Kwaliteitshandboek van

Kwaliteitshandboek van Blaak & Breederveld Accountants

Versie 12

Kwaliteitshandboek Blaak & Breederveld Accountants

Colofon

Blaak & Breederveld Accountants Dijkweg 2, Naaldwijk Postbus 297, 2670 AH Naaldwijk

Telefoon: Fax: Internet: E-mail:

0174-624801 0174-622176 www.blaak-breederveld.nl bb@ blaak-breederveld.nl

Opgesteld door: Datum: Versie:

Bram Breederveld 26 februari 2013 12

Gehanteerde uitgangspunten voor onze praktijk:

Wel wettelijke controles maar niet bij OOB’s Daarnaast andere (assurance-)opdrachten Met Compliance officer maar zonder Commissie Vaktechniek Inhoudsopgave

1.

Inleiding........................................................................................................................ 4 1.1 1.2

2

Compliancefunctie......................................................................................................10 2.1 2.2 2.3

3.

Algemene beroepseisen .......................................................................................14 Onafhankelijkheid .................................................................................................16

Opdrachtaanvaarding, -voortzetting en -beëindiging ..............................................19 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

5

Positie van de compliance officer ..........................................................................10 Taak en functie van de compliance officer ............................................................12 Overige bepalingen ...............................................................................................13

Beroepseisen ..............................................................................................................14 3.1 3.2

4

Status en uitgangspunten ...................................................................................... 4 Definities ................................................................................................................ 7

Algemene voorwaarden ........................................................................................19 Acceptatieprocedure nieuwe opdracht ..................................................................20 Opdrachtvoortzetting .............................................................................................23 Opdrachtbeëindiging .............................................................................................24 Fraudemelding ......................................................................................................26

Inzet en begeleiding van individuele medewerkers .................................................27

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 2 van 47


6

Het uitvoeren van opdrachten ...................................................................................28 6.1 6.2 6.3 6.4

7

Algemeen..............................................................................................................28 Consultatie ............................................................................................................31 Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling .................................................................32 Verschillen van inzicht...........................................................................................34

Bewaking van kwaliteitsmaatregelen ........................................................................36 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

8

Algemeen..............................................................................................................36 Interne inspectie van dossiers ...............................................................................36 Klachten naar aanleiding van de uitvoering van werkzaamheden .........................38 Externe tuchtrechtzaak .........................................................................................40 Schendingen en incidenten ...............................................................................40 Fiscale aangifte- en adviespraktijk

8.1 8.2 8.3 8.4

Algemeen Procedures voor fiscale aangiftewerkzaamheden Procedures voor fiscale advieswerkzaamheden Waarborgen deskundigheid

42 42 43 44 45

Bijlagen 1. Overzicht van de instructies binnen onze praktijk

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 3 van 47


1.

Inleiding

1.1

Status en uitgangspunten

1.1.1

Cultuur binnen onze praktijk Onze praktijk staat voor een cultuur, waarin commerciële slagkracht en vaktechnische kwaliteit worden gecombineerd, waarbij de vaktechnische kwaliteit te allen tijde doorslaggevend is, in overeenstemming met de in dit hoofdstuk beschreven uitgangspunten. Hoewel cultuur in al haar facetten niet uitsluitend door richtlijnen kan worden gevormd, zijn de richtlijnen in dit kwaliteitshandboek belangrijke richtsnoeren voor medewerkers om de beoogde cultuur en professionele houding te realiseren en in stand te houden. Dit kwaliteitshandboek vormt het raamwerk voor het kwaliteitsbeleid van het bestuur van onze praktijk. Daarmee wordt onze cultuur bevorderd waarin kwaliteitsgericht denken en handelen voorop staat. Het kwaliteitsbeleid is de basis voor het vaktechnisch beleid, het commerciële beleid, het automatiseringsbeleid, het personeelsbeleid en het communicatiebeleid van onze accountantspraktijk. Hierbij dient te worden opgemerkt dat dit handboek niet alleen van toepassing is voor de accountantspraktijk sec maar ook voor de andere dienstverleningsvormen zoals fiscaliteit.

1.1.2

Doel van het kwaliteitshandboek Het kwaliteitshandboek is bedoeld om richting en ondersteuning te geven aan onze praktijk en om meer specifiek:

Te kunnen waarborgen dat de uitgevoerde werkzaamheden en de daaruit voortvloeiende rapportages (in de breedste zin van het woord) te allen tijde voldoen aan de kwaliteitseisen die daaraan uit oogpunt van vaktechnische verantwoordelijkheid worden gesteld (met andere woorden: voldoen aan in- en externe weten regelgeving).

Een bijdrage te kunnen leveren aan de inhoudelijke kwaliteit (uniformiteit) van de dienstverlening van onze praktijk aan opdrachtgevers.

Een leidraad te zijn voor de verschillende procedures binnen onze accountantspraktijk, zoals die in de procedures en handboeken naar concrete instructies zijn vertaald. Een overzicht van deze procedures, instructies, handboeken en overige informatie over de gehanteerde werkwijze binnen onze praktijk zijn te vinden op bijlage 1

1.1.3

Reikwijdte De in dit handboek opgenomen kwaliteitsrichtlijnen zijn bedoeld voor ons gehele kantoor (zie paragraaf 1.2). Voor onze fiscale werkzaamheden zijn aanvullende dan wel afzonderlijke procedures van toepassing. Dit geldt zowel voor de aangiftepraktijk als voor de fiscale adviespraktijk van ons kantoor. Voor een nadere uiteenzetting hiervan verwijzen wij naar hoofdstuk 8 van dit Handboek

1.1.4

Wet- en regelgeving De uitvoering van werkzaamheden binnen onze praktijk geschiedt te allen tijde met inachtneming van de wettelijke bepalingen en van de van toepassing zijnde regelgeving.

1.1.5

Basis voor het kwaliteitshandboek Het kwaliteitshandboek is zodanig opgesteld dat ten minste wordt voldaan aan de eisen zoals gesteld in:

De Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta).

Het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta)..

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 4 van 47


De ontwerp Verordening accountantsorganisaties (VAO).

De verordening gedragscode (NIVRA/NOvAA).

Nadere Voorschriften inzake Onafhankelijkheid (NVO).

Nadere voorschriften Controle en overige standaarden (NV COS)

Nadere voorschriften permanente educatie

Daar waar dit kwaliteitshandboek zou afwijken van één of meer bepalingen van de in dit handboek genoemde weten regelgeving, prevaleert de betreffende weten regelgeving.

. 1.1.6

Toepassingsgebied Het kwaliteitshandboek is van toepassing op alle medewerkers (inclusief niet-accountants, tijdelijke medewerkers en stagiairs) en is van toepassing op alle opdrachten, tenzij hierna in de volgende hoofdstukken anders is bepaald. Voor onze fiscale praktijk zijn aanvullende dan wel

afzonderlijke procedures van toepassing die in hoofdstuk 8 van dit Handboek zijn opgenomen. 1.1.7

Zorgplicht De zorgplicht voor het geheel van werkzaamheden binnen onze accountantspraktijk komt tot uitdrukking door het geheel van gedragsregels en procedures zoals opgenomen in dit handboek en de onderliggende procedurehandboeken. Het bestuur is expliciet verantwoordelijk voor deze zorgplicht.

1.1.8

Verantwoordelijkheid Het bestuur van onze praktijk, bestaande uit Leo Blaak en Bram Breederveld, voldoet aan de eisen die weten regelgeving (zie onder andere paragraaf 1.1.5) stellen aan het besturen van accountantsorganisaties. De genoemde personen zijn aan te merken als beleidsbepalers. Voor het opstellen en onderhouden van het kwaliteitshandboek is het bestuur verantwoordelijk. Zij stelt periodiek vast of het kwaliteitsbeleid van de accountantspraktijk heeft geleid tot de gewenste bedrijfscultuur waarin wettelijke controles en de andere accountantswerkzaamheden die onder dit kwaliteitshandboek vallen, worden uitgevoerd overeenkomstig de gestelde kwaliteitseisen. Daarbij steunt het bestuur in belangrijke mate op de kwaliteitsuitingen van de beroepsorganisaties en het SRA. Het bestuur (zie paragraaf 1.2) stelt, in overeenstemming met de akte van de maatschap het kwaliteitshandboek vast. Het bestuur bepaalt tevens op welke wijze het handboek ter beschikking staat.

1.1.9

Beschikbaarheid Het kwaliteitshandboek is digitaal voor alle medewerkers beschikbaar op het besloten intranet van onze praktijk op Kennisbank op zowel J onder B&B intern als Info Office en als hard copy in de bibliotheek. Daarnaast is het kwaliteitshandboek vanaf versie 5 ook voor anderen toegankelijk door plaatsing op de website www.blaak-breederveld.nl.

1.1.10 Actualiteit Periodiek, doch ten minste jaarlijks wordt het kwaliteitshandboek geëvalueerd en indien nodig geactualiseerd. De geactualiseerde bundel wordt gepubliceerd via Info Office en opgeslagen als beschreven onder 1.1.9. Indien nodig zullen door middel van tussentijdse memoranda wijzigingen c.q. aanvullingen op het kwaliteitshandboek worden gepubliceerd via Info Office. Dergelijke memoranda maken integraal deel uit van het kwaliteitshandboek, totdat deze zijn geïntegreerd in het kwaliteitshandboek. Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 5 van 47


Vanaf het moment van inwerkingtreding zal iedere versie van het kwaliteitshandboek zeven jaar worden bewaard en beschikbaar zijn. 1.1.10 Inwerkingtreding Deze versie van het kwaliteitshandboek treedt in werking per 26-2-2013.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 6 van 47


1.2 Definities In dit kwaliteitshandboek wordt het volgende begrippenkader gehanteerd:

Accountantskantoor

Organisatorische eenheid waarbinnen één of meer RA’s of AA’s voor een cliënt bedrijfsmatig professionele diensten verrichten, die niet beschikt over de in afd. 2.1 van de Wta bedoelde vergunning.

Accountantsorganisatie

Een onderneming of instelling die bedrijfsmatig wettelijke controles verricht, dan wel een organisatie waarin zodanige ondernemingen of instellingen met elkaar zijn verbonden.

Accountantspraktijk

Het accountantskantoor en de accountantsorganisatie.

AFM

Stichting Autoriteit Financiële Markten.

Algemene Voorwaarden

De Algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van toepassing op de opdrachten aan onze praktijk, zoals gedeponeerd door SRA bij de KvK te Utrecht onder nummer 40481496.

Assuranceopdracht

De opdracht waarbij de RA of AA een conclusie formuleert die is bedoeld om het vertrouwen van de beoogde gebruikers, niet zijnde de verantwoordelijke partij, in de uitkomst van de evaluatie van of de toetsing van het object van onderzoek ten opzichte van de criteria te versterken. Conform het stramien voor assuranceopdrachten bestaan er twee soorten opdrachten: de assuranceopdracht tot het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid en de assuranceopdracht tot het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid. Hieronder is begrepen de opdracht tot het uitvoeren van een vrijwillige of wettelijke controle zoals bedoeld in de Wta.

Beleidsbepaler

De persoon die formeel de positie van bestuurder van de accountantsorganisatie bekleedt dan wel de persoon die belast is met de dagelijkse leiding.

Beoordelaar

Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar.

Bestuur

De vennotenvergadering of ander bestuurlijk orgaan van onze praktijk die het beleid bepaalt en de beslissingen neemt ten aanzien van alle aangelegenheden van onze accountantspraktijk.

Bta

Besluit toezicht accountantsorganisaties.

Compliance officer

Een persoon, werkzaam bij of verbonden aan een accountantsorganisatie, die toeziet op de naleving van de in art. 13 t/m 24 Wta gestelde regels.

Dagelijks bestuur

De dagelijkse leiding voor zover deze door het bestuur is gedelegeerd aan een onderdeel van het bestuur.

Externe accountant

De natuurlijke persoon, werkzaam bij of verbonden aan een accountantsorganisatie, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de wettelijke controle.

Fraude van materieel belang

Het opzettelijk handelen of nalaten waarbij misleiding wordt gebruikt om een wederrechtelijk voordeel te behalen. Daarbij is de aard of de omvang zodanig dat beslissingen die in het maatschappelijke verkeer worden genomen op grond van de financiële verantwoording van de controlecliënt, zouden kunnen worden beïnvloed door die misleiding.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 7 van 47


HRA

Handleiding Regelgeving Accountancy.

Identificeren (Wwft)

Het opgave van de identiteit laten doen.

Incident

Een strafbaar feit of wetsovertreding waarbij sprake is van ernstige gevolgen voor onze accountantspraktijk.

IAS

International Accounting Standards.

IAASB

International Auditing and Assurance Standards Board.

Inspectie

Opgezette procedures voor afgeronde opdrachten om vast te stellen dat opdrachtteams voldoen aan de beleidslijnen en procedures voor kwaliteitsbeheersing van de accountantspraktijk.

Medebeleidsbepaler

De perso(o)n(en) die niet belast zijn met de dagelijkse leiding van de accountantspraktijk maar daar wel aanmerkelijke invloed op (kunnen) uitoefenen.

Medewerker(s)

Alle personen die werkzaamheden verrichten op basis van een arbeidscontract of andersoortige contracten en betrokken zijn bij de uitvoering van de opdrachten van onze praktijk.

NBA

Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants.

Netwerk

Het samenwerkingsverband (zoals opgesomd in par. 1.1.3) waartoe onze accountantsorganisatie behoort, dat duidelijk gericht is op het delen van winst of kosten of waarbij duidelijk sprake is van: • gemeenschappelijk eigendom, zeggenschap of bestuur; • gezamenlijk beleid en procedures voor kwaliteitsbeheersing; • een gezamenlijke bedrijfsstrategie; • een gemeenschappelijke merknaam, of • het delen van een aanzienlijk deel van de bedrijfsmiddelen.

Netwerkorganisatie

Een kantoor of entiteit die tot een netwerk behoort.

NV COS

Nadere Voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), aangesloten op de Clarified ISA’s, zoals gepubliceerd door de IAASB.

NVO

Nadere voorschriften onafhankelijkheid van de openbaar accountant.

Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling

Een proces opgezet om, op of voorafgaand aan de datum van de controleverklaring, een objectieve evaluatie te verschaffen van de significante oordelen die het opdrachtteam heeft gevormd en de conclusies die zijn getrokken bij het formuleren van de controleverklaring.

Opdrachtteam

Al degenen die direct betrokken zijn bij de acceptatie en uitvoering van een specifieke opdracht, ongeacht hun juridische relatie met onze praktijk. Hiertoe behoren degenen die binnen onze praktijk belast zijn met en/of betrokken zijn bij de uitvoering van een opdracht, vaktechnisch werkzaam personeel, in dienst of ingeleend, uit andere disciplines (bijvoorbeeld juristen, actuarissen, fiscalisten, ITdeskundigen, specialisten op het gebied van het beheer van financiële middelen) en degenen die kwaliteitscontroles uitvoeren, vaktechnische consulten geven of direct toezicht uitoefenen ten behoeve van de opdracht.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 8 van 47


Openbaar accountant

De RA of AA die werkzaam is bij of verbonden is aan een accountantspraktijk. Hieronder is inbegrepen de externe accountant zoals bedoeld in art. 1 Wta.

Professioneel kritische instelling

Een houding die een onderzoekende instelling, alertheid op omstandigheden die kunnen duiden op eventuele afwijkingen die het gevolg zijn van fouten of fraude, én een kritische beoordeling van controle-informatie omvat. Controle-informatie omvat zowel informatie, opgenomen in de administratie die ten grondslag ligt aan de financiële overzichten, als andere informatie. Een derde organisatie – of een segment van een derde organisatie – die diensten verleent aan gebruikende entiteiten die onderdeel uitmaken van de informatiesystemen van die gebruikende entiteiten die relevant zijn voor hun financiële verslaggeving. Verordening accountantsorganisaties.

Serviceorganisatie

VAO UBO

Ultimate Benifical Owner. Een ieder met een belang (kapitaalbelang c.q. stemrecht) van meer dan 25% in de onderneming of 25% of meer in de trust. Zie artikel 1, eerste lid, onderdeel f van de Wwft.

Vennoot

Een persoon met de bevoegdheid om namens de accountantspraktijk verbintenissen aan te gaan betreffende de uitvoering van opdrachten op het gebied van de professionele dienstverlening.

Verantwoordelijke vennoot

De vennoot of andere accountant binnen de accountantspraktijk die verantwoordelijk is voor de opdracht, voor de uitvoering daarvan en voor het assurancerapport dat namens de accountantspraktijk wordt afgegeven en aan wie voor zover noodzakelijk de vereiste bevoegdheden zijn toegekend door een beroepsorganisatie of een wettelijke of regelgevende instantie.

Verifiëren (Wwft)

Het vaststellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit.

VGC

Verordening gedragscode.

Vrijwillige controle

Een niet bij of krachtens de wet verplichte controle van financiële verantwoordingen van ondernemingen of instellingen, die inhoudelijk overeenkomt met een wettelijke controle.

Wbp

Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Wettelijke controle

Een controle van een financiële verantwoording van een onderneming of instelling ten behoeve van het maatschappelijke verkeer, die verplicht is gesteld bij of krachtens de Wta.

Wta

Wet toezicht accountantsorganisaties.

Wwft

Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 9 van 47


2.

Compliancefunctie

2.1

Positie van de compliance officer

2.1.0

Betekenis en inhoud van de compliancefunctie Vanuit verschillende weten regelgeving dient in de accountantspraktijk invulling te worden gegeven aan de compliancefunctie. Primair betreft dit een toezichthoudende functie met betrekking tot:

Algemeen: het naleven van de bepalingen voor het verkrijgen respectievelijk het behouden van de vergunning tot het mogen uitvoeren van wettelijke controles; de betrouwbaarheid van de personen die het dagelijkse beleid van de accountantsorganisatie bepalen; het zorg dragen voor de naleving van weten regelgeving door externe en andere verantwoordelijke accountants; de inrichting en de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing; de naleving van de weten regelgeving inzake onafhankelijkheid; de naleving van de weten regelgeving inzake geheimhouding; de naleving van de weten regelgeving inzake het accepteren en uitvoeren van opdrachten; de inrichting en naleving van de interne beheersing gericht op integere bedrijfsvoering; de naleving van de weten regelgeving inzake fraude; het naleven van de Wwft; het naleven van overige bepalingen van relevante weten regelgeving gericht op de 1 accountantspraktijk, respectievelijk het uitoefenen van de accountantsfunctie; klachtenbehandeling, zaken voor de Accountantskamer en tuchtrechtzaken; het inrichten en naleven van overige praktijkrichtlijnen en praktijkprocedures.

Specifiek inzake (onverwijlde) meldingen aan de AFM het tijdig opvolgen en waar nodig melden van de tussentijdse beëindiging van een wettelijke controle, tuchtrechtprocedures en ernstige incidenten; het bewaken van het proces rond het voorleggen dan wel het onverwijld melden aan de AFM van de volgende omstandigheden of gebeurtenissen: Het voornemen tot het benoemen van nieuwe (mede-)beleidsbepalers Feiten die zich nadien hebben voorgedaan die van invloed kunnen zijn op de beoordeling van de betrouwbaarheid van (mede)beleidsbepalers Een tussentijdse beëindiging van een opdracht tot wettelijke controle Aangespannen tuchtprocedures tegen een externe accountant die aan de accountantsorganisatie is verbonden Incidenten die zich hebben voorgedaan waarbij de accountantsorganisatie of haar medewerkers betrokken zijn bij strafbare feiten en wetsovertredingen die het vertrouwen in de organisatie of in de financiële markten kunnen schaden.

Overige specifieke meldingen het onverwijld informeren van de betreffende controlecliënt als tegen een externe accountant een tuchtrechtprocedure wordt aangespannen over een wettelijke controleopdracht; het naleven van de meldingsplicht inzake fraude (art. 26 Wta) aan het Openbaar Ministerie dan wel de Opsporingsambtenaar zoals bedoeld in art. 141 WVS).

. Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 10 van 47


2.1.1.

Benoeming en taak van de compliance officer Het bestuur benoemt de compliance officer, in overeenstemming met de richtlijnen in dit hoofdstuk van het kwaliteitshandboek. Voor onze praktijk vervult Bram Breederveld deze functie en is Leo Blaak zijn plaatsvervanger. De compliance officer ziet toe op de naleving van in- en externe weten regelgeving zoals nader aangeduid in paragraaf 2.2.2. Hij functioneert onder de directe verantwoordelijkheid van het bestuur.

2.1.2.

Bevoegdheden van de compliance officer De compliance officer heeft primair een adviserende taak. De compliance officer brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het (dagelijks) bestuur, de verantwoordelijke vennoot en de opdrachtteams. De compliance officer onderhoudt contact met alle geledingen binnen onze praktijk. Hij heeft toegang tot alle dossiers en stukken van onze praktijk, die hij voor het uitoefenen van zijn functie noodzakelijk acht. In het geval van twijfel over het inzagerecht beslist het (dagelijks) bestuur. In het vormen van zijn oordeel is de compliance officer steeds onafhankelijk van de betrokken verantwoordelijk vennoot en de opdrachtteams. De compliance officer is niet bevoegd zelfstandig maatregelen door te voeren.

2.1.3.

Relatie van de compliance officer met het bestuur De compliance officer heeft spreekrecht tijdens de vergadering van het (dagelijks) bestuur.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 11 van 47


2.2 Taak en functie van de compliance officer 2.2.1.

Primaire functie De compliance officer heeft de primaire taak de interne richtlijnen te toetsen aan externe weten regelgeving en toe te zien op de correcte naleving van in- en externe weten regelgeving door alle medewerkers van onze praktijk teneinde de in paragraaf 1.1 geformuleerde uitgangspunten te waarborgen. Hieronder zijn ook begrepen de regelgeving over onafhankelijkheid. De compliance officer adviseert het (dagelijks) bestuur omtrent het voorkomen van overtredingen van in- en externe weten regelgeving door medewerkers.

2.2.2.

Verantwoordelijkheid Het bestuur is verantwoordelijk voor de invulling van de compliance functie en daarmee ook voor de bevoegdheden van de compliance officer. Dit is enerzijds gericht op het transparant maken van alle voor onze praktijk relevante weten regelgeving en anderzijds gericht op het nemen van organisatorische, procedurele en technische maatregelen die van belang zijn voor een goede kwaliteitsborging van onze praktijk. De specifieke taken van de compliance officer op deze wetgevingsterreinen zijn in de navolgende paragrafen en hoofdstukken nader uitgewerkt. De compliance officer is verantwoordelijk voor de registratie en bewaking van alle gegevens en bescheiden, die hij bij zijn functievervulling hanteert.

2.2.3.

Schendingen en incidenten door medewerkers In situaties waarin in- of externe weten regelgeving door medewerkers zijn geschonden, adviseert de compliance officer het (dagelijks) bestuur over de te nemen maatregelen die de gevolgen van een dergelijke schending of incident teniet doen of zoveel mogelijk beperken en die eraan bijdragen dat een dergelijke schending of incident in de toekomst wordt voorkomen. De compliance officer legt alle schendingen en incidenten vast, alsmede de door het bestuur genomen maatregelen.

2.2.4.

Centraal meldpunt De compliance officer is het centrale meldpunt voor medewerkers in het kader van de Wta, frauderichtlijn, respectievelijk de interne richtlijnen in het kader van de WWFT, klachten, zaken voor de Accountantskamer en tuchtrechtzaken. Op basis hiervan zal het bestuur overgaan tot melding bij de AFM, indien sprake is van tuchtrechtprocedures, tussentijdse beëindiging van een opdracht tot wettelijke controle en bij incidenten die een ernstige bedreiging vormen voor de integere bedrijfsuitoefening.

2.2.5

Bewaking van de onafhankelijkheid De compliance officer ziet toe op de bewaking van de onafhankelijkheid van onze praktijk en van medewerkers, inclusief de daarbij behorende registraties (zie paragraaf 3.2).

2.2.6

Cliëntenadministratie De compliance officer ziet erop toe dat het bestuur voldoende maatregelen treft die de juistheid en volledigheid waarborgen van de cliëntenadministratie waarin onze controlecliënten zijn opgenomen. Deze cliëntenadministratie moet minimaal voldoen aan de eisen die de weten regelgeving daaraan stelt . De cliëntenadministratie bevat, afhankelijk van het soort opdracht, ten minste de volgende gegevens, die alleen toegankelijk zijn voor degenen die daartoe bevoegd en geautoriseerd zijn: • De naam, het adres en de vestigingsplaats van de cliënt.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 12 van 47


• In het kader van de Wwft: een aanduiding van het risicoprofiel van de cliënt. • De naam van de voor de opdracht verantwoordelijke externe accountant of andere beroepsbeoefenaar. • De per boekjaar in rekening gebrachte vergoedingen voor de wettelijke controle en de in rekening gebrachte vergoedingen voor de overige diensten. De cliëntenadministratie moet minimaal 7 jaar worden bewaard. Onze maatschap zal op grond van een in de algemene matenvergadering genomen besluit geen diensten verrichten voor OOB.’s.

2.3 Overige bepalingen 2.3.1.

Rapportering aan het bestuur De compliance officer rapporteert zijn bevindingen op voornoemde gebieden rechtstreeks aan het bestuur. De compliance officer zal daarbij tevens zijn advies ter zake geven, waaronder eventueel begrepen het inwinnen van extern juridisch advies. In overleg met het bestuur worden de vervolgacties bepaald. In voorkomende gevallen adviseert de compliance officer het bestuur omtrent het opstellen van nieuwe c.q. het aanpassen van bestaande interne richtlijnen.

2.3.2.

Vervanging van de compliance officer Bij afwezigheid van de in 2.1.1 genoemde compliance officer of wanneer de compliance officer zelf partij is bij een bepaalde zaak, wordt zijn plaats ingenomen door de 2.1.1 genoemde plaatsvervanger dan wel een andere door het bestuur aan te wijzen vervanger.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 13 van 47


3.

Beroepseisen

3.1

Algemene beroepseisen

3.1.1

Integriteit en objectiviteit Onze accountantspraktijk heeft haar bedrijfsvoering zodanig ingericht dat het een beheerste en integere bedrijfsuitoefening waarborgt. Onder integriteit wordt in dat kader mede verstaan het tegengaan van verstrengeling van tegenstrijdige belangen, het tegengaan van betrokkenheid bij strafbare feiten en wetsovertredingen, het tegengaan van relaties met cliënten die het vertrouwen in onze organisatie zouden kunnen schaden en het voorkomen dat de onafhankelijke positie van onze organisatie wordt bedreigd. Vennoten en medewerkers zijn tijdens de uitoefening van werkzaamheden recht door zee en verrichten hun diensten op eerlijke wijze, transparant en duidelijk. Zij handelen tevens in overeenstemming met algemeen geaccepteerde fatsoensnormen, goede smaak en gezond verstand. Algemeen geaccepteerde fatsoensnormen en goede smaak vertalen zich onder andere in taalgebruik, wijze van kleden en onderlinge omgangsvormen. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden worden vennoten en medewerkers niet gehinderd door vooroordelen, belangentegenstellingen of beïnvloeding door derden. Vennoten en medewerkers zijn onpartijdig in hun oordeelsvorming. Indien zij een bijzonder belang vertegenwoordigen, zorgen zij ervoor dat dit aan alle betrokkenen duidelijk kenbaar wordt gemaakt. Situaties die voor belanghebbenden aanleiding kunnen geven voor twijfel aan de integriteit en objectiviteit van vennoten en medewerkers moeten vermeden te worden. Hierbij kan gedacht worden aan het aangaan van relaties met belanghebbenden, die kunnen leiden tot vooroordelen of beïnvloeding van de objectieve oordeelsvorming. Tevens kan gedacht worden aan het aanvaarden dan wel het aanbieden van voordelen van of aan andere belanghebbenden. Onze vennoten en medewerkers of hun gezinsleden aanvaarden geen giften van of bieden geen giften aan opdrachtgevers of relaties, voor zover dit in strijd is met de interne richtlijnen. Een en ander is uitgewerkt in de algemene arbeidsvoorwaarden van onze praktijk welke zijn opgeslagen op het netwerk onder B&B intern / kennisbank.

3.1.2

Deskundigheid en zorgvuldigheid Onze vennoten en medewerkers aanvaarden uitsluitend opdrachten tot het verrichten van werkzaamheden waarvan zij van mening zijn dat zij hiertoe voldoende kennis en kunde bezitten. Tevens zullen zij tegenover derden niet ten onrechte de indruk wekken bepaalde ervaring of expertise te bezitten. Alle werkzaamheden verricht door vennoten en medewerkers worden deskundig, zorgvuldig en met een deugdelijke onderbouwing uitgevoerd. Als de medewerker onzeker is over de te verrichten werkzaamheden of in geval van complexe vraagstukken moet altijd overleg te worden gevoerd met de verantwoordelijke vennoot. Uitsluitend het bestuur, de verantwoordelijke vennoot en door de verantwoordelijke vennoot expliciet geautoriseerde vennoten en medewerkers, zijn bevoegd externe correspondentie over die opdracht te autoriseren. Andere medewerkers op de opdracht brengen het resultaat van hun werkzaamheden of adviezen uitsluitend naar buiten na toestemming van de verantwoordelijke vennoot. De onderbouwing van verrichte werkzaamheden of uitgebrachte adviezen leggen vennoten en medewerkers schriftelijk en/of elektronisch vast in het daartoe bestemde dossier. De vennoot of medewerker legt vast met welke andere vennoten of medewerkers de te verrichten werkzaamheden of het uit te brengen advies van tevoren zijn besproken.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 14 van 47


Onze vennoten en medewerkers dragen ervoor zorg dat aan opdrachtgevers de eigen verantwoordelijkheid en die van onze praktijk ten aanzien van weten regelgeving duidelijk is. Vennoten en medewerkers moeten voorkomen dat bij opdrachtgevers ongerechtvaardigde verwachtingen bestaan over de diensten van onze praktijk. Van zakelijke besprekingen maken vennoten en medewerkers zodanige aantekeningen dat te allen tijde duidelijk is welke onderwerpen zijn besproken, wat het advies van onze praktijk is geweest en welke afspraken zijn gemaakt met de gesprekspartner. Deze aantekeningen worden bewaard in het cliëntdossier, al dan niet digitaal.

3.1.3

Vertrouwelijkheid en geheimhouding Onze vennoten en medewerkers behandelen informatie, verkregen tijdens de uitoefening van werkzaamheden, vertrouwelijk. Deze geheimhouding blijft ook na beëindiging van de werkzaamheden geboden. Vertrouwelijkheid betekent niet alleen dat informatie niet openbaar gemaakt zal worden. Het betekent ook dat informatie niet gebruikt zal worden ten voordele van zichzelf of van anderen. Vennoten en medewerkers vragen aan betrokkenen uitsluitend die informatie die noodzakelijk is voor een juiste uitoefening van werkzaamheden. Zonder expliciete toestemming van belanghebbenden zal de verkregen informatie niet openbaar gemaakt worden, tenzij op gezag van weten regelgeving. Vennoten en medewerkers beoordelen te allen tijde, vóór daadwerkelijke openbaarmaking, de belangen van alle betrokkenen. Wanneer een opdrachtgever een (andersluidende) opdracht wenst te verstrekken aan een andere accountant, verschaft de verantwoordelijke vennoot of een door hem hiertoe aangewezen medewerker op verzoek zodanige informatie als voorgeschreven is volgens de regelgeving inzake collegiaal overleg. Informatie wordt uitsluitend met collega’s gedeeld in het kader van collegiaal overleg ten behoeve van een opdracht. Bestanden, interne dossiers en stukken die eigendom zijn van de opdrachtgever of de betrokken organisatie worden, wanneer zij niet worden gebruikt, afgesloten bewaard.

3.1.4

Professioneel gedrag Onze vennoten en medewerkers houden zich aan alle voor hen relevante weten regelgeving. Zij onthouden zich van handelen dat het accountantsberoep en/of onze praktijk in diskrediet brengt. Zij zijn eerlijk en oprecht in hun promotionele activiteiten en onthouden zich van het wekken van overdreven verwachtingen ter zake van diensten die zij in casu onze accountantspraktijk kan verlenen, de kwaliteiten van onze organisatie en de ervaringen waarover wij beschikken en van geringschattende verwijzingen naar of niet onderbouwde vergelijkingen met het werk van derden.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 15 van 47


3.2

Onafhankelijkheid

3.2.1.

Algemeen uitgangspunt inzake onafhankelijkheid Onze praktijk conformeert zich aan de onafhankelijkheidsvoorschriften zoals opgenomen in de Wta, Bta en de verordeningen van de beroepsorganisaties. Deze voorschriften en bepalingen maken integraal onderdeel uit van onze praktijkrichtlijnen. Onafhankelijkheid is vereist wanneer vennoten en medewerkers betrokken zijn bij assurance opdrachten. Het bestuur stelt regels inzake onafhankelijkheid op voor opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie en opdrachten tot het samenstellen van informatie. Vennoten en medewerkers zijn in beginsel onafhankelijk van hun opdrachtgever of andere belanghebbenden. Onafhankelijkheid staat in dit verband voor onafhankelijkheid in wezen en in schijn: er bestaat tussen vennoten en medewerkers en belanghebbenden geen relatie of verbintenis die bij derden de indruk kan wekken dat de objectieve oordeelsvorming door de vennoot en/of de medewerker in gevaar komt. Voor andere opdrachten, zoals de (fiscale) adviesopdracht, zal het bovenstaande zoveel mogelijk als uitgangspunt dienen. Eventuele afwijkingen van bovengenoemde uitgangspunten zullen in voorkomend geval schriftelijk in het dossier worden vastgelegd. De vergoeding voor de uitgevoerde wettelijke controles is niet afhankelijk van de uitkomsten van de werkzaamheden, noch van de aanvullende diensten die door onze organisatie worden verleend. Als de vergoedingen voor onze overige dienstverlening bij een klant meer bedragen dan de vergoedingen voor assuranceopdrachten, zullen waarborgen worden getroffen teneinde de onafhankelijkheid niet in gevaar te brengen.

3.2.2.

Interne maatregelen In de verschillende onafhankelijkheidsvoorschriften zijn een vijftal categorieën van bedreigingen te onderscheiden. In het overzicht hierna is aangegeven welke maatregelen binnen onze praktijk zijn getroffen om deze bedreigingen te mitigeren.

Bedreiging Belangenverstrengeling c.q. eigen belang

Zelftoetsing

Belangenbehartiging

Versie 12 dd. 26-2-2013

Maatregelen Jaarlijkse schriftelijke onafhankelijksverklaringen van alle beleidsbepalers en medewerkers en meldingsplicht bij wijziging. Jaarlijkse onafhankelijkheidstoets voor de gehele accountantspraktijk. Jaarlijks per Assurance opdracht in te vullen checklist onafhankelijkheid en daaruit voortvloeiende besluiten en maatregelen. Opdrachtaanvaarding- en continueringprocedure. Verbod op het hebben van een financieel belang in cliënten. Restricties voor het aangaan van zakelijke relaties. Opdrachten niet uitvoeren als er sprake is van mogeljke beïnvloeding van de besluitvorming Regels voor in-en uitdiensttreding. Voorkomen dat medewerkers op enige wijze zichzelf controleren. Jaarlijks per Assurance opdracht in te vullen checklist onafhankelijkheid en daaruit voortvloeiende besluiten en maatregelen. Opdrachtaanvaarding- en continueringprocedure. Jaarlijks per Assurance opdracht in te vullen checklist onafhankelijkheid en daaruit voortvloeiende besluiten en maatregelen. Opdrachtaanvaarding- en continueringprocedure. Pagina 16 van 47


Te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen

Intimidatie

3.2.3.

Jaarlijkse onafhankelijkheidstoets voor de gehele accountantspraktijk. Jaarlijks per controleopdracht in te vullen checklist onafhankelijkheid en daaruit voortvloeiende besluiten en maatregelen. Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling. Toezicht en advies door compliance officer. Melding bij het bestuur en eventueel ook bij compliance officer. Klokkenluidersregeling

Opdrachtgerichte onafhankelijkheid Alle vennoten en medewerkers die betrokken zijn bij een assurance-opdracht van onze praktijk verklaren eenmaal per jaar schriftelijk dat zij onafhankelijk zijn van de opdrachtgever, zoals bedoeld in de voorafgaande paragrafen. Deze verklaring wordt opgenomen in het lopend jaar dossier door paraferen van de betreffende vragen in het standaard werkprogramma. Vennoten en medewerkers zijn verplicht om wijzigingen in hun onafhankelijkheidssituatie (zoals het aanvaarden van nevenfuncties, etc.) die optreden nadat zij de schriftelijke verklaring hebben afgegeven, onmiddellijk te melden aan de compliance officer.

3.2.4.

Verantwoordelijkheid vennoot De voor de assurance-opdracht verantwoordelijke vennoot beoordeelt voor aanvang van de opdrachtgerichte werkzaamheden de onafhankelijkheid van de bij de opdracht betrokken medewerkers. Vennoten zijn verplicht om bij de opdracht gerezen problemen en/of wijzigingen ten aanzien van onafhankelijkheid onmiddellijk te melden aan de compliance officer.

3.2.5.

Bewaartermijn De dossiers waarin de verstrekte verklaringen worden opgeborgen worden ten minste zeven jaren bewaard.

3.2.6.

Verklaringen dienen te zijn ingeleverd voor aanvang van de werkzaamheden Vennoten of medewerkers mogen geen werkzaamheden voor een assurance-opdracht uitvoeren, voordat de individuele medewerker en de voor de opdracht verantwoordelijke vennoot de schriftelijke onafhankelijkheidsverklaring hebben afgegeven.

3.2.7.

Onafhankelijkheidstoets met betrekking tot het gehele kantoor Jaarlijks toetst de compliance officer de onafhankelijkheid van alle vennoten, medewerkers en ingeleend personeel ten opzichte van alle opdrachtgevers van onze praktijk. Dat doet de compliance officer aan de hand van alle onafhankelijkheidsverklaringen. Deze toets zal ook plaatsvinden bij nieuwe medewerkers kort na het in dienst treden. Indien naar aanleiding van deze toets blijkt dat de onafhankelijkheid bij een opdracht niet gewaarborgd is, zal de compliance officer, in overleg met de betrokkene, het bestuur adviseren omtrent te nemen maatregelen.

3.2.8.

Vervallen

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 17 van 47


3.2.9.

Te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen Wanneer de verantwoordelijke vennoot bij de strategiebepaling of de compliance officer op basis van de jaarlijkse onafhankelijkheidstoets bij een assurance-opdracht het risico van te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen signaleert, kan hij, in overleg met de betrokkenen, het (dagelijks) bestuur adviseren de volgende maatregelen te nemen: • Het (laten) vervangen van het teamlid c.q. de teamleden (inclusief de vennoot) die door een lange betrokkenheid bij de cliënt mogelijk een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen met de cliënt of de opdracht hebben. • Het benoemen van een tweede verantwoordelijke accountant op de opdracht, wiens primaire taak het is de onafhankelijkheid te bewaken. • Het verplicht (laten) uitvoeren van een jaarlijkse opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling op het betreffende dossier, in overeenstemming met paragraaf 6.3.

3.2.10

Interne melding van intimidatie Wanneer een medewerker geïntimideerd raakt door een dreigement, een dominante persoonlijkheid of andere reële of gevreesde pressiemiddelen van de zijde van een cliënt, dient de medewerker daarvan direct melding te maken bij de verantwoordelijke vennoot op de opdracht en bij de compliance officer. Als de verantwoordelijke vennoot en/of de compliance officer een reëel gevaar ziet voor de onafhankelijkheid als gevolg van intimidatie, moet hij hiervan direct melding te maken bij het (dagelijks) bestuur. Dit bestuur bepaalt vervolgens de te ondernemen acties en informeert hierover de compliance officer. Als het bestuur en/of de compliance officer volgens de betreffende medewerker onvoldoende maatregelen nemen om de intimidatie weg te nemen staat er op onze website een klokkenluidersregeling teneinde de medewerker de gelegenheid te geven de in zijn/haar ogen ongewenste situtatie onder de aandacht te brengen.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 18 van 47


4

Opdrachtaanvaarding, -voortzetting en beëindiging

4.1

Algemene voorwaarden

4.1.1.

Algemene voorwaarden Op alle diensten van onze praktijk zijn de Algemene Voorwaarden (zie paragraaf 1.2) van toepassing. Bij elke offerte en bij elke nieuwe opdracht wordt standaard een exemplaar van de algemene voorwaarden meegezonden. Nieuwe opdrachtgever Voor elke nieuwe opdrachtgever dient identificatie conform de praktijkrichtlijn in het kader van de Wwft plaats te vinden. Hierbij dient – ten minste – met de volgende aspecten rekening te worden

gehouden: Op grond van de door ons kantoor gehanteerde criteria bepalen wij welk risicoprofiel bij deze nieuwe opdrachtgever van toepassing is. In dit ‘risicoprofiel’ – laag of hoog - wordt de mate van risico op witwassen en financiering van terrorisme tot uitdrukking gebracht. De integriteit van een opdrachtgever is hierbij een belangrijk criterium. Afhankelijk van het gestelde risicoprofiel neemt ons kantoor vervolgens maatregelen voor het identificeren en of verifiëren van nieuwe opdrachtgevers. Hierbij maken wij onderscheid tussen een vereenvoudigd, normaal en een verscherpt cliëntenonderzoek. Een vereenvoudigd cliëntenonderzoek, bestaande uit het identificeren van de cliënt en het vaststellen van het doel en de aard van de relatie met deze cliënt, zal in onze praktijk niet vaak voorkomen omdat dit bijvoorbeeld alleen van toepassing is op cliënten die bijvoorbeeld beursgenoteerd zijn of Nederlandse en EU-overheidsinstanties betreffen; Bij een normaal cliëntenonderzoek vindt er naast het identificeren van de nieuwe opdrachtgever en het vaststellen van het doel en de aard van de relatie met de cliënt, ook nog verificatie van de identiteit plaats. Wanneer dat van toepassing is, stellen wij altijd de Ultimate Benificial Owner (UBO, zie hierna) vast en verifiëren we deze gegevens eveneens. Bij een hoog risicoprofiel dient ons kantoor een verscherpt cliëntenonderzoek uit te voeren bestaande uit aanvullende, verifiërende maatregelen waaronder bijvoorbeeld het inzichtelijk maken van de structuur van de groep waartoe de relatie behoort, de controle op de activiteiten van de cliënt en het onderzoek naar de herkomst van diens vermogen. Zakelijke relaties met Politiek Prominente Personen (Political Exposed Person, PEP) worden per definitie met een hoog risicoprofiel aangemerkt en daarom niet als cliënt geaccepteerd .

Hoewel dit niet op expliciete wijze in de wet staat voorgeschreven, kiest ons kantoor er voor om in in principe voor alle rechtspersonen een uittreksel uit het Handelsregister te nemen. Voor het identificeren van nieuwe opdrachtgevers bestaan ook vrijstellingen. Dit geldt bijvoorbeeld voor diensten die bestaan uit het verzorgen van successieaangiften en (onder voorwaarden) eenvoudige aangiften inkomstenbelasting, alsook (in algemene zin geformuleerd) het door belastingadviseurs in rechte optreden voor opdrachtgevers. Ons kantoor heeft er voor gekozen om gebruik te maken van deze vrijstellingen. In beginsel dient de identiteit van de nieuwe opdrachtgever, alsmede de verificatie hiervan plaats te vinden voordat een relatie wordt aangegaan. Het is echter toegestaan om deze werkzaamheden tijdens het aangaan van de relatie uit te (laten) voeren als er sprake is van een laag risicoprofiel en wanneer dit nodig is om de dienstverlening niet te verstoren. Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 19 van 47


De (rechts)persoon die moet worden geïdentificeerd is degene waarvoor ons kantoor de dienst verricht, waarbij nagegaan wordt of de (rechts)persoon voor zichzelf optreedt. Wanneer dit niet het geval is behoort de achterliggende (rechts)persoon te worden geïdentificeerd. Als er sprake is van een rechtspersoon bestaat de verplichting om de uiteindelijk belanghebbende (Ultimate Benificial Owner = UBO) te verifiëren. Voor buitenlandse opdrachtgevers geldt in feite hetzelfde en worden de volgende gegevens vastgelegd: documenten aan de hand waarvan de identiteit is vastgesteld, de gegevens van degene die voor de rechtspersoon optreedt en de aard van de dienstverlening.

Identificeren Identificatie van natuurlijke personen Identificatie van natuurlijke personen geschiedt aan de hand van het originele legitimatiebewijs zoals een paspoort, een rijbewijs of een Europese identiteitskaart. Andere documenten gelden als gevolg van toepassing van de Wwft niet als legitimatiebewijs. De geldigheid van het getoonde legitimatiebewijs moet op het moment van identificatie niet verlopen zijn. De medewerker die de identificatie uitvoert maakt van dit originele legitimatiebewijs een fotokopie en geeft deze aan het secretariaat. Identificeren bij personenvennootschappen Bij een personenvennootschap (VOF, maatschap, et cetera) kan volstaan worden met identificatie van de vennoten c.q. maten die de personenvennootschap in rechte kunnen vertegenwoordigen. Identificatie van rechtspersonen Identificatie van rechtspersonen geschiedt aan de hand van documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijke bron. Een uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel maakt hoervan onderdeel uit. Het uittreksel wordt door het secretariaat zelf rechtstreeks bij de KvK gedownload en in de betreffende dossiers opgeborgen.

4.2

Acceptatieprocedure nieuwe opdracht

4.2.1.

Aandachtspunten bij opdrachtaanvaarding De opdrachtverantwoordelijke vennoot betrekt ondermeer de volgende aspecten in het proces van het accepteren van opdrachten:

Uitkomsten van het verrichte cliëntenonderzoek ( identificatie en eventueel verificatie, alsmede vaststelling van doel en beoogde aard van de zakelijke relatie) voorafgaand aan het aanvaarden van de opdracht en het vaststellen van het risicoprofiel in het kader van toepassing van de Wwft. Integriteit van de cliënt (zie paragraaf 4.2.2). Uitkomsten van het (eventueel gevoerde) collegiaal overleg. De formulering van de opdracht. De bevoegdheid van de opdrachtgever. Het doel van de opdracht. De aard en de complexiteit van de opdracht. De voor de opdracht relevante weten regelgeving. Kennis van de bedrijfstak en activiteiten van de cliënt.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 20 van 47


Het moment van verstrekken van de opdracht. Het feit of bij deze opdracht nog een andere accountant of deskundige betrokken is. De mogelijkheden van onze praktijk (waaronder deskundigheid, capaciteit, tijd en middelen) om de opdracht naar behoren uit te voeren. De grondslag voor de berekening van de vergoeding voor de wettelijke controle. Of alle opdrachtrisico’s voldoende zijn afgedekt.

Daarnaast gelden de volgende afwegingen bij de acceptatie van assurance-opdrachten: Of er mogelijk samenloop kan zijn met andere vormen van dienstverlening van onze praktijk, zoals administratieve dienstverlening, het samenstellen van de jaarrekening etc. waardoor de onafhankelijkheid mogelijk in het geding kan komen. Of er mogelijk andere onafhankelijkheidsrisico’s kunnen ontstaan bij acceptatie van de opdracht. De overwegingen en de genomen besluiten worden door de verantwoordelijke vennoot vastgelegd op het Cliënt-acceptatie-formulier.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 21 van 47


4.2.2.

Integriteit van de cliënt Voor het vaststellen van de integriteit van de cliënt worden de volgende zaken meegewogen in het oordeel van de opdrachtverantwoordelijke vennoot: • De identiteit en reputatie van de uiteindelijke eigenaars, personen op sleutelposities, verbonden partijen en functionarissen die belast zijn met de corporate governance van de organisatie. • Informatie over hoe voornoemde partijen omgaan met zaken als grensverleggende interpretatie van de regels voor de verslaggeving en de interne controle omgeving. • De aard van de activiteiten van de cliënt en haar bedrijfscultuur. • De mate waarin en wijze waarop de cliënt onze beloning ter discussie stelt. • Signalen over ongepaste beperkingen in de aard en omvang van onze werkzaamheden. • Signalen dat cliënt betrokken is bij witwas- of andere criminele activiteiten of fiscale fraude. • De reden voor de wisseling van dienstverlener. De afwegingen aangaande de integriteit van de cliënt worden in het kader van de opdrachtaanvaarding gedocumenteerd.

4.2.3.

De mogelijkheid van onze praktijk om de opdracht uit te voeren Bij de beoordeling van de mogelijkheden die onze praktijk heeft om een bepaalde opdracht uit te voeren, worden door het (dagelijks) bestuur in samenspraak met de beoogde opdrachtverantwoordelijke vennoot de volgende aspecten meegewogen: • De bij de opdracht betrokken personen hebben relevante kennis en/of ervaring. • Deze personen hebben relevante ervaring met de betreffende regelgeving, dan wel de mogelijkheden om deze kennis en ervaring op te doen. • Onze praktijk kan voldoende personen inschakelen met de benodigde capaciteiten en kwaliteiten. • Experts zijn beschikbaar, voor zover nodig. • Personen die de kwaliteiten hebben om in aanmerking te komen om kwaliteitsreviews te verrichten zijn beschikbaar en • Onze praktijk is in staat om de opdracht binnen de gestelde termijnen af te ronden.

4.2.4.

Opdrachtrisico’s De opdrachtverantwoordelijke vennoot beoordeelt voordat een opdracht wordt geaccepteerd, het risico dat belanghebbenden zullen twijfelen aan de onafhankelijkheid van onze praktijk en de betrokken vennoten en medewerkers. Bij twijfel gaat de opdrachtverantwoordelijke vennoot in overleg met de compliance officer na of dergelijke risico’s kunnen worden beheerst met kwaliteitsmaatregelen die door onze praktijk genomen kunnen worden, zoals beschreven in dit kwaliteitshandboek. Voorbeelden hiervan zijn: - het achteraf uitvoeren van een (inhoudelijke) dossierreview in het kader van interne inspecties; - onafhankelijke opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling gedurende de uitvoering van de opdracht: - periodieke (partiële) rotatie van de samenstelling van teams die betrokken zijn bij een opdrachtgever. Indien naar de inschatting van de compliance officer desalniettemin risico’s blijven bestaan, adviseert hij het (dagelijks) bestuur omtrent verder te treffen kwaliteitsmaatregelen. Indien zodanige maatregelen niet genomen kunnen worden, zal hij dit bestuur adviseren in hoeverre de opdracht al dan niet kan worden aanvaard.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 22 van 47


4.2.5.

Vastlegging van genomen beslissingen De opdrachtverantwoordelijke vennoot legt de overwegingen met betrekking tot de aanvaarding of afwijzing van een opdracht schriftelijk vast. Ook de eventueel genomen maatregelen ter vermindering van gesignaleerde risico’s worden door de verantwoordelijk vennoot vastgelegd in het dossier. De uiteindelijke beslissing omtrent de opdrachtaanvaarding wordt genomen door het (dagelijks) bestuur.

4.2.6.

Onafhankelijkheidstoets Voor elke nieuwe assurance-opdracht dient een onafhankelijkheidstoets te worden uitgevoerd in overeenstemming met paragraaf 3.2.3.

4.2.7.

Opdrachtbevestiging Voor elke nieuwe opdracht dient een opdrachtbevestiging te worden opgesteld. De opdrachtbevestiging wordt namens onze praktijk ondertekend door de verantwoordelijk vennoot. Hierbij wordt gebruik gemaakt van door het secretariaat ontwikkelde modellen.

4.2.8.

Benoeming door bestuur Het bestuur benoemt de voor de opdracht verantwoordelijke vennoot (bij wettelijke controle: externe accountant) en, indien van toepassing, de persoon die verantwoordelijk is voor de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling.

4.2.9.

Werkzaamheden beginbalans bij overname (controle)opdracht

2

Wanneer een opdracht tot het verrichten van een wettelijke controle aan onze praktijk is verstrekt, bestaat – in het kader van artikel 20, derde lid, Wta - de mogelijkheid om de voorgaande accountantsorganisatie te verzoeken toegang te verstrekken tot relevante informatie die de voorgaande accountantsorganisatie bij het uitvoeren van de wettelijke controleopdracht bij betreffende cliënt heeft verkregen. Deze voorgaande accountantsorganisatie is verplicht hieraan mee te werken en is op basis van dit artikel ontheven van haar geheimhoudingsplicht. Vanzelfsprekend geldt deze regelgeving ook vice versa. Onze accountantsorganisatie zal derhalve aan een soortgelijk verzoek van de opvolgend accountant aan onze accountantsorganisatie altijd medewerking verlenen.

4.3

Opdrachtvoortzetting

4.3.1.

Jaarlijkse beoordeling Voor de aanvang van een doorlopende opdracht in enig jaar, beoordeelt de verantwoordelijk vennoot, of er belemmeringen zijn om de opdracht voort te zetten. Ongeacht de uitkomst van deze beoordeling, worden de overwegingen en conclusies vastgelegd in het dossier. Als na de opdrachtaanvaarding of – continuering feiten bekend worden die, als zij eerder bekend waren geweest hadden geleid dat de opdracht niet of in een gewijzigde vorm zou zijn aanvaard of gecontinueerd, dan brengt de opdrachtverantwoordelijke vennoot de compliance officer op de hoogte van betreffende feiten.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 23 van 47


De verlenging van de relatie met een bestaande opdrachtgever hangt af van belangrijke zaken die tijdens de huidige of voorgaande opdrachten gespeeld hebben, en de invloed die zij hebben op een eventuele verlenging. De hiervoor genoemde aspecten bij opdrachtacceptatie (zie paragraaf 4.2.1) worden ook bij opdrachtvoortzetting meegewogen.

4.3.2.

Schriftelijke opdrachtherbevestiging Indien naar aanleiding van de in paragraaf 4.3.1 bedoelde jaarlijkse beoordeling de opdracht zal worden voortgezet, overweegt de verantwoordelijk vennoot of het noodzakelijk is de opdracht schriftelijk opnieuw te bevestigen. Voor wettelijke controles wordt elk jaar een schriftelijke herbevestiging opgesteld welke namens onze praktijk ondertekend wordt door de verantwoordelijke vennoot en waarin wordt opgenomen de grondslag voor de berekening van de vergoeding voor het uitvoeren van de wettelijke controle.

4.3.3.

Mogelijke belemmeringen Indien er naar aanleiding van de in paragraaf 4.3.1 bedoelde jaarlijkse beoordeling twijfels bestaan ten aanzien van het voortzetten van de opdracht, dienen de overwegingen te worden voorgelegd aan de compliance officer. De compliance officer zal het (dagelijks) bestuur, met argumenten omkleed, adviseren de opdracht voort te zetten (eventueel onder bepaalde voorwaarden) dan wel te beëindigen. Het (dagelijks) bestuur neemt een besluit op basis van het advies van de compliance officer.

4.3.4.

Informatie die tot weigering van de opdracht zou hebben geleid Wanneer onze praktijk na aanvaarding van de opdracht informatie verkrijgt die, als zij die informatie eerder had gehad, tot een weigering van de opdracht aanleiding had gegeven, zal het (dagelijks) bestuur de volgende zaken in haar beoordeling van de verlenging van de relatie en van de opdracht betrekken: • De professionele en wettelijke verplichtingen met betrekking tot deze omstandigheden, hieronder begrepen de verplichting van onze praktijk om de feitelijke opdrachtgever of toezichthoudende instanties te informeren en • De mogelijkheid om de opdracht of zowel opdracht als relatie te beëindigen.

4.4

Opdrachtbeëindiging

4.4.1.

Opdrachtbeëindiging Wanneer de opdrachtverantwoordelijke vennoot in samenspraak met de compliance officer, bijvoorbeeld op grond van de bevindingen naar aanleiding van de jaarlijkse beoordeling als bedoeld in paragraaf 4.3.1 tot de conclusie komt dat een opdracht dient te worden beëindigd, schenkt de verantwoordelijk vennoot aandacht aan de volgende zaken: a. Er wordt nagegaan of er een vaktechnische, juridische of andere reden is om aan te blijven of om toezichthoudende instanties te informeren over de beëindiging van de opdracht of de opdracht en de relatie. b. Als de verantwoordelijk vennoot besluit om de opdracht of de opdracht en de relatie te beëindigen dan wordt dit met de reden van de beëindiging besproken met het management van de cliënt en met diegenen die bij de cliënt verantwoordelijk zijn voor corporate governance, als ook de reden voor deze beëindiging. Tevens wordt de beëindiging van de opdracht, en de eventuele stappen die onze praktijk neemt, schriftelijk aan de opdrachtgever kenbaar gemaakt door middel van een door de verantwoordelijk vennoot ondertekende brief. c.

Belangrijke zaken, gepleegd overleg, conclusies en de basis voor deze conclusies worden gedocumenteerd in de opdrachtregistratie.

d. Indien tussentijds een opdracht tot wettelijke controle wordt beëindigd moet dit per omgaande worden gemeld bij Bram Breederveld in zijn functie van compliance officer. Hij zal hiervan Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 24 van 47


melding maken bij de AFM binnen 10 werkdagen na afloop van het kwartaal waarin de opdracht is beëindigd, dan wel bekend is geworden dat zij zal worden beëindigd, met inbegrip van de aan die beëindiging ten grondslag liggende overwegingen.

4.4.2.

Fraudemelding Indien een assurance-opdracht wordt beëindigd in verband met geconstateerde fraude, dienen de bepalingen in paragraaf 4.5 te worden gevolgd.

4.4.3.

Wwft-gegevens De in het kader van toepassing van de Wwft vastgelegde gegevens moeten respectievelijk tot 5 jaar na de beëindiging van de relatie, het afronden van de dienstverlening of een melding worden bewaard.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 25 van 47


4.5

Fraudemelding

4.5.1.

Fraudemelding Indien een verantwoordelijke vennoot bij de uitvoering van zijn werkzaamheden een aanwijzing voor fraude signaleert, dient de verantwoordelijk vennoot te handelen in overeenstemming met de bepalingen van de Wta art 36 en 37, Bta, NVCOS 240 en de interne richtlijn in het kader van Wwft voor zover van toepassing.

4.5.2

Interne procedure Een verantwoordelijke vennoot die bij de uitvoering van zijn werkzaamheden een ongebruikelijke transactie en/of een aanwijzing voor fraude signaleert of vermoedt, bespreekt direct de te volgen procedure met de compliance officer, die vanaf dat moment, in samenspraak met de andere bestuursleden, de verder te volgen strategie bepaalt. De aspecten die bij deze procedure in acht worden genomen omvatten onder meer:

De aard en de omvang van de verder uit te voeren controlemaatregelen gericht op het vaststellen van de aard en de omvang van de fraude.

Het tijdstip en de inhoud van de bespreking van de fraude met de directie (tenzij het een directiefraude betreft; in dat geval vindt bespreking plaats met het toezichthoudend orgaan), waarbij inhoudelijk ook ingegaan wordt op: A. Het vaststellen van de te treffen maatregelen om de gevolgen van de fraude zoveel mogelijk ongedaan te maken. B. Het vaststellen van de maatregelen om herhaling in de toekomst zo veel mogelijk te voorkomen. C. De termijn waarbinnen deze maatregelen zullen worden uitgevoerd.

4.5.3

Het beoordelen van de toereikendheid van het hiervoor genoemde plan van aanpak binnen vier weken nadat deze door de ondernemingsleiding, dan wel het toezichthoudend orgaan, is opgesteld.

Het vaststellen dat het, in het plan van aanpak opgenomen maatregelenpakket daadwerkelijk is uitgevoerd.

De vastlegging van de hiervoor genoemde feiten in het dossier en de uiteindelijke rapportage aan de wettelijke controlecliënt.

Melding Een op grond van de weten regelgeving verplichte melding kan alleen geschieden door het (dagelijks) bestuur of namens hen een daartoe door het bestuur aangewezen interne functionaris. Deze melding omvat tenminste de volgende gegevens:

De naam, het adres en de vestigingsplaats van de controlecliënt.

De naam, het adres en de vestigingsplaats van de accountantsorganisatie.

De naam van de externe accountant.

De datum van de melding.

Een omschrijving van de aard van de vermoedelijke fraude van materieel belang.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 26 van 47


5.

Inzet en begeleiding van individuele medewerkers

5.1.1.

Reikwijdte van dit hoofdstuk In dit kwaliteitshandboek wordt geen aandacht besteed aan personeelsplanning, de werving, selectie en carrièreontwikkeling van medewerkers en het beleid rondom beoordeling, beloning en promotie. Hiervoor wordt verwezen naar de interne richtlijnen en procedures van onze praktijk.

5.1.2.

Verantwoordelijkheid bestuur en verantwoordelijk vennoot Het bestuur zorgt voor de noodzakelijke randvoorwaarden zoals het beschikbaar zijn van personeel, hulpmiddelen en tijd ten behoeve van het uitvoeren van opdrachten. De verantwoordelijk vennoot is verantwoordelijk voor de samenstelling van het opdrachtteam, de opstelling van een tijdsplanning en de inzet van de noodzakelijke middelen.

5.1.3.

Voorwaarden aan verantwoordelijke vennoot en opdrachtteam De verantwoordelijke vennoot en de overige leden van het opdrachtteam dienen te voldoen aan de volgende voorwaarden, waarbij het gewicht van de voorwaarden afhankelijk is van de mate van verantwoordelijkheden die elk individueel teamlid heeft bij de uitvoering van de opdracht: • Kennis van en ervaring met, qua aard en complexiteit soortgelijke, opdrachten verkregen door relevante trainingen en werkervaring in het verleden. • Kennis van relevante weten regelgeving. • Voldoende kennis van de voor de uitvoering van de opdracht benodigde technieken, waaronder relevante informatie technologie. • Relevante kennis van branches en markten waarin de opdrachtgever opereert. • In staat zijn om de opdracht uit te voeren op basis van een professionele oordeelsvorming met voldoende capaciteit en binnen de geplande termijn(en). • In staat zijn om voldoende toezicht uit te oefenen en begeleiding te geven. • Kennis van en ervaring met de toepassing van de kwaliteitsstandaarden van onze praktijk, zoals weergegeven in dit handboek.

5.1.4.

Begeleiding van assistenten tijdens de uitvoering van de opdracht De verantwoordelijke vennoot waarborgt dat teamleden tijdens de uitvoering van de opdracht adequaat worden begeleid door meer ervaren teamleden. De verantwoordelijk vennoot kan hiertoe specifieke instructies geven ten aanzien van onder meer de opdrachtvoorbereiding, de inhoud van werkprogramma’s en de uit te voeren review werkzaamheden (zie ook hoofdstuk 6 van dit kwaliteitshandboek).

5.1.5.

Evaluatie van geleverde prestaties na afronding van de werkzaamheden Elk teamlid kan na afronding van de werkzaamheden bij de verantwoordelijk vennoot verzoeken om een evaluatie door of namens de verantwoordelijk vennoot van de door hem of haar uitgevoerde werkzaamheden.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 27 van 47


6.

Het uitvoeren van opdrachten

6.1. Algemeen 6.1.1.

Opdrachtverantwoordelijk vennoot Het bestuur benoemt voor iedere opdracht de opdrachtverantwoordelijke vennoot voor aanvang van de uitvoering van de opdracht. Bij wettelijke controleopdrachten benoemt het bestuur tevens een externe accountant als wettelijk controleur voor die opdracht. Het bestuur heeft besloten dat bij zowel wettelijke als vrijwillige controles gebruik zal worden gemaakt van een elektronisch werkprogramma. Dit pakket sluit aan bij de controlemethode welke in onze praktijk wordt gebruikt te weten: de SRA controle methodiek. Meer informatie over deze controlemethodiek is te vinden in de brochure SRA-Handboek Controle (meest recente versie is te vinden op de SRA kennisbank). Voor samenstelopdrachten wordt gebruik gemaakt van het door onze praktijk zelf ontwikkelde programma waarin werkprogramma en dossieraantekeningen digitaal worden vastgelegd. .

6.1.2.

Instructies per opdracht Om de consistentie in de kwaliteit van de uitvoering te waarborgen stelt de verantwoordelijk wettelijk controleur voor die opdracht een gedetailleerde instructie op, welke past in de hierboven genoemde controlemethodiek. Hierin wordt door of namens de voor de opdracht verantwoordelijk vennoot ten minste het volgende vastgelegd: • Informatie over de opdracht en het doel van de werkzaamheden. • Opdrachtspecifieke richtlijnen ten aanzien van communicatie en overleg. • Structuur van de uitvoering, coaching, toezicht, coördinatie en review van de werkzaamheden en de wijze waarop de instructies geactualiseerd zullen worden. • Een controleplan met de vermoedelijke reikwijdte en controle-aanpak. • Een begin- en einddatum van uitvoering van de in het controleplan onderscheiden fasen van controlewerkzaamheden. • Een beschrijving van de aard en omvang van de uit te voeren controlewerkzaamheden. • Structuur en omvang/diepgang van de dossiervorming en de timing en diepgang van de review werkzaamheden. • Wijze waarop de belangrijkste bevindingen en de getrokken conclusies moeten worden vastgelegd. Bij wettelijke controleopdrachten moet de externe accountant conform de bepalingen in de Bta uiterlijk 2 maanden na de datum van de accountantsverklaring alle noodzakelijke gegevens en bescheiden in het controledossier hebben opgenomen en het controledossier hebben afgesloten.

6.1.3.

Toezicht en coördinatie Het toezicht op en de coördinatie van de opdracht wordt door of namens de verantwoordelijk vennoot uitgevoerd. Dit houdt onder meer in: • Het monitoren van de voortgang van de opdracht. • Beoordelen van de capaciteiten en kwaliteiten van de team leden op basis van hun CV’s, vaststellen dat er voldoende tijd is om de opdracht uit te voeren, dat de instructies zijn begrepen, en vast stellen dat de werkzaamheden worden uitgevoerd zoals gepland. • Aandacht geven aan de belangrijke problemen die er tijdens de opdracht ontstaan, het beoordelen van hun belang en het aanpassen van de werkzaamheden waar nodig en waar relevant het afstemmen met de cliënt van deze aanpassing in de aanpak.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 28 van 47


• Het identificeren van zaken die moeten worden overlegd met meer ervaren vakgenoten dan wel met het (dagelijks) bestuur van onze praktijk. De uitvoering van deze taak moet gedocumenteerd worden, zodat ook achteraf de opzet en het bestaan hiervan kunnen worden aangetoond.

6.1.4

Registratie per opdracht In het kader van de dossiervorming wordt jaarlijks voor iedere opdracht een dossier aangelegd op basis van onze standaard dossierindeling. Deze bevat voor wettelijke controles onder meer de volgende registraties: • Overlegnotities en conclusies inzake de opdrachtaanvaarding of -continuering (zie paragraaf 4.2.1). • De aard van de opdracht, inclusief een kopie van de door beide partijen ondertekende opdrachtbevestiging, alsmede de vastlegging van het bestuur als bedoeld in paragraaf 4.2.8 en (een afschrift van) alle correspondentie die in het kader van de wettelijke controle wordt gevoerd. • Gedurende de uitvoering van de opdracht aangebrachte wijzigingen in de formulering van de opdracht. • Bedrijfsgegevens (structuur, branche, financiële positie, etc.) van de opdrachtgever. • Documentatie van de uitgevoerde identificatieprocedure zoals beschreven in de praktijkrichtlijn voor de identificatie, waarbij ten minste de volgende gegevens worden vastgelegd: naam geïdentificeerde, soort identificatie, nummer van de identificatie, geldigheidsduur van de identificatie en datum van de identificatie. • De samenstelling van het opdrachtteam, inclusief per teamlid het functieniveau en de datum waarop het teamlid in functie is getreden. • Het controleplan met daarin opgenomen de vermoedelijke reikwijdte en aanpak van de controle, een beschrijving van de aard en omvang van de uit te voeren controlemaatregelen en de geplande begin- en einddata van de voorbereidings-, plannings-, uitvoerings- en afrondingsfase. • Een beschrijving van de aard en omvang van de uitgevoerde werkzaamheden, de voornaamste bevindingen op grond hiervan en de conclusies die daaruit zijn getrokken, alsmede alle andere relevante gegevens en bescheiden die van belang zijn voor de af te geven accountantsverklaring. • De registratie van de aan de opdracht bestede uren en een analyse van de verschillen tussen de geplande en werkelijke uren. • De gegevens van de door het (dagelijks) bestuur benoemde opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar. • Overlegnotities en conclusies inzake de opdrachtbeëindiging (indien van toepassing, zie paragraaf 4.4.1). • De onafhankelijkheidsrapportage die is opgesteld op basis van onder meer de jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen zoals die door alle medewerkers van de accountantspraktijk zijn ingevuld. • Vastlegging van dreigende geschillen met de cliënt. • Vastleggingen inzake fraude, ongebruikelijke transacties of andere zaken m.b.t. het niet naleven van weten regelgeving door de cliënt. • Interne meldingen van teamleden met betrekking tot aspecten van onafhankelijkheid. • Ontvangen klachten en de afhandeling daarvan, in overeenstemming met paragraaf 7.3. • Bij assurance-opdrachten: de uitkomsten van de opdrachtgerichte onafhankelijkheidstoets zoals die in het dossier is vastgelegd en door de verantwoordelijke vennoot is ondertekend.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 29 van 47


• Bij assurance-opdrachten: een uitsplitsing van het budget en de realisatie daarvan naar assurance-opdrachten en overige dienstverlening. • Het oordeel van de externe accountant zoals blijkt uit de door hem af te leggen verklaring. • Overige gegevens die van belang kunnen zijn. Zowel de gegevens van de cliëntenadministratie, als de dossiergegevens worden tenminste zeven jaar bewaard. 6.1.5

Review verantwoordelijkheid binnen de opdracht Het toewijzen van review verantwoordelijkheid binnen het opdrachtteam gebeurt op basis van senioriteit en ervaring. Reviewers houden daarbij het volgende in gedachten: • Het werk is uitgevoerd in overeenstemming met weten (vaktechnische) regelgeving. • Belangrijke bevindingen zijn gesignaleerd en gedocumenteerd in het dossier. • Waar van toepassing is overleg geweest met meer ervaren collega’s en de conclusies zijn gedocumenteerd en doorgevoerd. • Welke noodzaak is er voor een aanpassing van de aard, timing en omvang van de werkzaamheden. • De verrichte werkzaamheden ondersteunen de conclusies en zijn correct gedocumenteerd. • De verkregen documentatie is voldoende voor de verklaring/rapportage van bevindingen en • De doelstelling van de opdracht is bereikt.

6.1.6

Inzage in controledossiers door Belastingdienst

Een verzoek om inzage in een controledossier door de Belastingdienst dient de opdrachtverantwoordelijke vennoot met zorgvuldigheid te behandelen aangezien hij gebonden is aan relevante bepalingen zoals opgenomen in de Wta, het Bta voor de wettelijke controle en de VGC. Daarnaast is hij -net als de Belastingdienst(medewerker)- gebonden aan relevante weten regelgeving zoals opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht (AWB) en de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Om deze reden informeert de verantwoordelijke vennoot altijd de fiscaal / juridisch adviseur van de cliënt, zodra dit verzoek binnenkomt. Wanneer een cliënt van het kantoor in het kader van Horizontaal Toezicht individuele afspraken met de Belastingdienst heeft gemaakt, dan heeft de cliënt – in beginsel - de Belastingdienst instemming gegeven voor het op diens verzoek verstrekken van informatie door ons kantoor, waaronder het verschaffen van inzage in onze controledossiers. Tevens heeft de cliënt zich dan – veelal - verplicht de Belastingdienst actief te informeren. Echter, in alle gevallen dient de cliënt schriftelijk in te stemmen met het contact tussen ons kantoor en (de medewerker van) de Belastingdienst, waarvan inzage in het controledossier een onderdeel kan zijn. De verantwoordelijke vennoot zal de gedane verzoeken van de controlemedewerker van de Belastingdienst, de aspecten die tijdens de gesprekken zijn behandeld en welke onderdelen van het controledossier zijn ingezien, in zijn dossier vastleggen.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 30 van 47


6.2. Consultatie 6.2.1.

Definitie van consultatie Consultatie is het inschakelen van andere deskundigen buiten het opdrachtteam in het kader van een specifiek vaktechnisch probleem. Onder consultatie wordt niet verstaan het vaktechnisch overleg tussen accountants, zonder dat er sprake is van een vraagstuk waarvoor specialistische kennis noodzakelijk is.

6.2.2.

Procedure inzake consultatie Specifieke vraagstukken dienen binnen het opdrachtteam besproken te worden. Wanneer het vraagstuk niet binnen het team kan worden opgelost, wordt dit door of namens de verantwoordelijke vennoot voorgelegd aan het (dagelijks) bestuur.

6.2.3.

Selectie deskundige Het (dagelijks) bestuur beslist in overleg met de verantwoordelijke vennoot of de vereiste deskundigheid binnen onze praktijk respectievelijk haar netwerk beschikbaar is, dan wel dat hiervoor een externe deskundige van buiten af zal moeten worden aangetrokken. Het is de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke vennoot dat de ingeschakelde deskundige alle voor de uitvoering van zijn opdracht relevante gegevens en informatie tijdig verkrijgt.

6.2.4.

Budget De verantwoordelijke vennoot is verantwoordelijk voor het verkrijgen c.q. vrijmaken van voldoende budget voor het raadplegen van een deskundige.

6.2.5.

Opdrachtvoorwaarden Voordat een interne of externe deskundige zijn werkzaamheden aanvangt, dienen de opdrachtvoorwaarden schriftelijk door de verantwoordelijke vennoot en de deskundige te zijn bevestigd. In de opdrachtbevestiging wordt expliciet aangegeven op welke wijze en in welk tijdsbestek de deskundige geacht wordt zijn bevindingen en conclusies aan de verantwoordelijk vennoot te rapporteren. Tevens worden afspraken met betrekking tot vergoedingen vastgelegd in de opdrachtbevestiging.

6.2.6.

Documentatie De opdrachtbevestiging, het rapport van de geconsulteerde deskundige en alle overige documentatie (waaronder bijvoorbeeld de notulen van teamvergaderingen) dienen te worden opgenomen in het dossier van de verantwoordelijke vennoot.

6.2.7.

Implementatie De verantwoordelijke vennoot is gehouden om de adviezen van de externe deskundige op aangeven van het (dagelijks) bestuur op te volgen en is verantwoordelijk voor de correcte implementatie van de uitkomsten van de consultatie in zijn eigen rapportage.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 31 van 47


6.3. Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling 6.3.1.

Opdrachten waarvoor opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling verplicht is

Het bestuur bepaalt jaarlijks bij welke opdrachten de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling moet plaatsvinden. Het bestuur hanteert daarbij de volgende criteria:

Het signaleren van ongebruikelijke omstandigheden of risico’s ten aanzien van een assuranceopdracht, al dan niet in combinatie met andere opdrachten. Indien blijkt dat de vergoedingen voor overige dienstverlening meer bedragen dan de vergoedingen voor controleopdracht, is de voor de opdracht verantwoordelijke accountant verplicht maatregelen te treffen. Daarom is besloten om bij de betreffende controleopdracht een OKB uit te laten voeren. Opdrachten met een verhoogd onafhankelijkheidsrisico, waaronder een te grote mate van vertrouwdheid. Opdrachten met een bijzondere problematiek waarmee de beroepsbeoefenaar of ons kantoor nog onvoldoende ervaring hebben. Opdrachten met een meer dan normale maatschappelijke aandacht. De cliënt bij de bank onder bijzonder beheer valt. De cliënt toewerkt naar een overname / bedrijfsopvolging. Als de solvabiliteit van de cliënt lager is dan 15%, tenzij de financiering door de groepsmaatschappijen wordt verzorgd. De wettelijk controleur voor het eerst als zodanig optreedt bij een wettelijke controle voor die cliënt. Er sprake is van een grote onderneming in de zin van BW2. Bij deze kwaliteitsbeoordeling houdt de beoordelaar rekening met: • Het signaleren van ongebruikelijke omstandigheden of risico’s ten aanzien van een wettelijke controle-opdracht, al dan niet in combinatie met andere opdrachten. • De omstandigheden dat weten regelgeving bij andere opdrachten een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling voorschrijft.

6.3.2.

Benoeming van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar Het bestuur benoemt voor de wettelijke controle opdrachten die voldoen aan het bepaalde onder 6.3.1 de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar in principe voor aanvang van de uitvoering van de opdracht. De verantwoordelijke vennoot is niet betrokken bij de selectie en benoeming van de beoordelaar. Indien daar aanleiding voor is kan ook tijdens de controle worden besloten een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling te laten plaatsvinden.

6.3.3.

Eisen aan de beoordelaar De beoordelaar moet ten minste te voldoen aan de volgende kwalitatieve eisen. Hij of zij moet:

Registeraccountant c.q. accountant-administratieconsulent met certificerende bevoegdheid zijn, dan wel in het geval van andere opdrachten dan die van de accountants, een ter zake deskundige beroepsbeoefenaar. Voldoende gezag en communicatieve vaardigheden hebben. Voldoende kennis hebben van en ervaring met qua aard en complexiteit soortgelijke opdrachten. Voldoende kennis hebben van de van toepassing zijnde weten regelgeving.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 32 van 47


Onafhankelijk zijn van de verantwoordelijke vennoot en de overige sleutelfunctionarissen binnen het opdrachtteam. Voldoende kennis hebben van en ervaring hebben met de toepassing van de kwaliteitsstandaarden van onze praktijk, zoals weergegeven in dit Handboek.

6.3.4.

Objectiviteit van de beoordelaar Om de objectiviteit van de beoordelaar te waarborgen, is het de kwaliteitsbeoordelaar niet toegestaan om: • Op andere wijze deel te nemen aan de uitvoering van de opdracht, zolang het onderzoek duurt. • Beslissingen te nemen die zijn voorbehouden aan het opdrachtteam. Indien op enig moment gedurende het onderzoek de objectiviteit van de kwaliteitsbeoordeling in het geding is, wordt hiervan onmiddellijk melding gemaakt bij de compliance officer. Een dergelijke melding kan worden gedaan door de kwaliteitsbeoordelaar, de verantwoordelijk vennoot, een ander lid van het opdrachtteam of een andere belanghebbende bij de opdracht. De compliance officer adviseert het (dagelijks) bestuur, na betrokkenen te hebben gehoord, omtrent de te nemen maatregelen.

6.3.5.

Consultatie van de beoordelaar De verantwoordelijke vennoot kan tijdens de uitvoering van de opdracht de beoordelaar consulteren zoals bedoeld in paragraaf 6.2. Een dergelijke consultatie behoeft geen belemmering te vormen voor het optreden als kwaliteitsbeoordelaar. Als de invloed van de aard en de omvang van de consultatie(s) echter belangrijk wordt, moet er zowel door het opdrachtteam als door de kwaliteitsbeoordelaar voor worden gewaakt dat de objectiviteit van de kwaliteitsbeoordelaar gehandhaafd blijft. Indien de consultaties leiden tot twijfel omtrent de objectiviteit van de kwaliteitsbeoordelaar, dient te worden gehandeld in overeenstemming met paragraaf 6.3.4.

6.3.6.

Tijdstip van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling De beoordelaar verricht het onderzoek tijdig op daartoe geschikte momenten tijdens de uitvoering van de opdracht, zodat belangrijke zaken onmiddellijk kunnen worden opgelost conform de wens van de beoordelaar en voordat de accountantsverklaring c.q. het rapport wordt afgegeven.

6.3.7.

De aard en omvang van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling Een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling omvat: • Bespreking met de verantwoordelijke vennoot. • Een toetsing van de onafhankelijkheid van de bij de opdracht betrokken vennoten en medewerkers,. • Een onderzoek van de jaarrekening of andere financiële informatie die object van het onderzoek is en van het rapport (in het bijzonder naar de juistheid). • Een onderzoek van geselecteerde dossierstukken die betrekking hebben op de belangrijkste standpunten die het opdrachtteam heeft ingenomen en de eindoordelen die gevormd zijn. • Een beoordeling van de voornaamste bevindingen van de uitgevoerde controlewerkzaamheden en de uit deze bevindingen getrokken conclusies. • Een onderzoek met betrekking tot het uiteindelijke oordeel van de verantwoordelijk vennoot. • Het uiteindelijke oordeel zoals dat blijkt uit de af te geven accountantsverklaring Het onderzoek ontheft de verantwoordelijke vennoot niet van zijn verantwoordelijkheden.

6.3.8.

Vervallen

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 33 van 47


6.3.9.

Afronding van de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling De opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling dient afgerond te zijn voordat de verklaring wordt afgegeven. De kwaliteitsbeoordeling is afgerond als de uitkomst van de beoordeling is meegedeeld aan de compliance officer.

6.3.10. Dossiervorming Uit het dossier van de verantwoordelijk vennoot dient te blijken: • Dat de procedures van opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling zijn uitgevoerd zoals in deze paragraaf beschreven. • Dat de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling is afgerond voordat de accountantsverklaring c.q. het rapport is afgegeven. • Dat alle belangrijke kwesties zijn opgelost en dat er geen belangrijke standpunten en/of eindoordelen door het opdrachtteam zijn ingenomen die niet juist zijn.

6.3.11 Bespreking met de externe accountant / verantwoordelijke vennoot Alvorens de verklaring wordt afgegeven bespreekt de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaar zijn bevindingen met de externe accountant/verantwoordelijke vennoot. Indien zij geen overeenstemming kunnen bereiken over de uitkomst van de kwaliteitsbeoordeling leggen zij dit voor aan de compliance officer en het bestuur van ons kantoor. . Het bestuur bepaalt per situatie of een derde deskundige moet worden ingeschakeld en neemt uiteindelijk een gemotiveerde beslissing over de af te geven accountantsverklaring en legt de uitkomst hiervan vast. Deze uitkomsten worden aan alle (mede-)beleidsbepalers gecommuniceerd.

6.4. Verschillen van inzicht 6.4.1.

Verschillen van inzicht binnen het opdrachtteam Wanneer binnen het opdrachtteam verschillen van inzicht bestaan omtrent de uitvoering van de opdracht, de consequenties van bevindingen en conclusies, etc. dienen deze verschillen van inzicht binnen het team onder leiding van de verantwoordelijk vennoot te worden besproken. Van dergelijke besprekingen worden notulen opgesteld, welke worden opgenomen in het dossier van de verantwoordelijke vennoot. Wanneer het overleg binnen het team niet leidt tot een oplossing, wordt de beoordelaar geconsulteerd (zie paragraaf 6.3.5) en in alle andere gevallen de compliance officer.

6.4.2.

Verschil van inzicht met het (dagelijks) bestuur al dan niet in samenwerking met een geconsulteerde deskundige Wanneer de verantwoordelijke vennoot zich niet kan verenigen met het standpunt van de geconsulteerde deskundige, dient in overleg met de beoordelaar c.q. compliance officer en de betreffende deskundige een gezamenlijk standpunt te worden bepaald. Het gezamenlijke standpunt wordt vastgelegd in het dossier van de verantwoordelijke vennoot. De verantwoordelijke vennoot kan geen accountantsverklaring c.q. rapport van bevindingen uitbrengen aan de opdrachtgever, voordat overeenstemming is bereikt met de geconsulteerde deskundige.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 34 van 47


6.4.3.

Verschil van inzicht met de beoordelaar Indien de beoordelaar c.q. de compliance officer aanbevelingen doet die niet door de verantwoordelijke vennoot worden geaccepteerd, zal de probleemstelling worden voorgelegd aan, en besproken met, een door beoordelaar c.q. compliance officer en verantwoordelijk vennoot gezamenlijk te benoemen externe registeraccountant met voldoende ervaring. Indien er na dit overleg een gezamenlijk standpunt kan worden bepaald dan wordt dit standpunt vastgelegd in het dossier van de verantwoordelijke vennoot. De verantwoordelijke vennoot kan geen accountantsverklaring c.q. rapport van bevindingen uitbrengen aan de opdrachtgever, voordat overeenstemming is bereikt met de beoordelaar.

6.4.4.

Indien verantwoordelijk vennoot enerzijds en de beoordelaar c.q. de compliance officer anderzijds het niet binnen een redelijke termijn eens kunnen worden over het gerezen probleem als in dit hoofdstuk beschreven zal aan de voorzitter van het Nivra worden gevraagd om een deskundige aan te wijzen. Deze deskundige zal een bindend advies uitbrengen. Zowel de beoordelaar, de compliance officer als de verantwoordelijke vennoot zullen zich moeten houden aan dat bindend advies.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 35 van 47


7.

Bewaking van kwaliteitsmaatregelen

7.1

Algemeen

7.1.1.

Verantwoordelijkheid medewerkers Elke bij onze praktijk aangesloten organisatie en elke individuele medewerker die betrokken is bij de door onze praktijk verworven opdrachten, is verantwoordelijk voor de correcte naleving van de in- en externe weten regelgeving en voor de kwaliteit van zijn of haar eigen werkzaamheden.

7.1.2

Compliance officer De compliance officer heeft een toezichthoudende rol ten aanzien van kwaliteitsbewaking. Deze rol is met name gericht op de naleving van de kwaliteit van de interne regelgeving en op de behandeling van situaties waarin (mogelijke) afwijkingen van in- en externe weten regelgeving worden geconstateerd.

7.2

Interne inspectie van dossiers

7.2.1

Verantwoordelijkheid De compliance officer ziet toe op de coördinatie van de uitvoering van interne inspectie van dossiers alsmede voor de interpretatie van de uitkomsten daarvan en op de advisering aan het bestuur naar aanleiding van de uitkomsten.

7.2.2

Frequentie Ten minste éénmaal per jaar ziet de compliance officer erop toe dat van elke verantwoordelijk vennoot minimaal 2 dossiers wordt geselecteerd en door een - door of namens het bestuur samengesteld - inspectieteam wordt geïnspecteerd.

7.2.3

Selectie De (assistent) compliance officer stelt vast welk dossier in de inspectieprocedure wordt betrokken, onafhankelijk van het opdrachtteam en zonder dat het opdrachtteam hiervan vooraf in kennis wordt gesteld.

7.2.4

Samenstelling inspectieteam In onze praktijk zal Bram Breederveld leiding geven aan het beoordelen van de dossiers. Om zelfcontrole te voorkomen zal hij niet zelf de controle verrichten op dossiers waarvoor hij de verantwoordelijk vennoot is. De uitkomst van al deze werkzaamheden zullen door de compliance officer worden samengevat en met conclusies en aanbevelingen worden opgenomen in zijn jaarlijkse rapportage. Dit verslag zal in ieder geval jaarlijks worden besproken op de jaarlijkse vergadering van het bestuur en hiervan zal een schriftelijke vastlegging worden gemaakt.

7.2.5.

Inspectieproces Het inspectieproces voor niet controle opdrachten verloopt als volgt: 1. Het inspectieteam plant een datum waarop de inspectie ten kantore van de verantwoordelijk vennoot zal plaatsvinden, zonder hierbij bekend te maken welke opdracht zal worden geïnspecteerd.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 36 van 47


2. Eén week voor de datum van de inspectie bericht het inspectieteam aan de verantwoordelijke vennoot welke opdracht zal worden geïnspecteerd en uit welke personen het inspectieteam bestaat. 3. De verantwoordelijke vennoot draagt er zorg voor dat alle dossiers, zowel elektronisch als papier, op het afgesproken tijdstip beschikbaar zijn voor het inspectieteam. 4. De inspectie wordt uitgevoerd aan de hand van de Checklist Praktijkonderzoek van het Nivra of het SRA. Deze Checklist wordt door de teamleden zorgvuldig afgewerkt en afgetekend. 5. Bevindingen van het inspectieteam worden tijdens of direct na afloop van de inspectie voorgelegd aan de verantwoordelijke vennoot en/of betreffende medewerker, die de gelegenheid krijgen hierop te reageren. 6. Het team verzendt de ondertekende Checklist direct naar de compliance officer.

Voor controleopdrachten wordt een separate kwaliteitstoets toegepast. Van iedere externe accountant wordt in een periode van 2 jaar ten minste 1 dossier in deze toets begrepen. Deze toets kan zowel intern als extern plaatsvinden. Bij de keuze of de toets wordt uitbesteed aan derden spelen het risico van zelftoetsing en/of afhankelijkheid ten opzichte van cliënt als gevolg van een adviesrelatie en belangrijke rol. 7.2.6

Toezicht door de compliance officer Aan de hand van de ontvangen inspectiechecklists ziet de compliance officer toe dat: 1. De inspectie op de voorgeschreven wijze heeft plaatsgevonden.. 2. De inspectie systematische tekortkomingen in de interne procedures van onze praktijk aan het licht heeft gebracht. 3. Op basis van de uitkomsten van de inspectie blijkt dat uitgebrachte (assurance)-rapporten onjuist zouden kunnen zijn, of dat procedures c.q. werkzaamheden ten onrechte niet zijn uitgevoerd bij de uitvoering van de opdrachten. 4. De uitkomsten van de inspectie, zelfstandig of in combinatie met de uitkomsten van eerdere inspecties, aanleiding geven tot disciplinaire maatregelen tegen de betreffende verantwoordelijk vennoot c.q. andere leden van het opdrachtteam.

7.2.7

Onjuiste uitvoering van de inspectie Indien de compliance officer tot de conclusie komt dat een inspectie niet op de voorgeschreven wijze is uitgevoerd, kan hij: 1. De betreffende teamleider opdragen de geconstateerde gebreken in de inspectie te herstellen. 2. Een ander inspectieteam de geconstateerde gebreken laten oplossen. 3. Zelf de geconstateerde gebreken herstellen. 4. Andere passende maatregelen nemen.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 37 van 47


7.2.8

Systematische tekortkomingen in interne procedures Indien de compliance officer tot de conclusie komt dat er sprake is van systematische tekortkomingen in de interne procedures van onze praktijk, legt hij deze conclusie gedocumenteerd voor aan het (dagelijks) bestuur. Het (dagelijks) bestuur draagt zorg voor het concipiëren van aanvullende interne regelgeving die de geconstateerde tekortkoming moet oplossen en legt deze ter goedkeuring voor aan het (dagelijks) bestuur. Na goedkeuring door het (dagelijks) bestuur, draagt zij verder zorg voor de communicatie binnen onze praktijk.

7.2.9

Onjuiste rapportage c.q. uitvoering van de opdracht Indien de compliance officer tot de conclusie komt dat het uitgebrachte (assurance-)rapporten onjuist zouden kunnen zijn, of dat procedures c.q. werkzaamheden ten onrechte niet zijn uitgevoerd bij de uitvoering van de opdracht, neemt hij direct contact op met de betreffende verantwoordelijk vennoot. In het gesprek met de verantwoordelijke vennoot geeft de compliance officer concrete aanwijzingen voor het herstel van de geconstateerde gebreken. Van het gesprek wordt een verslag opgesteld dat in het dossier van de compliance officer wordt bewaard. Indien de verantwoordelijke vennoot de aanwijzingen van de compliance officer niet of niet geheel opvolgt en de compliance officer van mening blijft dat de uitvoering van de opdracht niet voldoet aan de kwaliteitseisen die onze praktijk stelt, legt de compliance officer de casus voor aan het (dagelijks) bestuur. Hierbij adviseert de compliance officer het (dagelijks) bestuur omtrent de te nemen maatregelen, zoals het inwinnen van juridisch advies en de te nemen van disciplinaire maatregelen.

7.2.10 Structurele tekortkomingen door medewerkers Indien de compliance officer tot de conclusie komt dat er sprake is structurele tekortkomingen in de uitvoering van opdrachten van onze praktijk door een bepaalde verantwoordelijk vennoot of door andere teamleden, zal de compliance officer zijn bevindingen direct bespreken met de betreffende medewerker. Indien de compliance officer na het gesprek met de betreffende medewerker van mening is dat de bevindingen juist zijn en dat er sprake is van structurele tekortkomingen in de uitvoering van opdrachten van onze praktijk door de betreffende medewerker, dan zal de compliance officer zijn bevindingen voorleggen aan het (dagelijks) bestuur. Daarbij doet de compliance officer tevens aanbevelingen ten aanzien van de te nemen maatregelen. Hiertoe kunnen behoren het inwinnen van juridisch advies en de te nemen van disciplinaire maatregelen. De compliance officer gaat na of de structurele tekortkoming tot een schendingregistratie leidt.

7.3

Klachten naar aanleiding van de uitvoering van werkzaamheden

7.3.1

Opdrachtbevestiging Op onze website wordt aangegeven hoe de opdrachtgever kan handelen als hij een klacht heeft.

7.3.2

Melding van klachten Indien de uitvoering van werkzaamheden niet voldoet aan de daaraan te stellen eisen, kan dit aanleiding zijn tot klachten van zowel de bij de uitvoering betrokken personen als ook van de opdrachtgever en belanghebbende derden. Het is de verantwoordelijkheid van de vennoot die de klacht heeft ontvangen om het (dagelijks) bestuur schriftelijk te informeren zodra van serieuze klachten sprake is en hem te voorzien van alle relevante documentatie. Klagers kunnen zich desgewenst ook rechtstreeks tot het (dagelijks) bestuur of de compliance officer wenden.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 38 van 47


7.3.3

Onderzoek door (dagelijks) bestuur of de compliance officer Het (dagelijks) bestuur of de compliance officer onderzoekt de klacht en is in dat kader bevoegd om kennis te nemen van alle opdrachtdocumentatie die hij relevant acht. Deze kunnen besluiten om de identiteit van de klager(s) vertrouwelijk te houden. Ook zijn zij bevoegd om juridisch advies in te winnen zo zij dat nodig achten. Indien de compliance officer bij de klachtbehandeling is ingeschakeld, adviseert hij het (dagelijks) bestuur.

7.3.4

Documentatie en rapportering Het onderzoek wordt zodanig gedocumenteerd, dat het dossier de conclusies kan dragen. Het (dagelijks) bestuur formuleert haar voorgenomen conclusie en stelt de verantwoordelijk vennoot in de gelegenheid gesteld zijn visie te geven. Vervolgens rapporteert het (dagelijks) bestuur met afschrift aan de verantwoordelijke vennoot.

7.3.5

Taak van het (dagelijks) bestuur Het is de taak van het (dagelijks) bestuur om: • De uitkomsten met de verantwoordelijke vennoot te bespreken. • Passende maatregelen te (doen) nemen. • De uitkomsten met de klager(s) te bespreken, tenzij het (dagelijks) bestuur besluit om dit aan de verantwoordelijke vennoot over te laten. • Zonodig maatregelen te (doen) nemen tot aanpassing van instructies, opleidingen of voorschriften.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 39 van 47


7.4

Externe tuchtrechtzaak

7.4.1

Interne meldingsplicht Wanneer een accountant op een opdracht van onze praktijk betrokken raakt bij een tuchtrechtzaak, is het de verantwoordelijkheid van de betrokkene dit direct te melden bij het (dagelijks) bestuur en de compliance officer.

7.4.2

Externe meldingsplicht Indien de tuchtrechtzaak betrekking heeft op een wettelijke controleopdracht, stelt het (dagelijks) bestuur de betrokken controlecliënt onverwijld op de hoogte van de tuchtrechtzaak. Het is vennoten en medewerkers (op opdrachten) van onze praktijk niet toegestaan om ten overstaan van derden (cliënten, pers, etc.) mededelingen te doen omtrent dergelijke aangelegenheden. Bij vragen van derden dienen de medewerkers te verwijzen naar de voorzitter van het bestuur.

7.5

Schendingen en incidenten

7.5.1.

Interne meldingsplicht Een schending is een overtreding van de regels zoals in de WTA (artikel 13 tot en met 24a) is vastgelegd. Overtreding van een interne regel als weergegeven in dit handboek zal al snel kunnen worden aangemerkt als een schending. Voorbeelden van een schending zijn het niet tijdig uitvoeren van of rapporteren over een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling en het afgeven van een onjuiste accountantsverklaring. Er is sprake van een incident als er zich een situatie of gebeurtenis voordoet die ernstige gevolgen heeft voor de integere bedrijfsvoering van onze praktijk. Voorbeelden van een incident zijn het verstrengeld zijn in tegengestelde belangen en het betrokken zijn bij een strafbaar feit. Het moge duidelijk zijn dat iedere medewerker van onze praktijk zich onthoudt van enige betrokkenheid bij strafbare feiten en wetsovertredingen die het vertrouwen in onze praktijk kunnen schaden. Wanneer een medewerker van onze accountantspraktijk ziet, hoort of betrokken raakt bij een schending en/of een incident, is het de verantwoordelijkheid van de betrokkene dit direct te melden bij het Bestuur. Die zal in overleg bepalen wie als coördinator zal fungeren met betrekking tot de behandeling van bedoeld incident. Het is anderen, werkzaam in onze praktijk, niet toegestaan om ten overstaan van derden (cliënten, pers, etc.) mededelingen te doen omtrent dergelijke aangelegenheden. Bij vragen van derden dienen de medewerkers te verwijzen naar de aangewezen coördinator als hiervoor bedoeld. De compliance officer zal 1 keer per jaar melden aan alle medewerkers van onze praktijk of er schendingen en/of incidenten hebben plaatsgevonden en zo ja welke en hierbij tevens aangeven welke maatregelen er zijn getroffen om herhaling te voorkomen.

7.5.2.

Klokkenluiderregeling Onze praktijk heeft op haar website een klokkenluiderregeling geplaatst welke betrekking heeft op de volgende situaties: • •

handelingen die leiden tot strafbare feiten door onze organisatie of onze medewerkers. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe weten regelgeving door onze organisatie of onze medewerkers.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 40 van 47


• • • •

alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door onze organisatie of onze medewerkers. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega's, dan wel leidinggevenden. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie. en verder alle situaties die naar de mening van de melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 41 van 47


8

De fiscale aangifte- en adviespraktijk

8.1

Algemeen In de hoofdstukken 1 tot en met 6 zijn wij nader ingegaan op het kwaliteitsbeheersingssysteem zoals dat van toepassing is op onze accountantspraktijk. Vanzelfsprekend zijn deze uitgangspunten -in beginsel- ook van toepassing op onze fiscale praktijk. Wij verwijzen naar paragraaf 1.1.3. Gezien de aard van onze fiscale dienstverlening zijn er echter aanvullend afzonderlijke, specifieke procedures van toepassing. Vanwege de overzichtelijkheid van ons Handboek en de waarborging van de naleving hiervan, hebben we er voor gekozen om deze specifieke procedures in dit hoofdstuk op te nemen. In de paragrafen 8.2 en 8.3 gaan wij nader in op de van toepassing zijnde fiscale procedures bij onze aangifte- en adviespraktijk. Fiscale werkzaamheden worden verricht door c.q. onder verantwoordelijkheid van Leo Blaak, Bram Breederveld en Joost Jongerius allen lid van de beroepsverenigingen NOB dan wel RB. Met het opnemen van dit hoofdstuk willen wij borgen dat de werkzaamheden die zijn uitgevoerd door onze aangifte- en adviespraktijk voldoen aan de kwaliteitseisen, zoals die door ons kantoor worden gesteld. (zie ook paragraaf 1.1.2 Doel van het Handboek Kwaliteit)

8.1.1 Uitgangspunten Bij al onze dienstverlening moeten wij rekening houden met de verwachtingen die onze opdrachtgevers van ons hebben, waarbij integriteit en kwaliteit bovenaan staan. Daarnaast moeten belastingadviseurs zich als gevolg van externe regelgeving ook aan de Wwft houden, de Vierde tranche van de Algemene wet bestuursrecht in acht nemen, gemaakte afspraken in het kader van Horizontaal Toezicht nakomen en het Reglement Beroepsuitoefening Register Belastingadviseurs (CB/FB) naleven.

8.1.2 Review Bij onze fiscale dienstverlening geldt dat het toewijzen van (review)verantwoordelijkheid binnen het opdrachtteam gebeurt op basis van senioriteit en ervaring, waarbij het volgende van toepassing is: o o o o o

Het werk is uitgevoerd in overeenstemming met weten (vaktechnische) regelgeving. Belangrijke bevindingen zijn gesignaleerd en gedocumenteerd in het dossier. Waar van toepassing is overleg geweest met meer ervaren collega’s en de conclusies zijn gedocumenteerd en doorgevoerd. De verrichte werkzaamheden ondersteunen de conclusies en zijn correct gedocumenteerd. De doelstelling van de opdracht is bereikt.

Vanzelfsprekend is bovenstaande bij de aangiftepraktijk veelal vooraf meer van toepassing dan bij de uitvoering van adviesopdrachten. Dat neemt niet weg dat ons kantoor ook bij deze opdrachten hiermee rekening dient te houden.

8.1.4

Dossiervorming Ons kantoor houdt afzonderlijke dossiers aan voor accountancy-, aangifte- en advieswerkzaamheden. In de aangiftedossiers – te onderscheiden naar inkomsten- en vennootschapsbelasting, omzetbelasting en loonbelasting – worden alle bescheiden opgenomen die betrekking hebben op de hierna in paragraaf 8.2 genoemde werkzaamheden. In de adviesdossiers worden alle belastingadviezen gearchiveerd. Hieronder vallen ook correspondentie en telefoonnotities met de cliënt. Deze dossiers behoeven bij een controle door de Belastingdienst niet ter inzage worden gegeven. Wanneer adviezen, correspondentie, et

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 42 van 47


cetera in de aangiftedossiers zijn opgenomen – en er derhalve onderdeel van uitmaken – heeft de Belastingdienst dit recht op inzage wel.

8.2

Procedures voor fiscale aangiftewerkzaamheden

8.2.1

Het plannen en beheren van de uitstelregeling Onze accountantspraktijk maakt gebruik van de uitstelregeling voor belastingconsulenten (beconregeling). Deze regeling houdt in het kort in dat aan alle cliënten die door ons kantoor voor de beconregeling worden aangemeld, 13 maanden uitstel wordt verleend. Dit uitstel wordt elektronisch beheerd vanuit het aangifteprogramma. De belangrijkste voorwaarde voor deelname aan deze regeling is dat elke maand een door de Belastingdienst vastgesteld percentage van de in de uitstelregeling aangemelde aangiften moet worden ingediend. De keuze van de individuele aangifte is daarbij in principe vrij. Tot het beheren van de uitstelregeling behoort ook het elektronisch verzenden van de aangiften IB en VPB, alsmede het erop toezien dat maandelijks aan de hiervoor beschreven inleververplichting wordt voldaan. De uitstelregeling wordt via elektronisch berichtenverkeer met de Belastingdienst ingediend, teruggekoppeld en bijgehouden in het aangifteprogramma. Voor zover ook andere aangiften worden verzorgd, geldt uiteraard ook dat de aangiftetermijnen moeten worden bewaakt.

8.2.2

Het verzorgen van aangiften inkomstenbelasting (IB), vennootschapsbelasting (VPB) en 3 andere fiscale aangiften Om de kwaliteit van de fiscale aangiften te waarborgen, maakt ons kantoor gebruik van een standaard dossierindeling. Voor het verzorgen van de aangiften IB en VPB wordt in principe gebruik gemaakt van een standaardwerkwijze. Wanneer hiervan wordt afgeweken - bijvoorbeeld bij zeer eenvoudige fiscale aangiften wordt dit gemotiveerd vastgelegd. Aangiften IB en VPB worden in beginsel verzorgd door de medewerkers die de jaarrekening hebben samengesteld. Fiscale medewerkers kunnen deze medewerkers desgewenst hierbij ondersteunen. Zij kunnen ook een vraagbaak zijn op het gebied van inhoudelijke vakkennis en de aangiftesoftware. Adviezen die van invloed zijn op de inrichting van een concrete aangifte, dienen door de (fiscaal) adviseur met concrete richtlijnen voor die aangifte aan de medewerker te worden doorgegeven. Ook moet hierbij worden afgestemd of de aangifte al dan niet vooraf ter beoordeling aan de (fiscaal) adviseur moet worden voorgelegd, voordat de aangifte verstuurd wordt.

8.2.3

Het (steekproefsgewijs) controleren van de door medewerkers verzorgde aangiften IB en VPB Om de kwaliteit van de te verzorgen fiscale aangiften te waarborgen en -waar nodig- te verbeteren, zullen ervaren (fiscale) medewerkers aangiften, die door minder ervaren medewerkers zijn opgesteld, steekproefsgewijs controleren. Bij deze controle zal niet alleen op juistheid en volledigheid van de aangifte worden gelet, maar ook op (herkenning van) fiscale risico’s en mogelijkheden. Fiscale adviseurs verstrekken ten minste jaarlijks informatie aan de aangiftemedewerkers over de (gewijzigde) fiscale regelgeving en aspecten waarop de Belastingdienst in dat jaar bijzondere aandacht vestigt. De aangiftemedewerkers documenteren de voor aangiften en specifieke aftrekposten noodzakelijke bescheiden in het aangiftedossier. De aanwezigheid van deze bescheiden is noodzakelijk omdat een aangifte- c.q. aftrekpost anders niet kan worden ingediend of geclaimd.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 43 van 47


8.2.4

Het controleren van de elektronische kopie aanslagen (EKA’s) De mogelijkheid bestaat om via het elektronisch berichtenverkeer een Elektronische Kopie van de aan de cliënten op te leggen Aanslagen te ontvangen: de EKA. In beginsel moet gewaarborgd worden dat van alle cliënten een dergelijke EKA wordt ontvangen. Ons kantoor maakt met de cliënt duidelijke afspraken over de manier waarop aanslagen rechtstreeks naar de cliënt verstuurd worden. Uitspraken op bezwaar worden in eerste lijn door ons kantoor ontvangen. Dit geldt ook voor aanslagen die niet door middel van een EKA beschikbaar zijn. Wanneer een EKA van een cliënt ontbreekt wordt dit zo spoedig mogelijk geregeld. Een uitzondering hierop is de situatie waarbij de cliënt hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt. Met de mogelijkheid van de EKA’s hoeven cliënten niet meer een kopie van de door de Belastingdienst op te leggen aanslag naar ons kantoor te sturen. Als de aanslag afwijkt van de aangifte of het verzoek tot voorlopige teruggaaf, kan ons kantoor –desgewenst– direct bezwaar maken. Hierbij dient altijd in- en overzicht te bestaan in lopende procedures die voor cliënten van belang zijn. In voorkomende gevallen kan bezwaar tot behoud van rechten worden aangetekend. In het kader van een proactieve cliëntbenadering beoordeelt ons kantoor de EKA’s met betrekking tot een voorlopige aanslag en uitspraak reeds op bezwaar.

8.2.5

Het indienen van bezwaarschriften en het voeren van beroepsprocedures Als een aanslag (al dan niet op basis van een EKA) niet conform de aangifte of verzoek tot vermindering of verhoging van de aanslag is, dient in principe de medewerker die de aangifte of het verzoek heeft verzorgd, een bezwaarschrift tegen de aanslag in. Ingeval van voorlopige aanslagen inkomstenbelasting zal deze medewerker een herzieningsverzoek indienen via de elektronische middelen. In overleg kan een fiscale medewerker het bezwaarschrift verzorgen. Een eventuele beroepsprocedure wordt aanhangig gemaakt in overleg met de fiscaal adviseur.

8.3

Procedures voor fiscale advieswerkzaamheden Wanneer bestaande cliënten advies vragen zal de adviesopdracht direct ter hand worden genomen. Adviezen kunnen variëren van het beantwoorden van korte ‘parate kennisvragen’ tot het verstrekken van meer gecompliceerde adviezen over bijvoorbeeld herstructureringen, overdrachts- en omzetbelasting en dergelijke. Deze adviesvragen kunnen rechtstreeks bij de fiscale medewerkers of via medewerkers van bijvoorbeeld de accountants- of loonafdeling binnenkomen. Alle medewerkers nemen na zo’n verzoek direct contact op met de relatiebeheerder van de betreffende cliënt. Dit contact kan bestaan uit het verkrijgen van nadere informatie of het informeren over de gestelde vraag en het eventueel reeds verstrekte advies. Adviezen of antwoorden op de door cliënten gestelde en meer eenvoudige vragen, legt de betreffende medewerker altijd schriftelijk vast. Dit kan door het zenden van een e-mail aan cliënt en/of de relatiebeheerder, een (interne) notitie of een brief aan de cliënt. De vastlegging wordt altijd opgeborgen in het adviesdossier van de betreffende cliënt. Wanneer de vraag of het advies betrekking heeft op een aangifte IB of VPB of de jaarrekening, dan wordt in het betreffende dossier verwezen naar het adviesdossier. Ongevraagde adviezen kunnen worden gegeven op basis van informatie uit de jaarrekening, de aangifte of op andere manier te verkrijgen informatie; te denken valt bijvoorbeeld aan informatie via de relatiebeheerder of informatie die de fiscaal medewerker over een cliënt of andere relatie heeft verkregen. Ook deze ongevraagde adviezen worden alleen in overleg met de relatiebeheerder uitgebracht. Naast specifiek cliëntgerichte advisering verzorgen fiscale medewerkers de informatieverstrekking aan collega’s, cliënten en relaties. Deze informatie kan eventueel ook op

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 44 van 47


de website worden geplaatst of via digitale nieuwsbrieven en/of schriftelijke mailings worden verstrekt.

8.4

Waarborgen van deskundigheid Om voor onze cliënten en relaties de signaalfunctie inzake het onderkennen van fiscale mogelijkheden blijvend te kunnen uitoefenen, moeten fiscale medewerkers over voldoende kennis beschikken.

8.4.1

Het bijhouden van vakliteratuur Alle fiscale medewerkers houden hun vakliteratuur bij, volgen ontwikkelingen via internet en maken gebruik van benodigde literatuur zoals belastingalmanakken, portals en andere relevante publicaties en vakliteratuur. Voor deze fiscale verdieping stelt ons kantoor abonnementen op de vakbladen ter beschikking, waarin per belastingwet/artikelsgewijs commentaren en toelichtingen op de betreffende artikelen in de belastingwetgeving worden gegeven. Fiscale medewerkers kunnen hiermee ook besluiten van het Ministerie van Financiën, jurisprudentie en overige vakliteratuur raadplegen. Ons kantoor maakt gebruik van vaktechnische informatie die wordt verkregen van kantoor- en beroepsorganisaties zoals het Register Belastingadviseurs (RB), de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs (NOB) en SRA. Deze organisaties stellen regelmatig notities en modellen over relevante onderwerpen ter beschikking en beschikken tevens over een Bureau Vaktechniek waar fiscale medewerkers vragen kunnen stellen en adviezen ter beoordeling kunnen voorleggen. Ons kantoor heeft de beschikking over een bibliotheek (papier en digitaal) met diverse modellen voor overeenkomsten, notities, stappenplannen en voor de diverse opdrachten benodigde formulieren van Kamer van Koophandel en dergelijke. Kennis en specialismen die intern ontbreken, worden ‘ingekocht’ bij organisaties die hierover wel beschikken.

8.4.2

Vaktechnisch overleg en interne cursussen Ons kantoor faciliteert vaktechnisch overleg tussen de medewerkers en eventueel tussen medewerkers en derden. Ons kantoor verzorgt in dat kader periodiek een intern vaktechnisch overleg. Dit vindt minimaal 4 keer per jaar plaats. Tijdens dit fiscaal vaktechnisch overleg kunnen medewerkers vragen stellen en ervaringen uit de praktijk delen. Verder worden praktijkgevallen behandeld en houden medewerkers (korte) presentaties. Deze presentaties kunnen worden gegeven naar aanleiding van een gevolgde cursus of over een aan te wijzen onderwerp. Naast dit reguliere fiscaal vaktechnisch overleg worden regelmatig vaktechnische bijeenkomsten georganiseerd voor alle geïnteresseerde medewerkers over specifieke onderwerpen op fiscaal en algemeen gebied. Tijdens deze bijeenkomsten worden de aanwezigen bijgepraat over een of meerdere onderwerpen. Tevens vindt kennisoverdracht plaats door de betreffende medewerkers voortdurend via intranet en/of e-mail te informeren over relevante wetswijzigingen, besluiten, jurisprudentie of andere informatie uit de relevante vakliteratuur. Ontwikkelingen die van belang zijn voor eerder afgegeven adviezen, worden toegevoegd aan het cliëntdossier onder vaststelling van de eventuele noodzaak voor aanpassing van een eerder doorgevoerd advies.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 45 van 47


8.4.3

Het volgen van externe cursussen Naast het intern vaktechnisch overleg volgen onze fiscale medewerkers regelmatig externe cursussen en wonen zij seminars bij. Fiscale medewerkers zorgen ervoor dat zij niet slechts fiscale cursussen, maar ook cursussen over andere voor hun werkzaamheden relevante vakgebieden volgen. Bij de keuze van de cursussen en seminars wordt zo veel mogelijk aangesloten bij onderwerpen die voor de dagelijkse praktijk relevant zijn.

Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 46 van 47


Bijlage 1 Overzicht van de instructies binnen onze praktijk Op het netwerk zijn een aantal, voor iedere medewerker toegankelijke, directories waarin informatie is opgeslagen over de binnen onze praktijk gehanteerde werkwijzen en instructies. RECEPTIE. Deze bevat de onderdelen: Werkbeschrijvingen met de volgende instructies

Voorbeeldbrieven Samenvoegen van brieven Lectuur ( welke abonnementen zijn er en wie leest wat) Bestellijsten ALGEMEEN geeft een overzicht van de gehanteerde sjablonen B&B INTERN heeft de volgende onderdelen: Automatisering ( diverse procedure beschrijvingen); Bijeenkomsten ( zowel intern als extern); Kennisbank bevat de volgende (vaktechnische) informatie: -accountancy ( met o.a. de door ons kantoor gehanteerde SRA controle methodiek); -belastingen; -kwaliteitshandboek (de op dat moment geldende versie); -werkbeschrijvingen voor het gebruik van info office, exact, lonen en excel; -nieuwsbrieven. Interne zaken op het gebied van secretariaat, maatschap en interne administratie zijn opgeslagen op andere locaties en zijn slechts toegankelijk voor een beperkt aantal personen. Versie 12 dd. 26-2-2013

Pagina 47 van 47

Kwaliteitshandboek van

Recommend Documents