KRAAN Financieel Handleiding

KRAAN Financieel Handleiding

© Copyright 2014 Kraan Bouwcomputing B.V.

Publicatiedatum: 28-11-2014

Alle gegevens in dit document vallen onder het auteursrecht. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, opgeslagen in een retrievalsysteem, of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Kraan Bouwcomputing B.V. Uit het gebruik van dit document vloeien geen garanties van Kraan Bouwcomputing B.V. voort. Kraan Bouwcomputing B.V. is niet aansprakelijk voor fouten in dit document noch voor schade die kan optreden als gevolg van de instructies in dit document. De afbeeldingen in dit document zijn gemaakt in Microsoft Windows ®. Afbeeldingen binnen het door u gebruikte besturingssysteem, of in de door u gebruikte versie van Windows kunnen hiervan afwijken. Kraan Bouwcomputing B.V. behoudt zich het recht voor wijzigingen in dit document in te voeren zonder voorafgaande berichtgeving. Dit document is automatisch gegenereerd.

KRAAN Financieel

Inhoud 1

Welkom ................................................................................................................................... 4

2

Gebruik documentatie ........................................................................................................... 5

3

Starten met ............................................................................................................................. 6 3.1 3.2

3.3 4

Inleiding .......................................................................................................................... 6 De Structuur .................................................................................................................... 6 3.2.1 De Basisbestanden ................................................................................................ 6 3.2.2 Het Grootboek ....................................................................................................... 9 3.2.3 Debiteuren/Crediteuren ........................................................................................ 10 De Inrichting .................................................................................................................. 12

Hoe kan ik ............................................................................................................................. 14 4.1 4.2

4.3

Inleiding ........................................................................................................................ 14 Boeken.......................................................................................................................... 15 4.2.1 Toepassingen tijdens het boeken......................................................................... 15 4.2.1.1 Batches.................................................................................................. 15 4.2.1.2 Uitvullen ................................................................................................. 18 4.2.1.3 LookUps ................................................................................................ 19 4.2.1.4 Selecteren van debiteuren en crediteuren tijdens het boeken: ............... 19 4.2.1.5 Indelen Boekingschermen...................................................................... 20 4.2.1.6 Horizontale en verticale boekingsschermen ........................................... 22 4.2.1.7 Repeterende invoer ............................................................................... 24 4.2.1.8 Schermfuncties ...................................................................................... 24 4.2.1.9 De statusbalk ......................................................................................... 25 4.2.1.10 Toetsencombinaties tijdens boeken ....................................................... 26 4.2.2 Dagboeken .......................................................................................................... 26 4.2.2.1 Inkoopboek ............................................................................................ 28 4.2.2.2 Verkoopboek.......................................................................................... 29 4.2.2.3 Kas, Bank en Giro .................................................................................. 30 4.2.2.4 Memoriaal .............................................................................................. 31 4.2.2.5 Tarieven................................................................................................. 32 4.2.2.6 Voorafgaande journaalposten ................................................................ 33 4.2.3 Rekening courant boeken .................................................................................... 35 4.2.4 Dimensies ............................................................................................................ 37 4.2.4.1 Inleiding ................................................................................................. 37 4.2.4.2 Grootboek .............................................................................................. 37 4.2.4.3 Boeken .................................................................................................. 38 4.2.5 Journaalbestand inlezen ...................................................................................... 39 Betalen.......................................................................................................................... 41 4.3.1 Betaaladvies ........................................................................................................ 41 4.3.1.1 Automatische betaaladvieslijst ............................................................... 42 4.3.1.2 Handmatige betaaladvieslijst ................................................................. 44 4.3.2 Betalingen bewerken ........................................................................................... 44

Kraan Bouwcomputing B.V.

i

KRAAN Financieel

4.4

4.5

4.6

5

4.3.3 Clieop03 Aanmaken............................................................................................. 45 4.3.4 Borderel bewerken ............................................................................................... 48 4.3.4.1 Borderel doorboeken ............................................................................. 49 4.3.4.2 Status borderel terugzetten .................................................................... 50 4.3.4.3 Afdrukken specificatie betalingen ........................................................... 51 4.3.5 Automatisch betalen in combinatie met Rekening Courant .................................. 52 4.3.6 Aanmaningen....................................................................................................... 52 BTW aangifte ................................................................................................................ 56 4.4.1 Nieuwe aangifte ................................................................................................... 57 4.4.2 Historische aangifte ............................................................................................. 58 4.4.3 Journaalrecords van BTW aangifte ...................................................................... 59 4.4.4 EBA (Elektronische belastingaangifte) ................................................................. 60 Jaarwerk en beginbalans .............................................................................................. 60 4.5.1 Voorwaarden ....................................................................................................... 60 4.5.2 Jaarwerk starten .................................................................................................. 62 4.5.3 Voorstel jaarwerk ................................................................................................. 63 4.5.3.1 Journaal ................................................................................................. 63 4.5.3.2 Periodes ................................................................................................ 64 4.5.3.3 Saldibalans ............................................................................................ 64 4.5.3.4 Kolommenbalans ................................................................................... 64 Rapporteren .................................................................................................................. 65 4.6.1 Inleiding ............................................................................................................... 65 4.6.2 De stamgegevens ................................................................................................ 67 4.6.2.1 De groeps-/bedrijfgegevens ................................................................... 67 4.6.2.2 De basisgegevens ................................................................................. 68 4.6.2.3 Het rekeningschema .............................................................................. 69 4.6.2.4 Debiteuren en crediteuren...................................................................... 70 4.6.3 De historie, saldi en kolommenbalansen .............................................................. 71 4.6.3.1 Toepassingen algemeen ........................................................................ 71 4.6.3.2 Afdrukdefinities ...................................................................................... 73 4.6.4 Openstaande posten............................................................................................ 74 4.6.4.1 Afdrukken Openstaande postenlijst........................................................ 75 4.6.5 Controlelijsten ...................................................................................................... 76 4.6.6 Zelf afdrukrapportages creëren ............................................................................ 77

KRAAN Algemeen ................................................................................................................ 82 5.1

Inleiding ........................................................................................................................ 82 5.1.1 Kijken, wijzigen en selecteren .............................................................................. 82 5.1.1.1 Kijken en wijzigen .................................................................................. 82 5.1.1.2 Selecteren ............................................................................................. 83 5.1.2 Knippen, kopiëren en plakken .............................................................................. 83 5.1.2.1 Knippen ................................................................................................. 83 5.1.2.2 Kopiëren ................................................................................................ 83 5.1.2.3 Plakken .................................................................................................. 83 5.1.3 Verplaatsen Kolommen in venster ....................................................................... 84 5.1.4 Vastleggen en ophalen beeld ............................................................................... 84 5.1.5 Gebruiken filterweergave ..................................................................................... 85 5.1.6 Selectiescherm .................................................................................................... 87 5.1.7 Sneltoetsen en knoppen ...................................................................................... 87


ii

KRAAN Financieel

5.1.7.1 Algemene sneltoetsen ........................................................................... 87 5.1.7.2 Toetsen in hoofdvensters ....................................................................... 88 5.1.7.3 Toetsen in detailvensters ....................................................................... 88 5.1.7.4 Knoppen ................................................................................................ 90 5.1.7.5 Document types ..................................................................................... 92 5.1.8 KRAAN Info ......................................................................................................... 93 6

Index ..................................................................................................................................... 96


iii

KRAAN Financieel

1

Welkom

De applicatie KRAAN Financieel biedt u de mogelijkheid om uw Financiële Administratie, Projecten en Debiteuren/Crediteuren te beheren. Het programma bevat diverse mogelijkheden en middelen voor een doelmatig beheer van uw administratieve gegevens voor kleine tot grotere bouwbedrijven. De modulaire opbouw verschaft u toegang tot het Grootboek, Projecten of Debiteuren en Crediteuren. U onderhoudt de vaste gegevens in elk van de modules. De financiële vastlegging van uw bedrijfsactiviteiten vindt plaats in het Grootboek en van daaruit worden de gegevens rechtstreeks doorgegeven aan de Projecten en het Subgrootboek. Met KRAAN Financieel stroomlijnt u de vastlegging van en toegang tot de financiële gegevens van uw bedrijf. KRAAN Financieel neemt niet alleen een centrale plaats in binnen onze KRAAN lijn maar ook in uw bedrijfsvoering. Immers het bevat de financiële vastlegging van al uw bedrijfsactiviteiten. Deze module werkt integraal samen met andere applicaties van Kraan met hetzelfde concept zoals Begroot & Bewerk (bewerk voor de integratie naar Projectadministratie), Projectenbeheer, Burgerwerk en Relatiebeheer. Afhankelijk van uw huidige oplossing kan er ook integraal gewerkt worden met Inkoop (voorfase gericht op de inschrijfbegroting) en Bouw Plus.

Financieel is een module van de KRAAN lijn.


4

KRAAN Financieel

2

Gebruik documentatie

De documentatie beschrijft in het hoofdstuk 'Starten met' schematisch en stapsgewijs het pakket om snel met Financieel aan de slag te kunnen. Het hoofdstuk 'Hoe kan ik' beschrijft de belangrijkste handelingen die met de applicatie gedaan kunnen worden en kan goed als naslagwerk gebruikt worden.


5

KRAAN Financieel

3

Starten met

3.1

Inleiding

Om een duidelijk inzicht te krijgen in het menu van KRAAN Financieel, wordt in deze stap voor stap eerst uitgelegd waarop de administratie in KRAAN Financieel gebaseerd is. Daarna zal deze handleiding ingaan op de functionaliteit van het programma. Het programma bestaat uit drie componenten die de noodzakelijk zijn om een financiële administratie vormen. In KRAAN Financieel zijn dat de volgende componenten:   

De Basisbestanden Het Grootboek De Debiteuren/crediteuren

3.2

De Structuur

Zie ook De Basisbestanden .................................................................................6 Het Grootboek .........................................................................................9 Debiteuren/Crediteuren ...........................................................................10

3.2.1

De Basisbestanden

De stamgegevens binnen Basisbestanden vormen de basis voor het doelmatig beheren van de financiële administratie. Het principe van de stamgegevens binnen Basisbestanden is dat deze een langdurig dan wel vast karakter hebben. Het venster Basisbestanden kan geopend worden vanuit de twee basisvensters, Grootboek en Debiteuren/Crediteuren. Het venster van Basisbestanden bestaat uit verschillende submappen onderverdeeld in de categorieën:  Financieel  Algemeen  Landen Nadat alle mappen van dit menu zijn opengeklapt is er een volledig overzicht op het linkerpaneel te zien van de stambestanden die hier te raadplegen en/of te muteren zijn. Het venster van Basisbestanden bestaat altijd uit twee panelen. Op het linkerpaneel selecteert u uit de mappenstructuur een bestand dat u wilt raadplegen of bewerken en op het rechterpaneel krijgt u de tabellen met de details (ofwel inhoud van de map) te zien die u naar eigen inzicht op dit paneel kunt inrichten of bewerken. In onze voorbeelden laten wij op het rechterpaneel zoveel mogelijk de verticale vensters zien. Deze vensters zijn overzichtelijker. In sommige gevallen mag u zelf bepalen of er wel of geen gegevens worden ingevuld in een bepaald veld. Echter, in een aantal gevallen is het noodzakelijk om het veld te vullen met een


6

KRAAN Financieel

'waarde'. Dit zijn verplichte velden. Mocht er op een veld geen waarde vermeld staan terwijl dat wel vereist is, dan wordt u er automatisch door het programma op gewezen door een foutmelding op uw beeldscherm. De keuzes in basisbestanden zijn de volgende:

De functie van elk van de Basisbestanden: Map

Basisbestand

Functie

BTW verzamelcodes

Tabel met indeling van de Nederlandse BTW aangifte, aansluitend op uw BTW administratie. Wordt gevuld uitgeleverd.

RC rekeningen

Tabel met verwijzingen voor Rekening Courant boekingen.

Valutacodes

Hierin moet in ieder geval de Euro als valuta aanwezig zijn.

BTW codes

Tabel met BTW codes ten behoeve van een correcte BTW administratie.

Debiteur/crediteur groepen

Groepsaanduidingen t.b.v. de koppeling tussen relaties en grootboek.

Administratieve kostensoort

Koppeltabel tussen grootboek en projectbewaking op basis van gerealiseerde kosten vs. begrote kosten.

Financieel

Algemeen

Groep

Bewakingskosten-soort

Standaard dimensies


Tabel met bewakingskostensoorten van uw bedrijf. De bewakingskostensoort is de in de begroting gehanteerde kostensoort. Tabel waarin max. 5 afgeleiden van het grootboek, zoals kostendragers, plaatsen enz. vastgelegd kunnen 7

KRAAN Financieel

worden

Bedrijf

Algemene kosten groepen

Groepentabel waarmee een gedefinieerde dekkingenstructuur gemakkelijk aan een project kan worden gekoppeld.

Algemene kosten

Dekkingentabel voor doorbelasting van AK naar Projecten.

Bank/Girogegevens

Tabel met bank en gironummers van uw bedrijf.

Dagboeken

Gedefinieerde invoervormen van boekingen in de financiële administratie.

Periodes

Periode indeling van de financiële administratie.

Tariefcodes

Tabel met tariefcodes voor gebruik ‘Boeken tarieven’

Tariefopbouw

Tabel waarin opbouw per tariefcode is vastgelegd.

Dimensies

Tabel waarin de variabelen per standaard dimensie kunnen worden vastgelegd.

Titel

Tabel met titels van personen.

Werkzame personen

Tabel waarin per relatie aangegeven kan worden hoeveel personen er werkzaam.

Functie

Tabel om per relatie/contactpersoon aan te kunnen geven welke functie zij hebben.

Schrijfwijze

Internationale tabel voor schrijfwijzen van adressen

Taal

Talentabel met aanwijzingen voor adressering en aanspreken van mannen en vrouwen.

Gemeente

Gemeentetabel van Nederland. Wordt gevuld uitgeleverd.

Algemeen

Relaties

Landen


8

KRAAN Financieel

Postcode

Postcode cijfers tabel van Nederland, met koppeling aan gemeente en KvK. Wordt gevuld uitgeleverd.

Landen

Landen en talentabel.

KvK

Tabel met Kamer van Koophandel regio’s.

Zie ook Het Grootboek ........................................................................................ 9 Debiteuren/Crediteuren .......................................................................... 10

3.2.2

Het Grootboek

Anders dan in Basisbestanden bevat het scherm Grootboek slechts één type stamgegevens. Het rekeningschema kan integraal benaderd worden of op basis van de rubrieksindeling en groepsindeling, welke met behulp van verkorte rekeningnummers wordt vastgelegd. De wijze van benadering wordt gekozen via de knop

in het lint onder Beeld.

Invoer in het rekeningschema geschiedt niet in het horizontale scherm maar altijd in het verticaalscherm. Voorbeeld van een leeg verticaalscherm:


9

KRAAN Financieel

Alle ingevoerde en/of gemuteerde gegevens worden opgeslagen zodra u het venster verlaat. Bij het sluiten van het venster komt het programma met de volgende vraag:

Als eenmaal is geboekt op een grootboekrekening, kunt u onder de tabs van dit invoerscherm deze financiële gegevens benaderen:     

Het Journaal bevat de boekingsregels. De Dimensies onderhouden per grootboekrekening of dimensies van toepassing zijn. De Periodes tonen de boekingen per periode. De Saldibalans toont het saldo tot en met de geselecteerde eindperiode (huidig), het saldo tot en met de geselecteerde beginperiode (vorig), en de mutaties in de geselecteerde periode. De Kolommenbalans geeft een overzicht bestaande uit achtereenvolgens proefbalans, saldibalans, voorafgaande journaalposten, resultatenrekening en (eind)balans. Zie ook De Basisbestanden .................................................................................6 Debiteuren/Crediteuren ...........................................................................10

3.2.3

Debiteuren/Crediteuren

Net als in het grootboek bevat het basisvenster van Debiteuren/Crediteuren slechts één type stamgegevens. Debiteuren/Crediteuren kunnen integraal benaderd worden of op basis van een selectie, die u kunt maken met de knoppen in de navigatiebalk en in het lint onder Beeld. De volgende functies staan ter beschikking:      

Bedrijven en personen Alleen bedrijven Alleen personen Debiteuren en Crediteuren Alleen Debiteuren Alleen Crediteuren

Invoer van een nieuwe relatie in de functie Debiteur of Crediteur geschiedt, zoals in het rekeningschema, niet in het lijstscherm, maar altijd in het verticaalscherm. Hierbij kiest u voorafgaand altijd of een bedrijf of een persoon moet worden toegevoegd.


10

KRAAN Financieel

Voorbeeld van een leeg toevoegscherm:

De betekenis van de tabs in dit scherm is (in hoofdlijnen):       

NAW: Basisgegevens van bedrijf of persoon. Personen: Gegevens van personen in relatie tot de relatie. Financieel: Gegevens ten behoeve van financiële transacties. Debiteur: Indien relatie debiteur is, kunnen hier de debiteureneigenschappen ingevoerd worden. Crediteur: Indien relatie crediteur is, kunnen hier de crediteureneigenschappen ingevoerd worden. Boekingen: Boekingen en openstaande posten van de debiteur/crediteur. WKA: Aanvullende relatiegegevens inzake de Wet Keten Aansprakelijkheid.

Als u in het basisvenster Debiteuren/Crediteuren via de navigatiebalk naar Saldioverzichten per groep gaat, krijgt u het scherm te zien waarin u per debiteuren/crediteurengroep het journaal, de periodes en saldibalans kunt opvragen.


11

KRAAN Financieel

In het lint kunt u de groepscode selecteren.

In dit scherm ziet u de Journaalposten van de geselecteerde periode. Onder de tab Periodes ziet u de saldi van de boekingen op de relatie per periode. Onder de tab Saldibalans ziet u de saldibalans per relatie over de opgevraagde periode. Zie ook De Basisbestanden ................................................................................. 6 Het Grootboek ........................................................................................ 9

3.3

De Inrichting

De hoofdmap Basisbestanden is onderverdeeld in drie submappen, namelijk:  Financieel  Algemeen  Landen Deze drie mappen zijn op hun beurt weer onderverdeeld in submappen. De diverse stambestanden staan in relatie tot elkaar. Dat betekent dat bepaalde gegevens pas effect hebben als eerst een ander stambestand is ingevoerd of aangevuld. De volgorde en mate van afhankelijkheid wordt weergegeven in het onderstaande schema, waarin tabellen onder Algemeen, Relaties en Landen buiten beschouwing zijn gelaten, omdat voor die tabellen voor een financiële administratie geen functionele verplichtingen gelden. De volgorde zoals wordt geadviseerd: 1. Valutacodes. Voor elke groep dient een valutatabel aanwezig te zijn. Deze wordt standaard meegeleverd. 2. Groepen (geen basisbestand). Tijdens het installeren van KRAAN Financieel wordt standaard


12

KRAAN Financieel

een groep 001 en een bedrijf 001. Een groep functioneert alleen indien er minimaal één bedrijf actief is. 3. Bedrijven (geen basisbestand). Een bedrijfsnummer is te allen tijde gekoppeld aan een groep. 4. Bewakingskostensoort. De Bewakingskostensoort (ook wel technische kostensoort) dient ingevuld te zijn ten behoeve van de Administratieve kostensoort. 5. Administratieve kostensoort. Deze is gekoppeld met de Bewakingskostensoort en is verantwoordelijk voor de rubricering van de projectkosten in de financiële administratie. 6. Rekeningschema (geen basisbestand). In het grootboek dienen aangemaakt te worden de rekeningen: - Projectadministratie; - Bank, Giro en kas; - Debiteuren en crediteuren; - Algemene kosten; - BTW boekingen; - Betalingskorting; - Verschillenrekening dagboek; - Rekening-courant. 7. Periodes. Met de periodetabel deelt u het boekjaar in boekingsperiodes. 8. BTW verzamelcodes. De BTW codes worden gekoppeld aan de verzamelcodes ten behoeve van de BTW aangifte. De tabel BTW verzamelcodes wordt standaard meegeleverd. 9. BTW codes. Deze categoriseren de BTW tijdens het boeken. En moet ingegeven worden in het dagboek. 10. Dagboeken. Ter ordening van financiële feiten naar groepen van gelijksoortige feiten. Verplicht voor Bank/Giro gegevens. 11. Bank/Giro gegevens. Noodzakelijk bij het uitvoeren van betalingen. 12. Debiteur/Crediteur groepen. Verplicht ten behoeve van groepering debiteuren en crediteuren (ofwel t.b.v. Relaties). 13. Relaties. Hiervoor dienen BTW codes, valutacodes en debiteur/crediteurgroepen aanwezig te zijn. 14. Algemene Kosten groepen. Ten behoeve van doorbelasting AK. 15. Algemene Kosten. Invoeren doorbelastingregels. 16. Rekening-courant. Indien men gebruik wil maken van automatische interne verrekeningen binnen een fiscale eenheid. 17. Standaard dimensies (licentie benodigd). Indien men gebruik wil maken van kostendragers en plaatsen. 18. Dimensies. 19. Tariefcodes. Door gebruik van tariefcodes kunnen (standaard) werkzaamheden snel en eenvoudig tegen vaste verrekenprijzen worden ingeboekt. 20. Tariefopbouw.

Zie ook Inleiding................................................................................................... 6 De Structuur ............................................................................................ 6


13

KRAAN Financieel

4

Hoe kan ik Zie ook Inleiding ...................................................................................................14 Boeken ....................................................................................................15 Betalen ....................................................................................................41 BTW aangifte...........................................................................................56 Jaarwerk en beginbalans ........................................................................60 Rapporteren ............................................................................................65

4.1

Inleiding

In dit hoofdstuk wordt de diversiteit aan functionaliteit uiteengezet. Hoe kan ik …?     

Boeken (pagina 15) Het vullen van de administratie met financiële feiten via de verschillende dagboeken. Betalen (pagina 41) Het aanmaken van een bestand met betalingsgegevens in het formaat Clieop03. BTW aangifte (pagina 56) Het opmaken van de aangifte omzetbelasting op basis van de BTW bedragen die geboekt zijn op de BTW codes. Jaarwerk en beginbalans (pagina 60) Het aanmaken van een beginbalans op basis van boekingen in het vorige boekjaar. Rapporteren (pagina 65) Het zo efficiënt mogelijk raadplegen van de geboekte financiële feiten.

In het volgende hoofdstuk wordt ervan uitgegaan:   

dat de benodigde kennis voor KRAAN Financieel door de door Kraan Bouwcomputing voorgeschreven opleidingen; dat er sprake is van genoeg boekhoudkundige kennis; dat alle benodigde basisgegevens zijn ingevoerd. Zie ook Boeken ....................................................................................................15 Betalen ....................................................................................................41 BTW aangifte...........................................................................................56 Jaarwerk en beginbalans ........................................................................60 Rapporteren ............................................................................................65


14

KRAAN Financieel

4.2

Boeken

KRAAN Financieel kent twee methoden om een boekingsbestand te verwerken in de administratie. Inherent aan het verwerken van een boekingsbestand staat het begrip Batches.     

Toepassingen tijdens het boeken (pagina 15) Dagboeken (pagina 26) Rekening courant boeken (pagina 35) Dimensies (pagina 37) Journaalbestand inlezen (pagina 39) Zie ook Toepassingen tijdens het boeken ...........................................................15 Dagboeken ..............................................................................................26 Rekening courant boeken .......................................................................35 Dimensies................................................................................................37 Journaalbestand inlezen .........................................................................39

4.2.1

Toepassingen tijdens het boeken

In deze paragraaf wordt ingegaan op een aantal handigheidjes tijdens het boeken.

Zie ook Batches ................................................................................................... 15 Uitvullen .................................................................................................. 18 LookUps .................................................................................................. 19 Selecteren van debiteuren en crediteuren tijdens het boeken: .............. 19 Indelen Boekingschermen ...................................................................... 20 Horizontale en verticale boekingsschermen ........................................... 22 Repeterende invoer ................................................................................ 24 Schermfuncties ....................................................................................... 24 De statusbalk .......................................................................................... 25 Toetsencombinaties tijdens boeken ....................................................... 26

4.2.1.1

Batches


15

KRAAN Financieel

Boeken nieuwe batch of bestaande batch De invoer van boekingen geschiedt in batches. Een batch is een aantal boekstukken dat verzameld wordt vóór de definitieve verwerking. De letterlijke betekenis van Batch is 'stapel'. Het is de verbeelding van een stapel boekstukken, die gezamenlijk te verwerken is. Initieel wil het programma altijd een nieuwe batch aanmaken. Deze batch krijgt een standaardnaam. Deze is te veranderen in een toepassende naam. Bijvoorbeeld Dagboek, Datum, Periode en initialen (als er meer collega’s zijn voor de administratie). De aangemaakte of ingelezen boekingen in een batch zijn direct zichtbaar in de financiële administratie. De batches hoeven daarvoor niet definitief verwerkt te worden. Kan er van worden uitgegaan dat de boekingen correct zijn en geen aanvullingen behoeven, dan kunnen ze worden vastgelegd in de historie door ze definitief te verwerken. Let wel: Bij het aanmaken van een BTW aangifte of het doen van jaarwerk dienen de batches voor de betreffende periode definitief verwerkt te zijn. Daarom wordt geadviseerd in de batchnaam de periode te vermelden. In plaats van een nieuwe batch aan te maken is het ook mogelijk een toevoeging te maken op een bestaande batch. Zo wordt het mogelijk bijvoorbeeld alle inkoopboekingen voor de periode augustus te verwerken onder batchnaam: 'Inkopen 08-2005 TZ'. Hoewel het mogelijk is meerdere dagboeken in een batch in te voeren, wordt dit sterk afgeraden omdat het de duidelijkheid van de controlelijst niet ten goede komt. Ophalen van bestaande boekstukken om deze aan te passen is ook mogelijk, maar beter is het te doen via de navigatiebalk, keuze Batches. Om de ingevoerde boekingen in de administratie te verankeren zijn nog enkele handelingen nodig.

Het doel van het overzicht van batches is het kunnen controleren, muteren en afdrukken van voorlopige boekstuknummers, waarna deze definitief te verwerken zijn in de historie. Hiermee wordt de controle gestart op de boekingen van de geselecteerde batch. Het programma


16

KRAAN Financieel

controleert of de boekstuknummers binnen de batch valide en vierkant zijn. Alternatieve mogelijkheden om de keuze op te starten is de toetscombinatie Ctrl-U of via 'Batchcontrole uitvoeren'. Als het programma tijdens de controle geen problemen signaleert, verschijnt de vraag of de batch definitief verwerkt dient te worden:

Als het programma problemen vindt in de boeking verschijnt dit scherm niet. Klikt u op Nee, dan heeft u de gelegenheid om in tabblad 'Resultaten van verwerking' aanvullingen en mutaties te verrichten in de batch.

In het bovenste venster staan de boekstukken. In het veld Vierkant wordt met een vinkje aangegeven dat het boekstuk vierkant is. In veld 'Gevalideerd' wordt met een vinkje aangegeven dat er geen andere fouten in het boekstuk zijn aangetroffen. Als er foutmeldingen zijn, worden deze per boekstuk aangegeven in het onderste paneel van het scherm. Toelichting: Batches Deze lijst geeft een overzicht van de voorlopige batches. Om een overzicht te krijgen van ook definitief gemaakte batches, gebruikt u de knop weergegeven.


zodat ook afgesloten batches worden

17

KRAAN Financieel

Resultaten van verwerking Het paneel 'Resultaten van verwerking' geeft een overzicht van de inhoud per batch. Dit overzicht geeft de mogelijkheid aanvullingen en mutaties te verrichten per boekstuk. Door met de rechtermuisknop op een boekstuk te klikken, wordt het volgende bewerkingsmenu geopend:

Met de optie Boekstuk bijwerken zijn aanvullingen en mutaties te verwerken in het geselecteerde boekstuk. Om snel een boekingsregel te benaderen, wordt geadviseerd het horizontale boekingsscherm te gebruiken. Met de optie Boekstuk verplaatsen kunnen boekstukken verplaatst worden naar een andere bestaande batch. Opmerking: Bij voorafgaande journaalposten is het niet mogelijk een boekstuk naar een andere batch te verplaatsen, omdat een voorgaande journaalpost uit twee boekstukken in verschillende periodes bestaat. Met deze knop wordt een voorlopige batch inclusief inhoud verwijderd. Met deze knop krijgt u een overzicht te zien van de journaalposten. Zie ook Uitvullen .................................................................................................. 18 LookUps .................................................................................................. 19 Selecteren van debiteuren en crediteuren tijdens het boeken: .............. 19 Indelen Boekingschermen ...................................................................... 20 Horizontale en verticale boekingsschermen ........................................... 22 Repeterende invoer ................................................................................ 24 Schermfuncties ....................................................................................... 24 De statusbalk .......................................................................................... 25 Toetsencombinaties tijdens boeken ....................................................... 26

4.2.1.2 Uitvullen Het grootboekrekeningnummer (6-cijferige code) wordt tijdens het boeken aangevuld met nullen. Van een rekeningnummer, dat eindigt op één of meer nullen, hoeft u alleen de cijfers tot en met het laatste cijfer ongelijk aan nul in te vullen. Vervolgens verplaatst u de cursor. Het programma vult het ingevulde rekeningnummer aan met de resterende nullen. Ook de bewakingscode wordt automatisch uitgevuld. Het verschil t.o.v. een grootboekrekening is, dat per project kan worden gekozen of naar links of naar rechts moet worden uitgevuld (aan de voor- of achterkant van de ingevulde waarde nullen toevoegen).


18

KRAAN Financieel

4.2.1.3

LookUps

Knop Het opvragen kan bij velden waarachter dit icoon staat. Tijdens het boeken kan de informatie direct ingetoetst worden (u weet wat u wilt invullen en toetst dat in). Met behulp van de filterregel is het gezochte gegeven te vinden. Als deze gevonden is, wordt deze in het boekingsscherm toegevoegd door middel van OK of een dubbelklik met de linkermuisknop op de gezochte regel.

4.2.1.4

Selecteren van debiteuren en crediteuren tijdens het boeken:

Tijdens het boeken (vooral wanneer het inkoop- en verkoopboekingen betreft) is het handig om snel debiteuren en crediteuren te kunnen opvragen. Daarvoor zit in het boekingsprogramma voor alle programmacodes de mogelijkheid deze op te vragen op verschillende manieren. Via de knop

bepaalt u de standaard invoer van de relatie per dagboek en gebruiker.

De invoer kent de volgende mogelijkheden:     

Zoeken op relatiecode; Zoeken op zoeknaam; Zoeken op naam; Zoeken op bank-/gironummer; Zoeken op OB/BTW-nummer.

Op relatiecode, zoeknaam en naam zoeken, spreekt voor zich. Door het veld 'Debiteur/Crediteur' gedeeltelijk in te vullen en op de entertoets te drukken, toont het programma de opties die als relatie in KRAAN Financieel beschikbaar zijn.

Het zoeken op bank-/gironummer en BTW-nummer heeft als voordeel dat het karakter van het nummer altijd uniek is. Dat betekent dat de kans dat op een verkeerde relatie wordt geboekt sterk wordt verkleind. Veel bedrijven hebben immers te maken met facturen van relaties onder dezelfde naam maar van een andere locatie/afdeling. Indien het tabblad Financieel van de relatie gevuld is, kan hiermee de relatie geslecteerd worden worden. Kraan Bouwcomputing B.V.

19

KRAAN Financieel

In het Inkoopboek wordt alleen geboekt op Crediteuren. In het Verkoopboek wordt alleen geboekt op Debiteuren. In Kas, Bank, Giro en Memoriaal kan op relaties worden geboekt in beide hoedanigheden (debiteur en/of crediteur). Als u een relatie kiest die zowel debiteur als crediteur is, verschijnt een keuzevenster:

Er zijn bij LookUps nog twee bijzondere situaties:  

Als u bij het boeken van kosten en opbrengsten een projectrekening kiest in een LookUp, verschijnen achtereenvolgens ook LookUps van Projecten en Bewakingscodes. Als u bij het boeken van betalingen in Kas, Bank, Giro of eventueel Memoriaal de relatie kiest in een LookUp, verschijnt daar de lijst met openstaande posten van de desbetreffende relatie. Deze is ook handmatig op te vragen via veld 'Intern factuurnummer'.

Boeken van betalingen van facturen: In alle keuzelijsten tijdens het boeken, kan per LookUp maar één regel gekozen worden. Alleen bij het boeken van betalingen (in Kas, Bank, Giro en Memoriaal) onder veld 'Intern factuurnummer' bestaat een meervoudige selectie.

4.2.1.5 Indelen Boekingschermen Het is mogelijk de indeling van het boekingsscherm per dagboek per gebruiker aan de werkmethodiek van de betreffende gebruiker aan te passen. Per boekingsscherm is de functie te vinden in het lint.


20

KRAAN Financieel

Indien gekozen wordt voor Bewerken, opent het scherm in de actuele indeling.

Op de tabbladen 'Boeking velden' en 'Tegenboeking velden' is de indeling en invulling te bepalen door velden te selecteren en verplaatsen van de groep 'Optionele velden' naar groep 'Gebruikte velden' en vice versa. In de groep 'Gebruikte velden' zijn de velden te rangschikken door middel van de pijltjes.

Standaard staan drie velden naast elkaar. Een uitzondering hierop vormt een omschrijving achter een optioneel veld. Indien een veld met een optionele omschrijving wordt geselecteerd in de groep 'Gebruikte velden' wordt onderin het scherm een paneel getoond met de opties: Rechts, Onder en Geen. Dit geeft de positie aan van de omschrijving. Als de omschrijving 'Rechts' komt te staan, is ruimte voor één veld minder op die regel. Als de omschrijving 'Onder' komt te staan dan worden de velden in de regel eronder één regel verder geplaatst. Als een veld aan de rechterkant van het scherm geplaatst zou worden en er wordt een omschrijving bij geplaatst aan de rechterkant, dan komt zowel het veld als de omschrijving op de volgende regel te staan. In de groep 'optionele velden' kan tevens het veld LEGE RUIMTE worden geselecteerd. Dit veld kan gebruikt worden om het volgende veld één positie op te schuiven naar rechts. Tijdens het selecteren en rangschikken van velden (eventueel met behulp van het veld LEGE Kraan Bouwcomputing B.V.

21

KRAAN Financieel

RUIMTE) is het mogelijk tussentijds de indeling te bekijken via tabblad Scherm tot uiteindelijk het gewenste resultaat bereikt is. Aangezien de boekingsschermen per dagboek twee weergaven hebben, namelijk:  Grootboek of debiteuren/crediteuren weergave voor KBG en memoriaal;  Grootboek of projectweergave voor inkopen en verkopen zijn deze apart in te delen via beeld en vervolgens te kiezen voor Compact of Uitgebreid formaat.

Door te kiezen voor Bestand > Opslaan of Opslaan als… wordt de indeling opgeslagen en als standaard ingesteld voor de huidige gebruiker voor het huidige dagboek. Door te kiezen voor Bestand > Verwijderen wordt de indeling verwijderd, ook voor de overige gebruikers die van dit sjabloon gebruik maken. Op het tabblad Gebruik is te zien door wie en voor welk dagboek dit sjabloon wordt gebruikt. Voor het standaardsjabloon is dit leeg. De gebruiker kan op het boekingsscherm kiezen voor de standaard veldindeling voor de programmacode van het huidige dagboek door te kiezen > Standaard. Ook kan de gebruiker een (door een andere gebruiker of hemzelf) aangemaakt sjabloon kiezen door in het boekingsscherm te klikken op > Selecteren en hier een sjabloon te kiezen. Dit wordt dan het standaard sjabloon voor de huidige gebruiker voor het huidige dagboek.

4.2.1.6 Horizontale en verticale boekingsschermen In KRAAN Financieel bestaat de mogelijkheid schermen te tonen waarin de velden naast elkaar (horizontaal) dan wel onder elkaar (verticaal) staan. Zo ook voor alle dagboekprogrammacodes. In het lint van het boekingsscherm kunt u de wijze van weergeven selecteren met de knop


.

22

KRAAN Financieel

Verticaal:

Horizontaal:


23

KRAAN Financieel

4.2.1.7 Repeterende invoer De standaard instelling van elk dagboek is zodanig dat elk nieuw boekstuk begint met de boekstukdatum van vandaag en met een nog in te voeren veld voor debiteuren en crediteuren. Het kan voorkomen dat een reeks boekingen gedaan wordt op een boekstukdatum anders dan vandaag en/of één en dezelfde debiteur/crediteur. Via de knop 'Laatste boekingsdatum/relatienummer bewaren' is het mogelijk de laatst gebruikte boekstukdatum en/of debiteur/crediteur automatisch vast te houden voor het volgend boekstuk.

4.2.1.8 Schermfuncties Het scherm heeft meerdere functies die het gebruiksgemak vergroten: Het verticaal of horizontaal weergeven van het tegenboekingsscherm. Alleen van toepassing bij Inkoop- of Verkoopdagboek. Het verticaal of horizontaal weergeven van boekstukregels. Voor alle dagboeken van toepassing. - Wisselt tussen Projectweergave of Grootboekweergave bij Inkoop- of Verkoopdagboek. - Wisselt tussen Debiteuren/crediteur of grootboekweergave bij Kas/bank/giro en memoriaal. Met deze twee knoppen kan genavigeerd worden tussen de ingevoerde kostenregels. Vooral handig als bij kostenregels gebruik gemaakt wordt van de verticale schermopstelling. De kostenregels verschijnen achtereenvolgens op het scherm. Met deze knop is het mogelijk de vierkantscontrole in- of uit te schakelen. Met name van belang bij het invoeren van veel boekingsregels in één boekstuk. Indien vierkantscontrole aan staat, zal het programma bij een grote hoeveelheid aan regels steeds trager worden, omdat het programma per toegevoegde regel een totale vierkantscontrole uitvoert. Echter, bij het invoeren zullen de debet- credit- en BTW-totalen in de statusregel niet getoond worden. Is het totale boekstuk ingevoerd en dient deze opgeslagen te worden, dan dient de vierkantscontrole weer aangezet te worden. Het programma beoordeelt tijdens het boeken voortdurend de boeking. Het programma stelt vast of een ingevulde boeking voldoet aan de door het programma gestelde eisen. Zolang de boeking daar niet aan voldoet is het waarschuwingssymbool in de werkbalk en in de statusbalk van het scherm ROOD. Indien tijdens het invoeren van de boekingsregels een fout is gemaakt en de vierkantscontrole wordt (weer) aangezet, zal het systeem een foutenlogboek aanmaken. Deze is


24

KRAAN Financieel

op te roepen door op te klikken in het lint. Het boekingsprogramma toont een foutenlogboek waarin wordt aangegeven in welke boekingsregel de fout is gevonden. Wijzigmodus. Deze knop dient actief te zijn om mutaties te kunnen doen. Toevoegen van kostenregels in het onderste gedeelte van het scherm. Voor het snelle toetswerk kunt u hiervoor ook gebruik maken van de + toets in het numerieke gedeelte van het toetsenbord. Een ander alternatief is een rechtermuis klik in het boekingsscherm. Verwijderen van boekingsregels of de gehele boeking.

Bij verwijderen van een boekingsregel is het van belang de juiste regel te selecteren. Wordt een boekstuk gekozen, dan wordt een waarschuwing gegeven of de boeking daadwerkelijk afgebroken moet worden.

4.2.1.9 De statusbalk Tijdens het boeken geldt voor elk dagboek dat de uiteindelijke boeking gevalideerd kan worden en vierkant is. De status van elk boekstuknummer wordt weergegeven in de statusbalk. Zolang het uitroepteken er staat en het waarschuwingssymbool rood is, kan de boeking niet verwerkt worden. De OK toets is dan ook niet te gebruiken. Nadat het verschil zoals in de statusbalk wordt getoond is gecorrigeerd, verschijnt het groene vierkant en wordt het waarschuwingsymbool grijs. De OK toets is nu benaderbaar.

Na OK verschijnt een scherm met een overzicht van de ingevoerde regels.

In het bovenstaande scherm overziet u uw boeking en kiest u het vervolg. In het kader Boeking


25

KRAAN Financieel

kunt u kiezen uit de mogelijkheden:  Opslaan (Alt-P) (standaard hierop ingesteld)  Bijwerken (Alt-B)  Annuleren (Alt-N) Daarna kunt u in het kader Vervolg kiezen uit de mogelijkheden:  Volgende boeking (Alt-V)  Boeken afsluiten (Alt-F)  Ander dagboek (Alt-D) (zoals al eerder aangegeven, raden wij dat af in dezelfde batch) Gaat u akkoord met de gekozen instellingen, dan klikt u op OK.

4.2.1.10 Toetsencombinaties tijdens boeken DUPLICEREN Dupliceren van een kostenregel. Met de toetscombinatie <Shift-Ctrl-G> of door middel van een rechtermuistoets in het boekingsscherm. ENTER Met <Enter> wordt de cursor verplaatst van veld naar veld. Deze functioneert naast de in Windows gebruikelijke Tab toets. PAGE DOWN Met <Page Down> verplaatst u de cursor van het factuurgedeelte naar het gedeelte met de kostenregels. PAGE UP Met <Page Up> verplaatst u de cursor van het gedeelte met de kostenregels naar het factuurgedeelte. AFSLUITEN Met sluit u het boekinsscherm af, mits de boeking vierkant en gevalideerd is.

4.2.2

Dagboeken

Het boekingsprogramma wordt gestart vanuit beide basisschermen door middel van:  

het boekingsicoon de sneltoets Ctrl-B.


in de navigatiebalk;

26

KRAAN Financieel

Bij starten van boeken wordt eerst gevraagd in welk dagboek en welke periode de boekingen gedaan gaan worden.

In dit scherm is een selectie verplicht van een dagboek en periode. In deze handleiding worden alleen de programmacodes beschreven van de dagboeken Inkoop, Verkoop, Memoriaal, Kas, Bank, Giro, Tarieven en Voorafgaande journaalposten. Andere dagboeken in uw mogelijke lijst van dagboeken zijn daar afgeleiden van. Opmerking: Periode jjjj00 is alleen te gebruiken als gekozen wordt voor dagboek beginbalans. Zie ook Inkoopboek ............................................................................................. 28 Verkoopboek ........................................................................................... 29 Kas, Bank en Giro ................................................................................... 30 Memoriaal ............................................................................................... 31 Tarieven .................................................................................................. 32 Voorafgaande journaalposten ................................................................ 33


27

KRAAN Financieel

4.2.2.1 Inkoopboek Na de keuze inkoop als dagboek verschijnt het inkoopscherm, in de weergave zoals de laatste keer gebruikt.

Toelichting: Mogelijkheid om bij een creditfactuur te verwijzen naar de oorspronkelijke, indien nog niet betaalde, debetfactuur van de crediteur. Beide facturen worden in de programmatuur dan steeds samen behandeld. Mogelijkheid bij de factuur te werken met factuur- en boekingsdatum. Als u dit onderscheid maakt is de valutadatum de factuurdatum. Ook bij de kostenregel is dit veld ter beschikking. Hier geldt de valutadatum als datum waarop de kosten ‘vallen’.

Dit veld stelt bij facturen, indien ingevuld, de kostenrekening op de kostenregels voor. Bovendien is het een altijd handige verwijzing (voor later) van factuur naar kosten in uw administratie. Gelieve niet gebruiken in combinatie met projectrekeningen.

De BTW code ingevuld op de factuurregel geldt voor de gehele factuur. Als een factuur meerdere soorten BTW bevat, wordt het veld BTW code leeggelaten. De BTW codes worden dan per kostenregel bepaald.

Factuuromschrijving die uw crediteur bij zijn betaling wil zien.


28

KRAAN Financieel

Dit is een verwijzing naar de burgerwerkbon in Kraan Burgerwerk.

Indien de rekening-couranttabel is gevuld in de groepsgegevens van de basisbestanden, is het mogelijk een inkoopboeking te maken naar een afwijkend bedrijf waarop de inkoopfactuur betrekking heeft. Een eigenschap van het inkoopboek is, dat de aangemaakte boeking de volgende basisvorm kent:   

Factuurregel wordt credit geboekt Kostenregel en BTW worden debet geboekt Voorgaande geldt ook voor negatieve bedragen

Als de boeking wordt afgesloten, voert het programma op de achtergrond de volgende activiteiten uit:     

Eventueel omrekenen van vreemde naar bedrijfsvaluta Verrekenen van afrondingsverschillen uit die omrekening op de laatste kostenregel Toevoegen van BTW regels Toevoegen van rekening courant regels Toevoegen van AK regels Zie ook Verkoopboek ...........................................................................................29 Kas, Bank en Giro ...................................................................................30 Memoriaal................................................................................................31 Tarieven ..................................................................................................32 Voorafgaande journaalposten .................................................................33

4.2.2.2 Verkoopboek Het inkoopboek functioneert nagenoeg gelijk aan het verkoopboek. Desalniettemin zijn er enkele verschillen:   

Het verkoopboek kent niet de rubriek Kredietbeperking; De Kosten in het inkoopboek zijn in het verkoopboek Opbrengsten; Factuurbedragen worden debet geboekt en Opbrengst en BTW credit. Zie ook Inkoopboek ..............................................................................................28 Kas, Bank en Giro ...................................................................................30 Memoriaal................................................................................................31 Tarieven ..................................................................................................32 Voorafgaande journaalposten .................................................................33


29

KRAAN Financieel

4.2.2.3 Kas, Bank en Giro Bij selectie van dagboek Kas, Bank of Giro wordt onder in het scherm het actuele saldo op de rekening weergegeven. Dit moet gelijk zijn aan het beginsaldo van het dagafschrift of kasblad. In het veld 'Oud saldo' staat het uit de administratie opgehaalde saldo van de Bankrekening. In het veld 'Nieuw saldo' is het eindsaldo van het dagafschrift in. Samen met de mutaties van het dagafschrift vormt dit een vierkante boeking. Het nieuwe saldo is in het volgende boekstuk het oude saldo. U kunt ook kiezen het nieuwe saldo in te voeren in het navolgende boekingsscherm.

Na OK verschijnt het boekingsscherm (bij voorkeur gekozen voor het horizontale scherm):

Met de knop

wisselt tussen Debiteuren/crediteur of grootboekweergave.

Rubrieken in Kas/Bank/Giro zijn:

Ten behoeve van de functie boeken factuurbetalingen via rekening-courant naar andere bedrijven binnen de groep.

Code welke mede de aflettering van een factuur bepaalt. Een factuur heeft in het Inkoop- en Verkoopboek standaard een F. Betalingen (afboekingen) hebben de volgende codes:

Het borderel kan ook wel beschouwd worden als een Betaallijstnummer. Dit veld wordt automatisch gevuld vanuit het betalingenprogramma.


30

KRAAN Financieel

Overige eigenschappen:    

Het verschil tussen Oud en Nieuw saldo wordt op de verschillenrekening in de dagboekdefinitie geboekt. Anders dan in Inkoop en Verkoop heeft u in Bank per regel zowel de debet- als de creditkolom ter beschikking. Per regel mag echter alléén debet of credit ingevuld worden. Tijdens het afsluiten van de boeking wordt het saldo boeking aangemaakt (verschil tussen Oud saldo en Nieuw saldo). Afletterverschillen die optreden bij valutaboekingen en vierkantverschillen ten gevolge van valutaboekingen worden op afzonderlijke extra regels geboekt. Zie ook Inkoopboek ..............................................................................................28 Verkoopboek ...........................................................................................29 Memoriaal................................................................................................31 Tarieven ..................................................................................................32 Voorafgaande journaalposten .................................................................33

4.2.2.4 Memoriaal Het Memoriaal dagboek staat voor een palet van boekingsdocumenten die in geen van de andere drie soorten dagboeken passen. De essentie van dit dagboek is gericht op de interne administratie. Dat wil zeggen, de financiële feiten door de organisatie zelf zijn gemaakt. Voorbeelden daarvan zijn de loonjournaalposten, beginbalans boekingen en correctieboekingen.

(Bij voorkeur gekozen voor een horizontaal scherm). Met de knop

wisselt u tussen debiteuren/crediteur- of grootboekweergave.

Overige eigenschappen:  

Net als bij bank boeken is er per regel zowel de debet- als de creditkolom ter beschikking. Per regel mag echter alleen debet of credit ingevuld worden. Afletterverschillen ten gevolge van valutaboekingen en vierkantverschillen ten gevolge van valutaboekingen worden op afzonderlijke extra regels geboekt.


31

KRAAN Financieel

Zie ook Inkoopboek ..............................................................................................28 Verkoopboek ...........................................................................................29 Kas, Bank en Giro ...................................................................................30 Tarieven ..................................................................................................32 Voorafgaande journaalposten .................................................................33

4.2.2.5 Tarieven Het dagboek 'Burgerwerk tarieven' is een afgeleide van het memoriaal dagboek bedoeld om eenvoudig vaste interne verrekentarieven gezamenlijk door te belasten naar bijvoorbeeld projecten. De vaste interne verrekentarieven voor standaardactiviteiten worden ingevoerd in de basisbestanden. Voor de eenvoudigste invoer van tariefboekingen wordt gekozen voor het horizontale scherm. Meerdere tariefregels kunnen per boekstuk aangemaakt worden, mits deze betrekking hebben op dezelfde periode en boekstukdatum. Van de velden: periode, boekstuknummer, boekstukdatum, eenheid en bedrag debet/credit kan niet worden afgeweken.

In het veld tariefcode wordt de tariefcode gebruikt zoals die is aangemaakt in de basisgegevens. In de velden aantal debet en credit wordt het aantal eenheden ingevoerd dat doorbelast moet worden. Ten opzichte van de andere dagboeken, wordt bij tarieven boeken het journaal gegenereerd op basis van de ingevoerde regels. Het programma bepaalt het totaal van de regel aan de hand van de tariefopbouw van de tariefcode en het aantal eenheden debet of credit. Automatisch wordt het journaal aangemaakt waarbij het totaal wordt doorbelast naar het ingevoerde rekeningnummer en uitgesplitst naar de dekkingsrekeningen volgens de tariefopbouw.

Het veld omschrijving voor de boekingsregel wordt gevuld met de omschrijving van de tariefcode. Het veld omschrijving voor de dekkingenregels krijgen het nummer van het rekeningnummer mee waarop geboekt is.


32

KRAAN Financieel

Opmerking: Als gebruik wordt gemaakt van boekingen op een project of grootboekrekening uit een ander bedrijf worden wel rekening courantregels gegenereerd, maar de dekkingsregels worden altijd geboekt in het originele bedrijf. Zie ook Inkoopboek ............................................................................................. 28 Verkoopboek ........................................................................................... 29 Kas, Bank en Giro ................................................................................... 30 Memoriaal ............................................................................................... 31 Voorafgaande journaalposten ................................................................ 33

4.2.2.6 Voorafgaande journaalposten Het dagboek 'Voorafgaande journaalposten' is een afgeleide van het Memoriaal dagboek met het verschil dat dit dagboek het mogelijk maakt kosten of baten (zgn. transitorische posten) enkele periodes vooruit te boeken. Het doel is om financiële feiten te reserveren tot een bepaalde periode. Dit houdt in dat er een scheiding aangebracht wordt tussen:  

Het boeken van de betaling van de kosten of van de ontvangst van de baten; Het boeken van de kosten of baten voor de betrokken periode.


33

KRAAN Financieel

Selectie dagboek ziet er als volgt uit:

Het dagboek voorafgaande journaalposten kent twee periodekeuzevensters. In het bovenste venster wordt de periode geselecteerd waarin de boeking plaats vindt. In het onderste venster de periode waarop de boeking betrekking heeft. Het boekingsscherm Voorafgaande journaalposten:

Dit boekingsscherm is een afgeleide van het Memoriaal boekingsscherm met als verschil de rubriek ‘Periode VJP’.


34

KRAAN Financieel

In dit veld staat de periode, waarin de boeking plaatsvindt.

Hierin staat de periode vermeld waarop de boeking betrekking heeft. Deze is in dit scherm muteerbaar. Voorwaarde is dat de periode in dit veld groter moet zijn dan de periode waarin de boeking gedaan wordt. Zie ook Inkoopboek ............................................................................................. 28 Verkoopboek ........................................................................................... 29 Kas, Bank en Giro ................................................................................... 30 Memoriaal ............................................................................................... 31 Tarieven .................................................................................................. 32

4.2.3

Rekening courant boeken

Voor het kunnen gebruiken van rekening courant verhoudingen tussen bedrijven, dienen de groepsinstellingen in de basisgegevens gevuld te zijn. Het boeken van rekening courant kan in verschillende boekingsschermen in verschillende dagboeken:    

In dagboek memoriaal in zowel grootboek als debiteuren/crediteurenweergave. In dagboeken kas/bank/giro in zowel grootboek als debiteuren/crediteurenweergave. In dagboeken inkopen en verkopen in zowel grootboek als projectweergave. In dagboek tarieven in zowel grootboek als projectweergave.

Elk dagboek bevat het veld 'Afwijkend bedrijf'. Door het veld te vullen met een bedrijfcode wordt de rekening courantverhouding tijdens het boeken geactiveerd. Van belang is dat de tabel in de groepsinstellingen een rekening courant verhouding kent tussen de bedrijven. Een boeking op een ander bedrijf resulteert in drie boekingsregels, namelijk: 1. De boeking gemaakt in oorspronkelijk bedrijf, dagboek, boekstuk inclusief de BTW code op 'Rekening van …' (zie rekening courant tabel). 2. De boeking naar afwijkend bedrijf, 'Bedrijf naar …', op 'Dagboek naar …' met de oorspronkelijke boekingsgegevens (behalve BTW code) op het eerste vrije boekstuk van 'Dagboek naar …'. 3. De tegenboeking in 'Bedrijf naar …' op 'Dagboek naar …' en 'Rekening naar …'. Er zijn drie mogelijkheden voor Rekening Courant: 1. Boeking op rekening van ander bedrijf (rekening is gekoppeld aan een ander bedrijf); 2. Boeking op project van ander bedrijf (eventuele AK boekingen worden ook in het andere bedrijf uitgevoerd);


35

KRAAN Financieel

3. Boeking op factuur van ander bedrijf. 1) Boeking op rekening ander bedrijf

Door het veld 'Bedrijf afw.' te vullen met een ander bedrijfsnummer wordt de rekening courant geactiveerd. Als gekeken wordt naar de resultaten van verwerking in overzicht batches ziet u dat het programma in de resultaten van verwerking in bedrijf A twee journaalposten heeft gecreëerd. Eén ten behoeve van bedrijf A en de andere ten behoeve van andere bedrijf. 2) Boeken op project afwijkend bedrijf Naar aanleiding van ad 1) is het tevens mogelijk op een project van een afwijkend bedrijf te boeken. Dit kan zowel in dagboeken inkoop/verkoop als memoriaal en kas/bank/giro. Na invullen van het veld 'Afwijkend bedrijf' zal het boekingsscherm bij het kiezen van een projectrekening automatisch een selectiescherm generen met de projecten respectievelijk de bewakingscodetabellen binnen dat afwijkende bedrijf. Daarbij worden de eventuele automatische AK-boekingen in het afwijkend bedrijf uitgevoerd. 3) Boeking op factuur van ander bedrijf KRAAN Financieel geeft ook de mogelijkheid via memoriaal of kas/bank/giro te boeken op een factuur van een afwijkend bedrijf eventueel in combinatie met een project. Voor inkoop/verkoop geeft dat de mogelijkheid een credit/debetnota aan te maken. Na het selecteren van het afwijkend bedrijf genereert het programma bij het kiezen van de debiteur/crediteur het selectiescherm met de interne factuurnummers. Er gelden een aantal voorwaarden voor boeken van rekening courant:      

Bij de groep moet RC van toepassing zijn. Alleen RC tussen bedrijven van dezelfde groep mogelijk. De BTW blijft in het oorspronkelijke bedrijf. Rekening courant is niet toegestaan in combinatie met dagboek 'Voorafgaande journaalposten'. De periode moet beide bedrijven voorkomen en niet geblokkeerd zijn. Als afwijkend bedrijf is ingevuld vinden validatie en opvragen van een aantal rubrieken plaats in het andere bedrijf, als bijvoorbeeld bij dagboek Kas/bank/giro het afwijkende bedrijf is ingevuld, worden debiteuren en crediteuren en openstaande posten van het afwijkende bedrijf getoond.


36

KRAAN Financieel

 

De RC boekingen in het andere bedrijf kunnen niet aangepast, verwijderd of verplaatst worden naar een andere batch. Dit kan wel met de originele boeking in het aangesloten bedrijf. Bij het verplaatsen worden dan alle bijbehorende RC boekingen mee verplaatst. RC boekingen worden gekenmerkt door indicatie 'Soort boeking' = R. Zie ook Toepassingen tijdens het boeken ...........................................................15 Dagboeken ..............................................................................................26 Dimensies................................................................................................37 Journaalbestand inlezen .........................................................................39

4.2.4

Dimensies

De functie Dimensies is optioneel beschikbaar onder licentie binnen het Total Service contract. Zie ook Inleiding................................................................................................... 37 Grootboek ............................................................................................... 37 Boeken .................................................................................................... 38

4.2.4.1 Inleiding In KRAAN Financieel bestaat de mogelijkheid gebruik te maken van Dimensies. Dit houdt in dat variabelen kunnen worden ingevuld in een boekingsregel die een extra inzicht in de financiële administratie kunnen verschaffen. Het geeft de gebruiker de mogelijkheid er achter het grootboekschema een subadministratie op na te houden van bijvoorbeeld: kostenplaatsen, kostendragers, enz. Hieronder volgt een beschrijving van het in werking stellen van dimensies. Zie ook Grootboek ............................................................................................... 37 Boeken .................................................................................................... 38

4.2.4.2 Grootboek Per grootboekrekening kan worden aangegeven of gebruik mag worden gemaakt van dimensies. Uitgesloten zijn de rekeningen voor projecten, debiteuren/crediteuren en groepen.

In het grootboekverticaal kunnen de verschillende dimensies gekozen worden per


37

KRAAN Financieel

grootboekrekening. Van de geselecteerde dimensies per grootboek, kan per dimensie bepaald worden of de dimensie een verplicht veld is bij het boeken.

Indien het veld 'Verplicht' niet is aangevinkt, dan is het invullen van de dimensie bij het boeken optioneel. Verder kan per dimensie aangegeven worden 'Waarde van..' en 'Waarde tot..'. Tijdens het boeken dient de ingevulde waarde te voldoen aan de opgegeven criteria. Zie ook Inleiding................................................................................................... 37 Boeken .................................................................................................... 38

4.2.4.3 Boeken In de boekingsschermen worden de dimensies, waarvan de indicatie 'Gebruikt' in de basisgegevens op Ja staat, als extra invoervelden zichtbaar. Tijdens het boeken controleert het programma per grootboekrekening of de gebruikte dimensie is toegestaan.

De velden kunnen overigens alleen gemuteerd worden in de volgende boekingsschermen/programmacodes:  

Kostenregels in Inkoop– en Verkoopdagboeken; Kas, Bank, Giro, Memoriaal en Voorafgaande journaalboekingen op grootboekniveau (dus niet op relatieniveau).

Bij rekening-courantboekingen wordt voor de validatie van de dimensiecodes gekeken in de basisbestanden van het afwijkende bedrijf.


38

KRAAN Financieel

Zie ook Inleiding................................................................................................... 37 Grootboek ............................................................................................... 37

4.2.5

Journaalbestand inlezen

Naast het zelf invoeren van boekingen is het mogelijk journaalposten in te lezen. Deze journaalposten zijn over het algemeen aangemaakt door de overige KRAAN-pakketten (LoSa en Burgerwerk) of andere pakketten dan wel van derden die een FAJ bestandsindeling ondersteunen. Een FAJ bestand is een ASCII bestand (FAJxxxxx.ASC.). Het venster Journaalbestand inlezen opent u met de knop hoofdscherm van Grootboek.

in het lint onder Extra vanuit het

Toelichting:

Plaats (en bestandsnaam) op de vaste schijf waar boekingsbestanden bewaard worden.


39

KRAAN Financieel

Alhoewel u bestaande batches kunt aanvullen met ingelezen boekingen, raden wij aan ingelezen journaalposten in een nieuwe batch te plaatsen, en de nieuwe batch te voorzien van een bruikbare naam.

Dagboek waarin de batch moet worden ingelezen.

Het boekjaar en de periode waarin de boekingen geboekt dienen te worden. De waarde van het eerstvolgende vrije boekstuknummer van het gekozen dagboek.

De toekenning van het boekstuk wordt verdeeld in de keuzemogelijkheden 1 tot en met 3:   

Keuze 1: Het boekstuknummer wordt overgenomen uit de aangeleverde regel; Keuze 2: Per aangeleverd boekstuknummer wordt doorgenummerd, te beginnen met het eerst volgende vrije boekstuknummer. Keuze 3: Er wordt één boekstuknummer toegekend aan het gehele journaalbestand.

Het programma stelt altijd de verwerkingsdatum voor. Deze datum geldt alleen voor boekstukken zonder datum. Bij het inlezen van het journaalbestand is het mogelijk de boekstukdatum over te nemen. Dit kan bij keuze 1 en 2 bij boekstuknummering. Bij keuze 3 (één boekstuk) is dat niet mogelijk, aangezien het hele boekstuk dezelfde datum moet bevatten.

Weeknummer voor kosten- en opbrengstregels in de projectadministratie. Ook deze geldt alleen voor niet ingevulde weeknummers.

Indien gebruik kan worden gemaakt van dimensies, is te bepalen welke dimensies en in welke hoedanigheid deze ingelezen worden vanuit het journaalbestand. Gekozen kan worden per dimensie voor een vaste waarde. Met deze toets wordt de inleeshandeling beëindigd. Met deze toets wordt het inlezen vervolgd. Hierna is te bepalen of het ingelezen bestand bekeken en/of verwerkt wordt. Na op OK te hebben geklikt, wordt de toets Bekijken en het scherm 'Journaalbestand inlezen' onderin zichtbaar. Klikt u op deze toets dan krijgt u een weergave van het FAJ bestand.


40

KRAAN Financieel

De ingelezen boekingen worden op dat moment als 'normale boekingen' afgehandeld. Indien bij het inlezen meerdere records zonder bedragen aanwezig zijn, wordt tijdens de verwerking van de boekingen een bevestigingsscherm getoond met daarin de vraag: 'Regel zonder bedragen gevonden in boekstuk. Verwijderen?' Zie ook Toepassingen tijdens het boeken ........................................................... 15 Dagboeken ............................................................................................. 26 Rekening courant boeken ....................................................................... 35 Dimensies ............................................................................................... 37

4.3

Betalen

Het is van belang dat een crediteurenadministratie zo goed mogelijk beheerd wordt. De applicatie KRAAN Financieel biedt de mogelijkheid om met gebruikmaking van automatische handelingen te betalen. In deze handleiding wordt hier uitvoerig op in gegaan. De functies voor betalen crediteuren bevinden zich onder 'Betalen' in de navigatiebalk. Zie ook Betaaladvies ........................................................................................... 41 Betalingen bewerken .............................................................................. 44 Clieop03 Aanmaken ............................................................................... 45 Borderel bewerken.................................................................................. 48 Automatisch betalen in combinatie met Rekening Courant .................... 52 Aanmaningen .......................................................................................... 52

4.3.1

Betaaladvies

Met behulp van de functie Betaaladvies wordt een advieslijst samengesteld over de op dat moment te verrichten betalingen van de geselecteerde crediteuren op basis van de voorwaarde: betaaltermijn per factuur/crediteur. De keuze Betaaladvies wordt ook gebruikt wanneer een handmatige selectie plaats zal vinden van de openstaande betalingen. Kortom, een betaaladvies dient opgestart te worden voor zowel:  het automatisch genereren van de betaaladvieslijst, als;  het handmatig opmaken van de betaaladvieslijst. Beide methoden worden uitgelegd.


41

KRAAN Financieel

Het scherm voor aanmaken betaaladvies:

Zie ook Automatische betaaladvieslijst ............................................................... 42 Handmatige betaaladvieslijst .................................................................. 44

4.3.1.1 Automatische betaaladvieslijst Als gebruik wordt gemaakt van het automatisch genereren van de betaaladvieslijst, dienen de volgende stappen in dit scherm gedaan te worden:  

In de navigatiebalk kiest u Betalen > Betaaladvies. Selecteer een crediteurengroep:

Indien gebruik wordt gemaakt van verschillende crediteurengroepen, is het mogelijk per groep een betaaladvieslijst te genereren. Meestal wordt gekozen voor alle crediteurengroepen.


42

KRAAN Financieel





    



Vervolgens verschijnt een scherm waarin crediteuren kunnen worden geselecteerd (in selecteermodus). Met behulp van de Ctrl-toets en de linker muistoets zijn meerdere crediteuren tegelijk te selecteren en via Ctrl-A worden alle crediteuren geselecteerd.

Na OK is het met de rechtermuisknop of met de button 'Selectie verwijderen' nog mogelijk geselecteerde crediteuren te verwijderen. Zijn alle te betalen crediteuren geselecteerd, dan zal KRAAN Financieel aan de hand van de nog in te voeren selectiecriteria een betaaladvies genereren.

Het veld Betaaldatum is van belang om te bepalen tot welke datum de betaaladvieslijst samengesteld dient te worden. De betaaldatum is in dit veld de factuurdatum plus de betaaltermijn van de factuur/crediteur. Is het vinkje bij groepscontrole uit wordt alleen in dat bedrijf per crediteur gekeken of het crediteurensaldo kleiner dan nul is. Is deze aangevinkt, dan wordt deze controle over de gehele groep uitgevoerd. Wanneer 'Alleen verwerkte batches' is aangevinkt worden alleen de openstaande betalingen meegenomen die definitief in batches verwerkt zijn. Geblokkeerde relaties en facturen worden over het algemeen niet meegenomen, behalve als deze zijn aangevinkt. De beoordeling Wet Keten Aansprakelijkheid (WKA) kan worden geactiveerd door het combiveld op beoordeling betaaldatum of factuurdatum te zetten. Tijdens het genereren van de betalingen zal deze op één van beide controleren. Wordt een verloop van een verklaring geconstateerd, wordt dit weergegeven door een melding. Het veld Borderelnummer is een verplicht veld. Maximaal negen numerieke karakters kunnen ingegeven worden. Vaak worden week en jaar van de borderel gehanteerd als borderelnummer. Een nummer kan slecht eenmaal per bedrijf gebruikt worden. Uiteindelijk wordt het genereren van de borderel gestart door middel van de knop Betaaladvies rechts onderin het scherm. Automatisch start het programma het scherm op waarin de gegenereerde betalingen te bewerken zijn. Ga naar Betalingen bewerken (pagina 44). Zie ook Handmatige betaaladvieslijst ..................................................................44


43

KRAAN Financieel

4.3.1.2 Handmatige betaaladvieslijst Het programma voorziet in de mogelijkheid een borderel aan te maken, waarbij ervoor gekozen kan worden om zelf de openstaande betalingen te selecteren voor de betaaladvieslijst. De volgende regels dienen in aanmerking genomen te worden:    

In het basisvenster Debiteuren/crediteuren kiezen voor Betaaladvies in de navigatiebalk. In tegenstelling tot het automatisch genereren van een betaaladvieslijst, wordt geen selectie gedaan van crediteuren(groepen). Het venster voor de geselecteerde relaties blijft dus leeg. Afgezien van het borderelnummer worden de overige selectiecriteria niet gebruikt. Alleen het borderelnummer wordt gevuld met een nummer van maximaal negen karakters, die meestal uit het weeknummer en jaar van de betaling bestaan. Door op de knop Betaaladvies te klikken, toont het programma een scherm waarin via de knop Toevoegen de facturen aan de betaaladvieslijst zijn toe te voegen. Zie ook Automatische betaaladvieslijst ................................................................42

4.3.2

Betalingen bewerken

Door middel van de functie 'Betaling bewerken' in de navigatiebalk onder Betalen is het mogelijk geselecteerde betalingen te bewerken of te verwijderen. Bovendien is het mogelijk aan een bestaande betaaladvieslijst betalingen toe te voegen. In principe wordt automatisch na het scherm 'Betaaladvies' het volgende scherm geopend. In het geval gekozen is voor een automatische selectie van de betalingen zal het scherm gevuld zijn. Is gekozen voor handmatige selectie dan is het scherm leeg.

Toevoegen van regels aan de betaaladvieslijst. Er verschijnt een lijst met alle openstaande betalingen, die ongeacht betaaltermijn of blokkering te selecteren zijn.

Deze button geeft in een memo de reden weer waarom de kolommen 'Relatie blokkering' en 'Factuur blokkering' aangevinkt zijn.

Controleknop. De factuur wordt op diverse punten op betaalbaarheid gecontroleerd.


44

KRAAN Financieel

Verticaalscherm tonen van de geselecteerde regel, waarin de betaling is aan te passen naar bijvoorbeeld een deelbetaling. Ook is het hier mogelijk de betaling te splitsen naar een gedeelte G-rekening en bankrekening. De regel is tevens te bewerken door dubbel te klikken op de regel.

Bij het aanmaken van de betaaladvieslijst wordt altijd rekening gehouden met deelbetalingen op een factuur in andere borderellen. Deze worden in mindering gebracht op het te betalen bedrag. De externe omschrijving van de betalingen wordt bij het doorboeken van het borderel overgenomen naar de journaalposten. Het opslaan van de betaaladvieslijst gaat als volgt: de aangemaakte betaaladvieslijst is op dit moment nog een voorstel om er een definitieve betaaladvieslijst van te maken. Door het programma zijn in dit stadium nog geen definitieve mutaties uitgevoerd. Het is hier mogelijk lijsten af te drukken. Door het scherm af te sluiten verschijnt het volgende scherm. Indien hier Ja aanklikt wordt, worden de voorgestelde betalingen opgeslagen onder het gekozen borderelnummer.

Zie ook Betaaladvies ........................................................................................... 41 Clieop03 Aanmaken ............................................................................... 45 Borderel bewerken.................................................................................. 48 Automatisch betalen in combinatie met Rekening Courant .................... 52 Aanmaningen .......................................................................................... 52

4.3.3

Clieop03 Aanmaken

Met deze procedure worden de betalingsgegevens van een borderel gereed gemaakt voor betaling.


45

KRAAN Financieel

Door een Clieop03 aan te maken worden de volgende handelingen uitgevoerd:   

De betaling wordt vastgelegd. De betaling wordt in een betalingsbestand geplaatst (Clieop03). Dit kunnen er meerdere zijn. Het bestand wordt gebruikt in het betalingsprogramma van de bank (telebankieren). Van de betalingen wordt een boekingsbestand klaargezet. Dit kan op een gewenst moment verwerkt worden in de administratie.

Als de functie wordt gestart, verschijnt een scherm waarin de aangemaakte borderellen één voor één te selecteren zijn om te betalen:

Het borderelnummer waarvan een betalingsbestand aangemaakt gaat worden.

De gewenste verwerkingsdatum door de bank van de Clieop03 kan worden ingevoerd.

De Bank- of Girorekening (normale rekening) waarvan de betaling moet worden afgeschreven.

De G-rekening waarvan de G-betalingen moeten worden afgeschreven. Indien niet ingevuld, worden G-betalingen van de normale rekening afgeschreven. Hierin wordt een saldo gevuld dat op de G-rekening staat. Het programma zal alle betalingen naar G-rekeningen afschrijven van het beschikbare saldo van de G-rekening. Indien het saldo niet toereikend is, zal het restant van de nog te betalen crediteuren naar de G-rekeningen afgeschreven worden van de bankrekening. Indien aangevinkt, wordt per crediteur één betaling aangemaakt. De omschrijving bij de betaling wordt dan 'Zie specificatie'. U dient de crediteur zelf een specificatie van de betaling te verstrekken. In 'Borderel bewerken' kan deze specificatie afgedrukt worden door met de rechtermuis toets op de borderel te klikken.


46

KRAAN Financieel

Bij het aanmaken van het Clieop03-bestand is de manier van verdichting als volgt:       

Betalingen aan de G-rekening worden nooit verdicht. In de drie inforegels per betaling worden project, WKA-contract, loonsomuren en 'G-periode van t/m' vermeld. Indien een creditnota met loonsom aanwezig is, wordt deze geblokkeerd en niet verrekend. Handmatig dient de loonsom leeg gemaakt te worden en verrekend te worden met de loonsom van de nog openstaande facturen. Indien een creditnota zonder loonsom aanwezig is, worden betalingen aan de normale rekening altijd verdicht tot één betaling per crediteur met als inforegel 'Zie specificatie'. Indien niet wordt verdicht, worden betalingen aan de normale rekening per crediteur per 3 gebundeld en bevatten de 3 inforegels de externe omschrijvingen van de facturen. Indien wel wordt verdicht, worden meer dan 3 betalingen aan de normale rekening verdicht tot één betaling per crediteur met als inforegel 'Zie specificatie'. 3 of minder betalingen worden gebundeld tot één betaling met als inforegels de externe omschrijvingen. Indien de naar de inforegel overgenomen externe omschrijving leeg is, dan wordt de tekst 'Factuur betaling in de inforegel' geplaatst. Van verdichte betalingen kan een specificatie worden afgedrukt via het rechtermuismenu, keuze Borderel bewerken.

Indien het vinkje weggelaten is, wordt in het bedrijf per crediteur bekeken of deze een negatief crediteurensaldo heeft. Zo ja, dan worden ook de openstaande facturen niet betaald. Is de groepscontrole geactiveerd door middel van het vinkje, wordt de controle over het crediteurensaldo bij alle bedrijven uitgevoerd. Als hier een vinkje geplaatst wordt, worden de betalingen in het ClieOp03 bestand door de Bank niet uitgevoerd, maar alleen gecontroleerd op verwerkbaarheid.

Locatie waar het betalingenbestand geplaatst wordt. Geadviseerd wordt een aparte map per bedrijf aan te maken voor de borderellen. Daar is met telebankieren het bestand te benaderen.

Na OK worden de betalingen aangemaakt. Meldingen De melding 'Batch nog niet afgesloten' komt mee voor alle facturen in niet afgesloten batches, maar is niet de oorzaak van weigering van de betaling. Die oorzaak ligt bij de andere meldingen. Indien een Clieop03 wordt aangemaakt en op de plaats waar dit bestand moet worden opgeslagen zijn reeds Clieop03 bestanden aanwezig, dan komt het programma met de vraag: 'Clieop03 overschrijven?'. Bij het aanmaken van het Clieop03 bestand wordt tevens gecontroleerd of er op de harde schijf voldoende ruimte beschikbaar is op het in het pad aangegeven stationsaanduiding.


47

KRAAN Financieel

Zie ook Betaaladvies ........................................................................................... 41 Betalingen bewerken .............................................................................. 44 Borderel bewerken.................................................................................. 48 Automatisch betalen in combinatie met Rekening Courant .................... 52 Aanmaningen .......................................................................................... 52

4.3.4

Borderel bewerken

Het laatste stadium van betalingen aan crediteuren bevindt zich in 'Borderel bewerken'. De betaalde facturen zijn verstuurd en er zal na verloop van tijd een bankafschrift (per post of digitaal) arriveren. Op dat moment kunnen via 'Borderel bewerken' de volgende handelingen worden verricht:     

Het betaalde borderel doorboeken in de financiële administratie; De status wijzigen van Clieop03 naar betaaladvies; De status wijzigen van Journaal naar Clieop03; Het borderel in zijn geheel verwijderen; De specificatie van de betaling afdrukken.

Bovendien zijn er nog enkele inspectiefuncties uit te voeren op de aangemaakte gegevens. Na het starten van de functie 'Borderel bewerken' via de knop verschijnt het scherm:

in de navigatiebalk onder Betalen

De inspectiefuncties bevinden zich in de tabbladen 'Journaalposten van borderel' en 'Definitieve betalingen van borderel'. In tabblad 'Journaalposten van borderel' zijn de journaalposten van het borderel te zien. In het tabblad 'Definitieve betalingen van borderel' zijn de betalingsregels van de journaalposten gesorteerd op relatie te zien. Per relatie geeft dit overzicht een totaal van de voor de relatie aangemaakte betalingen. Is het borderel verwerkt in een Clieop03, dan heeft het borderel de status: 'Definitief (Clieop03)'. Andere statussen die aan een borderel gegeven worden, zijn: Kraan Bouwcomputing B.V.

48

KRAAN Financieel

 

Betaalrecords aangemaakt. Borderel is in stadium betaaladvieslijst. Er is nog geen Clieop03 aangemaakt. Gejournaliseerd. Borderel is doorgeboekt in de financiële administratie via dagboek Kas/Bank/Giro of via dagboek Betalingen onderweg (memoriaal naar een tussen rekening). De status 'Gejournaliseerd' is te zien via de knop lint.



(Inclusief gejournaliseerde borderellen) in het

Voor de controle gebruikt u deze button in het lint. Deze functionaliteit is bij aanmaken betaaladvies (pagina 41) en bewerken betalingen (pagina 44) besproken. Zie ook Borderel doorboeken ...............................................................................49 Status borderel terugzetten .....................................................................50 Afdrukken specificatie betalingen ...........................................................51

4.3.4.1

Borderel doorboeken

Voor het doorboeken van een borderel gebruikt u de knop borderelverticaalscherm.

in het lint van het

Alleen een borderel met de status 'Definitief (Clieop03)' kan geselecteerd worden om te worden doorgeboekt.

In het veld Borderel wordt een keuze gemaakt uit de beschikbare borderellen met status 'Definitief (Clieop03)'. Daaronder wordt de periode en de boekstukdatum ingevuld. Het dagboek dat is opgeslagen in de banktabel wordt weergegeven, zowel voor bank- als G-rekening indien bij het aanmaken van het Clieop03-bestand beide rekeningnummers zijn ingevuld. Het scherm is verdeeld in twee kaders: 

Normale rekening;


49

KRAAN Financieel



G-rekening. Indien niet naar een G-rekening betaald wordt, geeft dit kader de melding: 'Geen betalingen naar G-rekening beschikbaar.'

Dit betekent dat het journaal van het borderel gescheiden kan worden verwerkt. Voor de keuze van het dagboek wordt geadviseerd de doorboeking te laten verlopen via het aan het rekening gekoppelde dagboek in de basisgegevens of via het dagboek 'Betalingen onderweg'. Wordt een dagboek gekozen, dan wordt automatisch de tegenrekening uit de dagboekgegevens gevuld. Deze is hier niet te wijzigen. De verwerking kan gescheiden geschieden door voor beide betaalstromen een aparte batch aan te maken. Hier kan in beide gevallen gekozen worden voor een nieuwe of een bestaande batch. Na OK worden de batches aangemaakt. De status van het borderel verandert in 'Gejournaliseerd'. De batch kan vervolgens via Batches als een gewone batch verder afgehandeld worden. Als de bankbatch verwijderd wordt, wordt de betreffende betaling uit het betalingenbestand verwijderd en herkrijgt het borderel de status 'Definitief (clieop030)'.

Indien in beide gevallen met Ja wordt geantwoord, wordt de status 'Gejournaliseerd' gewijzigd in 'Definitief (Clieop03)'. Zie ook Status borderel terugzetten .................................................................... 50 Afdrukken specificatie betalingen ........................................................... 51

4.3.4.2 Status borderel terugzetten Behalve dat u in het scherm Borderel borderellen kunt doorboeken, heeft u hier ook de mogelijkheid de status te wijzigen, via het rechtermuismenu.



Met de optie 'Status clieop03 terugzetten' zet u de status van het borderel terug van 'Definitief (Clieop03)' naar Betaaladvies ('Betaalrecords aangemaakt').


50

KRAAN Financieel



Met de optie 'Status Journaal naar clieop03 terugzetten' zet u de status van het borderel terug van 'Gejournaliseerd' naar 'Definitief (Clieop03)'. Met deze optie verwijdert het programma alle betalingsboekingen van het borderel uit de batch. Blijft er dan een lege batch over dan wordt gevraagd of de lege batch verwijderd moet worden. Let er op dat dit alleen mogelijk is wanneer de batch nog niet definitief is verwerkt. Zie ook Borderel doorboeken ...............................................................................49 Afdrukken specificatie betalingen ...........................................................51

4.3.4.3 Afdrukken specificatie betalingen Met behulp van de functie 'Specificatie afdrukken' in 'Borderel bewerken' kan de specificatielijst van de verdichte betalingen worden afgedrukt.

Zie ook Borderel doorboeken .............................................................................. 49 Status borderel terugzetten .................................................................... 50


51

KRAAN Financieel

4.3.5

Automatisch betalen in combinatie met Rekening Courant

Indien gebruik wordt gemaakt van meerdere bedrijven in dezelfde groep, is het met de functionaliteit 'Rekening Courant' mogelijk centraal vanuit één bedrijf automatisch te betalen. Hiervoor staan twee mogelijkheden ter beschikking. In beide gevallen dienen de dezelfde bankrekeningnummers voor elk bedrijf waar vandaan de crediteuren worden betaald in de basisgegevens ingevuld te zijn. Deze dienen op hun beurt weer gekoppeld te zijn aan een grootboekrekening 'Betalingen onderweg' dat binnen deze grootboekkaart vervolgens weer gekoppeld is aan het afwijkend bedrijf.

De twee mogelijkheden: 



Koppel de grootboekrekening(en) van de bankrekening aan het bedrijf dat de betalingen doet. Bij doorboeken van het borderel wordt een rekening-courantboeking op de tussenrekening van het betalende bedrijf aangemaakt. Deze tussenrekening is dan te gebruiken bij de uiteindelijke bankboeking van de betaling. Koppel de grootboekrekening(en) van de bankrekening aan het oorspronkelijke bedrijf waarin het borderel wordt aangemaakt. Bij het doorboeken van het borderel wordt een boeking op de tussenrekening van het oorspronkelijke bedrijf aangemaakt. Deze tussenrekening is te gebruiken bij de uiteindelijke bankboeking van de betalingen, waarbij een rekening-courantboeking naar het oorspronkelijke bedrijf wordt aangemaakt. Zie ook Betaaladvies ............................................................................................41 Betalingen bewerken ...............................................................................44 Clieop03 Aanmaken ................................................................................45 Borderel bewerken ..................................................................................48 Aanmaningen ..........................................................................................52

4.3.6

Aanmaningen

Indien debiteuren niet tijdig betalen bestaat in KRAAN Financieel de mogelijkheid aanmaningen aan te maken. Dit kan alleen in combinatie met de KRAAN modules:  

Project Acquisitie Systeem (PAS) of Relatiebeheer.


52

KRAAN Financieel

De werking is als volgt: Ga naar

>

.

Selecteer het selectievakje 'Aanmaningen via Relatiebeheer'. Hierdoor wordt de link tussen Relatiebeheer/PAS geactiveerd ten behoeve van het aanmaken van aanmaningen. Klik in het hoofdscherm op volgende velden in te vullen:

> Openpostenlijst. In het afdrukscherm zijn in het kader Bereik de

De waarden van deze velden zijn variabel en instelbaar in de basisgegevens per bedrijf ( Openen ander bedrijf > Tab Financieel):

>

Deze functionaliteit heeft niet alleen betrekking op het aanmaken van aanmaningen, maar ook voor het kunnen bepalen vanaf hoeveel dagen 'te laat' de openstaande postenlijst afgedrukt dient te worden. Kraan Bouwcomputing B.V.

53

KRAAN Financieel

Uitsluitend de facturen die voldoen aan de voorwaarden binnen 'Aantal dagen openstaand' (de eerste 4 opties) worden zichtbaar in het scherm. De combinatie met Relatiebeheer of PAS is noodzakelijk bij het gebruik van aanmaken aanmaningen, omdat het programma tijdens het aanmaken van aanmaningen de relaties controleert op een aangegeven kenmerk. Indien deze instelling is aangevinkt, zal bij het afdrukscherm van de openstaande posten een extra functionaliteit toepasbaar worden.

Indien u 'Kenmerk aanmaningen' in de openstaande posten afdrukdefinitie invult, wordt aan alle relaties die voor de openstaande postenlijst zijn geselecteerd voor afdrukken dit kenmerk toegevoegd. Als de optie 'Kenmerk-koppelingen vooraf verwijderen' aanstaat wordt eerst het oude kenmerk verwijderd (mits het al voorkomt bij de relaties in Relatiebeheer of PAS) zodat uitsluitend de nieuwe selectie relaties het kenmerk meekrijgen. Dit kenmerk moet al in Relatiebeheer of PAS zijn aangemaakt. In Financieel bestaat geen mogelijkheid kenmerken aan te maken dan wel te verwijderen. In Relatiebeheer/PAS kan naderhand het afdrukken van de betreffende selectie van de openstaande posten worden uitgevoerd op het gekozen kenmerk, en via de functie Samenvoegen kan deze selectie worden gebruikt om een algemene aanmaning (sjabloonbrief in Word) aan te maken. Het is vooralsnog niet mogelijk om op deze aanmaning de openstaande facturen en/of een totaal openstaand bedrag af te drukken, daarvoor dient in Financieel de openstaande postenlijst (per debiteur) te worden afgedrukt om als bijlage mee te kunnen sturen naar de debiteur. Uitgangspunten:      

Licentie voor module Relatiebeheer en/of PAS noodzakelijk. Geen automatische volgnummer (1 , 2 , 3 aanmaning) van aanmaningen mogelijk. Openstaande posten per debiteur worden uitsluitend als bijlage bij de standaardbrief toegevoegd en kunnen vooralsnog niet in de standaard (sjabloon)brief worden opgenomen. Een debiteur wordt uitsluitend toegevoegd aan de selectie in Relatiebeheer of PAS indien het veld Aanmanen op de betreffende debiteurenkaart is aangevinkt. Het aanvinken van het veld Aanmanen van de debiteuren gebeurt niet automatisch, dit kan echter wel middels een SQL-statement geschieden (raadpleeg helpdesk KRAAN). Gebruik aanmaningen geschiedt op KRAAN niveau, dat wil zeggen alle groepen in de betreffende database maken wel of geen gebruik van de functionaliteit aanmaningen. e

e

e

Relatiebeheer/ PAS:  

Kenmerk t.b.v. aanmaningen aanmaken (Basisbestanden > Relaties > Kenmerken). Standaard sjabloonbrieven maken m.b.v. Word.

Financieel:  

Selectievakje aanmaningen selecteren (Instellingen > Aanmaningen via Relatiebeheer). Selectievakje Aanmanen per relatie selecteren in het verticaalscherm Relatie, tabblad Debiteur.


54

KRAAN Financieel



Afdrukdefinitie t.b.v. bijlage openstaande posten (venster Relaties > Afdrukken openstaande posten > Wijzigen > Beheer). Denk ook aan het aanpassen van het aantal dagen openstaand op de afdrukdefinitie indien afwijkend van standaard KRAAN (0-30;30-60;60-90;>90).

In Relatiebeheer of PAS dient in de basisbestanden een kenmerk ten behoeve van aanmaningen (bijvoorbeeld: kenmerk 'Aanmaningen') aangemaakt te worden.

In KRAAN Financieel zal een debiteur vervolgens alleen worden toegevoegd aan de selectie in Relatiebeheer of PAS indien het veld 'Aanmanen' op de betreffende debiteurenkaart is aangevinkt. Het aanvinken van het veld 'Aanmanen' van de debiteuren gebeurt niet automatisch. Dit kan echter wel middels een SQL-statement geschieden (raadpleeg helpdesk Kraan). Verticaalscherm Relatie:


55

KRAAN Financieel

De standaard afdrukdefinitie van Kraan voor afdrukken aanmaningslijst:

1. Koppeling met Relatiebeheer/PAS 2. Keuzelijst uit tabel Kenmerken van Relatiebeheer/PAS 3. Na keuze Afdrukken wordt in Relatiebeheer de selectie van het gekozen kenmerk eerst verwijderd en vervolgens gevuld conform laatste afdruk openstaande posten. 4. Koppeling wordt pas geactiveerd nadat gekozen is voor Afdrukken. Per debiteur worden de openstaande posten per pagina afgedrukt als bijlage. Alleen de facturen die voldoen aan het criterium van 'Aantal dagen openstaand' worden getoond in het overzicht. Vult de gebruiker een kenmerk in, dan wordt aan alle relaties die in de openstaande postenlijst worden geselecteerd, dit kenmerk toegevoegd. Als de optie 'Bestaande kenmerken verwijderen' is geselecteerd, wordt eerst dit kenmerk verwijderd mits deze al voorkomt bij de relaties in Relatiebeheer of PAS, zodat uitsluitend de nieuwe selectie dit kenmerk krijgt. Dit kenmerk moet al in Relatiebeheer zijn aangemaakt. In Relatiebeheer/PAS kan naderhand via de optie Samenvoegen de selectie worden gebruikt om de aanmaning aan te maken; het is vooralsnog niet mogelijk op deze aanmaning de openstaande facturen of een totaal openstaand bedrag af te drukken, daarvoor dient in Financieel de openstaande postenlijst (per debiteur) te worden afgedrukt om als bijlage mee te kunnen sturen naar de debiteur. Zie ook Betaaladvies ........................................................................................... 41 Betalingen bewerken .............................................................................. 44 Clieop03 Aanmaken ............................................................................... 45 Borderel bewerken.................................................................................. 48 Automatisch betalen in combinatie met Rekening Courant .................... 52

4.4

BTW aangifte

De BTW aangifte functioneert op basis van BTW bedragen die geboekt zijn op de BTW codes. De BTW verzamelcodes vormen samen de aangifte omzetbelasting. De BTW codes zijn gekoppeld Kraan Bouwcomputing B.V.

56

KRAAN Financieel

aan de zogeheten BTW verzamelcodes. De connectie tussen de verzamelcodes en de BTW codes is gelegd in de tabel BTW codes. De verzamelcodetabel wordt standaard met de programmatuur meegeleverd. De verzamelcodetabel is een bestandsmatige weergave van de Nederlandse BTW aangifte. Het doel van de BTW verzamelcodes is het bij elkaar tellen van omzet en belastingbedragen vastgelegd bij BTW codes. De opzet van de BTW verzamelcodes is, dat u de benodigde bedragen ten behoeve van de aangifte omzetbelasting snel kunt opvragen en afdrukken. Voorwaarde alvorens opmaken van een BTW aangifte is dat de boekingen van de periode waarover aangifte gedaan wordt, definitief verwerkt dienen te zijn. Om een BTW aangifte aan te maken kiest u in het de navigatiebalk voor vervolgens

(Grootboek) en

in het lint onder Extra.

In het scherm vindt u onderstaande tabbladen. Zie ook Nieuwe aangifte ...................................................................................... 57 Historische aangifte ................................................................................ 58 Journaalrecords van BTW aangifte ........................................................ 59 EBA (Elektronische belastingaangifte) ................................................... 60

4.4.1

Nieuwe aangifte

In dit tabblad wordt de controle of definitieve verwerking van de aangiftes gestart. Het scherm bevat de volgende invoervelden:

Het veld waarin de periode ingevuld wordt, is verplicht indien in het kader 'Selectie van


57

KRAAN Financieel

journaalrecords' gekozen wordt voor Periode. De periode die hier gevuld wordt, is de laatste boekingsperiode die betrekking heeft op de periodes waarover aangifte wordt gedaan. Dat betekent dat dit veld overeen moet komen met het veld 'Aangifte periodenummer'. Als de boekingen voor de aangifte geselecteerd worden op basis van boekstuknummer, is dit veld niet van toepassing. Let op dat de laatste aangifte van een boekjaar gemaakt moet worden voordat het boekjaar afgesloten wordt. Het veld 'Boekstukdatum tot en met' is standaard gevuld met de huidige datum. Als geselecteerd wordt op basis van boekstukdatum, wordt hier de laatste boekstukdatum gevuld van de boekingen die betrekking hebben op de aangifte. Het veld 'Aangifte periodenummer' wordt gevuld met het periodenummer van de aangifte. Het programma vult bij definitieve aangifte dit periodenummer ook in bij de BTW boekingen die betrokken zijn bij de betreffende aangifte. Daarmee wordt voorkomen dat boekingen die naderhand in voorliggende periodes worden gemaakt, meegenomen worden met de eerstvolgende aangifte. Dit wordt suppletie genoemd.

Slechts een van deze keuzes kan geselecteerd zijn. Hiermee geeft u aan of het resultaat van de verwerking voorlopig of definitief wordt. Het is verstandig altijd eerst een voorlopige aangifte te maken en na te gaan of deze aan de verwachtingen voldoet. Verwerking van de aangifte starten. Met deze knop wordt aan de hand van de ingevulde parameters de aangifte aangemaakt. Als het programma klaar is met de verwerking volgt hiervan een melding. Zie ook Historische aangifte ................................................................................ 58 Journaalrecords van BTW aangifte ........................................................ 59 EBA (Elektronische belastingaangifte) ................................................... 60

4.4.2

Historische aangifte

De uitvoer van de activiteit wordt opgeslagen onder het volgende tabblad: Het scherm van dit tabblad bevat twee panelen:  

Het bovenste deel met de controle of definitieve verwerkingen van de aangiftes. Het onderste deel met de uitvoer per in het bovenste gedeelte aangewezen verwerking.


58

KRAAN Financieel

Het onderstaande scherm bevat de contouren van de Nederlandse BTW aangifte. Het scherm is een mix van BTW verzamelcodes in de eerste kolom en BTW codes in de tweede kolom. Per verzamelcode toont het scherm een totaal in een regel met ** in het veld 'BTW code', gevolgd door een specificatie per BTW code.

Alleen voorlopige verwerkingen zijn verwijderbaar. Het is het raadzaam de oude herstelde voorlopige verwerkingen zo snel mogelijk te verwijderen. Bewaren van allerlei niet meer geldende gegevens kan snel leiden tot verwarring. Bewaar uiteindelijk alleen de definitieve aangiftes. Zie ook Nieuwe aangifte ...................................................................................... 57 Journaalrecords van BTW aangifte ........................................................ 59 EBA (Elektronische belastingaangifte) ................................................... 60

4.4.3

Journaalrecords van BTW aangifte

Na het maken van een definitieve aangifte worden alle boekingen welke in de aangifte zijn opgenomen gemarkeerd met de BTW aangifte periode.

Hierdoor kunnen de betreffende boekingen niet meer in een volgende aangifte worden opgenomen.


59

KRAAN Financieel

Zie ook Nieuwe aangifte ...................................................................................... 57 Historische aangifte ................................................................................ 58 EBA (Elektronische belastingaangifte) ................................................... 60

4.4.4

EBA (Elektronische belastingaangifte)

Reeds vanaf 1 januari 2005 is het voor ondernemers verplicht de omzetbelastingaangiftes digitaal te versturen naar de Belastingdienst. Met behulp van de applicatie EBA kunnen aangiftes aangemaakt in KRAAN Financieel op een eenvoudige manier digitaal conform de aangifte eisen verstuurd worden naar de Belastingdienst. Na het definitief verwerken van de aangifte verschijnt een scherm waarin u kunt aangeven op welke locatie van de schijf of het netwerk het digitale bestand (EAJ-bestand) opgeslagen dient te worden. Vanuit EBA kan dan vanaf deze locatie het bestand worden opgehaald en verstuurd worden naar de Belastingdienst. Het bestand is ook rechtstreeks aan te maken via de knop aangifte.

in het lint van het scherm BTW

Zie ook Nieuwe aangifte ...................................................................................... 57 Historische aangifte ................................................................................ 58 Journaalrecords van BTW aangifte ........................................................ 59

4.5

Jaarwerk en beginbalans

Jaarwerk en beginbalans worden in één adem genoemd, omdat de programmatuur deze handelingen in één procedure uitvoert. De procedure wordt in dit hoofdstuk beschreven. Zie ook Voorwaarden .......................................................................................... 60 Jaarwerk starten ..................................................................................... 62 Voorstel jaarwerk .................................................................................... 63

4.5.1

Voorwaarden

Als de boekhouding van het jaar klaar is, dienen met betrekking tot KRAAN Financieel de volgende zaken in uw administratie geregeld te zijn:


60

KRAAN Financieel

  



Alle boekingen ingevoerd en definitief verwerkt, ook de door de accountant aangeleverde correcties. Raadzaam is om ten behoeve van de correcties een extra afsluitende periode aan te maken. De BTW aangiftes zijn alle definitief gemaakt. Een memoriaal dagboek is aangelegd waarin de beginbalans kan worden geboekt en deze is ingevuld in de bedrijfsgegevens ( > Openen ander bedrijf > Bedrijfsgegevens > Financieel).



Een grootboekrekening is aanwezig waarop het resultaat van het vorig boekjaar kan worden geboekt en deze is ingevuld in de bedrijfsgegevens (zie boven). In de projecteigenschappen per project vaststellen danwel invullen of het project in de beginbalans van het nieuwe jaar moet voorkomen of niet.



De gebruikelijke overzichten als historie en kolommenbalans hebben afgedrukt.

 

Periodes in het nieuwe boekjaar zijn aangemaakt (of doe dit alsnog via > ). De betreffende grootboekrekeningen waarvan het saldo van de beginbalans op een andere rekening moet worden geboekt, zijn ingevuld. Een voorbeeld daarvan zijn de BTW grootboekrekeningen. Per grootboekrekening (niet die van de projecten) vaststellen en invullen of het saldo in de beginbalans van het nieuwe boekjaar moet voorkomen. Het grootboek van het af te sluiten jaar moet 'vierkant' (totaal debet = totaal credit) zijn. Een goede back-up van uw data ( > Beheer) is gemaakt.

  

Als van nog meer jaren de beginbalans geboekt moet worden, is het van belang te weten dat dit jaar voor jaar moet gebeuren. Dit wordt onder andere veroorzaakt door de eigenschap dat per afgesloten jaar een apart jaargebonden grootboekbestand (JRNLHST) wordt aangelegd. Dit bestand heeft dezelfde indeling en kan ook na aanmaak beginbalans nog geraadpleegd worden. Tot slot is de optie > (Aanmaken beginbalans) alleen te starten als alle andere gebruikers van KRAAN Financieel het pakket niet in gebruik hebben. Zie ook Jaarwerk starten ..................................................................................... 62 Voorstel jaarwerk .................................................................................... 63


61

KRAAN Financieel

4.5.2

Jaarwerk starten

Als deze functie wordt gestart, verschijnt het volgende scherm:

In het venster is reeds het jaar ingevuld waarin de beginbalans geboekt moet worden. Deze is niet muteerbaar. Daarbij worden alle periodes van het jaar waarover jaarwerk gedraaid wordt geselecteerd. Ook deze zijn niet muteerbaar. Vanuit de bedrijfsgegevens worden dagboek en grootboekrekening opgehaald. Deze zijn muteerbaar, maar muteren wordt niet angeraden. De beginbalans wordt als boeking opgenomen in het nieuwe boekjaar. Dat wil zeggen, alle saldi van grootboekrekeningen van het oude jaar aangevuld met de details van openstaande posten van debiteuren en crediteuren en de details van de kosten en opbrengsten van projecten, die op de eindbalans van vorig boekjaar voorkwamen, en het geboekte resultaat van vorig boekjaar vormen samen een vierkante journaalpost die in een batch wordt geplaatst. Zorg voor een herkenbare batchnaam. Als reeds eerder handmatig boekingen in de beginbalansperiode zijn ingevoerd, kan het karakter van deze boekingen één van de volgende twee zijn:  



Het zijn voorlopige boekingen, gemaakt voorafgaand aan deze automatische procedure. Ze kunnen vervangen worden door de beginbalansboekingen uit deze procedure. Het zijn aanvullende boekingen. Ze hebben een definitief karakter en mogen dus niet vervangen worden. Als dergelijke boekingen zijn aangemaakt, zijn deze velden in dit scherm wel beschikbaar. Als een vinkje geplaatst wordt bij 'Reeds gemaakte beginbalans tegenboeken?' geeft het programma een voorstel voor een batchnaam voor de tegenboeking. Als u het vinkje niet plaatst worden de handmatig gemaakte beginbalansboekingen niet tegengeboekt.

De beginbalans batch wordt aangemaakt. Na het aanmaken verschijnt een voorstel van het jaarwerk om daarna te verwerken naar een voorlopige beginbalansbatch. Zie ook Voorwaarden ...........................................................................................60 Voorstel jaarwerk ....................................................................................63


62

KRAAN Financieel

4.5.3

Voorstel jaarwerk

In het voorstel jaarwerk wordt de mogelijkheid geboden het resultaat te bekijken. In het paneel Totalen wordt een debetsaldo, creditsaldo en een saldo over de betreffende periodes weergegeven.

Vanuit dit scherm zijn verschillende overzichten te raadplegen en af te drukken. Mocht naderhand het resultaat niet naar wens zijn, kiest u voor Annuleren. Is het resultaat juist, dan kiest u Verwerken. Het jaarwerk wordt dan verwerkt tot een beginbalans. Deze zal als voorlopige batch te zien zijn in 'Overzicht batches'. De batch die hier uit ontstaat dient nog wel definitief verwerkt te worden. Als dit nagelaten wordt, is er geen probleem tot de eerstvolgende jaarverwerking. Als de batch verwijderd wordt, wordt de situatie van vóór het aanmaken van de beginbalans hersteld. Na de actie Verwerken wordt in de bedrijfsgegevens de Status beginbalans veranderd in 'Voorlopig' en in het veld Jaar laatste beginbalans wordt het jaar van de aangemaakte batches geplaatst. Het is dan niet meer mogelijk te boeken in een periode van het afgesloten jaar. Na het definitief verwerken van de Beginbalansbatch verandert de Status beginbalans in 'Definitief'. Na het verwerken van jaarwerk worden alle boekingen van het af te sluiten jaar verplaatst naar een ander bestand. De naam van dat bestand is ('JRNLHST'). Zie ook Journaal .................................................................................................. 63 Periodes .................................................................................................. 64 Saldibalans ............................................................................................. 64 Kolommenbalans .................................................................................... 64

4.5.3.1 Journaal In dit scherm worden alle boekingsregels getoond die samen de nieuwe beginbalans vormen.


63

KRAAN Financieel

Aangemaakte tegenboekingen op eerder handmatig gemaakte beginbalansboekingen worden niet weergegeven. Onderin staat de telling. Deze mag geen saldo vertonen.

Als 'Openstaande posten' wordt aangevinkt, worden alleen de openstaande debiteuren en crediteurenposten getoond. Zie ook Periodes .................................................................................................. 64 Saldibalans ............................................................................................. 64 Kolommenbalans .................................................................................... 64

4.5.3.2 Periodes In dit scherm staan per grootboekrekening de saldi in een kolom. Debetbedragen worden positief en creditbedragen worden negatief weergegeven.

Zie ook Journaal .................................................................................................. 63 Saldibalans ............................................................................................. 64 Kolommenbalans .................................................................................... 64

4.5.3.3 Saldibalans Bevat de saldibalans per periode 00 in het nieuwe boekjaar. Zie ook Journaal .................................................................................................. 63 Periodes .................................................................................................. 64 Kolommenbalans .................................................................................... 64

4.5.3.4 Kolommenbalans Bevat de kolommenbalans van periode 00 in het nieuwe boekjaar. Zie ook Journaal .................................................................................................. 63 Periodes .................................................................................................. 64 Saldibalans ............................................................................................. 64


64

KRAAN Financieel

4.6

Rapporteren

Zie ook Inleiding ...................................................................................................65 De stamgegevens ...................................................................................67 De historie, saldi en kolommenbalansen ................................................71 Openstaande posten ...............................................................................74 Controlelijsten..........................................................................................76 Zelf afdrukrapportages creëren ...............................................................77

4.6.1

Inleiding

Het belang van een geordende inrichting van de administratie uit zich in het effectief kunnen rapporteren op basis van de ingevoerde gegevens. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de diverse schermen; hoe deze het beste te benaderen zijn om de gewenste informatie voorhanden te krijgen en/of af te drukken. Elk scherm of venster dat informatie weergeeft beschikt over de mogelijkheid de inhoud af te drukken. Belangrijk is dat de te verkrijgen informatie gerelateerd is aan het scherm dat op dat moment geraadpleegd wordt. Het is dus niet mogelijk een rekeningschema af te drukken vanuit het basisvenster Relaties. Het spreekt voor zich dat in dit venster alleen stamgegevens van de debiteuren en crediteuren geraadpleegd en/of afgedrukt kunnen worden. Het afdrukken van informatie wordt gedaan aan de hand van afdrukdefinities. Elk scherm kent één of meerdere afdrukdefinities. Deze afdrukdefinities bevatten dezelfde of meerdere velden die zichtbaar zijn in het geraadpleegde scherm. Zo is het mogelijk met reeds bestaande of zelf gecreëerde afdrukdefinities de informatie op de gewenste manier af te drukken. Aan de orde komen het kunnen raadplegen en afdrukken van:     

De stamgegevens De historie, saldi en kolommenbalansen De openstaande posten De controlelijsten Zelf gecreëerde afdrukdefinities

Enige algemene toepassingen bij het raadplegen en opzoeken: 



Filterweergave. Hiermee worden boven de kolommenbalk lege invoervelden toegevoegd. Afhankelijk van de kolom waarboven zich het lege invoerveld bevindt, is het mogelijk per kolom de gewenste informatie op te zoeken. Meerdere lege invoervelden kunnen gevuld worden om de zoekactie specifieker te laten verlopen. De selecteermodus. Daarmee is in de meeste schermen een selectie samen te stellen, zodat alleen de geselecteerde regels afgedrukt worden.


65

KRAAN Financieel



Het verticaal weergeven van de geselecteerde regel. Deze verticale weergave geeft de mogelijkheid dieper op de eigenschappen in te gaan.

Hieronder worden de verschillende toepassingen bij het afdrukken beschreven.

In dit veld wordt de gewenste afdrukdefinitie gekozen. Er worden standaard afdrukoverzichten meegeleverd met de programmatuur. Deze zijn herkenbaar aan het KRAAN icoontje. Het is ook mogelijk afdrukdefinities zelf samen te stellen (pagina 77).

Voor het afdrukken is het resultaat van de gedefinieerde afdruk op het scherm te controleren via het afdrukvoorbeeld. Met de knop Afdrukken wordt de afdruk gemaakt op het apparaat dat is ingevuld bij:

Via de knop Wijzigen kunt u kiezen voor uitvoer als:   

Afdruk Tekstbestand PDF-bestand

Indien de afdruk in een tekstbestand opgeslagen wordt, kan deze met Excel verder bewerkt worden. De wijze waarop naar een bestand geschreven wordt, kan in de afdrukdefinitie worden opgegeven door tabblad bestandsafdruk van de afdrukdefinitie te wijzigen op de volgende manier:  

Scheidingsteken is een puntkomma (;) Decimaalteken is een komma (,).


66

KRAAN Financieel

Zie ook De stamgegevens ................................................................................... 67 De historie, saldi en kolommenbalansen ................................................ 71 Openstaande posten .............................................................................. 74 Controlelijsten ......................................................................................... 76 Zelf afdrukrapportages creëren .............................................................. 77

4.6.2

De stamgegevens

De stamgegevens zijn de gegevens die ingevoerd zijn in:    

De groeps-/bedrijfsgegevens De basisgegevens Het rekeningschema Relaties Zie ook De groeps-/bedrijfgegevens ....................................................................67 De basisgegevens ...................................................................................68 Het rekeningschema ...............................................................................69 Debiteuren en crediteuren .......................................................................70

4.6.2.1

De groeps-/bedrijfgegevens

De groeps/bedrijfsgegevens zijn te benaderen via

>

(Open ander bedrijf).

Afhankelijk of gekozen wordt voor groeps- of bedrijfseigenschappen zijn deze gegevens hier te


67

KRAAN Financieel

raadplegen en af te drukken. In het afdrukscherm hoeft geen afdrukdefinitie geselecteerd te worden. Zie ook De basisgegevens .................................................................................. 68 Het rekeningschema ............................................................................... 69 Debiteuren en crediteuren ...................................................................... 70

4.6.2.2

De basisgegevens

De basisgegevens zijn te benaderen via > . In deze basisbestanden wordt de inrichting bepaald per groep en bedrijf. In het linker paneel van het scherm zijn de items te selecteren, waarvan de inhoud, in het rechter paneel, geraadpleegd of afgedrukt kan worden. In het afdrukscherm hoeft geen afdrukdefinitie geselecteerd te worden. Zie ook De groeps-/bedrijfgegevens ................................................................... 67 Het rekeningschema ............................................................................... 69 Debiteuren en crediteuren ...................................................................... 70


68

KRAAN Financieel

4.6.2.3 Het rekeningschema Het scherm van het rekeningschema verschaft een overzicht van alle beschikbare grootboekrekeningen per groep. Van belang is dat het rekeningschema een logische opbouw heeft van rekeningnummers. Uiteraard kan het rekeningschema geheel of gedeeltelijk afgedrukt worden. Via Afdrukken wordt het scherm 'Afdrukken Overzicht grootboek' geopend, waarin een afdrukdefinitie geselecteerd kan worden. Via de definitie GRBSCHEMA worden de stamgegevens van de grootboekrekeningen getoond, afhankelijk van de geselecteerde regels in venster grootboekschema.

Een selectie van een groep rekeningnummers maken kan op een eenvoudige manier met behulp van de filterweergave. Dit is ook mogelijk met behulp van het 'Toegangsscherm grootboek', te activeren met de knop


in het lint onder Beeld.

69

KRAAN Financieel

Het toegangsscherm grootboek geeft een overzicht in het paneel per rubriek, rekeninggroep of grootboekrekening. Via dit paneel kan snel gezocht worden naar een rekeningengroep of grootboekrekening. Te denken valt aan alle BTW of projectrekeningen.

Zie ook De groeps-/bedrijfgegevens ................................................................... 67 De basisgegevens .................................................................................. 68 Debiteuren en crediteuren ...................................................................... 70

4.6.2.4 Debiteuren en crediteuren Het basisscherm Relaties geeft een overzicht van alle ingevoerde of opgehaalde relaties per bedrijf. Afhankelijk van het aantal getoonde kolommen zijn alle stamgegevens in het horizontale scherm zichtbaar. Via de knop of door op de regel dubbel te klikken wordt de betreffende relatiekaart geopend. Ook hier is de filterweergave bruikbaar om relaties snel te zoeken. Door gebruik te maken van de diverse knoppen in het lint zijn selecties te maken van alleen debiteuren, crediteuren, bedrijven en/of personen.


70

KRAAN Financieel

Afhankelijk van de selecties in het basisvenster kunnen alle relaties afgedrukt worden. Met de afdrukdefinitie DCR_STAM worden alle stamgegevens afgedrukt per relatie. Bovendien is in het bereik van 'Afdrukken overzicht relaties' aan te geven aan welke voorwaarden het resultaat moet voldoen.

Zie ook De groeps-/bedrijfgegevens ................................................................... 67 De basisgegevens .................................................................................. 68 Het rekeningschema ............................................................................... 69

4.6.3

De historie, saldi en kolommenbalansen

In de financiële administratie draait de rapportage voornamelijk om het zo overzichtelijk en efficiënt mogelijk kunnen raadplegen en overleggen van de financiële feiten. Daarvoor zijn nodig:   

De historie De saldibalans De kolommenbalans

Om deze te kunnen benaderen, selecteert u de weergave Grootboek

in de navigatiebalk.

Zie ook Toepassingen algemeen ........................................................................ 71 Afdrukdefinities ....................................................................................... 73

4.6.3.1 Toepassingen algemeen In de weergave Grootboek zijn alle hulpmiddelen te vinden om op grootboekniveau verslag te kunnen leggen van de financiële feiten. De meeste functies zijn te vinden in het lint onder Extra en


71

KRAAN Financieel

Beeld. Hieronder worden de verschillende functies toegelicht. Periodes selecteren Van belang is bij het opvragen van de historie, saldi of kolommenbalansen de juiste periode te selecteren. De geselecteerde periode laat het programma zien in de titelbalk.

Selecteer in de navigatiebalk. Om de periode in te stellen klikt u op de knop onder Beeld. Het volgende scherm wordt getoond:

in het lint

Door in dit scherm het bereik op te geven, zal het programma alleen regels en berekeningen laten zien betrekking hebbend op de geselecteerde periode. Binnen de Grootboekweergave worden de historie, saldi- en kolommenbalansen opgevraagd door middel van de knop

in het lint of door te dubbelklikken op een rekening.

In dit scherm zijn de tabbladen 'Journaal, Periodes, Saldibalans en Kolommenbalans' te raadplegen en af te drukken voor de geselecteerde groeps- of een grootboekrekening (Zie titelbalk). Afhankelijk van de vastgestelde periodes, bevatten de tabbladen:   

Journaal. Dit tabblad bevat de boekingsregels; Periodes. De boekingen per periode; Saldibalans. Toont het saldo tot en met de geselecteerde eindperiode (huidig), het saldo tot en met de geselecteerde beginperiode (vorig), en de mutaties in de geselecteerde periode;  Kolommenbalans. Geeft een overzicht bestaande uit achtereenvolgens proefbalans, saldibalans, voorafgaande journaalposten, resultatenrekening en eindbalans. Het verticaal weergeven van groepsrekeningen is vooral van nut om het saldo te bepalen van de


72

KRAAN Financieel

projecten BTW-rekeningen.

(Grootboek totaal). Deze knop in de navigatiebalk geeft het totaal weer van het gehele grootboek. Alleen de grootboekrekeningen waar mutaties op uitgevoerd zijn worden in dit scherm getoond. Net als bij het verticaalscherm kent dit scherm de tabbladen: 'Journaal, Periodes, Saldibalans en Kolommenbalans'. Binnen de tabs Saldibalans en Kolommenbalans zijn een weergave per project en dimensie op te vragen onder Beeld in het lint.

Bovendien zijn in het tabblad Kolommenbalans de voorafgaande journaalposten aan te maken. Deze zijn in te voeren de kolommen 'Debet voorafg.jp' en 'Credit voorafg.jp'.

Deze posten worden niet in de historische bestanden verwerkt. Ze zijn bedoeld om een indicatie te geven van hoe de kolommen voor de geselecteerde periode er aan het eind uitzien. Zie ook Afdrukdefinities ....................................................................................... 73

4.6.3.2 Afdrukdefinities Tabblad journaal:        

DCR_OP_ULT: Afdruk debiteuren en/of crediteuren op ultimo. Selecteer/filter hiervoor debiteuren en/of crediteuren grootboekrekening. DGB BSTN: Afdruk op dagboek boekstuknummer. Journaalregels worden op dagboek en boekstuknummer afgedrukt. GROOTBOEK: Afdrukoverzicht waarin regels op grootboek en periode worden getoond. BOEKING B+K: Afdrukoverzicht boekingen per project en bewakingskodeniveau. BOEKING K+B: Afdrukoverzicht boekingen per project en kostensoortenniveau. BTWREGELS: Afdrukoverzicht van journaalregels met een BTW-code. GRTB_DCR_H: Afdrukoverzicht van historie debiteuren en crediteuren. Selecteer/filter hiervoor debiteuren en/of crediteuren grootboekrekening. WERKENOVERZ: Afdrukoverzicht van kosten en opbrengstenregels per project.

Tabblad Saldibalans: 

AFD_SALDIB: Afdruk saldibalans.


73

KRAAN Financieel

 

AFD_SALDIB_R: Afdruk saldibalans op projectniveau waarbij alleen het resultaat wordt getoond. AFD_SALDIB_P: Afdruk saldibalans op projectniveau waarbij het resultaat per kostensoort wordt getoond.

Tabblad Kolommenbalans:   

KOL_BAL: Afdruk kolommenbalans. KOL_BAL_R: Afdruk kolommenbalans op projectniveau waarbij alleen het resultaat wordt getoond. KOL_BAL_P: Afdruk kolommenbalans op projectniveau waarbij het resultaat per kostensoort wordt getoond. Zie ook Toepassingen algemeen .........................................................................71

4.6.4

Openstaande posten

Het hoofdscherm Relaties geeft een overzicht van alle debiteuren en/of crediteuren. Verticaalscherm relatie. Binnen het verticaalscherm kunnen de boekingen per relatie opgevraagd worden in het tabblad Boekingen.

Is de tab Boekingen geselecteerd, dan zijn een aantal extra functies beschikbaar in het lint onder Boekingen.

Met bovenstaande filtertoetsen worden de debiteuren- of crediteurenboekingen, of alle boekingen van de relatie getoond.


74

KRAAN Financieel

Met de knop (Saldioverzichten per groep) in de navigatiebalk is het mogelijk per relatie/groep de omzet op te vragen in een bepaalde periode.

Zie ook Afdrukken Openstaande postenlijst ........................................................ 75

4.6.4.1 Afdrukken Openstaande postenlijst In het hoofdscherm Relaties bestaat de mogelijkheid een afdruk te maken van de openstaande postenlijst. Klik hiervoor op de onderste helft van de knop

.

In het afdrukscherm is in het veld Afdrukdefinitie te kiezen voor de standaard afdrukdefinities:  

DCR_OP_LST: Openstaande postenlijst op detailniveau. Alle openstaande facturen per regel uitgelijst. DCR_OPSALD: Openstaande postenlijst waarin alle betalingen per relatie gesaldeerd staan.

In het kader Bereik van het afdrukscherm zijn verschillende instellingen mogelijk die het gewenste bereik kunnen bepalen. Zo kan worden gekozen voor alleen een bepaalde crediteuren- of debiteurengroep, of voor een openstaande postenlijst per relatiecode of zoeknaam.


75

KRAAN Financieel

In het afdrukscherm van afdrukken open postenlijst zijn in het kader Bereik de volgende velden beschikbaar:

In de bedrijfsgegevens is het mogelijk de lengte van de betaaltermijnen in te stellen.

Deze functionaliteit heeft niet alleen betrekking op het aanmaken van aanmaningen, maar ook op het bepalen vanaf hoeveel dagen 'open' de openstaande postenlijst afgedrukt dient te worden. Door in het afdrukbereik de gewenste betaaltermijnen aan te vinken, zullen alleen deze kolommen worden getoond. Verder is het mogelijk ten behoeve van de openstaande posten in het bereik te kiezen voor een ultimoperiode inclusief een afloop. Door in het onderstaande veld een periode in te voeren, wordt de openstaande postenlijst tot aan die periode getoond of afgedrukt. Als afdrukdefinitie kunnen de standaard afdrukdefinities (DCR_OP_LST en DCR_OPSALD) geselecteerd worden. Als onlosmakelijke functionaliteit naast de ultimolijst is tevens een aflooplijst te kiezen, waarmee de ultimolijst uitgebreid wordt met de reeds betaalde facturen.

4.6.5

Controlelijsten

Ter controle voor het doorvoeren van financiële feiten in de boekhouding, bestaat in KRAAN Financieel de mogelijkheid controlelijsten uit te draaien. Tijdens de begeleiding van het programma wordt er op gewezen boekstukken te rangschikken in batches op naam van dagboek en periode waarop het boekstuk betrekking heeft. Via > (Batches) in de navigatiebalk is een overzicht opvraagbaar van de actieve batches. Dit houdt in dat deze nog niet definitief verwerkt zijn in de boekhouding. De definitief verwerkte batches zijn altijd zichtbaar te maken met de knop in het lint, ook afgesloten batches. Ongeacht of een batch actief of reeds afgesloten is, zijn controlelijsten op ieder moment af te drukken. Het paneel 'Resultaten van verwerking' bevat alle boekstukken van de geselecteerde batch. Met de knop verwerkt u de laatste mutaties in de batch. Na het verwerken vraagt het programma of de batch definitief verwerkt moet worden. Zijn de resultaten verwerkt (voorlopig of definitief), dan zijn in het afdrukprogramma in 'Resultaten van verwerking' de afzonderlijke lay-outs per dagboeksoort zichtbaar bij selectie van de afdrukdefinitie:    

Inkoop – CONTR INK; Kas, Bank en Giro – CONTR KBG; Memoriaal – CONTR MEMO; Verkoop – CONTR VERK.


76

KRAAN Financieel

In het scherm 'Afdrukken overzicht batch resultaten' kunt u een keuze maken uit de bovenstaande controlelijsten.

Zie ook Inleiding................................................................................................... 65 De stamgegevens ................................................................................... 67 De historie, saldi en kolommenbalansen ................................................ 71 Openstaande posten .............................................................................. 74 Zelf afdrukrapportages creëren .............................................................. 77

4.6.6

Zelf afdrukrapportages creëren

Binnen de KRAAN modules is het mogelijk rapportages naar wens samen te stellen. Naast de standaard afdrukdefinities die meegeleverd worden door Kraan, kunt u met behulp van de afdrukmodule uw eigen overzichten creëren. Op deze manier kunt u uw eigen afdruk bepalen op de volgende gebieden:  Welke indeling van de velden wilt u?  Welke velden wilt u tonen in het overzicht?  In welke volgorde wilt u de velden rangschikken?  Wilt u van bepaalde velden de totalen en/of subtotalen?  U wilt afgeleiden van velden aanmaken en toevoegen?  Etc. Toelichting: In het afdrukhoofdscherm staat naast het selectieveld van de afdrukdefinitie de toets voor het willen wijzigen van afdrukdefinities. Deze is tevens voor het aanmaken van nieuwe.


77

KRAAN Financieel

Indien gekozen is voor de optie wijzigen van de afdrukdefinities kan in Beheer de te wijzigen of de te kopiëren afdrukdefinitie geselecteerd worden. Hieronder een voorbeeld van beheer behorende bij het grootboek.

Standaard meegeleverde afdrukdefinities door Kraan samengesteld. Deze zijn niet muteerbaar. Wilt u een wijziging aanbrengen in een standaard afdrukdefinitie dan dient u deze te kopiëren. Zelf aangemaakte afdrukdefinitie. Deze is muteerbaar.

Met deze toets kunt u een nieuwe afdrukdefinitie toevoegen.

Na OK voegt het programma de definitienaam toe:

.

Met deze toets kopieert u een bestaande afdrukdefinitie en slaat deze op onder een andere naam. Indien u een standaarddefinitie kopieert dan kunt u in de kopie van de definitie wijzigingen aanbrengen. Na toevoegen of kopiëren van een definitie dient deze nog ingericht of aangepast te worden.


78

KRAAN Financieel

Met behulp van de toets 'Actief maken' maakt u de geselecteerde definitie actief in het opmaakscherm.

Alle tabbladen zijn hier wijzigbaar.

   



Opmaak. Via de mogelijkheden op dit tabblad bepaalt u de vormgeving van de afdrukdefinitie. Kolommen. Hier worden de velden geselecteerd die zichtbaar moeten zijn op het overzicht. Sortering. Dit tabblad bepaalt in welke volgorde de velden worden afgedrukt. Breekpunten. Breekpunten bieden de mogelijkheid de afdruk te onderbreken als een gekozen veld, of één van de voorgaande velden, van waarde verandert. Hiervoor komen alleen de velden in aanmerking die zijn opgenomen in de sortering van de afdrukregels. Eventuele subtotalen kunnen worden afgedrukt. Bestandsafdruk. Bij het afdrukken kan gekozen worden tussen afdrukken naar een printer of afdrukken naar een bestand. Deze instellingen hebben betrekking op afdrukken naar bestand.

In het onderstaande voorbeeld is in het scherm 'Afdrukken mutaties grootboek' een afdrukdefinitie aangemaakt die het volgende resultaat moet weergeven: Per bedrijf en per relatie de mutaties debet en credit inclusief totalen debet en credit en saldo relatie. Tevens willen we weten in welke periode de boekingen hebben plaats gevonden. Kolommen

Sortering

Breekpunten

Geselecteerd

Geselecteerd

Beschikbare velden

Relatie

Bedrijf

Bedrijf

Periode

Relatie

Relatie

Boekst. datum

Periode

Periode

Dagboek

Boekst.datum

Boekst.datum


79

KRAAN Financieel

Boekstuknr. Bedr. debet Bedr. credit Omschrijving Afgeletterd Betaalcode Project WKA contract

In Kolommen worden de velden geselecteerd die we willen zien op het overzicht. In de Sortering bepalen we de rangorde van sortering. En in tabblad Breekpunten leggen we de breekpunten aan waar nodig. (Zie onderstaand voorbeeld). Om de totalen van de velden 'Bedr. debet en Bedr. credit' te realiseren dient u in het tabblad Kolommen per veld de 'Details van de geselecteerde kolommen' op de hieronder staande wijze in te voeren. Om het totaal per relatie te realiseren dient u in het tabblad Breekpunten in het subkader Voettekstregel het aankruisvakje te selecteren van Subtotalen.

Afgeleide velden Via dit scherm kunt u zogenoemde Afgeleide velden aanmaken. Een afgeleid veld is een door de gebruiker gedefinieerd veld, waarvan de waarde van het afgeleide veld wordt gegenereerd uit één of meerdere velden en eventueel een eigen toevoeging.


80

KRAAN Financieel

Zie ook Inleiding................................................................................................... 65 De stamgegevens ................................................................................... 67 De historie, saldi en kolommenbalansen ................................................ 71 Openstaande posten .............................................................................. 74 Controlelijsten ......................................................................................... 76


81

KRAAN Financieel

5        

KRAAN Algemeen Inleiding (pagina 82) Kijken, wijzigen en selecteren (pagina 82) Knippen, kopiëren en plakken (pagina 83) Verplaatsen Kolommen in venster (pagina 84) Vastleggen en ophalen beeld (pagina 84) Gebruiken filterweergave (pagina 85) Sneltoetsen en knoppen (pagina 87) Kraan Info (pagina 93)

5.1

Inleiding

In dit hoofdstuk worden functionaliteiten beschreven die in de meeste KRAAN Windows applicaties gebruikt kunnen worden. Niet alle functionaliteiten zijn altijd overal beschikbaar. Kijken, wijzigen en selecteren (pagina 82) Zie ook Kijken, wijzigen en selecteren ................................................................ 82 Knippen, kopiëren en plakken ................................................................ 83 Verplaatsen Kolommen in venster .......................................................... 84 Vastleggen en ophalen beeld ................................................................. 84 Gebruiken filterweergave ........................................................................ 85 Selectiescherm ....................................................................................... 87 Sneltoetsen en knoppen ......................................................................... 87 KRAAN Info ............................................................................................ 93

5.1.1  

Kijken, wijzigen en selecteren

Kijken en wijzigen (pagina 82) Selecteren (pagina 83) Zie ook Kijken en wijzigen ....................................................................................82 Selecteren ...............................................................................................83

5.1.1.1 Kijken en wijzigen De ‘Wijzigmodus’ kan in wijzig- of in kijkmode staan. In wijzigmode is het mogelijk om gegevens in


82

KRAAN Financieel

te voeren of te wijzigen, in kijkmode kunnen alleen gegevens bekeken worden. 

Selecteer in het lint >



Knippen, kopiëren en plakken (pagina 83)

Wijzigmodus '.

5.1.1.2 Selecteren De 'Selecteermodus' kan aan of uit staan. Als de 'Selecteermodus' aan staat is het mogelijk om meerdere regels te selecteren ten behoeve van verschillende gezamenlijke vervolghandelingen. De regel zelf is in deze modus niet meer aan te passen. 


5.1.2

'.

Knippen, kopiëren en plakken

Zie ook Knippen ...................................................................................................83 Kopiëren ..................................................................................................83 Plakken....................................................................................................83

5.1.2.1 Knippen Hiermee wordt de selectie tekst of regels verwijderd en bewaard op het Klembord om in een volgende stap te kunnen worden verplaatst naar een andere plek (zie 'Plakken (pagina 83)'). 


Knippen '.

5.1.2.2 Kopiëren Hiermee wordt de selectie tekst of regels gekopieerd naar het Klembord om in een volgende stap te kunnen worden geplaatst op een andere plek (zie Plakken (pagina 83)). 

Selecteerin het lint >

Kopiëren '.

5.1.2.3 Plakken Hiermee wordt de inhoud van het Klembord op de geselecteerde invoegpositie ingevoegd en wordt de bestaande selectie vervangen. Kraan Bouwcomputing B.V.

83

KRAAN Financieel




5.1.3

Plakken '.

Verplaatsen Kolommen in venster

Het is mogelijk de volgorde van kolommen in een hoofd- of detailvenster te wijzigen. Klik hiervoor met de cursor op de kolomkop en houdt de linker muisknop ingedrukt. Versleep vervolgens de kolom naar een andere plek terwijl de linker muisknop ingedrukt blijft. Na loslaten van de linker muisknop wordt de kolom op de nieuwe positie ingevoegd. Na verlaten van het venster of het programma wordt de kolomindeling bewaard per gebruiker tot de volgende keer dat het venster geopend wordt.

5.1.4

Vastleggen en ophalen beeld

Het is mogelijk om vensters, waarvan de kolomindeling is gewijzigd, op te slaan als een zogenaamd 'Beeld' zodat deze vensterindeling een ander moment weer opgeroepen kan worden. Hierdoor is het mogelijk verschillende vensterdefinities te gebruiken. Een opgeslagen vensterdefinitie bewaard, module afhankelijk, de volgende eigenschappen:        

De grootte van het venster De plaats van het venster op het scherm Grootte van het Projectenpaneel en het Documentenpaneel Volgorde en grootte van kolommen in het Documentenpaneel Weergave van lint Weergave van Statusbalk Weergave van Informatiebalk Instellingen van het Document-type filter

Ophalen 'Beeld' Selecteer in het lint of in het rechtermuismenu > Ophalen > (naam beeld). Ophalen 'Vorig Beeld' Selecteer in het lint of in het rechtermuismenu > Ophalen > VORIG BEELD <Shift+Ctrl+End>. Vastleggen 'Beeld' Selecteer in het lint of in het rechtermuismenu > Vastleggen > * NIEUW * <Shift+Ctrl+Home>. Verwijderen 'Beeld' Selecteer in het lint of in het rechtermuismenu > Verwijderen > naam beeld.


84

KRAAN Financieel

'Standaard' Dit is de standaard Kraan-vensterdefinitie. Zie ook Kijken, wijzigen en selecteren ................................................................ 82 Knippen, kopiëren en plakken ................................................................ 83 Verplaatsen Kolommen in venster .......................................................... 84 Gebruiken filterweergave ........................................................................ 85 Selectiescherm ....................................................................................... 87 Sneltoetsen en knoppen ......................................................................... 87 KRAAN Info ............................................................................................ 93

5.1.5

Gebruiken filterweergave

In een aantal applicaties kan gebruik gemaakt worden van de filterbalk boven de kolommen van een grid. Door invulling van de filterbalk kunnen bepaalde regels in het grid gefilterd worden. Er wordt bijvoorbeeld opgegeven dat alleen alle regels waarvan de woonplaats 'ARNHEM' is worden getoond. Hieronder een voorbeeld van de filterbalk in KRAAN Inkoop.

De filterbalk kan aan of uit gezet worden: Selecteer in het lint > Filterweergave. Speciale filterwaarde invullingen: A

Alle regels waarvan de woorden van het veld onder de ingevulde kolom beginnen met een A worden getoond.


85

KRAAN Financieel

A..C

Alle regels waarvan de woorden van het veld onder de ingevulde kolom beginnen met een A, B of C worden getoond.

A;C

Alle regels waarvan de woorden van het veld onder de ingevulde kolom beginnen met een A of C worden getoond.

*A

Alle regels waarvan in de woorden van het veld onder de ingevulde kolom een A voorkomt worden getoond.

..R

Alle regels waarvan de woorden van het veld onder de ingevulde kolom beginnen met een A tot en met een R worden getoond (tot en met)

M..

Alle regels waarvan de woorden van het veld onder de ingevulde kolom beginnen met een M tot en met een Z worden getoond (vanaf).

A..C;F;*K

Combinaties van bovenstaande invullingen zijn ook mogelijk.

Alle regels waarvan het veld onder de ingevulde kolom leeg is worden getoond.

Alle regels waarvan het veld onder de ingevulde kolom niet leeg is worden getoond.

Alle regels waarvan het datumveld onder de ingevulde kolom de datum van vandaag heeft worden getoond (geldt alleen voor datumvelden)

Alle regels waarvan het datumveld onder de ingevulde kolom de datum van gisteren heeft worden getoond (geldt alleen voor datumvelden)

<morgen>

Alle regels waarvan het datumveld onder de ingevulde kolom de datum van morgen heeft worden getoond (geldt alleen voor datumvelden)

Opmerking: ook in datumvelden kan gebruik gemaakt worden van de vanaf en tot en met mogelijkheden, dus bijvoorbeeld '..25-05-2012' (tot en met 25 mei 2012) of '25-05-2012..' (vanaf 25 mei 2012).


86

KRAAN Financieel

5.1.6

Selectiescherm

In een selectiescherm (zoals bovenstaand weergegeven) kunt u een keuze maken uit codes, lay-outs etc. Codes worden over het algemeen vastgelegd in basisbestanden, terwijl bijvoorbeeld layouts worden gedefinieerd binnen de verschillende modules via het lint > Standaard layouts'. Met de knop Filter kan worden gezocht op de inhoud van de keuzelijst.

5.1.7

Sneltoetsen en knoppen

Algemene sneltoetsen (pagina 87) Toetsen in hoofdvensters (pagina 88) Toetsen in detailvensters (pagina 88) Knoppen (pagina 90) Documenttypes (pagina 92)

5.1.7.1 Algemene sneltoetsen De volgende toetsen zijn beschikbaar in zowel horizontale als verticale vensters. Ctrl+W

Wijzigmodus

Ctrl+M

Selecteermodus

Ctrl+Z

Filterweergave

Ctrl+Ins

Nieuwe regel of nieuw leeg verticaal invoervenster (detailvenster)

Ctrl+Delete

Verwijder regel of alle gegevens uit detailvenster

Ctrl+F

Zoeken

Ctrl+X

Knippen

Ctrl+C

Kopiëren

Ctrl+V

Plakken


87

KRAAN Financieel

Alt+

Keuzelijst

Tab

Volgend veld/kolom

Shift+Tab

Vorig veld/kolom

F6

Wissel subvensters

Alt+F6

Wissel twee laatst geopende vensters

F1

Help

F10

Menu

Ctrl+F4

Afsluiten subvenster

Alt+F4

Afsluiten programma

Ctrl+F2

Nieuwe melding (Sidebar)

Ctrl+F3

Meldingenoverzicht (Sidebar)

5.1.7.2 Toetsen in hoofdvensters Naast de algemene toetsen zijn de volgende toetsen beschikbaar in verticale vensters. Page Down (PgDn)

Naar laatste regel in venster

Page Up (PgUp)

Naar eerste regel in venster

Ctrl+Tab

Volgend tabblad

Ctrl+Shift+Tab

Vorig tabblad

5.1.7.3 Toetsen in detailvensters Algemeen Volgende regel Vorige regel Ctrl+PgUp, Ctrl+

Eerste regel van het scherm

Ctrl+PgDn, Ctrl+

Laatste regel van het scherm

PgUp

Scherm omhoog

PgDn

Scherm omlaag

Ctrl+Home

Eerste regel in bestand

Ctrl+End

Laatste regel in bestand

Kijkmode


88

KRAAN Financieel

Home

Eerste regel in bestand

End

Laatste regel in bestand

Wijzigmode - Veld kijkmode Ctrl+G

Kopieer bovenstaand veld

Ctrl+ Shift+G

Kopieer bovenstaande regel

F2

Muteren veld (naar wijzigmode), cursor aan eind van tekst. Wanneer u tekst begint te typen wordt deze toegevoegd aan het eind van de originele tekst Volgende kolom

Letter/cijfer

Naar wijzigmode; wanneer u direct tekst of cijfers begint te typen wordt de originele tekst verwijderd

Esc

Wijzigingen regel of in detailvenster annuleren

Backspace

Veld leeg maken

Tab

Volgende kolom, na laatste kolom naar volgende regel

Shift+Tab

Vorige kolom, bij eerste kolom naar vorige regel



Volgende kolom



Vorige kolom

End, Ctrl+

Laatste kolom

Home, Ctrl+

Eerste kolom

Wijzigmode - Veld wijzigmode Ctrl+G


Ctrl+Shift+G


Enter

Terug naar kijkmode en naar het volgende veld

Del

Verwijderd karakter rechts van cursor

Ctrl+Del

Verwijderd alle tekst rechts van cursor

Backspace

Verwijderd karakter links van cursor

Esc

Veldwijziging annuleren, terug naar kijkmode

Tab

Volgende kolom

Shift+Tab

Vorige kolom



Volgend karakter



Vorige karakter

End

Einde tekst

Home

Begin tekst

Ctrl+

Begin volgend woord

Ctrl+

Begin vorig woord


89

KRAAN Financieel

Selectiemode Ctrl+A

Alles selecteren

Shift+ of Shift+

Uitbreiden selectie Volgende regel, selectie verdwijnt Vorige regel, selectie verdwijnt

Ctrl+

, Ctrl+PgUp

Eerste regel van het scherm, selectie verdwijnt

Ctrl+

, Ctrl+PgDn

Laatste regel van het scherm, selectie verdwijnt

Ctrl+Home

Eerste regel in bestand, selectie verdwijnt

Ctrl+End

Laatste regel in bestand, selectie verdwijnt

Shift+linkermuis

Markeer van laatst geselecteerde regel tot en met de aangewezen regel en verwijderd overige reeds geselecteerde records

Ctrl+Shift+

Breidt selectie uit met laatst geselecteerde regel tot en met de aangewezen regel

linkermuis Ctrl+linkermuis

Breidt selectie uit met aangewezen regel

5.1.7.4 Knoppen Menu Bestand

Menu

Extra

Nieuw

Invoeren kostenregels

Openen

Analyse Begrotingsregel/Bouwdeel

Eigenschappen

Uittrekstaat

Afgeleide begrotingsgegevens

Kopiëren uit bouwdeelbestand

Basiscodebestand

Kopiëren uit bouwdeelbegroting

Selecties

Kopiëren uit productiemiddelenbestand

Samenvoegen naar Word

Kopiëren uit detailbegroting

Afdrukken

Kopiëren uit basiscodebestand


90

KRAAN Financieel

Afdrukvoorbeeld

Instellingen Wachtwoord

Menu:

Bewerken

Licentiebeheer

Knippen

Selecteren relatie uit centrale gegevens

Kopiëren

Starten Excel koppeling

Plakken

Sluiten Excel koppeling

Wijzigmode/Kijkmode

Koppelen begrotingsregel aan cel

Selecteermode Ja/Nee

Ontkoppelen cel

Filterweergave Aan/Uit

Inlezen gekoppelde cellen

Toevoegen Verwijderen

Menu:

Module

Opslaan

Rekenmachine

Annuleren

Relaties

Zoeken

Projecten


Opdrachten


Factureren Productiemiddelen

Menu:

Beeld

Activiteiten

Personen

Productiemiddelenbestand

Bedrijven

Offertes

Alle relaties

Contracten

Memo

Offerte Aanvragen

Memo met inhoud

Relatie Offertes


91

KRAAN Financieel

Detailvenster Vernieuwen

Menu:

Help

Toon Favorieten

Help-onderwerpen

Aan favorieten toevoegen / verwijderen

Backstage view

Verwijderen uit favorieten Filter

Diverse

Bovenliggend niveau

Vorige regel

Toevoegen Project of Map

Volgende regel

Wijzigen selectie

Naar hoofdvenster

Selectie uitvoeren

Zichtbare kolommen uitvullen op basis van de inhoud

Weergeven Weergave 1 kolom

Inklappen/uitklappen

Weergave 2 kolommen

5.1.7.5 Document types Knop Functie Detailbegroting Bouwdeelbegroting Productiemiddelenbestand Bouwdeelbestand Basiscodebestand-Calculatie Basiscodebestand-Onvw Basiscodebestand-Object CAD uittrek document Contract


92

KRAAN Financieel

Offerte Tekstbestand Papieren-document Word-document Excel-document Tekening Papieren-tekening Bitmap GIF bestand JPEG bestand Opdracht

5.1.8

KRAAN Info

Hoe kom ik hier? Selecteer

(backstage view) in het lint.

In het informatievenster vindt u de versie en het buildnummer van de actieve module, alsmede contactinformatie van Kraan Bouwcomputing BV.


93

KRAAN Financieel

Met de knop 'Internet update...' kunt u de Wizard Updates via Internet starten. Hiervoor is een wachtwoord benodigd en verbinding met internet. Het volgende scherm verschijnt:

De wijze van verbinden met het internet wordt standaard automatisch geconfigureerd, maar indien nodig kunt u met de knop 'Instellingen' zelf de verbindingsinstellingen opgeven. Met de knop 'Volgende >' doorloopt u de overige stappen van de wizard. Detailinformatie Met de knop 'Detailinformatie' opent het informatie-verticaalscherm, zoals het voorbeeld hier onder:

In dit scherm vindt u extra informatie over de gebruikte module, welke van nut kan zijn bij het


94

KRAAN Financieel

oplossen van eventuele problemen. Het scherm bestaat uit zes tabbladen:      

Programma Licentie Systeem Database Ole server Logboek

Op het tabblad Licentie vindt u in het kader Opties welke aanvullende pakket-opties op uw systeem zijn geïnstalleerd en waarvan u over de juiste licentie beschikt. Op het tabblad Systeem vindt u informatie over uw computersysteem, onder andere de gebruikte Windows versie en informatie over het geheugen. Op het tabblad Database vindt u gedetailleerde informatie over de database waarin u werkt. Op het tabblad Ole server wordt aangegeven of de huidige applicatie is ingesteld als OLE server, onder controle is van een andere applicatie of is gestart door een andere applicatie. Op het tabblad Logboek vindt u door het programma vastgelegde meldingen terug. Vinkt u het selectievakje 'Loggen gebruikershandelingen' aan, dan worden in een deelvenster ook de uitgevoerde handelingen van de gebruiker getoond. U kunt het bestand af en toe opschonen met de daarvoor bestemde knoppen 'Verwijder handelingen' en 'Verwijder meldingen'. Het volledige overzicht van alle tabbladen kan op vier manieren worden overgenomen:  

 

Afdrukken Hiermee kunt u de inhoud van alle tabbladen op een te selecteren printer afdrukken. Email Hiermee wordt het standaard mailprogramma gestart en een mail naar de Kraan helpdesk gecreëerd. Met de toetsencombinatie CTRL-V plaatst u de gegevens van alle tabbladen in de mail. Opslaan Hiermee wordt de inhoud van alle tabbladen opgeslagen in een .txt-bestand. Deze kunt u op een locatie naar wens opslaan. Klembord Met deze optie wordt de inhoud van alle tabbladen enkel in het geheugen opgeslagen, waarna u deze gegevens in een document of programma naar keuze kunt plakken.


95

KRAAN Financieel

6

Index

A Aanmaningen • 52 Afdrukdefinities • 73 Afdrukken Openstaande postenlijst • 75 Afdrukken specificatie betalingen • 51 Algemene sneltoetsen • 87 Automatisch betalen in combinatie met Rekening Courant • 52 Automatische betaaladvieslijst • 42

B Batches • 15 Betaaladvies • 41 Betalen • 41 Betalingen bewerken • 44 Boeken • 15, 38 Borderel bewerken • 48 Borderel doorboeken • 49 BTW aangifte • 56

C Clieop03 Aanmaken • 45 Controlelijsten • 76

D Dagboeken • 26 De Basisbestanden • 6 De basisgegevens • 68 De groeps-/bedrijfgegevens • 67 De historie, saldi en kolommenbalansen • 71 De Inrichting • 12 De stamgegevens • 67 De statusbalk • 25 De Structuur • 6 Debiteuren en crediteuren • 70 Debiteuren/Crediteuren • 10 Dimensies • 37 Document types • 92

G Gebruik documentatie • 5 Gebruiken filterweergave • 85 Grootboek • 37

H Handmatige betaaladvieslijst • 44 Het Grootboek • 9 Het rekeningschema • 69 Historische aangifte • 58 Hoe kan ik • 14 Horizontale en verticale boekingsschermen • 22

I Indelen Boekingschermen • 20 Inkoopboek • 28 Inleiding • 6, 14, 37, 65, 82

J Jaarwerk en beginbalans • 60 Jaarwerk starten • 62 Journaal • 63 Journaalbestand inlezen • 39 Journaalrecords van BTW aangifte • 59

K Kas, Bank en Giro • 30 Kijken en wijzigen • 82 Kijken, wijzigen en selecteren • 82 Knippen • 83 Knippen, kopiëren en plakken • 83 Knoppen • 90 Kolommenbalans • 64 Kopiëren • 83 KRAAN Algemeen • 82 KRAAN Info • 93

L LookUps • 19

E

M

EBA (Elektronische belastingaangifte) • 60

Memoriaal • 31

KRAAN Financieel

N

Voorwaarden • 60

Nieuwe aangifte • 57

W

O

Welkom • 4

Openstaande posten • 74

Z

P

Zelf afdrukrapportages creëren • 77

Periodes • 64 Plakken • 83

R Rapporteren • 65 Rekening courant boeken • 35 Repeterende invoer • 24

S Saldibalans • 64 Schermfuncties • 24 Selecteren • 83 Selecteren van debiteuren en crediteuren tijdens het boeken: • 19 Selectiescherm • 87 Sneltoetsen en knoppen • 87 Starten met • 6 Status borderel terugzetten • 50

T Tarieven • 32 Toepassingen algemeen • 71 Toepassingen tijdens het boeken • 15 Toetsen in detailvensters • 88 Toetsen in hoofdvensters • 88 Toetsencombinaties tijdens boeken • 26

U Uitvullen • 18

V Vastleggen en ophalen beeld • 84 Verkoopboek • 29 Verplaatsen Kolommen in venster • 84 Voorafgaande journaalposten • 33 Voorstel jaarwerk • 63

KRAAN Financieel Handleiding

Recommend Documents