Inhoudstafel Kwaliteitshandboek

Inhoudstafel Kwaliteitshandboek 1. Inleiding 1.1. Structuur van het kwaliteitshandboek 1.2. Beschrijving van het aanbod van de voorziening 2. Kwaliteitsbeleid 2.1. Missie, visie, waarden, objectieven, geschreven referentiekader 2.2. Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen 2.3. Het geven van toelating aan de overheid tot verificatie en evaluatie 3. Kwaliteitsplanning 4. Kwaliteitssysteem 4.1. Organisatiestructuur 4.2. Verantwoordelijke die met het kwaliteitssysteem is belast 4.3. Overzicht en werking van de overlegorganen 4.4. Deelname aan externe overlegorganen 4.5. Middelen 4.6. Overzicht van de procedures 4.6.1. De intake 4.6.2. Het opstellen van het hulpen dienstverleningsplan 4.6.3. Het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel begeleidingsplan 4.6.4. Het beëindigen van de hulpen dienstverlening 4.6.5. Het organiseren van het collectief overleg 4.6.6. Het toetsen van de tevredenheid van de gebruikers 4.6.7. Het afhandelen van klachten van gebruikers 4.6.8. Het implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen 4.6.9. Het selecteren, en aanwerven van het personeel 4.6.10. Het vormen, trainen en opleiden van het personeel 4.6.11. Het ondersteunen en evalueren van het personeel 4.6.12. Het periodiek evalueren van de ingezette middelen 4.6.13. Het beheren van de documenten van het kwaliteitshandboek 4.6.14. Het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits 4.6.15. Het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie 4.6.16. Het detecteren van en gepast reageren op misbruik en geweld ten aanzien van gebruikers

1. Inleiding 1.1. Structuur van het kwaliteitshandboek Algemene inleiding, voorwoord door de directie Dit kwaliteitshandboek is het resultaat van het werk van vele betrokkenen. De directie steunt integraal de inhoud van het kwaliteitshandboek en waakt er over dat de bepalingen strikt worden nageleefd.

Doel van dit kwaliteitshandboek -

Het beschrijven van de structuur van het kwaliteitshandboek (SMK 3.7) Het kenbaar maken van de missie, visie en waarden aan de gebruikers, het personeel en aan geïnteresseerde derden (SMK 3.1) Het jaarlijks evalueren en actualiseren van de kwaliteitsplanning (SMK 3.1) Het op doeltreffende wijze implementeren en actualiseren van de elementen van het kwaliteitshandboek (SMK 3.7) Het voorzien van een basis voor het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie (SMK 3.7) Het voorzien van een basis voor het organiseren van interne en externe kwaliteitsaudits (SMK 3.7)

Toepassingsgebied Dit kwaliteitshandboek is van toepassing op - het Dagcentrum van Primavera, erkend voor de opvang van 20 volwassenen met een matige tot ernstige mentale handicap, niet bekwaam om een officieel erkende beschutte werkplaats te bezoeken. - het Bezigheidstehuis van Primavera, erkend voor de opvang van 20 volwassenen met een matige tot ernstige mentale handicap.

Structuur van het kwaliteitshandboek Kwaliteitshandboek Dit is het document waarin het kwaliteitssysteem van de vzw Primavera is beschreven. Bijlagen en formulieren bij het kwaliteitshandboek Dit is de map waarin de bijlagen en formulieren zich bevinden waarnaar in het kwaliteitshandboek verwezen wordt.

Verspreiding van het kwaliteitshandboek Er zijn meerdere exemplaren ter inzage beschikbaar: - opvoederslokaal dc - nachtverblijf Bzt - bij de directeur - bij de orthopedagoge

Daarnaast is het kwaliteitshandboek en de bijlagen en formulieren bij het kwaliteitshandboek integraal vastgelegd op de computer.

Verklaring van de koptekst Logo en naam van de voorziening

Kwaliteitshandboek Titel van het document

Bestandsnaam

Pagina / totaal aantal pagina’s van het document

Opbouw van de bestandsnaam: Khb 1.1

= Kwaliteitshandboek = specificering van het item, zoals vastgelegd in de inhoudstabel

Verklaring van de tabel boven elk document Beoordeeld:

Goedgekeurd

Geldig vanaf:

De beoordeling gebeurt door de kwaliteitscoördinator of de inhoud-eigenaar van de procedure of het document. De goedkeuring gebeurt door de directie. Geldig vanaf: datum vanaf wanneer de inhoud van het document geldig is.

2. Kwaliteitsbeleid 2.1. Missie, visie, waarden, objectieven, geschreven referentiekader Doel -

Het beschrijven van de missie, visie en waarden ten aanzien van de hulpen dienstverlening (SMK 3.1) Het kenbaar maken van de missie, visie en waarden aan de gebruikers, het personeel en aan derden (SMK 3.1) Het beschrijven en periodiek actualiseren van de objectieven ten aanzien van de doelgroepen (SMK 3.1) Het respectvol bejegenen van de gebruiker (SMK 1.3)

Missie van onze voorziening In het bezigheidstehuis bieden wij opvang aan volwassenen met een matige of ernstige mentale handicap. Met opvang bedoelen we dat we een thuis willen bieden aan bewoners die geen gezin meer hebben dat zij als hun thuis kunnen beschouwen of bewoners van wie de ouders of de bewoner zelf bewust gekozen hebben voor een bezigheidstehuis als stap in de ontwikkeling naar meer zelfstandigheid. In het dagcentrum bieden wij dagopvang aan volwassenen met een mentale handicap.

Met opvang bedoelen we dat we d.m.v. een gevarieerd aanbod van activiteiten onze cliënten een zinvolle dagbesteding willen bieden. Het dagcentrum wordt dan ook beschouwd als de plaats waar onze cliënten komen werken. Via de activiteiten willen we inspelen op de verschillende ontwikkelingsgebieden, interesses en mogelijkheden van onze cliënten. Wij beogen dat onze cliënten kunnen deelnemen aan de samenleving als volwaardige burgers. Zij hebben het recht om zelf vorm en inhoud te geven aan hun eigen leven. Dit betekent dat zij zelf keuzes kunnen maken. Soms hebben zij ondersteuning nodig bij het maken van deze keuzes. Wij zien het als onze opdracht om de gepaste ondersteuning te bieden en daarbij de kwaliteit van het leven van onze cliënten centraal te stellen. Dit betekent dat wij de ondersteuning individueel afstemmen op de zorgvraag van onze cliënten. Visie van onze voorziening Wij willen een voorziening zijn die aan volwassenen met een mentale handicap de mogelijkheid biedt zich optimaal te ontplooien en te functioneren als volwaardige burgers in de maatschappij. Wij willen ons profileren als een veilige plaats voor onze cliënten, een plaats waar ze tot rust kunnen komen en zichzelf kunnen zijn. Hoe kijken wij naar onze doelgroep ? In 1992 stelde de AAMR haar ‘nieuwe definitie van mentale handicap’ voor. Er is hier eigenlijk sprake van meer dan alleen een nieuwe definitie. De definitie kadert in een heel nieuw referentiekader, een paradigmaverschuiving die zijn basis vindt in de filosofie van de normalisatie en later het burgerschapsparadigma, zoals dat benoemd werd door van Gennep. Een handicap wordt niet langer als een persoonskenmerk gezien, maar ‘als een kenmerk van de actuele wijze van functioneren van de persoon binnen de context van de samenleving’ (Buntinx en Bernard, 1996)1. Een handicap ontstaat pas, als men beperkingen ondervindt ten aanzien van de omgeving. Een omgeving kan dan ook in die zin aangepast worden dat zij een beperkende dan wel een faciliterende invloed heeft. ‘Handicap’ is een zeer relatief begrip. ‘Ondersteuning’ is een zeer belangrijk begrip in de definitie en het nieuwe paradigma in het algemeen. Deze ondersteuning ‘op maat van de cliënt’ is dan ook het vertrekpunt van de hulpverlening. Wij willen onze cliënten in de eerste plaats zien als ‘mensen met mogelijkheden’, met daarnaast respect voor hun grenzen bepaald door hun handicap. Waarden van onze voorziening

1

Buntinx W.H.E. en Bernard S., “Verstandelijke handicap: Kritische beschouwingen van de definitie volgens de American Association on Mental Retardation (AAMR).”, 1996.

Emancipatie Wij willen werken op een ‘emancipatorische’ manier en hanteren hierbij de invulling van het begrip ‘emancipatie’ door van Gennep. Hij stelt vier begrippen centraal. Ten eerste spreekt van Gennep over ‘het primaat van de samenleving’. Mensen met een mentale handicap hebben recht op een volwaardig burgerschap, zodanig dat zij op een gelijkwaardige manier kunnen deelnemen aan de samenleving. Een volgend begrip dat centraal gesteld wordt, is ‘de kwaliteit van het bestaan’. Mensen met een mentale handicap hebben het recht om zelf vorm en inhoud te geven aan hun bestaan, onder gewone omstandigheden, zodanig dat zij tevreden zijn met hun leven. Ten derde spreekt van Gennep over ‘empowerment’. Onze cliënten hebben het recht zelf keuzes te maken, om controle te krijgen over hun eigen leven. Dit kan een risico inhouden. Onze cliënten moeten voldoende ruimte krijgen om te leren, maar een leerproces houdt automatisch in dat niet alles meteen zal lopen zoals het hoort. Tenslotte wordt gesproken over het begrip ‘ondersteuning’. Dit is niet gelijk aan zorg. Zorg wil immers zeggen dat men alles overneemt van de cliënt, terwijl ondersteuning meer de nadruk legt op het aansluiten bij de keuze van de cliënt. Respect voor ieders eigenheid Wij willen werken met respect voor ieders eigenheid. Ieder van onze cliënten is opgegroeid met een eigen waarden- en normensysteem. Wij willen een omgeving scheppen waarin ruimte is tot het beleven van die eigenheid. Inclusieve maatschappij Wij willen kiezen voor een inclusieve maatschappij, d.w.z. een pluralistische, diverse, kleurrijke samenleving waar verscheidenheid de norm vormt. Inclusie is een proces en strekt zich uit op meerdere gebieden tegelijkertijd (tewerkstelling, vrije tijd, wonen). Vooral op het gebied van werken en sociale contacten proberen wij actief mee te werken aan de integratie en inclusie van onze cliënten in het ‘gewone circuit’. Individualisatie Hoewel onze cliënten in leefgroepen zijn ingedeeld en de meeste activiteiten in groep plaats vinden, willen wij gedifferentieerd werken naar onze cliënten toe. Daarbij proberen we een evenwicht te vinden tussen het groepsgebeuren en de belangen van het individu. Scheiding tussen wonen en werken In de doorstroming van informatie tussen de woon- en werksituatie wordt bewust gekeken naar de functionaliteit ervan en wordt geprobeerd zo veel mogelijk de privacy van de gebruiker de bewaken. Dit geldt eveneens voor de scheiding tussen dagcentrum en bezigheidstehuis, ook al zijn deze fysiek enkel gescheiden door een deur. Bewust worden van eigen waarden- en normensysteem De waarden- en normensystemen van de verschillende betrokkenen in een begeleidingssituatie worden bewust ter discussie gesteld en afgewogen. Gezinsgericht werken Wij vinden het belangrijk om familiale banden stevig te onderhouden en om onze cliënten te stimuleren om hun sociale omgeving verder uit te breiden.

Privacy Wij willen op een respectvolle manier omgaan met de privacy van onze cliënten en dit zowel op verschillende vlakken (informatie-overdracht, eigen ruimte, …) Affectieve relatie Wij hechten veel belang aan de gevoelswereld van onze cliënten en willen hen helpen bij het opbouwen en beleven van affectieve relaties. Verantwoordelijkheidszin Wij proberen onze cliënten verantwoordelijkheidszin bij te brengen. Daartoe stimuleren wij ook hun zelfstandigheid. Pluralisme Wij houden er een pluralistische levensvisie op na. De missie, visie en waarden worden als volgt kenbaar gemaakt: Aan de gebruikers: via de informatiebrochure en de ouderavond Aan het personeel: via teamvergaderingen) personeel werd betrokken bij het opstellen van visie, missie en waarden Aan derden: via informatiebrochure Objectieven ten aanzien van de doelgroep -

Bevorderen van de zelfredzaamheid het actief meewerken aan de sociale integratie en inclusie van onze cliënten in de maatschappij onze cliënten stimuleren bij het maken van eigen keuzes het vergroten van de empowerment van onze cliënt in open dialoog treden met de cliënt structuur en flexibiliteit: wij willen een evenwicht vinden tussen structuur en flexibiliteit, naargelang de noden en eigenheid van de cliënt planmatig en methodisch handelen: voor elke cliënt wordt een individueel begeleidingsplan opgemaakt

Geschreven referentiekader Integriteit In onze begeleiding proberen wij aan iedere bewoner de zorg te bieden die het meest bij hem/haar past. Dat wil zeggen dat zij erkend worden als individu. De begeleiding wordt afgestemd op de individuele behoeften en mogelijkheden, die eigen zijn aan iedere cliënt. Het uitgangspunt is daarbij steeds een onvoorwaardelijke aanvaarding van de cliënt. Deze kan zijn wie hij is. Hij wordt gewaardeerd voor wat hij kan. Betrokkenheid Om een begeleiding te bieden die afgestemd is op de individuele zorgvraag van de cliënt, is het nodig om actief op zoek te gaan naar wie de cliënt is en wat deze nodig heeft. Voor de meeste cliënten is het immers niet vanzelfsprekend om aan te geven wat voor hun een ‘kwaliteitsvol bestaan’ betekent. Dit vraagt een communicatie die eerlijk en respectvol is.

Er wordt uitgegaan van een wederzijdse relatie. Een empathische opstelling van de begeleiding is daarbij van belang. Privacy De dossiers van de cliënten worden bewaard in het administratieve gedeelte. Zij zijn enkel toegankelijk voor bevoegde personeelsleden. Er wordt enkel informatie aan derden doorgegeven mits schriftelijke toestemming van de cliënt of zijn wettelijke vertegenwoordiger. In het bezigheidstehuis wordt ook in sterke mate de nadruk gelegd op privacy in de ruimtelijke zin. Iedere bewoner heeft zijn eigen kamer, die slechts betreden mag worden door anderen, indien de bewoner daar zijn toestemming voor geeft. Enkel in noodsituaties kan de begeleiding hierop een uitzondering maken. De directie engageert zich om de missie, visie, waarden, objectieven en het geschreven referentiekader minstens 1 keer per jaar te evalueren en indien nodig bij te sturen. Zie ook: Procedure 4.6.15. Procedure voor het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie.

2. Kwaliteitsbeleid 2.2. Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen Doel -

Het beschrijven op welke manier aan de SMK’s voldaan wordt (SMK 3.7.).

Relatie SMK’s en documenten van het kwaliteitshandboek 1. Gebruikersgerichtheid Definitie gebruiker Een gebruiker is een persoon die een beroep doet op de hulpen dienstverlening van een voorziening, erkend door het Vlaams Fonds voor Sociale Integratie van Personen met een Handicap. Indien in de hiernavolgende teksten de term ‘gebruiker’ wordt gehanteerd, worden impliciet ook de wettelijke vertegenwoordigers en/of de vertrouwenspersonen en/of belangrijke betrokken derden van de gebruikers bedoeld, met inbegrip van de plaatsende instanties bij gedwongen hulpen dienstverlening.

Definitie gebruikersgerichtheid Gebruikersgerichtheid is de mate waarin de hulpen dienstverlening afgestemd is op de specifieke behoeften van de gebruiker.

1.1.Overleg tussen de gebruiker en de voorziening op individueel en collectief vlak

1.1.1. Informatierecht De voorziening en de gebruiker bepalen samen over welke elementen van de hulpen dienstverlening de gebruiker geïnformeerd wordt, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. De voorziening geeft volledig, nauwkeurig en tijdig informatie aan de gebruiker over deze elementen. De voorziening geeft de gebruikers, op collectief vlak, informatie over de inzet van haar financiële middelen. SMK 1.1.1. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.1., 4.6.2., 4.6.3., 4.6.4. en 4.6.5. 1.1.2. Adviesrecht De voorziening en de gebruiker bepalen samen over welke elementen van de hulpen dienstverlening voorafgaandelijk overlegd wordt met en advies gevraagd wordt aan de gebruiker, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. De gebruiker heeft het recht om advies uit te brengen inzake de hulpen dienstverlening, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. SMK 1.1.2. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.1., 4.6.2., 4.6.3., 4.6.4., 4.6.5. en 4.6.6. 1.1.3. Antwoordplicht De voorziening hoort de gebruiker inzake alle aangelegenheden die de verhouding voorziening-gebruiker aangaan, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. De voorziening antwoordt op de door de gebruiker gestelde vragen binnen overeengekomen termijnen. SMK 1.1.3. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.1., 4.6.2., 4.6.3., 4.6.4., 4.6.5. en 4.6.7. 1.1.4. Medezeggenschap van de gebruiker De voorziening garandeert medezeggenschap van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening van de voorziening, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. SMK 1.1.4. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.1., 4.6.2., 4.6.3., 4.6.4., 4.6.5., 4.6.6. en 4.6.7. 1.1.5. Aanwenden van de ervaringsdeskundigheid van de gebruiker De voorziening maakt gebruik van de ervaringen en inzichten van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening van de voorziening, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. SMK 1.1.5. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.1., 4.6.2., 4.6.3., 4.6.4., 4.6.5. en 4.6.7. 1.1.6. Ondersteunen en versterken van de mondigheid van de gebruiker

De voorziening neemt de nodige maatregelen om de mondigheid van de gebruiker met betrekking tot de hulpen dienstverlening van de voorziening te ondersteunen en te versterken, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. De voorziening, waar de gemiddelde duur van de hulpen dienstverlening meer dan twee jaar bedraagt, neemt het initiatief tot het oprichten en het ondersteunen van een structureel collectief overlegorgaan. SMK 1.1.6. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.1., 4.6.2., 4.6.3., 4.6.4., 4.6.5, 4.6.6. en 4.6.7. 1.2. Duidelijkheid van het aanbod 1.2.1. Wederzijdse rechten en plichten De wederzijdse rechten en plichten van de gebruiker en de voorziening worden in overleg opgesteld, schriftelijk vastgelegd en door beide partijen ondertekend, en dit zowel op individueel als op collectief vlak. SMK 1.2.1. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.1., 4.6.2., 4.6.3. en 4.6.5. 1.2.2. Kenbaar maken van het aanbod Het aanbod van de voorziening en de modaliteiten ervan worden beschreven en kenbaar gemaakt aan de gebruiker en aan derden. SMK 1.2.2. wordt gerealiseerd in KHB 1.2. en 4.6.1. 1.3. Respectvolle bejegening van de gebruiker 1.3.1. Integriteit De voorziening respecteert steeds de eigenheid van de gebruiker en aanvaardt hem/haar als een volwaardig persoon. De voorziening neemt maatregelen om de integriteit van de gebruiker te waarborgen. Hiertoe ontwikkelt de voorziening een geschreven referentiekader. SMK 1.3.1. wordt gerealiseerd in KHB 2.1 en 4.6.16.. 1.3.2. Betrokkenheid De voorziening garandeert dat de relatie met de gebruiker vertrekt vanuit een grondhouding van vertrouwen en gekenmerkt wordt door inleving en echtheid. Hier ontwikkelt de voorziening een geschreven referentiekader. SMK 1.3.2. wordt gerealiseerd in KHB 2.1. 1.3.3. Privacy De voorziening respecteert de privacy van de gebruiker, rekening houdend met de eigenheid van de gebruiker. Hiertoe ontwikkelt de voorziening een geschreven referentiekader.

SMK 1.3.3. wordt gerealiseerd in KHB 2.1. 1.4. Hulp- en dienstverlening op maat van de gebruiker 1.4.1. Kennis van de behoefte aan hulpen dienstverlening De voorziening peilt naar en registreert de wensen, behoeften en mogelijkheden van de gebruiker. SMK 1.4.1. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.1., 4.6.2., 4.6.3. en 4.6.4. 1.4.2. Geïndividualiseerd De voorziening beschrijft haar hulpen dienstverlening voor elke gebruiker en houdt hierbij rekening met de individuele wensen, behoeften en mogelijkheden van de gebruiker. SMK 1.4.2. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.1., 4.6.2., 4.6.3., en 4.6.4. 1.4.3. Zelfstandigheid en zelfbeschikkingsrecht van de gebruiker De voorziening houdt rekening met en bevordert de zelfstandigheid en het zelfbeschikkingsrecht van de gebruiker. SMK 1.4.3. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.2. en 4.6.3. 1.4.4. Keuzevrijheid De gebruiker beschikt over keuzevrijheid in het aanbod waar mogelijk. SMK 1.4.4. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.2. en 4.6.3. 1.4.5. Flexibiliteit De voorziening past de hulpen dienstverlening aan aan de zich wijzigende behoeften van de gebruiker. SMK 1.4.5. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.2. en 4.6.3. 1.4.6. Aangepaste fysieke omgeving De voorziening neemt maatregelen om haar gebouwen, inrichting en uitrusting af te stemmen op de eigenheid van de gebruiker. SMK 1.4.6. wordt gerealiseerd in KHB 4.5., 4.6.2., 4.6.3. en 4.6.5. 1.4.7. Toegankelijke communicatie De voorziening neemt maatregelen om haar communicatie af te stemmen op de eigenheid van de gebruiker.

SMK 1.4.7. wordt gerealiseerd in KHB 4.5., 4.6.2., 4.6.3., 4.6.4., 4.6.5., 4.6.6. en 4.6.7. 1.5. Tevredenheid van de gebruiker 1.5.1. Toetsing van de tevredenheid van de gebruikers De voorziening heeft permanent aandacht voor en peilt periodiek naar de tevredenheid van de gebruikers over de hulpen dienstverlening. SMK 1.5.1. wordt gerealiseerd in 4.6.6. 1.5.2. Klachtenprocedure De voorziening beschrijft, in overleg met de gebruikers, de wijze waarop ze de klachten van de gebruikers afhandelt. De voorziening maakt kenbaar aan alle gebruikers hoe klachten ingediend en afgehandeld worden. De voorziening stelt de gebruiker ervan op de hoogte dat hij zich kan wenden tot het Vlaams Fonds indien de interne klachtenprocedure geen voldoening geeft. SMK 1.5.2. wordt gerealiseerd in 4.6.1., 4.6.5. en 4.6.7.

2. Maatschappelijke aanvaardbaarheid Definitie De hulpen dienstverlening wordt aangeboden vanuit in consensus aanvaarde maatschappelijk waarden en rechten die minimaal vervat liggen in de Grondwet en de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en van de VN-verklaring omtrent de rechten van de personen met een handicap (resolutie 3447-9.12.1975). 2.1. Maatschappelijke integratie van de gebruiker De voorziening streeft bij de hulpen dienstverlening naar maatschappelijke integratie van de gebruiker, rekening houdend met de eigenheid van de gebruiker. SMK 2.1. wordt gerealiseerd in 4.6.1., 4.6.2., 4.6.3. en 4.6.4. 2.2. Niet-discriminerend De voorziening streeft bij de hulpen dienstverlening naar maatschappelijke integratie van de gebruiker, rekening houdend met de eigenheid van de gebruiker. SMK 2.2. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.1., 4.6.2., 4.6.3. en 4.6.4. 2.3. Regionaal overleg

De voorziening werkt mee aan het regionaal overleg met het oog op de afstemming van vraag en aanbod van de hulpen dienstverlening en aan het overleg omtrent de invulling van de niet-beantwoorde behoeften in de regio. SMK 2.3. wordt gerealiseerd in KHB 4.4. 2.4. Veiligheid en gezondheid De voorziening neemt de nodige maatregelen om de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker te vrijwaren. SMK wordt gerealiseerd in KHB 4.5., 4.6.4., 4.6.5. en 4.6.8.

3. Doeltreffendheid Definitie Doeltreffendheid is de mate waarin de doelstellingen gerealiseerd worden. 3.1. Kwaliteitsbeleid De voorziening beschrijft haar missie, visie en waarden ten aanzien van de hulpen dienstverlening, en maakt deze kenbaar aan de gebruikers, het personeel en aan derden. De voorziening beschrijft en actualiseert periodiek haar objectieven ten aanzien van haar doelgroep(en). De voorziening beschrijft haar kwaliteitsplanning en evalueert en actualiseert deze jaarlijks. SMK 3.1. wordt gerealiseerd in 1.1, 2.1. en 3. 3.2. Planmatig en methodisch handelen De voorziening beschrijft voor elke gebruiker de hulpen dienstverlening. Deze hulpen dienstverlening wordt in overleg met de gebruiker gepland, uitgevoerd, periodiek geëvalueerd, bijgestuurd en geregistreerd. SMK 3.2. wordt gerealiseerd in 4.6.2. en 4.6.3. 3.3. Kennis De voorziening actualiseert haar kennis inzake ontwikkelingen in de hulpen dienstverlening. De voorziening stelt periodiek een vormings-, trainings- en opleidingsplan op voor het personeel en voert dit uit. SMK 3.3. wordt gerealiseerd in 4.6.10. 3.4. Corrigerende en preventieve maatregelen De voorziening stelt corrigerende en preventieve maatregelen op ten aanzien van de hulpen dienstverlening, voert deze uit en evalueert ze.

SMK 3.4. wordt gerealiseerd in 4.6.7. en 4.6.8. 3.5. Personeel De voorziening beschrijft de wijze waarop ze het personeel selecteert, ondersteunt en evalueert. SMK 3.5. wordt gerealiseerd in 4.6.9., 4.6.10. en 4.6.11. 3.6. Organisatiestructuur De voorziening beschrijft de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge verhoudingen van het personeel, en maakt deze kenbaar aan haar gebruikers, het personeel en de overheid. SMK 3.6. wordt gerealiseerd in 4.1. 3.7. Kwaliteitshandboek De voorziening beschrijft de structuur van het kwaliteitshandboek. De voorziening beschrijft op welke manier aan de sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen voldaan wordt. De voorziening zorgt ervoor dat de elementen van het kwaliteitshandboek op een doeltreffende wijze geïmplementeerd en geactualiseerd worden. SMK 3.7. wordt gerealiseerd in 1.1., 4.6.13., 4.6.14. en 4.6.15.

4. Doelmatigheid Definitie Doelmatigheid is de mate waarin de resultaten zich verhouden tot de middelen. - Resultaten: antwoord op de behoefte(n) van de gebruiker. - Middelen: personeel, financiën, gebouwen en inrichting, uitrusting, technieken en methoden. 4.1. Overlegkanalen De voorziening beschrijft de wijze waarop ze de interne communicatie en het overleg organiseert. SMK 4.1. wordt gerealiseerd in KHB 4.3. 4.2. Interdisciplinaire werking De voorziening bevordert interdisciplinaire werking. SMK 4.2. wordt gerealiseerd in KHB 4.6.2. en 4.6.3. 4.3. Evaluatie van ingezette middelen

De voorziening evalueert periodiek haar ingezette middelen in functie van de resultaten. SMK 4.3. wordt gerealiseerd in 4.6.12. 4.4. Financiële middelen De voorziening zet de toegekende financiële middelen van de overheid en de persoonlijke financiële bijdrage van de gebruiker in op een doelmatige manier. SMK 4.4. wordt gerealiseerd in 4.6.12.

5. Continuïteit Definitie Continuïteit is de mate waarin de hulpverlener zorg draagt voor een goede overdracht van hulpen dienstverlening, en dit in situaties waarin verschillende hulpen dienstverleners betrokken zijn die elkaar aflossen, vervangen of opvolgen. 5.1. Aanmelding Indien de voorziening, na kennisname van de behoeften van de gebruiker, niet kan voorzien in de aangewezen hulpen dienstverlening, verwijst de voorziening de gebruiker door. SMK 5.1. wordt gerealiseerd in 4.6.1. 5.2. Naadloosheid De voorziening zorgt voor een soepele overgang tussen de verschillende vormen van de hulpen dienstverlening binnen haar eigen werking. SMK 5.2. wordt gerealiseerd in 4.6.2. en 4.6.3. 5.3. Samenwerking met derden Indien de voorziening zelf niet kan voorzien in bepaalde behoeften van de gebruiker, zoekt zij actief naar samenwerking met derden. SMK 5.3. wordt gerealiseerd in 4.4., 4.6.2. en 4.6.3. 5.4. Doorverwijzing De voorziening zoekt actief mee naar alternatieven wanneer zij vaststelt dat zij niet meer kan voldoen aan de behoeften van de gebruiker. De voorziening streeft naar een soepele overgang bij doorverwijzing. SMK 5.4. wordt gerealiseerd in 4.6.1. en 4.6.4. 5.5. Beëindiging

De voorziening maakt duidelijke afspraken met de gebruiker over de omstandigheden waarin en de wijze waarop de hulpen dienstverlening beëindig wordt. SMK 5.5. wordt gerealiseerd in 4.6.1. en 4.6.4. 5.6. Informatieoverdracht De voorziening waarborgt een verantwoorde overdracht van relevante informatie met betrekking tot de hulpen dienstverlening in overleg met de gebruiker. SMK 5.6. wordt gerealiseerd in en 4.6.2., 4.6.3. en 4.6.4.

3. Kwaliteitsplanning Doel -

het beschrijven van de kwaliteitsplanning (SMK 3.1) het jaarlijks evalueren en actualiseren van de kwaliteitsplanning (SMK 3.1)

Werkwijze De kwaliteitsplanning komt tot stand tijdens de jaarlijkse beoordelingsvergadering in oktober. Vooraf worden de teams, tijdens de teamvergaderingen geconsulteerd over onderwerpen die ze willen voordragen. Het zijn uiteindelijk de directie, orthopedagoge en hoofdopvoeders die beslissen hoe de kwaliteitsplanning voor het komende jaar er zal uitzien. Evaluatie en actualisatie van de kwaliteitsplanning De evaluatie en actualisatie van de kwaliteitsplanning gebeurt tijdens de jaarlijkse beoordelingsvergadering die plaats vindt in oktober. Voor kwaliteitsplanning en –evaluatie: zie bijlage

4. Kwaliteitssysteem 4.1. Organisatiestructuur Doel -

Beschrijven van de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge verhoudingen van het personeel, en het kenbaar maken aan de gebruikers, het personeel en de overheid. (SMK 3.6.)

Algemene Vergadering

Beheerraad

Directeur

Orthopedagoge

Maatschappelijk Assistant

Hoofdbegeleiders Bzt Begeleider

Begeleider

Begeleider

Begeleider

Begeleider

Begeleider

Begeleider

Kwaliteit scoördinator

Administratief medewerker

Logistiek Personeel

Administratief medewerker

Hoofdbegeleider Dc

Begeleider

Begeleider

Psychiater

kokkin

Begeleider

Begeleider

Begeleider

Begeleider

klusjesman

Begeleider

Begeleider

logistiek assistant

Begeleider

Begeleider Kinesist

kokkin

logistiek assistant logistiek assistant

Begeleider

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De functie-omschrijvingen zijn terug te vinden in de bijlagen van het kwaliteitshandboek. Kenbaar maken van de organisatiestructuur De organisatiestructuur wordt kenbaar gemaakt aan de gebruikers, het personeel en de overheid via de informatie-brochure, de website en de inspectiebezoeken. 4.2. Verantwoordelijke die met het kwaliteitsbeleid is belast De verantwoordelijke die met de kwaliteit is belast, is de kwaliteitscoördinator. Binnen de v.z.w. Primavera wordt deze functie vervuld door de orthopedagoge. Zij combineert de functie van orthopedagoge met de functie van kwaliteitscoördinator. Vereiste kwalificaties    

Minstens een A1-diploma (of gelijkwaardig) in een pedagogische richting Planmatig en projectmatig kunnen werken Analytisch kunnen denken en handelen Voldoende communicatieve vaardigheden bezitten

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 

Het inleiden, begeleiden en leiden van het proces dat moet resulteren in het tot stand komen van een kwaliteitshandboek

  

Zorg dragen voor de implementatie, evaluatie en het actualiseren van het kwaliteitshandboek Rapporteren aan de directie over de status en doeltreffendheid van het kwaliteitshandboek ten opzichte van het kwaliteitsbeleid, de kwaliteitsplanning en de regelgeving Verifiëren of de documenten van het kwaliteitshandboek: - in overeenstemming zijn met de eisen van het kwaliteitsdecreet - in overeenstemming zijn met de interne afspraken inzake de vormelijke aspecten - niet in tegenspraak zijn met andere opgestelde documenten

Rapportage aan De directeur Vervanger bij afwezigheid De directeur

4.3. Overzicht en werking van de overlegorganen Doel -

het beschrijven van de wijze waarop de interne communicatie en het overleg georganiseerd zijn. (SMK 4.1.)

Overlegorganen Algemene Vergadering

Raad van Beheer

Teamvergadering

Overleg directie – hoofdbegeleiders – orthopedagoge (organisatie-overleg)

Overleg directie – logistiek personeel

Leefgroepoverleg

Voorbespreking

Algemene Vergadering De Algemene Vergadering bestaat uit 16 leden en komt één keer per jaar samen. Er is een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Men kan lid worden van de Algemene Vergadering door een gemotiveerde kandidatuurstelling in te leveren waarna er door de leden van de Algemene Vergadering wordt beslist over de kandidatuur. Zij worden benoemd voor een periode van drie jaar. De onderwerpen waar de Algemene Vergadering over vergadert zijn o.a.: het goedkeuren van de jaarrekening, controle van de boekhouding, het aanstellen van commissarissen voor het

nazicht van de boekhouding en het benoemen van nieuwe leden van de Algemene Vergadering. De verslagen worden gemaakt door de secretaris en bewaard door de directeur van Primavera. De Raad van Beheer De Raad van Beheer bestaat uit 16 leden en vergadert twee maandelijks. Er is een voorzitter, een secretaris en een penningmeester (dezelfde mensen die deze functies vervullen in de Algemene Vergadering). Onderwerpen voor de vergaderingen zijn o.a.: het dagelijks bestuur, personeelszaken, maandelijks overzicht van de financiën. De verslagen worden gemaakt door de secretaris en bewaard door de directeur van Primavera.

Teamvergadering In het bezigheidstehuis vindt wekelijks een teamvergadering plaats (in vakantieperiodes ligt de frequentie lager), voor het dagcentrum is dit ongeveer 3 keer per maand (tijdens de zomervakantie wordt niet vergaderd). Hierbij is het voltallige begeleidend team aanwezig, alsook de orthopedagoge. Een gedeelte van de vergadering wordt bijgewoond door de maatschappelijk assistente. De agenda wordt bepaald door de hoofdbegeleider(s) en de orthopedagoge. De vergadering wordt geleid door een hoofdbegeleider. Tijdens de teamvergadering worden individuele begeleidingsplannen besproken. Verder komen er zowel thema’s van praktische als pedagogische aard aan bod. Het verslag wordt beurtelings door een van de teamleden neergeschreven en verder door de orthopedagoge gedistribueerd. De verslagen worden bewaard in het opvoederslokaal, het nachtverblijf en in het bureau van de orthopedagoge. Overleg tussen de directie, de hoofdbegeleiders en de orthopedagoge (organisatieoverleg) Wekelijks vindt een overleg plaats tussen de hoofdbegeleiders van het bezigheidstehuis, de hoofdopvoeder van het dagcentrum, de orthopedagoge en de directeur. Bij afwezigheid van één van de leden wordt bekeken of het overleg al dan niet doorgaat. Volgende agendapunten zijn meestal aan de orde: visie en beleid, praktische en organisatorische afspraken, formeel vastleggen van een aantal afspraken, inzichten verwerven in de werking van de twee afdelingen, de gezamenlijke benadering van probleemgedrag bij bewoners, evaluatie van voorbije activiteiten, signaleren van knelpunten en eventueel een aantal varia. Het verslag van dit overleg wordt gemaakt, bewaard en verspreid door de orthopedagoge. Overleg tussen de directie en het logistiek personeel Dit overleg vindt minstens 2 maal per jaar plaats. Er wordt gesproken over praktische zaken die te maken hebben met schoonmaken en koken. Van dit overleg wordt geen verslag gemaakt.

Volgende overlegorganen gelden enkel in het dagcentrum: Voorbespreking Dagelijks zitten alle aanwezigen samen om de dagelijkse gang van zaken te overlopen. Van dit overleg wordt geen verslag gemaakt. Leefgroepoverleg Halfjaarlijks hebben de 2 vaste begeleiders van de verschillende leefgroepen een overleg met de orthopedagoge. Tijdens dit overleg wordt ieder van de gebruikers besproken, kunnen nieuwe afspraken gemaakt worden, enz. De orthopedagoge noteert het verslag in de ortho-agogische opvolgingskaft.

4.5. Deelname aan externe overlegorganen Doel -

Primavera werkt mee aan het regionaal overleg met het oog op de afstemming van vraag en aanbod van de hulp – en dienstverlening en aan het overleg omtrent de invulling van de niet – beantwoorde behoeften in de regio. (SMK 2.3) Indien Primavera zelf niet meer kan voorzien in bepaalde behoeften van de gebruiker zoekt zij, in samenwerking met de gebruiker, naar samenwerking met derden. (SMK 5.3)

Overlegorganen De Stichting Welzijnszorg Provincie Antwerpen coördineert het Regionaal Overleg. Dit overleg wordt verwezenlijkt op twee niveaus: in de werkgroepen van de Centrale Wachtlijst en in het Regionaal Overleg. Het geheel wordt gecoördineerd door de Stichting Welzijnszorg. Centrale Registratie Zorg De CRZ is opgedeeld in een vijftal werkgroepen. Primavera is vertegenwoordigd binnen de werkgroep Groot Antwerpen door de maatschappelijk assistente. De werkgroep wordt gecoördineerd door een medewerker van de Stichting Welzijnszorg die ook de verslagen maakt en bewaart. De leden van de werkgroep zijn de medewerkers van de sociale diensten van de participerende voorzieningen. De werkgroep komt maandelijks bijeen. De doelstelling is drieledig: - de registratie van alle mogelijke kandidaten voor de bestaande voorzieningen - zorgen voor een zo efficiënt mogelijk zorgaanbod - de afstemming van vraag en aanbod van verbruiker en voorziening Er wordt een driemaandelijks verslag aan het Vlaams Fonds gedaan.

Regionaal Overleg Ook het Regionaal overleg is opgedeeld in een vijftal groepen. Primavera is vertegenwoordigd in de groep Groot Antwerpen door de directeur. Het Regionaal Overleg wordt gecoördineerd door medewerkers van de Stichting Welzijnszorg die ook de verslagen maakt en bewaart. De leden van het Regionaal Overleg zijn de directies van de door het Vlaams Fonds erkende voorzieningen of voorzieningen die initiatief nemen om erkend te worden, vertegenwoordigers van de verwijzers en vertegenwoordigers van de gebruikers. Het Regionaal Overleg komt minimaal 3 maal per jaar bijeen. De doelstellingen zijn: - de evaluatie van de werking van de Centrale Wachtlijst - de evolutie van de centrale wachtlijst - afspraken maken aangaande onderlinge afstemming en /of functionele samenwerking - regionale werkgroepen opvolgen - procesopvolging / visieontwikkeling Welzijnsoverleg Merksem Alle welzijnswerkers van Merksem worden enkele malen per jaar uitgenodigd om samen te komen. In overleg staat er telkens een bepaald thema centraal en er wordt dan telkens een gastspreker uitgenodigd die iets kan vertellen rond dit thema (voorbeelden van thema’s: zorgverzekering, schuldbemiddeling, depressie, enz.) De doelstellingen van het welzijnsoverleg zijn: - de diensten en voorzieningen in Merksem beter te leren kennen alsook de mensen die er werken - rond bepaalde thema’s algemene informatie verschaffen.

4.6. Overzicht van de procedures 4.6.1. De Intake Doel -

-

Het voorzien van overleg tussen de voorziening en de gebruiker over welke elementen van de hulpen dienstverlening de gebruiker geïnformeerd wordt op individueel vlak Het tijdig geven van volledige en nauwkeurige informatie aan de gebruiker over deze elementen (SMK 1.1.1.) Het voorzien van overleg tussen de voorziening en de gebruiker waarin de gebruiker het recht heeft om advies uit te brengen inzake de hulpen dienstverlening op individueel vlak (SMK 1.1.2.) Het garanderen van medezeggenschap van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening op individueel vlak (SMK 1.1.4.) Het aanwenden van de ervaringsdeskundigheid van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening op individueel vlak (SMK 1.1.5.) Het voorzien van de nodige maatregelen om de mondigheid van de gebruiker te ondersteunen en te versterken op individueel vlak (SMK 1.1.6.)

-

Het in overleg opstellen en het schriftelijk vastleggen van de rechten en plichten van de gebruiker en de voorziening en door beide partijen ondertekenen (SMK 1.2.1.) het kenbaar maken van het aanbod van de voorziening aan de gebruiker en aan derden (1.2.2.) Het peilen naar en registreren van de wensen, behoeften en mogelijkheden van de gebruiker (SMK 1.4.1.) Het beschrijven van de hulpen dienstverlening voor elke gebruiker, rekening houdend met de individuele wensen, behoeften en mogelijkheden van de gebruiker (SMK 1.4.2.) Het kenbaar maken aan de gebruikers hoe klachten ingediend en afgehandeld worden (1.5.2.) Het streven naar maatschappelijke integratie van de gebruiker (SMK 2.1.) Het niet discrimineren van de gebruiker en het respecteren van zijn ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging (SMK 2.2.) Het doorverwijzen, indien de voorziening niet kan voorzien in de aangewezen hulpen dienstverlening. (SMK 5.1.) Het doorverwijzen van de kandidaat-gebruiker indien de voorziening niet kan voorzien in de aangewezen hulpen dienstverlening (SMK 5.4.) Het maken van duidelijke afspraken over de omstandigheden waarin en de wijze waarop de hulpen dienstverlening beëindigd wordt (SMK 5.5)

Toepassingsgebied Alle aanvragen van gebruikers

Verwante documenten en hulpmiddelen -

Informatiebrochure kennismakingsbrochure centrale wachtlijst registratieformulier van aanmelding intakeformulier reglement van orde individuele begeleidingsovereenkomst individuele fiche

Werkwijze Aanmelding De aanmelding gebeurt bij de maatschappelijk assistent. Elke nieuwe aanmelding wordt schriftelijk opgetekend d.m.v. een registratieformulier. Indien de voorziening niet kan ingaan op de vraag van de gebruiker, wordt deze doorverwezen. Indien de vraag van de gebruiker in aanmerking komt, wordt een afspraak gemaakt voor een eerste kennismakingsgesprek. Kennismakingsgesprek In dit eerste gesprek probeert de maatschappelijk assistent de zorgvraag van de aanvrager vast te stellen.

Het aanbod van Primavera wordt voorgesteld. Naast de mondelinge toelichting krijgt de aanvrager ook een rondleiding en wordt er schriftelijke informatie verschaft via een informatiebrochure. Indien de aanvrager nog niet aangemeld is op de centrale wachtlijst, wordt dit bij deze gelegenheid in orde gebracht. Wanneer de aanvrager interesse toont tot een opname in Primavera wordt deze op de interne wachtlijst geplaatst. Er zullen daarna op regelmatige basis contacten plaatsvinden om de zorgvraag te actualiseren. Voor cliënten die het dagcentrum bezoeken maar een aanvraag doen tot opname in het bezigheidstehuis wordt enkel een registratieformulier ingevuld. Zij worden op de centrale wachtlijst aangemeld. Het invullen van de nodige documenten gebeurt tijdens een huisbezoek. Indien gewenst kan de aanvrager een bezoek brengen aan het bezigheidstehuis, maar er volgt geen formeel kennismakingsgesprek, omdat cliënt en voorziening reeds bekend zijn met elkaar. Beslissing Wanneer er een open plaats is in Primavera, bekijken maatschappelijk assistente, orthopedagoge en hoofdopvoeder(s) de interne wachtlijst. Zij gaan na of er een (dringende) vraag is, die overeenstemt met het profiel van de open plaats. Indien dit zo is, dan contacteert de maatschappelijk assistente de aanvrager. Indien er op de interne wachtlijst geen kandidaat gevonden wordt die overeenstemt met de open plaats, wordt op de bijeenkomst van de centrale wachtlijst breder gekeken naar mogelijke kandidaten. Opname Bij een beslissing tot opname zal een gesprek plaatsvinden met de maatschappelijk assistent ter voorbereiding van de opname. In dat gesprek licht de maatschappelijk assistent het reglement van orde toe, de individuele begeleidingsovereenkomst wordt opgemaakt en de individuele fiche (met algemene gegevens) wordt ingevuld. De omstandigheden waarin en de wijze waarop de hulpen dienstverlening beëindigd wordt, staan beschreven in het Reglement van Orde, dat de maatschappelijk assistent met de gebruiker doorneemt. Op dit moment kunnen eventueel ook individuele afspraken gemaakt worden, bv. met betrekking tot betaling of proefperiode.

Registratie Wie Registratieformulier Maatschappelijk assistente Intakeformulier Maatschappelijk assistente Reglement van Orde Maatschappelijk assistente Individuele opvangs –en Maatschappelijk begeleidingsovereenkomst assistente

Registratie

Waar Kaft bij maatschappelijk assistente Persoonlijk dossier

Bewaartermijn Geen termijn Geen termijn

Kaft ‘Reglement van Orde’ Geen termijn Kaft ‘Individuele Geen termijn begeleidingsovereenkomst’

4.6.2. Het opstellen van het individueel begeleidingsplan Doel -

-

Het voorzien van overleg tussen de voorziening en de gebruiker over welke elementen van de hulpen dienstverlening de gebruiker geïnformeerd wordt op individueel vlak Het tijdig geven van volledige en nauwkeurige informatie aan de gebruiker over deze elementen (SMK 1.1.1.) Het voorzien van overleg tussen de voorziening en de gebruiker waarin de gebruiker het recht heeft om advies uit te brengen inzake de hulpen dienstverlening op individueel vlak (SMK 1.1.2.) Het garanderen van medezeggenschap van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening op individueel vlak (SMK 1.1.4.) Het aanwenden van de ervaringsdeskundigheid van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening op individueel vlak (SMK 1.1.5.) Het voorzien van de nodige maatregelen om de mondigheid van de gebruiker te ondersteunen en te versterken op individueel vlak (SMK 1.1.6.) Het schriftelijk vastleggen van de rechten en plichten van de gebruiker en de voorziening (SMK 1.2.1.) Het aanbieden van hulpen dienstverlening op maat van de gebruiker (SMK 1.4.) Het streven naar maatschappelijke integratie van de gebruiker, rekening houdend met zijn eigenheid in de hulpen dienstverlening. (SMK 2.1.) Het respecteren van de ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging van de gebruiker voor zover de werking van de voorziening en de integriteit van de medegebruiker niet in het gedrang komen. (SMK 2.2.) Het uitvoeren, periodiek evalueren, bijsturen en registreren van de hulpen dienstverlening. (SMK 3.2.) Het bevorderen van de interdisciplinaire werking. (SMK 4.2.) Het actief zoeken naar samenwerking met derden, indien de voorziening zelf niet kan voorzien in bepaalde behoeften van de gebruiker (SMK 5.3.) Het waarborgen van een verantwoorde overdracht van relevante informatie met betrekking tot de hulpen dienstverlening in overleg met de gebruiker (SMK 5.6.)

Toepassingsgebied Alle individuele begeleidingsplannen (IBP)

Verwante documenten dagboek persoonlijke observatieschriftjes ortho-agogische opvolgingsmap leidraad tot het maken van het individueel begeleidingsplan Individueel begeleidingsplan (IBP) Persoonlijk plan

Werkwijze Het opstellen van het individueel begeleidingsplan Dagcentrum Het individueel begeleidingsplan wordt opgesteld aan de hand van een leidraad, die een houvast biedt, zodat alle begeleidingsplannen op ongeveer dezelfde manier zijn opgebouwd. De nodige gegevens worden verzameld uit de neerslag van dagelijkse observaties in het dagboek en in persoonlijke observatieschriftjes. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de ortho-agogische opvolgingsmap, die een neerslag vormt van het leefgroepoverleg waarin de gasten systematisch besproken worden per leefgroep. Daarbij zijn de vaste begeleiders van de leefgroep aanwezig, alsook de orthopedagoge. Eén van de vaste begeleiders van de leefgroep maakt het individueel begeleidingsplan. Daartoe pleegt hij/zij overleg met de cliënt. Hij/Zij vult eerst samen met de cliënt het persoonlijk plan in. Daarin wordt de nadruk gelegd op de manier waarop de bewoner zelf kijkt naar zijn/haar situatie en functioneren. Er worden onderlinge afspraken gemaakt en het persoonlijk plan kan dan ook als een ‘contract’ bekeken worden, een onderlinge overeenkomst tussen bewoner en begeleider. In het individueel begeleidingsplan worden de afspraken, gemaakt in het ‘persoonlijk plan’, geïntegreerd. Het IBP is uitgebreider dan het persoonlijk plan, omdat er naast het standpunt van de bewoner zelf, het standpunt van het team in wordt belicht. Vooral voor het beschrijvende gedeelte kan op die manier genuanceerder gewerkt worden. De afspraken gemaakt in het ‘persoonlijk plan’ worden echter als bindend beschouwd. Vervolgens wordt het individueel begeleidingsplan op de teamvergadering besproken, zodanig dat ook andere begeleiders hierop aanvullingen kunnen doen. Indien uit het individueel begeleidingsplan blijkt dat de voorziening zelf niet kan voorzien in bepaalde behoeften van de cliënt, wordt contact gezocht met derden. Het is afhankelijk van de aard van de vraag wie het initiatief neemt tot dit contact. Indien het gaat over een samenwerking op pedagogisch gebied, is het de orthopedagoge die het contact legt en verder onderhoudt. Bij meer algemene vragen, verzorgt de maatschappelijk assistent het contact. In het geval van begeleid werk neemt de jobcoach alle externe contacten voor haar rekening. In onderling overleg en afhankelijk van het soort samenwerking wordt bepaald waar, wanneer en met welke frequentie de contacten zullen plaatsvinden. Tijdens het huisbezoek bespreekt de maatschappelijk assistent het individueel begeleidingsplan met de ouders of andere familieleden. Eventuele opmerkingen van ouders of familieleden worden mee opgenomen. Het individueel begeleidingsplan wordt dan ook pas als ‘klaar’ beschouwd nadat dit huisbezoek heeft plaatsgevonden. Het individueel begeleidingsplan wordt bewaard in het pedagogisch dossier. Bezigheidstehuis

Het opstellen van het IBP in het bezigheidstehuis gebeurt op dezelfde manier als in het dagcentrum. De ortho-agogische opvolgingsmap wordt in het bezigheidstehuis echter ingevuld tijdens de teamvergaderingen. In het bezigheidstehuis is het de persoonlijke begeleider die het IBP opstelt. In het bezigheidstehuis legt niet alleen de maatschappelijk assistent een huisbezoek af, maar ook de persoonlijke begeleider. Het is dan ook deze laatste die het IBP met de ouders of andere familieleden bespreekt. Nieuwe opnames Wanneer cliënten nieuw opgenomen worden in Primavera wordt een IBP opgesteld, ten laatste 1 jaar na de opnamedatum. Ondertussen worden wel schriftelijk gegevens opgetekend in de ortho-agogische opvolgingsmap of in verslagen van teamvergaderingen. Registratie Registratie Individueel begeleidingsplan Leefgroepoverleg/ bespreking tijdens teamvergadering Persoonlijk plan

Wie Waar - begeleiding Persoonlijk dossier - orthopedagoge Orthopedagoge Ortho-agogische opvolgingsmap

Bewaartermijn Geen termijn

Begeleiding

Geen termijn

Persoonlijk dossier

Geen termijn

4.6.3. Het uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel begeleidingsplan Doel -

-

Het voorzien van overleg tussen de voorziening en de gebruiker over welke elementen van de hulpen dienstverlening de gebruiker geïnformeerd wordt op individueel vlak Het tijdig geven van volledige en nauwkeurige informatie aan de gebruiker over deze elementen (SMK 1.1.1.) Het voorzien van overleg tussen de voorziening en de gebruiker waarin de gebruiker het recht heeft om advies uit te brengen inzake de hulpen dienstverlening op individueel vlak (SMK 1.1.2.) Het garanderen van medezeggenschap van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening op individueel vlak (SMK 1.1.4.) Het aanwenden van de ervaringsdeskundigheid van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening op individueel vlak (SMK 1.1.5.) Het voorzien van de nodige maatregelen om de mondigheid van de gebruiker te ondersteunen en te versterken op individueel vlak (SMK 1.1.6.) Het schriftelijk vastleggen van de rechten en plichten van de gebruiker en de voorziening (SMK 1.2.1.) Het aanbieden van hulpen dienstverlening op maat van de gebruiker (SMK 1.4.) Het streven naar maatschappelijke integratie van de gebruiker, rekening houdend met zijn eigenheid in de hulpen dienstverlening (SMK 2.1.)

-

Het respecteren van de ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging van de gebruiker voor zover de werking van de voorziening en de integriteit van de medegebruiker niet in het gedrang komt (SMK 2.2.) Het uitvoeren, periodiek evalueren, bijsturen en registreren van de hulpen dienstverlening (SMK 3.2.) Het bevorderen van de interdisciplinaire werking (SMK 4.2.) Het voorzien van een soepele overgang tussen de verschillende vormen van de hulpen dienstverlening binnen haar eigen werking (SMK 5.2.) Het actief zoeken naar samenwerking met derden, indien de voorziening zelf niet kan voorzien in bepaalde behoeften van de gebruiker (SMK 5.3.) Het waarborgen van een verantwoorde overdracht van relevante informatie met betrekking tot de hulpen dienstverlening in overleg met de gebruiker SMK 5.6.)

Toepassingsgebied Alle individuele begeleidingsplannen (IBP)

Verwante documenten Individueel Begeleidingsplan (IBP) Persoonlijk plan Leidraad tot het opmaken van het individueel begeleidingsplan Persoonlijke observatieschriftjes Ortho-agogische opvolgingsmap Dagboek (DC) Logboek (Bzt)

Werkwijze Dagcentrum De individuele begeleidingsplannen (IBP) worden opgesteld door de begeleiders van de leefgroep en verder besproken tijdens de teamvergadering. Gezien het voltallige begeleidend team de inhoud van het IBP kent, wordt de uitvoering ervan geïntegreerd in de dagelijkse werking. Om de 3 jaar worden de individuele begeleidingsplannen door een begeleider van de leefgroep geëvalueerd en wordt het persoonlijk plan opnieuw met de cliënt besproken. De begeleider bekijkt of het begeleidingsplan nog actueel is en voegt meer recente informatie toe. De doelstellingen worden geëvalueerd en desgevallend aangepast, a.d.h.v. de afspraken in het persoonlijk plan. De aanpassingen, de evaluatie van de doelstellingen en eventuele nieuwe doelstellingen worden tijdens de teamvergadering besproken. Op deze manier is het voltallige begeleidend team op de hoogte van de voorgestelde bijsturingen en wordt een soepele overgang tussen de verschillende vormen van hulpen dienstverlening binnen de voorziening mogelijk.

Indien noodzakelijk kan een individueel begeleidingsplan vroeger dan voorzien geëvalueerd worden. Het zijn dan de begeleiders van de leefgroep die hiertoe het initiatief nemen in overleg met de orthopedagoge. Bezigheidstehuis De individuele begeleidingsplannen (IBP) worden opgesteld door de persoonlijke begeleider en verder besproken tijdens de teamvergadering. Gezien het voltallige begeleidend team de inhoud van het IBP kent, wordt de uitvoering ervan geïntegreerd in de dagelijkse werking. Om de 2 jaar worden de individuele begeleidingsplannen door de persoonlijke begeleider geëvalueerd en wordt het persoonlijk plan opnieuw met de cliënt besproken. De begeleider bekijkt of het begeleidingsplan nog actueel is en voegt meer recente informatie toe. De doelstellingen worden geëvalueerd en desgevallend aangepast, a.d.h.v. de afspraken in het persoonlijk plan. De aanpassingen, de evaluatie van de doelstellingen en eventuele nieuwe doelstellingen worden tijdens de teamvergadering besproken. Op deze manier is het voltallige begeleidend team op de hoogte van de voorgestelde bijsturingen en wordt een soepele overgang tussen de verschillende vormen van hulpen dienstverlening binnen de voorziening mogelijk. Samenwerking met derden: Indien uit de evaluatie van het individueel begeleidingsplan blijkt dat de voorziening niet kan voorzien in bepaalde behoeften van de cliënt, zoekt zij actief naar organisaties/instanties die wel aan de vraag van de cliënt kunnen beantwoorden. Het is afhankelijk van de aard van de vraag wie het initiatief neemt tot dit contact. Indien het gaat over een samenwerking op pedagogisch gebied, is het de orthopedagoge die het contact legt en verder onderhoudt. Bij meer algemene vragen, verzorgt de maatschappelijk assistent het contact. In het geval van begeleid werk neemt de jobcoach alle externe contacten voor haar rekening. In onderling overleg en afhankelijk van het soort samenwerking wordt bepaald waar, wanneer en met welke frequentie de contacten zullen plaatsvinden. Indien overdracht van informatie betreffende de cliënt gewenst is, gebeurt dit na schriftelijke toestemming van de cliënt. Naadloosheid: Indien een gebruiker uit het dagcentrum overstapt naar het bezigheidstehuis, licht een begeleider van de leefgroep in samenwerking met de orthopedagoge alle relevante informatie uit het dossier toe tijdens de teamvergadering. Ook de ouders worden uitgenodigd voor een gesprek, waarin de gewoontes van thuis worden besproken en verdere informatie kan worden uitgewisseld. Een overstap naar een andere leefgroep in het dagcentrum kan gebeuren n.a.v. een rechtstreekse vraag van de gebruiker zelf of op aangeven van het begeleidend team. In ieder geval wordt dit tijdens de teamvergadering besproken. Wanneer de overstap verantwoord blijkt, wisselen de begeleiders van beide leefgroepen informatie uit. De dossiers zijn permanent toegankelijk voor alle begeleiders.

Registratie Registratie Individueel begeleidingsplan Persoonlijk plan Leefgroepoverleg/ bewonersbespreking

Wie - begeleiding - orthopedagoge Begeleiding Orthopedagoge

Waar Persoonlijk dossier


Persoonlijk dossier Ortho-agogische opvolgingskaft

Geen termijn Geen termijn

4.6.4. Het beëindigen van de hulpen dienstverlening Doel -

-

Het voorzien van overleg tussen de voorziening en de gebruiker over welke elementen van de hulpen dienstverlening de gebruiker geïnformeerd wordt op individueel vlak Het tijdig geven van volledige en nauwkeurige informatie aan de gebruiker over deze elementen (SMK 1.1.1.) Het voorzien van overleg tussen de voorziening en de gebruiker waarin de gebruiker het recht heeft om advies uit te brengen inzake de hulpen dienstverlening op individueel vlak (SMK 1.1.2.) Het garanderen van medezeggenschap van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening op individueel vlak (SMK 1.1.4.) Het aanwenden van de ervaringsdeskundigheid van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening op individueel vlak (SMK 1.1.5.) Het voorzien van de nodige maatregelen om de mondigheid van de gebruiker te ondersteunen en te versterken op individueel vlak (SMK 1.1.6.) Het peilen naar en registreren van de wensen, behoeften en mogelijkheden van de gebruiker (SMK 1.4.1.) Het beschrijven van de hulpen dienstverlening voor elke gebruiker, rekening houdend met de individuele wensen, behoeften en mogelijkheden van de gebruiker (SMK 1.4.2.) Het nemen van maatregelen om de communicatie af te stemmen op maat van de gebruiker (SMK 1.4.7.) Het streven naar maatschappelijke integratie van de gebruiker (SMK 2.1) Het niet discrimineren van de gebruiker en het respecteren van zijn ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging (SMK 2.2) Het nemen van maatregelen om de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker te vrijwaren (SMK 2.4) Het actief zoeken naar alternatieven en het streven naar een soepele overgang bij doorverwijzing (SMK5.4) Het maken van duidelijke afspraken over de omstandigheden waarin en de wijze waarop de hulpen dienstverlening beëindigd wordt (SMK 5.5) Het waarborgen van een verantwoorde overdracht van relevante informatie met betrekking tot de hulpen dienstverlening in overleg met de gebruiker (SMK 5.6)

Toepassingsgebied Alle vormen van het beëindigen van de hulpen dienstverlening Verwante documenten

Reglement van orde Individuele opvangs- en begeleidingsovereenkomst Individueel Begeleidingsplan Dagboek/logboek Werkwijze Het beëindigen van de hulpen dienstverlening De omstandigheden waarin en de wijze waarop de hulpen dienstverlening beëindigd wordt, staan beschreven in het Reglement van Orde dat bij de opname besproken wordt met de gebruiker. Aanleiding Tijdens de proefperiode ( 6 maanden) - in het geval van overmacht of hoogdringendheid, - bij overlijden van de gebruiker - indien de gebruiker niet blijkt te behoren tot de doelgroep, - niet voldoet aan de bijzondere opnemingsvoorwaarden, of de verplichtingen opgenomen in het Reglement van orde en het protocol niet naleeft - of de verplichtingen opgenomen in het Reglement van orde en het protocol niet naleeft kan worden besloten dat de hulpen dienstverlening door de voorziening beëindigd wordt. De gebruiker kan op elk moment besluiten tot beëindiging van de overeenkomst. Na de proefperiode - bij het overlijden van de gebruiker - indien de lichamelijke of geestelijke toestand van de gebruiker dermate is dat het zorgaanbod van de voorziening niet meer beantwoordt aan de noden en zorgvragen van de gebruiker - wanneer (na voorafgaande verwittiging) de gebruiker het Reglement van orde en het protocol niet naleeft - indien de beslissing tot tenlasteneming van het V.A.P.H. niet overeenkomt met de erkenning van de voorziening - wanneer de gebruiker niet meer voldoet aan de bijzondere opnamevoorwaarden - in het geval van overmacht of hoogdringendheid kan worden besloten dat de hulpen dienstverlening door de voorziening beëindigd wordt, na voorafgaande verwittiging. De gebruiker kan steeds overgaan tot beëindiging van de overeenkomst. Bevoegdheid De directie beslist, na advies ingewonnen te hebben bij, of op indicatie van het begeleidend team, tot ontslag van de gebruiker. Werkwijze

Het beëindigen van de hulpen dienstverlening, de opzegtermijn en eventuele verbrekingsvergoedingen worden geregeld zoals omschreven in het Reglement van orde. Wanneer de hulpen dienstverlening ten aanzien van een cliënt beëindigd wordt, gaat hier steeds een gesprek met de cliënt en/of diens wettelijke vertegenwoordiger(s) aan vooraf. Tijdens dit gesprek wordt de beëindiging gemotiveerd en wordt, indien de cliënt dit wenst, gezocht naar alternatieve vormen van hulpen dienstverlening. Het zoeken naar alternatieven Bij het beëindigen van de hulpen dienstverleningsovereenkomst door de voorziening biedt Primavera actieve hulp bij het zoeken naar een andere opvangmogelijkheid. Primavera zal zorgen voor een zo correct en soepel mogelijke overgang naar een andere instelling. Bij het beëindigen van de hulpen dienstverleningsovereenkomst door de gebruiker biedt Primavera informatie over mogelijke alternatieven. In het geval er zich problemen voordoen kan Primavera actieve hulp bieden. Overlijden van de gebruiker Bij overlijden van de gebruiker staat de maatschappelijk assistente in voor de emotionele opvang van de nabestaanden in de eerste fase van het rouwproces, zij geeft ook praktische en administratieve informatie en rondt de contacten af. De overdracht van relevante informatie Primavera geeft op aanvraag, na toestemming van de betrokken gebruiker of diens wettelijk vertegenwoordiger, alle relevante informatie door aan de door de gebruiker gekozen voorziening.

Registraties Alle verslagen in heel de procedure worden na het beëindigen van de hulpen dienstverlening permanent in het archief bewaard.

4.6.5. Het organiseren van het collectief overleg Doel -

Het voorzien van overleg tussen de gebruiker en de voorziening op collectief vlak (SMK 1.1) Het schriftelijk vastleggen van de wederzijdse rechten en plichten van de gebruiker op collectief vlak (SMK 1.2.1) Het afstemmen van de gebouwen, inrichting en uitrusting op de eigenheid van de gebruiker (SMK 1.4.6) Het afstemmen van de communicatie op collectief vlak op de eigenheid van de gebruiker (SMK 1.4.7) Het voorzien van overleg over de procedure voor het afhandelen van klachten van gebruikers (SMK 1.5.2)

-

Het nemen van maatregelen om de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker te vrijwaren (SMK 2.4)

Toepassingsgebied Alle vormen van medezeggenschap tussen voorziening en gebruiker

Verwante documenten en hulpmiddelen verslagen van de vergaderingen van de gebruikersraad verslag van de ouderavond verslagen van de bewonersvergaderingen

Werkwijze Dagcentrum Gebruikersraad De gebruikersraad is samengesteld uit 8 gebruikers van het dagcentrum (2 afgevaardigden per leefgroep). De groep is samengesteld d.m.v. verkiezingen. Binnen de raad werd ook een voorzitter verkozen. De vergaderingen gaan minimum 2-maandelijks door. De orthopedagoge coacht de vergaderingen. De verslaggever maakt het verslag, dat bewaard en verspreid wordt door de orthopedagoge. De agenda van de vergaderingen wordt op de volgende manier samengesteld. De week voor een vergadering plaatsvindt, vragen de vertegenwoordigers van de leefgroepen of er iemand een onderwerp wil aankaarten in de vergadering. De vertegenwoordigers brengen hun lijst met onderwerpen mee naar de vergadering. Daarnaast mag ook het personeel onderwerpen aanbrengen. Het overleg tussen de voorziening en de collectiviteit van de gebruikers inzake informatierecht, adviesrecht, medezeggenschap, wederzijdse rechten en plichten en de klachtenprocedure vindt plaats tijdens de gebruikersraad, en dit telkens er een nieuwe raad verkozen is. De neerslag van dit overleg is terug te vinden in het huishoudelijk reglement. Ouderavond Op momenten dat hiertoe aanleiding bestaat organiseert Primavera een ouderavond, waarop ouders informatie krijgen over de actuele werking van Primavera en waar ouders de kans krijgen om vragen te stellen of opmerkingen te geven. Vaak gebeurt dit naar aanleiding van een concreet thema.

Bezigheidstehuis Gebruikersraad In de gebruikersraad zetelen bewoners, ouders of wettelijke vertegenwoordigers van bewoners. De samenstelling gebeurt aan de hand van verkiezingen. De leden van de raad kiezen ook een voorzitter. De leden treden, via hun voorzitter met de directie in dialoog over de onderwerpen die op het programma staan.

De vergaderingen van de gebruikersraad vinden minstens 4 keer per jaar plaats. Het verslag wordt gemaakt, bewaard en verspreid door de directeur. Het overleg tussen de voorziening en de collectiviteit van de gebruikers inzake informatierecht, adviesrecht, medezeggenschap, wederzijdse rechten en plichten en de klachtenprocedure vindt plaats tijdens de gebruikersraad, en dit telkens er een nieuwe raad verkozen is. De neerslag van dit overleg is terug te vinden in het huishoudelijk reglement. Bewonersvergadering Wekelijks vindt per leefgroep een bewonersvergadering plaats op een vastgesteld tijdstip. De begeleiding nodigt alle bewoners uit om deel te nemen. Tijdens deze vergadering worden een aantal vaste onderwerpen besproken: taakverdeling voor de week, keuze van het menu, evaluatie van de voorbije week en het voorbije weekend, afspraken rond uitstappen, verjaardagsfeestjes, e.d. De begeleiding laat voldoende ruimte aan de bewoners om ook zelf onderwerpen te agenderen. De begeleiding spoort de bewoners actief aan om mee te denken over onderwerpen. De orthopedagoge begeleidt de vergadering en maakt ook het verslag. Bij afwezigheid begeleidt de begeleider die op dat moment dienst heeft de vergadering. Ouderavond Op momenten dat hiertoe aanleiding bestaat organiseert Primavera een ouderavond, waarop ouders informatie krijgen over de actuele werking van Primavera en waar ouders de kans krijgen om vragen te stellen of opmerkingen te geven. Vaak gebeurt dit naar aanleiding van een concreet thema.

Registraties Registratie Gebruikersraad

Wie Directie en orthopedagoge

Bewonersvergadering Orthopedagoge of Begeleiding van de leefgroep

Waar Bewaartermijn Kaft met verslagen Geen termijn van vergaderingen van de gebruikersraad Schrift met verslagen Geen termijn van de bewonersvergadering

4.6.6. Het toetsen van de tevredenheid van de gebruiker Doel -

het overleggen met en advies vragen aan de gebruikers (SMK 1.1.2.) het garanderen van medezeggenschap van de gebruiker inzake de hulpen dienstverlening (SMK 1.1.4.) het ondersteunen en versterken van de mondigheid van de gebruiker (SMK 1.1.6.) het afstemmen van de communicatie op de eigenheid van de gebruiker (SMK 1.4.7.) het periodiek peilen naar de tevredenheid van de gebruikers (SMK 1.5.1)

Toepassingsgebied

-

De hulpen dienstverlening van de gebruikers

Verwante documenten en hulpmiddelen tevredenheidsenquête

Werkwijze 1. Tevredenheidsenquête De orthopedagoge stelt in samenspraak met de gebruikers een vragenlijst op waarmee de tevredenheid van de gebruikers getoetst wordt. Het aftasten van de onderwerpen die in de vragenlijst moeten opgenomen worden, gebeurt tijdens de gebruikersraad. Na het opstellen van de vragenlijst kunnen de cliënten de vragenlijst invullen. Dit gebeurt individueel en onder begeleiding. Nadat iedere gebruiker de vragenlijst heeft ingevuld, verzamelt en verwerkt de orthopedagoge alle resultaten en maakt deze over aan de bewoners, de begeleiding en de directie. De afname van de vragenlijst gebeurt 3-jaarlijks. Na analyse van de resultaten kan de directie, eventueel na overleg met het personeel overgaan tot het implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen (zie procedure 4.6.8.) 2. Evaluatie van evenementen Bepaalde evenementen, feesten, projecten, e.d. worden geëvalueerd tijdens de teamvergadering. De begeleiders vertalen daarbij ook de reacties van cliënten. 3. Permanente tevredenheidsmeting Daarnaast is er sprake van een permanente tevredenheidsmeting. Tijdens hun dagelijkse aanwezigheid peilen directie, begeleiders en orthopedagoge naar de tevredenheid van de gebruikers. Relevante informatie wordt doorgegeven tijdens de teamvergaderingen. Registratie

Registratie

Wie

Waar

Bewaartermijn

Enquêteformulier

Kwaliteitscoördinator Kaft met Onbepaalde termijn ‘tevredenheidsonderzoeken’ Verslagen van de Orthopedagoge Op verschillende plaatsen Onbepaalde termijn teamvergaderingen in de instelling

4.6.7. Het afhandelen van klachten van de gebruikers Doel -

het geven van een antwoord binnen overeengekomen termijnen op de door de gebruiker gestelde vragen (SMK 1.1.3) het garanderen van medezeggenschap van de gebruiker (SMK 1.1.4)

-

het aanwenden van de ervaringsdeskundigheid van de gebruiker (SMK 1.1.5) het ondersteunen en versterken van de mondigheid van de gebruiker (SMK 1.1.6.) het afstemmen van de communicatie op de eigenheid van de gebruiker (SMK 1.4.7) het organiseren van overleg met de gebruiker over de wijze waarop de klachten afgehandeld worden (SMK 1.5.2) het kenbaar maken aan de gebruiker dat hij zich tot het Vlaams Fonds kan wenden indien deze procedure geen voldoening geeft (SMK 1.5.2) de basis leggen voor corrigerende en preventieve maatregelen (SMK 3.4)

Toepassingsgebied Alle klachten van gebruikers met betrekking tot de hulp-en dienstverlening

Verwante documenten Verslag van de Gebruikersraad Klachtenboek

Werkwijze Elke klacht aangaande een element van de dienstverlening kan door de gebruiker, zijn wettelijke vertegenwoordiger of een naaste verwante of vertrouwenspersoon mondeling aangebracht worden bij de verantwoordelijke van de dienst, waar de klacht zich situeert of bij elk ander personeelslid. De klacht wordt genoteerd in het klachtenregister. De klacht kan steeds ingetrokken worden. De voorziening deelt binnen de vijftien dagen na het indienen van de klacht mondeling mee aan de indiener, welk gevolg aan de klacht wordt gegeven. Als er geen voor de indiener bevredigende oplossing kan gegeven worden aan de mondelinge klacht, dan adviseert het personeelslid bij wie de klacht is ingediend om deze klacht schriftelijk te formuleren. De schriftelijk geformuleerde klacht wordt gericht aan de directie van de voorziening, die bij ontvangst hiervan deze onmiddellijk meldt in het klachtenregister. De klacht kan steeds ingetrokken worden. De voorziening deelt binnen de dertig dagen na het indienen van de klacht schriftelijk mee aan de indiener, welk gevolg aan de klacht wordt gegeven. Indien de afhandeling van deze schriftelijke klacht de indiener niet bevredigt, kan deze zich schriftelijk wenden tot de interne klachtencommissie. Deze bestaat uit een vertegenwoordiger van de inrichtende macht van de voorziening en een persoon aangeduid door de gebruikersraad of, bij ontstentenis hiervan, door de gebruikers of hun wettelijke vertegenwoordiger. Deze commissie wordt samengesteld op het moment dat er een schriftelijke klacht tot de commissie gericht wordt. Deze commissie hoort alle betrokken partijen en poogt ze te verzoenen. Zij deelt binnen de dertig dagen haar oordeel aangaande de klacht schriftelijk mee aan de indiener en aan de voorziening. Indien de klacht gegrond wordt bevonden moet de voorziening binnen de dertig dagen na het meedelen van het oordeel van de klachtencommissie aan de indiener schriftelijk meedelen welk gevolg hieraan gegeven werd.

Indien de afhandeling van de klacht de indiener nog steeds geen voldoening schenkt, kan deze schriftelijk wenden tot de leidend ambtenaar van het VAPH, Sterrekundelaan 30, 1210 Brussel, die nagaat of de voorziening al dan niet de reglementering heeft nageleefd en die in het laatste geval de nodige maatregelen treft met het oog op de naleving van de reglementering. De procedure van het indienen en het afhandelen van klachten wordt kenbaar gemaakt via de gebruikersraad en de infobrochure. Klachten, suggesties en bemerkingen van gebruikers kunnen een aanzet zijn tot het nemen van corrigerende en preventieve maatregelen, zoals beschreven in KHB 4.6.8.

Registratie De registratie van een klacht wordt gedurende 10 jaar bewaard.

4.6.8. Het implementeren van preventieve en corrigerende maatregelen Doel -

het opstellen, uitvoeren en evalueren van corrigerende en preventieve maatregelen (SMK 3.4) het vrijwaren van de veiligheid en de gezondheid van de gebruiker (SMK 2.4)

Toepassingsgebied Alle elementen van de hulpen dienstverlening, de processen en het kwaliteitssysteem

Verwante documenten en hulpmiddelen Klachtenboek Verslagen van functioneringsgesprekken Verslagen van teamvergaderingen Verslagen van organisatie-overleg Resultaten van tevredenheidsenquête Verslagen van interne audits

Werkwijze Het implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen op basis van klachten -

Het personeelslid dat de klacht ontvangt, kan een signaal geven aan de directie om corrigerende of preventieve maatregelen uit te werken. Het onderzoek naar de oorzaak gebeurt door de betrokken partijen en de directeur. Het bepalen van maatregelen om de oorzaak van klachten weg te nemen gebeurt door overleg van de betrokken partijen en de directeur.

-

De opvolging van de genomen maatregelen inzake uitvoering en doeltreffendheid gebeurt na een vooraf bepaalde proeftijd. Indien nodig worden de maatregelen bijgestuurd. De registratie gebeurt in het klachtenboek.

Het implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen op basis van interne meldingen -

Elk personeelslid kan een signaal geven. Dit kan gebeuren naar aanleiding van een functioneringsgesprek, maar dit is niet noodzakelijk. Het onderzoek naar de oorzaak gebeurt door de betrokken partijen en eventueel de directeur. Het bepalen van maatregelen om de oorzaak van de klacht weg te nemen gebeurt door overleg van de betrokken partijen (dit kan in specifieke gevallen de teamvergadering of het organisatie-overleg zijn) en eventueel de directeur. De opvolging van de genomen maatregelen inzake uitvoering en doeltreffendheid gebeurt na een vooraf bepaalde proeftijd. Indien nodig worden de maatregelen bijgestuurd. De registratie gebeurt in het verslag van het overleg tussen de betrokken partijen, in het verslag van de teamvergadering of in het verslag van het organisatie-overleg, al naargelang de betrokken partijen.

Het implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen op basis van tevredenheidsonderzoek -

Uit de resultaten van het tevredenheidsonderzoek distilleert de directie een aantal topics waarrond gewerkt zal worden. De directie neemt het initiatief om met de betrokken partijen tot een onderzoek naar de oorzaak te komen. Het bepalen van maatregelen om de oorzaak van de zwakke punten weg te nemen gebeurt door overleg van de betrokken partijen. De opvolging van de maatregelen inzake uitvoering en doeltreffendheid gebeurt na een vooraf bepaalde proeftijd. Indien nodig worden de maatregelen bijgestuurd. De registratie van de corrigerende en preventieve maatregelen gebeurt bij de registratie van het tevredenheidsonderzoek.

Het implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen op basis van interne audits -

Uit de verslagen van interne audits kunnen, indien van toepassing, preventieve of corrigerende maatregelen bepaald worden. De kwaliteitscoördinator neemt het initiatief om met de betrokken partijen tot een onderzoek naar de oorzaak te komen. Het bepalen van maatregelen om de oorzaak van de afwijking of het aandachtspunt weg te nemen gebeurt door overleg van de betrokken partijen. De opvolging van de maatregelen inzake uitvoering en doeltreffendheid gebeurt na een vooraf bepaalde proeftijd. Indien nodig worden de maatregelen bijgestuurd. De registratie van de corrigerende en preventieve maatregelen gebeurt bij de registratie van de interne audits.

Registratie Klacht

Wie Directie

Interne melding

Betreffende verantwoordelijke

Waar Klachtenboek

Bewaartermijn Onbepaalde termijn Onbepaalde termijn

Verslag van de teamvergadering Verslag van het Organisatie-overleg Verslag van functioneringsgesprek Tevredenheidsonderzoek Directie Registratie Onbepaalde tevredenheidsonderzoek termijn Interne audit Kwaliteitscoördinator Verslag interne audit Onbepaalde termijn

4.6.9. Het selecteren en aanwerven van het personeel Doel -

het beschrijven van de wijze waarop het personeel geselecteerd en aangeworven wordt (SMK 3.5.)

Toepassingsgebied Alle personeelsleden die een aanvraag doen tot tewerkstelling binnen de vzw, vrijwilligers inbegrepen die bijdragen tot het welzijn van de gebruikers

Verwante documenten en hulpmiddelen Inlichtingenformulier

Werkwijze Het selecteren van nieuwe medewerkers De procedure wordt toegepast in gevallen van -

uitbreiding erkenning vervanging personeel interne reorganisatie

De directie neemt beslissing tot selectie. Afhankelijk van de functie waarvoor een personeelslid wordt aangenomen, wordt een verantwoordelijke voor de selectie aangesteld. De hoofdbegeleiders van het Bzt zijn verantwoordelijk voor de selectie van begeleiders Bzt. De hoofdbegeleider van het Dc is verantwoordelijk voor de selectie van begeleiders Dc. De directie is verantwoordelijk voor de selectie van iedere andere functie. De verantwoordelijke voor de selectie stelt een functieprofiel op. De vacature wordt vrijgegeven via de VDAB (WIS) of via de plaatselijke pers. Eventueel worden ook scholen ingelicht betreffende de vacature. De kandidaten kunnen schriftelijk solliciteren. Als er een korte tijdslimiet geldt voor aanwerven, wordt gevraagd om telefonisch contact op te nemen met de directie en op die

manier zal een verkennend gesprek kunnen gevoerd worden in functie van een eerste selectieronde. Telefonisch kan worden afgesproken om een sollicitatiebrief mee te brengen op een eerste afspraak. Uit de alzo ontvangen sollicitatiebrieven én uit eerder toegekomen spontane sollicitatiebrieven (teruggaand tot 6 maanden*) wordt een selectie gemaakt op basis van het functieprofiel. De verantwoordelijke voor de selectie ontmoet de geselecteerde kandidaten, voert een verkennend sollicitatiegesprek, bekijkt het curriculum vitae en informeert de kandidaten over de werking van de organisatie. Bij deze gelegenheid wordt ook een algemeen inlichtingenformulier ingevuld. Na deze gesprekken weerhoudt de verantwoordelijke ofwel één kandidaat, die aangeworven wordt, ofwel enkele kandidaten die uitgenodigd worden voor een 2de gesprek. Na dit gesprek wordt dan beslist over de aanwerving. Wanneer sollicitatiegesprekken door de hoofdbegeleiders werden gevoerd, leggen zij hun beslissing voor aan de directeur die deze al dan niet bekrachtigt. De verantwoordelijke voor de selectie brengt alle kandidaten op de hoogte van de beslissing. Hij/zij is ook verantwoordelijk voor het verschaffen van informatie betreffende de organisatie en begeleidt de inwerkperiode. Nieuwe medewerkers krijgen een informatiebrochure waarin zij o.a. op de hoogte gesteld worden van de visie en missie van de voorziening. De directiemedewerker brengt het personeelsdossier in orde. Op de eerstvolgende vergadering van de Raad van Bestuur wordt door de directie medegedeeld welke personeelsveranderingen werden doorgevoerd. Het selecteren van een directeur De Raad van Beheer bekijkt per situatie hoe een directeur geselecteerd wordt. Interne contractwijziging Personeelsleden die hun contract wensen te wijzigen maken dit schriftelijk bekend aan de directie tenminste drie maanden voordat de wijziging zou ingaan. In samenspraak met de hoofdopvoeder en met de dienst administratie neemt de directie hieromtrent een gemotiveerde beslissing die ook schriftelijk wordt medegedeeld aan de betrokkene met aanpassing van het arbeidscontract. Werkwijze voor vrijwilligers Hier berust de verantwoordelijkheid bij de hoofdopvoeder(s) van de afdeling. Kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek en de beslissing tot aanwerving van de vrijwilliger ligt bij de hoofdopvoeder(s).

*

Spontane sollicitatiebrieven worden initieel altijd beantwoord via een standaardformulier met de melding dat er geen functie vacant is.

Registratie Dossiers van niet weerhouden kandidaten worden bewaard door de directie gedurende 2 jaar. Personeelsdossiers worden door de directiemedewerker onbeperkt in tijd bewaard.

4.6.10. Het vormen, trainen en opleiden van personeel Doel -

het actualiseren van de kennis inzake ontwikkelingen in de hulpen dienstverlening (SMK 3.3) het periodiek opstellen en uitvoeren van een vormings-, trainings- en opleidingsplan voor het personeel (SMK 3.3) het beschrijven van de wijze waarop het personeel ondersteund wordt. (SMK 3.5.)

Toepassingsgebied Alle personeelsleden die bijdragen tot een verantwoorde hulpen dienstverlening aan de gebruikers.


verslagen van teamvergaderingen verslag interne studiedagen

Werkwijze Het opmaken van het VTO-plan Jaarlijks, in september wordt aan alle personeelsleden gevraagd om suggesties of vragen betreffende VTO door te geven aan de orthopedagoge. Tijdens de jaarlijkse beoordelingsvergadering in het 4de kwartaal wordt het VTO-plan geëvalueerd en wordt het nieuwe plan opgemaakt aan de hand van de voorbereiding van de orthopedagoge. Permanente vorming Jaarlijks wordt een intern bijscholingsinitiatief georganiseerd voor alle personeelsleden. Dit wordt gecoördineerd door de orthopedagoge. Het onderwerp wordt in samenspraak met begeleidend personeel bepaald. De uiteindelijke beslissing over de keuze van het onderwerp wordt genomen door de leden van het organisatie-overleg. Van een interne studiedag wordt verslag gemaakt door de orthopedagoge. Het aanbod van externe bijscholing wordt opgevolgd door de orthopedagoge die dit aanbiedt aan het team van begeleiders. De orthopedagoge gaat actief op zoek naar opleidingen, studiedagen enz. waarnaar vraag is vanwege de personeelsleden. Telkens een personeelslid een externe bijscholing heeft bijgewoond, brengt deze daarover verslag uit tijdens de teamvergadering.

De directie bepaalt hoeveel middelen geïnvesteerd kunnen worden in permanente vorming. Vorming tijdens teamvergaderingen Op initiatief van de orthopedagoge kunnen tijdens de teamvergaderingen bepaalde onderwerpen naar voren gebracht worden, op zodanige manier dat deze momenten een vormend karakter hebben. Literatuur Primavera is geabonneerd op een aantal pedagogische tijdschriften. Deze tijdschriften worden verzameld en bewaard door de orthopedagoge. Personeelsleden kunnen ze daar ontlenen. Anderzijds volgt de orthopedagoge de vakliteratuur op de voet en koopt zij relevante werken aan. Nieuwe aankopen worden gemeld tijdens de teamvergaderingen. Vakliteratuur wordt bewaard in het bureau van de orthopedagoge. Personeelsleden kunnen daar boeken ontlenen. Registratie Registratie Permanente vorming Permanente vorming Interne studiedag Vorming tijdens teamvergadering Literatuur Literatuur

Wie Waar Orthopedagoge Verslag teamvergadering Kaft van studiedagen Registratie op naam Directie Boekhouding: kosten van externe studiedag Orthopedagoge Kaft van studiedagen Orthopedagoge Verslag teamvergadering


Orthopedagoge Samenvatting artikels in kaft Directie Boekhouding: abonnementskosten tijdschriften, aankoop boeken

Geen termijn Geen termijn

Geen termijn Geen termijn Geen termijn

4.6.11. Het ondersteunen en evalueren van het personeel Doel -

het beschrijven van de wijze waarop het personeel ondersteund en geëvalueerd wordt (SMK 3.5.) streven naar een begeleiding die voldoet aan de missie en gekenmerkt wordt door de waarden en objectieven van Primavera het verhogen van de inspraak, de betrokkenheid bij en de verantwoordelijkheid voor de totale werking

Toepassingsgebied Alle personeelsleden, met inbegrip van de vrijwilligers, die bijdragen tot een verantwoorde hulpen dienstverlening

Verwante documenten en hulpmiddelen Agenda van functioneringsgesprek Verslag van functioneringsgesprek Evaluatie van functioneringsgesprek

Werkwijze Evaluatiegesprek: 1. Bij nieuwe aanwervingen: - na 1 maand - voor het einde van de proefperiode - verdere opvolging naargelang de nood zich voordoet 2. Bij andere personeelsleden: - Ten allen tijde kunnen directeur, orthopedagoge en hoofdopvoeders, al dan niet in gezamenlijk overleg een evaluatiegesprek laten plaatsvinden met elk lid van het team als deze zijn taak niet uitvoert in overeenstemming met de missie, visie, de waarden en objectieven van Primavera. Functioneringsgesprekken: 1. Directeur 2-jaarlijks gebeurt een functioneringsgesprek met de directeur. Dit gesprek wordt geleid door de voorzitter van de Raad van Bestuur die er ook een verslag van maakt. 2. Andere personeelsleden 2-jaarlijks gebeurt een functioneringsgesprek met alle personeelsleden. Bij de begeleiders worden deze geleid door de hoofdopvoeder(s). Bij alle andere personeelsleden worden deze geleid door de directeur. Telkens gebeurt een korte evaluatie achteraf. De leidinggevende maakt een verslag. Informele gesprekken Zowel de hoofdopvoeders, de orthopedagoge, de directeur, als de begeleiders kunnen het initiatief nemen om een informeel gesprek te voeren. Daarvan wordt, tenzij anders overeengekomen, geen verslag gemaakt.

Registratie Registratie

Wie

Waar

Bewaartermijn

Kaft functioneringsgesprekken Hoofdopvoeders Bureau directeur Geen termijn

4.6.12. Het periodiek evalueren van de ingezette middelen Doel -

het periodiek evalueren van de ingezette middelen in functie van de resultaten (SMK 4.3.) het inzetten van de financiële middelen van de overheid op een doelmatige manier (SMK 4.4.)

Toepassingsgebied Alle middelen: personeel, financiën, gebouwen en inrichting, uitrusting, technieken en methoden

Verwante documenten en hulpmiddelen Tweemaandelijks rapport aan de Raad van Bestuur Verslagen van functioneringsgesprekken Verslagen van teamvergaderingen Verslagen van jaarlijkse beoordelingsvergadering van het kwaliteitshandboek Checklist voor evaluatie van infrastructuur Werkwijze. Het periodiek evalueren van personeel inzake doelmatigheid: - jaarlijks functioneringsgesprek - permanente evaluatie via teamvergadering - formeel evaluatiegesprek naargelang de nood zich voordoet - jaarlijkse evaluatie in de beoordelingsvergadering van het kwaliteitshandboek Het periodiek evalueren van financiën inzake doelmatigheid: - maandelijkse controle inkomsten/uitgaven - tweemaandelijks rapport aan de Raad van Bestuur - jaarlijkse analyse activa-passiva en resultatenrekening - jaarlijkse begroting en begrotingscontrole Het periodiek evalueren van gebouwen en inrichting, uitrusting inzake doelmatigheid: - jaarlijks wordt een evaluatie van de infrastructuur gemaakt in de teamvergaderingen van het Bzt en Dc - jaarlijks onderhoudscontracten met externe firma’s - eigen evaluatie door logistieke dienst aan de hand van een checklist - de evaluatie wordt besproken tijdens de jaarlijkse beoordelingsvergadering door de directie, waar eventuele conclusies geformuleerd kunnen worden Het periodiek evalueren van technieken en methoden: - technieken en methoden worden jaarlijks geëvalueerd tijdens de teamvergaderingen van Bzt en Dc - de evaluatie wordt besproken tijdens de jaarlijkse beoordelingsvergadering door de directie, waar eventuele conclusies geformuleerd kunnen worden

Registratie

Wie

Bewaartermijn

Financieel verslag Jaarrekeningen Begroting Rapport aan Raad van Bestuur Verslag teamvergadering Verslag jaarlijkse beoordelingsvergadering

Directie Directie Directie Directie

10 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar

Orthopedagoge Kwaliteitscoördinator

Onbepaald Onbepaald

4.6.13. Het beheren van de documenten van het kwaliteitshandboek Doel -

Het implementeren en actualiseren van de documenten van het kwaliteitshandboek (SMK 3.7)

Toepassingsgebied Alle documenten van het kwaliteitshandboek

Verwante documenten en hulpmiddelen Vervallen documenten van het kwaliteitshandboek

Werkwijze Het ontwerpen, goedkeuren en het uitgeven van documenten van het kwaliteitshandboek Uitgifte van een nieuw document Elke medewerker kan binnen zijn bevoegdheid en verantwoordelijkheid documenten ontwerpen. Hij krijgt hiervoor opdracht van de kwaliteitscoördinator. De kwaliteitscoördinator bespreekt het ontwerp met de auteur van het document. De kwaliteitscoördinator of de auteur van het document wijzigt het ontwerpdocument, indien nodig. Goedkeuren De kwaliteitscoördinator beoordeelt de afstemming tussen de verschillende documenten van het kwaliteitshandboek en de overeenstemming met de vereisten van het kwaliteitsdecreet. De kwaliteitscoördinator legt het ontwerpdocument voor aan de directeur, die het al dan niet goedkeurt. Zowel de kwaliteitscoördinator als de directeur paraferen het document.

Implementeren De proceseigenaar staat in voor het implementeren van het goedgekeurde document. Hij informeert de medewerkers voor wie het document bestemd is.

Wijzigen van een goedgekeurd document Elke medewerker kan binnen zijn bevoegdheid en verantwoordelijkheid een aanvraag tot het wijzigen van een document richten aan de kwaliteitscoördinator. De kwaliteitscoördinator bespreekt de aanvraag met de proceseigenaar, waarna zij beslissen om het document al dan niet te wijzigen. Verder verloopt het proces op dezelfde manier als het opstellen van een nieuw document. De kwaliteitscoördinator bewaart een vervallen kopie van het document.

Registraties Registratie Beoordeling en goedkeuring op de documenten van het kwaliteitshandboek

Wie Waar Kwaliteitscoördinator Kaft met vervallen documenten

Bewaartermijn Tot voorlaatste versie

4.6.14. Het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits Doel -

Het beschrijven op welke manier aan de sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen wordt voldaan. (SMK 3.7.) Het implementeren en actualiseren van de elementen van het kwaliteitshandboek. (SMK 3.7.)

Toepassingsgebied Alle elementen van het kwaliteitshandboek


auditplan auditrapport afwijkingsrapport

Werkwijze Het opstellen van het auditplan Het auditplan wordt opgesteld aan de hand van de verschillende processen die beschreven worden in het kwaliteitshandboek. Vervolgens gebeurt er voor elk proces (of cluster van processen) een audit zoals beschreven wordt in het auditplan.

De kwaliteitscoördinator stelt het auditplan op in samenspraak met de auditor. Jaarlijks wordt een gedeelte van het kwaliteitshandboek aan een audit onderworpen, zodanig dat alle procedures om de 3 jaar geaudit zijn. De auditoren zijn neutrale derden, gekozen door de directie en de kwaliteitscoördinator. Het voorbereiden van de audit Vorige auditrapporten en afwijkingsrapporten worden bekeken. Vanuit deze gegevens worden vragen en aandachtspunten opgesteld. Daarnaast worden andere vragen opgesteld m.b.t. het onderwerp/doel van de audit. Deze vragen worden opgesteld door de auditor in samenspraak met de kwaliteitscoördinator en de directie. Het uitvoeren en rapporteren van de audit -

De auditor bespreekt de waarnemingen en afwijkingen met de kwaliteitscoördinator en maakt een auditrapport met bijbehorende afwijkingsrapporten (1 afwijkingsrapport per afwijking) op. De kwaliteitscoördinator bespreekt de waarnemingen en afwijkingen met de betrokken proceseigenaar. De betrokken proceseigenaar stelt corrigerende maatregelen voor en de kwaliteitscoördinator registreert dit op de afwijkingsrapporten. De betrokken proceseigenaar voert de corrigerende maatregelen uit.

De opvolging van de corrigerende maatregelen -

De opvolging gebeurt door de proceseigenaar. De opvolging gebeurt schriftelijk over een periode van 6 maanden. De registratie gebeurt door de kwaliteitscoördinator, in bijlage bij het betreffende afwijkingsrapport.

De kwaliteitscoördinator kan ten allen tijde een audit uitvoeren (op de wijze zoals hierboven beschreven).

Registraties Registratie Wie Indexering Bewaartermijn Auditplan Kwaliteitscoördinator Datum 10 jaar Auditrapport en afwijkingsrapporten Kwaliteitscoördinator Datum 10 jaar

4.6.15. Het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie Doel -

het formeel evalueren van de status en de doeltreffendheid van het kwaliteitshandboek ten opzichte van het kwaliteitsbeleid, de kwaliteitsplanning en de regelgeving (SMK 3.7.)

Toepassingsgebied Alle elementen van het kwaliteitshandboek

Verwante documenten en hulpmiddelen Verslag van de jaarlijkse beoordelingsvergadering

Werkwijze Het voorbereiden van de beoordeling -

maken van een overzicht van wijzigingen aan kwaliteitshandboek maken van overzichten van klachten, interne en externe kwaliteitsaudits, signalen van gebruikers, resultaten van toetsing van tevredenheid van gebruikers,… maken van een overzicht van corrigerende en preventieve maatregelen signalen uit de markt,…

Het beoordelen van het kwaliteitshandboek door de directie -

voorzitter: directeur aanwezig: hoofdopvoeders Bzt, hoofdopvoeder Dc, kwaliteitscoördinator frequentie van de vergadering: jaarlijks in het 4de kwartaal agenda: 1. overlopen van actiepunten van vorig verslag 2. analyse van het kwaliteitshandboek op basis van:  uitgevoerde wijzigingen aan het kwaliteitshandboek  klachten, resultaten van kwaliteitsaudits, signalen, toetsingen van tevredenheid van gebruikers  status van corrigerende en preventieve maatregelen 3. analyse van de missie, visie en waarden en actualisatie indien nodig 4. analyse van de objectieven ten aanzien van de doelgroepen en actualisatie indien nodig 5. analyse van het kwaliteitsbeleid en actualisatie indien nodig 6. analyse van de kwaliteitsplanning en actualisatie indien nodig 7. signalen uit de markt 8. opstellen en evalueren van het VTO-plan

Het goedkeuren en verspreiden van het verslag -

de directeur keurt het verslag goed het verslag wordt verspreid door de kwaliteitscoördinator

Wie Indexering Verslag van de jaarlijkse Kwaliteitscoördinator Op datum beoordelingsvergadering

Registratie

Bewaartermijn onbeperkt

4.6.16. Het detecteren van en gepast reageren op misbruik en geweld ten aanzien van gebruikers Doel -

Het respecteren van de eigenheid van de gebruiker en deze aanvaarden als een volwaardig persoon. Het nemen van maatregelen tegen misbruik en geweld ten aanzien van gebruikers. (SMK 1.3.1.)

Toepassingsgebied Alle gebruikers Begrippenkader Deze procedure handelt over misbruik en geweld ten aanzien van gebruikers. De dader van het misbruik en/of geweld kan zowel een personeelslid, een medebewoner of derde zijn. Verwante documenten en hulpmiddelen Visietekst omtrent seksualiteit, relatievorming en lichamelijkheid Referentiekader omtrent seksueel misbruik en geweld ten aanzien van de gebruikers Signalenlijst seksueel misbruik Handreiking omtrent opvang en ondersteuning aan cliënten in geval van seksueel grensoverschrijdend gedrag Werkwijze Binnen Primavera zijn we ervan overtuigd dat de preventie van en het reageren op ‘misbruik en geweld’ ingebed moet zijn in de algemene visie en het referentiekader van de voorziening. Misbruik en geweld staan immers haaks op de begrippen integriteit, betrokkenheid en privacy. Wat wordt verstaan onder misbruik2 ? Elke daad of elk verzuim die al dan niet opzettelijk tot gevolg heeft de fundamentele rechten, de burgerlijke vrijheden, de lichamelijke integriteit, de waardigheid of het algemeen welzijn, met inbegrip van de seksuele relatievorming of de financiële verrichtingen waar de persoon niet mee instemt of niet geldig mee kan instemmen, van de kwetsbare personen ernstig te schenden, of die ertoe strekken deze personen wetens en willens uit te buiten. Het gaat dus niet louter over strafbare feiten. Wanneer we het hebben over seksueel grensoverschrijdend gedrag in het bijzonder, hanteren we volgende definitie3.

2

Definitie volgens de Resolutie ResAP (2005) Raad van Europa Definitie gebruikt door de Ethische commissie van het Vlaams Welzijnsverbond, dat de definitie ontleent bij het Daphne-project 3

-

elke vorm van (seksueel georiënteerd) gedrag – verbaal of niet-verbaal, bewust of onbewust, komende van het personeel of andere medewerkers, de eventuele medebewoners, derden of familieleden – dat ervaren wordt door de cliënt en/of door anderen (hulpverlener en/of collega’s in teamverband) als negatief, ongewenst of gedwongen, onafhankelijk van de situatie, en ongeacht de tijd of de plaats.

Preventie We willen ons dan ook in de eerste plaats richten op de preventie van misbruik en geweld ten aanzien van onze gebruikers. Daarbij zijn een aantal elementen van belang: - een grondhouding die uitgaat van een open communicatie tussen begeleiders en gasten, tussen begeleiders onderling en tussen gasten onderling - een positieve visie op seksualiteit - het creëren van voldoende veiligheid in de omgeving - het maken van individuele en groepsafspraken (zie ook individueel begeleidingsplan) - het organiseren van of op zoek gaan naar activiteiten waarbinnen vorming over dit onderwerp aan bod komt (bv. training in sociale vaardigheden, seksuele voorlichting en vorming, lichamelijk contact, enz.) en dit zowel voor gebruikers als voor begeleiders - maatregelen bij aanwerving: sollicitanten moeten een ‘attest van goed gedrag en zeden’ kunnen voorleggen. Omdat seksueel misbruik en seksueel grensoverschrijdend gedrag in het algemeen een belangrijk onderdeel vormen van misbruik en geweld in het algemeen, verwijzen we ook naar de visietekst omtrent relatievorming, lichamelijk contact en seksualiteit. Detecteren en reageren Een vermoeden van misbruik of geweld kan gemeld worden bij de hoofdopvoeders, directeur of orthopedagoge. In geval van seksueel misbruik kan de ‘signalenlijst seksueel misbruik’ een hulpmiddel vormen. Bij melding van het vermoeden zullen alle signalen geïnventariseerd worden. De melding en signalen worden zo snel mogelijk besproken met de hoofdopvoeders, orthopedagoge en directeur. Indien nodig wordt afgesproken om verder te observeren, of een verkennend gesprek te voeren met de betreffende gebruiker. Indien het gaat om een redelijk vermoeden wordt de beschuldigde gehoord aangaande de klacht. Indien het overlegcomité van directeur, orthopedagoge en hoofdopvoeders vermoedt dat de veiligheid van de gebruiker(s) niet gewaarborgd kan worden, dan wordt de beschuldigde (in het geval deze een personeelslid is) tijdelijk geschorst. Er volgt een intern onderzoek. Desgevallend wordt gestart met de wettelijke ontslagprocedure.

Wanneer de beschuldigde een andere gebruiker is, wordt bekeken of de voorziening zelf de begeleiding van de dader kan opnemen. Indien dit de belangen van het slachtoffer zou schaden, wordt de beschuldigde doorverwezen naar een externe dienst. Bij vermoeden van misbruik of geweld door derden, wordt contact opgenomen met een Vertrouwensartsencentrum. De Raad van Beheer, de gebruikersraad, de andere personeelsleden en het Vlaams Agentschap worden op de hoogte gebracht van de feiten. Hulpverlening (en nazorg) Wanneer er sprake is van (seksueel) misbruik of geweld, wordt vanuit de voorziening hulpverlening opgestart en dit niet alleen voor het slachtoffer (hoewel hij/zij wel centraal staat), maar ook voor de ouders (of andere familieleden of naasten) en andere personeelsleden. Hierbij kan het slachtoffer (en zijn/haar familie) doorverwezen worden naar een vertrouwensartsencentrum. (Zie ‘Handreiking omtrent opvang en ondersteuning aan cliënten in geval van seksueel grensoverschrijdend gedrag’)

Inhoudstafel Kwaliteitshandboek

Recommend Documents