Naam handleiding: Factureren aan derden Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0
Inhoud Inhoud ................................................................................................................................................. 2 Inleiding ................................................................................................................................................. 3 Factureren aan derden in 4 stappen .................................................................................................... 3 Derde aanmaken onder Personen ........................................................................................................ 4 Debiteurgegevens van de persoon........................................................................................................ 5 Aparte factuursjabloon instellen (optioneel) ........................................................................................ 5 Te factureren prestatie kenbaar maken ............................................................................................... 6 Overeenkomst aanpassen ..................................................................................................................... 7 Factuur aanmaken (indienwijze papier) ............................................................................................... 9 Facturatiecontroles bij factuur aan derde .......................................................................................... 10 Contact ............................................................................................................................................... 11 Zelfhulp en handleidingen ................................................................................................................... 11
Naam handleiding: Factureren aan derden Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0
Inleiding Middels deze handleiding wordt duidelijk gemaakt hoe u vanuit Abakus een factuur kunt aanmaken indien de rekening niet naar de zorgverzekeraar gaat en ook niet door de patiënt zelf betaald zal worden. Dit wordt ook wel ‘factuur aan derde’. Binnen Abakus is dit een Persoon of Organisatie, die op hun beurt als debiteur optreden. Voorbeelden van ‘derde’ debiteuren zijn: Schadeletselkantoor School (overleg/ verslagen) Sportvereniging Medisch specialist Zorginstelling / ziekenhuis Et cetera… Door de behandeling en de daarbij passende overeenkomst iets anders te specificeren kunt u de rekening zo sturen dat deze naar de door u op te geven debiteur kan worden aangeboden. Na het doorlopen van deze handeling bent u bekend met de condities die nodig zijn om de factuur aan een derde te kunnen sturen. Er wordt tevens aandacht besteed aan: Een aparte prestatiecode instellen voor deze factuur. Een apart factuursjabloon voor de derde.
Factureren aan derden in 4 stappen De werkwijze om te komen tot het facturen aan derde is te verdelen in 4 stappen. De stappen worden hier kort beschreven om vervolgens in separate hoofdstukken in detail te worden toegelicht. Stap 1: Derde aanmaken onder Personen – de persoon of organisatie (derde) als ‘debiteur’ aanmaken. Stap 2: Te factureren prestatie opgeven – wat moet er worden gefactureerd? Dit geeft u in de Agenda / het Behandeljournaal op als prestatiecode bij een behandeling. Stap 3: Overeenkomst aanpassen – aan overeenkomst een specifieke overeenkomst regel toevoegen. Stap 4: Factureren met indienwijze ‘papier’ – de factuur kan aan de derde gefactureerd worden. Optioneel: Afwijkende prestatiecode factureren – prestatiecodes factureren die niet op NZA tarieflijst staan. Afwijkend factuursjabloon instellen – indien wenselijk een apart factuursjabloon opstellen en koppelen aan deze debiteur.
Naam handleiding: Factureren aan derden Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0
Derde aanmaken onder Personen Om aan een derde te kunnen factureren, moet deze persoon of organisatie eerst in uw Abakussysteem bekend gemaakt worden. In alle gevallen voeren we deze derde daarom op als ‘Persoon’. Voor het aanmaken en onderhouden van uw lijst met personen gaat u vanuit het Dashboard naar Beheer-> Relaties -> Personen.
Figuur 1 Nieuwe persoon toevoegen
Klik hier op de knop ‘Nieuw’.
Figuur 2 Gegevens invullen van de persoon
Vult u vervolgens minimaal een aantal persoons- en contactgegevens in (zie Figuur 2). Controleer of er een vinkje staat bij het label ‘Actief’ en vinkt u ook ‘Is debiteur’ aan (Figuur 3).
Naam handleiding: Factureren aan derden Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0
Figuur 3 Debiteurgegevens
Klik op de knop ‘Bewaren’. De persoon is vastgelegd. NB: deze persoon hoeft niet per se onderdeel uit te maken van een Organisatie. Binnen Abakus kunt u desgewenst wel organisaties aanmaken en de personen daaraan toewijzen (zie Relaties -> Organisaties), maar de persoon zelf is leidend om de factuur aan te kunnen aanbieden.
Debiteurgegevens van de persoon Na het aanvinken van het hokje bij ‘Is debiteur’ verscheen er een extra deelvenster voor de debiteurgegevens (zie Figuur 3). Hier kunt u nog enkele eigenschappen van de debiteur opgeven, zoals de naam van de bank en zijn of haar bankrekeningnummer. Deze informatie kunt u eventueel laten terugkomen op een factuursjabloon.
Aparte factuursjabloon instellen (optioneel) Het is eveneens mogelijk om voor deze debiteur een apart factuursjabloon in te stellen. Abakus werkt zo dat alle papieren facturen het factuursjabloon gebruiken zoals deze is ingesteld onder Instellingen -> Globale instellingen -> Factuurlayout – en dan de sjablonen die daar genoemd staan – behalve als u bij de patiënt of de persoon een ander factuursjabloon opgeeft omdat deze anders van opmaak moet zijn. Feitelijk is het factuursjabloon dus bij iedere debiteur (op papier) hetzelfde, tenzij u daar per patiënt of persoon van afwijkt. U kunt het aparte factuursjabloon instellen door deze bij de debiteurgegevens van de persoon te selecteren (zie Figuur 4).
Naam handleiding: Factureren aan derden Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0
Te factureren prestatie kenbaar maken Wat er precies aan de derde gefactureerd moet worden, wordt natuurlijk bepaald door de prestatiecode. Dit hoeft echter niet altijd per se dezelfde prestatiecode te zijn als de code die u ook voor reguliere behandelingen hanteert. Het kunnen zelfs verrichtingen zijn waarvoor geen code bestaat, niet op de NZA tarieflijst staan en u derhalve zelf een prestatie voor moet verzinnen. Wanneer de code wel reeds in uw Abakus-systeem beschikbaar is, dan kunt u deze eenvoudig vanuit het afspraakvenster toewijzen (Agenda -> rechtermuisklik op de betreffende behandeling van de patiënt). U doet dit door in het afspraakvenster te dubbelklikken op de voorgestelde prestatiecode zoals deze al aan de afspraak is gekoppeld, waarna u deze kunt wijzigen (zie Figuur 5). U kunt hier ook komen door de prestatiecode eenmaal aan te klikken en daarna op de knop ‘Details’ te klikken.
Figuur 5 Prestatiecode bij de behandeling
In beide gevallen komt u in een nieuw venster uit waar u de code kunt aanpassen naar een geheel andere prestatiecode. Voor de verrichtingen waarvoor geen prestatiecode op de NZA tarieflijst beschikbaar is, kunt u zelf een prestatiecode aanmaken via Stamgegevens -> Financieel -> Prestaties. De code die u daar aanmaakt kunt u daarna koppelen aan een tarieflijst, bijvoorbeeld ‘Zelfbetaler’ via Stamgegevens -> Financieel -> Tarifering -> Tarieflijsten. Let op: De door u gekozen prestatiecode moet ook op de tarieflijst voorkomen die u hanteert om naar de derde te factureren. U bent hierin vrij om iedere tarieflijst te hanteren die u hiertoe geschikt vindt, zolang deze prestatiecode daar maar met een geldig tarief op voorkomt. Meer over tarieflijsten is beschreven in handleiding Beheer financieel.
Naam handleiding: Factureren aan derden Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0
Overeenkomst aanpassen Wanneer de derde als debiteur binnen Abakus bekend is, dient u deze persoon in de overeenkomst van de behandelepisode op te geven. Er kunnen zich twee situaties voordoen: 1. De te factureren behandeling of verrichting valt midden tussen andere reguliere behandelingen die naar de zorgverzekeraar of patiënt zelf gefactureerd worden. 2. De te factureren behandeling of verrichting moet separaat gezien worden van andere behandelepisodes en verdient daarom een eigen overeenkomst. Doorgaans zal de eerste situatie het meeste voorkomen en is het voor de volgordelijkheid van belang te weten na de hoeveelste behandeling deze behandeling aan bod komt die aan de derde moet worden gefactureerd. Een voorbeeld zou kunnen zijn: 1 t/m 5 zijn reguliere behandelingen. Behandeling 6 wordt voorgesteld door een verslag aan school ( = factuur aan derde) 7 t/m … zijn weer reguliere behandelingen. In dat geval moet er een overeenkomstregel worden tussengevoegd om de prestatie van de 6e behandeling te kunnen onderscheppen en aan de school aan de bieden. Klik daarvoor in de overeenkomst op de knop ‘Nieuw’ (zie Figuur 6).
Figuur 6 Nieuwe overeenkomstregel toevoegen aan de overeenkomst
Een pop-up verschijnt met daarin enkele velden die moeten worden ingevuld om de overeenkomstregel voor behandeling 6 aan te maken. Geef de volgende waarden op:
Naam handleiding: Factureren aan derden Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0
Figuur 7 Detailscherm nieuwe overeenkomstregel
Debiteur: kies hier de debiteur door op het vergrootglas-icoontje ( Type: selecteer hier ‘Afwijkende debiteur’.
) te klikken.
Prio: verstandig is om de overeenkomstregels voor derden altijd bovenin de overeenkomst te plaatsen, omdat deze in de facturatiesystematiek afzonderlijk gelezen moeten worden. Vul hier om die reden altijd een ‘1’ in. Dadelijk bij het bewaren zal er een melding komen dat deze gekozen prioriteit al bestaat, waarbij we dan voor ‘OK’ kiezen. Vanaf behandeling: geef hier de eerste behandeling op die u aan de derde wilt factureren. Limiet behandelingen: geef hier het totaal aantal behandelingen op dat u aan de derde wilt factureren. Declarant: hier geeft u uw declarant op. Tarieflijst: kies hier de tarieflijst die de prestatie en het tarief bevat die aan de derde gefactureerd moeten worden. Klik op ‘Bewaren’. Een pop-up verschijnt met een vraag over de gekozen prioriteit kies ‘OK’. Zodra de pop-up is verdwenen wordt het overzicht in de overeenkomst bijgewerkt en verschijnt de nieuw ingevoegde overeenkomstregel voor de derde.
Naam handleiding: Factureren aan derden Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0
Factuur aanmaken (indienwijze papier) Wanneer alle facturatiecondities zijn verzorgd, zoals deze zijn genoemd in de eerdere hoofdstukken, kan er aan de derde worden gefactureerd. In de Facturatiewizard geeft u, zoals gebruikelijk, de periode op waarover u wilt gaan factureren en kiest u bij… Indienwijze: Papier Selecteer debiteur: de derde aan wie u de factuur wilt sturen
Figuur 8 Facturatiewizard
De rest van de handelingen en stappen in de Facturatiewizard voor het aanbieden van de factuur aan deze derde werken hetzelfde als wanneer u een rekening aan een patiënt zou sturen. Voor de werking van de Facturatiewizard verwijzen wij u graag naar de handleiding ‘Facturatiewizard’.
Naam handleiding: Factureren aan derden Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0
Facturatiecontroles bij factuur aan derde Mocht het zo voorkomen dat het niet lukt om de factuur aan derde in de Facturatiewizard naar voren te krijgen, dan zijn er hier een aantal controlevragen waar u naar zou kunnen kijken om het probleem op te kunnen lossen. Check Stapbeschrijving Factureerbare prestatie aanwezig? Behandelstatus is ‘Nagekomen’? Overeenkomst aanwezig? Valt prestatiecode binnen geldigheid overeenkomst? Overeenkomstregel voor afwijkende debiteur aanwezig? Staan de ‘Vanaf’ en ‘Limiet’ goed ingesteld? Juiste tarieflijst gekozen? Bevat tarieflijst tarieven?
Aanvullende controle: is er voor de derde een aparte sjabloon ingesteld? -> dit sjabloon stelt u niet bij de patiënt (persoonsgegevens) in, maar bij Beheer -> Relaties -> Personen. ‘Is debiteur’ moet aangevinkt staan bij deze persoon en bij ‘Debiteurgegevens’ moet een apart factuursjabloon gekozen zijn. Komt dat sjabloon tijdens het factureren nog niet naar voren? Dan staat dit sjabloon zeer waarschijnlijk op ‘inactief’. Dit kunt u aanpassen via Stamgegevens -> Correspondentie -> Sjablonen.
Naam handleiding: Factureren aan derden Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0
Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: Maandag t/m Vrijdag
088-946 2229 09:00 tot 17:00 uur
Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op helphelp te klikken.
