Krijgen archiefinspecteurs kieuwen? Over de transformatie van archieftoezicht 1 Frans Smit

Krijgen archiefinspecteurs kieuwen?

Krijgen archiefinspecteurs kieuwen? Over de transformatie van archieftoezicht1 Frans Smit

How does newness come into this world? How is it born? Of what fusions, translations, conjoinings is it made? - Salman Rushdie

Stippen zetten zonder horizon De arena waarin informatie wordt gecreëerd, verwerkt, gebruikt en beheerd, is een landschap dat in korte tijd onherkenbaar is veranderd. Rollen verdwijnen, gaan in elkaar op en worden uitgevonden. Toezicht op informatiebeheer zal bij de overheid zeker een factor blijven. Maar op welke manier zal dat toezicht zich ontwikkelen? En krijgt het bestaande archieftoezicht daarin een plek? En hoe ziet die plek, en het landschap dat het omringt, er dan uit? Voor archiefinspecteurs en hun opdrachtgevers is het moeilijk om de clichématige stip op de horizon te zetten, want de informatiearena en het landschap die haar omringt, zijn nog volop in ontwikkeling, Een vastomlijnde horizon is nog niet in zicht. De Italiaanse schrijver en filosoof Alessandro Baricco verkent in De Barbaren2 een fundamentele transformatie van onze samenleving. Die wijziging gaat verder dan conflicten tussen generaties en belangengroepen: “In dit geval lijkt het echter veel radicaler, alsof de aanvallers veel verder gaan: ze zijn de landkaart aan het veranderen. Misschien hébben ze hem zelfs al veranderd. Zoiets moet er gebeurd zijn in de gezegende jaren dat de Verlichting opkwam, of in de dagen waarin de hele wereld opeens romantisch bleek te zijn geworden. Er waren geen troepenverplaatsingen, en ook geen zonen die hun vaders vermoordden. Ze waren mutanten, die het ene landschap vervingen voor een ander, en daar hun eigen habitat vestigden. Misschien is dit ook zo’n moment. En zijn degenen die wij barbaren noemen een nieuwe soort, met kieuwen achter de oren, die heeft besloten om onder water te leven.”3 Dat nieuwe landschap is volgens Baricco het paradijs van de surfer, van de mutant die eindeloos oppervlakkige nieuwe verbindingen legt. Het beschavingsideaal van de 19eeuwse burgerij, waarin het opzoeken en blootleggen van de kern onder het oppervlak een essentiële activiteit was die de mensheid vooruit hielp, is voor die surfende barbaar totaal oninteressant, ja zelfs volkomen onbegrijpelijk. Baricco’s barbaren met kieuwen willen niet voorwaarts maar zijwaarts. En dat in eindeloze sequenties. De beweging die Baricco in zijn essay verkent, is voor een belangrijk deel mogelijk gemaakt door de ontwikkeling van ICT. Het denken over informatie is helaas nog steeds een zaak van disciplines die elkaar veel te weinig opzoeken. De laatste jaren wordt onder andere door Luciano Floridi4 gewerkt aan een integrale informatiefilosofie. Daarin wordt het denken over informatie voorzien van een logisch 1

Met dank aan Rienk Jonker, gemeentearchivaris van Leeuwarden, voor zijn kritisch commentaar op eerdere versies 2 Baricco, Alessandro; De Barbaren (vert. Manon Smits), Amsterdam, 2011 3 Baricco, p. 4 4 Zie bijv Floridi, Luciano, The Philosophy of Information, Oxford 2011; Information, a very short introduction, Oxford 2010 en de website http://www.philosophyofinformation.net/

©F.P. Smit, 2012

pagina 1


fundament en wordt onder andere een informatie-ethiek ontwikkeld. Ook Floridi is overtuigd dat een fundamentele maatschappelijke verandering plaatsvindt. Hij relateert die direct aan de groei van ICT. Hij spreekt van een vierde revolutie: de Information Revolution. Daarin hebben ‘inforgs’ als ‘semantic machines’ (mensen en apparaten) de macht in een nieuwe maatschappelijk dimensie, de ‘infosphere’. Dit is volgens Floridi geen science fiction, het is de nieuwe realiteit5. Inhoudelijker dichter bij huis maar wel verwant aan dit denken, was David Bearman al in 1994 (inmiddels dus bijna 20 jaar geleden) overtuigd van de noodzaak tot een fundamenteel andere rol voor de archivaris. Die noodzaak werd hem ingegeven door een onderzoek naar hoe de integriteit en authenticiteit van records in een ICT omgeving het beste kunnen worden gegarandeerd. Zijn stelling is dat records managers en archivarissen hun aandacht van de uitkomst van het beheer (het archief) moeten verleggen naar de kwaliteit van het systeem waarin wordt beheerd. In Bearman’s woorden: “(…) the responsibilities of records managers and archivists will shift from physical custody to administrative and intellectual control.”6 Het gaat met andere woorden niet meer om de lokatie en de inhoud van de bewaarplaats maar om alle organisatorische maatregelen die gericht zijn op het informatiebeheer7. De archivaris is dan geen hoeder en toezichthouder van een hoeveelheid informatie maar van een kwaliteitssysteem. Die gedachte betekent zelfs nu nog, bijna 20 jaar later, nog steeds een flinke mutatie in het denken en voelen van veel records managers en archivarissen8. Vanuit het denken van Baricco als cultuurfilosoof, Floridi als informatiefilosoof en Bearman als archieftheoreticus tracht ik antwoorden te vinden op de volgende vraag: “Welke effectieve rol kan archieftoezicht nu en in de toekomst spelen in het verbeteren en borgen van de kwaliteit van informatiebeheer?”. Ik heb de volgende afbakeningen toegepast. Ten eerste gaat het mij in eerste instantie om archieftoezicht bij lagere, Nederlandse overheden. De reden daarvoor is simpel en praktisch: ik ben werkzaam bij een gemeente en dit artikel is mede een reflectie op de ervaringen die ik daar heb opgedaan. Maar wellicht zijn de observaties en de stellingen ook herkenbaar en bruikbaar in andere organisaties. Een tweede afbakening betreft de richting waarin ik antwoorden zoek. Het gaat hier voornamelijk om het systeem en de achterliggende definities en concepten van informatiebeheer. Er zijn nog vele andere wegen om antwoorden te vinden, bijvoorbeeld de zoektocht naar kerncompetenties, het verkennen van bedrijfsculturen, een kritische reflectie van de huidige weten regelgeving of een inventarisatie van benodigde hulpmiddelen. Al deze invalshoeken zijn wat mij betreft van groot belang maar de lezer zal ze hier in mindere mate aantreffen. Hier beperk ik me tot een systeembenadering en volg ik een aantal richtingaanwijzers. 5

Zie Floridi, Information, a very short introduction, p. 14-16 e.v. Bearman, David, Electronic evidence, strategies for managing records in contemporary organizations, Pittsburgh 1994 , p.86 7 Zo ongeveer als bedoeld door ISO 15489 8 Zie bijv discussies rond het e-depot, waarin nog te vaak voetstoots wordt aangenomen dat de informatielogistieke arrangementen uit het papieren tijdperk in de ‘infosphere’ moeten worden geïmiteerd. 6

©F.P. Smit, 2012

pagina 2


Achtereenvolgens nemen we vier afslagen: de definitie van informatie, informatiemanagement, information governance en kwaliteitsmanagement. Iedere afslag levert een of meer stellingen op. Die worden aan het einde gebundeld. Die bundel vormt dan het antwoord dat dit betoog wil geven op de hierboven gestelde vraag. We gaan dus in dit artikel zijwaarts, geheel in lijn met Baricco’s barbaren, maar wel met de wens om vooruit te komen. Over die paradox volgt aan het slot meer. Informatie gaat zijn glazen gang De eerste afslag die we nemen gaat over de kern van het object waar we toezicht op houden: informatie. Er zijn woorden waarbij iedereen meteen een beeld heeft en waarvan iedereen vervolgens een net even andere definitie geeft. Informatie is zo’n woord. De International Standards Organization biedt uitkomst om een gemeenschappelijk inzicht te ontwikkelen. De ISO norm 5127 geeft de volgende kernachtige en daarmee mooie definitie: “Information is knowledge that is communicated”9. ISO 5127 leidt ons dan verder door ook een definitie te geven van “recorded information”. Dat is “information stored in, on, or by a data medium”. Een verdere stap wordt gegeven door de definitie van record: “set of data on one person or object, selected and presented for a predefined specific purpose”. Deze laatste definitie is vanuit archivistisch oogpunt niet bepaald zuiver. Bearman hanteert een definitie die mijns inziens even kort als doeltreffend is: ”Recorded transactions are information communicated to other people in the course of business via a store of information available to them.”10 En, dichter bij huis, vinden we een zeer welluidende definitie: een archiefstuk is de manifestatie van een handeling11. De definities van begrippen als informatie, gegevens, archiefbescheiden en records zijn nog lang niet gestandaardiseerd12. Een recente inventarisatie van definities in de Nederlandse wetgeving in het kader van het project Baseline Informatiehuishouding van Gemeenten laat een schrikbarend beeld zien13. Maar misschien moeten we ons ook neerleggen bij het problematische karakter van een definitie van informatie. Informatie is een van die begrippen die zich alleen maar door middel van zijn eigen bestaan laat verklaren en begrijpen. Gelukkig is er bij veel definities wel een constante te onderkennen. De definities van ISO 5127, van David Bearman en van Peter Horsman impliceren alle het idee van informatie als een handeling. Informatie is een activiteit. Het vastleggen van die 9

Alle hier gebruikte citaten uit NEN ISO 5127: Information and documentation — Vocabulary, First edition, 2001; pag. 8 e.v. 10 Bearman p. 94. Bearman vindt blijkbaar communicatie geen onderdeel van informatie, ISO 5127 wel. 11 Met dank aan Rienk Jonker die mij deze definitie, in 2009 door Peter Horsman gegeven, aan de hand deed. 12 Zo geven internationale standaarden als Moreq2010 (zie http://moreq2010.eu/ ) en ISO 16175 verschillende definities, en wijkt het INTERPares project daar ook weer vanaf (http://www.interpares.org/ip2/ip2_term_fdisplay.cfm?tid=1121&pageID=2 ). 13 De inventarisatie is niet gepubliceerd. Meer informatie over de Baseline Informatiehuishouding van Gemeenten staat hieronder in dit artikel.

©F.P. Smit, 2012

pagina 3


activiteit zorgt ervoor dat die op verschillende tijden en plaatsen opnieuw kan plaatsvinden. Kennis moet opnieuw gecommuniceerd kunnen worden. Dat is de reden voor het vormen van archief. De geschiedenis van informatie volgens onderzoeksjournalist James Gleick14 is de geschiedenis van het wegnemen van de obstakels voor het verspreiden van informatie. Informatie (gecommuniceerde kennis) vecht altijd voor overleving. Informatie gebruikt alle mogelijke middelen om dat te bereiken. Informatie werkt samen, elimineert obstakels, en wisselt van mechanische en biologische informatiedragers. De archiefinspecteur dient ertoe bij te dragen dat kennis later en elders opnieuw gecommuniceerd kan worden volgens een tevoren bepaald kwaliteitsniveau. De archiefinspecteur dient er ook aan toe bij te dragen dat dat juist niet kan gebeuren: dat is wanneer de maatschappij verlangt dat vastgelegde informatie vernietigd moet worden. In de digitale wereld, en in de lijn van het betoog van James Gleick, is dat vernietigen overigens erg lastig geworden. Informatie heeft zoveel mogelijkheden om voort te bestaan dat vernietiging nauwelijks meer gegarandeerd kan worden. Informatie gaat zijn glazen, onnavolgbare gang en vindt steeds minder obstakels en controlemogelijkheden op zijn weg. Het is als water dat stroomt waar het niet gaan kan. In die nieuwe situatie moeten traditionele betrokkenen als beheerders en toezichthouders hun bestaansreden opnieuw aantonen. In de volgende paragrafen wordt gepoogd om toezichthouders daarin te helpen en te voorzien van inzichten uit andere vakgebieden. De stellingen: - Informatie is een activiteit die, eenmaal vastgelegd, zich moeilijk meer laat stoppen - Alle professionals moeten in de infosphere hun bestaansreden aantonen. Inclusief toezichthouders. Informatiemanagement en het Records Continuum De tweede afslag die genomen wordt, gaat over informatiemanagement. Dat is het geheel van beleid, maatregelen en uitvoering ten aanzien van creatie, verwerking, beheer en gebruik van informatie in een organisatie. En dan met name: ten aanzien van de relaties tussen die onderwerpen. Door middel van informatiemanagement proberen organisaties informatie optimaal in te zetten in hun werkprocessen. Een in Nederland steeds vaker gebruikte methode voor informatiemanagement is het Amsterdams 9-vlak15.

14

Gleick, James, The Information, a history, a theory, a flood; Londen, 2011; Zie onder andere Rik Maes, Informatiemanagement in kaart gebracht; PrimaVera Working Paper, Universiteit van Amsterdam, Department of Information Management; 2003 15

©F.P. Smit, 2012

pagina 4


Business

Informatie Communicatie

Technologie

Richten (Strategisch)

Inrichten (Taktisch)

Verrichten (Uitvoerend)

Diagram 1: het 9-vlak Het 9-vlak is een instrument voor analyse en voor beleidsbepaling. Het bestaat uit domeinen en uit de verbindingen daartussen. Het doel van informatiemanagement volgens dit model bestaat uit het optimaliseren van de kwaliteit van de verbindingen. In het 9-vlak worden de domeinen Business, Informatie en Communicatie, en Technologie onderscheiden. Ieder domein kent een strategisch (richten), een tactisch (inrichten) en een uitvoerend (verrichten) niveau. De kracht van het 9-vlak ligt in de scheiding van informatie en technologie. De business heeft informatie nodig om te kunnen functioneren. Technologie kan dat mogelijk maken. Als analyse-instrument heeft het 9-vlak zich inmiddels ruim bewezen. Het wordt in veel opleidingen voor informatiemanagement gebruikt. Er zijn bedrijven die door middel van het 9-vlak beschrijven welke diensten zij kunnen leveren. Het loont daarom de moeite om te bepalen in welke domeinen en verbindingen archieftoezicht een rol zou moeten spelen. Op die manier wordt het mogelijk om te bepalen waar archieftoezicht zich tegenwoordig mee bezig dient te houden. Onderstaand schema met een aantal voorbeelden maakt duidelijk dat archieftoezichthouders zich met feitelijk alle vlakken en verbindingen in het model bezig dienen te houden. Domein 9-vlak Richten van business Inrichten van business Verrichten van de business Richten van informatie en communicatie Inrichten van informatie en communicatie Verrichten van informatie en communicatie Richten van technologie Inrichten van technologie

©F.P. Smit, 2012

Voorbeelden De missie en visie van de organisatie en de plaats die informatiebeheer daarin krijgt. De aanwezigheid van gekwalificeerd personeel en benodigde middelen; de aanwezigheid van processen en procedures; Informatiedienstverlening uit, en op basis van, archief De visie op en strategie voor informatiebeheer en compliance; de visie op whereabouts en op gebruik social media; de randvoorwaarden aan informatie-architectuur. De inrichting van de informatie-architectuur; de inrichting van het metadataschema: toepassingsprofiel; de inrichting van beheerprocessen Opnemen, beheren, beschikbaar stellen van informatie Het beleid t.a.v. open source en t.a.v. de kwaliteit van opslagmedia, software en hardware De toepassing van gecertificeerde software, de inrichting van de ICT-architectuur, de

pagina 5


Verrichten van technologie

toepassing van open bestandsformaten, het gebruik van cloudoplossingen Het beheer van software, hardware en opslagmedia t.b.v. opnemen, beheren en beschikbaar stellen archief

De verbindingen tussen de verschillende domeinen kunnen gebruikt worden door de archieftoezichthouder om vragen te stellen over het informatiebeheer van een organisatie. Hieronder volgen enkele voorbeelden. Verbinding Richten business-Inrichten business Inrichten business-Inrichten Informatie Inrichten business-Verrichten business Richten Informatie- Inrichten Informatie Inrichten informatie- Verrichten informatie Richten informatie- Richten technologie Inrichten technologie- Inrichten Informatie Verrichten technologie- verrichten informatie

Voorbeeld Indien de organisatie overheidshandelingen verricht, is ze dan ook voorzien van de mensen, middelen en maatregelen om compliant te zijn op het gebied van informatiebeheer? Wordt het kwaliteitssysteem dusdanig geïmplementeerd dat de inrichting van de informatiehuishouding voldoet aan de wettelijke eisen? Zijn er voldoende middelen om informatiedienstverlening te waarborgen? Worden de visie en het beleid op het gebied van informatiebeheer vertaald naar een informatie-architectuur en informatiestandaarden? Leidt de inrichting van de informatiehuishouding tot een correcte uitvoering van het informatiebeheer? Zijn het informatiebeleid en het ICT-beleid doelmatig op elkaar afgestemd? Zijn databases dusdanig ontworpen en in gebruik dat voldaan wordt aan het toepassingsprofiel voor metadata? Functioneren de software en de infrastructuur dusdanig dat de informatieprocessen effectief ondersteund worden?

Voor iedere vraag kan een archiefinspecteur een kader opstellen om het antwoord te wegen en om op basis daarvan een diagnose en effectieve aanbevelingen op te stellen. Als archieftoezicht in alle domeinen en verbindingen een rol heeft dan houdt dat in dat de inspecteur met een enorme hoeveelheid functionarissen te maken krijgt. Denk aan informatie architecten, ICT-architecten, softwareontwikkelaars, leveranciers van hardware, informatiedienstverleners, kwaliteitsmanagers, strategisch beleidsadviseurs, ontwerpers, proceseigenaren, procesverantwoordelijken, bestuurders, afdelingsmanagers, informatiebeheerders als DIV-ers en archivarissen, opleidingsmanagers, security officers, juridische adviseurs, applicatiebeheerders, functioneel beheerders, accountants, controllers, auditors, risicomanagers, medewerkers facilitaire zaken etc etc. Het lijkt erop dat de enorme hoeveelheid rollen, en de enorme overlap in die rollen, een afspiegeling is van de (hopelijk niet vergeefse) moeite die organisaties zich getroosten om grip op informatie te krijgen en te houden. Een inspecteur komt eigenlijk in alle vlakken en in alle verbindingen in het 9-vlak onderwerpen tegen die object van inspectie zijn. Een inspecteur dient daarom in staat te zijn om ieders bijdrage aan de kwaliteit van informatiebeheer naar waarde te schatten. Daarbij komt de inspecteur dicht in de buurt van Bearman’s nieuwe rol van de archivaris (daarover later meer). Het Records Continuum: extra focus binnen informatiemanagement Het 9-vlak biedt ook de mogelijkheid om op een heldere manier de werelden van informatiemanagement en archivistiek met elkaar te verbinden. Het Records Continuum is een archivistisch concept dat uitstekend past in het vlak van het richten van informatie en communicatie. In 9-vlak termen: midden-boven. Het Records Continuum is dus een basis voor informatiebeleid.

©F.P. Smit, 2012

pagina 6


Het Records Continuum heeft als uitgangspunt dat informatie na vastlegging in verschillende dimensies verschillende functies kan hebben. Die informatie dient echter altijd vanaf het moment van vastlegging dusdanig beheerd te worden dat essentiële kenmerken behouden blijven. Het ‘recordkeeping regime’ is er altijd voor bedoeld om de essentiële kenmerken van informatie te behouden. Dat gaat dan bijvoorbeeld om kernwaarden als context, authenticiteit en integriteit16. Ongeacht het geldende ‘recordkeeping regime’, dus bijvoorbeeld ongeacht of archiefbescheiden zijn overgebracht of niet, moet de vastgelegde kennis opnieuw gecommuniceerd kunnen worden met behoud van die kernwaarden.

Schema van het Records Continuum 17 Bovenstaand schema geeft de essentie van het Records Continuum weer. De visuele waarde van het schema ligt onder andere in het doorbreken van een lineair perspectief op archiefbeheer. Informatie kent volgens het Records Continuum geen ‘levenscyclus’. Daarmee wordt met het uitgangspunt gebroken dat informatie in verschillende ‘fases’ of in verschillende ‘recordkeeping regimes’ verschillend beheerd zou moeten worden18. Het schema is een zeer compacte weergave van verschillende contexten (de assen) van de omgang van informatie wordt ‘gekruist’ met verschillende dimensies (de cirkels) . Dat levert dan zestien topics op19, die alle onderzoeksobjecten voor archieftoezicht zijn:

16

Deze hele korte samenvatting is voornamelijk gebaseerd op http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=2380 17 Afbeelding afkomstig van: http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html 18 Er kan wel sprake zijn van een ‘levenscyclus’ van beheeromgevingen van informatie. Als de informatie van een beheeromgeving wordt omgezet naar een andere, dan is er sprake van een einde en een begin van dat informatiebeheer. 19 Gebaseerd op http://labyrinth.rienkjonker.nl/albumRecordscontinuum

©F.P. Smit, 2012

pagina 7


As Weergave gebeurtenissen (evidential axis)

Transacties (transactional axis)

Domeinen (identity axis)

Archieffunctie (recordkeeping axis)

Cirkel Creatie (creation) Vastleggen (capture) Gebruik (organise) Hergebruik (pluralise) Creatie (creation) Vastleggen (capture) Gebruik (organise) Hergebruik (pluralise) Creatie (creation) Vastleggen (capture) Gebruik (organise) Hergebruik (pluralise) Creatie (creation) Vastleggen (capture) Gebruik (organise) Hergebruik (pluralise)

Topic Registratie Bewijsvoering Individueel en organisatiegeheugen Collectief geheugen Actie Activiteit Functie Doel Actor Organisatieonderdeel Organisatie Institutie Document Dossier/serie Archief Archieven

Het Records Continuum kan net als het 9-vlak zelf gebruikt worden als diagnose- en toetsingsinstrument (‘ist’) en als beleidsinstrument (‘soll’). Het biedt bovendien voor archieftoezicht ook een extra focus binnen het 9-vlak. Toetsing en (de onvermijdelijk daarop volgende) diagnose van het informatiemanagement van een organisatie kunnen op basis van het 9-vlak gebeuren, en daarbinnen toegespitst op de topics van het Records Continuum. Stellingen - archieftoezicht bestrijkt alle aspecten van informatiemanagement, met focus op het Records Continuum - het Records Continuum is daarom een goed concept om bruggen te slaan tussen archivarissen en o.a. informatiemanagers - archieftoezicht moet in staat zijn om verbindingen met alle stakeholders van informatiemanagement te onderhouden De kringen van beheersing: Information Governance De opkomst van Information Governance Bij deze derde afslag wordt de aandacht van het object van toezicht naar de toezichthouder zelf verschoven. Welke organisatorische positie zou deze kunnen innemen in een nieuw landschap? Ging het in de voorgaande paragraaf over informatiemanagement, hier gaat het om informatiebeheersing, ofwel Information Governance. Bij informatiemanagement ligt de nadruk op de effectiviteit van de informatiehuishouding in relatie tot de organisatiedoelen. Bij informatiebeheersing gaat het om de grip op die informatiehuishouding. Het gedachtengoed van Information Governance is nauw verbonden met de opkomst van het Corporate Governance-denken dat in de jaren ’90 van de vorige eeuw in de Verenigde Staten opgang maakte. Dit gebeurde mede naar aanleiding van een aantal geruchtmakende zaken, zoals het Enron-schandaal. De nadruk bij Corporate Governance lag aanvankelijk voornamelijk op de financiële aspecten van de organisatie. De laatste jaren is het governancedenken ook ontwikkeld met betrekking

©F.P. Smit, 2012

pagina 8


tot de informatiehuishouding van organisaties: Information Governance20. Belangrijke uitgangspunten bij Information Governance zijn: 1. Er moeten algemene normen zijn vastgesteld om te bepalen of een organisatie in control is van zijn informatie; 2. Deze normen moeten gedragen worden door de voornaamste stakeholders; 3. De verantwoordelijkheden voor de implementatie van die normen zijn vastgelegd. Een belangrijke functie in Information Governance is die van de Chief Information Officer (CIO). Deze functionaris dient in het management van de organisatie de eindverantwoordelijkheid te hebben m.b.t. de realisatie en de handhaving van de normen.21 The World According to GARP Het Amerikaanse ARMA International heeft een methode ontwikkeld om te bepalen in hoeverre een organisatie in control is van zijn informatie. ARMA International heeft de methode de naam Information Governance Maturity Model22 gegeven. Het vertrekpunt ligt daarbij in Records Management. Het model gaat echter nog wel vele stappen verder. De bedoeling is dat het model vanuit alle denkbare standpunten in kaart brengt of een organisatie grip heeft op zijn informatie. Het vertrekpunt daarbij is een normenset voor Information Governance: de Generally Accepted Recordkeeping Principles, kortweg GARP genoemd. The World According to GARP kent de volgende principes23: Principe 1: Verantwoordelijkheid. Verantwoordelijkheden dienen vastgelegd te zijn en toebedeeld aan competente functionarissen Principe 2: Integriteit. De informatie in de organisatie dient een passende mate van authenticiteit en betrouwbaarheid te bezitten Principe 3: Bescherming. De informatie in de organisatie dient voldoende beschermd te zijn, vooral met betrekking tot privacy, veiligheid en vertrouwelijkheid Principe 4: Rechtmatigheid. De rechtmatigheid van het informatiebeleid moet verzekerd zijn Principe 5: Beschikbaarheid. Efficiënte, tijdige en correcte beschikbaarstelling van informatie moet verzekerd zijn. Principe 6: Duurzaamheid. Duurzame beschikbaarheid van informatie moet verzekerd zijn Principe 7: Verwijdering. Als informatie verwijderd moet worden dan moet dat op een veilige en passende wijze geschieden

20

Recentelijk is Information Governance ook in het DLM Forum als speerpunt benoemd, mede op basis van Moreq2010, zie http://www.dlmforum.eu/ e.v. 21 De praktijk leert helaas vaak dat CIO’s zich nog teveel bezighouden met technologie (de rechterkant van het 9-vlak) en te weinig met de informatie zelf (de middenkolom van het 9-vlak). 22 Zie http://www.arma.org/garp/metrics.cfm e.v. 23 Zie http://www.arma.org/GARP/ e.v.; Nederlandse vertaling van de auteur

©F.P. Smit, 2012

pagina 9


Principe 8: Transparantie. De processen en procedures van het informatiebeheer moeten op een begrijpelijke wijze gedocumenteerd zijn; en die documentatie moet beschikbaar zijn voor wie daarover moet kunnen beschikken.

Het Information Governance Maturity Model is een methode om de principes van GARP in een organisatie toe te passen. Het is een volwassenheidsmodel, zoals we dat ook van het INK-model (zie onder) kennen. De groei naar informatiebeheersing verloopt langs de niveaus van afwezigheid, in ontwikkeling, basis op orde, actief bewustzijn naar de volledige integratie van Information Governance in het algemeen beleid. De groei naar informatievolwassenheid wordt in dit model afgelegd door middel van gerichte ontwikkelprogramma’s. De Baseline Informatiehuishouding Gemeenten De Baseline voor de Informatiehuishouding van Gemeenten, die in 2011 en 2012 in opdracht van de Vereniging Nederlandse Gemeenten is samengesteld, is een ander voorbeeld van de ontwikkeling van Information Governance. De achtergrond van deze normenset wordt gevormd door de kabinetsnota Informatie op Orde uit 2006 24. Deze nota vormde de basis om te komen tot Baselines voor de volledige Nederlandse overheid. Na de normenset voor de Rijksoverheid zijn deze nu ook beschikbaar voor waterschappen, provincies en gemeenten. De Baseline is samengesteld door een brede projectgroep waar onder andere archiefinspecteurs, DIV-specialisten en informatie-architecten aan hebben deelgenomen. Het is redelijk uniek te noemen dat samenwerking tussen deze disciplines hebben geleid tot een vruchtbare synthese. De Baseline kan gezien worden als een invulling van GARP voor Nederlandse gemeenten, en bevat de volgende onderwerpen: Bestuur en Beleid; Organisatie; Standaarden; Ordening en metadata; Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit; Kwaliteitszorg en Digitale vervanging en verwijdering25. Een jungle, een crisis en een paradox De invulling van de normen, de kwaliteitszorg ervan en het toezicht erop, zijn gebaseerd op regels en standaarden. Er is een groeiend woud aan standaarden op internationaal en nationaal niveau vanuit verschillende aanvliegroutes en met een enorme overlap. Je kunt inmiddels wel spreken van wildgroei. Hierboven werd al geconstateerd dat er een grote verscheidenheid is aan definities van informatie, en dat een bonte verzameling aan expertises is ontstaan met betrekking tot informatievoorziening en –beheer. Het is niet overdreven om te stellen dat sprake is van een vakinhoudelijke crisis die van grote maatschappelijke betekenis is. Die crisis is mijn inziens een gevolg van het wegnemen van vrijwel alle obstakels voor de verspreiding van informatie, zoals James Gleick dat schetst. Alle regels en standaarden zijn bedoeld om informatie toch maar in control te kunnen houden. Dat geschiedt misschien tegen beter weten in maar zonder die grip raakt het functioneren 24

Zie http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/rapporten/2006/10/26/informatie-oporde.html 25 Zie http://www.vng.nl/smartsite.dws?id=113823&ch=DEF e.v.

©F.P. Smit, 2012

pagina 10


en het voortbestaan van menige organisatie in gevaar. Grip hebben op informatie is misschien een illusie. Maar het is ook een illusie om te denken dat je je kunt permitteren om het dan maar niet meer te proberen. Binnen deze paradox moet de archiefinspecteur zijn positie opnieuw bepalen om een effectieve rol te kunnen spelen. Die zou kunnen liggen in het interpreteren van en kennis delen over al die regels en normen naar andere stakeholders in de organisatie. Dat kan op allerlei manieren: van voorlichting, educatie en beleidsadvies tot aan operational audits en formele toetsing. Governance in opbouw: praktijkvoorbeeld Almere Als we het Information Governance Maturity Model van ARMA Interrnational zouden gebruiken om de mate van Information Governance van gemeenten te bepalen, dan vermoed ik dat de meerderheid op een laag niveau zit. Weinig gemeenten zullen kunnen aantonen dat zij voor wat betreft hun informatiebeheer de basis op orde hebben. Een onderzoek, uitgevoerd door adviesbureau VHIC26, wijst daar ook op. Een praktijkvoorbeeld hoe de weg ingeslagen kan worden naar volwassen informatiebeheersing is de weg die de gemeente Almere de laatste twee jaar is ingeslagen. De weg is ongetwijfeld nog lang maar de voorwaarden zijn inmiddels wel aanwezig om de reis succesvol te ondernemen. Vanaf 2010 waren in Almere verschillende voorwaarden aanwezig om verbeteringen door te voeren. De belangrijkste voorwaarde is een gevoel van urgentie vanuit bestuur en ambtelijk management. “Basis op Orde” is een van de ontwikkellijnen van de organisatie. Het op orde brengen van informatie is een onderdeel daarvan. Zowel uit externe rapportages als uit intern onderzoek bleek dat informatie beter op orde gebracht moet worden, met als doel om de organisatie efficiënter te laten functioneren en te laten voldoen aan eisen van weten regelgeving. In de organisatie waren op verschillende plaatsen experts werkzaam die, ieder vanuit hun eigen invalshoek, een bijdrage leverden. Denk dan aan vakgebieden als privacybescherming, informatiebeveiliging, informatievoorziening en duurzaam informatiebeheer. De volgende stappen zijn in de laatste twee jaar ondernomen om de Information Governance te versterken: 1. Een project ter versterking van informatiebeveiliging, inclusief een bewustwordingscampagne en een organisatiebrede projectorganisatie; 2. Een campagne op het gebied van privacybescherming; 3. De vernieuwing van gemeentelijke regelgeving voor archiefbeheer 4. De start van een organisatiebreed programma Informatie op Orde, waarin een organisatie voor Information Governance, informatiebeheerplannen en bewustwordingscampagnes zullen worden gerealiseerd; dit op basis van de vernieuwde regelgeving. Het meest praktische onderdeel van de vernieuwing van de regelgeving betreft de 26

A. Versteeg en A. van Heijst, Management met informatie; Information Governance bij gemeenten, een verkenning. VHIC, 2010. Download via http://www.vhic.nl/

©F.P. Smit, 2012

pagina 11


verplichting voor beheereenheden om een informatiebeheerplan samen te stellen en te onderhouden. In dit, jaarlijks te actualiseren, plan moet een beheereenheid de volgende aspecten beschrijven: gehanteerde processen en procedures voor informatiebeheer, de aanduiding van proceseigenaren en procesverantwoordelijken, de vindplaats van beheerde archieven en hun metadata, een opsomming van gebruikte ICT-systemen (met aanduiding of deze gecertificeerd zijn) en een beschrijving van knelpunten en verbeterplannen. In het Besluit Informatiebeheer, dat in november 2011 is vastgesteld, is bepaald dat dit beheerplan twee ambtelijke kaders kent. Ten eerste is er het gemeentebrede informatie- en ICT-beleid. Deze dient richtlijnen te geven over bijvoorbeeld welke ICT-systemen gebruikt mogen worden voor welke functies op het gebied van informatievoorziening en informatiebeheer. Het tweede kader bestaat uit kwaliteitseisen die door de gemeentearchivaris worden vastgesteld. Daarin worden randvoorwaarden gegeven voor de inrichting van de informatiehuishouding op basis van weten regelgeving. Voor een groot deel bestaan de kwaliteitseisen uit praktische aanwijzingen voor de inrichting van het kwaliteitssysteem, van het metadataschema en van een aantal processen als overbrenging en vervanging. Dit is in lijn met het perspectief van David Bearman: de archivaris als kadersteller. Onderstaand schema geeft weer hoe in Almere de weten regelgeving en het ambtelijk beleid samenhangen. Het geheel geeft de kaders voor de invulling van Information Governance vanuit het perspectief van archiefzorg en –beheer. Landelijke en provinciale weten regelgeving o.a.: Archiefwet Archiefbesluit en Archiefregeling Selectielijst Beleidsregel vervanging

Gemeentelijke regelgeving, o.a.: Archiefverordening Besluit Informatiebeheer

Bestuurlijk vastgesteld

Ambtelijk vastgesteld Kwaliteitseisen gemeentearchivaris

Informatie- en ICTbeleid

Informatiebeheerplannen

Diagram 2: Governance van archiveren in Almere

©F.P. Smit, 2012

pagina 12


Three Lines of Defense en archieftoezicht Een laatste aspect van Information Governance dat in dit artikel niet onvermeld moet blijven, is de systematiek van risicomanagement en control. In de financiële wereld bestaan voorschriften voor de inrichting van zo’n systeem. Een onderdeel van Europese regelgeving is het concept van de Three Lines of Defense27. Dit concept houdt in dat organisaties op drie niveaus risico’s kunnen onderkennen: 1. Het managementsysteem van de werkprocessen 2. Het systeem van risicomanagement en kwaliteitszorg 3. Het systeem van control en audit Er zullen weinig Nederlandse publieke organisaties zijn die alle drie Lines of Defense hebben ingericht ten aanzien van informatiebeheer. Het zou een grote kans zijn als dat wel zou gebeuren. Een voorbeeld van zo’n inrichting in een Almeerse context, waarbij de informatiebeheerplannen centraal staan, zou kunnen zijn: 1. De informatiebeheerplannen worden samengesteld in de tweede Line of Defense; 2. De plannen zijn input voor de eerste Line of Defense, en kunnen daar gecombineerd worden met maatregelen op het gebied van facilitair management, Human Resource Management, ICT etc etc. 3. De inhoud en de toepassing van de informatiebeheerplannen zijn in de Third Line of Defense object van audit en control op informatiebeheer, onder andere in de context van archieftoezicht. Onderstaand schema geeft weer hoe sturing, facilitering, uitvoering en control van informatiebeheer in een systeem vorm zouden kunnen worden gegeven. Sturen, faciliteren en uitvoeren Sturen van beheereenheid Bestuurlijk beleid Ambtelijk beleid

Faciliteren van beheereenheid

Uitvoeren in beheereenheid

Informatiemanagement Kwaliteitsmanagement Personeelsmanagement ICT-beheer

Opname Beheer Beschikbaarstelling

Information Governance 1e lijn: Risicomanagement, Control en Kwaliteitszorg beheereenheden 2e lijn: Security Officer, Information Auditor, Privacy Officer

Extern: IBT (provincie), externe audits (GBA), accountant

Diagram 3: Toepassing van Information Governance 27

Zie bijvoorbeeld FERMA / ECIIA, Guidance on the 8th EU Company Law Directive, DIRECTIVE 2006/43/EC – Art. 41-2b; september 2010; http://www.eciia.eu/publications/position-papers

©F.P. Smit, 2012

pagina 13


Dit schema is samengesteld in de geest van het concept van Three Lines of Defense, maar wijkt in de opzet en terminologie om praktische redenen enigszins af. Het uitgangspunt is dat het management van de beheereenheden verantwoordelijk zijn voor de sturing en de uitvoering van informatiebeheerprocessen. Tevens zijn zij verantwoordelijk voor voldoende facilitering. De sturing, facilitering en uitvoering zijn vervolgens object van kwaliteitszorg, risicomanagement en control van die beheereenheden. De eerste lijn onderhoudt het informatiebeheerplan en stelt verklaringen op: in control-statements. Deze zienswijze past naadloos in de zienswijze van David Bearman over de toekomstige rol van de archivaris: ”(…) the archivist becomes something of an information auditor, examining plans for systems before their development or acquisition and testing regularly that management requirements, including archival requirements, are being met in the implementation.”28 Deze eerste lijn wordt ondersteund en gecontroleerd door een aantal functionarissen die ieder vanuit hun eigen expertise een bijdrage leveren: de Security Officer voor wat betreft informatiebeveiliging, de Privacy Officer betreffende bescherming van persoonsgegevens en de Information Auditor (laten we de benaming van Bearman in dit artikel blijven volgen) met betrekking tot duurzaam informatiebeheer. Deze tweede lijn geeft vervolgens input aan externe auditors en aan accountants. Van inspecteur naar Information Auditor De plaats van de gemeentelijke archiefinspecteur in bovenstaand schema is in de tweede lijn. De archiefinspecteur dient voor de gehele gemeentelijke organisatie vast te stellen of deze voldoet aan weten regelgeving. Daar houdt echter in de praktijk het werk van deze functionaris niet op. De meerwaarde van de archiefinspecteur ligt er vooral in dat deze een bijdrage levert aan de kwaliteitsverbetering van het informatiebeheer van de gemeente. Toezicht is daarbij de formele rol maar de facto worden voorlichting, kennisdeling en advisering in de organisatie ervaren als belangrijker bijdragen. Het praktijkvoorbeeld in Almere leert dat het managementprogramma Informatie op Orde waarschijnlijk niet was gestart als de rol van de archiefinspecteur beperkt was gebleven tot formeel toezicht. Uiteraard is het de uitdaging voor deze functionaris om de balans te kunnen blijven vinden tussen dat formele toezicht en de actieve participatie in de kwaliteitsverbetering. Het zou daarbij geen kwaad kunnen om de naam van de functionaris te wijzigen zodat deze meer in lijn komt met de benaming van zijn natuurlijke partners: de privacycommissaris (genoemd in de Wet Bescherming Persoonsgegevens29) en de Security Officer (bekend uit ISO 2700130). De stellingen - De archivaris speelt een rol als steller van kaders en als Information Auditor - De Information Auditor speelt een effectieve rol als deze gebruik maakt van voorlichting, kennisdeling, educatie en toetsing 28

Bearman, p. 286 Wet Bescherming Persoonsgegevens, artikel 62, zie http://wetten.overheid.nl/BWBR0011468/geldigheidsdatum_07-052012#Hoofdstuk9_Paragraaf2_Artikel62 30 NEN ISO 27001:2005 – Informatietechnologie- Beveiligingstechnieken – Managementsystemen voor informatiebeveiliging - Eisen 29

©F.P. Smit, 2012

pagina 14


Verbeteren en vernieuwen: Kwaliteitsmanagement Een laatste afslag die in deze verkenning wordt genomen, is die naar het vakgebied kwaliteitsmanagement. Hier gaat het voornamelijk over de methodes die de Information Auditor ter beschikking kunnen staan. In de voorgaande paragraaf is de zorg voor kwaliteit al benoemd als onderdeel van Information Governance. Kwaliteitsmanagement heeft in de 20e eeuw een enorme vlucht genomen in de industrie en in de zakelijke dienstverlening. Die vlucht is een afspiegeling van de groeiende complexiteit van organisaties, werkprocessen en bedrijfsmiddelen (waaronder informatie). Diagram 4 laat zien hoe kwaliteitsmanagement zich heeft ontwikkeld. Aanvankelijk beperkte kwaliteitsmanagement zich tot controles op het vervaardigde eindproduct. De nadruk verlegde zich meer en meer naar de kwaliteit van de processen. Uiteindelijk is kwaliteitsmanagement Total Quality Management (TQM) geworden: een discipline die alle aspecten en prestaties van een organisatie onder ogen neemt. TQM maakt veelal gebruik van modellen, die ertoe dienen om diagnoses te stellen en verbetervoorstellen te doen. Een gangbaar, breed toegepast model is het EFQM Excellence Model31. Een Nederlandse afgeleide is het INK model32, dat elders in deze bundel nader wordt toegelicht. In deze modellen wordt meer en meer de nadruk op de dynamiek van verbeteren en vernieuwen gelegd. De Deming cirkel: Plan-Do-CheckAct (PDCA) is bijvoorbeeld als apart kwaliteitsaspect in INK opgenomen.

Diagram 4: De ontwikkeling van kwaliteitszorg33

31

Zie http://www.efqm.org/en/tabid/132/default.aspx e.v. Zie http://ink.nl/nl/p4bd81e110a03e/ink-managementmodel.html e.v. 33 Met dank aan Jos Snoeren, HP Nederland. 32

©F.P. Smit, 2012

pagina 15


De toepassing van deze kwaliteitssystemen kan heel concreet zijn. Met behulp van het INK-model is het bijvoorbeeld mogelijk om: 1. per INK-vlak Kritische Succesfactoren (KSF) vast te stellen 2. per KSF Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) te identificeren 3. per KPI te meten of de organisatie eraan voldoet 4. verbetertrajecten te initiëren om noodzakelijke verbeteringen aan te brengen 5. verbeteringen te evalueren en waar nodig opnieuw te verbeteren (PDCA-cyclus). Met betrekking tot verbeterprojecten zij hier nog kort aangetekend dat een uitgebreide literatuur bestaat aan methodieken om deze op te zetten en uit te voeren. Lean Six Sigma is een voorbeeld van zo’n methodiek34. De ontwikkeling van kwaliteitsmanagement raakt het archieftoezicht op minimaal twee manieren: 1. De invloed van TQM op het object van toezicht: informatiebeheer; 2. De invloed van TQM op het proces en de resultaten van archieftoezicht. De invloed van TQM op informatiebeheer is dat informatie wordt bezien als bedrijfsmiddel dat nodig is om te komen tot bedrijfsresultaten. Hier zijn dus veel aanknopingspunten om de expertise van archiefinspecteurs (en van archivarissen in het algemeen) in te zetten in een integraal kwaliteitssysteem voor de organisatie. Archieftoezicht kan, in het licht van TQM bezien, nog veel verbeteringen ondergaan. In de context van TQM kan gesteld worden dat slechts inspecteren in de vorm van een eindcontrole niet meer van deze tijd is. Volgens diagram 4 zouden we dan zo’n 45 tot 70 jaar achterlopen. Het proces van archieftoezicht zou een eigen kwaliteitssysteem moeten hebben inclusief PDCA-cyclus. De instrumenten voor archieftoezicht dienen mee te groeien naar een TQM-aanpak. Checklists alleen voldoen niet, referentiekaders ook niet. Het gaat om een vooraf ontworpen totaalaanpak waarin zij op het juiste moment als instrument kunnen worden ingezet. In die aanpak dient de PDCA-cirkel vanzelfsprekend ook aanwezig te zijn. Vanuit deze achtergrond wordt sinds 2011 stapsgewijs een kwaliteitssysteem ontwikkeld door de Werkgroep Kwaliteitsmodel Archiefinspectie35. Idealiter zou dit kwaliteitssysteem voor archieftoezicht onderdeel vormen van een totaalaanpak voor de kwaliteit van de Third Line of Defense (zie boven) voor informatiebeheer bij publieke organisaties. De stellingen - De Information Auditor dient toezicht uit te oefenen op de sturing, de processen en de facilitering van informatiebeheer - De Information Auditor moet deel uitmaken van een organisatiebreed kwaliteitssysteem voor toezicht op informatievoorziening en -beheer.

34

Er is op internet veel te vinden over Lean Six Sigma, bijvoorbeeld http://www.sixsigma.nl/wat-issix-sigma/ 35 Zie http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?pagina_id=92

©F.P. Smit, 2012

pagina 16


De paradox van de Information Auditor Dit artikel probeert een antwoord te geven op de vraag: “Welke effectieve rol kan archieftoezicht nu en in de toekomst spelen in het verbeteren en borgen van de kwaliteit van informatiebeheer?”. Over iedere afslag die in het artikel genomen is, is een zee aan literatuur voorhanden. In dit korte bestek kunnen slechts voorlopige antwoorden gegeven worden. Hopelijk geven ze wel richting aan de verdere verdieping die mijns inziens hard nodig is om het toezicht op informatiebeheer een passende plaats te geven in de informatiearena. Iedere paragraaf is afgesloten met een of meer stellingen. Samen geven ze het volgende beeld. Informatie is een activiteit die zich, eenmaal vastgelegd, nauwelijks meer laat stoppen. Dit houdt kansen en risico’s in voor organisaties en voor de maatschappij in het algemeen. Information Governance is een noodzaak, en archieftoezicht moet daarin geïntegreerd worden als onderdeel van de Third Line of Defense. De archivaris speelt een rol als kadersteller en toezichthouder. Archieftoezicht bestrijkt het gehele complexe veld van informatiemanagement, met speciale focus op de onderwerpen van het Records Continuum, en verbindt zich met alle stakeholders daarin. Effectief archieftoezicht heeft een kwaliteitssysteem nodig dat integraal toezicht op de resultaten, de sturing, de processen en de facilitering van informatiebeheer mogelijk maakt. De Information Auditor moet op basis van dat kwaliteitssysteem kennis delen en voorlichting geven waar het kan, en toetsen waar het moet. Information Auditors bemoeien zich idealiter met veel en met velen vanuit een duidelijk omschreven positie. Om die belangrijke plaats, in te kunnen nemen, moet het archieftoezicht meebewegen met belangrijke ontwikkelingen en conceptuele verschuivingen in informatiemanagement (waaronder archivistiek), informatiebeheersing en kwaliteitsmanagement. Grip houden op informatie was in het papieren tijdperk al bepaald geen vanzelfsprekendheid. In de digitale wereld is het wellicht zelfs onmogelijk. Maar voor overheidsorganisaties is het geen optie om het niet te proberen. Binnen die paradox liggen grote kansen voor het archieftoezicht om eraan bij te dragen dat kennis later opnieuw gecommuniceerd kan worden. Maar dat lukt alleen als de toezichthouders partners worden in de informatiearena, en geen passant. Pompen, verzuipen of muteren In dit artikel is, geheel in de geest van de nieuwe barbaren van Baricco, flink zijwaarts gegaan. Maar dat is niet gebeurd met het barbaarse doel om eindeloos hetzelfde te herhalen aan de oppervlakte. Het doel was om te onderzoeken in hoeverre archieftoezicht (toezicht op informatiebeheer) zich in de nieuwe tijd effectief kan bewijzen als een belangrijk onderdeel van de kwaliteitszorg van een organisatie. Zowel Baricco, Floridi als Bearman verwoorden ieder op verschillende niveaus van abstractie de conclusie dat die nieuwe tijd niet zo maar een variatie is op het bekende, maar een vervanging is van het bekende. Op zo’n moment kun je in je schulp kruipen

©F.P. Smit, 2012

pagina 17


en zo lang het nog mogelijk is, doen wat je altijd al gedaan hebt. Baricco schrijft hierover echter: “Misschien is dit ook zo’n moment. En zijn diegenen die wij barbaren noemen een nieuwe soort, met kieuwen achter de oren, die heeft besloten om onder water te leven. Nogal wiedes dat wij, van buitenaf, met onze longetjes, dat bekijken als een dreigende apocalyps. Waar zij ademhalen, gaan wij dood.”36 Wellicht dat die mutatie moet plaatsvinden vanaf het filosofische niveau van Floridi? Misschien moeten we ervoor zorgen dat de axioma’s en de concepten uit de archivistiek geïntegreerd worden in diens logica en pogingen tot een ethica voor informatie? In het kader van dit artikel gaat beantwoording van deze vraag wat ver. Maar op praktisch niveau moet de conclusie zijn dat we met het huidige instrumentarium en met een traditionele werkwijze aan Baricco’s oever blijven staan. Het is dus crisis in onze praktijk. Dat is hierboven al op een aantal plaatsen gesteld. Kijk maar naar de wirwar van definities, standaarden en rollen. En kijk maar de informatie, die stroomt waar het niet gaan kan. Uit het essay van Baricco kunnen we overigens ook afleiden dat archiefinspecteurs nog een extra opgave hebben. Hij stelt dat belangstelling voor het verleden, en belangstelling voor het behoud van erfgoed, voortvloeit uit de leefwereld van de 19e eeuwse romantiek. En juist die leefwereld, waarin verdieping, bewijsbaarheid en de behoefte om tot de kern van een probleem door te dringen belangrijke elementen waren, dreigt door de barbaren te worden overspoeld. Met alle gevolgen van dien voor het veronderstelde belang van erfgoedbehoud en in het verlengde daarvan voor het belang van goed informatiebeheer. Veranderen om te behouden is de laatste paradox in dit artikel. Het gaat niet om het veranderen om het veranderen. Het gaat over de noodzaak tot het aangaan van nieuwe verbindingen en daarmee tot een grondige verandering van ons vak en van onze identiteit in een nieuw tijdperk. Het is kiezen tussen pompen, verzuipen of muteren. De vijver van de barbaren leegpompen is onmogelijk. Verzuipen is zeer onwenselijk. Muteren blijft dan de enig overgebleven optie. ”Op zo’n moment krijg ik zin om het te begrijpen. Ik weet het niet, maar misschien heeft het ook iets te maken met die vreemde kortademigheid die me steeds vaker overvalt, en die vreemde neiging om langdurig onder water te zwemmen, tot ik eindelijk merk dat ik kieuwen heb die me kunnen redden”.37 Curriculum vitae Frans Smit (1963) heeft brede ervaring opgedaan als informatie- en ICT-professional, beleidsadviseur en manager. Hij is zelfstandig adviseur en onderzoeker en sinds 2010 is hij archiefinspecteur van de Gemeente Almere. Hij is lid van diverse landelijke werkgroepen over informatiemanagement en over duurzaam informatiebeheer. Hij publiceert regelmatig over deze onderwerpen. E-mail: [email protected] 36 37

Baricco, p. 4 Baricco, p. 4

©F.P. Smit, 2012

pagina 18

Krijgen archiefinspecteurs kieuwen? Over de transformatie van archieftoezicht 1 Frans Smit

Recommend Documents