Handleiding scanning inkoopfacturen
Inleiding Binnen MijnABAB is het mogelijk om uw inkoopfacturen digitaal aan te bieden. In deze handleiding wordt beschreven hoe het digitaal aanbieden van inkoopfacturen werkt. Indien u kiest voor het digitaal aanbieden van inkoopfacturen vragen wij u om alle inkoopfacturen op deze manier aan te bieden. Het is niet wenselijk om een deel op papier en een deel digitaal aan te leveren omdat dit de kans op fouten aanzienlijk vergroot. Indien uw administratie wordt geboekt door ABAB zijn de stappen 1, 2 en 3 in deze handleiding voor u van belang. Indien u zelf uw administratie boekt met behulp van het ABAB-Internetboekhouden is ook stap 4 voor u van toepassing.
Stap 1 Per e-mail ontvangen inkoopfacturen Steeds meer leveranciers verstrekken hun facturen via e-mail in pdf vorm. Print deze pdf bestanden uit en berg ze op zoals u dat nu ook gewend bent. Daarmee blijft uw ordner met papieren facturen compleet. Dit is van belang in verband met de wettelijke bewaarplicht. Sla het pdf bestand ook op in een map op uw pc.
Stap 2 Inscannen van papieren inkoopfacturen Facturen die u op papier ontvangt, dient u in te scannen. Stel uw scanner in op scannen naar een pdf of tiff bestand in zwart/wit met een resolutie van 300 dpi. Die instelmogelijkheden biedt iedere gangbare scanner. Raadpleeg de handleiding van uw scanner om dit op de juiste manier in te stellen. Vervolgens heeft u 2 mogelijkheden. Optie 1: Scan iedere factuur afzonderlijk naar 1 bestand met de hierboven genoemde instellingen. Dit werkt prima als u relatief weinig facturen gelijktijdig hoeft te scannen. U krijgt dan meerdere pdf of tiff bestanden met in ieder bestand 1 factuur. Optie 2: Indien u veel inkoopfacturen heeft die u gelijktijdig gaat scannen, kunt u ook meerdere facturen naar 1 bestand scannen. Dan dient u te werken met barcodestickers die aangeven waar een nieuwe factuur begint. Deze stickers worden u kosteloos verstrekt. Neem hiervoor contact op met uw contactpersoon bij ABAB. Plak op iedere factuur een sticker op de pagina waarop het totaalbedrag staat vermeld. Plak de sticker bij voorkeur op een witte achtergrond. Bij facturen die meerdere pagina’s omvatten dient de pagina waarop de totalen staan vermeld (en de sticker is geplakt) bovenop te liggen. Scan vervolgens alle facturen in 1 keer naar 1 bestand.
Stap 3 Facturen aanbieden in MijnABAB Log in op MijnABAB en selecteer rechtsboven de administratie waarvoor u facturen wil aanbieden.
Ga in het menu Administratie naar Scanning inkoopfactuur. Is deze menu optie niet beschikbaar. Neem dan contact op met uw contactpersoon bij ABAB.
Selecteer het juiste boekjaar en klik op Scan(s) aanbieden
Klik op Bestand(en) opzoeken en blader naar het bestand met de inkoopfacturen. Als u de Ctrl-toets of Shift-toets ingedrukt houdt, terwijl u de bestanden aanklikt kunt u meerdere bestanden ineens selecteren. Doe dit voor alle per e-mail ontvangen facturen en voor de facturen die u zelf heeft gescand.
Druk op de knop Bestand(en) verwerken om de gescande facturen naar ABAB te verzenden.
Indien ABAB uw administratie voor u verwerkt bent u nu klaar. Werkt u met ABAB-Internetboekhouden dan kunt u nu verder gaan naar stap 4.
Stap 4 Gescande inkoopfacturen controleren in het ABAB-Internetboekhouden. Indien u werkt met het ABAB-Internetboekhouden zijn de facturen na ongeveer 15 minuten zichtbaar in uw administratie. Ga daarvoor in het ABAB-Internetboekhouden via Bestand naar Dagboekbladzijden Selecteer bij het inkoopboek 77: Inkoopboek Scansys. Alle gescande facturen worden daar dan getoond.
Indien u de boeking opent wordt tevens de gescande factuur getoond.
Het scansysteem genereert een boekingsvoorstel op basis van de inhoud van de factuur. Deze boekingsvoorstellen dient u altijd zelf te controleren en waar nodig aan te passen. De kwaliteit van het boekingsvoorstel is afhankelijk van de kwaliteit van de scan, de lay-out van de factuur en de inrichting van de administratie. U kunt de kwaliteit van het boekingsvoorstel zelf beïnvloeden door het juist en volledig vullen van de stamgegevens van de crediteuren. Vul bij de stamgegevens van de crediteuren het bankrekeningnummer, IBAN nummer en BTW-nummer en standaardrekening in. Op basis van deze gegevens zo veel mogelijk automatisch de juiste crediteur geselecteerd. Herkenning van factuurnummer, factuurdatum, periode en totaalbedrag kunt u niet beïnvloeden. In het venster waarin de factuur wordt getoond kunt u via Opties kiezen voor Toon scherm als bovenste. Daarmee blijft het venster met factuur in beeld totdat u alle boekingsvoorstellen heeft beoordeeld.
