BEDRIJFSCODE HAAG WONEN
KWALITEIT & INTEGRITEIT Maatschappelijk ondernemer Haag Wonen is een woningcorporatie die marktconform wil opereren in een brede maatschappelijke context. Wij willen op een professionele en bedrijfsmatige manier maatschappelijke prestaties leveren zonder dat we daarbij winstmaximalisatie nastreven. Onze brede taakopvatting: ‘goed wonen in een omgeving om trots op te zijn’ maakt dat we op een breed terrein investeren in wonen, zorg, veiligheid, onderwijs etc. Op al die terreinen moeten we rekening houden met onze klanten, onze leveranciers en onze stakeholders. Zij zijn de samenleving waarmee ons beleid tot stand komt en zij bepalen de mate waarin onze maatschappelijke prestaties gewaardeerd worden. Aan hen willen wij graag laten zien waar wij voor staan en waar wij op aangesproken kunnen worden. In ons ondernemingsplan is te lezen welke doelen we onszelf hebben gesteld en wat we daarom gaan doen. In de jaarverslagen presenteren we onze bedrijfsresultaten en de inzet van de middelen. We meten jaarlijks de waardering van onze klanten voor de kwaliteit van onze dienstverlening. We onderzoeken jaarlijks hoe onze leveranciers en stakeholders de samenwerking met ons, onze inzet en onze prestaties waarderen.
Bedrijfscode Dit is de bedrijfscode van Haag Wonen. Ín de bedrijfscode staan de regels en afspraken die bij Haag Wonen gelden voor de omgangsvormen die wij belangrijk vinden. Als kwaliteitseisen die we aan ons handelen stellen, gelden professionaliteit en integriteit.
Transparant In de bedrijfscode leggen we vast waaraan wij, onze klanten, onze leveranciers en onze stakeholders kunnen zien dat we professioneel en integer zijn. Daarmee hebben we de kwaliteitseisen voor ons handelen vertaald naar herkenbaar controleerbaar gedrag. Op die manier is voor iedereen om ons heen duidelijk welke kernwaarden ons handelen en dus ook onze resultaten bepalen. Dat maakt ons maatschappelijk handelen transparant.
Aedescode Daarmee handelen wij in de geest van de Aedescode. De branchecode waarin eisen zijn vastgelegd voor maatschappelijke verantwoording, het betrekken van belanghouders en transparante beleidsen besluitvorming. Met ons lidmaatschap bij Aedes verbinden wij ons, net als vele andere woningcorporaties onlosmakelijk aan de Aedescode. Woningcorporaties bieden kwaliteit, leggen daarover verantwoording af aan de samenleving en aan elkaar en zijn daarop aanspreekbaar.
Governancecode Dat geldt ook voor het bestuur en voor het toezicht op het bestuur van de woningcorporatie. De afspraken over de regels van goed bestuur en toezicht, transparantie, externe verantwoording en
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN financiële beheersing bij corporaties zijn vastgelegd in de vernieuwde Governancecode 2011. In die context zijn de statuten van de woningstichting Haag Wonen, het directiereglement van Haag Wonen en ons reglement voor de Raad van Commissarissen van toepassing.
Werkingssfeer De afspraken en regels die in deze bedrijfscode zijn vastgelegd, gelden voor alle medewerkers, directie en bestuur van Haag Wonen, en voor iedereen die namens Haag Wonen optreedt; de leden van de Raad van Commissarissen maar ook opdrachtnemers van Haag Wonen. Van iedereen verwachten wij dat zij zich conformeren aan de bedrijfscode. In de arbeidsovereenkomst van de directeur-bestuurder zijn bepalingen opgenomen over persoonlijke giften, nevenwerkzaamheden en het gebruik van eigendommen van de corporatie.
Imago Voor allen voor wie de bedrijfscode van toepassing is, geldt dat hun handelen bepalend is voor de beeldvorming over Haag Wonen. De bedrijfscode is een instrument dat er toe moet bijdragen dat de belangen van Haag Wonen niet worden geschaad door ongewenste gedragingen of handelingen.
Sancties Wij beschouwen het dus als ernstige aangelegenheid als medewerkers, klanten, leveranciers of samenwerkingspartners handelen in strijd met de bedrijfscode, waardoor onze prestaties en resultaten in een slecht daglicht komen te staan. Dit kan leiden tot disciplinaire maatregelen of het verbreken van de samenwerking met een externe relatie. Voorzover de afspraken en regels in de bedrijfscode een wettelijke c.q. arbeidsrechtelijke basis hebben in de wetgeving, de CAO Woondiensten of het personeelshandboek van Haag Wonen zullen wij in ernstige gevallen binnen de wettelijke kaders sancties treffen. Wet- en regelgeving en regelingen die relevant zijn voor de bedrijfscode zijn te vinden in de Grondwet, het arbeidsrecht bijvoorbeeld in ons protocol voor het gebruik van elektronische media, of in de CAO-regel inzake het melden van nevenactiviteiten.
Uitvoering Om de transparantie en openheid van handelen te waarborgen t.a.v. de afspraken en regels in deze bedrijfscode, ontwikkelen we meldingsformulieren, werkinstructies of protocollen voor medewerkers en leidinggevenden. Registratie maakt het handelen achteraf controleerbaar en toetsbaar en bewerkstelligt vooraf een bewustzijn van de verantwoording die voor het handelen afgelegd moet worden.
Vertrouwenspersoon Naast de bovengenoemde procedures en organisatorische voorzieningen stelt Haag Wonen een vertrouwenspersoon aan om medewerkers een ‘veilige weg’ te bieden om overtredingen van de regels en afspraken te signaleren en de aanpak ervan bespreekbaar te kunnen maken. De medewerker die, zonder bevredigend resultaat, binnen zijn of haar vermogen, er alles aan gedaan heeft om een probleem aan de kaak te stellen dat betrekking heeft op de naleving van de bedrijfscode kan terecht bij deze vertrouwenspersoon. Hiervoor is een protocol ontwikkeld. Voorzover het gedragingen van de bestuurder betreft zal de vertrouwenspersoon rapporteren aan de voorzitter van Raad van Commissarissen. Totdat de tekst van het protocol en de procedure met betrekking tot de vertrouwenspersoon formeel vastgesteld is fungeert de manager P&O als vertrouwenspersoon.
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN
Verantwoordelijkheid De bedrijfscode moet een beeld scheppen van een organisatie waar we transparant en open kunnen zijn over ons handelen. Voor leidinggevenden is er weliswaar enige ruimte voor interpretatieverschillen maar zij moeten daarover te allen tijde verantwoording kunnen afleggen. Daarbij past ook dat wij binnen de organisatie elkaar aanspreken op de afgesproken omgangsvormen. Aan al onze relaties (opdrachtnemers, leveranciers en samenwerkingspartners) zullen wij laten weten dat wij een bedrijfscode hebben en wat daar in staat. Minstens één keer per jaar bespreken de ondernemingsraad en de directeur-bestuurder van Haag Wonen de werking van de bedrijfscode in de overlegvergadering. Zij gaan na of de regels en afspraken leiden tot het gewenste gedrag en de beoogde effecten (beperking van integriteitrisico’s, preventie van fraude, bijdrage aan integere reputatie van bestuur en management).
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN
DE BEDRIJFSCODE OMGAAN MET ELKAAR 1. MEDEWERKERS VAN HAAG WONEN GAAN COLLEGIAAL EN RESPECTVOL MET ELKAAR OM: • Afspraak is afspraak: we komen op tijd, we leveren op tijd en we letten op de tijd. • We hanteren geen verbale of non-verbale uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter, zowel binnen als buiten werktijd. • Iedereen heeft recht op een gelijke behandeling ongeacht godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of welke andere grond dan ook, zowel binnen als buiten werktijd. 2. MEDEWERKERS VAN HAAG WONEN GAAN INTEGER EN ZAKELIJK OM MET DE BELANGEN VAN HAAG WONEN EN MET DE MIDDELEN DIE HAAG WONEN HEN TER BESCHIKKING STELT TEN BEHOEVE VAN DE UITOEFENING VAN HUN FUNCTIE: • Voor het gebruik van de elektronische media die Haag Wonen aan haar medewerkers ter beschikking stelt gelden de regels die we in de daartoe opgestelde gedragscode en het protocol hebben vastgelegd. • Medewerkers maken geen gebruik van eigendommen van Haag Wonen bij het uitoefenen van bedrijfsmatige activiteiten voor eigen rekening of voor rekening van derden. 3. ALLE MEDEWERKERS ZIJN MEDEVERANTWOORDELIJK VOOR HET NALEVEN VAN DE BEDRIJFSCODE. • Medewerkers spreken elkaar aan op ongewenst gedrag • Leidinggevenden en medewerkers maken jaarlijks gedurende de beoordelingscyclus afspraken met elkaar over de naleving van de omgangsvormen zoals vastgelegd in de bedrijfscode.
OMGAAN MET KLANTEN 4. HAAG WONEN GAAT ZAKELIJK, PROFESSIONEEL, KLANTGERICHT EN INTEGER MET HAAR KLANTEN OM: • • •
•
•
Afspraak is afspraak: op tijd komen, op tijd leveren en op de tijd letten. We hanteren geen verbale of non-verbale uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter; binnen werktijd maar ook niet daar buiten. Klanten hebben recht op een gelijke behandeling, ongeacht godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of welke andere grond dan ook, zowel binnen als buiten werktijd. Kledingwijzen en andere uiterlijke kenmerken van medewerkers van Haag Wonen zijn gepast en fatsoenlijk, overeenkomstig de afspraken die daarover met de direct leidinggevende in voorkomende gevallen gemaakt zijn. Klantinformatie wordt zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld overeenkomstig het privacyreglement. Ook de regelgeving in de gedragscode en het protocol voor het gebruik van elektronische middelen zijn van toepassing.
OMGAAN MET LEVERANCIERS 5. HAAG WONEN GAAT ZAKELIJK, PROFESSIONEEL, KLANTGERICHT EN INTEGER MET HAAR LEVERANCIERS OM. Medewerkers en derden die namens Haag Wonen optreden: • Afspraak is afspraak: we komen op tijd, we leveren op tijd en we letten op de tijd.
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN • •
• •
We hanteren geen verbale of non-verbale uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter binnen werktijd, zowel binnen als buiten werktijd Iedereen heeft recht op een gelijke behandeling ongeacht godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of welke andere grond dan ook, zowel binnen als buiten werktijd Kledingwijzen en andere uiterlijke kenmerken zijn gepast en fatsoenlijk, overeenkomstig de afspraken die daarover met Haag Wonen in voorkomende gevallen gemaakt zijn. De opdrachtverlening door medewerkers van Haag Wonen aan derden gebeurt zorgvuldig en transparant. Bij het aangaan van privé-transacties met leveranciers en het accepteren van hun uitnodigingen voor nevenactiviteiten en/of relatiegeschenken betrachten medewerkers van Haag Wonen de nodige terughoudendheid.
Familie of bekenden: - Voor leidinggevenden bij Haag Wonen en medewerkers die rechtsreeks opdrachten verlenen is het NIET toegestaan om die opdrachten te verlenen aan bedrijven waar familie of bekenden werkzaam zijn op invloedrijke posities. - Voor de overige medewerkers geldt dat ze meervoudige aanbesteding van een dergelijke opdracht moeten aantonen en de familiaire of vriendschappelijke banden moeten melden bij hun leidinggevende. Privé-transacties - Voor leidinggevenden is het NIET toegestaan om voor privé-doeleinden opdrachten te verlenen aan leveranciers van Haag Wonen. - Voor medewerkers is het toegestaan om voor privé-doeleinden opdrachten te verlenen aan leveranciers van Haag Wonen als ze voor Haag Wonen zelf GEEN zaken doen met desbetreffende leveranciers EN als ze meervoudige aanbesteding van de opdracht kunnen aantonen EN als ze toestemming krijgen van hun leidinggevende. Uitnodigingen - Voor het aanvaarden van uitnodigingen voor evenementen, excursies en etentjes is toestemming van de direct leidinggevende nodig. De leidinggevende toetst of aangeboden activiteit van positieve toegevoegde waarde is voor de samenwerking en niet louter bedoeld is om de uitkomst te beïnvloeden van een dienst, een levering of de mogelijke opdracht daartoe. Relatiegeschenken - Een medewerker mag een gift van een leverancier, specifiek aan hem of haar persoonlijk gericht niet in ontvangst nemen als de gift meer dan € 75,- waard is. - Giften met een waarde hoger dan € 75,- zijn alleen acceptabel als ze gericht zijn aan Haag Wonen of aan een groep medewerkers van Haag Wonen. - Giften die de afgesproken waarde overstijgen moeten gemeld worden bij de leidinggevende. Nieuwbouw - In het directieteam wordt vooraf vastgelegd welk percentage op complex- of projectniveau, van op te leveren nieuwbouwwoningen beschikbaar is voor verkoop aan personeel van Haag Wonen. Nevenwerkzaamheden - Voor alle nevenwerkzaamheden in loondienst voor derden en of voor eigen rekening zijn de bepalingen in de CAO Woondiensten van toepassing.
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN Leveranciers • Haag Wonen informeert alle leveranciers over ons standpunt t.a.v. het aanbieden en in ontvangst nemen van relatiegeschenken als gebaar van waardering voor de samenwerking of de relatie met (een of meerdere medewerkers van) Haag Wonen. • Aan alle leveranciers van Haag Wonen wordt verzocht om geschenken of uitnodigingen niet op het privé-adres van medewerkers aan te bieden.
OMGAAN MET SAMENWERKINGSPARTNERS 6. HAAG WONEN GAAT ZAKELIJK, PROFESSIONEEL, KLANTGERICHT EN INTEGER MET HAAR SAMENWERKINGSPARTNERS OM. • • •
Afspraak is afspraak: we komen op tijd, we leveren op tijd en we letten op de tijd. We hanteren geen verbale of non-verbale uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter. Iedereen heeft recht op een gelijke behandeling ongeacht godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of welke andere grond dan ook, zowel binnen als buiten werktijd.
MEDEWERKERS, KLANTEN, LEVERANCIERS, SAMENWERKINGS- PARTNERS EN ANDERE BELANGHEBBENDEN… • • • •
Deze bedrijfscode is openbaar voor onze klanten, leveranciers, samenwerkingspartners en andere belanghebbenden. Zij kunnen de bedrijfscode inzien op onze website. Iedereen die bij Haag Wonen werkzaam is of aan het werk gaat wordt geacht op de hoogte te zijn van de inhoud van deze bedrijfscode. Medewerkers van Haag Wonen zijn te allen tijde aanspreekbaar op de inhoud van deze bedrijfscode. Bij opdrachtverlening aan derden of formalisering van samenwerking met derden zullen wij betrokkenen apart informeren. Wij zullen hen houden aan de inhoud van deze bedrijfscode voor zover die op hen van toepassing is.
TEN SLOTTE Haag Wonen beschouwt het als een ernstige aangelegenheid als medewerkers, klanten, leveranciers of samenwerkingspartners handelen in strijd met deze bedrijfscode. Dat kan leiden tot disciplinaire maatregelen tegen medewerkers of het verbreken van de samenwerking met een externe relatie of een leverancier. Ook ten aanzien van de klant zullen wij in ernstige gevallen binnen wettelijke kaders sancties treffen.
BEDRIJFSCODE HAAG WONEN BIJLAGE INTEGRITEITSRISICO’S In de bedrijfsvoering hebben wij al een aantal maatregelen opgenomen en/of acties gepland om integriteitsrisico’s te beperken en de kwaliteit van ons handelen te verbeteren. ► Haag Wonen heeft een gedragscode en een protocol voor het gebruik van elektronische media die zij aan haar medewerkers ter beschikking stelt. De gedragscode en het protocol hebben de instemming van de OR en zijn opgenomen in het personeelshandboek van Haag Wonen ► Haag Wonen kent een regeling voor de woningtoewijzing van eigen huur- en koopwoningen aan eigen medewerkers, buiten de reguliere woonruimteverdelingsystemen. De regeling is te vinden in het personeelshandboek van Haag Wonen. ► Haag Wonen heeft een regeling in het personeelshandboek opgenomen waarin we hebben vastgelegd hoe we omgaan met het ontvangen en geven van relatiegeschenken. ► Voor de inkoop van niet-strategische goederen stelt Haag Wonen centrale inkoopvoorwaarden op • voor de leveringen van diensten en goederen door aannemers • voor de leveringen van alle overige diensten en goederen door derden. ► Haag Wonen stelt een privacyreglement op t.b.v. de registratie van klantgegevens in haar bedrijfsinformatiesysteem en het gebruik van de persoonlijke gegevens van derden e.e.a. conform de regelgeving hieromtrent in de wet persoonsregistratie. ► In het kader van risicomanagement worden bij Haag Wonen de risicovolle processen, procedures en functies en de beheersmaatregelen geïnventariseerd. ► Meldingsformulieren en werkinstructies zijn ontwikkeld voor de afspraken en regels t.a.v. de opdrachtverlening aan derden, het accepteren van uitnodigingen voor evenementen, excursies en etentjes en het accepteren van giften.
