1.1 STRUCTUUR VAN HET KWALITEITSHANDBOEK WOORD VOORAF DOOR DE DIRECTIE... 6

1.1 STRUCTUUR VAN HET KWALITEITSHANDBOEK ............................................................................................... 6 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

WOORD VOORAF DOOR DE DIRECTIE ............................................................................................................................ 6 GEBRUIKTE AFKORTINGEN :.........................................................................................................................................6 GEBRUIKTE DOCUMENTEN : .........................................................................................................................................6 DOELSTELLINGEN VAN DIT KWALITEITSHANDBOEK : ..................................................................................................6 TOEPASSINGSGEBIED ...................................................................................................................................................6 STRUCTUUR VAN HET KHB .........................................................................................................................................6 VERSPREIDING VAN HET KHB .....................................................................................................................................7 VERKLARING VAN DE KOPTEKST EN DE TABEL BOVEN ELK DOCUMENT .......................................................................7

1.2 BESCHRIJVING VAN HET AANBOD VAN DE VOORZIENING ...........................................................................8 1. 2. 3. a) b) c) d)

DOELSTELLINGEN: .......................................................................................................................................................8 GEBRUIKTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN: ...........................................................................................................8 HISTORIEK, AANBOD, DOELGROEP, VOORSTELLING VAN DE VERSCHILLENDE GEBOUWEN EN VESTIGINGSPLAATSEN ..8 Historiek .................................................................................................................................................................8 Aanbod ...................................................................................................................................................................9 Doe1groep .............................................................................................................................................................. 9 Voorstelling van de verschillende gebouwen en de vestigingsplaatsen ............................................................... 10

2.1 MISSIE, VISIE, WAARDEN, OBJECTIEVEN EN GESCHREVEN REFERENTIEKADER .............................. 11 1. 2. 3.

DOELSTELLINGEN: ..................................................................................................................................................... 11 GEBRUIKTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN: ......................................................................................................... 11 DE VISIE EN WAARDEN VAN ‘DE VALIER’.................................................................................................................. 11 a) Vooraf: een emancipatorische grondhouding ...................................................................................................... 11 b) Dagbesteding........................................................................................................................................................ 13 c) Wonen................................................................................................................................................................... 16 4. REFERENTIEKADER PRIVACY IN ‘DE VALIER’ ............................................................................................................ 17 5. REFERENTIEKADER INTEGRITEIT IN ‘DE VALIER’ ...................................................................................................... 19 6. REFERENTIEKADER BETROKKENHEID IN ‘DE VALIER’ ............................................................................................... 23 7. OBJECTIEVEN T.A.V. DE DOELGROEPEN ..................................................................................................................... 24 8. HET KENBAAR MAKEN VAN DE VISIE EN DE OPDRACHTVERKLARING AAN DE GEBRUIKER EN PERSONEELSLEDEN ..... 24 9. DE PRAKTISCHE IMPLEMENTATIE VAN DE VISIE EN HET GESCHREVEN REFERENTIEKADER ........................................ 25 2.2 SECTORSPECIFIEKE MINIMALE KWALITEITSEISEN ..................................................................................... 26 1. 2. 3.

DOELSTELLING: ......................................................................................................................................................... 26 GEBRUIKTE AFKORTINGEN ........................................................................................................................................ 26 DE RELATIE TUSSEN DE SMK’S EN DE DOCUMENTEN VAN HET KWALITEITSHANDBOEK ............................................ 26

2.3 HET GEVEN VAN TOELATING AAN DE OVERHEID TOT VERIFICATIE EN EVALUATIE ...................... 35 3. KWALITEITSPLANNING .............................................................................................................................................. 36 1. 2.

DOEL ......................................................................................................................................................................... 36 DE KWALITEITSPLANNING ......................................................................................................................................... 36

4.1 ORGANISATIESTRUCTUUR ...................................................................................................................................... 38 1. 2. 3. 4.

DOELSTELLINGEN: ..................................................................................................................................................... 38 GEBRUIKTE DOCUMENTEN: ........................................................................................................................................ 38 VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN ...................................................................................................... 38 HET ORGANIGRAM ..................................................................................................................................................... 38

4.2. DE VERANTWOORDELIJKE DIE MET HET KWALITEITSBELEID IS BELAST. ........................................ 39 1. 2. 3.

DEFINITIE .................................................................................................................................................................. 39 VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN ...................................................................................................... 39 VERVANGER BIJ AFWEZIGHEID .................................................................................................................................. 39

4.3 OVERZICHT EN WERKING VAN DE OVERLEGORGANEN .............................................................................. 40 1. 2. 3.

DOELSTELLINGEN: ..................................................................................................................................................... 40 OVERZICHT EN WERKING VAN DE OVERLEGORGANEN ............................................................................................... 40 INHOUD VAN DE OVERLEGORGANEN .......................................................................................................................... 42 a) Teamvergadering ................................................................................................................................................. 42

1

b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) 4.

Stafvergadering .................................................................................................................................................... 42 Stafvergadering NAH ..................................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Coördinatievergadering ....................................................................................................................................... 43 Algemene vergadering.......................................................................................................................................... 43 Raad van bestuur.................................................................................................................................................. 43 Vergadering keukenpersoneel .............................................................................................................................. 43 Vergadering nachtdiensten Valier I, II en Huis Eygen......................................................................................... 43 Onderhoudsvergadering....................................................................................................................................... 43 Gebruikersraad .................................................................................................................................................... 44 Vergadering technisch personeel (Bart checkt bij Guy) ...................................................................................... 44 Vergadering met activiteitenbegeleiding (Karin herschrijft) ............................................................................... 44 Vakantieclub......................................................................................................................................................... 44 Opnameteam tehuis niet-werkenden .................................................................................................................... 44 BEVOEGDHEDEN VAN DE OVERLEGORGANEN ............................................................................................................ 44

4.4 DEELNAME AAN EXTERNE OVERLEGORGANEN ............................................................................................. 45 1. 2.

DOEL ......................................................................................................................................................................... 45 DEELNAME AAN EXTERNE OVERLEGORGANEN .......................................................................................................... 45

4.5 MIDDELEN ..................................................................................................................................................................... 46 1. 2. 3. 4. 5. 6.

DOELSTELLINGEN: ..................................................................................................................................................... 46 OVERZICHT VAN HET PERSONEEL .............................................................................................................................. 46 OORSPRONG VAN DE FINANCIËLE MIDDELEN: ............................................................................................................ 46 GEBOUWEN EN INRICHTING ....................................................................................................................................... 46 TECHNIEKEN EN METHODEN ...................................................................................................................................... 47 VEILIGHEID EN GEZONDHEID ..................................................................................................................................... 47

PROCEDURE 4.6.1 DE INTAKE EN OPNAME .............................................................................................................. 48 PROCEDURE 4.6.2 HET OPSTELLEN, UITVOEREN, EVALUEREN EN BIJSTUREN VAN HET PERSOONLIJK ONDERSTEUNINGSPLAN ................................................................................................................... 66 1. 2. 3. 4. 5.

DOELSTELLINGEN: ..................................................................................................................................................... 66 PROCESEIGENAARS: ................................................................................................................................................... 66 GEBRUIKTE AFKORTINGEN: ....................................................................................................................................... 66 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN: ......................................................................................................... 66 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 67 a) Voorbereiding ...................................................................................................................................................... 67 b) Bespreking en verslag .......................................................................................................................................... 67 6. OPMAAK EERSTE POP ............................................................................................................................................... 67 7. VERDER VERLOOP ...................................................................................................................................................... 68 8. REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 68 PROCEDURE 4.6.3 HET BEËINDIGEN VAN DE HU1P- EN DIENSTVERLENING ................................................ 69 1. 2. 3. 4. 5.

DOELSTELLINGEN: ..................................................................................................................................................... 69 PROCESEIGENAAR ...................................................................................................................................................... 69 TOEPASSINGSGEBIED ................................................................................................................................................. 69 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN .......................................................................................................... 69 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 69 a) Aanleidingen voor het beëindigen van de hulpen dienstverlening ..................................................................... 69 b) Werkwijze bij opzegging door één van beide partijen .......................................................................................... 70 c) Werkwijze bij overlijden ....................................................................................................................................... 70 6. REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 71 PROCEDURE 4.6.4 HET ORGANISEREN VAN COLLECTIEF OVERLEG ............................................................. 72 1. 2. 3. 4.

DOELSTELLINGEN: ..................................................................................................................................................... 72 TOEPASSINGSGEBIED ................................................................................................................................................. 72 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN .......................................................................................................... 72 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 72 a) De Gebruikersraad ............................................................................................................................................... 72 b) De Algemene Vergadering ................................................................................................................................... 73 c) De Algemene Familievergadering ........................................................................................................................ 73

2

d) e) f) 5.

Het Oudercomité .................................................................................................................................................. 73 De Familie samenkomst per team ........................................................................................................................ 73 De Bewonersvergaderingen ................................................................................................................................. 73 REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 74

PROCEDURE 4.6.5 HET TOETSEN VAN DE TEVREDENHEID VAN DE GEBRUIKERS..................................... 75 1. 2. 3. 4. 5.

DOELSTELLINGEN: ..................................................................................................................................................... 75 GEBRUIKTE AFKORTINGEN: ....................................................................................................................................... 75 TOEPASSINGSGEBIED ................................................................................................................................................. 75 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN .......................................................................................................... 75 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 75 a) Het toetsen van de tevredenheid bij de bewoners................................................................................................. 75 b) Het toetsen van de tevredenheid bij de partners/ouders/wettelijke vertegenwoordigers via tevredenheidsenquêtes ................................................................................................................................................... 76 c) Het permanent toetsen van de tevredenheid bij de partners/ouders/wettelijke vertegenwoordigers via het dagboek .......................................................................................................................................................................... 76 6. REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 76 PROCEDURE 4.6.6 HET AFHANDELEN VAN KLACHTEN VAN GEBRUIKERS .................................................. 77 1. 2. 3. 4. 5.

DOELSTELLINGEN: ..................................................................................................................................................... 77 PROCESEIGENAAR ...................................................................................................................................................... 77 TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIE ............................................................................................................................ 77 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN .......................................................................................................... 77 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 77 a) Het opstellen en kenbaar maken van de klachtenprocedure ................................................................................ 77 b) Het afhandelen van een klacht ............................................................................................................................. 77 6. REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 78 PROCEDURE 4.6.7 HET IMPLEMENTEREN VAN CORRIGERENDE EN PREVENTIEVE MAATREGELEN. ................................................................................................................................................................................................. 79 1. 2. 3. 4. 5.

DOELSTELLINGEN: ..................................................................................................................................................... 79 TOEPASSINGSGEBIED ................................................................................................................................................. 79 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN: ......................................................................................................... 79 PROCESEIGENAARS: ................................................................................................................................................... 79 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 79 a) Het implementeren van corrigerende maatregelen op basis van bedenkingen vanwege de familie/omgeving ter preventie van ‘klachten’................................................................................................................................................. 79 b) Het implementeren van corrigerende maatregelen op basis van klachten ........................................................... 80 c) Het implementeren van corrigerende of preventieve maatregelen op basis van toetsing van tevredenheid van de gebruikers ...................................................................................................................................................................... 80 d) Het implementeren van corrigerende maatregelen naar aanleiding van interne en externe audits .................... 80 e) Het installeren van een noodmap als preventieve maatregel ............................................................................... 80 f) Controles in functie van de veiligheid uitgevoerd door de preventieadviseur ..................................................... 80 g) Opvolging implementatie corrigerende maatregelen ........................................................................................... 81 6. REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 81 4.6.8. HET SELECTEREN EN HET AANWERVEN VAN HET PERSONEEL ........................................................... 83 1. 2. 3. 4. 5. a) b) c) d) e) 6.

DOELSTELLING: ......................................................................................................................................................... 83 PROCESEIGENAAR:..................................................................................................................................................... 83 TOEPASSINGSGEBIED ................................................................................................................................................. 83 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN .......................................................................................................... 83 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 83 De bekendmaking van de vacature ....................................................................................................................... 83 Woonbegeleiders, activiteitenbegeleiders, nachtbegeleiders en onderhoudspersoneel ....................................... 83 Staf-, secretariaats-, keuken-, en technisch personeel.......................................................................................... 84 Directeur .............................................................................................................................................................. 84 Spontane sollicitaties............................................................................................................................................ 84 REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 84

PROCEDURE 4.6.9 VORMEN, TRAINEN EN OPLEIDEN VAN HET PERSONEEL ............................................... 86

3

1. 2. 3. 4. 5. 6.

DOELSTELLINGEN: ..................................................................................................................................................... 86 PROCESEIGENAARS: ................................................................................................................................................... 86 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN: ......................................................................................................... 86 TERMEN EN DEFINITIES .............................................................................................................................................. 86 VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN ...................................................................................................... 86 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 86 a) Interne vorming .................................................................................................................................................... 86 b) Externe vorming ................................................................................................................................................... 87 c) Bibliotheek ........................................................................................................................................................... 88 7. REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 88 PROCEDURE 4.6.10 HET ONDERSTEUNEN EN HET EVALUEREN VAN HET PERSONEEL ........................... 89 1. 2. 3. 4.

DOELSTELLING: ......................................................................................................................................................... 89 TOEPASSINGSGEBIED ................................................................................................................................................. 89 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN: ......................................................................................................... 89 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 89 a) Beoordelen nieuw personeel ................................................................................................................................ 89 b) Beoordeling personeel in vast dienstverband ....................................................................................................... 90 c) Functionerings- en intervisiegesprekken .............................................................................................................. 90 5. REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 90 PROCEDURE 4.6.11 HET PERIODIEK EVALUEREN VAN DE INGEZETTE MIDDELEN .................................. 91 1. 2. 3. 4. a) b) c) d) e) f) 5.

DOELSTELLINGEN: ..................................................................................................................................................... 91 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN: ......................................................................................................... 91 TOEPASSINGSGEBIED ................................................................................................................................................. 91 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 91 Het periodiek evalueren van het personeel inzake doelmatigheid ....................................................................... 91 Het evalueren van de vorming.............................................................................................................................. 91 Het doelmatig inzetten van personeelsmiddelen .................................................................................................. 91 Het periodiek evalueren van financiën inzake doelmatigheid .............................................................................. 91 Het periodiek evalueren van gebouwen, inrichting en uitrusting inzake doelmatigheid ...................................... 92 Het periodiek evalueren van technieken en methoden inzake doelmatigheid ....................................................... 92 REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 92

PROCEDURE 4.6.12 HET BEHEREN VAN DE DOCUMENTEN VAN HET KWALITEITSHANDBOEK ............ 94 1. 2. 3. 4. 5.

DOELSTELLING: ......................................................................................................................................................... 94 PROCESEIGENAAR ...................................................................................................................................................... 94 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN .......................................................................................................... 94 TERMEN EN DEFINITIES .............................................................................................................................................. 94 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 94 a) Jaarlijkse actualisering van het kwaliteitshandboek ............................................................................................ 94 b) Het wijzigen van een goedgekeurde procedure .................................................................................................... 94 6. REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 94 PROCEDURE 4.6.13 HET PLANNEN EN IMPLEMENTEREN VAN KWALITEITSAUDITS ................................ 95 1. 2. 3. 4. 5. a) b) c) d) 6.

DOELSTELLING: ......................................................................................................................................................... 95 PROCESEIGENAAR ...................................................................................................................................................... 95 TOEPASSINGSGEBIED ................................................................................................................................................. 95 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN .......................................................................................................... 95 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 95 Algemeen .............................................................................................................................................................. 95 De voorbereiding ................................................................................................................................................. 95 Het uitvoeren en bespreken van de audit ............................................................................................................. 95 De opvolging van de interne audits ...................................................................................................................... 96 REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 96

PROCEDURE 4.6.14 HET BEOORDELEN VAN HET KWALITEITSHANDBOEK DOOR DE DIRECTIE ......... 97 1. 2. 3.

DOELSTELLING: ......................................................................................................................................................... 97 PROCESEIGENAAR ...................................................................................................................................................... 97 WERKWIJZE ............................................................................................................................................................... 97

4

a) Algemeen: jaarlijkse stafdag ................................................................................................................................ 97 b) Het beoordelen van de actualiseringen van de afzonderlijke procedures van het kwaliteitshandboek door de directeur......................................................................................................................................................................... 97 c) Het verspreiden .................................................................................................................................................... 97 4. REGISTRATIES............................................................................................................................................................ 98 PROCEDURE 4.6.15 HET DETECTEREN VAN EN GEPAST REAGEREN OP MISBRUIK EN GEWELD TEN AANZIEN VAN GEBRUIKERS ......................................................................................................................................... 99 1. 2. 3. 4. 5. 6.

DOELSTELLING: ......................................................................................................................................................... 99 PROCESEIGENAAR ...................................................................................................................................................... 99 HULPMIDDELEN ......................................................................................................................................................... 99 DEFINITIE SEKSUEEL GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG ............................................................................................ 99 STARTPUNT: EEN VERMOEDEN ................................................................................................................................. 100 UITGEBREIDE INTERNE CEL ‘SGG OF GEWELD’: SAMENSTELLING EN TAKEN .......................................................... 101

5

1.1 Structuur van het kwaliteitshandboek Versie: 4 Beoordeeld:

Goedgekeurd: Geldig vanaf: 1/09/08

1. Woord vooraf door de directie Dit kwaliteitshandboek is het resultaat van een overleg met de betrokken proceseigenaars. De directie steunt de inhoud van het kwaliteitshandboek en waakt erover dat de bepalingen ervan worden nageleefd. De directie creëert dan ook een kader ten einde dit kwaliteitshandboek in praktijk te kunnen omzetten en te onderhouden. 2. Gebruikte afkortingen : - kwaliteitshandboek: KHB 3. Gebruikte documenten : - onthaalbundel - informatiebrochure 4. Doelstellingen van dit kwaliteitshandboek : - het beschrijven van de structuur van het KHB - het kenbaar maken van de missie, visie en waarden aan de gebruikers, het personeel en derden - het jaarlijks evalueren en actualiseren van de kwaliteitsplanning - het op een doeltreffende wijze implementeren en actualiseren van de elementen van het KHB - het voorzien van een basis voor het organiseren van interne en externe kwaliteitsaudits - het opleiden van de eigen medewerkers - het voorzien van een basis voor het beoordelen van het KHB door de directie - het beschrijven op welke manier aan de SMK’s voldaan wordt 5. Toepassingsgebied Dit kwaliteitshandboek is van toepassing op: - Valier I,II, III en IV: hier wonen in totaal 60 volwassen personen met een matig tot zware mentale handicap, eventueel met bijkomende handicaps. - Huis Eygen: Hier wonen 16 volwassen personen met een niet-aangeboren hersenletsel. - Dagcentrum Eygen: Hier krijgen max. 14 (berekend in full-time) bezoekers met een nietaangeboren hersenletsel dagbesteding aangeboden. In de opdrachtverklaring (zie 2.1) worden de doelgroepen beschreven waarvoor ‘De Valier’ een erkenning heeft. De vestigingsplaatsen worden beschreven in de informatiebrochure van ‘De Valier’. 6. Structuur van het KHB - Het KHB is het document waarin het kwaliteitssysteem van vzw ‘De Valier’ is beschreven. - De organisatiestructuur met de bijhorende functieomschrijvingen wordt beschreven in de 6

onthaalbundel. - De 16 vooropgestelde procedures, zoals ze in het kwaliteitssysteem van het KHB zijn opgenomen, zijn beschreven en uitgewerkt in de documenten 4.6.1 tot en met 4.6.16 - De formulieren die we gebruiken voor het uitwerken van het KHB worden beschreven in de bijlagen. 7. Verspreiding van het KHB Het kwaliteitshandboek is voor iedereen van het personeel en de gebruikers toegankelijk. In elk gebouw van ‘De Valier’ is er een exemplaar in het personeelslokaal. De map met bijlagen wordt bewaard door de kwaliteitscoördinator en kan op aanvraag steeds ingekeken worden. 8. Verklaring van de koptekst en de tabel boven elk document Boven elk document komt het nummer en de titel van het document, zoals vastgelegd in de inhoudstabel. Naast ‘beoordeeld’ komt de handtekening van de kwaliteitscoördinator, naast ‘goedgekeurd’ de handtekening van de directeur en naast ‘geldig vanaf’ de datum vanaf wanneer het document geldig is. Naast ‘versie’ komt een nummer welke aangeeft hoeveel keren het betreffende document reeds aangepast is.

7

1.2 Beschrijving van het aanbod van de voorziening Versie: 2 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - het beschrijven van het aanbod van de voorziening en de modaliteiten ervan - het kenbaar maken van het aanbod aan de gebruiker en aan derden 2. Gebruikte documenten en hulpmiddelen: - folder ‘De Valier’ - website van ‘De Valier’ - onthaalbundel van ‘De Valier’ 3. Historiek, aanbod, doelgroep, voorstelling van de verschillende gebouwen en vestigingsplaatsen De historiek, het aanbod, de doelgroep, de voorstelling en vestigingsplaats van de verschillende gebouwen worden beschreven in de folder van vzw ‘De Valier’ die overhandigd wordt aan de kandidaat-gebruiker tijdens de intakeprocedure (zie procedure 4.6.1) en aan het nieuwe personeel bij aanwerving. Het nieuwe personeel ontvangt dan eveneens de onthaalbundel (zie procedure 4.6.9). Deze informatie is ook te vinden op de website van ‘De Valier’, die voor iedereen toegankelijk is. a) Historiek De vzw ‘De Valier’ is gegroeid uit de vzw ‘Gehandicaptenzorg Pajottenland’ opgericht op 17 april 1970. ‘De Valier’ werd opgestart omdat het voor ouders een prioritaire zorg was dat hun zoon/dochter een ‘thuis’ zouden hebben voor het leven. Dat dit project te Liedekerke werd gerealiseerd, is te danken aan Pastoor Jozef Van Linthoudt zaliger en aan de Zusters van St. Pieters-Leeuw die het vroegere klooster voor dit doel wilden verkopen. Als naam kozen we voor een toponiem van de vestigingsplaats ‘Valier’ en als embleem een gestileerde waterlelie. De plaats waar ‘De Valier’ gevestigd is, was vroeger een drassig gebied. Op 25 juni 1977 werd Valier I leefgroep 1 geopend en de bewoners komen er op 17 juli 1977 wonen. Omdat de realisering van ‘De Valier’ een specifiek project was binnen de ‘VZW Gehandicaptenzorg Pajottenland’, werd in 1977 het ‘Beheerscomité ‘De Valier’ opgericht’. Op 27 september 1980 vindt de opening plaats van de tweede fase van Valier I en op 1 oktober komen er 10 bewoners met een meervoudige handicap wonen. Gezien de grote vraag naar opvang voor volwassenen met een zware, ernstige of matige mentale of meervoudige handicap besloot de vzw tot uitbreiding. Daarom werd in 1985 het ‘Beheerscomité De Valier’ de vzw ‘De Valier’. Op 9 november 1994 wordt Valier II geopend voor 20 nieuwe bewoners. Op 17 augustus 1998 startte Valier III met 5 bewoners. Op 29 maart 1999 is het nieuwe gebouw voltooid en kunnen 10 bewoners naar Valier III, een kleinschalig woonproject voor 2 keer 5 personen. De officiële opening heeft plaats op 22 april. In 8

1998 verruimt de vzw ‘De Valier’ haar doelstelling tot een polyvalente opvang en begeleiding van volwassenen met een aangeboren of verworven handicap. Op 1 augustus 1999 start het flexibel dagcentrum voor personen met een niet-aangeboren hersenletsel (NAH). Op 1 oktober 2000 wordt het flexibel dagcentrum door het Vlaams Agentschap erkend voor 4 personen en vanaf 1 januari 2001 voor 10 personen. Op 1 juni 2001 wordt het nursingtehuis ‘Huis Eygen’ (Eygen is een oud Liedekerks toponiem) voor 6 personen met NAH geopend. Deze 6 personen wonen er vanaf 20 juni. Ook het dagcentrum NAH draagt de naam ‘Eygen’. Op 1 september 2004 wordt het dagcentrum door het ‘Vlaams Agentschap voor de sociale Integratie van personen met een Handicap’ erkend voor 14 personen. Op 1 september 2007 wordt de erkenning van Huis Eygen van 6 naar 16 personen goedgekeurd door het Vlaams Agentschap. Op 1 september 2008 wordt Valier IV erkend voor 10 personen met een verstandelijke beperking. Kenmerkend doorheen de geschiedenis van de werking zijn: eigentijds, specifiek, flexibel en toekomstgericht op een professionele en ‘warm-menselijke’ wijze, inspelen op zorgvragen en een sfeer van volwaardig partnerschap. In de naamgeving zijn verbondenheid, zoeken naar wortels en symboliek voor ons erg belangrijk. b) Aanbod Tijdens de intakeprocedure wordt de toekomstige gebruiker geïnformeerd over het aanbod van ‘De Valier’ en wordt eveneens gepolst naar zijn interesses en noden (zie procedure 4.6.1). Naar aanleiding van het persoonlijk ondersteuningsplan wordt telkens bekeken aan welke aspecten van het aanbod de bewoner/bezoeker deelneemt. De gebruiker heeft hierin medezeggenschap (zie procedures 4.6.2 en 4.6.3). De integriteit van onze bewoners is binnen ons aanbod een belangrijke waarde. Vandaar is het dagbestedingaanbod persoonsgericht en de gradatie van gebruik maken is voor elke bewoner aanpasbaar. Afhankelijk van de individuele mogelijkheden, interesses en taakspanning, onderscheiden we verschillende vormen binnen het dagbestedingaanbod: belevings-, recreatieve, therapeutische, huishoudelijke en arbeidsmatige activiteiten. Indien het interne aanbod niet voldoet aan de vraag van de bewoner, zoeken we naar externe mogelijkheden. Hier denken we bijvoorbeeld aan begeleid vrijwillig werk. Deelname aan externe activiteiten krijgt een belangrijke plaats. Via contacten met buren willen we het sociale netwerk van de bewoners uitbreiden. Verschillende bewoners nemen deel aan vakanties met externe organisaties. Daarnaast zijn er een aantal lid van hobbyclubs en vrijetijdsverenigingen. Het huidige interne aanbod bestaat in hoofdzaak uit basale stimulatie, snoezelen, sport en spel, wandelen, zwemmen, huisorkest, paardrijden, boerderijwerk, leefgroepsactiviteiten, creatieve en handambachtelijke activiteiten, winkelen, koken, was plooien, strijken en poetsen. c) Doe1groep De doelgroepen vanuit de erkenning door het ‘Vlaams Agentschap voor de Sociale Integratie van Personen met een Handicap’ worden opgesomd in de opdrachtverklaring die terug te vinden is in de onthaalbundel en de informatiebrochure van ‘De Valier’: - ‘De Valier’, dienstverleningscentrum voor volwassenen met een handicap, richt zich op volwassenen met een aangeboren 9

matige, ernstige, zware mentale handicap matige, ernstige, zware mentale plus motorische handicap * matige, ernstige, zware mentale handicap in combinatie met een motorische handicap, epilepsie, een ander syndroom, autisme of autistiform gedrag. - ‘De Valier’ richt zich eveneens op volwassenen met een niet-aangeboren hersenletsel, ten gevolge van een extern trauma (ongeval) of een intern trauma (CVA, infarct, hartstilstand,..). Het hersenletsel is van die aard en graad dat nog enige activiteit individueel en in groep mogelijk is. * *

‘De Valier’ wil als antwoord op zorgnoden en zorgvragen een kwaliteitsvolle geïntegreerde totaalzorg bieden aan volwassenen met een handicap. Dit impliceert dat ‘De Valier’ wil samenwerken als partners met de bewoners/bezoekers met de ouders, broers/zussen en eventuele familie van bewoners en aangestelden, met de partner, kinderen, ouders, broers/zussen en eventuele familie van personen met NAH. Dit impliceert eveneens het zorg en hulp bieden op vlak van informatie, ondersteuning, begeleiding voor zorgvragen die direct of indirect met deze persoon te maken hebben. d) Voorstelling van de verschillende gebouwen en de vestigingsplaatsen De gebouwen worden voorgesteld in de folder van ‘De Valier’. Ook de vestigingsplaatsen staan hierin vermeld. Een materiële omschrijving van de gebouwen is te vinden in de procedure ‘Middelen’ (4.5). Valier I: Oude Muilemstraat 10 A, 1770 Liedekerke Valier II: Verlorenkoststraat 103, 1770 Liedekerke Valier III: Verlorenkoststraat 107, 1770 Liedekerke Valier IV: Verlorenkoststraat 105, 1770 Liedekerke Dagcentrum Eygen: Kleemputtenstraat 60, 1770 Liedekerke Huis Eygen: Aalsterse Dreef 1, 1790 Affligem

10

2.1 Missie, visie, waarden, objectieven en geschreven referentiekader Versie: 5 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - het beschrijven van de missie, visie en waarden ten aanzien van de hulpen dienstverlening - het kenbaar maken van de missie, visie en waarden aan de gebruikers, het personeel en derden - het beschrijven en het periodiek actualiseren van de objectieven ten aanzien van de doelgroepen - het respectvol bejegenen van de gebruiker: integriteit waarborgen, betrokkenheid garanderen en privacy respecteren 2. Gebruikte documenten en hulpmiddelen: - onthaalbundel ‘De Valier’ - beoordelingsschema woonbegeleider ‘De Valier’ 3. De visie en waarden van ‘De Valier’ a) Vooraf: een emancipatorische grondhouding De zorg die wij de bewoners/bezoekers aanbieden, vertrekt vanuit een emancipatorische grondhouding. Elke persoon is uniek en heeft zijn eigen ‘levensverhaal’, een verhaal waarin betekenis en zin centraal staan. In zo’n verhaal spelen voorgeschiedenis, familie, interesses, persoonlijkheid, wensen,…..een rol. Een emancipatorische houding gaat uit van gelijkwaardigheid. Hierbij willen we vanuit de erkenning dat we allemaal mensen zijn, recht doen aan de verschillen tussen de mensen. M.a.w. gaan we er niet van uit dat iedereen gelijk is maar wel dat iedereen evenveel respect verdient als mens. Iemand gelijkwaardig behandelen betekent dan: die andere zichzelf laten zijn. Maar wat is dat zichzelf zijn en welke repercussie heeft dit in ons handelen ? ‘Zichzelf’ zijn, of worden, doe je niet in je eentje. Een mens is zichzelf niet ‘van nature’, maar je wordt het door en met anderen in een continu wisselwerkingsgebeuren. Je wordt het in een cultuur van samenleven. Vandaar dat er regelmatig moet stilgestaan worden bij de cultuur in de Valier. Het is immers in deze cultuur dat de bewoners/bezoekers begeleid en ondersteund worden, op weg naar zichzelf. In ons dagelijks bezig zijn, in ons dagelijks bestaan zijn er vier spreekwijzen: spreken over, spreken tegen, spreken naast en spreken met. Zijn deze spreekwijzen in ons dagelijks omgaan met de bewoners/bezoekers evenredig aanwezig? Of is één spreekwijze toch wel opvallend dominant aan- of afwezig? Begeleiden is zowel een fundamenteel geloof in de mogelijkheden tot groei als een fundamenteel erkennen en respecteren van grenzen en beperkingen.

11

Vanuit een grondhouding van respect en acceptatie van de persoon met een handicap proberen we deze zo veel mogelijk kansen te bieden om zichzelf te worden. Hierbij gaan we uit van de mogelijkheden en de capaciteiten i.p.v. de beperkingen. Het gaat dan niet alleen om iemands fysieke en intellectuele capaciteiten maar evenzo om iemands capaciteiten om gelukkig te zijn. Iemand aanspreken op zijn eigen capaciteiten betekent dat we de persoon zoveel mogelijk zijn eigen leven vorm laten geven, zoveel mogelijk zijn eigen leven betekenis, richting en zin laten geven. Een zinvolheid die zijn eigen zinvolheid is, niet de onze! Natuurlijk zijn er grenzen. Enerzijds betekent iemand zichzelf laten zijn niet dat we dat we hem een onbeperkte vrijgeleide geven. Emancipatie is niet synoniem met absolute autonomie. Soms moeten we iemand zichzelf helpen beschermen, als hij hetzij zichzelf, hetzij zijn omgeving schade berokkent. Anderzijds zijn er grenzen aan onze mogelijkheden als organisatie zodat onze zorg nooit volledig gepersonaliseerd zal zijn. Het (noodgedwongen) samenleven, mag echter geen excuus zijn om onze zorg niet zoveel mogelijk persoonsgericht af te stemmen. Er zijn wetten die voor iedereen gelijk zijn, maar niet iedereen is gelijk voor de wet! Van de begeleiders wordt dan ook een dialectische voorziening verwacht, nl. een denken in twee richtingen: een omgeving scheppen die voldoende veiligheid, voldoende houvast biedt, maar tegelijkertijd uitdaagt en uitlokt, zodat de bewoner zich durft uiten en kan naar buiten treden in zijn authenticiteit. Dit vraagt een voortdurend balanceren op de slappe koord tussen het bieden van houvast en ruimte. Houvast bieden, betekent een veilige thuishaven creëren van waaruit de persoon op ontdekkingsreis kan gaan. Sommigen hebben echter meer nood aan veiligheid, nabijheid, geborgenheid dan anderen. Of nog: sommigen hebben meer nood aan duidelijkheid, structuur grenzen dan anderen. Het is daarom belangrijk dat we iemands draagkracht proberen in te schatten. Wat kan die persoon aan en wat niet ? Het gaat hier dan niet alleen om fysiek, cognitief en sensorisch (aan)kunnen, maar ook –en misschien wel vooral- over psychisch en emotioneel aankunnen. Deze draagkracht kan voor eenzelfde persoon bovendien verschillen van situatie tot situatie en van tijdstip tot tijdstip. Vanuit die houvast kan dan zo veel mogelijk ruimte geboden worden. Ruimte waarbinnen de bewoner de regie van zijn eigen leven maximaal in eigen handen kan nemen. Bij sommigen personen die minder ondersteuning nodig hebben, zal dit gemakkelijker te verwezenlijken zijn dan bij andere personen die meer ondersteuning nodig hebben. Net daarom moeten we bij deze laatste groep des te alerter zijn en blijven zoeken naar wegen om hen zo goed mogelijk te ondersteunen in hun vermogen om ‘zelf dingen in handen te nemen’. Hoe weten we dat wat we doen, goed is voor de bewoner/bezoeker en ingebed is in haar of zijn levensweg? Voor elk handelen moet er eerst een ingesteldheid zijn. Een ingesteldheid van de ‘andere’ anders te laten zijn. Zinvolle (ortho)agogie is allereerst het verstaan van de vraag en daar vervolgens op een doordachte en schroomvolle wijze op ingaan. In elk geval past bij begeleiding ‘bescheidenheid’. Ons omgaan met een bewoner/bezoeker is geen ‘vanzelfsprekend’ omgaan. Het beste is geen ‘statisch’ gegeven, maar zal het resultaat zijn van een voortdurend afvragen en bevragen. De begeleider wordt in de eerste plaats uitgenodigd tot een ‘menselijke’ activiteit, nl. een relatie opbouwen met de bewoner/bezoeker gebaseerd op respect. M.a.w. of wat ik doe respectvol overkomt, wordt beoordeeld door diegene tot wie ik mij richt. De bewoner/bezoeker moet het 12

gevoel hebben ‘er te mogen zijn’. Dit is op de eerste plaats onze verantwoordelijkheid, niet die van de bewoner/bezoeker in kwestie. Wij zijn er voor hen en niet andersom. Respect is een gedrag, niet een intentie. Met de mens als persoon omgaan, vergt een bijzondere houding, nl. deze van respect voor de totale persoon. Dit drukt zich uit in een holistische mensvisie die waar nodig en wenselijk ook specialistisch is. Iemand respecteren, impliceert op de eerste plaats dat wij alle vragen of verlangens erkennen. Vragen en verlangens waarvan de begeleiding, na ernstig overleg (liefst met de bewoner/bezoeker) en ruime raadpleging, denkt dat hier op ingaan geen positief gevolg zal hebben voor de eigenheid en het zichzelf zijn van de bewoner/bezoeker, worden anders georiënteerd. Het ergste wat de bewoner/bezoeker kan overkomen, is dat zijn vragen genegeerd, geobjectiveerd en veralgemeend worden. In de omgang met personen met NAH houden we steeds rekening met de breuklijn die zich heeft voorgedaan in hun leven. In hun ondersteuning houden we met respect en geduld rekening met het verwerkingsproces in de veranderde levenssituatie. De cultuur in de Valier moet van die aard zijn dat bewoners niet alleen een plaats vinden maar ook een plek. Op plaatsen overnacht men, maar men woont er niet. Plaatsen kan je zien en overzien, ze zijn als het ware per definitie publieke plaatsen, levensvreemd, helverlicht. Een plek is zowel mijn plek, mijn schuilplaats, om alleen bij mezelf te zijn en is evenzeer een gedeelde plek om mezelf te mogen zijn en te worden. ‘Spreken over’ en ‘toespreken’ zijn de bevoorrechte spreekwijzen op plaatsen, ‘spreken met’ en ‘aangesproken worden’ zijn de bevoorrechte spreekwijzen op een plek. Op een plaats kan men iemand ‘tegenkomen’, op een plek kan men iemand ‘ontmoeten’. Slechts op een plek kan men ook ‘zwijgen met iemand’ en alleen zijn. Tot slot: Een emancipatorische houding vraagt wel wat onderhoud. Het is een vereiste om af en toe eens bij ons eigen handelen –en dat van onze collega’s– stil te staan, opdat we een zekere mildheid en mededogen ten opzichte van de bewoners/bezoekers blijven behouden. b) Dagbesteding We vertrekken van de idee dat dagbesteding onvoorwaardelijk verbonden is met zingeving/betekenis geven aan je leven. M.a.w. dagbesteding is meer dan het op een plezierige manier de dag doorbrengen. Dagbesteding is een antwoord op de vraag, vanuit eigen behoeften, wensen en mogelijkheden, naar een eigen weg tot volwaardige menselijke ontplooiing. In het volgen van deze weg blijven we regelmatig stil staan bij de volgende vragen: -

Wat is het appèl dat de activiteit doet aan hem/haar en gaat hier al of niet een stimulerende werking van uit? 13

-

Sluit de activiteit aan bij zijn/haar intellectuele en creatieve vaardigheden en aspiraties?

-

Sluit de activiteit aan bij zijn/haar psychische en emotionele mogelijkheden?

-

Welke betekenis heeft deze activiteit voor hem/haar en past deze in het beeld dat hij/zij heeft over zichzelf en zijn/haar toekomst?

-

Zijn zijn/haar leer- en handelingsmogelijkheden benut? Kunnen ze nog uitgebreid worden? Wat kan en wil hij/zij nog leren?

Het antwoord op deze vragen is een zoeken naar het juiste evenwicht tussen appèl en structuur, tussen uitdaging en veiligheid. Dit willen we binnen de dagbesteding realiseren aan de hand van 4 elementen: inhoud - ruimte – tijd - relatie. Inhoud  Verzorgende activiteiten: baden – wassen – kleden – schminken – wisselhoudingen – ……  Medische activiteiten: aërosol – doktersconsultatie – …….  Belevingsactiviteiten (activiteiten waarbij bewust, in interactie met de begeleid(st)er, zintuiglijke prikkels worden aangeboden): snoezelen – muziek – bewegen – zwemmen – paardrijden – massage – uitstappen – wandelen – ……  Recreatieve activiteiten (extern en intern): bewegen – zwemmen – paardrijden – uitstappen – wandelen – muziek, sport en spel ……  Therapeutische activiteiten (activiteiten waarbij rechtstreeks, bewust invloed uitgeoefend wordt op het lichamelijk of psychisch welzijn): onderdelen kinesitherapie, logopedie en psychotherapie,…  Productgerichte activiteiten:  Huishoudelijk werk  Arbeidsgericht: creatief, ambachtelijk, semi-industrieel, tuin, boerderij, administratief, keuken, onderhoud, …..  Extern werk  Cultureel: muziekoptreden  Sport: Special Olympics  Educatieve/vormings activiteiten (extern en intern) bepaalde oefeningen binnen logopedie en kinesitherapie, bewonersvergaderingen, …… In de praktijk zal het niet steeds mogelijk zijn de persoonsgebonden vraag naar dagbesteding af te bakenen binnen een welbepaalde vorm. Het belangrijkste is zich bewust te zijn van de verschillende vormen om te kunnen differentiëren in de betekenis die de activiteit voor deze persoon heeft. Het spreekt voor zich dat deze betekenisverlening bepalend is voor de begeleidingshouding en de doelen die we koppelen aan de activiteit. Ruimte 14

De uitstraling van de ruimte, de plaats en de inrichting moet bij de activiteit passen én aansluiten bij de behoeften en mogelijkheden van de betrokkene. Een ruimte kan zowel geborgenheid en veiligheid bieden als uitdagend en prikkelend zijn. Een teveel aan geborgenheid en veiligheid leidt onvermijdelijk tot sleur en verveling. Een teveel aan uitdaging en prikkeling leidt onvermijdelijk tot onrust. Gezien de appèlwaarde van een ruimte, streven we, voor diegene die het aankunnen, naar een duidelijke scheiding tussen wonen en dagbesteding. Tijd Naast de keuze voor een, meer of minder uitgebreid dagbestedingsprogramma, bestaat ook de mogelijkheid om te kiezen voor rust. Hierbij hebben we er oog voor dat de keuze voor rust een bewuste keuze is en dat rust niet verward wordt met verveling. Relatie Via dagbesteding willen we ook extra ontmoetingskansen creëren en dat met zowel mensen van binnen (= andere bewoners, bezoekers, begeleiders) als van buiten (= ruimere maatschappelijke context) ‘De Valier’. Doel: persoonsgericht dagbestedingsaanbod Voorwaarden: -Aanbod aanpassen, flexibiliseren in functie van de individuele ondersteuningsvraag i.p.v. ondersteuningsvraag in te passen in het georganiseerde aanbod. -De afgesproken dagbesteding houdt een engagement in. Dit zowel van de begeleider naar de betrokkene als van de betrokkene naar de begeleider. -Individuele zorgondersteuning kan primeren op het groepsbelang, indien dit essentieel is binnen de zorgvraag van bewoner/bezoeker. Woonbegeleider/activiteitenbegeleider Woonbegeleider = Creëren van voorwaarden zodat bewoner zijn eigen weg, zoveel mogelijk op eigen kracht, kan vervolgen. M.a.w. de woonbegeleider is diegene die verantwoordelijk is voor de regie van het leven van de bewoners. Activiteitenbegeleider = Creëren van voorwaarden zodat deelnemer de activiteit, zoveel mogelijk op eigen kracht, kan uitoefenen en /of beleven. M.a.w. de activiteitenbegeleider is verantwoordelijk voor de regie binnen de activiteit. De woonbegeleider neemt binnen het leefgroepsgebeuren ook de functie van activiteitenbegeleider op. Van de activiteitenbegeleider wordt verwacht dat hij, op vraag van de organisatie, de leefgroep ondersteunt bij de dagelijkse zorg.

15

Activiteit staat voor deskundigheid in een vakgebied. Een deskundigheid die essentieel is om binnen de activiteit zorg op maat te bieden. Deskundigheid rond de mogelijkheden van de persoon en deskundigheid binnen de mogelijkheden van de activiteit, zodanig dat deze, mits een onophoudelijk creatief zoeken, op elkaar kunnen afgestemd worden. Binnen het activiteitenaanbod moeten de ruimtes, de activiteiten, de relaties en de tijdsinvestering voortvloeien uit wat iemand zelf wil en waaraan hij iets beleeft. Door een gevarieerd aanbod functioneert de bewoner/bezoeker binnen verschillende leefsferen. Het hebben van deze verschillende leefsferen beschouwen we als verrijkend. We waken er echter over dat de bewoner/bezoeker het overzicht behoudt, door ons te hoeden voor een “teveel aan verschil”. Ook de onderlinge afstemming van de verschillende leefsferen op elkaar is een belangrijk aandachtspunt. Als er onvoldoende synergie bestaat, is het gevaar groot dat ze elkaar verzwakken i.p.v. versterken. c) Wonen De zoektocht in het vinden van ‘een eigen plek’, is aan een aantal voorwaarden gekoppeld.  De materiële omgeving moet aangepast zijn aan de noden en de beleving van de bewoners.  De organisatie van het woonmilieu moet in die mate zijn dat het samenleven in groep geen afbreuk doet aan de eigenheid van ieder persoon.  Iedereen heeft recht op privacy: het is een fundamenteel recht dat iedere persoon een ‘schuil- en een rustplek’ heeft voor zichzelf. De erkenning van dit recht drukt zich uit in kleine, alledaagse dingen.  We gaan in dialoog met het individu en de groep over zijn of hun meningen, wensen en verlangens. Dit via individueel overleg, overleg met (persoonlijke) begeleiders en/of via bewonersvergaderingen.  In de twee vorige voorwaarden staat het erkennen van rechten van de bewoners centraal. Daarnaast zijn er aan het wonen in ‘De Valier’ ook plichten gekoppeld. Creëren van ruimte waarbinnen op een constructieve manier, en zeker op een gepersonaliseerde manier, deze plichten aan bod komen, is belangrijk. Wat voor de ene kan en moet, hoeft niet voor de anderen.  Het doorbrengen van de tijd moet op een gepersonaliseerde en kwalitatieve manier gebeuren.  Dagbesteding: een deel van de dagbesteding binnen het woonmilieu blijft afhankelijk van de aard van de activiteit en de vraagstelling (zie thema 2).  Vrije tijd: aan vrije tijd dient de nodige zorg besteed te worden opdat deze op een zinvolle manier kan beleefd worden. Zinvol kan betekenen: enerzijds voldoende rust maar anderzijds ook voldoende prikkels om deze tijd op een actieve manier te beleven.  Feestvieren: feestvieren vinden we belangrijk, daar dit een waardevol gebeuren is zowel voor de persoon zelf, voor het samenleven van de groep als voor het geheel van ‘De Valier’.  In het vormgeven aan deze eigen plek, is overleg en dialoog met de ouders/ familie/partner zeer belangrijk. Zij zijn wezenlijke en onvervangbare partners in de begeleiding. Met de ouders/ familie/ partner maken we ook duidelijke afspraken omtrent welke taken ze nog verder willen of kunnen opnemen en welke taken wij al of niet van hen overnemen. 16

4. Referentiekader privacy in ‘De Valier’ Door volgende maatregelen en afspraken wil ‘De Valier’ ervoor zorgen dat de privacy van zijn bewoners/bezoekers gerespecteerd wordt: o o

o

Elke bewoner heeft een eigen kamer. Begeleiding respecteert de privacy van de bewoners: kloppen steeds aan als ze op hun kamer komen, betrekken de bewoners bij de inrichting van hun kamer, de begeleiding vraagt toestemming om in de kasten van de bewoners te komen (natuurlijk zullen de mogelijkheden van de bewoners hier doorslaggevend zijn), als vreemde bezoekers een kamer van een bewoner willen zien wordt eerst aan desbetreffende bewoner toestemming gevraagd,… Dossiers van de bewoners/bezoekers: - Pedagogische dossiers: * De pedagogische dossiers mogen geraadpleegd worden door het begeleidend personeel, de geneesheer, inspectie Vlaams Agentschap. * Stagiairs kunnen de pedagogische dossiers inkijken onder supervisie. * Vooraleer verslagen van stagiairs buiten De Valier gaan, worden deze eerst nagelezen door de supervisor. * In elk geval moeten de pedagogische mappen in De Valier blijven. Uit de mappen mag voor extern gebruik niets gefotokopieerd worden. * Van elke bewoner wordt een pedagogisch dossier samengesteld en verwerkt onder de verantwoordelijkheid van de coordinator-groepschef/psycholo(o)g(e). Verschillende personen kunnen hierin een deeltaak hebben: (para)medische dienst, de persoonlijke begeleid(st)er, de sociale dienst. * De inhoud van het pedagogisch dossier is: medische fiche, persoonlijk ondersteuningsplan, gegevens besproken tijdens de teamvergaderingen, gesprekken met familieleden van de bewoners, toekomstplanning, sociale fiche, allerlei. * De dossiers worden bewaard ofwel in de personeelsruimte ofwel in het bureel van de coördinator-groepschef. * De ouders of voogden zijn op de hoogte dat er een pedagogisch dossier bijgehouden wordt en dat zij inkijken correctierecht hebben (dit via de verblijfsovereenkomst). - Sociale dossiers: * Het sociaal dossier van elke bewoner/bezoeker wordt samengesteld en verwerkt door de maatschappelijke assistent(e). Hij/zij staat ook in voor het bewaren, opzoeken en bijwerken van deze gegevens. Alle dossiers worden bewaard in het bureau van de M. A. * Enkel stagiairs maatschappelijk werk kunnen deze sociale dossiers inkijken onder supervisie van de M.A. * De inhoud van het dossier bestaat voornamelijk uit gegevens zoals opnamedossier, gegevens beschermingsstatuut en sociale voordelen, correspondentie met Vlaams Agentschap, Ministerie van Sociale Zaken, ziekenfonds en kinderbijslagfonds, verslagen van huisbezoeken en contacten met familieleden of voogden. * Wanneer andere disciplines informatie nodig hebben van het sociale dossier, kunnen zij deze navragen bij de M.A. * De ouders/voogden zijn op de hoogte van inkijken correctierecht van het sociale dossier via de verblijfsovereenkomst. Zij kunnen dit ten allen tijde vragen. - Medische dossiers: 17

* Het medisch dossier wordt samengesteld en verwerkt onder toezicht en onder verantwoordelijkheid van de geneesheer van De Valier. De huisarts beheert dit dossier in samenspraak met de verpleegkundige. De verpleegkundige staat in voor het bewaren, opzoeken en bijwerken van gegevens in het medisch dossier. * Stagiaires zijn niet bevoegd tot het inkijken van de medische dossiers, ook niet onder supervisie. * De medische dossiers moeten steeds in De Valier blijven. Bij hospitalisatie van een bewoner wordt enkel de persoonlijke medische fiche uit de pedagogische map en de huidige persoonlijke medicatiefiche gekopieerd. Deze fiches worden bij opname in het ziekenhuis overhandigd aan het medisch personeel (arts, verpleegkundige). * Uit het medisch dossier wordt voor extern gebruik niets gekopieerd. De huisarts bepaalt welke medische verslagen (kopie’s) eventueel overhandigd mogen worden aan externe geneesheren (adviserend geneesheer, geneesheerspecialist,....) in het belang van de cliënt. * De medische dossiers van de verschillende gebouwen worden op de afgesproken plaats achter slot bewaard: * Valier I: vergaderruimte (bureau CG) Valier I * Valier II: medisch lokaal Valier II * Valier III: medisch lokaal Valier II * Huis Eygen: nachtlokaal Huis Eygen * Dagcentrum Eygen: medisch lokaal Valier II o

Gebruik van filmmateriaal als orthoagogisch hulpmiddel: o De Valier vzw is er van overtuigd dat filmen een meerwaarde kan hebben als instrument van doelgerichte observatie om een goede aanpak te ontwikkelen naar bewoners. o Stap 1: Het team (in overleg met de coördinator-groepschef en orthoagoog en/of psycholoog) wenst over te gaan tot filmen van een bewoner met de uitdrukkelijke bedoeling om er een meerwaarde uit te halen op pedagogisch vlak die niet op een andere wijze te verkrijgen is. In het verslag wordt bepaald waar, wanneer, wie en hoe er gefilmd zou worden en wat de concrete verwachte meerwaarde zou kunnen zijn. Er wordt in het verslag ook bepaald op welke wijze de film zal gebruikt worden en wie deze zal te zien krijgen. o Stap 2: Indien mogelijk wordt de bewoner om toestemming gevraagd. Indien de bewoner deze niet geeft, wordt er niet gefilmd. o Stap 3: Er is overleg met de familie. Hiervan wordt een kort verslag opgesteld. o Stap 4: Filmen volgens de vooraf vastgelegde afspraken. o Stap 5: De orthoagoog en/of de psycholoog bewaart het filmmateriaal en gebruikt dit op de afgesproken wijze. Na gebruik wordt de film vernietigd, tenzij de begeleiding dit filmmateriaal wenst te gebruiken voor vormingsdoeleinden binnen of buiten ‘De Valier’. Hiertoe moet er uitdrukkelijk toestemming gegeven worden, hetzij door de betrokkene zelf, voor zover deze daartoe in staat is, hetzij door zijn wettelijk vertegenwoordiger, anderszins.

o

De bewoners mogen bezoek ontvangen op hun kamer. 18

o

o o

o

o

o

o

o

o

o

o

Medische onderzoeken gebeuren in een daartoe bestemde ruimte of op de eigen kamer van de bewoner. Bij gebruik van sanitaire voorzieningen is privacy gewaarborgd. Bij rondleiding van vreemde bezoekers in de woonvertrekken van de bewoners/bezoekers, worden de bewoners/bezoekers en de begeleiding, op voorhand verwittigd. Briefwisseling, met uitzondering van de zuivere administratieve, wordt aan de bewoner/bezoeker in kwestie overgemaakt en, indien mogelijk, door henzelf opengemaakt en gelezen. Indien dit niet mogelijk is wordt de briefwisseling samen met de bewoner/bezoeker opengemaakt en gelezen. De keuze van foto's van bewoners/bezoekers voor publicatie in interne en externe communicatiekanalen vanuit ‘De Valier’ (bv. Valierkrantje) gebeurt op een respectvolle en schroomvolle wijze. Indien foto's van bewoners/bezoekers gebruikt worden op een tentoonstelling of indien een video over bewoners/bezoekers getoond wordt op externe studiedagen, wordt hiervoor eerst toestemming gevraagd aan de bewoners/bezoekers zelf (of aan de wettelijke vertegenwoordigers). Documenten over de eigenheid van de bewoners/bezoekers die in de prullenmand belanden, worden versnipperd. De begeleiding is alert dat de bewoners/bezoekers onderling zoveel mogelijk de bovengestelde regels rond de privacy respecteren. Alle medewerkers van ‘De Valier’ zijn gebonden aan het beroepsgeheim (zie arbeidsreglement), maar hebben daarnaast ook een discretieplicht. Bij mondelinge of schriftelijke communicatie over het welzijn van een bewoner/bezoeker, wordt er steeds een zekere reserve aan de dag gelegd, in het belang van de bewoner/bezoeker. De bewoners kunnen hun kamerdeur bij het weggaan vastdoen met de sleutel. Bij aanwezigheid van de gebruiker in de kamer is de deur nooit dicht met de sleutel. Natuurlijk zijn de mogelijkheden van de bewoner hier doorslaggevend en moet alles duidelijk afgesproken worden met de begeleiding.

5. Referentiekader integriteit in ‘De Valier’ a) Algemeen kader Dit referentiekader sluit nauw aan bij de emancipatorische grondhouding van waaruit de bewoner/bezoeker in ‘De Valier’ benaderd wordt. Vanuit die houding wordt er zoveel mogelijk getracht de eigenheid van de bewoners/bezoekers te optimaliseren, zonder daarbij de verbondenheid met de andere bewoners/bezoekers uit het oog te verliezen. We willen met andere woorden de andere als ‘andere’ erkennen –hem/haar als onderscheiden individu bevestigen– zonder echter deze onderscheidenheid van de anderen te overbeklemtonen ten koste van de onlosmakelijke verbondenheid met diezelfde anderen. Dit is een moeilijke evenwichtsoefening en vraagt veel van de begeleiding, die aandacht moet geven aan én rekening moet houden met de persoonlijke gevoeligheden van iedere bewoner/bezoeker apart, zonder daarbij de sociale rust van de groep als geheel uit het oog te verliezen. Deze emancipatorische grondhouding werd als dusdanig reeds uitvoerig uitgewerkt en toegelicht onder de paragraaf ‘visie’ (cf. supra). We volstaan hier dan ook met de opsomming van enkele concrete maatregelen ter vrijwaring van de integriteit van de bewoners/bezoekers: 19

o

o

o

o

o

Bij de beoordeling van de woonbegeleiders wordt er expliciet rekening gehouden met hun emancipatorische ingesteldheid (in het beoordelingsschema zijn er verschillende items opgenomen die hier expliciet naar toetsen: empathisch vermogen, contactvaardigheid, luistervaardigheid, respect voor eigenheid). Bij de opstelling en bijsturing van persoonlijke ondersteuningsplannen wordt er steeds expliciet gepeild naar het welbevinden van de bewoner. Zowel het fysieke als het sociaal-emotionele welbevinden van de persoon komt dan aan bod. Er wordt ook steeds aandacht besteed aan het seksuele en/of relationele welzijn van de persoon in kwestie. De bewoners worden –afhankelijk van hun mogelijkheden en beperkingen–actief betrokken bij de inrichting van hun kamer (schikking van meubels, verfkleur, keuze foto’s/kaders/knuffelbeertjes,…) en van de gemeenschappelijke leefruimten. Iedere kamer heeft bovendien een vast basismeubilair dat elke bewoner naar eigen smaak –en financiële middelen– kan veranderen en/of met andere meubels kan aanvullen. Het zorgen activiteitenaanbod wordt in de mate van het mogelijke geïndividualiseerd, d.w.z aangepast aan individuele noden en behoeften enerzijds, maar ook –en even zo belangrijk– aan individuele mogelijkheden en groeikansen. De begeleiding tracht steeds een evenwicht te vinden tussen over- en onder-stimulatie. Ze betracht steeds een adequate stimulatie. En deze kan voor eenzelfde persoon variëren over tijd en situaties (afhankelijk van de leeftijd van de bewoner/bezoeker, van gebeurtenissen uit de omgeving van de bewoner/bezoeker bijvoorbeeld, van het seizoen, van de psychische en fysieke ‘conditie’ van de dag…). De ene keer moet iemand zeer sterk geprikkeld worden, de andere keer wil hij liever wat gerust gelaten worden. Nog een andere keer moet hij telkens nét boven zijn ‘gemiddelde kunnen’ uitgedaagd worden. Ook de communicatie met de bewoner/bezoeker wordt afgesteld op diens individuele mogelijkheden en beperkingen (SMOG-gebaren, gebarentaal, letterbord, spraakcomputer,…).

b) Referentiekader seksualiteit en relatievorming ALGEMEEN Seksualiteit is eigen aan mens-zijn. Mens is en wordt men in relatie zowel in relatie tot het eigen zich, ontwikkelende “zelf”, als in relatie tot en dankzij anderen. Zelfstandigheid veronderstelt relationele verbondenheid. Elk persoon wordt ondersteund, wordt gevoed door een netwerk van omringende mensen. Ik word maar ik door de ‘zorg’ van de ander. Aangezien seksualiteit en seksualiteitsbeleving op elk niveau en op elke leeftijd inherent zijn aan mens-zijn en mens-worden, dienen deze gekaderd te zijn in een visie op mens en wereld. De visie van De Valier is uitgedrukt in de opdrachtsverklaring en in de zorgvisie die haar basis vindt in een totaalbenadering van mens en zorg. Spreken over seksueel grensoverschrijdens gedrag (=SGG) kan maar vanuit een visie op seksualiteit die gekaderd is in, en een plaats heeft in die algemene visie. ONZE ZORGVISIE In De Valier verwachten wij dat er m.b.t. gedrag, ook seksueel gedrag, van bewoners positief begeleidend, emancipatorisch en groeibevorderend wordt omgegaan, maar dat er ook ordenend, gebiedend en verbiedend wordt opgetreden op een correcte wijze. Zo optreden betekent dat gedrag wel repressief kan aangepakt worden zonder dat de persoon negatief wordt benaderd. 20

Repressief handelen is terecht en geoorloofd indien schade berokkend is/wordt aan zichzelf, aan anderen en/of omgeving en moet geïndividualiseerd zijn. Respect blijven hebben voor hem/haar, zien en luisteren naar zijn eigenlijke zorgvragen zijn enorm belangrijk. Deze emancipatorische benadering is zeker geen vrijbrief van alles mag. Ruimte geven om zich te ontwikkelen, om zich te ontplooien betekent niet hetzelfde als “alles mag”. Integendeel, in die ruimte moet er ook plaats zijn voor houvast en voor grenzen! We menen dat het ongelimiteerd laten beleven van seks, via welk medium ook, het risico inhoudt dat de bewoner afhankelijk en egocentrisch wordt, dat het hem meer isoleert dan socialiseert. Het blijft belangrijk met zorg te blijven opvolgen of, en in welke mate, de omringende werkelijkheid door de bewoner ervaren wordt als bevredigend, als leefbaar, als niet bevredigend, en samen, hoe moeilijk ook, haalbare realistische afspraken te maken die leiden naar echt welzijn. BEGELEIDING Belangrijk is dat belevingen en verwachtingen vrijmoedig mogen uitgesproken worden en in een positief, begrijpend klimaat gehoord en bespreekbaar zijn. Bewoners noch begeleiders mogen door eigen gedrag of gedrag van anderen fysisch, psychisch, sociaal schaden of geschaad worden waardoor de integriteit van zichzelf of van anderen aangetast wordt. De begeleiding moet zich bewust zijn dat hun impact op de bewoners belangrijk is. De betekenis ervan wordt in belangrijke mate bepaald door ‘het hoe’ van spreken, handelen en ‘zijn’. We denken hier aan gedrag, verbale en/of non verbale expressie, kledij, omgangsvormen. SEKSUELE GEDRAGINGEN EN/OF HANDELINGEN 

Wanneer een bewoner vraagt naar het bezoek van of het bezoek aan een prostitué zal de begeleiding in geen geval actief meewerken aan het realiseren ervan. Zinvolle seksualiteit voltrekt zich immers binnen een duurzame relatie en is gebaseerd op liefde, vertrouwen en gelijkwaardigheid. Bezoek aan een prostitué overschrijdt de minimumgrenzen niet alleen omwille van het ontbreken van relationele betrokkenheid, maar ook omdat de fysische en psychische integriteit van de bewoner kan geschaad worden. Men dient evenwel zijn vraag ernstig te nemen om samen met hem te zoeken naar mogelijke onderliggende wensen en verlangens welke op een andere manier zouden kunnen opgevangen worden. We denken hier voornamelijk aan nood aan affectie, intimiteit, vriendschap, relatie. Indien de bewoner bij zijn standpunt blijft en zich niet kan vinden in de visie van De Valier, zal er samen met hem naar de meest geschikte oplossing gezocht worden. Het is nodig dat de bewoner en zijn familie hieromtrent duidelijke informatie krijgen. Wanneer een prostitué zich aanmeldt op verzoek van een bewoner, zal haar de toegang tot zijn kamer ontzegd worden.



Bij masturbatie is het belangrijk stil te staan bij de betekenis van dit gedrag. Door observatie en eventueel door gesprekken probeert de begeleiding te achterhalen waarom iemand masturbeert. Nood aan affectie, tederheid, aandacht, vraagt bijvoorbeeld een andere benadering dan provocerend gedrag. Masturbatie behoort alleszins tot de intimiteit van de bewoner. Het is uitgesloten dat de begeleiding hulp biedt of hulpmiddelen aanbiedt bij masturbatie.

21



Het medium porno moet gerelateerd worden aan de seksuele ontwikkelingsfase waarin de bewoner zich bevindt. Net zoals bij de cognitieve en emotionele ontwikkeling zijn er hier ook verschillende stadia te onderkennen. Pornografie wordt in geen enkele gemeenschappelijke ruimte toegelaten. Het bekijken van erotische films of het bezoeken van pornosites op het internet kan gelimiteerd, naar duur en inhoud, gebeuren binnen de beslotenheid van de eigen kamer. Tolereren betekent niet goedkeuren of aanmoedigen. Daarom is het heel belangrijk dat de begeleiding de bewoners die zich richten naar porno, hen leren omgaan met dit medium en hun beeld rond seksualiteit en relaties bewaken en bijsturen. We moeten er ons van bewust zijn dat de beeldvorming en de informatie rond seksualiteit bij porno vertekend zijn.

SEKSUALITEIT BINNEN EEN RELATIE Een zinvolle seksuele relatie veronderstelt relationele verbondenheid. Seksualiteit is een mogelijkheid tot verdieping en vervolmaking van een relatie. Een relatie tussen twee bewoners of een bewoner en een bezoeker kan groeien naar een duurzame relatie. Een relatie die leidt naar positieve groei van beiden en waarbij geen dwang gebruikt wordt. Wanneer beide personen willen gaan samenwonen, zal moeten uitgekeken worden naar een andere woonplaats dan De Valier. De Valier beschikt immers niet over de nodige accommodatie om deze relatie zo harmonisch mogelijk te laten ontwikkelen. Een bewoner met een vaste relatie voor zijn opname (gehuwd of samenwonend) moet de mogelijkheid hebben deze relatie in alle intimiteit in stand te houden en verder uit te diepen. De begeleiding moet erover waken dat zij zich ongestoord, met respect voor hun privacy, kunnen terugtrekken in de private kamer van de bewoner. FAMILIE Doorheen de hele opvang en begeleiding van personen met een handicap blijven ouders, partners van volwassenen met een NAH, broers-zussen, eventuele aangestelden, wezenlijke partners. Alles wat met seksualiteit in het leven van deze mensen te maken heeft, moet vrijmoedig kunnen besproken worden. Op vlak van spreken over seksualiteit en seksualiteitsbeleving is er bij veel mensen nog een lange en moeilijke weg af te leggen die nog moeilijker en delicater ligt als het gaat over personen met een handicap. Dit vraagt begrip maar ook durf, schroom maar ook moed. Seksualiteit en seksualiteitsbeleving mag ook t.a.v. deze partners noch in een taboesfeer, noch in een sfeer van ontkenning of miskenning gekluisterd zitten omdat het ook voor personen met een handicap wezenlijk tot hun leven behoort. Het is dan ook vanzelfsprekend dat “begeleiding bij de seksuele problematiek” een vast onderdeel is van het persoonlijk ondersteuningsplan van de bewoner en dit op een respectvolle wijze zal besproken worden met ouders, familie, partner. VERMOEDEN VAN SGG Begeleid(st)ers moeten de zekerheid hebben en een klimaat ervaren dat over belevingen vrijmoedig mag gepraat worden maar evenzeer en tegelijk moeten zij houvasten hebben m.b.t. wat kan en mag en wat niet kan, niet mag. Voor begeleiders is het belangrijk te zien en te weten dat SGG gedrag verwijst naar een hulpverleningscontext. “SGG is elke vorm van seksueel georiënteerd gedrag – verbaal en/of niet verbaal, bewust of onbewust, komende van het personeel of andere medewerkers, of van medebewoners/bezoekers, familieleden of derden -, dat ervaren wordt door de 22

bewoner/bezoeker en/of door begeleider(s), collega’s, teamleden, directie, r.v.b., als negatief, ongewenst of gedwongen, onafhankelijk van de situatie en ongeacht de tijd en de plaats.” Tegelijk stelt zich bij SGG de vraag of het gaat over mogelijks strafbare feiten. In dat geval is er meldingsplicht en is er naast een hulpverleningstraject ook een justitieel traject. Hoewel deze beide trajecten duidelijk onderscheiden zijn moeten ze elk hun weg kunnen gaan en dienen ze ook door andere personen te worden opgenomen. Wie wat opneemt en hoe het zorgtraject enerzijds en het justitieel traject anderzijds dient opgenomen te worden, zal afhangen van wie het slachtoffer is en wie de dader is. Het is aangewezen dat een draaiboek voorhanden is zodat in geval van crisis snel en coherent kan gehandeld worden. Wij gaan en blijven uitgaan van een positieve visie op seksualiteit in een open communicatief klimaat met alle betrokkenen maar ook met duidelijkheid m.b.t. grenzen. Die grenzen zijn noodzakelijk opdat m.b.t. SGG en met vermoeden van SGG correct zou kunnen omgegaan worden binnen de Valier. Dit garandeert niet dat SGG gedrag zich niet stelt, wel dat alles wordt in ’t werk gesteld om dit risico zo niet te voorkomen, toch zo klein mogelijk te houden. De overgang van vermoeden van SGG naar feiten is niet altijd duidelijk, niet meteen vaststelbaar. Dit kan tot gevolg hebben dat zorgzaam correct hulpverlenend handelen niet parallel, ook niet gelijktijdig loopt met correct justitieel handelen. Hier stelt zich het delicate probleem van verantwoordelijkheid (wat van moreel ethische orde is) en aansprakelijkheid (wat van justitiële orde is). 6. Referentiekader betrokkenheid in ‘De Valier’ Betrokkenheid in de zin van ‘betrokkenheid op’ of ‘begaan zijn met’ het wel en wee van de bewoners/bezoekers wordt als grondhouding onder de paragraaf ‘visie’ behandeld (cf. supra). Daarenboven is er –wat dit aspect betreft– een aanzienlijke overlap met de aandachtspunten zoals vermeld onder het ‘referentiekader integriteit’. Vandaar dat we ons in het hiernavolgende stuk zullen beperken tot betrokkenheid in de betekenis van het actief betrekken van de bewoner/bezoeker én diens omgeving in de opstelling, uitvoering en bijsturing van diens zorgen dienstverlening. We zullen dit doen aan de hand van enkele concrete voorbeelden: o De opstelling en/of eventuele aanpassing van het persoonlijk ondersteuningsplan wordt in de mate van het mogelijke samen met de bewoner in kwestie voorbereid. Voor zover mogelijk zijn de bewoners ook aanwezig bij de eigenlijke bespreking van het persoonlijk ondersteuningsplan mét en ín het team. In het DC en Huis Eygen nemen de bezoekers/bewoners steeds deel aan de voor- en nabespreking van het persoonlijk ondersteuningsplan. De familie/omgeving krijgt steeds de mogelijkheid aangeboden tot een nabespreking van het persoonlijk ondersteuningsplan. o Bewonersvergaderingen: op regelmatige basis worden er –waar mogelijk en zinvol– bewonersvergaderingen georganiseerd (zie ook procedure 4.6.5). Tijdens deze vergaderingen kunnen de bewoners opmerkingen, bedenkingen, commentaar m.b.t. de dagdagelijkse werking kwijt. Aldus hebben de bewoners inspraak in de dagdagelijkse werking en organisatie (activiteiten, structuur dagindeling,…). Tijdens deze vergaderingen kunnen ze bovendien zowel over de medebewoners als over de begeleiders hun hart luchten. o Elke bewoner heeft een persoonlijke begeleider (zie procedure 4.6.6 voor een overzicht van de taken van de persoonlijke begeleider). Deze is extra sensitief-responsief t.a.v. de noden en (hulp)vragen van de bewoner(s) die hij/zij toegewezen krijgt. Bovendien –in het geval van een verbaal minder sterke bewoner– fungeert hij als ‘spreekbuis’, annex belangenbehartiger, van de bewoner in kwestie. o ‘De Valier’ geeft viermaandelijks het ‘Valierkrantje’ uit. Dit wordt verspreid aan alle familieleden en sympathisanten. In het krantje worden voornamelijk verhalen rond reeds gedane activiteiten opgenomen (feestelijkheden (verjaardagen, recepties,…), daguitstappen, 23

o

o

o

o

sportactiviteiten,…). Deze worden voorzien van de nodige foto’s. Daarnaast worden er ook een aantal praktische zaken in opgenomen: geboortes en overlijdens, personeelswissels,… Aldus blijft de familie een beetje op de hoogte van het reilen en zeilen in ‘De Valier’. In Huis Eygen en het DC verschijnt er vanaf januari 2005 tweemaandelijks een infoblaadje dat door de bewoners en bezoekers zelf gemaakt wordt en waarin de volgende zaken aan bod komen:  activiteiten van de voorbije periode  voorstelling ‘nieuwelingen’ (nieuw personeel, stagiaires, nieuwe bewoners/bezoekers)  geplande activiteiten waar eventueel bij kan aangesloten worden In het DC wordt er gewerkt met communicatieschriftjes. Dit is een agenda waarin hetzij de begeleiding hetzij de bezoeker zelf dagelijks noteert wat hij/zij die dag gedaan heeft. Zo blijft de familie op de hoogte van wat hun partner, zoon of dochter allemaal doet in het DC. Bovendien kunnen ze er ook hun bemerkingen en bedenkingen naar de begeleiding toe in kwijt. De bewoners krijgen zoveel mogelijk inspraak in: de dagelijkse keuze van hun kleding, de aankoop van hun kleding, de keuze van voeding (voorkeuren m.b.t. middagmenu, keuze van beleg bij brood, vrije keuze verjaardagsmenu), deelname aan en keuze van verschillende uitstappen, vakanties en feestactiviteiten. De familie en/of de omgeving kan steeds met bedenkingen, vragen, opmerkingen, suggesties terecht bij de begeleiding. Deze ‘klachten’ worden dan opgenomen in het dagboek en op de eerstvolgende teamvergadering besproken. Achteraf wordt de familie ingelicht over de implementering en opvolging van de ‘klachten’.

7. Objectieven t.a.v. de doelgroepen Voorafgaand drie opmerkingen: 1) Onderhavige objectieven zijn gedistilleerd uit de zorgvisie van ‘De Valier’. Ze zijn op deze plaats kernachtig geformuleerd en in die zin slechts correct te interpreteren in en door lectuur van de uitgebreidere zorgvisie-tekst. 2) Onderhavige objectieven zijn ruim en algemeen geformuleerd. Voor concrete en specifieke doelstellingen verwijzen we naar de persoonlijke ondersteuningsplannen. 3) Onze algemene doelstelling(en) zijn zowel van toepassing op onze doelgroep personen met een verstandelijke beperking, als op onze doelgroep personen met een niet-aangeboren hersenletsel. Het enige verschil is dat er bij de laatste doelgroep nog een extra ‘aandachtspunt’ meespeelt. In onze ondersteuning van mensen die een hersenletsel hebben opgelopen wordt er rekening gehouden met de breuklijn in hun leven. Algemene doelstelling(en): Vanuit een emancipatorische grondhouding willen we aan onze bewoners/bezoekers een plek bieden waar ze zich ‘thuis’ kunnen voelen. Een plek waar ze zo veel mogelijk ‘zichzelf’ kunnen zijn, zichzelf in en door relatie met anderen. Onze gronddoelstelling bestaat erin om het leven van onze bewoners/bezoekers zo zinvol mogelijk te helpen invullen, zodat ze zich zo gelukkig (als) mogelijk voelen. We willen hen vanuit een persoonsgerichte ondersteuning een maximale kwaliteit van leven bieden. Hier trachten we zo veel mogelijk de omgeving van de betrokkene bij te betrekken. 8. Het kenbaar maken van de visie en de opdrachtverklaring aan de gebruiker en personeelsleden Alle gebruikers kregen de visie en de opdrachtverklaring toegestuurd in januari 2003. Wie dit wenst, kan deze bespreken met de maatschappelijke assistent(e). 24

Nieuwe gebruikers krijgen de visie en de opdrachtverklaring overhandigd tijdens het onthaal en de exploratiefase van de intake (zie procedure 4.6.1). Alle personeelsleden krijgen een onthaalbundel, met de opdrachtverklaring en de zorgvisie. 9. De praktische implementatie van de visie en het geschreven referentiekader Jaarlijks distilleren we een aantal aspecten uit de visie en vertalen deze in concrete doelstellingen. Deze worden opgenomen in de kwaliteitsplanning (zie 3) en opgestuurd naar het Vlaams Agentschap. Deze doelstellingen worden 2 X per jaar geëvalueerd (tussentijdse en eindevaluatie). De directie engageert zich om de visie en de opdrachtverklaring minimum om de 4 jaar volledig te evalueren en indien nodig bij te sturen. Dit zal vermeld worden in de kwaliteitsplanning. Deze evaluatie zal gebeuren tijdens staf- en teamvergaderingen en tijdens de Raad van Bestuur.

25

2.2 Sectorspecifieke Minimale Kwaliteitseisen Versie: 1 Beoordeeld:


1. Doelstelling: - het beschrijven op welke manier aan de SMK’s voldaan wordt 2. Gebruikte afkortingen SMK = sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen 3. De relatie tussen de SMK’s en de documenten van het kwaliteitshandboek 1. Gebruikersgerichtheid 1.1 Overleg tussen de gebruiker en de voorziening op individueel en collectief vlak. 1.1.1 Informatierecht De voorziening en de gebruiker bepalen samen over welke elementen van de hulpen dienstverlening de gebruiker geïnformeerd wordt, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. De voorziening geeft volledig, nauwkeurig en tijdig informatie aan de gebruiker over deze elementen. De voorziening geeft de gebruikers, op collectief vlak, informatie over de inzet van haar financiële middelen. Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het beëindigen van de hulpen dienstverlening het organiseren van collectief overleg 1.1.2 Adviesrecht De voorziening en de gebruiker bepalen samen over welke elementen van de hulpen dienstverlening voorafgaandelijk overlegd wordt met en advies gevraagd wordt aan de gebruiker, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. De gebruiker heeft het recht om advies uit te brengen inzake de hulpen dienstverlening, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het beëindigen van de hulpen dienstverlening het organiseren van collectief overleg het toetsen van de tevredenheid van de gebruikers 26

1.1.3 Antwoordplicht De voorziening hoort de gebruiker inzake alle aangelegenheden die de verhouding voorzieninggebruiker aangaan, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. De voorziening antwoordt op de door de gebruiker gestelde vragen binnen overeengekomen termijnen. Procedures: het organiseren van collectief overleg het afhandelen van klachten van gebruikers 1.1.4 Medezeggenschap van de gebruiker De voorziening garandeert medezeggenschap van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening van de voorziening en dit zowel op individueel als op collectief vlak. Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het beëindigen van de hulpen dienstverlening het organiseren van collectief overleg het toetsen van de tevredenheid van de gebruikers het afhandelen van klachten van gebruikers 1.1.5 Aanwenden van de ervaringsdeskundigheid van de gebruiker De voorziening maakt gebruik van de ervaringen en inzichten van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening van de voorziening, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het beëindigen van de hulpen dienstverlening het organiseren van collectief overleg het afhandelen van klachten van gebruikers 1.1.6 Ondersteunen en versterken van de mondigheid van de gebruiker De voorziening neemt de nodige maatregelen om de mondigheid van de gebruiker met betrekking tot de hulpen dienstverlening van de voorziening te ondersteunen en te versterken, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. De voorziening, waar de gemiddelde duur van de hulpen dienstverlening meer dan 2 jaar bedraagt, neemt het initiatief tot het oprichten en het ondersteunen van een structureel collectief overlegorgaan. Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het beëindigen van de hulpen dienstverlening het organiseren van collectief overleg het toetsen van de tevredenheid van de gebruikers 27

het afhandelen van klachten van de gebruikers 1.2 Duidelijkheid van het aanbod 1.2.1 Wederzijdse rechten en plichten De wederzijdse rechten en plichten van de gebruiker en de voorziening worden in overleg opgesteld, schriftelijk vastgelegd en door beide partijen ondertekend, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het organiseren van collectief overleg 1.2.2 Kenbaar maken van het aanbod Het aanbod van de voorziening en de modaliteiten ervan worden beschreven en kenbaar gemaakt aan de gebruiker en aan derden. Kwaliteitshandboek: beschrijving van het aanbod van de voorziening Procedure: de intake 1.3 Respectvolle bejegening van de gebruiker 1.3.1 Integriteit De voorziening respecteert steeds de eigenheid van de gebruiker en aanvaardt hem/haar als een volwaardig persoon. De voorziening neemt maatregelen om de integriteit van de gebruiker te waarborgen. Hiertoe ontwikkelt de voorziening een geschreven referentiekader. De voorziening neemt in het bijzonder maatregelen tegen misbruik en geweld ten aanzien van gebruikers. Kwaliteitshandboek: geschreven referentiekader Procedure: het detecteren van en gepast reageren op misbruik en geweld ten aanzien van gebruikers 1.3.2 Betrokkenheid De voorziening garandeert dat de relatie met de gebruiker vertrekt vanuit een grondhouding van vertrouwen en gekenmerkt wordt door inleving en echtheid. Hiertoe ontwikkelt de voorziening een geschreven referentiekader. Kwaliteitshandboek: geschreven referentiekader 1.3.3 Privacy De voorziening respecteert de privacy van de gebruiker, rekening houdend met de eigenheid van de gebruiker. Hiertoe ontwikkelt de voorziening een geschreven referentiekader. 28

Kwaliteitshandboek: geschreven referentiekader 1.4 Hulp- en dienstverlening, op maat van de gebruiker 1.4.1 Kennis van de behoefte aan hulpen dienstverlening De voorziening peilt naar en registreert de wensen, behoeften en mogelijkheden van de gebruiker. Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het beëindigen van de hulpen dienstverlening 1.4.2 Geïndividualiseerd De voorziening beschrijft haar hulpen dienstverlening voor elke gebruiker en houdt hierbij rekening met de individuele wensen, behoeften en mogelijkheden van de gebruiker. Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het beëindigen van de hulpen dienstverlening 1.4.3 Zelfstandigheid en zelfbeschikkingsrecht van de gebruiker De voorziening houdt rekening met en bevordert de zelfstandigheid en het zelfbeschikkingsrecht van de gebruiker. Procedures: het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan 1.4.4 Keuzevrijheid De gebruiker beschikt over keuzevrijheid in het aanbod waar mogelijk Procedures: het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan 1.4.5 Flexibiliteit De voorziening past de hulpen dienstverlening aan aan de zich wijzigende behoeften van de gebruiker. Procedures: het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan 1.4.6 Aangepaste fysieke omgeving De voorziening neemt maatregelen om haar gebouwen, inrichting en uitrusting af te stemmen op de eigenheid van de gebruiker. 29

Kwaliteitshandboek: middelen Procedure: het organiseren van collectief overleg 1.4.7 Toegankelijke communicatie De voorziening neemt maatregelen om haar communicatie af te stemmen op de eigenheid van de gebruiker. Kwaliteitshandboek: middelen Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het beëindigen van de hulpen dienstverlening het organiseren van collectief overleg het toetsen van de tevredenheid van de gebruikers het afhandelen van klachten van de gebruikers 1.5 Tevredenheid van de gebruiker 1.5.1 Toetsing van de tevredenheid van de gebruikers De voorziening heeft permanent aandacht voor en peilt periodiek naar de tevredenheid van de gebruikers over de hulpen dienstverlening. 1.5.2 Klachtenprocedure De voorziening beschrijft, in overleg met de gebruikers, de wijze waarop ze de klachten van de gebruiker afhandelt. De voorziening maakt kenbaar aan alle gebruikers hoe klachten ingediend en afgehandeld worden. De voorziening stelt de gebruiker ervan op de hoogte dat hij zich kan wenden tot het Vlaams Agentschap indien de interne klachtenprocedure geen voldoening geeft. Procedures: de intake het organiseren van collectief overleg het afhandelen van klachten van gebruikers 2. Maatschappelijke aanvaardbaarheid 2.1 Maatschappelijke integratie van de gebruiker De voorziening streeft bij hulpen dienstverlening naar maatschappelijke integratie van de gebruiker, rekening houdend met de eigenheid van de gebruiker. Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren, en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het beëindigen van de hulpen dienstverlening 2.2 Niet-discriminerend 30

De voorziening weigert geen gebruiker op grond van etnische afkomst, nationaliteit, geslacht, seksuele geaardheid, sociale achtergrond, ideologische, filosofische, godsdienstige overtuiging of financieel onvermogen. De voorziening respecteert de ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging van de gebruiker voor zover de werking van de voorziening en de integriteit van de medegebruikers niet in het gedrang komen. Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het beëindigen van de hulpen dienstverlening 2.3 Regionaal overleg De voorziening werkt mee aan het regionaal overleg met het oog op de afstemming van vraag en aanbod van de hulpen dienstverlening en aan het overleg omtrent de invulling van de nietbeantwoorde behoeften in de regio. Kwaliteitshandboek: deelname aan externe overlegorganen 2.4 Veiligheid en gezondheid De voorziening neemt de nodige maatregelen om de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker te vrijwaren. Kwaliteitshandboek: middelen Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het beëindigen van de hulpen dienstverlening het organiseren van collectief overleg het implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen 3. Doeltreffendheid 3.1 Kwaliteitsbeleid De voorziening beschrijft haar missie, visie, waarden ten aanzien van de hulpen dienstverlening, en maakt ze kenbaar aan de gebruikers, het personeel en aan derden. De voorziening beschrijft en actualiseert periodiek haar objectieven ten aanzien van haar doelgroepen. De voorziening beschrijft haar kwaliteitsplanning en evalueert en actualiseert deze jaarlijks. Kwaliteitshandboek: kwaliteitsbeleid kwaliteitsplanning 3.2 Planmatig en methodisch handelen

31

De voorziening beschrijft voor elke gebruiker de hulpen dienstverlening. Deze hulpen dienstverlening wordt in overleg met de gebruiker gepland, uitgevoerd, periodiek geëvalueerd, bijgestuurd en geregistreerd. Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan het beëindigen van de hulpen dienstverlening 3.3 Kennis De voorziening actualiseert haar kennis inzake ontwikkelingen in de hulpen dienstverlening. De voorziening stelt periodiek een vormings-, trainings- en opleidingsplan op voor het personeel en voert deze uit. Procedure: het vormen, trainen en opleiden van het personeel 3.4 Corrigerende en preventieve maatregelen De voorziening stelt corrigerende en preventieve maatregelen op ten aanzien van de hulpen dienstverlening, voert deze uit en evalueert ze. Procedure: het implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen 3.5 Personeel De voorziening beschrijft de wijze waarop ze het personeel selecteert, ondersteunt en evalueert. Procedures: het selecteren en aanwerven van het personeel het ondersteunen en evalueren van het personeel 3.6 Organisatiestructuur De voorziening beschrijft de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge verhoudingen van het personeel, en maakt deze kenbaar aan haar gebruikers, het personeel en de overheid. Kwaliteitshandboek: organisatiestructuur 3.7 Kwaliteitshandboek De voorziening beschrijft de structuur van het kwaliteitshandboek De voorziening beschrijft op welke manier aan de sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen voldaan wordt. De voorziening zorgt er voor dat de elementen van het kwaliteitshandboek op een doeltreffende manier geïmplementeerd en geactualiseerd worden. Kwaliteitshandboek: structuur van het kwaliteitshandboek Procedures: het beheer van de documenten van het kwaliteitshandboek het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie 32

4. Doelmatigheid 4.1 Overlegkanalen De voorziening beschrijft de wijze waarop ze de interne communicatie en het overleg organiseert. Kwaliteitshandboek: overzicht en werking van de overlegorganen 4.2 Interdisciplinaire werking De voorziening bevordert interdisciplinaire werking. Kwaliteitshandboek: overzicht en werking van de overlegorganen Procedures: het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan 4.3 Evaluatie van ingezette middelen De voorziening evalueert periodiek haar ingezette middelen in functie van de resultaten. Procedure: het periodiek evalueren van de ingezette middelen 4.4 Financiële middelen De voorziening zet de toegekende financiële middelen van de overheid en de persoonlijke financiële bijdrage van de gebruiker in op een doelmatige manier. Procedure: het periodiek evalueren van de ingezette middelen 5. Continuïteit 5.1 Aanmelding Indien de voorziening, na kennisname van de behoeften van de gebruiker, niet kan voorzien in de aangewezen hulpen dienstverlening, verwijst de voorziening de gebruiker door. Procedure: de intake 5.2 Naadloosheid De voorziening zorgt voor een soepele overgang tussen de verschillende vormen van de hulpen dienstverlening binnen haar eigen werking. Procedure: het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan 5.3 Samenwerking met derden Indien de voorziening zelf niet kan voorzien in bepaalde behoeften van de gebruiker, zoekt zij actief naar medewerking met derden. 33

Kwaliteitshandboek: deelname aan externe overlegorganen Procedures: de intake het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan 5.4 Doorverwijzing De voorziening zoekt actief mee naar alternatieven wanneer zij vaststelt dat zij niet meer kan voldoen aan de behoeften van de gebruiker. De voorziening streeft naar een soepele overgang bij doorverwijzing. Procedure: het beëindigen van de hulpen dienstverlening 5.5 Beëindiging De voorziening maakt duidelijke afspraken met de gebruiker over de omstandigheden waarin en de wijze waarop de hulpen dienstverlening beëindigd wordt. Procedures: de intake het beëindigen van de hulpen dienstverlening 5.6 Informatieoverdracht. De voorziening waarborgt een verantwoorde overdracht van relevante informatie met betrekking ot de hulpen dienstverlening in overleg met de gebruiker. Procedures: het beëindigen van de hulpen dienstverlening het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het hulpen dienstverleningsplan

34

2.3 Het geven van toelating aan de overheid tot verificatie en evaluatie Versie: 2 Beoordeeld:


Verklaring van de directie: Hierbij geef ik, Bart Dewaele, de toelating aan de door de minister aangewezen ambtenaren van het Vlaams Agentschap voor de Sociale Integratie van Personen met een Handicap tot verificatie en evaluatie van het kwaliteitshandboek. Handtekening:

35

3. KWALITEITSPLANNING Versie: 7 Beoordeeld:


1. Doel - het beschrijven van de kwaliteitsplanning - het jaarlijks evalueren en actualiseren van de kwaliteitsplanning 2. De kwaliteitsplanning De kwaliteitsplanning voor de periode 01 01 2009 - 31 12 2009 ziet er als volgt uit en werd in deze vorm doorgestuurd naar het Vlaams Agentschap: Kwaliteitsplanning 2009 ‘De Valier’ 1 Kwaliteitssysteem a) actualiseringen kwaliteitshandboek 









Procedure 4.6.12: ‘Het periodiek evalueren van de ingezette middelen’. o Termijn: voorjaar. o Deze procedure wordt geactualiseerd met betrekking tot de financiële cyclus (aankoop en kas). o Verantwoordelijke: directie ism hoofd administratieve dienst. Procedure 4.6.16: ‘Het detecteren van en gepast reageren op misbruik en geweld ten aanzien van gebruikers’. o Termijn: voorjaar. o Procedure uitbreiden zodat agressie ook geïncorporeerd wordt, met speciale aandacht voor crisisinterventie (wegens nog niet voltooid vorig jaar, verzet naar dit voorjaar). o Verantwoordelijke: kwaco in samenwerking met staf Procedure 1.1.: ‘Structuur van het kwaliteitshandboek.’ & Procedure 1.2.: ‘Beschrijving van het aanbod.’ & Procedure 4.1.: ‘Organisatiestructuur.’ o Termijn: voorjaar. o Actualisering in functie van de uitbreiding. o Verantwoordelijke: kwaco ism staf. Procedure 4.6.7.: ‘Het afhandelen van klachten.’ o Termijn: najaar. o Actualisering procedure. o Verantwoordelijke: directie ism met staf. Procedure 4.6.5.: ‘Het organiseren van collectief overleg.’ o Termijn: najaar. o Actualisatie, mede in functie van de praktijk van de bewonersvergaderingen. o Verantwoordelijke: kwaco ism staf.

36

2 Algemene thema’s 

De verschillende werking(en) van de verschillende huizen binnen ‘De Valier’ worden eens naast elkaar gelegd. In het kader van eenheid in verscheidenheid en verscheidenheid in eenheid in een groter wordende organisatie.



Verderzetting thema: samenwerking woonbegeleiders en activiteitenbegeleiders, o.a. met betrekking tot persoonlijke ondersteuningsplannen.



In het najaar wordt er een interne audit georganiseerd in samenwerking met een kwaliteitscoördinator van een andere voorziening.



Opvolging engagementsverklaring.



Opvolging informatisering werking.

3. Evaluatie Een tussentijdse kwaliteitsevaluatie van de kwaliteitsplanning zal doorgaan op een stafvergadering in juni. De eindevaluatie zal doorgaan op een stafvergadering in december. De kwaliteitscoördinator zorgt er in samenspraak met de directie voor dat dit op de agenda wordt gezet

37

4.1 Organisatiestructuur Versie: 1 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - het beschrijven van de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge verhoudingen van het personeel - het kenbaar maken van de verantwoordelijkheden, bevoegdheden, en onderlinge verhoudingen van het personeel aan de gebruikers, het personeel en de overheid 2. Gebruikte documenten: - Onthaalbundel ‘De Valier’ - Informatiebrochure ‘De Valier’ - Website van ‘De Valier’ 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De functieomschrijvingen van alle personeelsleden in dienstverband worden weergegeven in de onthaalbundel van ‘De Valier’. Op de website www.devalier.be wordt een overzicht weergegeven van de personeelsleden werkzaam in ‘De Valier’. 4. Het organigram Hieronder wordt het organigram weergegeven van ‘De Valier’. Hierin worden alle personeelsleden in dienstverband opgenomen. Dit organigram is ook opgenomen in de onthaalbundel. In de informatiebrochure voor de gebruikers wordt in functie van zorg op maat een overzichtelijk organigram weergegeven waarin eveneens de plaats van de ouders en familie wordt weergegeven.

38

4.2. De verantwoordelijke die met het kwaliteitsbeleid is belast. Versie: 1 Beoordeeld:


1. Definitie De verantwoordelijke die met het kwaliteitsbeleid belast is, is de kwaliteitscoördinator. Binnen ‘De Valier’ wordt deze functie waargenomen door de psycholoog. Deze combineert dus twee functies. 2. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Deze zijn opgenomen in de functieomschrijving van de kwaliteitscoördinator (zie 4.1). De 2 cruciale verantwoordelijkheden van een kwaliteitscoördinator zijn: - bewerkstelligen dat een kwaliteitshandboek opgezet, geïmplementeerd en onderhouden wordt in overeenstemming met de eisen van het decreet - rapporteren over het functioneren van het kwaliteitshandboek aan de directie ter beoordeling van en als basis voor verbetering van het kwaliteitshandboek. 3. Vervanger bij afwezigheid Bij afwezigheid van de kwaliteitscoördinator, hetzij ten gevolge van (langdurige) ziekte, zwangerschaps- en/of ouderschapsverlof, hetzij ten gevolge van ontslag, neemt de directeur de verantwoordelijkheden van de kwaliteitscoördinator tijdelijk over.

39

4.3 Overzicht en werking van de overlegorganen Versie: 5 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - het organiseren van de interne communicatie en het overleg. - het bevorderen van de interdisciplinaire werking. 2. Overzicht en werking van de overlegorganen Frequentie Verslag + van verspreiding vergaderen

Overlegorgaan

Voorzitter of leider

Teamvergadering Valier I, II,

Begeleiders en/of Hoofdbegeleiding coördinatorgroepschef

Teamvergadering Valier III

Begeleiding via beurtrol

Begeleiding en coördinator-groepschef

Maandelijks Beurtrol

Teamvergadering DC Eygen

Coördinatorgroepschef

Begeleider

3 X per jaar

Teamvergadering Huis Eygen

Hoofdbegeleiding

Stafvergadering

Directeur Coördinatorgroepschef NAH Groepschef en directie

Overleg DC Groepscheffen-overleg

Deelnemers

Begeleiders en/of coördinator-groepschef Stafleden CG NAH, sociale dienst, pshycho, ad hoc aangevuld Groepschef en directie Directie en ortho’s

Ortho-agogisch overleg

Directeur

Huisstaf

Groepschef van het CG, ortho, HB, MA en huis verpleegster

Coördinatievergadering

Directeur

Algemene vergadering

Voorzitter

Raad van Bestuur

Voorzitter Coördinatorgroepschef 2

Vergadering keukenpersoneel

Vergadering nachtdiensten Valier I, Valier II, Huis Eygen

Coördinatorgroepschef en hoofdbegeleiding

Maandelijks Beurtrol

Maandelijks Beurtrol 3-wekelijks Beurtrol CoördinatorMaandelijks groepschef 3-wekelijks Beurtrol Maandelijks Beurtrol

Maandelijks Groepschef

3 X per jaar 1 X per Leden en directeur jaar 4 X per Leden en directeur Keukenpersoneel en/of 1jaar X per interne preventie-adviseur jaar CG’s en hoofdbegeleiding

Nachtbegeleiders


2 X per jaar

Beurtrol onder CG’s Secretaris Secretaris Coördinatorgroepschef 2 Coördinatorgroepschef 40

Onderhoudsvergadering


Onderhoudspersoneel

1 X per jaar


Gebruikersraad Valier I, II en III en Huis Eygen

Gebruiker

Gebruikers, directeur, maatschappelijk assistent

3 X per jaar

Maatschappelijk assistent

Gebruikersraad DC NAH

Gebruiker

Gebruikers, maatschappelijk assistent

3 X per jaar

Maatschappelijk assistent en gebruiker

Vergadering technisch personeel

Verantwoordelijke Technisch technische dienst personeel

1 X per jaar

Verantwoordelijke technische dienst

Vergadering met activiteitenbegeleiding

Coördinatorgroepschef 1

Coördinator-groepschef 2 X per en activiteitenbegeleiding jaar


CG van het huis

CG, hoofdbegeleiding en 1 X per relevante jaar activiteitenbegeleiding

CG huis


Directeur, medische dienst, maatschappelijk assistent, psycholoog, betrokken CG

Samenwerking leefgroep en activiteitenbegeleiding

Opnameteam tehuis nietwerkenden

Telkens een Maatschappelijk opname assistent geïndiceerd is

41

Noot: Tijdens schoolvakanties wordt er niet vergaderd. De aangegeven vergaderfrequenties betreffen telkens een minimum. Op vraag van 1 van de leden of bij extra agendapunten, kan de frequentie verhogen. 3. Inhoud van de overlegorganen a) Teamvergadering 

Leefgroep - eigen beleving en welbevinden van de begeleiding - individuele bespreking van de bewoners rond welbevinden en interacties, - bespreking en planning van agenda (activiteiten en uurrooster), taakverdeling. - evaluatie en bedenkingen rond de huidige werking. - vorming: organisatie teamdag, artikelbespreking, evaluatie eigen functioneren. 

Organisatie Doorgeven van info vanuit de organisatie of andere disciplines. Overleg met andere disciplines rond gemeenschappelijke items. b) Stafvergadering 

Visieontwikkeling

Sturen van de implementatie van de opdrachtverklaring: feedback van de verschillende huizen. Bespreken stand van zaken kwaliteitsdecreet, prioritaire zaken vastleggen. Bespreken van inhoudelijke teksten rond de dagelijkse werking. Aanvullingen, wijzigingen van de zorgvisie ter sprake brengen en bespreken. 

Opvolging en ontwikkeling van een optimale begeleiding van de bewoners

Fundamentele aanpassingen, veranderingen die het algemeen welzijn van de bewoners aangaan, inhoudelijke aspecten bespreken zoals aanvullingen bij de personeelsomkadering, andere accentlegging qua pedagogische begeleiding, qua medische begeleiding, qua verzorging, qua dagbesteding en qua ouder- en familiewerking. Essentiële knelpunten signaleren en bespreken. 

Ondersteuning van het personeel

Vormingsinitiatieven (intern en extern bespreken). Aanbrengen van nieuwe ideeën, signaleren van knelpunten. Verslag uitbrengen van datgene wat het beleid en het algemeen belang aangaat van de vergaderingen met therapeuten, onderhoud, werkgroepbegeleiders, syndicale afvaardiging, gebruikersraad, raad van bestuur. 

Algemeen

Bespreken van de stand van zaken wat betreft vrijwilligers en stagiairs. Verslag uitbrengen van de regionale werkgroepen en van bijgewoonde studiedagen (bv. ROG, centrale wachtlijst, werkgroep NAH). Meedelen van aanvragen bezoek aan ‘De Valier’ bv van andere voorzieningen of scholen. Afspraken maken rond begeleiding. 42

c) Overleg DC Opvolging bezetting dagcentrum. Bespreking eventuele opnames bezoekers DC Eygen. Bespreking beleidspunten (openingsuren, vervoer,…). Opvolging psychosociaal welzijn bezoekers en bewoners in geval van problematische situaties. d) Coördinatievergadering Organisatie en afspraken rond uurroosters en het bijhouden van loongegevens. Evaluatie, knelpunten, ideeën en vorming vanuit de positie als leidinggevende rond leefgroepwerking, teamwerking en individuele begeleiding van medewerkers. Samenwerkingsverbanden tussen de verschillende leefgroepen bespreken. e) Algemene vergadering Wijzigen van de statuten. Benoemen en ontslaan van de bestuurders. Goedkeuren van de begrotingen, rekeningen en het werkingsverslag. Kwijting van de bestuurders en de commissarissen. f) Raad van bestuur Financieel beheer van ‘De Valier’. Sponsoring: stand van zaken. Stand van zaken rond het materiële en de verbetering van de accommodatie. Opdracht van ‘De Valier’ in de regio, wat met de toekomst van ‘De Valier’, uitwerken en bijschaven van het masterplan. Verslag van regionale en provinciale vergaderingen. Plannen en evalueren van winstgevende acties. Bespreking van nieuwe wetgeving. Personeels- en bewonersinfo. Verslag van gebruikersraad en oudercomité. Opstellen van de opdrachtverklaring en toetsen van de dagelijkse werking aan de opdrachtverklaring. g) Vergadering keukenpersoneel Toetsen van toepassing visie ifv concrete werking. Materiële noden en wensen. HACCP Personeelsbezetting in de keuken en inschakeling van vrijwilligers en stagiaires. Vormingsnoden. h) Vergadering nachtdiensten Valier I, II en Huis Eygen Bewoners: pedagogisch/verzorging. Medicatie en verzorgingproducten. Takenpakket: dagelijkse en wekelijkse taken. Uurrooster. Communicatie en overleg met dagdiensten. i) Onderhoudsvergadering Overlopen en evalueren huidige takenpakket. Evalueren overleg en samenwerking met andere disciplines. 43

Eigen beleving en welbevinden. j) Gebruikersraad zie procedure 'collectief overleg'. k) Vergadering technisch personeel Bespreken van het uurrooster. Relaties met andere functies/afdelingen binnen ‘De Valier’. Evalueren van de uit te voeren taken. Eigen beleving. l) Vergadering met activiteitenbegeleiding Uurschema: de actuele invulling en het verloop, en eventuele nieuwe bewonersvragen. Integratie en samenwerking met de leefgroep: de communicatie en het overleg met de leefgroep in het algemeen en met de persoonlijke begeleider in het bijzonder. De betrokkenheid op de bewonersaanpak en de individuele werkdoelen vanuit de persoonlijke ondersteuningsplannen. m)Vakantieclub Samenbrengen van leefgroepgegevens en van daaruit jaarplanning opstellen en organiseren. n) Opnameteam tehuis niet-werkenden Dit opnameteam wordt samengeroepen als er één of meerdere vacante plaatsen zijn in één van de tehuizen niet-werkenden. Het is een interdisciplinair overleg rond kandidaat-bewoners. De maatschappelijk assistent is er eindverantwoordelijke van. Zij brengt het opnameteam samen en neemt verslag. Verder verloopt de opname zoals beschreven onder de ‘procedure 4.6.1 intake en opname’. 4. Bevoegdheden van de overlegorganen De algemene vergadering en de raad van bestuur zijn de hoogste overlegorganen. De bevoegdheden van deze overlegorganen zijn beschreven in de statuten van ‘De Valier’. Alle voorstellen van de overige overlegorganen die financiële of materiële (bv verbouwingen) repercussies hebben voor ‘De Valier’ dienen steeds besproken te worden met de directie. De directeur beslist of hij het voorstel dient voor te leggen aan de raad van bestuur. Elk overlegorgaan kan beslissingen nemen indien deze kaderen binnen de functieomschrijvingen van de personen die aanwezig zijn tijdens het overlegmoment en binnen de zorgvisie en opdrachtverklaring van ‘De Valier’.

44

4.4 Deelname aan externe overlegorganen Versie: 4 Beoordeeld:


1. Doel - het meewerken aan het regionaal overleg met het oog op het afstemmen van vraag en aanbod van de hulpen dienstverlening - het meewerken aan het regionaal overleg omtrent de invulling van de niet-beantwoorde behoeften in de regio 2. Deelname aan externe overlegorganen

Overlegorganen Algemene vergadering ROG Vlaams-Brabant Coördinatiecomité Gehandicaptenzorg VlaamsBrabant en Mechelen Intersectorieel Directiecomité Vlaams Welzijnsverbond Provinciale werkgroep NAH Vlaams Brabant CRZ-bemiddelingscommissie Halle-Vilvoorde Werkgroep opvoedergroepschef Vlaams-Brabant Intervisiegroep NAH

Deelnemers

Directeur

Frequentie van vergaderen

Verslag + verspreiding

4 X per jaar

Vrijgestelde provincie

4 X per jaar

Vrijgestelde Caritas

1 X per maand

Stafmedewerker Welzijnsverbond Provinciaal coördinatrice SEN

Coördinator-groepschef NAH

3 X per jaar


2-maandelijks

Bemiddelingscoördinator

2 X per jaar

Beurtrol

4 X per jaar

Voorzitter + individueel

Coördinatorengroepscheffen ‘De Valier’ Coördinator-groepschef & psycholoog

Werkgroep personen met een verstandelijke beperking en bijkomende psychische en/of gedragsproblemen

Orthoagoog

4 X per jaar

Voorzitter

VVGZ

Medische dienst

4 X per jaar

Beurtrol

Werkgroep maatschappelijk werkers


3 X per jaar

Beurtrol

45

4.5 Middelen Versie: 4 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - het afstemmen van de gebouwen, inrichting en uitrusting op de eigenheid van de gebruiker - het afstemmen van de communicatie op de eigenheid van de gebruiker - het vrijwaren van de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker 2. Overzicht van het personeel Volgens onze erkenning voor de tehuizen niet-werkenden en het dagcentrum hebben wij recht op: DIIRECTEUR

1

ONDERDIRECTEUR

0.800

GENEESHEER

0.3522

LICENTIATEN MAATSCHAPPELIJK ASSISTENTEN COÖRDINATORENGROEPSCHEFFEN BEGELEIDEND PERSONEEL

1.1053

HOOFDBEGELEIDING

6.1211

PARAMEDICI

5.9662

ADMINISTRATIE

3.400

BOEKHOUDER

1.000

TECHNISCHE DIENST

11.400

TOTAAL:

77,0972

0.7666 2.7632 42.4226

Het inhoudelijke aspect van deze functies is terug te vinden in de functie-omschrijvingen. 3. Oorsprong van de financiële middelen: - dagprijs (Vlaams Agentschap) - bijdrage gebruikers - occasioneel: giften, opbrengsten van activiteiten - toelagen van gemeente en provincie 4. Gebouwen en inrichting - Valier I (Oude Muilemstraat 10a Liedekerke): Rolstoeltoegankelijk gebouw met lift. De 20 bewoners (ah) hebben elk een individuele kamer. Er zijn 2 leefruimten, telkens voor 10 bewoners. Er is een kinéruimte, logolokaal, 46

personeelsruimte, was- en strijkruimte, berging, zolder, 2 kelders, atelierruimte, werkhuis voor TD, aangepast sanitair, een keuken, een ontspanningsruimte en een tuin. De tuin is omheind en kan volledig afgesloten worden. - Valier II (Verlorenkoststraat 103 Liedekerke): Rolstoeltoegankelijk gebouw met lift. De 20 bewoners (ah) hebben elk een individuele kamer. Er zijn 2 leefruimten, telkens voor 10 bewoners. Er is een kinéruimte, logolokaal, personeelsruimte, was- en strijkruimte, berging, aangepast sanitair, een ontspanningsruimte en een tuin. De tuin is omheind en kan volledig afgesloten worden. De administratie, medische dienst, sociale dienst, technische dienst en de centrale keuken zijn gehuisvest in dit gebouw. - Valier III (Verlorenkoststraat 107 Liedekerke): Rolstoeltoegankelijk gebouw met lift. De 10 bewoners (ah) hebben elk een individuele kamer. Er is aangepast sanitair, wasruimte, berging. Er zijn 2 leefruimten en 2 keukens telkens voor 5 bewoners. Er is een tuin. - Dagcentrum Eygen (Kleemputtenstraat 60 Liedekerke) Rolstoeltoegankelijk gebouw met lift voor +- 15 bezoekers (nah). Er is aangepast sanitair, 1 eet- en leefruimte, keuken, bezigheidsruimte, kinéruimte, kelder en berging. TV ruimte en 3 relaxruimtes. Buiten is er een terras. -Huis Eygen (huurhuis) (Aalsterse Dreef 1 Affligem): Rolstoeltoegankelijk gebouw met lift voor 16 bewoners (nah) met 1 grote eet- en leefruimtes, keukentje, was en strijkruimte, kelder, zolder, ontvangstruimte, 16 individuele slaapkamers en aangepast sanitair. Er is een tuin. - Een boerderij (Molenstraat 28 Roosdaal): Rolstoeltoegankelijk gebouw met keuken, eethoek, werkruimte, zithoek, aangepast sanitair, zolder, 2 stallen, serre en landbouwgrond. Voor het vervoer tussen de gebouwen en het vervoer voor het dagcentrum beschikt ‘De Valier’ over 6 bussen en 1 wagen. 5. Technieken en methoden - EHBO - SMOG (spreken met ondersteuning van gebaren) - gevisualiseerde weekschema’s in de leefgroepen - persoonlijke ondersteuningsplannen: * Schema van Felce * Persoonlijke toekomstplanning * Schema van van Belle-Kusse 6. Veiligheid en gezondheid Gebouwen met verdiepingen hebben telkens trappen die met een hekje of een deur kunnen afgesloten worden. Naar brandveiligheid werden eveneens in elk gebouw de nodige maatregelen genomen (brandblusapparaten, branddeuren en glijbanen). In de keuken van het centrale gebouw worden niet-bevoegden niet toegelaten. 47

Procedure 4.6.1 De intake en opname Versie: 5

Goedgekeurd:

Beoordeeld:

Geldig vanaf:

1. Doelstellingen 

Het kenbaar maken van het aanbod van de voorziening aan de gebruiker en aan derden.



Het aanbieden van hulpen dienstverlening op maat van de gebruiker: de voorziening peilt

naar

de

wensen,

behoeften

en

mogelijkheden

van

de

gebruiker,

werkt

geïndividualiseerd en zorgt voor toegankelijke communicatie. 

Het voorzien van overleg tussen de gebruiker en de voorziening over de hulpen dienstverlening:

de

gebruiker

wordt

geïnformeerd,

heeft

adviesrecht

en

medezeggenschap. De ervaringsdeskundigheid van de gebruiker wordt aangewend en zijn mondigheid wordt versterkt en ondersteund. 

Het in overleg opstellen en schriftelijk vastleggen van de rechten en plichten van de gebruiker en de voorziening en door beide partijen ondertekend.



Het kenbaar maken aan de gebruiker hoe klachten ingediend en afgehandeld worden.



Het streven naar maatschappelijke integratie van de gebruiker.



Het niet-discrimineren van de gebruiker en het respecteren van zijn ideologische, filosofische of godsdienstige overtuigingen.



Het maken van duidelijke afspraken met de gebruiker over de omstandigheden waarin en de wijze waarop de hulpen dienstverlening beëindigd wordt.



Het nemen van maatregelen om de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker te vrijwaren.



Het doorverwijzen van de kandidaat-gebruiker indien de voorziening niet kan voorzien in de aangewezen hulpen dienstverlening.



Het actief zoeken naar samenwerking met derden indien de voorziening zelf niet kan voorzien in bepaalde behoeften van de gebruiker.

2. Toepassingsgebied 

Alle aanvragen door en voor kandidaat-gebruikers.

3. Proceseigenaar 

Sociaal assistent

48

4. Afkortingen 

DC = Dagcentrum



POP = persoonlijk ondersteuningsplan



TNW = Tehuis niet Werkenden



RVO = Reglement van orde



CG = Coördinator-Groepschef



VAPH



SA = Sociaal Assistent



TD = Technische Dienst



CRZ = Centrale Registratie Zorgvragen



UC = Urgentiecode



PG = Prioriteitengroep



NAH = Niet aangeboren hersenletsel



AH = aangeboren handicap

=

Vlaams

Agentschap

voor

Personen met een Handicap 

Zorgvrager: staat voor de persoon met een handicap en zijn sociaal netwerk



Orthoagoog:

staat

ook

voor

psycholoog 

(Kandidaat-)bewoner: staat ook voor (kandidaat-)bezoeker

5. Verwante documenten en hulpmiddelen - Aanmeldingsfiche

- Brief opvragen medische gegevens

- Exploratiechecklist

- Intakedossier

- Document ‘Eigen financiële bijdrage van de

- Opnamedossier

persoon met een handicap/ supplementen boven de

- Opnamevragenlijst

dagprijs’

- Documenten medische dienst

- Document toestemming tot opvragen (para)medische en sociale gegevens - Folder De Valier - Brochure ‘Zorgvisie & Opdrachtverklaring’ - Toestemmingsformulier registratie CRZ - Afsprakennota tussen contactpersoon en zorgvrager via de webapplicatie van de CRZ

- Ondersteuningsvragenlijst - RVO - Document uitleg afrekening - Brochure ‘Welkom in…’ - Brief voorschot - Attest van verblijf - Orbis (computerprogramma) - Document eindevaluatie

49

6. Werkwijze 6.1 Intakeprocedure WELKE MEDEWERKER IS IN WELKE FASE BETROKKEN?

Schema INTAKEPROCEDURE

1

1

Aanmeldingsfiche

Aanmelding - Exploratiechecklist - Doc. ‘Eigen financiële bijdrage…’ - Doc. toestemming opvragen van gegevens - Folder De Valier - Brochure ‘Zorgvisie en opdrachtverklaring’

-Toestemming registratie op CRZ - Afsprakennota - via webapplicatie CRZ

4

5

X

Intakegesprek

X

X

X

Dossiersamenstelling

X

Voorbereiding intaketeam

X

X

X

X

X

Intaketeam

X

X

X

X

X

Intakedossier

ja

Interne lijst

7

X

Onthaal

Contactpersoonschap CRZ

- Doc. toestemming opvragen van gegevens - Brief opvragen van gegevens

3

X

Advies & doorverwijzing

2 3 4 5 6 7

2

X

nee


X

LEGENDE begin & einde proces beslissing nemen activiteit halte nodige documenten

1 = sociaal assistent 2 = coördinator-groepschef 3 = verpleegkundige 4 = orthoagoog 5 = directeur 7 = secretariaat X = actief betrokken + = moet geïnformeerd worden

50

De intakeprocedure: De intakeprocedure start op het moment dat er zich iemand met een bepaalde zorgvraag aanmeldt en eindigt nadat die zorgvrager op de hoogte is gebracht van de beslissing van het intaketeam. 1. Aanmelding: De aanmelding is het eerste contact tussen de zorgvrager/ verwijzer en de SA waarbij er vooral, aan de hand van de aanmeldingsfiche, informatie gevraagd en informatie gegeven wordt die direct nodig is om uit te maken of de zorgvrager/ verwijzer op de juiste plaats zit. De SA baseert zich hiervoor op de opnamecriteria die in artikel 2.1 van het RVO staan beschreven. Dit contact kan zowel persoonlijk, schriftelijk als telefonisch gebeuren. Advies & doorverwijzing: Wanneer het duidelijk is dat de zorgvrager/ verwijzer niet op de juiste plaats zit, verwijst de SA de zorgvrager door naar andere organisaties. Nodige documenten: - Aanmeldingsfiche 2. Onthaal: Het onthaal is het contact dat plaatsvindt wanneer de zorgvrager zich voor het eerst persoonlijk aanbiedt bij De Valier. Vaak zal dit eerste contact met het secretariaat zijn, welke dan doorverwijst naar de SA voor het intakegesprek. Vanuit relationeel standpunt gezien is dit moment zeer doorslaggevend, want de zorgvrager doet hier een eerste – soms blijvende – indruk op over De Valier. Intakegesprek: De inhoud van het intakegesprek:  Aan de hand van de exploratiechecklist wordt de zorgvraag van de zorgvrager zo duidelijk mogelijk in kaart gebracht.  De SA bespreekt/ controleert of de zorgvrager reeds een erkenning heeft bij het VAPH en vraagt de documenten op. Als de zorgvrager over geen erkenning beschikt, helpt de SA de zorgvrager op weg om dit in orde te brengen.  De SA bespreekt het contactpersoonschap op de CRZ. (zie ook punt 3)  Aan de hand van het document ‘Eigen financiële bijdrage van de persoon met een handicap/ supplementen boven de dagprijs’ geeft de SA uitleg over de financiële kant.

51

 Om tot een gegronde beslissing te komen, is het nodig om extra documenten aan te vragen over de zorgvrager. Daarom wordt het document ‘toestemming tot opvragen (para)medische en sociale gegevens’ overlopen en ondertekend.  De SA stelt De Valier voor aan de hand van de folder De Valier en de brochure ‘zorgvisie en opdrachtverklaring’. Er kan, mits respect voor de privacy van de huidige bewoners, een rondleiding in een leefgroep van De Valier doorgaan. De SA maakt een verslag op van dit gesprek. Het intakegesprek kan zowel plaatsvinden in De Valier als in de verblijf- of leefomgeving van de zorgvrager. Op het intakegesprek is het niet noodzakelijk dat de zorgvrager mee aanwezig is, dit wordt vooraf met de aanmelder overwogen en besproken. Nodige documenten: - Exploratiechecklist - Document ‘Eigen financiële bijdrage van de persoon met een handicap/ supplementen boven de dagprijs’ - Document toestemming tot opvragen (para)medische en sociale gegevens - Folder De Valier - Brochure ‘Zorgvisie & Opdrachtverklaring’ 3. Contactpersoonschap (CRZ): In het intakegesprek wordt het contactpersoonschap op de CRZ besproken. De SA bevraagt/ kijkt na of de zorgvrager al een contactpersoon op de CRZ heeft. Er zijn vier mogelijkheden:  De zorgvrager heeft reeds een hoofdcontactpersoon en wil hem graag behouden. De SA van De Valier hoeft niks te ondernemen.  De zorgvrager heeft reeds een hoofdcontactpersoon maar stelt de vraag of de SA van De Valier het nevencontactpersoonschap op zich wil nemen. De SA overlegt dit met de hoofdcontactpersoon, welke de SA van De Valier kan aanduiden als nevencontactpersoon.  De zorgvrager heeft reeds een hoofdcontactpersoon maar stelt de vraag of de SA van De Valier het hoofdcontactpersoonschap wil overnemen. De SA van De Valier neemt contact op met de huidige hoofdcontactpersoon en indien de verandering inzake het contactpersoonschap afgesproken kan worden, wordt de wijziging via een e-mail aan de zorgregie aangevraagd. Eens de SA van De Valier is aangeduid, neemt hij contact op met de zorgvrager om een aantal administratieve zaken in orde te brengen (zie infra bij JA).

52

De zorgvrager heeft nog geen hoofdcontactpersoon. De SA van De Valier bekijkt of hij de aangewezen persoon is om het contactpersoonschap op zich te nemen. -

JA: De SA laat de zorgvrager een toestemmingsformulier voor registratie op CRZ tekenen. Zij spreken een aantal zaken af die zij in de afsprakennota officieel vastleggen. De SA meldt de zorgvrager op de webapplicatie van de CRZ aan en registreert daar zijn zorgvraag.

-

NEEN: De SA bekijkt wie een betere persoon is om het contactpersoonschap op zich te nemen en bespreekt dat met de persoon in kwestie.

Nodige documenten: - Toestemmingsformulier registratie CRZ - Afsprakennota tussen contactpersoon en zorgvrager - via de webapplicatie van de CRZ 4. Dossiersamenstelling: De verpleegkundige vraagt de medische gegevens op bij de (huis)arts van de zorgvrager. De SA verzamelt alle andere informatie (verslagen/erkenningen,…) in het intakedossier van de zorgvrager. Nodige documenten: - Document toestemming tot opvragen (para)medische en sociale gegevens - Brief opvragen medische gegevens 5. Voorbereiding intaketeam: De SA verspreidt het intakedossier naar de leden van het intaketeam: CG, verpleegkundige, orthoagoog en directeur, ter voorbereiding van het intaketeam. Iedereen neemt de informatie door met extra aandacht vanuit zijn eigen discipline. De verpleegkundige overlegt met de huisarts van De Valier. De SA plant de datum en nodigt de leden uit. Nodige documenten: - Intakedossier 6. Intaketeam: De leden van het intaketeam beslissen in overleg én op basis van alle beschikbare informatie of de zorgvrager in de toekomst opgenomen kan worden in De Valier. Hierbij wordt er rekening gehouden met de opnamecriteria. (cfr. RVO)

53

De SA coördineert deze vergadering en maakt het verslag op. Een intaketeam wordt om de twee maanden op een maandag gepland, maar gaat enkel door als er nieuwe aanmeldingen zijn. De sociale dienst geeft aan het begin van een nieuw jaar een planning door. 7. De beslissing: De SA brengt de zorgvrager binnen de 3 maanden, na het intakegesprek, van de beslissing op de hoogte. 

Bij een JA: (Interne lijst) Het intakedossier wordt bijgehouden in de voorziene kast.



Bij een NEE: (Advies en doorverwijzing) - De zorgvrager past, om één of andere reden, niet binnen de doelgroep van De Valier. De SA motiveert de beslissing en zal de zorgvrager zo goed als mogelijk adviseren/ doorverwijzen naar andere organisaties. - Het eventuele contactpersoonschap kan herbekeken worden.

54

6.2 Opnameprocedure

Schema OPNAMEPROCEDURE

WELKE MEDEWERKER IS IN WELKE FASE BETROKKEN? 1 DC

Open plaats

1

Bevraging interne transferkandidaten

2

3

4

5

6

+ X

7

8

9

X

+ X

X

X

(nieuwe) Open plaats

2 3 4

via webapplicatie CRZ

Bekendmaking open plaats

X

Aanmelden van eigen zorgvragers & Reeds gekende zorgvragers contacteren

X

5

Overlegmoment met betrokken medewerkers

Kandidatenlijst

X X X X

Nieuwe zorgvragers

Reeds gekende zorgvragers

6

intakegesprek

7 8 9 10 11

Instellings-/huisbezoek

Rondleiding in de Valier (leefgroep)

- Doc. toestemming opvragen van gegevens - Brief opvragen van gegevens

en/of

- Exploratiechecklist - Doc. ‘Eigen financiële bijdrage…’ - Doc. toestemming opvragen van gegevens - Folder De Valier - Brochure ‘Zorgvisie en opdrachtverklaring’

Dossiersamenstelling

Voorbereiding opnameteam

Opnamedossier

Opnameteam

via webapplicatie CRZ

Opnamevoorbereidingen TNW/DC

X

ja


X X X

X

X

X X X X X X

X

X X X

X

X

+

nee

Interne lijst

X

X

55

- Opnamevragenlijst - Doc. medische dienst - Ondersteuningsvragenlijst - RVO - Doc. uitleg afrekening - Doc. ‘Eigen financiële bijdrage…’ - Brochure ‘Welkom in…’

WELKE MEDEWERKER IS IN WELKE FASE BETROKKEN?

Opnamevoorbereidingen TNW 1

2

3

4

X

X

X

X

Opname

X

X

X

Integratiefase en evaluatie

X

X

+

12 13 14

Familiegesprek in de leefgroep

- Brief voorschot - via webapplicatie CRZ - Attest van Verblijf - Orbis

Document eindevaluatie

Overleg team DC

12

1

2

X

X

Overleg verantwoordelijke TD

X

Familiegesprek in het DC

X

X

Opname

X

X

Integratiefase en evaluatie

X

X

13 14

Document eindevaluatie

Definitieve opname

X

X

X

X

+

WELKE MEDEWERKER IS IN WELKE FASE BETROKKEN?

Opnamevoorbereidingen DC

- via webapplicatie CRZ - Orbis

8

Beëindiging zorgaanbod

Definitieve opname

- Opnamevragenlijst - Ondersteuningsvragenlijst - RVO - Doc. uitleg afrekening - Doc. ‘Eigen financiële bijdrage…’ - Brochure ‘Welkom in…’

7

3

4

7

X

8

9

X X

X

X

+

X

X

+

Beëindiging zorgaanbod

LEGENDE: begin & einde proces beslissing nemen activiteit halte nodige documenten

1= sociaal assistent 2= coördinator-groepschef 3= verpleegkundige 4= orthoagoog 5= directie 6= huisarts De Valier 7= secretariaat 8= leefgroepbegeleiding 9= verantwoordelijke TD X= actief betrokken += moet geïnformeerd worden

56

De opnameprocedure: De opnameprocedure start op het moment dat er een open plaats is in één van de leefgroepen en eindigt bij de evaluatie van de nieuwe bewoner wat resulteert in ofwel een definitieve opname of een beëindiging van het zorgaanbod. Open plaats In het DC wordt de theoretische bezettingsgraad gedurende het jaar regelmatig gecontroleerd door het secretariaat. Wanneer die te laag blijkt, is er een open plaats. De CG bekijkt op welke dagen het praktisch mogelijk is om een extra bezoeker op te vangen. Deze informatie wordt door de CG teruggekoppeld naar de SA. 1. Bevraging interne transferkandidaten: De bevraging gebeurt door de CG, orthoagoog en leefgroepbegeleiding. In artikel 8d van het RVO staat beschreven hoe de bevraging gebeurt: “De Valier kiest de leefgroep waarin de gebruiker opgenomen wordt.

Alhoewel in principe

gestreefd wordt naar continuïteit in de verblijfsvoorwaarden, kan een gebruiker van leefgroep veranderen. Bij interne mutatie neemt De Valier uiteindelijk de definitieve beslissing na samenspraak met de gebruiker en/of zijn/haar wettelijk vertegenwoordiger én met de gebruikersraad. Bij dit overleg zal de zorgvraag van de bewoner steeds het uitgangspunt zijn.” De SA wordt op de hoogte gehouden. 2. Bekendmaking open plaats: De SA maakt, in overleg met de CG, op de webapplicatie van de CRZ bekend dat er een open plaats is. Er wordt een termijn bepaald waarbinnen de zorgvragers tijd hebben om zich aan te melden. We houden rekening met een opgelegd minimum van vijf werkdagen (tien werkdagen tijdens verlofperiodes). Nodige documenten: - via de webapplicatie van de CRZ 3. Aanmelden van zorgvragers: De SA meldt eigen zorgvragers aan en contacteert eventueel (de contactpersoon van) reeds gekende zorgvragers (interne lijst) die passen binnen de leefgroep, zodat zij de kans krijgen om zich aan te melden op de kandidatenlijst. 4. Kandidatenlijst: De lijst met zorgvragers op de CRZ wordt door de SA na de afsluitdatum geconsulteerd.

57

De SA selecteert een aantal zorgvragers en vraagt van hen informatie ((para)medisch/sociaal) op via de contactpersoon, via de instelling waar de zorgvrager verblijft of langs familieleden. Bij deze eerste selectie wordt er rekening gehouden met de richtlijnen van de zorgregie. 5. Overlegmoment met betrokken medewerkers: De SA, CG, verpleegkundige en orthoagoog lezen de beschikbare informatie. Bij deze tweede selectie wordt er een beoordeling gemaakt welke zorgvragers geschikt zijn voor de open plaats in kwestie. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de reeds gekende zorgvragers en de nieuwe zorgvragers. Vanaf dit moment in de procedure benoemen we de zorgvrager, “kandidaat-bewoner”. 7.

Instellings- of huisbezoek:

Er volgt een instellings- /huisbezoek (verblijfplaats kandidaat-bewoner), gepland door de SA. De kandidaat-bewoner is hierbij aanwezig alsook de SA en CG. Indien we het zinvol achten (bv. bij een gevoelig thema), is het mogelijk dat we ook een gesprek vragen waar de kandidaat-bewoner niet bij aanwezig is. Dit gaat dan bij voorkeur door voor of na het gesprek mèt de kandidaatbewoner. - Aan de hand van de exploratiechecklist wordt de zorgvraag van de zorgvrager zo duidelijk mogelijk in kaart gebracht. - De SA geeft aan de hand van het document ‘Eigen financiële bijdrage van de persoon met een handicap/ supplementen boven de dagprijs’ uitleg over de financiële kant. - Om tot een gegronde beslissing te komen, is het nodig om extra documenten aan te vragen over de zorgvrager. Daarom wordt het document ‘toestemming tot opvragen (para)medische en sociale gegevens’ overlopen en ondertekend. - Bij het eerste gesprek met een nieuwe zorgvrager (6. Intakegesprek) maakt de SA extra tijd vrij om De Valier voor te stellen aan de hand van de folder De Valier en de brochure ‘zorgvisie en opdrachtverklaring’.

58

Rondleiding in De Valier: Eventueel kan er, mits respect voor de privacy van de huidige bewoners, met de kandidaatbewoner een kennismakingsbezoek in de leefgroep doorgaan. De SA maakt telkens een verslag op. Nodige documenten: - Exploratiechecklist - Document ‘Eigen financiële bijdrage van de persoon met een handicap/ supplementen boven de dagprijs’ - Document tot toestemming opvragen (para)medische en sociale gegevens - Folder De Valier - Brochure ‘zorgvisie en opdrachtverklaring’ 8. Dossiersamenstelling: De verpleegkundige vraagt de medische gegevens op bij de (huis)arts van de kandidaat-bewoner. De SA verzamelt alle andere informatie (verslagen/ erkenningen…) in het opnamedossier van de kandidaat-bewoner. Nodige documenten: - Document tot toestemming opvragen (para)medische en sociale gegevens - Brief opvragen medische gegevens 9. Voorbereiding opnameteam: De SA verspreidt het opnamedossier naar de leden van het opnameteam: CG, verpleegkundige, orthoagoog en directeur, ter voorbereiding van het opnameteam. Iedereen neemt de informatie door met extra aandacht voor zijn eigen discipline. De verpleegkundige overlegt met de huisarts van De Valier. Bij een open plaats in het DC bevraagt de SA bij de verantwoordelijke van de technische dienst of het mogelijk is om de kandidaat-bezoeker in te schakelen in het vervoerschema zodat die met de busjes van De Valier kan opgehaald worden. De SA plant een datum voor het opnameteam en nodigt de leden uit. Nodige documenten: - Opnamedossier 10.Opnameteam:

59

De leden van het opnameteam beslissen in overleg én op basis van alle beschikbare informatie, wie de nieuwe bewoner wordt. Bij deze beslissing wordt er rekening gehouden met de opnamecriteria. (cfr. RVO) Er kan bij twijfel over de draagkracht van de leefgroepbegeleiding beslist worden dat de proefperiode van doorgaans 6 maand wordt verlengd. Bij het DC is het mogelijk dat, bij twijfel, er één of meerdere proefdagen worden georganiseerd vooraleer er een definitieve beslissing wordt genomen. Er wordt eventueel een reservekandidaat aangeduid. Het kan ook zijn dat er geen geschikte kandidaten zijn, dan keren we terug naar puntje 2 of 5 van deze procedure. De SA coördineert het opnameteam en maakt het verslag op. 11.De beslissing: - De SA brengt alle besproken kandidaat-bewoners van de beslissing op de hoogte. 

Bij een JA:

De SA neemt contact op met de kandidaat-bewoner om met de opnamevoorbereidingen te starten. Hij gaat wel eerst na of er nog steeds een zorgvraag is. (Mogelijks is de kandidaatbewoner ondertussen al elders opgenomen.) Als er geen zorgvraag meer is en er tijdens het opnameteam geen reservekandidaat werd aangeduid, kan er teruggegaan worden naar puntje 2 of 5 van deze procedure. 

Bij een NEE:

Er zijn twee mogelijkheden: *Interne lijst: De kandidaat-bewoner werd niet gekozen maar past wel binnen de doelgroep van De Valier. Het opnamedossier wordt bijgehouden in de voorziene kast. *Advies & doorverwijzing: De kandidaat-bewoner past, om één of andere reden, niet binnen de doelgroep van De Valier. De SA motiveert de beslissing en zal de zorgvrager zo goed als mogelijk adviseren/ doorverwijzen naar andere organisaties. Het eventuele contactpersoonschap kan herbekeken worden. - De SA sluit de open plaats op de webapplicatie van de CRZ af, hij duidt de gekozen kandidaat aan op de kandidatenlijst. Wanneer er geen geschikte kandidaten zijn, duidt de SA het vinkje “Afsluiten wegens niet passende profielen” aan. - De directeur brengt de Raad van Bestuur op de hoogte van de beslissing. Nodige documenten: - via de webapplicatie van de CRZ

60

Vanaf de opnamevoorbereidingen maken we een onderscheid in de gang van zaken bij onze Tehuis niet-Werkenden (TNW) en het dagcentrum (DC):

TNW 12.Familiegesprek in de leefgroep: De SA maakt met de nieuwe bewoner en zijn vertrouwenspersoon een afspraak om de nodige opnamevoorbereidingen in orde te brengen. Hierbij zijn, volgens relevantie van het besproken thema, aanwezig: SA, CG, verpleegkundige, orthoagoog en de leefgroepbegeleiding. De inhoud van dit overleg: -

Overlopen van de sociale gegevens (met opnamevragenlijst)

-

De verpleegkundige geeft een uitleg over de werking van de medische dienst en geeft een aantal documenten (in te vullen medicatiefiche, info rond inentingen, info rond het incontinentiemateriaal…) mee.

-

De leefgroepbegeleiding, orthoagoog en CG overlopen de ondersteuningsvragenlijst (als aanzet tot een POP).

-

De SA geeft uitleg over het RVO en protocol van verblijf informatie over klachtenbehandeling documenten privacy de afrekening

-

De opnamedatum wordt afgesproken.

Er kan eveneens een rondleiding in de leefgroep, slaapkamer, kennismaking met de andere bewoners… plaatsvinden. De brochure ‘Welkom in…’ wordt meegegeven. Nodige documenten: - Opnamevragenlijst - Documenten medische dienst - Ondersteuningsvragenlijst - RVO - Document uitleg afrekening - Document ‘Eigen financiële bijdrage van de persoon met een handicap/ supplementen boven de dagprijs’. - Brochure ‘Welkom in…’ 13.Opname: Op de dag van opname ontvangt de SA, CG en de begeleiding de nieuwe bewoner in zijn leefgroep. - De SA bezorgt de bewoner een brief waarin er gevraagd wordt om een voorschot te storten.

61

- Wanneer de SA contactpersoon is voor deze bewoner, beëindigt de SA de zorgvraag op de webapplicatie van de CRZ. - De SA stuurt een attest van verblijf op naar het FOD Sociale Zekerheid. - De SA meldt aan het secretariaat dat er een nieuwe bewoner is opgenomen en zij schrijven de bewoner in met het programma Orbis. De adressen van familieleden worden ook doorgegeven aan het secretariaat. Nodige documenten: - Brief voorschot - via de webapplicatie van de CRZ - Attest van verblijf - Orbis 14.Integratiefase en evaluatie: De proefperiode duurt doorgaans 6 maanden, tenzij dit anders werd beslist op het opnameteam. De bewoner wordt tijdens deze periode intens geobserveerd en opgevolgd. Tussentijdse evaluaties kunnen op vraag van De Valier of de bewoner steeds plaatsvinden. Eindevaluatie: De proeftijd resulteert in een bespreking met de vertrouwenspersoon en/of de bewoner tijdens een eindevaluatie waarbij de verschillende domeinen vanuit het POP worden geëvalueerd. De SA vermeldt de datum van deze evaluaties in het sociaal dossier. De evaluaties zelf worden door de CG gepland en gecoördineerd. Er wordt dan ook bekeken welke de relevante personen (ortho, leefgroepbegeleiding, SA…) zijn om deel te nemen aan het gesprek. Definitieve opname: Bij een positieve evaluatie, is er sprake van een definitieve opname van de bewoner. Beëindiging zorgaanbod: Indien er besloten wordt om het zorgaanbod te beëindigen, gebeurt dit volgens procedure 4.6.4. Gesprek met SA: de SA belt (de vertrouwenspersoon van) de bewoner op ter afronding van de proeftijd. Hierbij wordt er de mogelijkheid gegeven tot feedback. Dit telefoongesprek kan eventueel leiden tot een persoonlijk gesprek.

62

Nodige documenten: - Document eindevaluatie

DC 12.Opnamevoorbereidingen De SA gaat in overleg met het DC, verantwoordelijke TD en de nieuwe bezoeker. Tussen deze partijen worden een aantal zaken afgestemd. Overleg team DC: - voorstelling van de nieuwe bezoeker: De SA geeft uitleg over de sociale gebeurtenissen (life-eventlijn) en de sociale omkadering van de nieuwe bezoeker. De CG en orthoagoog brieft het team rond de ondersteuning waar de nieuwe bezoeker nood aan heeft. - De CG, orthoagoog en leefgroepbegeleiding maken een definitieve beslissing over het aantal dagen dat de nieuwe bezoeker per week kan komen. - De opnamedatum wordt besproken. Er wordt bekeken wanneer, voor het DC, het beste lukt om de nieuwe bezoeker te laten starten. Overleg verantwoordelijke TD - De SA geeft de aantal dagen per week door dat de nieuwe bezoeker zal komen. De verantwoordelijke past daaraan het vervoerschema aan. - De opnamedatum wordt besproken. Er wordt bekeken wanneer, voor het vervoer, het beste lukt om te starten. De SA neemt telefonisch contact op met de nieuwe bezoeker: - De SA stelt een opnamedatum voor. Er wordt bekeken of de voorgestelde datum lukt voor de nieuwe bezoeker. - Er wordt een afspraak gemaakt voor een familiegesprek in het DC. Familiegesprek in het DC Hierbij zijn aanwezig: nieuwe bezoeker, vertrouwenspersoon, SA en CG De inhoud van dit overleg: - De SA overloopt de sociale gegevens (met opnamevragenlijst) - De orthoagoog en CG overlopen de ondersteuningsvragenlijst (als aanzet tot een POP), dit wordt nadien teruggekoppeld naar de leefgroepbegeleiding. - De SA geeft uitleg over het RVO en protocol van verblijf informatie over klachtenbehandeling

63

documenten privacy de afrekening Er kan eveneens een kennismaking met de andere bezoekers plaatsvinden. Nodige documenten: - Opnamevragenlijst - Ondersteuningsvragenlijst - RVO - Document uitleg afrekening - Document ‘Eigen financiële bijdrage van de persoon met een handicap/ supplementen boven de dagprijs’. - Brochure ‘Welkom in…’ 13.Opname: Op de dag van opname ontvangt de begeleiding de nieuwe bezoeker in het dagcentrum. De SA en CG proberen in de loop van die eerste dag ook langs te komen om de nieuwe bezoeker te verwelkomen. - Wanneer de SA contactpersoon is voor de nieuwe bezoeker, beëindigt de SA de zorgvraag op de webapplicatie van de CRZ. - De SA meldt aan het secretariaat dat er een nieuwe bezoeker is opgenomen en zij schrijven de bezoeker in met het programma Orbis. De adressen van familieleden worden ook doorgegeven aan het secretariaat. Nodige documenten: - via de webapplicatie van de CRZ - Orbis 14.Integratiefase en evaluatie: De proefperiode duurt doorgaans 6 maanden, tenzij dit anders werd beslist op het opnameteam. De bezoeker wordt tijdens deze periode intens geobserveerd en opgevolgd. Tussentijdse evaluaties kunnen op vraag van de voorziening of de bezoeker steeds plaatsvinden. Eindevaluatie met CG, orthoagoog, persoonlijke begeleider en SA: De

proefperiode

resulteert

in

een

bespreking

met

de

bezoeker

en

diens

vertrouwenspersoon tijdens een eindevaluatie waarbij de verschillende domeinen vanuit het POP worden geëvalueerd.

64

De SA vermeldt de datum van deze evaluaties in het sociaal dossier. De evaluaties zelf worden door de CG gepland en gecoördineerd. Er wordt dan ook bekeken welke de relevante personen (ortho, leefgroepbegeleiding, SA…) zijn om deel te nemen aan het gesprek. Definitieve opname: Bij een positieve evaluatie, is er sprake van een definitieve opname van de bewoner. Beëindiging zorgaanbod: Indien er besloten wordt om het zorgaanbod te beëindigen, gebeurt dit volgens procedure 4.6.4. Nodige documenten: - Document eindevaluatie

7. Registraties Registratie

Wie?

Intakedossiers

SA

Opnamedossiers

SA

Vragenlijst tot opname

Indexering

Bewaartermijn

Sociaal dossier per

5 jaar na

aanmelding

afsluitdatum

Sociaal dossier per aanmelding

 SA

 Sociaal dossier

 Verpleegkundige

 Medisch dossier

 CG

 Pedagogisch dossier

Zolang de persoon in De Valier verblijft

Reglement van orde en protocol

SA

Per huis in map

CG

Pedagogisch dossier

van verblijf Verslagen eindevaluatie Verslagen Raad van Bestuur

Directeur

Verslagmap ‘Raad van Bestuur’ op datum

2 jaar

5 jaar

65

Procedure 4.6.2 Het opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het persoonlijk ondersteuningsplan Versie: 4 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - het voorzien van overleg tussen de gebruiker en de voorziening over de hulpen dienstverlening: informatierecht, adviesrecht, medezeggenschap van de gebruiker, aanwenden van de ervaringsdeskundigheid van de gebruiker en het ondersteunen en versterken van de mondigheid van de gebruiker. - het schriftelijk vastleggen van de rechten en plichten van de gebruiker en de voorziening. - het aanbieden van hulpen dienstverlening op maat van de gebruiker: de voorziening heeft kennis van de behoefte aan hulpen dienstverlening, werkt geïndividualiseerd, bevordert de zelfstandigheid, het zelfbeschikkingsrecht en de keuzevrijheid van de gebruiker en past de persoonlijke ondersteuningsplannen flexibel aan aan de zich wijzigende behoeften. - het streven naar maatschappelijke integratie van de gebruiker. - het niet-discrimineren van de gebruiker en het respecteren van zijn ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging. - het nemen van maatregelen om de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker te vrijwaren. - het plannen en beschrijven van de hulpen dienstverlening in overleg met de gebruiker. - het uitvoeren, periodiek evalueren, bijsturen en registreren van de hulpen dienstverlening. - het bevorderen van de interdisciplinaire werking. - het actief zoeken naar samenwerking met derden indien de voorziening zelf niet kan voorzien in bepaalde behoeften van de gebruiker. - het zorgen voor een soepele overgang tussen de verschillende vormen van de hulpen dienstverlening binnen haar eigen werking. - het waarborgen van een verantwoorde overdracht van relevante informatie met betrekking tot de hulpen dienstverlening in overleg met de gebruiker. 2. Proceseigenaars: Orthoagoog 3. Gebruikte afkortingen: POP = persoonlijk ondersteuningsplan NAH = niet-aangeboren hersenletsel PB = persoonlijke begeleider DC = dagcentrum HB = hoofdbegeleider CG = coördinator-groepschef 4. Verwante documenten en hulpmiddelen: 66

- Zorgplan Valier I - Methodiek model van Van Belle-Kusse - Taakomschrijving PB - Methodiek ‘Essential Lifestyle Planning’ - Methodiek ‘Persoonlijke Toekomstplanning’ - Voorbereidend document activiteitenbegeleiders - Werkdocument POP 5. Werkwijze a) Voorbereiding - De HB (rest Valier) of CG (DC) plant de data waarop de persoonlijke ondersteuningsplannen besproken worden. Elke bewoner/bezoeker komt minimum om de 2 jaar aan bod. - De ortho neemt voor elk POP contact op met de betrokken PB om afspraken te maken rond het te volgen proces. De ortho is ook steeds bereikbaar voor de PB om beroep op te doen bij vragen, onduidelijkheden,… rond het POP. - Wat betreft de participatie van activiteitenbegeleiders aan het opstellen van het POP: de CG brengt alle betrokken activiteitenbegeleiders rond één bewoners samen en bespreekt met hen de POP. b) Bespreking en verslag - Bij de bespreking van het POP zijn steeds aanwezig: de PB, de HB, de CG en de ortho. Daarnaast kunnen ook aanwezig zijn: bij voorkeur de betrokken persoon en zijn directe familie/omgeving, teamleden, activiteitenbegeleiders, therapeuten, maatschappelijk assistent, verpleegkundige, dokter, directie. Afhankelijk van de zorgvraag of problematiek kunnen bovenstaande partijen gevraagd worden gedeeltelijk of volledig te participeren aan de bespreking. - De ortho leidt de vergadering. - Na de beeldvorming volgt telkens een actieplan, waarin doelstellingen –op korte en/of lange termijn– geformuleerd worden. - Indien blijkt dat aan een (gedeelte van) de zorgvraag niet kan voldaan worden binnen ‘De Valier’, wordt er gezocht naar samenwerking met derden (sociaal netwerk, andere dienstverleningscentra,…). - Het uitschrijven van het POP gebeurt door de PB. De opvolging hiervan door de ortho. - Aan familie/omgeving welke niet betrokken was bij de bespreking, wordt op vraag een verslag aangeboden. Ze worden uitgenodigd voor een nabespreking, waarbij zij de gelegenheid krijgen bedenkingen, aanvullingen,… toe te voegen aan het verslag. Bij deze nabespreking zijn de PB en de CG aanwezig. Tevens wordt steeds bekeken of het zinvol is de betrokken persoon te laten deelnemen. 6. Opmaak eerste POP - De CG of PB (als deze reeds gekend is) stelt op basis van de intake-gegevens een eerste POP op. Daar werkt de PB dan verder mee. - Bij een nieuwe bewoner of bezoeker vindt er na de proefperiode van 6 maanden een eerste 67

evaluatie plaats, om na te gaan in hoeverre de betrokken partijen tevreden zijn met de plaatsing. Indien dit het geval is, dan worden tijdens deze bijeenkomst reeds een aantal werkdoelen gedefinieerd. Zes maanden na deze evaluatie wordt dan het eerste volledige persoonlijk ondersteuningsplan opgesteld, o.a. in functie van een herevaluatie van de reeds vooropgestelde werkdoelen. 7. Verder verloop - In het POP wordt bij de doelstellingen en afspraken steeds vermeld wie wanneer zorgt voor de uitvoering ervan. - Er worden data (minimum jaarlijks) vooropgesteld om de uitgevoerde doelstellingen en afspraken te evalueren. - De HB plant de evaluatiemomenten, behalve in het DC waar de CG dit plant, en de PB zorgt voor het naleven van de gemaakte afspraken. De orthoagoog en de HB volgen dit proces op. - Iedereen van het personeel, de bewoner en/of zijn vertegenwoordiger kunnen het initiatief nemen om het POP te evalueren en bij te sturen. Er wordt terdege rekening gehouden met het advies van de bewoners of hun vertegenwoordigers en eventuele andere belangrijke derden. - De persoonlijke begeleider schrijft de verslagen van al de evaluatiemomenten en de eventueel daaruit voortvloeiende veranderde doelstellingen uit en voegt deze na bespreking op een teamvergadering toe aan het actieluik van het POP. In onderling overleg kan dit ook door iemand anders gebeuren. - Indien wij er niet in slagen bepaalde afspraken en doelstellingen te realiseren, gaan we actief op zoek naar samenwerking met derden (bv. andere dienstverleningscentra, vrijwilligers,...). 8. Registraties Registratie

Wie?

Indexering

POP

Ortho-agoog

Pedagogisch dossier

Bewaartermijn Voorlaatste versie wordt bewaard

68

Procedure 4.6.3 Het beëindigen van de hu1p- en dienstverlening Versie: 2 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - het voorzien van overleg tussen de voorziening en de gebruiker over het beëindigen van de hulpen dienstverlening. - het beëindigen van de hulpen dienstverlening op maat van de gebruiker: registreren van wensen, behoeften en mogelijkheden van de gebruiker, rekening houden met de individuele wensen, behoeften en mogelijkheden van de gebruiker en het nemen van maatregelen om onze communicatie af te stemmen op de eigenheid van de gebruiker. - het streven naar maatschappelijke integratie van de gebruiker. - het niet-discrimineren van de gebruiker op basis van ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging. - het nemen van maatregelen om de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker te vrijwaren. - het actief zoeken naar alternatieven en het streven naar een soepele overgang bij doorverwijzing. - het maken van duidelijke afspraken over de wijze waarop de hulpen dienstverlening beëindigd wordt. - het waarborgen van een verantwoorde overdracht van relevante informatie met betrekking tot de hulpen dienstverlening in overleg met de gebruiker. 2. Proceseigenaar Maatschappelijk assistent 3. Toepassingsgebied Alle vormen van beëindigen van de hulpen dienstverlening 4. Verwante documenten en hulpmiddelen - Sociaal dossier - Medisch dossier - Pedagogisch dossier - Reglement van orde en Protocol van verblijf - Praktische fiche bij overlijden van een bewoner (noodmap) - Visie rond ziekenhuisopname, overlijden, opbaren, begraven en nazorg in ‘De Valier’ 5. Werkwijze a) Aanleidingen voor het beëindigen van de hulpen dienstverlening - het overlijden van de gebruiker. - de gebruiker neemt het initiatief om vrijwillig te vertrekken. 69

- tijdens de proefperiode van 6 maanden blijkt dat de voorziening onvoldoende zorgantwoord kan bieden op de vragen van de gebruiker of blijkt dat de gebruiker zijn verplichtingen, vastgesteld in het Reglement van orde en Protocol van verblijf, niet nakomt. - ‘De Valier’ verbindt zich ertoe de gebruiker niet te ontslaan, tenzij * bij overmacht. *om redenen voortvloeiende uit de beslissing tot tenlasteneming door de provinciale afdeling van het Vlaams Agentschap, op basis van het advies van het integratieprotocol van de PEC. * wanneer de gebruiker niet meer beantwoordt aan de bijzondere opnamevoorwaarden, zoals bepaald in punt 2.1 van het Reglement van orde. * wanneer de lichamelijke en/of geestelijke toestand van de gebruiker zoals die bestond de dag na de proefperiode, dermate gewijzigd is dat het zorgaanbod van ‘De Valier’ niet meer kan beantwoorden aan de noden en zorgvragen van de gebruiker. * bij het systematisch niet nakomen door de gebruiker van de in het Reglement van Orde en Protocol van verblijf vastgestelde verplichtingen. b) Werkwijze bij opzegging door één van beide partijen Elk ontslag verloopt volgens volgende procedure: - bij eenzijdige opzegging door 1 van beide partijen, dient rekening gehouden te worden met een opzeggingstermijn van minstens 3 maanden, tenzij in wederzijds akkoord een andere termijn wordt overeengekomen. - bij opzegging door één van beide partijen, gaat ‘De Valier’ in dialoog met de gebruiker omtrent de redenen van de opzegging. - de opzegging gebeurt schriftelijk. - wanneer de vastgestelde of overeengekomen opzegtermijn niet gerespecteerd wordt door één van beide partijen, kan van de in gebreke gestelde partij een verbrekingsvergoeding gevorderd worden. - bij ontslag door ‘De Valier’ verbindt ‘De Valier’ er zich toe mee te werken bij het zoeken naar een andere aangepaste voorziening. De maatschappelijk assistent bespreekt de keuzemogelijkheden met de gebruiker en organiseert indien gewenst bezoeken aan andere voorzieningen samen met de gebruiker. - nadat een keuze gemaakt werd, organiseert de maatschappelijk assistent een afrondend gesprek met de gebruiker, en coördineert ze de overdracht met de nieuwe voorziening. Er wordt een dossier naar de nieuwe voorziening doorgestuurd. c) Werkwijze bij overlijden - de stappen die dienen gezet te worden bij het constateren ‘van een overlijden, staan beschreven in de “praktische fiche bij overlijden van een bewoner”. - de ouders of wettelijk vertegenwoordigers worden, wat de schikkingen en de regeling van de uitvaart betreft, als uiteindelijke verantwoordelijke erkend. Ze hebben de vrijheid alles met betrekking tot de uitvaart zelf te regelen. Voor wat de regeling en uitwerking van het opbaren en de uitvaart betreft, kan men altijd beroep doen op ‘De Valier’, zoals beschreven in deel 3 en 4 van onze visie. - de kosten van de uitvaart worden gedragen door de erfgenamen. - er wordt een inventaris gemaakt van de inboedel van de kamer van de overledene, dit gebeurt door twee personeelsleden, hiertoe nemen zij sowieso ook (digitale) foto’s. - het protocol van verblijf eindigt de 7de dag na het overlijden. Binnen deze termijn dient de 70

kamer voor wat persoonlijke bezittingen betreft te zijn ontruimd. Indien dit niet het geval is, kan een aangestelde door ‘De Valier’ dit doen. De kosten die hieruit voortvloeien zijn ten laste van de erfgenamen of wettelijke vertegenwoordiger. - ook aan de nazorg wordt aandacht besteed (huisbezoeken, …), zoals beschreven wordt in deel 5 van de visie. 6. Registraties De verslagen met betrekking tot het beëindigen van de hulpen dienstverlening worden 5 jaar bewaard op datum door de maatschappelijk assistent.

71

Procedure 4.6.4 Het organiseren van collectief overleg Versie: 2 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - het voorzien van overleg tussen de gebruiker en de voorziening op collectiefvlak: de gebruiker heeft zowel informatierecht, adviesrecht als medezeggenschap t.a.v. de voorziening. De voorziening maakt gebruik van de ervaringsdeskundigheid van de gebruiker en versterkt zijn mondigheid. De voorziening heeft een antwoordplicht t.a.v. de gebruiker inzake alle gelegenheden die de verhouding voorziening-gebruiker aangaan. - het schriftelijk vastleggen van de wederzijdse rechten en plichten van de gebruiker op collectief vlak - het afstemmen van de gebouwen, inrichting en uitrusting op de eigenheid van de gebruiker - het afstemmen van de communicatie op collectief vlak op de eigenheid van de gebruiker - het voorzien van overleg over de procedure voor het afhandelen van klachten van de gebruikers - het nemen van maatregelen om de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker te vrijwaren 2. Toepassingsgebied Alle vormen van collectief overleg met de gebruiker met betrekking tot de hulpen dienstverlening 3. Verwante documenten en hulpmiddelen - het Reglement van Orde en Protocol van Verblijf - akkoord tussen de gebruikersraad & ‘De Valier’ 4. Werkwijze a) De Gebruikersraad - De samenstelling, werking en frequentie van vergaderen van de gebruikersraad wordt beschreven in het ‘Reglement van orde en protocol van verblijf. - De rechten en plichten tussen ‘De Valier’ en de gebruikersraad zijn opgenomen in het Reglement van Orde en Protocol van Verblijf (werd door elke gebruiker gehandtekend (zie procedure 4.6.1)). - ‘De Valier’ heeft 2 erkenningen en voor elk van deze erkenningen bestaat een gebruikersraad. - Elke gebruikersraad telt minstens 3 leden. Voor de eerste erkenning bestaan de leden uit de wettelijk vertegenwoordigers van bewoners van Valier I,II en III en Huis Eygen. Ook de directeur en de maatschappelijk assistent zetelen in deze vergadering. Voor de tweede erkenning bestaan de leden uit 3 bezoekers van het Dagcentrum en de maatschappelijk assistent. - De gebruikersraden vergaderen minstens 3 X per jaar. - De verslaggeving van de vergadering gebeurt voor de gebruikersraad van Valier I, II en III en Huis Eygen door de maatschappelijk assistent, en voor de gebruikersraad van het dagcentrum door een bezoeker en/of maatschappelijk assistent. - De samenstelling, verkiezing, mogelijke agendapunten, kortom de werking van de gebruikersraden wordt beschreven in het schriftelijk akkoord tussen de respectievelijke gebruikersraden enerzijds en ‘De Valier’ anderzijds. 72

- Klachten betreffende het niet naleven van de bepalingen omtrent de gebruikersraad worden schriftelijk meegedeeld aan de leidende ambtenaar van het Vlaams Agentschap. - Op de stafvergadering brengt de directeur of de maatschappelijk assistent verslag uit van de besproken agendapunten. b) De Algemene Vergadering - De Algemene Vergadering heeft als opdracht het benoemen en ontslaan van de bestuurders, de goedkeuring van de balans, van de begroting en van het werkingsverslag, het toezicht houden op de financies en de kwijting van de bestuurders. c) De AlgemenAlgemene OuderFamilievergadering - Jaarlijks is er een Algemene Oudervergadering voor alle bewoners en bezoekers van ‘De Valier’ en hun familie. Hier ligt de klemtoon op ruimte voor contacten tussen de ouders onderling en individuele contacten met het personeel. - Er wordt telkens een financieel jaaroverzicht gegeven door de directeur. De bewoners en hun familie krijgen de gelegenheid tot het stellen van vragen en geven van bedenkingen. - Een inhoudelijk thema in verband met de werking van ‘De Valier’ kan verduidelijkt worden. d) Het Oudercomité - Op de Algemene FamilieVvergadering (cf. punt b supra) stellen de nieuwe leden voor het oudercomité zich vrijwillig kandidaat. - De directeur en de maatschappelijk assistent nemen actief deel aan de vergadering van het oudercomité. - Het oudercomité vergadert minimum. 2 xX per jaar. - De onderwerpen die aan bod komen draaien in hoofdzaak rond feesten die worden georganiseerd (de jaarlijkse barbecue). - De agenda wordt opgesteld door de maatschappelijk assistent in samenspraak met de ouders. e) De OudervFamilieergadering samenkomst per team - Jaarlijks wordt er een ouderfamilievergadering per team georganiseerd, indien hiervoor voldoende geïnteresseerde ouders zijn. - Hierbij ligt de klemtoon op de mogelijkheid tot het uitwisselen van informatie en informele contacten tussen de bewoners en hun familie enerzijds en de begeleiders en de coördinatorgroepschef anderzijds. Invoegen: praatgroep familie NAH

f) De Bewonersvergaderingen - De leefgroepen binnen ‘De Valier’ zijn erg heterogeen. In sommige leefgroepen kan op verbale manier vergaderd worden, in andere met visuele ondersteuning en in nog andere blijkt vergaderen niet mogelijk. - De leefgroepen die wel bewonersvergaderingen organiseren (leefgroep 2,5,6, Huis en DC 73

Eygen) doen dit minimum 4 maal per jaar. Hierbij zijn telkens 1 of 2 begeleiders aanwezig. Indien haalbaar maakt een bewoner het verslag, zoniet een begeleider. De aanwezigheid van de bewoners is vrijblijvend. Wel kan aan nieuwe bewoners gevraagd worden 4x deel te nemen. Daarna kan de bewoner zelf beslissen al dan niet aan de vergaderingen deel te nemen. - Mogelijke agendapunten zijn: punten aangebracht door de bewoners, mededelingen vanuit de begeleiding, vragen vanuit de begeleiding naar de bewoners (bv. vakantiebestemmingen, voorkeurmenu’s), bespreking van het weekprogramma. - Beslissingsbevoegdheid: * elk onderwerp dat aangehaald wordt, elke vraag die gesteld wordt, wordt door de begeleiding ernstig genomen: er kunnen dus geen agendapunten zomaar afgevoerd worden. * elke vraag krijgt een antwoord. Indien de begeleider onmiddellijk zelf een antwoord kan geven, en de bewoner is hiermee tevreden, wordt dit in het verslag genoteerd en is de zaak afgerond. Vragen waarop door de aanwezige begeleider niet onmiddellijk kan geantwoord worden of beslissingen die bewoners wensen te nemen, worden besproken op een teamvergadering. De begeleider die aanwezig was op de teamverbewonersvergadering is hiervoor verantwoordelijk. Indien op de teamvergadering blijkt dat de vraag de bevoegdheid van de teamvergadering overstijgt, zorgt de coördinator-groepschef ervoor dat de vraag besproken wordt op een stafvergadering. Ten laatste op de volgende bewonersvergadering krijgen de bewoners een antwoord of wordt er uitgelegd waarom er nog geen antwoord gegeven kan worden. Indien de bewoner(s) niet tevreden zijn met hun antwoord, wordt de procedure nog eenmaal doorlopen. Indien de ontevredenheid blijft, wordt de klachtenprocedure opgestart. 5. Registraties

Registratie

Wie?

Indexering

Bewaartermijn

Verslagen Gebruikersraad Maatschappelijk Valier I, II en III en Huis assistent Eygen

Op datum in map bij maatschappelijk assistent

3 jaar

Verslagen Gebruikersraad Maatschappelijk DC Eygen assistent

Op datum in map bij maatschappelijk assistent

3 jaar

Verslagen Algemene Vergadering

Secretaris

Op datum

5 jaar

Maatschappelijk assistent Maatschappelijk assistent Begeleiders (Huis Eygen: bewoner)

Op datum in map bij maatschappelijk assistent Op datum in map bij maatschappelijk assistent

Verslagen Oudercomité Uitnodigingen algemene familievergadering Bewonersvergaderingen

Op datum per leefgroep

3 jaar 3 jaar 3 jaar

74

Procedure 4.6.5 Het toetsen van de tevredenheid van de gebruikers Versie: 4 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - het overleggen met en advies vragen aan de gebruikers - het garanderen van medezeggenschap van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening - het ondersteunen en versterken van de mondigheid van de gebruiker - het afstemmen van de communicatie op de eigenheid van de gebruiker - het periodiek peilen naar de tevredenheid van de gebruikers 2. Gebruikte afkortingen: PB = persoonlijke begeleider 3. Toepassingsgebied Alle hulpen dienstverlening die betrekking heeft op de gebruiker 4. Verwante documenten en hulpmiddelen - schema’s van de persoonlijke ondersteuningsplannen - tevredenheidsenquête - kwaliteitsplanning 5. Werkwijze a) Het toetsen van de tevredenheid bij de bewoners - De persoonlijke ondersteuningsplannen: tijdens de persoonlijke ondersteuningsplannen worden geluk/tevredenheid/wensen van de bewoner expliciet besproken (zie procedures 4.6.2 en 4.6.3). - Voor een uitgebreidere weergave van de manier waarop de bewoners/bezoekers expliciet betrokken worden in het vorm geven van hun eigen leven, zie het referentiekader betrokkenheid op pagina’s 22-23 boven. - De taken van de persoonlijke begeleider: * Elke bewoner heeft een persoonlijke begeleider. Aangezien onze bewoners vaak niet verbaal zijn, wordt van de PB in eerste instantie verwacht alert te zijn voor kleine subtiele signalen. Met deze signalen houdt de PB rekening in zijn individuele begeleidingen, hij brengt ze ter sprake tijdens teamvergaderingen en verwerkt ze in de persoonlijke ondersteuningsplannen. * De rol van de PB bij het opstellen, evalueren en bijsturen van de persoonlijke ondersteuningsplannen, wordt beschreven in de procedures 4.6.2 en 4.6.3. * De PB fungeert als aanspreekbare figuur naar andere disciplines (bv. therapeuten) en naar de 75

ouders en familie van de bewoners. De PB neemt dan ook deel aan de nabespreking van de persoonlijke ondersteuningsplannen met de familie of de wettelijke vertegenwoordigers. * Verder neemt de PB samen met de bewoner nog een aantal praktische taken op zich (bv. aankopen van kleding, organiseren van verjaardagsfeesten, kamerinrichting, deelname aan externe reizen en hobbyclubs, opvolging zakgeld, kapper en pedicure). b) Het toetsen van de tevredenheid bij de partners/ouders/wettelijke vertegenwoordigers via tevredenheidsenquêtes * Vierjaarlijks organiseert ‘De Valier’ een tevredenheidsenquête die naar alle partners/ouders/wettelijk vertegenwoordigers wordt opgestuurd. * Deze enquête wordt opgesteld door de gebruikers op de gebruikersraad in samenwerking met de kwaliteitscoördinator. * De kwaliteitscoördinator zorgt voor de verwerking van de resultaten en zorgt ervoor dat deze resultaten en de doelstellingen die eruit voortvloeien meegedeeld worden aan alle gebruikers. c) Het permanent toetsen van de tevredenheid bij de partners/ouders/wettelijke vertegenwoordigers via het dagboek * Bedenkingen, suggesties, commentaar,… vanwege familie/omgeving van bewoners worden in het dagboek genoteerd en verder behandeld zoals beschreven onder procedure 4.6.8, punt 5a. 6. Registraties - Persoonlijke ondersteuningsplannen: zie procedure 4.6.2 en 4.6.3 Registratie Resultaten tevredenheidsenquête Kwaliteitsplanning

Wie?

Kwaliteitscoördinator

Indexering

Bewaartermijn

Op datum in map Tot volgende ‘tevredenheidsprocedure’ afname enquête In deel I punt 3 van kwaliteitshandboek

Voorlaatste versie wordt bewaard

76

Procedure 4.6.6 Het afhandelen van klachten van gebruikers Versie: 2 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - antwoordplicht ten aanzien van de gebruiker inzake alle aangelegenheden die de relatie voorziening–gebruiker aangaan - medezeggenschap van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening - aanwenden van de ervaringsdeskundigheid van de gebruiker - ondersteunen en versterken van de mondigheid van de gebruiker - afstemmen van de communicatie op de eigenheid van de gebruiker - in overleg met de gebruikers de klachtenprocedure beschrijven en kenbaar maken aan alle gebruikers 2. Proceseigenaar Directeur 3. Toepassingsgebied en definitie Alle klachten van gebruikers met betrekking tot de hulpen dienstverlening komen in aanmerking voor de klachtenprocedure. Onder ‘klacht’ verstaan wij een ‘ernstige ontevredenheid omtrent de hulpen dienstverlening, opvang, behandeling en/of begeleiding en dit zowel op inhoudelijk als organisatorisch vlak’. Pas wanneer de gebruiker er niet in slaagt zijn klacht rechtstreeks te bespreken met de betrokkene en gezamenlijk tot een oplossing te komen, wordt een klachtenprocedure opgestart. 4. Verwante documenten en hulpmiddelen - Reglement van orde en Protocol van verblijf - Invulformulier bij klachten 5. Werkwijze a) Het opstellen en kenbaar maken van de klachtenprocedure De klachtenprocedure wordt op de Gebruikersraad samen met de gebruikers opgesteld. Minimum om de 5 jaar wordt de klachtenprocedure op de Gebruikersraad overlopen en eventueel aangepast. Elke gebruiker kan echter op elk moment een voorstel indienen om de procedure te wijzigen. Dit voorstel wordt besproken op de Gebruikersraad. De klachtenprocedure wordt kenbaar gemaakt aan alle gebruikers via het Reglement van orde en het Protocol van verblijf b) Het afhandelen van een klacht 77

- Een klacht kan schriftelijk of mondeling worden geformuleerd door de gebruiker, zijn wettelijke vertegenwoordiger, een bloed- of aanverwant of zijn vertrouwenspersoon. Indien de klacht mondeling geformuleerd wordt, wordt deze geregistreerd op het daartoe bestemde formulier. - Klachten worden steeds doorgegeven aan de directie. - Indien een medewerker regelmatig opmerkingen opvangt rond hetzelfde thema en niet tot een oplossing komt, wordt dit gesignaleerd aan het afdelingshoofd. Deze beslist in overleg met de directie of de klachtenprocedure wordt opgestart. - Een klacht kan steeds worden ingetrokken. - ‘De Valier’ zal binnen de 30 dagen na het indienen van de klacht meedelen welk gevolg aan de klacht gegeven wordt. Dit gebeurt schriftelijk. Mondelinge toelichting is steeds mogelijk. ‘De Valier’ zal in de mate van het mogelijke steeds rekening houden met suggesties die geformuleerd worden door de indiener van de klacht. - Indien dit antwoord de indiener geen voldoening schenkt, kan deze zich schriftelijk of mondeling wenden tot de interne klachtencommissie. Deze bestaat uit de voorzitter van de Raad van bestuur, als vertegenwoordiger van de inrichtende macht van ‘De Valier’ en een lid van de Gebruikersraad, aangeduid door de Gebruikersraad. - De klachtencommissie behandelt de klacht en deelt binnen de 30 dagen haar oordeel schriftelijk mee aan de indiener van de klacht en aan ‘De Valier’. Dit antwoord kan mondeling worden toegelicht. Indien beide leden het niet eens zijn over het uit te brengen oordeel, worden beide standpunten meegedeeld. - Indien de klacht gegrond wordt bevonden, moet ‘De Valier’, binnen de 30 dagen na mededeling van het oordeel van de klachtencommissie, aan de indiener van de klacht schriftelijk en indien gewenst ook mondeling meedelen welk gevolg hieraan gegeven werd. - Indien de afhandeling van de klacht de indiener nog steeds geen voldoening geeft, wordt deze ervan op de hoogte gebracht dat hij zich kan wenden tot de leidende ambtenaar van het Vlaams Agentschap. - Er wordt een oorzaakanalyse gehouden van de klacht en er wordt besproken of er corrigerende maatregelen nodig zijn om in de toekomst analoge situaties te vermijden. Deze maatregelen worden genoteerd op het daartoe bestemde formulier en opgenomen volgens procedure 4.6.8 (Implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen). - Wanneer de klacht hoogdringend is en de gewone procedure niet gevolgd kan worden, kan de noodprocedure gevolgd worden. De noodprocedure wordt opgestart wanneer de klacht bijzonder acuut is en er een onmiddellijk handelen vereist wordt. In dat geval kan de gebruiker (of zijn omgeving) contact opnemen met de directie. Wanneer de gebruiker met een klacht geen genoegdoening vindt bij de directie en de situatie vereist dat er onmiddellijk wordt gehandeld, kan de persoon met een klacht de voorzitter van de gebruikersraad opbellen. Deze roept meteen de voorzitter van de Raad van Bestuur, de directie en de betrokkene samen om de crisissituatie te bespreken. 6. Registraties Registraties Klachtenformulier Reglement van orde en Protocol van verblijf

Wie? Directeur Maatschappelijk assistent

Indexering Op datum Per huis op datum

Bewaartermijn 3 jaar Zolang de persoon bij ons verblijft 78

Procedure 4.6.7 Het implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen.

Versie: 3 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - de voorziening neemt de nodige maatregelen om de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker te vrijwaren. - de voorziening stelt corrigerende en preventieve maatregelen op ten aanzien van de hulpen dienstverlening, voert deze uit en evalueert ze. 2. Toepassingsgebied Alle elementen van de hulpen dienstverlening en het kwaliteitssysteem. 3. Verwante documenten en hulpmiddelen: - noodmap - klachtenformulier - resultaten tevredenheidsenquête - afwijkingsrapporten van interne en externe audits - checklist implementatie corrigerende maatregelen 4. Proceseigenaars: Directeur, preventieadviseur en kwaliteitscoördinator. 5. Werkwijze a) Het implementeren van corrigerende maatregelen op basis van bedenkingen vanwege de familie/omgeving ter preventie van ‘klachten’ - Wanneer de familie/omgeving van een gebruiker een opmerking, kritische bedenking, suggestie,… naar iemand van de begeleiding uit, dan wordt deze door de betrokken persoon genoteerd in het verslagboek. Deze bedenkingen uit het dagboek worden vervolgens tijdens de eerstvolgende teamvergadering besproken. Indien er concrete afspraken naar een specifieke bewoner worden gemaakt dan valt het onder de verantwoordelijkheid van de persoonlijke begeleider om er op toe te zien dat deze ook effectief nageleefd worden. De PB communiceert deze concrete afspraken ook naar de familie/omgeving toe, zodat zij op de hoogte worden gehouden van wat er met hun bedenkingen wordt gedaan. - Alles wat rond een bewoner tijdens teamvergaderingen besproken wordt, wordt opgenomen in de pedagogische map. De inhoud van die map wordt telkens bekeken bij het opstellen en bijsturen van het POP (zie procedure 4.6.3). Op die manier worden gemaakte afspraken van tijdens het werkjaar opnieuw geëvalueerd en indien nodig als werkpunt opgenomen binnen het POP. - Slechts wanneer het gaat om een ‘ernstige ontevredenheid omtrent de hulpen dienstverlening, opvang, behandeling en/of begeleiding en dit zowel op inhoudelijk als organisatorisch vlak’, 79

spreken we van een ‘klacht’. Pas wanneer de bovenbeschreven methode via rapportage in het dagboek niet werkt, en de familie/omgeving van de gebruiker met een gevoelen van ongenoegen blijft zitten, wordt er een klachtenprocedure opgestart (cf. paragraaf 2 infra en procedure 4.6.7 supra). b) Het implementeren van corrigerende maatregelen op basis van klachten - De wijze waarop klachten worden afgehandeld wordt beschreven in procedure 4.6.7. - Op het ingevulde klachtenformulier wordt genoteerd of er –n.a.v. een oorzaakanalyse– al dan niet een corrigerende maatregel werd genomen. - De directeur ziet erop toe dat de corrigerende maatregel wordt ingevoerd. c) Het implementeren van corrigerende of preventieve maatregelen op basis van toetsing van tevredenheid van de gebruikers - De toetsing van de tevredenheid van de gebruikers gebeurt aan de hand van een 4-jaarlijkse tevredenheidsenquête (zie procedure 4.6.6.). - De kwaliteitscoördinator distilleert hieruit de sterke en de zwakke punten van de werking en deelt deze mee op de gebruikersraad en op de stafvergadering. Alle personeelsleden krijgen inzage in de resultaten betreffende hun leefgroep. - Zowel op de stafvergadering als op de gebruikersraad worden de resultaten van de tevredenheidsenquête besproken en kan iedereen voorstellen tot corrigerende en preventieve maatregelen formuleren. Deze maatregelen worden aan alle gebruikers schriftelijk meegedeeld. d) Het implementeren van corrigerende maatregelen naar aanleiding van interne en externe audits - Het implementeren van corrigerende maatregelen naar aanleiding van de interne audits verloopt zoals beschreven in punt 3 en 4 van procedure 4.6.14. - Naar aanleiding van externe audits door het Vlaams Agentschap kunnen corrigerende maatregelen worden doorgevoerd. e) Het installeren van een noodmap als preventieve maatregel De rubrieken van de noodmap zijn: brand * elektriciteit – water – gas – lift * hospitalisatie bewoner * overlijden bewoner * overlijden familie bewoner * E.H.B.O. * organisatie permanentie na onverwachte afwezigheid personeel * ongeluk met vervoer in dienstverband * oproepen staf *

f) Controles in functie van de veiligheid uitgevoerd door de preventieadviseur - Controles uitgevoerd door de interne veiligheidsadviseur van ‘De Valier’: 80

° elektrische laagspanningsinstallatie: lx per jaar ° brandbestrijding (brandevacuatieoefening, muurhaspels, brandblusapparaten, brandalarmcentrale, noodverlichting): lx per jaar ° liften: * reglementaire aanduidingen / de functionele werking van de veiligheidsinrichting, de drempelbeveiligingen, de bedieningsinrichtingen en de noodverlichting / de algemene staat van de kabels, de bordes -, schacht - en kooideuren, de gladde schachtwand, de snelheidsbegrenzers, de vanginrichtingen en de schijven: 4x per jaar * algemene staat van de mechanismen, geraamten, schachtwanden, schachtput, buffers, kooi en tegengewichtgeleidingen, machine - en schijvenkamer, onderzoek van de vanginrichtingen: lx per jaar ° verwarmingsinstallaties (stookolie - en gasbranders en de schoorstenen): lx per jaar ° preventieve en/of corrigerende acties n.a.v. vragen of suggesties van personeel en gebruikers en n.a.v. eigen observaties - Daarnaast is er ook een externe veiligheidsadviseur niveau 1 aangesteld. Deze stelt een jaaractieplan op. g) Opvolging implementatie corrigerende maatregelen Minstens jaarlijks zal er een controleronde gehouden worden om na te gaan in hoeverre corrigerende maatregelen effectief geïmplementeerd worden en/of zijn. De controleronde zal bij voorkeur in het najaar plaatsvinden zodat de eruit voortvloeiende bevindingen kunnen meegenomen worden in de kwaliteitsplanning. De controle zelf gebeurt aan de hand van een checklist, waarbij de volgende zaken overlopen worden: - overzicht van alle klachten van het afgelopen jaar (directie) - de resultaten van tevredenheidsenquêtes (kwaliteitscoördinator) - de resultaten van interne en externe audits (kwaliteitscoördinator) - de resultaten van de procedure ‘evaluatie van de middelen’ (interne preventieadviseur) - aandachtspunten aangebracht vanuit het collectief overleg (maatschappelijk assistent) - signalen/aandachtspunten aangebracht vanuit het personeel, hetzij informeel, hetzij formeel via het intern overleg (bijv. teamvergaderingen, functioneringsgesprekken,…) (coördinatorengroepscheffen) Tussen haakjes wordt telkens vermeld welke persoon eindverantwoordelijke is om alle betreffende informatie bij te houden en samen te brengen. Deze checklist zal minstens jaarlijks door de kwaliteitscoördinator –in samenspraak met de directie– op de agenda van een stafvergadering geplaatst worden (bij voorkeur in het najaar). 6. Registraties Registratie Corrigerende maatregel t.g.v. klachten Corrigerende of preventieve maatregel t.g.v. tevredenheidsenquête Preventieve veiligheidsacties

Wie?

Indexering

Bewaartermijn

Directeur

Map ‘klachten’

3 jaar


Map ‘tevredenheidsenquêtes

4 jaar

Preventieadviseur

Op datum

3 jaar 81

Corrigerende maatregelen n.a.v. externe audits


Op datum in map ‘audits’

3 jaar

82

4.6.8. Het selecteren en het aanwerven van het personeel Versie: 4 Beoordeeld:


1. Doelstelling: - de voorziening beschrijft de wijze waarop ze het personeel selecteert, ten einde de doeltreffendheid van de dienstverlening te verbeteren. 2. Proceseigenaar: Directeur 3. Toepassingsgebied Alle personeelsleden in dienstverband verbonden aan ‘De Valier’. 4. Verwante documenten en hulpmiddelen - onthaalbundel met opdrachtverklaring, zorgvisie en organigram - informatiebrochure over ‘De Valier’ - arbeidsreglement - draaiboek nieuwe medewerker - draaiboek nieuwe leefgroepbegeleider 5. Werkwijze a) De bekendmaking van de vacature Indien praktisch mogelijk maken we een vacature 3 maanden op voorhand bekend en dit via de website van de VDAB. Indien aangewezen, bijvoorbeeld in het geval van een selectieprocedure voor een contract onbepaalde duur, wordt de vacature ook via de Streekkrant en Job@ bekend gemaakt –dit maakt elke betrokken leidinggevende voor zichzelf, en situatie per situatie, uit. Elke leidinggevende is verantwoordelijk voor het adverteren van de functies waarvoor hij sollicitaties uitschrijft. De vacature wordt altijd ook intern bekend gemaakt (betrokken leidinggevende zorgt voor verspreiding). Bestaand personeel kan zich inschrijven op mailinglist om altijd de bestaande vacatures te ontvangen. b) Woonbegeleiders, activiteitenbegeleiders, nachtbegeleiders en onderhoudspersoneel - De functieomschrijving wordt als leidraad gebruikt bij het aanwerven van nieuw personeel. Daarnaast wordt ook rekening gehouden met de afstand tot het werk, het hebben van een rijbewijs en de bereidheid tot het rijden met een busje. Een bewijs van goed gedrag en zeden geldt als een conditio sine qua non. Functieomschrijvingen worden elektronisch bij Bart bijgehouden. Afhankelijk van de leefgroep waarin de kandidaat zal tewerkgesteld worden, kunnen andere 83

klemtonen gelegd worden. - De kandidaten worden verzocht schriftelijk te solliciteren en een CV bij te voegen. De selectie van de schriftelijke sollicitaties gebeurt door de betrokken coördinator-groepschef. - Vervolgens worden de geselecteerde kandidaten uitgenodigd voor een mondeling gesprek met de betrokken CG, die eventueel de hoofdbegeleiding erbij vraagt . Indien geen beslissing genomen kan worden op basis van het 1ste gesprek, volgt een 2de gesprek met dezelfde personen. - De eindbeslissing tot aanwerving gebeurt door de betrokken CG, eventueel in overleg met de hoofdbegeleiding. Bij aanwerving wordt de onthaalbundel, de informatiebrochure over ‘De Valier’ en het arbeidsreglement overhandigd door de verantwoordelijke van het secretariaat. - De proefperiode bedraagt 6 maanden. Pas dan is de aanwerving definitief (zie procedure 4.6.11). - De introductie van nieuwe begeleiders gebeurt volgens het draaiboek ‘nieuwe leefgroepbegeleider’/‘nieuwe medewerker’. De betrokken CG coördineert de erin beschreven verschillende stappen en volgt op of ze effectief genomen worden. Indien mogelijk verzorgen de bewoners mee de rondleiding van het nieuwe personeelslid. Noot: indien het gaat over een interim-vacature kan de procedure worden ingekort. c) Staf-, secretariaats-, keuken-, en technisch personeel - De functieomschrijving wordt als leidraad gebruikt bij het aanwerven van nieuw stafpersoneel. Daarnaast wordt ook rekening gehouden met de afstand tot het werk, het hebben van een rijbewijs en de bereidheid tot het rijden met een busje. Een bewijs van goed gedrag en zeden geldt als een conditio sine qua non. - De kandidaten worden verzocht schriftelijk te solliciteren en een CV bij te voegen. De selectie van de schriftelijke sollicitaties gebeurt door de directeur en de betrokken direct leidinggevende. - Vervolgens worden de geselecteerde kandidaten uitgenodigd voor een mondeling gesprek met de directeur en de betrokken leidinggevende. Eventueel volgt een 2de gesprek met dezelfde personen. Bij aanwerving wordt de onthaalbundel, de informatiebrochure over ‘De Valier’ en het arbeidsreglement overhandigd door de verantwoordelijke van het secretariaat. - De proefperiode bedraagt 6 maanden. Pas dan is de aanwerving definitief. d) Directeur - De Raad van Bestuur selecteert en werft de directie aan. - De kandidaat moet beantwoorden aan de door de overheid gestelde voorwaarden om als directeur erkend en gesubsidieerd te worden. - De Raad van Bestuur zal ten gepaste tijde de selectie- en aanwervingcriteria bepalen. e) Spontane sollicitaties - De brieven van de spontane sollicitaties worden gecentraliseerd en opgeborgen in een map op het secretariaat. Bij een vacature kan de betrokken leidinggevende deze map raadplegen. Het is de verantwoordelijkheid van iedereen die deze map gebruikt om deze map daadwerkelijk te blijven actualiseren bij het gebruik ervan. 6. Registraties Registratie

Wie?

Indexering

Bewaartermijn 84

Spontane sollicitatiebrieven

Secretariaat

Op datum

6 maanden

Personeelsdossier

Directeur

Alfabetisch

Voor altijd

85

Procedure 4.6.9 Vormen, trainen en opleiden van het personeel Versie: 2 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - de voorziening actualiseert haar kennis inzake ontwikkelingen in de hulpen dienstverlening. - de voorziening stelt periodiek een vormings-, trainings- en opleidingsplan op voor het personeel en voert dit uit. 2. Proceseigenaars: - de psycholoog 3. Verwante documenten en hulpmiddelen: - formulier ‘aanvragen en evalueren van externe vormingen’ - folder omtrent de werking van de bibliotheek - jaarlijks VTO-plan (folder interne vorming) 4. Termen en definities VTO-plan = het vormings-, trainings- en opleidingsplan Binnen ‘De Valier’ wordt vorming ruim opgevat: het VTO-plan omvat zowel intern als extern georganiseerde vormingen, vormingen die voor iedereen of een beperkte groep toegankelijk zijn als individuele vormingen, deelname aan inhoudelijke werken intervisiegroepen (cf. procedure rond extern overleg), bezoeken aan andere voorzieningen en besprekingen van literatuur. 5. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De directeur bepaalt jaarlijks het budget dat zal besteed worden aan VTO, en deelt dit mee op de jaarlijkse stafdag. Dit budget wordt opgesplitst naar de volgende domeinen: interne vorming, externe vorming, bibliotheek. 6. Werkwijze a) Interne vorming 

Algemeen

Op het einde van het werkingsjaar worden de opleidingsbehoeften van alle personeelsleden via de verschillende interne overlegkanalen. Ook via formele (functioneringsgesprekken bijvoorbeeld), dan wel via informele gesprekken kunnen noden gedetecteerd worden. Daarnaast kunnen er ook vormingsbehoeften naar boven komen aan de hand van tevredenheidsenquêtes. De psycholoog coördineert dit en gaat hierover in overleg op de stafvergadering met alle stafmedewerkers en de directeur. Op basis daarvan wordt een VTO jaarplan opgesteld. Dit 86

omhelst de interne vorming binnen ‘De Valier’. ‘Openstaande’ noden kunnen dan nog ingevuld worden via het volgen van externe vorming (cf. infra). De psycholoog zorgt voor een folder, waarin het aanbod kenbaar wordt gemaakt, en op basis waarvan iedereen zich kan inschrijven ‘ad valvas’. De aankondiging van de interne vorming gebeurt ook onder coördinatie van de psycholoog. Het implementeren van de vorming in concrete werking wordt door de direct leidinggevenden opgevolgd. 

‘Structuur en organisatie’ interne vormingen

- Interne vorming kan gegeven worden door alle personeelsleden van ‘De Valier’ (bv. tijdens team- of stafvergaderingen) of door vormingswerkers/deskundigen al dan niet verbonden aan andere voorzieningen. - Er wordt gewerkt met zogenaamde ‘onderhoudspaketten’ vorming, deze vorming gaat over essentiële zaken zoals EHBO en veiligheid, die elk personeelslid verplicht dient te volgen. Deze ‘paketten’ komen jaarlijks terug. Daarnaast worden er vormingen voorzien op verschillende domeinen: het orthoagogische domein (rond ouder wordende bewoners bijvoorbeeld), het welzijn van het personeel (rond stress bijvoorbeeld), een domein veiligheid (rond brandbestrijding bijvoorbeeld), vorming kaderend in het preventiebeleid bij de procedure rond seksualiteit en geweld (rond agressiebeheersing bijvoorbeeld). 

Evaluatie van de vormingen

- De verantwoordelijke voor de betreffende vorming zorgt ervoor dat er op het einde van de vorming een (korte) evaluatie plaatsvindt en zorgt bovendien dat daarvan een verslag wordt opgesteld. Alle evaluatieverslagen komen bij de psycholoog terecht. Deze maakt op basis daarvan een globaal verslag dat op de jaarlijkse stafdag besproken wordt. b) Externe vorming - Informatiefolders over externe VTO komen terecht bij de psycholoog. Deze zorgt ervoor dat relevante folders uitgeselecteerd worden. De folders worden uitgestald in de bibliotheekkast. - Indien een stafmedewerker externe VTO wenst te volgen, vraagt deze toestemming aan de directeur. - Indien een personeelslid externe vorming, training of opleiding wenst te volgen, bespreekt deze dit met zijn rechtstreeks verantwoordelijke. Vervolgens bespreekt deze dit met de directeur, die zijn toestemming moet geven. Het materiaal (bv. cursussen) verkregen tijdens deze vormingen blijft eigendom van ‘De Valier’. In overleg met de coördinator-groepschef wordt afgesproken waar dit materiaal zal geplaatst worden. - We leggen contacten met andere voorzieningen of voorzieningen binnen de welzijnssector en wisselen ervaringen uit. We plannen bij gelegenheid studiebezoeken aan andere voorzieningen en we gaan in op de vraag van andere voorzieningen om in ‘De Valier’ op studiebezoek te komen.

87

- Het aanvragen en evalueren van de externe vormingen gebeurt via het daartoe bestemde formulier. Deze moeten alle na het verstrijken van de vorming –ingevuld– bij de psycholoog terecht komen. -Alle externe vormingen die gevolgd werden door begeleidend personeel, worden in het team geëvalueerd. De coördinator-groepschef coördineert dit. Vormingen die gevolgd werden door therapeuten of werkgroepbegeleiders worden rechtstreeks besproken met de verantwoordelijke coördinator-groepschef. c) Bibliotheek De bibliotheek is bereikbaar voor iedereen. De voorziening beschikt over de nodige vakliteratuur (boeken en tijdschriften) en zorgt dat ze op de hoogte blijft van recente uitgaven. Iedereen kan een voorstel indienen om boeken aan te kopen of een abonnement op een tijdschrift te nemen. Dit gebeurt aan de hand van het ‘aankoopformulier boeken’, dat in elke personeelsruimte te vinden is. Dit papier bezorg je dan aan je direct verantwoordelijke en per maand wordt dit dan op staf besproken. De psycholoog is verantwoordelijk voor de bibliotheek en zorgt dus ook dat de bibliotheeklijst geactualiseerd wordt. Voor een uitgebreide toelichting omtrent de werking van de bibliotheek kan je steeds de folder daaromtrent raadplegen. Deze folder hangt in elke personeelsruimte –en aan de boekenkast in Valier II– op. 7. Registraties Registratie

Wie?

Indexering

Bewaartermijn

Evaluaties externe vormingen

Psycholoog

Op datum in map VTO

3 jaar

VTO-jaarplan (folder interne vorming)

Psycholoog

Op jaar in map VTO

3 jaar

88

Procedure 4.6.10 Het ondersteunen en het evalueren van het personeel Versie: 4 Beoordeeld:


1. Doelstelling: - het beschrijven van de wijze waarop het personeel ondersteund en beoordeeld wordt. 2. Toepassingsgebied Alle personeelsleden in dienstverband verbonden aan ‘De Valier’. 3. Verwante documenten en hulpmiddelen: - beoordelingsschema ‘De Valier’ voor leefgroepbegeleider - beoordelingsschema nachtdiensten - beoordelingsschema hoofdbegeleider - beoordelingsschema voor een evaluatie in team - functioneringsgesprek - functieomschrijvingen - zorgvisie (zie procedure 2.1 in KHB) 4. Werkwijze a) Beoordelen nieuw personeel 

Algemeen

Er vindt een eerste gesprek plaats met het nieuwe personeelslid na 14 dagen inwerkperiode, een tussentijds beoordelingsgesprek na 3 maanden en een definitief beoordelingsgesprek na 5 maanden. In het geval dat er een document zal gebruikt worden tijdens het gesprek wordt steeds minimum 1 week op voorhand afgesproken welk document dit zal zijn. Beide partijen bereiden aan de hand van dit document het gesprek voor (scores invullen, bedenkingen formuleren). De leidinggevende formuleert naast een globale beoordeling eventuele aandachtspunten waarmee in de toekomst rekening zal gehouden worden (beoordelings- of functioneringsgesprekken). Een verslag van het gesprek wordt aan de betrokkene overgemaakt. De directeur wordt hiervan informeel op de hoogte gehouden door de betrokken verantwoordelijken. 

Gebruikte documenten en beoordelaars Functie directeur stafpersoneel verantwoordelijke

Gebruikte documenten functieomschrijving functieomschrijving functieomschrijving

Beoordelaar(s) Raad van Bestuur directeur directeur 89

technische dienst verantwoordelijke administratie

functieomschrijving

directeur

woonbegeleider

beoordelingsschema ‘De Valier’

activiteitenbegeleiders nachtbegeleider hoofdbegeleider onderhoudspersoneel keukenpersoneel secretariaatspersoneel technisch personeel

functieomschrijving beoordelingsschema nachtdienst beoordelingsschema ‘De Valier’ functieomschrijving functieomschrijving functieomschrijving functieomschrijving

coördinator-groepschef en hoofdbegeleider coördinator-groepschef coördinator-groepschef coördinator-groepschef coördinator-groepschef coördinator-groepschef hoofd administratie hoofd technische dienst

b) Beoordeling personeel in vast dienstverband - Bij personeelsleden in vast dienstverband wiens functioneren te wensen overlaat, wordt overgegaan naar een beoordelingsgesprek, indien 3 opeenvolgende functioneringsgesprekken geen oplossing bieden. - De woonbegeleiders –inclusief de hoofdbegeleiders– krijgen de mogelijkheid aangeboden zich jaarlijks te laten beoordelen in het team. De klemtoon ligt hier op zelfreflectie. c) Functionerings- en intervisiegesprekken - Directeur: jaarlijks bij het voorstellen van het werkingsverslag op de Algemene Vergadering door de Raad van Bestuur. - Minimum om de twee jaar krijgt elke werknemer een functioneringsgesprek met zijn rechtstreeks verantwoordelijke (zie tabel). - Hoofdbegeleiders: intervisiegesprek vóór elke teamvergadering met de coördinator-groepschef (exclusief vakanties).

5. Registraties Alle verslagen van beoordelings-, functionerings- en intervisiegesprekken worden bewaard door diegene die het gesprek geleid heeft (in geval van meerdere personen door de hoogste functie) gedurende een periode van 3 jaar.

90

Procedure 4.6.11 Het periodiek evalueren van de ingezette middelen Versie: 2 Beoordeeld:


1. Doelstellingen: - het periodiek evalueren van de ingezette middelen in functie van de resultaten - het inzetten van de financiële middelen van de overheid op een doelmatige manier - het inzetten van de persoonlijke financiële middelen van de gebruiker op een doelmatige manier 2. Verwante documenten en hulpmiddelen: - invulformulier ‘materiële gebreken’ 3. Toepassingsgebied - alle middelen: personeel, financiën, gebouwen en inrichting, uitrusting, technieken en methoden 4. Werkwijze a) Het periodiek evalueren van het personeel inzake doelmatigheid De wijze waarop de functionerings- en beoordelingsgesprekken verlopen wordt beschreven in procedure 4.6.11. b) Het evalueren van de vorming De wijze waarop de vorming geëvalueerd wordt, wordt beschreven in procedure 4.6.10. c) Het doelmatig inzetten van personeelsmiddelen Tijdens de stafvergaderingen kan de doelmatige inzet van personeelsmiddelen (binnen ‘De Valier’ als gehele organisatie) ter discussie gesteld worden (bijvoorbeeld: onderhoudspersoneel, functieomschrijvingen, nachtploegen, administratieve taken,…). Een globale jaarlijkse beoordeling gebeurt tijdens de jaarlijkse stafdag. d) Het periodiek evalueren van financiën inzake doelmatigheid Op de jaarlijkse stafdag wordt een globaal beleid uitgestippeld, dit zijn lange termijndoelstellingen voor de ganse voorziening. Hieruit worden voorzover mogelijk operationele doelstellingen gedistilleerd. De administratieve dienst beheert de boekhouding, in nauw overleg met de directie. Jaarlijks wordt er een begroting opgemaakt en ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van bestuur. Op de jaarlijkse stafdag wordt een evaluatie opgemaakt van de voorbije begroting en wordt vandaaruit een ontwerp tot begroting opgesteld voor de toekomstige begroting, rekening houdende met de vragen en noden vanuit de werkvloer zoals die jaarlijks verzameld worden door de betrokken 91

verantwoordelijken, onder coördinatie van de directie/kwaliteitscoördinator/interne preventieadviseur. De administratieve dienst staat in voor de rapportage van de resultaatsbegroting en de investeringsbegroting naar de raad van bestuur. Minimum twee maal per jaar wordt de exploitatie opgevolgd door de verantwoordelijke van de administratie en de directie. Bij de afsluiting van het boekjaar voert de revisor een controle uit van de financiën. Jaarlijks vindt een Algemene Vergadering (Raad van Bestuur) plaats waarop het financieel jaarverslag wordt toegelicht en besproken. Eveneens jaarlijks wordt het financieel jaarverslag op de Gebruikersraad –iets uitgebreider– toegelicht. e) Het periodiek evalueren van gebouwen, inrichting en uitrusting inzake doelmatigheid In de loop van het eerste kwartaal van elk jaar worden de mogelijke investeringen in de bestaande gebouwen tijdens de raad van bestuur vastgelegd. De verantwoordelijke van de technische dienst houdt een inventaris bij van de verschillende gebouwen, met hun specifieke inrichting en uitrusting; eventuele nodige vernieuwingen en/of aankopen in dat verband worden door hem geregistreerd. De verantwoordelijke van de technische dienst registreert eveneens om de 4 maanden per gebouw de stand van zaken betreffende de uitgevoerde werken. Wanneer blijkt dat bepaalde werken niet tijdig werden uitgevoerd, noteert hij de reden van het niet uitvoeren en stelt hij een nieuwe streefdatum voorop. Personeelsleden die materiële gebreken wensen te melden, doen dit schriftelijk via het formulier ‘Materiële Gebreken’. Onder materiële gebreken wordt verstaan: herstellingen, aanpassingen en aankoop van klein materiaal. Het formulier wordt overhandigd aan de verantwoordelijke van de technische dienst. Eén exemplaar blijft in de map bij de verantwoordelijke, het dubbel ervan geeft de verantwoordelijke aan de kusjesman die de opdracht dient uit te voeren. Nadat de opdracht is uitgevoerd, geeft de klusjesman het formulier ondertekend en gedateerd terug aan de verantwoordelijke. f) Het periodiek evalueren van technieken en methoden inzake doelmatigheid De evaluatie van technieken en methoden wordt op de agenda van de jaarlijkse stafdag geplaatst. Vorming, training en opleiding hieromtrent zijn een voedingsbodem ter evaluatie van de eigen werking. De emancipatorische zorgvisie vormt de kern van de begeleidingsopdracht. Voornamelijk via de methode van de persoonlijke ondersteuningsplannen wordt getracht zoveel mogelijk ‘op maat van’ te werken. 5. Registraties Registratie Kastoestand bij verslaggeving raad van bestuur

Wie?

Indexering

Bewaartermijn

Directeur

Op datum

5 jaar

92

Exploitatie in aparte map Financieel jaarverslag bij verslaggeving algemene vergadering (RvB) Periodiek evalueren van de gebouwen Invulformulier materiële gebreken Inventarisatie gebouwen (inclusief inrichting en uitrusting)

Verantwoordelijke technische dienst

93

Procedure 4.6.12 Het beheren van de documenten van het kwaliteitshandboek Versie: 2 Beoordeeld:


1. Doelstelling: - het implementeren en actualiseren van de documenten van het kwaliteitshandboek om zo tot een kwaliteitsvollere hulpen dienstverlening te komen. 2. Proceseigenaar Kwaliteitscoördinator 3. Verwante documenten en hulpmiddelen De indeling van het kwaliteitshandboek 4. Termen en definities KHB = kwaliteitshandboek 5. Werkwijze a) Jaarlijkse actualisering van het kwaliteitshandboek Jaarlijks –bij het opstellen van de kwaliteitsplanning– worden tijdens een stafvergadering die procedures uit het kwaliteitshandboek geselecteerd die aan actualisatie toe zijn. Sowieso kunnen er, gedurende gans het jaar, ad-hoc aanpassingen doorgevoerd worden, waar en indien nodig. De kwaliteitscoördinator is hiervoor steeds eindverantwoordelijke. b) Het wijzigen van een goedgekeurde procedure - Elke medewerker van ‘De Valier’ kan binnen zijn bevoegdheid een voorstel tot verandering van een goedgekeurde procedure uitwerken, en dit op eigen initiatief of in opdracht van zijn verantwoordelijke. - Voorstellen tot wijziging worden op een daartoe geschikte vergadering besproken (bijv. stafvergadering, coördinatievergadering, teamvergadering,…). De uiteindelijke goedkeuring gebeurt op een stafvergadering. 6. Registraties Goedgekeurde documenten worden geïndexeerd volgens procedurenummers in het KHB door de kwaliteitscoördinator. Van elke procedure wordt het laatst vervallen document elektronisch bewaard.

94

Procedure 4.6.13 Het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits Versie: 2 Beoordeeld:


1. Doelstelling: - de voorziening gaat na of de elementen van het kwaliteitshandboek op doeltreffende wijze geïmplementeerd en geactualiseerd worden en bepaalt of de activiteiten op gebied van kwaliteit overeenstemmen met de geplande maatregelen. 2. Proceseigenaar Kwaliteitscoördinator 3. Toepassingsgebied Alle elementen van het kwaliteitshandboek 4. Verwante documenten en hulpmiddelen - afwijkingsrapport bij de audit - interne auditplanning 5. Werkwijze a) Algemeen - Drie-jaarlijks stelt de kwaliteitscoördinator een interne auditplanning op. Deze wordt op een stafvergadering beoordeeld. Deze drie-jaarlijkse planning is zodanig opgesteld dat alle procedures in de loop van de drie jaren aan bod komen. De auditplanning wordt als bijlage bij het KHB bewaard. - De kwaliteitscoördinator coördineert de interne audits en is de interne auditer. Wat betreft de procedures waarvan de kwaliteitscoördinator de proceseigenaar is, is de interne auditer een coördinator-groepschef. - Bij de opstelling van de interne auditplanning spreekt de kwaliteitscoördinator met de verschillende diensten (directie, medisch, ortho-agogisch, technisch,… zie bijlage voor een exhaustief overzicht) een periode (van 1 à 2 maanden) af waarbinnen de betrokken dienst wenst geaudit te worden. Eens die periode aanbreekt spreekt de kwaliteitscoördinator vervolgens met de betrokken partij(en) minimum drie weken op voorhand een concrete datum af voor de eigenlijke interne audit. b) De voorbereiding De audits betreffende een bepaald document van het kwaliteitshandboek worden voorbereid door de kwaliteitscoördinator. c) Het uitvoeren en bespreken van de audit 95

- De auditer stelt zijn vragen en maakt nadien een afwijkingsrapport. - De proceseigenaar is zelf verantwoordelijk voor het nemen van corrigerende maatregelen en eveneens voor het implementeren van deze corrigerende maatregelen. In samenspraak met de kwaliteitscoördinator kan een nieuwe afspraak gemaakt worden voor een volgende audit. d) De opvolging van de interne audits De kwaliteitscoördinator bevraagt de afwijkingen expliciet opnieuw bij een eerstvolgende audit over dezelfde procedures. 6. Registraties Registratie Verslagen interne audits

Wie? Kwaliteitscoördinator

Interne auditplanning Kwaliteitscoördinator

Indexering Op datum in map ‘audits’ In map ‘bijlagen kwaliteitshandboek’

Bewaartermijn 3 jaar 3 jaar

96

Procedure 4.6.14 Het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie Versie: 2 Beoordeeld:


1. Doelstelling: - het formeel evalueren van de status en de doeltreffendheid van het kwaliteitshandboek ten opzichte van het kwaliteitsbeleid, de kwaliteitsplanning en de regelgeving. 2. Proceseigenaar Directeur 3. Werkwijze a) Algemeen: jaarlijkse stafdag Jaarlijks organiseert de directeur een stafdag. Deze wordt opgevat als een soort ‘managementreview’. De bedoeling ervan is tweeledig: vanuit het verzamelen van zoveel mogelijk gegevens die relevant zijn voor de globale werking en het beleid van de organisatie eens stilstaan bij ‘waar we staan’ en ‘hoe het loopt’ (evaluatie) om vervolgens te bespreken wát er verbeterd kan worden en hóe dat verbeterd kan worden. De verzamelde gegevens hebben zowel betrekking op de werking van de voorziening in het algemeen als op de werking van het kwaliteitssysteem in het bijzonder, en komen vanuit verschillende kanalen. Deze kanalen zijn o.a. opgesomd in de procedure 4.6.8 ‘Het implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen’ (onder punt g); andere mogelijke kanalen zijn: signalen vanuit de raad van bestuur, signalen vanuit het beleid, signalen vanuit het extern en intern overleg, signalen vanuit de procedure 4.6.16 ‘Het detecteren van en gepast reageren op misbruik en geweld ten aanzien van gebruikers’,… (zie bijgevoegd schema voor een overzicht). Daarnaast wordt de kwaliteitsplanning (tussentijds) geëvalueerd. Uiteindelijk wordt er aldus een globaal overzicht geschetst. Van daaruit kunnen dan acties gepland worden, dewelke resulteren in een nieuwe kwaliteitsplanning, een nieuw vormingsplan, een nieuwe auditplanning,… Of nog: resulteren in een aantal vernieuwingen t.a.v. de tevredenheidsmetingen, de organisatie van het overleg,…, kortom t.a.v. eender welk facet van de (kwaliteits)werking van de organisatie als organisatie. b) Het beoordelen van de actualiseringen van de afzonderlijke procedures van het kwaliteitshandboek door de directeur De directeur keurt geactualiseerde procedures goed –nadat ze op staf zijn goedgekeurd– door de documenten en de procedures van het kwaliteitshandboek te paraferen. c) Het verspreiden De kwaliteitscoördinator zorgt ervoor dat de documenten en de procedures geactualiseerd worden in al (dit is 1 per gebouw) de exemplaren van het kwaliteitshandboek in ‘De Valier’. 97

4. Registraties Registratie Verslag jaarlijkse stafvergadering

Wie?

Indexering

Bewaartermijn

Directeur

In map op datum

5 jaar

Kwaliteitshandboek


In map ‘kwaliteitshandboek’

Voorlaatste versie wordt bewaard

98

Procedure 4.6.15 Het detecteren van en gepast reageren op misbruik en geweld ten aanzien van gebruikers Versie: 2 Goedgekeurd: Beoordeeld: Geldig vanaf: 18/06/07 1. Doelstelling: - de voorziening neemt in het bijzonder maatregelen tegen misbruik en geweld ten aanzien van gebruikers 2. Proceseigenaar - hoofd interne cel ‘SGG of geweld’ 3. Hulpmiddelen - aandachtspunten bij confrontatie met vermoeden van misbruik - tips naar aanpak-omgang-begeleiding in dagelijkse omgang - aandachtspunten zorgtraject - aandachtspunten juridisch traject 4. Definitie seksueel grensoverschrijdend gedrag Seksueel grensoverschrijdend gedrag is elk seksueel gedrag of elke aanzet tot seksueel gedrag, waarbij de grenzen van de lichamelijk-psychische integriteit van de persoon met een handicap overschreden worden. Onderhavige procedure heeft dus slechts betrekking op de gevallen waarbij het slachtoffer in kwestie een bewoner/bezoeker van onze voorziening is. De pleger/dader kan echter eender wie zijn: hulpverlener, familie, (mede)bewoner, vriend, vrijwilliger,… In het geval dat de betrokken persoon met een verstandelijke handicap voldoende emotionele en intellectuele capaciteiten heeft om te weten wat gangbaar is in een normale seksualiteitsbeleving, om te begrijpen wat er gebeurt wanneer het gebeurt, om mogelijke schadelijke gevolgen te voorzien (zowel lichamelijk als psychisch), om een vrije keuze te maken in overeenstemming met de eigen gedachten en gevoelens en dat hij er op kan vertrouwen dat –eens zijn beslissing meegedeeld– de ander zijn keuze zal respecteren; kortom indien er aan alle voorwaarden is voldaan om te kunnen spreken van de capaciteit tot geïnformeerde toestemming, dan zal de beleving van de persoon met een handicap centraal gesteld worden om te bepalen of er al dan niet sprake is van grensoverschrijdend gedrag. In dat geval is een handeling seksueel grensoverschrijdend omdat het slachtoffer het zo beleeft. Dit ligt in de lijn van onze emancipatorische zorgvisie. In het geval dat de persoon met een handicap niet in staat is tot een oordeel van geïnformeerde instemming, is het aan ons, hulpverleners, om te oordelen in hoeverre het gestelde seksuele gedrag, of de aanzet daartoe, de grenzen van de lichamelijk-psychische integriteit van de persoon met een handicap al dan niet overschreden heeft. In dat geval zal er steeds een element van dwang meespelen, de pleger/dader maakt misbruik van de ongelijke machtsverhouding in de relatie. Deze kan het gevolg zijn van allerlei oorzaken: een leeftijdsverschil (volwassenen-kind), een fysieke handicap (gedeeltelijke verlamming bijvoorbeeld), emotioneel-verbale druk (‘het is toch voor ons allebei plezant’, ‘je hebt dit toch graag’), fysieke druk (geweld), lichamelijk of relationeel overwicht (begeleider-bewoner, leraarleerling). 99

5. Startpunt: een vermoeden In de meeste gevallen zal er geen eenduidigheid zijn omtrent de vraag of er nu effectief sprake is van seksueel misbruik. Men zal meestal slechts een vermoeden hebben dat… Of een gevoelen hebben dat er iets mis is. Er zal nooit echt zekerheid zijn, en dit mag geen excuus zijn om ons achter te verschuilen! Immers, als we telkens moeten wachten tot er eenduidige en zekere bewijzen opduiken, zal in praktijk de hulpverlening nooit op gang komen. We hebben dus als hulpverleners in de eerste plaats de plicht om een eventueel vermoeden te melden en bespreekbaar te maken (meldingsplicht). Concreet betekent dit dat we een vermoeden van seksueel misbruik zo vlug mogelijk kenbaar maken aan de betrokken coördinator-groepschef. Deze zorgt in eerste instantie voor de vrijwaring van de veiligheid en de bescherming van het mogelijke slachtoffer en zorgt in tweede instantie voor de opstart en bijeenkomst van de interne kerncel ‘SGG of geweld’ –via het doorspelen van de informatie m.b.t. het vermoeden aan de psycholoog. Dit is niet alleen een ethisch-deontologische kwestie, maar ook een juridische! Dit geldt evenzeer wanneer het slachtoffer expliciet vraagt om het niet verder te vertellen. Dan nog hebben we als hulpverlener een meldingsplicht, en mogen we niet meegaan in het geheim van het slachtoffer. Het is dan wel aangewezen om dit als dusdanig aan het slachtoffer te communiceren. De interne kerncel komt samen en beslist welke acties er verder ondernomen moeten worden – in functie van een objectieve inschatting van het betreffende vermoeden– en in hoeverre de uitgebreide cel ‘SGG of geweld’ moet opgestart worden. De hoofdtaak van de interne kerncel bestaat er dus in om een objectieve inschatting te maken van het vermoeden omtrent seksueel misbruik. In functie van die inschatting wordt er vervolgens geoordeeld welke taken van de uitgebreide cel ‘SGG of geweld’ er aangevat moeten worden en op welke manier. Schematisch: VERMOEDEN: - bewoner vertelt zelf (direct) - signalen vanuit omgeving (direct of indirect) - signalen vanuit persoon (indirect) - betrappen collega meldingsplicht (hetzij rechtstreeks, hetzij via een collega)

100

Coördinator-groepschef zorgt –los van opstart interne kerncel– voor veiligheid en bescherming slachtoffer roept interne kerncel samen

=beginpunt zorgtraject

Interne kerncel: - directeur, psycho, betrokken CG - op basis van inventarisatie feiten en/of signalen beslissen uitgebreide kerncel nodig: * in hoeverre politionele/gerechtelijke melding; sowieso melding vertrouwenscentrum * in hoeverre externe communicatie * in hoeverre en welke interne communicatie

=eventueel beginpunt juridisch traject Tot slot een kanttekening bij de vraag in hoeverre er bepaalde signalen zijn die verwijzen naar het optreden van seksueel misbruik. Zulke signalen zijn er inderdaad, en ze worden samengevat in verschillende zogenaamde signaallijsten. Zulke signalen geven echter ook geen zekerheid, en moeten met de grootste voorzichtigheid geïnterpreteerd worden. Ze mogen ons geen vals gevoel van zekerheid/veiligheid geven! Mogelijke signalen moeten steeds in hun specifieke context bekeken worden, rekening houdend met alle individuele verschillen en levensgeschiedenissen van de betrokkenen. Deze signalen kunnen zeer uiteenlopend en divers van aard zijn. Er lijkt onder onderzoekers echter wel consensus te bestaan in verband met een algemene richtlijn: meestal treedt er bij seksueel misbruik een plotse terugval in gedrag, gewoontes, vaardigheden, emoties,… op die schijnbaar zonder aanwijsbare oorzaak is en die ongewoon is voor de persoon in kwestie. Binnen de interne kerncel ‘SGG of geweld’ wordt er geopteerd om te werken met de methodiek van verschillende observatieschema’s (het Leuvens model kindermishandeling), waarbij vier verschillende domeinen (taal, gedrag, lichaam en symbolen) in verschillende contexten geobserveerd worden. Deze methodiek ligt overigens in de lijn van onze holistische zorgvisie. Een aanvulling hierop vormt de hermeneutische cirkel zoals die door Bosch en Suykerbuyk gepropageerd wordt. 6. Uitgebreide interne cel ‘SGG of geweld’: samenstelling en taken De uitgebreide interne cel ‘SGG of geweld’ heeft voornamelijk een coördinerende rol. Ze zorgt ervoor dat alle verschillende taken gebeuren en op elkaar afgestemd verlopen. De samenstelling van de uitgebreide cel ‘SGG of geweld’ ligt vast met uitzondering van de CG, deze varieert in functie van de (leef)groep waartoe het slachtoffer behoort. Indien één van de vaste leden van de cel ter discussie staat, en er eventueel van verdacht wordt betrokken te zijn bij seksueel misbruik, dan wordt deze persoon vervangen door iemand anders. De verschillende functies met bijbehorende taken zijn de volgende (tussen haakjes wordt de verantwoordelijke vermeld): - verantwoordelijke externe communicatie: coördineert de communicatie naar de ‘buitenwereld’ (pers, media, Vlaams Agentschap,…) toe (directeur in samenspraak met de ‘Raad van Bestuur’) - verantwoordelijke interne communicatie: coördineert de communicatie naar personeelsleden toe (betrokken CG) - zorgcoördinator: coördineert het zorgtraject en heeft prioritair oog voor de veiligheid en het welzijn van het slachtoffer (betrokken CG) 101

- meldingsverantwoordelijke: coördineert het juridische traject (maatschappelijk assistente) - hoofd interne kerncel ‘SGG of geweld’: leidt de vergaderingen, coördineert het ganse ‘gebeuren’ en zorgt voor de verslaglegging (psycholoog) Deze interne kerncel neemt beslissingen bij unanimiteit, zodat elk lid afzonderlijk gedeeld medeverantwoordelijk is. Registratie Wie? Indexering Verslagen interne cel hoofd interne cel In map op datum ‘SGG of geweld’ ‘SGG of geweld’

Bewaartermijn 5 jaar

102

1.1 STRUCTUUR VAN HET KWALITEITSHANDBOEK WOORD VOORAF DOOR DE DIRECTIE... 6

Recommend Documents