1
Verslag van de provinciale archiefinspecteurs in Drenthe, Fryslân en Groningen over 2006
Mei 2007 drs. D. M. Bunskoeke drs. J. Dijkstra archiefinspecteurs
2
Burgemeester L.K. Swart bij de opening van het nieuwe gemeentehuis van Schiermonnikoog over de moderne archiefbewaarplaats: Die hebben we bewust een stuk groter gemaakt dan nodig was voor alleen het gemeentearchief, zodat er ruimte ontstaat voor de papieren van de cultuurhistorische instellingen. Uit: Friesch Dagblad, 11 januari 2007.
De provinciale archiefinspectie oefent op grond van de Archiefwet 1995 namens Gedeputeerde Staten toezicht uit op de zorg voor archiefbescheiden van gemeenten, waterschappen, organen van gemeenschappelijke regelingen en de regiopolitie. Daarnaast houdt de provinciale archiefinspectie toezicht op het archiefbeheer van de provinciale organisatie. De provinciale archiefinspectie dient het aanstellen van gekwalificeerde archiefbeheerders te bevorderen en het treffen van voorzieningen ter bevordering van de openbaarheid van archieven. De inspecties van de drie noordelijke provincies werken sinds 1992 zeer nauw samen bij de taakuitvoering.
3
Inhoudsopgave 1.
Inleiding
4
2.
Ontwikkelingen archiefbeleid en archieftoezicht
6
3.
Inspectiewerkzaamheden per thema
10
3.1. Bouwzaken
11
3.2 . Digitale archiefvorming
15
Inspectiewerkzaamheden per bestuurslaag
18
4.1
Gemeenten, gemeenschappelijke regelingen
19
4.2.
Waterschappen
30
4.3.
Korpsen Regiopolitie
31
4.4.
Provincies
32
4.
5.
Bezoekerscijfers, digitale archiefnetten
34
6.
Landelijke activiteiten, overleg, personeel
42
4
1.
Inleiding
5
Het zal u opvallen dat het jaarverslag van de samenwerkende archiefinspecties een andere opzet en vorm heeft gekregen. De werkwijze in de komende periode zal veel meer thematisch zijn, zoals vastgelegd is in het Actieplan 2007-2010. Met dit plan stemden de colleges van Gedeputeerde Staten van Drenthe, Fryslân en Groningen in december 2006 in. De vaste inspectiethema’s voor de gehele periode zijn bouwzaken en digitale archiefvorming, jaarlijks aangevuld met tenminste twee jaarthema’s. In 2007 zijn selectie en de toegankelijkheid van archieven gekozen. In het verslag over 2006 nemen we een voorschot op de nieuwe werkwijze, door de bevindingen voor bouwzaken en digitale archiefvorming thematisch te presenteren. De gebruikelijke presentatie per bestuurslaag en organisatie zal in dit verslag daarnaast nog worden aangehouden. In de verslagen voor de komende jaren zal dit alleen nog gebeuren, wanneer een thematische bespreking niet uitvoerbaar of zinvol is gebleken. De uiterlijke vorm van het verslag is aangepast en er zijn enkele afbeeldingen toegevoegd.
Thema bouwzaken: “De archiefbewaarplaats is uitsluitend bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden” (art. 30 van de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen).
6
2.
Ontwikkelingen archiefbeleid en archieftoezicht
7
Voor de provinsje Fryslân voltooide de inspectie de notitie publieksbereik archieven “Folslein, Betrouber en Iepen”. In deze notitie is het archiefbeleid gecodificeerd, zoals dit de afgelopen jaren al is gevolgd en in verschillende stukken was beschreven. Na een inspraakperiode stemde Gedeputeerde Staten in oktober 2006 in met de notitie, waarna deze is gepubliceerd en verspreid. In de notitie wordt een analyse gemaakt van het huidige archiefbestel. Er wordt aangegeven dat de archieven van de gemeenten en het waterschap over het algemeen in veilige archiefbewaarplaatsen worden beheerd en voldoende goed toegankelijk zijn of worden gemaakt. Waar het aan ontbreekt is een professioneel actief gemeentelijk beleid, dat is gericht op het bereiken van een breed publiek en werkt aan het veiligstellen van regionaal waardevolle archieven in de gemeentelijke bewaarplaatsen. Vervolgens zijn de volgende doelen geformuleerd: Een professioneel op een breed publiek gericht regionaal en lokaal archiefbestel met de aanstelling van gemeentearchivarissen. Een op een breed publiek gericht aanbod van historische informatie in de nabije woonomgeving en hierdoor de functies en beeldvorming van het plattelandsgebied te versterken. Het lokaal veilig stellen van streekgebonden waardevolle archieven en het lokaal beheren ervan in samenhang met de overheidsarchieven.
-
Een doelmatige samenwerking en taakverdeling van de gemeentelijke archiefdiensten onderling, samen met Tresoar, het Waterschapsarchief, bibliotheken, musea, dorpsverenigingen.
Tot 2009 is dit de basis voor verdere verbetering van de publieksfunctie van de archieven. Zie onder paragraaf 4.1. voor de regiogewijze uitvoering in Zuidwest en Noordoost Fryslân. In de provincie Groningen werd in samenwerking met de Groninger Archieven gewerkt aan de opbouw van een meer publieksgericht archiefbeleid. Een goede basis is daarvoor een eerste vereiste en zo ontstond het idee om de uitgangspunten voor openbaar archiefbeheer beter te definiëren. Middels de archiefwetgeving is al veel vastgelegd, maar juist waar lagere overheden ervoor kiezen om zonder wettelijk opgeleide archivaris hun beheer ter hand te nemen is er nog veel onduidelijkheid. De inspectie nam het initiatief voor een nulmeting, waaruit de toestand in de provincie duidelijk moest blijken. De uitvoering geschiedde via een indeling in drie regio’s: noord, oost en centraal. De stad Groningen bleef buiten beschouwing, omdat daar al een officiële archiefdienst werkzaam is. De ondervraagde gemeenten scoorden op 61% van de onderzochte punten een voldoende. De regio noord deed daarbij het iets beter en de regio oost iets minder dan
8
gemiddeld. De totaalindruk is, dat vooral op details nog bijsturing nodig is. Daarom is er een convenant opgesteld, dat de gemeentebesturen ter ondertekening is voorgelegd. Hierin zijn de uitgangspunten voor openbaarheid van de locale archieven vastgelegd:
1. 2.
3. 4.
5. 6.
7.
8.
Er is maar één raadpleegpunt voor alle openbare archieven. Er is een vastgestelde openstelling voor publiek waarop na afspraak minimaal twee bezoekers gedurende één dag per werkweek terecht kunnen. Er is een vaste studieplek voor bezoekers tijdens de openstelling. De digitale beschikbaarheid van lokale bronnen is tenminste gelijkwaardig aan wat bezoekers op Internet kunnen vinden. Alle aanwezige archieven zijn voorzien van toegangen voor het publiek. Er is een compleet archievenoverzicht aanwezig, waarin ook de plaats van de archieven in de bewaarplaats is aangegeven. Tijdens de openstelling is er iemand beschikbaar om vragen te beantwoorden, stukken binnen een kwartier na aanvraag te halen en na gebruik weer op te bergen. Bezoekers dienen voor akkoord het hierbij aangehechte bezoekersreglement te tekenen en zich daarbij officieel te legitimeren.
9. 10.
11.
12. 13.
14.
Bezoekers worden bij ieder bezoek geregistreerd. Er bestaat de mogelijkheid om tijdens een bezoek kopieën te laten maken van archiefstukken. Alle archiefbescheiden ouder dan 20 jaar zijn officieel en met bepalingen omtrent de openbaarheid overgedragen, behoudens ontheffingen. Alle aanwezige archieven en toegangen zijn ook gepubliceerd op Groninger Archiefnet. Het raadplegen van archieven wordt door de eigen organisatie op hetzelfde niveau als andere publieksdiensten gepresenteerd, zowel mondeling, schriftelijk als digitaal. De beantwoording van vragen per brief, fax of e-mail die betrekking hebben op het archief kent dezelfde termijnen als overige correspondentie.
Op basis van deze uitgangspunten, die in 2007 officieel zullen worden gepresenteerd bij de start van het convenant, kunnen gemeenten gaan werken aan hun eigen positie. De inspectie zal de komende jaren de vorderingen volgen. Op rijksniveau hebben drie commissies in opdracht van de staatssecretaris van OCW gekeken naar de uitvoerbaarheid, handhaafbaarheid en effectiviteit van de drie ministeriële archiefregelingen.
9
Het betreft hier de Regeling Duurzaamheid archiefbescheiden, de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, en de Regeling Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De inspectie coördineerde en redigeerde de commentaren van de verschillende provinciale inspecties tot één advies. De drie commissies hebben eind 2006 hun advies met beleidsvoorstellen en aanpassingen van de regelingen aangeboden aan de minister. Het kabinet stemde in juni 2006 in met de nota “Informatie op orde; vindbare en toegankelijke overheidsinformatie” van de ministeries van OCW en BZK. Doel van de nota is om de papieren en digitale archieven van de rijksoverheid op orde te brengen. De nota bevat acht actielijnen die moeten zorgen voor structurele verbetering van het informatie- en archiefbeheer bij alle organisaties van de rijksoverheid. Het Rijk wil bij de uitvoering van de acht actielijnen de lagere overheden betrekken. De inspectie is, samen met de collega-inspecteurs, via het IPO betrokken bij uitvoering van o.a. de actielijnen duurzaam beheer en onderhoud, herziening wet -en regelgeving en audit, control en toezicht. Op 7 december 2005 bracht de Bestuurlijke Werkgroep Alders haar rapport “Interbestuurlijk toezicht herijkt, toe aan nieuw zicht op overheden” uit, waarop het kabinet op 31 mei 2006 reageerde. Kern hiervan is dat het
interbestuurlijk toezicht van een centrale bestuurslaag vooral vanuit de systeemverantwoordelijkheid plaatsvindt. Dit systeemtoezicht legt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering bij de decentrale bestuurslagen. Toegepast op de archiefinspectie in het Noorden zou dit betekenen dat de inspectie veel meer op afstand en op grote lijnen moet plaatsvinden. Door het ontbreken van benoemde archivarissen kunnen veruit de meeste decentrale overheden echter onvoldoende invulling geven aan hun beheerstaak. De inspectie zal daarom hierop blijven toezien en op verzoek ook ondersteuning bieden. Dit heeft een intensiever contact tot gevolg, zoals ook in het Actieplan 2007-2010 is verwoord. De nota Informatie op orde wil verbetering brengen in de informatiehuishouding van overheden.
10
3.
Inspectiewerkzaamheden per thema
11
3.1.
Bouwzaken
De komende jaren zal afzonderlijk aandacht worden besteed aan de toestand van de archiefbewaarplaatsen en archiefruimten. Bij de toenemende aandacht voor digitale archiefvorming moet de veilige bewaring van analoge bestanden namelijk niet uit het oog worden verloren. Alle gemeenten en waterschappen moeten een archiefbewaarplaats aanwijzen, waar zij hun archieven bij de verplichte overbrenging na 20 jaar onderbrengen. Met de ministeriële regeling uit 2001 krachtens artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 zijn er strengere eisen gekomen voor alle ruimten waar archieven mogen worden bewaard.Veelal werden echter bestaande bewaarplaatsen niet aangepast aan de nieuwe regels, hetgeen een verhoogd risico voor de kwetsbare archiefbestanden inhoudt. In het verslagjaar werd het veld voor het eerst overzien, terwijl ook in speciale gevallen (calamiteiten, nieuw- of verbouw) gerichte aandacht van de inspectie nodig was. In 2007 zal in ieder geval een gerichte inspectie bij alle gemeenten plaatsvinden.
Drenthe In Aa en Hunze werd het nieuwe gemeentehuis te Gieten in september 2002 in gebruik genomen. De bewaarplaats is grotendeels volgens de nieuwe normen ingericht. In Assen zijn in het in 1996 in gebruik genomen stadhuis twee bewaarplaatsen aangewezen. Beide zijn nog onder het oude regime ingericht en behoeven de nodige aanpassingen. In het kader van de samenwerking tussen de gemeente en het Drents Archief zal hiervoor een oplossing worden gezocht. Het gemeentehuis van Borger-Odoorn, dat na een uitbreiding van het vroegere gemeentehuis van Odoorn in april 2003 werd geopend, kent een bewaarplaats die nog niet is aangepast aan alle nieuwe regels. De eind 2005 geconstateerde bouwkundige gebreken speelden ook in 2006 weer een rol bij de schimmelexplosie na de zomer. Inmiddels is een traject van herstel in gang gezet, waarbij tevens de aanpassingen volgens de regeling uit 2001 zullen worden meegenomen. In Coevorden moet nog nieuwbouw worden gepleegd. De huidige bewaarplaatsen in de stad en in Dalen voldoen niet aan alle regels. De gemeente zal alleen noodzakelijke aanpassingen doen, hangende de ontwikkelingen rond een nieuw onderkomen. In De Wolden staat een nieuw gemeentehuis in Zuidwolde, dat in september 2005 werd geopend. De aanpassing van de verbouwde archiefkelder, die bleef bestaan, is nog steeds niet geheel goedgekeurd.
12
Het gemeentehuis van Emmen kent een bewaarplaats van ruim voor 2001, die op belangrijke punten niet voldoet. Al jaren wordt hierover gecorrespondeerd met de gemeente, hetgeen uiteindelijk resulteerde in een raadsbesluit dat aanpassing regelde. Eind 2007 moet de nieuwe bewaarplaats een feit zijn en tot die tijd staan de archieven niet goed opgeslagen. Ook Hoogeveen heeft te maken met een oudere situatie, die moet worden aangepast. De archiefverordening (1997) vermeldt nog de bewaarplaats onder het raadhuis, maar de archieven staan sinds 2003 in het gebouw aan de De Vos van Steenwijklaan (voorheen waterschap Meppelerdiep). Deze ruimte voldoet niet op alle punten en is ook te klein. Meppel kent een nieuw gemeentehuis, dat in november 2005 werd geopend. De bewaarplaats is eveneens helemaal nieuw en aan de moderne eisen aangepast. Helaas waren er schimmelproblemen door het plaatsen van besmette archieven, maar die worden inmiddels aangepakt. Ook enkele geconstateerde afwijkingen van de goedgekeurde bouwplannen worden verholpen. Het gemeentehuis van Midden-Drenthe heeft een bewaarplaats op de eerste verdieping. Deze verkeert in redelijke conditie en is na een goedgekeurd plan (2000) ingericht.Toch moet nog nader worden gekeken naar de uitvoering en zal de beschikbare ruimte beter worden benut. Het gemeentehuis van Noordenveld in Roden (gemeentehuis uit 1983) zal binnenkort een uitbreiding ondergaan. In het kader daarvan zal de bewaarplaats ook naar de nieuwe eisen worden ingericht.
Het gemeentehuis van Tynaarlo in Vries werd in september 2004 in gebruik genomen. De bewaarplaats voldoet aan de nieuwe normen. Door tijdelijke hapering van de klimaatinstallatie was enige schimmel ontstaan, maar dat is op adequate wijze aangepakt. In Westerveld tenslotte zijn de plannen voor een nieuw gemeentehuis in Diever weer in een volgende fase gekomen. De nieuwe bewaarplaats zal volgens de voorschriften worden ingericht. De oude in Havelte voldoet op meerdere punten niet. Er werden ook adviezen over enkele archiefruimten uitgebracht. Zo zijn de plannen voor de nieuwbouw van de Regiopolitie Drenthe doorgesproken. Inmiddels is de bouw al ver gevorderd en na afronding daarvan moet het resultaat nog worden gecontroleerd. Bij het werkvoorzieningschap Reestmond werd een inspectiebezoek gebracht. De aanwezige ruimte voldeed totaal niet. Er zijn adviezen gegeven over de mogelijke aanpassingen, maar het resultaat daarvan is nog niet gecontroleerd.
Friesland In Friesland speelden in het verslagjaar enkele verbeteringen van bestaande situaties. Zo werden in Boarnsterhim (Grou), op Schiermonnikoog en op Terschelling de plannen voor de bouw van een archiefbewaarplaats goedgekeurd en gevolgd. De opening
13
van het nieuwe gemeentehuis van Schiermonnikoog, als afronding van het project daar, door de Commissaris van de Koningin op 12 januari 2007 trok veel belangstelling van de pers. De gemeente Leeuwarden is voor het Historisch Centrum Leeuwarden gestart met een grootschalig project voor een nieuwe huisvesting naast Tresoar. De plannen voor de nieuwe archiefbewaarplaats werden door de inspectie in orde bevonden en met de uitvoering werd begonnen. In Smallingerland werd de in het gemeentehuis te Drachten aanwezige bewaarplaats op aanwijzingen van de inspectie aangepast. Tevens werd een archiefruimte verbouwd tot archiefbewaarplaats. Zo kon na jaren van overleg een voor alle partijen aanvaardbaar resultaat worden bereikt. Over de plannen voor een nieuwe archiefbewaarplaats in Dokkum voor het Streekarchivariaat Noordoost Friesland werd regelmatig overleg gevoerd. Ook de aanpassing van de bewaarplaats van Littenseradiel in Wommels was aanleiding voor raadpleging van de inspectie. Deze beide projecten moeten nog tot uitvoering komen. De gemeente Harlingen heeft de ideeën voor de nieuwbouw van een bewaarplaats in de tuin van het gemeentemuseum Het Hannemahuis besproken met de inspectie. Men heeft plannen voor de opzet van een gemeentelijk historisch centrum. In Het Bildt zijn de meest noodzakelijke aanpassingen van de bewaarplaats in St. Annaparochie met de gemeente besproken.Toch zal op termijn niet aan een algehele
aanpassing kunnen worden ontkomen, willen de archieven blijvend kunnen worden bewaard onder goede condities. Er werden ook enkele archiefruimten nader beoordeeld. Zo werden de plannen van de Regiopolitie Friesland bekeken en de archiefruimte van de gemeente Leeuwarden geïnspecteerd. In het laatste geval werden aanbevelingen gedaan die tot verbetering van de situatie moeten leiden. Veel overleg vergde de tijdelijke huisvesting van de provincie Friesland, waarvoor een archiefruimte aan de Snekertrekweg moest worden ingericht. In het verslagjaar waren nog niet alle aanpassingen gereed, zodat de archieven nog niet werden verhuisd.
De eerste paal voor de nieuwbouw in Dokkum werd op 8 februari 2007 geslagen door wethouder T.Willemsma van Dongeradeel.
Groningen De verbouwing van de archiefbewaarplaats van Bellingwedde in het voormalige waterschapsgebouw te Wedde is in het verslagjaar begonnen. Er zal een klimaatinstallatie komen en de bezoekersruimte is nu gescheiden van de bewaring van archieven. Naar verwachting zal dit project in 2007 kunnen worden afgerond. De bewaarplaats van De Marne in Leens voldoet op meerdere punten nog niet aan de regels. Geadviseerd is
14
om in elk geval de blusmiddelen op de juiste plaats aan te brengen. In Eemsmond is in goed overleg met de gemeente in de kelderruimte een inmiddels door GS goedgekeurde bewaarplaats gerealiseerd. De oude bewaarplaats op de begane grond is ook als archiefruimte nog steeds niet helemaal goed te keuren. De plannen voor nieuwbouw in de gemeente Loppersum werden gevolgd. In het najaar van 2007 moet de nieuwbouw gereed zijn. In de gemeente Marum zijn in de bewaarplaats verschillende afwijkingen van de wettelijke voorschriften geconstateerd. Er is een rapport hierover aan de gemeente uitgebracht. In 2007 zal naar aanleiding daarvan een aanpak kunnen worden opgesteld. Ook de bewaarplaats in Muntendam, van de gemeente Menterwolde, zal op enkele punten nog aanpassingen nodig hebben. In de bewaarplaats van Reiderland te Beerta is de klimaatbehandeling niet in orde. Bovendien is het apparaat in de ruimte geplaatst, hetgeen onaanvaardbare risico’s met zich meebrengt. Op een aanschrijving van de gemeente naar aanleiding daarvan is nog geen reactie ontvangen. Over de noodzakelijk geachte verbeteringen van de bewaarplaatsen van de gemeente Scheemda werd een advies uitgebracht. Naar aanleiding daarvan zijn verschillende aanpassingen gedaan en zijn de akten van de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters naar een veiligere plaats overgebracht.
De aangepaste bewaarplaats van de gemeente Slochteren werd geïnspecteerd en in orde bevonden. GS hebben inmiddels officieel een goedkeuring aan de gemeente verleend. De bewaarplaatsen van Stadskanaal daarentegen zijn verre van ideaal. Het ontbreken van blusmiddelen, klimaatbeheersing en brandwering en de aanwezigheid van niet afgesloten waterleidingen maken de situatie zorgelijk. De gemeente geeft aan hiervan te weten en naar een oplossing te zoeken. Ook in Ten Boer is de bewaarplaats in het geheel niet aangepast na de vaststelling van de ministeriële regeling uit 2001, hetgeen ook in Veendam het geval is. Dit geeft een verhoogd risico voor de erin geplaatste archieven. In Winsum werd in goed overleg met de gemeente een aanpassing van de klimaatinstallatie gerealiseerd. Deze was aanvankelijk in de ruimte geplaatst, maar nu via een brandwerende ruimte daarvan weer gescheiden. De bewaarplaats van de gemeente Zuidhorn, die eind 2005 werd geïnspecteerd, moet op enkele kleinere punten nog worden aangepast. In het verslagjaar werd daarover verder nog geen bericht vernomen. Met Groninger Archieven werd het project rond de beoogde nieuwe bewaarplaats in Hoogkerk bekeken. Hoewel daar naast gemeentelijke archieven ook andere bestanden komen, heeft het rijk laten weten het oordeel van de provinciale inspectie te volgen. De definitieve plannen zijn nog niet ter goedkeuring ingediend, maar er zijn geen grote problemen te verwachten.
15
De archiefruimte van Groningen Seaports te Delfzijl werd geïnspecteerd. Men zal daarin klimaatbeheersing aanbrengen en op enkele kleine punten na is de ruimte dan in orde. Ook de verbouwde archiefruimte van de provincie Groningen werd beoordeeld. Hier zullen enkele onderdelen nog moeten worden aangepast.
3.2.
Digitale archiefvorming
Wanneer het opmaken, ordenen, selecteren, toegankelijk maken en beheren van overheidsinformatie nagenoeg volledig digitaal gebeurt, zou het originele archiefexemplaar ook digitaal moeten worden bewaard en toegankelijk gehouden. Om de juridische kant goed te borgen zouden dan ook ondertekening en parafering digitaal moeten gebeuren, iets dat vaak nog niet het geval is. Voor digitale archivering is een stabiel en ook in de praktijk bewezen betrouwbaar systeem nodig, zoals dat wordt beschreven in de momenteel in ontwikkeling zijnde NEN 2082. De vorming van e-depots moet de duurzame bewaring ervan garanderen. De huidige stand van ontwikkeling en toepasbaarheid maakt, dat vooral de kleinere organisaties er niet mee uit de voeten kunnen en dan te voortvarend van start gaan.
Allereerst denkt de archiefafdeling vaak nog in traditionele termen van aanpak, waarbij veel handelingen achteraf plaatsvinden. Op papier is selectie, definitieve ordening en materiële verzorging heel goed op een later tijdstip in te plannen. Digitaal moeten deze handelingen echter vooraan in het proces worden meegenomen. Overbrenging en openbaarmaking in de zin van afzondering van bestanddelen zal in een digitale omgeving niet meer plaatsvinden, doordat met metadata de juridische status van informatie kan worden aangegeven. Verder bestaat het gevaar dat bij een afwachtende houding van DIV vanuit de automatiseringshoek een archiefsysteem wordt opgezet, waarbinnen niet de vereiste ordening wordt aangebracht. De logische samenhang tussen verschillende informatiebronnen is dan onvoldoende vastgelegd en contextinformatie onvolledig gedocumenteerd. De vorming van digitale dossiers wordt bij systemen met tekstuele zoekingangen vaak naar de achtergrond verwezen of zelfs helemaal vergeten. De medewerkers DIV en archief moeten daarom met veel meer kracht dan nu vaak het geval is, aandringen op de juiste opbouw van een digitaal archief. Het beste kan dat stapsgewijs en met ondersteuning vanuit de archiefinspectie en de afdeling ICT gebeuren. Zoveel mogelijk moet worden vermeden dat bij allerlei processen zowel analoge als digitale informatie wordt gearchiveerd, omdat juist dan veel informatie verloren gaat in het grijs gebied tussen beide. Een situatie waarbij digitaal een
16
archief wordt opgebouwd en tegelijkertijd een papieren “schaduwarchief” blijft bestaan kent het gevaar dat geen van beide volledig en betrouwbaar zijn. Het lijkt makkelijker gezegd dan gedaan en uren zijn schaars. Ter bemoediging de volgende twee voorbeelden. Het ene betreft de gemeente Coevorden en haar project voor digitalisering van bouw- en milieuvergunningen. Het andere, van het Wetterskip Fryslân, gaat over het koppelen van bestaande methodieken aan digitale afhandeling en Coevorden zette haar bouw- en milieuvergunningen archivering. Onder regie van de doorzoekbaar op het internet. DIV/archiefafdeling wordt nauw en stapsgewijs samengewerkt met de behandelende ambtenaren en ICT medewerkers. De gemeente Coevorden startte in 2005 met het project Hebbes!, waarmee alle bouw- en milieuvergunningen digitaal beschikbaar moesten komen. Bij de oorspronkelijke projectopzet was ook meegenomen, dat de meeste originele stukken zouden worden vernietigd, hetgeen ruimtewinst in het overvolle archiefdepot zou betekenen. Omdat de archiefinspectie niet werd betrokken bij dit project, is echter niet aan de kwaliteitseisen voor verfilming voldaan, zodat de originele stukken wel allemaal bewaard moesten blijven.
Via een externe projectontwikkelaar zijn partners gezocht voor de verschillende onderdelen: het scannen, de software, de microverfilming (nodig bij vervanging van archiefstukken) en het opslagsysteem vroegen gespecialiseerde partners.Vanwege de hoge kosten van het project, waarbij ruim 40.000 vergunningen digitaal moesten worden, werd ook externe ondersteuning gezocht.Via het Programma Andere Overheid kon een flinke subsidie worden verkregen, maar de kosten bleven hoog. Inmiddels is het merendeel van het werk afgerond en staan de vergunningen op de website van de gemeente. Intern kan men beschikken over een digitaal archief, waar alle dossiers in hun samenhang zijn te raadplegen. Op de website is rekening gehouden met de privacy van eigenaars, doordat alleen op adres kan worden gezocht. Voor historisch onderzoek is de ingang echter minder geschikt. Binnen de organisatie kon een enorme efficiencywinst worden geboekt waar het gaat om de vele vragen naar de milieu- en bouwvergunningen te beantwoorden. Er is nu een goede, gestandaardiseerde en zelfs door de burger te gebruiken toegang op de stukken. Bovendien werd voldaan aan de eis van digitale beschikbaarheid van milieustukken krachtens het Verdrag van Aarhus (1998). Eén van de leerpunten van het Coevorder project bleek de verankering in de archiefwettelijke context: bij dergelijke projecten zou men de archiefinspectie in een vroeg stadium moeten betrekken.
17
Het Wetterskip Fryslân registreert ca 20.000 stukken per jaar en kent een formatie voor de afdeling DIV van 7,6 fte, inclusief leiding en archivaris. Men gebruikt als systeem CORSA/DMS en scant sinds kort alle stukken, met uitzondering van A3 en grote omvang. Bij registratie worden datum, inhoud, classificatienummer, dossiernummer, vertrouwelijkheid en route in de toegevoegde barcode opgenomen. De originelen blijven bij DIV achter. Cd-rom’s, die soms bij de stukken zitten, worden in het systeem ingelezen. Uitgaande stukken krijgen hetzelfde registratienummer als de inkomende stukken waar ze een uitvloeisel van zijn. Na afhandeling en ontvangst door DIV boekt men de stukken af, verzendt ze en voegt ze samen met de binnengekomen stukken tot dossiers. Dit gebeurt zowel papier als digitaal en beide zijn gelijk van inhoud: waar nodig worden stukken gescand. Verder bewerkingen (selectie, toegankelijk maken) worden met de Basis-archiefcode op beide uitgevoerd. De digitale versie wordt beschouwd als raadpleegdossier voor snel ambtelijk gebruik, ook voor thuiswerkers. Het dossier op papier is bedoeld als archiefexemplaar. De afdeling DIV stuurt het geheel aan: zij let op tijdige afhandeling en interne doorzending. Er zijn geen achterstanden, waardoor dossiers altijd compleet zijn. Er wordt voortdurend en intensief met alle medewerkers gecommuniceerd over deze werkwijze, waardoor er voldoende draagvlak in de organisatie aanwezig is. Stapsgewijs wordt binnenkort begonnen met het toepassen van het DMS voor de facturen, het beschrijven van werkprocessen en de koppelen van documenten daaraan.
Het Wetterskip Fryslân ziet stapsgewijze vernieuwing, beproefde digitale techniek, registratuurervaring en vooral voldoende draagvlak als voorwaarden voor succes. De komende jaren kan verder uitbouw plaatsvinden door standaardisatie van de dossiervorming, koppeling met de werkprocessen en archivering van relevante e-mail en databases. Het is een voorbeeld dat de inspectie ook aanleiding geeft tot vragen. De belangrijkste is wel welke bestanden als leidend voor de archivering kunnen worden beschouwd, omdat de papieren en de digitale dossiers hun eigen route kennen. Bij de uiteindelijke keuze voor de digitale bestanden als archiefexemplaar is het vervolgens nodig systematisch in kaart te brengen welke stappen moeten worden gezet om tot een archief te komen dat voldoet aan de eisen. Bijvoorbeeld hoe alle relevante informatie, zoals die ook rechtstreeks bij ambtenaren binnenkomt, aan het dossier wordt gekoppeld. Of hoe de digitale dossiers tijdig worden ontdaan van vernietigbare stukken en uiteindelijk in een veilig edepot worden bewaard.
18
4.
Inspectiewerkzaamheden per bestuurslaag
19
4.1. Gemeenten, gemeenschappelijke regelingen Drenthe In de provincie zijn er grote verschillen geconstateerd, als het gaat om de aanwezige bezetting voor archiefbeheer. Daar waar gemeenten achterblijven bij de invulling van hun taken, is dat vaak te wijten aan te weinig capaciteit. De financiële ondersteuning van de over het algemeen goede intenties laat dan ook te wensen over, niet alleen structureel. Met projectmatige uitbesteding aan archiefbureaus kan veel worden opgelost, maar ook daar zijn niet altijd de juiste middelen voor gereserveerd. Veel van de beschikbare middelen gaan nu op aan materiële zaken, maar bij een investering in goed personeel zouden die kosten lager kunnen uitvallen. Tevens zou dan een bredere inzet voor archiefbeheer mogelijk zijn. In enkele Drentse gemeenten heeft dit al tot heel goede resultaten geleid, anderen moeten nog worden overtuigd. Over het algemeen is men slecht op de hoogte van alle regels en weet men niet goed hoe daarin vooruitgang kan worden geboekt. Hoewel dit deels een capaciteitsprobleem is, moet duidelijk ook worden geïnvesteerd in voorlichting en ervaringsuitwisseling. De inspectie heeft daarom het initiatief genomen in 2007 te starten met een nieuwe opzet van het reguliere overleg van archiefbeheerders. Hierin zal meer op de praktijk van
de afdeling DIV worden ingegaan. In het verslagjaar kwam de kring van archiefbeheerders viermaal bijeen, maar werd voornamelijk over publieksactiviteiten en openbare archieven gesproken. Alle gemeenten hebben een openstelling voor het publiek, maar ook op dit terrein zijn grote verschillen te constateren. Op sommige plaatsen doen de faciliteiten nauwelijks onder voor die van een officiële archiefdienst, maar in een enkel geval kunnen de archieven eigenlijk niet zonder risico’s ter inzage worden gegeven. Omdat de investeringen voor dit aspect van archiefzorg vaak sterk afhankelijk zijn van het reeds bekende aantal bezoekers, worden bijna geen nieuwe burgers getrokken. Bij slechts één op de drie Drentse gemeenten wordt op adequate wijze in de gemeentegids aandacht geschonken aan de openstelling van het gemeentearchief. Op de websites is dat beter, maar twee gemeenten vermelden zelfs daar niets over de archieven. De inspectie zal in het kader van de thema-inspectie in 2007 hier aandacht voor vragen. Bij veel van de gemeenten is er geen goede regeling voor de overdracht van archieven. Dit is begrijpelijk, omdat men na de herindeling van 1998 hiermee niet direct werd geconfronteerd: wettelijk gezien moeten de archiefbescheiden na 20 jaar worden overgedragen. De komende jaren zal moeten worden gewerkt aan bewustwording van die eis, zodat ook daadwerkelijk overdrachten kunnen gaan plaatsvinden. In de praktijk wordt maar weinig met archiefblokken gewerkt en worden archieven doorgeschoven als de dossiers of
De heer H.J.Mepschen volgt voor de gemeente Coevorden de wettelijke opleiding tot tot archivaris aan de Hogeschool van Amsterdam (archivistiek B).
20
hangmappen vol zijn. Officieel overgedragen bestanden zijn (behoudens nadere bepalingen) openbaar en bevinden zich in de bewaarplaats. Nu staan daar om praktische redenen vaak (nog) niet openbare – of op termijn vernietigbare stukken tussen, hetgeen in strijd is met de intenties van de Archiefwet. Het gevaar bestaat dat de juridische status van de bestanden in gemeentelijke archiefbewaarplaats onduidelijk wordt en dat een goed toegangsbeleid niet haalbaar is. Het gebrek aan kennis en/of middelen speelt de gemeenten ook op andere terreinen parten. De materiële verzorging van archieven blijft achter: te vaak worden nog verkeerde materialen gebruikt en geconstateerde gebreken niet verholpen. Gemeenten hebben weliswaar hun eigen verantwoordelijkheid bij het maken van keuzes, maar laten bij hun afwegingen helaas maar zelden de risico’s op informatieverlies meewegen. Aangezien de inspectie maar zelden wordt betrokken bij het keuzemoment, moet ook hier meer worden geïnvesteerd in de archiefbeheerders op de werkvloer: zij moeten signaleren en adviseren aan hun bestuurders. In het verslagjaar werden de gemeenten Aa en Hunze, Assen, Borger-Odoorn, Coevorden, Emmen, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld en Westerveld door de inspectie één of meerdere malen bezocht. Ook het werkvoorzieningschap Reestmond, waarin de gemeenten De Wolden, Meppel, Staphorst en Westerveld deelnemen, werd bezocht. Hier werd over de opzet van het archiefbeheer geadviseerd.
Voor de gemeente Midden-Drenthe werd de uitgave van de inventaris van de voormalige gemeente Beilen over de periode 1917-1972 in de provinciale reeks verzorgd. Op de afdeling Cultuur en Welzijn van de provincie Drenthe is de inspectie ondergebracht in het programmateam Parels van Drenthe. In dit kader werden diverse activiteiten ontplooid, waarvan de belangrijkste wel het deelnemen aan de invulling van de werkconferentie cultuureducatie op 4 oktober in Meppel was. Daarnaast werd op verschillende terreinen meegedacht over de rol van het Drents Archief als motor van de publieksrol van archieven. Gezamenlijk werd bijvoorbeeld een presentatie bij de Vereniging van Drentse Gemeenten verzorgd en acht maal was er een overleg bij het Drents Archief over verschillende aspecten van het archiefwezen. Op 16 november werd medewerking verleend aan de themadag over historische archieven, die door de Drentse Historische Vereniging was georganiseerd. Ook Drents Plateau en de Provinciale Bibliotheekcentrale namen hieraan deel. Landelijk werd namens de gezamenlijke provinciale inspecteurs deelgenomen aan het benchmarkproject van DIVA en aan het symposium over inspectietaken dat de Erfgoedinspectie organiseerde op 30 januari.
21
1
Fryslân
Verbetering publieksfunctie archieven In 2004 heeft onderzoeker drs. W.E. Goelema op initiatief van de inspectie een onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de publieksfunctie en collectievorming van de gemeentearchieven in Zuidwest Fryslân. Op initiatief van gedeputeerde dr. A. J. Mulder is in 2005 dit onderwerp verbreed waarbij Plattelânsprojekten, de Bibliotheekcluster, Tresoar, Regiomarketing en het Fries Scheepvaartmuseum er bij zijn betrokken. In 2006 is een werkgroep aan de slag gegaan met als doelstelling het verbeteren van de publieksfunctie en collectievorming van gemeentearchieven, dorpsarchieven en andere organisaties ter bevordering van het cultuurhistorische besef en de bevordering van cultuurtoerisme in het gebied. Leden van de werkgroep zijn naast de bovengenoemde organisaties de gemeenten Sneek en Gaasterlân-Sleat, projectleider Frysk Erfskip en de Provinsje Fryslân (Bibliotheek- en archiefbeleid, Archiefinspectie).
2
het inrichten van Historische Informatiepunten in bibliotheken met een activiteitenprogramma, waarin erfgoedinstellingen samenwerken; het aanstellen van een publieksgerichte streekarchivaris.
Vervolgens is in oktober 2006 door de provincie opdracht gegeven aan het bureau Elles Bulder de haalbaarheid in het gebied van de plannen te onderzoeken en uit te werken tot “beslisrijpe” stukken. Dit bureau heeft goede resultaten geboekt met een vergelijkbaar project in het Groninger Oldambt.
De werkgroep formuleerde in een rapport al snel een aantal beoogde resultaten, gericht op het realiseren van een professionele structuur. Bij de formulering van de resultaten zijn de doelstellingen uit de provinciale archiefnotitie verder uitgewerkt (zie hoofdstuk 2).
In Noordoost Fryslân kon de streekarchivaris Tj. Jongsma trots zijn op de voortgang van voorbereiding nieuwbouw van zijn dienst naast de bibliotheek en op de groeiende onderlinge samenwerking met deze bibliotheek. Al werkende weg zal hier in 2008, als de nieuwbouw in Dokkum klaar is, een gezamenlijke studieruimte zijn en een plan voor gezamenlijke activiteiten, gericht op het bereiken van een groter publiek. Daarbij zal een goed omschreven taakverdeling worden opgesteld. De ontwikkeling kan een voorbeeld voor andere regio’s in Fryslân zijn. Het laat zien dat een actieve streekarchivaris en een actieve bibliothecaris met een praktische resultaatgerichte aanpak tot verbetering komen van de publieksfunctie van hun diensten.
Belangrijk zijn vervolgens de twee beschreven middelen, die zijn gekozen om de resultaten te behalen:
Wat nog niet erg van de grond komt is versterking van de functie van het streekarchief in Dokkum voor de -nog-
22
niet aangesloten samenwerkingsregio NOFA. Om dit te verbeteren heeft de inspectie het initiatief genomen tot het ontwikkelen van een regionale digitale erfgoedsite. Zowel ten behoeve van het NOFA gebied als, via een vergelijkbare site, voor het Historisch Centrum Leeuwarden met een aantal omliggende gemeenten. In samenhang kunnen de archiefbeheerders in hun omliggend gebied archiefstukken hiermee digitaal presenteren. Ook foto’s, Inleiding tijdens de boottocht over de Dokkumer Ee op de collecties van particuliere organisaties Archievendag 2006. en collecties in musea en bibliotheken kunnen zo een breder publiek bereiken. De erfgoedsite zal tevens website zijn voor het streekarchief. De provincie heeft een startsubsidie gegeven.
om door dit gezamenlijke project de collecties beter te kunnen presenteren en gebruiken. Daarnaast is de inspectie vertegenwoordigd in de stuurgroep. Een ambitieus project dat wordt getrokken door mevr. L. R. van Dijk, provinciaal beleidsmedewerker bibliotheken en archieven.
De archiefinspecteur woonde als adviseur een drietal bijeenkomsten bij van het streekarchiefbestuur.
De inspectie organiseerde een drietal bijeenkomsten gericht op het maken van een plan voor het digitaliseren van alle openbare akten van de Burgerlijke Stand over de periode 1811-1957, zoals aanwezig bij de gemeenten en Tresoar.Voorzien is dat in 2007 het plan klaar is, waarna de gemeenten zullen worden benaderd voor de uitvoering ervan. Deelnemers van de voorbereidings-werkgroep zijn Tresoar, Historisch Centrum Leeuwarden, Streekarchivariaat Noordoost Friesland, de gemeente Littenseradiel en de archiefinspectie. Een ambitieus project dat bij uitvoering Fryslân landelijk aan de top brengt bij de digitale raadpleging van originele archiefstukken. En kennis en ervaring genereert die bij vervolgprojecten kan worden gebruikt. Niet in het minst van de voordelen van een brede aanpak en samenwerking!
De inspectie neemt deel aan de werkgroep archieven van het initiatief om tot een provinciaal digitaal erfgoedplein te komen, dat tot de collecties van de belangrijkste beheerders en gebruikers van “erfgoed in Fryslân “ toegang moet gaat geven. Friese musea, bibliotheken, archieven, provinciale en gemeentelijke diensten, beheerders van kerkelijk erfgoed en onderzoeksinstellingen hebben de handen ineengeslagen
In het kader van Open Archievendag op zaterdag 14 oktober was de inspectie deelnemer aan de organisatie, samen met het Historisch Centrum Leeuwarden, Streekarchivariaat Noordoost Friesland en Wetterskip Fryslân, van een culturele boottocht tussen Dokkum en Leeuwarden. Een aantal sprekers en de organisatoren hielden aan boord korte inleidingen over geschiedenis en landschap van het gebied langs de Dokkumer Ee en de
23
bronnen voor meer onderzoek. De belangstelling was aanmerkelijk groter dan de beschikbare 120 plaatsen.
hierbij in positieve zin uit. In Heerenveen is afstemming van de afdeling belast met bovengenoemde taken met de afdeling kwaliteitszorg onvoldoende.
Inspectiebezoeken Het afgelopen jaar zijn, met een overloop naar 2007, alle gemeenten kort bezocht om te toetsen wat is gedaan met de rapportages van de uitvoerige meerdaagse inspectiebezoeken in de periode 2002-2005.Vlieland is telefonisch benaderd. Hiervan zijn verslagen gemaakt, die hieronder kort worden samengevat.
Personeel De personeelsvoorziening voor de registratie, selectie en archiefvorming, het toegankelijk maken en beheer van zowel de actuele als de openbare archieven is bij de Friese gemeenten beperkt, vaak op minimaal niveau. Desondanks slaagt men er over het algemeen genomen in de registratie van ingekomen en uitgaande stukken, de selectie en de archiefvorming voor wat betreft de actuele dynamische archieven voldoende goed uit te voeren. Hiermee worden, zoals dit behoort, vaste medewerkers belast. Schiermonnikoog heeft externe inzet in 2006 vervangen door een vaste kracht. Door de minimale bezetting en onvoldoende vervanging zijn de gemeenten Ameland, Dantumadeel, Sneek, Wymbritseradiel en Wûnseradiel té kwetsbaar. Door ziekte geldt dit voor Het Bildt.Voor opleidingen, met name om de digitale ontwikkelingen te volgen, is voldoende aandacht. Leeuwarden, Smallingerland en Vlieland springen er
De personeelsvoorziening voor de openbare archieven (ouder dan twintig jaar), met name voor een actieve publieksbenadering, is bij té veel gemeenten nog een neventaak. De dienstverlening is meestal passief: wie komt wordt, soms op afspraak, geholpen. Wel is er verbetering zichtbaar en is de bereidheid tot het investeren in meer deskundigheid en uren groter geworden. Het selecteren en toegankelijk maken van de oudere openbare archieven worden soms uitbesteed, zoals in deze periode in Oosten Weststellingwerf.Voordeel is dat aan de wettelijke eisen wordt voldaan en de archieven goed bruikbaar worden. Nadeel is dat er geen kennis van de inhoud van de archieven wordt opgebouwd. Doordat kennis en uren ontbreken wordt naast de passieve dienstverlening niet bewust aan het veiligstellen van particuliere archieven gedaan en zijn de gemeenten geen partner in provinciale en landelijke ontwikkelingen. Gunstige uitzonderingen zijn de gemeenten met een archiefdienst te weten Leeuwarden, Dongeradeel, Ameland en Schiermonnikoog. Daarnaast komen, als het gaat om een op service en naar het publiek toe gerichte houding met bewust aandacht voor het veiligstellen van archieven, de gemeenten Boarnsterhim, Franekeradeel, Het Bildt, Littenseradiel, Menaldumadeel, Sneek en Tytsjerksteradiel boven het gemiddelde uit.
24
Archiefvorming, digitalisering en materieel beheer We hebben kunnen constateren dat ook de laatste gemeenten zijn overgegaan tot het centraal sturen en uitvoeren van de postregistratie en archieftaken. Hierdoor wordt de kwaliteit van het analoge en met name het digitale proces beter te beheersen. Nadat Leeuwarden was voorgegaan kunnen met ere worden genoemd Menaldumadeel, Smallingerland, Ooststellingwerf en grotendeels Kollumerland. Uitzondering is de gemeente Opsterland. Hier werden zodanige organisatorische problemen aangetroffen dat er sinds 2003 nagenoeg niets was verbeterd in de kwaliteit van registratie, afdoening en archivering. Wij zullen in 2007 de gemeente opnieuw uitgebreid bezoeken. De centralisatie van het beheer van vergunningen door plaatsing in de archiefbewaarplaats wordt ook in toenemende mate toegepast.Voorbeelden hiervan zijn Weststellingwerf en Wûnseradiel. Ook kan het positieve feit worden geconstateerd dat de gemeenten en hun secretarissen algemeen gezien goed werk blijven maken van tijdige afdoening van geregistreerde stukken en de hierop volgende archivering. Littenseradiel sprong eruit, temeer vanwege de grote betrokkenheid van het MT. Bij Dantumadeel, Ferwerderadiel, Gaasterlân-Sleat, Leeuwarden, Lemsterland, Skarsterlân en Wûnseradiel was de kwaliteit van de afdoening verbeterd. Bij Ameland verslechterd. Bij Boarnsterhim onvoldoende en niet verbeterd. Achterstanden bij archivering (dossiervorming) bleken ingelopen te zijn bij Dongeradeel, Heerenveen,
Kollumerland en Weststellingwerf. Bij Dantumadeel bleek de kwaliteit van archivering cliëntendossiers Sociale zaken zeer sterk verbeterd. Bij Achtkarspelen, Bolsward, Dongeradeel, Heerenveen, Leeuwarderadeel en Schiermonnikoog vraagt de kwaliteit van de afdoening meer aandacht. Op Terschelling geldt dit voor de integratie van schaduwarchieven. Over het algemeen geldt voor de gemeenten dat meer aandacht moet worden gegeven aan de centrale behandeling van registratie- en archieftaken bij projecten en bij gemeentelijke taken die buiten het gemeentehuis worden uitgevoerd. Gelet op de omvang van deze projecten en taken is dit in Leeuwarden het meest urgent. Voor wat de digitalisering betreft kunnen twee gemeenten worden genoemd waar met inzet van digitale techniek voortvarend wordt gewerkt aan verbetering van de registratuur en archiefvorming. De gemeente Wymbritseradiel (ca 15.000 inwoners) heeft eerst haar werkprocessen zorgvuldig in kaart gebracht. Deze zijn op BasisArchiefCode in het Documentair Structuur Plan geordend. De ingekomen stukken worden bij de registratie gescand en deze scans, alsmede alle vervolgens intern opgemaakte stukken, worden gekoppeld aan een werkproces. Na afhandeling blijkt dat er nauwelijks nog stukken, die bij de behandeling zijn gebruikt, op de afdelingen zijn achtergebleven. Hierdoor zijn de dossiers veel vollediger. Er wordt zowel op papier als digitaal gearchiveerd. Dit gebeurt in dossiers die op de
25
code zijn gerangschikt. Op beide bestanden wordt selectie uitgevoerd. Er zijn geen achterstanden bij de archivering en selectie werkzaamheden. De regie is in handen van een groepje bestaande uit de eerste medewerker DIV/archief, vertegenwoordigers van de afdelingen en een ICT’ er. De eerste medewerker DIV dhr. K. Koopmans voltooide met succes de opleiding record-manager van bedrijf VHIC. Toegepast wordt het DMS systeem van Corsa. De gemeente Tytsjerksteradiel (ca. 30.000 inwoners) heeft evenals de vorige gemeente een digitale afhandeling van stukken. Ook worden de stukken zowel op papier als digitaal gearchiveerd. De gemeente onderscheidt zich door het zorgvuldig en stapsgewijs opbouwen van de dossierordening en toegangen. Op initiatief van de afdeling Ruimtelijke ordening is een werkgroep gevormd samen met Post- en Archiefzaken en Automatisering. Deze groep heeft de eisen in kaart gebracht waaraan de dossiers van RO moesten voldoen. Zowel voor de behandelende afdeling als de archiefafdeling. Dit heeft tot een compromis geleid van toepassing van de werkprocessen en van de BasisArchiefCode, bij de dossieropbouw. Er wordt een zo groot mogelijke standaardisatie van deze dossieropbouw nagestreefd evenals het vroegtijdig aangeven van selectietermijnen en kenmerken voor de toegankelijkheid. De inhoud van papieren en digitale dossiers is gelijk, de functie verschillend. Er zijn geen achterstanden bij de archivering en selectie. Nu deze opzet voor RO klaar is en werkt, wordt het systeem vergelijkbaar opgezet voor de afdeling Financieel Juridische Zaken en dan verder.Veel aandacht wordt besteed aan voorlichting en instructie.
Voor wat het materieel beheer betreft moet voortdurend worden gewezen op het belang van goed beheer van de bewaarplaats. De standen van vochtigheid en temperatuur moeten worden bijgehouden en het klimaat bewaakt. Er moet geregeld schoongemaakt; schimmel gedijt op stof. De meeste gemeenten beschikken over een budget voor restauratie en conservering van archiefstukken. Waar dit niet het geval was is op de noodzaak ervan gewezen. Wûnseradiel reageerde met het opnemen van een jaarlijks krediet van 5000 euro in de ontwerpbegroting. Nijefurd gaf blijk van een actief restauratiebeleid en bestrijding van schimmel. Hetzelfde geldt voor het gebruik van het voorgeschreven papier dat voldoet aan de NEN 2728 norm en het herverpakken van het openbaar archief in zuurvrije dozen. Ferwerderadiel zette haar intensief restauratieproject van delen Burgerlijke Stand en Bevolkingsregister voort. Smallingerland is een voorbeeld voor wat betreft het goed overzetten op een digitale drager van cassettebandjes. Het betreft registraties van gemeenteraadsvergaderingen.
Toegankelijkheid Bij onze bezoeken worden we steeds weer verrast door het gestaag vorderen van de inventarisatie van de openbare gemeentelijke archieven (periode ca 15001986). In het verslag over 2005 konden we een zevental gemeenten noemen waarvan de openbare secretariearchieven geheel of voor een belangrijk deel waren geïnventariseerd. Over 2006 worden hier aan
26
toegevoegd: Barradeel (periode 1609-1920), Harlingen (periode 1934-1985), Leeuwarden (periode 1972-1992), Schiermonnikoog (periode 1814-1945), Smallingerland (periode 1923-1990), Terschelling (periode 1612-1990), West stellingwerf (periode 1908-2000). In een aantal gevallen, zoals van Barradeel en Terschelling, was het de afronding van een langdurig project. Dergelijke inventarisatie behelst naast het beschrijven van alle stukken tevens het uitbrengen van een toegang, die meestal ook op het FriesArchiefNet wordt geplaatst, en de verpakking en nummering van archiefstukken. Soms zijn in een inventarisatie ook zeer interessante niet-overheidsarchieven meegenomen, zoals in Weststellingwerf van een aantal huishoudscholen en de rietvlechtschool in Noordwolde. Voor Dongeradeel inventariseerde het streekarchivariaat een aanzienlijk aantal kerkelijke archieven. Aan het maken van neveningangen, zoals toegangen op kranten, wordt soms door vrijwilligers meegewerkt zoals bij Gaasterlân-Sleat. In het verslag over 2007 zal een totaal overzicht worden gegeven van het deel van de archieven dat goed toegankelijk is en het deel dat nog moet worden bewerkt. Een zeer specifiek onderdeel van de toegankelijkheid van archieven is het
Documentair Structuur Plan. Dit in de landelijke regelgeving genoemde plan behoort een overzicht te geven van alle zowel analoge en vooral digitale archiefbestanden bij een gemeente, zowel centraal beheerd als bij de ambtenaren. Smallingerland heeft een plan laten maken waarmee inzicht wordt gegeven in alle 962 werkprocessen. Andere gemeenten kiezen voor een aanpak waarbij van de eindproducten van deze processen, te weten de archiefbestanden, wordt uitgegaan. De publieksgerichtheid van de meeste gemeentelijke archieven is passief, zoals boven is beschreven. Soms zijn er lichtpuntjes van verbetering zoals in Tytsjerksteradiel, waar de archiefbeheerder een tentoonstelling maakte over plaatselijke geschiedenis aan de hand van gemeentelijke archiefstukken, die 800 bezoekers trok. Soms gaat de service ook achteruit, zoals in Ooststellingwerf waar de bezoekers niet langer tijdens kantooruren maar slechts één dag per week terecht kunnen. Er wordt in toenemende mate contact gezocht met musea om de gemeentearchieven breder onder de aandacht te brengen, zoals in Harlingen en op Terschelling is gedaan en in Bolsward wordt overwogen.
Groningen Er werden in het verslagjaar bezoeken afgelegd aan de gemeenten Bellingwedde, Eemsmond, Groningen, Hoogezand-Sappemeer, Loppersum, De Marne, Marum,
27
Menterwolde, Reiderland, Scheemda, Slochteren, Stadskanaal,Ten Boer en Veendam. De kwaliteit en de bezettingsgraad van de afdelingen DIV bij de gemeenten in Groningen is zeer wisselend. Hoewel meestal dezelfde opleidingen zijn gevolgd door de ambtenaren, is het vaak van hun persoonlijke belangstellingen en inzet afhankelijk hoe dit uitwerkt in de praktijk. De bezetting maakt het meestal niet mogelijk om veel werk te maken van het bijhouden van ontwikkelingen in de regelgeving. Gelukkig is het gemeengoed om in geval van twijfel de archiefinspectie te raadplegen. Jammer genoeg is er nog geen vast overlegorgaan voor de archiefbeheerders in de provincie, zodat zij vaak terugvallen op door bedrijven georganiseerde informatiebijeenkomsten. De gemeente Eemsmond heeft als pilot een aanvraag voor vervanging van riooltekeningen ingediend. Gaandeweg het proces bleek dat er nog teveel haken en ogen aan het proces kleefden, waarna de aanvraag voorlopig werd ingetrokken. Inmiddels is aan de gemeente de conceptrichtlijn voor digitale vervanging van archiefbescheiden verstrekt, zodat misschien via die insteek alsnog het gewenste doel kan worden bereikt. Opvallend is de actieve houding van de Groninger Archieven om gemeenten te betrekken bij activiteiten ter vergroting van het publieksbereik. Helaas is de belangstelling niet altijd overweldigend, maar via een vaste kern van deelnemers kan wel verder worden gewerkt
aan uitbreiding. Gezamenlijk met de archiefdienst werkte de inspectie aan een convenant over openbaarheid van archieven (zie hoofdstuk 2). De materiële verzorging en ontsluiting van archieven heeft doorgaans voldoende aandacht bij de gemeenten. In het verslagjaar werden in Winsum de inventarissen van de voormalige gemeenten Baflo (19351989) en Ezinge (1932-1989) voltooid. Beide werden uitgebracht Presentatie van G.P. Kalma bij de aanbieding van de in de provinciale reeks en zijn op 15 inventarissen van Baflo en Ezinge. maart in een feestelijke bijeenkomst aangeboden aan vertegenwoordigers van het gemeentebestuur.Voor het eerst werden bij deze inventarisaties alle bouw- en hinderwetvergunningen (6000 !) uitgewerkt. De heer Hillenga rondde de inventaris van de voormalige gemeente Stedum (1811-1989) af. Ook deze werd in de provinciale reeks uitgebracht. Aan enkele andere inventarissen wordt door hem nog doorgewerkt en tweemaal werd aan hem een bezoek gebracht om de voortgang te bespreken. Op 4 maart werd in de fraaie Petrus en Pauluskerk te Loppersum de Dag der Noord Groninger Geschiedenis gehouden. Naast een historische informatiemarkt in de kerk werden ook lezingen in het dorpshuis gehouden. Naar schatting bezochten ongeveer 500 mensen deze dag.
28
Met de Groninger Archieven gaf de heer Hillenga een cursus voor beginnende familieonderzoekers in Uithuizen. De gemeente Loppersum heeft haar glasnegatieven van de heer Willem Frederik Pastoor overgedragen aan de Groninger Archieven. Het betreft vooral afbeeldingen van Lopster huizen en dorpsgezichten, waarschijnlijk gemaakt in de eerste helft van de twintigste eeuw. Bij de Groninger Archieven zijn al meer foto’s van deze fotograaf aanwezig en kan men ook de materiële verzorging van de kwetsbare negatieven beter regelen.
Het beheer van het overgedragen archief zal in Ten Boer blijven plaatsvinden en daarvoor zullen nog de nodige investeringen nodig zijn. De komende jaren zal de inspectie de ontwikkelingen op de voet blijven volgen.
Bij de gemeente De Marne werd goede vorderingen gemaakt met de ontsluiting van de fotocollecties met een enthousiast team vrijwilligers. In Hoogezand-Sappemeer groeide het aantal beschreven foto’s ook gestaag. Deze worden hier in Corsa, het pakket dat tevens de postregistratie regelt, nader ontsloten.
Het museumhuis en de afdeling Cultuur van de provincie betrokken de inspectie bij een provinciaal veiligheidsproject. Hierin moeten calamiteitenplannen worden gerealiseerd voor verschillende erfgoedbeheerders. In het archiefwezen zijn allerlei voorschriften al jaren van kracht, zodat in een groot deel van de materiële zaken al is voorzien.Veel gemeenten zijn ook aangesloten bij de Documentenwacht, zodat in voorkomende gevallen snel kan worden gereageerd met het inschakelen van externe hulp. Wel moet er meer aandacht komen voor de inbedding van archieven binnen de gemeentelijke huisvesting, bijvoorbeeld bij ontruimingsplannen en het tijdig inlichten van de brandweer over de plaats van waardevolle stukken.
De gemeente Ten Boer bereidde de intensieve samenwerking met de stad Groningen voor. Het is de bedoeling dat slechts een handvol ambtenaren op het gemeentehuis achterblijft en dat de uitvoerende taken door de gemeente Groningen worden overgenomen. Bij de bespreking daarvan heeft de inspectie haar zorg uitgesproken over de archiefvorming in deze situatie, waarbij de stukken over en weer tussen Ten Boer en Groningen moeten worden gestuurd. Het was beter als de systemen geheel op elkaar waren aangesloten, maar dat is alleen voorzien voor het nieuw op te zetten gedeelte.
Op 28 maart werd een ontvangst met rondleiding bij de Groninger Archieven georganiseerd voor een aantal archiefbeheerders van gemeenten. Alle gemeenten ontvingen een aanbod van de Groninger Archieven om mee te doen aan het project digitale beschikbaarstelling akten van de burgerlijke stand. Doelstelling is, dat in 2012 alle akten op internet beschikbaar zijn. De scanning gebeurt in eigen beheer door de provinciale archiefdienst en gemeenten kunnen door deelname hun eigen bestanden met voorrang laten verwerken. Inmiddels hebben de gemeenten Leek, Scheemda en Vlagtwedde
29
hierover een overeenkomst gesloten en met HoogezandSappemeer is men in overleg. Op 16 juni werd een bijeenkomst bij de Groninger Archieven georganiseerd voor een aantal archiefbeheerders van gemeenten en waterschappen over de site-in-ontwikkeling “Het verhaal van Groningen”. Doel en opzet van de site werd uitgelegd en de mogelijkheid om verhalen aan te leveren, waarin ook archiefstukken aan de orde komen, kwam aan de orde. Op 8 november werd de site officieel gepresenteerd aan de erfgoedinstellingen in de provincie Groningen op de Fraeylemaborg. Op 21 oktober vond in het gebouw van de Groninger Archieven weer de jaarlijkse Dag van de Groninger Geschiedenis plaats. De gemeenten HoogezandSappemeer, Pekela, Stadskanaal, de waterschappen Hunze en Aa’s en Noorderzijlvest, het Streekarchivariaat Noordoost Groningen en het Streekhistorisch Centrum Stadskanaal verleenden medewerking. Er was een presentatie van opvallende stukken uit de collecties en een stand op de informatiemarkt in de studiezaal. Tijdens de zittingen van de archiefrechter (foto) werden historische geschillen opnieuw bekeken en mocht het publiek aangeven wie volgens hen gelijk had. Daarna volgde het vonnis, zoals dat destijds luidde. Ruim 1800 mensen bezochten de 20e Dag van de Groninger Geschiedenis. Samen met de Groninger Archieven heeft de inspectie diverse malen overleg gevoerd met de Vereniging
Groninger Dorpen om de belangstelling voor lokale particuliere archieven te stimuleren. Dit resulteerde in een avond over het verzamelen en beheren van dorpsarchieven in Visvliet op 21 september, waar ook door de inspectie een inleiding werd verzorgd. De thema-avond, die door ongeveer dertig geïnteresseerden namens dorpen uit west en midden Groningen werden bezocht, werd door de V.G.D. als een succes bestempeld.
Beeld van de presentatie van de archiefrechter tijden de Dag van de Groninger Geschiedenis.
Met de streekarchivaris van het CHC Oldambt, de heer M. Koopstra, voerde de inspectie overleg over de invulling van taken. Wellicht dat er in de toekomst bij de subsidiërende gemeenten een duidelijke taakstelling richting het beheer van openbare archieven kan worden geformuleerd. Landelijk werd namens de gezamenlijke provinciale archiefinspecteurs deelgenomen aan de commissie selectielijst waterschappen.
30
4.2.
Waterschappen
Fryslân Er is geconstateerd dat de formatie en opleidingsniveau bij het Wetterskip Fryslân op goed niveau zijn. Bij de werkzaamheden zijn geen achterstanden. Er wordt actief meegewerkt aan het opstellen van een nieuwe landelijke selectielijst.Voorts wordt gewerkt aan het verbeteren van de archiefbewaring. Zie voorts onder 3.2.
Groningen en Drenthe Donderdag 1 juni was een historische dag in de geschiedenis van het waterschap Hunze en Aa’s. Na 14 jaar zijn de archieven van de voormalige waterschappen De Monden, de Runde en Roswinkel en inliggende waterschappen teruggegaan naar hun rechtsopvolger het waterschap Hunze en Aa’s. In 1992 waren deze archieven, als gevolg van een fusie tussen de waterschappen De Veenmarken en Reiderzijlvest tot het waterschap Dollardzijlvest, overgebracht naar het Drents Archief. Reden hiervoor was de slechte bereikbaarheid van de vestigingsplaats Wedde. Inmiddels zijn er nieuwe fusies geweest en is de vestigingsplaats van de rechtsopvolger Veendam. Het waterschap Hunze en Aa’s is goed bereikbaar en er waren dus geen redenen om de archieven nog langer bij het Drents Archief onder te brengen.
Mevr. I.G van Duinen ging door met de inventarisatie, tot afronding van de inliggende waterschappen binnen Duurswold kwam het nog niet, omdat haar werkzaamheden als projectleider van het historisch onderzoek over landaanwinning en beschrijven van de historische foto‘s voor de beeldbank veel tijd in beslag nam. Een vrijwilligster is bezig met het beschrijven van het aanwezige kaartmateriaal. De archivaris van het waterschap Noorderzijlvest, dhr. A.Hempenius, ging gestaag door met het beschrijven van de archieven. Afgerond werd o.a. de verzamelinventaris van de archieven van de waterschappen en molenpolders in het kerngebied van het waterschap Hunsingo en de inventaris van het archief van de Groninger Waterschapsbond 1925- 1999. Bij het waterschap Reest en Wieden rondde mevr. E. Westerhof met goed gevolg de opleiding VVA af. Zij inventariseerde het archief waterschap Smilde, periode 1965-1994. Op 22 juni vond op het Regionaal Archief Nijmegen de diplomauitreiking plaats. Per 1 mei ging zij bij de gemeente Meppel werken.
31
4.3.
Korpsen Regiopolitie
Drenthe Er werd een vijftal uitvoerige inspectiebezoeken gebracht aan verschillende onderdelen van de Regiopolitie Drenthe. Samengevat zijn de conclusies van deze bezoeken: 1. Er ontbreekt een centrale archiefruimte en een archiefbeheerder. Daardoor worden de archieven in verschillende vaak ongeschikte ruimten bewaard en ontbreekt iedere samenhang en kwalitatief goed beheer. Het is te danken aan de inzet van individuele medewerkers dat er niet veel meer is verloren gegaan. Geadviseerd is het maken van een systematisch overzicht, inrichting van één centraal depot en aanstelling van een voldoende opgeleide archiefbeheerder. 2. De kwaliteit van de voorgestane centrale archiefvorming is onvoldoende. De afdeling post- en archiefzaken slaagt erin de “secretariepost” goed te registeren en te archiveren. Wat er evenwel ontbreekt is goede registratie en centrale archivering van stukken van bestuur- en stafafdelingen en het opmaken van getekende of geparafeerde stukken hiertoe. Hierbij moet tevens meer aandacht aan tijdige en volledige afdoening worden gegeven en aan voorselectie van stukken. Wat evenzeer ontbreekt is een goede
3.
afstemming met het Openbaar Ministerie voor wat betreft het bewaarniveau: “wie archiveert welke originele stukken”. In dit verband is er ook onvoldoende afstemming tussen het papieren en digitale archief, hetgeen risico’s geeft voor inconsequenties. Tenslotte zijn de archieven van de Rijkspolitie onvoldoende gescheiden van die van de Regiopolitie en ontbreken de voorgeschreven Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer. In overleg met het Drents Archief moet worden bepaald welke gegevensverzamelingen die vallen onder de Wet Politiegegevens, krachtens art. 14.3 van deze wet, vanwege historisch belang moeten worden aangewezen en permanent bewaard. Daarnaast moet worden bepaald welke beleids- en uitvoeringsstukken die niet onder deze wet vallen, als verbijzondering van de selectielijst politie, voor bewaring in aanmerking komen vanuit historisch belang. Alleen zo kan worden voorkomen dat vanwege privacybelangen er van de taakuitvoering van de politie nagenoeg niets wordt bewaard.
Ter verbetering van de huidige situatie is aangedrongen op nauwe samenwerking tussen de korpsen in de drie noordelijke provincies hierbij en tot overleg met OM en rechtbank over betere afstemming bij archivering.
32
De Regiopolitie antwoordde dat een lijst met actiepunten is opgesteld. De acties zijn onder te verdelen naar meer projectmatige acties en acties die betrekking hebben op het aanpassen van de werkprocessen. Een plan van aanpak wordt opgesteld van hoe en wanneer deze acties uit te voeren en welke middelen daarvoor nodig zijn.
Fryslân en Groningen Met de betreffende korpsen is overleg geweest over de voortgang van de samenwerking in noordelijk verband en de uitvoering van werkzaamheden naar aanleiding van de inspectiebezoeken in 2004 en 2005.
4.4.
Provincies
Fryslân Evenals in 2005 werd door de inspectie deelgenomen aan de klankbordgroep bij de invoering van een digitaal traject voor registratie van stukken, afhandeling en archivering genaamd e-docs. Ook werden schriftelijk vragen gesteld aan de projectleider dhr.Tj. van Dijk over dit onderwerp. Daarnaast werden op verschillende niveau’s in de organisatie mondeling vragen gesteld. De indruk bestaat dat er in een hoog tempo, met aandacht voor de risico’s, wordt gewerkt aan de uitbouw van de
digitale workflow en de opbouw van een digitaal archief naast het papieren dossierarchief. Ook wordt veel aandacht besteed aan de verankering van de nieuwe werkmethoden in de organisatie. Zorgen zijn er evenzeer. Vooral over de koppeling van de digitale werkprocessen, die voortdurend veranderen, aan een stabiel archief dat over éénzelfde zaak over een langere periode gezien complete en betrouwbare informatie moet geven. Onafhankelijk van werkprocessen die bij het afdoen van de zaak zijn gebruikt. Daarnaast over het goed afstemmen van de papieren en digitale archieven bij het bepalen van het archiefexemplaar en het uitvoeren van de werkzaamheden die voortkomen uit deze keuze. Zorgen vooral ook over de DIV afdeling. De ontwikkelingen van modernisering stellen de komende jaren hoge eisen aan deze afdeling, waar routinehandelingen zullen worden vervangen door analyse, advisering en bijsturing en aan het meebouwen aan de architectuur van het informatiebouwwerk. Daarnaast aan de opbouw van een duurzaam digitaal archief, dat aan internationaal geldende normen moet voldoen. Een opbouw die in overleg met Tresoar als toekomstig beheerder moet gebeuren. Tenslotte moet door de DIV afdeling meer aandacht worden gegeven aan de centrale aansturing van de archivering bij projecten. Gezien de omvang van de projecten bij de Provinsje zijn de risico’s bij onvoldoende consistente en onvoldoende centraal aangestuurde archivering zeer groot!
33
Groningen en Drenthe Met de DIV afdeling van de provincie Groningen is enige malen overlegd over de vernieuwing van het digitale registratie en afhandelingsysteem en de consequenties ervan voor de archivering. De provincie heeft een begin gemaakt met het gebruiken van het voorgeschreven zuurvrije NEN 2728 papier en past hiertoe de machines aan. Met de DIV afdeling van de provincie Drenthe is enig contact gehouden over het project bewerking semistatische archieven.
34
5. Bezoekerscijfers, digitale archiefnetten
35
Het verloop van het bezoek aan openbare gemeentearchieven in de provincies Drenthe, Fryslân en Groningen geeft duidelijk aan, dat de digitale raadpleging is gestegen en dat het fysieke bezoek zich stabiliseert of iets daalt (zie de tabellen hierna). Dit is ook over meerdere jaren gezien een trend (zie grafiek). Misschien dat digitale “voorkennis” er de oorzaak van is, dat bezoekers minder vaak terug hoeven te komen om hun onderzoek te doen. Als voorbeeld kunnen de cijfers voor Drenthe dienen: in 2005 kwamen bezoekers nog gemiddeld 2,7 en in 2006 nog maar 2,2 keer langs om onderzoek te doen. Het aantal gevraagde inlichtingen uit de openbare archieven via e-mail, per brief of telefoon stijgt jaarlijks. Het feit dat het fysieke bezoek stabiliseert, geeft ook al aan dat er meer gebruik wordt gemaakt van de opgeslagen informatie. De wijze van registratie van gevraagde inlichtingen is helaas te divers van aard om in gezamenlijke tabellen te worden vermeld, maar vrijwel alle beheerders melden een toename. Het aantal bij de Friese gemeenten steeg van 2479 in 2004 naar 3306 in 2006. Bij de aantallen fysieke bezoekers en bezoeken aan de archiefdiensten Drents Archief, Historisch Centrum Leeuwarden, Groninger Archieven en Tresoar wordt aangetekend dat deze ook stabiliseren. Maar deze diensten krijgen aanzienlijke en toenemende aantallen bezoekers binnen bij allerlei manifestaties, tentoonstellingen, educatieve projecten etc. Zie hiervoor de betreffende jaarverslagen. De bezoekerscijfers van Tresoar zijn inclusief de cijfers van de bibliotheek en letterkundig museum.
De cijfers van de websites van deze archiefdiensten zijn hier niet opgenomen, omdat deze onderling moeilijk te vergelijken zijn. In sommige gevallen zijn alle diensten via één hoofdsite te tellen, maar soms worden ook afzonderlijke (deel)sites beheerd.Voorbeelden van die laatste zijn de beeldbank Leeuwarden en Drenlias. Maar ook de sites van de archiefdiensten geven alle een sterke stijging van de digitale raadpleging te zien. Het FriesArchiefNet, GroningerArchiefNet en DrentsArchiefNet, waarop de toegangen van openbare archieven en contactgegevens van gemeenten en waterschappen staan vermeld, worden ieder jaar door een groeiend aantal bezoekers geraadpleegd. De opzet, vormgeving en technische structuur zijn verouderd. Het afgelopen jaar hebben de inspecties aangegeven, dat zij verantwoordelijk willen blijven voor de presentatie van archieven en toegangen. Wel moet er een modernisering plaatsvinden, waarbij wordt aangesloten op gangbare standaarden. De deelnemers zijn verantwoordelijk voor verdere uitbouw van de netten, bijvoorbeeld met digitale afbeeldingen van archiefstukken, foto’s etc. Dergelijke bestanden behoren goed te kunnen worden gekoppeld aan de toegangen. Over deze modernisering zijn gesprekken gevoerd met de huidige beheerder Key Bite/MyriadM en twee andere potentiële technische beheerders.Verwacht wordt dat in 2007 een nieuwe opzet van de drie netten en een nieuwe formulering van taken en van verantwoordelijkheden gereedkomen.
36
Drenthe Gemeente Bezoekers Aa en Hunze 54 Assen 20 Borger-Odoorn 92 Coevorden 104 Emmen 152 Hoogeveen 86 Meppel 269 Midden-Drenthe 134 Noordenveld 27 Tynaarlo 327 Westerveld 36 De Wolden 25 Waterschap Reest en Wieden 2 Waterschap Velt en Vecht 5 Totaal 1333
Bezoeken 54 20 148 209 849 610 333 362 93 504 175 175 3 7 3542
Internet 309
3997 527 450 3115 2494 207 1352 197 199 41 12888
Drents Archief
2670
5292
10283*
Totaal
4003
8834
23171
2005
3693
10108
17177
* Alleen Drents Archiefnet, inclusief pagina’s provincie Drenthe
37
Aantal bezoekers van de provinciale archiefnetten
Drents ArchiefNet Fries ArchiefNet Groninger ArchiefNet Totaal
2003 23800 78826 42504
2004 42600 74420 43389
2005 62737 129293 84065
2006 63154 212273 116394
145130
160409
276095
391821
Archiefbezoek gemeenten in Drenthe
38
Fryslân Gemeente Achtkarspelen* Het Bildt Boarnsterhim Bolsward Dantumadeel Ferwerderadiel Franekeradeel Gaasterlân-Sleat Harlingen* Heerenveen Kollumerland Leeuwarden HCL Leeuwarderadeel Lemsterland Littenseradiel Menaldumadeel Nijefurd Ooststellingwerf* Opsterland Skarsterlân Smallingerland Sneek Terschelling Tytsjerksteradiel Vlieland Weststellingwerf* Wûnseradiel Wymbritseradiel
Bezoekers 200 138
Bezoeken 201 227
132 46 45 337 140 143 69 93 1106 25 290 57 34 101 122 167 62 406 590 95 397 39 86 41 100
132 320 110 445 175 148 413 103 2456 25 345 330 146 129 211 211 211 413 620 245 960 189 658 80 185
Fries ArchiefNet 583 414 408 274 417 449 524 820 432 615 612 227 605 400 377 482 989 732 604 624 786 167 744 492 548 434 429
Bouwvergunningen 95 9 80 5 190 35 37 52
190 12 4 18 23 60 379 500 45 250 601 3 35
39
Streekarchief N-O Fryslân Ameland Dongeradeel Schiermonnikoog Wetterskip Fryslân Totaal
195 7
1016 17
644 752
10 169 5442
13 199 10933
597 3167 18765
Tresoar 2005 *= bij benadering
2623
35384 5729
12160
3112
40
Groningen Gemeente Bezoekers Appingedam Bedum 7 Bellingwedde 19 Delfzijl 210 Eemsmond 17 Grootegast 21 Haren 32 Hoogezand-Sappemeer 195 Leek 46 Loppersum 6 De Marne 65 Marum 14 Menterwolde 45 Pekela 52 Reiderland 16 Scheemda 24 Slochteren 150 Stadskanaal 56 Ten Boer 15 Veendam 86 Vlagtwedde 36 Winschoten 231 Winsum 14 Zuidhorn 197 Waterschap Hunze en Aa’s 12 Waterschap Noorderzijlvest 15
Bezoeken Groninger ArchiefNet 25 2095 21 588 43 226 1507 31 965 65 575 59 682 883 1201 49 398 6 992 133 610 16 201 60 81 799 18 68 581 800 559 67 510 28 98 91 1095 244 675 52 824 296 539 81 39 18 12
41
Totaal
1581
3559
15447
RHC Groninger Archieven
3079
12180
7744*
Totaal
4660
15739
23191
2005 4936 17368 * Alleen Groninger Archiefnet, inclusief pagina’s provincie Groningen
12855
42
6. Landelijke activiteiten, overleg, personeel
43
Er is viermaal deelgenomen aan de vergaderingen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). Hierbij worden onderwerpen van wederzijds belang besproken zoals de aanpassing van ministeriële archiefregelingen, het onderhouden van een digitaal kennisnet, en archiveringsmethodieken zoals numeriek archiveren. Een belangrijke stap voorwaarts werd geboekt met de vaststelling van het eerste concept van de beleidsregel over digitale vervanging van archiefbescheiden. Naar verwachting zal in 2007 de definitieve versie gereed komen.Vanuit de noordelijke inspectie is hieraan een actieve bijdrage geleverd. Dat was ook het geval bij de vaststelling van de concepttekst van de NEN 2082, een Nederlandse norm voor functionaliteit van records management in software applicaties voor bedrijfsvoering. De nieuwe norm is gebaseerd op zowel ReMANO 2004 als het Kernmodel van het interdepartementale samenwerkingsverband voor de vernieuwing van de informatiehuishouding InterLAB en zal in 2007 gereed komen. Het LOPAI is tevens het overlegorgaan, waar contacten met de gemeentelijke inspecteurs (WGA) en de Erfgoedinspectie van het rijk. Zie verder ook bij de afzonderlijke activiteiten per provincie.
Er is zesmaal intern werkoverleg gevoerd, waarbij de noordelijke werkzaamheden op elkaar werden afgestemd en geëvalueerd. Dit resulteerde uiteindelijk in de opstelling van het Actieplan 2007-2010, dat al in de inleiding van dit verslag werd gememoreerd. In deze verslagperiode bleef de personele organisatie ongewijzigd. Er zijn nu twee inspecteurs en twee adjuncten voor drie provincies aangesteld. De voorgenomen aanstelling op basis van het Actieplan 2002-2006 van een adjunct-inspecteur die zich in het bijzonder richt op de digitale archivering, is voorbereid. In 2007 volgt de werving.
44
Colofon Vormgeving Provinsje Fryslân, Jornt van Dijk Oplage 500 exemplaren Omslag Sebastian Münster, Henric Petri, 1550
