BrabantWonen & Integriteit

RVC/BW/13/058

BrabantWonen & Integriteit

December 2012 Definitief

1

RVC/BW/13/058

Inhoudsopgave Inleiding ............................................................................................................. 3 Deel 1: Integriteitbeleid ..................................................................................... 5 1. Wat is integriteit? .............................................................................................. 5 2. Uitgangspunten ................................................................................................. 5 3. Borgen van integriteit......................................................................................... 6 Deel 2: Integriteitcode ..................................................................................... 10 1. Wat is een integriteitcode? .................................................................................10 2. Wie is en wat wil BrabantWonen? .......................................................................10 3. Hoe gaan we met elkaar om? .............................................................................11 4. Hoe gaat BrabantWonen met medewerkers om? ...................................................11 5. Hoe gaat BrabantWonen om met haar klanten? ....................................................12 6. BrabantWonen en haar leveranciers ....................................................................13 7. BrabantWonen en haar oud-medewerkers ............................................................13 8. Specifieke thema’s ............................................................................................13 9. Gedragsregels ..................................................................................................16 10. Sanctiebeleid ..................................................................................................17 Deel 3: Klokkenluiderregeling .......................................................................... 18

2

RVC/BW/13/058

Inleiding Aanleiding Integriteit is een aspect van professionaliteit en heeft in de eerste plaats betrekking op eigen verantwoordelijkheid. Daarnaast is het thema integriteit onlosmakelijk verbonden met onze inzet voor de maatschappelijke opgave waaraan wij werken en het vertrouwen van onze klanten en belanghebbenden in BrabantWonen. Steeds vaker is integriteit onderwerp van de maatschappelijke discussie. De huidige aaneenschakeling van incidenten in de corporatiesector op het gebied van niet integer handelen, maakt dat de aandacht voor integriteit binnen en buiten de sector wordt versterkt. Het is van belang vast te stellen dat de aandacht voor het onderwerp integriteit bij BrabantWonen niet is ingegeven door concrete situaties waarbij aan integriteit van onze commissarissen, bestuurder, directeuren of medewerkers wordt getwijfeld. Wel is het bewustzijn gegroeid dat een organisatie als de onze, die opereert in samenwerking met maatschappelijke en marktpartijen, zich de vraag naar integriteit – naar wat wel en wat niet kan – scherp moet (blijven) stellen. In 2009 heeft het Centraal Fonds Volkshuisvesting (CFV) een ‘onderzoek integer handelen woningcorporaties’ uitgevoerd onder bestuurders en toezichthouders. Mede aan de hand van dat onderzoek heeft BrabantWonen de afgelopen jaren stappen gezet om het integer handelen van de organisatie en haar medewerkers verder te professionaliseren, optimaliseren en verankeren. Toetsen en levendig houden Uit het CFV-onderzoek kwam het algemene beeld naar voren dat corporaties veel aandacht besteden aan ‘de voorkant’ en dat er in mindere mate (tussentijds) wordt gemeten, bijgestuurd en geëvalueerd. De deelnemers aan het onderzoek betwijfelen of met (meer) regels het integriteitvraagstuk wordt afgedekt. Zij steunen vooral op cultuur, voorbeeldgedrag en openheid. Hierbij gaat het om helder agenderen van en communiceren over integriteit (zowel intern als extern) en om het hard en duidelijk optreden bij integriteitschendingen. BrabantWonen herkent zich in dit algemene beeld. Vanuit een gezonde basishouding blijft BrabantWonen continu aan integriteit werken. We hebben veel geregeld en georganiseerd om integer handelen in de volle breedte van onze organisatie in te bedden. In nagenoeg alle processen, procedures en reglementen heeft integriteit een plek gekregen (bijvoorbeeld door procesafspraken te maken om het frauderisico te beperken). Tegelijkertijd beseffen we dat het vastleggen van afspraken en/of het opschrijven van gewenst gedrag nog niet betekent dat altijd volledig conform wordt gehandeld. Zeggen is nog niet gedaan. De fasen ‘bewust maken’ en ‘bewust worden’ hebben we achter ons liggen. We zitten nu in de fase van ‘bewust zijn’ en gaan actief aan de slag om er voor te zorgen dat we ook ‘bewust blijven’. Dat kunnen we doen door te toetsen, te controleren en het levendig houden van de afspraken en de bijbehorende gedragsregels. Vooral het implementeren van (nieuw) beleid en het bespreekbaar maken en houden van dilemma’s, zijn hierbij van belang. Evaluatie De vigerende nota ‘BrabantWonen en integriteit’ uit 2007 hebben we tegen het licht gehouden. De inhoud van die nota voldoet nog steeds. De essentie over hoe we binnen BrabantWonen denken over integriteit en de gedragsregels die daarbij horen zijn niet veranderd. We hebben het in onderliggende notitie alleen iets anders opgeschreven en de opzet van de nota aangepast. In praktijk is gebleken dat, hoewel het om de geest van de integriteitcode gaat en niet om de letter, de code nadrukkelijk niet vrijblijvend is. Door consequente toepassing, worden ‘zachte waarden’ namelijk keihard. In de afgelopen periode heeft dit in een tweetal situaties concreet geleid tot het ontslag van een medewerker. Waarden en normen evolueren. Het duurzaam vormgeven van integriteit is dan ook een doorlopend proces. Met integriteitontwikkeling zijn we in feite nooit klaar. Uit de evalua3

RVC/BW/13/058

tie kwam dan ook naar voren dat we dat afgelopen periode beleid uit de code hebben aangepast. Een eenvoudig voorbeeld zijn de kerstgeschenken. Sinds 2011 is afgesproken dat alle kerstgeschenken centraal worden ingeleverd/verzameld en vervolgens worden verloot/verdeeld onder al het personeel. Opzet notitie Deze notitie beschrijft hoe BrabantWonen het integer handelen in haar organisatie heeft ingebed en welke uitgangspunten hierbij worden gehanteerd. De nota is ‘geknipt’ in drie delen: 1. Integriteitbeleid BrabantWonen In dit deel worden de uitgangspunten van het integriteitbeleid weergegeven en wordt het kader (raamwerk) in samenhang weergegeven van alles wat we geregeld hebben om het integer handelen zoveel mogelijk te borgen. 2. Integriteitcode BrabantWonen Hierin wordt aangeven waar BrabantWonen voor staat en hoe dat wordt vertaald in gewenst gedrag van onze medewerkers. 3. Klokkenluiderregeling BrabantWonen Deze regeling biedt iedere medewerker van BrabantWonen de mogelijkheid om een (vermoeden van) overtreding van interne of externe regelgeving te melden.

4

RVC/BW/13/058

Deel 1: Integriteitbeleid 1. Wat is integriteit? Integriteit gaat over eerlijkheid en ethisch handelen. Het gaat over niet omkoopbaar zijn en niet beïnvloedbaar zijn door oneigenlijke zaken. Niet frauderen of niet corrupt zijn is op zich niet voldoende. Het gaat om waarden als betrouwbaarheid, collegialiteit, klantgerichtheid, fatsoen en onkreukbaarheid. Integriteit gaat dan ook verder dan alleen het naleven van regels. Het is een grondhouding van mensen en een kwaliteit en waarde van de organisatie. Waar regels ontbreken of onduidelijk zijn, zal vanuit deze houding moeten worden geoordeeld. Hiermee is integriteit een eigenschap van personen én van organisaties. De maatschappelijke taak van de corporaties vraagt om een professionele en betrouwbare manier van werken, op basis van een integere bedrijfsvoering. Integer handelen gaat verder dan het voldoen aan de door de overheid opgelegde wetten en regels (normen). Het gaat juist om zaken die bij wet of regel niet verboden zijn, maar die wel kunnen leiden tot ongewenst resultaat en gedrag. BrabantWonen is een maatschappelijk ondernemende corporatie, die in het belang van de volkshuisvesting werkt. Ons vermogen wordt aangeduid als maatschappelijk kapitaal. Dat brengt onder meer met zich mee, dat we daar met een hoge mate van verantwoordelijkheid mee moeten omgaan. Dat noodzaakt een basishouding, waarbij rentmeesterschap een belangrijke plaats inneemt. Winsten op projecten worden geïnvesteerd in de volkshuisvesting en van hoog tot laag wordt op zorgvuldige wijze omgegaan met geld en middelen van het bedrijf. Integriteit is hierbij een groot en noodzakelijk goed. In de kern is integriteit het hebben van een zuiver geweten. Bij BrabantWonen zit dat goed. Juist vanuit een dergelijke situatie is het makkelijker om met elkaar de discussie over integriteit te voeren. We kunnen elkaar immers recht in de ogen kijken bij het maken van afspraken en spelregels. 2. Uitgangspunten Als we het in deze notitie of in de integriteitcode hebben over collega’s of medewerkers, dan bedoelen we iedereen binnen BrabantWonen. Integriteit gaat over basishouding, gedrag en cultuur. Hierbij maken we geen onderscheid tussen commissarissen, bestuur, directeuren en/of (oud-)medewerkers. Voor iedereen gelden dezelfde regels. Integriteit is in de eerste plaats een zaak van eigen verantwoordelijkheid. Onze kernwaarden ‘met respect voor mens en omgeving’, ‘gepassioneerd betrokken bij de samenleving’ en ‘open en aanspreekbaar’ hebben nadrukkelijk te maken met integriteit. Maar integriteit raakt ook begrippen als fraude, zelfverrijking, controle en risicomanagement. Deze meer negatieve lading is niet de basis van ons integriteitbeleid. In plaats van een motie van wantrouwen, nemen we vertrouwen als uitgangspunt. We gaan er vanuit dat iedereen vanuit de gewenste basishouding te werk gaat. Het beleid en de integriteitcode zijn richtlijnen, die in geval van twijfel kunnen helpen om de juiste keuze te maken. Het integriteitbeleid en de -code zijn richtlijnen waarin we aangeven wat we van onze medewerkers verwachten en wat onze klanten en leveranciers van ons mogen verwachten. In processen, procedures en reglementen hebben we afspraken vastgelegd over hoe we te werk gaan. Belangrijk uitgangspunt van ons integriteitbeleid en de -code is het principe ‘pas toe of leg uit’. We komen de gemaakte afspraken na, we handelen conform de waarden en normen van BrabantWonen en de bijbehorende gedragsregels. Daar waar we afwijken, geven wij hiervoor een onderbouwde uitleg. Dat doen we vooraf, laten er de leidinggevende een akkoord op geven en geven de uitleg niet pas wanneer er om wordt gevraagd. De integriteitcode vormt een leidraad waarin we aangeven wat we verwachten, maar geeft geen stelsel van gedetailleerde regelgeving. Dat streven we ook niet na. Het gaat niet om de letter, maar om de geest. Daarmee is de code niet vrijblijvend. Integendeel; indien consequent toegepast kunnen ‘zachte waarden’ keihard zijn. 5

RVC/BW/13/058

Om het niet vrijblijvende karakter van de integriteitcode te onderstrepen, laten we alle medewerkers de integriteitcode ondertekenen. Nieuwe medewerkers laten we bij indiensttreding de integriteitcode samen met de arbeidsovereenkomst ondertekenen. Het is goed om met elkaar in gesprek te gaan over de betekenis van het integriteitbeleid en de -code voor het handelen in de dagelijkse praktijk. Niet altijd is vast te leggen wat ‘goed’ of wat ‘fout’ is. Iedereen heeft een persoonlijke verantwoordelijkheid bij de afweging. Er zit tussen het witte en zwarte gebied een behoorlijk grijs deel. En dan is het bespreekbaar maken de kern. In gesprek kun je samen bepalen waar in een betreffende situatie BrabantWonen voor staat. Integriteit is onderdeel van de cultuur van de organisatie. Het management heeft een belangrijk aandeel in deze cultuur. Daarom is voorbeeldgedrag, ‘practise what you preach’, door het management (= commissarissen, bestuur, directieleden, managers en teamleiders) wezenlijk. Open en transparant handelen speelt hierbij een rol. Het is een open deur, maar wie integriteit van medewerkers en collega’s verlangt, moet zelf ook integer handelen, dat uitdragen én hierop aanspreekbaar zijn. Binnen BrabantWonen is functiescheiding een belangrijk ordenend principe bij het inrichten van onze processen en mandaatstructuur. Dat gaat overigens verder dan alleen binnen de afdeling Financiën of Technische Diensten. Degene die bijvoorbeeld binnen de afdeling Woondiensten het huurcontract tekent is iemand anders dan degene die de woning aanbiedt. Daarnaast letten we bij het inrichten van onze processen op ‘checks and balances’. Met controlemechanismen proberen we het juiste evenwicht tussen de belangen (en invloed) van de verschillende medewerkers en/of afdelingen teweeg te brengen. Zeker bij fraudegevoelige (financiële) handelingen gaan we uit van het ‘vier-ogenprincipe’ (of ‘twee-handtekeningen-principe’). Dat betekent dat bijvoorbeeld facturen en declaraties altijd door twee medewerkers (afzonderlijk) worden behandeld. Het principe geldt als controlemethode. 3. Borgen van integriteit In de wetenschap dat we integer handelen niet kunnen (en ook niet willen) ‘dichtregelen’, hebben we het wel zoveel mogelijk structureel geborgd binnen BrabantWonen. Het voert te ver om alles in deze notitie op te schrijven. Het raamwerk en de samenhang der dingen wordt hieronder wel geschetst. Wet- en regelgeving overheid We hebben te maken met wet- en regelgeving (Bijvoorbeeld BBSH, Wet Persoonsregistratie) waaraan we moeten voldoen en/of waarop we ons moeten verantwoorden. 

Gedragscodes We onderschrijven en houden ons aan drie codes: Aedescode. Governancecode Woningcorporaties. Integriteitcode BrabantWonen (deel 2 van deze notitie). Deze codes publiceren wij via onze website en wij zijn hierop aanspreekbaar. 

Melden misstanden Er zijn meerdere manieren voor medewerkers en belanghouders om (mogelijke) misstanden te melden: aan de hand van de klokkenluiderregeling BrabantWonen (deel 3 van deze notitie); via het landelijk Meldpunt Integriteit Woningcorporaties. Bij dit meldpunt kan iedereen (burgers, huurders, werknemers, toezichthouders, bedrijven, overheden, belangenorganisaties en brancheverenigingen) terecht om signalen door te geven die te maken hebben met mogelijke fraude of zelfverrijking van medewerkers, management of bestuurders van corporaties. 

6

RVC/BW/13/058

De contactgegevens van het Meldpunt zijn (november 2012): Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Directie Woningmarkt t.a.v. Meldpunt Integriteit Woningcorporaties Postbus 20011 2500 EA DEN HAAG E-mail: [email protected] De ‘controller’-functie heeft een belangrijke rol bij het intern toezicht. Hierdoor heeft deze functionaris vaak een sleutelpositie bij het constateren van integriteitschendingen. Wanneer het gaat om situaties die het bestuur betreffen, moet de controller (= manager planning & control) dit rechtstreeks bij de Raad van Commissarissen kunnen melden. Om deze belangrijke positie juist en zorgvuldig te borgen, is de signaleringsfunctie expliciet toegevoegd aan de bestaande functieomschrijving van manager planning & control. Statuten en reglementen In diverse statuten en reglementen hebben we onze handelingsvrijheid, de mandatering en tegengaan van belangenverstrengeling geregeld. Daarnaast hebben we in deze documenten de governancestructuur en de wijze van besluitvorming vastgelegd. Denk hierbij aan: Statuten Stichting BrabantWonen; Reglement Raad van Commissarissen; Bestuursreglement; Reglement Auditcommissie; Statuut investeringen en verbindingen; Financieel statuut; Autorisatiematrix; Protocol accountant; Reglement klachtencommissie; Inkoop- en aanbestedingsbeleid. 

Het huidig inkoop- en aanbestedingsbeleid richt zich voornamelijk op vastgoed- en projectontwikkeling. Momenteel wordt dit beleid verbreed met andere aspecten van inkoop. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ICT, het wagenpark, telefonie en juridische ondersteuning. Beleidskaders investeringsbeslissingen Naast statuten en reglementen hebben we verschillende beleidskaders opgesteld (die door bestuur zijn vastgesteld en waaraan de Raad van Commissarissen haar goedkeuring heeft verleend), waaraan investeringsbeslissingen getoetst kunnen worden. Denk hierbij aan rendementseisen projectontwikkeling en de portefeuillestrategie (inclusief Financieel Meerjarenplan). Tevens is een externe, onafhankelijke InvesteringsAdviesCommissie ingesteld om over omvangrijke of risicovolle projecten en investeringen advies uit te brengen aan de Raad van Commissarissen en het bestuur. 

Overige beleidskaders Het vigerende beleid ten aanzien van woningtoewijzing, verhuur, huur, zelf klussen (ZAV), participatie etc. is gepubliceerd in folders en op de website van BrabantWonen. Op deze wijze hebben belanghebbenden inzicht in en duidelijkheid over wat van BrabantWonen wel en niet mag worden verwacht en hoe we met diverse zaken en situaties omgaan. Al het beleid dat is gerelateerd aan onze governancestructuur, kaderstelling en/of risicomanagement, wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen. Alle andere beleidsdocumenten, meer gericht op het operationeel functioneren, worden ter informatie aan de Raad voorgelegd. 

Controleplannen Zoals aangegeven zijn toetsen, monitoren en verantwoorden wezenlijk om integer handelen te blijven stimuleren. Met sec het vastleggen van integer handelen in processen en procedures zijn we er nog niet. Het toetsen op het correct doorlopen van processen, uitvoeren van procedures en nakomen van de gemaakte afspraken (bv. ‘pas toe of leg uit’) 

7

RVC/BW/13/058

is essentieel. Het feit dat er structureel getoetst wordt kan ook een preventieve werking hebben. Jaarlijks wordt in overleg tussen Raad van Commissarissen (Auditcommissie), de accountant en het bestuur een Service Cliënt Plan opgesteld. In dit (interim-)controleplan kunnen specifieke toetsen op integer handelen (in bepaalde processen) worden benoemd, zodat een controle kan worden uitgevoerd. Op dit moment wordt door de afdeling Planning & Control gewerkt aan een Visienotitie Administratieve Organisatie / Interne Controle (AO/IC) en Risicomanagement (inclusief beheersing van integriteitrisico’s). Daarin komt ook een intern controleplan aan de orde. Doel van zo’n intern controleplan is om zelf (door de afdeling Planning & Control) steekproefsgewijs en periodiek processen door te lichten. Risicovolle processen zullen frequenter onder de loep worden genomen dan minder risicovolle processen. Een dergelijke toets wordt wederom niet vanuit wantrouwen ingestoken, maar veel meer vanuit verdere professionalisering van de organisatie waarvan frauderisicobeheersing een onderdeel is. De uitkomsten van zo’n interne controle zullen met bestuur en Raad van Commissarissen worden besproken. Personele zaken en handboek P&O Zoals aangegeven heeft integriteit vooral betrekking op gedrag. Daarmee raakt het al snel personele zaken. Er zijn diverse protocollen en procedures opgesteld die specifiek van toepassing zijn op de medewerkers van BrabantWonen. Het gaat hierbij om: protocol internet en email; procedure seksuele intimidatie; handboek P&O; beleid ‘voorrang op woningen voor medewerkers’, waarbij het principe is dat er voor medewerkers dezelfde regels gelden voor alle andere woningzoekenden en dat uitsluitend in (nood)situaties van eigen personeel conform het afgesproken beleid en spelregels een uitzondering kan worden gemaakt; ook hier geldt: pas toe of leg uit. 

Er is een handboek P&O samengesteld waarin alle regelingen, procedures en handleidingen zijn opgenomen, die betrekking hebben op goed werkgevers- én werknemerschap. In dit handboek is ook de autoregeling opgenomen. Aangezien BrabantWonen een eigen wagenpark heeft, worden de auto’s die terugkomen verkocht. De spelregels die hierbij horen staan in het handboek. Bij het ter beschikking stellen van bijvoorbeeld mobiele telefoons, tablets, tokens, laptops en dergelijke, ondertekenen medewerkers een gebruikersverklaring. In de integriteitcode wordt aangegeven hoe we omgaan met het door de werkgever beschikbaar gesteld materiaal. Werving & selectie Bij het werven en selecteren van nieuwe medewerkers maken we gebruik van competentieprofielen. Hierin is (de vertaling van) integriteit en integer handelen verwerkt. Het competentiemanagement dat in 2012 nader vorm heeft gekregen, draagt bij aan het borgen van integer handelen in onze organisatie. In selectiegesprekken gaan we nadrukkelijker aandacht besteden aan integriteit c.q. aan de houding van de kandidaat ten opzichte van (integriteit)risico’s in de functie. Bij het aannemen van nieuwe medewerkers vragen we standaard om het tonen van de originele diploma’s. Een check op de Curriculum Vitae en het opvragen van referenties doen we nadrukkelijker, zeker bij sleutelposities. 

Deskundigheidstoets In ‘Toezicht met bite’ van Aedes wordt voorgesteld een geschiktheids- en deskundigheidstoets van bestuurders en commissarissen in te voeren. Zo’n toets zal zoveel mogelijk geënt zijn op de toets zoals die op dit moment voor financiële instellingen wordt gehanteerd door de financiële toezichthouders AFM en DNB. Daarnaast dient de toets een aantal eisen te bevatten die vanuit volkshuisvestelijk/maatschappelijk oogpunt noodzakelijk worden geacht. De invoering van zo’n toets is nog niet definitief, maar BrabantWonen acht zo’n test voor zowel het bestuur als de Raad van Commissarissen zinvol. 

8

RVC/BW/13/058

Dilemmatrainingen Om integriteit goed te borgen, moeten we het onderwerp levendig houden. Vaak lijkt het of het stellen van een vraag met betrekking tot integriteit, ook impliceert dat de integriteit in twijfel wordt getrokken. En dat is niet wenselijk. Periodieke dilemmatrainingen moeten er aan bijdragen om integriteit openlijk te kunnen bespreken. Doel is om integriteit en de afwegingen die daar bijhoren, structureel onderwerp van gesprek te laten zijn binnen teams, afdelingen en de hele organisatie. Het gaat om bewustwording van wat we vinden wat wel en wat niet kan. 

Functioneringsgesprekken, remuneratiegesprek, zelfevaluatie RvC Zoals aangegeven is het levendig houden van het thema integriteit, het bespreekbaar maken van dilemma’s en het aanspreken en aanspreekbaar zijn, van groot belang bij het bewust zijn van integer handelen en het naleven van de integriteitcode. Om die reden is vanaf 2013 het thema integriteit standaard onderdeel van de functioneringsgesprekken. Een functioneringsgesprek is, in tegenstelling tot een beoordelingsgesprek, ‘tweerichtingsverkeer’. Zowel medewerker als leidinggevende kunnen elkaar aanspreken en integriteitvraagstukken aan de orde stellen. Ook kan worden stilgestaan bij bijvoorbeeld nieuwe nevenactiviteiten, of zaken van belangenverstrengeling aan de orde zijn, etc. In het verlengde van functioneringsgesprekken, is integriteit standaard een agendapunt tijdens het remuneratiegesprek tussen Raad van Commissarissen en het bestuur. Tijdens de zelfevaluatie van de Raad van Commissarissen dient integriteit eveneens standaard te worden geagendeerd. 

Verantwoording en metingen In het jaarverslag BrabantWonen nemen we het onderwerp integriteit op. (Ingrijpende) integriteitincidenten melden we standaard aan het bestuur en de Raad van Commissarissen. Periodiek stellen we ons ook kwetsbaar op in diverse metingen. Denk hierbij aan Medewerkermotivatiemeting, het werkdrukonderzoek en het uitgebreide visitatietraject. Ook in dit soort onderzoeken is integriteit, direct of indirect, nadrukkelijk aan de orde. In het kader van verantwoorden, waarbij integriteit desgewenst aan de orde kan worden gesteld, onderscheiden we verschillende soorten ontmoetingen met belanghouders. Tijdens de jaarlijkse belanghoudersbijeenkomst kunnen partners in ons werkveld hun hart luchten in aanwezigheid van bestuur en Raad van Commissarissen. Daarnaast is er frequent overleg tussen de Ondernemingsraad, de huurdersorganisaties en een delegatie van de Raad van Commissarissen. 

9

RVC/BW/13/058

Deel 2: Integriteitcode 1. Wat is een integriteitcode? In het eerste deel van deze notitie is toegelicht wat we als BrabantWonen onder integriteit verstaan en welke beleidsuitgangspunten we hanteren. In de integriteitcode beschrijven we waar we als BrabantWonen voor staan, wat we nastreven en welk gedrag we vinden dat daar wel en niet bij hoort. Integer handelen is in eerste instantie een zaak van eigen verantwoordelijkheid en een kwestie van waarden en normen. Het is ondoenlijk (en niet wenselijk) om integriteit in een allesomvattend systeem van regels en procedures te omvatten. Daarom willen we de gedragsregels de we passend vinden bij BrabantWonen zo beperkt mogelijk houden. Toch is het zinvol om deze gedragsregels op te schrijven en toe te lichten. Het helpt om een kader mee te geven waarbinnen men kan opereren, waarbij wordt aangegeven wat acceptabel is en wat niet en is een handvat om in geval van twijfel met elkaar in gesprek te gaan. Als regels ontbreken of niet helder zijn, dan oordelen we zelf en handelen we op moreel verantwoorde wijze, op basis van algemeen aanvaarde en sociale, ethische normen. In de integriteitcode geven we aan hoe we als collega’s met elkaar omgaan, de manier waarop BrabantWonen met haar medewerkers omgaat en de wijze waarop we zaken doen, zowel met onze klanten als met onze leveranciers. 2. Wie is en wat wil BrabantWonen? Onze missie, visie en kernwaarden zeggen alles over de houding en het gedrag waar onze bewoners en partners op mogen rekenen. Ze drukken uit wie BrabantWonen in wezen is. Wat er ook gebeurt en hoe de omstandigheden zich ook aandienen: hier houden we onszelf en elkaar aan. Het zijn wezenskenmerken, principes waar onze omgeving ons altijd op mag aanspreken. Onze missie Drijvende kracht achter goed wonen en leven BrabantWonen daagt uit, inspireert en jaagt aan – en desnoods duwen en trekken we in het belang van goed wonen en leven van onze klanten. Onze visie Samen maken we het verschil De samenleving rekent in toenemende mate op ons en kan ook op ons rekenen. Wij zetten onze capaciteit in om de leef- en woonsituatie van mensen te verbeteren. Vandaag, morgen en overmorgen. Dat gaat verder dan alleen het bouwen en onderhouden van goede en betaalbare woningen. Wij vervullen de voortrekkersrol om, samen met anderen, de leefbaarheid van buurten te verbeteren en goede voorzieningen voor zorg en welzijn te realiseren. Onze kernwaarden Met respect voor mens en omgeving Dit zegt alles over onze motivatie. Wij zijn gericht op duurzaamheid. Het verplicht ons op ieder moment zorgvuldig om te gaan, zowel met de mensen waarvoor, als de omgeving waarin wij onze dingen doen. En, niet in de laatste plaats, om respectvol met elkaar om te gaan. Gepassioneerd betrokken bij de samenleving Zo staan we in de wereld. Onze betrokkenheid is nooit vrijblijvend en nooit onderhandelbaar. Gepassioneerd voegt daar onze gedrevenheid aan toe. Samen staan ze model voor onze bereidheid grensverleggend te werken aan buurten en wijken, met en voor de bewoners. Open en aanspreekbaar Dit zegt alles over onze houding. We zoeken actief de dialoog en gaan de confrontatie niet uit de weg. We nodigen en dagen partners uit om met ideeën te komen. We luisteren naar onze samenwerkingspartners en naar onze klanten. We zijn zichtbaar in de wij10

RVC/BW/13/058

ken en buurten, aanspreekbaar voor iedereen. We doen wat we zeggen en zeggen wat we doen. Open en aanspreekbaar duidt op een transparante houding naar onze belanghouders en verantwoording afleggen. Transparantie heeft nadrukkelijk te maken met integriteit, maar is echter niet hetzelfde. We beschouwen het bovenbeschreven profiel als richtinggevend voor het handelen van onze medewerkers. 3. Hoe gaan we met elkaar om? Onderling respect en gelijkwaardigheid vormen de basis voor omgangsvormen, zowel binnen als buiten de organisatie. In de intermenselijke sfeer, zowel tussen leidinggevenden en medewerkers als tussen medewerkers en klanten, is respect van groot belang. Respect voor elkaar hebben, betekent ook verdraagzaam en tolerant zijn en dus respect hebben voor andersdenkenden. Wat BrabantWonen presteert, is het resultaat van de inzet van alle medewerkers. Samen zijn wij verantwoordelijk voor het goed functioneren van de organisatie. Iedere medewerker heeft specifieke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De manier waarop we met elkaar omgaan is gebaseerd op gelijkwaardigheid. Dat betekent bijvoorbeeld dat we: verantwoordelijkheid nemen voor ons eigen handelen; aanspreekbaar zijn op ons gedrag; goed naar elkaar luisteren en elkaar serieus nemen; elkaar met respect behandelen; ongewenste omgangsvormen, (seksuele) intimidatie en geweld vermijden; onze mening kunnen geven; met elkaar en niet over elkaar praten; het belang van de totale organisatie belangrijk vinden, naast het belang van de eigen afdeling of ons persoonlijk belang; problemen snel bespreekbaar maken; elkaar op fouten aanspreken en elkaar complimenten durven geven; afspraken en toezeggingen nakomen en op tijd verschijnen. Een tweetal invalshoeken: Gelijkwaardigheid is niet hetzelfde als gelijkheid. Een voorbeeld. Als het gaat om het nemen van een beslissing is niet iedereen in de organisatie gelijk. Afhankelijk van het onderwerp weegt de stem van de een zwaarder dan de stem van de ander. Maar in de kantine staat iedereen in dezelfde rij. Het is niet ongebruikelijk dat collega’s ook buiten het werk een beroep doen op elkaars kwaliteiten. Dat kan gaan van hulp bij een klus in huis tot het invullen van een belastingformulier. Belangrijk is, dat je daarbij ook nee kunt zeggen en dat je een ander met je vraag niet in verlegenheid brengt. Dat laatste is zeker in een hiërarchische relatie van belang. 4. Hoe gaat BrabantWonen met medewerkers om? BrabantWonen eist het nodige van de medewerkers. Van medewerkers wordt verwacht dat ze zich inzetten om onze doelstellingen te realiseren. Dat betekent nogal wat. We vragen bijvoorbeeld: bereidheid om in te springen als er gaten vallen in de bezetting; flexibel zijn en verder kijken dan je eigen taakomschrijving. In het ondernemingsplan hebben we aangegeven dat we om onze personele slagkracht te vergroten, we de verantwoordelijkheid laag in de organisatie leggen. We stimuleren medewerkers om hun eigen verantwoordelijkheid te nemen én de houding te nemen om zich hierover te verantwoorden. We ontwikkelen de competenties die daarvoor nodig zijn en we brengen coachend leidinggeven in de organisatie. We gaan van regels naar SMART geformuleerde kaders en delen ze met elkaar.

11

RVC/BW/13/058

BrabantWonen vraagt zoals aangegeven veel van haar medewerkers. De werknemers mogen, naast een goed arbeidsvoorwaardenpakket, dan ook veel van BrabantWonen verwachten. Denk hierbij aan zaken als: een goed introductieprogramma voor nieuwe medewerkers; correcte en snelle communicatie over de besluiten die in het bedrijf worden genomen; een stijl van leidinggeven die mensen serieus neemt en in hun waarde laat; een veilig werkklimaat waarin in principe alles bespreekbaar gemaakt kan worden en ook de directie en leidinggevenden op hun gedrag aangesproken kunnen worden; carrièreplanning en opleidingsmogelijkheden de nodige aandacht krijgen. Mensen ontzien is mensen niet zien. Een grote valkuil bij het leidinggeven of in de collegiale omgang is het aardig zijn tot hoogste goed verheffen. De ervaring leert dat we moeite hebben om elkaar aan te spreken. Mensen aanspreken op hun gedrag of eventuele fouten moet de normaalste zaak van de wereld zijn van hoog tot laag en van laag tot hoog. Mensen mogen immers fouten maken. De kwaliteit van een organisatie wordt ook niet bepaald door de vraag of men fouten maakt, maar door de vraag hoe men met gemaakte fouten omgaat. Elkaar aanspreken hoort daar bij. Gebeurt dat niet, dan leren mensen niet en blijven ze dezelfde fouten herhalen. Meningsverschillen moeten dan niet leiden tot ruzie, tot een houding van verwijt en verdediging, tot een gevoel van ‘hullie en zullie’, maar tot een gezamenlijke, betere oplossing. 5. Hoe gaat BrabantWonen om met haar klanten? BrabantWonen bestaat dankzij het feit dat mensen een beroep doen op de producten en diensten van ons: mensen met geld, met weinig geld, woningzoekenden, daklozen, gehandicapten en ga zo maar door. Anders gezegd: BrabantWonen heeft een breed scala aan klanten. Wil je respect krijgen, dan zul je het ook moeten geven. Medewerkers van BrabantWonen dienen zich bewust te zijn van het feit dat ze werkzaamheden verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van BrabantWonen en haar klanten. We hoeven uiteraard niet alles te pikken, maar we verwachten dat medewerkers zich professioneel en respectvol gedragen, zowel naar collega’s als naar klanten. Het is volkomen vanzelfsprekend dat we: klanten behandelen zoals we zelf behandeld willen worden; iedereen fatsoenlijk te woord staan en communiceren in begrijpelijke taal; goed bereikbaar zijn; afspraken nakomen; begrip tonen en begrip hebben; klanten niet van het kastje naar de muur sturen; klachten serieus nemen; niet discrimineren naar uiterlijk, sekse of godsdienst, of wat dan ook; geen misbruik maken van onze (machts)positie; uitgaan van principes als rechtvaardigheid, eerlijkheid en duidelijkheid bij het maken van beleid; hier hebben we overigens een mooi dilemma dat in de praktijk regelmatig voorkomt: we zijn wars van willekeur, maar zonder flexibiliteit zijn we star en kunnen we niet werken.

12

RVC/BW/13/058

6. BrabantWonen en haar leveranciers BrabantWonen verwacht dat leveranciers, aannemers en samenwerkingspartners waarmee wij zaken doen, ons vertrouwen niet schaden. Zakelijke afspraken worden van beide kanten stipt nagekomen. BrabantWonen doet geen zaken met partijen als dat leidt tot overtreding of omzeiling van wetten en regels. Bij het afsluiten van contracten maken de medewerkers objectieve en zakelijke afwegingen. Bij het verlenen van opdrachten passen we functiescheiding toe ten opzichte van het toezicht op de uitvoering. Overeenkomsten worden schriftelijk vastgelegd en consequent nagekomen. Essentieel in de omgang met leveranciers is dat: onze medewerkers zaken en privé gescheiden houden; we een transparant aanbestedingsbeleid voeren; we onze relaties op de hoogte stellen van onze integriteitcode; volstrekt duidelijk is dat niemand bij BrabantWonen hoeft aan te komen met steekpenningen of vergoedingen (zie ook bij geschenken en giften); we toe zien op ontoelaatbare belangenverstrengeling, nevenfuncties of nevenactiviteiten. 7. BrabantWonen en haar oud-medewerkers BrabantWonen ziet haar oud-medewerkers (die lid zijn van de Vereniging voor Oud Medewerkers) als belangrijke ambassadeurs. Deze oud-medewerkers worden in de gelegenheid gesteld in overleg gebruik te maken van de algemene ruimten en bepaalde materialen. Hierbij hanteren we dezelfde regels zoals die gelden voor onze medewerkers (zie onder andere punt 8.e). 8. Specifieke thema’s Op basis van het voorgaande is het goed om bij een aantal zaken specifieker stil te staan. Het betreft: a. onverenigbaarheid/belangenverstrengeling; b. geschenken en giften c. informatie; d. scheiding van zaak en privé; e. gedrag op kantoor en werkplek en gebruik bedrijfseigendommen. 8.a Onverenigbaarheid/belangenverstrengeling Iedereen heeft familie, vrienden, kennissen, buren en relaties. Daarnaast is menigeen nog maatschappelijk actief bij een vereniging of stichting, in de politiek en ga zo maar door. Met alle collega’s tezamen betekent dat een ongelooflijk netwerk aan relaties en belangen. Wij gaan er vanuit dat bij zakelijke onderhandelingen tussen BrabantWonen en derden of bij mogelijke sponsoractiviteiten, collega’s open zijn in het blootleggen van hun eventuele belangen. Mocht hierbij sprake zijn van tegenstrijdigheid of onverenigbaarheid van belangen dan zullen we per situatie afspraken maken hoe we hiermee omgaan. Dit kan betekenen dat er afspraken worden gemaakt over betrokkenheid, informatievoorziening, etc. Het is duidelijk dat naarmate de onverenigbaarheid nadrukkelijker is, de gevolgen en afspraken strikter en verdergaand zullen zijn. Het zal duidelijk zijn dat een vader/zoon-relatie bij een verhouding als uitvoerder in relatie tot toezichthouder niet kan. Net zo min kan dat een moeder een woning toewijst aan een dochter. Of dat allerlei werkopdrachten onderhands naar een bevriend bedrijf gaan waar veel familie werkt. Ook al zouden we het kunnen, we willen uiteraard niet het hele netwerk van collega’s in kaart brengen en houden. Wij gaan ervan uit dat iedereen binnen BrabantWonen zelf aanvoelt of sprake is van mogelijke belangentegenstellingen. Als iemand twijfelt, dan overlegt hij met zijn leidinggevende. We gaan er ook van uit dat mensen ook op dit punt elkaar aanspreken. Dat staat los van het feit dat voor het vervullen van (betaalde) nevenfuncties de bestaande CAO-afspraken gelden: schriftelijke toestemming vooraf is hierbij het uitgangspunt.

13

RVC/BW/13/058

8.b Geschenken en giften We zijn zeer terughoudend in het aannemen van geschenken en giften. Alle geschenken in geld of in natura van boven de € 50,- worden niet geaccepteerd. Bij de vaststelling van dit bedrag hebben we gekeken naar wat in de overheid bij het definiëren van integriteitbeleid wordt geaccepteerd. Van elk aanbod wordt melding gemaakt bij de leidinggevende. Van een aanbod van meer dan € 50,- wordt altijd melding gedaan aan de directie. Vanuit de directie zal worden bezien of een en ander acceptabel is of wordt contact gezocht met de aanbieder om aan te geven dat BrabantWonen een dergelijk aanbod niet accepteert. Voor geschenken en giften onder de € 50,- met een alledaags karakter (fles wijn, bos bloemen, een etentje) wordt een uitzondering gemaakt. Als je bij een specifiek project intensief hebt samengewerkt, moet het mogelijk zijn dat hier op een andere wijze bij wordt stilgestaan. Een dergelijke zaak heeft niets met gebrek aan integriteit te maken. Een gever van een dergelijke attentie ‘verwacht’ geen enkele tegenprestatie. Het is een groot woord, maar anders gezegd: we zijn ook niet ‘chantabel’ op basis van een fles wijn. Mocht een gever ook maar enigszins zinspelen op een tegenprestatie, dan nemen we uiteraard geen enkele gift aan en geven dat door aan de leidinggevende. Uitzondering hierop zijn de kerstgeschenken. Deze geschenken worden centraal ingeleverd/verzameld en vervolgens verloot/verdeeld onder al het personeel. We ontvangen sowieso nooit geschenken op onze privé-adressen. Soms worden mensen uitgenodigd voor een activiteit. Als de materiële waarde van het aanbod meer dan € 50,- bedraagt (bijvoorbeeld deelname aan een duur symposium, bezoek van een Europacupwedstrijd in het buitenland), dan nemen we het aanbod niet aan. Een excursie kan best functioneel zijn, als die functioneel is, dan betalen we ook zelf. Ook hiervoor geldt dus het uitgangspunt ‘pas toe of leg uit’. We accepteren geen uitnodigingen. Indien een betrokken collega vindt dat een en ander toch passend is, vindt overleg plaats met de betreffende directie. Directieleden overleggen altijd met de bestuurder alvorens zij een dergelijke uitnodiging accepteren. Het bestuurssecretariaat houdt voor het bestuur tenslotte een overzicht bij van de uitnodigingen die het bestuur accepteert. Dit overzicht, met toelichting van de afwegingen, wordt jaarlijks aan de remuneratiecommissie verstrekt. Voor andere zaken onder € 50,- geldt dezelfde basishouding als voor de overige giften van onder dat bedrag. Bij het al of niet aanvaarden van deze giften geldt echter wel nog een aantal aanvullende afspraken: in de eerste plaats wordt van een aanbod altijd direct melding gemaakt aan de leidinggevende; openheid staat voorop; de noodzaak en aard van het informele contact dienen altijd kritisch te worden bekeken: de onafhankelijkheid van BrabantWonen dient altijd gewaarborgd te zijn; wanneer we op enig moment een aanbod krijgen terwijl we in dezelfde periode aan het onderhandelen zijn of in gesprek zijn over een opdrachtverlening, wordt de gift, ook al is deze onder de € 50,-, geweigerd; het gaat dus naast het geschenk zelf (de proportionaliteit, wat is het, welke waarde vertegenwoordigt het) ook om het moment waarop, de timing. 8.c Informatie Medewerkers van BrabantWonen gaan zorgvuldig om met de informatie die zij uit hoofde van hun functie bij BrabantWonen of anderszins beschikken. Dat betekent dat oneigenlijk gebruik van kennis en informatie niet is toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden bovendien de normale privacyregels in acht genomen. Medewerkers zijn zich er ook van bewust dat de informatie die hen bereikt en waarover ze beschikken, zorgvuldig moet worden bewaard. Onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. 8.d Scheiding van zaak en privé We hebben al aangegeven dat we geen misbruik mogen maken van onze (machts)positie. Bij een privé-opdracht aan een bedrijf waar BrabantWonen ook mee samenwerkt, zal altijd sprake moeten zijn van een zakelijke transactie. We vinden het niet tot de verantwoordelijkheid van BrabantWonen horen om vervolgens te toetsen of 14

RVC/BW/13/058

bij elke samenwerking en opdracht ook elke keer afdracht van sociale lasten plaatsvindt of niet. Dat behoort tot de verantwoordelijkheid van betrokkenen. Maar samenwerking zonder een zakelijke basis kan leiden tot een vergelijkbare situatie als een gift van meer dan € 50,- en dat is niet acceptabel. We moeten elkaar altijd recht in de ogen kunnen blijven kijken. Het is niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van vrienden, etc. op een onrechtvaardige manier voorrang te krijgen waar het de dienstverlening van BrabantWonen betreft (denk bijvoorbeeld aan woonruimteverdeling). Aan de andere kant hoeven mensen geen nadeel te hebben van het feit dat men bij ons werkt. Ook hier begint het met openheid naar de leidinggevende. Als een medewerker door omstandigheden in de problemen komt, zullen we helpen en bijstaan bij het vinden van een oplossing. Afwijking van de bestaande regels en afspraken met betrekking tot rechtvaardigheid, rangorde en beleid of anderszins, zullen echter terughoudend en uitsluitend door de directie kunnen worden gemaakt. Een ander aspect onder de noemer scheiden van zaak en privé is het declareren van onkosten. Het zal duidelijk zijn dat het declareren van kosten met een privékarakter uit den boze is. Bij de scheiding tussen de zaak en het privé gaat het ook over de grens tussen het publieke en private domein. Elke medewerker is ten alle tijden ambassadeur van BrabantWonen. Ook al ben je niet bezig met de zaak, een deel van je private domein is zichtbaar voor het publiek. Voorbeeld: als de algemeen directeur op een vrije zondagmiddag door de stad van Oss of ’s-Hertogenbosch loopt, moet hij zich er bewust van zijn dat hij ook dan openlijk zichtbaar is en dus optreedt als ambassadeur van BrabantWonen. Denk bij de grens tussen het publieke en private domein ook aan social media. Uitlatingen op Twitter, Facebook, LinkedIn, Hyves, etc. kunnen een groot effect hebben. Dat betekent dat je bewust en zorgvuldig omgaat met social media. Tot slot benoemen we de familieverbanden en liefdesrelaties op het werk. Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid collega’s niet in verlegenheid te brengen. Er zijn collega’s die last kunnen hebben van een liefdesrelatie of een verbroken relatie tussen collega’s of van familieverbanden. Medewerkers kunnen zich uiteraard ongemakkelijk voelen als zij onbewust en ongewenst worden betrokken in een privé-situatie. Ook kan de suggestie ontstaan dat informatie wordt uitgewisseld waar dat niet gewenst is. Medewerkers kunnen zich daardoor minder vrij en/of veilig voelen. Verwacht wordt dat de betrokken medewerkers hierin hun eigen verantwoordelijkheid nemen. Bij nieuwe of verbroken relaties wordt de ontstane werkgerelateerde situatie besproken met de leidinggevende en wordt gezamenlijk naar een passende oplossing gezocht. In het algemeen geldt dat het niet wenselijk is om familieverbanden en/of liefdesrelaties ‘in de lijn’, binnen een team/afdeling of op vertrouwelijke posities te hebben. 8.e Gedrag op kantoor en werkplek en gebruik bedrijfseigendommen Medewerkers van BrabantWonen zijn zich ervan bewust dat zij werkzaamheden verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van BrabantWonen. Dat betekent dat zij zich, in algemene termen, professioneel gedragen. Over smaak valt niet te twisten, maar, zonder hier expliciet op in te gaan, er zijn grenzen en eisen te stellen aan de kleding van collega’s. Discriminatie is uit den boze. De basis in onze houding is respect voor klanten, collega’s en partners van BrabantWonen. De werkplekken bij BrabantWonen mogen binnen redelijke grenzen naar eigen smaak worden ingericht, maar zijn geen persoonlijk eigendom. Dat geldt in het bijzonder voor de werkplekken in de publieksruimtes. De bezoekers van het kantoor van BrabantWonen worden als gasten behandeld. Dat betekent dat mensen in de regel worden opgehaald bij de receptie, worden begeleid naar de betreffende afspraak en weer worden teruggebracht. Voor mensen die hier vaker komen en ‘op zijn Brabants’ de weg weten, is dat uiteraard niet nodig. Het heeft echter wel attentiewaarde om het toch te doen. Bedrijfseigendommen zoals kopieermachines, gereedschap en digitale camera’s zijn in principe niet bestemd voor privégebruik. Het gebruik van gereedschappen van Brabant15

RVC/BW/13/058

Wonen is na overleg met de leidinggevende toegestaan. Hierbij geldt wel, dat het niet mag gaan om het stelselmatig uitoefenen van bedrijfsmatige activiteiten buiten werktijd. Bovendien geldt hierbij dat altijd de toezicht- en veiligheidsvoorschriften in acht moeten worden genomen. Het structureel gebruikmaken van faciliteiten van BrabantWonen is niet toegestaan, maar af en toe een kopietje of een persoonlijk telefoontje kan natuurlijk wel. Een vergelijkbare handelswijze geldt voor het gebruik van e-mail en internet: beperkt privé-gebruik is geen probleem, mits het werk er niet onder lijdt. We hanteren hierbij het internetprotocol. Veel medewerkers hebben bedrijfseigendommen in bruikleen om hun taken goed te kunnen uitoefenen. Deze middelen zijn veelal ook te gebruiken in een privé-omgeving (denk aan mobiele telefoons, tablets en laptops). We gaan er vanuit dat elke medewerker zorgvuldig met deze bedrijfseigendommen omgaat en het privégebruik tot een minimum beperkt. Tenslotte, het gebruik van alcohol en andere verdovende middelen onder werktijd zijn uiteraard niet toegestaan. 9. Gedragsregels Op basis van de uitgangspunten van ons integriteitbeleid: voor iedereen gelden dezelfde regels; eigen verantwoordelijkheid; vertrouwen is vertrekpunt; pas toe of leg uit; het gaat niet om de letter, maar om de geest; bespreekbaar maken; voorbeeldgedrag; functiescheiding; checks and balances; vier-ogen-principe; kunnen we onze integriteitcode samenvatten in de volgende tien gedragsregels:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

We dragen verantwoordelijkheid voor ons eigen gedrag. We stellen ons open en transparant op. We houden ons aan gemaakte afspraken. We zijn aanspreekbaar en durven anderen aan te spreken. We spreken vooral met elkaar en niet over elkaar. We vermijden ongewenste omgangsvormen en gaan respectvol met elkaar (collega’s, klanten, zakelijke relaties) om. 7. We zijn alert op onverenigbaarheid en/of belangenverstrengeling en vermijden alle schijn van omkoopbaarheid. 8. We zijn terughoudend in het accepteren van geschenken en uitnodigingen. 9. We gaan zorgvuldig met informatie om. 10. We aarzelen niet om problemen te melden en gaan in gesprek over dilemma’s ten aanzien van integer handelen.

16

RVC/BW/13/058

10. Sanctiebeleid De cultuur bij BrabantWonen voor wat betreft integriteit is goed. Er is geen concrete aanleiding om te twijfelen aan het ‘geweten’ van medewerkers binnen BrabantWonen. Toch hebben we ook ervaringen achter de rug waarbij we stellen: dit kan en mag niet! We moeten dan ook stilstaan bij de sanctiemogelijkheden als de gewenste gedragsregels niet worden nageleefd. Het zal duidelijk zijn dat alles afhangt van de specifieke situatie en de aard en omvang van de overtreding. Bij het vaststellen van de sanctie spelen veel vragen en gegevens een rol:  Is sprake van eenmalig gedrag of van een patroon?  Heeft de betrokkene zelf al ingezien dat zijn of haar gedrag niet juist was of niet?  Is dat op eigen initiatief gebeurd of niet?  Is er sprake van zelfinzicht en spijt of juist van ontkenning?  Zijn er meerdere mensen bij betrokken of niet?  Heeft de betrokkene een voorbeeldfunctie of niet?  Is de relatie met de leidinggevende en de eventuele ondergeschikten geschaad?  Hoe is het perspectief hierop in de toekomst?  Is er sprake van onbewuste onbekwaamheid of van bewust afwijken van gewenst gedrag en regels?  Is er sprake van schade voor BrabantWonen? Het sanctiebeleid is hiermee zeker geen spoorboekje. Sancties worden dan ook niet lichtvaardig vastgesteld. Dat gebeurt altijd in overleg tussen meerdere personen (onder wie in ieder geval de leidinggevende, de directeur van het betreffende bedrijfsonderdeel en de manager P&O) en wordt met het bestuur afgestemd. Bij een overtreding van een medewerker volgt in elk geval een persoonlijke brief met hierin een berisping en afspraken voor de toekomst. Deze brief wordt vastgelegd in het personeelsdossier. Een grote of herhaalde overtreding kan, zoals het helaas ook al eens is voorgekomen, uiteindelijk leiden tot een ontslagprocedure. Tussen berisping en ontslag zit maatwerk waartoe ook bijvoorbeeld het bevriezen van salaris behoort (de facto een negatieve beoordeling). De crux zit hem in de vastgelegde afspraken in de toekomst.

17

RVC/BW/13/058

Deel 3: Klokkenluiderregeling Algemeen BrabantWonen stimuleert een bedrijfscultuur met als kernwaarden ‘met respect voor mens en omgeving’, ‘gepassioneerd betrokken bij de samenleving’ en ‘open en aanspreekbaar. Deze waarden liggen ten grondslag aan het integriteitbeleid, de integriteitcode en deze klokkenluiderregeling. Deze regeling biedt iedere medewerker van BrabantWonen de mogelijkheid om een (vermoeden van) overtreding van interne of externe regelgeving te melden. Openheid, betrouwbaarheid en integriteit vragen een tweerichtingscommunicatie tussen medewerker en leidinggevende over alle zaken die de arbeidsrelatie en de werkomgeving betreffen. Daarom is het uitgangspunt binnen BrabantWonen om meldingen of vermoedens van overtredingen altijd eerst met de leidinggevende te bespreken. Deze regeling is vastgesteld door het bestuur van BrabantWonen en heeft de instemming van de OR. De regeling treedt in werking per 1 januari 2013. Het management dient ervoor te zorgen dat de klokkenluiderregeling voorhanden is en bekend is bij alle medewerkers. De volledige regeling staat in ieder geval op het intranet. Een externe versie komt op de website van BrabantWonen. Deze regeling beschrijft: 1. De onderwerpen van melding. 2. De bescherming die melders (klokkenluiders) krijgen. 3. De gewenste geheimhouding. 4. Het indienen van een melding en de vervolgstappen. Onderwerpen van een melding Een melding van een schending van interne dan wel externe (wet– en) regelgeving moet gebaseerd zijn op ernstige en feitelijke gronden. Het onderwerp van de melding dient verband te houden met een kwestie die, niet limitatief, onder een van de volgende categorieën valt: - een strafbaar feit; - een (mogelijke) schending van intern beleid zoals bijvoorbeeld de integriteitcode, het inkoop- en aanbestedingsbeleid of het financieel statuut; - een (mogelijk) gevaarlijke situatie/risico voor gezondheid, veiligheid of milieu; - een bewust verkeerde informatieverschaffing aan de publieke autoriteiten; - het achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie die op dergelijke zaken betrekking heeft; - gevallen van diefstal of fraude in relatie tot de onderneming. Rechtsbescherming Het is BrabantWonen-beleid dat een melding die te goeder trouw is gedaan, geen negatieve gevolgen zal hebben voor de medewerker. Daarom wordt een medewerker die met inachtneming van de bepalingen van deze regeling een misstand heeft gemeld, op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. Medewerkers die menen naar aanleiding van een melding nadelige gevolgen te hebben ondervonden, worden verzocht dit zo snel mogelijk kenbaar te maken aan het bestuur. Indien de melding gebaseerd is op het handelen van het bestuur en/of men is van mening dat het bestuur nalatig is in het ondernemen van acties, kan de melding worden gericht aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Er zal, afhankelijk van de situatie, door de leidinggevende of het bestuur worden zorggedragen voor de nodige begeleiding en nazorg om voor de melder en de overige betrokkenen eventuele nadelige gevolgen in werksfeer en onderlinge verhoudingen tot een minimum te beperken.

18

RVC/BW/13/058

Geheimhouding betrokkenen Een ieder die betrokken is bij een melding van een (mogelijke) misstand is verplicht tot geheimhouding over alles wat hem in verband daarmee (zoals de melding, het vooronderzoek en het onderzoek zelf) is toevertrouwd of bekend geworden. Het indienen van een melding en de vervolgstappen Het indienen van een melding van een (mogelijke) misstand kent de volgende stappen en eisen. a. Als het gaat om het indienen van een officiële melding dan zal dit altijd schriftelijk en niet anoniem moeten gebeuren. b. Een melding van een (mogelijke) misstand dient in eerste instantie bij de leidinggevende gedaan te worden. Indien de omstandigheden dit niet mogelijk maken of indien de leidinggevende onvoldoende gehoor geeft aan de melding kan een (mogelijke) misstand worden gemeld bij het bestuur van BrabantWonen of bij de vertrouwenspersoon. De rol van vertrouwenspersoon wordt ingevuld door een interne vertrouwenscommissie of een externe vertrouwenspersoon. In de loop van 2013 wordt dit nader uitgewerkt en besloten. Tot die tijd vervult de voorzitter van de Ondernemingsraad de rol van vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon meldt de zaak vervolgens bij het bestuur. c. De vertrouwenspersoon kan, indien de melder hierom verzoekt, de gegevens van de melder anonimiseren. d. De melder krijgt in alle gevallen een schriftelijke ontvangstbevestiging. e. Indien de melding betrekking heeft op het functioneren van het Bestuur of men is van mening dat het Bestuur nalatig is in het ondernemen van acties, dan kan de melding worden gedaan bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen. f. De melding wordt verder onderzocht door het Bestuur of de voorzitter van de Raad van Commissarissen. De voortgang in deze en de uitkomsten hiervan zullen, de gewenste en noodzakelijke vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid in acht nemend, binnen zes weken schriftelijk worden teruggekoppeld aan de melder of de vertrouwenspersoon.

19