UNIFORM-Financieel Handleiding
Inhoudsopgave 1
DAGBOEKEN ................................................................................................................................................................. 3 1.1 DAGBOEKINSTELLINGEN ....................................................................................................................................... 3 1.1.1. Algemeen ...................................................................................................................................................... 3 1.1.2. Dagboeken .................................................................................................................................................... 3 1.1.3. BTW .............................................................................................................................................................. 4 1.1.4. Eenheid ......................................................................................................................................................... 5 1.1.5. Vennoot ........................................................................................................................................................ 5 1.2 Kasboek en Bankboek .......................................................................................................................................... 5 1.2.1 Invoer ............................................................................................................................................................ 5 1.2.2. Koppeling Telebankieren .............................................................................................................................. 9 1.2.3. Instellingen ................................................................................................................................................. 10 1.3 BANKBOEK .......................................................................................................................................................... 10 1.4. OVERIGE DAGBOEKEN ........................................................................................................................................ 10 2 OVERZICHTEN ............................................................................................................................................................. 11 2.1. OVERZICHT GROOTBOEKKAARTJES .................................................................................................................... 11 2.2. OVERZICHT PER RUBRIEK ................................................................................................................................... 11 2.3. OVERZICHT PER PERIODE ................................................................................................................................... 11 2.4. OVERZICHT OVERLOOPPOSTEN.......................................................................................................................... 12 2.5. OVERZICHT PER DRIE TIJDVAKKEN ..................................................................................................................... 12 2.6. GRAFISCHE OVERZICHTEN .................................................................................................................................. 13 3.0. Economische Analyses............................................................................................................................................ 14 3.1. STO Technisch Economisch ................................................................................................................................ 14 3.2. BE Overzicht per Rubriek .................................................................................................................................... 14 3.3. BE Overzicht per Kostenplaats ........................................................................................................................... 15 4 ACCOUNTANT ............................................................................................................................................................. 16 4.1. ACCOUNTANT OVERZICHT.................................................................................................................................. 16 4.2. BTW-AANGIFTE ................................................................................................................................................... 16 4.3. DISKETTE ACCEPT ............................................................................................................................................... 16 4.4. DISKETTE EXACT.................................................................................................................................................. 17 4.5. DISKETTE GIBO (accountview) ............................................................................................................................ 17 4.6. DISKETTE INKA .................................................................................................................................................... 18 4.7. DISKETTE AFAS .................................................................................................................................................... 18 4.8. DISKETTE OMEGON ............................................................................................................................................ 19 5 BALANS ....................................................................................................................................................................... 20 5.1. PROEF SALDI BALANS ......................................................................................................................................... 20 5.2. BALANS ............................................................................................................................................................... 20 5.3. VERLIES/WINSTREKENING .................................................................................................................................. 20 5.4. AFSCHRIJVINGEN ................................................................................................................................................ 21 6. REKENINGSCHEMA ..................................................................................................................................................... 23 6.1. REKENINGNUMMERS ......................................................................................................................................... 23 6.2. RUBRIEKEN ......................................................................................................................................................... 24 6.3. KOSTENPLAATSEN .............................................................................................................................................. 25 6.4 BALANSPLAATSEN............................................................................................................................................... 26 6.5 ARTIKELEN .......................................................................................................................................................... 26 7 WERKVOLGORDE BALANSEN / AFSCHRIJVINGEN ...................................................................................................... 27 1
8
Overzicht benodigde instellingen per overzicht......................................................................................................... 28 8.1 Grootboekkaartjes ............................................................................................................................................. 28 8.2 Per Rubriek ........................................................................................................................................................ 28 8.3 Per Periode ........................................................................................................................................................ 28 8.4 Overloopposten ................................................................................................................................................. 28 8.5 Per 3 perioden ................................................................................................................................................... 28 8.6 Grafische overzichten ......................................................................................................................................... 28 8.7 STO Technisch Economisch ............................................................................................................................... 28 8.8 BE Overzicht per rubriek .................................................................................................................................... 28 8.9 BE Overzicht per kostenplaats ........................................................................................................................... 28 8.10 Accountantoverzicht.......................................................................................................................................... 28 8.12 BTW-aangifte .................................................................................................................................................. 29 8.13 Proef Saldibalans ............................................................................................................................................... 29 8.14 Balans ................................................................................................................................................................. 29 8.15 Winst / Verlies rekening .................................................................................................................................... 29 8.16 Afschrijvingen ................................................................................................................................................. 29
2
1
DAGBOEKEN
1.1
DAGBOEKINSTELLINGEN
Voor een goede werking van het financiële programma moeten de dagboekinstellingen goed staan. U kunt dit doen door achtereenvolgens de instellingen op de tabbladen Algemeen, Dagboeken, BTW, Eenheid en Vennoot in te vullen.
1.1.1. Algemeen Hier vult u de begindatum van het “boekjaar” in. De einddatum wordt automatisch aangepast. Vervolgens geeft u hier de stapgrootte van de “stuknummers” aan. Klik op [Toepassen] om de gegevens te bewaren. U kunt nu op een volgend tabblad klikken of kiezen voor [Sluiten] om het scherm te verlaten. “Stuknummer” Het stuknummer is een uniek nummer. Iedere rekening binnen een dagboek krijgt zijn eigen stuknummer. In het geval van een uitgesplitste factuur, krijgt elke boeking van deze factuur hetzelfde stuknummer. De stapgrootte van stuknummers staat standaard op 5; er is dan ruimte om evt. vergeten boekingen later tussen te voegen. Zo behoudt u de correcte volgorde op de overzichten in Uniform. Op basis van dit stuknummer, kunnen de ingevoerde boekingen eventueel gecorrigeerd worden. Om de gegevens van een factuur makkelijk terug te vinden in het pakket, is het handig om het stuknummer op de bewuste factuur of het bankafschrift te zetten. “Boekjaar” Hier moet de begindatum en de einddatum ingevuld worden van het boekjaar waarin u wilt werken. Voor een meimei boekhouding hoeft u enkel de correcte begin en einddatum in te vullen. Het pakket rekent daar dan zelf verder mee.
1.1.2. Dagboeken In dit scherm worden de dagboeken ingesteld. Het (post)bankrekeningnummer, de naam of omschrijving en het “afsluitrekeningnummer” moet per dagboek worden aangegeven. Daarnaast kan per dagboek aangegeven worden of de gegevens in dat dagboek ook in de koppeling voor de boekhouder mee moeten worden genomen (In koppeling Ja of Nee) en of het dagboek in de BTW-boekhouding meeloopt. U kunt gegevens bij dagboeken wijzigen, nieuw toevoegen of verwijderen door respectievelijk voor de volgende knoppen te kiezen: “Wijzig”, “Nieuw”, “Verwijderen”. “Afsluitrekeningnummer” In het kas- en de bankboeken moet ook het begin- en eindsaldo ingevoerd worden. Dit kan ingeboekt worden op een zogenaamd afsluitrekeningnummer voor elk dagboek. Dat nummer kunt u hier invullen. Om uw boekhouding compleet en overzichtelijk te houden, sluit u het boekjaar ieder jaar op de laatste dag af (zie 1.2.1.5 Afsluiten jaar). “Wijzig” Wanneer u gegevens bij een dagboek wilt wijzigen kan het zijn dat u een waarschuwing krijgt dat het dagboek al in gebruik is. U kunt alle gegevens van een dagboek wijzigen, maar LET OP: wijzig NOOIT het dagboeknummer, als er al gegevens op dat dagboek zijn ingevuld! Het dagboeknummer dat richting de boekhouder gebruikt moet worden kan bij het aanmaken van de exportbestanden aangegeven worden.
3
“Nieuw” Bij het aanmaken van een nieuw dagboek, wordt het dagboeknummer automatisch gegeven. U vult hier verder in: de naam van het dagboek, een rekeningnummer (wanneer het om een bankrekening gaat) en een afsluitrekeningnummer. Verder geeft u aan of dit dagboek meegenomen moet worden in de koppelingen richting boekhouder en of het dagboek in de BTW-boekhouding zit. Het programma is zo ingericht dat dagboeknummer 1 altijd gereserveerd is voor het Kasboek. “Verwijderen” Het is alleen mogelijk dagboeken die NIET in gebruik zijn (geweest) te verwijderen. Om een dagboek te verwijderen selecteert u het nummer van het dagboek en kiest u [verwijderen]. Bevestig met [OK].
1.1.3. BTW !!!Ook als u geen BTW-boekhouding hebt, moet u onderstaande BTW-categoriën in uw pakket hebben staan!!! Voor de BTW-aangifte moet per grootboeknummer aangegeven worden welke BTW-categorie van toepassing is. Deze BTW-categorieën maakt u aan in scherm 1.1 Dagboekinstellingen op tabblad BTW. Voor een correcte BTW-aangifte moet per BTW-categorie ook aangegeven worden om welk type het gaat. Er zijn 5 mogelijkheden: ‘Hoog’, ‘Laag’, ‘Speciaal’, ‘Buitenland’ en ‘Niet in gebruik’. ‘Niet in gebruik’ is van toepassing voor rekeningen die niet meegaan in de BTW-aangifte. ‘Speciaal’ is voor alle percentages anders dan 19% of 6%. Bijvoorbeeld voor de melk waar een percentage van 5,374 geldt (geldt alleen voor die bedrijven die NIET in de BTW-boekhouding zitten, want daar is melk gewoon 6%). Op diverse overzichten kan via de knop [Eigenschappen] aangegeven worden of de BTW ook op het overzicht vermeld moeten worden. Advies is om de volgende BTW categorieën aan te maken: Nr. Omschrijving % Type 1 Hoog Voordruk 19% Hoog Voordruk 2 Laag Voordruk 6% Laag Voordruk 3 Speciaal (LB) 5,374% Speciaal 4 Speciaal nul 0% Speciaal 5 Niet in gebruik 0% Niet in gebruik 6 Hoog Afdracht 19% Hoog Afdracht 7 Laag Afdracht 6% Laag Afdracht Eventueel kunt u deze lijst uitbreiden, met meerdere categorieën. Belangrijk daarbij is, dat het % altijd overeenkomt met het goede type, anders gaat de BTW-aangifte niet goed. Het BTW% kan tot 3 decimalen nauwkeurig aangegeven worden. Het aanmaken van de categorieën doet u via [Nieuw]. Wijzigingen kunt u aanbrengen met [Wijzig]. En indien nodig, kunt u categorieën verwijderen met behulp van [Verwijderen]. Als de categorieën zijn aangemaakt, kunt u ze koppelen aan de rekeningnummers in scherm 6.1 Rekeningnummers. In de meeste gevallen zal dit al automatisch zijn gebeurd bij het inlezen van het rekeningschema. “Wijzig” Wanneer een BTW-categorie reeds in gebruik is krijgt u hiervan een waarschuwing. Vervolgens kunt u de omschrijving en het BTW-percentage aanpassen.
4
“Nieuw” Wanneer u een nieuwe BTW-categorie wilt toevoegen, geeft het pakket deze categorie automatisch een nummer volgende op de reeds bestaande categorienummers. Vervolgens kunt u een omschrijving en BTW-percentage toevoegen. “Verwijderen” U kunt alleen BTW-categorieën verwijderen die niet in gebruik zijn.
1.1.4. Eenheid In dit scherm kunt u de verschillende eenheden invoeren die worden gebruikt voor de hoeveelheden registratie. Dit doet u met de knop [Nieuw]. De ingevoerde eenheden kunt u wijzigen of verwijderen door [Wijzig] of [Verwijderen] te kiezen. Let op dat u een hoeveelheid alleen kunt wijzigen wanneer deze NIET in gebruik is. Door bij een rekeningnummer aan te geven dat u gebruik wilt maken van de hoeveelheden registratie (zie scherm 6.1 Rekeningnummers) kunt u bij het invoeren van boekingen de hoeveelheden invoeren. Hier wordt dan automatisch om gevraagd bij de invoer. Op diverse overzichten kan via de knop [Eigenschappen] aangegeven worden of hoeveelheden ook op het overzicht vermeld moeten worden.
1.1.5. Vennoot In dit scherm kunt u de verschillende vennoten invoeren die op uw bedrijf van toepassing zijn. Dit doet u met de knop [Nieuw]. De ingevoerde vennoten kunt u wijzigen of verwijderen door [Wijzig] of [Verwijderen] te kiezen. Let op dat u een vennoot alleen kunt verwijderen wanneer deze niet in gebruik is. Door bij een rekeningnummer aan te geven dat u gebruik wilt maken van verschillende vennoten (zie scherm 6.1 Rekeningnummers) kunt u bij het invoeren van boekingen deze invoeren. Hier wordt automatisch om gevraagd bij de invoer. Op diverse overzichten kan via de knop [Eigenschappen] aangegeven worden of vennoten ook op het overzicht vermeld moeten worden.
1.2
Kasboek en Bankboek
Het Kasboek (en ook Bankboek) bestaat uit drie tabbladen: Invoer, Koppeling Telebankieren en Instellingen. Koppeling Telebankieren is niet van toepassing op het Kasboek, maar wordt hier wel behandeld ivm. het Bankboek.
1.2.1 Invoer In het invoerscherm kunt u: Nieuwe boekingen Invoeren Bestaande boekingen Verwijderen Boekingen uit het Parkeerbestand overnemen en coderen Boekingen uit de Historie halen en corrigeren Een Boekjaar afsluiten Details bij een boeking invoeren, De ingevoerde boekingen Verwerken Boekingen Uitsplitsen BTW uitsplitsen of BTW automatisch bijtellen Een Overlooppost invoeren Invoeren boekingen Standaard staat de laatst ingevoerde datum in het scherm. Deze kunt u wijzigen door op het blokje […] achter de datum te klikken; er komt dan een kalender in beeld, waar de gewenste datum aangeklikt kan worden. (In het Bankboek bij overnemen uit Parkeer, wordt de datum automatisch gevuld) Na [ENTER] of [OK] komt u in het veld voor 5
het rekeningnummer. Als u het rekeningnummer weet, typt u het in, anders zoekt u het op in het zoekscherm […]. In het zoekscherm staan standaard de eerder gebruikte codes bij dit rekeningnummer vermeld. Zit de juiste code hier toch niet tussen, schakel dan ‘In gebruik’ uit en u ziet alle rekeningnummers. Het zoekscherm komt ook tevoorschijn als u [Enter] geeft. U kunt hier zoeken op rekeningnummer, omschrijving of rubriek, u klikt daarvoor de kolomkop aan, waarop u wilt zoeken. U kunt nu een deel van het woord of nummer intoetsen in de zoekregel. Hoe meer u intypt hoe minder resultaten overblijven. Als u het goede rekeningnummer hebt gevonden, klikt u dat aan en geeft [ENTER] of u klikt op [OK]. Het zoekscherm is altijd weg te halen met [Annuleren] of de [ESC] toets, zonder dat een rekeningnummer wordt ingevuld. Na het rekeningnummer vult het programma zelf het stuknummer en de omschrijving in. Na het stuknummer en de omschrijving kan een opmerking ingevuld worden. Als u gebruik maakt van telebankieren, wordt deze meestal automatisch gevuld, u kunt hier handmatig aanvullingen invoeren. In de kolom I/U kunt u aangeven of het een inkomst of uitgave is. Aan elk rekeningnummer is toegevoegd of het standaard gaat om een inkomst of een uitgave. U kunt dit wijzigen in scherm 6.1 Rekeningnummers. Vervolgens voert u het bedrag in. Wanneer u bij de Dagboekinstellingen heeft aangegeven dat u BTW-plichtig bent heeft u de keuze voor Splits BTW, wanneer u niet BTW-plichtig bent kunt u kiezen voor Tel BTW bij. Tot slot geeft u [ENTER]. Op deze manier kunt u alle boekingen onder elkaar invoeren. Als u klaar bent met invoeren, kiest u voor [Verwerken]. Zoekscherm Rekeningnummers In het zoekscherm kunt u ook rekeningnummers toevoegen en wijzigen. Klopt bijv. het de BTW-categorie niet bij een bepaald rekeningnummer, dan klikt u die aan in het zoekscherm en klikt u linksonderaan op U kunt daar de gegevens wijzigen. Toevoegen gaat via [+] Splits BTW Indien u BTW-plichtig bent en alleen het bedrag inclusief BTW is bekend, dan vult u het inclusieve bedrag in en kiest [Splits BTW]. Het programma maakt het bedrag exclusief en vult de BTW in de laatste kolom in. [Splits BTW] werkt alleen als de rekening bestaat uit maar één BTW-percentage. Als het exclusieve bedrag ingevuld wordt, dan rekent het programma zelf de BTW uit en vult het in de laatste kolom in. In dit geval kunt u de voorgestelde bedragen accepteren. Tel BTW bij Wanneer alleen het bedrag exclusief BTW bekend is en u niet BTW-plichtig bent, moet de BTW bij het bedrag opgeteld worden. Hiervoor vult u het bedrag exclusief BTW in en kiest vervolgens voor [Tel BTW bij]. Het programma rekent het bedrag exclusief BTW om naar een bedrag inclusief BTW. Hiervoor moet wel het goede BTW-percentage zijn gekoppeld aan het rekeningnummer. Dit kunt u invullen / wijzigen in scherm 6.1 Rekeningnummers, of direct vanuit het rekeningnummer zoekscherm via de knop Verwijderen U kunt boekingen verwijderen uit het invoerscherm, die nog niet verwerkt zijn, door op de boeking te gaan staan en te kiezen voor de knop [Verwijderen]. De boekingen verdwijnen dan meteen van het scherm. Parkeerbestand {Niet van toepassing voor Kasboek} Via de Koppeling Telebankieren kunnen financiële gegevens van diverse banken ingelezen worden. Deze gegevens komen in het zogenaamde "PARKEERBESTAND" terecht. In de dagboeken is het parkeerbestand op te roepen en kunnen de ingelezen boekingen overgenomen en verwerkt worden. Alle parkeerbestanden moeten helemaal leeg zijn, voordat u een nieuw bestand van telebankieren in kunt lezen.
6
Er zijn 2 mogelijkheden, om boekingen over te nemen. Dat is stuk voor stuk, via de knop [Overnemen] of allemaal tegelijk met [Alles Overnemen]. Wanneer u [Overnemen] gebruikt, neemt u alleen de regel over, die u hebt geselecteerd. Dit kan dus een willekeurige boeking zijn. Let wel op, dat de stuknummers worden toegekend op volgorde van verwerken. Dus als u eerst een boeking van 10 januari overneemt en dan één van 5 januari, komen deze ook in deze volgorde in de historie. Dat kan lastig zijn, wanneer u eens een boeking terug moet zoeken. Als de boeking is ingevoerd klikt u weer op [Parkeer] om de volgende regel over te nemen. Met [Alles overnemen] neemt u alle boekingen uit Parkeer in één keer over. Het programma laat echter alleen de eerste boeking zien. Wanneer deze boeking is ingevoerd, geeft u [ENTER]. Nu krijgt u de volgende regel uit het parkeerbestand te zien. Rechts boven in het invoerscherm ziet u een teller staan die bijhoudt hoeveel boekingen nog verwerkt moeten worden. Indien u halverwege besluit te stoppen met inboeken, worden de niet verwerkte boekingen weer in het parkeer bestand teruggeplaatst. Boekingen in het parkeerbestand welke door de koppeling telebankieren er in zijn gezet, kunnen (uiteraard) niet in het kasboek worden verwerkt. Aan deze boekingen hangt namelijk het bankrekeningnummer. De boekingen komen alleen in het parkeerbestand naar voren van het dagboek, waarvan het rekeningnummer overeenkomt met het bankrekeningnummer. Wanneer u geen van de boekingen in het parkeerbestand wilt overnemen, kunt u met de knop [Alles verwijderen] het parkeerbestand in één keer leeg maken. Ook is het mogelijk met de knop [Verwijderen] een enkele regel uit het parkeerbestand te verwijderen. Historie Wanneer u de historie opvraagt, krijgt u een overzicht van alle reeds verwerkte boekingen in het lopende boekjaar. U kunt deze boekingen verwijderen of wijzigen. Om een boeking te verwijderen, selecteert u de betreffende boeking en klikt op de knop [Verwijderen]. Met [Details] kunt u de ingevoerde detailgegevens, zoals Eenheid en Vennoot, bekijken. Voor het wijzigen van een boeking in de historie klikt u op de knop [Wijzigen]. De boeking wordt dan ook in een afwijkende kleur overgenomen in het invoerscherm. Met de muis kunt u vervolgens het veld aanklikken dat u wilt wijzigen, bijvoorbeeld de toelichting of het bedrag. Wijzigingen in reeds verwerkte boekingen worden pas doorgevoerd nadat gekozen is voor [Verwerken]. Om sneller te kunnen zoeken wordt in de historie gewerkt met het zogeheten grid. Dit houdt in, dat wanneer u in een kolom op de “kolomkop” drukt, de kolom (en dus het overzicht) wordt gerangschikt op alfabetische, chronologische of cijfermatige volgorde, afhankelijk van de inhoud van de kolom. Als u nogmaals klikt krijgt u een omgekeerde selectie. Ook is het mogelijk om een tweede selectie aan te brengen. Nadat u één kolom geselecteerd hebt kunt u door de [SHIFT] in gedrukt te houden met de muis een tweede kolom selecteren. Details Naast een toelichting die bij een boeking gegeven kan worden is er ook de mogelijkheid om aanvullende informatie in te voeren middels de knop [Details]. In het scherm van details is het mogelijk aantallen of hoeveelheden in te vullen, een leveringsdatum, de naam van de vennoot en een uitgebreide toelichting. De afzonderlijke details zijn alleen beschikbaar, wanneer u bij het rekeningnummer hebt aangegeven, wat u wilt bijhouden. Zie daarvoor 6.1 Rekeningnummers.
7
Verwerken Door te klikken op [Verwerken] worden de boekingen in het invoerscherm verwerkt. Ook regels die u uit het parkeerbestand of de historie heeft verwijderd, worden pas definitief verwijderd op het moment dat u [Verwerken] kiest. Uitsplitsen Vaak komt het voor dat er posten op een factuur staan, die onder verschillende rekeningnummers ingevoerd moeten worden, dit noemt men het splitsen van een rekening/factuur. Via de knop [Uitsplitsen] is het heel eenvoudig om een rekening te splitsen. U kiest meteen bij de datum voor [Uitsplitsen]. Vervolgens komt u in een scherm waarin u de datum en het bedrag (en eventueel de BTW) kunt invoeren. Tevens geeft u aan of het totaal van de boekingen die u gaat invoeren een uitgave of een inkomst is. Indien u in de BTW-boekhouding zit is het belangrijk in het veld ‘Bedrag’ het Totale Bedrag Exclusief BTW in te vullen. Klikt u dan in het veld BTW, dan wordt deze automatisch gevuld. Na [OK] moet u aangeven onder welk rekeningnummer de eerste boeking moet komen. Hierna verschijnt er een invoervenster waarin u de verschillende posten van de rekening apart kunt boeken. Het pakket controleert of de afzonderlijke posten bij elkaar opgeteld gelijk zijn aan het totaal bedrag van de rekening. Nadat u een boeking hebt gedaan, komt in de onderste regel van het invoerscherm komt steeds het bedrag dat nog resteert te staan. Het splitsen kunt u pas beëindigen op het moment dat het restant bedrag op 0 staat of door de uitsplitsing volledig te annuleren. In geval van BTWboekhouding, moet zowel de BTW als het Bedrag op nul uitkomen.
Overloopposten Aan het eind en begin van een boekjaar heeft u te maken met rekeningen die u in december (of in april, bij een meimei boekhouding) heeft ontvangen en in januari (mei) pas betaald worden, of met producten of dieren die u in december heeft afgevoerd, maar die pas in januari betaald worden. U voert de boeking gewoon in zoals hij op het bankafschrift staat en u klikt eenmaal op de knop [Overlooppost]. De regel licht nu geel op. Het programma zorgt nu automatisch voor een correcte verwerking op de overzichten en richting de boekhouder. Ook een overlooppost bevestigt u met [Verwerken]. Afsluiten jaar Met deze optie kunt u in het dagboek het huidige boekjaar afsluiten. Het programma zal dan op het afsluitrekeningnummer het huidige saldo als eindsaldo tegen boeken. In het nieuwe boekjaar verschijnt nu automatisch dit saldo als het nieuwe beginsaldo. Elk dagboek dient apart afgesloten te worden. Let op dat na het afsluiten van een boekjaar er geen boekingen meer ingevoerd kunnen worden. Het afsluiten van een jaar is niet verplicht in Uniform-Financieel, maar het is wel aan te raden, om het programma overzichtelijk te houden en eventuele latere onduidelijkheden makkelijk terug te vinden. Een andere optie is, om gewoon een eindbedrag in te vullen op het afsluitrekeningnummer. Houdt dan wel in de gaten dat u in het nieuwe jaar begint met handmatig een beginsaldo invult. Sluiten Door de te kiezen voor de knop [Sluiten], wordt het kasboek gesloten zonder dat de ingevoerde en/of gewijzigde boekingen worden opgeslagen. Kies daarvoor eerst [Verwerken].
8
1.2.2. Koppeling Telebankieren Niet van toepassing in Kasboek. Op dit moment kan er gekoppeld worden met telebankieren van de RABOBANK, ABN-AMRO, Girotel, ING, SNS en de Friesland Bank. De gegevens die middels deze koppeling in het parkeerbestand worden gezet, zijn niet over te nemen in het kasboek. De gegevens worden alleen getoond bij het bankrekeningnummer waarop zij betrekking hebben. RABOBANK De Rabobank heeft twee versies van telebankieren: Telebankieren voor bedrijven en Telebankieren voor particulieren. Voor het aanmaken van het gegevensbestand (ERI-bestand) is het van belang dat u weet welke versie u heeft. Telebankieren voor bedrijven Met Telebankieren voor bedrijven is het mogelijk om het gegevensbestand automatisch klaar te laten zetten voor Uniform Financieel. De Helpdesk van Telebankieren kan u vertellen hoe dat ingesteld moet worden. Het bestandsformaat moet ERI zijn en de naam: mut.asc. Dit bestand wordt automatisch in een bepaalde map op uw computer klaargezet (bijv. C:\Rabobank). Om het bestand in te lezen, gaat u in UNIFORM-Financieel naar Dagboeken, Bankboek en dan naar het tabblad Koppeling Telebankieren. Klik in de lijst van Bankbedrijven de Rabobank aan en bij Plaats klikt u op het gele mapje en zoekt u naar het bestand mut.asc in de map waar u het hebt opgeslagen (bijv. C:\Rabobank). Wanneer dit eenmaal goed is ingesteld zoekt het programma de volgende keer automatisch weer op deze plaats. Klik nu op [Inlezen]. Uw boekingen worden nu in het parkeerbestand gezet. Door op [Parkeer] te klikken gaat u naar het parkeerbestand en kunt u beginnen met het overnemen en verwerken van de gegevens. Zie voor meer informatie daarover 1.2.1 Invoer. Wanneer het bestand mut.asc is ingelezen wordt het automatisch hernoemd naar mut1.asc. Dus de volgende keer dat weer een bestand wordt klaargezet, kan deze weer mut.asc heten. Door op [Parkeer] te klikken gaat u naar het parkeerbestand en kunt u beginnen met het overnemen en verwerken van de gegevens Telebankieren voor particulieren Met Telebankieren voor particulieren is dient het gegevensbestand iedere keer door u zelf te worden klaargezet voor Uniform Financieel. Dit gaat via de knop Exporteren. De Helpdesk van Telebankieren kan u precies vertellen hoe dat in z’n werk gaat. Het bestandsformaat moet ERI zijn en de naam: mut.asc. Het makkelijkst is, om er voor te kiezen om de gegevens over een zelf op te geven periode klaar te zetten. U kunt dan makkelijk maand voor maand afwerken. Standaard stelt het programma voor om het bestand in de map C:\program files\rabobank\rt\export neer te zetten. U kunt eventueel zelf een andere map toewijzen. Let er wel op, dat u dan iedere keer die map kiest. Om het bestand in te lezen, gaat u in UNIFORM-Financieel naar Dagboeken, Bankboek en dan naar het tabblad Koppeling Telebankieren. Bij Plaats klikt u op het gele mapje en zoekt u naar het bestand mut.asc in de map waar het automatisch wordt opgelagen. Wanneer dit eenmaal goed is ingesteld zoekt het programma de volgende keer automatisch weer op deze plaats. Klik in de lijst van Bankbedrijven de Rabobank aan en kies voor [Inlezen]. Uw boekingen worden nu in het parkeerbestand gezet. Door op [Parkeer] te klikken gaat u naar het parkeerbestand en kunt u beginnen met het overnemen en verwerken van de gegevens. Zie voor meer informatie daarover 1.1.2 Invoer, Parkeerbestand. Wanneer het bestand mut.asc is ingelezen wordt het automatisch hernoemd naar mut1.asc. Dus de volgende keer dat weer een bestand wordt klaargezet, kan deze weer mut.asc heten. ABN-AMRO Met het Telebankierenprogramma van ABN-AMRO dient het gegevensbestand iedere keer door u zelf te worden klaargezet voor Uniform Financieel. Dit gaat via de knoppen Betalen, Mutatieoverzicht, Exporteren. De Helpdesk van Telebankieren kan u precies vertellen hoe dat in z’n werk gaat. Het makkelijkst is, om er voor te kiezen om de gegevens over een zelf op te geven periode klaar te zetten. U kunt dan makkelijk maand voor maand afwerken. Het 9
bestandsformaat moet MT940 zijn en de naam: mt940.abn. Het MT940 bestand dient te worden opgeslagen in de map C:\Supertel. Om het bestand in te lezen, gaat u in UNIFORM-Financieel naar Dagboeken, Bankboek en dan naar het tabblad Koppeling Telebankieren. Bij Plaats klikt u op het gele mapje en zoekt u naar het bestand mt940.abn in de map C:\Supertel, waar het automatisch wordt opgeslagen. Wanneer dit eenmaal goed is ingesteld zoekt het programma de volgende keer automatisch weer op deze plaats. Klik in de lijst van Bankbedrijven ABN-AMRO aan, selecteer Swift MT 940 en kies voor [Inlezen]. Uw boekingen worden nu in het parkeerbestand gezet. Door op [Parkeer] te klikken gaat u naar het parkeerbestand en kunt u beginnen met het overnemen en verwerken van de gegevens. Zie voor meer informatie daarover 1.1.2 Invoer, Parkeerbestand. Wanneer het bestand mt940.abn is ingelezen wordt het automatisch hernoemd naar mt9401.abn. Dus de volgende keer dat weer een bestand wordt klaargezet, kan deze weer mt940.abn heten. In oudere versies van OfficeNet kunnen ook ATSPRINT bestanden worden aangemaakt. Ook deze kunnen worden ingelezen in UNIFORM-Financiëel. Dan dient u bij het inlezen in UNIFORM aan te geven ATSPRINT. ING/SNS/Friesland Bank Met het Telebankierenprogramma van ING, SNS of Friesland Bank kan een gegevensbestand worden klaargezet, waarmee de gegevens in UNIFORM-Financieel ingelezen kunnen worden. Hoe dit exportbestand bij deze programma’s kan worden gemaakt kunt u het beste informeren bij de helpdesk van de uw bank. Het formaat van het bestand moet zijn Swift MT940. Sla het bestand iedere keer op in dezelfde map. Girotel Met het Telebankieren / Internetbankieren programma van Girotel kan een gegevensbestand worden klaargezet waarmee de gegevens in UNIFORM-Financieel ingelezen kunnen worden. Noem het bestand: girotel.asc Om het bestand in te lezen, gaat u in UNIFORM-Financieel naar Dagboeken, Bankboek en dan naar het tabblad Koppeling Telebankieren. Bij Plaats klikt u op het gele mapje en zoekt u naar het bestand mt940 in de map waar u die hebt opgeslagen. Wanneer dit eenmaal goed is ingesteld zoekt het programma de volgende keer automatisch weer op deze plaats. Klik in de lijst van Bankbedrijven uw eigen bank aan en kies voor [Inlezen]. Uw boekingen worden nu in het parkeerbestand gezet. Zie voor meer informatie daarover 1.1.2 Invoer, Parkeerbestand. Wanneer het bestand is ingelezen wordt het automatisch hernoemd. Dus de volgende keer dat weer een bestand wordt klaargezet, kan deze weer dezelfde naam krijgen.
1.2.3. Instellingen Wanneer u in een dagboek gegevens aan het invoeren bent, kunt u de instellingen van het betreffende dagboek wijzigen. Hiertoe kiest u het tabblad Instellingen. Hier kunt u het afsluitrekeningnummer wijzigen, en of de gegevens doorgekoppeld moeten worden naar de (in koppelingen ja/nee). U kunt het scherm verlaten door te kiezen voor de knop [sluiten] of door een ander tabblad aan te kliken. Gewijzigde gegevens worden meteen opgeslagen.
1.3
BANKBOEK
Het bankboek werkt exact hetzelfde als het Kasboek, met dit verschil, dat in het Bankboek gegevens vanuit Telebankieren zijn te verwerken. Verder is een negatief saldo in het bankboek mogelijk.
1.4.
OVERIGE DAGBOEKEN
Het bankboek werkt exact hetzelfde als het Kasboek, met dit verschil, dat in het Bankboek gegevens vanuit Telebankieren zijn te verwerken. Verder is een negatief saldo in de dagboeken mogelijk. 10
2
OVERZICHTEN
Het is mogelijk de volgende overzichten te maken: overzicht grootboekkaartjes, overzicht per rubriek, overzicht per periode, grafische overzichten en overzicht per drie tijdvakken. In alle overzichten kan gebruik worden gemaakt van het grid. Zie hiervoor paragraaf 1.2.1 onder het kopje historie.
2.1.
OVERZICHT GROOTBOEKKAARTJES
Periode-overzicht van alle boekingen die gedaan zijn op de aangegeven rekeningnummers. Het overzicht kan per dagboek of over alle dagboeken tegelijk gemaakt worden. Via de knop [Eigenschappen] kunt u instellen wat er op het overzicht moet komen. Bij Periode vult u de begin en einddatum van de periode in. U kunt deze datums wijzigen door op de kalenderknop te kiezen. Automatisch staat de begindatum van het huidige boekjaar tot en met de dag van vandaag ingevuld. Bij Rekeningnummer kunt u aangeven welke serie rekeningnummers u op het overzicht wilt. U kunt deze nummers wijzigen via de verrekijkerknop. Ook kunt u aangeven of u de hoeveelheden wilt vermelden, of de BTW uitgesplitst moet worden op het overzicht en of u de boekingen per vennoot wilt zien. Bij sortering geeft u aan in welke volgorde u de lijst wilt hebben. Bijv. Rekeningnummer en Oplopend. Door te kiezen voor de knop [Dagboeken] kunt u aangeven van welke dagboeken gegevens getoond moeten worden. Als u een vinkje zet bij Inst. Opslaan, worden de door u ingestelde eigenschappen bewaard, met uitzondering van Dagboeken. Die staan standaard weer allemaal aangevinkt wanneer u het overzicht weer opent. Wanneer u tot slot voor [OK] kiest, wordt het overzicht op het scherm getoond. Via de knop [Afdrukvoorbeeld] kunt u het overzicht printen.
2.2.
OVERZICHT PER RUBRIEK
Periode-overzicht van alle rekeningen die gebruikt zijn in de aangegeven rubriek, waarbij evt. de rekeningen in boekingen zijn op te splitsen. Het overzicht is per dagboek of over alle dagboeken tegelijk te maken. Via de knop [Eigenschappen] kunt u instellen wat er op het overzicht moet komen. Bij Periode vult u de begin en einddatum van de periode in. U kunt deze datums wijzigen door op de kalenderknop te kiezen. Automatisch staat de begindatum van het huidige boekjaar tot en met de dag van vandaag ingevuld. Bij Rubriek kunt u aangeven van welke rubriek u het overzicht wilt. U kunt de rubriek wijzigen via de verrekijkerknop. Ook kunt u aangeven of u de hoeveelheden wilt vermelden, of de BTW uitgesplitst moet worden op het overzicht en of u de rekeningnummers wilt uitsplitsen in boekingen. Bij sortering geeft u aan in welke volgorde u de lijst wilt hebben. Bijv. Rekeningnummer en Oplopend. Door te kiezen voor de knop [Dagboeken] kunt u aangeven van welke dagboeken gegevens getoond moeten worden. Als u een vinkje zet bij Inst. Opslaan, worden de door u ingestelde eigenschappen bewaard, met uitzondering van Dagboeken. Die staan standaard weer allemaal aangevinkt wanneer u het overzicht weer opent. Wanneer u tot slot voor [OK] kiest, wordt het overzicht op het scherm getoond. Via de knop [Afdrukvoorbeeld] kunt u het overzicht printen.
2.3.
OVERZICHT PER PERIODE
Periode-overzicht van alle rubrieken die zijn gebruikt in die periode, waarbij de rubrieken uit te splitsen zijn in rekeningen en de rekeningen in boekingen. Het overzicht is per dagboek of over alle dagboeken tegelijk te maken. Via de knop [Eigenschappen] kunt u instellen wat er op het overzicht moet komen. 11
Bij Periode vult u de begin en einddatum van de periode in. U kunt deze datums wijzigen door op de kalenderknop te kiezen. Automatisch staat de begin- en einddatum van het huidige boekjaar ingevuld. Verder vinkt u aan of u de hoeveelheden wilt weergeven, BTW wilt vermelden en of u begin- en eindsaldo wilt laten zien. Daarna kunt u nog aangeven of u de rubrieken wilt uitsplitsen in rekeningen. Vervolgens licht op of u de rekeningnummers wilt uitsplitsen in boekingen. Vinkt u dat aan, dan kunt u nog kiezen om de vennoten ook te vermelden. Bij sortering geeft u aan in welke volgorde u de lijst wilt hebben. Bijv. Rekeningnummer en Oplopend. Door te kiezen voor de knop [Dagboeken] kunt u aangeven van welke dagboeken gegevens getoond moeten worden. Als u een vinkje zet bij Inst. Opslaan, worden de door u ingestelde eigenschappen bewaard, met uitzondering van Dagboeken. Die staan standaard weer allemaal aangevinkt wanneer u het overzicht weer opent. Wanneer u tot slot voor [OK] kiest, wordt het overzicht op het scherm getoond. Via de knop [Afdrukvoorbeeld] kunt u het overzicht printen.
2.4.
OVERZICHT OVERLOOPPOSTEN
Overzicht van de boekingen die als overlooppost zijn aangemerkt, opgedeeld per categorie. De overloopposten zijn verdeeld in vier categorieën. Is er voor een categorie geen boeking, dan wordt deze ook niet weergegeven. Begin boekjaar alsnog betaald voor vorig boekjaar Begin boekjaar alsnog ontvangen voor vorig boekjaar Eind boekjaar nog te betalen in volgend boekjaar Eind boekjaar nog te ontvangen in volgend boekjaar Het overzicht wordt automatisch aangemaakt, wanneer u bij het verwerken van een boeking aangeeft dat het een overlooppost is (regel wordt dan geel). Het programma herkent dat zelf. Op de tweede pagina van het overzicht (links onderaan op [Volgende] klikken) krijgt u de overloopposten te zien per rekeningnummer. Via de knop [Eigenschappen] kunt u instellen wat er op het overzicht moet komen. Bij Periode vult u de begin en einddatum van de periode in. U kunt deze datums wijzigen door op de kalenderknop te kiezen. Automatisch staat de begin- en einddatum van het huidige boekjaar ingevuld. Verder vinkt u aan of u de BTW wilt vermelden. Door te kiezen voor de knop [Dagboeken] kunt u aangeven van welke dagboeken gegevens getoond moeten worden. Als u een vinkje zet bij Inst. Opslaan, worden de door u ingestelde eigenschappen bewaard, met uitzondering van Dagboeken. Die staan standaard weer allemaal aangevinkt wanneer u het overzicht weer opent. Wanneer u tot slot voor [OK] kiest, wordt het overzicht op het scherm getoond. Via de knop [Afdrukvoorbeeld] kunt u het overzicht printen.
2.5.
OVERZICHT PER DRIE TIJDVAKKEN
Periode-overzicht van bepaalde rekeningnummers en/of rubrieken, waarmee meerdere perioden te vergelijken zijn. Via de knop [Eigenschappen] kunt u instellen wat er op het overzicht moet komen. Bij Overzicht geeft u aan of u het overzicht wilt per rubriek of per rekening. Bij Overig kunt u ervoor kiezen om de rekeningnummers uit te splitsen (als bij overzicht Rubriek is aangegeven) en of BTW vermeld moet worden op het overzicht. Bij Aantal geeft u aan welke rekeningnummers of rubrieken u op het overzicht wilt hebben. Wanneer u een overzicht wilt van alle nummers kunt u meteen [Alle] kiezen. Bij Periode kunt u aangeven welke tijdvakken naast elkaar gezet moeten worden. 12
Afhankelijk van wat u hier hebt aangevinkt, kunt u bij Vergelijkbaar tijdvak de start- en einddatums aangeven. Om een datum te wijzigen klikt u op de kalenderknop. Bij sortering geeft u aan in welke volgorde u de lijst wilt hebben. Bijv. Rekeningnummer en Oplopend. Door te kiezen voor de knop [Dagboeken] kunt u aangeven van welke dagboeken gegevens getoond moeten worden. Als u een vinkje zet bij Inst. Opslaan, worden de door u ingestelde eigenschappen bewaard, met uitzondering van Dagboeken. Die staan standaard weer allemaal aangevinkt wanneer u het overzicht weer opent. Wanneer u tot slot voor [OK] kiest, wordt het overzicht op het scherm getoond. Via de knop [Afdrukvoorbeeld] kunt u het overzicht printen.
2.6.
GRAFISCHE OVERZICHTEN
Grafisch overzicht van totale inkomsten en uitgaven per rubriek. Via de knop [Eigenschappen] kunt u instellen wat er op het overzicht moet komen. Bij Periode vult u de begin en einddatum van de periode in. U kunt deze datums wijzigen door op de kalenderknop te kiezen. Automatisch staat de begindatum van het huidig boekjaar ingevuld tot en met de dag van vandaag. Met Inclusief Grafiek geeft u aan of u de grafiek ook op het afdrukvoorbeeld wilt hebben (deze komt dan op pag.2) en u kunt nog aangeven of u BTW wilt vermelden. Bij sortering geeft u aan in welke volgorde u de lijst wilt hebben. Bijv. Rekeningnummer en Oplopend. Door te kiezen voor de knop [Dagboeken] kunt u aangeven van welke dagboeken gegevens getoond moeten worden. Als u een vinkje zet bij Inst. Opslaan, worden de door u ingestelde eigenschappen bewaard, met uitzondering van Dagboeken. Die staan standaard weer allemaal aangevinkt wanneer u het overzicht weer opent. Wanneer u tot slot voor [OK] kiest, wordt het overzicht op het scherm getoond. Via de knop [Afdrukvoorbeeld] kunt u het overzicht printen. Dit overzicht wordt gemaakt aan de hand van de rubrieksinstelling. Deze is te wijzigen in 6.2 Rubrieken. Een rekeningnummer aan een andere rubriek koppelen kan in 6.1 Rekeningnummers.
13
3.0. Economische Analyses Hier hebt u drie analyse overzichten. Allereerst het Standaard Overzicht Technisch Economisch. Dit is een vast overzicht. Vervolgens is er het Bedrijfs Economisch Overzicht per Rubriek en per Kostenplaats.
3.1.
STO Technisch Economisch
Dit is het Standaard Overzicht voor het financiële programma. Hier kunt u gemakkelijk de kostprijs per bijv. kg melk of per melkkoe weer laten geven. Het gaat hier om de bedrijfs toegerekende kosten en opbrengsten, zoals veevoer, melkgeld en dergelijke. Hypotheken, gas/water/licht en dergelijke horen daar dus niet bij. Een goede mogelijkheid om uw bedrijf te vergelijken met andere bedrijven. Om deze lijst goed weer te geven is het noodzakelijk, dat de rekeningnummers die in directe zin slaan op uw melkveebedrijf, in scherm 6.1 zijn gekoppeld aan een kostenplaats. Zie hiervoor 6.1 Rekeningnummers, Wijzig. Aan de opzet van het STO Technisch Economisch is niets te veranderen. Het is een standaardoverzicht wat meegeleverd wordt in het programma. Onder de knop Uitgangspunten moet u de kengetallen van uw bedrijf aangeven. Let hierbij op de geleverde melk; dat is dus de melk die geleverd is vanaf het begin van het boekjaar en niet vanaf het begin van het quotumjaar. Als u dat hebt gedaan kunt u bij Eigenschappen aangeven op welk uitgangspunt u de bedragen wilt zien, bijv. per hectare. Ook kunt u onder Eigenschappen aangeven van welke periode u de gegevens wilt hebben.
3.2.
BE Overzicht per Rubriek
Het BedrijfsEconomisch overzicht per Rubriek is nagenoeg gelijk aan het overzicht 2.2 Per Rubriek. In het BE-overzicht per Rubriek kunt u echter net als het op STO Technisch Economisch, een overzicht per bedrijfseenheid maken (bijv. per melkkoe). De rubrieken kunnen desgewenst uitgesplitst worden in grootboekrekeningen. Het overzicht wordt gemaakt op basis van de rubriekenindeling zoals u die hebt ingevuld in scherm 6.2. Voor een correcte weergave van deze lijst moet in scherm 6.1 bij alle rekeningnummers die in gebruik zijn een rubriek ingesteld worden. Zie hiervoor 6.1. Rekeningnummers, Wijzig. Bij uitgangspunten moet u de kengetallen van uw bedrijf aangeven. Let hierbij op de geleverde melk; dat is dus de melk die geleverd is vanaf het begin van het boekjaar en niet vanaf het begin van het quotumjaar. Als u dat hebt gedaan kunt u bij Eigenschappen aangeven op welk uitgangspunt u de bedragen wilt zien, bijv. per hectare. Ook kunt u onder Eigenschappen aangeven van welke periode u de gegevens wilt hebben.
14
3.3.
BE Overzicht per Kostenplaats
In het BedrijfsEconomisch Overzicht per Kostenplaats kunt u de resultaten per kostenplaats bekijken per bedrijfseenheid (bijv. per melkkoe of per hectare). Het overzicht wordt gemaakt op basis van de kostenplaatsenindeling zoals u die hebt ingevuld in scherm 6.3. Voor een correcte weergave moet in scherm 6.1 bij alle rekeningnummers die in gebruik zijn, een kostenplaats ingesteld worden. Zie hiervoor 6.1 Rekeningnummers, Wijzig. Bij uitgangspunten moet u de kengetallen van uw bedrijf aangeven. Let hierbij op de geleverde melk; dat is dus de melk die geleverd is vanaf het begin van het boekjaar en niet vanaf het begin van het quotumjaar. Als u dat hebt gedaan kunt u bij Eigenschappen aangeven op welk uitgangspunt u de bedragen wilt zien, bijv. per hectare. Ook kunt u onder Eigenschappen aangeven van welke periode u de gegevens wilt hebben.
15
4
ACCOUNTANT
Voor de meest gebruikte boekhoudprogramma’s kan in Uniform een diskette worden aangemaakt met uw financiële gegevens. Voor boekhouders die daar geen gebruik van kunnen / willen maken, is er het Accountantsoverzicht. Verder kunt u de BTW-aangifte uitprinten. De gegevens voor de boekhouder kunnen als volgt worden aangemaakt: diskette Accept, diskette Exact, diskette Inka, diskette Gibo, diskette Afas, diskette Omegon.
4.1.
ACCOUNTANT OVERZICHT
Compleet overzicht voor de boekhouder waarin is weergegeven: de grootboekkaartjes, inkomsten en uitgaven per rubriek, inkomsten en uitgaven per rekeningnummer en een overzicht van de overloopposten. Door te kiezen voor de knop [Dagboeken] kunt u aangeven van welke dagboeken gegevens getoond moeten worden. Wanneer u kiest voor [OK] worden de overzichten op het scherm getoond. De volgorde van het Accountantsoverzicht is: Grootboekkaartjes: Per rekeningnummer een overzicht wordt van alle posten die met dit rekeningnummer geboekt zijn en het totaal aan inkomsten en/of uitgaven van dit rekeningnummer. Inkomsten / uitgaven per Rubriek: Per rubriek worden de totalen van de rekeningnummers die in de betreffende rubriek zitten worden getoond alsook een totaal per rubriek. Inkomsten en uitgaven per Rekeningnummer: Hierin worden alle ingevoerde boekingen getoond op volgorde van dagboek en daarbinnen op volgorde van datum. Overloopposten. Dit is een overzicht van de "nog te betalen" en "nog te ontvangen" posten aan het eind van het boekjaar en de bijbehorende "alsnog ontvangen" en "alsnog betaalde posten" aan het begin van het volgende boekjaar.
4.2.
BTW-AANGIFTE
U kunt alleen een BTW-aangifte maken, wanneer u BTW-plichtig bent en dit ook is aangegeven bij minimaal één van de dagboeken. Zie 1.1 Dagboekinstellingen. Bij [Eigenschappen] kunt u aangeven hoe het overzicht er uit moet komen te zien. U kunt kiezen of u een overzicht per kwartaal of per maand wilt. Vervolgens geeft u aan over welke periode het overzicht gemaakt moet worden. Het programma geeft automatisch de laatst mogelijke optie. Wanneer u kiest voor [OK] wordt het overzicht op het scherm getoond. Via [Afdrukvoorbeeld] is het overzicht af te drukken. De BTW-aangifte wordt samengesteld aan de hand van de ingevoerde boekingen in combinatie met de BTW-categorie die hierbij is ingevuld. Voor een correct overzicht, moet bij 1.1 Dagboekinstellingen de te gebruiken BTW-categorien ingevuld zijn (zie 1.1.3. BTW) en bij 5.1 Rekeningnummers moet elk rekeningnummer gekoppeld zijn aan de goede BTW-categorie.
4.3.
DISKETTE ACCEPT
Middels deze keuze kunt u gegevens op een diskette plaatsen voor een accountant die werkt met Accept. U geeft allereerst op over welke periode gegevens aangeleverd moeten worden aan de boekhouder. Vervolgens voert u uw administratienummer voor Accept in (dit is op te vragen bij de boekhouder). Het pakket geeft zelf een volgnummer aan het bestand. Tot slot geeft u aan waar het bestand weggeschreven moet worden (het pad). U heeft hierbij de keuze uit A: (diskette), C: (harde schijf) of D: (cd-rom). Wanneer u een keuze heeft gemaakt, kiest u [OK] waarna de gegevens op diskette of harde schijf gezet worden. 16
Wanneer u voor de eerste maal gegevens op de diskette wilt zetten voor de accountant dient u eerst de BTW-codes en dagboekcodes in te vullen. Dit kunt u doen middels de knoppen [BTW Cat] en [Dagboek]. Wanneer u geen BTWboekhouding heeft, zal de knop [BTW Cat] niet verschijnen. BTW Cat Wanneer u voor deze optie heeft gekozen, komt u in een venster, waarin de door de accountant gebruikte BTW-codes ingevoerd moeten worden. Welke codes dat zijn, is op te vragen bij uw boekhouder. Dagboek Wanneer u voor deze optie heeft gekozen, komt u in een venster, waarin de door de accountant gebruikte dagboekcodes ingevoerd moeten worden. Welke codes dit zijn, is op te vragen bij uw boekhouder. In dit scherm zullen alleen de dagboeken worden getoond, waarbij u heeft aangegeven dat ze gebruikt moeten worden voor koppelingen. Eventueel kunt u dit wijzigen via 1.1 Dagboekinstellingen.
4.4.
DISKETTE EXACT
Middels deze keuze kunt u gegevens op een diskette plaatsen voor een accountant die werkt met Exact. U geeft op over welke periode gegevens aangeleverd moeten worden aan de boekhouder. Hierna geeft u aan waar het bestand weggeschreven moet worden (het pad). U heeft hierbij de keuze uit A: (diskette), of ergens op de C:\ schijf (harde schijf). Wanneer u een keuze heeft gemaakt, kiest u [OK] waarna de gegevens op diskette of harde schijf gezet worden. Wanneer u voor de eerste maal gegevens op de diskette wilt zetten voor de accountant dient u eerst de BTW-codes en dagboekodes in te vullen. Dit kunt u doen middels de knoppen [BTW Cat] en [Dagboek]. Wanneer u geen BTWboekhouding heeft, zal de knop [BTW Cat] niet verschijnen. BTW Cat Wanneer u voor deze optie heeft gekozen, komt u in een venster, waarin de door de accountant gebruikte BTW-kodes ingevoerd moeten worden. Welke codes dat zijn, is op te vragen bij uw boekhouder. Dagboek Wanneer u voor deze optie heeft gekozen, komt u in een venster, waarin de door de accountant gebruikte dagboekcodes ingevoerd moeten worden. Welke codes dit zijn, is op te vragen bij uw boekhouder. In dit scherm zullen alleen de dagboeken worden getoond, waarbij u heeft aangegeven dat ze gebruikt moeten worden voor koppelingen. Eventueel kunt u dit wijzigen via 1.1 Dagboekinstellingen.
4.5.
DISKETTE GIBO (accountview)
Middels deze keuze kunt u gegevens op een diskette plaatsen voor een accountant die werkt met Gibo. U geeft allereerst op over welke periode gegevens aangeleverd moeten worden aan de boekhouder. Vervolgens voert u uw cliëntnummer in (dit is op te vragen bij de boekhouder). Tot slot geeft u aan waar het bestand weggeschreven moet worden (het pad). U heeft hierbij de keuze uit A: (diskette), of ergens op de C:\ schijf (harde schijf). Wanneer u een keuze heeft gemaakt, kiest u [OK] waarna de gegevens op diskette of harde schijf gezet worden.
17
Wanneer u voor de eerste maal gegevens op de diskette wilt zetten voor de accountant dient u eerst de BTW-kodes en dagboekcodes in te vullen. Dit kunt u doen middels de knoppen [BTW Cat] en [Dagboek]. Wanneer u geen BTWboekhouding heeft, zal de knop [BTW Cat] niet verschijnen. BTW Cat Wanneer u voor deze optie heeft gekozen, komt u in een venster, waarin de door de accountant gebruikte BTW-codes ingevoerd moeten worden. Welke codes dat zijn, is op te vragen bij uw boekhouder. Dagboek Wanneer u voor deze optie heeft gekozen, komt u in een venster, waarin de door de accountant gebruikte dagboekcodes ingevoerd moeten worden. Welke codes dit zijn, is op te vragen bij uw boekhouder. In dit scherm zullen alleen de dagboeken worden getoond, waarbij u heeft aangegeven dat ze gebruikt moeten worden voor koppelingen. Eventueel kunt u dit wijzigen via 1.1 Dagboekinstellingen.
4.6.
DISKETTE INKA
Middels deze keuze kunt u gegevens op een diskette plaatsen voor een accountant die werkt met Inka. U geeft op over welke periode gegevens aangeleverd moeten worden aan de boekhouder. Hierna geeft u aan waar het bestand weggeschreven moet worden (het pad). U heeft hierbij de keuze uit A: (diskette), of ergens op de C:\ schijf (harde schijf). Wanneer u een keuze heeft gemaakt, kiest u [OK] waarna de gegevens op diskette of harde schijf gezet worden. Wanneer u voor de eerste maal gegevens op de diskette wilt zetten voor de accountant dient u eerst de dagboektypes in te vullen. Dit kunt u doen middels de knop [Dagboek]. Dagboek Wanneer u voor deze optie heeft gekozen, komt u in een venster, waarin de door de accountant gebruikte dagboektypes ingevoerd moeten worden. Welke codes hiervoor gebruikt worden, is op te vragen bij uw boekhouder. In dit scherm zullen alleen de dagboeken worden getoond, waarbij u heeft aangegeven dat ze gebruikt moeten worden voor koppelingen. Eventueel kunt u dit wijzigen via 1.1 Dagboekinstellingen.
4.7.
DISKETTE AFAS
Middels deze keuze kunt u gegevens op een diskette plaatsen voor een accountant die werkt met Afas. U geeft op over welke periode gegevens aangeleverd moeten worden aan de boekhouder. Vervolgens voert u uw administratienummer in (dit is op te vragen bij de boekhouder). Hierna geeft u aan waar het bestand weggeschreven moet worden (het pad). U heeft hierbij de keuze uit A: (diskette), of ergens op de C:\ schijf (harde schijf). Wanneer u een keuze heeft gemaakt, kiest u [OK] waarna de gegevens op diskette of harde schijf gezet worden. Wanneer u voor de eerste maal gegevens op de diskette wilt zetten voor de accountant dient u eerst de dagboekcodes en tegenrekeningnummers in te vullen. Dit kunt u doen middels de knop [Dagboek]. Dagboek Wanneer u voor deze optie heeft gekozen, komt u in een venster, waarin de door de accountant gebruikte dagboekcodes en tegenrekeningnummers ingevoerd moeten worden. Welke codes hiervoor gebruikt worden, is op te vragen bij uw boekhouder. In dit scherm zullen alleen de dagboeken worden getoond, waarbij u heeft aangegeven dat ze gebruikt moeten worden voor koppelingen. Eventueel kunt u dit wijzigen via 1.1 Dagboekinstellingen. 18
4.8.
DISKETTE OMEGON
Middels deze keuze kunt u gegevens op een diskette plaatsen voor een accountant die werkt met Omegon. U geeft op over welke periode gegevens aangeleverd moeten worden aan de boekhouder. Vervolgens voert u uw administratienummer in (dit is op te vragen bij de boekhouder). Hierna geeft u aan waar het bestand weggeschreven moet worden (het pad). U heeft hierbij de keuze uit A: (diskette), of ergens op de C:\ schijf (harde schijf). Wanneer u een keuze heeft gemaakt, kiest u [OK] waarna de gegevens op diskette of harde schijf gezet worden. Wanneer u voor de eerste maal gegevens op de diskette wilt zetten voor de accountant dient u eerst de BTW-kodes en dagboekcodes in te vullen. Dit kunt u doen middels de knoppen [BTW Cat] en [Dagboek]. Wanneer u geen BTWboekhouding heeft, zal de knop {[BTW Cat] niet verschijnen. BTW Cat Wanneer u voor deze optie heeft gekozen, komt u in een venster, waarin de door de accountant gebruikte BTW-codes ingevoerd moeten worden. Welke codes dat zijn, is op te vragen bij uw boekhouder. Dagboek Wanneer u voor deze optie heeft gekozen, komt u in een venster, waarin de door de accountant gebruikte dagboekcodes ingevoerd moeten worden. Welke codes dit zijn, is op te vragen bij uw boekhouder. In dit scherm zullen alleen de dagboeken worden getoond, waarbij u heeft aangegeven dat ze gebruikt moeten worden voor koppelingen. Eventueel kunt u dit wijzigen via 1.1 Dagboekinstellingen.
19
5
BALANS
Onder Balans kunt u de boekhoudkundige zaken van het bedrijf bijhouden. U kunt hier de balansen van ieder jaar opmaken en de afschrijvingen bijhouden.
5.1.
PROEF SALDI BALANS
De Proef Saldi Balans wordt automatisch aangemaakt wanneer u boekingen invoert in de dagboeken. Het geeft een overzicht van de credits en debets over een bepaald boekjaar per rekeningnummer. Bij [Eigenschappen] kunt u aangeven van welk jaar u de gegevens wilt bekijken. Hier kunt u dan een afdruk van maken via het [Afdrukvoorbeeld].
5.2.
BALANS
In de Balans moet u ieder jaar de beginbalans invullen. Klik daarvoor op [Wijzig Beginbalans] en vul de beginbalans van dat jaar in. Wanneer u dit voor de eerste keer doet, kunt die rechtstreeks overnemen vanaf de jaarrekening van de boekhouder. Het volgende jaar geeft het pakket een suggestie, wanneer u op de knop [Overnemen] klikt. De bedragen die overgenomen worden, zijn gelijk aan de eindbalans van het jaar ervoor. Via [Eigenschappen] kunt u aangeven tot welk boekjaar u de gegevens wilt bekijken. U kunt dit overzicht ook afdrukken via het [Afdrukvoorbeeld]. De eindbalans wordt opgebouwd uit de ingevoerde beginbalans, waar de afschrijvingen van worden afgehaald en de investeringen bij op worden geteld. Hiervoor is het noodzakelijk, dat in geval van een aankoop waar afschrijving op plaats vindt, eerst de aankoop wordt ingevuld in 1.X dagboek, vervolgens het artikel wordt geplaatst in 6.5 artikelen en tenslotte de afschrijving wordt ingeboekt bij 5.4 afschrijvingen. Wilt u de indeling van de balans wijzigen, dan kan dat in scherm 6.4 Balansplaatsen. Advies is, om de eerste keer dat u met dit onderdeel begint, exact de indeling aan te maken, die ook door de boekhouder is gebruikt. U kunt dan altijd terugvallen op de uitgangspositie. Om een goede balans te krijgen, moeten de balans-rekeningnummers in scherm 6.1 Rekeningnummers zijn gekoppeld aan de correcte balansplaatsen. Ook wanneer u een andere balansindeling maakt, moeten de rekeningnummers opnieuw gekoppeld worden. Klopt deze koppeling niet, dan zal de balans niet goed ingevuld worden.
5.3.
VERLIES/WINSTREKENING
De Verlies/Winstrekening wordt evenals de Proef Saldi Balans aangemaakt door het invoeren van boekingen in de dagboeken. Bij [Eigenschappen] kunt u aangeven over welk boekjaar u de gegevens wilt hebben. Via [Afdrukvoorbeeld] kunt u het overzicht uitprinten. Voor een goede automatische invulling van dit overzicht dienen de Verlies/Winst-rekeningnummers in scherm 6.1 Rekeningnummers gekoppeld te zijn aan de rubrieken uit scherm 6.2 In de meeste gevallen wordt dit ingevuld met het inlezen van het rekeningschema. U kunt dat controleren door in scherm 6.1 rekeningnummers een V/W-rekeningnummer aan te klikken en te kiezen voor wijzigen. Links halverwege dit schermpje moet een rubriek ingesteld zijn. Vervolgens moet in scherm 6.2 de Rubrieken gekoppeld te zijn aan V/W-plaatsen. De V/W-plaatsenlijst is een vaste lijst, die met het pakket wordt meegeleverd. U kunt de rubrieken met V/W-plaatsen koppelen door in het scherm 6.2 rubrieken op een rubriek te klikken en dan te kiezen voor [Wijzigen]. Hier zoekt u via de verrekijker de V/W-plaats waar die rubriek onder valt. Wilt u een verlies/winst-plaats toevoegen of van naam wijzigen, dan kan dat in het zoekvenster. Daar vindt u linksonderaan een knop met een [+] om een V/W-plaats toe te voegen en een knop om de naam van een V/W-plaats te wijzigen.
20
5.4.
AFSCHRIJVINGEN
De afschrijvingen kunt u door Uniform laten berekenen. Voordat u dat kunt doen, moet het artikel echter eerst in de artikelenlijst worden opgenomen. Zie hiervoor paragraaf 6.5 artikelen. Om de afschrijving van dat product in te vullen klikt u op [Nieuw]. Linksbovenaan bij Artikel, omschrijving zoekt u in het lijstje het artikel op wat u zojuist hebt ingevoerd in de artikelenlijst. Bij Aankoop, omschrijving krijgt u in het zoekscherm een overzicht van alle boekingen die zijn gedaan op het rekeningnummer dat u gekoppeld hebt aan dat artikel. Selecteer hier de aankoop waarvoor u de afschrijving in wilt voeren. Automatisch komt de aankoopdatum en het aankoopbedrag er al in te staan. Het koppelen aan een boeking is niet verplicht. U kunt een afschrijving ook invoeren, zonder dat deze gekoppeld is aan een boeking. Het bedrag voor de beginbalans is niet in te voeren, deze staat automatisch op nul. Dat komt, omdat de aankoop op 1 januari van dat jaar nog niet op de balans staat. Dit wordt het volgende jaar echter automatisch ingevuld. Aan de rechterkant kunt u aangeven op welke manier u gaat afschrijven. Er zijn 3 mogelijkheden: Lineaire afschrijving (vast bedrag per jaar) De lineaire afschrijving houdt in, dat er ieder jaar een vast bedrag wordt afgeschreven. U vult dit in bij Vast/jr. Voorbeeld: Aankoopwaarde = 20.000 Afschrijving is vast bedrag = 3.000 Jaar 1: BB = 20.000; afschrijving = 3.000; EB = 17.000 Jaar 2: BB = 17.000; afschrijving = 3.000; EB = 14.000 Enz… Afschrijving op de Boekwaarde Afschrijving op de boekwaarde wil zeggen, dat u ieder jaar een bepaald percentage afschrijft op de boekwaarde (= waarde artikel op beginbalans) van het artikel. Dat zal dus ieder jaar een kleiner bedrag zijn. U vult in bij % het percentage waarmee u wilt afschrijven. Bij AK/BW selecteert u BW. Voorbeeld: Aankoopwaarde = 20.000 Afschrijving boekwaarde = 10% Jaar 1: BB = 20.000; afschrijving = 2.000; EB = 18.000 Jaar 2: BB = 18.000; afschrijving = 1.800; EB = 16.200 Enz… Afschrijving op de Aankoopwaarde-Restwaarde Afschrijving op de aankoopwaarde-restwaarde wil zeggen, dat u ieder jaar een bepaald percentage afschrijft op de aankoopwaarde waar de verwachte restwaarde van is afgetrokken. Voorbeeld: Aankoopwaarde = 20.000 verwachte restwaarde is 5.000. er moet dus 15.000 worden afgeschreven. Afschrijving aankoopwaarde-restwaarde = 10% Jaar 1: BB = 20.000; afschrijving = 1.500; EB = 17.500 Jaar 2: BB = 17.500; afschrijving = 1.500; EB = 16.000 Enz…
21
In het eerste jaar (wat bijna altijd een gebroken jaar is, omdat er op 1 januari meestal geen aankopen worden gedaan) staat de beginbalans op nul. De afschrijving wordt door het programma automatisch berekend naar het werkelijk aantal dagen dat er afgeschreven wordt. Wanneer u in het volgende boekjaar weer in 5.4 Afschrijvingen komt, worden de afschrijvingen, die geen verkoopdatum hebben vóór deze datum, automatisch overgenomen. Nu ziet u bij de Beginbalans ook een bedrag staan, dat is hetzelfde als de Eindbalans van het vorige jaar.
22
6.
REKENINGSCHEMA
Onder de menukeuze rekeningschema kunt u overzichten maken van de rekeningnummers en rubrieken, maar u kunt deze ook toevoegen, wijzigen of verwijderen. Verder is het mogelijk in het kader van de bedrijfseconomische boekhouding aan elk rekeningnummer een kostenplaats toe te kennen.
6.1.
REKENINGNUMMERS
Hier staan alle rekeningnummers, zoals deze door uw boekhouder worden gebruikt. Als u begint met het programma zal in de meeste gevallen de coderingslijst van uw boekhouder er al in staan. Belangrijk is, dat alle in gebruik zijnde rekeningnummers worden gekoppeld aan een rubriek, vaste of vrije kostenplaats en BTW-percentage. Verder moeten de balans-rekeningnummers aan een balanspost worden gekoppeld. Het wijzigen hiervna gaat via de knop [Wijzig]. Een nieuw rekeningnummer kan via [Nieuw] worden toegevoegd. Verder kunt u rekeningnummers [Verwijderen] en [Hernummeren]. Wijzig Wanneer u deze knop kiest, kunt u gegevens bij bestaande rekeningnummers wijzigen. Het gaat hierbij om gegevens als omschrijving, rekeningnummer boekhouder, rubriek, kostenplaats, BTW-percentage, code telebankieren, eenheid, inkomst of uitgave, balanspost of winst- en verliesrekening. Wanneer de gegevens zijn aangepast, kiest u [OK]. De gegevens worden opgeslagen. U kunt pas voor deze knop kiezen, op het moment dat u niet op het rekeningnummer staat, maar bijvoorbeeld op de omschrijving, rubriek of kostenplaats. Verwijderen Dit is alleen mogelijk bij rekeningnummers die niet in gebruik zijn (geweest). Wanneer u een rekeningnummer wilt verwijderen selecteert u dat nummer en klikt op [Verwijderen]. Nieuw Wanneer u kiest voor [Nieuw] komt u in een venster waarin een nieuw rekeningnummer ingevoerd kan worden. Hierbij moeten in ieder geval het rekeningnummer, de omschrijving, rubriek, inkomst of uitgave, balans of winstverlies en het BTW-percentage worden ingevuld. Wanneer u afsluit met [OK] worden de gegevens opgeslagen. Hernummeren Wanneer er fouten zijn gemaakt met het inbrengen van de rekeningnummers, kunt u via deze optie het foutieve rekeningnummer omnummeren worden naar de goede. Ook kunt u twee rekeningnummers samenvoegen. Voor het omnummeren selecteert u het rekeningnummer dat u wilt omnummeren. Vervolgens kiest u [Hernummeren]. U komt in een venster, waarin een nieuw rekeningnummer ingevoerd kan worden. Hier vult u een nog niet bestaand rekeningnummer in. Vervolgens wordt gevraagd of u elke boeking die omgenummerd wordt wilt bevestigen. Wanneer u deze vraag met Ja beantwoordt, kunt u per boeking aangeven of deze wel of niet omgenummerd moet worden. Wanneer dit klaar is, vult u de rest van de rekeningsgegevens in. Samenvoegen werkt op dezelfde manier. Alleen selecteert u dan een reeds bestaand rekeningnummer om naar te hernummeren. Aan het eind wordt gevraagd of u het oude rekeningnummer wilt verwijderen. Groeps hernummeren Met deze knop krijgt u alle rekeningnummers in een scherm te zien, met de mogelijkheid er een nieuw rekeningnummer achter te typen. Dit kunnen alleen niet-bestaande rekeningnummers zijn. Wanneer u op [OK] klikt worden alle gegevens overgezet op de nieuwe nummers. De oude rekeningnummers worden vervolgens verwijderd.
23
Afdrukvoorbeeld Middels deze keuze kunt u een afdrukvoorbeeld op het scherm maken. Wanneer u het overzicht op het scherm heeft staan, is het tevens mogelijk het af te drukken. Eigenschappen Middels deze keuze kunt u aangeven op welke volgorde de rekeningnummers getoond moeten worden en of dit in opof aflopende volgorde moet zijn. Sluiten Met deze keuze kunt u het scherm afsluiten.
6.2.
RUBRIEKEN
Wanneer u deze menu-optie kiest, komt u in een scherm terecht waarin alle rubrieken staan. Via deze optie kunt u gegevens bij bestaande rubrieken Wijzigen. Ook is het mogelijk nieuwe rubrieken toe te voegen, middels [Nieuw], rubrieken te [Verwijderen] of te kiezen voor [Omnummeren] van rubrieken. Verder kunt u een overzicht afdrukken door een [Afdrukvoorbeeld] te tonen en hierna het overzicht te printen en eventueel de [Eigenschappen] van het overzicht wijzigen. Wijzig Wanneer u deze knop kiest, kunt u gegevens bij bestaande rubrieken wijzigen. Het gaat hierbij om omschrijving en V/W-plaats. De V/W-plaats kunt u invullen / wijzigen door op het verrekijkertje te klikken en daar de goede V/Wplaats te kiezen. De V/W-plaats is van essentieel belang voor de V/W-rekening. Wanneer de gegevens zijn aangepast, kiest u [OK]. De gegevens worden opgeslagen. U kunt pas voor deze knop kiezen, op het moment dat u niet op het rubrieksnummer staat, maar bijvoorbeeld op de omschrijving of Verlies/winst-plaats. Verwijderen Dit is alleen mogelijk bij rubrieken die niet in gebruik zijn. Selecteer de rubriek die u wilt verwijderen en klik op [Verwijderen]. Nieuw Wanneer u kiest voor [Nieuw] komt u in een venster waarin een nieuwe rubriek ingevoerd kan worden. Hierbij moeten in ieder geval het nummer van de rubriek, de omschrijving en kostenplaats ingevuld worden. Wanneer u afsluit met [OK] worden de gegevens opgeslagen. U kunt maximaal 99 rubrieken invoeren. Hernummeren Wanneer er fouten zijn gemaakt met het inbrengen van de rubrieken of u wilt de rubrieken ordenen, kunt u via deze optie het foutieve rubrieknummer hernummeren worden naar de goede. Ook kunt u twee rubrieknummers samenvoegen. Voor het omnummeren selecteert u allereerst het rubrieknummer dat u wilt omnummeren. Vervolgens kiest u [Hernummeren]. U komt in een venster, waarin een nieuw rubrieknummer ingevoerd kan worden. Hier vult u een nog niet bestaand rubrieknummer in. Er wordt gevraagd of u de rekeningnummers die omgenummerd moeten worden, stuk voor stuk wilt bevestigen. Wanneer dat klaar is kunt u een omschrijving en verlies/winstplaats aangeven. Samenvoegen werkt net zo, alleen selecteert u dan een bestaande rubriek om naar te hernummeren. Aan het eind wordt gevraagd of u het oude rekeningnummer wilt verwijderen. 24
Afdrukvoorbeeld Middels deze keuze kunt u een afdrukvoorbeeld op het scherm maken. Wanneer u het overzicht op het scherm heeft staan, is het tevens mogelijk het af te drukken. Eigenschappen Middels deze keuze kunt u aangeven op welke volgorde de rubrieknummers getoond moeten worden en of dit in opof aflopende volgorde moet zijn. Sluiten Met deze keuze kunt u het scherm afsluiten.
6.3.
KOSTENPLAATSEN
Wanneer u deze menu-optie kiest, komt u in een scherm terecht waarin alle kostenplaatsen staan. Wanneer u aan alle rekeningnummers een kostenplaats toekent, is het mogelijk een bedrijfseconomische vergelijking met andere bedrijven te maken. Via deze optie kunt u gegevens bij bestaande kostenplaatsen [Wijzigen]. Ook is het mogelijk nieuwe kostenplaatsen toe te voegen, middels [Nieuw], kostenplaatsen te [Verwijderen] of te kiezen voor [Hernummeren] van kostenplaatsen.Verder kunt u een overzicht afdrukken door een [Afdrukvoorbeeld] te tonen en hierna het overzicht te printen en eventueel de [Eigenschappen] van het overzicht wijzigen. Wijzig Met de knop [Wijzig], kunt u de omschrijving bij kostenplaatsen wijzigen. Wanneer de gegevens zijn aangepast, kiest u [OK]. De gegevens worden opgeslagen. U kunt pas voor deze knop kiezen, op het moment dat u niet op het nummer van de kostenplaats staat, maar op de omschrijving. Het is niet mogelijk bij de vaste kostenplaatsen de omschrijving te wijzigen. U kunt alleen gegevens wijzigen van kostenplaatsen die u zelf heeft toegevoegd. Verwijderen Dit is alleen mogelijk bij kostenplaatsen die u zelf heeft toegevoegd, dus niet voor de vaste kostenplaatsen (nummers boven 100). Selecteer een vrije kostenplaats en klik op [Verwijderen]. Nieuw Wanneer u kiest voor [Nieuw], komt u in een venster waarin een nieuwe kostenplaats ingevoerd kan worden. Hiervoor hoeft u alleen een omschrijving voor de kostenplaats in te voeren. Het pakket geeft deze kostenplaats automatisch een nummer. Wanneer u afsluit met [OK] worden de gegevens opgeslagen. U kunt maximaal 99 kostenplaatsen invoeren (nummers 1-99) Hernummeren Wanneer er fouten zijn gemaakt met het inbrengen van de kostenplaatsen of u wilt de kostenplaatsen ordenen, kunt u via deze optie het kostenplaatsnummer hernummerd worden naar het goede. Voor het hernummeren selecteert u allereerst het nummer van de kostenplaats dat u wilt hernummeren. Vervolgens kiest u [hernummeren]. U komt in een venster, waarin een nieuw kostenplaatsnummer ingevoerd kan worden. Hier vult u een nog niet bestaand nummer in (tussen 1 en 99). Vervolgens wordt gevraagd of de gegevens van de nieuwe kostenplaats kloppen. Eventueel kunt u de omschrijving van de kostenplaats veranderen. U kunt de vaste kostenplaatsen (nummers boven de 100) niet omnummeren. Afdrukvoorbeeld 25
Middels deze keuze kunt u een afdrukvoorbeeld op het scherm maken. Wanneer u het overzicht op het scherm heeft staan, is het tevens mogelijk het af te drukken. Eigenschappen Middels deze keuze kunt u aangeven op welke volgorde de kostenplaatsen getoond moeten worden. Sluiten Met deze keuze kunt u het scherm afsluiten.
6.4
BALANSPLAATSEN
Het balansplaatsenschema wordt standaard meegeleverd met het pakket. Dit schema geeft de meest gebruikte indeling weer. U kunt het overzicht echter naar eigen willekeur aanpassen. Nieuwe regels kunnen ingevoerd worden via de knop [Nieuw]. U kunt daar kiezen voor Hoofdgroep (groene regel), Subgroep (gele regel) of Item (witte regel). Met de knop [Wijzig] kunt u de naam, omschrijving of plaats op de balans van de geselecteerde regel wijzigen. [Afdrukvoorbeeld] geeft u een overzicht van de balansplaatsen. De daadwerkelijke balans vindt u terug in scherm 5.2 Balans.
6.5
ARTIKELEN
Wanneer een artikel wordt aangekocht (bijv. grond en u wilt de afschrijving daarvan in het pakket invullen, dan moet dat artikel eerst in de artikelenlijst worden opgenomen. Het artikel wordt hier gekoppeld aan een rekeningnummer. Deze combinatie kunt u weer oproepen bij 5.4 Afschrijvingen. Door op [Nieuw] te klikken maakt u een nieuw artikel aan. Bij omschrijving kunt u een eigen omschrijving invullen en bij rek.nr. klikt u op het verrekijkertje om het rekeningnummer op te zoeken, waarop uw artikel is geboekt. Via de knop [Wijzig], kunt u een artikel wijzigen en met [Verwijder] verwijdert u het op dat moment geselecteerde artikel. Bij [Eigenschappen] kunt u de weergavevolgorde in het scherm veranderen en via [Afdrukvoorbeeld] is de artikelenlijst af te drukken.
26
7
WERKVOLGORDE BALANSEN / AFSCHRIJVINGEN
Om de verwerking van afschrijvingen en het opmaken van de eindbalans goed te laten verlopen is het belangrijk dat er in een goede volgorde gewerkt wordt. In onderstaande stappen wordt deze werkvolgorde aangegeven. Rubrieken bijwerken (6.2) Om de verlies / winst rekening (5.3) te vullen moeten de rubrieken worden gekoppeld aan de V/W plaatsen. Deze V/W plaatsen worden met het pakket meegeleverd. Balans indelen (6.4) In 6.4 staat een standaard meegeleverde balans. Deze is hier aan te passen naar eigen wens. Advies, maak dezelfde indeling, zoals hij op de beginbalans op papier stond van de boekhouder. Rekeningnummers koppelen (6.1) rubrieken (uit 6.2) kosten plaatsen (vaste en/of variabele) (uit 6.3) Balans / Winst-verlies en indien Balans, moet de balansplaats worden ingevuld (uit 6.4) BTW-categorie Beginbalans overnemen (5.2) Hier moet de balans worden overgenomen van de eindbalans op papier. De balans heeft de indeling, zoals u in 6.4 heeft staan. In het scherm krijgt u standaard de eindbalans te zien; zo als deze wordt opgebouwd nav. uw inboekingen en afschrijvingen. Aangekochte artikelen invoeren (6.5) Voordat een afschrijving van een artikel kan worden verwerkt, moet het in de artikellijst worden gezet. Afschrijvingen invullen (5.4) Als u de afschrijving invult, kunt u per aankoop aangeven op welke manier u wilt afschrijven. Deze afschrijving wordt jaarlijks verrekend op de balans (5.2).
27
8
Overzicht benodigde instellingen per overzicht
8.1
Grootboekkaartjes
Geen extra invoer / instellingen nodig
8.2
Per Rubriek
Rubrieksindeling moet ingevuld zijn in 6.2. Rekeningnummers (6.1) moeten zijn gekoppeld aan een rubriek.
8.3
Per Periode
Rubrieksindeling moet ingevuld zijn in 6.2. Rekeningnummers (6.1) moeten zijn gekoppeld aan een rubriek.
8.4
Overloopposten
Boekingen die hiervoor in aanmerking komen, bij invoer aanmerken als Overlooppost.
8.5
Per 3 perioden
Afhankelijk van welk overzicht je kiest moeten de rubrieken wel / niet gekoppeld zijn aan de rekeningnummers. Als je alleen overzicht van rekeningnummers kiest, hoeft er geen rubrieksindeling te zijn. Als je het overzicht per rubriek kiest, dienen de rekeningnummers (6.1) gekoppeld te zijn aan een rubriek uit scherm 6.2
8.6
Grafische overzichten
Rubrieksindeling moet ingevuld zijn in 6.2. Rekeningnummers (6.1) moeten zijn gekoppeld aan een rubriek.
8.7
STO Technisch Economisch
In Kostenplaatsen (6.3) dienen de vaste kostenplaatsen te staan (via de helpdesk te vullen) De rekeningnummers (6.1) dienen te zijn gekoppeld aan een vaste kostenplaats. In 3.1 STO Technisch Economisch dienen de bedrijfsuitgangspunten te zijn ingevuld onder Uitgangspunten.
8.8
BE Overzicht per rubriek
Rubrieksindeling moet ingevuld zijn in 6.2. Rekeningnummers (6.1) moeten zijn gekoppeld aan een rubriek. In 3.2 BE Overzicht per rubriek dienen de bedrijfsuitgangspunten te zijn ingevuld onder Uitgangspunten.
8.9
BE Overzicht per kostenplaats e
In Kostenplaatsen (6.3) dienen vrije kostenplaatsen te staan (zelf in te vullen, voor 2 tak (bijv. camping) of eigen indeling) Rekeningnummers (6.1) dienen te zijn gekoppeld aan vrije kostenplaats
8.10
Accountantoverzicht
Geen extra invoer nodig. Wordt automatisch aangemaakt tijdens het inboeken. (is eigenlijk scherm 2.1). Als de instellingen voor scherm 2.2 t/m 2.4 goed zijn ingevoerd worden deze overzichten ook meegenomen in het accountantsoverzicht. Dit is echter geen verplichting voor de boekhouder. 28
8.12 BTW-aangifte Bij 1.1 Dagboekinstellingen moet bij ieder bankboek, dat meegaat voor de BTW-aangifte dit ook worden aangevinkt. Verder moet bij Tabblad BTW de goede BTW-categorieën worden ingevuld. In scherm 6.1 rekeningnummers dienen alle rekeningnummers te zijn gekoppeld aan een BTW-categorie.
8.13
Proef Saldibalans
Bij rekeningnummers (6.1) dient per rekeningnummer te zijn aangegeven of het een Balansrekening of Verlies/Winstrekening betreft.
8.14
Balans
In 6.4 Balansplaatsen moet de goede balansindeling staan. Verder moet bij de Balansrekeningnummers (6.1) zijn aangegeven onder welke balansplaats deze geboekt moeten worden.
8.15
Winst / Verlies rekening
Rubrieksindeling moet ingevuld zijn in 6.2. Rekeningnummers (6.1) moeten zijn gekoppeld aan een rubriek. Rubrieken (6.2) moeten zijn gekoppeld aan de V/W-plaatsen.
8.16 Afschrijvingen Om een artikel te kunnen afschrijven moet deze zijn ingevuld in scherm 6.5 Artikelen. Die moet handmatig ingevuld worden. Als de afschrijving gekoppeld moet worden aan een aankoop, moet deze aankoop eerst zijn ingeboekt.
29
