HANDLEIDING ARCHX 5.2 FINANCIEEL Februari 2014

HANDLEIDING ARCHX 5.2 FINANCIEEL Februari 2014

Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van XatraX, © 2003-2014. XatraX Nieuwstraat 86 3590 Diepenbeek België +32 (0)11 72 39 38 www.archx.eu Voor al uw supportvragen: [email protected]

INHOUDSTAFEL 1. 1.1.

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7.

PROJECTEN - PROJECTEN ................................................................................... 4 DETAILS .............................................................................................................4

PROJECTEN - FINANCIEEL .................................................................................. 5 BEREKENING ERELOON .............................................................................................5 PROJECT MET FORFAITAIR ERELOON ..............................................................................6 PROJECT OP BASIS VAN BOUWKOST ..............................................................................7 PROJECT VOLLEDIG IN REGIE ......................................................................................7 CONTRACTSCHERM .................................................................................................7 AANGEPASTE REGIETARIEVEN .....................................................................................8 FACTURATIEMOMENT ...............................................................................................8

3.

KOSTEN / FACTURATIE REGIEUREN.................................................................... 9

4.

FACTUREN & BETALINGSOPVOLGING ............................................................... 10

4.1.

FINANCIEEL OVERZICHT.......................................................................................... 11 Brutomarge ifv ereloon Brutomarge ifv totale tarieven Brutomarge ifv facturatie

5. 5.1.

11 11 11

DOCUMENTCREATIE FACTUUR/PROFORMA ....................................................... 12 FACTUUR EN PROFORMA ......................................................................................... 12

ArchX 5 – Designed by XatraX www.archx.eu

2 / 12

VOORWOORD Dit document geeft stap voor stap een inleiding tot de nieuwe financiële module in ArchX. Het is opgesplitst in twee delen:  Nieuw voor gebruikers: hoofdstuk 1 t.e.m. 11  Nieuw voor beheerders: hoofdstuk 12 t.e.m. 28 In de tekst worden een aantal symbolen gebruikt: NOTA Biedt bijkomende informatie. Deze tekst staat steeds cursief en in het oranje.

VOORBEELD Om de theoretische uitleg te ondersteunen worden in de handleiding voorbeelden gegeven. BELANGRIJK Belangrijke informatie. Deze tekst staat steeds in het rood.

TIP Een tip bij het onderdeel van ArchX. Deze tekst staat steeds in het blauw. “ProjectenDocumenten” Projecten/ Documenten

Verwijzingen naar modules, knoppen of cellen in ArchX. Verwijzingen naar hoofdstukken in de handleiding


3 / 12

NIEUW VOOR GEBRUIKERS In dit deel worden de elementen behandeld die in principe voorbehouden zijn voor de gebruikers, in dit geval voor het gebruik van de module financieel. Uiteraard bepaalt elk kantoor zelf wie welke rechten krijgt. Rechtenbeheer vind u terug in de algemene handleiding.

1.

PROJECTEN - PROJECTEN

Wat is er veranderd? Afhankelijk van uw rechten binnen het programma kunt u onder deze module bestaande projecten raadplegen of nieuwe projecten aanmaken. Om projecten te kunnen aanmaken dient u projectbeheerder te zijn, deze rechten geven ook de mogelijkheid aan deze personen om een facturatiemoment aan te geven bij de boekhouding.

1.1.

DETAILS

Wanneer u de standard fase gebruikt, en alleen als u project beheerder bent, dan zal u een extra functie zien staan , dit geeft deze persoon de mogelijkheid om aan te geven wanneer er een deel van een fase of een volledige fase gefactureerd mag worden.



Wanneer een projectleider of –verantwoordelijke wil aangeven aan de facturatie dat een deel van de werken gefactureerd mogen worden, dan kan hij hier op ‘Facturatie’ klikken.


4 / 12



 

2.

Je krijgt dan een scherm te zien met de verschillende fases, in de eerste kolom zie je dan het % dat al gefactureerd is of klaarstaat voor facturatie. Deze cel kan je zelf niet aanpassen. In de tweede kolom kan je dan een % aangeven die eventueel gefactureerd mag worden, door in de cel te klikken. En in kolom 3 zie je de aantal uren die reeds onder deze fase geboekt zijn. Wanneer je een % ingevuld hebt en op ‘OK’ klikt dan zal er een facturatielijn aangemaakt worden onder ‘Facturen’. De boekhouding of facturatie zal zelf nog altijd kunnen beslissen of er inderdaad een facturatie plaatsvindt of niet. Hier komen we later op onder ‘Facturen’.

PROJECTEN - FINANCIEEL

In dit deel vindt u alle financiële informatie van een project. U bepaalt of het geselecteerde project een forfaitair ereloon heeft, % op basis van de bouwkost of volledig in regie moet geteld worden.

2.1.

BEREKENING ERELOON

Om u te helpen bij de berekening van het ereloon kan u gebruik maken van het rekenmachine. “Ereloon”: Hier geeft u het afgesproken ereloon in. U kunt dit ook berekenen door op de rekenmachine te klikken die zich langs het ereloon bevind.



Je ziet bovenaan ‘Huidige waarde’ en ‘nieuwe waarde’ staan, de huidige waarde is de waarde die op dit moment gebruikt werd, de ‘nieuwe waarde’ zal de uitkomst van de


5 / 12









nieuwe berekening weergeven. Dit is om u een duidelijk overzicht te geven. Wanneer u dit venster sluit zal de nieuwe waarde in de kolom ‘huidige waarde’ komen te staan. Dit zowel voor het ereloon, schatting facturen in, als interne kost. Indien er een % berekend is op de geschatte bouwkost dan kan u het vakje aanvinken van de ‘%’ en de % waarde ingeven, ArchX zal dan het ereloon berekenen op basis van de % die u ingegeven heeft tegenover de geschatte bouwkost. Indien uw berekening volgens schijven loopt, dan kan u de categorie aanvinken en een keuze maken uit de gemaakte categorieen. Deze kunnen aangemaakt worden onder elementen – erelonen. Indien u een complexere berekening gebruikt voor de berekening van het ereloon, kan u een Excel document koppelen. Door op “nieuw” te klikken gaat u een document kunnen selecteren dat zich op uw computer bevind, u kan ook een Excel document koppelen dat zich in ArchX bevind, hiervoor dient u dan ‘Nieuw vanuit ArchX’ te selecteren. Uw Excel document wordt dan getoond in het overzicht, u kunt ook meerdere Excel documenten koppelen per project. Zowel voor de geschatte bouwkost, het ereloon, schatting facturen in, als interne kosten kan u aanvinken of deze al dan niet uit deze Excel afkomstig zijn (kan ook uit verschillende Excel documenten komen), u kan dan de juiste sheet aanduiden waar de uitkomst van dit veld zich bevind en de cel aanduiden die de uitkomst weergeeft. Bv: Mijn ereloon wordt in Excel berekend, ik koppel dit Excel bestand aan mijn ereloonberekening, ik vink het vakje aan bij de kolom ‘ereloon’, ik geef aan in welke sheet mijn uitkomst zich bevind en geef de cel aan waar deze uitkomst weergegeven wordt > dus sheet 1 > cel F25. Hij zal dan het bedrag wat zich in cel F25 invullen bij mijn ereloon.

U kunt in het veld “Ereloon” “schatting facturen in” en “Interne kost” ook manueel het bedrag ingeven. Na de berekening of later bij aanpassingen van de geschatte bouwkost van het project kunt u dit bedrag nog altijd wijzigen.

2.2.

PROJECT MET FORFAITAIR ERELOON

Bij een project met een forfaitair ereloon gaat u met provisies werken die een % berekening is op het ereloon. Meestal wordt het ereloon verdeeld in verschillende fases die een totaal van 100% geven, in bepaalde gevallen kan het ook maar 70% of anders zijn indien u met partners werkt. Het is nu ook mogelijk om per fase aan te geven of deze fase in regie of forfaitair is. Zie “Contractscherm’


6 / 12

2.3.

PROJECT OP BASIS VAN BOUWKOST

Bij een project op basis van de bouwkost ga je per fase een % op de bouwkost berekenen en niet op het ereloon. Ook hier kan je kiezen per fase of deze volgens %, in regie of forfaitair is. Een fase in regie zorgt ervoor dat alle prestaties voor deze fase automatisch in regie gebeurt. Een forfait is een vastgelegd bedrag dat opgeteld zal worden bij het ereloon.

2.4.

PROJECT VOLLEDIG IN REGIE

Bij een project volledig in regie worden de verkooptarieven van alle geregistreerde prestaties automatisch ingevuld en berekend. In principe wordt elke prestatie hier doorgefactureerd naar de klant. Indien men deze optie aanduid, worden alle prestaties automatisch in regie verrekend. Een gebruiker kan bij het registreren van zijn uren voor dat project de optie ‘in regie’ niet uitvinken. Men kan de uurtarieven voor deze prestaties ook gaan aanpassen.

2.5.

CONTRACTSCHERM

Uitleg over de verschillende kolommen : -

-

Positie: positie van de provisie > fase 1; fase 2 enz.. Provisie: Omschrijving van de fase Startdatum: Datum wanneer deze fase start Einddatum: Datum wanneer deze fase eindigd of wanneer een project stil ligt Bedrag: Provisiebedrag Reeël afgewerkt: Verhouding interne kosten (uren + OH) / ereloon van deze fase Afgewerkt: hier kan je zelf aangeven hoeveel % er afgewerkt is, dit kan verschillend zijn van de % reël afgewerkt. Verdeling: Hier ziet u de % verdeling over de verschillende fases %/R/F: per fase is het mogelijk om aan te geven of deze fase volgens een % berekend is, in regie loopt of een forfaitair bedrag is. Een fase in regie zal ervoor zorgen dat alle uren die voor deze fase geboekt worden automatisch in regie zullen staan. En forfait zal niet meeberekend worden in de verdeling maar wel opgeteld worden bij het ereloon. Gefactureerd: Hier ziet u het bedrag dat al gefactureerd is voor deze fase Betaald: Hier ziet u het bedrag dat al betaald is voor deze fase Te factureren: Hier ziet u het bedrag dat nog te factureren is voor deze fase Te betalen: Hier ziet u het bedrag dat nog te betalen blijft voor deze fase Kosten: Hier ziet u de totale kosten die al gemaakt zijn binnen het kantoor voor deze fase Hou er rekening mee dat u zelf kunt bepalen welke kolommen u wenst te zien/gebruiken door op het vierkantje bovenaan rechts in het kader te klikken en dat u de volgorde van deze kolommen kunt wijzigen door deze te verslepen. Onderaan het contract ziet u een overzicht vermeld staan van het ereloon en de % die gebruikt werd in het contract. Ereloon > ereloon op % + forfait opgeteld Ereloon in regie > ereloon dat werd verkregen door regieuren te boeken Totaal ereloon > ereloon + ereloon in regie


7 / 12

2.6.

AANGEPASTE REGIETARIEVEN

De verkooptarieven zijn standaard gebaseerd op de verkooptarieven per uur ingegeven voor elke gebruiker. (Zie “Beheer- Gebruikers”). Indien u specifiek voor dit project een ander verkooptarief wenst te gebruiken en dus niet de ingestelde tarieven, vinkt u de optie “Aangepaste regetarieven” aan. Vervolgens klikt u op de knop “Regietarieven”. Een apart kadertje opent zich met een lijst van alle gebuikers die gekoppeld zijn met het project (cfr. projectteam) en vult u per gebruiker het aangepaste regietarief in , indien u een tarief invult dat minder is dan het uurtrief van de medewerker + de overhead kosten, dan zal dit bedrag informatief op rood sringen. Na het wijzigen van de tarieven, klikt u op “ Bewaar” en het venstertje zal automatisch afsluiten.

2.7.

FACTURATIEMOMENT 

Wanneer een projectleider een verantwoordelijke of de boekhouding wil aangeven aan de facturatie dat een deel van de werken gefactureerd mogen worden, dan kan hij hier op ‘Facturatie’ klikken. Dit kan zowel onder projecten > details als onder Projecten > financieel > contract.



Je krijgt dan een scherm te zien met de verschillende fases, in de eerste kolom zie je het % dat al gefactureerd is of klaarstaat voor facturatie, deze kan je zelf niet aanpassen. In de tweede kolom kan je dan een % aangeven die eventueel gefactureerd mag worden, dit door in de cel te klikken. Onderaan staat de voorgestelde facturatiedatum ingeven. En in kolom 3 zie je de aantal uren die reeds onder deze fase geboekt zijn. Wanneer je een % ingevuld heb en op ‘OK’ klikt dan zal er een facturatielijn aangemaakt worden onder ‘Facturen’. De boekhouding of facturatie zal zelf nog altijd kunnen beslissen of er inderdaad een facturatie plaatsvind of niet. Hier komen we later op terug onder ‘Facturen’.

 


8 / 12

3. KOSTEN / FACTURATIE REGIE-UREN Dit geeft een overzicht van alle ingegeven prestaties van het geselecteerde project. Van elke registratie vindt u hier alle financiële info terug. U kunt hier registraties wijzigen (lijn selecteren en op ‘edit’ in de ribbon klikken of deze verwijderen. Voor analyse en totalen van de kosten verbonden met deze registraties, maakt u gebruik van het “Financieel overzicht” of van de rapporten-module binnen ArchX (zie Rapporten voor beheerders). U kunt alle prestaties tegelijkertijd (“Alle types”) of gefilterd per type (“Selecteer prestatietype”) bekijken, per fase, in regie ‘Ja’ of ‘Nee’, gefactureerd ‘Ja’ of ‘Nee’, per gebruiker of per groep, maar ook per maand / kwartaal. Dit geeft een mooi overzicht waaruit je nu ook de regieuren kunt selecteren om te factureren. Wanneer je een selectie van de regie-uren wilt maken kan je best eerst een filter gebruiken, de lijnen van de regie-uren die u wenst te selecteren kan u met de selectie toetsen CTRL+SHIFT of CMD+SHIFT aanduiden. Deze worden dan ‘oranje’ gekleurd. Als u dan bovenaan in de ribbon op factureren klikt, dan zal er onder financieel – facturen automatich een lijn aangemaakt worden met de som van deze selectie en zal er een vinkje komen te staan onder ‘Gefactureerd’.


9 / 12

4. FACTUREN & BETALINGSOPVOLGING In dit scherm krijgt u een overzicht van de facturen. U kunt op de volgende manieren filteren:      

“Facturen geselecteerd project”: indien dit is aangevinkt, ziet u enkel de facturen voor het project dat is aangeduid in de projectselectiebox. “Alle facturen”: indien dit is aangevinkt, ziet u de facturen van al uw projecten in de database. “Filter IN/UIT”: met deze filter kunt u filteren op inkomende of uitgaande facturen of beide. “Filter verstuurd”: zo kunt u enkel de facturen opvragen die wel/niet verstuurd werden binnen het aangeduide project. “Filter betaald”: met deze filter kunt u filteren op betaalde of niet-betaalde facturen of beide. “Filter jaar/trimester/maand”: met deze filter kunt u filteren op jaar en/of trimester en/of maand

Er bestaat nu ook een filter op status Status ‘gefactureerd’ Status ‘facturatiemoment’ > aangegeven via het scherm facturatiemoment Status ‘niet gefactureerd’

U zal ook opmerken dat de tab facturen en betalingsopvolging 1 gezamelijke tab is geworden, om een beter overzicht te krijgen. Verder heeft u nu de mogelijkheid om aan te duiden welke polis (indien meerdere polissen) van de verzekering op deze fatuur van toepassing is. Langs de kolom ‘verzekering’ gaat u nog een kolom zien staan met een drop down functie waar je de gewenste polis kunt selecteren. Deze lijst kan u aanmaken onder Elementen – verzekeringen. Indien “Verstuurd” is aangevinkt, wordt de factuur geblokkeerd en kunt u deze niet meer wijzigen, behalve de velden “Betaaldatum” en “Betaald”. Door “Verstuurd” uit te vinken, kunt u de factuurgegevens aanpassen.


10 / 12

4.1.

FINANCIEEL OVERZICHT

U heeft hier een visueel beeld aan de hand van enkele pie-charts. Hier krijgt u een globaal beeld van de financiële toestand van een project. U ziet 3 overzichten: -

brutomarge ifv ereloon brutomarge ifv totale tarieven brutomarge ifv facturatie

BRUTOMARGE IFV ERELOON In dit overzicht krijgt u de toestand van uw ereloon te zien tov de geregistreerde prestaties. Opmerking: de prestaties ‘in regie’ worden NIET opgenomen in dit overzicht. De formule die gebruikt wordt om tot een percentage brutomarge te komen is als volgt: (1 – totale geregistreerde kosten (EXCL. Regie) / Ereloon) * 100

BRUTOMARGE IFV TOTALE TARIEVEN Dit overzicht toont de situatie van de prestaties in regie (verhouding kosten hiervan voor uw kantoor tov tarieven naar de klant). De formule die gebruikt wordt om tot een percentage brutomarge te komen is als volgt: (1- totale kosten regie / totale tarieven regie) * 100

BRUTOMARGE IFV FACTURATIE Dit overzicht toont het totale overzicht van het dossier: alle kosten tov alle verstuurde facturen. De formule die gebruikt wordt om tot een percentage brutomarge te komen is als volgt: (totale geregistreerde kosten EXCl regie + 1- totale facturen IN verzonden / totale facturen UIT verzonden)) * 100

Hoe kleiner de balk, hoe kleiner uw “overschot”. Afhankelijk van de registraties of facturatie zal uw balk op bepaalde momenten groot of klein zijn. Bedoeling is uiteraard dat u op het einde altijd een bepaalde marge (het percentage) overhoudt. Indien er geen balk te zien is (het percentage is m.a.w. negatief), bent u op dat ogenblik aan het prefinancieren of heeft u voor dat project meer uitgaven dan inkomsten.


11 / 12

5. DOCUMENTCREATIE FACTUUR/PROFORMA 5.1. FACTUUR EN PROFORMA U werkt uiteraard op basis van factuur- of proformasjablonen waarin velden over factuurgegevens zijn opgenomen. Er is één stap meer dan in andere documentcreaties nl. waar u de gegevens van de factuur kan kiezen die u wenst op te nemen in de factuur of proforma.

Wanneer u onder financieel – facturen alle facturen opvraagt, ziet u alle facturen van alle projecten staan. U kan hier een selectie maken van de facturen die u nu wenst te factureren. Opgelet > U dient wel facturen van hetzelfde project te selecteren ! Nadat u een selectie gemaakt heeft met de toetsencombinatie CTRL/CMD + SHIFT, kan u bovenaan in de ribbon op ‘Documentcretie’ klikken In de stap “Kies uw factuur” staat de lijn aangevinkt waarvoor u een factuur wenst te maken. U kan hier kiezen of u een factuur, een proforma, een eerst herinnering, een tweede herinnering of een aanmaning wenst te genereren. Hiervoor vinkt u resp. de kolom ‘factuur’, ‘herinnering 1’, ‘herinnering 2’ of ‘aanmaning’ aan. Indien de geselecteerde factuur nog geen factuurnummer of proformanummer bevat (in principe altijd zo) wordt de factuur- of proformanummer automatisch voorgesteld, al dan niet samen met de ingestelde prefix (zie “Beheer- Kantoor” onder ”Kantoornstellingen”). Het nummer dat de factuur of proforma zal krijgen ziet u links onderaan uw scherm vermeld. U kunt deze hier ook nog wijzigen. ArchX zal hier een nummer voorstellen dat als volgt is opgebouwd: prefix zoals ingesteld voor het kantoor + volgnummer (obv 6 cijfers). Indien u deze 6-cijferige nummering van ArchX gebruikt, zal ArchX zelf telkens het opvolgende nummer bijhouden en suggereren. De eerstvolgende keer dat u dus terug een factuur maakt, neemt hij het laatst gebruikte nummer + 1. De proforma nummer en de factuurnummer lopen langs elkaar door. Indien de geselecteerde factuur al wel een nummer bevat, zal er geen ander nummer voorgesteld worden. U kunt ook meerdere facturen tegelijk selecteren. Dit werkt enkel indien de facturen nog geen nummer hebben of indien ze onder dezelfde nummer vallen. Indien ze nog niet over een nummer beschikken, zal het voorgestelde nummer voor de drie facturen gebruikt worden.


12 / 12

HANDLEIDING ARCHX 5.2 FINANCIEEL Februari 2014

Recommend Documents