IBO. 1. Inleiding. Kwaliteitshandboek. 1.1 Inhoudstafel. OCMW Herenthout Opgesteld door: Els Alen. 1. Inleiding

Kwaliteitshandboek

IBO

1. Inleiding 1.1 Inhoudstafel

OCMW Herenthout Opgesteld door: Els Alen

Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf

Datum goedkeuring: 4/02/2014 Datum toepassing:

1. Inleiding 1.1 1.2

Inhoudstafel Voorstelling van de voorziening

2. Kwaliteitsbeleid 2.1 Missie van de opvang 2.2 Visie van de opvang 2.2.1 Visie met betrekking tot het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat 2.2.2 Visie met betrekking tot samenwerking met het gezin 3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.1 Organisatorische structuur van de voorziening 3.2 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de voorziening 3.3 Procedures en processen 3.3.1 Beschrijving hoe de visie op het aanbieden van het pedagogisch klimaat wordt toegepast 3.3.2 Beschrijving hoe de visie op de samenwerking met het gezin wordt toegepast 3.3.3 Beschrijving hoe een adequate bereikbaarheid van de leidinggevende wordt gegarandeerd 3.3.4 Beschrijving hoe de nieuwe medewerkers ingewerkt worden en hoe aan het vormingsbeleid en de ondersteuning van alle medewerkers gestalte gegeven wordt 3.3.5 Beschrijving hoe de medewerkers ingezet worden, waarbij de volgende zaken aan bod komen 3.3.5.1 De continuïteit in de begeleiding van de kinderen, zodat een relatie kan opgebouwd worden tussen de kinderen en de begeleiding 3.3.5.2 Een voortdurende begeleiding van de kinderen 3.3.5.3 Voldoende begeleiders op basis van het aantal aanwezige kinderen 3.3.6 Beschrijving hoe de kinderen gevolgd worden en hoe de werking op de ontwikkelingsbehoeften van de kinderen afgestemd wordt 3.3.7 Beschrijving hoe de groepsindeling opgevat wordt 3.3.8 Beschrijving hoe de onthaalprocedure bij een eerste contact, bij de start van de opvang en bij het dagelijks onthaal ingevuld wordt 3.3.9 Beschrijving hoe de veiligheid van de kinderopvangvoorziening op systematische wijze geëvalueerd en bijgestuurd wordt 3.3.10 Beschrijving hoe de crisisprocedure ingevuld wordt 3.3.11 Beschrijving hoe grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van kinderen in de kinderopvangvoorziening gedetecteerd wordt, er gepast op gereageerd wordt en erover aan preventie gedaan wordt 3.3.12 Beschrijving hoe de documenten met persoonsgebonden gegevens, met respect voor de privacy van het gezin en de kinderen, beheerd en geactualiseerd worden 3.3.13 Beschrijving hoe de klachten geregistreerd en behandeld worden 3.3.14 Beschrijving hoe het klachtrecht kenbaar gemaakt wordt aan de gebruikers 3.3.15 Beschrijving hoe de werking met het gezin, de kinderen en de medewerkers door de kinderopvangvoorziening geëvalueerd wordt 3.3.16 Beschrijving hoe de werking van de kinderopvangvoorziening door iedere medewerker en minimaal één keer door ieder gezin geëvalueerd wordt

Gemaakt door Els Alen voor IBO Herenthout

Pagina 1 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO

1. Inleiding 1.1 Inhoudstafel



Paraaf


4. Zelfevaluatie Decreet. Art 5 & 3: In de zelfevaluatie toont de voorziening minimaal aan: 1. Hoe ze op systematische wijze gegevens verzamelt en registreert over de kwaliteit van de zorg 2. Hoe ze de gegevens, bedoeld in 1° aanwendt om kwaliteitsdoelstellingen te formuleren 3. Welk stappenplan met tijdspad ze opstelt om de doelstellingen, bedoeld in 2° te bereiken 4. Hoe en met welke frequentie ze evalueert of de doelstellingen bereikt zijn 5. Welke stappen ze onderneemt indien een doelstelling niet bereikt is


Pagina 2 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO

1. Inleiding 1.2 Voorstelling van de voorziening



Paraaf


De buitenschoolse kinderopvang in Herenthout is opgestart op 18 april 1994 onder impuls van het OCMW, in samenwerking met het gemeentebestuur en onder begeleiding van KIKO (Kempense Initiatieven voor Kinderopvang). De Kinderclub biedt voor- en naschoolse opvang aan alle kinderen van Herenthout (of die in Herenthout naar school gaan) tussen 2,5 en 12 jaar. Vier halftijdse begeleidsters en 1 voltijdse coördinatrice werden aangesteld om het nieuwe project uit te bouwen. Al snel bleek echter dat het aantal werkkrachten niet volstond om het steeds groeiend aantal kinderen op te vangen. Zo zijn er ondertussen 15 begeleidsters tewerkgesteld om de + 300 ingeschreven kinderen op te vangen. De buitenschoolse kinderopvang is een voorziening voor ouders en kinderen die niet op zichzelf staat, maar sterk verbonden is met bredere maatschappelijke fenomenen. De samenstelling van de gezinnen, de gezinsgrootte, de arbeidsparticipatie van vrouwen en de behoeften vanuit bedrijven zijn factoren die een grote invloed hebben op de behoefte aan kinderopvang. De vrouwelijke activiteitsgraad in België evolueerde de voorbije twintig jaar bestendig in opwaartse richting. Vooral in de leeftijdscategorie 25 tot 49 jaar, de leeftijd waar men meestal nog kinderen thuis heeft, deed zich een spectaculaire stijging voor. Ook de gezinsstructuur is sterk geëvolueerd. De gezinnen worden steeds kleiner; het aantal gezinnen met 4 kinderen is met de helft verminderd; zij worden vervangen door gezinnen met twee kinderen. Het éénoudergezin, waar een alleenstaande ouder samenwoont met de kinderen, neemt nog steeds toe. Onze maatschappij vindt al te vaak de uitoefening van een beroep door een vrouw slechts eerbaar op voorwaarde dat zij ook een goede echtgenote en moeder is. Anderzijds wordt het hebben van werk één van de belangrijkste voorwaarden tot maatschappelijke participatie en acceptatie. Het niet kunnen werken is één van de grote oorzaken van kansarmoede, isolement en uitsluiting, zeker als het gaat over alleenstaande ouders. Daarom dat het OCMW sinds lang, doch de laatste jaren uitgesproken, ageert voor de tewerkstelling van die categorieën waarvoor nietparticipatie aan het arbeidsproces leidt tot uitsluiting. Eén van de belangrijkste struikelblokken tot deelname aan het arbeidsproces voor veel vrouwen, inzonderheid laaggeschoolden, is de combinatie tussen gezin en werk. De lokale overheid, in casu het OCMW, wil door de organisatie van de buitenschoolse kinderopvang aan deze kandidaat-werkers de randvoorwaarden creëren tot deelname aan het arbeidsproces en zo tot participatie aan het maatschappelijk gebeuren. Door de organisatie van de kinderopvang kunnen zowel rechtstreeks als onrechtstreeks heel wat vrouwen aan het werk en zijn zij eveneens in de mogelijkheid deze arbeidsparticipatie te verzoenen met hun gezin. Het beleid op macroniveau In 1992 werd voor de eerste keer op een structurele manier nagedacht over het thema buitenschoolse kinderopvang tijdens de Ronde Tafel Conferentie (RTC) die werd samengebracht door de toenmalige minister van welzijn, Jan Lenssens. Alle betrokkenen werden uitgenodigd om mee te denken rond een zinvol beleidsconcept. Het eindrapport van deze conferentie was een pleidooi voor een tweesporenbeleid: naast het bestendigen van de bestaande vormen, moest er een kader komen voor specifieke centra voor buitenschoolse opvang.


Pagina 3 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO




Paraaf


De Gemeenschapsminister van Tewerkstelling en Sociale aangelegenheden stelde vanaf die datum een contingent Weerwerk GESCO’s (= langdurig, laaggeschoolde werklozen) ter beschikking van de gemeenten die een kwalitatief doordacht uitgebouwde buitenschoolse kinderopvang wilden oprichten. In 1994 verscheen een beleidsnota van de Vlaamse regering waarin werd voortgebouwd op het besluit van de RTC en waarin kwaliteit het prioritaire aandachtspunt was. Om deze beleidsnota concreet uit te werken werd een Vlaamse Kwaliteitscommissie opgericht. Haar opdracht was een regelgeving uit te werken. Als de adviezen van de Ronde Tafel Conferentie en de Kwaliteitscommissie niet vertaald zijn in een hanteerbare regelgeving, dan heeft dat veel te maken met de vaak tegenstrijdige belangen en verwachtingen van de verschillende actoren en beleidsdomeinen. Nochtans bleef de vraag naar een coherent beleid bestaan… Uitgaande van die patstelling heeft minister Martens in zijn beleidsbrief buitenschoolse kinderopvang van 14 mei 1996 geprobeerd de tegenstellingen te overstijgen door een globaal concept uit te tekenen waarin alle actoren een plaats krijgen. Het samenbrengen van alle betrokkenen en het realiseren van doorzichtige verbanden tussen de actoren was de enige resterende manier om tot een coherente aanpak te komen van de problematiek van de buitenschoolse opvang. Voor het eerst werd een kader ontworpen dat alle voorzieningen die de buitenschoolse opvangfunctie vervullen, erkent en bevestigt in hun rol en dat terzelfder tijd ook onderlinge relaties creëert op maat van de lokale situatie. De nieuwe regelgeving van de BKO is geschraagd op 3 pijlers: het meersporenbeleid, het kwaliteitscharter en het belang van het lokaal overleg. Het meersporenbeleid creëert ruimte voor de vele vormen waarop buitenschoolse kinderopvang georganiseerd kan worden (kinderclubs, onthaalmoeders, private initiatieven). Deze bestaande verscheidenheid in het opvanglandschap wordt door de regelgeving erkend en gecontinueerd. De inhoudelijke pijler die het concept draagt is het kwaliteitscharter, dat een zelfde kwaliteitsstreven in iedere opvangvorm mogelijk maakt. De werkwijze die de nieuwe aanpak van de buitenschoolse opvang ondersteunt is het lokale overleg. Op basis van een onderzoek naar de plaatselijke behoeften kan het lokale overleg, daarin geruggesteund en begeleid door Kind en Gezin, het bestaande aanbod van buitenschoolse kinderopvang toetsen.  Volstaat de beschikbare opvangcapaciteit?  Komen alle leeftijdscategorieën aan hun trekken?  Is de geografische inplanting interessant?  In een uitbreiding van sommige projecten wenselijk?  Bestaat de noodzaak een nieuwe voorziening uit te bouwen? Allemaal vragen die leiden tot het formuleren van een doordacht beleidsplan dat wordt voorgelegd aan de gemeenteraad en aan Kind en Gezin. Overleg tussen alle lokale betrokkenen betekent dat een voorstel op maat van de plaatselijke situatie zal ontstaan. Op langere termijn zal dit de basis leggen voor een optimale buitenschoolse opvang. Om te voorkomen dat het erkennen van het bestaansrecht van de verschillende vormen van buitenschoolse opvang er toe zou leiden dat alles zomaar toegelaten is, werd een kwaliteitsstandaard uitgewerkt die normen vastlegt.


Pagina 4 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO




Paraaf


De normen liggen op vlak van:  de pedagogische aanpak  de begeleiding  de ouderparticipatie  de infrastructuur  de veiligheid en gezondheid De bepalingen van het kwaliteitscharter vormen het instrument voor het lokaal overleg om de buitenschoolse kinderopvang te evalueren. Op basis van deze beoordeling kan het lokale overleg een kwaliteitslabel toekennen dat aangeeft dat de voorziening aan de normen van het charter voldoet. Het protocol dat de Vlaamse ministers Kelchtermans (Tewerkstelling) en Martens (Welzijn en Gezin) m.b.t. de buitenschoolse kinderopvang hebben afgesloten, en het Koninklijk besluit (met bijhorend bijzonder reglement) dat de subsidiëring van kinderopvang-initiatieven door het Fonds voor Collectieve Uitrustingen en Diensten (FCUD) regelt, zijn van groot belang voor de sector BKO. Het protocol tussen de ministers Kelchtermans en Martens legt de procedure vast die de IBO dossiers moeten doorlopen willen ze erkend worden door Kind en Gezin en willen ze een beroep kunnen doen op Weerwerk-gesco’s. Het Koninklijk besluit regelt de modaliteiten van de FCUD-betoelaging, die voortaan slechts kan op voorwaarde dat Kind en Gezin voor de opvangvoorziening in kwestie een gunstig advies formuleert. Het beleid op mesoniveau In tegenstelling tot heel wat andere gemeenten, waar kinderopvang georganiseerd wordt door het gemeentebestuur, wordt de Herenthoutse kinderclub ingericht door het OCMW. Ons inziens een voordeel, gezien de specifieke sociale gerichtheid van zijn dienstverlening. Zo keurde het OCMW in 2000 een procedure goed die toekenning van sociaal en gratis tarief vergemakkelijkt. De redenering die hiertoe gevolgd werd, is dat de winst gemaakt door arbeidsparticipatie, min de kost voor kinderopvang interessanter moet zijn dan een werkloosheidsuitkering zonder kinderopvangkosten. Door betaalbare opvang te organiseren, wordt de combinatie van haalbaar en vinden heel wat meer gezinnen in Herenthout de kinderopvang. De aanwezigheid van een laagdrempelige kinderopvang geeft ook ouders de gelegenheid om tijdelijk ontlast te worden van dagelijkse herstel of om opnieuw structuur te geven aan hun leven.

gezin en werk weg naar de niet werkende zorgtaken voor

Voor heel wat ouders kan het tijdelijk delen van de opvang een verlichting van de draaglast betekenen onder de vorm van een luisterend oor, sociale steun, of als ontmoetingsplaats. Indien de sociale en financiële toestand van de ouders dit vereist kan door de raad voor maatschappelijk welzijn eveneens gratis tarief toegekend worden. Het gevolg van dit beleid is dat wij onze kinderopvang kunnen benoemen als een opvang zonder grenzen. Vanuit de overtuiging ook, dat kinderopvang een belangrijke bijdrage kan leveren aan integratie en participatie wordt bij ons geen onderscheid gemaakt tussen ras of kleur, rijk of arm, met of zonder handicap. Iedereen is welkom en wordt met respect behandeld.


Pagina 5 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO




Paraaf


Het beleid op microniveau Het beleid op microniveau wordt gevoerd door de coördinator. Zij stelt jaarlijks een beleidsplan op en rapporteert aan de secretaris, de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, en aan het Bijzonder Comité Sociale Dienst. Het OCMW en meer bepaald de secretaris en de Raad zijn verantwoordelijk voor het beleid op mesoniveau. Lokaal overleg In navolging van de Vlaamse regering houdende de algemene voorwaarden inzake de Buitenschoolse Kinderopvang heeft de gemeente Herenthout het lokaal overleg opgestart en het lokale beleidsplan opgemaakt. De eerste bijeenkomst van het overleg vond plaats op 6 oktober 1998.


Pagina 6 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO

2. Kwaliteitsbeleid 2.1 Missie van de opvang



Paraaf


Onze eerste verantwoordelijkheid is de buitenschoolse opvang van schoolgaande kinderen in het basisonderwijs. We streven ernaar de kinderen een aangename en zinvolle vrijetijdsbesteding aan te bieden op momenten waarop ouders/opvoeders niet zelf hun kinderen kunnen opvangen. Een goede samenwerking met de ouders/opvoeders is ons streven. Zij vertrouwen immers hun kinderen aan ons toe, waardoor we de verantwoordelijkheid over de opvoeding delen. De kwaliteit van de dienstverlening moet hoogstaand zijn ten voordele van de kinderen en hun ouders. Met behulp van een goede teamwerking, steunend op pedagogisch verantwoorde achtergronden, door middel van netwerkvorming en samenwerking met derden pogen wij onze interne en externe kwaliteitseisen te handhaven en te verbeteren. Met deze dienstverlening verhogen we het welzijn en de werkzaamheidgraad van de inwoners van de regio.


Pagina 7 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO

2. Kwaliteitsbeleid 2.2 Visie van de opvang



Paraaf


In tegenstelling tot heel wat andere gemeenten, waar kinderopvang georganiseerd wordt door het gemeentebestuur, wordt de Herenthoutse kinderclub ingericht door het OCMW. Ons inziens een voordeel, gezien de specifieke sociale gerichtheid van zijn dienstverlening. Zo keurde het OCMW in 2000 een procedure goed die toekenning van sociaal en gratis tarief vergemakkelijkt. De redenering die hiertoe gevolgd werd, is dat de winst gemaakt door arbeidsparticipatie, min de kost voor kinderopvang interessanter moet zijn dan een werkloosheidsuitkering zonder kinderopvangkosten. Door betaalbare opvang te organiseren, wordt de combinatie van haalbaar en vinden heel wat meer gezinnen in Herenthout de kinderopvang. De aanwezigheid van een laagdrempelige kinderopvang geeft ook ouders de gelegenheid om tijdelijk ontlast te worden van dagelijkse herstel of om opnieuw structuur te geven aan hun leven.

gezin en werk weg naar de niet werkende zorgtaken voor

Voor heel wat ouders kan het tijdelijk delen van de opvang een verlichting van de draaglast betekenen onder de vorm van een luisterend oor, sociale steun, of als ontmoetingsplaats. Indien de sociale en financiële toestand van de ouders dit vereist kan door de raad voor maatschappelijk welzijn eveneens gratis tarief toegekend worden. Het gevolg van dit beleid is dat wij onze kinderopvang kunnen benoemen als een opvang zonder grenzen. Vanuit de overtuiging ook, dat kinderopvang een belangrijke bijdrage kan leveren aan integratie en participatie wordt bij ons geen onderscheid gemaakt tussen ras of kleur, rijk of arm, met of zonder handicap. Iedereen is welkom en wordt met respect behandeld. 2.2.1. Visie met betrekking tot het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat Een IBO biedt opvang aan (basis-)schoolgaande kinderen (circa 2,5 tot 12 jaar). Kinderen brengen hun vrije tijd aangenaam door in een huiselijke sfeer. Vrijheid en spelen zijn belangrijke uitgangspunten in het IBO. Het IBO in Herenthout biedt ook opvang aan kinderen met een ontwikkelingsstoornis, een handicap of chronische ziekte. We spreken daarom van een inclusieve kinderopvang: hiermee bedoelen we een opvang voor alle kinderen, met respect voor eventuele verschillen in mogelijkheden. Stimulering van verschillende ontwikkelingsgebieden is een belangrijk uitgangspunt. Dit gebeurt door middel van spel, activiteiten, uitstappen e.d. Vooral de sociale ontwikkeling staat centraal. Een kind dient zich prettig, zelfzeker en thuis te voelen in een IBO. De participatie van kinderen in de werking, het stimuleren van de zelfredzaamheid en het bevorderen van eigen initiatief zijn daarom belangrijke uitgangspunten. Door het toenemen van vaardigheden en zelfstandigheid neemt het zelfvertrouwen en de eigenwaarde van kinderen toe. Een IBO vangt kinderen in groep op. Het is daardoor een sociale ontmoetingsplaats. Daarnaast krijgt ook elk kind individueel de nodige aandacht. Kinderen dienen een vertrouwensband op te bouwen met de begeleiding om veiligheid en geborgenheid te garanderen.


Pagina 8 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO




Paraaf


Dit geldt zowel voor kinderen met een gewone als een buitengewone ontwikkeling, autochtone als allochtone kinderen. Het IBO wil kinderen opvoeden in verdraagzaamheid en respect voor diversiteit. Het IBO is niet steeds de meest geschikte oplossing voor een kind. Een goede doorverwijzing is noodzakelijk als een kind elders beter wordt ondersteund of opgevangen. Qua spelen zorgbehoeften zijn er grote verschillen tussen kinderen in de leeftijdsgroep 2,5 tot 12-jarigen. Kleuters, kinderen van de 1e leerjaren en jonge tieners hebben duidelijk verschillende behoeften qua zorg, omgangsvormen, spel, rust, enz. Middelen worden voorzien om alle kinderen in deze leeftijdsgroep adequaat op te vangen. Omwille van het groot aantal kinderen in onze kinderclub (ong. 70 # kdn/dag) en het gegeven van de infrastructuur, gaven wij de voorkeur aan opsplitsing van de groep in kleinere leeftijdsgroepen. Door de groepsgrootte te beperken kunnen wij beter inspelen op de verschillende noden en specifieke behoeften per leeftijdsgroep en per kind. Er kan zo een hechtere relatie groeien tussen de kinderen onderling en met de begeleiding. Doordat er maximum 3 verschillende groepen zijn, hoeven kinderen ook niet jaarlijks van groep en van leiding te wisselen en kunnen zij eveneens in gemengde leeftijdsgroepen langdurige relaties opbouwen met kinderen en begeleiding. Evenzeer is er nog voldoende verscheidenheid in leeftijd zodat een huiselijke sfeer gecreëerd kan worden waar kinderen van elkaar leren en voor elkaar zorgen. Kinderen krijgen bij ons heel wat kansen en mogelijkheden tot nieuwe sociale contacten. Wij zien onze kinderopvang dan ook als een unieke gelegenheid om kinderen in contact te brengen met andere kinderen, volwassenen,… met andere levenssferen dan die vanuit het vertrouwde gezin. Bij ons krijgen kinderen dikwijls ook voor het eerst te maken met verschil en anders zijn. Door deze verschillen bewust te hanteren wordt het zelfbeeld van kinderen verstevigd; waardoor ze anderen en anders zijn kunnen aanvaarden en respecteren. Kinderen uit deze tijd moeten immers voorbereid zijn op het leven in een snel veranderende, complexe en heterogene samenleving. Door de professionalisering van de kinderopvang biedt deze ook heel wat mogelijkheden om kinderen door allerlei activiteiten, materialen en contacten een rijke ervaringswereld aan te bieden waarop zij geheel vrijblijvend kunnen op ingaan. Zo kozen wij ervoor om de allerkleinsten (2- en 3-jarigen) op te vangen in een afzonderlijke kleinschalige locatie: ‘de speeltoren’. Door de huiselijke inrichting van deze locatie kan deze gezien worden als de overgang tussen opvang thuis en elders. Door de specifieke uitstraling en inrichting van de speeltoren kunnen kinderen er na school tot rust komen, in een omgeving die wel verschilt van de thuissituatie, maar toch nog duidelijk herkenbaar is. De activiteiten in de speeltoren spelen in op de natuurlijke drang van kinderen om deel te nemen aan huishoudelijke activiteiten en het verkennen van hun leefwereld. Vanuit deze visie wordt hier vooral gewerkt met basis en natuurmaterialen (zand, water, klei, stenen, dennenappels, schelpen,…) die ons inziens bijdragen tot een gevoel van verbondenheid en deelname aan de natuurlijke kringloop, het


Pagina 9 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO




Paraaf


levensgeheel. Door kinderen au sérieux te nemen bij dagdagelijkse activiteiten zoals winkelen, plantjes water geven, … krijgen ze zicht op verbanden en processen; door kinderen hierin verantwoordelijkheid te geven, leren ze respectvol omgaan met mensen, dieren en materialen. Het betrokken worden bij processen. Het van binnenuit ervaren van banden, leidt tot het dragen van respect en verantwoordelijkheid, het verstevigt hun zelfwaardegevoel of de band met zichzelf. Op deze basis kunnen kinderen dan na een jaar overgaan naar de grotere kleutergroep, waar ze vooral aangesproken worden op zelfstandigheid, verantwoordelijkheid, keuzes maken in het ruime spelaanbod, samenspelen, onderlinge contacten, …We spelen hier opnieuw in op de unieke situatie van de kinderopvang en stimuleren en begeleiden de sociale contacten met de kinderen onderling. Bij conflicten en andere moeizaam verlopende contacten zorgt de begeleiding ervoor dat ze in de buurt zijn en ondersteunen indien nodig. Zo kunnen kinderen terwijl ze oefenen in het oplossen van problemen onderling, er steeds op vertrouwen dat wanneer de situatie te moeilijk, te beangstigend of te gevaarlijk is, ze steeds kunnen terugvallen op de begeleiding. Aan de hand van hun eigen familiefoto’s aan de muur, merken ze, dat ze er mogen zijn, erbij horen, en merken ze ook verschillen: grote en kleine gezinnen, éénoudergezinnen en gekleurde gezinnen,… Iedereen is verschillend, maar dat maakt het ook allemaal zo boeiend. Op die manier trachten wij onze kinderen voor te bereiden op een leven in de 21ste eeuw, een leven in een snel veranderende, complexe en heterogene samenleving. Vanaf het eerste jaar schuiven onze kinderen door naar de kidsgroep, waar ze kunnen blijven tot hun twaalfde. Onze kinderen worden hier stilaan echte tieners en voelen zich meestal al erg thuis in onze opvang. Ze zijn zelfstandiger geworden en weten wat ze willen. Ze hebben specifieke interesses, hobby’s en vaardigheden ontwikkeld en hebben een eigen mening over tal van zaken. Het begeleidstersteam van de Kids speelt hier op in en tracht kinderen zoveel mogelijk te betrekken bij de organisatie van activiteiten, de aankoop van nieuwe materialen, de inrichting enz. Op regelmatige basis worden er kringgesprekken, stemrondes, kindervergaderingen, … georganiseerd en worden activiteiten geëvalueerd. Voor de Kids is opvang vrije tijd voor en door kinderen. Nieuwe regels worden met de kinderen besproken en kunnen ook steeds aangepast worden aan de behoeften van de groep. Door de specifieke aanpak van de begeleiding, worden kinderen aangesproken op hun niveau, op hun interesses en behoeften en worden er grenzen verlegd. Grenzen die kinderen uitdagen op gebied van zelfstandigheid, verantwoordelijkheid, zelfredzaamheid, … in een groep waar respect voor ieders eigenheid hoog in het vaandel gedragen wordt door de begeleiding. Door de professionele begeleidingshouding van het Kidsteam, met het juiste evenwicht tussen afstand en nabijheid, ondersteuning en stimulering groeit de vertrouwelijke band en kunnen een aantal van onze kinderen zelfs op 12 jaar nog geen afstand doen van onze opvang …!!!


Pagina 10 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO




Paraaf


2.2.2. Visie met betrekking tot samenwerking met het gezin Ouders zijn de eerste en belangrijkste opvoeders van de kinderen. Ouders vertrouwen hun kinderen tijdens heel wat momenten toe aan het IBO. Hierdoor krijgt het IBO een sterk opvoedkundige en maatschappelijke taak. Zij worden bij de werking en het beleid nauw betrokken en geïnformeerd. Zij hebben inspraak en participeren in de werking. Wederzijdse communicatie is noodzakelijk. Door betaalbare opvang te organiseren, wordt de combinatie van gezin en werk haalbaar en vinden heel wat gezinnen de weg naar de kinderopvang. Wij zetten onze deuren open voor alle kinderen van de drie basisscholen van Herenthout (de gemeenteschool, het vrij onderwijs en het gemeenschapsonderwijs). We vangen eveneens kinderen op uit het Buitengewoon Onderwijs. Dat het lokaal bestuur ook oog heeft voor de sociale context van gezinnen vinden we heel belangrijk. Na goedkeuring door het OCMW kunnen we voor bepaalde mensen een sociaal of gratis tarief toekennen. De aanwezigheid van een laagdrempelige kinderopvang is ook voor niet-werkende ouders van groot belang. Doordat ouders tijdelijk ontlast worden van hun dagelijkse zorgtaken komt er tijd vrij om even op adem te komen. Tijd om opnieuw structuur te geven aan het leven. Voor heel wat ouders kan de opvang een verlichting betekenen van de draaglast onder de vorm van een luisterend oor, sociale steun of als ontmoetingsplaats. Ze kunnen bij ons terecht met hun vragen en hun zorgen. Ze vinden bij ons een plaats waar geluisterd wordt zonder te oordelen en waar hulp geboden wordt zonder vragen te stellen. De ouders blijven de eerste en belangrijkste opvoeders. De buitenschoolse opvang is een reële aanvulling op de opvoeding thuis.


Pagina 11 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO

3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.1 Organisatorische structuur van de voorziening



Paraaf


Loket Kids & co is één van de 6 loketten van het sociaal huis en wordt aangestuurd door het diensthoofd, Els Alen. Onder het Loket Kids & co ressorteert de dienst voor opvoedingsondersteuning en de buitenschoolse opvang. De buitenschoolse opvang, ‘De Kinderclub’ wordt aangestuurd door de dagelijks en pedagogisch coördinator, Winnie Croonenborghs. De Kinderclub bestaat uit één locatie maar is opgesplitst in 3 leefgroepen met 3 vaste teams. Per team is er een groepsverantwoordelijke aangesteld die instaat voor de ondersteuning van de teams. GV hebben bijkomende kindvrije uren en zijn dagelijks aanwezig in de opvang. Een onthaalmedewerker staat in voor het onthaal van ouders en de administratie. Twee doelgroepmedewerkers zijn naast kindbegeleiding ook verantwoordelijk voor logisieke taken. De personeelsbezetting op 31/12/2012: 

2 groepsverantwoordelijken aan 35/38 VE



1 groepsverantwoordelijke aan 34,5/38 VE



1 begeleidster aan 28,5/38 VE (uitbreiding via middelen voor occasionele en flexibele opvang)



10 begeleidsters aan 19/38 VE



2 doelgroepmedewerkers aan 38/38 VE



1 onthaalbediende aan 30,4/38 VE



1 pedagogisch coördinator aan 38/38 VE



1 diensthoofd aan 38/38 VE


Pagina 12 van 69

Opgesteld door: Els Alen


Paraaf

TAAK/OPDRACHT

ADMINISTRATIEF Opvolging tikklok Beheer en opvolging Reinaert programma Opvolging ongevallen /aangifte verzekering Aanmaak en opvolging adressenbestand Beheer antwoordapparaat Opmaken uurroosters Facturatie Onthaal / inschrijving Invoer van inschrijvingsformulieren Pedagogische bib: beheer en uitleenprocedure Pedagogische spelotheek: beheer en uitleenprocedure Beheer vergaderzalen / reservaties / bestellingen Uitlenen / aanvragen: autobus / springkasteel Verwerken dagelijkse inschrijvingen/annulaties Verwerking post / briefwisseling / bestellingen Verslaggeving Algemene Vergadering Klasseren en archiveren PERSONEELSBELEID Personeelsbehoefteplan / organigram Afbakenen van bevoegdheden Aanwervingen / vervangingen / interim Jobstudenten vakantiewerking Functioneringsgesprekken / evaluatiegesprekken Coachen begeleiding / stagiairs op de werkvloer Coachen doelgroepmedewerkers Aanpassen uurroosters o.w.v. verlof / ziekte Aanpassen uurroosters o.w.v. aantal kinderen ALGEMEEN BELEID Organisatie lokaal overleg Opmaak en opvolgen beleidsplan / actieplanning / prioriteiten / minimumeisen Jaarverslag / balans / analyse / doorlichting Indienen subsidiedossiers Dagorde / Notulen Raad / BCSD Crisisbeleid Klachtenbeleid Kwaliteitshandboek opmaak procedures Opvolging procedures Netwerken / samenwerkingsverbanden Planning overleg / communicatie Vormingsbeleid Informatiebeleid: folders / artikels Ouderparticipatiebeleid



OPMERKING

OCMW Herenthout

3.2 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de voorziening

UITVOERDER

IBO

3. Kwaliteitsmanagementsysteem

BEVOEGDHEID

Kwaliteitshandboek

DH PC OM GV VO OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM VO/OM VO/OM VO/OM VO/OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM OM DH DH DH DH DH/PC GV/PC GV/PC OM/PC GV/PC

PC/DH PC/DH PC/DH PC/DH PC/DH GV/PC GV/PC GV/PC GV/PC

DH DH

DH DH

DH DH DH DH/GV/PC DH/ DH/PC GV/PC DH DH DH DH DH

DH DH DH PC PC/DH/GV/OM

PC/DH GV/PC DH DH DH DH DH

Pagina 13 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO OCMW Herenthout Opgesteld door: Els Alen

3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.2 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de voorziening Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf

ORGANISATIE IBO Intakegesprekken ouders IBO Intakegesprekken ouders inclusieve opvang Onderhouden van dagelijkse oudercontacten Opvolging procedures pedagogische kwaliteit Verwerken en opvolgen medische gegevens kinderen Organisatie oudercontactavond Opmaken en opvolgen van procedures m.b.t. medicatie, handelingplans, crisissituaties, opvolging evacuatieplan Opvolging logboek, doorgeven info op zorg en GV overleg / teamoverleg Opmaak en opvolging dossiers inclusieve opvang, doorgeven van info op zorgoverleg Organisatie en opvolging kleine teams Organisatie GV overleg Organisatie zorgoverleg Organisatie algemeen vergadering Organisatie individueel overleg Ondersteunen van teamwerking Organiseren / opvolgen van werkgroepen Organiseren / opvolgen / evalueren van activiteiten Planning en organisatie activiteiten FINANCIEEL BELEID Opmaken bestelbonnen Opmaken begroting INFRASTRUCTUUR Concrete mankementen die de veiligheid in het gedrang brengen Structurele mankementen of tekorten: veiligheid speeltoestellen, brandveiligheid, regelgeving K&G, toegangsbeleid



OM/GV/PC OM/PC GV/PC GV/PC GV/PC/OM PC/ PC

OM/GV/PC PC PC PC PC/GV PC/ GV PC/ GV

GV/PC

PC

PC

PC

PC DH/PC PC/ DH/ PC DH GV/PC GV/PC GV/PC GV

PC PC PC DH/ PC DH PC PC GV/PC GV

DH DH

DH DH

Iedereen is verantwoordelijk

PC: opvolging herstel PC/DH

Pagina 14 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout

3.3 Procedures en processen 3.3.1 Beschrijving hoe de visie op het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat aan de kinderen wordt toegepast



Paraaf


Doelstellingen Elke medewerker kent de visie van De Kinderclub op het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat. Elke medewerker verbindt zich ertoe conform de visie en de beschrijving van de toepassing van de visie op het optimaal pedagogisch klimaat van De Kinderclub te werken. Elke medewerker past de visie van De Kinderclub in de praktijk toe en handelt m.a.w. conform de omschrijving van de toepassing van de visie op het optimaal pedagogisch klimaat van de kinderen. Toepassingsgebied 2.1. Het kennen van de visie Visie wordt bij een intake van een ouder, nieuwe medewerker, stagiaire enz. overlopen. Daarnaast is er een onthaalmap voor nieuwe ouders, nieuwe medewerkers en stagiaires. Ook hierin is onze visie opgenomen. 2.2. Het toepassen van de visie (zie 2.2.1. visie met betrekking van een optimaal pedagogisch klimaat) Wat gebeurt er?

Door wie?

Wanneer/waar?

Hoe verloopt dit?

OM

intakegesprek op Loket Kids & co

GV/PC

kennismaking Kinderclub

Visie over het aanbieden van een pedagogisch klimaat wordt overlopen tijdens het intake-gesprek en de praktijk tijdens het kennismakingsgesprek. Ouders handtekenen voor ontvangst HHR.

 nieuwe medewerker

LG/PC

tijdens infogesprek nieuwe medewerker op secretariaat van De Kinderclub

Visie over het aanbieden van een pedagogisch klimaat wordt overlopen tijdens het infogesprek a.d.h.v. onthaalmap nieuwe medewerker.

 stagiaires

LG mentor

tijdens infogesprek op secretariaat kinderopvang of in eigen locatie

Visie over het aanbieden van een pedagogisch klimaat wordt overlopen tijdens het eerste infomoment a.d.h.v. onthaalmap stagiaire.

2.1 Kennen visie door:  ouders


Pagina 15 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout




2.2 Toepassen van de visie Diversiteit  toekennen sociaal tarief

 inclusieve en occasionele opvang: alle kinderen worden opgevangen, ook kinderen van andere culturen, godsdiensten, kinderen met een handicap of kinderen die plots opvang nodig hebben Warmte en geborgenheid  zorgen voor warm onthaal  luisteren naar kinderen

Paraaf

informeren door onthaalmedewerker, toekennen door MW DOO

bij aanvraag door ouders, gebruikers van De Kinderclub

Onthaalmedewerker geeft info sociaal tarief en verwijst indien nodig door aan MW DOO. Deze stelt dossier samen, onderzoekt en geeft antwoord aan de aanvrager en onthaalmedewerker.

KB/PC

De Kinderclub

Alle kinderen van 2,5 - 12 jaar worden opgevangen in De Kinderclub, ongeacht cultuur, geloof,... die wonen en/of schoolgaan te Herenthout. Ook kinderen met een handicap worden opgevangen, zolang hier de draagkracht van het kind en/of het team niet overschreden wordt.

KB

elke dag in De Kinderclub

Kinderen worden dagelijks persoonlijk onthaald.

KB

elke dag in De Kinderclub

 actief luisteren tijdens het spel  een losse babbel  gezamenlijk 4-uurtje en maaltijd aan tafel  gestructureerd tijdens kringgesprekken  evaluaties v.d. werking (BIBO)  evaluaties v.d. activiteiten

wanneer van toepassing  inrichting locaties


LG/KB/kdn

KB


dagelijks

 locaties zijn huiselijk ingericht, met hoekjes zodat elk kind een plekje vindt waar het zich geborgen voelt  samen met de kinderen werken we aan de inrichting (tekeningen en knutselwerkjes worden opgehangen, kinderen maken samen een verlanglijstje voor de Sint.

Pagina 16 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout




Paraaf


 omgang met de kinderen

KB

dagelijks

Begeleid(st)ers hebben een vriendschappelijke, spontane omgang met de kinderen.

 continuïteit in team

KB

dagelijks

Opsplitsing van de begel. in 3 teams per leeftijdsgroep.

 warme thuis bieden

KB

dagelijks

Door verbondenheid met de kinderen een basis scheppen voor vertrouwen en wederzijds respect.

 tegemoet komen a.d. verschillende noden en interesses van kinderen Ontwikkeling en zelfredzaamheid stimuleren van kinderen  Kinderclub indelen in hoeken

KB

dagelijks

A.d.h.v. activiteiten en verschillende spel-mogelijkheden tegemoet komen a.d. verschillende interesses en noden van de kinderen.

KB

dagelijks

Indeling in hoeken heeft als resultaat dat ieder kind een plekje kan vinden voor zichzelf, zich geborgen voelt zodat het zich optimaal kan ontwikkelen en ontplooien.

 inrichting buitenruimte

KB

dagelijks

Buitenruimtes geven voldoende veiligheid en geborgenheid, uitdaging om te spelen

 activiteiten tijdens vakantieperiodes

KB

voorbereiding voor vakanties

er wordt voor voldoende afwisseling gezorgd tijdens de vakantie-activiteiten: motorisch spel, fantasie, knutselen, crea, muzisch en keuzeactiviteiten

 door praktische dingen te laten uitvoeren

KB

dagelijks

stimuleren in zelfstandigheid: zelf jasjes aandoen, veters knopen, opruimen, poppen poppenkleedjes - fietsen wassen, ...


Pagina 17 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout




Inspraak geven en keuzevrijheid bieden  vrijetijdsprincipe

Paraaf


KB

dagelijks

Kinderen spelen zoveel mogelijk vrij, spontaan. Elk kind mag bepalen hoe het zijn vrije tijd invult. Activiteiten worden aangeboden, kinderen zijn vrij om er al dan niet aan deel te nemen.

 zelf vriendjes kiezen

KB

dagelijks

Begeleid(st)ers bieden kinderen de gelegenheid om zelf hun vriendjes te kiezen op basis van gelijke interesses, levenswijze, ...

 bevraging kinderen

KB

regelmatig

Regelmatig worden kinderen bevraagd over bv de inrichting, aankoop spelmateriaal (Sint), activiteiten, uitstappen, a.d.h.v. gesprekken, evaluaties, enquêtes,...

Bestuur LG

bij verhuis, nieuwbouw, ...

Locaties liggen in de nabije omgeving van de scholen, exclusief voor De Kinderclub.

 veilige omgeving creëren

LG/KB

dagelijks

De ruimtes zijn ingedeeld in verschillende speelhoeken zodat de spelen rust-behoeften van de kinderen aan bod kunnen komen. De buitenruimtes zijn veilig afgesloten en bieden voldoende spelimpulsen. Veiligheid, hygiëne en gezondheid zijn aandachtspunten voor een kwaliteitsvolle werking.

 structuur aanbieden

KB

dagelijks

Ankermomenten voorzien waarrond rituelen uitgebouwd worden (opruimliedje, toiletbezoek, handen wassen, koek- en drankmoment,...)

Veiligheid en structuur bieden  ligging locaties

Begeleid(st)ers zijn toegewezen aan een bepaalde leeftijdsgroep, zodat er voor de kinderen de nodige structuur en continuïteit is en de begeleid(st)ers een persoonlijk relatie kunnen uitbouwen.


Pagina 18 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout




 Grensoverschrijdend gedrag

Eigenheid van het kind respecteren  indeling in hoeken, eten aan kleine tafels, spelen in kleinere groepen, keuzevrijheid

LG/KB

Paraaf


Elk bedreigend of gewelddadig gedrag van lichamelijke, emotionele en/of seksuele aard, door een begeleid(st)er of andere werknemer, met actieve of passieve betrokkenheid van het kind waardoor het kind schade wordt berokkend of dreigt te worden berokkend, wordt niet getolereerd en er zal streng opgetreden worden.

KB

dagelijks

Door de indeling in hoeken, het eten aan kleine tafels samen met de begeleid(st)ers, het spelen in kleinere groepen, kind kan binnen of buiten spelen, kunnen we nog meer rekening houden met de eigenheid en de noden van elk kind.

 structuur tijdens vakantiedagen en woensdagnamiddag

LG/KB

wekelijks

Op woensdagnamiddag en vakantiedagen is er een gestructureerd, gevarieerd aanbod waaraan de kinderen vrij kunnen deelnemen.

 luisterend oor bieden en peilen naar wensen

KB

dagelijks

Elk kind is uniek en heeft andere interesses, andere gewoontes op gebied van spelen, eten, leven, ... Begeleid(st)ers bieden een luisterend oor en proberen te peilen naar hun wensen Het hanteren van formele en informele inspraak-momenten zijn heel belangrijke items.

KB

dagelijks

Elk kind wordt als apart individu gezien, zonder de groepswerking over het hoofd te zien.

tweewekelijks

Specifieke zorg wordt besproken tijdens tweewekelijks teamoverleg, teamoverleg in eigen locatie.

jaarlijks

Specifieke zorg wordt besproken tijdens algemene teamvergadering voor de zomervakantie.

Zorg individualiseren  elk kind als apart individu zien


Pagina 19 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout




 evalueren van de werking

LG/KB

Paraaf

regelmatig


Integratie van kinderen met extra-zorg staat centraal in onze werking. Door het regelmatig evalueren van de werking (evaluatie van procedures door het team, door de leidinggevende, gebruik van BIBO, tevredenheidsonderzoeken enz.) stellen we ons kritisch op t.a.v. onze eigen werking en kwaliteit die we aanbieden. Verbeteracties worden opgesteld zodat we de kwaliteit van De Kinderclub blijvend verbeteren.

Aanverwante documenten         

inschrijvingsformulier kind opvolgplan kind inclusieve opvang logboek visietekst onthaalbrochure ZIKO en BIBO tevredenheidonderzoek Wegwijs: onthaalfolder nieuwe medewerkers overzicht vormingen teamverslagen


Pagina 20 van 69

Kwaliteitshandboek


3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.2 Beschrijving hoe de visie op de samenwerking met het gezin wordt toegepast Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf


Doelstellingen     

Elke medewerker ontvangt de visietekst in de onthaalfolder bij de start van de job (checklist). Elk gezin ontvangt bij de start van de opvang een onthaalbrochure waarin het huishoudelijk reglement en de visie zijn opgenomen. De medewerkers verbinden er zich toe conform de visie en de beschrijving van de toepassing van de samenwerking met de gezinnen te werken. Jaarlijks organiseert de voorziening een oudervergadering / feest / oudercontactavond / tevredenheidsonderzoek, waarbij de contacten met de gezinnen centraal staan. Bij het halen en brengen van de kinderen voorziet de begeleiding steeds ruimte voor een gesprek met de gezinnen.

Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op:  alle medewerkers: begeleiders, leidinggevenden, onthaalmedewerker  de gezinnen Beschrijving van de werkwijze Wat gebeurt er? Door wie? De begeleiders, verantwoordelijke intakegesprek OM/LG inschrijvingsgesprek rondleiding in opvanglocaties en kennismakingsgesprek

GV/KB

dagelijks onthaal, dagelijks overleg

KB/LG/ ouders

Bij moeilijke momenten of nieuwe stappen in de ontwikkeling wordt er samen met het gezin overlegd

LG/KB/GV en de gezinnen, in beide richtingen


Wanneer/waar? Hoe verloopt dit? en gezin zijn partner in de opvoeding bij de inschrijving Zie procedure 6,°8 bureel (eerste onthaal) opvanglocaties

in de opvanglocatie tijdens de dagelijkse brengen haalmomenten

in de opvanglocatie breng en haalmoment bij moeilijke momenten of nieuwe stappen in de ontwikkeling - op afspraak - oudercontact

Ouders krijgen rondleiding in de verschillende lokalen van het IBO. Bevraging van de ouder(s) ivm het kind (gezondheid, gewoontes, …) mondeling en/of schriftelijk Er wordt informatie uitgewisseld zodat de opvang afgestemd kan worden op het gezin en andersom. Zie procedure 6,°8 (dagelijks onthaal) en 6,°6 (ontwikkelingsbehoeften) mondeling, op vraag van ouders of KB

Pagina 21 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf

wenperiode

LG/KB

voor de effectieve start

toegangsrecht ouders

LG/KB

altijd


zie procedure 6,°8 (wenbeleid) ouders hebben op elk moment toegang tot de ruimte waar hun kind verblijft

Informeren van de gezinnen startinformatie geven aan de gezinnen

OM/GV/LG

intakegesprek inschrijvingsgesprek

De onthaalmedewerker/ teamverantwoordelijke nodigt de gezinnen uit en neemt voldoende tijd om de nodige info te geven i.v.m. de prijs, de visie, de werking van de opvang, afspraken met de opvang, opnamebeleid, huishoudelijk reglement, administratieve verplichtingen, enz. Zie 6,°8 (onthaalprocedure)

startinformatie geven aan de gezinnen over de praktische werking en de visie van de opvang

LG/GV

Kennismakingsgesprek in opvanglocatie

De GV nodigt de gezinnen uit en neemt voldoende tijd om de nodige info te geven i.v.m. openingsuren, gewoontes in de opvang, administratieve verplichtingen, hoe er overlegd wordt, pedagogische visie, hoe er gestraft en beloond wordt, hoe er wordt omgegaan met een ziek kind, enz. Zie 6,°8 (onthaalprocedure)

Nieuwsbrief/facebook -pagina/website/ factuur

OM

Dagelijks/wekelijks/ maandelijks/ mail/brief/

het gezin wordt geïnformeerd over allerlei aspecten van de opvang

individuele informatie aan gezinnen

GV/KB/LG

ad hoc tijdens de opvangperiode of tijdens het jaarlijks oudercontact

het gezin wordt geïnformeerd over allerlei aspecten van de opvang via … of gesprekken op afspraak of tijdens het jaarlijkse oudercontact


Pagina 22 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf


Informatie-uitwisseling tussen gezin en de opvang bevorderen aan de gezinnen wordt gevraagd om wijzigingen door te geven in bvb in gezinssfeer Kennismakingsgesprek

OM/KB

Op regelmatige basis

OM herinnert de gezinnen hier regelmatig aan Zie 6,°12 (documenten persoonsgebonden gegevens)

GV/LG

Kantoor/opvang

aan de gezinnen wordt uitgelegd dat informatie-uitwisseling essentieel is voor het goede verloop van de opvang

tevredenheidsmeting ouders klachtenprocedure

LG/KB

Jaarlijks

zie 6,°16 (tevredenheidsmeting)

LG/KB

Wanneer er klachten zijn

zie 6,°13 & °14 (klachtenprocedure en klachtenrecht)

Gezinnen betrekken of laten participeren bij de werking van de opvang Klachtenfiche en of suggestiefiche Tevredenheidsonderzoek

LG/KB

Kennismakingsgesprek Jaarlijks tevredenheidsonderzoek,

oudervergadering

LG

jaarlijks

oudergesprek

LG/GV

op vraag van ouders of jaarlijks oudercontact

Ouder-/ themafeest

alle medewerkers

jaarlijks

Gezinnen ontvangen een klachten-/suggestiefiche waar zij bij ontevredenheid over de opvang, steeds gebruik van kunnen maken. Zie ook 6,°13 & °14 (klachtenprocedure en klachtenrecht). Het IBO organiseert jaarlijks een oudervergadering met en voor de gezinnen Gezinnen krijgen steeds de mogelijkheid een gesprek te voeren met de begeleider of de dienstverantwoordelijke over hun kind en/of de opvang De ouders worden uitgenodigd op het …feest. Het …feest is een gezamenlijk informatie- en ontspanningsmoment.

Communicatie met de gezinnen schriftelijke afspraken maken met de gezinnen

LG/GV/KB

bij de start en tijdens de gehele opvangperiode

door middel van HHR, opvangplan, infofiche

korte info uitwisseling

GV/KB/LG

in de opvanglocatie bij dagelijkse brengen haalmomenten

het verloop van de dag/ vorige dagen wordt kort besproken


Pagina 23 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf


Gedurende ganse opvang

Het IBO kijkt er op toe dat KB richtlijnen ivm discretie en privacy worden nageleefd. Zie 6,°12 (documenten persoonsgebonden gegevens

Discretieplicht richtlijnen i.v.m. het discreet omgaan met persoonlijke gegevens

Alle medewerkers

Aanverwante documenten         

tevredenheidsonderzoek ouders klachtenmap en klachtenformulieren verslagen teamvergaderingen functionerings- en evaluatiegesprekken ZIKO en BIBO motivatieonderzoek medewerkers evaluaties vormingen logboek onthaalbrochure ouders


Pagina 24 van 69

Kwaliteitshandboek


3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.3 Beschrijving hoe een adequate bereikbaarheid van de leidinggevende wordt toegepast Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf


Doelstellingen algemene adequate bereikbaarheid De ouders en medewerkers kunnen gedurende de gekende bereikbaarheidsmomenten (permanentie-uren en/of zitdagen) de administratieve zetel (Loket Kids & co) op een vlotte manier bereiken (contacteren, mailen, langskomen). De permanentie-uren en/of zitdagen worden bepaald met het oog op een cliëntvriendelijke aanpak en rekening houdend met de personele mogelijkheden De leidinggevenden zijn adequaat bereikbaar voor de medewerkers. bereikbaarheid bij hoogdringendheid Buiten de permanentie-uren en tijdens de openingsuren van de voorziening wordt de bereikbaarheid van de leidinggevenden gegarandeerd door een lijst van noodnummers (zie crisisprocedure). Buiten de openingsuren van de voorziening en enkel in noodgevallen kunnen de ouders de leidinggevende bereiken via het GSM nummer vermeld in de onthaalprocedure. bereikbaarheid in geval van afwezigheid (ziekte, verlof, …) van de leidinggevende De continuïteit van de bereikbaarheid wordt gegarandeerd bij vervanging bij afwezigheid van de leidinggevende of dienstverantwoordelijke. Toepassingsgebied Onder de noemer leidinggevenden, worden het diensthoofd van het Loket en de coördinator van De Kinderclub geplaatst. De onthaalbediende is het aanspreekpunt voor ouders, die vragen en klachten aanhoort, beantwoordt en indien nodig doorverwijst naar leidinggevenden of teamverantwoordelijken. Permanentie-uren van het loket en de openingsuren van de kinderopvang zijn opgenomen in de onthaalfolder voor ouders en medewerkers. De permanentie-uren worden gecommuniceerd via het gemeentenieuws, de website, uithangbord loket en kinderopvang. Elke wijziging wordt via nieuwsbrief voor ouders, website en via een infoluik op de facturen gecommuniceerd aan de ouders. Beschrijving van de werkwijze algemene adequate bereikbaarheid Het loket Kids & co (administratieve zetel en onthaalloket) is elke voormiddag geopend van 9.00u-12.00u en op maandag tot 18.30u. De onthaalbediende is het aanspreekpunt voor ouders. Ouders kunnen buiten de openingsuren van het loket terecht via een afspraak. Het loket is tussen 9.00u-16.00u (maandag tot 18.30u) steeds telefonisch bereikbaar. Bij onvoorziene afwezigheid wordt de telefoon automatisch doorgeschakeld naar de kinderopvang. De kinderopvang is dagelijks telefonisch bereikbaar van 6.30u tot 18.30u. De leidinggevenden zijn dagelijks minimum aanwezig van 9.00u-16.00u. In geval van nood kunnen ouders terecht op het GSM-nummer van de leidinggevenden, vermeld in de onthaalfolder.


Pagina 25 van 69

Kwaliteitshandboek


3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.3 Beschrijving hoe een adequate bereikbaarheid van de leidinggevende wordt toegepast Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf


bereikbaarheid bij hoogdringendheid 1° buiten de permanentie-uren, maar binnen de openingsuren De leidinggevenden zijn dagelijks minimum bereikbaar tussen 9.00u-16.00u en op maandag tot 18.30u. 2° buiten de openingsuren Alle medewerkers beschikken over het GSM nr. van de leidinggevenden voor dringende gevallen. bereikbaarheid in geval van afwezigheid (ziekte, verlof, …) van de leidinggevenden Er wordt steeds vervanging / permanentie voorzien bij afwezigheid van één van de leidinggevenden of de onthaalbediende. Indien in uitzonderlijke gevallen het loket onbemand is, wordt de kinderopvang op de hoogte gebracht en wordt de telefoon automatisch doorgeschakeld naar de kinderopvang. Aanverwante documenten Onthaalfolder ouders / medewerkers


Pagina 26 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO OCMW Herenthout


3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.4 Beschrijving hoe de nieuwe medewerkers ingewerkt worden en hoe aan het vormingsbeleid en de ondersteuning van alle medewerkers gestalte wordt gegeven 3.3.4.1 beschrijving hoe de nieuwe medewerkers ingewerkt worden 3.3.4.2 beschrijving hoe aan het vormingsbeleid en de ondersteuning van alle medewerkers gestalte wordt gegeven Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf


3.3.4.1 beschrijving hoe de nieuwe medewerkers ingewerkt worden Doelstellingen 

Elke nieuwe medewerker beschikt na de eerste week van tewerkstelling over alle nodige informatie zodat de nieuwe medewerkers zijn/haar taak kan uitvoeren zoals de kinderopvangvoorziening het vooropstelt.



Elke medewerker krijgt in de loop van de proefperiode een correct zicht op welke verwachtingen de kinderopvangvoorziening van hem/haar heeft.



Elke nieuwe medewerker weet bij wie hij/zij terecht kan met vragen of onduidelijkheden tijdens de inwerkperiode.



De kinderopvangvoorziening beschikt bij de start van de tewerkstelling over de nodige gegevens van de nieuwe medewerker.



Iedereen die betrokken is bij het onthaal van nieuwe medewerkers weet wat zijn/haar verantwoordelijkheid is.

Toepassingsgebied Leidinggevenden, kindbegeleiders, andere medewerkers, de procedure is eveneens van toepassing bij een eventuele functiewijziging. Beschrijving van de werkwijze 1) Voor kindbegeleiders Na het doorlopen van een selectieprocedure wordt bepaald of iemand positief wordt geëvalueerd en dus kan starten in onze voorziening als kindbegeleider. Vervolgens wordt het arbeidscontract ondertekend door beide partijen en gaat de inwerkingsperiode van start. In de inwerkingsperiode komen verschillende stappen aan bod. Hieronder ziet u het verloop van onze werkwijze. Uiteraard kunnen sommige stappen in een andere volgorde plaatsvinden. Opmerking: Voorafgaand worden medewerkers op de hoogte gebracht van de komst van een nieuwe collega (zodat zij ook tijd kunnen vrijmaken) en worden de nodige afspraken gemaakt over wie, wat wanneer zal doen in de “inwerkings”periode van deze specifieke medewerker.


Pagina 27 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO OCMW Herenthout


Wat gebeurt er? Algemene infooverdracht


Door wie? LG

Paraaf

Wanneer/ waar? Na het ondertekenen vh contract en ten laatste de eerste werkdag van de nieuwe KB op de locatie zelf of op kantoor bij LG

OM

Afwerken administratief dossier nieuwe kindbegeleider Rondleiding en overlopen v.d. werking in de praktijk

Personeelsdienst

op de personeelsdienst

GV

Tijdens de eerste week van de tewerkstelling

Opvolgen v.d. gemaakte afspraken en ev. aandachtspunten /werkpunten

GV en LG

Gedurende de verdere begeleiding en binnen de 6 maanden na start = proefperiode

Evaluatie proefperiode

Na bespreking op GV overleg door LG

Op het einde van de proefperiode op kantoor



Hoe verloopt dit? Mondeling en schriftelijk wordt alle nodige informatie en materiaal gegeven (zie folder: wegwijs).

Bepaalde zaken (badge, kledij, toegangscodes enz.) liggen voor de medewerker klaar. Het administratief dossier wordt afgewerkt De nieuwe medewerker wordt door GV rondgeleid in de kinderopvang en voorgesteld aan de andere collega’s. De naleving van de gemaakte afspraken wordt opgevolgd tijdens een opvolggesprek met LG. Hiervan wordt een verslag gemaakt en regelmatig teruggekoppeld. Er vindt een gesprek plaats tussen de verantwoordelijke en de nieuwe medewerker dat mee resulteert in een al dan niet positieve evaluatie. Er wordt een verslag opgemaakt.

Pagina 28 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO OCMW Herenthout



Paraaf


2) Verantwoordelijken Ook voor verantwoordelijken bestaat er een “inwerkings”beleid. Dit verloopt volgens dezelfde procedure, alleen zal dit gecoördineerd en opgevolgd worden door de personeelsdienst en het diensthoofd van de verantwoordelijke. 3) Andere medewerkers Voor sommige medewerkers (vb. doelgroepmedewerkers, niet voldoende gekwalificeerde medewerkers of medewerkers waarvan bij de selectie bepaalde voorwaarden zijn geformuleerd ten aanzien van bijkomende opleiding of competentieverhoging) moet bij de start ook een gestructureerd opleidingstraject uitgewerkt worden. 3.3.4.2. beschrijving hoe aan het vormingsbeleid en de ondersteuning van alle medewerkers gestalte wordt gegeven Doelstellingen   

De kennis, vaardigheden en competenties van alle medewerkers op het vlak van kinderopvang permanent versterken. Het vormingsaanbod afstemmen op de individuele behoeften/vraag van de begeleiders, op de werking van de opvangvoorziening en de verwachtingen van het organiserend bestuur. Erop toezien dat het minimaal vereist personeel beschikt over een geldig attest van de basisopleiding levensreddend handelen.

Toepassingsgebied Binnen onze voorziening wordt er een specifiek vormingsaanbod georganiseerd voor kindbegeleiders. Overige medewerkers zoals administratieve en logistieke hulp, kunnen op eigen vraag ook vorming volgen. Ook voor de verantwoordelijken is er een vormingsbeleid uitgewerkt. Beschrijving van de werkwijze 1) Voor kindbegeleiders Per jaar wordt een vormingsbudget voorzien. Enkel voor de verplichte vorming, levensreddend handelen is aanwezigheid van alle kindbegeleiders vereist. Daarnaast is er steeds de mogelijkheid om binnen de contouren van het budget een vorming voor te stellen. Het betreft thema’s die gekozen zijn door de leidinggevende zelf omwille van de noodzaak of de behoefte of vormingen die medewerkers vrij kiezen uit het aanbod.


Pagina 29 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO OCMW Herenthout



Wat gebeurt er? Vormingsaanbod inhoudelijk samenstellen

Door wie?

Goedkeuring door organiserend bestuur

Secretaris

Vormingsaanbod inplannen

LG

Vormingsprogramma kenbaar maken aan de kindbegeleiders De nazorg:  evaluatie  verslag

LG

LG/KB

LG

Paraaf

Wanneer /waar? Permanent op basis van het aanbod en evaluatie en functioneringsgesprekken

Na de opmaak van het inhoudelijk voorstel Na goedkeuring door organiserend bestuur

Nadat het vormingsaanbod vastgelegd is Na elke vorming


Hoe verloopt dit? Bijvoorbeeld:  Verplichte vorming wordt vastgelegd en bepaald door coördinator  afh. van noodzaak, tendensen, behoeften kunnen begeleiders voorstellen indienen op basis van het aanbod dat door de leidinggevenden bekend gemaakt wordt via de teamvergaderingen  afh. van extern aanbod in de regio Via mondelinge bespreking op het maandelijks werkoverleg of via schriftelijke goedkeuring?  data kiezen  contacteren van verschillende vormingsorganisaties  locatie vastleggen  uurrooster aanpassen  bekendmaken aan begeleiding via teamvergadering Mondeling via teamvergadering

 nabespreking/ evaluatie op teamvergadering  opmaken verslag/ opvragen verslag van de aanwezigen  toelichting voor de afwezigen op team

2) Overige medewerkers: idem 3) Verantwoordelijken: idem Aanverwante documenten  wegwijs (onthaalfolder nieuwe medewerkers)  verslagen vergadering  uurroosters  functionerings- en evaluatiegesprekken


Pagina 30 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO OCMW Herenthout


3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.5 Beschrijving hoe medewerkers ingezet worden, waarbij de volgende zaken aan bod komen: 3.3.5.1 de continuïteit in de begeleiding van de kinderen, zodat een relatie kan opgebouwd worden tussen de kinderen en de begeleiding 3.3.5.2 de voortdurende begeleiding van de kinderen 3.3.5.3 voldoende begeleiders op basis van het aantal aanwezige kinderen Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf


3.3.5.1 Beschrijving van de continuïteit in de begeleiding van de kinderen, zodat een relatie kan opgebouwd worden tussen de kinderen en de begeleiding Doelstellingen  

De kinderen hebben gedurende de opvang de mogelijkheid om een vertrouwensrelatie op te bouwen met de begeleider(s). De kinderen staan onder permanent toezicht, waarbij minstens de regel 1/14 wordt gehanteerd.

Toepassingsgebied Alle kinderen Beschrijving van de werkwijze Omwille van de grootte van de groep op te vangen kinderen splitsen wij de volledige groep op in drie leeftijdsgroepen met vaste teams per leeftijdsgroep. Op die manier zijn de groepen kleiner en is ook het aantal begeleidsters waar kinderen mee geconfronteerd worden beperkt. De kans op een vertrouwensrelatie met minstens één kindbegeleider wordt hierdoor vergroot. Per team is er een teamverantwoordelijke aangesteld die dagelijks aanwezig is en instaat voor het onthaal van nieuwe kinderen. Deze waakt erover dat afspraken nageleefd worden en de pedagogische kwaliteit gegarandeerd blijft. De allerkleinsten (2,5 tot en met de 3-jarigen) worden opgevangen in de Speeltoren. Dit is een kleinschalig initiatief voor maximum 14 kleutertjes. Het is een miniatuurhuisje dat de overgang tussen thuis en de opvang voor kinderen verkleint en waar gezelligheid troef is. Na een tijdje en als de kinderen gewoon zijn aan het opvanggebeuren schuiven ze in kleine groepjes door naar het Speelkasteel. Deze leefgroep is volledig ingericht voor de 4 t.e.m. de 7-jarigen. Vanaf het tweede leerjaar worden de kinderen opgevangen bij de Kids. Deze leefgroep is volledig afgestemd op de behoeften van de lagere schoolkinderen. De bedoeling is om deze structuur zo soepel mogelijk te hanteren:  overgang naar de grotere groep wordt steeds besproken met de ouders en het kind. Als zij hiertegen bezwaren hebben kan er besloten worden om het kind in de huidige groep te laten.  kinderen mogen vrij op bezoek gaan en deelnemen aan de activiteiten van de andere groep.  de indeling in groepen moet zo spontaan mogelijk verlopen.  Het is de begeleidster, de specifieke aanpak, de inrichting en het materiaal dat de kinderen moet leiden naar hun groep


Pagina 31 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO OCMW Herenthout


 


Paraaf


Op die manier bieden wij kinderen een structuur aan waarin ze zich beter voelen en waarin alleen noodzakelijke regels vastgelegd worden. Doordat de begeleiding opgesplitst wordt in drie afzonderlijke teams (kleuterteam en kids-team) hebben de kinderen telkens te maken met respectievelijk 3 of 6 verschillende begeleidsters i.p.v. 15, wat bevorderlijk is voor het opbouwen van een persoonlijke relatie, waarin een meer persoonlijke aanpak mogelijk is.

Wat gebeurt er? opmaken dienstrooster

Door wie?

Onthaal van kdn.

Baliemedew. GV/KB

dagelijks

Vervanging afwezige KB

DH/OM/KB

Telkens als zich een afwezigheid voordoet

Doorgeven van info

KB

dagelijks

Relatie kind/KB bevorderen

DH/OM

Wanneer/ waar? maandelijks

dagelijks

Relatie kdn/KB evalueren


Hoe/middelen? Op basis van de visie:  Vaste KB/leefgroep  Baliemedewerker voor onthaal Op basis van aantal kdn.  Minstens 1/14 Baliemedewerker staat in voor onthaal. Vaste KB per groep zijn door de kinderen gekend zodat ze zich snel thuis voelen. Elke KB wordt indien noodzakelijk voor het aantal aanwezige kinderen vervangen:  indien dringend via de permanentieregeling.  Indien vooraf aangevraagd door OM via briefje voor oproep vervanging  Via logboek/prikbord of postbakje in de personeelsruimte  Via LG die s’ morgens en ’s avonds aanwezig is in de opvang  Via overlapmoment tijdens vakantiedagen  Opsplitsing in kleinere leefgroepen  Vaste KB/groep  Gestructureerd vieruurtje biedt mogelijkheid voor contact en actief luisteren  KB spelen actief met kdn.  KB dragen een naamkaartje en worden met de naam aangesproken  GV/LG zijn dagelijks aanwezig in de opvang Opvolgen en bijsturen indien nodig via teamvergadering, opvolg- of functioneringsgesprekken

Pagina 32 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO OCMW Herenthout



Paraaf


3.3.5.2 De voortdurende begeleiding van de kinderen Werkwijze Kids & co biedt 4 verschillende ruimtes aan. De kinderen zijn opgedeeld in drie leeftijdsgroepen. Per leeftijdsgroep is er minimum 1 begeleidster aanwezig. Indien in één van de groepen minder dan drie kinderen aanwezig zijn worden twee groepen samengevoegd. Buitenspelen of in de motorische ruimte kan ook enkel onder toezicht van een begeleid(st)er. Wat gebeurt er?

Door wie?

Toezicht op ieder kind in de opvang binnen en of buitenruimte

KB/OM/DH

Wanneer/ waar? altijd

Hoe verloopt dit?  Rekening houden met voorziene afwezigheden bij het opstellen van het uurrooster.  Bij onvoorziene omstandigheden wordt de permanentiedienst opgeroepen  Elke dienst in het rooster is gekoppeld aan taken of verantwoordelijkheid voor het spel in een bepaalde ruimte

3.5.5.3 Voldoende begeleiders op basis van het aantal aanwezige kinderen Doel Inzetten van voldoende begeleiding om een kwalitatieve opvang te waarborgen waarbij minimum 1/14 kinderen wordt gehanteerd. Toepassing de kindbegeleiding Werkwijze Maandelijks en minimum 1 week vooraf maakt de coördinator een uurrooster op voor een bepaalde periode. Tijdens het schooljaar werkt de begeleiding met een aantal verschillende werkblokken die wekelijks doorschuiven. De werkblokken zijn aan verandering onderhevig bv. omwille van ziekte of verlof. Er is steeds een permanentiedienst voorzien op het uurrooster, zodat er onmiddellijk vervanging is in dringende gevallen bv. bij ziekte. Indien meer dan één begeleider tegelijk plots afwezig is, wordt de begeleider met het minst aantal uren op de overzichtslijst opgeroepen voor vervanging.


Pagina 33 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO

3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.5 Beschrijving hoe medewerkers ingezet worden, waarbij de volgende zaken aan bod komen: 3.3.5.1 de continuïteit in de begeleiding van de kinderen, zodat een relatie kan opgebouwd worden tussen de kinderen en de begeleiding 3.3.5.2 de voortdurende begeleiding van de kinderen 3.3.5.3 voldoende begeleiders op basis van het aantal aanwezige kinderen

OCMW Herenthout



Paraaf


Het uurrooster wordt zo opgemaakt dat minimum 1 begeleider per 12 kinderen wordt ingezet. Hier wordt rekening gehouden met de gemiddelden op bepaalde opvangmomenten. Bij onduidelijkheid over het aantal te verwachten kinderen, staat een begeleidster in ‘standby’, zij kan eventueel opgeroepen worden indien nodig. Indien het kinderaantal sterk terugloopt, dient steeds een begeleidster haar shift te beëindigen zodat de norm 1/12 kinderen behouden blijft. Deze werkwijze voorkomt dat overuren te sterk oplopen. Begeleidsters krijgen maandelijks een overzicht van min- en plusuren en zijn zelf verantwoordelijk om hierop te anticiperen. Wat gebeurt er?

Door wie?

Aanwezigheid van minstens 1 KB per begonnen schijf van 14 kinderen Afwezigheidsaanvragen

LG/OM/KB

Wanneer/ waar? altijd

KB

OM/DH

Nodige KB op lange termijn

DH

Jaarlijks


Hoe verloopt dit? Op basis van inschrijvingen, evaluatie vorige uurroosters en aan de hand van taakverdeling opmaken van uurroosters Verlof wordt aangevraagd bij OM via GPS (tikklok). Rekening houdend met verlofaanvragen worden vervangingen voorzien in het uurrooster. Op basis van plus- en minuren worden vervangingen ingezet. Tijdens schoolvakanties wordt een max. aantal afwezigen vastgelegd. Op basis van gemiddeld aantal inschrijvingen het nodige personeel inschatten en voorstel/ oplossing formuleren aan het bestuur indien nodig. Tijdens schoolvakanties worden langdurige zieken vervangen door jobstudenten.

Pagina 34 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout

3.3 Procedures en processen 3.3.6 Beschrijving hoe de kinderen gevolgd worden en hoe de werking op de ontwikkelingsbehoeften van de kinderen is afgestemd



Paraaf


Doelstelling Toepassing Werkwijze Kennismakingsprocedure: het kind wordt mee uitgenodigd voor het intakegesprek. Zo kan het samen met de ouder(s) de opvangruimten verkennen. Dit verhoogt het veiligheidsgevoel. Voor de kleuters is er een voorleesverhaaltje dat hen kan voorbereiden op de eerste dag in De Kinderclub. Voor de lagere schoolkinderen is er een kwartetspel voorzien, waarin de werking en de afspraken op een speelse manier worden voorgesteld. De eerste opvangdag maakt 1 begeleider (GV) ruimte om een nieuw kind op te vangen. Tijdens het vieruurtje wordt het kind voorgesteld aan de groep en begeleiding. Nieuwe kleuters brengen een familiefoto mee; lagere schoolkinderen krijgen een paspoort waarop ze iets meer over zichzelf kunnen vertellen. Aan de hand hiervan worden zij voorgesteld aan de andere kinderen. Nadien wordt deze foto opgehangen bij de rest van de familiefoto’s en paspoorten. Kinderen kunnen indien ze het moeilijk hebben troost vinden bij het zien van deze foto of nieuwe kinderen kunnen zien wie nog gebruik maakt van de opvang. Bij de allerkleinsten in de Speeltoren wordt het ritueel voor nieuwe kindjes opgevoerd met het verhaaltje over de vuurtoren. De groepsverantwoordelijke staat in voor het opvolgen van de kennismakingsvragenlijst en brengt het nieuwe kind aan op de teamvergadering. Indien nodig volgt de GV het kind een tijdje op via het logboek. De begeleiding zal gedurende de eerste periode extra aandacht besteden aan het kind en de ouders, en deze laatste op de hoogte brengen van hoe het met het kind gelopen is.


Pagina 35 van 69

Kwaliteitshandboek


3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.7 Beschrijving van hoe de groepsindeling is opgevat Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf


Doelstelling Dat kinderen continu vertoeven in de groep die het best aansluit bij hun ontwikkelingsmogelijkheden en leeftijd, rekening houdend met de vooropgestelde leefgroepindeling. Toepassingsgebied Van toepassing op alle opvangkinderen. Beschrijving van de werkwijze Omwille van de grootte van de groep op te vangen kinderen en een gebrek aan aaneengesloten ruimtes zagen wij ons toch verplicht om de groep op te splitsen in drie leeftijdsgroepen: De allerkleinsten (2,5 tot en met de 3-jarigen) worden opgevangen in de Speeltoren. Dit is een kleinschalig initiatief voor maximum 14 kleutertjes. Het is een miniatuurhuisje dat de overgang tussen thuis en de opvang voor kinderen verkleint en waar gezelligheid troef is. Het Speelkasteel is volledig ingericht voor de 4jarigen tot en met de 7-jarigen, de Kids zijn afgestemd op de kinderen vanaf de lagere school. De bedoeling is om deze structuur zo soepel mogelijk te hanteren:  overgang naar de grotere groep wordt steeds besproken met de ouders en het kind. Als zij hiertegen bezwaren hebben kan er besloten worden om het kind in de huidige groep te laten.  kinderen mogen vrij op bezoek gaan en deelnemen aan de activiteiten van de andere groep.  de indeling in groepen moet zo spontaan mogelijk verlopen.  Het is de begeleidster, de specifieke aanpak, de inrichting en het materiaal dat de kinderen moet leiden naar hun groep.  Op die manier bieden wij kinderen een structuur aan waarin ze zich beter voelen en waarin alleen noodzakelijke regels vastgelegd worden.  Doordat de begeleiding opgesplitst wordt in drie afzonderlijke teams (kleuterteam en kids-team) hebben de kinderen telkens te maken met respectievelijk 3 of 6 verschillende begeleidsters i.p.v. 15, wat bevorderlijk is voor het opbouwen van een persoonlijke relatie, waarin een meer persoonlijke aanpak mogelijk is.


Pagina 36 van 69

Kwaliteitshandboek


3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.7 Beschrijving van hoe de groepsindeling is opgevat Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf


Beschrijving van de leefgroepen (zie 2.2.1. Visie met betrekking tot het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat) Wat gebeurt er? Toeleiden van elk individueel kind Opvolging/bewaken v/d plaatsing

Door wie? LG/GV/ouders

Ev. overgang van de ene groep naar de andere groep

LG/ouders/KB

Ev. bijsturen van de plaatsing

coördinator/ ouders/

LG/ouders/KB

Wanneer/waar? Hoe verloopt dit? Zie procedure 8: onthaal bij het eerste contact, start van de opvang, … Zie procedure 6: hoe kinderen gevolgd worden en hoe de werking van je voorziening op de ontwikkelingsbehoeften afgestemd wordt. Op het einde van de Afscheidsfeest zomervakantie/ Wenmoment en Op het moment dat kennismaking met overbezetting dreigt kindbegeleiders en in de Speeltoren nieuwe groep De overgang naar een volgende groep gebeurt steeds in overleg met de ouders en op basis van observatie van de kinderen. Zie procedure 6: hoe kinderen gevolgd worden en hoe de werking van de voorziening op de ontwikkelingsbehoeften afgestemd wordt.

Aanverwante documenten      

Inschrijvingsformulier ZIKO en BIBO Opvolgplan inclusieve opvang Teamverslagen Onthaalprocedure wegwijs (onthaalfolder nieuwe medewerkers)


Pagina 37 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout

3.3 Procedures en processen 3.3.8 Beschrijving hoe de onthaalprocedure bij een eerste contact, bij de start van de opvang en bij het dagelijks onthaal ingevuld wordt



Paraaf


EERSTE CONTACT Doelstelling   

Ouders en kinderen die voor de eerste keer naar het IBO komen, bekend maken met de visie en werking van de buitenschoolse kinderopvang Het eerste contact met de opvang geeft vertrouwen aan ouders en kinderen Gegevens verzamelen van de kinderen en gezin, zodanig dat een adequate werking mogelijk wordt.

Beschrijving van de werkwijze bij het eerste contact: Wat gebeurt er? Ouder op zoek naar kinderopvang neemt contact op telefonisch, via email, tijdens de openingsuren van het loket

Door wie? OM

Wanneer/ waar? Loket Kids & co tijdens de openingsuren


Hoe gebeurt dit/ Hoe verloopt dit? 1. OM beluistert de vraag van de ouder en indien telefonisch nodigt ze de ouder uit om langs te komen bij het loket voor een toelichting van maximum een half uur of verwijst naar de website waar de onthaalbrochure en de bijkomende invulformulieren kunnen gedownload worden. 2. De onthaalbediende geeft de nodige informatie aan de hand van de onthaalfolder. 3. De onthaalbediende overloopt het intakeformulier, het huishoudelijk reglement, het inschrijvingsstrookje en het formulier voor domiciliëring 4. Ouders worden ingelicht over de wet op de privacy en de mogelijkheid van sociaal tarief indien nodig. 5. Ouders krijgen de informatiemap mee naar huis en maken een afspraak met de GV voor wederzijdse kennismaking in de leefgroep. 6. De OM spreekt af dat ouders de documenten ingevuld en ondertekend meebrengen naar het kennismakingsgesprek of bezorgen aan de opvang, voor het eerste opvangmoment. Het formulier voor domiciliëring kunnen ze afgeven bij hun bankfiliaal. 7. De OM verwijst de ouders door voor een kennismakingsgesprek in de opvang.

Pagina 38 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout




Intake/kennismakingsgesprek door de teamverantw. of leidinggevende

ouders/GV LG

Paraaf

In de opvang op afspraak


8. De ouders bezorgen de ingevulde documenten aan de GV/LG. 9. De GV/LG stelt ouders en kind op hun gemak en geeft een rondleiding in de leefgroep. 10. De GV/LG biedt de mogelijkheid aan het kind om te spelen. 11. De GV/LG geeft de nodige uitleg over de visie en de specifieke werking in de leefgroep. 12. De GV/ LG overloopt het ingevulde intakeformulier samen met de ouder. 13. Medische gegevens worden door de GV in een lijst gezet die nadien beschikbaar is in de leefgroep voor de begeleiding. 14. Indien het kind nood heeft aan extra zorgen, wordt er een afspraak gemaakt met de LG voor een bijkomend intakegesprek. 15. Ouders kunnen steeds voor het eerste opvangmoment nog langskomen om samen met hun kind te wennen aan de opvang. 16. De GV/LG overloopt de belangrijkste kindgegevens op het teamoverleg. 17. De GV/LG spreekt af met het team wie instaat voor het onthaal van het nieuwe kindje. 18. Alle gegevens worden door de OM ingevoerd in het programma. 19. De OM duidt de eerste opvangdag aan op de afhaallijst. 20. De GV klasseert het inschrijvingsformulier per school in de specifieke groep in de inschrijvingsmap.

DE START VAN DE OPVANG Doelstelling Door voldoende aandacht te hebben voor het kind er voor zorgen dat het zich welkom voelt op zijn eerste opvangdag


Pagina 39 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout




Paraaf


Beschrijving van de werkwijze: Wat gebeurt er? Kind komt voor de eerste keer naar de opvang

Door wie? GV/KB

Wanneer/ waar? In de opvang

Hoe gebeurt dit/ Hoe verloopt dit? 1. De GV/KB controleert dagelijks de kindlijsten op een mogelijk nieuw kind en stelt het kind bij het brengen/halen meteen op zijn gemak. 2. Bij aankomst in de leefgroep, draagt de KB die het kind ophaalde over aan de GV/KB. 3. GV/KB beschikt via het teamoverleg over de nodige info van het nieuwe kind. 4. De GV/KB biedt specifieke aandacht om het nieuwe kind op zijn gemak te stellen. Per groep is er een specifiek ritueel:  Bij de kleuters wordt een verhaaltje verteld als onthaalritueel. Nieuwe kleuters brengen een familiefoto mee. Aan de hand hiervan worden zij voorgesteld aan de andere kinderen. Nadien wordt deze foto opgehangen bij de rest van de familiefoto’s. Kinderen kunnen indien ze het moeilijk hebben troost vinden bij het zien van deze foto of nieuwe kinderen kunnen zien wie nog gebruik maakt van de opvang.  De Kids krijgen een paspoort waarop ze over zichzelf kunnen vertellen. Aan de hand hiervan worden zij voorgesteld aan de andere kinderen. Voor kennismaking met de werking wordt het kaartspel gespeeld. 5. KB volgt het kind een tijdje op via het logboek. KB zal gedurende de eerst periode extra aandacht besteden aan het kind en de ouders, en deze laatste op de hoogte brengen over het verloop van het opvangmoment.

DAGELIJKS ONTHAAL: Doelstelling: Door een specifieke medewerker (GV) te voorzien voor het dagelijks onthaal, waarborgen dat info over het kind kan uitgewisseld worden met de ouder.


Pagina 40 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout




Paraaf


Beschrijving van de werkwijze: Wat gebeurt er?

Door wie?

Dagelijkse breng en haal contacten

LG/KB /BV


Wanneer/ waar? In de opvang aan de balie of in de groep

Hoe verloopt dit? 1. KB leest het logboek en tekent af voor gelezen alvorens zijn dienst te starten. KB beschikken zo over de nodige info uit de vorige diensten. 2. Per leefgroep staat de balieverantwoordelijke in voor het onthaal van ouders en kinderen. 3. BV zet de kindlijst klaar in het programma. 4. BV heet de kinderen welkom bij het binnenkomen en controleert of de afhaallijsten kloppen. 5. Na schooltijd is er een dagelijks ritueel (jassen en boekentassen weghangen, plassen en handen wassen, vieruurtje, …) wat structuur geeft aan de opvang en herkenbaar is voor de kinderen. 6. KB noteert relevante info over de kinderen in het logboek voor het beëindigen van de dienst. 7. BV die instaat voor onthaal en registratie van opvangmoment, geeft relevante info door aan de ouders. 8. Nieuwe afspraken of opmerkingen van ouders worden in het logboek gezet. 9. BV controleert de afhaalpersoon via de info in het programma. 10.De GV verzamelt info uit het logboek voor de teamvergadering

Pagina 41 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout




Paraaf


In de onthaalbrochure staat ondermeer: (zie bijlage)                

Naam, adres, telefoonnummer van het organiserend bestuur en de hoofdverantwoordelijke Adres en telefoonnummer van de opvanglocaties Doelgroep van de opvang Openingsuren en -periodes, met duidelijke vermelding van eventuele jaarlijkse sluitingsperiodes De inschrijvingsmodaliteiten voor een op te vangen kind De regeling als kinderen van/naar school gehaald/gebracht worden en als kinderen zelfstandig de opvang verlaten De ouderbijdragen voor de opvangkosten De regeling van betaling De verzekeringsregeling betreffende burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen, alsook de regeling bij ongeval en ziekte De wijze waarop de ouderparticipatie concreet gebeurt en waarop de communicatie met de ouders gevoerd wordt. In elk geval wordt het permanent toegangsrecht van de ouders vermeld. Een aanduiding van hoe het klachtrecht van de ouders gestalte krijgt Een vermelding van naam en telefoonnummer van de ombudsdienst van K&G Een verwijzing naar het lokaal overleg als aanspreekpunt m.b.t. alle facetten van de buitenschoolse kinderopvang De planning om bij onvoorziene omstandigheden, o.a. ziekte van een kind, adequaat en passend op te kunnen treden. De visies van De Kinderclub inzake pedagogische werking (diversiteit, anders zijn, pesten, … uitwisselingsprojecten met mindervalide organisaties, bejaardentehuizen, …), Ouderbeleid en ouders worden eveneens aangemoedigd te komen helpen bij activiteiten.

1x/jaar wordt er een oudercontactavond georganiseerd . Op die manier kunnen ouders vaststellen op welke wijze hun kind zich aanpast aan de opvangsituatie en kunnen er mogelijk afspraken gemaakt worden omtrent wijzigingen in aanpak, … Het gesprek biedt de mogelijkheid even stil te staan bij de onderlinge relaties om deze eventueel nog beter op elkaar af te stemmen. Wij trachten hierdoor ook te voorkomen dat ouders langer dan nodig met vragen en opmerkingen achterwege blijven en doelen hier op een open relatie tussen ouders en begeleiding. Aanverwante documenten  Huishoudelijk reglement  intakeformulier  inschrijvingsstrookje  formulier domiciliëring


Pagina 42 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout

3.3 Procedures en processen 3.3.9 Beschrijving hoe de veiligheid van de kinderopvangvoorziening op systematische wijze geëvalueerd en bijgestuurd wordt



Paraaf


Doelstelling Na elke risicoanalyse, de tekortkomingen op het vlak van veiligheid registreren en op een efficiënte manier opvolgen en bijsturen via bv. de opvolgfiche bij de checklist. Nagaan of alle verplaatsingen van de kinderen veilig en volgens afspraak verlopen en indien nodig de tekortkomingen bijsturen. Nagaan of de infrastructuur afgestemd is op het kwaliteitsbeleid zodat de opvang in een veilige omgeving kan plaatsvinden en mogelijke tekorten kunnen weggewerkt worden. Beschrijving van de werkwijze De evaluatie en bijsturing van de veiligheid is een vast gegeven binnen de werking van het IBO. Onderstaand vindt u een opsomming van de elementen die minimaal en systematisch worden geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd. Sinds april 2012 is het IBO gehuisvest op een tijdelijke locatie op de site van de gemeenteschool ‘Klimop’. Ondertussen wordt de oude locatie afgebroken en wordt een nieuwbouw gerealiseerd vermoedelijk tegen 2016. Om de kwaliteit en de veiligheid van de kinderen te kunnen waarborgen, voorzag de gemeente in een aanbouw aan de turnzaal van de school, die volledig is ingericht voor de kinderopvang en aansluit op de buitenspeelruimte van de school en dus gemeenschappelijk kan gebruikt worden. We onderscheiden 2 werkwijzen betreffende de systematische evaluatie en bijsturing van de veiligheid: Enerzijds zijn er veiligheidsaspecten die door een EXTERNE PERSOON worden geëvalueerd. Hieronder vindt u een overzicht: Wat gebeurt er?

Door wie?

Nagaan van de elementen inzake brandveiligheid, verwarming, elektriciteit, …

Preventieadviseur IOK


Wanneer/ waar? Jaarlijks

Hoe verloopt dit? Via een rondgang in het IBO worden alle elementen gecontroleerd. Registratie van de vaststellingen gebeurt via een risicoanalyse. Tekorten worden genoteerd en opgevolgd door de brandweer en de technische dienst. De voorziening ontvangt een kopie van het brandweerverslag en bewaart dit in het veiligheidsdossier dat beschikbaar is in de voorziening zelf.

Pagina 43 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout




Controle van de speeltoestellen in de buitenruimte

technische dienst van de gemeente Preventieadviseur IOK

Paraaf

Jaarlijks


Alle speeltoestellen worden gecontroleerd op veiligheid a.d.h.v. een checklist. Speeltoestellen die kindveilig zijn, krijgen een goedkeuring. Bij vaststelling van onveiligheden wordt er ofwel aangeraden het speeltoestel tijdelijk ontoegankelijk te maken voor de kinderen (tot na de herstellingswerken) ofwel onmiddellijk te verwijderen uit de buitenruimte.

Anderzijds zijn er minimale veiligheidsaspecten die we, als kinderopvangvoorziening, ZELF evalueren en bijsturen. Hieronder vindt u een overzicht: Wat gebeurt er? Nagaan van de fysieke veiligheid van de kinderen

Door wie?

Nagaan van de psychische veiligheid van de kinderen

GV/KB/LG

jaarlijks

Evaluatie van het systeem van de toegangsbeveiliging

LG/KB/ logistiek medewerker

Systematisch door LG en KB en maandelijks door logistiek medewerker

Logistiek medewerker

Wanneer/ waar? maandelijks


Hoe verloopt dit? Via een checklist worden alle veiligheidsaspecten gecontroleerd. Ev. tekorten worden geregistreerd op het volgblad bij de checklist. Nadien worden de tekorten opgevolgd. Na bijsturing wordt dit genoteerd op het volgblad. Er wordt gewerkt met het ZIKO/BIBO-volgsysteem. Nadien wordt dit besproken in de teamvergadering. Ev. opmerkingen /aandachtspunten worden besproken. Er worden concrete afspraken gemaakt. TV/LG volgen de afspraken op. De evaluatie van de veiligheid is een item dat maandelijks wordt opgenomen als agendapunt in de teamvergadering. De logistiek medewerker doet dit aan de hand van een maandelijkse controle met een checklist. Tekorten/aandachtspunten worden genoteerd in het teamverslag. Er worden concrete afspraken gemaakt om de ev. tekorten/ aandachtspunten bij te sturen via de planningslijst van de technische dienst.

Pagina 44 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout




Paraaf

Controle of EHBO, medicatie, gevaarlijke producten en toestellen op een veilige plaats worden bewaard

LG/KB/ Logistiek medew.

Systematisch door LG en KB en maandelijks door logistiek medew.

Nagaan of de verplaatsingen veilig gebeuren

GV/LG/ KB

systematisch


Bv. Via de checklist wordt door de coördinator gecontroleerd en genoteerd waar deze producten worden bewaard. Bij ev. tekorten worden concrete afspraken gemaakt tot bijsturing. Verdere opvolging gebeurt via de teamvergadering en wordt genoteerd in het verslag. Iedereen is verantwoordelijk om systematisch te zorgen dat de verplaatsingen veilig gebeuren. Indien iemand onveilige situaties of verbeterpunten wil bespreken wordt dit opgenomen als agendapunt in de teamvergadering. Tekorten/aandachtspunten worden genoteerd in verslag van de teamvergadering. TV en LG volgen op.

Aanverwante documenten     

checklist veiligheid veiligheidsregister lijst controle speeltoestellen veiligheidsmap teamverslagen

Doelstellingen     

Efficiënt en gepast reageren in een gevaarsituatie Efficiënt en gepast communiceren in geval van een gevaarsituatie De gevolgen van een gevaarsituatie beperken Het verbeteren van de dienstverlening Het verbeteren van de kwaliteit en veiligheid in de opvang

Toepassingsgebied De crisisprocedure legt de opeenvolgende stappen vast die de betrokkenen nemen wanneer een gevaarsituatie zich voordoet in de opvang. De crisisprocedure leidt tot afspraken over  wie, wat en wanneer doet  wie, wat en wanneer communiceert aan wie over een gevaarsituatie in de opvang. Mogelijke betrokkenen  Ouders  Kinderen


Pagina 45 van 69

Kwaliteitshandboek


      

3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.10 Beschrijving van de crisisprocedure en de wijze van communicatie in een gevaarsituatie Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf


Begeleiders/medewerkers Coördinator Diensthoofd Organiserend bestuur Preventieadviseur Communicatieverantwoordelijke Lokale brandweer

Documenten en formulieren       

inlichtingenfiches kinderen registratieblad aanwezigheden kinderen lijst met noodnummers crisisdossier verslagen teamoverleg klachtenprocedure evacuatieplan opvang

Definities en gebruikte afkortingen Gevaarsituatie Een gevaarsituatie is een situatie in de opvang waarbij de fysieke of psychische veiligheid van een opvangkind in gevaar is of zou kunnen zijn. Kind en Gezin onderscheidt verschillende gevaarsituaties of crisisprocedures. 

Levensbedreigende situatie: elke situatie waarbij een of meerdere van de vitale functies van een opvangkind gestoord zijn of dreigen gestoord te raken. De 3 vitale functies zijn: het bewustzijn, de ademhaling en de bloedsomloop.


Pagina 46 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf


Voorbeelden: - een kind verliest het bewustzijn - een kind heeft ademnood en kan nauwelijks meer spreken - de huid of lippen van een kind zien blauw, purper of grijs - een kind verwondt zich aan een scherp voorwerp en heeft een diepe wonde die niet stopt met bloeden - een kind drinkt van een schoonmaakmiddel - een kind ligt blauw aangelopen in bed en ademt niet - een kind verslikt zich in zijn eten en krijgt ademnood - een kind dreigt te verdrinken - een kind heeft zeer hoge koorts en reageert niet meer - een kind braakt bloed - een kind zakt in elkaar - een kind heeft een hoofdwonde en vertoont een of meer van de volgende verschijnselen: ernstige hoofdpijn, sufheid, verwardheid, geïrriteerdheid, braakneigingen of problemen bij het stappen - een kind heeft stuipen - verschillende kinderen worden het slachtoffer van een ernstige voedselvergiftiging - een kind krijgt een ernstig verkeersongeluk tijdens een uitstap - een kind vertoont de symptomen van een hersenvliesontsteking: plotselinge hoge koorts, hoofdpijn, misselijkheid, lichtschuwheid, spierpijn, sufheid, stijve nek, luierpijn en/of puntvormige, niet wegdrukbare onderhuidse vlekjes 

Overmacht: een niet voorziene gevaarsituatie buiten de wil van de medewerkers en/of coördinator, waardoor de fysieke of psychische veiligheid van (een) opvangkind(eren) in gevaar is of zou kunnen zijn.

Voorbeelden: brand, blikseminslag met brand, wateroverlast, ernstige CO-intoxicatie, sterke gasreuk, explosiegevaar, gifwolk, een nucleaire ramp, … 

Preventie, detectie en aanpak van grensoverschrijdend gedrag t.a.v. een kind in de opvang: een ernstige tekortkoming of fout (of vermoeden van) gepleegd in de opvangsituatie of daarbuiten waardoor de fysieke of psychische veiligheid van (een) opvangkind(eren) in gevaar is of zou kunnen zijn.

Voorbeelden: klacht i.v.m. misbruik tegen een medewerker, agressie in de opvangsituatie, vatstelling van mishandeling in de thuissituatie, … 

Een zorgwekkende verdwijning uit de opvang: een kind raakt vermist of verdwijnt uit de opvang.

Voorbeelden: een kind loopt weg, een kind wordt meegenomen door een vreemde, … Crisisdossier: alle documenten en notities met betrekking tot één bepaalde gevaarsituatie. Voor elke gevaarsituatie wordt een nieuw crisisdossier opgemaakt. Crisisprocedure: legt de afspraken en/of opeenvolgende stappen vast die uitgevoerd worden bij de verschillende vormen van gevaarsituatie.


Pagina 47 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf


Afkortingen: CO: coördinator OB: organiserend bestuur BG: begeleider DH: diensthoofd GV: groepsverantwoordelijke PM: pedagogisch medewerker SEC: secretariaat Verantwoordelijkheden en bevoegdheden: Het diensthoofd is verantwoordelijk voor het opstellen van de crisisprocedure. De coördinator/communicatieverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het vastleggen van de afspraken over communicatie in elke gevaarsituatie. Het organiserend bestuur van het initiatief voor buitenschoolse opvang draagt de eindverantwoordelijkheid. Beschrijving van de werkwijze Algemeen    

In de werkwijze is beschreven wat de aanpak is van de betrokkenen bij de opvang in de verschillende mogelijke gevaarsituaties aan de hand van een stappenplan. Tijdens een gevaarsituatie wordt elke stap genoteerd in een crisisdossier. De afspraken rond communicatie met betrekking tot een gevaarsituatie maken deel uit van de crisisprocedure. De mogelijke gevaarsituaties worden opgedeeld in vier groepen: gevaarsituatie met een levensbedreigende situatie gevaarsituatie omwille van overmacht (vermoeden van) misbruik/mishandeling al dan niet in de opvang verdwijning van een kind uit de opvang

Communicatie rond een gevaarsituatie 

Bij een gevaarsituatie wordt tussen de begeleiders, coördinator of diensthoofd, communicatieverantwoordelijke en organiserend bestuur overlegd/afgesproken welke boodschappen gebracht worden.



In functie van de specifieke gevaarsituatie wordt iemand aangeduid (dit kan zowel de coördinator als de begeleider zijn) die de eerste communicatie doet naar de ouders.



Nadien kan overlegd worden wie de communicatie verder verzorgd naar de betrokkenen toe en wie steeds bereikbaar is voor alle betrokkenen onmiddellijk na en tijdens de eerste dagen na de gevaarsituatie.



Het IBO zorgt in eerste instantie voor directe communicatie over de gevaarsituatie naar de betrokkenen: - in de eerste plaats naar de ouders van het slachtoffer - het organiserend bestuur van het IBO, diensthoofd enz. - de betrokken medewerkers - de ouders/familieleden van de andere opgevangen kinderen - andere betrokkenen (eventueel buren, hulpdiensten enz)


Pagina 48 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf




Zorg voor een eerlijke boodschap en beperk je tot de feiten, dramatiseer niet, maar minimaliseer ook niet. Houd er rekening mee dat betrokkenen emotioneel zullen reageren, blijf zelf professioneel.



Ook wordt een woordvoerder aangeduid die bereikbaar is voor de pers. Je kan pas met de pers communiceren nadat je de betrokken partijen verwittigd hebt van de gevaarsituatie. Je bent nooit verplicht om een verklaring aan de pers af te leggen. Bereid het contact met de pers voor. Respecteer de privacy van de betrokkenen (noem geen namen), laat geen fotograaf of cameraploeg toe. Als verschillende journalisten contact opnemen kan je overwegen een perstekst te maken of een persverklaring af te leggen.

Voorbereiding gevaarsituatie Basisopleiding reanimatie (verplicht): elke medewerker moet een attest hebben van een opleiding levensreddend handelen die door een erkend vormingscentrum werd gegeven. Deze opleiding zorgt er voor dat de medewerker de juiste levensreddende technieken kan toepassen indien zich een levensbedreigende situatie voordoet. Basisopleiding EHBO (niet verplicht): het is aangewezen dat de medewerkers de EHBO-technieken onder de knie hebben. Opleiding hanteren brandbestrijdingsmiddelen (verplicht): elk IBO moet een schriftelijk bewijs hebben dat sommige medewerkers, die vooraf werden aangewezen wegens de permanentie en de aard van hun functies, geoefend zijn in het hanteren van de brandbestrijdingsmiddelen en de ontruiming van de voorziening. Evacuatieplan bespreken (verplicht): vooraleer de opvang start is een evacuatieplan aanwezig. Er wordt een veilige verzamelplaats bepaald in overleg met de brandweer. Het evacuatieplan en de evacuatiemogelijkheden voor de kinderen worden besproken tijdens een teamoverleg zodat alle medewerkers over de gevaren en de preventie van brand in de voorziening ingelicht zijn. Er wordt jaarlijks ook een evacuatieoefening gehouden, waarna de doelmatigheid van het evacuatieplan en het interventiedossier zo nodig wordt bijgestuurd. De evacuatieplannen worden aangebracht op plaatsen in overleg met de brandweerdiensten. Lijst met noodnummers en richtlijnen melding aan hulpdiensten (verplicht): een lijst met noodnummers wordt opgemaakt. De richtlijnen voor een melding aan externe hulpdiensten zijn duidelijk aangegeven bij elk punt vanwaar een noodmelding (bij elke telefoon dus) kan worden gedaan. Die richtlijnen omvatten een standaardboodschap en de telefoonnummers van de belangrijkste hulpdiensten. Gespecialiseerde hulp contacteer je zo: Zeg wie je bent (naam en functie) Zeg wat er gebeurd is of wat het probleem is. Geef een beschrijving van de toestand van het slachtoffer Zeg waar je je bevindt (adres, opvallende herkenningspunten) Beantwoord de vragen van de hulpverlener Blijf aan de lijn tot zolang dit nodig is Wie je belt (huisarts, spoeddiensten, brandweer, …) hangt uiteraard af van de ernst van de letsels en/of situatie.


Pagina 49 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf


Info opgevangen kinderen: registratiefiches (die duidelijk aangeven welke kinderen aanwezig zijn) en inlichtingenfiches van de kinderen (met een te bereiken contactpersoon per kind) zijn binnen handbereik. Noodnummer: het IBO beschikt over een noodnummer dat steeds bereikbaar is tijdens, maar ook buiten de openingsuren (dit noodnummer is opgenomen in het huishoudelijk reglement). Info brandweer en politie: er is een interventiedossier voor de brandweer en hulpdiensten. Dit geeft hen de mogelijkheid om gepast te reageren in gevaarsituaties. Het interventiedossier is steeds beschikbaar voor de brandweerdiensten. Werkwijze tijdens een gevaarsituatie 1. Werkwijze bij een gevaarsituatie met een levensbedreigende situatie in de opvang Wat 1. Vaststellen van een mogelijke levensbedreigende situatie 2. Aanwezige medewerkers en secretariaat alarmeren 3. Veiligheid van andere kinderen en eigen veiligheid garanderen

Wie BG/GV/ PC BG/GV/ PM BG/GV/ PM

4. Eerste hulp bieden aan het slachtoffer 5. Verwittig de hulpdiensten (en afwezige coördinator) 6. Blijf bij het kind. Volg de instructies van de professionele hulpverleners 7. Hulpdiensten komen aan en nemen verantwoordelijkheid zorg over. 8. Organiserend bestuur verwittigen

BG/GV/ PC BG/GV/ PC/SEC BG/GV/ PM

9. Leg de afspraken over communicatie vast

10. Ouders slachtoffer verwittigen. Als dit echt niet mogelijk is, contacteer dan de andere contactpersoon.

Hoe Vitale functies controleren

Eerste zorg is dat er geen of niet meer slachtoffers vallen, evacueer kinderen indien nodig, zorg voor voldoende toezicht bij andere kinderen Eventueel starten met reanimatie Zie lijst met noodnummers. Begeleider gaat eventueel mee naar het ziekenhuis indien de veiligheid van de andere kinderen gegarandeerd is.

GV/PC/ SEC/BG

Breng je diensthoofd en bestuur op de hoogte van de situatie en de ondernomen stappen. BG/CO/ Bepaal wie, aan wie en wat er DH/SEC gecommuniceerd wordt en hoe jullie elkaar verder op de hoogte houden Wees eerlijk over de gevaarsituatie maar dramatiseer niet. PC/SEC/ Zie inlichtingenfiches GV/BG Zeg aan de ouders naar welk ziekenhuis (en welke afdeling) het kind gebracht werd. Vraag na of de aanwezigheid van begeleider gewenst is (als dat mogelijk is). Respecteer hun keuze.


Pagina 50 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf


11. (eventueel) Ouders andere opgevangen kinderen verwittigen met de vraag om hun kind(eren) zo snel mogelijk te komen halen 12. Ga na of en welke dringende maatregelen dienen genomen te worden vb. nazorg ouders, zorg voor deskundige hulp voor begeleiders. 13. Voer de administratieve taken uit

PC/SEC/ Zie inlichtingenfiches GV/BG

14. Analyseer de situatie en stuur bij waar nodig 15. Evalueer de gebruikte procedure na afloop van de gevaarsituatie en stuur bij waar nodig. 16. Werk mee met alle professionele instanties die in een latere fase ingeschakeld worden

DH/PC

PC/DH

Formuleer een voorstel voor verdere actie; denk aan continuïteit van de opvang, veiligheid van de kinderen, …

PC/SEC

Verzekering contacteren, aangifteformulier invullen en versturen. Meld de gevaarsituatie aan je dossierbeheerder bij Kind en Gezin. Noteer alle stappen die reeds gezet werden in het crisisdossier.

DH/PC

BG/GV/ PC/DH/ OB

Bijvoorbeeld politie, parket, het Federaal Agentschap van de Voedselketen (FAVV) e.a.

2. Werkwijze bij overmacht Wat

Wie

Hoe

1. Vaststelling van overmacht

BG/GV/PC/ DH/SEC De vaststeller

Zie definitie overmacht

SEC/PC/ GV/BG

Zie lijst noodnummers

BG/GV/PC

Breng de kinderen naar een veilige plaats. Ook een slachtoffer met lichamelijke letsels haal je uit de gevarenzone alvorens het te reanimeren of eerste hulp toe te passen. Zie lijst noodnummers

2. Aanwezige medewerkers en coördinator alarmeren 3. Hulpdiensten verwittigen en afwezig coördinator/DH 4. Veiligheid kinderen en medewerkers garanderen. Evacuatie starten en kinderen en medewerkers overbrengen naar een veilige plaats (in overleg met hulpdiensten) 5. Verwittig het organiserend bestuur 6. Afspraken over communicatie maken


SEC/PC/ DH/GV/BG SEC/DH/PC /GV/BG

Bepaal wie, aan wie en wat je communiceert en hoe jullie elkaar verder op de hoogte houden

Pagina 51 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf

7. Ouders opgevangen kinderen verwittigen. Als dit echt niet mogelijk is, contacteer dan de andere contactpersoon. Vraag om de kinderen zo snel mogelijk te komen halen (indien noodzakelijk). 8. Ga na of en welke dringende maatregelen dienen genomen te worden vb. opvangalternatief zoeken, nazorg ouders, zorg voor deskundige hulp voor begeleiders. 9. Voer de administratieve taken uit (verzekering, …)

SEC/PC/DH /GV/BG

10. Analyseer de gevaarsituatie en ga na welke maatregelen dienen genomen te worden. 11. Evalueer de gebruikte procedure na afloop van de gevaarsituatie en stuur bij waar nodig. 12. Werk mee met alle professionele instanties die in een latere fase ingeschakeld worden

SEC/DH/PC /GV/BG


Wees eerlijk over de gevaarsituatie maar dramatiseer niet. Indien er slachtoffers zijn, informeer naar welk ziekenhuis het kind werd gebracht. Vraag na of aanwezigheid van medewerkers gewenst is (als dat mogelijk is). Respecteer deze keuze. SEC/DH/PC Formuleer een voorstel voor verdere /SEC actie; denk aan continuïteit van de opvang, veiligheid van de kinderen, … Verzekering contacteren. Maak melding van gevaarsituatie aan Kind en Gezin. Noteer alle stappen die reeds gezet werden in het crisisdossier.

SEC

DH/PC/GV/ BG SEC/PC/DH /GV/BG

Bijvoorbeeld politie, parket, Toezicht Volksgezondheid, e.a.

3. Werkwijze bij (vermoeden van) misbruik/mishandeling door medewerker in de opvang Wat

Wie

1. Vaststelling van of ernstig vermoeden van misbruik/mishandeling 2. Bestuur informeren

BG/GV/ Indien vaststelling door ouder, PC zie klachtenprocedure

3. In functie van ernst van het vermoeden en de ernst van het grensoverschrijdend gedrag zal je optreden en (eventueel):  de politie verwittigen  de betrokken ouders verwittigen (en voor ondersteuning zorgen)  het team verwittigen (en voor ondersteuning zorgen)  de andere ouders verwittigen  de medewerker op non-actief zetten Het vermoeden wordt bevestigd. Ga naar stap 4.

PC/DH


PC/DH

Hoe

Breng je OB op de hoogte van deze vaststelling of het vermoeden

Het vermoeden wordt niet bevestigd. Formeel herstel medewerker.

Pagina 52 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf

4. Afspraken over communicatie maken

PC/DH/ SEC

5. De medewerker zal bij voldoende ernstige feiten ontslagen worden, of eventueel een sanctie opgelegd krijgen. 6. Overleg met betrokken ouders en kind

DH

7. Voer de administratieve taken uit

8. Analyseer de gevaarsituatie en ga na welke dringende maatregelen dienen genomen te worden. 9. Evalueer de gebruikte procedure na afloop van de gevaarsituatie en stuur bij waar nodig. 10. Werk mee met alle professionele instanties die in een latere fase ingeschakeld worden


Bepaal wie, aan wie en wat je communiceert en hoe jullie elkaar verder op de hoogte houden

Zie stap 4 SEC/PC Noteer in het dossier alle stappen

DH/PC

die reeds gezet werden. Maak melding van gevaarsituatie bij Kind en Gezin. In overleg met BG, DH en/of OB

PC/DH

BG/GV/ Bijvoorbeeld parket, Toezicht PC/DH/ Volksgezondheid, het Federaal SEC Agentschap van de

Voedselketen (FAVV) e.a. 4. Werkwijze bij (vermoeden van) misbruik/mishandeling Wat

Wie

1. Vaststelling van of ernstig vermoeden van misbruik/mishandeling 2. Overleg met organiserend bestuur, CLB, school enz

BG/ GV/PC

Hoe

PC/DOO/ Afspraken worden gemaakt over wie dit DH verder opvolgt, wie dit bespreekt met de

ouders en wie melding doet bij de bevoegde instanties, zoals vertrouwenscentrum kindermishandeling 3. Evalueer de gebruikte procedure na afloop van de gevaarsituatie en stuur bij waar nodig. 4. Werk mee met alle professionele instanties die in een latere fase ingeschakeld worden


DH/PC

PC/SEC/ DOO/DH

Bijvoorbeeld parket, Toezicht Volksgezondheid, het Federaal Agentschap van de Voedselketen (FAVV) e.a.

Pagina 53 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf


5. Werkwijze wanneer een kind uit de opvang verdwijnt of zoekraakt Wat 1. Vaststelling van de verdwijning 2. Aanwezige medewerkers en coördinator alarmeren 3. Veiligheid van de andere kinderen (en van de medewerkers) wordt gegarandeerd 4. Overleg en formuleer een voorstel voor actie (eventueel wordt bestuur al verwittigd en betrokken)

Wie Hoe BG/GV/ Zie definitie verdwijning PC BG/GV/ PC BG/GV/ PC BG/GV/ 1. Overleg met hen wat je onmiddellijk kan PC/DH doen en of dit zin heeft. Start eventueel

een zoekactie (denk logisch na over waar kind eventueel kan zijn), bel eventueel naar ouders of familie om te informeren of het niet daar is. Indien dit weinig zin heeft kan je onmiddellijk hulpdiensten verwittigen. Het kind wordt gevonden. Einde.

Het kind wordt niet gevonden. Ga naar stap 5 5. Bestuur verwittigen

PC/SEC /DH/GV /BG 6. Ouders verwittigen (indien dit niet PC/SEC /DH/GV reeds gebeurd is). Als dit echt /BG niet mogelijk is, contacteer dan

de andere contactpersoon. 7. Hulpdiensten (politie) verwittigen 8. Volg de instructies van de professionele hulpverleners 9. Afspraken over communicatie maken 10. Voer de administratieve taken uit (verzekering,…)

11. Analyseer de gevaarsituatie en ga na welke dringende maatregelen dienen genomen te worden. 12. Evalueer de gebruikte procedure na afloop van de gevaarsituatie en stuur bij waar nodig. 13. Werk mee met alle professionele instanties die in een latere fase ingeschakeld worden


Breng je bestuur op de hoogte van de situatie en de ondernomen stappen. Wees eerlijk over de gevaarsituatie maar dramatiseer niet.

PC/SEC /DH/GV /BG PC/SEC /DH/GV /BG OB/CO/ Bepaal wie, aan wie en wat je SEC/PM communiceert en hoe jullie elkaar /GV/BG verder op de hoogte houden SEC  Verzekering contacteren. Meld de

gevaarsituatie aan je dossierbeheerder bij Kind en Gezin. Noteer alle stappen die reeds gezet werden in het crisisdossier OB/CO/ In overleg met OO, DH en/of OB SEC/PM /GV/BG

DV/OO/ OB/DH DV/OO/ Bijvoorbeeld politie, parket, Toezicht OB/DH Volksgezondheid, e.a.

Pagina 54 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf


6. Werkwijze bij (vermoeden van) grensoverschrijdend gedrag t.a.v. en kind in de kinderopvangvoorziening Wat 1. Vaststelling van (vermoeden) grensoverschrijdend gedrag 2. Informatie verzamelen en dossier samenstellen

Wie BEGEL/ GV/PC/DH

Hoe zie definitie: grensoverschrijdend gedrag

GV/PC

3. Overleg

DH/GV/ GV

Gesprekken met de belangrijkste betrokken partijen, collega’s melder, … informatie uit verslagen e.a. Stel een dossier samen met vermelding van alle nuttige gegevens en informatie van alle betrokken partijen. Noteer alle stappen Overleg met collega, DH, jurist e.a. om de ernst van de situatie in te schatten en te bepalen of er mogelijk gevaar is voor de andere opvangkinderen Indien er een gevaarsituatie is: start evt. een klachtenprocedure of meenemen in de begeleiding. Sluit af met stap 16. Breng je OB op de hoogte van de situatie en de ondernomen stappen Indien mogelijk in overleg met de betrokken medewerker, zo niet schriftelijke beslissing van preventieve schorsing of tijdelijke stopzetting tewerkstelling in het kader van het onderzoek, wordt overhandigd aan de betrokken medewerker Bepaal wie aan wie en wat je communiceert en hoe jullie elkaar verder op de hoogte houden Wees eerlijk over de gevaarsituatie maar dramatiseer niet. Zorg voor continuïteit van de opvang. Meld de gevaarsituatie aan je dossierbeheerder bij K&G. Gesprekken met de belangrijkste betrokken partijen, collega’s, de melder, professionele instanties, … informatie uit verslagen e.a. Voeg verdere informatie toe aan het dossier. Inwinnen advies van minstens één deskundige (CAW, arts, vertrouwenscentrum kindermishandeling, politie, …) Bepalen (in overleg) welke maatregelen (afspraak, gesprek, huisbezoek, …) nodig zijn om de veiligheid van de opvangkinderen te garanderen en deze opvolgen. De veiligheid van de kinderen is gegarandeerd. Opvang start opnieuw mits afspraken.

4. Er is een gevaarsituatie (ga naar stap 5) 5. Bestuur verwittigen

PC/DH

6. Preventieve schorsing van de medewerker of mogelijks tijdelijke stopzetting tewerkstelling

LG/DH

7. Afspraken over communicatie maken

LG/PC/ DOO

8. Ouders en alle betrokkenen informeren

Zie stap 7

9. Melding Kind & Gezin

PC/DH

10. Tweede inforonde/ informatie verzamelen

PC/DH/GV

11. Advies inwinnen

PC/DH

12. Individuele begeleiding van medewerker/ onthaalouder + opvangsituatie evalueren 13. Er blijft een gevaarsituatie: ga verder naar stap 15 14. Beslissing laten bekrachtigen door bestuur

PC/DH

DH/OB


Pagina 55 van 69

Kwaliteitshandboek



15. Beslissing van definitieve schorsing of ontslag wordt overhandigd aan betrokken medewerker 16. Voer de administratieve taken uit 17. Informeer alle betrokkenen 18. Analyseer de gevaarsituatie en ga na welke dringende maatregelen dienen genomen te worden 19. Evalueer de gebruikte procedure na afloop van de gevaarsituatie en stuur bij waar nodig 20. Werk mee met alle professionele instanties die in een latere fase ingeschakeld worden

Paraaf


DH/OB

Schriftelijke beslissing wordt opgestuurd naar medewerker

PC/DH

Noteer in het dossier alle stappen die gezet werden Ouders en alle betrokkenen mondeling en schriftelijk op de hoogte brengen In overleg met OO, DH en/of OB

(zie stap 7) LG/DH/GV

PC/DH/ DOO/OB

PC/DH/ DOO/OB

Bv. parket, Toezicht Volksgezondheid, …

Bijlage: noodnummers Interne gegevens Diensthoofd Els Alen GSM: Alen Els: 0474 36 42 29 GSM: Geentjens Luc (man van Els): 0475 95 56 12 Pedagogisch coördinator Winnie Croonenborghs GSM: 0498 16 47 37 1. OCMW-voorzitter Josée Poelmans GSM: 0494 61 11 01 2. Groepsverantwoordelijke Viviane Geerts GSM: 0497 94 01 62 3. Onthaalbediende Pascale Verkammen GSM: 0496 75 36 63 4. Technische dienst GSM: HANS 0479 97 62 43 GSM: VIC 0477 97 32 66 5. Secretaris Waarnemend Inge Mampaey 0497 19 60 84


Pagina 56 van 69

Kwaliteitshandboek



Paraaf


PROCEDURE opbellen in nood: Je belt steeds eerst het diensthoofd of de pedagogisch coördinator. Je legt situatie uit. Ze komen tot op de opvang indien nodig. Indien dringender hulp nodig is, kunnen zij de opdracht geven om personen op te bellen die hier sneller kunnen zijn. Bovenstaande volgorde wordt toegepast. Externe gegevens Politie Nationaal nummer: 101 Medische spoeddienst Nationaal nummer: 112 Brandweer Nationaal nummer: 112 Lokaal nummer: 014/51 78 51 Antigifcentrum 070/245 245 Tele-onthaal 106 Zelfmoordpreventie 02/649.95.55 Kindertelefoon 102 Vertrouwenscentrum kindermishandeling Nationaal nummer: 0800/97 0 79 Lokaal nummer: Child Focus 116 000 Gasreuk 0800/65 0 65


Pagina 57 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO OCMW Herenthout


3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.11 Beschrijving hoe grensoverschrijdend gedrag t.a.v. kinderen in de kinderopvangvoorziening gedetecteerd wordt, er gepast op gereageerd wordt en erover aan preventie wordt gedaan Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf


Doelstelling Deze procedure heeft tot doel te omschrijven hoe wij als organisatie grensoverschrijdend gedrag definiëren en hoe wij op gestructureerde wijze met agressie en grensoverschrijdend gedrag trachten om te gaan met betrekking tot de kinderen. Definitie Elk bedreigend of gewelddadig gedrag, met zowel actieve als passieve betrokkenheid van het kind. Het gedrag kan van lichamelijke, emotionele of seksuele aard zijn, gesteld door een volwassene die in een vertrouwens- en/of gezagsrelatie t.o.v. het kind staat en waardoor schade wordt berokkend of dreigt te worden berokkend aan het kind. Communicatie Het IBO heeft een definitie van wat er beschouwd wordt als grensoverschrijdend gedrag. De gezinnen en de medewerkers weten wat door het IBO als grensoverschrijdend gedrag wordt gedefinieerd. Preventie De voorziening staat open en is alert voor signalen. De medewerkers hebben kennis van wat zorgwekkende signalen bij een kind kunnen zijn. De gezinnen weten aan wie ze signalen en/of vermoedens van grensoverschrijdend gedrag kunnen melden. Detectie De medewerkers herkennen signalen en weten aan wie ze signalen en/of vermoedens van grensoverschrijdend gedrag kunnen melden. Als voorziening wordt er consequent geanticipeerd op risicofactoren. Aanpak Signalen, vermoedens van en/of grensoverschrijdend gedrag worden door de voorziening adequaat ontvangen en onderzocht. De medewerkers weten hoe een vermoeden van grensoverschrijdend gedrag door de voorziening wordt aangepakt. Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op alle acties/maatregelen die het IBO onderneemt en uitvoert om agressie te voorkomen, in te grijpen en de objectieve en subjectieve schade te herstellen.


Pagina 58 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO OCMW Herenthout



Paraaf


Beschrijving van de werkwijze Communicatie Naar ouders: In het huishoudelijk reglement voor ouders wordt vermeld:  wat wij verstaan onder grensoverschrijdend gedrag en dat hieromtrent een beleid wordt gevoerd  bij wie ze terecht kunnen met signalen en/of vermoedens Naar kinderen: In de pedagogische aanpak van kinderen accenten van assertiviteit leggen en leren dat ze:  nee mogen zeggen en problemen aan iemand moeten vertellen Naar medewerkers: het item is opgenomen in het huishoudelijk reglement voor personeel en in de pedagogische visie Preventie  In het kwaliteitshandboek worden verschillende procedures beschreven met de intentie afspraken duidelijk te maken aan alle betrokkenen en zo misverstanden en daaruit vloeiende agressie te vermijden.  Medewerkers worden bij aanwerving gescreend op risicofactoren door een uitgebreide sollicitatieprocedure.  Medewerkers worden ondersteund door de pedagogisch coördinator via regelmatige overlegvergaderingen met voldoende ruimte voor visie, aanpak en kindbesprekingen. Zij voorziet voldoende ruimte en tijd om gevoelens te uiten in een sfeer van acceptatie en discretie.  De pedagogisch coördinator neemt deel en organiseert vorming omtrent de aanpak van grensoverschrijdend gedrag, communicatie met ouders en kinderen, …  De medewerkers (her)kennen de signalen en risicofactoren van grensoverschrijdend gedrag. (zie signalenlijst in bijlage) Detectie Indien grensoverschrijdend gedrag gedetecteerd wordt, dient de melder zoveel mogelijk signalen te formuleren, d.w.z. de feiten en gebeurtenissen die zijn waargenomen:  Naam van melder en betrokkenen (zowel kinderen als volwassenen)  De concrete aanleiding van de melding of signalen van kinderen/volwassenen  Beschrijving van de situatie/observatie, bv. hoe lang bestaat het probleem? Heb je het zelf zien gebeuren of is het een vermoeden? Gaat het om een eenmalig incident of een patroon? Was het een opzettelijke of onopzettelijke daad van de berokken volwassene die bv. voortvloeit uit stress, of onwetendheid? Is er een risico op herhaling? Aanpak Onderzoek van het (vermoeden) grensoverschrijdend gedrag (stappenplan: zie crisisprocedure)


Pagina 59 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO OCMW Herenthout



Paraaf


Aanverwante documenten  Huishoudelijk reglement ouders  Huishoudelijk reglement personeel  Signalenlijst grensoverschrijdend gedrag  Klachtenprocedure  Meldingsblad voor ouders  crisisprocedure


Pagina 60 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout

3.3 Procedures en processen 3.3.12 Beschrijving hoe de documenten met persoonsgebonden gegevens, met respect voor de privacy van het gezin en de kinderen, beheerd en geactualiseerd worden




Paraaf


Pagina 61 van 69

Kwaliteitshandboek


3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.13 Beschrijving hoe de klachten geregistreerd en behandeld worden Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf


Visie Een klachtenprocedure heeft positieve effecten op zowel ouders als personeel. Een goede procedure werkt objectiverend en geeft richtlijnen aan het personeel over de te volgen werkwijze. Definitie Een klacht is een uiting van ontevredenheid over uitgevoerde handelingen of werking van de diensten of gedragingen van het personeel waarbij de betrokkene nadeel of schade heeft ondervonden en/of een persoonlijk belang heeft. Een klacht is een uiting van gedupeerd zijn/voelen naar aanleiding van een niet uitgevoerde belofte. Hierbij moet de klacht aan een aantal voorwaarden voldoen om ontvankelijk te worden beschouwd:  De klacht mag niet anoniem zijn: minimum naam en adres of mailadres moeten opgegeven worden.  De klacht mag niet handelen over de gevoerde politiek of beleidsvoornemens.  De klacht moet betrekking hebben op feiten die niet langer dan een jaar geleden hebben plaatsgevonden.  De klacht heeft betrekking op de visie, de taken en de minimumeisen in het geval deze niet nageleefd werden Indien de melding niet aan bovenstaande voorwaarden van ontvankelijkheid voldoet, wordt ze niet verder als klacht afgehandeld in het klachtensysteem, maar wordt ze als onontvankelijk ingebracht en verder als melding beschouwd. Voor meldingen is er geen officiële procedure, de behandeling hangt af van de inzichten van de betrokken dienst. Doelstellingen: klachtenbehandeling   

Gezinnen worden aangemoedigd om klachten te formuleren Gezinnen hebben de zekerheid dat klachten ernstig genomen worden, dat ze doeltreffend en cliëntgericht behandeld worden. Elke klacht biedt ruimte tot continue kwaliteitsverbetering en bijsturing van de werking

Klachtenprocedure 1. De klachtenprocedure wordt beschreven in de onthaalfolder 2. In de onthaalfolder is een meldingsblad voorzien voor klachten, problemen of voorstellen. Ouders kunnen het meldingsblad ingevuld binnenbrengen op het secretariaat. 3. Elke mondelinge klacht of opmerking wordt aangehoord door elke medewerker. De medewerker bevraagt de omstandigheden van de klacht (wie was betrokken, welke dag, welk gedrag werd gesteld door wie, …). 4. De klacht wordt geregistreerd door de ontvanger van de klacht op een registratieformulier. (de ouder is niet verplicht zelf het meldingsblad in te vullen, dit werkt immers drempelverhogend). 5. De ontvanger bezorgt het registratieformulier aan de GV/LG.


Pagina 62 van 69

Kwaliteitshandboek


3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.13 Beschrijving hoe de klachten geregistreerd en behandeld worden Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf


6. De klacht wordt besproken op het overleg GV en hier wordt beslist of deze klacht rechtstreeks met het volledige team of met een individueel teamlid wordt besproken. 7. Mogelijke oplossingen worden besproken (in team, met bestuur, …) afhankelijk van de aard van de klacht. 8. De coördinator of het bestuur geeft feedback aan de klager over de oplossingsstrategie. 9. Opvolgen en afhandelen van de klacht. 10. Opnemen van de klacht in het registratieformulier. Bedenkingen: Het meldingsblad/klachtenformulier wordt door de begeleiding ingevuld. Doorverwijzen naar de coördinator bij ontvangst van een klacht werkt drempelverhogend. Het opvolgingsblad en verdere administratieve afhandeling gebeurd door de loco. Evaluatie Jaarlijks wordt het registratieformulier onderzocht op aantal en aard van de klachten. Indien mogelijk en nodig worden hier beleidsbeslissingen aan gekoppeld. De klachten worden opgenomen in het kwaliteitsjaarverslag. Aanverwante documenten    

Meldingsformulier Registratieformulier Onthaalbrochure ouders klachtenformulier


Pagina 63 van 69

Kwaliteitshandboek


3. Kwaliteitsmanagementsysteem 3.3 Procedures en processen 3.3.14 Beschrijving hoe het klachtrecht kenbaar gemaakt wordt aan de gebruikers Goedgekeurd door: OCMW-Raad

Paraaf


Doelstellingen: klachtenrecht kenbaar maken   

Gezinnen weten dat ze een klacht kunnen formuleren Gezinnen weten waar en bij wie ze een klacht kunnen formuleren Gezinnen weten wat er verstaan wordt onder het begrip ‘klacht’

Toepassingsgebied Ouders/medewerkers/LG Beschrijving van de werkwijze Om de gezinnen op de hoogte te brengen van het ontstaan van de klachtenprocedure is deze beperkt opgenomen in de onthaalbrochure. Tijdens de intake wordt deze onthaalbrochure toegelicht aan de ouders (zie onthaalprocedure). In de onthaalbrochure is een meldingsblad voorzien, waarop ouders hun klacht/probleem of suggestie kunnen neerschrijven en bezorgen aan de opvang. Daarnaast wordt er ook verwezen naar de klachtendienst van K&G, Hallepoortlaan 27, 1060 Brussel, tel. 02 533 14 14. Aanverwante documenten    

Onthaalbrochure Meldingsblad Registratieformulier klachtenformulier


Pagina 64 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout

3.3 Procedures en processen 3.3.15 Beschrijving hoe de werking met het gezin, de kinderen en de medewerkers door de kinderopvangvoorziening geëvalueerd wordt



Paraaf


Doestellingen Minstens één keer per jaar ouders, kinderen en medewerkers de kans geven om de werking te evalueren. Minstens één keer per jaar de tevredenheid van kinderen/ouders en medewerkers bevragen, analyseren en onderzoeken. Toepassingsgebied Kinderen/ouders/medewerkers Beschrijving van de werkwijze Wat gebeurt er?

Door wie?

Heeft betrekking op werking met? Gezinnen Kinderen medewerkers

Wanneer/ Waar?

Hoe gebeurt dit? Hoe verloopt dit?

Opmaken rapport en analyseren resultaten tevredenheidsmeting ouders

DH

Jaarlijks via mail of op de papieren invullijst

DH

medewerkers

jaarlijks

Opmaken rapport en analyseren resultaten tevredenheidsmeting kinderen via BIBO

DH

kinderen

jaarlijks

Opmaken rapport en analyseren resultaten welbevinden en betrokkenheid via ZIKO Doornemen van verslagen van teamvergaderingen

DH

kinderen

Minstens driemaandelijks

DH

medewerkers

Jaarlijks

Doornemen van verslagen van oudervergadering/ oudercontactavond/ logboek Voeren van functioneringsgesprekken en tussentijdse opvolggesprekken

DH

gezinnen/LG

jaarlijks

DH

medewerkers

tweejaarlijks

Vragenlijsten worden verwerkt in een rapport. Cijferrapport en individuele opmerkingen worden geanalyseerd. Vragenlijsten worden verwerkt in een rapport. Cijferrapport en individuele opmerkingen worden geanalyseerd. Vragenlijsten worden verwerkt in een rapport. Cijferrapport en individuele opmerkingen worden geanalyseerd. Observaties worden uitgevoerd door de GV en worden door het DH in een rapport verwerkt. Analyse van de verslagen van de te evalueren periode: sterkte/zwakte analyse Analyse van de verslagen van de te evalueren periode: sterkte/zwakte analyse (foto) Analyse van de verslagen van de te evalueren periode: sterkte/zwakte analyse (foto)

Opmaken rapport en analyseren resultaten tevredenheidsmeting medewerkers


Pagina 65 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout

3.3 Procedures en processen 3.3.15 Beschrijving hoe de werking met het gezin, de kinderen en de medewerkers door de kinderopvangvoorziening geëvalueerd wordt



Paraaf

Analyseren van klachten in de klachtenmap

DH

Gezinnen/ medewerkers

jaarlijks

Opmerkingen verslag zorginspectie

DH

Gezinnen Kinderen medewerkers

5 jaarlijks

Opmerkingen vragen organiserend bestuur

DH


systematisch

Opmerkingen jaarverslag

DH


jaarlijks

Opmerkingen/ verslagen kindervergadering

DH


jaarlijks


Analyse van de verslagen van de te evalueren periode: sterkte/zwakte analyse (foto) Opmerkingen worden opgevolgd, er wordt een planning opgemaakt van de te verbeteren punten Opmerkingen worden kritisch nagelezen en voorstellen uitgewerkt en voorgelegd Verschillende vooraf vastgelegde cijfergegevens worden verzameld en verwerkt in een inhoudelijk rapport Aan het bestuur worden ook sterktes/ zwaktes en knelpunten gesignaleerd Verslagen worden kritisch gelezen en opgevolgd

Aanverwante documenten  tevredenheidsvragenlijst ouders  jaarverslag  vragenlijst BIBO/ZIKO  motivatievragenlijst medewerkers  verslagen kindervergadering  verslagen teamvergadering  functionerings- en evaluatieformulieren  verslagen opvolggesprekken  klachtenregistratieformulier


Pagina 66 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO


OCMW Herenthout

3.3 Procedures en processen 3.3.16 Beschrijving hoe de werking van de kinderopvangvoorziening door iedere medewerker en minimaal één keer door iedere gezin geëvalueerd wordt



Paraaf


Doelstelling Jaarlijks (of tweejaarlijks) bekijkt de kinderopvangvoorziening hoe anderen de werking van de opvang evalueren. Toepassingsgebied Deze beschrijving is van toepassing op de gezinnen, de opvangkinderen en op de medewerkers (kindbegeleiders, administratief medewerker, logistiek personeel, …) tewerkgesteld in de kinderopvangvoorziening. Beschrijving van de werkwijze De evaluatie van de werking door het gezin gebeurt via:  Jaarlijkse tevredenheidsonderzoeken bij de ouders  Vertegenwoordiging van ouders aan het Lokaal Overleg Kinderopvang  Klachtenbeleid  Informele brengen haalcontacten en beschikbaarheid van de baliemedewerker  Oudercontactavond  Oudervergadering Evaluatie van de werking door de kinderen gebeurt via:  Het houden van tevredenheidsmetingen bij kinderen (ZIKO en BIBO)  Informele gesprekken en actief luisteren  bevraging van kinderen over het wel/niet leuk vinden van activiteiten  kringgesprekken en kinderparticipatie  ideeënbus Evaluatie van de werking door de medewerkers (waaronder kindbegeleiders, administratief medewerkers, logistiek personeel, …) gebeurt via:  jaarlijks motivatie onderzoek bij de medewerkers  Inbreng van medewerkers tijdens plannings-, functionerings- en/of evaluatiegesprek  evaluatie van de vormingen  Inbreng van medewerkers tijdens teamvergaderingen  Informele uitspraken van medewerkers  Notities in het logboek Aanverwante documenten  Tevredenheidsmeting ouders  Klachtenmap met klachtenformulieren  Verslagen teamvergaderingen  Plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken  Tevredenheidsmeting kinderen (Bibo)  Tevredenheidsmetingen kindbegeleiders en andere medewerkers  Evaluaties vormingen  Logboek


Pagina 67 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO

4. Zelfevaluatie

OCMW Herenthout

Beschrijving hoe de procedures, resultaten en structuren van het initiatief systematisch geëvalueerd worden.



Paraaf


Doelstelling De voorziening evalueert zelf op regelmatige basis de procedures, resultaten en structuren. Toepassingsgebied Dit onderdeel is van toepassing op de voorziening zelf. Beschrijving van de werkwijze  Systematisch evalueren van de structuren.  Systematisch evalueren van de procedures.  Systematisch evalueren van de resultaten. Systematisch evalueren van de structuren Wat gebeurt er? Organogram evalueren

Door wie? LG

Wanneer/waar? Enkel bij belangrijke wijzigingen

Hoe verloopt dit? Het organogram wordt onder de loep genomen. De nodige aanpassingen worden gemaakt.

Systematisch evalueren van de procedures Wat gebeurt er? Op basis van evaluatiekalender met 5-jaarlijkse planning, evalueren van procedures uit het kwaliteitshandboek Actieve deelname aan werkgroep kwaliteit Per procedure:  Bestaande procedure: evaluatieverslag opmaken  Nieuwe procedure

Invullen projectfiche

Door wie? LG Medew. VVSG

Wanneer/ waar? Over een periode van 5 jaar

Hoe verloopt dit?

LG

4 keer/jaar bijeenkomst (zie kalender)

Via een vast stramien worden de verschillende procedures besproken en geëvalueerd.

LG

Zie evaluatiekalender

LG

Op het einde v.h. evaluatieverslag wordt mogelijks geconstateerd dat er moet overgegaan worden naar een verbeterproject.

Enerzijds wordt de formulering van de doelstellingen geëvalueerd. Zijn ze smart genoeg? Anderzijds wordt de beschrijving van de werkwijze geëvalueerd. De conclusies worden ingevuld op het evaluatieverslag. Voor meer informatie verwijzen we naar de map met evaluatieverslagen. De verschillende stappen op de projectfiche worden in gevuld. Voor een volledig overzicht verwijzen we naar het document projectfiche.


Vanuit VVSG wordt de kalender opgemaakt. Via deelname aan de werkgroep kwaliteit komen systematisch alle procedures aan bod.

Pagina 68 van 69

Kwaliteitshandboek

IBO

4. Zelfevaluatie

OCMW Herenthout

Beschrijving hoe de procedures, resultaten en structuren van het initiatief systematisch geëvalueerd worden.



Paraaf


Systematisch evalueren van de resultaten Wat gebeurt er? Bronnen verzamelen

Door wie? LG

Wanneer/waar?

Hoe verloopt dit?

Jaarlijks tijdens 4e kwartaal.

Werking analyseren

LG

Na het verzamelen van alle bronnen

Sterktes en zwaktes worden geformuleerd

LG

Nadat de verschillende bronnen naast elkaar werden gelegd en afgewogen

Werkpunten filteren

LG

Prioriteit bepalen werkpunten Opmaken projectfiche

LG

Nadat sterktes/ zwaktes werden geformuleerd. Nadat de werkpunten werden opgelijst. Na het filteren van de werkpunten.

De rapporten of documenten (die input geven over de werking) worden verzameld. De rapporten of documenten worden gelezen en op basis daarvan worden sterktes, zwaktes geformuleerd. De verschillende evaluatiebronnen worden naast elkaar gelegd en vergeleken. Er worden sterktes en zwaktes geformuleerd en genoteerd op basis van de verschillende evaluatiebronnen. Deze sterktes en zwaktes kunne ook blijken uit vergelijking doelstelling en behaalde resultaten. Eventuele werkpunten worden opgelijst.

LG

De graad van hoogdringendheid wordt bepaald. Sommige werkpunten kunnen resulteren in een verbeterproject.

Aanverwante documenten  Organogram  Evaluatiekalender  Procedures  Evaluatieverslag  Projectfiche  Foto


Pagina 69 van 69

IBO. 1. Inleiding. Kwaliteitshandboek. 1.1 Inhoudstafel. OCMW Herenthout Opgesteld door: Els Alen. 1. Inleiding

Recommend Documents