Kwaliteitshandboek 5.6 Beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie. Bijlage: verslag september 2014

KOCA vzw JonghelinckshofEmmaüs

Kwaliteitshandboek 5.6 Beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie. Bijlage: verslag september 2014

Khb_5_6_B_be oordeling_khb_ verslag_0914

1/7

Doel van dit verslag is het formeel evalueren van de status en de doeltreffendheid van het kwaliteitshandboek ten opzichte van het kwaliteitsbeleid, de organisatieplanning en de regelgeving Dit verslag heeft betrekking op de periode september 2013 – augustus 2014. 1. Evaluatie van de organisatieplanning 2013- 2014 De thema’s en acties opgenomen in het organisatieplan 2013-2014 worden geëvalueerd in het document ‘Evaluatie organisatieplan 2013- 2014 KOCA vzw’. Hieronder volgt de beschrijving van de stand van zaken september 2014 en de gevolgen ervan voor de verdere werking. De thema’s zijn ontleend aan het beleidsplan 2013-2018, tot stand gekomen in het FOCUS 2018-proces (2012-2013), dat via de jaarlijkse organisatieplanning wordt uitgevoerd, geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd. Met betrekking tot thema 1: Missie, visie, waarden en opdrachtverklaring -

-

De opdrachtverklaring is via diverse overlegorganen en de algemene introductiedag in augustus bekend gemaakt met de intentie om ze permanent onder de aandacht te houden en als toets te gebruiken voor ons handelen in KOCA. In het verlengde van de opdrachtverklaring is het referentiekader ‘Begeleiden vanuit KOCA’ uitgeschreven rond de bouwstenen: o Zorgzame aanwezigheid o Handelingsgericht (samen)werken o Positief opvoedingsklimaat o Inclusie Tevens is een kader ontwikkeld waarin alle relevante verder uit te werken en te implementeren begeleidingsthema’s in kaart zijn gebracht. Rond deze thema’s zijn visieteksten ontwikkeld of in de maak met bijhorende werkvoorschriften en implementatieplannen. De thema’s zijn gelinkt aan de jaarlijkse organisatieplanning en VTO-planning in functie van een structurele inbedding en competentieontwikkeling. Het betreft: o Visie op opvoeding en onderwijs van de diverse doelgroepen: de visieteksten doven en slechthorenden, spraaktaalontwikkelingsstoornissen en autismespectrumstoornissen zijn inmiddels uitgewerkt en bekend gemaakt. o Visie op sociaal-emotionele ondersteuning en de invoering van het SEN-SEO inschalingspakket met de bedoeling ons handelen af te stemmen op de sociaal-emotionele ontwikkeling van kinderen en jongeren o Opvoedingsondersteuning via de methodieken ‘Triple P’ en videointeractiebegeleiding/videohometraining (VIB/VHT). Opvoedingsondersteuning krijgt in het kader van krachtversterkend werken een toenemende aandacht. o Omgaan met grenzen en grensoverschrijdend gedrag toegespitst op:  Het agressiebeleid met uitgesproken aandacht voor preventie en, waar nodig en mits duidelijke procedurele afspraken, de inzet van persoonsen teamgericht veiligheidstechnieken PTV) en een veilige ruimte  Visie op relationele en seksuele vorming en voorkomen van seksueel grensoverschrijdend gedrag (via het Vlaggensysteem in samenwerking met Sensoa)



  


2/7

Visie op riskant middelengebruik met aansluitend werkvoorschrift met inzet van de motiverende gespreksvoering (in samenwerking met VAGGA) Visie op suïcide met aansluitend werkvoorschrift (in samenwerking met Andante) Nog te ontwikkelen kader rond ‘verontrusting’ (misbruik en mishandeling) in samenwerking met het Vertrouwenscentrum Kindermishandeling (VK)

Met betrekking tot thema 2: kinderen/jongeren en hun context In samenhang met thema 1 is een implementatieplan ‘decreet rechtspositie van de minderjarige’ uitgewerkt om de kinderen en jongeren nog meer te betrekken bij en medezeggenschap te geven in hen eigen hulpverleningsproces. De implementatieperiode loopt over 2014-2015 tot 2016-2017 met focus op 2015-2016. Met betrekking tot thema 3: een positief HRD-beleid Werkklimaat, werkdruk, respect en vertrouwen, waardering … kwamen in het FOCUS-2018 naar voor als DE werkpunten voor de toekomst. De ontwikkeling van een positief personeelsbeleid kreeg in 2013-2014 de volle (prioritaire) aandacht in het organisatieplan. Er is een werkgroep KOCA+ opgericht die zich tot doel stelt: het creëren van een positief werkklimaat met nadruk op wederzijds respect. Diverse acties zijn gepland om medewerkers KOCA-breed samen te brengen. Zo werd het eerste grootse personeelsfeest georganiseerd (17/09/13) in de Stuurboord. Acties zijn ondernomen om medewerkers te betrekken bij het beleid, bijv. door het organisatieplan in elk overlegorgaan ter bespreking voor te leggen en per afdeling en doelgroep verder uit te werken. We startten een proces waarin talenten- en competentiebeleid een plaats krijgen door het geleidelijk invoeren van persoonlijke ontwikkelingsgesprekken. Aanzet daartoe is gegeven door het herwerken van een aantal functieprofielen in termen van resultaatgebieden en competenties. Dit proces zal nog verder uitgewerkt worden in 14-15. Een visie(tekst) op leiderschap in KOCA is uitgewerkt en gedragen door het ganse directieteam. Kernbegrippen in deze visie zijn: zorg dragen voor elkaar, dienstbaarheid en nabijheid. Deze visie is verder uitgedragen naar het middenkader en is het referentiekader voor leidinggevende in KOCA. Een visie(tekst) op personeelsbeleid is in voorbereiding (ontwerp) en is nog verder uit te werken in 14-15. Met betrekking tot thema 4: Vraaggericht werken: multifunctioneel centrum (MFC) en flexibel aanbod volwassenen (FAM) De start van het MFC op 1 januari 2014 is in de loop van 2013 voorbereid rond een aantal werkthema’s: - Krachtversterkend – contextueel en participatief werken: o de transitie van sociale dienst en van een aantal opvoeders naar de functie van ‘contextbegeleider’ is ondersteund door de postgraduate opleiding ‘werken met de context’ in samenwerking met de Artesishogeschool. De opdracht voor de toekomst blijft: hoe evolueren naar een contextgerichte organisatie waarin de context van de kinderen en jongeren steeds meegenomen wordt in ons ortho(ped)agogisch handelen.


-

-

-

-



3/7

o We blijven nadenken over de wijze waarop we de kinderen en jongeren betrekken bij hun eigen hulpverlening en ze aan te spreken in hun krachten (cfr thema 2) Vraaggericht en flexibel: een aantal ‘organisatorische’ maatregelen zijn genomen om een vraaggerichte, flexibele werking mogelijk te maken. Om tegemoet te komen aan een aantal bijkomende opdrachten voortvloeiend uit de opstart van het MFC (1.01.14) EN de installatie van de integrale toegangspoort (1.3.04) is een aantal functies gediversifieerd en zijn nieuwe functies gecreëerd. De functieprofielen van zorgregisseur, contextbegeleider, jongerenbegeleider, teambegeleider, orthopedagoog, stafmedewerker sociaal beleid zijn uitgewerkt of herwerkt en toegekend aan een aantal medewerkers. De internaatsen semi-internaatsleefgroepen zijn omgevormd tot ‘ondersteuningsgroepen’ waarin de functies verblijf, opvang en begeleiding flexibel afgestemd kunnen worden op veranderende zorgvragen van de kinderen en jongeren (en hun context). Integrale werking draagt KOCA hoog in zijn vaandel ! Afstemming van onderwijs én zorg (samen) op de noden van elk kind/jongere via één individueel, geïntegreerd, handelingsplan krijgt veel aandacht. Intensieve samenwerking tussen zorg en onderwijs, een minimale voorwaarde voor een integrale werking, blijft een werkpunt, bijv. via diverse overlegorganen – in het directieteam, via zorgteams, pedagogisch coördinatieteam, overleg afdelingshoofden-diensthoofden, overleg zorg-administratie, en via een gezamenlijk opnamebeleid. De JIP-werking (Jongeren met een Individueel Programma) en KIT-werking (kinderen met een individueel traject) zijn voorbeelden bij uitstek waarin kinderen jongeren met een uitgesproken complexe problematiek intensief ondersteund worden dankzij een geïntergreerde samenwerking zorg-onderwijs. Inclusief en intersectoraal: KOCA is actief in scholengemeenschappen of samenwerkingsverbanden (Oscar Romero, KVO, CKSA) en bepleit herin de intersectorale (integrale) samenwerking en de inbreng van de sector welzijn als partner in de samenwerking Volwassenenwerking: er vond een eerste overleg plaats met de Raad van bestuur in functie van de afstemming volwassenenwerking KOCA en de Klinkaard uitmondend in een plan waarin de aanvraag FAM een plaats heeft.

Met betrekking tot thema 5: vernieuwd onderwijs Gelijk lopend met de zorgvernieuwing (thema 4) is in het BUBAO en het BUSO een organisatiestructuur opgezet die een basis kan zijn voor de implementatie van het toekomstige M-decreet. Het onderwijsbeleidsteam is hertekend, de opdrachten van onderwijscoördinatoren, GON-coördinatoren en pedagogen zijn verduidelijkt. Er is geanticipeerd op de mogelijke gevolgen van de invoering van het M-decreet (uitgesteld tot 1.9.2015) door medewerkers te informeren, oprichting type 9 (autisme) aan te vragen, in de VTO-planning rekening te houden met te verwachten (nieuwe) competenties van medewerkers, een visie op basisaanbod te ontwerpen (14-15) In de vorming van scholengemeenschappen zijn ‘formele’ stappen gezet: BUBAO vormt vanuit een overlegde visie een scholengemeenschap met CKSA (Centraal Katholiek Schoolcomité Antwerpen) en het BUSO met Oscar Romero. Met betrekking tot thema 6: Infrastructuur De opmaak van een masterplan infrastructuur is voorbereid, een projectfiche is opgemaakt en de bureaus Osar en Blauwdruk zijn geselecteerd voor de uitwerking van een masterplan waarin rekening gehouden wordt met toekomstige evoluties in de zorg- en onderwijssector.




4/7

Er is een meerjarenplanning opgesteld m.b.t. ICT in functie van een overkoepelend ICTbeleid met aandacht voor de noodzakelijk vernieuwing van de hard- en software en organisatie van de ICT-dienst i.f.v. afstemming tussen de diverse afdelingen. Met betrekking tot thema 7 : Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) doorheen alles -

-

-

Armoedebeleid: de aandachtscel armoede en uitsluiting is inhoudelijk versterkt, extra zorg is besteed aan de ‘dag van de armoede’, de positie van de armoedeconsulente is bekend gemaakt. Het blijft zoeken naar het gewicht dat dirt beleid moet krijgen in de maatschappelijke opdracht van KOCA. Een meerjarenplan is uitgewerkt om de armoedewerking een plaats te geven de duidelijk keuze voor zulke werking te ‘borgen’ in de brede KOCA-werking. Diversiteitsbeleid: ook hier is het zoeken naar de manier waarop we nog in KOCA gedragen diversiteitsbeleid kunnen voeren. Een visietekst is uitgewerkt maar is nog te weinig verspreid en gekend bij de medewerkers. Het aankoopbeleid is uitgewerkt. Hierin is rekening gehouden met de nieuwe Europese richtlijnen m.b.t. openbare aanbesteding. Mobiliteitsplanning en vrijwilligerswerking blijven verder uit te werken thema’s.

Met betrekking tot thema 8: communicatie Enkele jaren geleden was de ‘werkslogan’ van KOCA ‘KOCA is kiezen voor communicatie’. Nu nog blijft communicatie één van de belangrijkste werkthema’s. De volgende acties zijn opgezet: - De organisatiestructuur en de overlegstructuur zijn in ‘beeld’ gebracht met aandacht voor afstemming en samenhang (cfr khb 4.1. organisatiestructuur). Functieprofielen zijn gekoppeld aan de organisatiestructuur, hertekend en afgestemd op de zorg- en onderwijsvernieuwing. - Omdat we de communicatie als een ‘knelpunt’ blijven ervaren is een hogeschool (Thomas More - Mechelen) aangezocht om onze overleg- en communicatiestructuur te analyseren en verbetervoorstellen te doen (14-15) - Ondertussen zijn maatregelen genomen om een snelle en KOCA-brede communicatie te faciliteren, o.a. uitwerking van een nieuw intranet (via Sharepoint), het ontwerpen van een nieuwe structuur voor intra- en internet, uitwerken van communicatiegroepen binnen e-mail, een nieuwsbrief BUBAO, invoeren van een ‘communicatieparagraaf’ in elk overlegorgaan 2. Overzicht klachten en uitingen van tevredenheid Klachten en uitingen van tevredenheid komen onvoldoende in beeld als basis voor kwaliteitsverbetering. 3. Resultaten interne en externe audits -

Interne audits De interne audits in 2013-14 vonden niet altijd plaats conform de vooropgestelde meerjarenplanning. Interne audit als zelfevaluatie-instrument vraagt blijvende opvolging en extra stimulans, tenminste als we deze methodiek een plaats willen blijven geven in de zelfevaluatie.


-



5/7

Externe audits Er vonden geen externe audits plaat. Wel waren er twee onaangekondigde inspecties met bevredigend resultaat. De bevindingen ervan zijn besproken in de resp. overlegorganen (kernteams MPI JH en EM).

4. Resultaten procedure ‘evaluatie middelen’ Verwijzing naar het jaarverslag 2013: - Gebouwen en uitrusting - Personeel - financiën 5. Aandachtspunten vanuit collectief overleg Gebruikers werden op de hoogte gehouden van en om advies gevraagd omtrent de veranderingen die opgezet zijn naar aanleiding van de omschakeling naar MFC per 01.01.14. De overgang van leefgroepen semi-internaat en internaat naar het concept ‘ondersteuningsgroepen’, de creatie van een aantal nieuwe functieprofielen, de wijzigingen in het protocol van verblijf en charter collectieve waren te bespreken agendapunten in het overleg van de gebruikersraad. Alle ouders werden in de loop van juni 2014 geïnformeerd over de betrokken wijzigen via info-avonden. Ook andere thema’s zoals de opdrachtverklaring, het referentiekader begeleiden vanuit KOCA, het drugbeleid, het agressiebeleid, (omgaan met) de veilige ruimte, kwamen in het overleg aan bod. 6. Signalen vanuit intern en extern overleg Uit diverse overlegorganen is aandacht gevraagd voor: -

Beleidsoverleg (directieteam, onderwijsbeleidsteam, zorgbeleidsteam, infrastructuurbeleidsteam) : o zie thema’s beleids- en organisatieplanning 2013-14 o Vorming scholengemeenschappen o Uitwerking van een masterplan infrastructuur o Voorbereiding onderwijs- en zorgvernieuwing: voorbereiding oprichting type 9 en basisaanbod (vanaf 1.09.15) in onderwijs en inzet van de toegekende personeelspunten (cfr beheersovereenkomst MFC o Volwassenenwerking en FAM o Huisstijl, internet, intranet (sharepoint) resulterend in een nieuw logo (september 2014) met dito huisstijl. o Personeelsbeleid: visie op leiderschap – functieprofielen met competenties, gedragsindicatoren met aandacht voor competenties én talenten – basis voor ‘ontwikkelingsgesprekken’. Personeelsbeleid is HET werkthema 2013-2014 en vraagt ook in 2014-15 de volle aandacht. o Begroting met aandacht voor het ontwikkelen van eigenaarschap o Communicatie- en overlegstructuur (en –cultuur) o ICT-beleid en masterplan infrastructuur

-

Kernteams MPI/MFC: o Opvolging in – en uitstroom en afstemming op richtlijnen zorgregie en van de intersectorale toegangspoort IJH


o o o

o



6/7

Voorbereiding opnames (via toewijzingsteams) en afstemming ervan op de nieuwe vereisten van de intersectorale toegangspoort IJH en het MFC Re-organisatie van de weekendwerking Constante aandacht voor de implementatie van de veranderingen die de overgang naar MFC met zich meebrengen (flexibiliteit, vraaggerichtheid, krachtversterkend en contextgericht), registratierichtlijnen van de diverse functies (verblijf, opvang, begeleiding), functiewijzigingen (bijv. overgang naar contextbegeleiders - zorgregisseurs) Implementatie van de decretale vereisten van het decreet integrale jeugdhulp met bijzondere aandacht voor de modulering, jeugdhulpregie, toegangspoort, gebruik van ‘Insisto’ (E-health)

-

Coördinatieteam, kwaliteitscommissie en zorgteams: o Afstemming, i.c. actualisering, van het kwaliteitssysteem op gewijzigde organisatie en regelgeving bijvoorbeeld ten gevolge van de overgang naar MFC. o Wijziging overleg- en organisatiestructuur m.o.o. doelmatigheid en doelgerichtheid o Implementatie referentiekader ‘begeleiden vanuit KOCA’ en de daarmee samenhangende thema’s (doelgroepenvisie, opvoedingsondersteuning, sociaal-emotionele ontwikkeling, omgaan met grenzen en grensoverschrijdend gedrag (agressie, seksualiteit, suïcide, middelengebruik, verontrusting). Per thema zijn proceseigenaars en werkgroepen actief die instaan voor opvolging en implementatie. In 2014-15 ligt de klemtoon op de sociaal-emotionele ontwikkeling en de implementatie van het inschalingsinstrument (SEN-SEO) o Stappenplan decreet rechtspositie van de minderjarige o Bewaken, implementeren van de visie op de diverse doelgroepen

-

Regionaal overleg personen met een handicap Antwerpen: o Gevolgen van het decreet integrale jeugdhulp en de installatie van de integrale toegangspoort in 2014 – installatie van het strategisch overleg minderjarigen om de vernieuwingen in de minderjarigenzorg (jeugdhulp) op te volgen en af te stemmen

-

Netwerken o Vlaams Welzijnsverbond via deelname aan commissie minderjarigen en directiecomité o Mediander met deelname aan stuurgroep en diverse leernetwerken o KVO: visie op samenwerking gewoon onderwijs – buitengewoon onderwijs – welzijn o Vorming scholengemeenschappen, i.c. Oscar Romeo - CKSA o Internationaal: samenwerkingsproject Zimbabwe

7. Aandachtspunten vanuit procedure ‘Implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen’ Preventieve en corrigerende maatregelen werden gekoppeld aan sommige overlegorganen (directieteam- coördinatieteam – ondernemingsraad – CPBW kernteams - beleidsdagen). 8. Signalen vanuit Raad van Bestuur – beleidsopties voorziening




7/7

De onder punt 6 beschreven signalen (intern en extern overleg) werden tevens vanuit de Raad van Bestuur aangereikt en besproken 9. Signalen vanuit het beleid – beleidsopties overheid Blijvende aandacht voor: -

-

Thema’s opgenomen in het beleidsplan en organisatieplan Perspectiefnota 2020 - evolutie naar MFC en integrale jeugdhulp Netwerkontwikkeling/intersectorale samenwerking – scholengemeenschappen Organisatievernieuwing met focus op vraaggerichte en integrale werking (zorgvernieuwing/ anticiperen op MFC), eigenaarschap/zelfsturing/ondersteuning medewerkers (personeelsbeleid) Implementatie van het referentiekader ‘Begeleiden vanuit KOCA’

10. Aandachtspunten vanuit procedures Herwerking kwaliteitshandboek en procedures in overeenstemming de vereisten die samenhangen met veranderende grondhouding, competenties en organisatie vanuit perspectief 2020 en de erkenningsvoorwaarden 11. Gevolgen voor het kwaliteitssysteem We gaan voort op de ingeslagen weg om kwaliteitsbeleid te integreren in het algemeen beleid – KOCA-breed, inclusief de koppeling met onderwijs gezien onze keuze voor een integrale werking. Een aantal onderdelen- procedures zal zeker moeten aangepast/geactualiseerd worden. We denken hierbij aan de kernprocessen, zoals intake en handelingsplanning met de uitdaging om deze zodanig te ‘herwerken’ dat ze een hefboom worden voor een meer vraaggerichte, krachtversterkende, contextgerichte hulpverlening en een ‘dialogale’ grondhouding. Ook de organisatiegerichte processen zoals selectie en aanwerven van personeel, ondersteunen van personeel en de VTO-procedure moeten worden afgestemd op en als motor worden ingezet voor de nieuwe inzichten m.b.t personeelsbeleid. We benadrukken het belang van voortdurende zelfevaluatie en kritische reflectie met de ultieme vraag: worden de kinderen/de jongeren (en hun context) ‘er beter van ….. ‘ Hiermee samenhangend moeten we op zoek gaan naar goede werkwijzen om de tevredenheid van de kinderen/de jongeren (en hun context) over de kwaliteit van de hulpverlening in het vizier te houden. Ook zullen we op zoek moeten gaan naar werkwijzen om gevoelig te blijven voor de tevredenheid, de betrokkenheid, van medewerkers (als onderdeel van zelfevaluatie en als toets voor een positief personeelsbeleid).

Ludo Palmans Beleidsmedewerker

Kwaliteitshandboek 5.6 Beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie. Bijlage: verslag september 2014

Recommend Documents