Handleiding Abakus. Overzichten. Naam handleiding: Overzichten Product: Abakus Compleet Datum publicatie: Versie: 1.0

Naam handleiding: Overzichten Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0

Handleiding Abakus Overzichten

2014 © Abakus Compleet

Pagina 1 / 14


Inhoud Inhoud ................................................................................................................................................. 2 Inleiding ................................................................................................................................................. 3 Overzichten – algemeen gebruik........................................................................................................... 3 Groeperen ............................................................................................................................................... 4 Filteropties .............................................................................................................................................. 6 Sorteren ................................................................................................................................................. 7 Exporteren naar bijv. Excel .................................................................................................................... 8 Voorbeelden van overzichten ................................................................................................................ 9 Patiënten actief op bepaalde datum per verzekeraar ......................................................................... 9 Patiënten per verzekering over een bepaalde periode ...................................................................... 10 Patiënten met een bepaalde diagnosecode ....................................................................................... 11 Urenoverzicht van de gewerkte uren van medewerkers .................................................................... 12 Contact ............................................................................................................................................... 14 Zelfhulp en handleidingen ................................................................................................................... 14


Pagina 2 / 14


Inleiding Middels deze handleiding proberen wij u begrip te geven van hoe in Abakus gebruik kan worden gemaakt van de Overzicht. Tevens lopen wij met u enkele veel gevraagde typen overzichten door zodat u per onderwerp de stappen krijgt uitgelegd hoe deze overzichten te generen zijn. Na het doorlopen van deze handleiding bent u in elk geval bekend met het algemene overzichten gebruik binnen Abakus en zult u met een paar muisklikken de verschillende rapportages waar in een praktijk veel behoefte naar is, zo kunnen opvragen.

Overzichten – algemeen gebruik Voor het draaien van overzichten en aanmaken van aanverwante rapportages kunt u in Abakus terecht bij Management -> Overzichten. Initieel zal een scherm worden opgestart zoals getoond in Figuur 1.

Figuur 1 Beginscherm overzichten

Wat u hier ziet is een serie van mapjes aan de linkerkant en enkele zoekcriteria rechts. Het scherm staat meteen startklaar om een eerste overzicht te draaien. Standaard is dit het overzicht van de patiënten, specifieker: de patiënten die actief zijn op een bepaalde datum. Omdat we in de volgende hoofdstukken dieper ingaan op de verschillende overzichten die opgevraagd kunnen worden, gaan we hier even voorbij aan de overige opties die u bij dit overzicht heeft. We laten u nu eerst direct op de knop ‘Toon overzicht’ klikken om direct een overzicht op te roepen. In ziet u daar het eerst resultaat van getoond worden.


Pagina 3 / 14


Figuur 2 Voorbeeld overzicht

In de hierna volgende paragraven zal worden uitgelegd hoe u deze overzichten kunt groeperen, filteren en exporteren naar Excel.

Groeperen Wanneer u overzichten in Abakus oproept, wordt aanvankelijk een hoeveelheid ‘platte’ informatie in beeld getoond. In Figuur 2 ziet u bijvoorbeeld hoe 401 patiënten – in dit geval alfabetisch gesorteerd op patiëntachternaam – onder elkaar gepresenteerd worden. U kunt deze informatie echter ook gegroepeerd weergeven. Dat kunt u als volgt bereiken: Wanneer u dit overzicht bijvoorbeeld wilt groeperen op Straat, dan gaat u daarvoor met uw muis naar de kolom ‘Straat’ en ‘tilt’ u deze kolom op door uw muis ingedrukt te houden. Wanneer u uw muis dan loslaat op het lichtgrijze gedeelte tussen de groene en iets donkerder grijze balk eronder, dan zal Abakus het getoonde overzicht gaan wijzigen. In Figuur 3 ziet u het resultaat.


Pagina 4 / 14


Figuur 3 Overzicht groeperen op straat

In Figuur 3 ziet u nu links bovenin beeld ook een blokje staan met ‘Straat’ erin en een pijltje dat omhoog wijst. Dit wil zeggen dat de gegroepeerde gegevens nu alfabetische van A tot Z getoond worden. Indien u dat wenst kunt u de gegevens ook in tegengestelde richting groeperen door nog één keer extra op het blokje met ‘Straat’ te klikken. Wanneer u dat heeft gedaan zou het overzicht eruit moeten zien zoals getoond in Figuur 4. De totalen van het aantal patiënten per straat ziet u daar ook weergegeven achter iedere straatnaam.

Figuur 4 Overzicht groeperen tegengestelde richting


Pagina 5 / 14


Ten slotte wilt u met dit overzicht wellicht per straat nog uitgesplitst zien welke patiënten er allemaal in één straat wonen. Hiervoor kunt u in het overzicht op het -teken klikken. Het resultaat zien we verschijnen in Figuur 5.

Figuur 5 Resultaat van uitgeklapte groepering

Wanneer u eenmaal de handigheid heeft in het groeperen zoals in deze paragraaf is uitgelegd, zult u zien dat u in een handomdraai bijna ieder denkbaar overzicht in Abakus kunt oproepen. Let op: Door het blokje linksboven terug te plaatsen tussen de kolommen waar u het vandaan heeft gepakt, kunt u het overzicht terugbrengen in de beginstand.

Filteropties Filteren van resultaten in een overzicht in Abakus gaat heel gemakkelijk. Het enige wat u daarvoor hoeft te doen is door in het vakje te gaan staan onder de naam van de kolom waar vanuit u gegevens gefilterd wilt hebben, waarna u daar de tekst neerzet waarop u wilt filteren. In Figuur 6 wordt op deze wijze getoond hoe u hetzelfde overzicht uit de voorgaande paragraaf kan worden gefilterd op de patiëntnaam ‘Groen’. Nog terwijl u aan het typen bent, ziet u dat Abakus het overzicht aan het veranderen is en inperkt op de patiëntgegevens die met uw invoer overeenkomen.


Pagina 6 / 14


Figuur 6 Filteren op patiëntnaam

Sorteren Sorteren in de overzichten is ook mogelijk. Dit bereikt u eenvoudig door even kort één keer te klikken op de titel van een kolom, zoals is geïllustreerd in Figuur 7. Na de korte klikken wordt er een sortering aangebracht op die specifieke kolom. Klikt u nogmaals, dan draait u de sortering om.

Figuur 7 Sorteren


Pagina 7 / 14


Exporteren naar bijv. Excel De overzichten in Abakus kennen vooral een aantal opties om de weergave van de getoonde resultaten aan te passen, zoals is uitgelegd in de eerdere paragraven met het groeperen, filteren en sorteren. Om mogelijkheden te verkrijgen de overzichten ook te kunnen bewerken, is het beter om de overzichten eerst te exporteren naar een andere programma, zoals bijvoorbeeld Excel. Hiertoe kunt u linksonder in het overzicht een lijstje openklappen waar u een viertal keuze wordt aangeboden:  PDF  Excel  RTF  CSV Excel zal daarbij verreweg het meest worden ingezet. U kunt uw eigen voorkeur opgeven om daarna vervolgens op de knop ‘Exporteer’ te klikken. Eén en ander is geïllustreerd in Figuur 8.

Figuur 8 Exporteren

Binnen Excel is er een welhaast oneindig scala aan bewerkingsmogelijkheden denkbaar. Helaas voert het te ver om al deze mogelijkheden hier voor u uit te werken, maar wat wel handig is om mee te geven is de tip hoe u filters in Excel kunt instellen. Hier zal doorgaans het eerst naar worden gezocht. In de meeste versies van Microsoft Excel vindt u deze filters onder Excel -> Gegevens -> Filter of in oudere versies onder Data -> Filter -> Autofilter. Een klein voorbeeldje hiervan ziet u in Figuur 9.

Figuur 9 Filters instellen in excel


Pagina 8 / 14


Na het toepassen van zo’n filter, ook wel ‘Autofilter’ genoemd, verschijnen er boven de kolommen kleine vierkantjes met pijltjes erin. Klikt u vervolgens op deze vierkantjes dan klapt er een lijstje open met aanvullende filteropties. Let op: bij het exporteren van overzichten naar Exel gaan de eerder geplaatste filters en andere weergaveopties die u reeds in Abakus had toegepast verloren. Hiermee is het algemene gebruik van de overzichten binnen Abakus uitgelegd. In de hierna volgende hoofdstukken gaan we dieper op de verschillende overzichten in die er onder Management-> Overzichten voor u zijn klaargezet. Tevens proberen we daarmee de route te duiden voor enkele veelgevraagde overzichten.

Voorbeelden van overzichten In de volgende paragraven wordt van een aantal specifieke overzichten uitgelegd hoe u ze in beeld kunt krijgen.

Patiënten actief op bepaalde datum per verzekeraar Om overzichten van patiënten per verzekeraar te genereren in Abakus kunt u bij de overzichten gebruik maken van Management -> Overzichten -> Patiënten. Patiënten die op een bepaalde datum actief zijn in uw database per verzekeraar, kunt u in Abakus in beeld te krijgen door vanuit Overzichten te kiezen voor het mapje Patiënten. Feitelijk hoeft u bij het openen van de Overzichten in dat geval niets te doen, want dit is het standaard overzicht dat reeds staat voorgesteld. Wat u meteen rechts in beeld ziet zijn een aantal selectieopties, waarbij in dit geval een datum wordt getoond voorgesteld door de dag van vandaag. Links voor die datum staat een vinkje in het vakje ‘Actief’. Hiermee regelt u dat u op de geselecteerde datum patiënten kunt opvragen (zie Figuur 10). U krijgt dan alleen de patiënten te zien die op dit moment actief zijn in uw database.


Pagina 9 / 14


Figuur 10 Patiënten actief op bepaalde datum

Indien u dat wenst, kunt u zelfs op één specifieke patiënt zoeken. Daartoe kunt u de naam van deze patiënt opgeven in het veld achter ‘Zoekterm (Patiënt)’. Door nu op de knop ‘Toon overzicht’ te klikken krijgt u de patiënten te zien die actief zijn op de opgegeven datum. Wanneer u nu de patiënten gegroepeerd wilt zien per zorgverzekeraar, sleept u het kopje ‘Verzekering’ naar boven.

Patiënten per verzekering over een bepaalde periode Een variant op patiënten die op één specifieke dag actief zijn, is de selectie per periode. Hiermee kunt u patiënten per verzekering oproepen die actief zijn in een bepaald tijdvak. Om dit te bereiken kiest u vanuit Overzichten voor het mapje Patiënten. Daar beginnen we allereerst met het vinkje bij ‘Actief’ uit te vinken (zie Figuur 11). Hierdoor wordt het filter op patiënten die alleen actief op een bepaalde datum weggenomen. Vervolgens geeft u een periode op waarbinnen u de patiënten wilt zien (bijvoorbeeld het eerst kwartaal van het jaar) en klikt u daarna alsnog op de knop ‘Toon overzicht’. Nu krijgt u een overzicht te zien met alle patiënten uit die periode. Op dat overzicht is een kolom aanwezig met de tekst ‘Verzekering’. Wanneer u deze naar het lichtgrijze gedeelte sleept, groepeert u de patiënten per verzekeraar en krijgt u de patiënten netjes per verzekeraar en in een bepaald tijdvak in beeld.


Pagina 10 / 14


Figuur 11 Overzicht patiënten per verzekering over een bepaalde periode

Patiënten met een bepaalde diagnosecode Om overzichten van patiënten met een bepaalde diagnosecode te genereren in Abakus kunt u bij de overzichten gebruik maken van Management -> Overzichten -> Behandelepisodes. Bij het oproepen van dit overzicht via de knop ‘Toon overzicht’ (geen verdere aanpassing in de selectie noodzakelijk) komt er een venster in beeld dat er ongeveer uit ziet zoals getoond in Figuur 12:

Figuur 12 Overzicht behandelepisodes

Helemaal rechts in beeld ziet u de kolom ‘Verwijsdiagnose’ genoemd. Zodra u hier in het veld direct onder de titel ‘Verwijsdiagnose’ de diagnose intypt, dan wordt het scherm zo aangepast dat het wordt gegroepeerd op de (verwijs-)diagnose van uw keuze.


Pagina 11 / 14


Urenoverzicht van de gewerkte uren van medewerkers Om overzichten van de gewerkte uren van uw medewerkers te genereren in Abakus kunt u bij de overzichten gebruik maken van Management -> Overzichten -> Medewerkersafrekening.

Figuur 13 Selectiescherm medewerkers afrekening

Hier geeft u een periode op waarover u de gewerkte uren wilt opvragen en klikt u op de knop ‘Toon overzicht’ (zie Figuur 13).

Figuur 14 Medewerkers afrekening met daarin de gewerkte uren

De gewerkte uren worden hierin op twee manieren in getoond (zie Figuur 14): Kolom ‘Gewerkte uren prestatie’. Deze uren laten het totaal aantal uren zien die de medewerker heeft gewerkt, uitgedrukt in de uren die de opgeleverde prestatiecodes vertegenwoordigd. Om te


Pagina 12 / 14


weten te komen hoeveel tijd er achter elke prestatiecode zit gaat u vanuit het Dashboard naar Stamgegevens -> Financieel -> Prestaties -> kolom ‘Aantal/duur’. Kolom ‘Gewerkte uren afspraak’. Deze uren laten het totaal aantal uren zien die de medewerker heeft gewerkt, uitgedrukt in de tijd die de afspraak in de Agenda inneemt (zie Figuur 15).

Figuur 15 Twee afspraken in de agenda met verschillende tijden maar dezelfde prestatiecode

Afspraken kunnen in duur worden opgerekt of verkleind. Zo is in Figuur 15 één afspraak 30 minuten lang terwijl de andere afspraak vergroot is naar 60 minuten.


Pagina 13 / 14


Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: Maandag t/m Vrijdag

088-946 2229 09:00 tot 17:00 uur

Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op helphelp te klikken.


Pagina 14 / 14

Handleiding Abakus. Overzichten. Naam handleiding: Overzichten Product: Abakus Compleet Datum publicatie: Versie: 1.0

Recommend Documents