Kwaliteitshandboek KHB Herziening 18 goedgekeurd door de Raad van bestuur (20150612)
Kwaliteitshandboek
Voorgesteld door Paul-Henri BESEM, kwaliteitsverantwoordelijke,
Goedgekeurd door Jacques DEFOURNY, voorzitter van de raad van bestuur
_________________________________________________________________________________ OCBS vzw Keizerinlaan, 66 B-1000 BRUSSEL Phone: + 32 2 509 14 09 Fax: + 32 2 509 14 00 E-mail:
[email protected] Website: www.ocab-ocbs.com
©OCBS/OCAB
Kwaliteitshandboek.................................................................................................................................. 1 0. Algemeen ......................................................................................................................................... 8 0.1.
Inleiding ................................................................................................................................... 8
0.2.
Structuur van de documenten ................................................................................................. 8
0.3.
Beschikbaarheid van de documenten ..................................................................................... 8
0.4.
Overeenstemmingstabel.......................................................................................................... 9
0.5.
Definities ................................................................................................................................ 10
0.6.
Gebruikte afkortingen ............................................................................................................ 10
1. Kwaliteitsbeleid............................................................................................................................... 11 2. Juridische structuur ........................................................................................................................ 12 2.1.
Bedrijfsnaam .......................................................................................................................... 12
2.2.
Juridische vorm...................................................................................................................... 12
2.3.
Historiek en doelstellingen..................................................................................................... 12
2.4.
Leden ..................................................................................................................................... 13
3. Algemene organisatie..................................................................................................................... 14 3.1.
Algemene vergadering .......................................................................................................... 14
3.1.1.
Taak ............................................................................................................................... 14
3.1.2.
Samenstelling ................................................................................................................ 14
3.1.3.
Werking.......................................................................................................................... 14
3.2.
Raad van bestuur .................................................................................................................. 14
3.2.1.
Taak ............................................................................................................................... 14
3.2.2.
Samenstelling ................................................................................................................ 14
3.2.3.
Werking.......................................................................................................................... 15
3.2.4.
Agenda van de vergaderingen van de raad van bestuur .............................................. 17
3.2.5.
Onpartijdigheid van de raad van bestuur ...................................................................... 18
3.3.
Voorzitter ............................................................................................................................... 20
3.4.
Certificatiecomité ................................................................................................................... 20
3.4.1.
Taak ............................................................................................................................... 20
3.4.2.
Samenstelling ................................................................................................................ 20
3.4.3.
Werking.......................................................................................................................... 21
3.4.4.
Procedure van beslissingsverzoek ................................................................................ 22
3.4.5.
Beschermende maatregelen met het oog op de bescherming van de markt ............... 23
3.5.
Technische bureaus .............................................................................................................. 23
3.5.1.
Taak ............................................................................................................................... 23
3.5.2.
Samenstelling ................................................................................................................ 23
3.5.3.
Werking.......................................................................................................................... 24
3.6.
Adviescomité ......................................................................................................................... 25
3.6.1.
Taak ............................................................................................................................... 25
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
2/97
3.6.2.
Samenstelling ................................................................................................................ 25
3.6.3.
Werking.......................................................................................................................... 26
3.6.4.
Grondprincipes .............................................................................................................. 26
3.7.
Keuringsinstellingen .............................................................................................................. 27
3.7.1.
Taak ............................................................................................................................... 27
3.7.2.
Selectie .......................................................................................................................... 28
3.7.3.
Werking.......................................................................................................................... 28
3.7.4.
Kwalificatieprocedure voor niet-geaccrediteerde keuringsinstellingen.......................... 29
3.7.5.
Opleiding van de keuringsinstellingen ........................................................................... 30
3.8.
Inspecteurs van OCBS .......................................................................................................... 31
3.8.1.
Taak ............................................................................................................................... 31
3.8.2.
Selectie .......................................................................................................................... 31
3.8.3.
Werking.......................................................................................................................... 31
3.8.4.
Opleiding van de inspecteurs ........................................................................................ 32
3.9.
Beproevingslaboratoria.......................................................................................................... 32
3.9.1.
Taak ............................................................................................................................... 32
3.9.2.
Selectie .......................................................................................................................... 32
3.9.3.
Werking.......................................................................................................................... 33
3.9.4.
Procedure van kwalificatie van de niet geaccrediteerde laboratoria ............................. 34
3.10. Controles door berekening .................................................................................................... 35 3.11. Comité van beroep ................................................................................................................ 36 3.11.1.
Taak ............................................................................................................................... 36
3.11.2.
Samenstelling ................................................................................................................ 36
3.11.3.
Werking.......................................................................................................................... 37
3.12. Kwaliteitsborging ................................................................................................................... 37 3.12.1.
Taak ............................................................................................................................... 37
3.12.2.
Samenstelling ................................................................................................................ 37
3.12.3.
Werking.......................................................................................................................... 38
3.13. Administratief secretariaat ..................................................................................................... 38 3.13.1.
Taak ............................................................................................................................... 38
3.13.2.
Samenstelling ................................................................................................................ 38
3.13.3.
Werking.......................................................................................................................... 39
3.14. Boekhouding .......................................................................................................................... 39 3.14.1.
Taak ............................................................................................................................... 39
3.14.2.
Samenstelling ................................................................................................................ 39
3.14.3.
Werking.......................................................................................................................... 39
3.15. Organisatieschema ................................................................................................................ 39 3.16. Financieringsmiddelen ........................................................................................................... 40 _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
3/97
3.17. Dekking .................................................................................................................................. 40 4. Positionering van de organisatie ten opzichte van de norm .......................................................... 41 4.1.
ISO 17065.............................................................................................................................. 41
4.2.
ISO 17021.............................................................................................................................. 42
5. Directiebeoordelingen .................................................................................................................... 42 5.1.
Beheer van directiebeoordelingen ......................................................................................... 42
5.2.
Modaliteiten van directiebeoordelingen ................................................................................. 43
5.3.
Tevredenheidsenquêtes ........................................................................................................ 44
6. Organisatie van de certificatie ........................................................................................................ 44 6.1.
Inleiding ................................................................................................................................. 44
6.2.
Sectoren en reglementen van certificering ............................................................................ 45
6.3.
Reglementen en voorschriften voor toekenning van het overeenkomstigheidsmerk (BENOR
en CE) 45 6.4.
Toegang tot de diensten van de organisatie ......................................................................... 45
6.4.1.
Voorafgaande voorwaarden voor toegang tot de certificatie ......................................... 45
6.4.2.
Toegangsvoorwaarden voor BENOR en CE merken .................................................... 46
6.4.3.
Aanleveren van gegevens ............................................................................................. 47
6.5.
Toekenning van het overeenkomstigheidsmerk .................................................................... 47
6.6.
Beheer van de onderaanneming ........................................................................................... 48
6.7.
Eerste certificatie, vernieuwing of uitbreiding van certificatie (BENOR-merk en CE-
markering) .......................................................................................................................................... 49 6.7.1.
Voorafgaande Audit (préaudit) ...................................................................................... 49
6.7.2.
Eerste audit, vernieuwing of uitbreidingsaudits ............................................................. 49
6.8.
Periodieke controle van de gebruikers van het BENOR-merk .............................................. 50
6.8.1.
Organisatie van de bezoeken ........................................................................................ 50
6.8.2.
Overdracht van verslagen van periodieke inspectie en de fiches van niet-
overeenkomstigheid ....................................................................................................................... 51 6.8.3.
Overzicht van de bezoeken ........................................................................................... 51
6.8.4.
Opstellen van de certificaten ......................................................................................... 52
6.9.
Periodieke controle van de gebruikers van de CE-markering ............................................... 52
6.9.1.
Organisatie van de bezoeken ........................................................................................ 52
6.9.2.
Overdracht van verslagen van periodieke inspectie...................................................... 53
6.9.3.
Overzicht van de bezoeken ........................................................................................... 53
6.9.4.
Internationale deelnames .............................................................................................. 54
6.9.5.
Opstellen van de certificaten ......................................................................................... 54
6.10. Gebruik van logo's ................................................................................................................. 55 6.10.1.
BENOR en CE logo’s .................................................................................................... 55
6.10.2.
BELAC logo (zie http://economie.fgov.be/nl/binaries/2-001_NL_tcm325-56425.pdf) .. 55
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
4/97
6.10.3.
OCBS logo ..................................................................................................................... 56
6.11. Afgifte van technische goedkeuring ...................................................................................... 56 6.12. Samenwerkingsakkoorden .................................................................................................... 56 6.13. Normatieve en reglementaire nazichten, beleid van de slapende activiteiten ...................... 56 6.14. Ontwikkeling van nieuwe activiteiten ..................................................................................... 56 7. Personeel ....................................................................................................................................... 57 7.1.
Voorzitter ............................................................................................................................... 57
7.2.
Ondervoorzitter ...................................................................................................................... 58
7.3.
Vertegenwoordiger van een lid van de algemene vergadering ............................................. 58
7.4.
Beheerder .............................................................................................................................. 59
7.5.
Expert .................................................................................................................................... 60
7.6.
kwaliteitsverantwoordelijke .................................................................................................... 60
7.7.
Secretaris............................................................................................................................... 61
7.8.
Lid van het certificatiecomité ................................................................................................. 62
7.9.
Voorzitter van een technisch bureau ..................................................................................... 62
7.10. Lid van een technisch bureau................................................................................................ 63 7.11. Interne auditeur...................................................................................................................... 63 7.12. Werkzaamheden van boekhouding ....................................................................................... 64 7.13. Inspectietaken........................................................................................................................ 64 7.13.1.
Kwalificatie van de agenten die van een instantie van inspectie afhangen .................. 65
7.13.2.
Kwalificatie van de agenten die direct van OCBS afhangen ......................................... 65
7.13.3.
Lijst ................................................................................................................................ 65
7.14. Plaatsvervangingen ............................................................................................................... 65 7.14.1.
Voorzitter ....................................................................................................................... 65
7.14.2.
Ondervoorzitter .............................................................................................................. 66
7.14.3.
Vertegenwoordiging in de algemene vergadering ......................................................... 66
7.14.4.
Beheerder ...................................................................................................................... 66
7.14.5.
Expert ............................................................................................................................ 66
7.14.6.
kwaliteitsverantwoordelijke ............................................................................................ 66
7.14.7.
Secretaris....................................................................................................................... 66
7.14.8.
Lid van het certificatie comité ........................................................................................ 66
7.14.9.
Voorzitter van een technisch bureau ............................................................................. 67
7.14.10.
Lid van een technisch bureau.................................................................................... 67
7.14.11.
Interne auditeur.......................................................................................................... 67
7.14.12.
Werkzaamheden van boekhouding ........................................................................... 67
8. Deontologie en ethiek..................................................................................................................... 67 8.1.
Belangenconflicten ................................................................................................................ 67
8.2.
Verklaring van vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid .......................................................... 68
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
5/97
8.3.
vertrouwelijkheidsbeleid ........................................................................................................ 69
8.4.
Verantwoordelijkheid van het vertrouwelijkheidsbeleid ......................................................... 69
9. Opleiding van het personeel .......................................................................................................... 69 10.
Beheer van de documenten en wijzigingen............................................................................... 70
10.1. Algemene bepalingen betreffende het documentenbeheer .................................................. 70 10.1.1.
Goedkeuring van de geschiktheid van de documenten vóór verdeling......................... 70
10.1.2.
Herziening, actualisering, opstelling van nieuwe documenten...................................... 70
10.1.3.
Wijzigingen en statuut van de geldende versie van de documenten ............................ 71
10.1.4.
Beschikbaarheid van de relevante versies van de toepassingsdocumenten ................ 71
10.1.5.
Leesbaarheid en identificatie ......................................................................................... 71
10.1.6.
Externe documenten ..................................................................................................... 71
10.1.7.
Vervallen documenten ................................................................................................... 71
10.2. Formaat van de documenten................................................................................................. 71 10.3. Indexering van de documenten ............................................................................................. 72 10.4. Archivering van de documenten ............................................................................................ 72 10.5. Bescherming van de informaticadocumenten ....................................................................... 72 10.6. Lijst van de gebruikers ........................................................................................................... 73 10.7. Reglementen van certificering en technische voorschriften .................................................. 74 10.8. Verdeling................................................................................................................................ 74 10.9. Van toepassing zijnde normen .............................................................................................. 75 10.10.
11.
Beheer van de briefwisseling............................................................................................. 75
10.10.1.
Beheer van de post.................................................................................................... 75
10.10.2.
Beheer van de elektronische post ............................................................................. 77
Classificatie van de niet-overeenkomstigheden en opmerkingen ............................................. 77
11.1. Belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO A) ........................................................................ 78 11.2. Minder belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO B)............................................................. 78 11.3. Opmerking (O +*) .................................................................................................................. 78 11.4. Aanbeveling (A +) .................................................................................................................. 78 11.5. Te geven gevolgen en eisen voor het invoeren van de acties ter verbetering ...................... 79
12.
11.5.1.
Belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO A) ................................................................ 79
11.5.2.
Minder belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO B)..................................................... 80
Inbreuken ................................................................................................................................... 81
12.1. Types van inbreuken ............................................................................................................. 81 12.2. Niet betalen van honoraria .................................................................................................... 81 13.
Wederrechtelijk gebruik van het merk van overeenstemming .................................................. 82
14.
Sancties ..................................................................................................................................... 82
14.1. Aanmaning............................................................................................................................. 82 14.2. Waarschuwing ....................................................................................................................... 82 _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
6/97
14.3. Versterkt toezicht, boete, opschorting, intrekking.................................................................. 83 14.4. Procedures ............................................................................................................................ 83 14.5. Sancties in geval van niet betaling ........................................................................................ 84 14.6. Organisatieschema van de sancties ..................................................................................... 84 15.
Verzoek, beroep, bezwaar, klacht ............................................................................................. 86
15.1. Verzoek en beroep ................................................................................................................ 86 15.2. Bezwaren ............................................................................................................................... 87 15.3. Uitwerking van klachten, beroepen, bezwaren...................................................................... 87 15.4. Klachten bij de gecertificeerde leveranciers .......................................................................... 88 16.
Interne audit, correctieve en preventieve acties ........................................................................ 88
16.1. Interne audit ........................................................................................................................... 88 16.2. Correctieve en preventieve acties ......................................................................................... 90 17.
Organisatieschema's van verloop van een inspectietaak ......................................................... 90
17.1. Eerste Certificatie, uitbreiding (BENOR, CE) ........................................................................ 90 17.2. Periodieke controle (BENOR, CE), vernieuwing (CE) ........................................................... 91 17.3. Beheer van de niet-overeenkomstigheden (BENOR en CE) ................................................ 92 18.
Bijlage, overeenstemmingstabel................................................................................................ 95
19.
Inhoud van de herzieningen ...................................................................................................... 96
19.1. Herziening 13:........................................................................................................................ 96 19.2. Herziening 14:........................................................................................................................ 96 19.3. Herziening 15:........................................................................................................................ 96 19.4. Herziening 16:........................................................................................................................ 96 19.5. Herziening 17:........................................................................................................................ 96 19.6. Herziening 18:........................................................................................................................ 97
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
7/97
0. Algemeen 0.1. Inleiding Dit kwaliteitshandboek handelt over de certificeringactiviteit van het OCBS. Dit handboek gaat uitsluitend over productcertificering, zoals deze term wordt gebruikt in de zin van de norm NBN EN ISO/IEC 170651 die de processen en diensten omvat. Het kwaliteitshandboek werd opgesteld in overeenstemming met de norm NBN EN ISO/IEC 17065:2012 “Conformiteitsbeoordeling - Eisen voor certificatie-instellingen die producten, processen en diensten certificeren”.
0.2. Structuur van de documenten De documenten betreffende de kwaliteitsborging worden in een kwaliteitshandboek en in verschillende bijgevoegde “Bijlagen” gestructureerd. De uitsplitsing en de hiërarchie van de documenten worden in de tabel van hoofdstuk 0 beschreven.
0.3. Beschikbaarheid van de documenten Dit handboek omvat twee delen:
een openbaar deel, raadpleegbaar vanaf de website van het OCBS. Dit is samengesteld uit de volgende delen van de tabel: kwaliteitshandboek en Bijlagen 1, 3, 4, 5, 6, 8, 11
een vertrouwelijk deel, bereikbaar ofwel vanaf de website van het OCBS, beveiligd door middel van wachtwoorden, ofwel door raadpleging op de zetel van het OCBS mits toelating van de voorzitter van het OCBS of de kwaliteitsverantwoordelijke die door de raad van bestuur van het OCBS wordt gemachtigd, dit deel bestaat uit de volgende delen van de tabel: bijlagen 2, 7, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16 en 17.
1
In het vervolg wordt in dit document de term ISO 17065 gehanteerd in plaats van de volledige
benaming NBN EN ISO/IEC 17065. Tenzij uitdrukkelijk vermeld betreft het systematisch de meest recente versie van deze norm. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
8/97
Tabel van de documenten Hiërarchisch
Nummering
Verdeling
Niveau *
**
***
Statuten
1
1
OV
Huishoudelijk reglement
2
2 (+)
RvB OCI
Kwaliteitshandboek
3
0
OV
Algemene reglementen
2
3
OV
Bijzondere reglementen
3
4
OV
Toepassingsreglementen
3
5
OV
Normen en technische voorschriften
1
6
OV
3
7
RvB OCI
Documenten van beheer van de certificering
4
8
OV
Documenten van beheer van de kwaliteit
4
9
RvB OCI
Overeenkomsten van certificering
5
10
OCI GM
Lijsten van de gecertificeerde leveranciers
5
11
OV
Notulen van algemene vergadering
1
12
RvB
Notulen van de raad van bestuur
2
13
RvB
Verslagen van de technische bureaus
4
14
RvB OCI
Lijst van de bijlagen
4
15
RvB OCI
Historisch overzicht van de herzieningen
4
16
RvB OCI
Bundels van documenten
4
17
RvB OCI
Onderwerp
Overeenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten
* in afnemende volgorde volgens de index ** in het kwaliteitssysteem *** Zie het hoofdstuk over de verdeling van de documenten: Openbare verdeling (OV) zoniet verdeling die wordt beperkt tot
gebruikers van het merk (GM),
leden van de raad van bestuur (RvB), keurings- of controle-instellingen (OCI).
(+) Ten gevolge van de aard van zijn inhoud, werd het huishoudelijke reglement in zijn huidige versie volledig in het kwaliteitshandboek overgebracht.
0.4. Overeenstemmingstabel De tabel van hoofdstuk 18 geeft de overeenstemming weer tussen de paragrafen van de norm ISO 17065 en de hoofdstukken van onderhavig kwaliteitshandboek.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
9/97
0.5. Definities De definities van artikel 3 van ISO 17065 zijn van toepassing met volgend woordgebruik: ISO 17065
Kwaliteitshandboek van het
Ex EN 45011
OCBS Klant, aanvrager (3.1*)
Aanvrager
Aanvrager
Producent, verdeler of vlechter
Leverancier
Machtiging tot gebruik van het
Vergunning
BENOR-merk of van de CEmarkering Gebruiker van het merk
Licentiehouder
Beoordeling (3.3*)
Periodieke controle
Toezicht
Schema** (systeem) van
Certificatiesysteem
Certificatiesysteem
certificatie (3.9*) (*) Refererend naar het artikel van de norm ISO 17065 (**) Het dient opgemerkt dat de term "schema" gebruikt in de Engelse versie van de norm ISO/IEC normaal en logischerwijze kan vertaald worden als "schema" of "systeem".
Behalve uitdrukkelijke vermelding van de datum van uitgave van de betreffende norm, behelst elke verwijzing naar een norm de meest recente versie van deze norm. De benaming van de producten in onderhavig kwaliteitshandboek en zijn bijlagen stemmen overeen met de geciteerde normen.
0.6. Gebruikte afkortingen
BENOR:
Belgisch merk van overeenkomstigheid verleend door het NBN.
BELAC:
Belgische accreditatie-instelling.
BETA:
Belgisch netwerk voor de technische goedkeuring.
CE:
CE-markering en bijhorende certificering.
CONSCERT:
Internationale vereniging naar Belgisch recht voor de certificering van bouwstaal.
2
EA:
European co-operation for Accreditation
EU:
European Union (Europese Unie2).
EC:
European Commissie (Europese Commissie).
KHB:
Kwaliteitshandboek.
NBN:
Normalisatie Bureau de Normalisation.
BUtgb
Belgische Unie voor de technische goedkeuring in de bouw
Vroeger EEG: Europese Economische Gemeenschap.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
10/97
1. Kwaliteitsbeleid Sinds 1977 verzekert het OCBS het beheer van het BENOR-merk in de sector van de staalproducten, ingevolge het mandaat destijds verleend door het Comité van het BENOR-merk. Sindsdien wordt dit beheer waargenomen in overeenstemming met de voorschriften van het Algemeen Reglement voor gebruik en controle van het BENOR-merk3 en de andere geldende documenten die de toekenning van dit merk regelen. Het beheer van het BENOR-merk is huidig toevertrouwd aan de vzw BENOR met wie het OCBS een overeenkomst heeft afgesloten.
Voor verschillende bouwproducten en door beslissingen van de Belgische Staat en van zijn bevoegde Minister, is het OCBS genotificeerd bij Europese Commissie voor de gunning van de toelating tot gebruik van de CE-markering en voor het uitoefenen van certificeringstaken inherent aan deze markering. Deze sectoren bestrijken verschillende productiegebieden en bouwproducten.
Het OCBS garandeert dat de producten die de conformiteitsmerken mogen dragen, vervaardigd en gecontroleerd worden overeenkomstig de geldende normen. Het verzekert eveneens de periodieke uitgave van de lijsten van de gebruikers van het merk.
Met het oog op het beter beheersen van de interne problemen inzake de kwaliteit, heeft de raad van bestuur in zijn zitting van 15 mei 1991 beslist de organisatie van het OCBS aan te passen om te voldoen aan de voorschriften van nationale en internationale normen van de kwaliteitszorg.
Er wordt speciale aandacht geschonken aan de onpartijdigheid en de onafhankelijkheid van zowel het OCBS als van zijn toeleveranciers. Hiervoor doet de raad van bestuur het nodige om te voldoen aan de eisen van de betrokken normen teneinde het beheer van de merken waarvoor het OCBS verantwoordelijk is te verzekeren in de sector van de bouwproducten. Het verplicht zijn medewerkers, waaronder de keuringstellingen, tot hetzelfde.
Paul-Henri BESEM
Jacques DEFOURNY
Kwaliteitsverantwoordelijke
Voorzitter van de raad van bestuur.
3
Dit document vervangt het vroegere "Algemeen Reglement voor gebruik en controle van het merk
"BENOR" van overeenkomstigheid met de normen" _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
11/97
2. Juridische structuur 2.1. Bedrijfsnaam
OCBS vzw
Keizerinlaan 66
1000 BRUSSEL
Telefoon:
02/509.14.09.
Fax:
02/509.14.00.
Email:
[email protected]
Website:
www.ocab-ocbs.com
2.2. Juridische vorm Vereniging zonder winstoogmerk. De statuten verschenen in het Belgisch Staatsblad van 06 oktober 1977 onder het nummer 8815/77. De bijgewerkte versie is in Bijlage 1 gevoegd.
2.3. Historiek en doelstellingen Het OCBS werd in 1977 door de volgende rechtspersonen gesticht:
De Belgische Staat, Ministerie van Openbare Werken;
De Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen;
Het Verbond van Belgische Hoogovens en Staalfabrieken;
De "Groupement des Industries Sidérurgiques Luxembourgeoises”;
De Federatie van de Ondernemingen der Metaalverwerkende, Machinebouw-, Elektronische en Kunststofverwerkende Nijverheid;
De Nationale Confederatie van het Bouwbedrijf;
Het Controlebureau voor de Veiligheid van het Bouwwezen (SECO);
De Groepering van IJzerhandelaars van België.
De algemene vergadering van 30 juni 1991 verwelkomde:
Het Waals Gewest,
Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
De algemene vergadering van 30 juni 1994 verwelkomde:
Het Vlaams Gewest.
Het OCBS is het sectororganisme dat belast is met het beheer van het BENOR merk inzonderheid op het gebied van beton- en constructiestaal.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
12/97
De opdracht van het OCBS, en de met zijn werking verwante keuringsinstellingen, bestaat erin de overeenkomstigheid met de Belgische normen te verzekeren van de producten die het BENOR-merk mogen dragen. De opdracht van het OCBS omvat eveneens de opstelling van samenwerkingsakkoorden met de nationale instellingen in het buitenland.
Een overeenkomst met KIWA (Nederland) werd ondertekend op 23.12.1986 en eventueel herzien (Bijlage 7.01),
Een overeenkomst met AFCAB (Frankrijk) werd 11.01.1989 ondertekend en eventueel herzien (Bijlage 7.02),
Een overeenkomst met DIBt (Duitsland) werd 12.12.1991 ondertekend en eventueel herzien (Bijlage 7.03).
Het OCBS verzekert eveneens de opvolging van het product tijdens de distributiefase tot op het ogenblik van de levering aan de klant. Sinds 1991 heeft het OCBS zich aan de voorschriften van de norm EN 45011, vervolgens van ISO 17065 gehouden en zijn acties gecoördineerd met deze van andere gelijkaardige instanties binnen de Europese Gemeenschap met het oog op de totstandkoming van de Eenheidsmarkt in het kader van CONSCERT (Bijlagen 7.04 en 7.05). Het OCBS is voor verschillende bouwproducten, door beslissingen van de Belgische Staat en van zijn bevoegde Minister, genotificeerd bij de Europese Commissie met het oog op de toelating tot gebruik van de CE-markering en met betrekking tot de certificeringstaken inherent aan deze markering (Bijlage 7.06). Het OCBS mag in voorkomend geval deze wettelijk vereiste certificatie aanvullen met een vrijwillige bijkomende en niet tegenstrijdige certificatie, namelijk gedekt door het BENOR-merk.
2.4. Leden De leden van het OCBS kunnen worden onderverdeeld over de volgende vier categorieën:
De producenten van betonstaal,
De handelaars in/verdelers van betonstaal,
De openbare bouwsector,
De privé bouwsector.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
13/97
3. Algemene organisatie 3.1. Algemene vergadering 3.1.1. Taak De algemene vergadering vormt de hoogste macht van de organisatie. De bevoegdheden en de werking worden geregeld in de artikels van titel V van de statuten. 3.1.2. Samenstelling De algemene vergadering wordt door de leden van de organisatie gevormd. De werkelijke leden moeten verplicht tot een van de volgende vier categorieën behoren:
De producenten van betonstaal,
De handelaars in/verdelers van betonstaal,
De openbare bouwsector,
De privé bouwsector.
De bevoegdheden van de deelnemers worden in hoofdstuk 7 bepaald. 3.1.3. Werking De werking van de algemene vergadering wordt in de artikels van de titel V van de statuten beschreven.
3.2. Raad van bestuur 3.2.1. Taak Al hetgeen door de wet of de statuten niet is voorbehouden aan de algemene vergadering behoort tot de bevoegdheid van de raad van bestuur. 3.2.2. Samenstelling De samenstelling van de raad van bestuur wordt beschreven in de artikels van titel IV van de statuten. De raad van bestuur is aldus samengesteld uit minstens 4 personen en uit hoogstens 10 personen, die als volgt in de vier categorieën van leden kunnen worden onderverdeeld:
De producenten van betonstaal, minimum 1 en maximum 3;
De handelaars in/verdelers van betonstaal, minimum 1 en maximum 1;
De openbare bouwsector, minimum 1 en maximum 5;
De privé bouwsector, minimum 1 en maximum 1.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
14/97
De voorzitter stelt aan de raad van bestuur voor om het advies van experten in te winnen in specifieke domeinen en dit in functie van de dagorde. De experten worden voor een termijn van minstens één jaar aangesteld. De voorzitters van de technische bureaus of hun afgevaardigde worden uitgenodigd op de vergaderingen van de raad van bestuur als experten. De rol van de experten is het geven van meningen of adviezen. De kwaliteitsverantwoordelijke wordt, al naargelang de noodwendigheid, uitgenodigd voor de punten die betrekking hebben tot het kwaliteitsbeheer van de organisatie. De bevoegdheden van de deelnemers, waaronder deze van de voorzitter belast met het dagelijkse beheer, worden in hoofdstuk 7 bepaald. 3.2.3. Werking De werking van de raad van bestuur wordt beschreven in de artikels van titel IV van de statuten. De raad van bestuur kiest uit de beheerders, een voorzitter en eventueel een of meer ondervoorzitters, die belast worden met het dagelijks beheer van de organisatie. Zij zijn verantwoording verschuldigd aan de raad van bestuur. Ieder lid van de raad dat betrokken is bij een beslissing die met zijn eigen belangen, of deze van de maatschappij waarvan hij deel uit maakt, interfereren, onthoudt zich van elk advies of stemming. De raad van bestuur van het OCBS is belast met het beleid van het OCBS. Zijn bevoegdheden en de verdeling van de stemmen binnen elke categorie van leden worden door de statuten bepaald. De raad van bestuur is voornamelijk belast met:
De onpartijdige werking van het OCBS,
De afkondiging van de regelgeving en de technische voorschriften,
De validatie van de, door het kwaliteitsborgingssysteem voorziene, directiebeoordelingen,
De keuze van de keuringsinstellingen en de laboratoria,
De validatie van de beslissingen van toekenning of weigeringen van toekenning, van inhouding van de erkenning, van sluiting op verzoek van de licentiehouder en de eventuele sancties tegen de gebruikers van het merk,
De vaststelling van de tarieven van rechten en retributies van de licentiehouders en de keuringsinstellingen van het OCBS,
Het beheer inzake het patrimonium van het OCBS.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
15/97
De beraadslagingen van de raad van bestuur worden op zo’n manier beheerd dat de beroepsethiek van de informatie en de beslissingen ten aanzien van de regels voor de industrie, voor de handel, voor de bouw en voor de concurrentie gewaarborgd is. De raad van bestuur wordt van de volledige inhoud van de directiebeoordelingen in kennis gesteld en ziet er uitdrukkelijk op toe dat de voorstellen die door de verantwoordelijken, belast met deze beoordelingen, worden gegeven een onpartijdig karakter hebben. In het tegenovergestelde geval heeft de raad van bestuur als opdracht om de voorstellen te weigeren waarvan de onpartijdigheid betwistbaar is. Inzake de toekenning van het gebruik van het overeenstemmingsmerk, valideert de raad van bestuur de beslissing die eerst door het certificatiecomité (zie 3.4) genomen werd tenzij relevante redenen, andere dan deze resulterend uit de behandeling van het certificatiedossier, een tegengesteld besluit motiveren (niet-limitatieve opsomming, redenen die op de wettelijke, juridische of economische situatie van de voorgestelde gebruiker van het merk zijn gebaseerd). In zo'n situatie, formuleert de raad van bestuur een gemotiveerd advies aan het certificatiecomité opdat deze de voorafgaandelijk toegekende certificatie met speciale voorwaarden voor toezicht of een tijdelijk of definitief intrekken kan uitspreken, deze beslissing zal dan automatisch door de raad van bestuur moeten worden gevalideerd . Inzake formele toekenningsweigering van het gebruik van het overeenstemmingsmerk, valideert de raad van bestuur de beslissing die eerst door het certificatiecomité (zie 3.4) genomen werd tenzij relevante redenen, andere dan deze resulterend uit de behandeling van het certificatiedossier, een tegengesteld besluit motiveren (niet-limitatieve opsomming, redenen die gebaseerd zijn op de werkelijke capaciteiten van de gebruiker teneinde kwaliteitsvolle producten op de markt te brengen). In zo'n situatie formuleert de raad van bestuur een gemotiveerd advies aan het certificatiecomité opdat deze de van te voren geweigerde certificatie van adequate, conservatieve voorwaarden kan voorzien en de definitieve beslissing uitspreken, deze beslissing zal dan automatisch door de raad van bestuur moeten worden gevalideerd . Inzake het nemen van aangepaste maatregelen (sancties4), valideert de raad van bestuur de beslissing die eerst door het certificatiecomité (zie 3.4) genomen werd tenzij relevante redenen, 4
Onder verwijzing naar de norm EN 45011, omvat de term "sanctie", hier verder in het document
gebruikt, met slechts één woord de corrigerende maatregelen genomen ten gevolge van nietovereenkomstigheden, verkeerde verwijzingen naar het certificatiesysteem en elk bedrieglijk gebruik ervan. Het komt overeen met de bewoording "appropriate action" in de zin van hoofdstuk 7.11.1 van de norm ISO 17065 _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
16/97
andere dan deze resulterend uit de behandeling van het certificatiedossier, een tegengesteld besluit motiveren (niet-limitatieve opsomming, indien de genomen maatregelen een vergunninghouder onrechtmatig bestraffen, de geloofwaardigheid van het OCBS hypothekeren, haar patrimonium of burgerlijke aansprakelijkheid in gevaar brengen). In zo’n situatie formuleert de raad van bestuur een gemotiveerd advies aan het certificatiecomité opdat deze de van te voren uitgesproken opschorting of intrekking kan afstemmen met de situatie beschreven door de raad van bestuur en een definitieve beslissing kan nemen, deze beslissing zal dan automatisch door de raad van bestuur moeten worden gevalideerd . De validatie van de beslissingen van het certificatiecomité door de raad van bestuur legt automatisch de verantwoordelijkheid bij deze laatste. In het geval de beslissing van de raad van bestuur niet gevolgd wordt door het certificatiecomité, kan de raad van bestuur zich richten tot BELAC voor een advies omtrent de interpretatie van de desbetreffende clausules.
3.2.4. Agenda van de vergaderingen van de raad van bestuur De vergaderingen van de raad van bestuur worden trimestrieel gehouden, en dit op initiatief van de voorzitter en z’n secretaris. Zij behandelen minstens de volgende zaken: 1. Toestand van de technische voorschriften en van de reglementen van certificering, goedkeuring van de nieuwe documenten, 2. Opsomming van de nieuwe gebruikers, 3. Vragen betreffende betonstaal, 4. Vragen betreffende voorspanstaal, 5. Vragen betreffende de materialen en elementen voor staalbouw en de opleggingen, 6. Vragen betreffende de lichtmasten van openbare verlichting en de verkeerstekens, 7. Onderzoek van de klachten, 8. Onderzoek van de niet-overeenkomstigheden, 9. Verbetering en opvolging van het actieplan, 10. Geschillen met de producenten, 11. Geschillen met de verdelers, 12. Toestand van de Belgische en buitenlandse certificering, 13. Onderzoek van de rekeningen en de begroting (tijdens de laatste raad van bestuur van het jaar), 14. Tevredenheidsonderzoeken, 15. Analyse van de potentiële conflicten en evaluatie van de maatregelen ter verbetering, 16. Goedkeuring van de directiebeoordelingen _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
17/97
17. Varia. De dagorde kan, volgens de noodwendigheden en specifieke omstandigheden, sommige van deze punten groeperen onder een gemeenschappelijk onderwerp. De sancties worden behandeld onder de punten 10 en 11 hierboven, en dit op basis van de beslissingen van het certificatiecomité. De vragen met betrekking tot de technische bureaus worden verspreid behandeld over het geheel van punten, en meer specifiek onder de punten 3 tot en met 6. 3.2.5. Onpartijdigheid van de raad van bestuur De raad van bestuur van het OCBS oefent de rol van onpartijdige instantie uit zoals voorgeschreven in het artikel 4.2.e van de norm EN 450115. Hij vormt nu de voorziening ter behoud van de onpartijdigheid van het organisme in de zin van paragraaf 5.2.1 van de norm ISO 17065. In dit kader garandeert de raad van bestuur op een intrinsieke wijze (door zijn structuur en zijn samenstelling, zie 3.2.2), de werkelijke deelname van alle partijen die bij de certificatie worden betrokken voor:
de ontwikkeling van strategieën, principes en beleidsmaatregelen,
beslissingen van certificatie (die hij valideert maar waarbij de algemene en uiteindelijke beslissing bij het certificatiecomité wordt gelaten),
alle evaluaties (met name van de regelgeving voor certificatie)6.
De raad van bestuur vormt dus een structuur apart van de directie, die belast is met het zuivere dagelijkse beheer van de certificatie7. Voorts duidt de raad van bestuur, als onpartijdig orgaan, alle componenten aan van het beheer van de certificatie (dagelijks beheer, leden van het certificatiecomité, keuringsinstellingen, laboratoria).
5
« 4.2 Organisatie… e) over een structuur beschikken die zijn onpartijdigheid met bepalingen behoudt
om de werkingsonpartijdigheid van de certificatie-instantie te waarborgen; deze structuur moet de participatie van alle betrokken
partijen
toelaten
die
betekenisvol bij
de uitwerking van
beleidsmaatregelen en beginselen betreffende de inhoud en het functioneren van het systeem van certificatie; » 6
Clausules G. 4.2.8, G. 4.2.9, G. 4.2.12 en G. 4.2.14 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006 (IAF
Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 65:1996, General Requirements for Bodies operating Product Certification Systems, International Accreditation Forum, Inc.) 7
Clausule G. 4.2.10 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
18/97
De structuur van de raad van bestuur verzekert dat financiële of commerciële beschouwingen niet overheersen noch de objectieve praktijk van de certificatie verhinderen8. De structuur van de raad van bestuur bevindt zich via de Belgische wet op de verenigingen zonder winstoogmerk op het hoogste niveau van de beleidshiërarchie en beschikt over de vereiste en voldoende bevoegdheden betreffende:
de uitwerking van beleidsmaatregelen van onpartijdigheid,
de preventie van commerciële of financiële benaderingen in strijd met de goede praktijk van de certificatie,
de aanbeveling van regels voor openheid en transparantie die het vertrouwen in de certificatie versterken9.
het in werking stellen van een actie, onafhankelijk van de directie van het organisme, indien deze de richtlijnen voor behoud van onpartijdigheid niet volgt.
Voorts wordt de raad van bestuur naar behoren in kennis gesteld en gehouden over alle noodzakelijke informatie voor de follow-up van het onpartijdige karakter van de acties en beslissingen van certificatie die worden ondernomen op de niveaus van de directie, het certificatiecomité, de technische bureaus en dit door de volgende maatregelen:
de definitie van de inhoud van de directiebeoordelingen zoals opgelegd door dit kwaliteitshandboek (zie hoofdstuk 4.2),
de
voorbereiding
van
deze
beoordelingen
door
de
directie
bijgestaan
door
de
kwaliteitsverantwoordelijke, en gecontroleerd door laatstgenoemde (zie hoofdstuk 4.2),
de uitdrukkelijke taak van de raad van bestuur om de directiebeoordelingen te valideren (zie hoofdstuk 3.2.3)10.
Uiteindelijk bepalen de taak en de werking van de raad van bestuur dat het toezicht op de ontwikkeling van de certificatieschema's wordt uitgevoerd. De samenstelling van de raad van bestuur verzekert, wat haar betreft, dat de betrokken partijen (met name de overheid) er een effectieve rol uitoefenen11.
8
Clausule G. 4.2.11 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006
9
Clausule G. 4.2.13 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006
10
Clausule G. 4.2.15 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006
11
Clausule G. 13.4 van de toepassingsleidraad IAF GD 5:2006
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
19/97
3.3. Voorzitter De voorzitter, bijgestaan door de secretaris, heeft de dagelijkse leiding van het OCBS. Hij zit de volgende
vergaderingen
voor:
de
algemene
vergadering,
de
raad
van
bestuur,
de
directiebeoordelingen en het certificatiecomité. Hij coördineert het geheel van activiteiten van het OCBS en van zijn onderaannemers. Hij verzekert de link met de geaffilieerden. Hij staat in rechtstreeks contact met de kwaliteitsverantwoordelijke.
3.4. Certificatiecomité 3.4.1. Taak Het certificatiecomité neemt op zich:
de lopende certificeringsbeslissingen (toekenning, stopzettingsprocedure, opzegging op verzoek van de geaffilieerde);
de bepaling van de sancties tegen de gebruikers, uitgenomen de aanmaning die de enige bevoegdheid van de keuringsinstellingen is (zie artikel 14);
het behandelen van oproepen afkomstig van gebruikers die een sanctie betwisten die tegen hen werd uitgesproken (zie artikel 15.1);
de regeling van de belangenconflicten op het niveau van de certificeringstaken.
3.4.2. Samenstelling Het certificatiecomité bestaat uit minstens vijf leden die ofwel de raad van bestuur (beheerders of experten) vertegenwoordigen ofwel aangeduid werden voor hun specifieke kennis. Hiervan zijn er minstens vier die, direct of indirect, de openbare en private bouwheren vertegenwoordigen en tevens beschikken over een totale onafhankelijkheid ten opzichte van de geaffilieerden of kandidaatgeaffilieerden. De leden van het certificatiecomité mogen geen adviesprestaties geleverd hebben voor de bij de certificatie betrokken producten gedurende twee jaren voorgaand aan hun aanstelling. Het certificatiecomité wordt door de voorzitter van de raad van bestuur voorgezeten; de voorzitter kan advies verlenen, maar heeft geen stemrecht. De samenstelling van het certificatiecomité wordt elk jaar door de raad van bestuur goedgekeurd deze ziet er op toe dat de leden van dit comité de vereiste bevoegdheden inzake certificatie in de betrokken sectoren hebben. De bevoegdheden van de deelnemers worden in hoofdstuk 7 bepaald.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
20/97
3.4.3. Werking Het certificatiecomité beraadslaagt ofwel in vergadering ofwel door uitwisseling van elektronische post, door teleconferentie of door om het even welk ander communicatiemiddel dat het geschikt vindt. De lopende certificatiebeslissingen worden elektronisch beheerd. Elk lid van het certificatiecomité bepaalt zijn standpunt op basis van het dossier van de keuringsinstelling (zie 3.7) en communiceert dit aan de andere leden en aan de administratieve secretaris van het OCBS. De antwoordtermijn bedraagt tien werkdagen vanaf de datum van ontvangst van het dossier; de afwezigheid van antwoord wordt als een onthouding beschouwd. Voor de beslissingen van een sanctie bepaalt elk lid van het certificatiecomité zijn houding op basis van het dossier dat door de keuringsinstelling werd voorbereid, dit werd hem elektronisch door de administratieve secretaris overgemaakt, hij deelt deze beslissing mee aan de andere leden en de administratieve secretaris van het OCBS. De antwoordtermijn bedraagt tien werkdagen vanaf de datum van ontvangst van het dossier; de afwezigheid van antwoord wordt als een onthouding beschouwd. Het besluitvormingsproces is als volgt:
Elke vraag die aan het certificatiecomité wordt voorgelegd en die het voorwerp van een unanieme stemming is, wordt in de vorm van definitieve beslissing bekrachtigd.
Elke vraag die aan het certificatiecomité wordt voorgelegd en die het voorwerp van een eenvoudige meerderheidsstemming is, is het onderwerp van een tweede ronde opdat het feit van de minderheidsstemming door alle leden in aanmerking wordt genomen, er wordt opnieuw gestemd. o
Als het resultaat van de tweede stemming unaniem is, wordt de vraag die aan het certificatiecomité werd voorgelegd, in de vorm van definitieve beslissing bekrachtigd.
o
Als het resultaat van de tweede stemming een eenvoudige meerderheid is, is de vraag die aan het certificatiecomité werd voorgelegd, het voorwerp van een tijdelijke opschorting van elke beslissing. Een schriftelijk advies wordt gevraagd aan het technische bureau dat bij het onderwerp van certificatie betrokken is geweest,. Het aldus aangevulde dossier is dan het voorwerp van een nieuw onderzoek door het certificatiecomité.
o
Na afloop van drie rondes zonder unanieme stemming, wordt de beslissing op basis van de eenvoudige meerderheidsstemming genomen.
Bij iedere ronde en in het geval er meer dan twee onthoudingen zijn, is de stemming ongeldig en stuurt het secretariaat een herinnering aan de betrokken leden met de vraag om binnen de twee werkdagen te antwoorden.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
21/97
De voorzitter van het certificatiecomité heeft geen doorslaggevende stem. De voorzitter zorgt voor het optimaliseren van het besluitvormingsproces, dit door elke noodzakelijke beraadslaging van het certificatiecomité te organiseren, eventueel in aanwezigheid van de vertegenwoordiger van de keuringsinstelling (zie 3.7) en van de voorzitter van het betrokken technisch bureau (zie 3.5). Het certificatiecomité komt minstens eens per jaar bijeen teneinde:
de samenvatting te maken van de beslissingen die tijdens het afgelopen jaar zijn genomen;
relevante vragen in verband met de certificatie te bespreken;
eventuele voorstellen aan de raad van bestuur op te stellen.
Het certificatiecomité komt, indien nodig, bijeen op uitdrukkelijke vraag van een van zijn leden, met name in het geval van belangenconflicten. 3.4.4. Procedure van beslissingsverzoek Elke raadpleging van het certificatiecomité per elektronische post bevat een verwijzingsnummer en beschrijft, inzake adviezen over een dossier van certificatie, de volgende informatie: BENOR Merk Gevraagd soort
Toekenning - Sanctie
adviezen Soort certificatie
CE-markering
Initieel - Uitbreiding
Initieel - Uitbreiding - Vernieuwing Inspectieverslag
Documenten die de vraag ondersteunen
Fiches van niet-overeenkomstigheid Proefverslagen of typeberekening Technisch Dossier
Dossier van typeonderzoek Dossier van productiecontrole in de fabriek
De beslissingen van het certificatiecomité worden gearchiveerd en door het administratieve secretariaat als volgt verzameld:
De elementen van de vraag, de antwoorden en de follow-up worden in het bestand van followup van de beslissingen van het certificatiecomité bewaard.
De antwoorden van de leden van het certificatiecomité zijn allemaal bijgevoegd bij het eerste schrijven en dit dossier wordt onder het verwijzingsnummer van de vraag geregistreerd.
Dit laatste dossier wordt gevoegd bij het dossier van de producent.
De notulen van het certificatiecomité worden in Bijlage 14.05 gearchiveerd.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
22/97
3.4.5. Beschermende maatregelen met het oog op de bescherming van de markt Ten beschermende titel of bij hoogdringendheid neemt de voorzitter van de raad van bestuur elke noodzakelijke beslissing met het oog op de bescherming van de markt met inbegrip van de eventuele toepassing van een sanctie; deze beslissing wordt onmiddellijk aan het certificatiecomité meegedeeld.
3.5. Technische bureaus 3.5.1. Taak De bevoegdheidsgebieden van de technische bureaus, en het aantal hiervan, zijn door de raad van bestuur omschreven. Momenteel zijn er vier technische bureaus actief, voor de producten en de handelaars, in de volgende sectoren: 1.
het betonstaal,
2.
het voorspanstaal,
3.
materialen en elementen voor de metaalbouw, opleggingen,
4.
lichtmasten voor openbare verlichting en verkeerstekens.
De technische bureaus hebben tot taak
om de dialoog tussen de keuringsinstellingen te onderhouden o
door de problemen, die door de keuringsinstellingen bij de uitvoering van hun taak worden ondervonden, voor te leggen;
o
door de standpunten, die in de behandeling van de dossiers worden ingenomen, uniform te maken;
o
om aan het certificatiecomité voor te stellen o
door de coördinatie van de keuringsinstellingen te verzekeren; in voorkomend geval, een schriftelijke interpretatie van de inspectieverslagen;
om aan de raad van bestuur voor te stellen o
de technische regelgeving of hun wijzigingen;
o
elke wijziging van de lijsten van de gebruikers in functie van de geldende certificaten;
o
oplossingen voor de problemen die bij de proeven op de gecertificeerde producten worden ondervonden,
o
elk relevant advies,
o
elke mogelijke verbetering van het certificatiesysteem.
3.5.2. Samenstelling De technische bureaus bestaan uit:
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
23/97
tenminste één vertegenwoordiger van elke op dit terrein12 werkzame keuringsinstelling;
de voorzitter van de raad van bestuur of zijn vertegenwoordiger.
De kwaliteitsverantwoordelijke van het OCBS wordt eveneens op deze vergaderingen uitgenodigd om de naleving na te zien van de regels betreffende de kwaliteit en de procedures overeenkomstig de norm ISO 17065, alsmede om maatregelen te kunnen voorstellen die het functioneren van het kwaliteitssysteem verbeteren. De bevoegdheden van de deelnemers worden in hoofdstuk 7 bepaald. 3.5.3. Werking De keuringsinstellingen komen binnen de technische bureaus regelmatig bijeen om informatie uit te wisselen betreffende, onder meer, de voortgang van de controles, de vastgestelde inbreuken, de suggesties van de leden en in het algemeen alles dat tot de vermindering van de geschillen en de verbetering van het systeem kan bijdragen. Elk technisch bureau stelt in haar schoot een voorzitter aan. Het secretariaat van elk technisch bureau wordt gewaarborgd ofwel door een vertegenwoordiger van de organiserende keuringsinstelling van de lopende vergadering, ofwel door de voorzitter zelf, ofwel door een secretaris die door de voorzitter wordt aangesteld. De technische bureaus werken op eigen initiatief en op basis van de informatie die bij de inspecties wordt verzameld of op basis van vragen die op de vergaderingen van de raad van bestuur aan hun voorzitter worden gericht. De technische bureaus komen op uitnodiging bijeen en vergaderen op basis van een agenda die door hun secretariaat in overleg met hun voorzitter wordt opgesteld. De debatten binnen de technische bureaus worden samengevat en in bewaring gegeven in notulen of specifieke fiches. Deze documenten worden verdeeld onder de leden van het betrokken bureau alsmede onder het secretariaat van het OCBS voor archivering.
12
In dit geval de instellingen die los van elke samenwerkingsovereenkomst met Nederland, Frankrijk
en Duitsland handelen. De Nederlandse, Franse en Duitse keuringsinstellingen die bij deze overeenkomsten betrokken zijn, nemen niet direct aan de technisch bureaus deel maar zijn het voorwerp van een gemeenschappelijk jaarlijks controlebezoek met de instellingen die aan de technisch bureaus deelnemen. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
24/97
De acties die door de technische bureaus worden bepaald, worden weergeven in de notulen. De follow-up van de acties eigen aan elk technisch bureau (of een bijzonder lid ervan) wordt direct door laatstgenoemde op basis van de notulen in hun opeenvolgende uitgaven verzekerd. De follow-up van de acties die door de technische bureaus worden bepaald en tot de bevoegdheid van het OCBS behoren, wordt via de deelname van de voorzitter of zijn vertegenwoordiger verzekerd en weergeven in de betrokken notulen. De follow-up van de beslissingen eigen aan de raad van bestuur wordt verzekerd via de deelname van de voorzitter van elk technisch bureau in dit orgaan. De technische bureaus komen als volgt tussen:
door de dialoog tussen de keuringsinstellingen tijdens hun vergaderingen;
door de overdracht aan het secretariaat van het OCBS van elk voorstel jegens het certificatiecomité;
door de overdracht aan het secretariaat van het OCBS van elk voorstel jegens de raad van bestuur.
3.6. Adviescomité 3.6.1. Taak Het adviescomité heeft tot doel adviezen uit te brengen over technische vragen waarvan het specifieke karakter tot gevolg heeft dat deze niet binnen de technische bureaus besproken kunnen worden en een bredere bezetting vereisen. In verband met de toetreding van OCBS tot de vzw BENOR, vervult het adviescomité de rol van sectoriële commissie die door deze vzw voorzien is. 3.6.2. Samenstelling Het adviescomité is samengesteld uit specialisten met betrekking tot de gestelde vragen die bij de betrokken zitting worden besproken. De uitnodigingen worden verzonden door de voorzitter van OCBS of zijn vertegenwoordiger, , en dit op zijn eigen initiatief of in antwoord op elke gegronde vraag die gericht wordt aan OCBS. De ambtshalve leden van het adviescomité zijn de leden van de raad van bestuur, de voorzitters van de technische bureaus of hun vertegenwoordigers, de leden van het certificatiecomité, ieder lid van het Belgische spiegelcomité van normalisatie in de betrokken sector, en iedere specialist die door de voorzitter van OCBS of voorzitter van de technische bureaus geacht wordt in aanmerking te komen.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
25/97
De uitnodigingen voor de vergaderingen van het adviescomité worden in functie van de specifieke behoeften direct naar de betrokken personen gestuurd - met kopie aan de leden van de raad van bestuur, de voorzitters van de technische bureaus en de leden van het certificatiecomité. De competenties van de andere deelnemers dan de ambtshalve leden worden niet onderzocht en niet geregistreerd. 3.6.3. Werking Het adviescomité komt bijeen op uitnodiging en er is een specifiek thema voor elke vergadering. Er wordt geen periodiciteit vastgelegd voor de verschillende vergaderingen. Nochtans komt het adviescomité minstens één keer per jaar bijeen om de vragen te bespreken die eigen zijn aan de activiteiten en noodzaak van follow-up van de vzw BENOR13. In dit kader vervult het adviescomité de rol voorbehouden aan de sectoriële commissie zoals voorzien in de statuten van deze vzw, waarvan OCBS lid is. Eveneens in dit kader brengt het adviescomité de bepalingen ten uitvoer die voor de samenstelling en de werking van deze sectoriële commissie worden voorgeschreven, zoals voorzien in de in aanmerking komende reglementaire teksten van deze vzw, waarvan OCBS lid is,. De debatten binnen het adviescomité worden samengevat en in notulen vastgelegd. Deze documenten worden verdeeld onder de vertegenwoordigers van de betrokken vergadering en aan het secretariaat van OCBS ter archivering. De notulen van het adviescomité worden in Bijlage 14.07 gearchiveerd. De follow-up van de adviezen van het adviescomité wordt systematisch door de raad van bestuur gedaan, en eventueel door het direct betrokken technisch bureau. 3.6.4.Grondprincipes De leden van het adviescomité erkennen uitdrukkelijk dat de CE en BENOR merken het algemene belang op aanvullende wijze dienen door de bevordering van de regels der kunst in diverse industriële sectoren, en zodoende bijdragen tot de technische en economische vooruitgang en de bescherming van de burger tegen niet-kwaliteit. De leden van het adviescomité erkennen dat OCBS met het beheer van en het toezicht op de CE en BENOR merken het algemeen belang dient op de gebieden die hem
13
Rekening houdend met de recente oprichting van de vzw BENOR en de werkingsregels die nog in
wording zijn is de onderhavige regeling slechts verplicht van toepassing vanaf 2015 _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
26/97
voorbehouden zijn. De leden van het adviescomité erkennen dat het algemene belang van de CE en BENOR merktekens geen enkel winstgevend karakter vertoont. De leden van het adviescomité erkennen het belang van de representativiteit in dit comité van de betrokken sociale groepen, in ieder geval, de publieke en private gebruikers van de producten, processen of diensten, de fabrikanten en leveranciers ervan evenals de onafhankelijke deskundigen. De leden van het adviescomité erkennen dat zij collegiaal drager zijn van inzichten in de volgens een consensus te bereiken objectieven, zonder dat één van de vertegenwoordigde belangen zal overheersen. De leden van het adviescomité verklaren dat, als de participatie beperkt moet worden teneinde de doeltreffendheid van het besluitvormingsproces te garanderen, de definitieve inwerkingtreding van een certificatieschema het onderwerp zal zijn van een openbare raadpleging via de website van OCBS. De leden van het adviescomité erkennen dat, voor dezelfde kenmerken van een product, procedure of bepaalde dienst, slechts
één
geheel
van
technische
referentiespecificaties
kan
bestaan,
voortvloeiend
uit
internationale, Europese of Belgische normen en desgevallend uit aanvullende specifieke technische voorschriften (“PTV”). De leden van het adviescomité erkennen dat het opstellen van PTV geen tegenstrijdige beschikkingen ten opzichte van de geldende normen kan bevatten. De leden van het adviescomité zien erop toe dat de certificatieschema's altijd de wettelijke en reglementaire beschikkingen eerbiedigen. OCBS is de enige verantwoordelijke voor de certificatieschema's voor de sectoren die hem voorbehouden zijn. De leden van het adviescomité verbinden zich ertoe om deze principes te eerbiedigen. De praktische beschikkingen die deze principes uitvoeren, worden eveneens in de Bijlage 14.07 opgesomd.
3.7. Keuringsinstellingen 3.7.1. Taak De inspectietaken inherent aan de certificatie worden in meerderheid aan externe, geaccrediteerde instanties toevertrouwd. De keuringsinstellingen zijn aan het OCBS gebonden door een uitbestedingsovereenkomst (Bijlage 7.07). De keuringsinstellingen14 hebben de opdracht om alle nodige taken uit te voeren met betrekking tot:
het voorafgaande onderzoek bij de aanvrager,
de periodieke of specifieke controles bij de licentiehouder,
de uitbreidingsaanvragen van de licentiehouder,
om niet-overeenkomstigheden vast te stellen, om aanmaningen ten gevolge van deze uit te spreken,
om
niet-overeenkomstigheden
die
eventueel
andere
sancties
vereisen
aan
het
certificatiecomité door te geven.
14
of « controleorganismen»
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
27/97
3.7.2. Selectie De keuringsinstellingen moeten, volgens de norm EN 17020 door BELAC of een ander lid van EA15, geaccrediteerd zijn. In geval van tussenkomst van een keuringsinstelling die door een andere instantie dan BELAC werd geaccrediteerd, wordt een gemeenschappelijk bezoek met een door het OCBS aangewezen organisme georganiseerd, en dit minstens eens per jaar. Het OCBS behoudt zich het recht voor om een vertegenwoordiger aan te stellen om een inspectie bij een geaffilieerde van een controleorganisme bij te wonen en dit maximum eens per jaar en per organisme. Indien noodzakelijk, en alleen in verband met de certificatie betreffende het BENOR-merk, kan er echter beroep gedaan worden op keuringsinstellingen die over een specifieke competentie beschikken die toch niet gedekt worden door zijn accreditatie. OCBS behoudt zich echter altijd het recht voor om op zijn kosten aanvullende controles in verband met zijn verantwoordelijkheid als certificatie-instelling uit te voeren. In verband met de CE-markering, wordt het alleen op geaccrediteerde instanties een beroep gedaan, en dit in overeenstemming in artikel 5 van het koninklijk besluit van 25 augustus 2014 betreffende de aangemelde instanties gemachtigd om, als derde delen, taken uit te voeren die onder de procedure van evaluatie en verificatie van de duurzaamheid van de prestaties van de producten van bouw vallen. Voor de volledig nieuwe gebieden die absoluut een erkenning zowel voor de certificatie-instantie als voor de instantie van inspectie vereisen, zal de eerste taak van certificatie onder het voorwendsel van een voorafgaande vraag aan BELAC uitgevoerd worden officieel handelend de huidige situatie en vragend een parallelle audit van beide instanties opdat de voorschriften van het koninklijk besluit kunnen geëerbiedigd, wettelijk en technisch zonder schade voor de klant. De keuringsinstellingen worden door de raad van bestuur gekozen op basis van hun bevoegdheden. De bevoegdheden van het personeel van de keuringsinstellingen worden in hoofdstuk 7 bepaald. De lijst van de keuringsinstellingen wordt in Bijlage 8.01 gegeven. 3.7.3. Werking De keuringsinstellingen gaan over tot het voorafgaand onderzoek bij de aangesloten kandidaten en de uitbreidingsvragen, alsmede tot de externe controle van de licentiehouders overeenkomstig de 15
Gesteld dat de erkenning geldend is in het betrokken land voor de keuringsinstellingen die op het
betrokken gebied werken; bij gebrek hieraan wordt een officiële, schriftelijke, bestuurlijke aanstelling in afwijking van de accreditatie- als voldoende beschouwd, indien gevalideerd (voorbeeld: geval van DIBt in Duitsland). _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
28/97
regelgeving van het OCBS, volgens de procedures die in hoofdstuk 6 worden beschreven en meer bepaald zijn paragrafen 6.7, 6.8 en 6.9. In zijn verslagen stipuleert de keuringsinstelling:
De
ofwel zijn akkoord over de werkwijze van de gebruiker,
ofwel voorbehoud indien niet-overeenkomstigheden worden vastgesteld. door
BELAC
geaccrediteerde
keuringsinstellingen
vaardigen
verplicht
minstens
één
vertegenwoordiger af aan de technische bureaus voor de domeinen waarin zij handelen. De adviezen die ook andere keuringsinstellingen aangaan worden aan deze, met name bij de gemeenschappelijke bezoeken, medegedeeld. Jaarlijks wordt het toezicht op de licentiehouders over de keuringsinstellingen verdeeld. In voorkomend geval gebeurt dit met een beurtrol, en dit volgens verdeelsleutels die door de raad van bestuur worden goedgekeurd. De keuringsinstelling die, in verband met het toezicht, uitleg aan een gebruiker van het merk heeft gevraagd zet de zaak voort tot volle en gehele tevredenheid, zelfs wanneer intussen de gebruiker van het merk onder het toezicht van een andere keuringsinstelling valt. Het is wenselijk dat, bij het overgeven van het toezicht, deze situatie tussen beide keuringsinstellingen wordt besproken. 3.7.4. Kwalificatieprocedure voor niet-geaccrediteerde keuringsinstellingen Indien de accreditatie ontbreekt, neemt OCBS maatregelen om de nodige controles uit te voeren teneinde de conformiteit met de BELAC-eisen te controleren. De keuringsinstelling dient minstens reeds voor één domein, dat onder de accreditatiescope van OCBS valt, geaccrediteerd te zijn. Er dient een werkervaring aangetoond te worden in het bijkomend domein. Eén of meerdere personeelsleden dienen te beschikken over een goede kennis van de normatieve en technische specificaties van het betrokken domein. De keuringsinstelling moet zich ertoe verbinden om zo spoedig mogelijk, en maximum binnen het jaar, een uitbreidingsverzoek van zijn scope bij BELAC in te dienen. Men onderscheidt: Geval 1: De keuringsinstelling beschikt over een flexibel bereik
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
29/97
In dit geval verzekert OCBS zich ervan dat het betrokken domein goed onder het flexibel bereik valt en dat de instelling de vereiste maatregelen heeft getroffen die met BELAC in dit kader werden vastgelegd. Geval 2: De keuringsinstelling heeft reeds een verzoek van uitbreiding van zijn bereik bij BELAC ingediend.
In dit geval voert OCBS louter een documentaire audit van de keuringsinstelling uit om zich van zijn ervaring in het betrokken gebied en van de goede kennis van de technische normen en bepalingen te verzekeren. De follow-up audit van het eerste bezoek bij een aangesloten kandidaat valt in dit geval onder de bevoegdheid van BELAC. Geval 3: De keuringsinstelling heeft geen verzoek van uitbreiding van zijn bereik bij BELAC ingediend
In dit geval zal de voorzitter van OCBS, of de persoon die deze eventueel speciaal zal afgevaardigd hebben, oordelen of er naast de documentaire audit, een initieel toezicht na het eerste bezoek dient uitgevoerd te worden door OCBS of een gevolmachtigde. Bij dit initieel toezicht wordt er specifiek aandacht besteed aan de naleving van de regelgeving en technische normen. De keuringsinstelling moet zijn situatie bij BELAC binnen de twaalf maanden regulariseren. De kwalificatie van de niet-geaccrediteerde keuringsinstellingen -volgens geval 3-, is onderworpen aan een voorafgaande audit door een –door BELAC of een andere accreditatieinstelling (die ook lid is van de Europese Accreditatie op het gebied van ISO 17020 of ISO 17025) erkend- technische auditor. De audit heeft betrekking op de technische eisen van de norm ISO 17020 en met name op de volgende aspecten:
Personeel,
Installaties,
Gegevensbeheer,
Uitrusting.
Het auditverslag wordt op basis van de geldende BELAC modellen opgesteld. 3.7.5.Opleiding van de keuringsinstellingen OCBS organiseert een vorming van de bij het nieuwe domein betrokken keuringsinstelling, hetzij binnen het betrokken technische bureau, hetzij tijdens een specifieke opleiding. Verder nemen de keuringsinstellingen zelf deel aan externe opleidingen, hetzij als deelnemer, hetzij als lesgever.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
30/97
3.8. Inspecteurs van OCBS 3.8.1. Taak De inspectietaken inherent aan de certificatie kunnen ook aan inspecteurs toevertrouwd. De inspecteurs zijn aan het OCBS gebonden door een uitbestedingsovereenkomst (Bijlage 7.07). De inspecteurs hebben de opdracht om alle nodige taken uit te voeren met betrekking tot:
het voorafgaande onderzoek bij de aanvrager,
de periodieke of specifieke controles bij de licentiehouder,
de uitbreidingsaanvragen van de licentiehouder,
om niet-overeenkomstigheden vast te stellen, om aanmaningen ten gevolge van deze uit te spreken,
om
niet-overeenkomstigheden
die
eventueel
andere
sancties
vereisen
aan
het
certificatiecomité door te geven. 3.8.2. Selectie De inspecteurs worden volgens de bevoegdheden voorgeschreven en beschreven in hoofdstuk 7 uitgekozen. De lijst van de keuringsinstellingen wordt in Bijlage 8.01 gegeven. 3.8.3. Werking De inspecteurs gaan over tot het voorafgaand onderzoek bij de aangesloten kandidaten en de uitbreidingsvragen, alsmede tot de externe controle van de licentiehouders overeenkomstig de regelgeving van het OCBS, volgens de procedures die in hoofdstuk 6 worden beschreven en meer bepaald zijn paragrafen 6.7, 6.8 en 6.9. In zijn verslagen stipuleert de keuringsinstelling:
ofwel zijn akkoord over de werkwijze van de gebruiker,
ofwel voorbehoud indien niet-overeenkomstigheden worden vastgesteld.
De inspecteurs vaardigen verplicht af aan de technische bureaus voor de domeinen waarin zij handelen. De adviezen die ook andere inspecteurs of keuringsinstellingen aangaan worden aan deze, met name bij de gemeenschappelijke bezoeken, medegedeeld. Jaarlijks wordt het toezicht op de licentiehouders over de inspecteurs en de keuringsinstellingen verdeeld. In voorkomend geval gebeurt dit met een beurtrol, en dit volgens verdeelsleutels die door de raad van bestuur worden goedgekeurd. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
31/97
De inspecteur die, in verband met het toezicht, uitleg aan een gebruiker van het merk heeft gevraagd zet de zaak voort tot volle en gehele tevredenheid, zelfs wanneer intussen de gebruiker van het merk onder het toezicht van een andere keuringsinstelling valt. Het is wenselijk dat, bij het overgeven van het toezicht, deze situatie tussen beide keuringsinstellingen wordt besproken. 3.8.4.Opleiding van de inspecteurs OCBS organiseert een vorming van de bij het nieuwe domein betrokken inspecteur, hetzij binnen het betrokken technische bureau, hetzij tijdens een specifieke opleiding. Verder nemen de inspecteurs zelf deel aan externe opleidingen, hetzij als deelnemer, hetzij als lesgever.
3.9. Beproevingslaboratoria 3.9.1. Taak De laboratoria hebben als opdracht om de proeven, voorzien door de certificatieregelgeving, op de producten te verwezenlijken en dit als proef door derde partij. De beproevingslaboratoria zijn verbonden met het OCBS door uitbestedingsovereenkomsten (Bijlage 7.08). 3.9.2. Selectie De beproevingslaboratoria moeten volgens de norm 17025 erkend zijn door BELAC of door een ander lid van de EA16. In het noodzakelijk geval, kan er steeds beroep gedaan worden op laboratoria die over voldoende specifieke competentie beschikken, doch niet gedekt door de accreditatie. Het OCBS behoudt zich echter altijd het recht voor om op zijn kosten aanvullende verificaties, in verband met zijn verantwoordelijkheid als certificatie-instantie, uit te voeren. De laboratoria die door het OCBS worden erkend, worden door de raad van bestuur aangewezen op basis van hun wetenschappelijke en technische bevoegdheid ten aanzien van de gecertificeerde producten en de betrokken proeven, hun geografische nabijheid ten aanzien van het OCBS en de keuringsinstellingen die voor het OCBS handelt. De raad van bestuur behoudt zich het recht voor om de toewijzing van controleproeven aan één of meer van deze laboratoria op te schorten. De lijst van de laboratoria die door het OCBS worden erkend, wordt in Bijlage 8.01 gegeven. 16
Gesteld dat de erkenning geldend is in het betrokken land voor de beproevingslaboratoria die op het
betrokken gebied werken; bij gebrek hieraan wordt een officiële, schriftelijke, bestuurlijke aanstelling in afwijking van de accreditatie- als voldoende beschouwd, indien gevalideerd (voorbeeld: geval van DIBt in Duitsland). _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
32/97
3.9.3. Werking De overeenkomst tussen het laboratorium en het OCBS bepaalt de volgende modaliteiten die van toepassing zijn op alle proeven die aan het laboratorium worden toevertrouwd in verband met de activiteiten van certificatie van het OCBS met het oog op het beheer van het BENOR-kwaliteitsmerk of van de CE-markering,:
De proeven kunnen bij het laboratorium besteld worden o
door het OCBS of een van zijn gemachtigd tussenpersonen,
o
door de keuringsinstelling die voor het OCBS werkt,
o
door een van de licentiehouders van het OCBS, onder toezicht van een van de voornoemde keuringsinstellingen.
Het laboratorium stelt aan het OCBS alle informatie ter beschikking betreffende haar accreditatie bekomen bij BELAC of bij een door BELAC erkende organisatie. Het verbindt zich ertoe om het OCBS van elke wijziging betreffende zijn accreditatie (verlies, uitbreiding, vermindering, wijziging, …) onmiddellijk mede te delen. In het geval dat de accreditatie de gevraagde proeven niet dekt, verbindt het laboratorium zich ertoe om de werkprocedures toe te passen die minstens gelijkwaardig zijn met deze die in verband met zijn accreditatie worden gebruikt. Deze werkprocedure wordt ter beoordeling voorgelegd aan het OCBS. In dit geval machtigt het laboratorium de vertegenwoordigers van het OCBS om de gebruikte procedures te controleren en om de proeven bij te wonen die niet onder de accreditatie vallen. Indien OCBS het vraagt, verbindt het laboratorium zich ertoe om een uitbreiding van zijn accreditatie binnen de twaalf maanden te verkrijgen.
Het laboratorium verplicht zich: o
om de proeven uit te voeren en om het verslag van resultaten te leveren binnen maximum één maand na het afleveren van de monsters en ontvangst van de bestelbon, buiten de eventuele behandelingsperiodes van de monsters en nietrekening houdend met de uitvoeringstermijn van de proef; -
in het geval dat er niet aan deze eisen kan voldaan worden, is het laboratorium verplicht om een plausibele rechtvaardiging aan het OCBS aan te brengen die dan in functie van de aanwezige omstandigheden zal beslissen (bv. vermoeiing- of corrosieproeven die wachtrijen kunnen doen ontstaan);
o
om zich intern te organiseren om de vertrouwelijkheid van de oorsprong van de monsters en de resultaten van de proeven te verzekeren;
o
om de monsters gedurende een periode van drie maanden bij te houden en deze ter beschikking van OCBS te houden;
o
om de normen te eerbiedigen die door de certificatieprocedures en/of de goede praktijk van de proeven worden opgelegd;
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
33/97
o
om de beschikkingen van de norm ISO 17025, inzake het proefverslag, te eerbiedigen en om duidelijk, onder de vorm van commentaar of opmerkingen, elke vastgestelde afwijking of elk specifiek feit te vermelden
het OCBS verbindt zich ertoe om de gegevens van het laboratorium, die door het OCBS in verband met zijn activiteiten van certificatie worden erkend, op de lijst van de laboratoria aan te geven.
De bestelbon wordt door de keuringsinstelling gericht aan het laboratorium, dit document vermeldt alle aanwijzingen voor de uitvoering van de proeven. De te testen monsters worden aan het laboratorium door de gebruiker van het merk verzonden. Zij worden door de keuringsinstelling gekenmerkt. De factuur is gericht aan de gebruiker van het merk die alle kosten voor zijn rekening neemt.
3.9.4. Procedure van kwalificatie van de niet geaccrediteerde laboratoria Bij gebrek aan accreditatie, treft het OCBS de maatregelen om de vereiste verificaties uit te voeren teneinde de overeenstemming aan de norm EN ISO/IEC 17025 te controleren. Men onderscheidt:
Geval 1: Het beproevingslaboratorium is voor een zeer verwante proef geaccrediteerd (bijvoorbeeld volgens een andere uitgave of versie van de geldende proefnorm). Het beproevingslaboratorium kan in dit geval opdrachten voor deze proef blijven ontvangen maar moet zijn accreditatie laten aanpassen binnen de twaalf maanden.
Geval 2: Het beproevingslaboratorium is voor een verwante proef geaccrediteerd, deze is echter verschillend ten opzichte van de proef en vereist een bijzondere follow-up (bijvoorbeeld volgens een andere uitgave of versie van de geldende proefnorm, waarbij enkele parameters wezenlijk zijn veranderd). In dit geval zal het OCBS, door zijn voorzitter of de persoon die hiervoor speciaal wordt voor afgevaardigd, oordelen of een eerste toezicht op de proef in kwestie door het OCBS of een gevolmachtigde noodzakelijk is. Bij dit eerste toezicht, wordt bijzondere
aandacht
besteed
aan
de
gewijzigde
parameters
van
de
proef.
Het
beproevingslaboratorium moet zijn accreditatie laten aanpassen binnen twaalf maanden.
Geval 3: Het beproevingslaboratorium is geaccrediteerd maar niet voor een verwante proef. In dit geval zal het OCBS de overeenstemming met EN ISO/IEC 17025 van de desbetreffende proef verifiëren door middel van een audit, dit rekening houdend met de sectoriële bevoegdheid, de aanwezige installaties en de methodologie. In functie van de betrokken proef zal het OCBS besluiten of het beproevingslaboratorium zijn accreditatie moet laten aanpassen en binnen welke termijn (tussen 12 en 24 maanden).
Geval 4: Het beproevingslaboratorium is niet geaccrediteerd. In dit geval zal het OCBS het beproevingslaboratorium auditeren -of laten auditeren- teneinde de overeenstemming met de norm EN ISO/IEC 17025 te controleren en in het bijzonder de competentie, de methodologie en de installaties voor de proef in kwestie. Bij deze audits, verificaties of controles, kan er eventuele rekening gehouden worden met een certificatie overeenkomstig EN ISO 9001.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
34/97
De kwalificatie van de niet-geaccrediteerde laboratoria, behorende tot de gevallen 2 t/m 4, is onderworpen aan een voorafgaandelijke audit door een technisch auditeur, door BELAC of een ander accreditatie-organisme van EA erkend. Bij de laboratoria waarop regelmatig beroep gedaan wordt dient deze audit jaarlijks hernieuwd te worden. Bij de laboratoria die slechts sporadisch en punctueel proeven uitvoeren, dient deze audit voorafgaandelijk aan iedere proef te worden uitgevoerd. De audit heeft betrekking op de technische eisen van de norm ISO 17025 en met name op de volgende aspecten:
Personeel,
Installaties en omgevingsomstandigheden,
Proef- en ijkingsmethoden en validatie van de methoden, met inbegrip van de meetonzekerheid indien deze parameter van toepassing is,
Gegevensbeheer,
Uitrusting,
Naspeurbaarheid van de meting,
Behandeling van de proef- en ijkingsobjecten,
Verslag van de resultaten.
Het auditverslag wordt op basis van de geldende BELAC modellen opgesteld.
3.10. Controles door berekening In bepaalde, CE-markering gerelateerde, gevallen, voorziet de certificatie in een procedure door initiële typeberekening17. De BENOR-certificatie omvat eveneens verificaties door statistische berekeningen. Deze berekeningen worden uitgevoerd met door OCBS aanvaarde en gevalideerde software. De validatieprocedure wordt in deze gevallen uitgevoerd door een –voor zijn specifieke competentie in dit domein- door OCBS gekwalificeerde persoon,. Deze competentie volgt ofwel uit een ervaring van minstens twee jaar in het gebruik van de software ofwel uit een kwalificatieopleiding waarvande inhoud bepaald en beschreven is in het kwalificatiedocument van de betrokken persoon.
17
“ITC” of “Initial Type Computation” in plaats van “ITT” of “Initial Type Testing”.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
35/97
De gebruikte software is ofwel van commerciële aard en per definitie gevalideerd voor deze generieke berekeningen, ofwel specifiek waarbij de validatie gebeurt door vergelijkende, gedocumenteerde berekeningen. Deze specifieke software kan commerciële software zijn die aangevuld is met specifieke formules, waarvan de analytische inhoud duidelijk is. In het kader van deze verificaties, oefent OCBS als certificatie-instelling een taak uit die van zuiver intellectuele aard is, zoals opgelegd door het betrokken certificatiereglement. OCBS houdt een lijst bij met daarin de commerciële en specifieke software die aanvaard en gevalideerd werd, evenals een lijst met de voor het gebruik gekwalificeerde personen (zie Bijlage 9.24).
3.11. Comité van beroep 3.11.1.
Taak
De taak van het comité van beroep is het onderzoeken van het beroep door een gebruiker van het merk aangetekend bij het OCBS tegen een sanctie die hem werd opgelegd. Het comité van beroep beschikt over het vermogen om de sanctie te bevestigen, te verminderen of in te trekken. 3.11.2.
Samenstelling
Het comité van beroep bestaat uit drie niet-permanente leden die respectievelijk de volgende profielen hebben:
Een productcertificatie-specialist van een Belgische, geaccrediteerde instantie uit een domein dat niet gedekt wordt door het OCBS,
een rechtsgeleerde gespecialiseerd in zakelijk recht en ingeschreven in de Belgische advocatuur,
Een specialist in de vervaardiging van producten, werkend in de EU en die één van de drie talen, zoals hieronder bepaald wordt, beheerst.
De leden van het comité van beroep mogen geen raadgevende activiteiten uitgeoefend hebben voor de in het beroep betrokken producten inde twee jaren voorafgaand aan hun aanstelling. De drie leden van het comité van beroep worden door het OCBS aan de eiser voorgesteld die deze ofwel direct aanvaardt, ofwel alternatieven voorstelt zodanig dat het comité toch nog gerechtigd is om zich uit te spreken, ofwel die vooraf unaniem aanvaard worden door beide partijen.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
36/97
3.11.3.
Werking
Het comité van beroep beraadslaagt, met eenvoudige meerderheid van stemmen, op basis van het dossier dat het onderwerp van de sanctie beschrijft en de schriftelijke argumenten die door de betrokken gebruiker van het merk worden voorgelegd. Elk van beide partijen beschikt over de mogelijkheid en het recht om tijdens een zitting gehoord te worden, de maximumduur van deze tussenkomst wordt op drie uur vastgesteld. De erkende talen zijn het Nederlands en het Frans evenals het Engels. De beslissing van het comité van beroep is van minnelijke of verzoeningssoort en is voor geen enkel beroep vatbaar in dit verband. De eiser die zich nog zou verzetten tegen de beslissing van het comité van beroep, beschikt dan nog over de mogelijkheid om verdere juridische stappen te nemen, waarvan de procedure in de paragraaf 15.1 wordt beschreven,. De notulen van het comité van beroep worden in de Bijlage 14.06 gearchiveerd. De procedure die de uitvoering van de taak van het comité van beroep ondersteunt, is niet opschortend voor de opgelegde sanctie maar moet zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de twee, maanden volgend de vraag van de gebruiker, afgesloten worden. In het tegenovergestelde geval, zijn de beschikkingen van een juridisch beroep van toepassing. Al de kosten inherent aan de totstandbrenging, de werking en de beslissing van het comité van beroep is ten laste van de in gebreke of in fout gestelde partij.
3.12. Kwaliteitsborging 3.12.1.
Taak
De kwaliteitsborging behelst de organisatie en het beleid van het kwaliteitsborgingssysteem van het OCBS overeenkomstig de norm NBN EN ISO/IEC 17065 en de van kracht zijnde BELACdocumenten. 3.12.2.
Samenstelling
De kwaliteitsborging wordt gewaarborgd door de kwaliteitsverantwoordelijke, die door de raad van bestuur wordt aangesteld. Deze opdracht kan toevertrouwd worden aan een contractueel verbonden zelfstandige. De raad van bestuur kan een plaatsvervanger aanstellen. De kwaliteitsverantwoordelijke kan zich laten bijstaan door een extern auditeur die aan de confidentialiteitsvoorwaarden van dit kwaliteitshandboek voldoet, en die, met zijn goedkeuren, aangewezen wordt door de voorzitter van de raad van bestuur. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
37/97
De bevoegdheden van de betrokkenen worden in hoofdstuk 7 bepaald. 3.12.3.
Werking
De KB-verantwoordelijke ontvangt zijn mandaat van de raad van bestuur om, na akkoord van de voorzitter betreffende de financiële implicaties: 1. interne of externe audits uit te voeren, of te laten uitvoeren, die noodzakelijk zijn voor de goede werking van het systeem; 2. de nodige stappen te zetten m.b.t. de accreditatie van het OCBS. Hij brengt rechtstreeks verslag uit aan de voorzitter van de raad van bestuur betreffende zijn activiteiten. De KB-verantwoordelijke heeft met name de volgende opdrachten:
het opstellen van het KHB alsmede het beheer van het handboek, de Bijlagen en de procedures;
de verdeling van de taken onder de keuringsinstellingen;
het meewerken aan de activiteiten van de technische bureaus om na te gaan of de regels m.b.t. de kwaliteit worden nageleefd binnen het toepassingsgebied van onderhavig handboek en zijn Bijlagen;
de interne audit van het OCBS;
de overeenkomstigheid nagaan van de accreditaties vanwege een bevoegde overheid, van de keuringsinstellingen en de laboratoria.
de voorbereiding en het opvolgen van de directiebeoordelingen
3.13. Administratief secretariaat 3.13.1.
Taak
Het administratieve secretariaat is belast met het dagelijkse administratieve beleid van het OCBS; dit omvat de certificatiedossiers. De taak is beschreven in hoofdstuk 7.7. 3.13.2.
Samenstelling
Het administratieve secretariaat wordt door een secretaris uitgevoerd die door de raad van bestuur wordt aangesteld. De bevoegdheden ervan worden in hoofdstuk 7 bepaald.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
38/97
3.13.3.
Werking
De secretaris aanvaardt zijn taken in functie van het kwaliteitshandboek en van de regelgeving van certificatie.
3.14. Boekhouding 3.14.1.
Taak
De boekhouding omvat de dagelijkse boekhouding, de voorbereiding van de jaarrekening en de verificatie hiervan, evenals de voorbereiding van de begrotingen. 3.14.2.
Samenstelling
De dagelijkse boekhouding wordt door een boekhouder uitgevoerd. De verificatie van de jaarrekeningen wordt verzekerd door de accountants voorzien in de statuten en aangeduid door de algemene vergadering. De bevoegdheden worden in hoofdstuk 7 bepaald. 3.14.3.
Werking
De taken worden in deeltijdse arbeid uitgevoerd. De dagelijkse boekhouding is onder de controle van de voorzitter. Het onderzoek van de jaarrekening en de begroting vallen onder de bevoegdheid van de raad van bestuur die ze ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorlegt.
3.15.
Organisatieschema
De verbanden in volle lijnen (-) wijzen op hiërarchische relaties met beslissingsmacht. De verbanden met stippellijn (...) wijzen op contractuele verbanden. De verbanden met streep-puntlijn (-.-.-.) beschrijven een mogelijkheid van consultatie.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
39/97
3.16.
Financieringsmiddelen
De financieringsmiddelen van de organisatie worden hoofdzakelijk gevormd door de rechten die worden geheven voor de toekenning van de conformiteitsmerken en door de vergoedingen die worden geïnd voor de prestaties die door de organisatie worden geleverd.
3.17.
Dekking
OCBS is inzake burgerlijke aansprakelijkheid verzekerd volgens de modaliteiten bepaald in Bijlage 2.01 van het kwaliteitshandboek.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
40/97
4. Positionering van de organisatie ten opzichte van de norm 4.1. ISO 17065 De organisatie van OCBS zoals in het voorgaande hoofdstuk beschreven situeert zich als volgt tegenover hoofdstuk 5.1 van de norm ISO 17065. De eisen van de norm zijn hieronder integraal en cursief weergegeven en met vette letters becommentarieerd. De certificatie-activiteiten moeten zodanig gestructureerd en beheerd worden dat zijn onpartijdigheid gevrijwaard blijft: door zijn raad van bestuur De certificatie-instelling moet zijn organisatie documenteren en de functies, verantwoordelijkheden en de machtsmiddelen van de directie en van het certificatiepersoneel, alsook van elk comité: door zijn kwaliteitssysteem dat door zijn raad van bestuur wordt goedgekeurd De directie van de instelling moet het comité, de groep personen of de persoon identificeren die het geheel van de beslissingsmacht en de verantwoordelijkheid heeft over elk van volgende punten: a)
de uitwerking van het beleid betreffende de werking van de certificatie-instelling: door zijn raad van bestuur onder de impuls van de kwaliteitsverantwoordelijke en van zijn voorzitter
b)
de supervisie over het toepassen van het beleid en van de procedures: door zijn raad van bestuur
c)
de supervisie van de financiële organisatie van de instelling: door zijn raad van bestuur
d)
de ontwikkeling van de certificatieprestaties: door zijn raad van bestuur onder de impuls van zijn voorzitter
e)
de ontwikkeling van certificatie-eisen: door zijn raad van bestuur onder de impuls van het adviescomité en van zijn voorzitter
f)
de evaluatie: door zijn raad van bestuur
g)
de
beoordeling:
door
zijn
raad
van
bestuur
onder
de
impuls
van
de
kwaliteitsverantwoordelijke en van zijn voorzitter h)
de beslissingen op gebied van certificatie: door zijn raad van bestuur onder de impuls van het certificatiecomité
i)
de delegatie van machtsmiddelen aan comités of aan personeel, indien nodig, belast met het ondernemen in zijn naam van bepaalde activiteiten: door zijn raad van bestuur
j)
de contractuele beschikkingen: door zijn statuten
k)
de voorziening van aangepaste middelen voor de certificatie-activiteiten: door zijn systeem van kwaliteitsborging goedgekeurd door de raad van bestuur
l)
het opnemen van klachten en verzoeken: door de voorzitter of zijn afgevaardigde bijgestaan door het certificatiecomité en het beroepscomité, alsook door de procedures voor opvolging van klachten en verzoeken
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
41/97
m)
de eisen op gebied van competentie van het personeel: door zijn systeem van kwaliteitsborging goedgekeurd door de raad van bestuur
n)
het
management
systeem
van
de
certificatie-instelling:
door
de
kwaliteitsverantwoordelijke
De certificatie-instelling moet over formele regels beschikken die de aanwijzing, de taken en de werking regelen van alle comités betrokken bij het certificatieproces: door zijn systeem van kwaliteitsborging goedgekeurd door de raad van bestuur
Deze comités moeten vrij zijn van commerciële, financiële of enige andere druk die hun beslissingen zou kunnen beïnvloeden: door zijn statuten en door zijn leden
De certificatie-instelling moet de macht behouden om leden van deze comités te benoemen en te ontslaan: door zijn raad van bestuur
4.2. ISO 17021 De norm ISO 17021 bevat principes en eisen in verband met de bekwaamheid, consistentie en onpartijdigheid van audits en certificaties van allerlei soorten managementsystemen (bijv. kwaliteitsmanagementsystemen of milieumanagementsystemen) en voor instanties die deze activiteiten uitvoeren. De certificatie in verband met de CE-markering kan met verwijzingen naar de norm ISO 9001 geconfronteerd worden. In dit kader, kunnen bepaalde aspecten van de norm ISO 17021 (met name de hoofdstukken 7 en de clausules 9.1 tot en met 9.5) van toepassing zijn. De Bijlage 9.32 beschrijft de punten die moeten in overweging genomen worden.
5. Directiebeoordelingen 5.1. Beheer van directiebeoordelingen De directiebeoordelingen zullen gevoerd worden in de geest van de norm EN 17065. De inputgegevens voor de directiebeoordelingen zullen dan ook informatie bevatten over: a) de resultaten van de interne en externe audits, b) de terugkoppeling van informatie van klanten en geïnteresseerde partijen met betrekking tot het respecteren van de eisen van ISO 17065, c) de terugkoppeling van informatie vanuit de schikkingen voor de vrijwaring van onpartijdigheid d) de toestand van de preventieve en correctieve acties, e) de opvolging van de acties naar aanleiding van de vorige directiebeoordeling, f)
de realisatie van de doelstellingen,
g) wijzigingen die het kwaliteitbeheerssysteem kunnen beïnvloeden, en _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
42/97
h) verzoeken en klachten. Uit de directiebeoordelingen moeten beslissingen en acties volgen in verband met a) de verbetering van de effectiviteit van het kwaliteitsbeheerssysteem en zijn procedures, b) de verbetering van de certificatie-instelling met betrekking tot het respecteren van de eisen van ISO 17065, en c) de noden en middelen.
5.2. Modaliteiten van directiebeoordelingen De directiebeoordelingen worden op initiatief van de voorzitter en met de kwaliteitsverantwoordelijke en de secretaris volgens een driemaandelijkse periodiciteit gehouden en hebben betrekking op de volgende vragen: 1. Toestand van de bij het secretariaat gekende problemen: geschillen, technische vragen,…; 2. Toestand van de lopende aanvragen (nieuwe geaffilieerden, uitbreidingen, …); 3. Intern audit; 4. Opvolging van de interne non-conformiteiten; 5. Opvolging van de planning van de controles van de keuringsinstellingen; 6. Opvolging van het actieplan en verbetervoorstellen; 7. Opvolging van klachten en bezwaren; 8. Personeelsbeheer; 9. Staat van de OCBS-website; 10. Herziening van documenten; 11. Financiële toestand; 12. Beoordeling van de tevredenheidsenquêtes; 13. Vooruitzichten betreffende externe ontwikkelingen en acties; 14. Analyse van de risico’s tegen onpartijdigheid en evaluatie van de maatregelen ter verbetering, 15. Varia. De onderwerpen die het voorwerp uitmaken van de directiebeoordelingen, maken deel uit van een verslag dat wordt opgesteld door de kwaliteitsverantwoordelijke aan de raad van bestuur, die dit dient goed te keuren. De onderwerpen die het voorwerp uitmaken van de directiebeoordelingen worden geïdentificeerd en gedocumenteerd als zijnde voorstellen die dienen gevalideerd te worden door de raad van bestuur. De eerste directiebeoordeling vindt plaats omstreeks februari en leidt tot een verslag van de kwaliteitsverantwoordelijke waarin onder andere het actieplan betreffende de kwaliteit –voor het lopende jaar- beschreven wordt, dit verslag wordt op de volgende raad van bestuur voorgelegd. De _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
43/97
tweede directiebeoordeling vindt plaats omstreeks september en leidt tot een verslag van de kwaliteitsverantwoordelijke waarin onder andere de deugdelijkheid van de gerealiseerde acties, ten aanzien van het kwaliteitsplan, en de correctieve en nodige preventieve acties beschreven worden. Dit verslag wordt op de volgende raad van bestuur door de voorzitter voorgelegd.
5.3. Tevredenheidsenquêtes De tevredenheidsenquêtes zijn gericht naar de bedrijven die over een certificaat beschikken dat door OCBS werd afgeleverd en worden op tweejaarlijkse basis uitgevoerd. De formulieren voor deze tevredenheidsenquêtes zijn identiek voor BENOR en CE; zij zijn te vinden in Bijlage 9.14. De enquêtes worden opgestuurd langs elektronische weg. De resultaten van deze enquêtes worden onderzocht tijdens de directiebeoordelingen (zie. 5.2).
6. Organisatie van de certificatie 6.1. Inleiding Het OCBS voert certificeringsactiviteiten uit in het kader van de toekenning van de CE en BENORmerken in verschillende domeinen van productie en verdeling van producten, namelijk:
Betonstaal (productie en verdeling): o
Geribde staven en walsdraden,
o
Geribde koudvervormde draden,
o
Wapeningsnetten,
o
Tralieliggers,
o
Bewerking,
Voorspanstaal voor beton,
Post-tensioningskits voor de voorspanning van de constructies,
Opleggingen,
Lichtmasten voor openbare verlichting,
Verkeerstekens (verticale signalisatie),
Producten voor de metaalbouw: o
Bouwstaal (constructiestaal),
o
Metaalconstructies,
o
Bevestigingselementen.
Het OCBS is het Belgische lid van CONSCERT.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
44/97
6.2. Sectoren en reglementen van certificering De nauwkeurige uitsplitsing en het bijhouden van de verschillende certificeringsystemen zowel als de erbij horende referenties is bepaald door de reglementen van Bijlagen 3, 4 en 5 van dit kwaliteitshandboek.
6.3. Reglementen en voorschriften voor toekenning van het overeenkomstigheidsmerk (BENOR en CE) De lijst van de basisnormen is gegeven in Bijlage 6.01. De lijst van de technische voorschriften18 van het OCBS en hun inhoud worden in Bijlagen 6.02 en volgende meegedeeld.
6.4. Toegang tot de diensten van de organisatie 6.4.1. Voorafgaande voorwaarden voor toegang tot de certificatie Elke certificatie impliceert dat OCBS beschikt over een juridisch toepasselijk contract van levering van certificatieactiviteiten aan zijn klanten en dat dit contract wordt ondertekend opdat de certificatie wordt toegekend. Dit certificatiecontract beschrijft de verantwoordelijkheden van OCBS en van zijn klanten met name ten aanzien van alle voorschriften van de ISO 17065 norm. De beschikkingen die volgen zijn a priori te beschouwen als integrerend deel van bovenvermeld contract zelfs voordat dit wordt ondertekend, rekening houdend met het feit dat bij de audits die aan de toekenning van de certificatie voorafgaan noggeen enkel contract ondertekend is. Aldus verbindt de klant zich er meteen al toe om minstens de volgende punten na te leven: a. permanent aan de eisen van certificatie beantwoorden, daarin begrepen de toepassing van de aangewezen veranderingen die door de certificatie-instelling worden meegedeeld; b. als de certificatie op een serieproductie van toepassing is, zich ervan overtuigen dat het gecertificeerde product aan de producteisen blijft beantwoorden; c.
alle noodzakelijke maatregelen nemen voor o
het doorvoeren van de evaluatie en het toezicht, met inbegrip van de levering van elementen met het oog op hun onderzoek zoals: documentatie en registraties, de toegang tot het materieel, de plaatsen, de zones, tot het personeel en betrokken toeleveranciers van de klant,
18
o
het onderzoek van bezwaren,
o
de deelname van waarnemers, eventueel;
« PTV » of « Prescriptions Techniques, Technische Voorschriften »
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
45/97
d. verklaringen op de certificatie afleggen in samenhang met de draagwijdte van de certificatie; e. de certificatie van zijn producten niet op een wijze gebruiken die de certificatie-instelling kan benadelen noch verklaring op de certificatie van zijn producten doen die de certificatie-instelling als bedrieglijk of niet - toegelaten kan beschouwen; f.
in geval van opschorting, van intrekken of vervallen van de certificatie, ophouden met de communicatiemiddelen te gebruiken die erop betrekking hebben, en alle eisen vervullen voorzien door het certificatieprogramma (bijvoorbeeld terugsturen van de certificatiedocumenten) en zich van elke andere opgelegde maatregel kwijten;
g. als de klant kopieën van certificatiedocumenten aan anderen levert, moet hij ze voortbrengen in hun volledigheid of zoals gespecificeerd door het certificatieprogramma ; h. bij het verwijzen naar de certificatie van zijn producten in communicatiemiddelen
zoals
documenten, brochures of reclame, zich aanpassen aan de eisen van de certificatie-instelling en/of de specificaties van het certificatieprogramma ; i.
zich voegen naar alle eisen aanpassen die in het certificatieprogramma van het product voorgeschreven kunnen worden betreffende het gebruik van de conformiteitsmerken en de informatie betreffende het product;
j.
alle bezwaren bijhouden waarvan hij kennis heeft gehad betreffende de overeenstemming met de eisen van certificatie en deze registraties van de certificatie-instantie op verzoek ter beschikking stellen, en o
elke aangewezen actie nemen in verband met deze bezwaren en met onvolmaaktheden die in de producten zijn vastgesteld die gevolgen hebben voor hun conformiteit met de eisen van de certificatie;
o k.
de ondernomen acties documenteren;
de certificatie-instelling onmiddellijk in kennis stellen van veranderingen die gevolgen kunnen hebben op de mogelijkheid zich aan te passen aan de eisen van de certificatie , bijvoorbeeld: o
eigendom of juridisch, commercieel, organisatorisch statuut;
o
organisatie en beleid (sleutelpersoneel zoals de leiders, beslissende verantwoordelijken of de technici);
o
wijzigingen aan het product of aan de productiemethode w;
o
personalia van de contactpersoon en locaties van de productie;
o
belangrijke wijzigingen aan het kwaliteitsbeheersingssysteem.
6.4.2. Toegangsvoorwaarden voor BENOR en CE merken De toegang tot het gebruik van de CE en BENOR merken is verleend aan de categorieën van personen beschreven in hoofdstuk 2 van de bijzondere reglementen. De CE-markering is aldus toegankelijk voor de producenten die een geharmoniseerde norm toepassen waarvoor het OCBS werd genotificeerd,. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
46/97
6.4.3. Aanleveren van gegevens Elke vraag om documentatie vanwege een producent, verdeler of vlechter met het oog op een eventuele goedkeuringsaanvraag moet rechtstreeks aan OCBS gestuurd worden. Na ontvangst van de vraag stuurt het secretariaat een model van officiële goedkeuringsaanvraag en van overeenkomst alsook de nodige documentatie bestaande uit algemene en bijzondere reglementen en de tarieven. Het betreft volgende referenties: Bijzondere reglementen (betreffend document uit Bijlage 4) Toepassingsreglementen (betreffend document uit Bijlage 5) Technische voorschriften (betreffend document uit Bijlage 6) Goedkeuringsaanvraag (N° 344, Bijlage 8.02, merk BENOR of DAE CE, Bijlage 8.03, CEmarkering), Tarieven (betreffend document uit Bijlage 8.04) Model van overeenkomst (betreffend document uit Bijlage 8.05) Kwaliteitshandboek van OCBS Documenten van normatieve aard waarvan de verdeling aan de normalisatie-instituten toekomt worden niet overgemaakt door OCBS Bij vragen vanwege producenten of verdelers voor producten die niet tot zijn competentiegebied behoort zal OCBS antwoorden dat hij de betreffende producten niet kan certificeren en in voorkomend geval een aangewezen instelling aangeven. Deze vragen en de aldus gegeven antwoorden worden gearchiveerd in een specifiek dossier van de niet ontvankelijke aanvragen. OCBS is niet verplicht op vragen te antwoorden die niet afkomstig zijn van producenten of verdelers, of op vragen waarvan de deontologie twijfelachtig is (bv. industriële of commerciële spionage). Indien een dergelijke vraag per aangetekend schrijven een formeel antwoord vereist zal het antwoord enkel de reden weergeven waarom geen gevolg kan gegeven worden aan de vraag. Vraag en antwoord zullen aan de leden van de raad van bestuur voorgelegd worden bij de volgende vergadering.
6.5. Toekenning van het overeenkomstigheidsmerk Na ontvangst van de officiële aanvraag voor het verlenen van een goedkeuring beoordeelt het secretariaat de vraag om na te zien dat de gegevens over het product en de cliënt voldoende zijn om het
certificatieproces
te
realiseren.
Hij
deelt
vervolgens
de
vraag
mee
aan
de
kwaliteitsverantwoordelijke. Deze verzekert zich ervan dat alle middelen om de certificatie uit te voeren aanwezig, dat de bevoegdheid van de instelling wel overeenkomt met de gevraagde certificering en stelt een keuringsorganisme voor. Hij verwoordt zijn voorstel en richt het aan de aanvrager en aan het keuringsorganisme na diens akkoord.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
47/97
Zonder dwingend te rechtvaardigen reden is de aanduiding van het keuringsorganisme niet betwistbaar door de aanvrager. De procedure van goedkeuringsuitbreiding is gelijkaardig, met als uitzondering echter dat de toegewezen keuringsinstelling deze is die reeds belast is met het certificaat van de gebruiker voor het lopende jaar. De vergunning van gebruik van de BENOR en CE merken wordt, na de betaling van de verschuldigde retributies, geconcretiseerd door een gebruiksvergunningscertificaat dat de huidige scope van certificatie van de gebruiker van het merk beschrijft. De toewijzing van de van de BENOR en CE merken wordt, na de betaling van de verschuldigde retributies, geconcretiseerd door een jaarlijks toewijzingscertificaat. De modellen van de BENOR- en CE-certificaten zijn gegeven in Bijlage 8.06. De gedetailleerde werking van deze procedure wordt in de checklists van de Bijlagen 9.14 en 9.15 beschreven voor wat de respectievelijke toewijzing van de BENOR en CE merken betreft, alsmede in hoofdstuk 17 dat de organisatieschema's van de inspectie- en certificatietaken weergeeft.
6.6. Beheer van de onderaanneming Het OCBS besteedt, bij overeenkomst, de keuringsactiviteiten in onderaanneming uit aan geaccrediteerde keuringsinstellingen (zie hoofdstuk 6). De proeven worden toevertrouwd aan laboratoria die vermeld staan in een door de raad van bestuur goedgekeurde lijst (zie hoofdstuk 3.9). De certificatie en sanctiebeslissingen worden door het certificatiecomité genomen (zie hoofdstuk 3.4). De administratieve problemen en de eventuele geschillen met de keuringsinstellingen worden behandeld door de raad van bestuur (zie hoofdstuk 3.2). De technische problemen worden onderzocht in de schoot van de technische bureaus (zie hoofdstuk 3.5). De raad van bestuur wordt hierover ingelicht met het oog op het nemen van een eindbeslissing. De technische bureaus verzekeren eveneens de coördinatie van de keuringswerkzaamheden. De kwaliteitsverantwoordelijke heeft als opdracht om de organisatie en de coördinatie van de activiteiten die door de keuringsinstellingen worden gepresteerd te controleren.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
48/97
6.7. Eerste certificatie, vernieuwing of uitbreiding van certificatie (BENOR-merk en CEmarkering) 6.7.1.Voorafgaande Audit (préaudit) Een voorafgaande audit kan alleen op specifiek verzoek van de kandidaat voor de certificatie uitgevoerd worden. Een specifieke kostenraming wordt dan met het oog hierop opgesteld. De voorafgaande audit heeft tot doel de aanvrager toe te laten zijn situatie ten opzichte van de reglementaire voorschriften te evalueren. Het verslag dat door het inspectieorganisme wordt opgesteld wordt ingediend bij het secretariaat van OCBS dat het registreert en valideert. Een gevalideerde kopie wordt verzonden naar de aanvrager alsmede naar het inspectieorganisme. Dit verslag van voorafgaande audit kan als basis dienen voor het opstellen van het verslag van eerste audit of daarvan een bijlage uitmaken. 6.7.2. Eerste audit, vernieuwing of uitbreidingsaudits In het kader van een inspectietaak voor een eerste certificatie of een uitbreiding ervan, voorziet de keuringsinstelling in overleg met de aanvrager de vereiste bezoeken in overeenstemming met de toepassingsreglementen. In deze context handelt het door OCBS aangestelde keuringsorganisme in naam van OCBS en is door de aanvrager te beschouwen als officiële mandataris van OCBS. Na afloop van de geprogrammeerde bezoeken en na het verkrijgen van de resultaten van proeven in externe laboratoria, geeft de keuringsinstelling een verslag en een voorstel uit wat de toekenning van de gevraagde certificatie betreft:
In geval van gunstig advies, worden het verslag en dit voorstel, langs elektronische weg, aan het OCBS overgemaakt, die ze voor advies en beslissing aan de leden van het certificatiecomité en ter informatie aan de andere keuringsinstellingen voorlegt;
In geval van ongunstig advies of twijfel, worden het verslag en dit voorstel, langs elektronische weg, aan het OCBS overgemaakt, die ze voor advies aan de leden van het betrokken technisch bureau voorlegt; het technisch bureau bespreekt de vraag, geeft een collegiaal voorstel en brengt deze aan het OCBS over die dan het verslag en dit voorstel aan de leden van het certificatiecomité voorlegt.
Het certificatiecomité doet de beoordeling van alle informatie met betrekking tot de evaluatie. Het secretariaat van OCBS verzekert het beheer van de stemmen met het oog op de uiteindelijke beslissing.
OCBS informeert rechtstreeks de aanvrager of de gebruiker van de uiteindelijke beslissing. Bij een gunstige beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt. De overeenkomst, getekend door de voorzitter, wordt in twee exemplaren naar de aanvrager gestuurd. Ze vangt aan op de eerste werkdag na de datum van ondertekening door de aanvrager. Een kopie getekend door
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
49/97
beide
partijen
wordt
door
het
secretariaat
naar
de
verantwoordelijken
van
de
keuringsorganismen gestuurd. Bij een ongunstige beslissing worden in een brief aan de aanvrager of gebruiker de redenen verduidelijkt die tot de beslissing geleid hebben.
6.8. Periodieke controle van de gebruikers van het BENOR-merk De gebruikers van het merk worden periodiek door een keuringsinstelling bezocht. De verdeling van de gebruikers van het merk tussen de verschillende keuringsinstellingen wordt elk jaar uitgevoerd, en dit teneinde een rotatie van de instanties bij de verschillende licentiehouder (Bijlage 9.01) te garanderen. De technische bureaus stellen deze verdeling op in de loop van het vierde kwartaal opdat zij effectief op 1 januari van het volgende jaar van start kan gaan. Deze verdeling wordt door de technische bureaus aan de kwaliteitsverantwoordelijke en de voorzitter meegedeeld. Zonder tegenbericht van de kwaliteitsverantwoordelijke, bekrachtigt de voorzitter dit en bevestigt het aan de keuringsinstellingen. Hij stelt elk gebruiker van het merk in kennis van de instantie die voor het volgende jaar is toegewezen. 6.8.1. Organisatie van de bezoeken In het kader van het continue toezicht, kunnen de bezoeken onaangekondigd uitgevoerd worden en geen enkel gebruiker van het merk kan eisen om van te voren verwittigd te worden. De periodiciteit van de gewone bezoeken wordt door de certificatieregelgeving bepaald. Bij elk bezoek stelt de vertegenwoordiger van de keuringsinstelling een inspectieverslag op en eventueel fiches van niet-overeenkomstigheid. De verslagen worden opgesteld volgens de modellen die in Bijlage 9.03 worden weergegeven. Elke niet-overeenkomstigheid19 die door een keuringsinstelling wordt vastgesteld, is het voorwerp van een fiche volgens Bijlage 9.08 en de voorschriften van 11.5.
19
Deze methode sluit geenszins uit dat de keuringsinstelling een niet-overeenkomstigheid buiten een
bezoek
ontdekt
(schriftelijke
niet-overeenkomstigheid
bijvoorbeeld).
In
dit
geval
stelt
de
keuringsinstelling de fiche van niet-overeenkomstigheid op en stuurt deze direct door naar de gebruiker van het merk voor akkoord, handtekening en het vervolg van de procedure. In dit geval is de datum van de niet-overeenkomstigheid die van de overdracht van de fiche aan de gebruiker van het merk verhoogd met vijf werkdagen. Deze datum geldt voor de berekening van de uiterste antwoordtermijn van de geaffilieerde. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
50/97
In het kader van het BENOR-merk, wordt het inspectieverslag normaal gezien na afloop van het bezoek door de keuringsinstelling aan de gebruiker van het merk overhandigd. De afgevaardigde van de keuringsinstellingen laat dit valideren door de vertegenwoordiger van de gebruiker van het merk. Als deze werkwijze niet mogelijk is, wordt het inspectieverslag uiterlijk, ie de controle volgen, opgesteld. Wanneer de gebruiker een aanvraag indient voor wijziging van de controleprocedure (bv. aantal bezoeken,
proefmethodes,
statistische
interpretatie,
…)
wordt
dit
onderzocht
door
het
keuringsorganisme dat een adviesvoorstel uitbrengt aan het technisch bureau waarvan de gebruiker afhangt. Het advies van het technisch bureau wordt door het secretariaat aan het certificatiecomité voorgelegd. 6.8.2. Overdracht
van
verslagen
van
periodieke
inspectie
en
de
fiches
van
niet-
overeenkomstigheid Het volledige verslag (notulen en fiches van niet-overeenkomstigheid, vervolledigd met de actieplannen voorgesteld door de gebruiker van het merk en aangevuld met de beslissingen van de keuringsinstelling) wordt overgemaakt door de verantwoordelijke van de keuringsinstelling aan het secretariaat van het OCBS. Het OCBS stuurt dit verslag20, gevalideerd overeenkomstig Bijlage 9.14, op naar de gebruiker van het merk en in het geval van wederzijdse erkenning, met buitenlandse certificeringsinstellingen, stuurt het OCBS eveneens een kopie van het verslag naar de buitenlandse certificeringsinstelling. Het secretariaat van het OCBS archiveert het origineel verslag, na eventuele behandeling van het verslag door de voorzitter en behandeling van de eventuele niet-overeenkomstigheden, onder elektronisch formaat21. 6.8.3. Overzicht van de bezoeken De keuringsinstelling stelt voor elke gebruiker voor wie hij verantwoordelijk is een overzicht op van de controles die tijdens het jaar verricht worden. Dit overzicht wordt up-to-date gehouden en aan de andere keuringsinstellingen bezorgd naar aanleiding van het bevoegd technisch bureau. Het overzicht
20
Met uitsluiting van de Bijlagen die de gebruiker van het merk zelf zou gemaakt hebben om tot dit
verslag (bv. listings van de periodieke controles) te komen. 21
Het Bureau SECO heeft zich gelast met de archivering van deze documenten sinds de oprichting
van het OCBS tot eind 2008. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
51/97
wordt opgemaakt volgens het document in Bijlage 9.02 of onder een andere vorm naar keuze, maar het moet alle noodzakelijke informatie bevatten voor de goede voortzetting van de controle. 6.8.4. Opstellen van de certificaten De certificaten betreffende het BENOR-merk zijn opgesteld volgens de beschikkingen van het reglement op het gebruik en het toezicht op het BENOR-merk en van hoofdstuk 6.5. Lijsten van de gecertificeerde producten worden eveneens door OCBS uitgegeven.
6.9. Periodieke controle van de gebruikers van de CE-markering De gebruikers van het merk worden periodiek door een keuringsinstelling bezocht. De verdeling van de gebruikers van het merk tussen de verschillende keuringsinstellingen wordt elk jaar uitgevoerd teneinde -indien mogelijk of noodzakelijk- een rotatie van de instanties bij de verschillende licentiehouders te garanderen (Bijlage 9.01)22. De technische bureaus stellen deze verdeling op in de loop van het vierde kwartaal opdat zij effectief op 1 januari van het volgende jaar van start kunnen gaan. Deze verdeling wordt door de technische bureaus aan de kwaliteitsverantwoordelijke en de voorzitter meegedeeld. Zonder tegenbericht van de kwaliteitsverantwoordelijke, bekrachtigt de voorzitter dit en bevestigt het aan de keuringsinstellingen. Hij stelt elk gebruiker van het merk in kennis van de instantie die voor het volgende jaar is toegewezen. 6.9.1. Organisatie van de bezoeken De bezoeken worden in overleg met de licentiehouder vastgelegd. De periodiciteit van de gewone bezoeken wordt door de certificatieregelgeving bepaald. Na elk bezoek stelt de vertegenwoordiger van de keuringsinstelling een inspectieverslag op, en eventueel fiches van niet-overeenkomstigheid. De fiches van niet-overeenkomstigheid worden steeds tijdens het bezoek opgesteld en na afloop van het bezoek ter ondertekening23 voorgelegd, aan de gebruiker van het merk, (zie hoofdstuk 11).
22
Deze
beschikking
is
niet
noodzakelijkerwijs
van
toepassing
voor
bepaalde
nieuwe
certificatiemodules die de rotatie van de keuringsinstellingen nog niet vereisen. 23
Deze methode sluit geenszins uit dat de keuringsinstelling een niet-overeenkomstigheid buiten een
bezoek
ontdekt
(schriftelijke
niet-overeenkomstigheid
bijvoorbeeld).
In
dit
geval
stelt
de
keuringsinstelling de fiche van niet-overeenkomstigheid op en stuurt deze direct door naar de gebruiker van het merk voor akkoord, handtekening en het vervolg van de procedure. In dit geval is de _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
52/97
De verslagen worden opgesteld volgens de modellen die in Bijlage 9.03 worden weergegeven. Elke niet-overeenkomstigheid die door een keuringsinstelling wordt vastgesteld, is het voorwerp van een schrijven op de typedocumenten zoals die in Bijlage 9.08 worden bijgevoegd. De
vertegenwoordigers
van
de
keuringsinstellingen
stellen
vervolgens
de
periodieke
inspectieverslagen op. In het geval van een audit voor de vernieuwing van het certificaat is de keuringsinstelling ervoor verantwoordelijk om de planning van de bezoeken zo te organiseren dat het verslag minstens twee weken voor het verstrijken van de vervaldatum van het certificaat bij het OCBS beschikbaar is. Wanneer de gebruiker een aanvraag indient voor wijziging van de controleprocedure (bv. aantal bezoeken,
proefmethodes,
statistische
interpretatie,
…)
wordt
dit
onderzocht
door
het
keuringsorganisme dat een adviesvoorstel uitbrengt aan het technisch bureau waarvan de gebruiker afhangt. Het advies van het technisch bureau wordt door het secretariaat aan het certificatiecomité voorgelegd.
6.9.2. Overdracht van verslagen van periodieke inspectie Het volledige verslag (notulen en fiches van niet-overeenkomstigheid vervolledigd met de actieplannen voorgesteld door de gebruiker van het merk en aangevuld met de beslissingen van de keuringsinstelling) wordt overgemaakt door de verantwoordelijke van de keuringsinstelling aan het secretariaat van het OCBS. Het OCBS stuurt dit verslag, gevalideerd overeenkomstig de procedure 9.15, op naar de geaffilieerde. Het secretariaat van het OCBS archiveert het originele verslag, na eventuele behandeling van het verslag door de voorzitter en behandeling van de eventuele niet-overeenkomstigheden, onder elektronisch formaat. 6.9.3. Overzicht van de bezoeken De keuringsinstelling stelt voor elke gebruiker voor wie hij verantwoordelijk is een overzicht op van de controles die tijdens het jaar worden verricht. Dit overzicht wordt up-to-date gehouden en aan de
datum van de niet-overeenkomstigheid die van de overdracht van de fiche aan de gebruiker van het merk, verhoogd met vijf werkdagen. Deze datum geldt voor de berekening van de uiterste antwoordtermijn van de geaffilieerde. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
53/97
andere keuringsinstellingen bezorgd naar aanleiding van het bevoegd technisch bureau. Het overzicht wordt opgemaakt volgens het document in Bijlage 9.02 of onder een andere vorm naar keuze, maar het moet alle noodzakelijke informatie bevatten voor de goede voortzetting van de controle. 6.9.4. Internationale deelnames Het OCBS maakt deel uit van de sectoriële groepen24, die in verband met de CE-markering van de bouwproducten door de Europese Overheid zijn opgesteld (Bijlage 9.04). De voorzitter van de raad van bestuur, of zijn vertegenwoordiger, neemt deel aan de werkzaamheden van de sectoriële groepen waarvoor het OCBS genotificeerd is, alsook aan de adviserende Belgische spiegelcommissie25 van de genotificeerde instellingen (vergaderingen of raadpleging van de database van deze groepen26). Het OCBS is eveneens ondertekenaar van het „Memorandum of Understanding“ met het oog op de organisatie van de certificatie van betonstaal. Daartoe werd een Europese groep voor de certificatie van constructiestaal onder de benaming „CONSCERT“ gevormd. Het OCBS is hiervan het Belgische lid en past de beginselen en de regels ervan toe. 6.9.5. Opstellen van de certificaten De conformiteitscertificaten betreffende de CE-markering zijn opgesteld voor de duur en volgens de sjablonen die in de Bijlagen ZA van de relevante normen worden bepaald of, indien noodzakelijk, in de Europese
reglementaire
documenten
voorafgaand
aan
deze
werden
geharmoniseerd.
In
desbetreffend geval worden de certificaten up-to-date gehouden in functie van de geactualiseerde scope van de gecertificeerde producten, deze update wordt gedateerd en heeft geen invloed op de geldigheidsduur van het certificaat. Na afloop van de eventuele geldigheidsduur en voor zolang de certificatie wordt verlengd, wordt een nieuw certificaat met de verwijzingen naar het vorige certificaat en een nieuwe uitgiftedatum gegeven. Deze nieuwe uitgiftedatum stemt overeen met de vervaldag van de initiële uitgifte datum. In het geval waarbij de certificaatverlengingsaudit niet werd uitgevoerd binnen de voorziene termijn (zoals voorzien in §6.9.1), wordt er in ieder geval een nieuw certificaat uitgegeven voor de voorziene duur; wetende dat de geldigheid van dit certificaat op elk moment ter discussie kan worden gesteld of zelfs ingetrokken worden en in het bijzonder net na de hernieuwingsaudit27 in geval van zware inbreuken door de producent. (zie hoofdstuk 12).
24
Sector Groups
25
Advisory Group
26
(zie “CIRCA” website)
27
Impliciete notie van hernieuwing van administratieve orde
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
54/97
6.10. Gebruik van logo's 6.10.1.
BENOR en CE logo’s
Zodra een geaffilieerde zijn certificaat heeft ontvangen, heeft hij het recht om het overeenkomstige logo (BENOR of CE) aan te brengen volgens de bepalingen die in de algemene of specifieke toepassingsdocumenten worden bepaald. 6.10.2.
BELAC logo
(zie http://economie.fgov.be/nl/binaries/2-001_NL_tcm325-56425.pdf) Het BELAC-logo mag voorkomen op informatieve of publicitaire documenten, die gebruikt worden door de houder van een certificaat dat afgeleverd werd door een geaccrediteerde instelling, en dit voor zover dit overeenstemt met de activiteiten waarvoor het certificaat geldt. Het BELAC-logo mag slechts worden gebruikt door de houder van een certificaat, dat afgeleverd werd door een geaccrediteerde instelling, als:
het eigen logo en/of de benaming van de certificaathouder ook voorkomt op het document;
het samen wordt gebruikt met het logo en/of naam van de geaccrediteerde instelling;
het nummer van het accreditatiecertificaat van de instelling, dat het certificaat heeft afgeleverd, vermeld wordt onder het BELAC-logo;
de afmetingen kleiner blijven dan de afmetingen van het eigen logo en het logo van de geaccrediteerde instelling.
In geen geval mag het BELAC-symbool voorkomen op documenten van de certificaathouder, uitgegeven door een geaccrediteerd organisme in volgende gevallen:
op briefpapier met het briefhoofd voor algemene doeleinden;
op documenten die verband houden met activiteiten die niet gedekt worden door het afgeleverde certificaat.
Het gebruik van het BELAC symbool is niet toegestaan op producten en verpakkingen. De verwijzing naar de accreditatie mag maar gebeuren op documenten die betrekking hebben op producten waarvan de productieketen gedekt is door een instelling geaccrediteerd voor productcertificatie.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
55/97
6.10.3.
OCBS logo
Dezelfde regels als voor het BELAC logo zijn van toepassing. Het gebruik van het OCAB logo op de gecertificeerde producten en hun verpakking is echter toegestaan.
6.11. Afgifte van technische goedkeuring Het OCBS maakt deel uit van het Belgische net dat de Europese technische goedkeuringen aflevert (BUtgb). Het is het Belgische contactpunt onder meer in de volgende gebieden:
Verankeringen van voorspanwapening;
Voorspansystemen.
6.12. Samenwerkingsakkoorden Wanneer het OCBS optreedt als gemandateerde door een buitenlandse certificeringsinstelling, dient het eveneens de toepassingsdocumenten van die instelling te eerbiedigen. Deze documenten worden expliciet vermeld in het betrokken samenwerkingsakkoord. Een lijst van deze documenten wordt in de procedure van het beheer van de betrekkingen met de betrokken instelling hernomen: Bijlagen 9.05, 9.06 en 9.07.
6.13. Normatieve en reglementaire nazichten, beleid van de slapende activiteiten In verband met het beheer van de draagwijdte van de erkenning, voert OCBS een nazicht uit van de normen en reglementen zoals beschreven in de procedures in Bijlage 9.19. Dit nazicht betreft het geheel van de activiteiten, los van het volume aan activiteiten in elke betrokken sector. De bijlage 9.19 beschrijft eveneens de procedure voor het beleid van de slapende activiteiten (behoud of verlaten).
6.14. Ontwikkeling van nieuwe activiteiten De ontwikkeling van nieuwe activiteiten wordt beoordeeld door de voorzitter van OCBS op basis van de stand der techniek, van de noden of de vragen van de markt, van suggesties uitgebracht door een lid van een orgaan van OCBS (comité of technisch bureau) of van mogelijke uitbreidingen van de activiteiten van OCBS in elk potentieel verkiesbaar domein. De beslissing over de ontwikkeling van nieuwe activiteiten behoort toe aan de raad van bestuur. Het opzetten van nieuwe activiteiten behoort toe aan het betrokken technisch bureau. Indien nodig wordt een aanvullend technisch bureau gecreëerd. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
56/97
Het technisch bureau maakt de voorstellen op van de nodige documenten. Het adviescomité onderzoekt deze, brengt een mening of aanbevelingen uit en indien nodig optimaliseert deze documenten. De gefinaliseerde documenten worden door het technisch bureau aan OCBS overgemaakt voor onderzoek en goedkeuring door de raad van bestuur of voor verzoek tot aanvullende aanpassingen door het technisch bureau.
7. Personeel Het personeel moet totaal onafhankelijk zijn ten overstaan van diegenen die een rechtstreeks belang hebben bij de certificatie in de zin van artikel 6 van de wet op de overheidsopdrachten. De verschillende functies worden beschreven onder de activiteitsgebieden, in functie van de situatie in instellingen, van de verantwoordelijkheden en vereiste diploma beschreven. Elk personeelslid van het OCBS bezit een dossier dat als volgt is samengesteld:
Curriculum
vitae
omvattend,
onder
meer,
nominatieve
personalia,
geboortedatum,
schoolopleiding, professionele bevoegdheden en specialisaties, details over vorige en lopende werkzaamheden, lijst van taken, deelname aan comités, organisaties en taken van professionele aard, publicaties, octrooien;
Kopie van de ontvangen diploma's en professioneel statuut;
Kopie van de ontvangen aanvullende opleidingsattesten;
Als al de informatie nog niet in het C.V. zit, een document met een jaarlijkse update van de bevoegdheden en activiteiten in verband met de certificatie, de normalisatie, eventueel audits, de professionele studiegebieden in verband met de activiteiten van het OCBS (studiegebieden van met name technische, organisatorische, commerciële, beroepsethische, juridische, boekhoudkundige, financiële aard).
Evaluatie van de competenties
Controle van de prestaties
De datum van de actualisering van elke informatie
Deze dossiers worden intern beheerd voor het personeel van OCBS en voor de leden van de diverse comités. De geaccrediteerde onderleveranciers hebben de verantwoordelijkheid voor de actualisering van de documentatie over hun personeel volgens dezelfde modaliteiten.
7.1. Voorzitter Beschrijving van de activiteiten: het dagelijkse beheer van het OCBS waarborgen, op de naleving van de statuten, het kwaliteitshandboek en de regelgeving toezien, het personeel van het OCBS beheren, de raad van bestuur en de algemene vergadering voorzitten, het OCBS promoten bij de potentiële gebruikers van de BENOR en CE merken, het OCBS vertegenwoordigen bij de nationale en
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
57/97
internationale organisaties die banden met de activiteiten van het OCBS hebben, de financiële beleggingen van het OCBS in overleg met de raad van bestuur beheren. Situatie in de instelling: hij wordt door de raad van bestuur onder zijn leden aangewezen, hij brengt verslag uit aan de algemene vergadering, hij heeft zeggenschap over het personeel van het OCBS. Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: ondertekenaar van elk document dat het OCBS wettelijk of financieel bindt. Vereist diploma: Burgerlijk ingenieur of gelijkwaardig28 Kwalificaties: inherent aan die van een beheerder. Vereiste basisopleiding: deelname aan minstens vier raden van bestuur en een algemene stage bij het OCBS van 120 uur die vrij verdeeld wordt over de vorige voorzitter, de ondervoorzitters, de secretaris en de kwaliteitsverantwoordelijke.
7.2. Ondervoorzitter Beschrijving van de activiteiten: de voorzitter vervangen in geval van afwezigheid. Situatie in de instelling: hij wordt door de raad van bestuur onder zijn leden aangewezen, hij brengt verslag uit aan de algemene vergadering. Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: medeondertekenaar van elk document dat het OCBS wettelijk of financieel bindt. Vereist diploma: burgerlijk ingenieur of equivalent. Kwalificaties: inherent aan die van een beheerder. Vereiste basisopleiding: deelname aan minstens twee raden van bestuur en een algemene stage bij het OCBS van 40 uur die vrij verdeeld wordt over de voorzitter, de ondervoorzitters, de secretaris en de kwaliteitsverantwoordelijke.
7.3. Vertegenwoordiger van een lid van de algemene vergadering Beschrijving van de activiteiten: de voorbehouden taken, aan de leden van de algemene vergadering volgens de statuten, aanvaarden.
28
Als gelijkwaardig aan een burgerlijk ingenieur worden aanzien: een industrieel ingenieur die meer
dan vijf jaar ervaring heeft in de betrokken sector of iemand met een wetenschappelijk, universitair diploma die over de vereiste competentie beschikt. In deze gevallen, wordt de gelijkwaardigheid, door het certificatiecomité, op basis van het curriculum vitae dat de competenties van de persoon beschrijft, beoordeeld; het besluit van het certificatiecomité wordt in eer en geweten genomen en hoeft niet gemotiveerd te worden. In andere gevallen, dient de gelijkwaardigheid gevraagd en aangetoond te worden in het curriculum vitae en een kwalificatiedossier van de persoon; dit wordt door het certificatiecomité beoordeeld; het besluit van het certificatiecomité wordt in eer en geweten genomen en hoeft niet gemotiveerd te worden. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
58/97
Situatie in de instelling: hij wordt aangewezen door het lid, als rechtspersoon, om het te vertegenwoordigen tijdens de volgende algemene vergadering bij het OCBS Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: geen enkel. Vereist diploma: geen enkel. Kwalificaties: naar het oordeel van het lid van OCBS die de persoon aanduidt, wetende dat dit lid dient te beschikken over voldoende economische en gerechtelijke kennis en over het beheer van een vereniging zonder winstoogmerk. Vereiste basisopleiding: geen enkel.
7.4. Beheerder Beschrijving van de activiteiten: het beheer van het OCBS aanvaarden en met name: de afkondiging van de regelgeving en de technische voorschriften, de validatie van de voorziene directiebeoordelingen voor het systeem van de kwaliteitsborging, het onderzoek naar het beroep en de klachten, de follow-up van de acties (jaarlijks plan), de aanduiding van de keuringsinstellingen en proeven, de validatie van de beslissingen van toekenning, van opschorting en van intrekken van gebruik van het overeenstemmingsmerk en de eventuele sancties tegen de gebruikers van het merk, de vaststelling van de tarieven van de rechten en retributies van de leden en de keuringsinstellingen van het OCBS, het beheer omtrent het erfdeel van het OCBS. Situatie in de instelling: hij wordt door de algemene vergadering, op voorstel van het lid dat hij vertegenwoordigt, aangewezen; hij ontvangt alle noodzakelijke informatie van de voorzitter en de kwaliteitsverantwoordelijke om zijn taak te kunnen vervullen . Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: hij heeft de uiteindelijke verantwoordelijkheid over elke handeling die door de leden van het OCBS wordt gemaakt en die door de raad van bestuur bekrachtigd dient te worden en met name: de toekenning, de afschaffing of het intrekken van gebruik van het merk, de sancties tegen de gebruikers van het merk, de afkondiging van de regelgeving en de technische voorschriften, de aanduiding van de keuringsinstellingen en de laboratoria, het invoeren van een structuur die aan de Europese normen beantwoordt. Vereist diploma: geen enkel, de verantwoordelijkheid betreffende de bekwaamheid van de beheerders is ten laste van algemene vergadering die deze kiest. Kwalificaties: theoretische kennis van één of meer van de gebieden van activiteiten van het OCBS, kennis van de economische en gerechtelijke procedure en van het beheer van een vereniging zonder winstoogmerk, kennis van de Europese reglementering betreffende de kwaliteit van de materialen, aan de certificatie, aan de kwaliteitsborging. Vereiste basisopleiding: geen enkel.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
59/97
7.5. Expert Beschrijving van de activiteiten: De expert staat de raad van bestuur bij met raad of advies die hij geeft op basis van zijn specifieke competenties en naar aanleiding van specifieke vragen of problemen of punten die aangehaald worden op de agenda van de raad van bestuur. Situatie in de instelling: hij wordt door de voorzitter van de raad van bestuur aangewezen; hij woont de vergaderingen van de raad van bestuur bij en maakt aldus deel van de raad uit; hij komt tussen op specifieke vraag van de voorzitter. Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: de verantwoordelijkheid is strikt beperkt tot de plicht om ter goeder trouw advies uit te brengen aan de raad van bestuur. Vereist diploma: geen enkel, de verantwoordelijkheid betreffende de bekwaamheid van de experten is ten laste van voorzitter die deze benoemt. Kwalificaties: wetenschappelijke en technische kennis in de specifieke gebieden waarin het OCBS activiteiten heeft en de expert werkt. Vereiste basisopleiding: geen enkel.
7.6. kwaliteitsverantwoordelijke Beschrijving van de activiteiten: de kwaliteitsverantwoordelijke is belast met de organisatie en het beheer van het kwaliteitborgingssysteem van het OCBS overeenkomstig de norm NBN EN 45011 en de van kracht zijnde BELAC-documenten. Hij krijgt opdracht van de raad van bestuur voor -na akkoord van de voorzitter over de financiële implicaties-: de nodige interne audits uit te voeren, of te laten voeren, voor het goede functioneren van het systeem, de nodige stappen te zetten m.b.t. de accreditatie van het OCBS. De kwaliteitsverantwoordelijke is belast met oa.: het opstellen van het kwaliteitshandboek evenals het beheer ervan, zijn Bijlagen en procedures, de verdeling van de taken van de keuringsinstellingen, de deelname aan de technische bureaus om de naleving van de regels te controleren betreffende de kwaliteit binnen de toepassingsgrenzen van dit handboek en zijn Bijlagen, de interne audit van het OCBS, de verificatie van de overeenstemming van de accreditaties, door een bevoegde instantie, van de keuringsinstellingen en de laboratoria. Situatie in de instelling: de kwaliteitsverantwoordelijke brengt verslag uit over zijn activiteiten aan de voorzitter van de raad van bestuur. In verband met zijn activiteiten, heeft hij de bevoegdheid om elk document te onderzoeken en om aan elke vergadering of elke inspectietaak deel te nemen, die hem toelaten om zijn taak uit te oefenen. Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: de accreditatie van het OCBS verkrijgen en handhaven, de notificatie van het OCBS verkrijgen en handhaven, de interne audits regelmatig uitvoeren, aan de raad van bestuur een situatieverslag over de kwaliteitsaanpak evenals een jaarlijks actieplan voorleggen, zich van de naleving van de regels voor werking tijdens de hele certificatieprocedure verzekeren, zich van de naleving van de overeenstemming van de erkenningen van de toeleveranciers verzekeren. Vereist diploma: burgerlijk ingenieur of gelijkwaardig. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
60/97
Kwalificaties: een zeer goede kennis van de OCBS-activiteiten hebben, een zeer goede kennis van de Belgische en Europese certificatie hebben, een goede kennis van de procedures van kwaliteitszorg hebben, een ervaring van minstens één jaar in elk van de drie voornoemde gebieden hebben. Vereiste Basisopleiding: algemene stage binnen het OCBS van 80 uur die vrij verdeeld wordt over de voorzitter, de secretaris en de vorige kwaliteitsverantwoordelijke.
7.7. Secretaris Beschrijving van de activiteiten: hij is belast met het dagelijkse administratieve beheer van het OCBS en met name: het beheer van de inkomende en uitgaande post, het bijhouden van de dossiers van de licentiehouders, het onderzoek naar de administratieve overeenstemming van de dossiers van certificatievragen, de follow-up van de dossiers bij de certificatieprocedures en de naleving van de termijnen door de verschillende tussenkomsten, het bijhouden van de individuele dossiers van de OCBS-licentiehouders (direct of indirect), de organisatie en het secretariaat van de algemene vergaderingen, raden van bestuur, certificatiecomités, beroepcomités alsmede om het even welke andere vergadering op verzoek van de voorzitter of de kwaliteitsverantwoordelijkesborging uitgaat. Situatie in de instelling: hij hangt direct van de voorzitter af. Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: hij is het eerste contact met de certificatiekandidaten, het is er verantwoordelijk voor dat zij alle vereiste informatie krijgen om een certificatieverzoek in te dienen, hij wijdt een onderzoek naar de overeenstemming van de vraag alvorens het in te dienen bij de betrokken certificatie-instantie, hij is er verantwoordelijk voor dat de keuringsinstellingen alle informatie hebben teneinde hun toe te laten om hun taak zo goed mogelijk uit te oefenen is, hij beheert de accreditatiedossiers van de toeleveranciers van het OCBS: keuringsinstellingen en laboratoria, hij is belast met de naleving van de regels voor het handboek ter waarborging van de kwaliteit van toepassing op de administratieve activiteiten (beheer van post, archivering, informatica, informaticaveiligheid…), hij is belast met de update van de website van het OCBS, hij is belast met het beheer en de organisatie van de update van de interne documenten betreffende de activiteiten van het OCBS. Vereist diploma: bachelor. Kwalificaties: vertrouwd zijn met een administratieve organisatie, in staat zijn om te schrijven, gemakkelijk contacten opbouwen, de vertrouwelijkheid waarborgen, goede kennis van de organisatie in kwaliteitszorg, goede kennis van de activiteiten van Belgische en Europese certificatie, zeer goede kennis van de software WORD, EXCEL, POWERPOINT, in staat te zijn om Frans Nederlands en Engels te lezen, te begrijpen en zich erin uit te spreken, ervaring van minstens één jaar in gelijksoortige secretariaatswerkzaamheden. Vereiste basisopleiding: deelname aan minstens twee raden van bestuur en een algemene stage binnen het OCBS van 240 uur die vrij verdeeld wordt over de voorzitter, de vorige secretaris en de kwaliteitsverantwoordelijke.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
61/97
7.8. Lid van het certificatiecomité Beschrijving van de activiteiten: de behandeling van de certificatiedossiers, het nemen van courante certificatiebeslissingen (de toekenning, de schorsing, de intrekking op verzoek van een gebruiker van het merk), het bepalen van de sancties ten aanzien van de gebruikers van het merk, het regelen van belangenconflicten op het vlak van de certificatietaken. Situatie in de instelling: zijn benoeming wordt door de raad van bestuur goedgekeurd, hij rapporteert aan de voorzitter van het OCBS door zijn comité. Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: het nemen van beslissingen met het oog op het gunnen, weigeren of opschorten van certificatie, beslissen betreffende de sanctie „waarschuwing“ en tot de sancties „boete of versterkte controle“, „tijdelijke opschorting“, „intrekken“. Vereist Diploma: burgerlijk of industrieel ingenieur. Kwalificaties: over een zeer goede ervaring of bevoegdheid beschikken inzake de verschillende vakgebieden van OCBS, - eventueel - lid van de Raad van Beheer zijn als beheerder of deskundige, op de hoogte zijn van de eisen van openbare of particuliere opdrachtgevers. Vereiste Basisopleiding: algemene stage binnen het OCBS van 32 uur die vrij verdeeld wordt over de
voorzitter,
de
secretaris,
de
andere
leden
van
het
certificatiecomité
en
de
kwaliteitsverantwoordelijke.
7.9. Voorzitter van een technisch bureau Beschrijving van de activiteiten: de vergaderingen van het technisch bureau leiden, het opstellen van de notulen van de vergaderingen organiseren, rapporteren aan de voorzitter van het OCBS, het technisch bureau in de vergaderingen van de raad van bestuur vertegenwoordigen, lid zijn van het technisch bureau. Situatie in de instelling: hij wordt door de leden van het technisch bureau gekozen, zijn aanduiding wordt door de raad van bestuur gevalideerd. Hij brengt verslag uit bij de voorzitter van de raad van bestuur. Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: de problemen -die de keuringsinstellingen bij de uitvoering van hun taak ondervonden- verwoorden, de standpunten -die in de behandeling van de dossiers worden ingenomen- uniformiseren, de coördinatie van de keuringsinstellingen waarborgen, voorstellen betreffende technische reglementen -of hun wijzigingen- aan de raad van bestuur geven, elke wijziging van de lijsten van de licentiehouders in functie van de geldend certificaten voorleggen, oplossingen voor de problemen die bij de proeven worden ondervonden voorstellen, elk relevant advies, elke mogelijke verbetering van het certificatiesysteem, eventueel een schriftelijke interpretatie van de inspectieverslagen aan het certificatiecomité geven. Vereist diploma: Burgerlijk ingenieur of equivalent Kwalificaties: ervaring van minstens 3 jaar als lid van een technisch bureau, ervaring van minstens één jaar op het bevoegdheidsgebied van het technisch bureau.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
62/97
Vereiste Basisopleiding: algemene stage binnen het OCBS van 32 uur die vrij verdeeld wordt over de voorzitter, de secretaris en de kwaliteitsverantwoordelijke.
7.10. Lid van een technisch bureau Beschrijving van de activiteiten: aan de vergaderingen van het technisch bureau deelnemen om informatie uit te wisselen betreffende, onder meer, het verloop van de controles, de vastgestelde nietovereekomstigheden, de suggesties van de licentiehouders en in het algemeen alles dat tot de vermindering van de geschillen en/of de verbetering van het systeem kan bijdragen. Situatie in de instelling: het technisch bureau wordt door de raad van bestuur, die ook zijn activiteitengebied bepaalt, opgericht. Hij brengt verslag uit bij de voorzitter van het OCBS uit en zijn vertegenwoordiger (voorzitter van het technisch bureau) die deelneemt aan de vergaderingen van de raad. Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: de problemen -die de keuringsinstellingen bij de uitvoering van hun taak ondervonden- verwoorden, de standpunten -die in de behandeling van de dossiers worden ingenomen- uniformiseren, de coördinatie van de keuringsinstellingen waarborgen, voorstellen betreffende technische reglementen -of hun wijzigingen- aan de raad van bestuur geven, elke wijziging van de lijsten van de licentiehouders in functie van de geldend certificaten voorleggen, oplossingen voor de problemen die bij de proeven worden ondervonden voorstellen, elk relevant advies, elke mogelijke verbetering van het certificatiesysteem, eventueel een schriftelijke interpretatie van de inspectieverslagen aan het certificatiecomité geven. Vereist diploma: bachelor. Kwalificaties: zeer goede kennis van het bevoegdheidsgebied van het technisch bureau, controleur zijn van een keuringsinstelling die door het OCBS wordt erkend. Vereiste Basisopleiding: geen enkele specifieke opleiding bij het OCBS; basisopleidingen zijn de bevoegdheid van de keuringsinstelling die het lid van het technisch bureau vertegenwoordigt.
7.11. Interne auditeur Beschrijving van functies: de interne auditeur kan een lid van het OCBS zijn of een buitenlandse deskundige. Hij ontvangt als taak om een interne audit van het geheel of van een deel van de activiteiten van het OCBS uit te voeren. Hij stelt -na zijn taak- een verslag op over de audit waarin de aandacht gevestigd wordt op de zwakke punten die dreigen om de goede werking van het OCBS in gevaar te brengen, of om te leiden tot een verlies van zijn accreditatie. Situatie in de instelling: De interne auditeur ontvangt zijn taak, op voorstel van de kwaliteitsverantwoordelijke, direct van de raad van bestuur, door tussenkomst van een overeenkomst die door de voorzitter wordt ondertekend. Hij voert zijn taak uit in aanwezigheid van de kwaliteitsverantwoordelijke. Verantwoordelijkheid binnen de certificatie: niets Vereist diploma: geen bijzondere vereisten _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
63/97
Kwalificaties: zeer goede kennis van de Belgische en Europese certificatie, zeer goede kennis van de principes van de audits, zeer goede kennis van de BELAC-procedures, een opleiding bij BELAC of een instantie van EA gevolgd hebben. Indien er reeds een auditactiviteit, conform het BELAC-systeem -of gelijkwaardig-, werd uitgevoerd, wordt dit aanzien als een bijkomende kwalificatie. Indien deze reeds werd aangeduid door BELAC als auditeur om het OCBS-dossier te onderzoeken, wordt dit aanzien als een onverenigbaarheid. Vereiste basisopleiding: geen enkele vereiste basisopleiding, tijdens iedere audit wordt het specifieke OCBS-zwaartepunt ervan bepaald door de kwaliteitsverantwoordelijke.
7.12. Werkzaamheden van boekhouding De boekhouding wordt gewaarborgd door een boekhouder die door een lid van het OCBS wordt afgevaardigd (momenteel het Staal Industrie Verbond). De verificatie van de jaarrekening wordt verzekerd door de accountants zoals gesteld in de statuten en deze worden aangesteld door de algemene vergadering. Eventueel kunnen specifieke boekhoudkundige taken aan een extern kantoor toevertrouwd worden.
7.13. Inspectietaken De taken worden aan agenten van de volgende technische categorieën toegekend:
Burgerlijk ingenieurs of met gelijkwaardige competentie.
1.
Ontwikkeling van de technische regelgeving.
2.
Voorafgaande bezoeken bij de aanvragers van het certificatiemerk (bij de producenten) uitvoeren.
3.
Supervisie over de verslagen van voorafgaande onderzoeken en de controleverslagen.
4.
Deelname aan de technische bureaus.
Industrieel ingenieur of met gelijkwaardige competentie29.
1.
Periodieke controles van de producenten.
2.
Voorafgaande bezoeken bij de aanvragers van het BENOR-merk (bij verdelers en vlechtcentrales).
29
Als gelijkwaardig aan een industrieel ingenieur wordt aanzien: iemand met een hogeschooldiploma
(technisch domein) die meer dan vijf jaar ervaring heeft in de betrokken sector en de nodige kennis heeft. In dit geval wordt de gelijkwaardigheid, door het certificatiecomité, op basis van het curriculum vitae, dat de competenties van de persoon beschrijft, in eer en geweten genomen en hoeft dit niet gemotiveerd te worden. In andere gevallen, dient de gelijkwaardigheid gevraagd en aangetoond te worden in het curriculum vitae en kwalificatiedossier van de persoon; dit wordt door het certificatiecomité beoordeeld; het besluit van het certificatiecomité wordt in eer en geweten genomen en hoeft niet gemotiveerd te worden. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
64/97
3.
Opstellen van de verslagen van voorafgaande onderzoeken.
4.
Opstellen van de controleverslagen.
5.
Deelname aan de technische bureaus.
Controleurs van niveau A2 of met gelijkwaardige competentie.
1.
Controle van de verdelers.
2.
Assistent van de burgerlijk en industriële ingenieurs.
Elke taak kan door een agent van een hogere kwalificatie worden uitgevoerd. Alle agenten bezitten minimaal de kwalificatie die hierboven op het gebied van staal en de metalen producten, alsmede in die van de certificatie, wordt gespecificeerd. 7.13.1.
Kwalificatie van de agenten die van een instantie van inspectie afhangen
De keuringsinstelling neemt de volledige verantwoordelijkheid op betreffende de kwalificatie en de aanduiding van de agenten die taken voor het OCBS uitvoeren (het uitvoeren van deze verantwoordelijkheid door de keuringsinstelling valt in het normale toepassingsgebied van zijn eigen erkenning). 7.13.2.
Kwalificatie van de agenten die direct van OCBS afhangen
OCAB neemt volledig de verantwoordelijkheid van de kwalificatie en de aanduiding van de agenten op die taken van inspectie uitvoeren. De modaliteiten van deze kwalificatie worden in Bijlage 9.31 beschreven. 7.13.3.
Lijst
De lijst van de agenten en hun bevoegdheidsgebieden wordt in Bijlage 8.01 gegeven.
7.14. Plaatsvervangingen De plaatsvervangingen worden geregeld voor de verschillende functies van hoofdstuk 7. 7.14.1.
Voorzitter
De plaatsvervanging van de voorzitter op het niveau raad van bestuur wordt waargenomen door de oudste van de ondervoorzitters –- en op het niveau van de gedeelten van het dagelijks bestuur door:
de secretaris (administratieve vragen),
de voorzitters van de technische bureaus (technische vragen gerelateerd aan certificatie),
de kwaliteitsverantwoordelijke (administratieve vragen gerelateerd aan het volgen van de procedures), en
de boekhouder (commerciële en financiële vragen).
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
65/97
Deze plaatsvervanging worden opgestart na één maand van tijdelijke arbeidsongeschiktheid van de voorzitter waarbij deze verhinderd wordt om zijn rol effectief en objectief uit te oefenen. In het geval van een langdurige arbeidsongeschiktheid (meer dan zes maanden), heeft de raad van bestuur de bevoegdheid om een persoon of groep van werknemers te belasten met de andere taken van de voorzitter. In het geval van blijvende onbeschikbaarheid, heeft de raad van bestuur de verplichting om een persoon of groep van personen te belasten met taken overeenkomstig de eigen schikkingen zoals beslist door de raad. De kwaliteitsverantwoordelijk wordt belast met de afstemming van het handboek aan de nieuwe van kracht zijne bepalingen. 7.14.2.
Ondervoorzitter
Indien een ondervoorzitter meer dan één jaar niet beschikbaar is, benoemt de raad van bestuur een andere ondervoorzitter. 7.14.3.
Vertegenwoordiging in de algemene vergadering
De vertegenwoordiging in de algemene vergadering is de strikte en exclusieve verantwoordelijkheid van de leden van OCBS, het is aan hen om de noodzakelijke vervangingen te voorzien. 7.14.4.
Beheerder
Indien een beheerder meer dan één jaar niet beschikbaar is, duidt de algemene vergadering een andere beheerder aan. 7.14.5.
Expert
Indien een expert meer dan één jaar niet beschikbaar is, duidt de voorzitter een andere expert –indien nodig– aan. 7.14.6.
kwaliteitsverantwoordelijke
Indien de kwaliteitsverantwoordelijke tijdelijk niet beschikbaar is, worden zijn werkzaamheden overgenomen door de voorzitter, de secretaris en de externe auditeur. Indien noodzakelijk kan een lid van de raad van bestuur, of een externe specialist inzake kwaliteit, tijdelijk worden ingehuurd als consulent. 7.14.7.
Secretaris
Indien de secretaris tijdelijk niet beschikbaar is, worden zijn werkzaamheden overgenomen door de voorzitter, de boekhouder en een andere beschikbare secretaris die de voorzitter bijstaat. 7.14.8.
Lid van het certificatie comité
Indien een lid van het certificatie comité tijdelijk, en minder dan 3 maanden, niet beschikbaar is, wordt er niets ondernomen. Bij een langdurige onbeschikbaarheid, of een die verondersteld wordt langer te
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
66/97
duren dan drie maand, van een lid van het certificatie comité, stelt de voorzitter aan de raad van bestuur voor om een ander lid aan te benoemen. 7.14.9.
Voorzitter van een technisch bureau
Indien een voorzitter van een technisch bureau tijdelijk, en minder dan 3 maanden, niet beschikbaar is, wordt er niets ondernomen en wordt er verondersteld dat het voorzitterschap wordt overgenomen door de andere leden van het technisch bureau. Bij een langdurige onbeschikbaarheid, of een die verondersteld wordt langer te duren dan drie maand, van een voorzitter van een technisch bureau, duidt het technisch bureau een nieuwe voorzitter aan. 7.14.10. Lid van een technisch bureau Indien een lid van een technisch bureau tijdelijk, en minder dan zes maanden, niet beschikbaar is, wordt er, indien nodig, door de keuringsinstellingen een plaatsvervanger aangewezen. Bij een langdurige onbeschikbaarheid, of een die verondersteld wordt langer te duren dan zes maand, van een voorzitter van een technisch bureau, wordt er verplicht door de keuringsinstellingen een plaatsvervanger aangewezen. 7.14.11. Interne auditeur Indien de interne auditeur tijdelijk of definitief niet beschikbaar is, wordt er een externe auditeur aangewezen om de werkzaamheden van interne auditeur tijdelijk of definitief over te nemen. 7.14.12. Werkzaamheden van boekhouding Indien de boekhouder tijdelijk of definitief niet beschikbaar is, wordt de boekhouding overgelaten aan een externe firma.
8. Deontologie en ethiek 8.1. Belangenconflicten Elke persoon van het OCBS of de keuringsinstellingen is verplicht zich van elke taak te onthouden die een conflict tussen zijn eigenbelangen, rechtstreeks of onrechtstreeks, en inherente deontologie veroorzaakt aan het geheel, of een deel, van een taak inherent aan een certificatieproces. Worden als belangenconflict aanzien: de deelname aan een inspectie- of certificatietaak voor rekening van het OCBS en betrekking hebbend op een vennootschap waarvan men - persoonlijk of via familieof vriendschappelijke titels- verbonden is en dit in dergelijke mate dat deze het oordeel zou kunnen, of heeft kunnen, beïnvloeden. Indien een dergelijke situatie zich voordoet, dient de betrokken persoon bij eer en geweten, ofwel vooraf de taak te weigeren, ofwel eventueel achteraf de taak te annuleren die hij aanvaard had zonder zich bewust te zijn van de werkelijke link. De link met de maatschappij is
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
67/97
willekeurig en kan -met een niet-limitatieve lijst- bestaan uit een financieel belang, een familiale of vriendschappelijke link of een conflictrelatie met verantwoordelijken of personeelsleden. Worden als belangenconflict aanzien: de deelname aan een willekeurige taak voor rekening van elke instantie en betrekking hebbend op een vennootschap gerelateerd met het OCBS en dit in dergelijke mate dat deze het oordeel zou kunnen, of heeft kunnen, beïnvloeden. Indien een dergelijke situatie zich voordoet, dient de betrokken persoon bij eer en geweten, ofwel vooraf de taak te weigeren, ofwel eventueel achteraf de taak te annuleren die hij aanvaard had zonder zich bewust te zijn van de werkelijke link. De link met de maatschappij is willekeurig en kan -met een niet-limitatieve lijst- een vennootschap omvatten die binnen een orgaan van het OCBS wordt vertegenwoordigd, waarin de betrokkene eveneens lid is Dergelijke gevallen van potentiële conflicten worden bestudeerd en jaarlijks opgesomd in het specifieke dossier van de potentiële conflicten.
8.2. Verklaring van vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid Elk lid van het OCBS, evenals de betrokkenen van de keuringsinstellingen, zijn verplicht om een vertrouwelijkheids- en onafhankelijkheidsverklaring in te vullen volgens het model dat in Bijlage 9.09 of volgens elk gelijkaardig document, en dit in de taal van zijn taalregime. Het secretariaat van het OCBS archiveert en beheert deze verklaringen voor wat de leden van de raad van bestuur en het personeel van het OCBS betreft. De keuringsinstellingen en de beproevingslaboratoria organiseren het beheer van de fiches van hun personeel. Het OCBS heeft het recht om de toepassing van dit beheer te controleren. De leden van OCBS mogen voor de producten betrokken bij de certificatie geen raadgevende prestaties uitvoeren noch in de twee jaren voorafgaand aan hun aanstelling raadgevende prestaties uitgevoerd hebben. De onderleveranciers van OCBS verbinden zich ertoe dat hun personeel dezelfde voorwaarden respecteren. De KB-verantwoordelijke verwittigt de raad van bestuur bij elke afwijking die hij bij zijn activiteiten zou vastgesteld hebben of waarvan hij op de hoogte zou zijn. Wanneer een persoon die een vertrouwelijkheidsverklaring heeft ingevuld het systeem verlaat, is deze verplicht zijn verplichtingen te eerbiedigen gedurende een termijn van vier jaar.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
68/97
8.3. vertrouwelijkheidsbeleid Behalve door OCBS gepubliceerde informatie en als dusdanig vermeld in het kwaliteitshandboek zijn alle andere materies a priori vertrouwelijk.
8.4. Verantwoordelijkheid van het vertrouwelijkheidsbeleid De naleving van de vertrouwelijkheid impliceert de verantwoordelijkheid van de natuurlijke personen die de vertrouwelijkheidsverklaringen ondertekenen en die van de rechtspersonen die voorgenoemde in dienst hebben. In geval van dwingende redenen die omwille van welke reden dan ook worden opgelegd die de openbaarmaking van vertrouwelijke gegevens vereisen30, zijn de natuurlijke persoon die dit recht uitoefenen en eventueel de verantwoordelijke rechtspersonen voor deze, zonder ander vorm van proces, automatisch en volledig ontslagen ten aanzien van de verantwoordelijkheid van de naleving van de vertrouwelijkheid van de betrokken gegevens. Indien er juridische stappen worden genomen, licht het OCBS de geaffilieerde schriftelijk in dat het desbetreffende dossier werd ingekeken en/of meegenomen door de bevoegde instanties.
9. Opleiding van het personeel De ingenieurs of de medewerkers met gelijkwaardige competentie zijn ofwel leden van nationale of internationale commissies betreffende de gecertificeerde producten en de certificering, ofwel zijn ze op de hoogte van de werkzaamheden van deze commissies. De personeelsleden nemen regelmatig deel aan opleidingssessies of aan conferenties in de betrokken vakgebieden, zowel binnen als buiten de instellingen. Het is de verantwoordelijkheid van elke keuringsinstelling afzonderlijk om de opleiding van zijn personeelsleden voor de activiteiten van certificering volgens ISO 17065 te waarborgen. Het OCBS is belast met de interne opleiding van de secretaris en de boekhouder met name op de evolutie van de wetgeving en de reglementering.
30
externe audit, rechterlijke actie, fiscale controle, …
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
69/97
10.
Beheer van de documenten en wijzigingen
10.1. Algemene bepalingen betreffende het documentenbeheer De documenten die opgelegd worden door het kwaliteitbeheerssysteem worden beheerd door de volgende bepalingen 10.1.1.
Goedkeuring van de geschiktheid van de documenten vóór verdeling
De documenten van het hiërarchisch niveau 1 worden door de algemene vergadering goedgekeurd. De documenten van de hiërarchische niveaus 2 en 3 worden door de raad van bestuur goedgekeurd. De documenten van de hiërarchische niveaus 4 en 5 worden door de voorzitter van de raad van bestuur goedgekeurd. De goedkeuringsvermelding wordt op eerste bladzijde van de documenten aangegeven. 10.1.2.
Herziening, actualisering, opstelling van nieuwe documenten
De herzieningen, actualiseringen of nieuwe documenten worden voorgesteld door de technische bureaus, de voorzitter of de kwaliteitsverantwoordelijke en ter goedkeuring voorgelegd aan het bevoegde orgaan. De herzieningen en actualiseringen van bestaande documenten alsook de publicatie van nieuwe documenten worden geregeld met name door het opvolgen van normen, de actualisering van de algemene regelgeving van de BENOR en CE merken, de actualisering van verbonden reglementen, wijzigingen van logistieke aard. De verschillende documenten van OCBS worden in een EXCEL bestand opgesomd dat met name de index en de datum van de laatste herziening aangeeft. Een indicator activeert zich zodra de termijn vijf jaar overschrijdt en stelt de vraag naar een eventuele revisie. Een onafgebroken onderzoek naar de actualiteit van de toepassingsdocumenten is aldus beschikbaar. Eens per jaar, bij voorkeur tijdens het derde kwartaal, gebruikt de voorzitter of zijn vertegenwoordiger dit instrument om de documenten op te zoeken die het onderwerp van een herziening kunnen zijn. Elk document dat als verouderd wordt beschouwd, wordt ter herziening voorgesteld en met het oog hierop in een specifieke kolom aangemerkt. Elk document dat nog actueel wordt beschouwd, wordt bevestigd en overeenkomstig gemerkt.. Deze beoordelingsronde wordt in de raad van bestuur gepresenteerd bij het agendapunt betreffende de documenten en de voorstellen worden bij beslissing gefinaliseerd. Het administratieve secretariaat is in dit kader belast met de volgende taken: _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
70/97
Opmaak van het document,
Vertaling van het document door zijn eigen zorgen, door een lid van een keuringsinstelling of door een vertaaldienst,
Overdracht van het ontwerp van het document aan de betrokken instantie voor verificatie of eventuele
raadpleging
(technisch
bureau,
voorzitter,
kwaliteitsverantwoordelijke,
certificatiecomité) en goedkeuring (raad van bestuur of algemene vergadering) 10.1.3.
Wijzigingen en statuut van de geldende versie van de documenten
De versies van de documenten worden door een herzieningsindex of door een datum van uitgave geïdentificeerd. 10.1.4.
Beschikbaarheid van de relevante versies van de toepassingsdocumenten
De relevante versies van de geldende documenten zijn beschikbaar op de website van het OCBS (www.ocab-ocbs.com) en dit met de toegangsvoorwaarden die onder de paragraaf betreffende de structuur van de documenten gegeven worden. 10.1.5.
Leesbaarheid en identificatie
De digitale documenten blijven leesbaar en gemakkelijk identificeerbaar. 10.1.6.
Externe documenten
De documenten van externe oorsprong worden geïdentificeerd ofwel door hun origineel formaat ofwel door het verwijzen naar hun bron. Buiten de normen, zijn de nuttige documenten voor de certificering eveneens beschikbaar op de website van het OCBS. 10.1.7.
Vervallen documenten
De vervallen documenten worden gearchiveerd op dragers die alleen toegankelijk zijn voor de voorzitter, de kwaliteitsverantwoordelijke en de administratieve secretaris.
10.2. Formaat van de documenten De documenten worden op papier of elektronisch bewaard. De documenten worden elektronisch, in “pdf”-formaat, bewaard wanneer het gaat om vaste documenten of documenten die in een versie bestemd voor de verdeling of de archivering worden uitgegeven. De documenten worden elektronisch in een bewerkbaar “doc”-, “xls”-, “ppt”-, …-formaat bewaard wanneer het gaat om werkdocumenten, evolutieve documenten (dagoverzichten, listings, …) of om nuttige basisdocumenten voor de uitgave van herzieningen of van andere documenten.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
71/97
De overgang van een papieren naar elektronische versie van een bepaald document vereist geen herziening van het kwaliteitshandboek. De elektronische versie van de documenten is beschikbaar op de computer van de administratieve secretaris. Een back-up van deze computer en van zijn server wordt gegarandeerd (zie hoofdstuk 10.5).
10.3. Indexering van de documenten Alle documenten die door het OCBS worden opgesteld, dragen een merk of een nummer dat in een specifiek bestand voor de documenten wordt vastgelegd. Alle nieuwe of gewijzigde documenten dragen, behalve hun merk of nummer van registratie, de maand en het jaar van hun publicatie, alsmede eventueel de verwijzing en de datum van de goedkeuring door de bevoegde instanties.
10.4. Archivering van de documenten De huidige of vervallen versies van de documenten worden bij de administratieve dienst van het OCBS gearchiveerd. Deze is belast met de archivering:
van het kwaliteitshandboek en zijn Bijlagen,
certificeringsdocumenten van de gebruikers van het merk (aanvraag van de producent of de verdeler, toegekende vergunningen van gebruik, briefwisseling betreffende de geschillen en de klachten),
inspectiedocumenten betreffende de gebruikers van het merk (voorafgaande proefverslagen, syntheses van de resultaten van de proeven van autocontrole, resultaten van de proeven van jaarlijkse verificatie, verslagen van periodiek onderzoek31),
briefwisseling,
boekhouddocumenten.
De archiveringstermijn bedraagt tien jaar.
10.5. Bescherming van de informaticadocumenten De elektronische documenten worden behoorlijk bewaard en minstens drie keer per week onderworpen aan de volgende beschikkingen: 31
Sinds de oprichting van het OCBS en tot eind 2008, heeft het secretariaat van het OCBS de taak
gehad om bij het Bureau SECO het origineel of een kopie van alle ontvangen documenten van de keuringinstellingen of de gebruikers van het merk in te dienen om een volledige archivering toe te laten. Vanaf 2009 wordt de archivering door het OCBS zelf op informaticabasis verzekerd. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
72/97
1.
een eerste bewaring wordt op een externe harde schijf uitgevoerd en in een brandvrije koffer, gelegen in het kantoor van het OCBS, bewaard;
2.
een tweede bewaring wordt op een externe server uitgevoerd, de toegang hiertoe is geregeld per commercieel contract dat gesloten werd met een organisme dat gehouden is aan de confidentialiteit en de bewaring betreffende de gegevens.
10.6. Lijst van de gebruikers De voorzitter van de raad van bestuur laat minstens eens per jaar een uitgave, of een update, van de lijst van de licentiehouders opmaken. Deze lijst bevat de coördinaten van de licentiehouder en de referenties van de gecertificeerde producten. De lijst van gebruikers omvat verschillende delen:
Lijst van de gebruikers van het merk voor gewalste staalproducten en getrokken draad,
Lijst van de gebruikers van het merk voor gelaste wapeningsnetten,
Lijst van de gebruikers van het merk voor de tralieliggers,
Lijst van de verdelers van BENOR-producten,
Lijst van verdelers-bewerkers van BENOR-producten
Lijst van de gebruikers van het merk voor voorspanstaal,
Lijst van de producenten gemachtigd om de CE-markering aan te brengen.
Voorbeelden van lijsten worden in Bijlage 11 opgenomen. De geldende lijsten zijn op de website van het OCBS te raadplegen. In het geval van een opschorting, intrekking of beperking van certificaat,
De gebruikers die het onderwerp zijn van een opschorting worden tot het eind van hun opschorting vermeld.
De gebruikers die het onderwerp zijn van een intrekking worden gedurende één jaar na de datum van intrekken vermeld.
De gebruikers die het onderwerp zijn van een beperking van het certificaat van de gecertificeerde producten worden gedurende één jaar na de beperkingsdatum vermeld.
De gebruikers die uit eigen hoofde een verzoek tot intrekking van hun certificaat hebben gevraagd en een verklaring hebben afgelegd volgens dewelke zij geen door OCBS gecertificeerde producten meer zullen leveren, worden onmiddellijk verwijderd uit de lijst van gecertificeerde producenten.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
73/97
Ingeval van faling wordt de gebruiker onmiddellijk verwijderd uit de lijst. Verdeling blijft niettemin toegestaan gedurende zes maanden.
Ingeval van concordaat blijft de gebruiker behouden voor zolang de controlebezoeken verder mogen uitgevoerd worden. Voorafgaande betaling ervan wordt evenwel geëist. Als de bezoeken niet kunnen doorgaan wordt de gebruiker onmiddellijk verwijderd uit de lijst. Verdeling van producten gemaakt voorafgaand aan het laatste bezoek blijft niettemin toegestaan gedurende zes maanden.
De technische bureaus stellen de wijzigingen van de lijsten voor aan het administratieve secretariaat op basis van:
de evolutie van de toekenningen tot het gebruik;
inlichtingen die door de gebruikers aan de keuringsinstellingen of het OCBS worden verstrekt.
De voorzitter van de raad van bestuur staat de wijzigingen en de uitgave van een nieuwe lijst, of deel van lijst, toe.
10.7. Reglementen van certificering en technische voorschriften De redactie van, of de wijziging aan, certificeringsreglementen en de technische voorschriften van het OCBS worden door de technische bureaus op verzoek van de raad van bestuur uitgevoerd. Zij worden aan het oordeel van de raad van bestuur voorgelegd en moeten de goedkeuring of de registratie van de bevoegde instanties desgevallend ontvangen.
10.8. Verdeling De nieuwe of herziene en goedgekeurde documenten worden op de website van het OCBS gepubliceerd. De verspreiding van documenten wordt per post of e-mail gedaan. De verdeling van alle kwaliteitsdocumenten (handboek en zijn Bijlagen) gebeurt aan de volgende fysieke of rechtspersonen:
Leden van de raad van bestuur van het OCBS (beheerders en deskundigen),
Keuringsinstellingen en hun betrokken personeelsleden.
Al de certificeringsdocumenten (Bijlagen 3, 4, 5, 6) worden verdeeld aan de gecertificeerde producenten en verdelers. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
74/97
Al de documenten in verband met proeven worden verdeeld aan de erkende laboratoria. De gecontroleerde verdeling van het kwaliteitshandboek, en zijn Bijlagen, gebeurt volgens de noodwendigheden en onder toezicht van de kwaliteitsverantwoordelijke. Een niet-gecontroleerde verdeling is toegelaten volgens de noodwendigheden en op beslissing van de voorzitter of de kwaliteitsverantwoordelijke van het OCBS. De lijsten van de betrokkenen zijn, per groep, beschikbaar in de Bijlagen van dit handboek en worden up-to-date gehouden. De documenten worden verstuurd langs elektronische weg met het volgend ontvangstbericht:
Ik bezorg u hierbij in Bijlage de herziene versie van het (de) document(en) van het kwaliteitssysteem van het OCBS: ‘‘volledige lijst van het (de) betrokken document(en)“.
Gelieve tot de vervanging van het betrokken document over te gaan en om ontvangst van dit bericht te bevestigen.
Dit bericht van ontvangst betekent dat u tot het toepassen van de nieuwe versie van elk betrokken document overgaat en dat u elk betrokken vervallen document vernietigt of archiveert.
Indien noodzakelijk is de overdracht per post, als alternatief, mogelijk. Elke bestemmeling is aldus verplicht om de laatste geldende documenten toe te passen.
10.9. Van toepassing zijnde normen Het OCBS verwittigt zijn leden en zijn gebruikers evenals de betrokken keuringsinstellingen en laboratoria van de wijzigingen aan de van toepassing zijnde normen. De betrokken personeelsleden van de keuringsinstellingen hebben tot hun beschikking, via de instantie waartoe zij behoren, de recentste technische documenten over de betrokken normen of bijhorende documenten die door instanties van normalisatie worden uitgegeven.
10.10. Beheer van de briefwisseling 10.10.1. Beheer van de post De UITGAANDE stukken worden genoteerd, met nummers en datum, in een uitgangsbestand. De BINNENKOMENDE stukken worden genoteerd, met nummers en datum, in een ingangsbestand.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
75/97
De brieven die bij het OCBS binnenkomen, worden door het secretariaat in het ingangsbestand geregistreerd. Deze worden voorzien van een datumstempel, door een automatische stempel, met de datum van de dag van ontvangst en met een inkomend nummer. De brief wordt in het ingangsbestand met de volgende gegevens geregistreerd:
minstens o
datum binnenkomst,
o
volgnummer,
o
afzender,
o
verwijzing/referentie,
eventueel o
onderwerp,
o
Bijlagen,
o
indeling,
o
kopie aan.
De brief en zijn eventuele Bijlagen worden door het secretariaat onderzocht en beschikbaar gesteld aan de voorzitter met het oog op hun lezing (deponeren in de inbox of overdracht met de post of elektronisch). Elke Bijlage bij een brief of elk document waarvan het verband met bovengenoemde brief niet duidelijk zou zijn, is het onderwerp van een aparte registratie. Reclame, tijdschriften, informatieve omzendbrieven die buiten het kader van de activiteiten van het OCBS vallen, worden niet ingeschreven. Alle documenten die bij het OCBS binnenkomen, worden in de inbox gedeponeerd. De voorzitter kan indien noodzakelijk elk document dat binnen een van de voornoemde categorieën valt, die hij toch nuttig zou vinden om te registreren, laten registreren. De uitgaande briefwisseling van het OCBS, draagt minstens de handtekening van de voorzitter en wordt vanuit de zetel verzonden. De brieven onder de exclusieve bevoegdheid van het dagelijks bestuur van de certificering kunnen echter als enige handtekening deze van de secretaris dragen; deze die onder de kwaliteitsborging vallen, kunnen de handtekening van de verantwoordelijke KB dragen. Elke brief draagt een referentie en vermeldt onderaan de bladzijde de lijst van zijn eventuele Bijlagen. Elke brief die door het OCBS wordt verzonden, wordt geregistreerd in het uitgangsbestand van de post met de volgende gegevens:
minstens o
datum van verzending,
o
referentie van het OCBS,
o
bestemmeling,
eventueel
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
76/97
o
onderwerp,
o
Bijlagen,
o
kopie aan,
o
verwijzing naar de eventuele brief waarop deze brief zou antwoorden (het OCBS nr. van registratie bij het binnenkomen).
De in – of uitgaande post van het OCBS wordt in chronologische volgorde in opbergmappen volgens thematische criteria gearchiveerd (Producent X, Verdeler Y, Instelling Z, Bureau NN, Commissie, …). Met name in de eigen dossiers van een producent of een verdeler worden de volgende documenten gearchiveerd:32 vragen en dossiers van goedkeuring (eerste toekenning en uitbreiding), de dossiers betreffende de controles, de dossiers betreffende de geschillen en de bezwaren. 10.10.2. Beheer van de elektronische post Elke mail die van OCBS weggaat, bevat als verwijzing de beknopte beschrijving van het onderwerp (beslissingsvraag, zending van documenten, bijeenroepen van een vergadering,…) eventueel voorafgegaan door een codificatie van minstens drie cijfers (met name die van het referentienummer van het aangesloten lid). De elektronische post van het OCBS wordt ontvangen en verstuurd vanaf een eigen server en middels een specifieke software. Elke elektronische post die direct door de voorzitter of zijn vertegenwoordiger vanaf een andere server wordt verstuurd, wordt eveneens in kopie aan OCAB gestuurd. Deze post wordt automatisch en periodiek gearchiveerd door de software. Deze maatregelen waarborgen de beheersing van de elektronische post met betrekking tot archivering en naspeurbaarheid van zijn chronologie en zijn inhoud.
11.
Classificatie
van
de
niet-overeenkomstigheden
en
opmerkingen De niet-overeenkomstigheden die bij de controle van de gebruikers (BENOR-merk en CE-markering) worden vastgesteld, worden als volgt geclassificeerd.
32
volgens § 10.4 “Archivering van de documenten”
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
77/97
11.1. Belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO A) Een dergelijke niet-overeenkomstigheid houdt in dat ofwel de producten die op de markt kunnen komen of het ingevoerde systeem niet voldoet aan de gestelde certificatiecriteria. Een dergelijke niet-overeenkomstigheid brengt dus de kwaliteit van de producten die op de markt komen meteen in gevaar of tast de effectiviteit van het FPC-systeem aan. Het gaat bijvoorbeeld over:
voor de producenten, het op de markt brengen van producten die niet-overeenkomstig zijn met de normen of niet gecontroleerd worden volgens de OCBS-regelgeving;
voor de verdelers, het bezit, de levering of het op de markt brengen van niet-conforme producten ofwel vanuit het standpunt van de kwaliteit, ofwel vanuit het standpunt van de identificatie.
11.2. Minder belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO B) Een dergelijke niet-overeenkomstigheid bestaat uit een toevallige fout en beperkt zich tot een afgebakende activiteit. Zo’n niet-overeenkomstigheid kan op termijn dus de kwaliteit van de producten die op de markt komen in gevaar brengen of de effectiviteit van het FPC-systeem aantasten. De minder belangrijke niet-overeenkomstigheden hebben niet direct invloed op de kwaliteit van het gecertificeerde product. Zij hebben meestal een administratieve vorm. Een opeenstapeling van minder belangrijke niet-overeenkomstigheden over hetzelfde thema kan een grote lacune blootleggen en moet derhalve als een belangrijke niet-overeenkomstigheid beschouwd worden.
11.3. Opmerking (O +*) Een opmerking duidt op een specifieke tekortkoming en vormt geen reële niet-overeenkomstigheid. Zij wordt desalniettemin toch aan de gebruiker gegeven ter zijner informatie en kan het onderwerp worden van een toekomstig aandachtspunt bij een latere controle.
11.4. Aanbeveling (A +) Een aanbeveling wordt ter informatie aan de gebruiker gegeven, en moet dan ook duidelijk als dusdanig geïdentificeerd worden teneinde elke verwarring met een niet-overeenkomstigheid of een opmerking te vermijden.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
78/97
11.5. Te geven gevolgen en eisen voor het invoeren van de acties ter verbetering Hoofdstuk 17 geeft de referentieschemas voor het beheer van de niet-overeenkomstigheden en preciseert de te eerbiedigen termijnen. De
niet-overeenkomstigheden
worden
schriftelijk
op
de
geldende
fiches
genoteerd.
Het
keuringsorganisme stelt de fiches van niet-overeenkomstigheden op, laat ze tekenen door de verantwoordelijke van de gebruiker voor het einde van het bezoek ofwel direct na vaststelling van de niet-overeenkomstigheid. Ingeval de fiche getekend is voor het einde van het bezoek beschikt de gebruiker om opmerkingen aan het keuringsorganisme over te maken. Ingeval de verantwoordelijke van de gebruiker weigert de fiche te ondertekenen of opmerkingen maakt, wordt de fiche aan OCBS overgemaakt. Het secretariaat contacteert de gebruiker met de vraag om de redenen van de weigering tot tekenen mee te delen of om de opmerkingen meer te preciseren. De fiche en de eventuele redenen worden voorgelegd aan het certificatiecomité voor een eventuele beslissing tot sanctie. Elke verbeterde niet-overeenkomstigheid is het onderwerp van een bijzondere opvolging bij het volgende bezoek na de uitvoering van de verbeteringsactie. Elke herhaling van de betreffende karakteristiek bij dit of bij een volgende bezoek kan de opmaak van een NO-A fiche met zich meebrengen.
11.5.1.
Belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO A)
Eerste Controle of controle van uitbreiding (geval a)
Een belangrijke niet-overeenkomstigheid die bij een eerste controle of uitbreiding wordt geïdentificeerd, moet verplicht door de gebruiker gecorrigeerd worden, met verzending -aan de keuringsinstelling- van voldoende overtuigende documenten, voordat de certificatie toegestaan kan worden.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
79/97
Periodieke controle of verlenging33 (geval b)
Een belangrijke niet-overeenkomstigheid moet, binnen een verrechtvaardigde termijn wordt opgelegd gecorrigeerd worden door de gebruiker, en dit met verzending aan de keuringsinstelling van voldoend overtuigende documenten gevoegd bij de vervolledigde fiche van niet-overeenkomstigheid. De keuringsinstelling vult de fiche van niet-overeenkomstigheid aan en besluit om al dan niet de uitgevoerde vebeteringsacties te aanvaarden, en naargelang het geval de fiche af te sluiten dan wel haar beslissing uit te stellen tot het volgende bezoek. De keuringsinstelling bezorgt de fiche van niet-overeenkomstigheid aan het OCBS. Indien de keuringsinstelling ermee akkoord gaat dat de niet-overeenkomstigheid wordt afgesloten (direct of later), wordt de belangrijke niet-overereenkomstigheid geregistreerd als zijnde opgelost. OCBS bevestigt de beslissing aan de gebruiker en geeft een waarschuwing ten titel van sanctie (cf. § 14.2). Een kopie gaat ter informatie naar het keuringsorganisme en naar het certificatiecomité. Indien het keuringsorganisme de beslissing uitgesteld heeft wordt de fiche door OCBS in wacht geplaatst tot aan het volgende bezoek. Indien de verbeteringsacties niet worden aanvaard blijft de fiche geregistreerd als niet afgesloten en wordt zij aan OCBS overgemaakt. De gebruiker stelt zich dan bloot aan sancties beslist door het certificatiecomité en voorzien in paragraaf 14.3. In dit geval brengt de secretaris van het OCBS de fiche van niet-overeenkomstigheid en de nodige documenten over aan het certificatiecomité met het oog op de beslissing van een sanctie. 11.5.2.
Minder belangrijke niet-overeenkomstigheid (NO B)
Eerste Controle of controle van uitbreiding
Een eerste certificatie, of een uitbreiding van het certificaat, kan niet worden toegekend zonder dat de gepaste correctieve acties voor alle minder belangrijke niet-overeenkomstigheden door middel van een actieplan werden voorgesteld en door de keuringsinstelling werden goedgekeurd.
33
De verlenging is uitsluitend geldend voor de CE-markering. Het is belangrijk om op te merken dat
een besluit van niet-verlenging van een lopend CE-certificaat, de facto en de jure, een intrekking vormt want de producent die met een dergelijke situatie wordt geconfronteerd, bevindt zich in de onmogelijkheid om producten op de markt te zetten op grond van het verplichte karakter van deze CEmarkering. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
80/97
Periodieke controle of verlenging
Aangezien de gebruiker reeds gecertificeerd is, moet het actieplan met vermelding van verbeteringsactie en uitvoeringstermijn op de fiche van niet-overeenkomstigheid beschreven worden en door de gebruiker aan de keuringsinstelling verzonden worden. De keuringsinstelling beoordeelt het actieplan en verstuurt de fiche van niet-overeenkomstigheid, aangevuld in vak 3 met zijn advies, aan het OCBS. Dit advies wordt door de voorzitter van het OCBS, of zijn vertegenwoordiger, gecontroleerd. In geval van gunstig advies wordt de uitvoering van het actieplan nagezien bij het eerstkomende bezoek navolgend op de uitvoeringstermijn. Als het actieplan correct uitgevoerd werd wordt de fiche afgesloten onder vermelding van de reden. OCBS bevestigt de beslissing aan de gebruiker. Indien bij voornoemd bezoek de niet-overeenkomstigheid niet opgelost is wordt de fiche geannuleerd met opgave van reden en wordt door het keuringsorganisme een fiche van belangrijke nietovereenkomstigheid opgemaakt en behandeld volgens § 11.5.1. In geval van ongunstig advies over het actieplan maakt OCBS het dossier binnen de vijf dagen over aan het certificatiecomité. De gebruiker stelt zich dan bloot aan sancties voorzien in § 14.
12.
Inbreuken
12.1. Types van inbreuken Het is noodzakelijk dat de ernstige inbreuken van de minder ernstige worden onderscheiden. De belangrijkste niet-overeenkomstigheden zijn zware inbreuken. De minder belangrijke niet-overeenkomstigheden zijn lichte inbreuken. De opmerkingen betreffen geen inbreuken.
12.2. Niet betalen van honoraria Het niet betalen van de honoraria, bepaald in de overeenkomsten of de regelgeving, binnen de voorgeschreven termijnen aan het OCBS wordt altijd aanzien als een zware inbreuk. Inderdaad, het niet betalen van een vergoeding voor reeds geleverde diensten, hetzij rechtstreeks door OCBS of via keuringsinstellingen van OCBS, verhindert de facto, omwille van commerciële en voor de hand liggende financiële redenen, het vervolg van de noodzakelijke activiteiten voor het behoud van het betrokken certificaat en eventuele andere afgeleverde certificaten. Vermits dan de noodzakelijke voorwaarden voor het behouden van de certificaten niet meer gewaarborgd kunnen worden, kan het behoud van het geheel van afgeleverde certificaten niet meer _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
81/97
gewaarborgd worden. De sancties die voortvloeien uit deze situatie worden beschreven in paragraaf 14.5.
13.
Wederrechtelijk gebruik van het merk van overeenstemming
Bij ontdekking van bedrog vanwege een gebruiker van het merk, behoudt het OCBS zich het recht voor de verantwoordelijke van de fout gerechtelijk te vervolgen. In geval van ontdekking van gebruik van het merk na intrekken, behoudt het OCBS zich het recht voor om de verantwoordelijke voor de fout gerechtelijk te vervolgen.
14.
Sancties
De sancties zijn, in stijgende volgorde van belangrijkheid:
de aanmaning;
de waarschuwing;
de boete en/of versterkt toezicht over een te bepalen periode;
de tijdelijke schorsing van autonome levering of van het recht het merk te mogen gebruiken;
de intrekking van het recht van het gebruik van het merk.
14.1. Aanmaning De aanmaning wordt door de keuringsinstelling in de vorm van een fiche van minder belangrijke nietovereenkomstigheid uitgesproken. In het kader van een inspectietaak wordt zij na afloop van het bezoek aan de gebruiker betekend. In andere omstandigheden, wordt zij door de keuringsinstelling per brief aan de gebruiker van het merk, met kopie aan het OCBS, medegedeeld. In beide gevallen wordt OCBS hierover ingelicht door de ontvangst van de fiche van de betrokken niet-overeenstemming , deze fiche bevestigt de aanmaning aan de gebruiker.
14.2. Waarschuwing De waarschuwing bestaat erin om schriftelijk te bevestigen dat de vastgestelde overtreding het voorwerp van een sanctie kan zijn in geval van herhaling binnen de drie jaar. De waarschuwing wordt door het certificatiecomité uitgesproken (met uitzonderling van het geval voorzien in 11.5.2), gevalideerd door de raad van bestuur en betekend door de certificatie-instelling. In het kader van een inspectietaak wordt de mogelijkheid van een waarschuwing aan de gebruiker van het merk in het verslag van bezoek vermeld. In andere omstandigheden, wordt de mogelijkheid door de keuringsinstelling per brief aan het OCBS medegedeeld, met kopie aan de gebruiker van het merk,. In beide gevallen wordt OCBS hierover schriftelijk ingelicht door de ontvangst van de betrokken _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
82/97
fiche van niet-overeenstemming . Het voorstel van een waarschuwing wordt door de keuringsinstelling aan het OCBS gezonden en dit voor raadpleging en beslissing van het certificatiecomité.
14.3. Versterkt toezicht, boete, opschorting, intrekking Deze sancties worden door het certificatiecomité uitgesproken en door de raad van bestuur gevalideerd, volgens de beschikkingen van de artikels 3.2 en 3.4. Het versterkte toezicht bestaat uit aanvullende toezichtsbezoeken, waarvan de betaling volledig ten laste is van de gesanctioneerde gebruiker van het merk. Een boete kan tezamen met de versterkte controle opgelegd worden. Dit bedrag is gelijk aan een veelvoud tussen 2 en 10 keer het bedrag van een bezoek bij het betrokken lid. De keuze van de vermenigvuldigende factor is afhankelijk van de ernst van de overtreding en de eventuele herhaling van deze. De tijdelijke opschorting van het recht van gebruik van het merk kan vergezeld zijn van de verplichting om de industriële zelfcontrole verder te zetten (in het geval van een producent) en controlebezoeken tijdens de periode van schorsing te ondergaan. De opschorting van autonome levering wordt voor onbepaalde duur uitgesproken. Zij kan slechts opgeheven worden op het moment dat er opnieuw voldoende vertrouwen is en waarbij de licentiehouder opnieuw in staat is om de overeenstemming van zijn product te garanderen. De intrekking van de vergunning van gebruik van het merk impliceert de verplichting van een nieuwe aanvraag indien de gebruiker opnieuw in het certificatiesysteem wil instappen.
14.4. Procedures Een inbreuk wordt veelal vastgesteld door een keuringsinstelling. Deze zal de gebruiker van het merk om een rechtvaardiging verzoeken, en zal over een eventueel antwoord een advies opmaken teneinde aan het OCBS alle nodige elementen te bezorgen met het oog op de te nemen sanctie. Alvorens een sanctie beslist wordt, kan de gebruiker van het merk zijn verweermiddelen indienen. Indien één van de partijen het nuttig acht, kan beroep gedaan worden op een extern laboratorium voor verificatietesten. Het extern laboratorium moet gekozen worden uit de lijst van de door het OCBS erkende laboratoria en dit met onderling akkoord.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
83/97
De aanmaning is de enige sanctie die uitgesproken wordt door de keuringsinstelling. Zij volgt op een lichte inbreuk en bestaat erin te melden dat de vastgestelde inbreuk dient verholpen te worden. Sancties, andere dan de aanmaning, worden voorgesteld door de keuringsinstelling, vastgelegd door het certificatiecomité, en gevalideerd door de raad van bestuur. Het organogram hieronder geeft een overzicht van de mogelijke sancties. Teneinde de procedure te bespoedigen en om de sanctie efficiënt te maken, kan de voorzitter van het OCBS overgaan tot een onmiddellijke sanctie en aansluitend de validatie ervan vragen aan het certificatiecomité. Om de doeltreffendheid van een genomen sanctie te verzekeren zal het OCBS zonder verwijl alle gebruikers van het merk informeren over de volgende sancties: tijdelijke schorsing van het recht het merk te mogen gebruiken, schorsing van autonome levering, intrekken van het recht van het gebruik van het merk.
14.5. Sancties in geval van niet betaling Het niet betalen van de aan het OCBS verschuldigde honoraria binnen de, in de reglementen of overeenkomst, voorziene termijnen, leidt tot een belangrijke niet-overeenkomstigheid (zie paragraaf 12.2). Indien er niet betaald wordt binnen de voorziene termijn, wordt er door de boekhouding van OCBS een betalingsherinnering opgestuurd die dient betaald te worden binnen de 15 werkdagen, te beginnen vanaf de datum dat de herinnering door OCBS wordt opgestuurd. Indien er opnieuw niet betaald wordt, verwittigt het secretariaat, per e-mail met ontvangstbevestiging, de betrokken klant erover dat deze situatie zal worden voorgelegd aan het certificatiecomité en dat indien er niet betaald wordt binnen de 15 werkdagen, te beginnen vanaf de datum van deze tweede herinnering, het certificatiecomité automatisch al de certificaten van de betrokken producent zal opschorten.
14.6. Organisatieschema van de sancties Het proces van het opleggen van sancties wordt geïllustreerd in het onderstaande stroomschema. Dit schema verduidelijkt eveneens de beschreven mogelijkheden van beroep in hoofdstuk 15.1.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
84/97
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
85/97
15.
Verzoek, beroep, bezwaar, klacht
15.1. Verzoek en beroep De sancties die door het OCBS worden genomen, worden slechts na interpellatie van de belanghebbende of van zijn vertegenwoordiger en van alle partijen genomen volgens de specificaties van de bijzondere regelgeving. De interpellatie kan mondeling of schriftelijk zijn; zij vindt plaats tussen het OCBS of haar vertegenwoordiger en betrokken gebruiker. Iedere licentiehouder die zich geschaad acht door een sanctie die genomen werd door het certificatiecomité en gevalideerd is door de raad van bestuur, kan een klacht tegen deze sanctie indienen bij het certificatiecomité door een schrijven gericht aan het OCBS. Deze brief beschrijft duidelijk de argumenten van de betrokken gebruiker van het merk tegen de sanctie. Het secretariaat van OCBS registreert de klacht en bezorgt de aanvrager een ontvangstbevestiging. Elke klacht ontvangen door OCBS vanwege een geaffilieerde vormt het onderwerp van een dossier dat op naam van de geaffilieerde wordt opgemaakt. De voorzitter of zijn afgevaardigde verzekert de opvolging van dit dossier. Het certificatiecomité wordt onmiddellijk per elektronische post op de hoogte gebracht en verzocht een advies te formuleren voor de onmiddellijk te nemen acties. Het certificatiecomité onderzoekt de argumenten en spreekt zich binnen een termijn van een maand -vanaf de ontvangst van de brief- uit; indien het noodzakelijk wordt gevonden of indien de gebruiker van het merk het in zijn brief heeft geëist, hoort het certificatiecomité laatstgenoemde tijdens de zitting. Op basis hiervan bevestigt of herziet het certificatiecomité de sanctie; de raad van bestuur wordt vervolgens verzocht om de beslissing van het certificatiecomité te valideren op zijn volgende vergadering. Deze procedure is niet opschortend. Ieder gebruiker van het merk die zich geschaad acht door een sanctie genomen door het certificatiecomité en bevestigd door de raad van bestuur, kan een verzoeningsberoep (in de zin van ISO 17065) vragen per aangetekende brief aan OCBS. Het secretariaat van OCBS registreert het beroep en bezorgt de aanvrager een ontvangstbevestiging. Elk beroep dat door OCBS van een lid wordt ontvangen, is het onderwerp van het opstellen van een dossier namens het lid of wordt behandeld in het dossier van de klacht betreffende dezelfde sanctie. De voorzitter of zijn vertegenwoordiger waarborgt de opvolging van het dossier. De raad van bestuur en het certificatiecomité worden onmiddellijk van de invoering van een verzoeningsberoep in kennis gesteld. Het beroep zal worden onderzocht door het comité van beroep volgens het schema in paragraaf 3.10. Deze procedure is niet opschortend.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
86/97
Elke aangeslotene die zich benadeeld acht door een sanctie genomen en bevestigd door het Comité van het Merk kan een geschilberoepsprocedure inzetten bij het ‘‘CEPINA - Belgisch centrum voor studie en praktijk van nationale en internationale arbitrage” volgens de voorschriften van deze instelling (Bijlage nr. 8.7). Deze procedure is niet opschortend. De beroepsprocedure wordt eveneens behandeld in hetzelfde dossier als de klacht. Een chronologisch register van de bezwaren, verzoeningsberoepen en beroepsprocedures wordt beheerd en aangevuld wanneer een nieuw dossier wordt aangemaakt. Het geheel van deze documenten (register en dossiers) is gearchiveerd in Bijlage 9.24.
15.2. Bezwaren De gebruikers die zich geschaad achten kunnen hun gemotiveerd bezwaar bij het OCBS indienen. Het
secretariaat
van
OCBS
registreert
het
bezwaar
en
bezorgt
de
aanvrager
een
ontvangstbevestiging. Binnen de kortst mogelijke tijd beslist het OCBS over de ontvankelijkheid van het bezwaar en beslist desgevallend over onderzoeken en proeven volgens de procedures voorzien in de technische aanvullingen van de bijzondere reglementen. Van zodra het OCBS in het bezit is van de uitslagen van het onderzoek en nadat de betrokkenen gehoord werden, brengt het advies uit. Het advies wordt onverwijld meegedeeld aan de betrokkenen. Sancties worden desgevallend opgelegd. Elke bezwaar over een leverancier van gecertificeerde producten die OCBS ontvangt vormt het onderwerp van een dossier op naar van de aangevallen onderneming. De voorzitter of zijn afgevaardigde verzekert de opvolging van het dossier. Een chronologisch register van de bezwaren wordt beheerd en aangevuld wanneer een nieuw dossier wordt aangemaakt. Het geheel van deze documenten (register en dossiers) is gearchiveerd in Bijlage 9.23. Het certificatiecomité wordt onmiddellijk per elektronische post op de hoogte gebracht en verzocht een advies te formuleren voor de onmiddellijk te nemen acties. In de mate dat het bezwaar uitmondt in een vaststelling van niet-overeenkomstigheid of van een inbreuk
vanwege
een
gebruiker
van
het
merk
wordt
een
fiche
opgemaakt
door
de
kwaliteitsverantwoordelijke (cf. 11.5).
15.3. Uitwerking van klachten, beroepen, bezwaren De raad van bestuur wordt op de hoogte gesteld, ofwel per post ofwel tijdens de vergadering, van het gestelde probleem en van de onmiddellijk genomen acties. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
87/97
In geval van een bezwaar of klacht, en na beraadslaging van het certificatiecomité over de eventueel vereiste, aanvullende, acties en het advies van afsluiting, wordt de raad van bestuur verzocht om de beslissingen te valideren. In geval van beroep, beraadslaagt het comité van beroep in alle autonomie over het te geven gevolg en het afsluitend advies. Tenslotte wordt er een mededeling betreffende de beslissingen gegeven aan al de belanghebbenden, de persoon of de instantie die de klacht, het beroep of het bezwaar hebben ingediend of overgebracht, evenals al de andere, direct of indirect, betrokken instanties met name de buitenlandse instellingen gerelateerd met de betrokken gebruiker van het merk en de Belgische keuringsinstellingen.
15.4. Klachten bij de gecertificeerde leveranciers Het reglement van certificering vereist van elke leverancier van gecertificeerde producten dat hij een registratie bijhoudt van elke klacht die bij hem, met betrekking tot de overeenstemming van een product aan de voorschriften van de relevante norm, wordt ingediend; en dat hij de dossiers in kwestie op verzoek van de certificeringsinstelling ter beschikking stelt.
16.
Interne audit, correctieve en preventieve acties
16.1. Interne audit De interne audits worden volgens de eisen van de ISO 17065 norm georganiseerd en houden met name rekening met de resultaten van de vorige audits . De periodiciteit van de interne audits is driemaandelijks en heeft betrekking op de volgende punten van de norm:
4 Algemene eisen o
4.1 Juridisch en contractueel gebied
4.1.1 Juridische verantwoordelijkheid (statuten)
4.1.2 Contracten van certificatie (overeenkomsten)
4.1.3 Gebruik van vergunningen, certificaten en overeenstemmingsmerken
o
4.2 Beleid van de onpartijdigheid
o
4.3 Verantwoordelijkheid en financiering
o
4.4 Niet-discriminerende voorwaarden
o
4.5 Vertrouwelijkheid
o
4.6 Informatie toegankelijk voor het publiek
5 Structurele eisen o
5.1 Organisatie en directie
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
88/97
o
5.2 Inrichting voor het behoud van de onpartijdigheid
6 Eisen betreffende de hulpbronnen o
6.1 Personeel van de certificatie-instantie
o
6.2 Hulpbronnen voor de evaluatie
6.2.1 Interne hulpbronnen
6.2.2 Externe hulpbronnen (outsourcing)
7 Eisen betreffende de processen o
7.1 Algemeen
o
7.2 Vraag
o
7.3 Beoordeling van de vraag
o
7.4 Evaluatie
o
7.5 Beoordeling
o
7.6 Beslissing van certificatie
o
7.7 Certificatiedocumenten
o
7.8 Jaarboek van de gecertificeerde producten
o
7.9 Toezicht
o
7.10 Veranderingen die gevolgen hebben voor de certificatie
o
7.11 Ontbinding, vermindering, opschorting of intrekken van de certificatie
o
7.12 Registraties
o
7.13 Klachten en verzoeken
8 Eisen van het managementsysteem o
8.1 Opties (optie a)
o
8.2 Algemene documentatie van het managementsysteem
o
8.3 Beheersing van de documenten
o
8.4 Beheersing van de registraties
o
8.5 Directiebeoordeling
o
8.6 Interne audits
o
8.7 Correctieve acties
o
8.8 Preventieve acties
De interne audit wordt uitgevoerd door de kwaliteitsverantwoordelijke volgens het model van de Bijlage 9.10 met voorkeur voor de documentaire benadering vertrekkend van de bestanden en verzamelingen toegankelijk op het intranet van OCBS. Het model van fiche van niet-overeenstemming wordt eveneens in de Bijlage 9.10 bepaald. Het model van auditsverslag bevat een checklist geënt op de punten van de norm en volgens de specificiteit van OCBS. Deze checklist inventariseert het aantal niet-overeenstemmingen volgens de punten van de norm teneinde indicatoren voor een dynamisch beleid van de interne audits te bepalen. _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
89/97
Het auditverslag bevat de lijst van de fiches van niet-overeenstemming en een hoofdstuk met conclusies en acties. Het verslag wordt na elke audit opgesteld. De auditsverslagen worden in de Bijlage N° 9.13 gearchiveerd. De audit van de kwaliteitsverantwoordelijke wordt alleen uitgevoerd bij de tussenkomst van een interne auditeur volgens 7.11.
16.2. Correctieve en preventieve acties Een correctieve actie heeft tot doel de oorzaak van een niet-overeenstemming of een andere ontdekte ongewenste situatie uit te schakelen. Een preventieve actie heeft ten doel de oorzaak van een potentiële niet-overeenstemming of een andere ongewenste potentiële situatie uit te schakelen. In beide gevallen, impliceert de behandeling:
de analyse van de oorzaken,
de keus van oplossingen,
de toepassing van deze oplossingen,
de evaluatie van de doeltreffendheid van de aangebrachte oplossingen
het saldo of de afsluiting van de actie.
De Bijlage 9.26 vormt de procedure van beleid van de correctieve en preventieve acties.
17.
Organisatieschema's van verloop van een inspectietaak
Deze organisatieschema's zijn gebaseerd op de voorschriften van de hoofdstukken 6 en 11.
17.1. Eerste Certificatie, uitbreiding (BENOR, CE) nr.
Uitvoerder
Actie
Termijn (*)
1
Aanvrager
Verzoek om inlichtingen
(-)
2
OCBS
Zending van de documenten en informatiebrief
5
3
Aanvrager
Ondertekenen van de documenten en verzending aan OCBS
4
OCBS
5
Aanvrager
6
OCBS
34
34
Aanduiding van een keuringsinstelling
(-) 10
Opstellen van het volledige certificatiedossier Nazicht van het dossier naar zijn volledigheid
Anders (**)
35
(-) 10
Bevestiging van de keuringsinstelling bij uitbreiding
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
90/97
7
KI
Eerste bezoek van de keuringsinstelling na ontvangst van een volledig
20
dossier Gunstig advies aan OCBS door de keuringsinstelling voor goedkeuring
8
KI
na ontvangst van de verslagen van eventuele proeven en oplossen van
20
→nr. 14
de eventuele niet-overeenkomstigheden 9
OCBS
10
CC
11
OCBS
12
CC
1
ste
Raadpleging van het certificatiecomité
5
Geldig antwoord van het certificatiecomité →nr. 17
10
de
2 Raadpleging van het certificatiecomité
5
Geldig antwoord van het certificatiecomité →nr. 17
10
→nr. 19
→nr. 13
Raadpleging van het technisch bureau voor advies 13
OCBS
en brief aan de aanvrager om hem in te lichten betreffende een
5
probleem en een termijnsverlenging →nr. 15 14
TB
Advies van het technisch bureau →nr. 9
15
OCBS
3 Raadpleging van het certificatiecomité
5
16
CC
Positief antwoord van het certificatiecomité →nr. 17
10
17
OCBS
18
OCBS
19
KI
20
KI
21
Aanvrager
22
OCBS
20
de
Bij positief antwoord: Opstellen en verzenden van de
→nr. 18
30
certificatieovereenkomst →nr. 21 Brief aan de aanvrager betreffende de weigering van certificatie
5
→nr. 20 Raadpleging van het technisch bureau →nr. 11
0
Terug naar nr. 7 maar met ongunstig advies dat aan het
5
certificatiecomité wordt uitgesproken, dat in ieder geval besluit Terugzenden van de ondertekende overeenkomst aan OCBS en begin
(20)
van de certificatie Herinnering, vervolgens ondertekening van de overeenkomst
→nr. 22
(30)
anders wordt certificatie door OCBS geweigerd (*) werkdagen sinds de vorige actie (**) alternatieve actie in geval van ongunstig resultaat (-) afhankelijk van de aanvrager K I = keuringsinstelling C C = certificatiecomité T B = technisch bureau
17.2. Periodieke controle (BENOR, CE), vernieuwing (CE) nr.
Uitvoerder
Actie
Termijn (*)
1
KI
Bezoek van de keuringsinstelling
(++)
2
KI
Opstellen van de fiches van niet-overeenkomstigheid
0
3
KI
Opstellen van het inspectieverslag
20
4
KI
Behandeling van de fiches van niet-overeenkomstigheid en adviezen
20 sinds nr. 2
5
KI
Overdracht van het volledige verslag aan OCBS met adviezen
30 sinds nr. 2
6
35
OCBS
Nazicht van het dossier naar zijn volledigheid
36
10
Anders (**)
→nr. 7
Het OCBS verifieert enkel of het dossier volledig is, en dit op basis van de checklists “BENOR” en
“CE” die reeds vermeld werden in paragraaf 6.5 36
Het OCBS verifieert enkel of het dossier volledig is, en dit op basis van de checklists “BENOR” en
“CE” die reeds vermeld werden in paragraaf 6.5 _________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
91/97
Bij gunstig advies en afwezigheid van belangrijke niet-komstigheden, overdracht van het verslag aan de licentiehouder. Bij het voorkomen van belangrijke niet-overeenkomstigheden en aanvaarding van de correctieve acties, waarschuwing door OCBS aan de licentiehouder. In geval van CE-markering, vernieuwing van het certificaat. Bij het voorkomen van belangrijke niet-overeenkomstigheden en 7
weigering van de correctieve acties, raadpleging door OCBS van het
OCBS
certificatiecomité en kennisgeving van mogelijke sancties aan de
0
licentiehouder. 8
OCBS
9
CC
1
ste
Raadpleging van het certificatiecomité
5
Geldig antwoord van het certificatiecomité
10
→nr. 11
Omschrijving van de eventuele sanctie en kennisgeving aan de 10
OCBS
5
licentiehouder In geval van CE-markering, eventuele vernieuwing van het certificaat. de
11
OCBS
2 Raadpleging van het certificatiecomité
5
12
CC
Geldig antwoord van het certificatiecomité
10
13
OCBS
→nr. 14
Omschrijving van de eventuele sanctie en kennisgeving aan de 5
licentiehouder In geval van CE-markering, eventuele vernieuwing van het certificaat. Raadpleging van het technisch bureau voor advies
14
OCBS
en brief aan de aanvrager om hem in te lichten betreffende een
5
probleem en een termijnsverlenging 15
TB
Advies van het technisch bureau de
20
16
OCBS
3 Raadpleging van het certificatiecomité
5
17
CC
Antwoord van het certificatiecomité
10
18
OCBS
Omschrijving van de eventuele sanctie en kennisgeving aan de 5
licentiehouder In geval van CE-markering, eventuele vernieuwing van het certificaat.
(*) werkdagen (**) alternatieve actie in geval van ongunstig resultaat (++) volgens geldende frequentie K I = keuringsinstelling C C = certificatiecomité T B = technisch bureau
Nota: in geval van internationale BENOR-samenwerking, wordt de verzending van het verslag aan de licentiehouder tezamen met een verzending aan de betrokken buitenlandse KI gedaan.
17.3. Beheer van de niet-overeenkomstigheden (BENOR en CE)
Beheer van de niet-overeenkomstigheden type A et B Verant-
Termijn
woordelijk
(werkdagen)
Actie
e 1
KI*
Vak
Gevo
van
lg
NO* Tijdens
Maakt een NO fiche op en maakt die over met een
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
92/97
Beheer van de niet-overeenkomstigheden type A et B
2
Gebruiker
bezoek of bij
levertermijn van
1
vaststelling
Indien NOA
7
van een NO
Indien NOB
2
20
Legt een plan voor aan de KI met een uitvoeringstermijn
3
Weigert te tekenen, antwoordt niet of maakt
2
3
bemerkingen 3
KI
10
Evalueert het voorstel en maakt de fiche en het advies over aan de gebruiker en aan OCBS
4
5
KI
OCBS
3
Indien OK
4, 18
Indien NOK of weigering te tekenen
10
Bezoek na
Verifieert de uitwerking en maakt de vervolledigde
verloop van
fiche met advies over aan de gebruiker en aan OCBS
termijn voor
Indien OK
5
actieplan
Indien NOK
6
10
bevestigt de opheffing van de NO aan de gebruiker
4
4
Fin**
4
1
met kopie aan de KI 6
KI
10
Supprimeert de fiche NOB en maakt een fiche NOA
7
Gebruiker
20
Legt de genomen verbeteringsacties voor aan KI Weigert de fiche te tekenen
8 2
Wenst een termijn voor de verbeteringsacties 8
KI
10
8 8
Aanvaardt of weigert de verbeteringsacties of het termijnvoorstel en zendt de fiche met advies naar de gebruiker en naar OCBS
3
Indien OK
9
Indien NOK of weigert te tekenen
10
Indien NOK et voorstel voor bijkomend bezoek
10
(+termijn)
17
Indien termijn voor verbeteringsacties 9
OCBS
15
Bevestigt de opheffing van de NO aan de gebruiker
4
Fin**
---
11
---
12
en stuurt een waarschuwing. Informeert CC en KI 10
OCBS
5
Legt het dossier aan CC voor na eventueel uitleg gevraagd te hebben aan de gebruiker
11
CC
10
Geeft zijn advies aan OCBS met voorstel van beslissing en/of sanctie
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
93/97
Beheer van de niet-overeenkomstigheden type A et B 12
OCBS
5
Betekent de beslissing aan gebruiker met kopie aan
---
KI
13
Indien bijkomend bezoek
14
Indien andere sancties 13
KI
Voert bijkomend bezoek uit en informeert gebruiker en OCBS van de opvolging
14
OCBS
10
4
Indien OK
15
Indien NOK
1
Informeert gebruiker van de sanctie en doet de
4
Fin**
4
16
4
Fin**
opvolging, informeert KI 15
KI
10
Stelt voor om de fiche op te heffen en geeft door aan OCBS
16
OCBS
10
Bevestigt de opheffing aan gebruiker met kopie aan KI
17
18
KI
OCBS
Voorziene
Evalueert de verbeteringsacties en stuurt de fiche
termijn
met advies naar de gebruiker en naar OCBS
4
Indien OK
9
Indien NOK
10
Verifieert het advies en registreert de fiche voor
---
opvolging *
KI: keuringsorganisme CC: certificatiecomité NO: fiche van niet-overeenkomstigheid volgens Bijlage 9.08 FIN: Sluiting van de NO en eventuele opvolging van de sanctie
**
Bij het daaropvolgend bezoek besteedt KI bijzondere aandacht aan het probleem dat aanleiding gaf tot de fiche. Elke herhaling heeft automatisch een nieuwe NOA tot gevolg.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
94/97
4
18.
Bijlage, overeenstemmingstabel
De tabel hieronder geeft de overeenstemming tussen de paragrafen van de norm NBN EN ISO/IEC 17065 en de hoofdstukken van dit handboek weer.
ISO 17065
Kwaliteitshandboek
1; 2; 3
0
4.1
2 en 3
4.2
8.1 en 8.2
4.3
verantwoordelijkheid en financiering
4.4
6.4
4.5
8.2 en 0
4.6
10.6
5.1
3
5.2
8.1 en 8.2 en 3.2
6.1
3 en 7
6.2
3.3 en 3.11 en 3.12 en 3.13; 3.7 en 3.8
7.1 à 7.5
6
7.6
6.7
7.7
6.8.4
7.8
10.6
7.9
6.8 en 6.9
7.10
10.8
7.11
11 à 14
7.12
10.4
7.13
15
8.2
1 en 3.11.2
8.3
10.1.1 à 10.1.3
8.4
10.4
8.5
4.2
8.6
16.1
8.7
16.2
8.8
16.2
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
95/97
19.
Inhoud van de herzieningen
19.1. Herziening 13:
Kleinere aanpassingen aan diverse hoofdstukken;
Belangrijke aanpassingen aan de hoofdstukken: o
Directiebeoordeling;
o
Personeel (beheer van de vervangingen);
o
Inbreuken en sancties (in het geval de heffingen aan het OCBS niet betaald worden).
19.2. Herziening 14:
Oprichting van het adviescomité dat met name de rol van de sectoriële commissie BENOR speelt;
opname van een paragraaf betreffende het nazicht van de normen en reglementen die naar de procedure van flexibele scope verwijsen;
Logistieke aanpassingen in de organisatieschema's van de controles worden aangebracht;
Minder belangrijke amendementen aan verschillende hoofdstukken.
19.3. Herziening 15:
Aanmaak
van
de
paragraaf
„Kwalificatieprocedure
voor
niet-geaccrediteerde
keuringsinstellingen“;
Aanmaak van de paragraaf „Controles door berekeningen“;
Aanmaak van de paragraaf „Gebruik van logo's“
Minder belangrijke amendementen aan verschillende hoofdstukken.
19.4. Herziening 16:
Aanpassing aan de voorschriften van de norm ISO 17065
Wijziging van het hoofdstuk over het beheer van niet-overeenkomstigheden en toevoeging van een organigram voor het beheer van niet-overeenkomstigheden
Wijziging van het hoofdstuk over de organisatie van de bezoeken en van deze over het beheer van de lijsten
Wijziging van het hoofdstuk over de positie van de instelling ten overstaan van de norm ISO 17065.
19.5. Herziening 17:
Bijzonderheden betreffende het adviescomité;
Afschaffing van de verwijzing naar de EN 45011 norm wat de organisatie betreft;
Definities van voorafgaande vereisten voor toegang tot de diensten van de instelling;
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
96/97
Concept van preaudit voor certificatie volgens CE-markering;
Bijzonderheden over het gebruik van de BELAC en OCBS logo's;
Bijzonderheden over de herziening van de documenten;
Invoering van het concept van correctieve en preventieve acties;
Lichte aanpassingen ten gevolge van de toepassing van het handboek;
Aanpassingen ten gevolge van de BELAC audit van januari 2014;
Herziening van het hoofdstuk betreffende de klachten, beroepen, bezwaren;
Herziening van het hoofdstuk over de interne audit.
19.6. Herziening 18:
Hoofdstuk over ISO 17021 (4.2);
Oprichting van het hoofdstuk betreffende de inspecteurs van OCBS;
Integratie van het beleid van de slapende activiteiten (hoofdstuk 6.13);
Update van het hoofdstuk betreffende de inspectietaken (7.13).
De huidige versie van het kwaliteitshandboek met markering van de wijzigingen wordt onder gecontroleerde verspreiding aan de bestemmelingen overgemaakt.
_________________________________________________________________________________ KHB 18 20150609, Voorgesteld door P. H. BESEM, Goedgekeurd door J. DEFOURNY
97/97
