Handleiding Abakus. Inkoopfacturen. Naam handleiding: Inkoopfacturen Product: Abakus Compleet Datum publicatie: Versie: 1

Naam handleiding: Inkoopfacturen Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 31-12-2014 Versie: 1.0

Handleiding Abakus Inkoopfacturen

2014 © Abakus Compleet

Pagina 1 / 9


Inhoud Inhoud ...................................................................................................................................... 2 Inleiding...................................................................................................................................... 3 Inkoopfactuur ............................................................................................................................ 3 Boekingsregel(s) ........................................................................................................................ 4 Aanmaken inkooprelatie ........................................................................................................... 5 Via de Kamer van koophandel ................................................................................................. 6 Via handmatige invoer .............................................................................................................. 7 Contact ...................................................................................................................................... 9 Zelfhulp en handleidingen ........................................................................................................ 9


Pagina 2 / 9


Inleiding Om het financiële resultaat van uw organisatie te kunnen bepalen is het belangrijk dat u naast uw verkoopopbrengsten ook de kosten goed vast te leggen. In deze handleiding richten we ons op het verwerken van kosten die door derden aan u in rekening worden gebracht. Deze kosten komen in de vorm van bijvoorbeeld: Een afschrijving van uw bankrekening. U heeft bijvoorbeeld een pinbetaling gedaan waarvan u de afschrijving direct op een kosten-grootboekrekening wilt boeken (zie daarvoor de Handleiding Bankmutaties). Een inkoopfactuur. U ontvangt een rekening van een leverancier die u als inkoopfactuur inboekt in de boekhouding. Ingevoerde ( en nog niet betaalde) inkoopfacturen zijn zichtbaar in de rode map "Openstaande Posten Crediteuren".

Inkoopfactuur Open de bankmap “Inkoop”door op de map te klikken en klik tussen de twee ringen om een nieuw bankboekstuk te openen.

Kopregel Het boekstuknummer wordt door het programma zelf aangemaakt. Het factuurnummer kan zelf worden gekozen. Maar u kunt het factuurnummer ook leeg laten. U kunt een crediteur zoeken door op het icoontje te klikken. In de nu volgende lijst kunt u een leverancier-relatie zoeken Als de inkooprelatie niet bestaat moet u deze eerst aanmaken. Zie daarvoor de beschrijving in deze handleiding bij "Aanmaken relatie".


Pagina 3 / 9


Wanneer u een bestaande relatie hebt ingevuld hebt u de mogelijkheid om de gegevens van de relatie in te zien en eventueel te wijzigen. Met deze knop kunt u een kaart opvragen van de adresgegevens van de gekozen relatie. In het veld Adres worden de adresgegevens getoond die bij de door u gekozen inkooprelatie horen. De factuurdatum is de datum die op de factuur is vermeld. Het Totaalbedrag is het bedrag dat op de factuur als factuurbedrag is vermeld (inclusief btw). Het is het bedrag dat u uiteindelijk aan de leverancier zult betalen. Als het een creditnota betreft is dit bedrag natuurlijk negatief. In het veld Referentie vult u de informatie in waarmee de leverancier uw betaling van zijn factuur kan herkennen. Meestal is dat een combinatie van debiteurnummer en factuurnummer zoals die op de factuur zijn vermeld. Voor de goede orde: dit zijn nummers zoals u en de factuur bekend zijn bij uw leverancier, het zijn dus geen nummers uit uw eigen administratie. De Betaalmethode is het 'hoe' en 'wanneer' van de manier waarop u de factuur gaat betalen. Als deze methode bij de gegevens van de inkooprelatie is ingevuld, dan wordt deze automatisch ook hier ingevuld. Niettemin kunt u hier ook de standaardmethode wijzigen. Als mogelijke methoden kunt u kiezen uit:

Contante betaling: De factuur zal worden voldaan via een contante betaling. Dus NIET via een pinbetaling of anderszins een bankafschrijving. Creditcard: De factuur is/wordt voldaan via een creditcardbetaling. Ook hiervan zal geen betaling verschijnen in uw bankmutaties, immers u betaalt uw rekeningafschriften van uw creditcard aan uw creditcardmaatschappij. Incasso: De factuur wordt automatisch geïncasseerd door uw leverancier. Op uw afschrift verschijnt een mutatie waarmee u de openstaande post crediteuren afboekt. Op rekening…: Afhankelijk van de afgesproken betaaltermijn wordt de factuur aangeboden om te betalen. Pinbetaling: De factuur is/wordt via een pinbetaling op locatie voldaan. Op uw afschrift verschijnt een mutatie waarmee u de openstaande post crediteuren afboekt. (Vecozo: Deze is niet van toepassing op inkoopfacturen) Op basis van de factuurdatum en de gekozen betaaltermijn bepaalt de boekhouding de vervaldatum.

Boekingsregel(s) Daaronder in het brede invuldeel worden regels ingevoerd die overeenkomen met de artikelregels op de inkoopfactuur:  Datum is de factuurdatum en wordt automatisch overgenomen van de kopregel.


Pagina 4 / 9




Omschrijving is de tekst die in de boekhouding wordt getoond als toelichting voor de boeking. Als bijvoorbeeld de maandhuur wordt gefactureerd, dan kan deze tekst zijn: "Huur juli 2012".

De Tegenrekening is de grootboekrekening die aangeeft wat voor soort artikel of dienst door de leverancier wordt gefactureerd. Bijvoorbeeld: Mutatie betreft: dan tegenrekening = Voorbeeld 1: Huur 42000 Huur pand Voorbeeld 2: Telefoonkosten 40360 Telefoonkosten Voorbeeld 3: Pennen en papier 43650 Kantoorbenodigdheden U kunt een nieuwe regel toevoegen door op F2 te drukken of op de knop "Nieuwe regel" te klikken. Op die manier kunt een factuur splitsen naar verschillende Tegenrekeningen en/of BTWcodes. Als u klaar bent met alle mutaties invoeren (en uw "Totaalbedrag" dus gelijk is aan het totaal van de geboekte boekingsregels) drukt u op de knop "Opslaan". Als de boeking is opgeslagen voegt het programma een lege regel toe ten teken dat de factuur is opgeslagen. Druk op de knop "Sluiten" en u keert weer terug in het scherm van de opengeslagen map. Door in de opengeslagen map op de ring in het midden te drukken sluit u de map en gaat u terug naar het hoofdscherm van de boekhouding.

Aanmaken inkooprelatie De basis van het invoeren van inkoopfacturen is het beschikbaar zijn van een relatie in de boekhouding per leverancier. Als de relatie nog niet bestaat moet deze worden aangemaakt. Dat gaat als volgt. Klik op het icoontje links bovenin het beginscherm van de boekhouding (het mappenscherm). Kies in dit menu de optie "Relaties". Er verschijnt een scherm met alle beschikbare relaties. Dat kunnen zowel klanten zijn als leveranciers. Bestaat de relatie al? Via de grijze lijn kunt u gegevens invoeren om te kijken of de leverancier die u wilt toch al niet bestaat. Als u een nieuwe zou aanmaken terwijl hij al bestaat komen er dubbele relaties en dat is erg lastig werken. Probeer dat dus altijd te voorkomen. Als de relatie nog niet bestaat kunt u een nieuwe aanmaken door op het icoontje links boven in het scherm te klikken (zie groene cirkel).


Pagina 5 / 9


Er verschijnt een scherm waarin u gegevens kunt invoeren van de leverancier. U kunt dat doen op twee manieren:

Via de Kamer van koophandel Vul het kamer-van-koophandel nummer in van de leverancier. U kunt dat vinden op de factuur van de leverancier. Ook kunt u de naam en de vestigingsplaats invoeren van de leverancier als u het KvK nummer niet weet.

Vervolgens klikt u op de knop "Ophalen". Via een directe link met de bestanden van de Kamer van koophandel worden de gegevens opgehaald van bedrijven die voldoen aan de door u ingevoerde gegevens. Kies de betreffende regel en klik op het gele icoontje (zie de groene cirkel). Vervolgens wordt een relatie aangemaakt op basis van de betreffende KvK-informatie. Automatisch wordt het volgende scherm geopend.

Bovenaan de pagina ziet u tabbladen, waarvan de tabbladen "Algemeen" en "Bankrekeningen" belangrijk zijn in het kader van deze handleiding. Het paarse tabblad is nu zichtbaar. Algemeen: In dit tabblad kunt u alle gegevens wijzigen die u zojuist hebt opgevraagd bij de kamer van koophandel. Bankrekeningen: In dit tabblad vult u de bankrekeningen in van de leverancier. Deze komen niet mee met de KvK-gegevens. Pas goed op: naar deze rekeningen zult u geld overmaken, dus het is belangrijk dat u dit goed invult. Als u op dit tabblad klikt verschijnt een invulscherm met beschikbare bankrekeningen.


Pagina 6 / 9


IBAN en BIC Codes die op de factuur van een inkooprelatie zijn vermeld. Bankrekeningnummer De bankrekening van de leverancier Omschrijving Als er meerdere rekeningen bij deze leverancier zijn ingevuld, dan kunt u hier met een omschrijving een onderscheid tussen rekeningen aangeven. Voor betalingen Vink die regel/rekening aan die u zult gebruiken om deze leverancier te betalen. Bank Kies hier de bank die bij de rekening hoort. Als u dit niet weet kunt u deze leeglaten. Type rekening Deze is standaard ingevuld met "Geen opties". Als de rekening goed is ingevoerd klikt u op de knop "OK + terug". U komt nu terug in het scherm "Relaties". Wanneer u vervolgens onder in het scherm op de knop met de rij mappen klikt (zie groene cirkel), dan komt u terug in het beginscherm van de boekhouding.

Via handmatige invoer Een tweede manier om een inkooprelatie in te voeren is via de knop 'handmatig'. Er worden nu geen gegevens gedownload van de KvK. Alle gegevens moeten nu handmatig worden ingevuld in het volgende scherm: Relatienummer en –code kunnen zelf worden bepaald. Als daar niets wordt ingevuld wijst de boekhouding zelf een nummer toe. Wanneer de gewenste gegevens zijn ingevoerd (niet alle velden hoeven gelukkig te worden ingevoerd) klikt u op de knop "OK", waarna het programma een overzichtsscherm toont met alle gegevens van de relatie.


Pagina 7 / 9


Bovenin het scherm zijn tabbladen zichtbaar. Eén daarvan is "Bankrekeningen". Klik op dit tabblad om de bankrekening in te vullen waarheen u de factuurbedragen zult betalen. Bankrekeningen: In dit tabblad vult u de bankrekeningen in van de leverancier. Deze komen niet mee met de KvK-gegevens. Pas goed op: naar deze rekeningen zult u geld overmaken, dus het is belangrijk dat u dit goed invult.

Als u op dit tabblad klikt verschijnt een invulscherm met beschikbare bankrekeningen. IBAN en BIC Codes die op de factuur van een inkooprelatie zijn vermeld. Bankrekeningnummer De bankrekening van de leverancier Omschrijving Als er meerdere rekeningen bij deze leverancier zijn ingevuld, dan kunt u hier met een omschrijving een onderscheid tussen rekeningen aangeven. Voor betalingen Vink die regel/rekening aan die u zult gebruiken om deze leverancier te betalen. Bank Kies hier de bank die bij de rekening hoort. Als u dit niet weet kunt u deze leeglaten. Type rekening Deze is standaard ingevuld met "Geen opties". Als de rekening goed is ingevoerd klikt u op de knop "OK + terug". U komt nu terug in het scherm "Relaties". Wanneer u vervolgens onder in het scherm op de knop met de rij mappen klikt (zie groene cirkel), dan komt u terug in het beginscherm van de boekhouding.


Pagina 8 / 9


Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: Maandag t/m Vrijdag

088-946 2229 09:00 tot 17:00 uur

Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op helphelp te klikken.


Pagina 9 / 9

Handleiding Abakus. Inkoopfacturen. Naam handleiding: Inkoopfacturen Product: Abakus Compleet Datum publicatie: Versie: 1

Recommend Documents