1.De structuur van het Kwaliteitshandboek

vzw Stijn Dienstencentrum ‘t Klavertje

1.Kwaliteitshandboek

1.De structuur van het Kwaliteitshandboek

1. De structuur van het kwaliteitshandboek 2. De beschrijving van het aanbod van de voorziening 3. Het kwaliteitsbeleid: missie, visie, waarden, doelstellingen, strategie en geschreven referentiekader 4.a De organisatiestructuur 4.b Het overzicht en de werking van de overlegorganen 4.c De deelname aan de externe overlegorganen 4.d Het inzetten van de middelen 4.e Het beheren van de documenten van het kwaliteitshandboek 4.f.1 De intake 4.f.2 Het opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van de individuele dienstverleningsovereenkomst 4.f.3 Het beëindigen van de ondersteuning 4.f.4 Het organiseren van het collectief overleg met de gebruikers 4.f.5 Het afhandelen van klachten van gebruikers 4.f.6 Het voorkomen, detecteren van en gepast reageren op grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers 4.f.7 De tijdelijke afzonderingsmaatregelen 4.g De organisatiegerichte processen 5 De zelfevaluatie Herkenbaarheid van de financiering door het agentschap

2. De beschrijving van het aanbod van de voorziening

Aanbod van de voorziening Dienstencentrum ’t Klavertje is erkend als dagcentrum voor het opnemen, ten laste van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, van 25 volwassenen met een handicap, niet bekwaam om een officieel erkende beschuttende werkplaats te bezoeken. Dienstencentrum ’t Klavertje omvat twee dagcentra, op verschillende locaties:



- de Heuf, Groenstraat 87 te 3530 Houthalen-Helchteren, - de Botermijn, Hoogstraat 10 te 3580 Beringen. Daarnaast is er sinds januari 2011 een atelier semi-industrieel werk, de Werkmix, in de Donkweg 49 te Zonhoven. Dit atelier is een samenwerking tussen ’t Klavertje en Dienstencentrum Sint Gerardus te Diepenbeek. Tenslotte voorziet Dienstencentrum ’t Klavertje in begeleid werk, voor gebruikers die dit wensen. Dienstencentrum ’t Klavertje heeft ook een erkenning als tehuis voor niet werkenden voor het opnemen van 11 motorisch gehandicapte volwassenen, in het stelsel van nursing of bezigheid. De naam van de woonvorm is Laekerveld en is gelegen Lakerweg 43 te Houthalen-Helchteren. Tenslotte hebben we sinds 01/04/2011, 1 plaats DIO (Dienst Inclusieve Ondersteuning), welke tevens in Laekerveld ingevuld wordt. In 2013 zal woonvorm Beukenveld van start gaan, gelegen Beukenstraat 12 te 3583 Paal-Beringen. De doelgroep van Dienstencentrum ’t Klavertje omvat volwassen personen met een fysieke handicap met eventuele bijkomende mentale beperkingen en personen met een niet-aangeboren hersenletsel. In dagcentrum de Heuf kunnen gemiddeld 14 personen met een handicap terecht. In dagcentrum de Botermijn kunnen gemiddeld 11 volwassen personen met een niet-aangeboren hersenletsel terecht. Daarnaast gaan er dagelijks ongeveer 7 gebruikers van Dienstencentrum ’t Klavertje naar de Werkmix. In Laekerveld I kunnen 13 personen met een handicap wonen. In Laekerveld 2 kunnen 15 personen met een handicap wonen. In Beukenveld kan zorg worden geboden aan 20 personen met een handicap. Dienstencentrum ’t Klavertje is erkend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap. Erkenningsnummer Tehuis niet-werkenden: 284.003.601, dagcentrum: 284.003.301, ambulante diensten: 284.206.888. Het laatste erkenningsbesluit dateert van 01.01.2012. Voor bijkomende informatie verwijzen wij naar de folders van de verschillende afdelingen en werkvormen. Daarnaast kan men ook terecht op de website vzw Stijn. Kenbaar maken van het aanbod.  folder Dienstencentrum ’t Klavertje  folder Dagcentrum de Heuf  folder Dagcentrum de Botermijn  folder Werkatelier de Werkmix  folder begeleid werken  folder Laekerveld  folder Beukenveld  website vzw Stijn: www.stijn.be Deze folders worden verspreid aan elke mogelijke nieuwe gebruiker (zie 4.f.1 De intake), aan elk nieuw personeelslid , aan de stagiaires en vrijwilligers en aan derden indien zij erom vragen. 3. Het kwaliteitsbeleid: missie, visie, waarden, doelstellingen, strategie en geschreven referentiekader

1. Missie, visie en waarden van Dienstencentrum ’t Klavertje Wij bieden aangepaste dagbesteding en kleinschalige woonopvang voor volwassen personen met een fysieke handicap en/of NAH, binnen de regio Midden- en West-Limburg. We doen al het mogelijke om levenslang de aangepaste ondersteuning en begeleiding te bieden.



We zijn een dynamische organisatie en streven voortdurend naar kwalitatieve verbetering, zonder de betaalbaarheid uit het oog te verliezen. We verdiepen en verspreiden onze expertise. 2. Missie van vzw Stijn Dienstencentrum ’t Klavertje maakt deel uit van vzw Stijn en onderschrijft de missie van de vzw. Zie Kompas. 3. Doelstellingen en strategie Dienstencentrum ’t Klavertje. De strategie en de doelstellingen staan beschreven in een strategiekaart. Daarin staat ook beschreven op welke manier wij de doelstellingen willen bereiken, via de hefbomen. Om de vijf jaar worden de doelstellingen en de strategie herbekeken en aangepast. De volledige strategiekaart kan op eenvoudige vraag aan een directielid verkregen worden. DOELSTELLING 1 GARANT STAAN VOOR KWALITATIEF GOEDE ZORG. Goede zorg komt de komende jaren onder verhoogde druk, maar als ’t Klavertje blijven we streven naar goede (basis)kwaliteit. We zoeken naar een evenwicht tussen de vraag van de gebruiker en onze deskundigheid en mogelijkheden. We streven ernaar om onze zorgverlening steeds verder te verbeteren. DOELSTELLING 2 EEN AANGENAAM WERKKLIMAAT ZIJN MET OOG VOOR DIVERSITEIT WAAR PERSONEEL GESTIMULEERD WORDT HUN TALENTEN TE ONTWIKKELEN ’t Klavertje is een plaats waar graag en goed gewerkt wordt. Er is een goede mix binnen het personeel, van jongere en oudere mensen, van zeer ervaren collega’s tot frisse nieuwelingen. Er is aandacht voor de combinatie van het eigen gezin met het werk, en voor de gezondheid van de werknemers. Er is een positieve sfeer en cultuur. Elke werknemer krijgt kansen om zijn of haar talenten in te zetten en om verder te groeien. DOELSTELLING 3 EEN CREATIEVE EN DYNAMISCHE ORGANISATIE ZIJN We zijn en blijven een creatieve en dynamische organisatie, met voldoende autonomie binnen vzw Stijn. We richten ons op het verder uitbouwen van de projecten die gestart zijn (o.a. de Werkmix, begeleid werk, Beukenveld) en op de plannen die er liggen (locatie Botermijn, vernieuwing Heuf, tweede project in samenwerking met Sint Gerardus). We staan open voor nieuwe vragen van gebruikers en voor nieuwe initiatieven. We bouwen actief de werking van ’t Klavertje verder uit, voornamelijk met het oog op verankering en verdieping. We gaan vlot en creatief om met wat er zich aandient. HEFBOOM 1 SYSTEMATISCH IN DIALOOG GAAN MET DE GEBRUIKER, MET HET OOG OP EEN ZO GROOT MOGELIJKE KWALITEIT VAN LEVEN Onze gebruikers hebben recht op een zo groot mogelijke kwaliteit van leven. Binnen dienstencentrum ’t Klavertje willen we daar maximaal aan bijdragen. Dit wordt gewaarborgd door op een systematische manier in dialoog te gaan met de gebruiker en eventueel diens familie, binnen de handelingsplanning of via een andere methodiek. We gaan als gelijkwaardige partners met elkaar om en zoeken naar mogelijkheden om de talenten van gebruikers in te zetten in de organisatie. De gebruiker zelf bepaalt in welke richting het handelingsplan en de zorg gaat, in dialoog met de begeleiding.



Wanneer de gebruiker een vraag stelt waar wij niet dadelijk een antwoord op kunnen bieden, gaan we verder op zoek. Als het mogelijk is, passen we ons aanbod aan. In het andere geval verwijzen we door. HEFBOOM 2 AANBIEDEN VAN EEN DUIDELIJK BASISPAKKET PER ZORGVORM Omdat we garant willen staan voor een goede kwaliteit van zorg, bepalen we een uitgebalanceerd basispakket per zorgvorm. Welke zorg vinden we minimaal, over welke aspecten van de zorg valt er niet te onderhandelen. Dit pakket zal een bepaalde prijs krijgen. De kandidaat-gebruiker kiest al dan niet voor dit pakket. Over bijkomende zaken kan wel onderhandeld worden. Dit kan dan worden verkregen binnen Dienstencentrum ’t Klavertje, binnen vzw Stijn of daarbuiten. Dit pakket verschilt per zorgvorm. HEFBOOM 3 HARTELIJK OMGAAN MET VRIJWILLIGERS We gaan op een hartelijke manier om met onze vrijwilligers, zowel de vrijwilligers in de dagelijkse werking als die binnen de Raad van Toezicht en Vriendenkringen. We zetten de talenten van vrijwilligers in, betrekken hen bij de werking en laten onze appreciatie voelen. We zetten een duidelijk vrijwilligersbeleid uit. We willen tevreden vrijwilligers die op een positieve manier praten over hun vrijwilligerswerk, en misschien dan zo nieuwe vrijwilligers meebrengen. HEFBOOM 4 ONZE EXPERTISE VERDIEPEN EN VERSPREIDEN We weten welke deskundigheid we in huis hebben en willen die behouden en verder verdiepen. We vinden het belangrijk om onze deskundigheid met betrekking tot de doelgroep (NAH en fysieke handicap) te behouden. We zien expertise als het geheel van deskundigheid en competenties van de mensen binnen onze organisatie, op allerlei vlakken. We geven medewerkers de kans vorming te volgen waar ze hun talenten in kunnen ontwikkelen. Het volgen van vorming werkt motiverend en geeft uitdaging, en de medewerkers worden competenter. We zorgen voor een goede terugkoppeling van vorming naar de collega’s en de werking. We zijn ervan overtuigd dat het opdoen van kennis en ervaring leidt tot een betere zorg voor de gebruikers. We verspreiden de expertise die in onze organisatie aanwezig is, zowel binnen vzw Stijn als daarbuiten. We zijn bereid tot het geven van vorming of het gaan getuigen. HEFBOOM 5 KIEZEN VOOR WAARDEREND LEIDERSCHAP We kiezen voor waarderend leiderschap. Daarbij vertrekken we vanuit het talent van elke medewerker en het recht om te groeien. Er wordt voldoende uitdaging geboden, rekening houdende met de draagkracht van de medewerker. Hierbij wordt ook gekeken naar de combinatie werk-gezin, de gezondheid, en naar de eigenheid van die werknemer: oud, jong , ervaren, nieuw, ambitieus,… Elke medewerker krijgt de nodige ondersteuning doorheen de volledige loopbaan. We willen op een open en positieve manier met elkaar omgaan binnen het dienstencentrum. Er is weinig afstand tussen de medewerker en de leidinggevende. We besteden aandacht aan communicatie en feedback, en aan het werken binnen een team. De medewerker krijgt inspraak in de werking en de organisatie. HEFBOOM 6 PLATTE ORGANISATIESTRUCTUUR BEHOUDEN Dienstencentrum ’t Klavertje is een kleine organisatie met een platte organisatiestructuur. Er is een directieteam met een werkbaar aantal leden en de direct leidinggevenden maken er deel van uit.



Daardoor is er een vlotte communicatie tussen de basis en de directie. Het beslissingsniveau wordt zo laag mogelijk gehouden en alle personeelsleden krijgen inspraak in de werking en de organisatie. Ook voor gebruikers is er weinig afstand tot de directie. HEFBOOM 7 FINANCIEEL GEZOND EVENWICHT BEHOUDEN We zijn een gezonde en financieel solide organisatie. We hebben aandacht voor efficiëntie en voor het beperken van de overheadkosten. We behouden de gemeenschappelijke diensten binnen vzw Stijn en kijken waar we die eventueel kunnen uitbreiden. We zoeken naar alternatieve middelen en gaan creatief om met de middelen die we hebben. We blijven investeren in een goede, aangepaste infrastructuur en accommodatie. We genereren voldoende inkomsten om onze opdracht waar te maken. We zoeken creatief naar mogelijke middelen. HEFBOOM 8 GOED SAMENWERKEN MET RAAD VAN TOEZICHT EN VRIENDENKRINGEN Er is een duidelijke taakinhoud voor de Raad van Toezicht en de Vriendenkringen en er is een goede taakverdeling onderling en met dienstencentrum. Er zijn afspraken rond het combineren van verschillende mandaten en rond samenwerking. Er is een goede samenstelling van Raad van Toezicht en de Vriendenkringen, met de juiste mensen op de juiste plaats. Er is wederzijds respect en appreciatie voor ieders inzet. HEFBOOM 9 PROACTIEF INSPELEN OP DE WIJZIGENDE TOEKOMST De overheid heeft met het nieuwe kwaliteitsdecreet en met het perspectief 2020 de trend gezet voor de komende jaren. We wachten niet tot het zover is, maar gaan actief werken aan de voorbereidingen. We maken kostprijsberekeningen voor de verschillende zorgvormen en leren uit de ervaring van het werken met persoonlijke assistentiebudgetten en verzekeringsbudgetten. We werken samen met reguliere diensten, mantelzorgers, vrijwilligers,… en willen dit verder uitbouwen. We willen maatschappelijk verantwoord ondernemen. We profileren ons op een positieve manier naar de buitenwereld. Mogelijke cliënten moeten ons kennen en de weg naar ons vinden. We staan open voor vragen en zijn flexibel in ons aanbod. We laten zien op welke manier wij de middelen besteden. We vinden duurzaamheid belangrijk en hebben hier aandacht voor. HEFBOOM 10 INSPRAAK HEBBEN IN VZW STIJN EN IN HET BELEID We zijn een actieve partner binnen vzw Stijn. We vinden onze autonomie belangrijk, maar zijn bereid tot solidariteit en dialoog. We delen onze kennis en expertise en nemen deel aan overlegorganen binnen vzw Stijn. We maken gebruik van de schaalgrootte en de ondersteunende diensten. 4. Geschreven referentiekader: waar staan wij voor binnen Dienstencentrum ’t Klavertje? Mensen met een handicap zijn mensen zoals u en ik. Ze hebben elk hun eigen mogelijkheden, eigen persoonlijkheid, eigen waarden en normen. Ze hebben, net als andere mensen, rechten en plichten. Iedere mens draagt dan ook een stuk verantwoordelijkheid, voor zichzelf en voor de andere. Iedere mens heeft het recht zijn of haar eigen leven vorm te geven. Binnen dienstencentrum ’t Klavertje gaan we op een gelijkwaardige manier om met elkaar. We vertrekken vanuit wederzijds respect, voor ieder mens, met of zonder handicap. “Respectvolle



omgang” is dan ook een competentie die voor elk personeelslid binnen dienstencentrum ’t Klavertje noodzakelijk is. ‘Gelijkwaardig’ is niet hetzelfde als ‘gelijk’. Doorheen de respectvolle omgang wordt rekening gehouden met de mogelijkheden en beperkingen van de personen met een handicap. We streven naar het maximaal benutten van de mogelijkheden, en komen waar nodig tegemoet aan de beperkingen. We hebben respect voor de eigenheid van elke persoon, voor ieders integriteit. We blijven voortdurend in dialoog met de persoon. Mensen met een handicap zijn vaak afhankelijk van anderen. Net daarom is het extra belangrijk dat de omgang op een respectvolle en gelijkwaardige manier gebeurt. De begeleiding neemt een ondersteunende en coachende rol aan. Om een gelijkwaardige relatie uit te bouwen, is het noodzakelijk dat gebruikers inspraak hebben. Hiervoor wordt op regelmatige basis gebruikersoverleg georganiseerd en zijn er de officiële gebruikersraden. We streven naar een open communicatie tussen gebruikers en personeel. Er wordt informatie doorgegeven en de mening van de gebruikers wordt gevraagd. De mening van gebruikers is zeer waardevol en wordt telkens meegenomen in de besluitvorming. We maken een onderscheid tussen informatierecht, adviesrecht en beslissingsrecht. Waar mogelijk, wordt er gestreefd naar adviesrecht op collectief vlak. Op het individuele vlak kiezen we ervoor de gebruiker zoveel als mogelijk zelf zijn/haar leven te laten bepalen, dis is beslissingsrecht. Communicatie is een complex gegeven. We kiezen voor open communicatie. De gebruiker wordt betrokken bij nagenoeg alle communicatie die op hem/haar betrekking heeft. Een gelijkwaardige omgang houdt in dat er goede afspraken worden gemaakt en dat deze wederzijds worden nageleefd. Duidelijkheid is belangrijk: wat moet er gebeuren, wanneer, wat kan nu of moet later, om welke reden gebeuren dingen (niet),… De gebruiker krijgt de ondersteuning die hij of zij nodig heeft, maar het is geen verhaal van ‘u vraagt, wij draaien’. Soms zijn er beperkingen omwille van de organiseerbaarheid van de werking. Hiervoor wordt begrip gevraagd. Samen wordt gezocht naar een goed antwoord op de vragen van de gebruiker. Er is aandacht voor de privacy van de gebruikers. Privacy is een persoonlijk gebeuren. Iedere mens hecht aan andere zaken belang. Hiermee wordt zoveel als mogelijk rekening gehouden. Om de gepaste ondersteuning te kunnen bieden aan de gebruikers, is het vaak nodig dat er heel wat informatie wordt gedeeld. De informatie wordt verzameld in het dossier van de gebruiker. De gebruiker heeft inspraak in de samenstelling van het dossier. Relevante informatie wordt gedeeld aan de mensen van het eigen team. Ieder personeelslid is gebonden aan het beroepsgeheim en wordt gevraagd om bewust en discreet om te gaan met gevoelige informatie. De relatie tussen gebruiker en begeleider blijft een professionele relatie. Er kan vertrouwelijke informatie worden gedeeld met een begeleider, maar dit blijft niet in een strikt persoonlijke sfeer. Privacy heeft ook een ruimtelijk aspect. Het spreekt voor zich dat de individuele studio van de bewoners een privé-ruimte is. Anderen gaan er maar binnen na goedkeuring van de bewoner. Maar ook binnen de dagcentra, waar het groepsgebeuren meer op de voorgrond staat, is er aandacht voor ruimtelijke privacy – bij het toiletbezoek, het rusten, een individueel gesprek,… 5. Geschreven referentiekader voor grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers. Grensoverschrijdend gedrag is elke handeling (of het nalaten van een handeling) die resulteert in een significante inbreuk op de rechten, de lichamelijke of psychische integriteit, de waardigheid of



het welbevinden van een persoon met een handicap. Een handeling (of het nalaten van een handeling) is grensoverschrijdend omdat de persoon met een handicap dit als grensoverschrijdend beleeft, en/of omdat redelijkerwijze kan aangenomen worden dat de handeling of het nalaten van een handeling schade kan berokkenen of omdat dit handelen als onethisch wordt beoordeeld. Grensoverschrijdend gedrag kan de vorm aannemen van geweld en van seksueel grensoverschrijdend gedrag Geweld is elke vorm van onderdrukkend, kleinerend, angstinducerend gedrag ten aanzien van de zorggebruiker (verbaal of niet-verbaal), komende van een zorgverlener, andere medewerker, groepsgenoten, derden of familieleden - dat ervaren wordt door de gebruiker zelf en/of door anderen als negatief, ongewenst of gedwongen en geenszins kan verantwoord worden vanuit een noodzakelijke medische of pedagogische benadering. Seksueel grensoverschrijdend gedrag is elke vorm van seksueel georiënteerd gedrag - verbaal of niet-verbaal, bewust of onbewust, komende van om het even wie - dat ervaren wordt door de gebruiker zelf en/of door anderen (zorgverleners, familie of derden) als negatief, ongewenst of gedwongen en geenszins kan verantwoord worden vanuit een noodzakelijke medische of pedagogische benadering. Dienstencentrum ’t Klavertje respecteert steeds de eigenheid van de gebruiker en gaat op een respectvolle manier met hem of haar om. Er is expliciet aandacht voor de eigen privacy en integriteit. Grensoverschrijdend gedrag heeft hier geen plaats. Grensoverschrijdend gedrag komt voor. Veel gebruikers zijn extra kwetsbaar op het vlak van grensoverschrijdend gedrag, door hun grote afhankelijkheid van anderen bij verzorgingsmomenten, door ontremd gedrag van zichzelf of anderen, door het moeten samenleven in groep,… Het is van belang om dit te onderkennen en om signalen van grensoverschrijdend gedrag te herkennen. Vaak zit dit onderwerp in de taboesfeer, waardoor er het risico bestaat dat mensen niet de hulp krijgen die ze nodig hebben. We streven dan ook naar een open houding en een goede registratie. Vaak worden we geconfronteerd met vermoedens van grensoverschrijdend gedrag, meer dan met duidelijke feiten. Het signaleren van een vermoeden van grensoverschrijdend gedrag dat na onderzoek ongegrond blijkt, is geenszins een beroepsfout. Het niet melden van een vermoeden of een feit wel. We zijn ons ervan bewust dat er een kans is op onterechte beschuldigingen. Iedereen gaat dan ook zorgvuldig om met deze materie. Aandacht voor grensoverschrijdend gedrag mag niet tot gevolg hebben dat er een verkrampte houding ontstaat in het begeleiden van de gebruikers, waarbij alle risico uit de weg wordt gegaan en er geen plaats meer is voor affectie of lichamelijkheid in de omgang. Grensoverschrijdend gedrag kan in geen enkele zin getolereerd worden, ook niet in de privésfeer. Het gedrag moet zo snel als mogelijk worden gestopt, en de betrokkenen moeten de ondersteuning krijgen die zij nodig hebben. We benadrukken de verantwoordelijkheid van iedereen die wordt geconfronteerd met grensoverschrijdend gedrag: er is een morele verplichting om dit te melden, en slachtoffers niet in de steek te laten. Werkwijze bij het opstellen en wijzigen van missie, visie, waarden, doelstellingen, strategie en geschreven referentiekader. In het kader van de strategische planning van dienstencentrum ’t Klavertje worden de missie en visie om de vijf jaar beoordeeld. De laatste keer dat dit gebeurde was november 2012.



Indien nodig worden wijzigingen en aanvullingen aangebracht en worden deze ook besproken op de teamvergaderingen, de gebruikersraden en de Raad van Toezicht. De directeur is hiervoor verantwoordelijk en plaatst dit op de agenda van het directieteam (zie jaarplanning directieteam). Deze wijzigingen en aanvullingen worden kenbaar gemaakt in het jaarverslag en op de website. Kenbaar maken Bij nieuwe personeelsleden en nieuwe gebruikers worden de folders ‘strategiekaart’, ‘Waar staan we voor binnen Dienstencentrum ’t Klavertje’ en ‘Geen plaats voor grensoverschrijdend gedrag’ meegeven en toegelicht (zie checklist bij aanwerving van nieuwe personeelsleden en checklist info voor nieuwe gebruikers).



4.a. De organisatiestructuur

Organigram. Raad van Bestuur vzw Stijn

Raad van Toezicht Dienstencentrum ‘t Klavertje

Directeur René Roex

Pedagoog Miet Vandeberg

Logistiek verantwoordelijke (1) Alex Appeltans

Maatschappelijk werker Hilde Snyers

Administratief medewerker Bea Lijnen, Myriam Lijnen

Zorgconsulent Geertje Indeherberg Jobcoaches Greet Vanbilsen, Inge Vanesch

Verantwoordelijke De Heuf Lieve Henraat

Verantwoordelijke De Botermijn Sandra Bossaerts

Verantwoordelijke De Werkmix Corinne Vanstraelen

Verantwoordelijke Laekerveld Hilde Vanoppen

Begeleider in team

Begeleider in team

Begeleider in team

Begeleider in team

Chauffeur

Ergotherapeut

Poetsvrouw/-man

Verpleegkundige

Poetsvrouw/-man

Chauffeur

Poetsvrouw/-man

1)

De logistiek verantwoordelijke is tevens preventie adviseur.

Poetsvrouw/-man



Kenbaar maken. Bij de opname van elke nieuwe gebruiker wordt het organogram overhandigd (zie checklist info nieuwe gebruikers). Bij de indiensttreding van een nieuw personeelslid wordt het organogram overhandigd aan het betrokken personeelslid (zie checklist bij indiensttreding nieuwe personeelsleden). Het organogram wordt jaarlijks opgenomen in het jaarverslag. Het jaarverslag wordt jaarlijks overhandigd of overgemaakt aan de gebruikers, het personeel en aan de inspectie. Het jaarverslag verschijnt ook op de website van vzw Stijn, Dienstencentrum ’t Klavertje, www.stijn.be . Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Alle opgenomen functieprofielen zijn van toepassing tot 31.12.2016 Zie bijlagen. 4.b Het overzicht en de werking van de overlegorganen 1. Overlegorganen vzw Stijn 1.1. Algemene Vergadering vzw Stijn Leden De leden van de Algemene Vergadering worden benoemd door de Algemene Vergadering op voorstel van de Raad van Bestuur en bestaan uit al de leden van de verbonden vzw’s Steunfondsen of Vriendenkring en de eventuele andere aanvaarde leden. Niet alle leden hebben stemrecht. Elke Raad van Toezicht van een centrum duidt jaarlijks aan welke van zijn leden stemrecht hebben in de Algemene Vergadering. Het aantal stemgerechtigden wordt bepaald op basis van het aantal gebruikers van het centrum. 0 - 49 gebruikers: 3 afgevaardigden 50 - 99 gebruikers: 4 afgevaardigden 100 - 149 gebruikers: 5 afgevaardigden 150 en meer gebruikers: 6 afgevaardigden De leden van de Raad van Bestuur, uitgezonderd de directeurcoördinator, zijn stemgerechtigde leden. De niet-stemgerechtigde leden hebben een adviserende stem. De directeurcoördinator, de directieleden van de verschillende centra en de waarnemers van de gebruikers in de Raden van Toezicht en de Raad van Bestuur, worden uitgenodigd als waarnemer. Voor het dienstencentrum ’t Klavertje zijn de voorzitter van de Raad van Toezicht en de voorzitter van de Vriendenkring lid van de Algemene Vergadering. De directeur en leden van de Raad van Toezicht worden als waarnemer uitgenodigd. Taak De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn statutair vastgelegd: - Goedkeuren van het jaarverslag, het financieel verslag van het voorbije jaar en de begroting van het komende jaar. - Benoemen en ontslaan van de leden van de Algemene Vergadering. - Aanstellen en ontslaan van de voorzitter uit de leden van de Raad van Bestuur. - Opstellen en wijzigen van de statuten.



- Benoemen en ontslaan van de revisor. Vergaderritme Eenmaal per jaar Schriftelijk verslag bij secretariaat vzw Stijn en bij de directeur van Dienstencentrum ’t Klavertje. 1.2. Raad van Bestuur vzw Stijn Doel De Raad van Bestuur heeft als opdracht de gezamenlijke juridische verantwoordelijkheid te dragen. Om de autonomie van de voorzieningen te respecteren, wenst hij geen beslissingen te nemen tegen de adviezen van de Raad van Toezicht in, tenzij deze adviezen het algemeen beleid of belang van vzw Stijn of de belangen van één of meerdere dienstencentra zouden schaden. De Raad van Bestuur dient te controleren of de strategische opties van een bepaald dienstencentrum niet in conflict komen met de opties van andere dienstencentra en of de financiële doelstellingen van de centra realistisch zijn. Gezien juridische verantwoordelijkheid dienen alle overeenkomsten of transacties met derden van alle dienstencentra officieel door de Raad van Bestuur bevestigd, bekrachtigd en geacteerd te worden. Leden Minimum 4 en maximum 11 leden van de Raad van Bestuur worden benoemd door de Algemene Vergadering. De leden worden benoemd op voorstel van de Raad van Bestuur. Een beheerder wordt benoemd voor een termijn van zes jaar, op zulke wijze dat telkens na het verstrijken van twee jaar één derde van de beheerders van rechtswege ontslagnemend is. Bij de benoeming wordt bepaald wanneer het mandaat verstrijkt. De directeurcoördinator is uit hoofde van zijn functie stemgerechtigd lid van de Raad van Bestuur. Beslissingen worden met een gewone meerderheid van de aanwezige leden genomen. De regel is echter dat men consensus nastreeft. Worden steeds uitgenodigd op de vergadering van de Raad van Bestuur maar zijn geen lid : - de directeurs die lid zijn van het coördinatieteam; - de vertegenwoordiger van de gebruikers; - de verslaggever. Taak - Voordragen van leden voor de Algemene Vergadering van vzw Stijn. - Voordragen van nieuwe leden van de Raad van Bestuur aan de Algemene Vergadering. - Benoemen van de ondervoorzitter, secretaris en schatbewaarder. - Aanduiden en machtigen van beheerders als vertegenwoordigers van vzw Stijn in de verschillende vzw's Steunfonds of Vriendenkring. - Selecteren, benoemen en ontslaan van de directeurcoördinator - In overleg met de directie en/of Raad van Toezicht : selecteren, benoemen en ontslaan van de stafmedewerkers vanaf niveau licentiaat en de directieleden van de centra - Coördineren en beslissen in verband met vergunningen en erkenningen voor bouwen werkingssubsidies verstrekt door VIPA of VAPH. - Vertegenwoordiging bij de lokale en regionale overheden. - Beslissen in verband met de verwerving van onroerende goederen. - Coördineren en beslissen in verband met de investeringen in onroerend goed. - Openen en sluiten van bankrekeningen. - Leningen aangaan bij de vzw's Steunfonds of Vriendenkring en bij derden. - Goedkeuren, (eventueel aanpassen) en opvolgen van de beleidsplannen, de werkingsbegroting,



de investeringsbegroting en de kwaliteitswerking van de verschillende centra. - Vertegenwoordigers aanduiden van vzw Stijn in externe overlegorganen. Vergaderritme Eenmaal per maand Schriftelijk verslag bij secretariaat vzw Stijn en bij de directeur van Dienstencentrum ’t Klavertje. 1.3. Coördinatieteam vzw Stijn Leden Het Coördinatieteam bestaat uit de voorzitter van de Raad van Bestuur, de directeurcoördinator, en de algemeen directeurs van de verschillende voorzieningen van vzw Stijn. Taak - Voorbereiden van de vergadering van de Raad van Bestuur. - Voorbereiden van de vergadering van de Centrale Raad. - Voorbereiden van de vergaderingen van de Centrale Ondersteuningscellen. - Waken over het ontstaan en behouden van een samenhorigheidsgevoel, door het correct naleven van de gemeenschappelijke Visie en Missie. - Uitbouwen van instrumenten om de middelen eerlijk te verdelen. - Opmaken van een gezamenlijk strategisch plan op lange termijn en een gezamenlijk beleidsplan - Adviseren van het jaarlijks beleidsplan per dienstencentrum. Vergaderritme Maandelijks, 3u per vergadering Schriftelijk verslag bij secretariaat vzw Stijn en de directeur van Dienstencentrum ’t Klavertje. 1.4. Centrale Raad vzw Stijn Doel De Centrale Raad is een instrument van vzw Stijn om vorming, intervisie en informele contacten te organiseren in verband met organisatieontwikkeling of andere actuele thema’s in de organisatie van de gehandicaptenzorg. Leden - Personeelsleden van de centra voorgesteld door de directeur en aanvaard door de Raad van Bestuur. - De directeurcoördinator en bestuurderauditor - De leden van de Raad van Bestuur - Stafmedewerkers coördinatiecentrum - Genodigden in functie van de agenda Vergaderritme Minstens twee maal per jaar, 3 of 6 uur per vergadering naargelang het thema. 1.5. Centrale Ondersteuningscellen (COC) Leden Centrale Ondersteuningscellen worden gevormd door leden van de Raden van Toezicht, deskundige vrijwilligers en personeelsleden van de verschillende centra. Ze worden aangesteld door de Raad van Bestuur. Taak



Uitwerken van adviezen omtrent specifieke onderwerpen. Op dit ogenblik bestaan er volgende COC : - automatisering - aankopen - gebruikers - werknemers - financiering - vrijwilligerswerking - verzekeringen - sociale dienst - preventieadviseurs - vertrouwenspersonen - palliatieve zorgen …. Vanuit Dienstencentrum ’t Klavertje wordt er deelgenomen aan: De intervisiegroep N.A.H.: deelname door de pedagoog Vergaderritme: 3 keer per jaar, 3 u per vergadering De werkgroep vorming, deelname door de pedagoog. Vergaderritme: 6 keer per jaar, 3 u per vergadering Verslag N-schijf De C.O.C. vrijwilligers, deelname door de verantwoordelijke Laekerveld. Vergaderritme: 2 keer per jaar, 3 u per vergadering Verslag N-schijf De C.O.C. sociale dienst: deelname door de maatschappelijk assistent Vergaderritme: 2 keer per jaar, 3 u per vergadering Verslag N-schijf De C.O.C pedagogen en psychologen: deelname door de pedagoog. Vergaderritme: 4 keer per jaar, 3 u per vergadering Verslag N-schijf De C.O.C. personeelsbeleid: deelname door de directeur Vergaderritme: 2 keer per jaar, 3 u per vergadering Verslag N-schijf De C.O.C. aankopen: deelname door de logistiek verantwoordelijke Vergaderritme: 2 keer per jaar, 2 u per vergadering. Geen verslag. De C.O.C. vertrouwenspersonen: deelname door de vertrouwenspersoon Vergaderritme: 2 keer per jaar, 3u per vergadering Verslag N schijf De werkgroep palliatieve zorgen: deelname door de zorgconsulent Vergaderritme: 2 keer per jaar, 3u per vergadering Verslag N schijf De C.O.C. preventie-adviseurs: deelname door de preventie-adviseur Vergaderritme: 10 keer per jaar, 3u per vergadering Verslag N schijf 1.6. De verbonden vzw’s (steunfondsen, vriendenkring…) Doel Per dienstencentrum is er een afzonderlijke vzw om de plaatselijke betrokkenheid juridisch te verankeren.



De leden van deze vzw’s hebben een dubbele opdracht. Enerzijds bevorderen zij de integratie van het dienstencentrum in de plaatselijke gemeenschap door actief de dagdagelijkse werking op te volgen en te ondersteunen. Anderzijds zetten ze acties op om extra inkomsten te bekomen. De verbonden vzw garandeert als juridische entiteit dat deze verzamelde fondsen bestemd blijven voor het dienstencentrum waarvoor de acties werden opgezet. Leden - De leden aanvaard door de Algemene Vergadering. - vzw Stijn die over de helft + 1 van de stemmen beschikt. Taak - Fondsen werven en beheren per centrum. - Voorstellen doen aan de Raad van Bestuur, in verband met afgevaardigden voor de Raad van Toezicht - Plaatselijke integratie van het dienstencentrum bevorderen. Voor Dienstencentrum ’t Klavertje is vzw Vriendenkring ’t Klavertje het steunfonds en hebben zij twee lokale werkingen, Vriendenkring ’t Klavertje voor Houthalen-Helchteren en Vriendenkring de Botermijn/Beukenveld voor Beringen. Vergaderritme Minstens éénmaal per jaar 2. Overlegorganen Dienstencentrum ’t Klavertje Alle verslagen zijn digitaal terug te vinden op de N-schijf van Dienstencentrum ’t Klavertje. 2.1. Raad van Toezicht Dienstencentrum ‘t Klavertje Doel De Raad van Toezicht bestaat uit sterk betrokken vrijwilligers die vanuit hun opleiding en ervaring de plaatselijke begeleiding en controle van het dienstencentrum waarmaken. Zij moeten erop toezien dat de uitgewerkte strategie daadwerkelijk wordt omgezet. Zij dienen te waken over de uitvoering van de goedgekeurde beleidslijnen en na gaan of de werkingsbegrotingen, waarin het toegestaan personeelskader zit en de investeringsbegrotingen correct worden uitgevoerd. Leden De leden worden voorgedragen door de verbonden vzw Steunfonds of Vriendenkring in overleg met Raad van Bestuur van vzw Stijn. De Raad van Bestuur van vzw Stijn doet de definitieve benoeming van de leden van de Raad van Toezicht. De directie en de voorzitters van de gebruikersraden van het centrum zijn van rechtswege lid van de vergadering. De leden van de Raad van Toezicht zijn ook lid van de vzw Steunfonds of Vriendenkring van het centrum en van de Algemene vergadering van vzw Stijn. De leden van de Raad van Bestuur van vzw Stijn hebben steeds recht om deel te nemen aan de vergaderingen van de Raad van Toezicht. De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd voor 6 jaar. Om de 2 jaar dient 1/3 van de ledenlijst verlengd of vervangen te worden. Taak



De leden hebben een gedelegeerde verantwoordelijkheid die, bij beslissing van de Raad van Bestuur van 5 februari 1998, werd vastgelegd. De Raad van Bestuur heeft aan de Raad van Toezicht de volgende taken en verantwoordelijkheden overgedragen. - De financiële controle van de jaarlijks goedgekeurde budgetten : * Opvolgen van de resultatenrekening en werkingskosten per kwartaal. * Nagaan of de personeelsbenutting binnen de toegestane personeelstoewijzing is gebleven. * Opvolgen van de investeringsbegroting. - Voorstellen doen en advies geven over initiatieven voor nieuwe projecten of uitbreidingen van het Dienstencentrum: opmaken van het masterplan voor het VAPH, voorstellen formuleren voor nieuwbouw en renovatie, het starten van experimenten en nieuwe afdelingen en opzetten van onderzoeksprojecten. - In samenspraak met de Directie er over waken dat de basisfilosofie, de vooropgestelde doelstellingen en kwaliteitscriteria worden nagestreefd. Dit veronderstelt informatie en overleg over : * de gebruikersraden * het opnamebeleid * het personeelsbeleid * de jaarplanning * de werking van de leefgroep en de begeleiding van de zorggebruikers * de organisatiestructuur, de organisatiecultuur en de communicatiekanalen * uitwisseling van experimenten, nieuwe projecten of initiatieven met andere dienstencentra. Vergaderritme Eenmaal om de twee maanden, 2 uur per vergadering. 2.2. Directieteam Leden Het directieteam is samengesteld uit: - directeur - pedagoog - logistiek verantwoordelijke - verantwoordelijke de Botermijn - verantwoordelijke Laekerveld - verantwoordelijke de Heuf - verantwoordelijke de Werkmix - directeurcoördinator vzw Stijn - voorzitter Raad van Toezicht Het directieteam treedt op als geheel. De beslissingen worden collegiaal genomen. De directeur is de eerste verantwoordelijke en beslist als er geen eensgezinde beslissing wordt gevonden. Er is een schriftelijk verslag dat bezorgd wordt aan alle leden, aan de voorzitter en de ondervoorzitter van de Raad van Toezicht en aan alle directies van de dienstencentra van vzw Stijn. Taak Hierbij verwijzen wij naar 4.1. Organisatiestructuur, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Vergaderritme De directie vergadert gemiddeld tweemaal per maand, uitgezonderd in de grote vakantie. 3 uur per vergadering



2.3. Teamoverleg Botermijn Leden De vergadering wordt voorgezeten door de verantwoordelijke van de Botermijn. Aan de vergadering nemen alle teamleden en de pedagoog/zorgconsulent deel. Het team treedt op als geheel. De beslissingen worden collegiaal genomen. De verantwoordelijke beslist als er geen eensgezinde beslissing wordt gevonden. Er is een schriftelijk verslag dat door ieder teamlid kan ingekeken worden. Het verslag is ter inzage op de N schijf. Taak Hierbij verwijzen wij naar 4.1. Organisatiestructuur, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Vergaderritme Het team vergadert 3 maal per maand, behalve in de vakantieperiodes. 2 uur per vergadering 2.4. Teamoverleg de Heuf Leden De vergadering wordt voorgezeten door de verantwoordelijke van dagcentrum de Heuf. Aan de vergadering nemen alle teamleden en de pedagoog/zorgconsulent deel. Het team treedt op als geheel. De beslissingen worden collegiaal genomen. De verantwoordelijke beslist als er geen eensgezinde beslissing wordt gevonden. Er is een schriftelijk verslag dat door ieder teamlid kan ingekeken worden. Het verslag is ter inzage op de N schijf. Taak Hierbij verwijzen wij naar 4.1. Organisatiestructuur, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Vergaderritme Het team vergadert wekelijks, behalve in de vakantieperiodes. 1 uur 30 per vergadering 2.5. Teamoverleg De Werkmix Leden De vergadering wordt voorgezeten door de verantwoordelijke van de Werkmix. Aan de vergadering nemen alle teamleden deel. De pedagoog van ’t Klavertje neemt deel aan de inhoudelijke vergaderingen. Het team treedt op als geheel. De beslissingen worden collegiaal genomen. De verantwoordelijke beslist als er geen eensgezinde beslissing wordt gevonden. Er is een schriftelijk verslag dat door ieder teamlid kan ingekeken worden. Het verslag is ter inzage op de N schijf. Taak Hierbij verwijzen wij naar 4.1. Organisatiestructuur, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Vergaderritme Het team vergadert 2 maal per maand, behalve in de vakantieperiodes. 2 uur per vergadering. 2.6. Teamoverleg Laekerveld



Leden De vergadering wordt voorgezeten door de verantwoordelijke van Laekerveld. De vergaderingen zijn opgesplitst voor Laekerveld 1 en Laekerveld 2. Aan de vergadering nemen alle teamleden en de pedagoog/zorgconsulent deel. Het team treedt op als geheel. De beslissingen worden collegiaal genomen. De verantwoordelijke beslist als er geen eensgezinde beslissing wordt gevonden. Er is een schriftelijk verslag dat door ieder teamlid kan ingekeken worden. Het verslag is ter inzage op de N schijf. Taak Hierbij verwijzen wij naar 4.1. Organisatiestructuur, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Vergaderritme Het team vergadert 2 maal per maand, behalve in de vakantieperiodes. 3 uur per vergadering. 2.7. Nachtoverleg Laekerveld Leden De vergadering wordt voorgezeten door de verantwoordelijke van Laekerveld. Aan de vergadering nemen alle nachtbegeleiders deel, zowel de vaste nachtbegeleiders als de begeleiders die op regelmatige basis in de nacht worden ingezet. De pedagoog en de directeur nemen afwisselend deel. Het team treedt op als geheel. De beslissingen worden collegiaal genomen. De verantwoordelijke beslist als er geen eensgezinde beslissing wordt gevonden. Er is een schriftelijk verslag dat door iedere nachtbegeleider kan ingekeken worden. Het verslag is ter inzage op de N schijf. Taak Hierbij verwijzen wij naar 4.1. Organisatiestructuur, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Vergaderritme Het team vergadert 2 maal per jaar, 2 uur per vergadering. 2.7. Ondersteuningsteam Leden De vergadering wordt voorgezeten door de pedagoge, de leden zijn de maatschappelijk assistent, de zorgconsulent en de jobcoaches. De directeur ontvangt de uitnodiging en agenda en komt indien zinvol. Er is een schriftelijk verslag dat aan ieder lid wordt bezorgd. Het verslag is ter inzage op de N schijf. Taak Het ondersteuningsteam heeft als taak om enkele ‘losstaande’ functies samen te brengen, om elkaars functie en werking beter te leren kennen met het oog op een efficiënte samenwerking en eenzelfde inhoudelijke visie. Vergaderritme Het ondersteuningsteam vergadert 4 maal per jaar. 3 uur per vergadering. 2.9. Gebruikersraden de Botermijn, de Heuf en Laekerveld Hierbij verwijzen wij naar procedure 4.6.5 Het organiseren van het collectief overleg.



2.10. Medewerkersoverleg de Botermijn, gastenvergadering de Heuf, deelnemersvergadering de Werkmix en bewonersoverleg Laekerveld. Hierbij verwijzen wij naar procedure 4.6.5 Het organiseren van het collectief overleg.

4.c De deelname aan externe overlegorganen

1. Comité van Voorzieningen voor Motorisch Gehandicapten van het Vlaams Welzijnsverbond Deelname door de directeur, als plaatsvervanger Vergaderritme: 3 keer per jaar, 3 uur per vergadering Verslag bij de directeur, op N schijf 2. C.O.C Limburg van het Vlaams Welzijnsverbond Deelname door de directeur Vergaderritme: 5 keer per jaar, 3 uur per vergadering Verslag bij de directeur, op N schijf 3. SEN Limburg Denktank niet aangeboren hersenletsel Deelname door de pedagoog Vergaderritme: 4 keer per jaar, 3 uur per vergadering Verslag bij de pedagoog, op N schijf 4.d. het inzetten van de middelen Overzicht van het personeel. Hierbij verwijzen wij naar het laatste ‘Jaarverslag werking Dienstencentrum ’t Klavertje’. Dienstencentrum ’t Klavertje is erkend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap en is gehouden aan deze reglementering. Het Instrument Personeelsverdeling van vzw Stijn (afgekort IPS) is een instrument dat toelaat om de bestaande personeelspool van de voorzieningen, aangesloten bij vzw Stijn, te verdelen op basis van parameters die in een directe relatie staan tot de zorgzwaarte van personen met een handicap. Bij het bepalen van de zorgzwaarte wordt er rekening gehouden met de elementaire zelfredzaamheid, probleemgedrag en paramedische noden van de personen met een handicap. Het IPS vertrekt van de hoeveelheid personeel die de verschillende voorzieningen ter beschikking hebben voor het toewijzingsproces. De personeelsverdeling binnen vzw Stijn wordt jaarlijks besproken in de Centrale Ondersteuningscel werknemers, het Coördinatieteam en het directieteam van Dienstencentrum ‘t Klavertje. Financiële middelen. Hierbij verwijzen wij naar het laatste ‘Financieel Jaarverslag Dienstencentrum ’t Klavertje’. Wij zijn erkend door het VAPH en zijn gehouden aan deze reglementering. De oorsprong van de middelen: - Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap - Bijdragen van de cliënten - Giften van derden

vzw Stijn Dienstencentrum ‘t Klavertje -


Steunfonds of Vriendenkring ‘t Klavertje Leningen bij financiële instellingen Opbrengsten activiteiten ingericht door het dienstencentrum Huuropbrengsten Verzekeringsmiddelen

Gebouwen en inrichting. Dienstencentrum ‘t Klavertje heeft 5 locaties: - Dagcentrum de Heuf te Houthalen, Groenstraat 87. - Dagcentrum de Botermijn te Beringen, Hoogstraat 10. - Atelier de Werkmix, gebouw Wegwijs, Donkweg 49 te Zonhoven - Woonvorm Laekerveld te Houthalen, Lakerweg 43. - Woonvorm Beukenveld te Paal-Beringen, Beukenstraat 12. Het gebouw van de Botermijn was de vroegere stadsbibliotheek van Beringen en werd in 2001 - 2002 volledig verbouwd. Op het gelijkvloers is het dagcentrum ingericht en op de eerste verdieping beschikken we over 4 kleine appartementen. Deze appartementen worden privé verhuurd, via het Sociaal Verhuur Kantoor. Het gebouw hebben wij via een erfpachtovereenkomst met de stad Beringen bekomen. Het erfpachtrecht wordt toegekend voor een termijn van 27 jaar en dit vanaf 12.10.1998. Het gebouw van de Heuf is eigendom van vzw Stijn en werd via een overdracht bekomen van de vzw Mensen voor Mensen. Op het gelijkvloers is het dagcentrum ingericht en op de eerste verdieping bevindt zich de administratie. Atelier de Werkmix is gelegen in de gebouwen van Wegwijs. Voorheen waren dit kantoorruimtes en magazijn van de Fortis Bank. In 2008 werd het gebouw aangekocht door vzw Stijn. De bureelruimtes worden gebruikt door de ambulante diensten van vzw Stijn; Dienst Persoonlijke Assistentie, Dienst Ambulante Begeleiding, Limburgse Stichting Autisme. Het magazijn gedeelte werd in 2010 verbouwd tot atelier ruimte voor de Werkmix. Dienstencentrum ’t Klavertje en Dienstencentrum Sint Gerardus huren deze ruimtes. Laekerveld 1 bestaat uit 13 studio’s, met een gemeenschappelijke verblijfsruimte, keuken en bergruimten. Tevens zijn er twee volledig aangepaste badkamers. De verschillende lokalen zijn d.m.v. een gang met elkaar verbonden. Op eerste verdieping zijn er burelen en een vergaderruimte. De kelder doet dienst als bergruimte. De studio’s zijn 45 m2 groot en beschikken over een aangepaste badkamer en kitchenette. Het gebouw is volledig aangepast voor rolstoelgebruikers. De bouwgrond is eigendom van de gemeente Houthalen-Helchteren. De gemeente heeft ons hierbij recht van opstal verleend. Het recht van opstal werd toegekend voor een termijn van 50 jaar, met ingang vanaf 01.01.2000. Laekerveld 2 bestaat uit 15 appartementen en een aantal gemeenschappelijke ruimten, die we ook terugvinden bij Laekerveld 1. Dit gebouw werd gebouwd door de sociale huisvestingsmaatschappij Het Kempisch Tehuis en wordt door een verhuurovereenkomst aan ons ter beschikking gesteld. Het gebouw sluit aan bij Laekerveld 1. De 14 appartementen in Beukenveld hebben een eigen badkamer, een kitchenette en terras. Tevens zijn er enkele gemeenschappelijke ruimtes zoals een zit- en leefruimte, een keuken, grote aangepaste badkamer, tuin en terras. Daarnaast bouwt De Kantonale Bouwmaatschappij Beringen nog 6 aangepaste appartementen.



Deze gebouwen zijn voldoende aangepast voor rolstoelgebruikers, met oog voor de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker. We streven naar een maximale integratie van personen met een handicap. De ligging van de Heuf en Laekerveld sluit aan bij een bestaande woonomgeving en is niet ver afgelegen van de dorpskern. De Botermijn ligt in het centrum van de stad Beringen en biedt hierdoor heel wat gelegenheid voor het leggen van sociale contacten. Uitrusting. De doelgroep van Dienstencentrum ’t Klavertje bestaat voornamelijk uit personen met een zeer beperkte mobiliteit. Uiteraard is het dan ook belangrijk dat de gebouwen volledig toegankelijk zijn voor rolstoelgebruikers. In de dagcentra beschikt men over: aangepaste minibussen voor het vervoer, - aangepaste toiletten, - tilhulptoestellen, - aangepaste materialen voor de verschillende activiteiten - … In de woonvormen beschikt men over: - een aangepaste minibus - tilhulptoestellen, - elektronische hoog-laagbaden, - aangepaste keuken, - aangepaste toiletten, - personenalarm, - aangepaste materialen voor de verschillende activiteiten - … Technieken en methoden. Binnen dienstencentrum ’t Klavertje stellen we als doel voorop dat de gebruikers zich ‘wel’ voelen in hun zijn (zie procedure Missie, visie, waarden, …). We streven naar een zo goed mogelijke kwaliteit van leven door een dialoog aan te gaan met iedere zorggebruiker. Het proces van individuele zorg- of handelingsplanning is voor ons de methodiek bij uitstek om deze dialoog zo optimaal mogelijk te voeren. Wij zien de methode van de individuele handelingsplanning dan ook als overkoepelende manier van werken binnen ons dienstencentrum. Het proces van handelingsplanning is een continu proces dat erop gericht is de meest geschikte antwoorden te bieden op de zorgvragen van onze zorggebruikers. Soms zijn die eenvoudig, soms zeer complex. Binnen onze werking bestaat handelingsplanning uit twee grote elementen. Deze zijn het individuele handelingsplan enerzijds en de continue planning van ons handelen anderzijds. De methodiek van handelingsplanning zoals die binnen ons dienstencentrum concreet wordt toegepast is uitgebreid beschreven in de procedure 4.f.2 Het opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van de individuele dienstverleningsovereenkomst. Deze manier van werken is gebaseerd op een aantal verschillende technieken en methoden uit de zorg voor personen met een handicap: Persoonlijke Toekomstplanning, Zelfevaluatie-instrument Individuele Zorgplannen, referentiekader zorgplanning vzw. Stijn, checklist zorgplanning vzw. Stijn, Hooi op je vork (P. Van Belle), PATH, kwaliteit van leven, … Deze methodiek is dus m.a.w. het resultaat van een integrationistisch proces.



Ook qua technieken en methoden die gebruikt worden om de in het handelingsplan beschreven doelstellingen te bereiken gaan we integrationistisch te werk. Uit kennis van en vorming rond deze technieken en methoden wordt een manier van werken gedestilleerd die nauw aansluit bij de noden, wensen en vragen van de individuele gebruikers. Aangezien deze technieken en methoden zeer individueel verschillend zijn en afhankelijk zijn van het perspectief dat in het handelingsplan voor een bepaalde gebruiker vooropgesteld wordt, is het onmogelijk hier een opsomming van deze methoden en technieken te maken. Volgende opsomming van technieken en methoden die als achtergrond gebruikt kunnen worden, is dus illustratief: op het vlak van veiligheid en gezondheid: voedingsbegeleiding bij personen met slikproblemen, EHBO, hef- en tiltechnieken, hygiëne, Affolter,… op het vlak van activiteiten: computer (inclusief aanpassingen voor personen met een handicap, educatieve programma’s, gebruik van internet,…), creatieve technieken, sensopathische activiteiten, trainen naar zelfstandigheid, sport voor personen met een motorische handicap,… op het vlak van het omgaan met de gebruikers en hun familie: omgaan met personen met een NAH volgens de methode Hooi op je vork (P. Van Belle Kusse), specifieke communicatiemethodes (bv. SMOG, foto’s), neuropsychologie, omgaan met moeilijk gedrag, psychische problemen, communicatie met familie, respectvolle bejegening van personen met een handicap, seksualiteit en relaties, het emancipatorisch methodisch denkkader,… op het vlak van zorgvraagdetectie: ‘de methode van ontdekkend kijken’ van J. Heijkoop. op het vlak van ‘werken’ (binnen de werkvorm begeleid werk): de methode supported employment met daarin een verkenningsfase (intake, cliëntanalyse, jobfinding, jobanalyse), een trainingsfase (proefperiode met evaluatie) en de opvolging (nazorg, jaarlijks evaluatiegesprek). Vanuit het dienstencentrum streven er naar om bij het aanwenden van de vermelde middelen zoveel mogelijk rekening te houden met de wensen en de noden van de gebruikers. 4.e. Het beheren van de documenten van het kwaliteitshandboek Binnen Dienstencentrum ’t Klavertje zijn de directeur en de andere leden van het directieteam verantwoordelijk voor de implementatie en de opvolging van de kwaliteitswerking. De directeur is verantwoordelijk voor het beheer van het kwaliteitshandboek en agendeert op de directievergaderingen elke wijziging of aanpassing. Hij is verantwoordelijk voor de planning en de concrete uitvoering. Per onderdeel/procedure van het kwaliteitshandboek is er een procedurehouder aangesteld: 1. De structuur van het kwaliteitshandboek – directeur 2. De beschrijving van het aanbod van de voorziening – directeur 3. Het kwaliteitsbeleid: missie, visie, waarden, doelstellingen, strategie en geschreven referentiekader – directeur 4.a De organisatiestructuur – directeur 4.b Het overzicht en de werking van de overlegorganen – directeur 4.c De deelname aan de externe overlegorganen – directeur 4.d Het inzetten van de middelen – directeur 4.e Het beheren van de documenten van het kwaliteitshandboek – directeur 4.f.1 De intake – maatschappelijk assistent 4.f.2 Het opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van de individuele dienstverleningsovereenkomst – pedagoog



4.f.3 Het beëindigen van de ondersteuning – pedagoog 4.f.4 Het organiseren van het collectief overleg met de gebruikers – verantwoordelijken 4.f.5 Het afhandelen van klachten van gebruikers – verantwoordelijken 4.f.6 Het voorkomen, detecteren van en gepast reageren op grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers – pedagoog 4.f.7 De tijdelijke afzonderingsmaatregelen – pedagoog 4.g De organisatiegerichte processen – directeur 5 De zelfevaluatie – directeur Herkenbaarheid van de financiering door het agentschap – directeur Werkwijze Alle leden van het directieteam kunnen wijzigingen aan het kwaliteitshandboek voorstellen. De wijzigingen worden steeds beoordeeld en goedgekeurd op het directieteam, eventueel na overleg met andere betrokkenen. Er worden concrete afspraken gemaakt over de te nemen stappen. Dit alles wordt geregistreerd in het directieverslag. Dit verslag wordt ook aan de voorzitter van de Raad van Toezicht bezorgd. Alle documenten staan op p.c., in word. De directeur kan enkel maar na de beoordeling en de goedkeuring van het directieteam de wijzigingen doorvoeren in de documenten van het kwaliteitshandboek. De datum van de laatste wijziging wordt op het document aangepast. De meest recente versie is permanent ter inzage voor gebruikers, via PC of via de website. Registraties registratie Wie Kwaliteitshandboek met verwante directeur documenten

indexering bewaartermijn Datum laatste Tot de voorlaatste wijziging versie

Verslagen van de directieteams

Op datum

Directieteam

5 jaar

4.f.1 De intake

Verwante documenten en hulpmiddelen Document met vermelding van relevante opnamecriteria Intakeformulier Document voor de bewonersadministratie “opnameformulier” Checklist nieuwe gebruiker Folder Centrale Registratie Zorgvragen Evaluatie proefperiode richtvragen. Intakefiche Werkwijze Wie is verantwoordelijk voor deze procedure? De maatschappelijk assistent is verantwoordelijk voor de intake en is contactpersoon voor de Centrale Registratie Zorgvragen, voor heel het Dienstencentrum.



Aanmelding Een persoon kan worden aangemeld via telefonisch contact, via een bezoek of via een doorverwijzer. Tijdens de aanmelding wordt er een korte bevraging gedaan. Er wordt nagegaan of de persoon in aanmerking kan komen voor een opname (zie ‘document met vermelding van relevante opnamecriteria’). De thema’s die worden bevraagd bij de aanmelding hebben betrekking op leeftijd, geslacht, aard handicap, vraagstelling, …. Informatie die op dat moment verzameld wordt, wordt ingevuld in het intakeformulier (zie ‘Intakeformulier’) en doorgegeven aan de maatschappelijk assistent. De verantwoordelijke of maatschappelijk assistent geeft relevante informatie over de voorziening en over de opnameprocedure. De folder van de voorziening wordt bezorgd, als de persoon dit wenst. Wanneer de gebruiker of familie het wenst kan er een vrijblijvend kennismakingsbezoek worden georganiseerd. Een aanmelding kan eveneens gebeuren van de ene afdeling naar de andere afdeling (bv. een vraag naar dagbesteding vanuit een bewoner van de woonvorm, een vraag naar wonen vanuit een gebruiker van het dagcentrum, een vraag naar een ander dagcentrum,…). Deze vragen worden verder op eenzelfde manier behandeld als de andere, binnen de intakeprocedure. Indien de persoon niet beantwoordt aan de relevante opnamecriteria, wordt er op dat moment doorverwezen. Er wordt dan, indien gewenst, gezocht naar alternatieven (zie verder). Onderzoek. Indien de persoon wel in aanmerking kan komen voor een opname, wordt er verdere informatie ingewonnen. Er wordt een kennismakingsbezoek/ intakegesprek gepland aan het dagcentrum of de woonvorm, met de kandidaat-gebruiker en relevante betrokkenen. Eventueel kan er ook een huisbezoek worden gedaan. Vooraf wordt aan de kandidaat doorgegeven welke informatie nodig is tijdens een kennismakingsbezoek (bv. gegevens Vlaams Agentschap, gegevens CRZ,…) Aan de hand van het intakeformulier wordt relevante informatie gevraagd en gegeven. (zie ‘Intakeformulier’). Bij een ‘interne aanmelding’ kan de reeds bestaande informatie worden doorgegeven aan de nieuwe afdeling, als de gebruiker daarmee akkoord gaat. Er wordt samen bekeken of het aanbod en de dienstverlening passend is voor diegene die de opname wenst. Hierbij wordt er rekening gehouden met de vragen, wensen, mogelijkheden en beperkingen van de kandidaat-gebruiker. Na het onderzoek kunnen zich vier situaties voordoen: 1. er is geen wens meer tot opname. 2. er is geen overeenstemming tot opname en de betrokken persoon wordt doorverwezen naar een gepaste voorziening of begeleidingsvorm, 3. er is een wens tot opname 4. de opname 1. er is geen wens meer tot opname. Wanneer de persoon of zijn/haar familie niet kiest voor een opname binnen Dienstencentrum ’t Klavertje, stopt de intakeprocedure. Er wordt dan, indien gewenst, gezocht naar alternatieven (zie verder). 2. er is geen overeenstemming tot opname en de betrokken persoon wordt doorverwezen naar een gepaste voorziening of begeleidingsvorm,



In het geval dat een persoon niet in aanmerking komt voor een opname, om minder duidelijke redenen dan vermeld in de relevante opnamecriteria (zie document met vermelding van de relevante opnamecriteria), wordt de situatie besproken binnen het directieteam. De maatschappelijk assistent geeft de nodige informatie op het directieteam. Het directieteam neemt een beslissing en motiveert deze. Verslag hiervan wordt gedaan in het verslag van de directievergadering. Er mag geenszins iemand geweigerd worden omwille van ideologie, filosofie, godsdienst, etnische afkomst, nationaliteit, geslacht, seksuele geaardheid, sociale achtergrond of financieel onvermogen. De maatschappelijk assistent geeft de beslissing en de motivatie door aan de persoon en zijn/haar familie. Er wordt, indien gewenst, gezocht naar alternatieven (zie verder). 3. er is een wens tot opname Wanneer de persoon in aanmerking komt voor een opname, maar er is geen open plaats binnen het dienstencentrum, wordt er doorverwezen naar de Centrale Registratie Zorgvragen. De maatschappelijk assistent gaat na of de persoon reeds geregistreerd staat bij de CRZ. Als dat het geval is, wordt het antwoord meegedeeld aan de desbetreffende contactpersoon. Indien de persoon nog niet geregistreerd is op de CRZ, neemt de maatschappelijk assistent de rol op van contactpersoon. De maatschappelijk assistent is contactpersoon bij de CRZ voor alle kandidaat-gebruikers van Dienstencentrum ’t Klavertje. Hij/zij geeft de nodige gegevens door aan de CRZ en staat ervoor in dat de kandidaat-gebruiker wordt geregistreerd op de CRZ. De maatschappelijk assistent volgt hierbij de richtlijnen van de zorgregie. In het geval van een open plaats binnen Dienstencentrum ’t Klavertje, meldt de maatschappelijk assistent deze plaats aan de CRZ. Via de CRZ worden andere contactpersonen verwittigd en hebben zij de kans om kandidaat-gebruikers voor te dragen. Binnen het directieteam worden – in aanwezigheid van de maatschappelijk assistent – de mogelijke kandidaten besproken, en er wordt een standpunt ingenomen over wie de meest geschikte kandidaat is voor opname.(zie ‘intakefiche’) Hierbij worden de richtlijnen van de zorgregie in acht genomen. Daarnaast wordt er gekeken naar de regio, de tijd dat men reeds geregistreerd staat op de CRZ, de ernst van de situatie,… Het ‘gekend zijn’ binnen de voorziening geeft niet sowieso recht op voorrang tegenover externen, maar kan bij een gelijkaardige inschatting van de situatie wel de reden zijn om voorrang te krijgen tot opname. De keuze van het directieteam en de motivering hiervoor worden opgenomen in het verslag van het directieteam. De maatschappelijk assistent deelt de beslissing mee aan de betrokken kandidaten en eventuele contactpersonen. 4. de opname De concrete opname wordt begeleid door de verantwoordelijke van de afdeling voor de dagcentra, en door de maatschappelijk assistent voor de woonvorm. Bij de opname worden het Charter Collectieve Rechten en Plichten en het Protocol van Verblijf, Behandeling of Begeleiding besproken en ondertekend, met aandacht voor de proefperiode, de evaluatie van de proefperiode en de uiteindelijke beslissing tot opname. De verantwoordelijke/maatschappelijk assistent geeft de nodige informatie aan de nieuwe gebruiker (zie checklist nieuwe gebruiker), en verzamelt de nodige gegevens voor de bewonersadministratie (zie document voor de bewonersadministratie) De verdere afspraken in verband met de opname (met aandacht voor de praktische en financiële aangelegenheden) worden overlopen en genoteerd in het logboek en/of het intakeformulier. Bij een opname van een gebruiker uit een andere afdeling, wordt gebruik gemaakt van de expertise die er al bestaat rond deze gebruiker, binnen de andere afdeling. De nodige informatie wordt – mits akkoord van de gebruiker – doorgegeven aan de nieuwe afdeling. Verder kunnen er concrete



samenwerkingsafspraken worden gemaakt (bv. uitleg op een teamoverleg, de overgang mee begeleiden, …) De kandidaat-gebruiker start met een proefperiode van drie maanden. Na deze proefperiode wordt er een overleg georganiseerd met de gebruiker en zijn/haar familie, door de verantwoordelijke (dagcentra) of aandachtsbegeleider (woonvorm) en de maatschappelijk assistent. Hier wordt al dan niet gekozen voor een definitieve opname. Het begeleidend team kan beslissen dat een opname doorgaat, als de gebruiker dat wenst. Verslag van de beslissing is terug te vinden in het verslag van de teamvergadering en in het verslag van het evaluatiegesprek. Wanneer het team om een of andere reden niet wil overgaan tot opname, en de gebruiker dat wel wil, wordt de vraag doorgestuurd naar het directieteam. Het directieteam neemt in dat geval de beslissing. Bij een opname van een gebruiker van een andere afdeling, wordt het begeleidend team van de andere afdeling mee op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. Het zoeken naar alternatieven  Wanneer er niet kan worden overgegaan tot opname, neemt de voorziening het initiatief om – indien de kandidaat gebruiker dit wenst – op zoek te gaan naar alternatieven.  De maatschappelijk assistent gaat op zoek naar concrete alternatieven voor de kandidaat gebruiker. Hierbij maakt hij gebruik van de sociale kaart, de Centrale Registratie Zorgvragen, het adresboek van het VAPH, folders van voorzieningen, ziekenhuizen, revalidatiecentra, eigen kennis van de voorzieningen. In functie van de concrete zorgvraag wordt het meest passende alternatief gezocht.  De maatschappelijk assistent geeft de nodige en specifieke informatie (adres, telefoonnummer, contactpersoon) betreffende de alternatieve hulpvorm(en) door aan de kandidaat-gebruiker. Op vraag van de kandidaat-gebruiker neemt de maatschappelijk assistent / verantwoordelijke contact op met de alternatieve dienstverlening.  De relevante informatie betreffende de kandidaat gebruiker wordt – mits akkoord van de kandidaat-gebruiker en/of zijn familie – doorgegeven aan de alternatieve dienstverleningsvorm. Registraties Registratie

wie

indexering

bewaartermijn

Intakeformulier van weerhouden kandidaten

Maatschappelijk assistent

Dossier van de gebruiker

Min. 5 jaar na het einde van de opname.

Intakeformulier bij nietweerhouden kandidaten


Per afdeling en volgens datum van aanmelding

Min. 5 jaar na onderzoek tot opname

Charter Collectieve Rechten en Plichten

Verantwoordelijke/ Maatschappelijk assistent


Min. 5 jaar na het einde van de opname

Protocol van Verblijf, Behandeling of Begeleiding

Verantwoordelijke/ Maatschappelijk assistent


Min. 5 jaar na het einde van de opname.

Verslagen directieteams

Directeur

Chronologisch

Verslagen teamvergaderingen

Verantwoordelijken Chronologisch

vzw Stijn Dienstencentrum ‘t Klavertje Fiche Centrale Registratie Zorgvragen



Per afdeling

De duur van de wachttijd

4.f.2 Het opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van de individuele dienstverleningsovereenkomst.

Verwante documenten en hulpmiddelen Richtvragen bij het invullen van het dossier (uitgebreide versie) Richtvragen bij het invullen van het dossier (eenvoudige versie) Richtvragen bij het opstellen van het handelingsplan Standaardbrief uitnodiging handelingsplanbespreking Standaardbrief meegeven en ondertekenen dossier en handelingsplan Document ‘Opvolgen en uitvoeren handelingsplan’ Document ‘Evaluatie proefperiode nieuwe gebruiker’ Checklist handelingsplanning Meerjarenplanning handelingsplanning Werkwijze Wie is verantwoordelijk voor deze procedure? Het begeleidend team draagt een gedeelde verantwoordelijkheid voor de dossiers en de handelingsplannen. De zorgconsulent/pedagoog draagt de eindverantwoordelijkheid. Opstellen van het hulpen dienstverleningsplan Wij gaan steeds uit van de gebruiker en zijn vertegenwoordiger, tenzij de gebruiker geen betrokkenheid wil van zijn vertegenwoordiger. 







Bij opname van een gebruiker (ook bij een opname uit een andere afdeling), start deze met een voorlopig programma. Stilaan wordt er een beeld gevormd van de persoon. Informatie rond de beeldvorming en voorlopige afspraken worden genoteerd in het logboek en in de verslagen van de teamvergaderingen. Informatie die in een andere afdeling beschikbaar is, wordt – mits akkoord van de gebruiker – doorgegeven aan de nieuwe afdeling. Tegen het einde van de proefperiode van drie maanden wordt de informatie betreffende de persoon verzameld en is er een overleg met de gebruiker en/of zijn of haar vertegenwoordiger. Diegene die de intake heeft gedaan is ook verantwoordelijk voor de evaluatie van de proefperiode. Het besluit tot opname is terug te vinden in het evaluatieverslag proefperiode. Van iedere gebruiker wordt een individuele dienstverleningsovereenkomst opgesteld, bestaande uit een dossier (beschrijvend gedeelte) en een handelingsplan (dynamisch gedeelte). Dit gebeurt binnen de zes maanden na de opname in de voorziening. Wanneer de gebruiker verblijft in meerdere afdelingen van de voorziening (bv. combinatie woonvorm en dagcentrum) wordt er één gemeenschappelijk dossier opgesteld. De zorgconsulent/pedagoog coördineert de samenwerking tussen de verschillende afdelingen en bewaakt het opstellen van het dossier. De aandachtsbegeleider(s) en de zorgconsulent/pedagoog bereiden het dossier voor. De reeds verzamelde informatie (medische verslagen, therapeutische verslagen, informatie uit het logboek, verslagen van de teamvergaderingen,…) wordt samengebracht in één document, dat een eerste beeld geeft van de persoon. (zie document “richtlijnen bij het invullen van het dossier“) Het dossier wordt individueel besproken door de aandachtsbegeleid(st)er of zorgconsulent/pedagoog met de persoon in kwestie. Aan de hand hiervan wordt het verder








 



  




aangevuld. Hierbij wordt voornamelijk het verhaal van de gebruiker zelf in kaart gebracht. Het is niet de bedoeling dat alle domeinen ingevuld worden, wel die domeinen die op dat moment voor de gebruiker van belang zijn. Het dossier wordt besproken met het begeleidend team, in aanwezigheid van de zorgconsulent/pedagoog. Aanvullingen van de overige teamleden en de zorgconsulent of pedagoog worden opgenomen in het dossier. Indien de persoon in verschillende afdelingen verblijft wordt deze bespreking in de verschillende teams gehouden. Binnen het teamoverleg wordt gekeken welk perspectief het team ziet voor de persoon. Hierbij wordt rekening gehouden met de eigenheid van de persoon, met de individuele wensen, mogelijkheden en behoeften van de gebruiker, zijn of haar ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging, de veiligheid en gezondheid, de nood aan maatschappelijke integratie. Deze informatie wordt meegenomen naar de bespreking. (zie document “richtlijnen voor het opstellen van het handelingsplan”) Er wordt een bespreking geregeld met de persoon, zijn of haar vertegenwoordiger en een vertegenwoordiging vanuit het team: de pedagoog/zorgconsulent en de aandachtsbegeleider. In het geval dat de gebruiker verblijft in verschillende afdelingen van het Dienstencentrum, wordt er één gezamenlijke bespreking gehouden. Er is dan een vertegenwoordiging vanuit de verschillende teams, i.c. de aandachtsbegeleiders. De gebruiker heeft zelf de keuze wie hij/zij als vertegenwoordiger bij de bespreking wil betrekken, als belangrijke betrokken derde. Er wordt ook rekening gehouden met de maturiteit en mogelijkheden van de gebruiker en de band met familie. Deze bespreking wordt “handelingsplanbespreking“ genoemd. Tijdens de bespreking wordt het dossier overlopen en verder aangevuld, aan de hand van het gesprek met de gebruiker en diens vertegenwoordiger. Per thema wordt er gepeild naar de actuele stand van zaken, de tevredenheid, de gewenste ondersteuning, de wensen en dromen, de verwachtingen. Deze vragen worden in de eerste plaats aan de gebruiker gesteld, en in de tweede plaats aan de vertegenwoordiger. Niet alle thema’s moeten noodzakelijk aan bod komen, de gebruiker beslist welke thema’s hij/zij wil bespreken. Alle wensen, dromen, verwachtingen worden bijeengebracht, zowel van de gebruiker zelf als van de vertegenwoordiger en het team. Samen wordt er een keuze gemaakt in welke richting er gewerkt zal worden, welke zaken eerst aan bod zullen komen en welke op een later tijdstip. Dit geldt dan als basis voor het handelingsplan. Wanneer de persoon gebruikt maakt van verschillende afdelingen van het Dienstencentrum, kunnen er verschillende handelingsplannen worden opgesteld. Deze mogen echter niet met elkaar in tegenspraak zijn en moeten in de lijn liggen van eenzelfde toekomstperspectief. Binnen de drie maanden na de handelingsplanbespreking wordt het handelingsplan opgesteld. Dit gebeurt door de zorgconsulent/pedagoog, met medewerking van het begeleidend team (zie document “ richtlijnen bij het opstellen van het handelingsplan”) Vanuit het toekomstperspectief wordt er gezocht naar doelstellingen en concrete afspraken om de doelstellingen te bereiken. Indien de voorziening zelf niet kan voorzien in de dienstverlening die binnen het handelingsplan wordt beschreven, gaan we actief op zoek naar samenwerking met mogelijke partners. Dit kan dan gaan om partners binnen het dienstencentrum (dagcentrum of woonvorm), of externe partners. Concrete afspraken rond wie er contacten legt, welke informatie wordt doorgegeven, welke vorm de samenwerking kan aannemen, worden vastgelegd binnen het handelingsplan. (zie ook procedure 4.6.3. het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan) Het handelingsplan wordt besproken met de persoon. Dit gebeurt door de aandachtsbegeleider. Op vraag van de persoon kunnen er wijzigingen in worden aangebracht. Het handelingsplan wordt doorgegeven aan de vertegenwoordiger, tenzij de gebruiker dit niet wenst. Deze heeft de kans om opmerkingen of aanvullingen door te geven. Eventuele wijzigingen worden in het



handelingsplan aangebracht. Bij akkoord wordt het handelingsplan ondertekend door de persoon in kwestie of zijn of haar vertegenwoordiger.  











Het handelingsplan van een persoon gaat in werking vanaf het moment dat het door de persoon of zijn vertegenwoordiger ondertekend is. Het handelingsplan wordt overhandigd aan de gebruiker en zijn of haar vertegenwoordiger. De uitvoering van het handelingplan is een gedeelde verantwoordelijkheid van het begeleidend team. De aandachtsbegeleider en de pedagoog/zorgconsulent volgen dit op. De aandachtsbegeleider gebruikt hiervoor het document ‘Opvolgen en uitvoeren handelingsplan’. Naargelang het gekozen perspectief voor het handelingsplan en de daaruit voortvloeiende doelstellingen kan er samenwerking met derden aangewezen zijn. Binnen het handelingsplan staat omschreven welke stappen hiervoor genomen zullen worden: wie neemt er contact op, welke vorm neemt de samenwerking aan, welke informatie wordt er doorgegeven,… De verschillende stappen worden in overleg met de gebruiker genomen. Ook is het mogelijk dat binnen het handelingsplan gezocht wordt naar samenwerking binnen de voorziening, bv. van woonvorm naar dagcentrum of omgekeerd. In overleg met de gebruiker worden er afspraken gemaakt over deze samenwerking. De afspraken worden genoteerd in het handelingsplan. We denken hierbij aan het doorgeven van het dossier, het betrokken zijn bij de overgang van een vertrouwenspersoon,… De pedagoog/zorgconsulent kan hierbij een duidelijke rol spelen als coördinator van het proces. Informatie rond de uitvoering van het handelingsplan en afspraken worden genoteerd in het logboek, in de verslagen van de teamvergaderingen en in het document ‘opvolgen en uitvoeren handelingsplan’. Wanneer de gebruiker in verschillende afdelingen van het dienstencentrum verblijft, wordt relevante informatie doorgegeven aan de collega-afdeling. Dit gebeurt via het elektronisch logboek of via telefonisch contacten. Minstens één maal per jaar wordt het handelingsplan geëvalueerd binnen de teamvergadering. Hiervoor wordt een jaarplanning opgesteld. De pedagoog/zorgconsulent volgt op en houdt de aandachtsbegeleider op de hoogte. (zie “jaarplanning teamvergaderingen” en “overzicht handelingsplanning”) Voorafgaand aan de evaluatie neemt de aandachtsbegeleider het document ‘opvolgen en ondersteunen handelingsplan’ en het handelingsplan door. Tijdens de evaluatie van het handelingsplan op de teamvergadering wordt gekeken welke de stand van zaken is. Zijn de afspraken naar behoren uitgevoerd? Wat zijn de resultaten? Zijn er factoren die de uitvoering van het handelingsplan bemoeilijken? Indien nodig wordt het handelingsplan bijgestuurd binnen het gekozen toekomstperspectief. De afspraken rond contacten leggen met andere disciplines, rond samenwerking en/of overgang naar andere vormen van dienstverlening en rond informatieoverdracht worden eveneens overlopen. Er worden nieuwe afspraken gemaakt voor de komende periode. Van elk evaluatiemoment wordt verslag gedaan binnen het handelingsplan, door de pedagoog/zorgconsulent. Dit kan op elk moment door de teamleden worden geraadpleegd. Deze nieuwe afspraken worden in overleg gebracht met de gebruiker door de aandachtsbegeleid(st)er. Opmerkingen en aanvullingen door de gebruiker worden via de aandachtsbegeleider met het team gecommuniceerd. In het geval van samenwerking binnen de voorziening, kan de evaluatie van het handelingsplan ook worden gecommuniceerd met de andere afdeling van de gebruiker. De pedagoog/zorgconsulent zorgt hiervoor. Op het einde van de periode waarin het handelingsplan geldig is (maximaal drie jaar na het opstellen ervan) wordt er opnieuw een afspraak gemaakt met de gebruiker en zijn of haar vertegenwoordiger.





Tijdens de bespreking met de gebruiker en zijn of haar vertegenwoordiger wordt het afgeronde handelingsplan overlopen en worden bemerkingen van de gebruiker en/of zijn of haar vertegenwoordiger erin opgenomen. De cyclus van de handelingsplanning start opnieuw.



De besprekingen van de handelingsplannen worden ingepland in overleg met de verantwoordelijken.

Registraties registratie

wie

indexering

bewaartermijn

individuele dienstverleningsovereenkomst (bestaande uit dossier en handelingsplan)

pedagoog/ zorgconsulent

per gebruiker

min. 5 jaar

Opvolgen en uitvoeren HP

aandachtsbegeleider

per gebruiker

tot aan volgende evaluatie HP

Overzicht handelingsplanning

pedagoog/ zorgconsulent

per gebruiker

min. 5 jaar

Logboek

Team

chronologisch

min. 5 jaar

Verslagen teamvergaderingen

Verantwoordelijken

chronologisch

min. 5 jaar

Evaluatieverslag proefperiode

maatschappelijk assistent/ verantwoordelijke

per gebruiker

min 5 jaar

4.f.3 Het beëindigen van de ondersteuning

Verwante documenten en hulpmiddelen Charter Collectieve Rechten en Plichten Protocol van Verblijf, Behandeling en Begeleiding Structuur beëindiging dienstverlening Werkwijze Wie draagt de verantwoordelijkheid voor deze procedure? De eindverantwoordelijkheid voor het beëindigen van de hulpen dienstverlening ligt bij de directie. De verschillende stappen in het proces worden uitgevoerd door de verantwoordelijke van de betrokken afdeling. Wij gaan steeds uit van de gebruiker en zijn vertegenwoordiger, tenzij de gebruiker geen betrokkenheid wil van de vertegenwoordiger. Er zijn vier verschillende aanleidingen voor het beëindigen van de ondersteuning. 1.

De gebruiker en de voorziening kiezen in onderling akkoord voor het beëindigen van de ondersteuning.


-

-


Binnen de procedure van de handelingsplanning/individuele dienstverleningsovereenkomst wordt voortdurend onderzocht of de vraag die de persoon stelt, voldoende beantwoord kan worden binnen de voorziening. Wanneer hierover grote twijfel heerst, zal dit besproken worden op het team en/of de bespreking met de gebruiker en de familie. Het is mogelijk dat de vraag van de persoon in die mate wijzigt, dat er geen antwoord kan worden gegeven binnen de huidige opvang (bv. bij een sterke lichamelijke en medische achteruitgang, bij een goede vooruitgang, bij nieuwe wensen en verwachtingen van de persoon). Indien de gebruiker en/of de familie dit wenst, worden er extra besprekingen gevoerd met de gebruiker en zijn of haar familie. (zie structuur beëindiging ondersteuning) Wanneer alle partijen akkoord gaan, wordt overgegaan tot een beëindiging van de hulpen dienstverlening, binnen een afgesproken termijn. Waar nodig wordt doorverwezen en nazorg geboden (zie verder). Verslag van deze besprekingen en van de beslissing wordt gedaan binnen de individuele dienstverleningsovereenkomst (dossier en handelingsplan) van de gebruiker.

2.

De gebruiker neemt een eenzijdig initiatief tot het beëindigen van ondersteuning.

-

Op ieder moment kan de gebruiker en/of zijn of haar familie kiezen voor een beëindiging van de ondersteuning. De termijn voor het beëindigen van de ondersteuning wordt, waar mogelijk, in onderling overleg vastgelegd. Wanneer de partijen niet tot een akkoord komen, gelden de opzegtermijnen zoals beschreven in het Charter Collectieve Rechten en Plichten. Indien gewenst, worden er de nodige voorbereidende gesprekken gevoerd tussen de gebruiker en/of zijn of haar familie, en de voorziening. Het initiatief hiervoor wordt genomen vanuit de voorziening. Binnen de gesprekken wordt de reden voor beëindiging van de ondersteuning besproken, wordt er gevraagd naar de tevredenheid met betrekking tot de werking en wordt de nood aan nazorg in kaart gebracht. (zie structuur beëindiging ondersteuning) Waar nodig, wordt doorverwezen en nazorg geboden (zie verder). Verslag van deze besprekingen en van de beslissing wordt gedaan binnen de individuele dienstverleningsovereenkomst (dossier en handelingsplan) van de gebruiker.

-

-

-

-

3.

De voorziening neemt een eenzijdig initiatief tot het beëindigen van de ondersteuning.

-

De voorziening kan overgaan tot het beëindigen van de ondersteuning:  in geval van overmacht  als uit een beslissing van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap op basis van het advies van de PEC (Provinciale Evaluatie Commissie) blijkt dat opname of begeleiding niet toegelaten wordt  wanneer de gebruiker niet meer voldoet aan de opnamevoorwaarden,  wanneer de lichamelijke of mentale toestand van de gebruiker dermate gewijzigd is dat het dienstverleningsaanbod van het dienstencentrum niet meer beantwoordt aan de noden en zorgvragen van de gebruiker, of aan de kwaliteitsnormen van de voorziening.  wanneer de gebruiker de verplichtingen opgenomen in het protocol van verblijf, behandeling en begeleiding of het charter niet naleeft.  wanneer de gebruiker bedrieglijke gegevens verstrekt bij de verklaring op erewoord  wanneer de gebruiker geen overeenkomst sluit met het VAPH als hij een vergoeding voor hulp van derden heeft ontvangen, of deze overeenkomst niet nakomt.


-

-

-


De beslissing wordt genomen door de directie na overleg met het betrokken team. Er wordt een schriftelijke motivering opgesteld. De voorziening neemt het initiatief tot voorbereidende gesprekken met de gebruiker en/of zijn of haar familie. Indien mogelijk wordt er een akkoord bekomen rond de opzegtermijn, eventuele doorverwijzing en nazorg. (zie structuur beëindiging ondersteuning) Bij eenzijdige beëindiging van de overeenkomst door de gebruiker of Dienstencentrum ‘t Klavertje dient steeds een opzeggingstermijn van 3 maanden te worden nageleefd, tenzij met wederzijds akkoord een andere termijn wordt afgesproken. Deze termijn wordt opgeschorst indien er een klacht loopt bij de klachtencommissie, voor de duur van de bemiddeling. Bij niet naleving van de opzeggingstermijn kan van de in gebreke zijnde partij de wettelijke verbrekingsvergoeding worden gevorderd. Waar nodig, wordt doorverwezen en nazorg geboden (zie verder). Verslag van deze besprekingen en van de beslissing wordt gedaan binnen de individuele dienstverleningsovereenkomst (dossier en handelingsplan) van de gebruiker. In het geval dat er betwisting is rond de beëindiging van de dienstverlening, kan de gebruiker deze binnen de dertig dagen voorleggen aan de klachtencommissie (zie verder bij de klachtenprocedure). Er moet vooraf geen schriftelijke klacht zijn ingediend. In dit geval wordt de klachtencommissie uitgebreid met een onafhankelijke derde. De klachtencommissie behandelt de klacht, hoort alle betrokken partijen en poogt ze te verzoenen. Zij deelt binnen de 30 kalenderdagen haar oordeel aangaande de klacht schriftelijk mee aan de indiener en aan de voorziening. Het resultaat van de verzoeningspoging wordt opgenomen in de individuele dienstverleningsovereenkomst. Indien nodig wordt er gezocht naar samenwerking met andere voorzieningen.

4.

De gebruiker overlijdt.

-

De voorziening neemt initiatief tot contact met de familie van de gebruiker. Er wordt gepeild naar de nood aan ondersteuning, zowel op het praktische als op het emotionele vlak. Wanneer er ondersteuning gewenst is, wordt deze geboden vanuit de voorziening. De voorziening neemt het initiatief om het contact met de familie te onderhouden, indien de familie dat wenst. De ondersteuning wordt stilaan afgebouwd. Wanneer er verdere hulp nodig is, wordt er – indien gewenst – doorverwezen. Verslag van deze besprekingen wordt gedaan binnen de individuele dienstverleningsovereenkomst (dossier en handelingsplan) van de gebruiker.

-

-

Het zoeken naar alternatieven -

-

Wanneer er beslist wordt om over te gaan tot de beëindiging van de ondersteuning, neemt de voorziening het initiatief om het gesprek aan te gaan rond eventuele alternatieven. Tijdens dit gesprek wordt de vraag van de gebruiker duidelijk in kaart gebracht, en indien de gebruiker en/of de familie dat wenst, gaat de voorziening op zoek naar alternatieven. Indien het nodig wordt geacht, wordt de gebruiker ingeschreven op de Centrale Registratie Zorgvragen. De maatschappelijk assistent wordt dan contactpersoon. De maatschappelijk assistent/ verantwoordelijke gaat op zoek naar concrete alternatieven voor de gebruiker. Hiervoor maakt hij gebruik van de sociale kaart, de CRZ, de eigen kennis van voorzieningen, het adresboek van het VAPH.


-

-


De maatschappelijke assistent/ verantwoordelijke begeleidt de gebruiker tot aan de concrete start van de alternatieve hulpvorm. De maatschappelijk assistent/ verantwoordelijke neemt het initiatief om relevante informatie over te dragen en pleegt vooraf overleg met de gebruiker over welke informatie zal worden overgedragen en op welke manier dat gebeurt, bijvoorbeeld telefonische contacten, eventueel opsturen van documenten, steeds met aandacht voor het beroepsgeheim en de privacy van de gebruiker. De informatie wordt enkel maar doorgegeven na goedkeuring van de gebruiker. In een afsluitend gesprek met de gebruiker en/of zijn of haar familie wordt er gepeild naar de nood aan nazorg en naar de tevredenheid over de samenwerking met en de ondersteuning vanuit de voorziening. Indien gewenst, biedt de voorziening nazorg. De invulling hiervan is afhankelijk van de concrete vraag. Nazorg is in principe tijdelijk en wordt na een bepaalde tijd afgerond. Indien de gebruiker en zijn of haar familie meer ondersteuning nodig heeft, neemt de voorziening initiatief tot doorverwijzing naar een dienst of organisatie die de nodige ondersteuning kan bieden.


Wie

indexering

individuele dienstverleningsovereenkomst (dossier en handelingsplan)

Verantwoordelijken per gebruiker

bewaartermijn min. 5 jaar na beëindiging hulpen dienstverlening

4.f.4 Het organiseren van het collectief overleg met de gebruikers

Verwante documenten en hulpmiddelen Vaste structuur voor het collectief overleg:  medewerkersoverleg de Botermijn  gastenvergaderingen de Heuf  deelnemersvergadering De Werkmix  bewonersoverleg Laekerveld 1  bewonersoverleg Laekerveld 2  gebruikersraad Botermijn  gebruikersraad De Heuf  gebruikersraad Laekerveld Huishoudelijk Reglement Collectief overleg de Botermijn, de Heuf en Laekerveld. Charter Collectieve rechten en plichten Werkwijze De werkwijze van de procedure ‘Het organiseren van collectief overleg met de gebruikers is integraal terug te vinden in het Charter collectieve rechten en plichten.




indexering

Bewaartermijn

Op datum

min.5 jaar

Verslag gastenvergadering de Heuf Verantwoordelijke de Heuf

Op datum

min. 5 jaar

Verslag deelnemersvergadering De Werkmix

Verantwoordelijke de Werkmix

Op datum

min. 5 jaar

Verslag bewonersoverleg Laekerveld

Verantwoordelijke Laekerveld

Op datum

min. 5 jaar

Verslag gebruikersraden

Verantwoordelijken

Op datum

min. 5 jaar

Verslag Raad van Toezicht

Directeur

Op datum

min. 5 jaar

Verslag Centrale Ondersteuningscel Gebruikers vzw Stijn

Directeur

Op datum

min. 5 jaar

Jaarplanning gebruikersraden

Verantwoordelijken

Op datum

min. 5 jaar

Verslag medewerkersoverleg Botermijn

wie Verantwoordelijke Botermijn

4.f.5. Het afhandelen van klachten van gebruikers

Verwante documenten en hulpmiddelen klachtenregister (gebonden boek), Structuur formulier mondelinge klacht Charter Collectieve Rechten en Plichten Werkwijze De procedure ‘Het afhandelen van klachten van gebruikers’ is integraal terug te vinden in het Charter collectieve rechten en plichten. Registraties Registratie

Wie

indexering

bewaartermijn

Formulieren mondelinge klachten

Verantwoordelijke per afdeling

Op datum

min. 5 jaar

Klachtenregister

Directeur

Op datum

min. 5 jaar

4.f.6. Het voorkomen, detecteren en gepast reageren op grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers

Verwante documenten en hulpmiddelen Arbeidsreglement Contract vrijwilligers Registratieformulier grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers



Geschreven referentiekader rond grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers (in 3. Het kwaliteitsbeleid: missie, visie, waarden, doelstellingen en geschreven referentiekader) Structuur teamoverleg Definitie ‘grensoverschrijdend gedrag’ zie geschreven referentiekader rond grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers. Werkwijze 1. Preventie van grensoverschrijdend gedrag t.a.v. de gebruiker: 1.1. 

 



1.2.  



Kennen van de gebruiker (en diens omgeving). Binnen de procedure handelingsplanning wordt een zo volledig mogelijk beeld gevormd van de persoon met een handicap. Er wordt binnen het dossier aandacht besteed aan het algemene welzijn van de persoon, zowel fysiek als psychologisch. Vermoedens van grensoverschrijdend gedrag kunnen hier vermeld worden. Het dossier wordt eveneens besproken binnen het begeleidend team, met de gebruiker zelf en met zijn of haar familie. Op deze momenten kan er gepeild worden naar eventueel grensoverschrijdend gedrag. Dit geheel wordt gecoördineerd door de pedagoog/zorgconsulent (zie procedure 4.6.2. Het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan). Door het opbouwen van een vertrouwensrelatie met de gebruiker en zijn/haar familie, willen we voorkomen dat bepaalde situaties ontsporen. We hebben oog voor problematische situaties. Indien de gebruiker een zorgvraag stelt op het vlak van het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag, wordt er gezocht naar antwoorden. Rond dit thema wordt een handelingsplan gemaakt, waarbij concrete afspraken en maatregelen worden vastgelegd (bv. voorlichting, stimuleren assertiviteit,…). Het geheel wordt gecoördineerd door de pedagoog/zorgconsulent (zie procedure handelingsplanning). Binnen het teamoverleg worden de gebruikers besproken. Hiervoor is er een vast item op de agenda voorzien (zie structuur teamoverleg). Binnen dit thema kunnen de bezorgdheid over of vermoedens rond een of andere vorm van grensoverschrijdend gedrag bespreekbaar gesteld worden. De verantwoordelijke van de afdeling staat ervoor in dat er ruimte is voor het bespreken van de gebruikers. Deskundigheid en openheid bij personeel. Bij de selectie van een nieuw personeelslid wordt er gepeild naar de attitude van de kandidaat. De competenties ‘respectvol omgaan met personen met een handicap’ en ‘betrouwbaar en integer’ worden getoetst. Het geschreven referentiekader rond grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers geeft weer wat er wordt verstaan onder grensoverschrijdend gedrag, en wat de houding hier tegenover is. De folder: ‘Geen plaats voor grensoverschrijdend gedrag’ wordt bij aanwerving aan een nieuw personeelslid gegeven. (zie checklist nieuw personeel) Het referentiekader maakt deel uit van het kwaliteitshandboek en kan door alle betrokkenen worden ingekeken. Er is achtergrondinformatie rond seksualiteit en grensoverschrijdend gedrag aanwezig binnen het dienstencentrum. Deze wordt verzameld binnen de bibliotheek en beheerd door de verantwoordelijke van de afdeling. Alle personeelsleden, gebruikers en vrijwilligers kunnen gebruik maken van de bibliotheek. Ook via vorming en intervisie wordt de deskundigheid vergroot.

vzw Stijn Dienstencentrum ‘t Klavertje 



1.3. 





2. 







3.


Binnen het volledige dienstencentrum wordt er gestreefd naar een sfeer van open communicatie. De teamverantwoordelijken benadrukken bij al het personeel (begeleidend, logistiek,…) dat vermoedens van grensoverschrijdend gedrag, net als alle andere klachten, gemeld kunnen en moeten worden. In het arbeidsreglement (zie document ‘arbeidsreglement’) staat vermeld dat immoreel gedrag aanleiding geeft tot ontslag om dringende redenen. Grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers wordt aanzien als immoreel gedrag. Communicatie met andere betrokkenen Het geschreven referentiekader rond grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers geeft weer wat er wordt verstaan onder grensoverschrijdend gedrag, en wat de houding hier tegenover is. Het referentiekader maakt deel uit van het kwaliteitshandboek en kan door alle betrokkenen worden ingekeken. Vrijwilligers en stagiaires krijgen bij aanvang een contract. Hierin staat vermeld dat grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van gebruikers verboden is en aanleiding geeft tot het stopzetten van de samenwerking. Tevens wordt er op gewezen dat zij gehouden zijn aan meldingsplicht, in geval van vermoedens of klachten rond grensoverschrijdend gedrag. (Zie document ‘contract vrijwilligers’). Jaarlijks wordt op de gebruikersraad een overzicht gegeven van de klachten en de tevredenheid. Op dat moment wordt de klachtenprocedure kort overlopen. Er wordt vermeld dat die klachtenprocedure ook geldt voor klachten of vermoedens rond grensoverschrijdend gedrag tegenover gebruikers. Detectie van grensoverschrijdend gedrag. Wanneer een klacht van grensoverschrijdend gedrag wordt gemeld, of wanneer iemand met een vermoeden rond grensoverschrijdend gedrag zit, is de ontvanger van de boodschap verplicht dit te melden aan de verantwoordelijke of directie. Bescherming of collegialiteit is binnen deze materie misplaatst en niet melden is ongeoorloofd. De verantwoordelijke van de afdeling brengt de pedagoog op de hoogte. Deze registreert de klacht of het vermoeden rond grensoverschrijdend gedrag op het ‘Registratieformulier grensoverschrijdend gedrag’. De pedagoog of de verantwoordelijke van de afdeling (of, in overleg, een ander teamlid) gaat het gesprek aan met het slachtoffer. Daarnaast onderzoeken de verantwoordelijke van het team en de pedagoog of er beschermingsmaatregelen moeten worden getroffen naar het slachtoffer toe. Indien nodig wordt er actie ondernomen (bv. de dader verwijderen). Van ieder gesprek wordt een schriftelijk verslag gemaakt in het registratieformulier. De verantwoordelijke van het team roept het directieteam samen, dat verder de eindverantwoordelijkheid zal dragen. Het directieteam kan ad hoc versterkt worden met externe deskundigen of andere betrokkenen. De eindverantwoordelijke voor de procedure is de pedagoog. Het directieteam doet het nodige onderzoek en evalueert de ernst van de feiten, via gesprekken met de verschillende betrokkenen (melder, slachtoffer, dader, team, familie,…). Wanneer de conclusie is dat er geen sprake is van gegrondheid van het vermoeden, wordt de procedure hier afgerond. Dit wordt teruggekoppeld met de betrokkenen (waaronder minstens het slachtoffer en de familie) en geregistreerd in het registratieformulier grensoverschrijdend gedrag. Gepast reageren op grensoverschrijdend gedrag


 

  

4.  


Wanneer het gaat om een gegrond vermoeden of een vastgesteld feit, worden er verdere stappen ondernomen. Dit kan gaan van het betrekken van een externe expert, het bieden van beschermingsmaatregelen, gesprekken met slachtoffer, gesprekken met familie, gesprekken met de dader, tot het specifiek begeleiden van andere betrokkenen, personeel, medebewoners,… Hierbij wordt rekening gehouden met de individuele gebruiker en de specifieke situatie van grensoverschrijdend gedrag. Ook aan de dader wordt de nodige uitleg gegeven en worden er maatregelen getroffen. Van ieder overleg wordt een verslag gemaakt, in het registratieformulier grensoverschrijdend gedrag. Het algemeen meldpunt voor alle burgers is 1712. Op dit telefoonnummer kan informatie worden gevraagd, over de ernst van de situatie en de te nemen stappen. Wanneer het gaat over grensoverschrijdend gedrag dat zich voordoet ten aanzien van een zorggebruiker binnen de voorziening, en gesteld door een medezorggebruiker, een personeelslid of derde die handelt in opdracht van de voorziening, is er meldingsplicht bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap. Dit gebeurt via het registratieformulier op [email protected]. Indien nodig zullen er juridische stappen worden gezet. Het gerechtelijk onderzoek gebeurt onafhankelijk. Indien de klacht zich richt tot één van de leden van het directieteam, zal er gekozen worden voor een andere samenstelling van het team dat deze zaak behartigt. Er zal een vertegenwoordiging zijn vanuit de Raad van Toezicht en/of vanuit de Raad van Beheer vzw. Stijn. Doorheen heel het proces wordt discreet en respectvol omgegaan met informatie. Hierbij wordt, op een respectvolle manier, informatie gegeven aan de betrokkenen in deze situatie. Evaluatie Er gebeurt een grondige evaluatie van de ondernomen stappen en de volledige procedure, door het directieteam. Indien nodig worden corrigerende en preventieve maatregelen afgesproken. Hiervan wordt een verslag gemaakt. Er wordt een samenvattend verslag gemaakt in het registratieformulier grensoverschrijdend gedrag, door de pedagoog.

Registraties Registratie dossier van de gebruiker registratieformulier grensoverschrijdend gedrag

wie Indexering pedagoog/zorgcon per gebruiker sulent pedagoog in dossier gebruiker

bewaartermijn 5 jaar 5 jaar

4.f.7 De tijdelijke afzonderingsmaatregelen

Definitie. Deze procedure gaat over het afzonderen in enge zin. Deze is in se tijdelijk en stopt wanneer het ongewenste gedrag is gestopt. Er kan maar worden afgezonderd in het geval dat het gedrag van de gebruiker risico’s inhoudt voor zijn eigen fysieke integriteit, of voor de fysieke integriteit van andere gebruikers of personeelsleden, of wanneer de gebruiker materiaal vernielt.



Werkwijze We maken een onderscheid tussen eenmalig afzonderen (in een situatie die zich eenmalig of voor de eerste maal voordoet) en structureel afzonderen (in een situatie die vooraf doorgesproken/gepland is). Eenmalig afzonderen.    

Wanneer een betrokkene wordt geconfronteerd met (nieuw) ongewenst gedrag, kan hij of zij overgaan tot het afzonderen van de gebruiker. Hij of zij doet dit naar best vermogen, afhankelijk van de omstandigheden. Het is de plicht van de betrokkene om dit te melden aan de begeleiding van de gebruiker, mondeling of via het logboek. Hierbij wordt de situatie omschreven: wat ging aan het gedrag vooraf, welk gedrag werd er gesteld, hoe is er gehandeld, wat waren de gevolgen,… De pedagoog/zorgconsulent wordt op de hoogte gesteld. De familie van de gebruiker wordt op de hoogte gebracht van wat er gebeurd is. De pedagoog/zorgconsulent bekijkt samen met het team welke de volgende te nemen stappen zijn. Indien nodig wordt er een structurele afzonderingsmaatregel afgesproken. De procedure rond structureel afzonderen gaat dan in werking.

Structureel afzonderen. 

 





Afspraken rond structureel afzonderen worden in principe gemaakt binnen de procedure handelingsplanning, waarbij de gebruiker en zijn/haar familie betrokken zijn. De afspraken worden vooraf goedgekeurd door de gebruiker en zijn/haar familie. Het handelingsplan wordt ondertekend. Bij afzondering wordt er steeds toezicht gehouden. Wanneer wegens dringendheid de timing van de handelingsplanning niet kan worden gevolgd, wordt door het begeleidend team, in aanwezigheid van de pedagoog/zorgconsulent, een voorstel gedaan tot afzonderingsmaatregel. Hierbij wordt rekening gehouden met de aard van het ongewenst gedrag, de gevolgen ervan, de beleving van de gebruiker, de beleving van het team, de mogelijke risico’s,… De pedagoog/zorgconsulent brengt de gebruiker en zijn/haar familie op de hoogte van het voorstel tot maatregel. Er wordt gestreefd naar consensus. Dit wordt schriftelijk bevestigd. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt er een verklaring opgesteld dat de gebruiker en zijn/haar familie op de hoogte werden gesteld van de afzonderingsmaatregel. Dit wordt gevoegd bij het handelingsplan. De maatregel wordt uitgevoerd zoals afgesproken. Telkens wanneer er afzondering nodig is geweest, wordt dit geregistreerd in het logboek. Bij de evaluatie van het handelingsplan wordt de maatregel en de gevolgen geëvalueerd. Waar nodig wordt er bijgestuurd. De gebruiker en zijn/haar familie worden betrokken bij de evaluatie.

Registraties Registratie handelingsplan (eventueel tijdelijk addendum) verslag teamvergadering

wie Indexering pedagoog/zorgcon per gebruiker sulent verantwoordelijke op datum

bewaartermijn min. 5 jaar min. 5 jaar



4.g.1 De organisatiegerichte processen: Het selecteren en aanwerven van personeel.

Verwante documenten en hulpmiddelen Databank sollicitaties Databank selecties Functieprofielen Woordenboek competenties Scoreformulier gedragsgericht interview Aanwervingsformulier Praktische richtlijnen bij indiensttreding Registratiedocument onthaal nieuwe werknemers Document gedragsgericht interview Werkwijze 1. Spontane sollicitaties Spontane sollicitaties zijn sollicitaties die geen reactie zijn op een bekend gemaakte vacature. De brieven en CV worden geklasseerd in een kaft en de gegevens worden opgenomen in de databank sollicitaties. De sollicitant krijgt binnen de maand een schriftelijk antwoord met de mededeling dat er geen openstaande betrekking is en dat ze opgenomen zijn in de interne databank sollicitaties. Dit wordt opgevolgd door de administratief medewerkster. 2. Invulling van een vacature We maken geen onderscheid tussen een tijdelijke en een openstaande betrekking. Indien we een vacature hebben wordt het functieprofiel bekeken en beoordeeld of dit al dan niet moet aangepast worden. De selectiecommissie wordt vastgelegd. Deze bestaat minimaal uit twee personen van het directieteam. Voor selectie van leden van het directieteam, zetelt er iemand van de Raad van Bestuur of Raad van Toezicht in de commissie. De selectiecriteria voor de brieven, voor de schriftelijke proef en het mondeling gesprek worden vastgelegd. Het bekendmaken van de vacature: Afhankelijk van de vacature en de tijd, wordt de vacature bekend gemaakt binnen Dienstencentrum ’t Klavertje, binnen vzw Stijn (via website en plaatselijke blaadjes), VDAB of kranten. De ‘spontane sollicitanten’ worden aangeschreven of ze al dan niet kandidaat zijn voor deze vacature. Een eerste selectieronde gebeurt op basis van de sollicitatiebrief en het curriculum vitae. Mogelijke criteria hierbij zijn het diploma, de werkervaring, de regio. Wij maken hierbij een uitzondering bij een persoon die reeds voldoende bekend is bij het directieteam. Indien deze persoon past binnen het functieprofiel van de openstaande betrekking kan er dadelijk overgegaan worden tot de aanwerving. Indien nodig, omwille van het aantal kandidaten, of omwille van de selectieproef, kan er een schriftelijke proef gehouden worden.



De laatste selectieronde bestaat uit een gesprek. Tijdens dit gesprek worden de competenties bevraagd. We doen dit via de methodiek van het gedragsgericht interviewen. Voor de selectie van de directeur kan er bijkomend een advies gevraagd worden van een extern selectiekantoor. De evaluatie gebeurt aan de hand van een scoreformulier, hierbij wordt gebruik gemaakt van het competentiewoordenboek. De beslissing tot aanwerving gebeurt door de directeur, na advies van de selectiecommissie. Voor de selectie van de directeur doet de selectiecommissie een voorstel aan de Raad van Bestuur van vzw Stijn, die uiteindelijk beslist over de aanstelling van een nieuwe directeur. De gegevens van de selectie worden door de administratief medewerkster bijgehouden in een databank selectie. Alle kandidaten krijgen een antwoord of ze al dan niet weerhouden zijn voor deze vacature. 3. In dienst nemen nieuw personeelslid De directeur geeft via het aanwervingsformulier de opdracht aan de personeelsdienst tot het opstellen van het contract. De direct leidinggevende staat in voor de introductie van de nieuwe werknemer. Hij/zij overloopt de ‘praktische richtlijnen bij indiensttreding’ en het ‘registratiedocument onthaal nieuwe werknemers’. Hierbij wordt er voldoende aandacht besteed aan het wegwijs maken van de nieuwkomer in de voorziening. Registraties Registratie

wie

indexering

bewaartermijn

Databank sollicitaties

Administratief medewerkster

N-schijf

Min. 1 jaar

Brieven en CV’s sollicitanten


Alfabetisch

Min. 1 jaar

Databank selecties


N-schijf

Min. 5 jaar

Formulier aanwervingen

Personeelsdienst

Personeelsdossier

Min. 5 jaar

4.g.2 De organisatiegerichte processen: Het vormen, trainen en opleiden van het personeel.

Verwante documenten en hulpmiddelen structuur VTO-plan jaarplanning directieteams Werkwijze



Wie is verantwoordelijk voor deze procedure: De eindverantwoordelijkheid voor het vormingsbeleid ligt bij de directie. Het uitwerken van het VTOplan is de verantwoordelijkheid van de pedagoog. Het verzamelen van de vormingsnoden  Binnen de verschillende teams wordt jaarlijks bevraagd wat de vormingsbehoeften zijn, vanuit de werking van de afdeling. Dit gebeurt op een teamvergadering (in de periode november – december) en wordt geagendeerd door de respectievelijke verantwoordelijken.  Tijdens de werkgesprekken wordt gevraagd naar de noden aan vorming, training en opleiding, van ieder individueel personeelslid. Ook de verantwoordelijke kan vormingsnoden zien bij het personeelslid en dit bespreken tijdens het werkgesprek. Deze noden worden verzameld door de teamverantwoordelijken.  Wanneer er tussentijds signalen worden opgevangen rond de nood aan vorming, training en opleiding, vanuit de werking, wordt dit besproken op een teamvergadering of een directievergadering.  Binnen de directie ’t Klavertje wordt jaarlijks bevraagd wat de opleidingsbehoeften zijn, vanuit de organisatie. Bronnen van informatie kunnen zijn: de werkgesprekken, de synthese van de klachten van de gebruikers, de beoordeling van het kwaliteitshandboek, maatschappelijke tendensen en evoluties, strategische opties van het dienstencentrum,.. Dit gebeurt op een directieteam en wordt geagendeerd door de directeur.  Om de vijf jaar wordt er een uitgebreide bevraging gedaan binnen vzw. Stijn, rond de noden aan vorming, training en opleiding. Dit gebeurt door de vormingsmedewerker van vzw. Stijn. Alle personeelsleden van Dienstencentrum ’t Klavertje nemen deel aan deze bevraging. De verwerkte gegevens voor Dienstencentrum ’t Klavertje worden doorgegeven aan de directie. Deze interpreteert en bespreekt de resultaten. Het opstellen en evalueren van een vormings-, trainings- en opleidingsplan voor het personeel  In januari wordt het VTO-plan van dat jaar opgesteld. Dit gebeurt door het directieteam, en wordt geagendeerd door de directeur (zie ‘jaarplanning directieteams’). De noden aan vorming worden verzameld en besproken. Op basis daarvan wordt het VTO-plan opgesteld, via een vaste structuur (zie ‘structuur VTO-plan’). De pedagoog schrijft het VTO-plan uit. Het VTO-plan wordt door de verantwoordelijken teruggekoppeld naar de teams.  Vanuit de noden wordt er gezocht naar een mogelijk aanbod. Dit aanbod kan bestaan binnen vzw Stijn, of extern. Waar nodig wordt er actief gezocht naar de meest passende vorming, training of opleiding om tegemoet te komen aan een vraag.  Bij het opstellen van het VTO-plan wordt rekening gehouden met het vormingsbudget. Bij de keuze voor het volgen van vorming wordt in eerste instantie de relevantie ervan voor het werk bekeken. Verder wordt een billijke verdeling tussen de personeelsleden nagestreefd. Personeelsleden worden gestimuleerd om vorming te volgen, maar vorming is in principe niet verplichtend. Wanneer het gaat om intensieve en langdurige cursussen, wordt deze vraag voorgelegd aan het directieteam. Het directieteam beslist over het al dan niet kunnen doorgaan van deze vorming.  Ongeveer halfjaarlijks wordt het VTO-plan geëvalueerd, op een directievergadering. Dit wordt geagendeerd door de directeur. (zie ‘jaarplanning directieteams’). Verslag van de tussentijdse evaluatie gebeurt door de pedagoog, in het VTO-plan. Er wordt gekeken welke vorming er gevolgd is, hoe deze geëvalueerd werd, welke zaken er nog gepland zijn, welke hiaten er nog zijn,…  In december van dat jaar gebeurt de eindevaluatie van het VTO-plan, binnen het directieteam. Dit wordt geagendeerd door de directeur (zie ‘jaarplanning directieteams’). Verslag van de



eindevaluatie gebeurt door de pedagoog, in het VTO-plan. Naar aanleiding van de eindevaluatie kunnen er noden ontstaan voor het VTO-plan van het daarop volgende jaar. Het evalueren van de gevolgde vorming.  Wanneer een personeelslid van Dienstencentrum ’t Klavertje vorming, training en opleiding heeft gevolgd, vult deze achteraf een vragenlijstje in binnen het vormingsprogramma van vzw Stijn. Hier wordt een evaluatie van de gevolgde vorming gevraagd.  De verantwoordelijke bekijkt met het personeelslid welke stappen er verder genomen kunnen worden: is het zinvol om de informatie uit de vorming te verspreiden bij de collega’s? op welke manier doen we dat? wie bereidt wat voor? …  Binnen de teams wordt op regelmatige basis de gevolgde vorming geëvalueerd, op een teamvergadering. Dit wordt geagendeerd door de verantwoordelijken. De verantwoordelijke brengt deze informatie over naar het directieteam.  Binnen de directie ’t Klavertje wordt jaarlijks de gevolgde vorming geëvalueerd op een directievergadering, samenhangend met de eindevaluatie van het VTO-plan. Het actualiseren van de kennis inzake ontwikkelingen in de hulpen dienstverlening Het personeel en vrijwilligers van Dienstencentrum ’t Klavertje hebben de kans om deel te nemen aan extern georganiseerde vormingscursussen, indien deze relevant zijn voor het werk. Er wordt interne vorming gegeven op teamvergaderingen en teamdagen. Daarnaast kan vorming plaatsvinden door in te pikken op actuele vragen. Indien nodig wordt er een (externe) deskundige uitgenodigd. Vanuit Dienstencentrum ’t Klavertje wordt er deelgenomen aan verscheidene overlegvergaderingen en werkgroepen, zowel intern binnen vzw. Stijn als extern. Daarnaast komen er jaarlijks een aantal studenten binnen het dienstencentrum stage lopen. Mede door deze contacten met verschillende partners in de zorg, scholen en opleidingscentra verhoogt de alertheid op nieuwe ontwikkelingen en tendensen in de zorg. Dienstencentrum ’t Klavertje heeft een interne bibliotheek. Daarnaast kan steeds beroep worden gedaan op de vakliteratuur aanwezig in de andere dienstencentra van vzw. Stijn. Registraties registratie VTO-plan

Wie

indexering

bewaartermijn

pedagoog

Op datum

Min 5 Jaar

4.g.3 De organisatiegerichte processen: Het ondersteunen en evalueren van het personeel.

Verwante documenten en hulpmiddelen Schema werken evaluatiegesprekken Functieprofielen Beoordelingsstramienen (uitgebreide en eenvoudige versie) Schema Persoonlijke Ontwikkelings Plan en leidraad Structuur werkgesprekken Voorbeeld brief voorbereiding werkgesprek Handleiding werkgesprekken VZW Stijn Principes en afspraken rond evaluatiegesprekken Arbeidsreglement



Werkwijze Het ondersteunen van personeelsleden gebeurt zowel op formele als op informele wijze. Formele ondersteuning. Reeds bij de introductie van een nieuw personeelslid wordt er aandacht besteed aan het wegwijs maken van de nieuwkomer in de voorziening. Dit is de taak van de direct leidinggevende. (zie ook procedure 4.6.9 Het selecteren en aanwerven van het personeel). We kiezen voor een gemengd systeem van evaluatie- en werkgesprekken. Deze gesprekken gebeuren afwisselend. De leidinggevende plant de werken evaluatiegesprekken a.h.v. een schema. (zie Schema werken evaluatiegesprekken) 1. Evaluatiegesprekken: Wanneer?  aan het einde van een interim van minstens 3 maanden (indien de interim korter duurt dan 3 maanden, dan gebeurt er op het einde een kort afrondingsgesprek)  voor het aflopen van de proefperiode  na 6 maanden bij verandering van functie (we houden geen rekening met technische veranderingen van contract: aantal uren, dienst PA, …)  om de 3 jaar voor iedereen Hoe?  Minimaal betrekken we drie personen bij de evaluatie van een personeelslid: de direct leidinggevende en twee collega’s die samenwerken met het personeelslid. De leidinggevende duidt collega’s aan die mee de evaluatie doen. We stellen geen maximum bij het aantal personen dat mee evalueert, de leidinggevende houdt rekening met de werklast en met de mogelijke effecten. Bij de keuze van collega’s die evalueren, houden we er rekening mee dat we een zo ruim mogelijk beeld willen krijgen op het functioneren van het personeelslid. Leidinggevenden worden ook geëvalueerd door mensen waaraan ze leiding geven.  We vinden het belangrijk dat de persoon zelf ook de kans krijgt om zijn eigen evaluatie naast die van de anderen te leggen. Het personeelslid zelf vult vooraf ook een beoordelingsstramien in, voor zichzelf. Deze zelfbeoordeling zal de evaluatie niet beïnvloeden.  Het evaluatiegesprek wordt gehouden door de direct leidinggevende. Deze heeft aandacht voor een rustige omgeving.  Bij een negatieve evaluatie – vanaf één onvoldoende – wordt na zes maanden een afspraak gemaakt voor een nieuwe evaluatie. Op dat moment wordt het persoonlijk ontwikkelingsplan en het resultaat op de onvoldoende competentie geëvalueerd.  Wanneer blijkt dat het personeelslid onvoldoende evolueert, zal het daaropvolgende gesprek een ‘disfunctioneringsgesprek’ zijn. Hier zal, naast de direct leidinggevende, altijd de directeur bij aanwezig zijn. (of, in het geval van een directielid, de directeur-coördinator van vzw Stijn of de voorzitter van de Raad van Toezicht).  Het verslag van de evaluatie is het samenvattend beoordelingsstramien, aangevuld met zaken die binnen het gesprek aan bod zijn gekomen. Het verslag kan in principe tijdens het gesprek zelf worden afgewerkt. Het verslag wordt gemaakt door de leidinggevende en een kopie bezorgd aan het personeelslid en aan de directeur. 2. Persoonlijk Ontwikkelingsplan: Wanneer?  Indien er een onvoldoende is (verplicht).



Indien het personeelslid dit wenst (vrije keuze).

Hoe? Zie schema POP en leidraad POP. Het persoonlijk ontwikkelingsplan is een instrument om duidelijk te maken op welke manier er kan gewerkt worden aan de competentie of het werkpunt, en welke ondersteuning er kan gegeven worden door de leidinggevende. Het personeelslid neemt zelf de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het POP. 3. Werkgesprekken: Ieder jaar, behalve het jaar waarin het evaluatiegesprek plaats vindt, heeft elk personeelslid recht op een werkgesprek. Het werkgesprek vindt plaats tussen het personeelslid en zijn rechtstreekse leidinggevende (zie khb 4.1. Organisatiestructuur). De leidinggevende neemt het initiatief en maakt een afspraak voor een werkgesprek. Het werkgesprek verloopt volgens de structuur beschreven in verwant document ‘structuur werkgesprekken’. Het personeelslid wordt vooraf uitgenodigd voor het werkgesprek (zie ‘voorbeeld brief voorbereiding werkgesprek’). Informele ondersteuning. De teamvergaderingen, de intervisiegesprekken en de vergaderingen van het directieteam zijn momenten waarbij overleg en ondersteuning mogelijk is. De opvolging en ondersteuning van vrijwilligers gebeurt meestal op informele wijze. Indien gewenst vindt er een formeel werk – of evaluatiegesprek plaats. Hiervan wordt steeds een verslag gemaakt. Registraties registratie

wie

indexering

Jaarplanning werken evaluatiegesprekken

Verantwoordelijke Op datum Botermijn, Klavertje, Laekerveld, Orthopedagoog en directeur.

Min. 2 jaar

Verslag werken evaluatiegesprekken

Rechtstreeks verantwoordelijke

Min. 5 jaar.

per persoon

bewaartermijn

1.De structuur van het Kwaliteitshandboek

Recommend Documents