Handleiding “Digitale verwerking Inkoopfacturen”
Auteurs: Versie: Datum:
Megan Voogt, Hedwig Dijk & Ian van Soest Versie 2.7 26-06-2014
Inleiding en inhoudsopgave Dit is de werkinstructie voor het scansysteem voor digitale facturen, InvoiceIn. Deze werkinstructie behandelt de volgende processtappen:
1. Het proces ............................................................................................................................ 4 1. Status van een factuur ................................................................................................................ 4 2. Inregeling bestuur ....................................................................................................................... 4
2. Scannen ................................................................................................................................. 5 1. Facturen scannen ......................................................................................................................... 5 Instellingen van de scanner: .................................................................................................. 5 Facturen van meer dan 1 pagina: .......................................................................................... 5 Bijlagen bij een factuur: ......................................................................................................... 5 Declaratieformulieren, bonnetjes en geeltjes ......................................................................... 6 Dubbelzijdige facturen ........................................................................................................... 6 Archiveren scans: ................................................................................................................... 7 Gebruik van stempels op facturen .......................................................................................... 7 2. Opslaan tif-bestand..................................................................................................................... 7
3. Inloggen & hoofdmenu ..................................................................................................... 8 4. Uploaden facturen (een en ander omgegooid) ........................................................... 10 1. Selecteren bestuur en school ................................................................................................... 10 2. Koppelen facturen ..................................................................................................................... 10 3. Uploaden facturen ..................................................................................................................... 11 4. Uploadgeschiedenis .................................................................................................................. 11
5. Coderen .............................................................................................................................. 13 1. Inloggen codeerder.................................................................................................................... 13 2. Selectie te coderen facturen ..................................................................................................... 13 Status coderen - Substatus controle..................................................................................... 14 Het overzicht sorteren .......................................................................................................... 14 Het overzicht filteren ...............................................................................................14 Een factuur verwijderen ...........................................................................................14 3. Controle gegevens ..................................................................................................................... 14 Bank wijzigen....................................................................................................................... 14 Leverancier wijzigen / crediteur onbekend .......................................................................... 15 Debiteurnummer ................................................................................................................. 15 Profileren ............................................................................................................................. 15 Debiteurnummer leegmaken ................................................................................................ 15 Factuurgegevens wijzigen ................................................................................................... 15 Kredietbeperking .................................................................................................................. 16 Een factuur toewijzen aan een andere school/bovenschools door kostenplaats te wijzigen . 16 4. Coderen: ...................................................................................................................................... 17 Grootboekrekening selecteren ............................................................................................... 17 Omschrijving invullen ........................................................................................................ 17 Tabblad boeken ..................................................................................................................... 18 Corrigeren boeking ............................................................................................................... 18 Automatische incasso’s ........................................................................................................ 18 Creditnota’s.......................................................................................................................... 19 Opmerkingen toevoegen en verwijderen .............................................................................. 19 2
5. Workflow activeren:
................................................................................................. 19
6. Fiatteren/2e fiattering ....................................................................................................... 20 1. Inloggen: ................................................................................................................................ 20 2. Één voor één fiatteren ............................................................................................................... 20 Het overzicht sorteren .......................................................................................................... 20 Het overzicht filteren ........................................................................................................... 20 3. Controleren facturen: ................................................................................................................ 21 Opmerking toevoegen: ......................................................................................................... 21 4. Fiatteren/activeren workflow: ................................................................................................. 22 Fiatteren ............................................................................................................................... 22 Afwijzen ............................................................................................................................... 22 5. Massafiattering .......................................................................................................................... 22
7. AdHoc-accordering .......................................................................................................... 25 1. Ad-hoc toewijzing ..................................................................................................................... 25 2. Ad-hoc gebruiker....................................................................................................................... 25 3. Terugnemen toegewezen Ad-hoc factuur ............................................................................. 25
8. Veelgestelde vragen: ........................................................................................................ 26 1. Algemeen .................................................................................................................................... 26 Ik krijg de melding dat het inloggen is afgebroken vanwege een time-out, wat is dat? ..... 26 Kan ik een exceloverzicht van facturengegevens exporteren en uitprinten? ..................... 26 Kan ik aan een factuur een bijlage toevoegen? ................................................................... 26 Hoe kan ik een vraag stellen over een factuur aan een collega? ......................................... 26 Is het mogelijk een e-mail te ontvangen zodra een factuur klaarstaat? .............................. 27 Kan ik een factuur e-mailen?.............................................................................................. 27 Zoeken in InvoiceIn ............................................................................................................ 27 In sommige velden verschijnt een dropdown met look-up. Waarvoor dient dit en welke velden zijn dat? ......................................................................................................... 29 Een factuur toont in de kolom ‘Reeds betaald’ in het facturenoverzicht Inbox, Outbox of Register geen waarde. Hoe komt dit? ............................................................................ 29 2. Coderen ....................................................................................................................................... 30 Bij leverancier is ‘onbekend’ aangevinkt en ik kan niks invullen......................................... 30 De factuur staat op de verkeerde kostenplaats, hoe kan ik deze wijzigen? ........................... 30 De factuur verschijnt maar half op het scherm, het is niet mogelijk te scrollen ................... 30 Ik heb een grootboek ingetypt en als ik naar het volgende veld ga is het nummer weg ........ 30 Als ik op “...” klik om een lijst op te roepen gebeurt er niets. .............................................. 30 Hoe wordt het onderscheid school / bovenschools gemaakt door het systeem?..................... 31 Hoe kan ik een factuur verwijderen? .................................................................................... 32 Is het systeem beveiligd tegen het dubbel verwerken van facturen? .................................... 32 Ik krijg de melding “Grootboektab: Omschrijving is verplicht in te voeren!” ..................... 32 Ik krijg de melding dat het factuurnummer te lang is. Wat te doen? .................................. 32 Het debiteurnummer is leeg, moet dat voor elke factuur worden ingevuld? ....................... 32 Wat wordt met het debiteurnummer gedaan?...................................................................... 33 Wanneer wordt een factuur betaald? ................................................................................... 33 Hoe kan ik zien of een veld geprofileerd is? .......................................................................... 33 3. Zoeken in InvoiceIn .................................................................................................................. 34 Zoeken in InvoiceIn: Wat zijn handige zoektips voor het zoeken naar facturen? ................ 34
3
1. Het proces Uw factuur gaat na het uploaden door de workflow heen. Wanneer een factuur in uw postvak in staat moet u er altijd nog iets mee doen zodat de factuur daarna verder kan in de workflow om uiteindelijk afgehandeld en betaald te worden. Na het uploaden komen uw facturen bij de scancontrole terecht. Het streven is om de facturen binnen 4 werkuren ter codering aan te bieden. 1. Status van een factuur De facturenapplicatie is gebaseerd op een workflow. Een factuur doorloopt een aantal statussen: Coderen, fiatteren, controleren en afgehandeld. Daarnaast is er de optionele status: 2e fiattering. Hierover worden tijdens de intake afspraken met uw bestuur gemaakt. Ook de volgorde van verschillende workflowstappen kunnen naar wens worden ingeregeld.
Coderen: Fiatteren:
2e fiattering:
Controleren: 2e controle: Afgehandeld:
Na het uploaden worden de facturen door iemand van uw bestuur gecodeerd. Na het coderen worden de facturen door iemand van uw bestuur gefiatteerd. Mogelijk heeft uw bestuur ervoor gekozen de fiattering na het controleren plaats te laten vinden. Dit is optioneel en verschilt per bestuur. Er kan een minimum bedrag gekozen worden. Vanaf dat bedrag krijgen facturen dan een tweede fiattering. Door Dyade. Door Dyade. De factuur is de hele workflow door. De factuur wordt ter betaling aangeboden in de betaalapplicatie (WebFinancieel).
2. Inregeling bestuur Afhankelijk van hoe uw bestuur is ingeregeld kunnen een aantal zaken verschillen. - Fiatteren kan voor of na controleren plaatsvinden. - Er kan voor gekozen zijn om wijzigingen te accoderen. Wanneer Dyade een wijziging aanbrengt zal de factuur opnieuw door de workflow gaan. De factuur komt dan in de status coderen substatus controle te staan.
4
2. Scannen 1. Facturen scannen: Het beste kan met regelmaat worden gescand. Verzamel hiervoor de facturen van een of enkele dagen en zorg dat alle nietjes worden verwijderd. Het beste kan worden gescand met een scanner/kopieerapparaat die een stapel papier accepteert en deze in één keer verwerkt (middels een Multiple Document Feeder). Dit levert een bestand op dat kan worden geupload in de facturen applicatie. Let op: zorg ervoor dat facturen niet op de kop gescand worden, dit zorgt voor vertraging bij de scanverwerking! Hou rekening met de volgende zaken: Instellingen van de scanner: Het facturensysteem accepteert alleen facturen gescand met de volgende instellingen: -
Formaat: Multi-TIFF* (M-TIFF*) / TIFF* met meerdere pagina’s Resolutie: 300 dpi Kleur: zwart/wit (ook vaak: tekst / ocr genoemd) Scannen naar bestandslokatie (voorkeur) of scannen naar e-mail
Nagenoeg alle scanners ondersteunen deze instellingen. Vraag bij de beheerder van de scanner na of er gescand kan worden met deze instellingen. Vaak kan een profiel worden aangemaakt, waardoor deze instellingen met een druk op de knop geselecteerd kunnen worden. * Let op: alleen als de originele factuur in PDF-formaat is kan deze als factuur in PDFformaat worden geupload in het systeem. Verder adviseren wij u de facturen altijd in tif- of multi-tifformaat te uploaden. Facturen van meer dan 1 pagina: Als een factuur uit meer dan 1 pagina bestaat kan deze op dezelfde manier worden geupload als facturen van 1 pagina. Het systeem probeert facturen van meerdere pagina’s te bundelen in 1 factuur op basis van het factuurnummer. Tevens controleren we het resultaat hiervan. Staat er op de tweede en overige pagina’s geen factuurnummer dan adviseren wij deze van een bijlagensticker te voorzien. Bij het scannen kunnen de facturen op een stapel worden gelegd en gescand. De hele stapel facturen zal dan verwerkt worden tot 1 bestand. Bijlagen bij een factuur: Soms komt het voor dat een factuur bijlagen bevat. Een voorbeeld hiervan is een kopie van een originele factuur als bijlage bij een declaratie. Ook kan er achter een (bv KPN-) factuur een specificatie zitten. Deze kunnen gewoon meegescand worden. Om het systeem niet te verwarren moet echter een sticker op de bijlage worden gezet, zodat de factuur niet als nieuwe factuur in het systeem verschijnt. De sticker dient bovenaan de pagina geplakt te worden, zorg ervoor dat de sticker niet over factuurtekst wordt geplakt. De sticker moet de volgende tekst bevatten: Tekst: InvoiceIN Bijlage Lettertype: 18pt Arial Niet vetgedrukt of een kader Het is ook mogelijk een eigen stempel te gebruiken obv. bovenstaande specificatie. 5
Hou er rekening mee dat niet alle facturen met méér dan één pagina ook daadwerkelijk bijlagen bevatten. Sommige facturen beslaan meerdere pagina’s met factuurinformatie (factuurnummer staat op de vervolgbladen) . In dat geval gebruikt u geen bijlagensticker; deze pagina’s zijn immers onderdeel van de factuur en geen bijlage. Declaratieformulieren, bonnetjes en geeltjes U kunt gebruik maken van een declaratieformulier of kasstaatdocument, deze kunt u bij uw Dyade vestiging opvragen. Bonnetjes kunnen in ieder geval NIET zonder voorblad (maar moeten met eigen voorblad, declaratieformulier of kasstaatdocument) worden ingescand. Bonnetjes moeten altijd een voorblad bevatten waar minstens het volgende op vermeld staat: - Factuurnummer - Totaalbedrag - Naam crediteur - Rekeningnummer crediteur - Indien van toepassing ‘reeds betaald’ - Declaratieformulieren: Declaratieformulieren kunnen gewoon worden meegenomen met de overige facturen. Vraag bij uw Dyade vestiging welk declaratieformulier u kunt gebruiken. Een aantal zaken dienen hierbij te worden opgemerkt: - Er dient duidelijk op het declaratieformulier te worden aangegeven of de declaratie al is uitbetaald (bv. via een kasbetaling) of dat deze nog moet worden overgeboekt. - Ongeacht of de declaratie nog betaald dient te worden moet het rekeningnummer van de declarant op het formulier te worden vermeld. - Een eventuele originele bronfactuur dient als bijlage te worden meegestuurd. Zorg ervoor dat deze bijlage is gestickerd met de tekst ‘InvoiceIn Bijlage’. - Bonnetjes en geeltjes: Om geautomatiseerd te kunnen scannen moeten alle facturen het formaat A4 hebben. Uitzonderingen moeten worden bewerkt naar A4: - Losse bonnetjes: Maak een kopie van 1 of meerdere bonnetjes op een pagina en voeg deze pagina achter de betreffende factuur of declaratie toe. Zorg ervoor dat deze bijlage is gestickerd met de tekst ‘InvoiceIn Bijlage’ - Geeltjes: Plak het geeltje op een plek waar geen informatie van de factuur wordt bedekt. Maak vervolgens een kopie en neem deze op in de te scannen facturen (ipv. het origineel). Zodra alles in A4 formaat aanwezig is kan de hele stapel in een keer gescand worden. Dubbelzijdige facturen: Sommige facturen zijn dubbelzijdig bedrukt, deze moeten dan ook dubbelzijdig gescand worden. Het merendeel van de facturen is echter enkelzijdig bedrukt, en dit levert bij dubbelzijdig scannen veel lege pagina’s op. Geadviseerd wordt om de dubbelzijdige facturen apart dubbelzijdig te laten scannen. Dit levert een extra scanbestand op. Deze kan tegelijk met het bestand met de enkelzijdige scans worden geupload in de facturen applicatie.
6
Archiveren scans: Doordat het digitale facturensysteem de rol van archief overneemt kan het papieren archief eenvoudiger worden ingericht. De originele versie hoeft slechts in uitzonderlijke gevallen geraadpleegd te worden, in de meeste gevallen volstaat de digitale scan. Voor het inrichten van het papieren archief wordt er gearchiveerd op archiefnummer. Voordat een factuur gescand wordt, wordt er een oplopend archiefnummer op de factuur geschreven. Dit nummer zal straks ook op de scan zichtbaar zijn. Archiveer de facturen na het scannen op archiefnummer. Zodra het origineel nodig is wordt vanuit WebFinancieel de digitale scan opgeroepen. Vanaf de scan kan vervolgens het archiefnummer worden afgelezen, en de factuur worden opgezocht. Gebruik van stempels op facturen: Het kan zijn dat u een factuur in verband met interne procedures van een stempel wil voorzien, dit is geen enkel probleem maar zorg er hierbij wel voor dat u de stempel op een leeg deel van de factuur plaatst. Als er een stempel (bv.) over het factuurnummer wordt geplaatst kunnen er fouten optreden in de automatische factuurherkenning. 2. Opslaan tif-bestand: sla de tif op onder een herkenbare naam op een plaats waar u het bestand kunt terugvinden (Maak bijvoorbeeld een speciale map aan waarin u de factuurbestanden bewaart).
7
3. Inloggen & hoofdmenu Om in te loggen in InvoiceIn opent u in de browser de volgende URL: https://facturen.dyade.nl. ). Onderstaand inlogscherm verschijnt.
Na inloggen komt u in het hoofdmenu terecht:
Het menu bestaat uit de volgende onderdelen: 8
•
Uploaden factuurscans
• • • •
Postvak IN Postvak UIT Register Profiel
•
Afmelden
Het koppelen en uploaden van gescande facturen aan bestuur/school Voor u binnengekomen facturen ter behandeling Door u behandelde facturen Factuurhistorie bestuur/school Profiel gebruiker (hier kunt u uw wachtwoord en e-mailadres wijzigen, daarnaast de e-mailnotificatie aan of uit vinken) Uitloggen
9
4. Uploaden facturen Het uploaden van facturen bevat een aantal stappen. Namelijk 1. bestuur en school selecteren, 2. bestanden koppelen en 3. het uploaden zelf. Let op: - U kunt deze stappen voor 1 kostenplaats (oftewel school) tegelijk uitvoeren: zorg dat u steeds alle stappen doorloopt totdat u de melding ‘uploaden geslaagd’ ziet staan. Pas daarna kan er een nieuwe kostenplaats geselecteerd worden en kunnen bestanden voor deze kostenplaats gekoppeld EN geupload worden. - Het bestand mag maximaal 10 MB groot zijn - De bestandsnaam mag geen spaties bevatten 1. Selecteren bestuur en school: Log in en kies in het hoofdmenu voor ‘Uploaden factuurscans’. Selecteer in de dropdown het betreffende schoolbestuur en de betreffende school (oftewel kostenplaats) en klik op ‘Toevoegen’. Facturen op bestuursniveau moeten op de kostenplaats van het bestuur worden geupload.
2. Koppelen facturen: een nieuw scherm verschijnt, klik op ‘Bladeren’ (1) en selecteer het zojuist opgeslagen (multi-)tiff-bestand op uw harde schijf. Klik op de button ‘Koppel’ (2) om het bestand aan de betreffende bestuur en school te koppelen, als het bestand succesvol is toegevoegd verschijnt het in de lijst. Herhaal dit voor alle scans die u heeft gemaakt voor de betreffende/gekozen kostenplaats, en sluit het scherm tenslotte af door op ‘Sluiten’ (3) te klikken. U kunt maximaal 10 bestanden koppelen per upload. Let op: de bestandsnaam van het te koppelen bestand mag geen spaties bevatten, gebruik in plaats hiervan bv. een underscore “_”.
10
3. Uploaden facturen: Na sluiten komt u weer in het scherm terecht waarin u eerder het bestuur en de school geselecteerd heeft. Hierin staan de/het zojuist gekoppelde bestand(en). Klik rechts op ‘Uploaden’ om de gekoppelde bestand(en) daadwerkelijk te uploaden. Als alles goed is verschijnt er bovenaan in het scherm de tekst ‘Het uploaden van de scans is geslaagd.’ Let er op dat u deze melding ziet zodat u weet dat het uploaden geslaagd is.
Klik op Home om dit scherm weer te verlaten. Nu kunt u bovenstaande handelingen herhalen voor een andere kostenplaats. De facturen gaan nu eerst langs de scancontrole bij Dyade. Daarna komen de facturen ter codering binnen in het postvak in van de codeerder. Hier kan een viertal werkuren tussen zitten.
4. Uploadgeschiedenis: Het is mogelijk uw uploadgeschiedenis in te zien. Hiervoor kiest u in het hoofdmenu voor ‘Uploaden factuurscans’ vervolgens kunt u via de knop ‘Scanhistory’ linksboven in het scherm uw uploadgeschiedenis raadplegen. Zie onderstaande printscreen. Alle door u geuploade bestanden worden hier weergegeven, met daarbij de volgende informatie: uploaddatum & -tijd, gebruiker, originele bestandsnaam, gegenereerde bestandsnaam, bestuur en school.
11
12
5. Coderen 1. Inloggen codeerder: Log in en kies in het hoofdmenu voor Postvak In. Het volgende scherm verschijnt:
Een factuur verwijderen: Als een factuur onterecht in het systeem zit, bijvoorbeeld als het geen factuur is of als de factuur al eens gescand is, is het mogelijk de factuur te laten vervallen. De factuur zal dan nog wel in het register terug te vinden zijn, maar niet meer beschikbaar zijn in het postvak IN van de gebruikers. Tijdens het coderen en het controleren is het mogelijk een factuur te laten vervallen. Dit doet u door 3 stappen in de betreffende factuur te doorlopen. (1) U dient dan eerst een opmerking te plaatsen. Dit doet u door onderin het tabblad opmerkingen te selecteren en op het plusje te klikken. Hier kunt u dan intypen waarom u de factuur laat vervallen. (2) Klik daarna op het rode kruis bovenaan de factuur.
(3) Bevestig vervolgens dat de factuur kan vervallen rechtboven in het scherm
De factuur komt in de status “Vervallen” en de workflow wordt gestopt. 13
2. Selectie te coderen facturen: U ziet in uw postvak In een overzicht van alle facturen die klaarstaan om door u behandeld te worden. Status coderen - Substatus controle: U gaat facturen coderen die in de status coderen staan. Het kan zijn dat u facturen in uw postvak in tegenkomt die in de status ‘coderen’ substatus ‘controle’ staan. Dit zijn facturen waarbij Dyade tijdens de stap controleren een wijziging heeft aangebracht. Deze facturen komen opnieuw door de workflow heen, indien uw bestuur ervoor gekozen heeft wijzigingen te accoderen. U kunt de factuur doorzetten door op de workflow knop te klikken. Mocht u nog een wijziging aan willen brengen moet u eerst rechtsonder in de factuur op de knop ‘corrigeren’ klikken. Selecteer de door u te coderen facturen, maak hierbij gebruik van de volgende selectiemogelijkheden: Het overzicht sorteren: Het overzicht kan worden gesorteerd op de getoonde velden, door op een kopje te klikken wordt de lijst gesorteerd. Wanneer u nogmaals op hetzelfde kopje klikt wordt de lijst in omgedraaide volgorde gesorteerd. De sortering opheffen kan door op het icoontje in de meest linker kolom te klikken. Het overzicht filteren: Het overzicht kan worden gefilterd op de getoonde velden. Door een waarde in te vullen in de invoervelden onder de kopjes (de witte vakjes boven de gegevens) wordt een filter ingesteld. Druk op enter om het filter te activeren. Voor bedragen en data kan een onder- en bovengrens worden opgegeven. Tevens kan op meerdere velden tegelijk worden gefilterd. Het filter kan worden verwijderd door op X te klikken in de meest linker kolom. Een gefilterd overzicht kan er als volgt uitzien:
3. Controle gegevens: Selecteer de te coderen facturen en open deze door op de knop ‘Openen geselecteerde records’ te klikken. Of open de te coderen factuur een voor een en controleer deze. Hou hierbij rekening met de volgende punten: Bank wijzigen: De bank waarvan betaald moet worden staat standaard op 01. Het is echter mogelijk de bank te wijzigen. Klik rechtsboven in de factuur onder Bank, achter Code op het groene pijltje. Er verschijnt nu een dropdown menu. Selecteer een andere bank (indien aanwezig). Het scherm ververst en controleer de details van de betreffende bankrekening achter en onder de dropdown 14
Leverancier wijzigen / crediteur onbekend: De leverancier / crediteur wordt automatisch bepaald aan de hand van het bankrekeningnummer. Als de crediteur niet wordt herkend, kan het zijn dat de crediteur tijdens de scancontrole niet juist van de factuur is gelezen. Voer dan het bankrekeningnummer in onder crediteur/bank. Het systeem zoekt de crediteur op in het crediteurenbestand. Als deze is gevonden verschijnen de gegevens onder het crediteurnummer. U kunt een crediteur verwijderen door op het kruisje achter de crediteur te klikken. Het kan ook zo zijn dat de crediteur nog onbekend is bij Dyade. Als de crediteur niet gevonden is na invoeren worden de velden bank/crediteur, naam en plaats leeg. De crediteur moet dan tijdens het controleren door Dyade worden toegevoegd aan het crediteurenbestand. U hoeft alleen het vakje “Onbekend” aan te vinken. Wanneer u bij een nieuwe crediteur ‘onbekend’ aangevinkt ziet staan kunt u gewoon verder gaan met coderen en de factuur doorzetten in de workflow. Dyade zorgt er bij het controleren voor dat de crediteur wordt toegevoegd aan de factuur.
Afbeelding: links een crediteur die herkend is uit het crediteurenbestand, rechts een onbekende crediteur Debiteurnummer: Het debiteurnummer wordt niet automatisch gelezen van de factuur waardoor dit veld bij een te coderen factuur moet worden ingevuld. Dit debiteurnummer kan geprofileerd worden. Zie profileren hieronder. Profileren: Nadat de velden onder ‘Leverancier’ gevuld en gecontroleerd zijn en de grootboekregel is ingevuld klikt u op de button ‘Profileren’. Deze knop zorgt ervoor dat het systeem de combinatie kostenplaats met de betreffende leverancier voortaan onthoudt en herkent waardoor het zojuist opgeslagen profiel geladen wordt. Dit profiel bevat het debiteurnummer, de betalingsconditie, reeds betaald en de grootboekregel (m.u.v. de financieringsbron en kostendrager). Deze worden dus voortaan automatisch geladen als er een nieuwe factuur van dezelfde crediteur/leverancier binnenkomt. Let op: u kunt alleen profileren als er een grootboekregel is ingevuld. Zie paragraaf 4 (coderen) voor invullen grootboekregel. Velden die gelijk zijn aan het profiel zijn herkenbaar door het groene bolletje: , als een veld wél geprofileerd is maar de waarde in het veld wijkt daarvan af dan is dit veld herkenbaar door een oranje bolletje: . Een niet geprofileerd veld heeft nooit een bolletje. Debiteurnummer leegmaken: Nadat er geprofileerd is komt er een rood kruisje naast het vakje debiteurnummer te staan. Hiermee is het mogelijk om het vakje debiteurnummer leeg te maken in de betreffende factuur. In het profiel blijft het debiteurnummer dan wel onthouden. De knop is alleen zichtbaar wanneer er geprofileerd is. Factuurgegevens wijzigen: Ondanks dat de factuurgegevens automatisch van de factuur worden herkend kan het voorkomen dat deze niet kloppen. Daarom kunnen deze gegevens worden overschreven. 15
Kredietbeperking: Tijdens het scan controleproces bij Dyade worden de gegevens van de factuur gelezen. Dit is onder andere de crediteur, het factuurnummer, het bedrag, enz. Tevens vindt er een controle op vormen van kredietbeperking plaats (tekstueel). Zodra kredietbeperking wordt herkend wordt dit apart opgenomen in de factuureigenschappen. Let wel goed op: vooral in de beginfase is deze controle niet waterdicht. Controleer altijd zelf nog op kredietbeperking! Bij het coderen is de herkende kredietbeperking af te lezen, in dit voorbeeld € 1,25. Bij het verdelen over de posten hoeft slechts het totaalbedrag – kredietbeperking te worden verdeeld.
Afbeelding: een factuur met kredietbeperking. Alleen het totaalbedrag – kredietbeperking hoeft te worden geboekt. Een factuur toewijzen aan een andere school/bovenschools door kostenplaats te wijzigen: Een codeerder kan een factuur toewijzen aan een andere school. Rechtsboven in het codeerscherm onder Locatie – Bestuur staat het bestuur en de kostenplaats waarvoor de factuur in het systeem zit.
Klik op “...” om een popup scherm te openen met alle kostenplaatsen. Selecteer een kostenplaats en de popup sluit. Klik vervolgens op opslaan (de blauwe diskette) links in de knoppenbalk.
De factuur is nu doorgezet naar deze kostenplaats en zal in het postvak IN van de codeerder(s) van deze kostenplaats verschijnen. Let op: wanneer u dit zelf bent moet u de factuur eerst sluiten en vervolgens opnieuw openen om met de nieuwe kostenplaats te kunnen werken. Dit doet u door linksboven op het huisje te klikken om naar het postvak in te gaan. Open vervolgens de factuur opnieuw. U kunt nu werken met de nieuwe kostenplaats.
16
4. Coderen:
Hou hierbij rekening met de volgende punten: Grootboekrekening selecteren: Klik op de “...” van het grootboek om een popup te openen waarin een grootboekrekening kan worden geselecteerd. Het is mogelijk dat deze popup door de popup blokkering wordt tegengehouden. In dat geval verschijnt helemaal bovenaan de pagina een gele balk. Klik op de balk en selecteer “popups altijd toestaan” uit het menu dat verschijnt. De pagina wordt vervolgens ververst en klik opnieuw op de “...”. Typ de eerste cijfers van een grootboek-rekening en klik op Zoek. Een lijst met grootboekrekeningen verschijnt. Klik op een grootboek nummer om deze te selecteren. De popup sluit. Overige gegevens invullen: Selecteer indien relevant/beschikbaar voor dit grootboek een activacode, financieringsbron en kostendrager. De kostenplaats is niet te wijzigen in de grootboekregel (behalve als u geautoriseerd bent op bestuursniveau). Klik op opslaan (diskette) om de factuur op te slaan. Geeft het systeem een foutmelding dat er nog een bedrag geboekt moet worden? Controleer dan of het restantbedrag onderaan de tab ‘Grootboek’ op € 0,00 staat. Als dit niet zo is dient er nog een bedrag geboekt te worden. Omschrijving invullen: Het veld omschrijving in de grootboekregel wordt automatisch gevuld met de leveranciernaam. Echter wanneer de crediteur onbekend is zal de omschrijving in de grootboekregel handmatig ingevuld moeten worden om de factuur door te kunnen zetten.
17
Tabblad boeken: In het tabblad boeken worden de boekings- en betaaldetails van facturen weergegeven. De volgende velden worden onderscheiden: Boekjaar: Periode/maand: Boekdatum:
Boekstuknummer:
Betalingsconditie:
Vervaldatum:
Wordt afgeleid van het jaar van de factuurdatum maar is overschrijfbaar door codeerder en controleur. Wordt afgeleid van de maand van de factuurdatum maar is overschrijfbaar door codeerder en controleur. Dit veld wordt bij het afhandelen van de factuur automatisch gevuld. Normaliter zal dit de datum van afhandeling in de facturenapplicatie zijn, tenzij het boekjaar en periode/maand wordt aangepast. In dat geval zal deze datum worden meegenomen als boekdatum. Dit veld wordt bij het afhandelen van de factuur automatisch gevuld. Op basis van dit boekstuknummer is de factuur terug te vinden in de betaalapplicatie WebFinancieel. In dit veld kan zowel de codeerder als de controleur het betaalmoment bepalen. Standaard staat deze op direct betalen. Andere mogelijkheden zijn 15, 30 of 60 dagen. Wanneer er voor ‘handmatig’ gekozen wordt kun je bij ‘vervaldatum’ zelf een betaaldatum selecteren. Dit veld kan worden geprofileerd. Deze datum staat standaard op de factuurdatum. In dit veld kan handmatig een aangepaste vervaldatum worden geselecteerd.
Corrigeren boeking: Een reeds eerder gecodeerde factuur kan opnieuw ter codering worden aangeboden als de fiatteerder de factuur heeft afgewezen of (afhankelijk van de gekozen configuratie) de controleur een wijziging heeft aangebracht. De workflow zorgt ervoor dat deze weer in de inbox van de codeerder verschijnt. Onder tab ‘Opmerkingen’ kunt u de reden van afwijzing terugvinden. Vervolgens corrigeert u de eerdere codering. Let op: klik eerst op de knop corrigeren rechtsonder in beeld. (Regels onder tabblad ‘Grootboek’ kunt u verwijderen door op de ‘–‘ te klikken, hierna kunt u met het plusje weer een regel toevoegen.) Automatische incasso’s: Of automatische incasso’s en reeds betaalde facturen ook in het systeem worden verwerkt is allereerst een procesafspraak tussen klant en Dyade. Het systeem is in elk geval ingericht op het verwerken hiervan. Voordelen van wel verwerken: o De goedkeuringsflow wordt op de normale manier doorlopen. Facturen worden zoals gebruikelijk gefiatteerd en eventueel een 2e keer gefiatteerd. o Het archief bevat in dat geval alle facturen, ook degene die al betaald zijn o Aan WebFinancieel wordt de boeking doorgegeven, er wordt echter geen betaling klaargezet. Voor het verwerken van automatische incasso’s of reeds betaalde facturen kan in het codeerscherm onder factuur eigenschappen het vinkje “Reeds betaald” worden aangezet door deze aan te vinken. Zie het voorbeeld op de volgende bladzijde.
18
In de totaaloverzichten Inbox, Outbox en Register is een kolom opgenomen waarin dit veld wordt weergegeven. Een factuur die binnenkomt in de status ‘coderen’ toont in eerste instantie een leeg veld, nadat de factuur voor het eerst wordt geopend en opgeslagen zal de waarde ‘J’ of ‘N’ in deze kolom worden weergegeven. Creditnota’s: Ook creditnota’s kunnen met het systeem worden verwerkt. Deze zullen met een negatief totaalbedrag in postvak IN verschijnen. Voer ook de grootboekregel met negatieve bedragen in om zo een creditboeking te maken. Opmerkingen toevoegen en verwijderen: Onderaan de pagina staan de volgende tabbladen: opmerkingen, grootboek, historie, e-mail en boeken. Klik op opmerkingen en klik op het plusje aan de linkerkant om een opmerking toe te voegen. Voeg een tweede en derde opmerking toe door nogmaals op het plusje te klikken en een opmerking in te voeren. Verwijder een opmerking door op het minnetje voor de opmerking te klikken. Let op: Klik na het coderen bij ELKE factuur op de knop ‘Profileren’. Het systeem onthoudt het debiteurnummer, reeds betaald, betalingsconditie en de grootboekregel(s) (m.u.v. de Financieringsbron en Kostendrager) in combinatie met de betreffende kostenplaats en zal deze automatisch laden als er een nieuwe factuur van dezelfde crediteur verschijnt. Het coderen kost na deze eerste maal invullen van de grootboekregel aanzienlijk minder tijd. Let op: u kunt alleen profileren als er een grootboekregel is ingevuld.
5. Workflow activeren: De boeking is nu volledig en de codeerder is klaar. Klik op de groene workflow knop om de taak af te ronden. Na het klikken op de workflowbutton opent, indien u meerdere facturen heeft geselecteerd, de volgende geselecteerde factuur.
19
6. Fiatteren/2e fiattering 1. Inloggen: Log in en ga in het overzichtscherm naar Postvak In. Het volgende scherm verschijnt:
2. Één voor één fiatteren: U ziet nu een overzicht van alle facturen die klaarstaan om gefiatteerd te worden. Bij het selecteren van een te fiatteren factuur kan gebruik worden gemaakt van de volgende selectiemogelijkheden: Het overzicht sorteren: Het overzicht kan worden gesorteerd op de getoonde velden, door op een kopje te klikken wordt de lijst gesorteerd. Als u nogmaals op hetzelfde kopje klikt wordt de lijst in omgedraaide volgorde gesorteerd. De sortering opheffen kan door op het icoontje in de meest linker kolom te klikken. Het overzicht filteren: Het overzicht kan worden gefilterd op de getoonde velden. Door een waarde in te vullen in de invoervelden onder de kopjes (de witte vakjes boven de gegevens) wordt een filter ingesteld. Druk op enter om het filter te activeren. Voor bedragen en data kan een onder- en bovengrens worden opgegeven. Tevens kan op meerdere velden tegelijk worden gefilterd. Het filter kan worden verwijderd door op X te klikken in de meest linker kolom. Een gefilterd overzicht kan er als volgt uitzien:
20
3. Controleren facturen: Selecteer de te fiatteren facturen en open deze door op de knop ‘Openen geselecteerde records’ te klikken. Controleer de verschillende velden aan de rechterkant van het scherm (Categorieën Bank, Leverancier en Eigenschappen) . Ga vervolgens naar de tab ‘Grootboek’ onderin het scherm:
Controleer de codering bij de factuur. Zijn de kostenplaats(en), activacode(s), grootboeknummer(s), kostendrager(s), financieringsbron(nen) correct? Hou rekening met de volgende punten: Opmerking toevoegen: indien er gegevens onjuist zijn of er om een andere reden geen fiat kan worden gegeven dan gaat u naar tabblad ‘Opmerkingen’ en voegt u 21
een opmerking toe door op het plusje aan de linkerkant te klikken. Mocht de fiattering (nog) niet akkoord zijn geef dan de reden hiervan in het opmerkingenveld aan. De codeerder die de factuur opnieuw gaat behandelen weet dan op basis hiervan waarop deze is afgekeurd.
4. Fiatteren/activeren workflow: aan de rechterkant van het scherm kunt u de factuur onder de categorie ‘Workflow’ fiatteren of afwijzen. Fiatteren: Als de gegevens op de factuur correct zijn en u wilt deze fiatteren dan zet u onder ‘Workflow’ een vinkje OK bij ‘fiatteren’.
Afwijzen: Als u de factuur wilt afwijzen (denk aan de toe te voegen opmerking met de reden van afwijzing!) dan zet u onder ‘Workflow’ een vinkje bij ‘Terug’. Vervolgens activeer u de workflow door rechtsbovenin op het workflowsymbooltje te klikken:
Gefiatterde facturen gaan naar de volgende workflowstap, afgewezen facturen gaan terug naar de codeerder. Na het klikken op de workflowbutton opent, indien u meerdere facturen heeft geselecteerd, de volgende geselecteerde factuur. 5. Massafiattering: Er is tevens de mogelijkheid om meerdere facturen in bulkvorm te fiatteren. De facturen worden onder elkaar weergegeven met de essentiële velden waarna deze met één klik tegelijk zijn te fiatteren. Selecteer de gewenste facturen door deze vanuit het overzichtscherm in de inbox aan te vinken en open deze door op de ‘massa-goedkeuren’-button te klikken:
22
Het massafiatteerscherm verschijnt. Hier zijn de belangrijkste velden van de geselecteerde facturen onder elkaar weergegeven. Zie het voorbeeld op de volgende bladzijde.
Elke factuur in het massafiatteringsscherm staat standaard aangevinkt, de facturen zijn in één handeling te fiatteren door onderaan op de button ‘Goedkeuren’ te klikken. Hou hierbij rekening met de volgende punten: -
-
Afwijzen facturen: Als u een factuur uitvinkt zal deze niet worden goedgekeurd, de betreffende factuur zal (nog steeds in de status ‘Fiatteren’ of ‘2e Fiattering’) in de inbox blijven staan voor verdere verwerking. Voor het afkeuren van een factuur dient de factuur apart te worden geopend waarna (zie paragraaf 4 van dit hoofdstuk) deze na het toevoegen van een notitie met de reden kan worden afgewezen. Factuurscan en tabbladen: De factuurscan, opmerkingen-, historie-, emailen grootboekregel worden in het massafiatteerscherm niet getoond. Als u deze wilt naslaan alvorens te fiatteren dient u de betreffende factuur apart te fiatteren in het ‘normale’ fiatteerscherm. 23
Na een klik op de knop ‘Goedkeuren’ volgt er een Controlescherm van de geselecteerde facturen. In dit scherm kunnen eventueel meldingen worden getoond. Een melding wordt getoond onder het veld ‘Grootboek’ bij de factuur.
Let op dat het controlescherm meerdere facturen kan bevatten en er eventueel gescrold moet worden om alle meldingen te bekijken. De volgende meldingen kunnen getoond worden: Melding: ‘Melding bij verzenden factuur’
Oorzaak: De status van de factuur is gewijzigd als gevolg van een afwijzing door Web Financieel. Afwijzingen kunnen onder andere zijn: afgesloten boekperiode of afgesloten boekjaar
Oplossing: Factuur na aanpassingen naar de juiste status (laten) brengen en opnieuw goedkeuren
‘u heeft niet de goede rechten’
De status van de factuur is inmiddels gewijzigd en kan daarom niet meer worden goedgekeurd
Factuur na eventuele. aanpassingen naar de juiste status (laten) brengen en opnieuw goedkeuren
‘leverancier moet ingevuld zijn’
De leverancier is nog niet bij desbetreffende factuur gevuld
Leverancier invullen, naar de juiste status (laten) brengen en opnieuw goedkeuren
‘ongeldige workflow status’
De status van de factuur is gewijzigd naar status ‘afgehandeld’ en kan daarom niet meer worden goedgekeurd
24
7. AdHoc-accordering Een bijzondere rol binnen het digitale facturensysteem betreft de ad-hoc functie. Ad-hoc gebruikers bekleden geen formele rol in het facturenproces. Zij zijn echter ten allen tijde door collega’s te benaderen voor akkoord ofwel om iets na te vragen alvorens een factuur verwerkt kan worden. Deze ad-hoc gebruikers hebben toegang tot het systeem en kunnen ad-hoc door collega’s aan hen toegewezen facturen in hun inbox krijgen. 1. Ad-hoc toewijzing 1. Maak binnen een factuur een opmerking op tabblad ‘Opmerkingen’ en stel de specifieke vraag aan de ad-hoc ontvanger.
2. Zet rechts onderin op de pagina het vinkje ‘Workflow’ van Standaard naar AdHoc. Er verschijnt een lege regel onder het vinkje met daarachter een button: . Klik hierop en er zal een pop-up verschijnen met alle gebruikers binnen uw organisatie. Selecteer de persoon die u ad-hoc wilt benaderen. 3. Klik vervolgens op de workflow-button: 2. Ad-hoc gebruiker 1. Een ad-hoc gebruiker zal een aan hem of haar toegewezen factuur in de inbox aantreffen. Na het openen van de factuur is de reden van doorzetting te lezen in de notitie op het tabblad ‘Opmerkingen’.
2. De ad-hoc gebruiker voegt zelf ook een notitie toe door op het plusje te klikken en geef antwoord op de vraag. Na het aanmaken van de notitie kan de ad-hoc gebruiker de workflow opnieuw activeren door op de workflowbutton te klikken:
.
3. De factuur kan nu verder worden verwerkt door de oorspronkelijke gebruiker. Na ad-hoc behandeling zal een factuur altijd te raadplegen blijven in de outbox van de adhoc gebruiker. 3. Terugnemen toegewezen Ad-hoc factuur De factuur blijft tijdens de ad-hoc workflow in uw eigen inbox staan. Een ad-hoc toewijzing is altijd weer ongedaan te maken door de behandelaar door het vinkje weer terug te zetten van AdHoc naar Standaard.
25
8. Veelgestelde vragen 1. Algemeen Algemeen: Ik krijg de melding dat het inloggen is afgebroken vanwege een time-out, wat is dat? Als de inlogpagina te lang open staat zonder dat wordt ingelogd wordt de verbinding vanuit veiligheidsoverweging afgebroken. Als daarna wordt ingelogd verschijnt de melding ‘Authenticatie afgebroken wegens time-out!’. Voer vervolgens nogmaals uw gebruikersnaam en wachtwoord in om in te loggen. Algemeen: Kan ik een exceloverzicht van facturengegevens exporteren en uitprinten? Vanuit Inbox, Outbox en Register is het mogelijk om facturengegevens van geselecteerde facturen in een excelbestand te openen. Hiertoe dienen er 1 of meerdere factuurregels te worden aangevinkt en moet vervolgens op de CSV-button worden geklikt. Het CSV-bestand dat wordt gegenereerd toont alle factuurvelden en kan worden uitgeprint. Algemeen: Kan ik aan een factuur een bijlage toevoegen? Ja dat kan. Als u in het factuurscherm op de bijlage-button klikt ( ) dan komt u in het scherm ‘Beheren bijlagen’. Middels de knop ‘Bladeren’ kunt u een tif bestand selecteren en deze met de knop ‘Koppel’ aan de factuur koppelen. Na het sluiten van het scherm zal de extra bijlage als nieuwe pagina aan de factuur zijn toegevoegd. Let op: hier kunnen alleen tif bestanden van 1 pagina gekoppeld worden. Daarnaast mag de bestandsnaam geen spaties bevatten, anders wordt er een witte pagina weergegeven. Pdf bestanden koppelen is niet mogelijk (Bij het uploaden van facturen kan wel pdf worden gekoppeld) Algemeen: Hoe kan ik een vraag stellen over een factuur aan een collega? Met behulp van de ad hoc workflow kan de factuur worden voorgelegd aan een collega. De factuur verschijnt in het postvak in van de medewerker en zij kan opmerkingen toevoegen. De oorspronkelijk codeerder blijft verantwoordelijk voor de verdere verwerking van de factuur en kan de ad hoc workflow op elk moment onderbreken. De ad hoc workflow kan worden geactiveerd door aan de rechterkant in het vak “Workflow” het veld “Ad hoc” te selecteren en een medewerker uit de lijst te selecteren.
26
Algemeen: Is het mogelijk een e-mail te ontvangen zodra een factuur klaarstaat? Het is inderdaad mogelijk een mailtje te ontvangen zodra er een factuur klaarstaat. Dit kunt u aangeven in uw profiel. Log in en kies in het hoofdmenu “Profiel”. Controleer het emailadres en vink “Notificatie inbox” aan. Vanaf nu zullen meldingen in uw e-mail terechtkomen van nieuwe facturen in uw postvak in.
Algemeen: Kan ik een factuur e-mailen? Het is mogelijk de factuur door te sturen naar iemand via e-mail. Ga hiervoor naar het tabblad e-mail onderaan het codeerscherm en vul het e-mailadres en een tekst in. Klik vervolgens op “Verzend”. De geadresseerde ontvangt een e-mail met de factuur als bijlage (TIF bestand)
Algemeen: Zoeken in InvoiceIn In zowel Register, Postvak In als Postvak Uit zijn vanuit de invoervelden (de witte vakjes boven de gegevens) filters in te stellen waardoor het makkelijker wordt om facturen te vinden.
27
Door één van de in dit voorbeeld witgekleurde velden in te vullen kunt u de selectie beperken. • Uitzondering zijn de velden ‘Factuurdatum’, ‘Factuurbedrag’, ‘Workflowdatum’, ‘Scandatum’ en ‘Vervaldatum’. In deze velden kunt u een minimum invullen (bovenste veld) en een maximum (onderste veld). Na zoeken vindt u dus alle facturen waarvan de waarde tussen dit minumum en maximum ligt. Als u een factuur zoekt met een exact bedrag (bv. 111,40) dan vult u dit bedrag in beide velden onder ‘Factuurbedrag’ in. •
Als u slechts een deel van (bv) de leverancier weet dan kunt u zoeken met behulp van het sterretje (*). Een zoekopdracht *STOLBERG zoekt naar alle factuurnummers waarin de exacte tekst STOLBERG voorkomt.
•
Als u velden wilt sorteren kunt u dat doen door op de kolomkop te klikken, bijvoorbeeld op ‘Scandatum’. Een tweede keer klikken op de kolomkop draait de sortering om.
•
De kolom ‘Workflowdatum’ geeft de datum aan van de laatste actie in de workflow.
•
Zoeken op bedragen is (nog) wat onlogisch, bedragen worden in InvoiceIn doorgaans weergegeven met een komma tussen euro’s en centen, echter als u zoekt dient u dit te doen met punten tussen de euro’s en centen (€ 121.45 ipv € 121,45). Als u een komma gebruikt worden er geen data gevonden. Dit is inmiddels gemeld als gewenste aanpassing.
•
Lucom InvoiceIn maakt bij het zoeken geen onderscheid tussen gewone letters en hoofdletters, dit maakt bij het zoeken dus geen verschil.
•
U kunt zoeken door na het vullen van het zoekveld op ENTER te klikken ofwel door op de ‘Filter’-button te klikken. Het kruisje ernaast wist de filters juist weer. 28
Verklaring van de verschillende zoekvelden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Leverancier Factuurnummer Factuurdatum Factuurbedrag Reeds betaald Vervaldatum Status Substatus Gebruiker AdHoc-gebruiker Gewijzigd Scandatum Bestuur School
: de te crediteren partij (of debiteren in geval van creditnota) : het nummer van de factuur : de datum op de factuur : het totaalbedrag incl. BTW : wordt een factuur automatisch afgeschreven of niet : vervaldatum van de factuur : status van de factuur (plaats in de workflow) : tijdelijke status bijvoorbeeld in geval van AdHoc-toewijzing : gebruiker die de factuur heeft gereserveerd : gebruiker aan wie de factuur AdHoc is toegewezen : datum van de laatste workflow-stap : datum dat de facturen zijn ingescand : bestuur : school
Algemeen: In sommige velden verschijnt een dropdown met look-up. Waarvoor dient dit en welke velden zijn dat? Een user krijgt tijdens het invullen van een veld een steeds kleiner wordende lijst met mogelijke keuzes. Hierdoor zal het invullen van de velden worden vereenvoudigd. Dit is het geval in de volgende velden: In de factuur rechtsboven (locatie) in het vak kostenplaats. In de grootboekregel bij activa, grootboek, kostendrager en financieringsbron. Er is zowel te zoeken op nummer als op (delen) van de tekst.
Algemeen: Een factuur toont in de kolom ‘Reeds betaald’ in het facturenoverzicht Inbox, Outbox of Register geen waarde. Hoe komt dit? Nieuwe facturen komen binnen in het systeem zonder waarde in de kolom ‘Reeds betaald’. Als de factuur in de status ‘Coderen’ voor het eerst is geopend en wordt opgeslagen zal de waarde (afhankelijk van het feit of het vinkje in het facturenscherm ‘aan’ of ‘uit’ staat) in deze kolom worden weergegeven. Wanneer de factuur niet tussentijds opgeslagen wordt zal ‘Reeds betaald’ in het overzicht leeg blijven. Wanneer de workflow veranderd wordt de factuur opgeslagen; in facturen in een volgende status zal ‘Reeds Betaald’ altijd ingevuld zijn. LET OP: een waarde JA in de kolom “Reeds betaald” betekent niet dat de factuur al is betaald, het betekent dat betreffende factuur gekenmerkt is als een nog te betalen factuur. De werkelijke betaalstatus is alleen na te slaan in WebFinancieel.
29
2. Coderen Coderen: Bij leverancier is ‘onbekend’ aangevinkt en ik kan niks invullen. Het kan zo zijn dat de crediteur nog onbekend is bij Dyade. Als de crediteur niet gevonden is na invoeren worden de velden bank/crediteur, naam en plaats leeg. Wanneer ‘onbekend’ aangevinkt is kunt u gewoon verder gaan met coderen en de factuur doorzetten in de workflow. De crediteur zal door Dyade worden toegevoegd aan het crediteurenbestand en de factuur. Coderen: De factuur staat op de verkeerde kostenplaats, hoe kan ik deze wijzigen? Zie ook paragraaf 3. Controle gegevens/Factuur toewijzen aan een andere school. Rechtsboven in het codeerscherm onder Locatie – Bestuur staat het bestuur en de kostenplaats waarvoor de factuur in het systeem zit. Klik op “...” om een popup scherm te openen met alle kostenplaatsen. Selecteer een kostenplaats en de popup sluit. Klik vervolgens op opslaan in de knoppenbalk bovenin. De factuur is nu doorgezet naar deze kostenplaats en zal in het postvak IN van de codeerder(s) van deze kostenplaats verschijnen. Let op: wanneer u dit zelf bent moet u de factuur eerst sluiten en vervolgens opnieuw openen om met de nieuwe kostenplaats te kunnen werken. Dit doet u door rechtsboven op het huisje te klikken om naar het postvak in te gaan. Open vervolgens de factuur opnieuw. U kunt nu werken met de nieuwe kostenplaats. Coderen: De factuur verschijnt maar half op het scherm, het is niet mogelijk te scrollen In Internet Explorer 8 is er een bekende fout bij het weergeven van de factuur, waardoor niet gescrold kan worden. Dit kan worden opgelost door de pagina in compatibiliteitsmode te draaien. Klik op het pagina icoontje rechts van de adresbalk en het slotje bovenaan het Internet Explorer scherm. Het “gebroken pagina” icoontje is de gewenste modus.
Coderen: Ik heb een grootboek ingetypt en als ik naar het volgende veld ga is het nummer weg
Na het invoeren van een grootboeknummer controleer het system of dit grootboeknummer mag worden gebruikt om te boeken. Als een grootboek is gebruikt waarop niet geboekt mag worden wordt het veld leeggemaakt. Controleer of het nummer is ingevoerd in de lijst met grootboeknummers staat door op “...” achter het grootboek veld te klikken en vervolgens het nummer te zoeken. Coderen: Als ik op “...” klik om een lijst op te roepen gebeurt er niets.
Als u op “...” klikt wordt een popup scherm geopend met een lijst waardes om uit te kiezen. Als een popup blocker actief is wordt deze popup geblokkeerd. In Internet Explorer verschijnt dan een gele balk bovenaan de pagina met de tekst: “Er wordt een pop-up geblokkeerd. Klik hier als u deze pop-up of extra opties wilt weergeven...”
30
Klik op de balk en selecteer “Pop-ups van deze website altijd toestaan...”, kies vervolgens “Ja
Coderen: Hoe wordt het onderscheid school / bovenschools gemaakt door het systeem? Om onderscheid te maken tussen een schoolfactuur en een bovenschoolse factuur is aan elke factuur een lokatie gekoppeld, bestaande uit het bestuursnummer en een kostenplaats. Deze zijn altijd rechtsboven in het factuurscherm af te lezen.
Afbeelding: Links een factuur ingestuurd op bestuursnummer K087 en kostenplaats 17 (schoolniveau)en rechts een factuur ingestuurd op bestuursnummer K087 en kostenplaats K087 (bovenschools). Het werkt als volgt: Als de kostenplaats gelijk is aan het bestuursnummer betreft het een bovenschoolse factuur. Deze factuur kan over meerdere kostenplaatsen worden verdeeld. Let op: de kostenplaats onder locatie heeft niets te maken met de kostenplaats waarop de factuur geboekt kan/zal worden. Dit bepaalt alleen in wiens postvak hij terecht komt en of hij wel/niet over meerdere kostenplaatsen kan worden gecodeerd. Als er een andere waarde dan het bestuursnummer staat wordt de factuur op schoolniveau afgehandeld. Dit betekent dat alleen kan worden gecodeerd op de kostenplaats die geselecteerd is. Voorbeelden: 01, 0500, 99, 9900. Moet de factuur over meerdere kostenplaatsen worden verdeeld, dan kan de kostenplaats onder locatie worden gewijzigd in de bestuurscode. Tijdens het uploaden van de scan wordt de locatie ingevoerd. Het is dan ook van belang dat dit zorgvuldig gebeurt. Of een factuur over meerdere kostenplaatsen kan worden verdeeld wordt dus bepaald aan de hand van het locatie kenmerk van de factuur en niet op basis van de autorisatie van de codeerder. 31
Coderen: Hoe kan ik een factuur verwijderen? Als een factuur onterecht in het systeem zit, bijvoorbeeld als het geen factuur is of als de factuur al eens gescand is, is het mogelijk de factuur te laten vervallen. De factuur zal dan nog wel in het register terug te vinden zijn, maar niet meer beschikbaar zijn in het postvak IN van de gebruikers. Tijdens het coderen en het controleren is het mogelijk een factuur te laten vervallen. Dit doet u in 3 stappen. (1) U dient dan eerst een opmerking te plaatsen. Dit doet u door onderin het tabblad opmerkingen te selecteren en op het plusje te klikken. Hier kunt u dan intypen waarom u de factuur laat vervallen. (2) Klik daarna op het rode kruis bovenaan de factuur.
(3) Bevestig vervolgens dat de factuur kan vervallen rechtboven in het scherm
De factuur komt in de status “Vervallen” en de workflow wordt gestopt. Coderen: Is het systeem beveiligd tegen het dubbel verwerken van facturen? Per crediteur/bedrijf combinatie wordt een lijst met verwerkte factuurnummers bijgehouden. Indien een combinatie reeds bestaat geeft het systeem en melding en kan de workflow niet worden geactiveerd. Op deze manier worden dubbele boekingen voorkomen. De melding kan worden overschreven door het factuurnummer te wijzigen in een nieuwe unieke waarde. Coderen: Ik krijg de melding “Grootboektab: Omschrijving is verplicht in te voeren!” Het veld ‘omschrijving’ in de grootboekregel wordt automatisch gevuld met de leveranciernaam. Echter wanneer de crediteur onbekend is zal de omschrijving in de grootboekregel handmatig ingevuld moeten worden om de factuur door te kunnen zetten. Coderen: Ik krijg de melding dat het factuurnummer te lang is. Wat te doen? Aan de velden ‘Factuurnummer’ en ‘Debiteurnummer’ samen zit in InvoiceIn een maximum verbonden, te weten 37 karakters, dit komt doordat WebFinancieel deze velden samenvoegt tot ‘Factuuromschrijving’. Hieraan zit een maximum van 40 karakters verbonden en aangezien debiteurnummer en factuurnummer worden onderscheiden door “ - ” kunnen er voor beide velden samen dus 37 karakters worden gebruikt. Bij overschrijding hiervan volgt een foutmelding. In uitzonderlijke situaties kan dit problemen opleveren, mogelijke oplossing is bv. het verwijderen van nullen vòòr een factuurnummer. Ook kunt u (aangezien de velden uiteindelijk toch samengevoegd worden) wat schuiven met de omschrijving tussen het veld ‘Factuurnummer’ en ‘Debiteurnummer’. Coderen: Het debiteurnummer is leeg, moet dat voor elke factuur worden ingevuld? Het debiteurnummer wordt niet automatisch van facturen afgelezen en dient handmatig te worden ingevuld door de codeerder. Als u na het invullen van het debiteurnummer op de button ‘Profileren’ klikt zal dit debiteurnummer worden onthouden zodat, als er een nieuwe factuur binnenkomt van dezelfde crediteur / leverancier, deze automatisch ingevuld zal worden. Zie paragraaf profileren op blz. 14.
32
Coderen: Wat wordt met het debiteurnummer gedaan? Het debiteurnummer wordt gebruikt in de betalingsomschrijving. Coderen: Wanneer wordt een factuur betaald? Door het facturensysteem wordt een gewenste betalingsdatum doorgegeven aan WebFinancieel. Op basis van deze vervaldatum worden betalingen klaargemaakt en volgens het reguliere proces betaald. Vanuit de facturenapplicatie wordt de betalingsdatum als volgt bepaald: Standaard wordt per crediteur de betalingsconditie zoals deze ingevoerd is in WebFinancieel gehanteerd: direct, 14 dagen, 30 dagen, 60 dagen of reeds betaald. Let op: er is slechts 1 crediteurenbestand voor alle besturen binnen WebFinancieel! Op basis van deze conditie wordt de vervaldatum berekend dmv: factuurdatum + betalingsconditie De Vervaldatum valt per factuur ook handmatig te wijzigen onder het tabblad “Boeken”. In dat geval wordt de handmatig geselecteerde datum doorgegeven aan WebFinancieel.
Let op: als gebruik gemaakt gaat worden van de berekende/ingevoerde vervaldatum is mogelijk een wijziging van het betaalproces en/of de overeenkomst nodig. Overleg met uw contactpersoon bij Dyade hierover. Coderen: Hoe kan ik zien of een veld geprofileerd is? Velden waarvan de waarde gelijk is aan het profiel worden gekenmerkt door een groen bolletje: , als een veld wél geprofileerd is maar de waarde in het veld wijkt daarvan af dan is dit veld herkenbaar door een oranje bolletje: . Let op: dit geldt NIET voor geprofileerde boekingsregels.
33
3. Zoeken in InvoiceIn Zoeken in InvoiceIn: Wat zijn handige zoektips voor het zoeken naar facturen? In zowel Register, Postvak In als Postvak uit zijn vanuit de kolomhoofden filters in te stellen waardoor het makkelijker wordt om facturen te vinden.
Zie bovenstaand voorbeeld. Door één van de witte velden in te vullen kunt u de selectie beperken. •
Uitzondering zijn de velden ‘Factuurdatum’, ‘Factuurbedrag’, ‘Workflowdatum’, ‘Scandatum’ en ‘Betaaldatum’. In deze velden kunt u een minimum invullen (bovenste veld) en een maximum (onderste veld). Na zoeken vindt u dus alle facturen waarvan de waarde tussen dit minimum en maximum ligt. Als u een factuur zoekt met een exact bedrag (bv. 111.40) dan vult u dit bedrag in beide velden onder ‘Factuurbedrag’ in.
•
Als u slechts een deel van (bv) de leverancier weet dan kunt u zoeken met behulp van het sterretje (*). Een zoekopdracht *STOLBERG zoekt naar alle factuurnummers waarin de exacte tekst STOLBERG voorkomt.
•
Als u velden wilt sorteren kunt u dat doen door op een kopje te klikken, bijvoorbeeld op ‘Scandatum’. Een tweede keer klikken op het kopje draait de sortering om.
•
De kolom ‘Workflowdatum’ geeft de datum aan van de laatste actie in de workflow.
•
Zoeken op bedragen is (nog) wat onlogisch, bedragen worden in InvoiceIn doorgaans weergegeven met een komma tussen euro’s en centen, echter als u zoekt dient u dit te doen met punten tussen de euro’s en centen (€ 121.45 ipv € 121,45). Als u een komma gebruikt worden er geen data gevonden. Dit is inmiddels gemeld als gewenste aanpassing.
•
Lucom InvoiceIn maakt bij het zoeken geen onderscheid tussen gewone letters en hoofdletters, dit maakt bij het zoeken dus geen verschil. 34
•
U kunt zoeken door na het vullen van het zoekveld op ENTER te klikken ofwel door op de ‘Filter’-button te klikken. Het kruisje ernaast wist de filters juist weer.
Verklaring van de verschillende zoekvelden: 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26.
Factuurnummer Leverancier Factuurdatum Factuurbedrag Gebruiker Status Substatus Bestuur School AdHoc-gebruiker Workflowdatum Scandatum
: het nummer van de factuur : de te crediteren partij (of debiteren in geval van creditnota) : de datum op de factuur : het totaalbedrag incl. BTW : gebruiker die de factuur heeft gereserveerd : status van de factuur (plaats in de workflow) : tijdelijke status bijvoorbeeld in geval van AdHoc-toewijzing : bestuur : school : gebruiker aan wie de factuur AdHoc is toegewezen : datum van de laatste workflow-stap : datum dat de facturen zijn ingescand
Overige vragen: Als u vragen heeft over deze handleiding dan kunt u op werkdagen tussen 08.00 uur en 17.00 uur terecht op onze servicedesk, via de mail te bereiken op
[email protected] of telefonisch op telefoonnummer 030-6305699.
35
