Naam handleiding: Verwerken bankmutaties factoring Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 02-01-2015 Versie: 1.0
Inhoud Inhoud ...................................................................................................................................... 2 Factoring .................................................................................................................................... 3 Hoe maak ik een grootboek aan voor de factoringkosten ..................................................... 3 De factuur .................................................................................................................................. 5 De mutatieverwerking ............................................................................................................... 6 Contact ...................................................................................................................................... 9 Zelfhulp en handleidingen ........................................................................................................ 9
Naam handleiding: Verwerken bankmutaties factoring Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 02-01-2015 Versie: 1.0
Factoring Omdat u uw debiteuren door een factoringbedrijf laat afhandelen is de verwerking van de ontvangsten enigszins aangepast. Dit komt omdat het factoringbedrijf kosten inhoudt op de afrekening aan u. In deze handleiding leggen wij u uit hoe u deze ontvangsten van factoring verwerkt.
Hoe maak ik een grootboek aan voor de factoringkosten Op de betaalspecificatie van de factoringmaatschappij worden apart de kosten voor hun dienstverlening bij u in rekening gebracht. Deze kosten wilt u apart boeken als kosten, apart van de omzet. U kunt het vergelijken met een soort betalingskorting. We adviseren het in de kostensfeer houden. Bijvoorbeeld Algemene kosten. Om deze kosten te boeken is het belangrijk vooraf hier een grootboek voor aan te maken waarop deze kosten bij verwerking van de ontvangst in het bankboek geboekt kunnen worden. Klikt u in de boekhouding linksboven de boekenkast naar Financieel > Inrichting > Grootboeken
Naam handleiding: Verwerken bankmutaties factoring Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 02-01-2015 Versie: 1.0
Klikt u linksboven op het icoontje als op de afbeelding voor het maken en inrichten van een nieuw grootboek:
! Let op: een grootboek is een onderdeel van een groter geheel, de nummering is nooit toevallig. Vul in bij ‘Grootboek’ : 46105 Vul in bij ‘Omschrijving’ : Kosten factuurverwerking Infomedics /Famed Klik bij ‘Type’en selecteer : Kosten Verdichting (optioneel) : Algemene kosten (18000090) Overige vinkjes en invulvakjes hoeven niet gekozen of gevuld te worden. Vergeet niet op te slaan door ‘OK + Terug [F9]’ te klikken als u klaar bent. Klik op “de boekenplank” midden onder aan de balk om terug te gaan naar het hoofdscherm
Naam handleiding: Verwerken bankmutaties factoring Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 02-01-2015 Versie: 1.0
De factuur Als u met een factoring maatschappij werkt, verstuurd u ook uw facturen aan de factoringmaatschappij. Bij beheer facturen ziet u de factuur met debiteur “factoringmaatschappij” staan. In deze handleiding werken we met een voorbeeldfactuur van € 5627,71.
Via de betaalspecificatie van de factoringmaatschappij wordt u geïnformeerd over het door u gefactureerde bedrag, de ingehouden kosten, de afkeur en het door u te ontvangen bedrag.
De afkeur door de verzekeraar op de betaalspecificatie van de factoringmaatschappij verwerkt u door de afgekeurde bedragen in Abakus Compleet te crediteren. Het door u gecrediteerde bedrag zal gelijk moeten lopen met het door de verzekeraar afgekeurde bedrag. De creditering hoeft u niet in te dienen bij de verzekeraar, er is per slot al afgekeurd. Zie tevens handleiding beheer facturen voor het crediteren.
Naam handleiding: Verwerken bankmutaties factoring Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 02-01-2015 Versie: 1.0
De mutatieverwerking
In het bankboek wordt bij de ontvangst in de omschrijving niet uw factuurnummer meegegeven. Deze informatie is belangrijk voor correcte verwerking en haalt u van de betaalspecificatie. Selecteer de mutatie door op het rode euroteken te klikken Selecteer ‘16000’ (Debiteuren) bij de tegenrekening. Klik op het bolletje (kan 3 kleuren hebben) om de relatie te selecteren.
Tik linksboven bij ‘Relatie’ in het witte invul vak de naam van uw factoringmaatschappij in. Selecteer de relatie door in de drop down óp de relatienaam te klikken. Klik vervolgens op ‘OK’
Naam handleiding: Verwerken bankmutaties factoring Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 02-01-2015 Versie: 1.0
Als u uw relatie heeft geselecteerd dan krijgt u in het relatiescherm van deze relatie een overzicht van alle nog openstaande bedragen. Even rekenen: In ons voorbeeld heeft u: - Aanvankelijk gefactureerd : € 5627,71 - Gecrediteerd : € 760,50 Het nu openstaande factuurbedrag : Het door u ontvangen bedrag :
€ 4867,21 € 4776,41
Ondanks het feit dat u minder heeft ontvangen ( € 4776,46) dan dat er als factuurbedrag openstaat (€ 4867.21) wilt u dit hele openstaande factuur bedrag (= de openstaande debiteur) naar 0 (nul) terugboeken. Dit kan alleen als u niet de gehele ontvangst (€ 4776.46) afboekt op de factuur, (Want daarmee ontstaat een negatief openstaande debiteur = u moet terugbetalen) maar wel het factuur gedeelte (€ 4867,21)
Naam handleiding: Verwerken bankmutaties factoring Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 02-01-2015 Versie: 1.0
Door niet de hele ontvangst te boeken op de openstaande factuur ontstaat er een nog te boeken restbedrag dat u als verschil tussen ontvangst en verwerkt moet verwerken. Dit restbedrag vindt u linksboven onder ‘Totaal’. Het ‘Totaal’ staat hier voor totaal geboekt van de ontvangst en betekent dus dat er 90,75 te weinig is geboekt. Als u dit restantbedrag per abuis niet verwerkt en u kiest voor opslaan dan komt de foutmelding dat de boeking niet op nul loopt. In deze situatie is het verschil -€90,75 niet ontoevallig de door de factoringmaatschappij in rekening gebrachte kosten. Die boeken we als volgt:
Tik in bij ‘Verschil’ het eerder gemaakte grootboeknummer 46105 Een pop-up verschijnt en kunt u wegklikken Boek het bedrag zoals het bij het ‘Totaal’ staat -90.75 (geen komma maar punt). Het totaal geboekte bedrag staat nu op 0.00 en dus is de ontvangst volledig verwerkt.
! Kies ‘OK’ om de boeking op te slaan. !! Kies ook ‘OK’ in het bankboek om de mutatie te verwerken
Naam handleiding: Verwerken bankmutaties factoring Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 02-01-2015 Versie: 1.0
Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: Maandag t/m Vrijdag
088-946 2229 09:00 tot 17:00 uur
Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op helphelp te klikken.
