Handleiding Abakus. Beheer financieel. Naam handleiding: Beheer financieel Product: Abakus Compleet Datum publicatie: Versie: 1

Naam handleiding: Beheer financieel Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0

Handleiding Abakus Beheer financieel

2014 © Abakus Compleet

Pagina 1 / 30


Inhoud Inhoud ................................................................................................................................................. 2 Inleiding ................................................................................................................................................. 3 Beheer financieel ................................................................................................................................... 4 Prestaties ................................................................................................................................................ 5 Prestatiecodes inactief zetten ............................................................................................................... 6 Grootboekrekeningen ............................................................................................................................ 7 Betaalmethodes ..................................................................................................................................... 8 Verzekeringspakketten .......................................................................................................................... 9 Praktijk is zelf verantwoordelijk voor opbouw van verzekeringspakketten-bestand ....................... 10 Filtermogelijkheden in getoond overzicht ........................................................................................... 10 Details van een verzekeringspakket ................................................................................................... 11 BTW ............................................................................................................................................... 11 Tarifering ............................................................................................................................................... 12 Collectief onderhouden tarieven ......................................................................................................... 13 Tarieflijsten indelen per declarant ...................................................................................................... 15 Tarieflijsten indelen op patiëntniveau (zelfbetaler)............................................................................ 18 Tarieven ............................................................................................................................................... 19 Kostenplaatsen .................................................................................................................................... 21 Overige instellingen .............................................................................................................................. 22 Globale instellingen .............................................................................................................................. 22 Zoekinstellingen ................................................................................................................................... 23 Financieel.............................................................................................................................................. 23 COV ............................................................................................................................................... 23 Praktijkinstellingen ............................................................................................................................... 24 Tabblad Algemeen ................................................................................................................................ 24 Tabblad Boekhouding .......................................................................................................................... 25 Tabblad Facturering ............................................................................................................................. 25 Factuurnummering ............................................................................................................................... 28 Tabblad Vecozo Certificaten ................................................................................................................ 29 Contact ............................................................................................................................................... 30 Zelfhulp en handleidingen ................................................................................................................... 30


Pagina 2 / 30


Inleiding Middels deze handleiding wordt duidelijk gemaakt wat binnen Abakus compleet beheerd moet worden om optimaal gebruik te kunnen maken van Abakus compleet Financieel. Praktijkproducten, grootboekrekeningen, betaalmethodes, verzekeringspakketten, BTW , tarifering en kostenplaatsen passeren de revue. Van ieder onderdeel wordt separaat benoemd of en hoe het door de gebruiker ingesteld moet worden. Het is de bedoeling dat de gebruiker met de admin-rechten deze instellingen verzorgt. Na het doorlopen van deze handleiding bent u als beheerder van Abakus compleet bekend met de minimale condities die nodig zijn om het financiële gedeelte op orde te krijgen. Centraal daarin staan het onderhoud van de tarieflijsten, de prestatiecodes en de samenstelling van verzekeringspakketten. Het is essentieel doordrongen te zijn van de betekenis die er achter de diverse instellingen schuil gaat. Zo krijgt u antwoord op vragen zoals bijvoorbeeld: Wat u aan de beheerzijde van Abakus compleet moet instellen om te kunnen factureren naar de patiënt of Vecozo. Welke grootboekrekeningen in Abakus compleet zijn opgenomen en welke grootboekrekeningen in Abakus compleet Boekhouding terug te vinden zijn. Welke betaalmethodes in Abakus compleet worden gehanteerd. Hoe de verschillende verzekeringspakketten in Abakus compleet bekend worden gemaakt. Hoe u tarieflijsten kunt beheren. Hoe u een aparte tarieflijst maakt voor een behandelaar die andere tarieven hanteert. Hoe u een aparte tarieflijst maakt voor de patiënt (zelfbetaler). Hoe Zorgvergoedingen.com opgenomen is in Abakus compleet. Zodra u eenmaal de 'achterkant' van Abakus compleet hebt aangepast op uw praktijkwensen, zult u daarmee ook de basisvoorwaarde hebben ingesteld waarmee u kunt factureren richting de patiënt of Vecozo.


Pagina 3 / 30


Beheer financieel De financiële stamgegevens vinden we in aan de beheerzijde van Abakus compleet. Daar is het mogelijk een hoop zaken op uw voorkeuren aan te passen. Deze handleiding beperkt zich echter tot de financiële stamgegevens en de praktijkinstellingen. Overige mogelijkheden in dit segment van het programma worden hier niet besproken.

Figuur 1 Route naar beheer financieel

Ga voor het beheer van Abakus compleet Financieel vanuit het Dashboard naar Stamgegevens -> Financieel.

Figuur 2 Mappen financieel


Pagina 4 / 30


Een nieuwe mappenstructuur ontvouwt zich in het nu volgende scherm waarop een zevental onderdelen zichtbaar zijn: 1. Prestaties. 2. Grootboekrekeningen. 3. Betaalmethodes. 4. Verzekeringspakketten. 5. BTW. 6. Tarifering. 7. Kostenplaatsen. Achter deze structuur gaat het gros van het inrichtwerk schuil dat nodig is om uw praktijk geschikt te maken voor het kunnen vastleggen van prestaties en het factureren naar onder meer Vecozo. In de volgende zeven paragraven wordt per onderwerp dieper ingegaan op ieder genoemd aspect en krijgt u tevens antwoord op de vraag of u in dat onderdeel instellingen moet wijzigen om financieel aan de slag te kunnen gaan. Sommige componenten worden namelijk door Abakus beheert, zodat uw interventie daarin niet nodig zal zijn. Desondanks lichten we ze even toe, om uw begrip van de materie te verhogen.

Prestaties U hoeft voor dit onderdeel enkel aanpassingen te maken voorafgaand aan de facturatie indien u gebruik maakt van een prestatiecode die niet op onze standaardlijst voorkomt. Onder het stamgegeven Prestaties is een overzicht te zien van alle beschikbare prestaties. Alle prestaties worden eenmaal beschikbaar gesteld bij ingebruikname van de Financiële Module. Mocht het desalniettemin wenselijk zijn om de bestaande codes aan te vullen of aan te passen, dan kan dit alleen voor codes met het zogenaamde eigenaarkenmerk ‘Eigen’. De codes met eigenaarkenmerk ‘Standaard’ kunnen niet aangepast worden. Zij maken deel uit van de prestatiecodes die door Winbase worden onderhouden.


Pagina 5 / 30


Figuur 3 Prestatiecodes

Figuur 3 laat zien hoe prestatiecodes kunnen worden gefilterd. De mogelijke filtering is op: Zoekterm: door een zoekterm op te geven kan het aantal prestatiecodes worden ingeperkt. Alleen die prestatiecodes worden getoond waarbij de zoekterm in de omschrijving voorkomt. Eenheid: geeft prestatiecodes op per eenheid behandeling, minuten of product. Grootboekrekening: filtert de prestatiecodes per grootboekrekening. Eigenaar: filtert op eigenaarkenmerk 'Standaard' of 'Eigen'. Inactieve/actieve prestatiecodes: het in- of uitschakelen van dit vinkje bepaalt of er respectievelijk enkel inactief of actief gezette prestatiecodes in het overzicht worden getoond.

Prestatiecodes inactief zetten Het is mogelijk om prestatiecodes inactief te zetten die amper worden gebruikt, zodat ze geen vervuiling opleveren in uw overzichten wanneer er vanuit de patiëntdossiers naar beschikbare codes wordt gezocht. Klik hiertoe op de regel van de prestatiecode die u niet meer terug wenst te zien in het patiëntdossier of de in agenda en klik vervolgens op de knop ‘Actief/Inactief’ (zie Figuur 4).


Pagina 6 / 30


Figuur 4 Inactief zetten van prestaties

Als resultaat verdwijnt het vinkje in de kolom 'Actief'. U zult de betreffende prestatiecode niet langer aantreffen in de patiëntdossiers of de agenda. NB: scheelt er iets aan de prestatiecode waarmee moet worden gefactureerd en er valt aan de opgevoerde prestatiecodes binnen het patiëntdossier niets merkwaardigs te ontdekken, dan moet het antwoord in dit onderdeel van Abakus compleet worden gevonden. Het is in zo'n geval tevens mogelijk dat de hier gevonden prestatiecode niet voorkomt op de tarieflijst van het verzekeringspakket van de patiënt.

Grootboekrekeningen U hoeft voor dit onderdeel niet noodzakelijk aanpassingen te maken voorafgaand aan de facturatie. In het stamgegeven Grootboekrekeningen worden de grootboekrekeningen beheerd waarop vanuit Abakus compleet geboekt kan worden in de module Abakus compleet Boekhouding. In het Financiële Beheer van Abakus compleet worden uitsluitend de basisgegevens van de omzetrekeningen beheerd. Het gaat hier om de vaste range van rekeningnummers (80001 t/m 80998). De meer specifieke boekhoudkundige kenmerken vinden we terug in de Abakus compleet Boekhouding. Daarom wordt bedoeld: alle rekeningnummers buiten de hiervoor genoemde range. U heeft naar die rekeningnummers in Abakus compleet verder geen omkijken. De grootboekrekeningen buiten deze range worden geheel binnen Abakus compleet Boekhouding beheerd.


Pagina 7 / 30


Figuur 5 Grootboekrekeningen

Om de beschikbare grootboekrekeningen te kunnen inzien gaat u vanuit het Dashboard naar Stamgegevens -> Financieel -> Grootboekrekeningen. Het is, waar u dat wenst, mogelijk hier zelf eigen grootboekrekeningen te definiëren, maar voor het standaardgebruik van Abakus compleet Financieel is dit niet per se noodzakelijk.

Betaalmethodes U hoeft voor dit onderdeel niet noodzakelijk aanpassingen te maken voorafgaand aan de facturatie. In het stamgegeven Betaalmethode wordt bijgehouden hoe een prestatie vanuit Abakus compleet wordt gefactureerd. Deze betaalmethodes worden eenmaal vanuit een standaard beschikbaar gesteld bij ingebruikname van de Financiële Module van Abakus compleet en kan verder niet worden aangepast. Het is wel mogelijk om eigen betaalmethodes toe te voegen. Het onderscheid zit hem in het eigenaarkenmerk ‘Standaard’ of ‘Eigen’. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een variant aan te maken voor een betaalmethode op rekening waarbij het betaaltermijn kan afwijken. Eveneens is het mogelijk om betaalmethodes te inactiveren welke men niet wenst te gebruiken bij facturatie.


Pagina 8 / 30


Figuur 6 Betaalmethodes

Om een eigen betaalmethode aan te maken gaat u vanuit het Dashboard naar Stamgegevens -> Financieel -> Betaalmethodes. Klik op de knop ‘Nieuw’. Vul in het scherm dat verschijnt in… Een korte ‘Code’ waaraan de betaalmethode te herkennen valt. Een ‘Omschrijving’. Een ‘Betaaltermijn’ in dagen. Klik op de knop ‘Bewaren’.

Figuur 7 Betaalmethodes aanmaken

Verzekeringspakketten Voor dit onderdeel is het van belang actief op de hoogte te blijven van wijzigingen in verzekeringspakketten teneinde deze tijdig door te voeren in de aanwezige verzekeringspakketten binnen Abakus compleet. We bevelen aan om eerst overtuigd te zijn van het huidige bestand aan verzekeringspakketten in dit segment van Abakus compleet alvorens u uw eerste facturatie opstart.


Pagina 9 / 30


Praktijk is zelf verantwoordelijk voor opbouw van verzekeringspakketten-bestand Verzekeringsgegevens in Abakus compleet worden per pakket geregistreerd, zoals die o.a. door de COV worden aangereikt. Gevolg is onder meer dat de basisverzekering en aanvullende verzekeringen gescheiden in de dossiers worden weergegeven. Initieel zullen nog niet alle denkbare verzekeringspakketten in uw systeem aanwezig zijn. Dit bestand moet groeien op basis van de door u aangereikte informatie die u ontvangt via de patiënt of beter gezegd: Vecozo. Er is géén centrale bron voor de lijst met geldige pakketten. Met andere woorden: elke praktijk verzorgt zelf de opbouw van een bestand met verzekeringspakketten. Als u bijvoorbeeld geen patiënten in uw praktijk heeft die via OOM zijn verzekerd, en er dient zich dan toch een patiënt aan met een verzekeringspakket bij OOM, dat u dan pas deze verzekeringsgegevens in Abakus compleet zal zetten. Eenmaal opgevoerd in uw bestand van beschikbare verzekeringspakketten is een latere aanvulling niet meer nodig. Wat wel van belang is, is dat er geldige tarieflijsten aan de verschillende verzekeringspakketten hangen. Hoe dit in z'n werking gaat en wat u ervoor moet doen om die tariefinformatie op orde te krijgen leest u verderop.

Filtermogelijkheden in getoond overzicht Voor de reeds opgenomen verzekeringspakketten nemen we u mee naar de plaats in Abakus compleet waar deze pakketten worden onderhouden. Gaat u vanuit het Dashboard naar Stamgegevens -> Financieel -> Verzekeringspakketten.

Figuur 8 verzekeringspakketten


Pagina 10 / 30


U komt terecht in een overzichtsscherm waar reeds een aantal pakketten zichtbaar kunnen zijn. Dit overzicht kent een aantal filtermogelijkheden: Zoekterm: middels een vrij in te geven zoekterm kunt u het overzicht inperken. Type: u heeft hier de keuze uit Basis en Aanvullend. Jaar: U kunt hier het jaar selecteren waarvan u de verzekeringspakketten getoond wilt hebben. Met polis info: U kunt hier het onderscheid maken tussen “met info” en “zonder info”. Relevante polis info: U kunt hier het onderscheid maken tussen “relevant” en “niet relevant”. Relevante polisinfo is informatie die voor de fysiotherapie interessant is, en niet relevantie info niet (bijvoorbeeld tandartsverzekeringen). Het is tevens mogelijk dat het initieel getoonde overzicht bij u nog leeg is. In dat geval kan het zijn dat u bij nog geen enkel patiëntdossier de COV heeft gedraaid.

Details van een verzekeringspakket Ieder verzekeringspakket heeft zijn eigen kenmerken. Deze kunnen worden opgevraagd door het verzekeringspakket in het overzicht van verzekeringspakketten te selecteren en vervolgens te klikken op de knop 'Details' (zie Figuur 9)

Figuur 9 Detailscherm verzekeringspakket

In dit detailscherm is het enkel mogelijk wijzigingen aan te brengen in het kader 'Algemeen'. De polisinformatie is niet wijzigbaar. Laatstgenoemde informatie komt beschikbaar indien er een koppeling is met zorgvergoedingen.com.

BTW Traditioneel zijn de meeste fysiotherapiepraktijken niet BTW-plichtig. Indien die situatie ook op uw praktijk van toepassing is, kunt u deze paragraaf direct overslaan. Maakt uw praktijk wel gebruik van BTW dan kunt u binnen Abakus compleet enkel gebruik maken van de drie codes met het eigenaarkenmerk 'Standaard'. Eigen codes kunt u niet aanleggen. 2014 © Abakus Compleet

Pagina 11 / 30


Figuur 10 BTW overzicht

U kunt de getoonde codes enkel inactief zetten. Dit doet u door de BTW code in het overzicht te selecteren waarna u op de knop 'Actief/Inactief' kunt klikken. Het is ook mogelijk dit te doen vanuit het detailscherm van de BTW code (zie Figuur 11).

Figuur 11 Detailscherm BTW

Tarifering Voor dit onderdeel is het noodzakelijk om bij aanvang van het gebruik van Abakus compleet Financieel een aantal tarieflijsten in uw systeem bekend te maken van de zorgverzekeraars. Deze tarieflijsten aanmaken is op zichzelf niet bijster veel werk, maar ze moeten er wel even zijn voordat u kunt factureren. Het is tevens mogelijk dat deze handelingen door ons reeds tijdens de conversie zijn verricht. In dat geval is het meeste werk al gedaan, maar adviseren wij u toch deze paragraaf door te nemen, zodat u zelf tarieflijsten kunt inbrengen of aanpassen wanneer dat nodig is. Het onderdeel Tarifering bestaat uit drie onderdelen: Tarieflijsten Collectief onderhouden tarieven Tarieven


Pagina 12 / 30


Het beste kan worden begonnen met het aanmaken van de tarieflijsten van de zorgverzekeraars. Deze zijn reeds beschikbaar en voorzien van de bijbehorende tarieven, maar moeten wel nog even in het systeem worden ingelezen. Dit inlezen heet binnen Abakus 'doorvoeren'. U staat nu op het punt dit doorvoeren te beginnen. De meest logische volgorde van inrichting is:  eerst de tarieflijsten per zorgverzekeraar bekend maken  dan de tarieflijsten indelen per declarant  tenslotte op patiëntniveau

Collectief onderhouden tarieven Ga in Abakus compleet vanuit het Dashboard naar Stamgegevens -> Financieel -> Tarifering -> Collectief onderhouden tarieven. Het volgende overzicht verschijnt:

Figuur 12 Doorvoeren tarieven

U kunt hier tarieven doorvoeren per jaar, per concern (zie Figuur 13) of per zorgverzekeraar (zie Figuur 14).

Figuur 13 Doorvoeren tarieven gehele concern


Pagina 13 / 30


Figuur 14 Zorgverzekeraar

Selecteer een Zorgverzekeraar waarvan de tarieflijsten nog niet in Abakus compleet bekend zijn, kies de brontarieflijst (soms is dit er maar 1). Mochten er meerdere keuzes beschikbaar zijn in de lijst achter 'Bron tarieflijst' klikt u dan op het 'i'-icoontje ( ) achter 'Bron tarieflijst'. Een nieuwe popup verschijnt met daarin de tarieven die geldig zijn bij deze zorgverzekeraar (zie Figuur 15).

Figuur 15 Bronlijst tarieven

Klik op knop “Doorvoeren” wanneer u meent de juiste selecties te hebben gemaakt. Of klik op de knop ”Doorvoeren voor gehele concern” indien u de gekozen tarieflijst voor alle zorgverzekeraars die onder deze hoofdverzekeraar vallen in één keer wil doorvoeren. Zo'n situatie gaat bijvoorbeeld op voor het concern Achmea (zie Figuur 16). 2014 © Abakus Compleet

Pagina 14 / 30


Figuur 16 Selecties doorvoeren

U bepaalt zelf voor welke zorgverzekeraars u de gekozen tarieflijst wilt laten gelden. Vink simpelweg de zorgverzekeraar aan waaraan u de lijst wenst toe te voegen. U krijgt een melding dat de tarieven zijn doorgevoerd en als u op OK klikt, keert u terug naar het overzicht. Zo kunt u dat voor elk concern of zorgverzekeraar doen. Onder de tarieflijsten kunt u alle doorgevoerde tarieflijsten met bijbehorende tarieven terugvinden.

Tarieflijsten indelen per declarant Wanneer u gewoon bent een afwijkend tarief te hanteren voor bepaalde behandelaars binnen uw praktijk, dan is het eveneens mogelijk om dat hier binnen het beheer van Abakus compleet in te stellen. Ga in Abakus compleet vanuit het Dashboard naar Stamgegevens -> Financieel -> Tarifering -> Tarieflijsten. Klik opnieuw op de knop 'Doorvoeren' en volg alle stappen zoals al eerder beschreven. Kies de tarieflijst bij de juiste zorgverzekeraar waarbij u de tarieven wilt laten afwijken voor een bepaalde behandelaar. Let op! Wacht in dit geval met het daadwerkelijk doorvoeren. Nu gaan we namelijk juist wel iets doen met de opties onder het kopje 'Geldigheid', in tegenstelling tot voorgenoemde paragaaf.


Pagina 15 / 30


Kies nu achter 'Betreft declarant' de behandelaar binnen uw praktijk waarvoor u de tarieven wilt laten afwijken (zie Figuur 17).

Figuur 17 Tarieflijst doorvoeren specifieke declarant

Stel indien wenselijk ook een 'Verzuimpercentage' in. Klik op één van de twee knoppen om door te voeren. Afhankelijk van of dit op gaat voor het gehele zorgverzekeraarconcern kiest u hier enkel voor 'Doorvoeren' of juist voor 'Doorvoeren voor gehele concern' als u voor de optie 'concern' heeft gekozen. Hiermee hebben we een tarieflijst ingesteld voor deze specifieke declarant, maar daarmee is de tarieflijst nog niet anders in tariefopbouw. Klik daarom op de knop 'Terug'. Dubbelklik vervolgens de zojuist aangemaakte tarieflijst. Het detailscherm van deze nieuwe tarieflijst wordt in het scherm getoond (zie Figuur 18). U ziet onder het kopje 'Geldigheid' dat deze tarieflijst enkel geldt voor de gekozen declarant.

Figuur 18 Detailscherm tarieflijst met specifieke declarant

Nu is het interessant te weten welke tarieven er voor deze tarieflijst zijn ingevoerd. Klik daartoe op de knop 'Toon tarieven'. 2014 © Abakus Compleet

Pagina 16 / 30


Hiermee komt u terecht in het overzichtscherm van de tarieven waar u ook had gekomen indien u de volgende route had gekozen: Dashboard -> Stamgegevens -> Financieel -> Tarifering -> Tarieven. Echter, op dit overzicht is reeds een filter toegepast waardoor we zuiver de tarieven zien die geldig zijn voor de lijst die wij zojuist hebben aangemaakt voor die specifieke declarant. Wij beperken ons voor nu op het kunnen aanpassen van enkele tarieven die we afwijkend willen laten zijn voor deze behandelaar. Klik daartoe op de knop 'Wijzigen'. In het overzichtscherm zijn nu een aantal velden bewerkbaar gemaakt in de kolom 'Tarief' waardoor u daar gewenste tarieven kunt opgeven (zie Figuur 19).

Figuur 19 Aanpassen tarief

Klik op de knop 'Bewaren' zodra u klaar bent met het aanpassen van deze declarant specifieke tarieflijst.


Pagina 17 / 30


Tarieflijsten indelen op patiëntniveau (zelfbetaler) Een aparte tarieflijst aanmaken voor uw zelfbetalers is eigenlijk heel eenvoudig. Ga in Abakus compleet vanuit het Dashboard naar Stamgegevens -> Financieel -> Tarifering -> Tarieflijsten. Klik op nieuw. Kies de naam voor de nieuwe tarieflijst bij omschrijving. Houdt dit eenvoudig, kies bijvoorbeeld voor 'Zelfbetaler' (zie Figuur 20).

Figuur 20 Aanmaken tarieflijst zelfbetaler

Klik op bewaren. Hiermee hebben we een tarieflijst ingesteld voor de patiënt als zelfbetaler, maar daarmee zijn er nog geen tarieven gekoppeld. Dubbelklik vervolgens de zojuist aangemaakte tarieflijst van de zelfbetaler. Er staan hier nog geen tarieven gekoppeld (zie Figuur 21).

Figuur 21 Tarieven toevoegen aan eigen tarieflijst


Pagina 18 / 30


Hiermee komt u terecht in het overzichtscherm van de tarieven waar u ook had gekomen indien u de volgende route had gekozen: Dashboard > Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieven. Klik op nieuw. Vul de prestatiecode, het tarief en eventueel het verzuimbedrag of verzuimpercentage in (zie Figuur 22). Klik op de knop 'Bewaren' zodra u klaar bent met het aanpassen van de zelfbetaler tarieflijst.

Figuur 22 Tarieven doorvoeren

Tarieven Voor een overzicht van de beschikbare tarieven en de mogelijkheid tot het aanpassen ervan nemen we u mee naar het tarievenoverzicht. Ga in Abakus compleet vanuit het Dashboard naar Stamgegevens -> Financieel -> Tarifering -> Tarieven (zie Figuur 23)


Pagina 19 / 30


Figuur 23 Tarievenoverzicht

Figuur 23 laat zien hoe tarieven kunnen worden gefilterd. De mogelijke filtering is op: Zoekterm: door een zoekterm op te geven kan het aantal tarieven worden ingeperkt. Alleen die tarieven worden getoond waarbij de zoekterm in de omschrijving voorkomt. Tarieflijst: hiermee kan worden gezocht op tarieven die tot één specifieke lijst behoren. Declarant: hiermee kunnen tarieven worden gevonden die door één specifieke behandelaar worden toegepast. Debiteur: Hier staat de debiteur aangegeven zoals is aangeven bij de tarieflijst. De tarieven kunnen van toepassing zijn op “verzekeraar”, “alle patiënten”, “alle personen”, “alle organisaties” of op een “specifieke debiteur”. Toon inactieve tarieflijsten: deze optie zal, mits aangevinkt, ook de inactieve tarieflijsten tonen. Periode: middels deze selectie kan het getoond overzicht worden gestuurd op de geldigheidsperiode van de beschikbare tarieven. Kiest u bijvoorbeeld voor 'Dit jaar' dan worden alleen de tarieven van dit jaar getoond. Kiest u daarvoor in de plaats echter voor een vrije selectie dan bent u vrij om in de twee velden eronder een eigen tijdspanne op te geven. De andere opties zijn 'Peildatum' en 'Vorig jaar'. Datum van: in dit veld kan een begindatum worden opgegeven indien er bij de 'Periode' is gekozen voor 'Vrij' of 'Peildatum'. In de andere gevallen is dit veld grijs gestuurd en kan in laatst genoemde situatie niet worden aangepast. Datum t/m: in dit veld kan alleen een einddatum worden opgegeven indien er bij de 'Periode' is gekozen voor 'Vrij'. In de andere gevallen is dit veld grijs gestuurd en kan dan niet worden aangepast. Knop 'Nieuw': met deze knop kunt u nieuwe tarieven aanmaken. 2014 © Abakus Compleet

Pagina 20 / 30


Knop 'Wijzigen': met deze knop kunt u tarieven wijzigen. Hiervoor moet u wel eerst een tarief in het getoond overzicht selecteren. Knop 'Annuleren': was u bezig met het wijzigen van een tarief, maar u ziet af van de gedane aanpassing, dan kunt u dit met de knop 'Annuleren' ongedaan maken. Knop 'Details': door op deze knop te klikken opent het detailscherm van een tarief, indien u deze in de lijst heeft geselecteerd. Knop 'Verwijderen': met deze knop kunt u een geselecteerd tarief verwijderen. Navigatieopties: met deze knoppen kunt u door de getoonde resultaatpagina's van het overzichtscherm bladeren. Knop 'Afdrukken: wilt u het getoond overzicht afdrukken, dan gebruikt u daarvoor deze knop. Let op: u drukt daarmee alleen de huidige pagina van het overzicht af dat op dit moment op uw scherm wordt getoond.

Kostenplaatsen U hoeft en kunt voor dit onderdeel nog geen aanpassingen te maken voorafgaand aan de facturatie. In het stamgegeven Kostenplaatsen worden de kostenplaatsen beheerd die in de Abakus compleet Boekhouding kunnen worden ingezet. Op het ogenblik is het al wel mogelijk om nieuwe kostenplaatsen aan te maken, maar veel heeft u daar nu nog niet aan. Een koppeling met de elementen in de Boekhouding is nog niet aanwezig. Het overzichtscherm met kostenplaatsen kunt u vinden door vanuit het Dashboard te navigeren naar Stamgegevens -> Financieel -> Kostenplaatsen. U komt terecht in een overzicht gelijk aan hoe dat is weergegeven in Figuur 24.

Figuur 24 Kostenplaatsen aanmaken

Nieuwe kostenplaatsen kunnen worden aangemaakt door te klikken op de knop 'Nieuw'.


Pagina 21 / 30


Overige instellingen Naast de stamgegevens, die in het vorige hoofdstuk uitgebreid zijn behandeld, zijn er in het beheer van Abakus compleet nog een aantal andere instellingen mogelijk. Ten aanzien van de facturatie is het van belang ook dit deel goed te hebben verzorgd. Een aantal van deze instellingen zijn waarschijnlijk reeds door ons tijdens de conversie van uw administratieve softwarepakket naar Abakus compleet. Desondanks valt het sterk aan te bevelen bekend te zijn met de onderdelen die in dit hoofdstuk aan bod komen. Samenhang tussen de instellingen Er zijn 3 niveaus binnen de instellingen: Globale instellingen: instellingen die gelden voor uw hele Abakus compleet-systeem. Praktijkinstellingen: instellingen die eveneens voor het hele systeem opgaan, maar strikter zijn gebonden aan uw praktijk. Met name facturatie- en boekhoudinstellingen en instellingen die gelden voor de opbouw van de dossiers ongeacht wie de ingelogde gebruiker is. Het accent ligt hier duidelijk op het financiële aspect. Deze instellingen worden benaderd via de praktijk-AGB. In die situatie is het zelfs mogelijk dat één Abakus compleet-installatie meerdere pratijk-AGB’s kent. Gebruikersinstellingen: instellingen zoals gewenst door de ingelogde gebruiker. Dit betreft voornamelijk agendaweergave.

Globale instellingen Het beheeronderdeel Globale instellingen kunt u vinden door vanuit het Dashboard te navigeren naar Instellingen > Globale instellingen (Figuur 25)

Figuur 25 Globale instellingen


Pagina 22 / 30


Dit is een lang scherm dat vooral bestaat uit een aantal deelvensters. Om te kunnen factureren zult u niet aan al deze deelvensters aandacht hoeven besteden. Onderstaande subparagrafen leiden u door de onderdelen.

Zoekinstellingen U kunt hier voor de praktijk instellen of u alle patiënten wilt tonen in uw patiëntlijst of alleen de actieve patiënten (degenen waarbij nog geen afsluitdatum is ingevuld op het declaratieformulier).

Financieel Het deelvenster ‘Financieel’ is een beduidend uitgebreider deel van dit scherm (zie Figuur 26).

Figuur 26 Deelvenster financieel

De volgende zaken kunnen hier worden ingesteld: Indienwijze: hier kan worden bijgehouden op welke manier naar de verschillende debiteuren zal worden gefactureerd. Factuurlayout: de hier opgegeven sjablonen verwijzen naar de grafische factuuropmaak die voor uw praktijk wordt gehanteerd. Mocht u daar een ander sjabloon voor willen instellen dan kunt u deze zelf opmaken via : Dashboard -> Stamgegevens -> Correspondentie -> Sjablonen. Kiest u daarbij tijdens het aanmaken van het factuursjabloon wel voor het sjabloontype ‘Factuur’. Na het aanmaken van zo’n sjabloon zal deze achter ‘Standaard factuursjabloon’ of ‘Standaard contante betaling sjabloon’ selecteerbaar zijn. Bij ‘groepeer prestaties’ krijgt u dezelfde prestatiecodes gegroepeerd te zien op uw factuur. Betaalmethode: hier kan de standaard betaalmethode worden geselecteerd waar u bij de zelfbetaler gebruik van wilt maken.

COV Het vinkje dat kan worden gezet in deelvenster ‘COV’ vangt af of er standaard een COV controle op de achtergrond moet worden uitgevoerd zodra er een nieuw patiëntdossier in Abakus compleet wordt aangemaakt (zie Figuur 27).


Pagina 23 / 30


Figuur 27 Deelvenster COV

Praktijkinstellingen De Praktijkinstellingen kunt u vinden door vanuit het Dashboard te navigeren naar Instellingen -> Praktijkinstellingen. U komt op een scherm terecht zoals is weergegeven in Figuur 28.

Figuur 28 Praktijkinstellingen

U ziet direct dat de praktijkinstellingen worden benaderd via de praktijk-AGB. In het gegeven voorbeeld in Figuur 28 is rekening gehouden met meerdere praktijk-AGB’s, maar in de regel zal er vaak toch maar één AGB-code staan vermeld. Dubbelklik op uw eigen praktijk-AGB om het detailscherm van de praktijkinstellingen op te roepen. We lopen ieder tabblad even door en geven daarbij aan welke onderdelen van toepassing zijn om ingericht te hebben alvorens we kunnen gaan factureren.

Tabblad Algemeen Op het tabblad Algemeen treffen we drie deelvensters aan die alle drie invloed hebben op de eerste standaard prestatiecodes. Dit zijn prestatiecodes die automatisch kunnen worden aangemaakt zodra u voor een patiënt in Abakus compleet een afspraak maakt. Immers: een afspraak levert een declaratieregel op bij de behandelingen in het dossiergedeelte. In de regel zult u - met name bij de eerste keren dat u de patiënt ziet - vaak dezelfde prestatiecodes willen vullen. Daarom is het handig om de prestatiecodes die u anders toch had ingevoerd, reeds voor u in het dossier klaar te zetten. Situationeel kunt u altijd de aanvullende prestaties die u t.a.v. de patiënt verricht, handmatig invoeren bij de afspraak in de agenda. We maken bij de standaard prestatiecodes onderscheid in de volgende drie standaarden: Standaard prestatiecode(s) 1e behandeling DT Standaard prestatiecode(s) 1e behandeling verwijzing Standaard prestatiecode(s) 2e en volgende behandeling(en) 2014 © Abakus Compleet

Pagina 24 / 30


U kunt de standaard prestatiecode(s) zelf eenvoudig aanpassen door een prestatiecode die in één van de deelvensters staat aan te klikken en op de knoppen 'Details' of 'Verwijderen' te klikken. Wilt u een nieuwe standaard prestatiecode opvoeren dan gebruikt u daarvoor de knop 'Nieuw'. Vergeet niet om op de knop 'Bewaren' te klikken om de aanpassingen op te slaaan.

Tabblad Boekhouding Op het tabblad Boekhouding hoeft u zelf niets aan te passen. Wanneer Abakus compleet door ons voor uw praktijk wordt ingericht om ermee te kunnen werken, zullen wij hier een aantal instellingen moeten verzorgen die, eenmaal gezet, niet meer hoeven te worden aangepast. Dit zijn een aantal verreisten die onder andere... de koppeling naar de Abakus compleet Boekhouding mogelijk maken welke rechtsvorm van toepassing is wanneer uw administratie in Abakus compleet is begonnen wanneer de laatste controle op betaalstatus is geweest

Tabblad Facturering Op het tabblad Facturering zijn een aantal instellingen verreist die in principe maar één keer hoeven te worden gezet en veelal ook in overleg met u door ons worden verzorgd. Figuur 29 laat zien welke mogelijkheden allemaal ten behoeve van de Facturering kunnen worden ingesteld. Dit is ook de plaats binnen Abakus compleet waar u de controle heeft over de factuurnummering.


Pagina 25 / 30


Figuur 29 praktijkinstellingen facturering

Dit tabblad bevat de volgende opties: Praktijkinitialen: de intialen die u hier op kunt geven, zou u in de factuurnummering terug kunnen laten komen. Praktijknummer: dit is een uit twee posities bestaand nummer dat logisch opvolgend is en inherent oploopt met het aantal praktijken die op uw Abakus compleetsysteem van toepassing zijn. Heeft u maar één praktijk-AGB, dan zult u hier niet mee te maken krijgen. Voor meer complexe fysiotherapeutische organisaties die gebruik maken van bijvoorbeeld dependances of zijn opgenomen in een stichting is deze nummering van toepassing. Ook dit nummer komt terug in de factuurnummering. Factureren als zorginstelling: deze optie moet worden aangevinkt indien er niet onder de AGB van de zorgverlener moet worden gefactureerd, maar onder de AGB van de praktijk. Factoring gebruiken: Als u deze optie aanvinkt, komt er een blok bij waarbij u uw factoringgegevens kunt invullen, zie figuur 30 (en de handleiding factoring).


Pagina 26 / 30


Figuur 30 Factoring gebruiken

Handmatig Vecozo downloaden: deze optie maakt mogelijk dat er bij het indienen van de facturatie nog geen facturen naar Vecozo worden gestuurd. BTW-plichtig: deze optie hoeft alleen te worden aangevinkt indien uw praktijk BTW-plichtig is. In de regel komt dat in de beroepsgroep fysiotherapie niet of nauwelijks voor. Toch is er met deze mogelijkheid rekening gehouden. Daarnaast is er de mogelijkheid de standaard declarant bij een nieuwe overeenkomst in te stellen. Dit houdt in dat u kan aangeven of er in de facturatie moet worden gefactureerd als... Instelling: in dit geval zal altijd worden gefactureerd vanuit de praktijk-AGB. Specifieke declarant: in deze situatie kunt u onder 'Naam declarant' aangeven vanuit welke therapeut zal worden gefactureerd. Dan maakt het niet uit welke andere therapeut binnen de praktijk de prestatiecodes heeft ingevoerd. Er zal dan altijd vanuit de geselecteerd therapeut worden gedeclareerd. Verantwoordelijk behandelaar: wanneer er voor deze optie wordt gekozen, zal er altijd vanuit de therapeut worden gefactureerd die op de behandelepisode als ‘verantwoordelijk behandelaar’ staat opgegeven. Tenslotte bevat dit tabblad een uitgebreid onderdeel waarmee de samenstelling van het factuurnummer kan worden bepaald. Let op: Met name bij dit onderdeel is het van groot belang om hier in een zo vroeg mogelijk stadium duidelijk te hebben hoe de opbouw van dat nummer eruit moet gaan zien. Wanneer hier niet nauwkeurig mee wordt omgesprongen en vooraf wordt bepaald hoe die nummering eruit moet gaan zien, kan dit grote gevolgen hebben voor het overzicht later in uw boekhouding.


Pagina 27 / 30


Factuurnummering Bij het samenstellen van het factuurnummer heeft u de volgende mogelijkheden: 1. Praktijknummer (PP): dit hokje aanvinken betekent dat het praktijknummer wordt opgenomen in het factuurnummer. Het praktijknumer is een onveranderbaar veld dat we eerder al tegenkwamen in het deelvenster ‘Opties’. Het praktijknummer neemt twee posities in. Vooralsnog is dat geen keuze en staat deze altijd aan. 2. Eeuw (EE): dit hokje aanvinken betekent dat de eeuw wordt opgenomen in het factuurnummer. De eeuw neemt twee posities in. 3. Jaar (JJ): dit hokje aanvinken betekent dat het jaar wordt opgenomen in het factuurnummer. Het jaar neemt twee posities in. 4. Maand (MM): dit hokje aanvinken betekent dat de maand wordt opgenomen in het factuurnummer. De maand neemt twee posities in. 5. Nummer (nn…n): dit hokje aanvinken betekent dat er een oplopend nummer wordt opgenomen in het factuurnummer. Het vinkje in dit hokje zal altijd aan staan. Het aantal posities kunt u zelf bepalen en mag variëren tussen de 2 en 10 posities. 6. Totaal: hier wordt bijgehouden uit hoeveel posities het factuurnummer inmiddels zal bestaan. Let op: de totale lengte van het factuurnummer mag niet meer bedragen dan 10 posities. 7. Voorbeeld: de hierboven genoemde factuurnummergegevens staan met een code afgekort. Middels dit voorbeeld wordt een idee gegeven hoe de nummering er uiteindelijk uit komt te zien. 8. Beginnummer reeks: deze optie dient ertoe om een beginwaarde te kunnen opgeven voor de nummering. Had u reeds een nummerreeks openstaan voordat u met Abakus compleet begon, dan kan hier worden bepaald vanaf welk nummer verder moet worden geteld. Tijdens het proces van aangesloten worden op Abakus compleet kan dit beginnummer nog wel eens een paar keer moeten worden gewijzigd. 9. Scheidingstekens (max.3): indien het wenselijk is dat er achter het factuurnummer nog een toevoeging wordt geplaatst, kan er een scheidingsteken worden gedefinieerd. Dit scheidingstekens mag maximaal uit 3 posities bestaan. Bijvoorbeeld: PPEEJJnnnn/DD. Hierbij is de ‘/’ het scheidingsteken. De hier opgegeven tekens hebben geen invloed op de maximale nummerlengte van 10 posities waaruit het factuurnummer mag bestaan. 10. Praktijkinitialen (II): dit hokje aanvinken betekent dat de praktijkinitialen worden opgenomen in het factuurnummer. De praktijkinitialen is een vrij veld dat we eerder al tegenkwamen in het deelvenster ‘Opties’. De praktijkinitialen nemen twee posities in. De hier opgegeven initialen hebben geen invloed op de maximale nummerlengte van 10 posities waaruit het factuurnummer mag bestaan. 11. Declarantcode (DD): dit hokje aanvinken betekent dat de declarantcode worden opgenomen in het factuurnummer. De declarantcode is een vrij veld dat we eerder al tegenkwamen in het deelvenster ‘Opties’. De declarantcode neemt twee posities in. De hier opgegeven code hebben geen invloed op de maximale nummerlengte van 10 posities waaruit het factuurnummer mag bestaan. 12. Weergave: hier wordt een voorbeeld getoond van de totale opmaak van het factuurnummer. Daarin zijn zowel de 10 posities opgenomen waaruit het nummer mag bestaan èn de aanvullende markeren genoemd onder 9, 10 en 11.


Pagina 28 / 30


Tabblad Vecozo Certificaten Op het tabblad Vecozo Certificaten vinden we het Vecozo systeemcertificaat terug. Dit scherm voorziet in een eenmalige handeling waarbij we het certificaat aan uw systeem bekend gaan maken. Dit wordt reeds door ons voor u gedaan zodra u op Abakus compleet over gaat. Staat er geen certificaat in dit scherm, dan doen we het volgende: Klik hier op de knop ‘Nieuw certificaat’. Een popup verschijnt zoals getoond in Figuur 31.

Figuur 31 Vecozo certificaat installeren

Klik op het vergrootglasicoontje achter het veld bij ‘Certificaat’. Haal het certificaat op vanaf uw computer. Klik op de knop ‘Sluiten’. De certificaatnaam staat nu achter het veld bij ‘Certificaat’. Geef nu het wachtwoord op dat u nodig heeft om het certificaat te mogen gebruiken. Klik op ‘Bewaren’. Klik nog eenmaal op ‘Bewaren’ in het scherm waarnaar u bent terug gekeerd. Uw Abakus compleet systeem is nu voorzien van een Vecozo certificaat.


Pagina 29 / 30


Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: Maandag t/m Vrijdag

088-946 2229 09:00 tot 17:00 uur

Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op helphelp te klikken.


Pagina 30 / 30

Handleiding Abakus. Beheer financieel. Naam handleiding: Beheer financieel Product: Abakus Compleet Datum publicatie: Versie: 1

Recommend Documents