Digitale verwerking van inkoopfacturen Durk Veltman Corporate Controller
Agenda 22 mei 2014 Aanleiding Doelstellingen Leveranciersselectie Projectaanpak Workflow ISP-Invoice Praktijk ISP-Purchase Leerpunten Vervolgtraject Vragen
Aanleiding - 2009 12.000 Inkoopfacturen 5 crediteurenadministraties 3 locaties Handmatige verwerking Dubbele archivering Autorisatie via fysieke controle
Doelstellingen Centrale verwerking (scanning) Digitale archivering Digitale goedkeuring 1 locatie crediteurenadministratie Tijdbesparing 1 FTE Facturen raken niet meer kwijt
Leveranciersselectie Drietal leveranciers Persoonlijk contact ISProjects Flexibel pakket Prijs-kwaliteitverhouding goed Koppeling met ERP pakket Microsoft Dynamics AX Referentieadres
Projectaanpak FO bespreken en goedkeuren Projectleider ISProjects Ontwerp door ISProjects n.a.v. FO Testfase (belangrijk!) Inrichten rollen en autorisatie Livegang Helpdesk ISProjects
Workflow ISP-Invoice Factuurontvangst centraal Scannen en Coderen, registreren in ERPsysteem
1
Doorsturen naar budgethouder
Per mail wordt de budgethouder geïnformeerd dat er een factuur goedgekeurd dient te worden
nee Creditnota opvragen
Factuur akkoord Ja nee Voldoende procuratie?
nee
Akkoord door procuratiehouder ?
Ja Ja einde Boeken en Vrijgave voor betaling in ERP-sys
1
Praktijk Proces loopt naar tevredenheid Gestandaardiseerd Procuratieschema Routeringuitzonderingen nog sporadisch Facturen inzichtelijker voor o.a. directie Daardoor leveranciersbeperkingen 1 FTE bespaard Aanschaf ISP-Purchasemodule 2011
ISP-Purchase Doel: meer controle en sturing op inkoopproces I.p.v achteraf ‘verrast’ door een factuur Boeking/codering vindt reeds plaats bij ATB, workflow wordt bepaald door codering (cf. Invoice) Automatische 3-way matching tussen factuur en PO : klopt het bedrag, klopt de hoeveelheid en is de order ontvangen/prestatie geleverd
Workflow ISP-Purchase ISP-Purchase
Aanvraag
Advies vragen
3.2.1. Inleggen ATB
Naar goedkeurder sturen
Aanvrager Einde
Aanvraag annuleren
3.2.4. Herbeoordelen goedkeuring
Aanvraag uit PlannExpert
3.2.2. Advies geven
Adviseur
Terugsturen
Afwijzen
3.2.3. Goedkeuren 1..5
Advies vragen
Budgethouder nee Accepteren
Procuratie voldoende? Accoord naar PlannExpert
ja
Aanvraag uit PlannExpert? ja
Wachten op goederen
nee
Advies vragen
Aanvrager Afwijzen
3.2.5.. Plaatsen bestelling
Bestelling plaatsen
Wachten op factuur
PDF order
Workflow ISP-Purchase - Invoice Scan
ISP-Invoice
Axapta
Archief
Afronden
Boeken en vrijgeven voor betaling
nee Match op totaalbedrag?
ATB met ontvangst?
ja
4.1.7 Eindcontrole CA
ATB met ontvangst?
ja
nee
ja
nee
Registreren factuur
Crediteuren amdinistratie
ja
Goederen ontvangen?
nee
Wacht op goederen <5 dagen
4.1.3. Controleren factuur door CA
ja
nee
ja Match op orderegels?
Goederen ontvangen?
nee
Naar aanvrager sturen
Match op order regels?
ja
nee
4.1.4. Controle door aanvrager
4.1..2 Prestatieverklaring aanvrager
Accepteren
Accepteren
Aanvrager
Advies vragen
4.1.6. Goedkeuren 1..5
Financieel Goedkeurder
nee
Accepteren
Procuratie voldoende?
ja
ISP-Purchase (II) Aanvullende besparing van 1,5 FTE gerealiseerd (totaal dus 2,5 FTE) 0,8 FTE verwerkt alle inkoopfacturen van 5 bedrijven 70% van facturen wordt bij scannen gekoppeld aan PO. Daarvan wordt ca. 40% volledig gematched en automatisch verwerkt in ERP, zonder handmatige handelingen Overige facturen/orders dienen aangepast te worden qua prijs en/of hoeveelheid Maandelijkse bepaling van obligolijst (nog te ontvangen facturen) geeft juiste financiële maandrapportage
Leerpunten Goed FO belangrijk !! Bedenk zoveel mogelijk scenario’s Uitgebreid testen, met zoveel mogelijk gebruikers Zorg voor goede tijdsplanning
Vervolgtraject Verhogen matchingpercentage Uitbreiding naar zusterbedrijven, met verdergaande efficiencyslag Doel: 1 ISP-omgeving voor 3 bedrijven Verplichtingenregister en verdere beheersing inkoopproces
Vragen?
