Handleiding Incura. Beheer financieel

Naam handleiding: Beheer financieel Product: Incura Fysio Discipline: Fysiotherapie Sleutelwoord(en): Datum publicatie: 30 augustus 2012 Versie: 1.2

Handleiding Incura Beheer financieel

2012 © Incura Fysio

Pagina 1 / 44


Inhoud 1 2 2.1 2.1.1 2.2 2.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.5 2.6 2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.4 2.7 3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 4 4.1 5

Inleiding......................................................................................................................... 3 Beheer financieel ........................................................................................................... 4 Prestaties ................................................................................................................................. 5 Prestatiecodes inactief zetten ................................................................................................. 7 Grootboekrekeningen .............................................................................................................. 8 Betaalmethodes ....................................................................................................................... 9 Verzekeringspakketten .......................................................................................................... 10 Praktijk is zelf verantwoordelijk voor opbouw van verzekeringspakketten-bestand ............ 10 Filtermogelijkheden in getoond overzicht ............................................................................. 11 Verzekeringspakketten Actief/Inactief maken ...................................................................... 12 Verzekeringspakket niet relevant maken .............................................................................. 13 Details van een verzekeringspakket....................................................................................... 14 BTW ........................................................................................................................................ 15 Tarifering ................................................................................................................................ 17 Tarieflijsten per zorgverzekeraar bekend maken .................................................................. 18 Tarieflijsten indelen per declarant ......................................................................................... 22 Tarieflijsten indelen op patiëntniveau (zelfbetaler) .............................................................. 25 Tarieven.................................................................................................................................. 29 Kostenplaatsen....................................................................................................................... 31 Overige instellingen ..................................................................................................... 33 Samenhang tussen de instellingen ........................................................................................ 33 Globale instellingen................................................................................................................ 33 Externe software .................................................................................................................... 34 Financieel ............................................................................................................................... 34 COV ........................................................................................................................................ 35 Praktijkinstellingen................................................................................................................. 36 Tabblad Algmeen ................................................................................................................... 37 Tabblad Boekhouding ............................................................................................................ 38 Tabblad Facturering ............................................................................................................... 38 Tabblad Vecozo Certificaten .................................................................................................. 41 Contact ........................................................................................................................ 43 Zelfhulp en handleidingen ..................................................................................................... 43 Versie-informatie ......................................................................................................... 44


Pagina 2 / 44


1 Inleiding Middels deze handleiding wordt duidelijk gemaakt wat binnen Incura beheerd moet worden om optimaal gebruik te kunnen maken van Incura Financieel. Praktijkproducten, grootboekrekeningen, betaalmethodes, verzekeringspakketten, BTW , tarifering en kostenplaatsen passeren de revue. Van ieder onderdeel wordt separaat benoemd of en hoe het door de gebruiker ingesteld moet worden. Het is de bedoeling dat de gebruiker met de admin-rechten deze instellingen verzorgt. Na het doorlopen van deze handleiding bent u als beheerder van uw eigen Incura-pakket bekend met de minimale condities die nodig zijn om naast de dossiervorming ook het financiële component op orde te krijgen. Centraal daarin staan het onderhoud van de tarieflijsten, de prestatiecodes en de samenstelling van verzekeringspakketten. Het is essentieel doordrongen te zijn van de betekenis die er achter de diverse instellingen schuil gaat. Zo krijgt u antwoord op vragen zoals bijvoorbeeld:  Wat u aan de beheerszijde van Incura moet instellen om te kunnen factureren naar de patiënt of Vecozo.  Welke grootboekrekeningen in Incura zijn opgenomen en welke grootboekrekeningen in Incura Boekhoudig terug te vinden zijn.  Welke betaalmethodes in Incura worden gehanteerd.  Hoe de verschillende verzekeringspakketten in Incura bekend worden gemaakt.  Hoe u tarieflijsten kunt beheren.  Hoe u een aparte tarieflijst maakt voor een behandelaar die andere tarieven hanteert.  Hoe u een aparte tarieflijst maakt voor de patiënt (zelfbetaler).  Hoe Zorgvergoedingen.com opgenomen is in Incura. Zodra u eenmaal de 'achterkant' van Incura hebt aangepast op uw praktijkwensen, zult u daarmee ook de basisvoorwaarde hebben ingesteld waarmee u kunt factureren richting de patiënt of Vecozo.


Pagina 3 / 44


2 Beheer financieel De financiële stamgegevens vinden we aan de beheerzijde van Incura. Daar is het mogelijk een hoop zaken op uw voorkeuren aan te passen. Deze handleiding beperkt zich echter tot de financiële stamgegevens en de praktijkinstellingen. Overige mogelijkheden in dit segment van het programma worden hier niet besproken.

Figuur 1: Route naar beheer Financieel.

Ga voor het beheer van Incura Financieel vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel.


Pagina 4 / 44


Figuur 2: Mappenstructuur Financieel

Een nieuwe mappenstructuur ontvouwt zich in het nu volgende scherm waarop een zevental onderdelen zichtbaar zijn: 1. Prestaties. 2. Grootboekrekeningen. 3. Betaalmethodes. 4. Verzekeringspakketten. 5. BTW. 6. Tarifering. 7. Kostenplaatsen. Achter deze structuur gaat het gros van het inrichtwerk schuil dat nodig is om uw praktijk geschikt te maken voor het kunnen vastleggen van prestaties en het factureren naar onder meer Vecozo. In de volgende zeven paragraven wordt per onderwerp dieper ingegaan op ieder genoemd aspect en krijgt u tevens antwoord op de vraag of u in dat onderdeel instellingen moet wijzigen om financieel aan de slag te kunnen gaan. Sommige componenten worden namelijk door Winbase beheert, zodat uw interventie daarin niet nodig zal zijn. Desondanks lichten we ze even toe, om uw begrip van de materie te verhogen.

2.1 Prestaties U hoeft voor dit onderdeel enkel aanpassingen te maken voorafgaand aan de facturatie indien u


Pagina 5 / 44


gebruik maakt van een prestatiecode die niet op onze standaardlijst voorkomt. Onder het stamgegeven Prestaties is een overzicht te zien van alle beschikbare prestaties. Alle prestaties worden eenmaal beschikbaar gesteld bij ingebruikname van de Financiële Module en behoeft geen vervollediging van uw kant. Mocht het desalniettemin wenselijk zijn om de bestaande codes aan te vullen of aan te passen, dan kan dit alleen voor codes met het zogenaamde eigenaarkenmerk ‘Eigen’. De codes met eigenaarkenmerk ‘Standaard’ kunnen niet aangepast worden. Zij maken deel uit van de prestatiecodes die door Winbase worden onderhouden.

Figuur 3: Filtermogelijkheden Praktijkproducten

Figuur 3 laat zien hoe prestatiecodes kunnen worden gefilterd. De mogelijke filtering is op: 1. Zoekterm: door een zoekterm op te geven kan het aantal prestatiecodes worden ingeperkt. Alleen die prestatiecodes worden getoond waarbij de zoekterm in de omschrijving voorkomt. 2. Eenheid: geeft prestatiecodes op per eenheid behandeling, minuten of product. 3. Grootboekrekening: filtert de prestatiecodes per grootboekrekening. 4. Eigenaar: filtert op eigenaarkenmerk 'Standaard' of 'Eigen'. 5. Inactieve/actieve prestatiecodes: het in- of uitschakelen van dit vinkje bepaalt of er respectievelijk enkel inactief of actief gezette prestatiecodes in het overzicht worden getoond.


Pagina 6 / 44


2.1.1 Prestatiecodes inactief zetten Het is mogelijk om prestatiecodes inactief te zetten die amper worden gebruikt, zodat ze geen vervuiling opleveren in uw overzichten wanneer er vanuit de patiëntdossiers naar beschikbare codes wordt gezocht. Klik hiertoe op de regel van de prestatiecode die u niet meer terug wenst te zien in het patiëntdossier of de in agenda en klik vervolgens op de knop ‘Actief/Inactief’ (zie ook figuur 4).

Figuur 4: Inactief zetten van praktijkproducten

Als resultaat verdwijnt het vinkje in de kolom 'Actief'. U zult de betreffende prestatiecode niet langer aantreffen in de patiëntdossiers of de agenda. NB: scheelt er iets aan de prestatiecode waarmee moet worden gefactureerd en er valt aan de opgevoerde prestatiecodes binnen het patiëntdossier niets merkwaardigs te ontdekken, dan moet het antwoord in dit onderdeel van Incura worden gevonden. Het is in zo'n geval tevens mogelijk en bovendien aannemelijk dat de hier gevonden prestatiecode niet voorkomt op de tarieflijst van het verzekeringspakket van de patiënt. Voor meer informatie over dat onderdeel verwijzen wij u naar paragraaf 2.6 Tarifering.


Pagina 7 / 44


2.2 Grootboekrekeningen U hoeft voor dit onderdeel niet noodzakelijk aanpassingen te maken voorafgaand aan de facturatie. In het stamgegeven Grootboekrekeningen worden de grootboekrekeningen beheerd waarop vanuit Incura geboekt kan worden in de module Incura Boekhouding. In het Financiële Beheer van Incura worden uitsluitend de basisgegevens van de omzetrekeningen beheerd. Het gaat hier om de vaste range van rekeningnummers (80001 t/m 80998). De meer specifieke boekhoudkundige kenmerken vinden we terug in de Incura Boekhouding. Daarom wordt bedoeld: alle rekeningnummers buiten de hiervoor genoemde range. U heeft naar die rekeningnummers in Incura verder geen omkijken. De grootboekrekeningen buiten deze range worden geheel binnen Incura Boekhouding beheerd.

Figuur 5: Grootboekrekeningen

Om de beschikbare grootboekrekeningen te kunnen inzien gaat u vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Grootboekrekeningen. Het is, waar u dat wenst, mogelijk hier zelf eigen grootboekrekeningen te definiëren, maar voor het standaardgebruik van Incura Financieel is dit niet per se noodzakelijk.


Pagina 8 / 44


2.3 Betaalmethodes U hoeft voor dit onderdeel niet noodzakelijk aanpassingen te maken voorafgaand aan de facturatie. In het stamgegeven Betaalmethode wordt bijgehouden hoe een prestatie vanuit Incura wordt gefactureerd. Deze betaalmethodes worden eenmaal vanuit een standaard beschikbaar gesteld bij ingebruikname van de Financiële Module van Incura en kan verder niet worden aangepast. Het is wel mogelijk om eigen betaalmethodes toe te voegen. Het onderscheid zit hem in het eigenaarkenmerk ‘Standaard’ of ‘Eigen’. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een variant aan te maken voor een betaalmethode op rekening waarbij het betaaltermijn kan afwijken. Eveneens is het mogelijk om betaalmethodes te inactiveren welke men niet wenst te gebruiken bij facturatie.

Figuur 6: Betaalmethodes

Om een eigen betaalmethode aan te maken gaat u vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Betaalmethodes. Klik op de knop ‘Nieuw’. Vul in het scherm dat verschijnt in… 1. Een korte ‘Code’ waaraan de betaalmethode te herkennen valt. 2. Een ‘Omschrijving’. 3. Een ‘Betaaltermijn’ in dagen. 4. Klik op de knop ‘Bewaren’.


Pagina 9 / 44


Figuur 7: Betaalmethodes aanmaken

2.4 Verzekeringspakketten Voor dit onderdeel is het van belang actief op de hoogte te blijven van wijzigingen in verzekeringspakketten teneinde deze tijdig door te voeren in de aanwezige verzekeringspakketten binnen uw Incura-systeem. We bevelen aan om eerst overtuigd te zijn van het huidige bestand aan verzekeringspakketten in dit segment van Incura alvorens u uw eerste facturatie opstart.

2.4.1 Praktijk is zelf verantwoordelijk voor opbouw van verzekeringspakketten-bestand Verzekeringsgegevens in Incura worden per pakket geregistreerd, zoals die o.a. door de COV worden aangereikt. Gevolg is onder meer dat de basisverzekering en aanvullende verzekeringen gescheiden in de dossiers worden weergegeven. Initieel zullen nog niet alle denkbare verzekeringspakketten in uw systeem aanwezig zijn. Dit bestand moet groeien op basis van de door u aangereikte informatie die u ontvangt via de patiënt of beter gezegd: Vecozo. er is géén centrale bron voor de lijst met geldige pakketten. Met andere woorden: elke praktijk verzorgt zelf de opbouw van een bestand met verzekeringspakketten. U moet dit zo zien dat wanneer uw normaal geen patiënten in uw praktijk heeft lopen die bijvoorbeeld via OOM zijn verzekerd en er dient zich toch opeens een patiënt aan met een verzekeringspakket bij die verzekeringsmaatschappij, dat u vanaf dat moment deze verzekeringsgegevens pas in Incura bekend zal maken. Eenmaal opgevoerd in uw bestand van


Pagina 10 / 44


beschikbare verzekeringspakketten is een latere aanvulling niet meer nodig. Eens opgenomen in het systeem, blijft opgenomen. Komt de volgende patiënt met eenzelfde verzekeringspakket naar u toe met zijn of haar zorgvraag, dan hoeft dit pakket niet langer bekend te worden gemaakt. Wat wel van belang is, is dat er geldige tarieflijsten aan de verschillende verzekeringspakketten hangen. Hoe dit in z'n werking gaat en wat u ervoor moet doen om die tariefinformatie op orde te krijgen leest u verderop in paragraaf 2.6 Tarifering.

2.4.2 Filtermogelijkheden in getoond overzicht Voor de reeds opgenomen verzekeringspakketten nemen we u mee naar de plaats in Incura waar deze pakketten worden onderhouden. Gaat u vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Verzekeringspakketten.

Figuur 8: Verzekeringspakketten

U komt terecht in een overzichtsscherm waar reeds een aantal pakketten zichtbaar kunnen zijn. Dit overzicht kent een aantal filtermogelijkheden: 1. Zoekterm: middels een vrij in te geven zoekterm kunt u het overzicht inperken. 2. Type: u heeft hier de keuze uit Basis en Aanvullend.


Pagina 11 / 44


3. Alleen actieve pakketten: door hier voor Actief of Niet actief te kiezen krijgt u respectievelijk de beschikbare actieve pakketten te zijn of juist degene die u als 'Niet actief' heeft gemarkeerd. 4. Relevant: indien verzekeringspakketten als 'Niet relevant' bekend staan binnen het systeem dan wil dat vaak zeggen dat het pakket geen dekking geeft op de prestatiecodes binnen de fysiotherapie. Een bekend voorbeeld daarin zijn de tandartsverzekeringen. 5. Gevonden op zorgvergoedingen.com: deze optie is alleen beschikbaar indien u een abonnement op zorgvergoedingen.com heeft lopen. Er wordt dan gefilterd op pakketten die zijn verkregen door deze vanuit Zorgvergoedingen in te lezen. Om gebruik te mogen maken van die service is een abonnement op die dienst noodzakelijk. Voor meer informatie kunt u daarvoor terecht op de gelijknamige website. 6. Relevant volgens Zorgvergoedingen.com: het overzicht dat u krijgt te zijn na het toepassen van dit filter zal een combinatie zijn van punten 4 en 5. Het is tevens mogelijk dat het initieel getoonde overzicht bij u nog leeg is. In dat geval kan het zijn dat u bij nog geen enkel patiëntdossier de COV heeft gedraaid.

2.4.3 Verzekeringspakketten Actief/Inactief maken Wanneer u bepaalde verzekeringspakketten niet langer terug wenst te zien in de patiëntdossiers kunt u gebruiken maken van de optie om een verzekeringspakket Inactief te zetten.


Pagina 12 / 44


Figuur 9: Verzekeringspakketten inactief zetten

U kunt dat doen door: 1. de verzekeringspakket/de verzekeringspakketten in het overzicht te selecteren door een vinkje te zetten in de kolom 'Selectie'. 2. Klik vervolgens op de knop 'Actief/Inactief' en de huidige selectie wordt inactief gemaakt. Als resultaat ziet u een vinkje verdwijnen bij de betreffende pakketten in de kolom 'Actief'.

2.4.4 Verzekeringspakket niet relevant maken In het geval dat een verzekeringspakket geen relevante vergoedingen bevat, omdat er geen prestaties vanuit de fysiotherapie worden vergoed, dan kunt u zo'n verzekeringspakket markeren als 'Niet relevant'.


Pagina 13 / 44


Figuur 10: Verzekeringspakketten niet relevant zetten

U kunt dat als volgt doen: 1. Klik het verzekeringspakket aan dat volgens u niet relevant is door een vinkje bij dat verzekeringspakket te zetten in de kolom 'Selectie'. 2. Klik vervolgens op de knop 'Maak selectie niet relevant'. Als resultaat ziet u een vinkje verdwijnen bij de betreffende pakketten in de kolom 'Relevante vergoedingen'. NB: Relevante vergoedingen uitsluiten gaat op voor overeenkomsten. Niet voor COV.

2.4.5 Details van een verzekeringspakket Ieder verzekeringspakket heeft zijn eigen kenmerken. Deze kunnen worden opgevraagd door het verzekeringspakket in het overzicht van verzekeringspakketten te selecteren en vervolgens te klikken op de knop 'Details'. Een detailscherm zoals getoond in figuur 11 verschijnt.


Pagina 14 / 44


Figuur 11: Verzekeringspakket detailscherm

In dit detailscherm is het enkel mogelijk wijzigingen aan te brengen in het kader 'Algemeen'. De polisinformatie is niet wijzigbaar. Laatstgenoemde informatie komt beschikbaar indien er een koppeling is met zorgvergoedingen.com.

2.5 BTW Traditioneel zijn de meeste fysiotherapiepraktijken niet BTW-plichtig. Indien die situatie ook op uw praktijk van toepassing is, kunt u deze paragraaf direct overslaan. Maakt uw praktijk wel gebruik van BTW dan kunt u binnen Incura enkel gebruik maken van de drie codes met het eigenaarkenmerk 'Standaard'. Eigen codes kunt u niet aanleggen (zie figuur 12).


Pagina 15 / 44


Figuur 12: BTW overzicht

U kunt de getoonde codes enkel inactief zetten. Dit doet u door de BTW code in het overzicht te selecteren waarna u op de knop 'Actief/Inactief' kunt klikken. Het is ook mogelijk dit te doen vanuit het detailscherm van de BTW code (zie figuur 13).


Pagina 16 / 44


Figuur 13: BTW detailscherm

2.6 Tarifering Voor dit onderdeel is het noodzakelijk om bij aanvang van het gebruik van Incura Financieel een aantal tarieflijsten in uw systeem bekend te maken van de zorgverzekeraars. Deze tarieflijsten aanmaken is op zichzelf niet bijster veel werk, maar ze moeten er wel even zijn voordat u kunt factureren. Het is tevens mogelijk dat deze handelingen door ons reeds tijdens de conversie zijn verricht. In dat geval is het meeste werk al gedaan, maar adviseren wij u evengoed volledig overtuigd te zijn van deze materie, zodat u zelf tarieflijsten kunt inbrengen of aanpassen wanneer dat nodig blijkt. Het onderdeel Tarifering bestaat uit twee onderdelen:  Tarieflijsten  Tarieven Het beste kan worden begonnen met het aanmaken van de tarieflijsten van de zorgverzekeraars. Deze zijn reeds beschikbaar en voorzien van de bijbehorende tarieven, maar moeten wel nog even in het systeem worden ingelezen. Dit inlezen heet binnen Incura 'doorvoeren'. U staat nu op het punt dit doorvoeren te beginnen. De meest logische volgorde van inrichting is:  eerst de tarieflijsten per zorgverzekeraar bekend maken (paragraaf 2.6.1)  dan de tarieflijsten indelen per declarant (paragraaf 2.6.2)


Pagina 17 / 44




tenslotte op patiëntniveau (paragraaf 2.6.3)

2.6.1 Tarieflijsten per zorgverzekeraar bekend maken Ga in Incura vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieflijsten. Het volgende overzicht verschijnt:

Figuur 14: Tarifering overzichtscherm

1. 2.

Klik op de knop 'Doorvoeren'. Een popup verschijnt waar de tarieflijsten van de zorgverzekeraars vanuit kunnen worden doorgevoerd.


Pagina 18 / 44


Figuur 15: Popup doorvoeren van brontarieven

3.

Selecteer een Zorgverzekeraar waarvan de tarieflijsten nog niet in Incura bekend zijn. Het beste is om gewoon de eerste te pakken en het lijstje in volgorde af te werken.

Figuur 16: Kiezen van zorgverzekeraar

4.

Kies vervolgens de zogenaamde brontarieven door uit het lijstje achter 'Bron tarieflijst' een selectie te maken.


Pagina 19 / 44


Figuur 17: Kiezen van de bron tarieflijst

5.

Nadat u een brontarief heeft gekozen wordt het concern bekend (zie achter 'Concern') en verschijnt er een voorstelwaarde voor de naam van deze lijst (zie achter 'Nieuwe lijst' één kopje lager). U heeft bij 'Nieuwe lijst' de mogelijkheid de naam te wijzigen, maar geadviseerd wordt om de getoonde naam te hanteren daar deze is voorzien van een Uzovi-code en de naam van de zorgverzekeraar. 6. Mochten er meerdere keuzes beschikbaar zijn in de lijst achter 'Bron tarieflijst' klikt u dan op het 'i'-icoontje ( ) achter 'Bron tarieflijst'. Een nieuwe popup verschijnt met daarin de tarieven die geldig zijn bij deze zorgverzekeraar per bron tarieflijst. Het feit dat er meerdere brontarieven zijn, dwingt u een keuze te maken.

Figuur 18: Popup van een afzonderlijke brontarieflijst

7.

Overtuig uzelf ervan dat dit de juiste tarieven zijn en sluit de popup weer door op de knop 'Terug' te klikken. Selecteer zo nodig een andere bron tarieflijst indien u van mening bent dat de gekozen lijst niet de correcte is. 8. Met de opties onder 'Geldigheid' doen we expres nog even niets. 9. Klik op knop 'Doorvoeren' wanneer u meent de juiste selecties te hebben gemaakt. Of klik op de knop 'Doorvoeren voor het gehele concern' indien u de gekozen tarieflijst voor alle zorgverzekeraars die onder deze hoofdverzekeraar vallen in één keer wil doorvoeren.


Pagina 20 / 44


Zo'n situatie gaat bijvoorbeeld op voor het concern Achmea/Agis (zie ook figuur 19).

Figuur 19: Selecties doorvoeren voor een geheel concern

U bepaalt zelf voor welke zorgverzekeraars u de gekozen tarieflijst wilt laten gelden. Vink simpelweg de zorgverzekeraar uit waaraan u de lijst niet wenst toe te voegen om ze uit te sluiten van de toekenning van de brontarieflijst. 10. U keert niet automatisch terug naar het overzicht. Daarvoor moet u op de knop 'Terug' klikken. Eenmaal terug in het overzicht, zie u alle tarieflijsten die op het ogenblik in uw systeem bekend zijn. Figuur 20 geeft een indruk hoe dit overzicht eruit kan zien wanneer er reeds meerdere tarieflijsten zijn ingevoerd.


Pagina 21 / 44


Figuur 20: Tarieflijsten

2.6.2 Tarieflijsten indelen per declarant Wanneer u gewoon bent een afwijkend tarief te hanteren voor bepaalde behandelaars binnen uw praktijk, dan is het eveneens mogelijk om dat hier binnen het beheer van Incura in te stellen. Ga in Incura vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieflijsten. 1. Klik opnieuw op de knop 'Doorvoeren' en volg alle stappen zoals beschreven in paragraaf 2.6.1. Kies de tarieflijst bij de juiste zorgverzekeraar waarbij u de tarieven wilt laten afwijken voor een bepaalde behandelaar. Let op! Wacht in dit geval met het daadwerkelijk doorvoeren. Nu gaan we namelijk juist wel iets doen met de opties onder het kopje 'Geldigheid', in tegenstelling tot voorgenoemde paragaaf. 2. Kies nu achter 'Betreft declarant' de behandelaar binnen uw praktijk waarvoor u de tarieven wilt laten afwijken (zie figuur 21).


Pagina 22 / 44


Figuur 21: Tarieflijst doorvoeren voor een specifieke declarant

3. Stel indien wenselijk ook een 'Verzuimpercentage' in. 4. Klik op één van de twee knoppen om door te voeren. Afhankelijk van of dit op gaat voor het gehele zorgverzekeraarconcern kiest u hier enkel voor 'Doorvoeren' of juist voor 'Doorvoeren voor het gehele concern'. 5. Hiermee hebben we een tarieflijst ingesteld voor deze specifieke declarant, maar daarmee is de tarieflijst nog niet anders in tariefopbouw. Klik daarom op de knop 'Terug'. 6. Dubbelklik vervolgens de zojuist aangemaakte tarieflijst (zie figuur 22).

Figuur 22: Overzichtscherm tarieflijsten, dubbelklik een tarieflijst

7. Het detailscherm van deze nieuwe tarieflijst wordt in het scherm getoond (zie figuur 23). U ziet onder het kopje 'Geldigheid' dat deze tarieflijst enkel geldt voor de gekozen declarant.


Pagina 23 / 44


Figuur 23: Detailscherm tarieflijst met een specifieke declarant

8. Nu is het interessant te weten welke tarieven er voor deze tarieflijst zijn ingevoerd. Klik daartoe op de knop 'Toon tarieven'. 9. Hiermee komt u terecht in het overzichtscherm van de tarieven waar u ook had gekomen indien u de volgende route had gekozen: Dashboard > Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieven. Echter, op dit overzicht is reeds een filter toegepast waardoor we zuiver de tarieven zien die geldig zijn voor de lijst die wij zojuist hebben aangemaakt voor die specifieke declarant. Paragraaf 2.6.4. gaat dieper in op de algehele werking van dit overzicht scherm.


Pagina 24 / 44


Figuur 24: Beheer tarieven voor declarant specifieke tarieflijst

10. Wij beperken ons voor nu op het kunnen aanpassen van enkele tarieven die we afwijkend willen laten zijn voor deze behandelaar. Klik daartoe op de knop 'Wijzigen'. 11. In het overzichtscherm zijn nu een aantal velden bewerkbaar gemaakt in de kolom 'Tarief' waardoor u daar gewenste tarieven kunt opgeven. 12. Klik op de knop 'Bewaren' zodra u klaar bent met het aanpassen van deze declarant specifieke tarieflijst.

2.6.3 Tarieflijsten indelen op patiëntniveau (zelfbetaler) Een aparte tarieflijst aanmaken voor uw zelfbetalers is eigenlijk heel eenvoudig. Feitelijk kopieert u enkel een bestaande lijst van een zorgverzekeraar die reeds in uw systeem is opgevoerd en past daar de tarieven aan naar eigen tariefwaarden gelijk aan hoe we dat ook voor de declarant specifieke lijsten hebben gedaan in paragraaf 2.6.1. Ga in Incura vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieflijsten. 1. Selecteer één van de tarieflijsten met debiteursoort Verzekeraar.


Pagina 25 / 44


2. Klik op de knop 'Maak kopie' (zie figuur 25).

Figuur 25: Kopieren van een tarieflijst

3. Een popup verschijnt met daarin de te kopiëren gegevens. Pas daarin de naam van de tarieflijst aan naar een naam waaraan u de tarieflijst voor zelfbetalers zult gaan herkennen. Houdt dit eenvoudig, kies bijvoorbeeld voor 'Zelfbetaler'. U kunt deze naam aanpassen achter 'Nieuwe lijst' onder het kopje 'Doorvoeren in eigen lijst'. Pas ook de begin- en einddatum aan onder het kopje 'Bereik' (zie figuur 26).


Pagina 26 / 44


Figuur 26: Popup om tarieflijsten te kopiëren

4. Klik op de knop 'Maak kopie' wanneer u tevreden bent met de opgegeven waarden. 5. Hiermee hebben we een tarieflijst ingesteld voor de patiënt als zelfbetaler, maar daarmee is de tarieflijst nog niet anders in tariefopbouw. Klik daarom op de knop 'Terug'.


Pagina 27 / 44


6. Dubbelklik vervolgens de zojuist aangemaakte tarieflijst van de zelfbetaler(zie figuur 27).

Figuur 27: Overzichtscherm tarieflijsten, dubbelklik een tarieflijst

7. Het detailscherm van deze nieuwe tarieflijst wordt in het scherm getoond (zie figuur 28). U ziet onder het kopje 'Geldigheid' dat deze tarieflijst enkel geldt voor de gekozen declarant.

Figuur 28: Detailscherm tarieflijst ingesteld als zelfbetalerslijst


Pagina 28 / 44


8. Nu is het interessant te weten welke tarieven er voor deze tarieflijst zijn ingevoerd. Klik daartoe op de knop 'Toon tarieven'. 9. Hiermee komt u terecht in het overzichtscherm van de tarieven waar u ook had gekomen indien u de volgende route had gekozen: Dashboard > Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieven. Echter, op dit overzicht is reeds een filter toegepast waardoor we zuiver de tarieven zien die geldig zijn voor de lijst die wij zojuist hebben aangemaakt voor de zelfbetalers. Paragraaf 2.6.4. gaat dieper in op de algehele werking van dit overzicht scherm.

Figuur 29: Beheer tarieven voor de zelfbetaler

10. Wij beperken ons voor nu op het kunnen aanpassen van enkele tarieven die we afwijkend willen laten zijn voor de patiënt indien de factuur naar de patiënt zelf gaat. Klik daartoe op de knop 'Wijzigen'. 11. In het overzichtscherm zijn nu een aantal velden bewerkbaar gemaakt in de kolom 'Tarief' waardoor u daar gewenste tarieven kunt opgeven. 12. Klik op de knop 'Bewaren' zodra u klaar bent met het aanpassen van de zelfbetaler tarieflijst.

2.6.4 Tarieven Voor een overzicht van de beschikbare tarieven en de mogelijkheid tot het aanpassen ervan nemen we u mee naar het tarievenoverzicht. Ga in Incura vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieven. Een overzicht zoals getoond in figuur 30 verschijnt.


Pagina 29 / 44


Figuur 30: Tarievenoverzicht scherm

Figuur 30 laat zien hoe tarieven kunnen worden gefilterd. De mogelijke filtering is op: 1. Zoekterm: door een zoekterm op te geven kan het aantal tarieven worden ingeperkt. Alleen die tarieven worden getoond waarbij de zoekterm in de omschrijving voorkomt. 2. Tarieflijst: hiermee kan worden gezocht op tarieven die tot één specifieke lijst behoren. 3. Declarant: hiermee kunnen tarieven worden gevonden die door één specifieke behandelaar worden toegepast. 4. Debiteur: door te kiezen voor de optie 'Soort' zal het lijstje eronder de debiteursoorten 'Patiënt', 'Verzekeraar', 'Persoon' en 'Organisatie' tonen. Hiermee kan het overzichtscherm worden ingeperkt op tarieven die bij één van de genoemde categorieën is ingedeeld. Kiest u voor 'Specifiek' dan verandert het lijstje eronder in een zoekmogelijkheid waarbij u middels het vergrootglasicoontje naar specifieke debiteuren kunt zoeken. Een nieuwe popup verschijnt zodra u op het vergrootglas klikt met daarin opnieuw de mogelijkheid de zoekresultaten in te perken op debiteursoort. 5. Debiteur selectielijst: indien bij 'Debiteur' gekozen is voor 'Soort' moet deze regel eruit zien als een selectielijstje. Is er bij 'Debiteur' gekozen voor 'Specifiek' dan wordt de regel vervangen door een wit veld. Daarin kan niet worden getypt, maar door middel van het vergrootglasicoon dat erachter verschijnt kan er wel een uitgebreide selectie worden gedaan dat in het witte veld wordt overgenomen. Het eronder getoond overzicht van tarieven wordt automatisch op de selectie aangepast. 6. Toon inactieve tarieflijsten: deze optie zal, mits aangevinkt, ook de inactieve tarieflijsten tonen. 7. Periode: middels deze selectie kan het getoond overzicht worden gestuurd op de geldigheidsperiode van de beschikbare tarieven. Kiest u bijvoorbeeld voor 'Dit jaar' dan worden alleen de tarieven van dit jaar getoond. Kiest u daarvoor in de plaats echter voor een


Pagina 30 / 44


vrije selectie dan bent u vrij om in de twee velden eronder een eigen tijdspanne op te geven. De andere opties zijn 'Peildatum' en 'Vorig jaar'. 8. Datum van: in dit veld kan een begindatum worden opgegeven indien er bij de 'Periode' is gekozen voor 'Vrij' of 'Peildatum'. In de andere gevallen is dit veld grijs gestuurd en kan in laatst genoemde situatie niet worden aangepast. 9. Datum t/m: in dit veld kan alleen een einddatum worden opgegeven indien er bij de 'Periode' is gekozen voor 'Vrij'. In de andere gevallen is dit veld grijs gestuurd en kan dan niet worden aangepast. 10. Knop 'Nieuw': met deze knop kunt u nieuwe tarieven aanmaken. 11. Knop 'Wijzigen': met deze knop kunt u tarieven wijzigen. Hiervoor moet u wel eerst een tarief in het getoond overzicht selecteren. 12. Knop 'Annuleren': was u bezig met het wijzigen van een tarief, maar u ziet af van de gedane aanpassing, dan kunt u dit met de knop 'Annuleren' ongedaan maken. 13. Knop 'Details': door op deze knop te klikken opent het detailscherm van een tarief, indien u deze in de lijst heeft geselecteerd. 14. Knop 'Verwijderen': met deze knop kunt u een geselecteerd tarief verwijderen. 15. Navigatieopties: met deze knoppen kunt u door de getoonde resultaatpagina's van het overzichtscherm bladeren. 16. Knop 'Afdrukken: wilt u het getoond overzicht afdrukken, dan gebruikt u daarvoor deze knop. Let op: u drukt daarmee alleen de huidige pagina van het overzicht af dat op dit moment op uw scherm wordt getoond.

2.7 Kostenplaatsen U hoeft en kunt voor dit onderdeel nog geen aanpassingen te maken voorafgaand aan de facturatie. In het stamgegeven Kostenplaatsen worden de kostenplaatsen beheerd die ter zijner tijd in het kader van de Incura Boekhouding kunnen worden ingezet. Op het ogenblik is het al wel mogelijk om nieuwe kostenplaatsen aan te maken, maar veel heeft u daar nu nog niet aan. Een koppeling met de elementen in de Boekhouding is nog niet aanwezig. Het overzichtscherm met kostenplaatsen kunt u vinden door vanuit het Dashboard te navigeren naar Stamgegevens > Financieel > Kostenplaatsen. U komt terecht in een overzicht gelijk aan hoe dat is weergegeven in figuur 31.


Pagina 31 / 44


Figuur 31: Overzichtscherm kostenplaatsen

Nieuwe kostenplaatsen kunnen worden aangemaakt door te klikken op de knop 'Nieuw'. Daarmee komt u in het detailscherm 'Kostenplaats' waar u een kostenplaats nummer en een omschrijving kunt opgeven. U kunt vervolgens op de knop 'Bewaren' klikken. Veel meer dan dat doet dit scherm nog niet (zie ook figuur 32).

Figuur 32: Detailscherm kostenplaats


Pagina 32 / 44


3 Overige instellingen Naast de stamgegevens, die in het vorige hoofdstuk uitgebreid zijn behandeld, zijn er in het beheer van Incura nog een aantal andere instellingen mogelijk. Ten aanzien van de facturatie is het van belang ook dit deel goed te hebben verzorgd. Een aantal van deze instellingen zijn waarschijnlijk reeds door ons tijdens de conversie van uw administratieve softwarepakket naar Incura. Met de conversie wordt bedoeld, de handelingen die Winbase met u verricht om u volledig op Incura 2.0. of hoger over te zetten. Desondanks valt het sterk aan te bevelen bekend te zijn met de onderdelen die in dit hoofdstuk aan bod komen.

3.1 Samenhang tussen de instellingen Er zijn 3 niveaus binnen de instellingen: 1. Globale instellingen: instellingen die gelden voor uw hele Incura-systeem. 2. Praktijkinstellingen: instellingen die eveneens voor het hele systeem opgaan, maar strikter zijn gebonden aan uw praktijk. Met name facturatie- en boekhoudinstellingen en instellingen die gelden voor de opbouw van de dossiers ongeacht wie de ingelogde gebruiker is. Het accent ligt hier duidelijk op het financiële aspect. Deze instellingen worden benaderd via de praktijk-AGB. In die situatie is het zelfs mogelijk dat één Incura-installatie meerdere pratijkAGB’s kent. 3. Gebruikersinstellingen: instellingen zoals gewenst door de ingelogde gebruiker. Dit betreft voornamelijk agendaweergave. Tussen deze niveaus bestaat geen strikte hiërarchie. Globale instellingen en gebruikersinstellingen overlappen elkaar grotendeels. Praktijkinstellingen vormen echter een parallel mechanisme. Reden hiervoor is dat een gebruiker tot meerdere praktijken kan behoren, waarmee niet eenduidig is vast te stellen welke instellingen geldig zijn, zodat de praktijkinstellingen leidend zijn.

3.2 Globale instellingen Het beheeronderdeel Globale instellingen kunt u vinden door vanuit het Dashboard te navigeren naar Instellingen > Praktijkinstellingen. U komt op een scherm terecht zoals is weergegeven in figuur 33.


Pagina 33 / 44


Figuur 33: Globale instellingenscherm

Dit is een lang scherm dat vooral bestaat uit een aantal deelvensters die kunnen worden herkend aan de blokken in twee grijsteinten en het zwarte pijltje helemaal rechts in de titel van zo’n blok. Om te kunnen factureren zult u niet aan al deze deelvensters aandacht hoeven besteden. Onderstaande subparagraven leiden u door de belanghebbende onderdelen.

3.2.1 Externe software In het deelvenster ‘Externe software’ staat vermeld welk administratief softwarepakket op dit moment is gekoppeld aan uw Incura-systeem (zie figuur 34). Daar mag alleen een pakketnaam staan indien u in een ‘gekoppelde’ situatie werkt. Dit betekent dat u naast Incura ook nog andere programmatuur in gebruik heeft. Doorgaans worden de patiëntgegevens vanuit dat externe pakket naar Incura gesynchroniseerd. Is dit veld leeg dan werkt u ‘ongekoppeld’. U kunt dit veld zelf niet aanpassen.

Figuur 34: Deelvenster externe software

3.2.2 Financieel Het deelvenster ‘Financieel’ is een beduidend uitgebreider deel van dit scherm (zie figuur 35).


Pagina 34 / 44


Figuur 35: Deelvenster financieel

De volgende zaken kunnen hier worden ingesteld: 1. Indienwijze: hier kan worden bijgehouden op welke manier naar de verschillende debiteuren zal worden gefactureerd. Op het moment van uitleveren van Incura 2.0. bevatten deze velden nog niet meer opties dan de waarde die erin staan voorgesteld. De noodzaak voor het uitbreiden van deze mogelijkheden wordt nog verder uitgedacht. 2. Factuurlayout: het hier opgegeven sjabloon verwijst naar de grafische factuuropmaak die voor uw praktijk wordt gehanteerd. Mocht u daar een ander sjabloon voor willen instellen dan kunt u deze zelf opmaken via : Dashboard > Stamgegevens > Correspondentie > Sjablonen. Kiest daarbij tijdens het aanmaken van het factuursjabloon wel voor het sjabloontype ‘Factuur’. Na het aanmaken van zo’n sjabloon zal deze achter ‘Standaard factuursjabloon’ selecteerbaar zijn. 3. Betaalmethode: hier kan de standaard betaalmethode worden geselecteerd waar de facturatiesystematiek van voor de zelfbetaler gebruik van maakt.

3.2.3 COV Het vinkje dat kan worden gezet in deelvenster ‘COV’ vangt af of er standaard een COV controle op de achtergrond moet worden uitgevoerd zodra er een nieuw patiëntdossier in Incura wordt aangemaakt.

Figuur 36: Deelvenster cov


Pagina 35 / 44


3.3 Praktijkinstellingen Het beheeronderdeel Praktijkinstellingen kunt u vinden door vanuit het Dashboard te navigeren naar Instellingen > Praktijkinstellingen. U komt op een scherm terecht zoals is weergegeven in figuur 37.

Figuur 37: Praktijkinstellingen scherm

U ziet direct dat de praktijkinstellingen worden benaderd via de praktijk-AGB. In het gegeven voorbeeld in figuur 37 is rekening gehouden met meerdere praktijk-AGB’s, maar in de regel zal er hier vaak toch maar één AGB-code staan vermeld. Dubbelklik op uw eigen praktijk-AGB om het detailscherm van de praktijkinstellingen op te roepen. Een scherm met vier tabbladen zoals getoond in figuur 38 verschijnt (zie volgende paragraaf). We lopen ieder tabblad even door en geven daarbij aan welke onderdelen van toepassing zijn om ingericht te hebben alvorens we kunnen gaan factureren.


Pagina 36 / 44


3.3.1 Tabblad Algemeen

Figuur 38: Praktijkinstellingen algemeen

Op het tabblad Algemeen treffen we drie deelvensters aan die alle drie invloed hebben op de eerste standaard prestatiecodes. Dit zijn prestatiecodes die automatisch kunnen worden aangemaakt zodra u voor een patiënt in Incura een afspraak maakt. Immers: een afspraak levert een journaalregel op in het behandeljournaal van het patiëntdossier. In de regel zult u - met name bij de eerste keren dat u de patiënt ziet - altijd dezelfde prestatiecodes willen vullen. Daarom is het handig om de prestatiecodes die u anders toch had ingevoerd, reeds voor u in het dossier klaar te zetten. Dit scheelt toch weer een aantal handelingen. Situationeel kunt u altijd de aanvullende prestaties die u t.a.v. de patiënt verricht, handmatig in het behandeljournaal invoeren. We maken bij de standaard prestatiecodes onderscheid in de volgende drie standaarden: 1. Standaard prestatiecode(s) 1e behandeling DTF 2. Standaard prestatiecode(s) 1e behandeling verwijzing 3. Standaard prestatiecode(s) 2e en volgende behandeling(en)


Pagina 37 / 44


U kunt de standaard prestatiecode(s) zelf eenvoudig aanpassen door een prestatiecode die in één van de deelvensters staat aan te klikken en op de knoppen 'Details' of 'Verwijderen' te klikken. Wilt u een nieuwe standaard prestatiecode opvoeren dan gebruikt u daarvoor de knop 'Nieuw'. Vergeet niet om op de knop 'Bewaren' te klikken om de aanpassingen op te slaaan.

3.3.2 Tabblad Boekhouding Op het tabblad Boekhouding hoeft u zelf niets aan te passen. Wanneer Incura door ons voor uw praktijk wordt ingericht om ermee te kunnen werken, zullen wij hier een aantal instellingen moeten verzorgen die, eenmaal gezet, niet meer hoeven te worden aangepast.

Figuur 39: Praktijkinstellingen boekhouding

Dit zijn een aantal verreisten die onder andere...  de koppeling naar de Incura Boekhouding mogelijk maken (vertegenwoordigd door de eerste twee vinkjes in dit tabblad)  welke rechtsvorm van toepassing is  wanneer uw administratie in Incura is begonnen  wanneer de laatste controle op betaalstatus is geweest

3.3.3 Tabblad Facturering Op het tabblad Facturering zijn een aantal instellingen verreist die in principe maar één keer hoeven te worden gezet en veelal ook, in nauw overleg met u, door ons worden verzorgd. Figuur 39 laat zien welke mogelijkheden allemaal ten behoeve van de Facturering kunnen worden ingesteld. Dit ook de plaats binnen Incura waar u de controle heeft over de factuurnummering.


Pagina 38 / 44


Figuur 40: Praktijkinstellingen facturering

Dit tabblad bevat de volgende opties:  Praktijkinitialen: de initialen die u hier op kunt geven, zou u in de factuurnummering terug kunnen laten komen.  Praktijknummer: dit is een uit twee posities bestaand nummer dat logisch opvolgend is en inherent oploopt met het aantal praktijken die op uw Incurasysteem van toepassing zijn. Heeft u maar één praktijk-AGB, dan zult u hier niet mee te maken krijgen. Voor meer complexe fysiotherapeutische organisaties die gebruik maken van bijvoorbeeld dependances of zijn opgenomen in een stichting is deze nummering van toepassing. Ook dit nummer komt terug in de factuurnummering.  Factureren als zorginstelling: deze optie moet worden aangevinkt indien volgens afspraak met de zorgverzekeraar áls zorginstelling’gedeclareerd moet worden. Dit is een uitzonderlijke situatie.  Handmatig Vecozo downloaden: deze optie maakt mogelijk dat er bij het indienen van de facturatie nog geen facturen naar Vecozo worden gestuurd.  BTW-plichtig: deze optie hoeft alleen te worden aangevinkt indien uw praktijk BTW-plichtig is. In de regel komt dat in de beroepsgroep fysiotherapie niet of nauwelijks voor. Toch is er met deze mogelijkheid rekening gehouden.


Pagina 39 / 44


Daarnaast is er de mogelijkheid de standaard declarant bij een nieuwe overeenkomst in te stellen. Dit houdt in dat u kan aangeven of er in de facturatie moet worden gefactureerd als...  Instelling: in dit geval zal altijd worden gefactureerd vanuit de praktijk-AGB.  Specifieke declarant: in deze situatie kunt u onder 'Naam declarant' aangeven vanuit welke therapeut zal worden gefactureerd. Dan maakt het niet uit welke andere therapeut binnen de praktijk de prestatiecodes heeft ingevoerd. Er zal dan altijd vanuit de geselecteerd therapeut worden gedeclareerd.  Verantwoordelijk behandelaar: wanneer er voor deze optie wordt gekozen, zal er altijd vanuit de therapeut worden gefactureerd die op de behandelepisode als ‘verantwoordelijk behandelaar’ staat opgegeven. Ten slotte bevat dit tabblad een uitgebreid onderdeel waarmee de samenstelling van het factuurnummer kan worden bepaald. Let op: Met name bij dit onderdeel is het van groot belang om hier in een zo vroeg mogelijk stadium duidelijk te hebben hoe de opbouw van dat nummer eruit moet gaan zien. Dit is echt een stukje precisie werk! Wanneer hier niet nauwkeurig mee wordt omgesprongen en vooraf wordt bepaald hoe die nummering eruit moet gaan zien, kan dit grote gevolgen hebben voor het overzicht later in uw boekhouding. Vanzelfsprekend zullen wij u ook in dit segment al, vanaf het moment dat u Incura als zelfstandig pakket gaat gebruiken, met de grootste zorg begeleiden.

3.3.3.1 Factuurnummering Bij het samenstellen van het factuurnummer heeft u de volgende mogelijkheden: 1. Praktijknummer (PP): dit hokje aanvinken betekent dat het praktijknummer wordt opgenomen in het factuurnummer. Het praktijknumer is een onveranderbaar veld dat we eerder al tegenkwamen in het deelvenster ‘Opties’. Het praktijknummer neemt twee posities in. Vooralsnog is dat geen keuze en staat deze altijd aan. 2. Eeuw (EE): dit hokje aanvinken betekent dat de eeuw wordt opgenomen in het factuurnummer. De eeuw neemt twee posities in. 3. Jaar (JJ): dit hokje aanvinken betekent dat het jaar wordt opgenomen in het factuurnummer. Het jaar neemt twee posities in. 4. Maand (MM): dit hokje aanvinken betekent dat de maand wordt opgenomen in het factuurnummer. De maand neemt twee posities in. 5. Nummer (nn…n): dit hokje aanvinken betekent dat er een oplopend nummer wordt opgenomen in het factuurnummer. Het vinkje in dit hokje zal altijd aan staan. Het aantal posities kunt u zelf bepalen en mag variëren tussen de 2 en 10 posities. 6. Totaal: hier wordt bijgehouden uit hoeveel posities het factuurnummer inmiddels zal bestaan. Let op: de totale lengte van het factuurnummer mag niet meer bedragen dan 10 posities. 7. Voorbeeld: de hierboven genoemde factuurnummergegevens staan met een code afgekort. Middels dit voorbeeld wordt een idee gegeven hoe de nummering er uiteindelijk uit komt te zien.


Pagina 40 / 44


8. Beginnummer reeks: deze optie dient ertoe om een beginwaarde te kunnen opgeven voor de nummering. Had u reeds een nummerreeks openstaan voordat u met Incura Financieel begon, dan kan hier worden bepaald vanaf welk nummer verder moet worden geteld. Tijdens het proces van aangesloten worden op Incura kan dit beginnummer nog wel eens een paar keer moeten worden gewijzigd. 9. Scheidingstekens (max.3): indien het wenselijk is dat er achter het factuurnummer nog een toevoeging wordt geplaatst, kan er een scheidingsteken worden gedefinieerd. Dit scheidingstekens mag maximaal uit 3 posities bestaan. Bijvoorbeeld: PPEEJJnnnn/DD. Hierbij is de ‘/’ het scheidingsteken. De hier opgegeven tekens hebben geen invloed op de maximale nummerlengte van 10 posities waaruit het factuurnummer mag bestaan. 10. Praktijkinitialen (II): dit hokje aanvinken betekent dat de praktijkinitialen worden opgenomen in het factuurnummer. De praktijkinitialen is een vrij veld dat we eerder al tegenkwamen in het deelvenster ‘Opties’. De praktijkinitialen nemen twee posities in. De hier opgegeven initialen hebben geen invloed op de maximale nummerlengte van 10 posities waaruit het factuurnummer mag bestaan. 11. Declarantcode (DD): dit hokje aanvinken betekent dat de declarantcode worden opgenomen in het factuurnummer. De declarantcode is een vrij veld dat we eerder al tegenkwamen in het deelvenster ‘Opties’. De declarantcode neemt twee posities in. De hier opgegeven code hebben geen invloed op de maximale nummerlengte van 10 posities waaruit het factuurnummer mag bestaan. 12. Weergave: hier wordt een voorbeeld getoond van de totale opmaak van het factuurnummer. Daarin zijn zowel de 10 posities opgenomen waaruit het nummer mag bestaan èn de aanvullende markeren genoemd onder 9, 10 en 11.

3.3.4 Tabblad Vecozo Certificaten Op het tabblad Vecozo Certificaten vinden we het Vecozo certificaat aan, zoals de naam natuurlijk al aangeeft. Dit scherm voorziet in een eenmalige handeling waarbij we het certificaat aan uw systeem bekend gaan maken. Doorgaans wordt dit reeds door ons gedaan zodra u op Incura over gaat. Indien er reeds een certificaat aanwezig is, ziet het scherm eruit zoals weergegeven in figuur 41.


Pagina 41 / 44


Figuur 41: Praktijkinstellingen vecozo certificaten

Staat er geen certificaat in dit scherm, dan doen we het volgende: 1. Klik hier op de knop ‘Nieuw certificaat’. Een popup verschijnt zoals getoond in figuur 42.

Figuur 42: Praktijkinstellingen popup certificaten

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Klik op het vergrootglasicoontje achter het veld bij ‘Certificaat’. Haal het certificaat op vanaf uw computer. Klik op de knop ‘Sluiten’. De certificaatnaam staat nu achter het veld bij ‘Certificaat’. Geef nu het wachtwoord op dat u nodig heeft om het certificaat te mogen gebruiken. Klik op ‘Bewaren’. Klik nog enenmale op ‘Bewaren’ in het scherm waarnaar u bent terug gekeerd.

Uw Incura systeem is nu voorzien van een Vecozo certificaat.


Pagina 42 / 44


4 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Incura helpdesk. Ook voor vragen over de meetinstrumenten kunt u met ons bellen.  Telefonisch: 088-946 2255 Maandag t/m donderdag 09:00 tot 20:00 Vrijdag 09:00 tot 18:00 Tijdens de zomermaanden juli en augustus hanteren wij de aangepaste tijden: Maandag t/m vrijdag 09:00 tot 17:00 Met vriendelijke groet, Incura Helpdesk

4.1 Zelfhulp en handleidingen Incura heeft ook een eigen supportsite. U kunt daar komen door de volgende link te volgen: http://support.incura.nl/ of door vanuit Incura bovenin op

te klikken.

U kunt daar terecht voor:  De meeste actuele handleidingen.  Veel gestelde vragen.  Overzicht van trainingen en de aanvraag ervan.  Het contactformulier voor vragen over Incura.


Pagina 43 / 44


5 Versie-informatie Datum versie 09.03.2012 30.08.2012


Gedane aanpassing(en) Initiële versie 1J Paragraaf 3.3.1 Nieuw screenshot figuur 37 Paragraaf 3.3.3. Wijziging tekst ‘Factureren als zorginstelling’ Doornummering figuurnummers gecorrigeerd

Pagina 44 / 44

Handleiding Incura. Beheer financieel

Recommend Documents