingevulde formulier. Indien het kind zich niet goed voelt in de groep wordt er gezocht naar verbeteractiepunten.

Werkpunten en positieve punten voorleggen in team

De verantwoordelijke en begeleid(st)ers

Samen met de begeleidsters worden er actiepunten opgesteld die na verloop van tijd samen met de verantwoordelijke geëvalueerd worden op effectieve uitvoering en haalbaarheid.


74

Tevredenheidmeting bij het personeel

Wat

Wie

Hoe

Beslissen om meting te doen

Verantwoordelijke, directie

Om de 5 jaar wordt de meting uitgevoerd bij de personeelsleden.

Opstellen van de tevredenheidsmeting ( inhoud van de bevraging )

Verantwoordelijke in overleg met de andere stafleden.

Aandachtspunten van de bevraging:

Organiseren van de tevredenheidsmeting

Verantwoordelijke .

De tevredenheidsmeting wordt afgegeven of samen met de loonstrook opgestuurd.

Analyseren van de gegevens

Verantwoordelijke en directie.

Vergadering.

   

Volledigheid van de bevraging. Relevantie van de aspecten Vastleggen van de vormgeving: multiple choice, los in te vullen, vragen te beantwoorden  Rekeninghoudend met objectiviteit en representatie.

Selecteren van de punten Verantwoordelijke en die in aanmerking komen ter directie verbetering.

In de stafvergadering of kwaliteitsvergadering

Opvolgen en evalueren van Verantwoordelijke het uitvoeren van de verbeterpunten en bijsturing

Teamvergaderingen


75

Tevredenheidsmeting bij ouders

Wat

Wie

Hoe

Beslissen om meting te doen

Leidinggevende

Opstellen van de tevredenheidmeting

Leidinggevende in Aandachtspunten van de bevraging overleg met het team Zijn de te bevragen punten relevant Welke vormgeving: multiple choice, los in te vullen, vragen te beantwoorden (Zie bijlage)

Organiseren van de tevredenheidmeting

Leidinggevende

Analyseren van de gegevens

Leidinggevende en directie

Selecteren van de punten,of procedures die in aanmerking komen ter verbetering

Leidinggevende en directie

In de stafvergadering

Opvolgen en evalueren van het uitvoeren van de verbeterpunten

Leidinggevende

Teamvergaderingen


Om de 4 jaar een enquête bij de ouders Ingaan op een klacht (cfr. Klachtenprocedure)

De tevredenheidmeting wordt bij de factuur gestopt

76

3.5.19 Procedure betreffende de jaarlijkse evaluatie van de globale werking. Vzw Duinhuisjes Duinvosjes Auteur: Kaatje Steel Bea Aelbrecht

3.5 Procedures Versie 1 3.5.19 Jaarlijkse evaluatie van de globale werking Geldig 03/2011 Verantwoordelijke

Doel Door middel van een evaluatie is het mogelijk verbeterpunten te zoeken en zo te werken aan de kwaliteit van de organisatie. Toepassingsgebied De volledige werking van VZW DE DUINHUISJES Werkwijze Met de Raad van Bestuur wordt er jaarlijks een algemene vergadering gehouden waarin het financieel verslag besproken wordt.

Hierin worden de statistische gegevens besproken van de VZW:  het aantal ingeschreven kinderen van de crèches, de BKO, en de DOG  de gemiddelde bezetting  de bezetting op jaarbasis  de herkomst van de kinderen

Ook de financiële verslaggeving komt aan bod:

Balans afgelopen werkjaar Resultaat afgelopen werkjaar Overzicht investeringen

In de vergaderingen wordt de werking geëvalueerd onder leiding van de verantwoordelijke. Aan de hand van een jaarplanning wordt de werking om de twee jaar geëvalueerd. (zie bijlage) (cfr. 3.5.16) Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Duinvosjes”

77

3.5.20

Procedure betreffende preventie van wiegendood

Vzw Duinhuisjes Duinvosjes Auteur: Kaatje Steel Bea Aelbrecht

3.5 Procedures 3.5.20 Wiegendoodpreventie Verantwoordelijke

Versie 1 Geldig 03/2011

Doel Wiegendood bij kinderen voorkomen Eensgezindheid bereiken rond preventie in onze voorziening. Toepassingsgebied Op alle kinderen van de voorziening. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden  Verantwoordelijke voor het opleiden van de begeleiders en opvolgen van de preventie maatregelen.  Begeleiders : toepassen van de preventieve maatregelen Documenten en hulpmiddelen  Inlichtingsfiche  Thermometer  Cursus betreffende E.H.B.O.  Cursus betreffende preventie in de kinderopvang ( Kind en Gezin )  Getekende brief uitzonderingen van de ouders

Werkwijze Bij het intake gesprek worden ouders ingelicht over de volgende preventiemaatregelen die er bestaan binnen de voorziening.

Deze zijn : Kind wordt nooit in buikligging gelegd om te slapen : altijd in rugligging. Stabiele zijligging kan, mits gebruik van een ondersteuningskussen. Kamertemperatuur beneden de 20°C houden, bijgevolg regelmatig kamertemperatuur controleren. Bij te hoge temperatuur wordt de kledij aangepast. Goede Verluchting van de slaapruimten; elke middag en avond ramen openen.


78

Geen dekbed voorzien voor kinderen minder dan één jaar. Geen bedrand en kussens. Indien geen slaapzak wordt gebruikt, wordt een licht dekentje aangeboden in combinatie met de “Feet to Footmethode” ( voetjes tegen uiteinde van het bed ). De fopspeen wordt ontdaan van het ophangtouwtje. Kleine knuffels en doekjes kunnen gegeven worden voor het inslapen maar moeten weggeschoven worden na het inslapen. Een doekje of knuffel op het gezicht is altijd ontoelaatbaar. Regelmatig toezicht in de slaapruimten. Nieuwe kindjes worden gedurende minimum 14 dagen in de leefgroep te slapen gelegd, om het slaappatroon te observeren en het kind te laten wennen. Bedjes worden ofwel met voet- of hoofdeinde tegen de muur geplaatst. Personeel wordt continue bijgeschoold inzake E.H.B.O. .

Indien ouders niet akkoord kunnen gaan met deze maatregelen, dan wordt gepoogd in een gesprek om hen te overtuigen van de noodzakelijkheid. Indien dit niet lukt dienen de ouders een schrijven aan onze organisatie te richten waarin zij vragen af te zien van deze preventiemaatregel, ondertekent door beide ouders.


79

3.5.21

Procedure betreffende hersenvliesontsteking

Vzw Duinhuisjes

3.5

Procedures

Duinvosjes

3.5.21 Hersenvliesontsteking


Verantwoordelijke

Gheleyns Nathaniele

Versie 1


Doel Eensgezindheid bereiken rond actiepunten bij vaststelling van de eerste symptomen van hersenvliesontsteking, binnen het kinderdagverblijf.

Toepassingsgebied Op alle kinderen en personeel van de voorziening.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden  Verantwoordelijke, directie en verpleegkundige voor het uitvoeren van de procedure.  Begeleiders voor het observeren, herkennen en signaleren van de eerste symptomen van hersenvliesontsteking.

Documenten en hulpmiddelen  Begeleidende brief gezondheidsinspectie aan ouders

Werkwijze  Dokter verwittigt de crèche  Verantwoordelijke verwittigt de gezondheidsinspectie, dit in samenspraak met de behandelende arts, (Spanjaardstraat 15 – 8000 Brugge, tel: 050/44.50.70; en volgt nadien de voorschriften die ze geven!  In geval van behandeling: twee keuzes: ouders doorverwijzen naar hun huis/kinderarts, ofwel indien nodig de kinderen behandelen in het kinderdagverblijf.  Opbellen van de ouders met de informatie/mededeling  Afdrukken van een lijst met kindjes die de voorbije dagen geweest zijn Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Duinvosjes”

80

 Opmaken van een brief  Indien behandeling binnen het kinderdagverblijf: Verantwoordelijke haalt voorschriften op (op doktersvoorschrift), (Zitromax); Tip: bel eerst naar de apothekers in de streek, zij kunnen de medicatie bestellen en hebben dan in een paar uur de volledige dosis die je nodig hebt. Toedienen van de medicatie en meegeven van de begeleidende brief, (de kindjes wegen en de juiste hoeveelheid van medicatie toedienen)


81

3.5.21 Crisisprocedure Vzw Duinhuisjes

3.5

Procedures

Duinvosjes

3.5.24 Crisisprocedure

Auteur: Kind en Gezin

Verantwoordelijke

Gheleyns Nathaniele

Versie 1


Doel Eenduidigheid bekomen omtrent het gepast reageren tijdens een crisissituatie. Hierbij nemen we volgende situaties op: crisis bij levensbedreigende situaties; crisis waarbij een kind zoekraakt of verdwijnt uit de opvang en crisis door overmacht.

Toepassingsgebied Op alle kinderen en personeel van de voorziening.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden  Alle personeelsleden van de voorziening.

Documenten en hulpmiddelen  Verzekeringspapieren

Werkwijze Hieronder staat beschreven hoe we reageren in drie verschillende crisissituaties.

o Crisis bij levensbedreigende situaties Levensbedreigend = elke situatie waarbij één of meerdere vitale functies gestoord zijn of dreigen gestoord te raken. De drie vitale functies zijn: het bewustzijn, de ademhaling en de circulatie (= de bloedsomloop).


82

Voorbeelden van levensbedreigende situaties: Kind verliest het bewustzijn; Kind heeft ademnood en kan nauwelijks meer spreken; De huid of de lippen zien blauw, purper of grijs; Kind verwondt zich aan een scherp voorwerpen heeft een diepe wonde die niet stopt met bloeden; Kind drinkt van een schoonmaakmiddel; Kind ligt blauw aangelopen in bed en ademt niet; Kind verslikt zich in zijn eten en krijgt ademnood; Kind dreigt te verdrinken; Kind heeft zeer hoge koorts en reageert niet meer; Kind braakt bloed; Kind zakt in elkaar; Kind heeft een hoofdwonde en vertoont één of meer van de volgende verschijnselen: ernstige hoofdpijn, gebrek aan alertheid, verwardheid, geïrriteerdheid, braakneigingen of problemen bij stappen; kind heeft stuipen; Voedselvergiftiging; Verkeersongeluk bij uitstap; Kind vertoont symptomen van hersenvliesontsteking: plotse hoge koorts, hoofdpijn, misselijkheid, lichtschuwheid, spierpijn, sufheid, stijve nek, luierpijn en/ of puntvormige, niet wegdrukbare onderhuidse vlekjes ter hoogte van de armen.

Indien je in één van deze bovenstaande situaties bevindt/ in een situatie waarbij het leven van het kind wordt bedreigd reageer dan als volgt:



Zorg dat de veiligheid van de andere kinderen gegarandeerd is, zo voorkom je dat er nog meer slachtoffers vallen.


83



Stel vast wat er precies gebeurd is, maak hierbij een inschatting van de vitale functies van het slachtoffer. Roep hierbij hulp in van een collega zodanig dat die de 100 / 112 kan verwittigen!

Hoe doe je het?

Wat moet je doen?

Spreek tot het kind; Controleer het bewustzijn

Geef klopjes op de schouders; Knijp in de bovenarm; Klap in je handen boven het gezicht; Stel eenvoudige vragen. Maak knellende kledij los;

Maak de luchtwegen vrij

Controleer de mond en verwijder vreemde voorwerpen; Breng het hoofd in lichte hyperstrekking en kinlift (leg hierbij het kind steeds op harde ondergrond) Kijk

Controleer de ademhaling

Voel Luister Beademen: 2 maal mond op mond

Indien geen ademhaling:

Indien wel een ademhaling: verwittig de hulpdiensten

Controleer de circulatie

Voel de hartslag

Alarmeer

Laat de 100 / 112 bellen Wat? (als je zegt dat er geen hartslag is komt de MUG mee!) Waar? Wanneer?

Indien wel een hartslag

Verder beademen!!!


84

Controle ademhaling per minuut Indien geen hartslag

Geef afwisselend 30 hartmassages (met één hand bij kinderen tot acht jaar; met twee vingers (niet wijsvinger) bij baby‟s!!!) en 2 beademingen; controleer om de minuut de ademhaling en de hartslag

Nog enkele aanwijzingen: Rij nooit zelf met het slachtoffer naar de huisarts of het ziekenhuis, indien je dus te maken hebt met een kind in levensgevaar! Verplaats het kind niet onnodig; laat het kind niet drinken of eten!!! Voor de verantwoordelijke/ directie/ verzorgster: Breng de ouders zo snel mogelijk telefonisch op de hoogte van de crisis! Geef hen hierbij de nodige informatie (niet dramatiseren, maar ook niet ten onrechte geruststellen) Informeer hen hierbij bondig over de stappen die reeds genomen zijn. Vermeld steeds naar welk ziekenhuis / huisarts je het kind brengt! Voor de verantwoordelijke en directie: Meld de crisis aan je dossierbeheerder van Kind en Gezin! Pas het crisiscommunicatieplan toe! (zie procedure …..) Zorg tijdens en na de crisis voor jezelf en voor de anderen.

Zoek hierbij steun bij je

verantwoordelijke / directie. Indien nodig doe beroep op een arts, psycholoog,… Blijf hier aandacht voor hebben, ook in de weken en maanden na de crisis! Ga na of de administratieve formaliteiten in orde zijn (bvb: verzekering,…)

Analyseer de situatie die zich heeft voortgedaan en ga na welke maatregelen er kunnen genomen worden om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden! Evalueer hierbij ook de gebruikte procedure, stuur bij waar nodig!


85



Indien het slachtoffer is overleden (en is vastgesteld door een arts)! Hulpverleners zullen de nodige stappen nemen: verwittigen van lijkschouwer, parket, verleen hierbij medewerking.

Breng de ouders zo snel mogelijk telefonisch op de hoogte. (gebeurt door directie of verantwoordelijke)

Meld deze crisis zo snel mogelijk aan je dossierbeheerder van Kind en Gezin. Pas het crisiscommunicatieplan toe (zie procedure:….) Zorg tijdens en na de crisis voor jezelf en voor de anderen. Zoek hierbij steun bij je verantwoordelijke / directie. Indien nodig doe beroep op een arts, psycholoog,… Blijf hier aandacht voor hebben, ook in de weken en maanden na de crisis! Ga na of de administratieve formaliteiten in orde zijn (bvb: verzekering,…)

Analyseer de situatie die zich heeft voortgedaan en ga na welke maatregelen er kunnen genomen worden om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden! Evalueer hierbij ook de gebruikte procedure, stuur bij waar nodig!

° Crisis waarbij een kind zoekraakt of verdwijnt uit de opvang Voorbeelden: Kind wordt ontvoerd in de opvang; Kind loopt weg uit de opvang; Kind is onvindbaar.

Werkwijze:  Zorg dat de veiligheid van de andere kinderen gegarandeerd is, zo voorkom je dat er nog meer slachtoffers vallen.  Informeer je collega‟s, doe navraag of er iemand iets heeft opgemerkt; Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf “Duinvosjes”

86

 Wijs iemand aan die de verantwoordelijke verwittigd. Overleg hierna samen welke stappen je onderneemt (zoekactie,…)  Verwittig gespecialiseerde hulp (politie, child focus,…) Zeg hen wie je bent, wat er gebeurd is en waar je je bevindt!  Verantwoordelijke / directie brengt de ouders telefonisch op de hoogte, wees eerlijk over de crisis (niet dramatiseren en niet onterecht gerust stellen)  Meld de crisis aan je dossierbeheerder van Kind en Gezin.  Pas het crisiscommunicatieplan toe Zorg tijdens en na de crisis voor jezelf en voor de anderen. Zoek hierbij steun bij je verantwoordelijke / directie. Indien nodig doe beroep op een arts, psycholoog,… Blijf hier aandacht voor hebben, ook in de weken en maanden na de crisis!  Ga na of de administratieve formaliteiten in orde zijn (bvb: verzekering,…)  Analyseer de situatie die zich heeft voortgedaan en ga na welke maatregelen er kunnen genomen worden om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden! Evalueer hierbij ook de gebruikte procedure, stuur bij waar nodig!


87

o

Crisis door overmacht Voorbeelden: Brand, blikseminslag met brand, wateroverlast, ernstige CO – intoxicatie, sterke gasreuk, Gifwolk, explosiegevaar. Werkwijze:

 Informeer je collega‟s, doe navraag of er iemand iets heeft opgemerkt;  Wijs iemand aan die onmiddellijk gespecialiseerde hulp oproept, bvb: brandweer, gasleverancier. Zeg hen wie je bent, wat er gebeurd is en waar je je bevindt! Beantwoord hun vragen, verbreek de verbinding niet als eerste!  Start onmiddellijk de evacuatie van de aanwezige kinderen. Ook het slachtoffer met lichamelijke letsels haal je eerst uit de gevarenzone alvorens het te reanimeren of EHBO toe te dienen.  Breng alle kinderen veilig onder op de daartoe afgesproken plaats = in tuin aan straatkant  Indien verantwoordelijke afwezig is: wijs iemand aan die de verantwoordelijke op de hoogte brengt.  Verantwoordelijke / directie brengt de ouders telefonisch op de hoogte, wees eerlijk over de crisis (niet dramatiseren en niet onterecht gerust stellen)  Meld de crisis aan je dossierbeheerder van Kind en Gezin.  Zoek zo snel mogelijk een oplossing voor de eventuele ontoegankelijkheid van de opvang. Probeer eventueel ouders een alternatieve oplossing aan te bieden (andere kribbe, onthaalouders)  Pas het crisiscommunicatieplan toe Zorg tijdens en na de crisis voor jezelf en voor de anderen. Zoek hierbij steun bij je verantwoordelijke / directie. Indien nodig doe beroep op een arts, psycholoog,… Blijf hier aandacht voor hebben, ook in de weken en maanden na de crisis!  Ga na of de administratieve formaliteiten in orde zijn (bvb: verzekering,…)  Analyseer de situatie die zich heeft voortgedaan en ga na welke maatregelen er kunnen genomen worden om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden! Evalueer hierbij ook de gebruikte procedure, stuur bij waar nodig!


88

3.5.22

Procedure crisiscommunicatieplan

Vzw Duinhuisjes

3.5

Procedures

Duinvosjes

3.5.25 Crisiscommunicatieplan


Verantwoordelijke

Gheleyns Nathaniele

Versie 1


Doel Eenduidigheid bekomen omtrent het correct en professioneel communiceren tijdens een crisismoment.

Toepassingsgebied Op alle kinderen, ouders en personeel van de voorziening.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden  Alle personeelsleden van de voorziening

Werkwijze  Overleg bij crisis onmiddellijk met je collega‟s welke boodschap jullie moeten brengen.  Zorg voor onmiddellijke communicatie over de crisis naar de betrokkenen: o

De ouders van het slachtoffer. (gebeurt door verantwoordelijke/directie of in opdracht )

o

Organiserend bestuur

o

Medewerkers of vrijwilligers binnen de voorziening

o

Ouders van andere opgevangen kinderen (gebeurt door verantwoordelijke/directie of in opdracht )

o

Andere

 Indien van toepassing: sta de pers te woord (dit ben je NOOIT verplicht)


89

3.5.23 Procedure betreffende crisisinterventie Vzw Duinhuisjes

3.5

Procedures

Duinvosjes

3.5.24 Crisisprocedure


Verantwoordelijke

Nicole Vandevelde

Versie 3

Geldig vanaf 27/05/2011

Omschrijving

Elke levensbedreigende situatie voor kind en personeel. Dit kan bijvoorbeeld zijn: -

kind geraakt ernstig verwond of is ziek en sterft kind geraakt zoek of wordt ontvoerd schade door overmacht bijvoorbeeld storm, aanslag, …

Doel

Eenduidig stappenplan bekomen om adequaat te reageren bij bovenvermelde crisis. Toepassingsgebied Op alle kinderen en personeel van de voorziening.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden  Alle personeelsleden van de voorziening. Documenten en hulpmiddelen  Verzekeringspapieren


90

Werkwijze 1

Vaststelling van de feiten door de begeleider (kind is zoek, is bewusteloos, brand,…)

2

De begeleider biedt de eerste zorgen toe, aangepast aan het incident en belt de 100 of 112. Collega brengt de andere kinderen in veiligheid.

3

De begeleider volgt het crisis-stappenplan dat ophangt aan het prikbord. (stappenplan in bijlage)

4

De begeleider of collega belt de verantwoordelijke Ann Clinck (059/50.40.74 of 050/71.44.09 of 0474/07.68.05 of belt Nicole Vandevelde (0495/59.91.42)

5

Directie of verantwoordelijke brengt de ouders op de hoogte.

6

Directie brengt de voorzitter op de hoogte en spreekt al dan niet met de pers.

7

Directie brengt verzekering en Kind en Gezin op de hoogte en vervult de nodige administratieve formaliteiten.

8

Na de crisis wordt een overleg en evaluatie ingelast met directie, verantwoordelijken en begeleiders met als doel: a. Voorkoming van het gebeurde b. Procedure bijsturen waar nodig c. Emotionele nazorg


91


92

Kwaliteitshandboek: kinderdagverblijf Duinvosjes 1

Recommend Documents