KPI ve veřejné správě. Pavel Hrabě - Enterprise Architect, SAP ČR Lenka Seibertová HCM Solution Sales Manager, SAP ČR květen 2013

KPI ve veřejné správě Pavel Hrabě - Enterprise Architect, SAP ČR Lenka Seibertová – HCM Solution Sales Manager, SAP ČR květen 2013

Obsah •

Metodika controllingu ve veřejné správě z pohledu SAP

•

Životní cyklus ukazatelů KPI

•

Možnosti podpory cyklu KPI SW komponentami SAP, použitými i v řešení Státní pokladny

•

Využití Benchmarku SAP pro vyhodnocení získaných ukazatelů

•

Použití KPI v personálním rozvoji ve veřejné správě

Rozsah koncepce NERV o KPI české státní správy

Výkonnost a zodpovědnost celé české veřejné správy

Služby pro občany a organizace

Korporátní funkce ve Správě zdrojů státní správy (Back-Office Benchmark) Finance a rozpočetnictví

Podpůrné funkce státu

Personalistika Nákup a logistika Správa nemovitostí a zařízení

Správa zdrojů státu

Vyšlo v ČSSI © 2013 SAP AG. All rights reserved.

Náklady administrativních budov v rámci Správy nemovitostí a zřízení

Informatika

Ubytovací a prostorové služby

Venkovní služby

Úklid a čištění

Pracoviště

Zdraví, bezpečnost ochrana a prostředí

Péče o uživatele (přímé služby)

Ostatní manažerské a administrativní funkce

Koncepce NERV

Nepublikováno

CRAB jako zdroj dat 3

Koncepce řízení výkonnosti, zodpovědnosti a kvality Životní cyklus řízení výkonnosti

Strategie (politika)

Definice KPI

Plánování

Audit Zlepšo- výkonu Měření vání Vyhodnocení

© 2013 SAP AG. All rights reserved.

4

Koncepce řízení výkonnosti, zodpovědnosti a kvality Životní cyklus řízení výkonnosti Strategie veřejné správy (ve vztahu k řízení výkonnosti)

Návrh struktury činností

Návrh struktury ukazatelů KPI

Procesy a služby, jejichž výkonnost se bude měřit a řídit

3E + S + Q 6E

Plánování ukazatelů Nastavení očekávaných cílových hodnot KPI

Měření vstupních ukazatelů On-line účtování,

Výpočet a prezentace výstupních ukazatelů KPI BI, EPM

Výkaznictví,

Portály

Dotazníky

Dashboardy

Interpretace výsledků

Analýza a vyhodnocení výsledků


Definice KPI Zlepšo vání

Plánování

Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Audit výkonu Posuzování kritérií (KPI) i kontrolního systému Sledování plnění zlepšení a nápravných opatření © 2013 SAP AG. All rights reserved.

Realizace zlepšení Investice do zlepšení – projekty Průběžné zlepšování motivace

Identifikace způsobu zlepšení Nejlepší praxe Rámec zlepšování

Vysvětlení výsledků: •

Vedoucími profesí

•

Vedoucími organizací

Porovnání KPI: •

S plánem

•

S trendem

•

Ve skupině

5

Strategie

Strategie řízení výkonnosti a zodpovědnosti Postupný rozvoj řízení výkonnosti

Procesní model / Katalog služeb VS

Definice Plánování KPI

(politika)

Zlepšo vání

Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Kategorie ukazatelů

Benchmarking KPI Back-Office (NERV)

Agendový controlling a Procesní modelování agend (PMA) Není zatím předmětem zájmu Následný rozvoj řízení výkonnosti a zodpovědnosti © 2013 SAP AG. All rights reserved.

6

Strategie

Definice struktury KPI

Zlepšo vání

Logický model výkonnosti

Zdroje a vstupy

Dopady

Cíle

Výsledky

účinnost

Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Potřeby

Činnosti


(politika)

Výstupy

Užití výstupů

Vnější vlivy

úroveň služby

účelnost

hospodárnost Zdroj: Hrabě (ČSSI, 2013), podle Svoboda, J., Zeithamlová, Š., CH-16 Metodická pomůcka pro audit výkonu v orgánech veřejné správy. Centrální harmonizační jednotka pro FK MF ČR, 2004.

a MANUÁL PRO AUDIT VÝKONNOSTI. Skupina CEAD, Evropský účetní dvůr. LUXEMBOURG, 2010 © 2013 SAP AG. All rights reserved.

7


Definice struktury KPI

Zlepšo vání

Vztah druhů nákladů a objektů spotřeby Struktura nákladových objektů

Druhové třídění rozpočtové skladby

Personální

Nákup

Nemovitosti a zařízení

Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Administrativně provozní nákladová střediska Účtárna


IT služby

Agendová nákl. střed. Ost. admin., vč. právního

Agenda A

Agenda Z

511 Platy zam. a ost.pl. za prov. práci 512 Pov. poj. plac. zaměstnavatelem 513 Nákup materiálu 515 Nákup vody, paliv a energie 5151

Voda

5152

Teplo

516 Nákup služeb 5162

Služby telekom. a radiokomunik.

5164

Nájemné

5166 Konzultační, porad. a právní služby Uvedeny pouze příklady položek a středisek © 2013 SAP AG. All rights reserved.

8

Strategie

Plánování

(politika)

Vztah plánu a rozpočtu

Definice Plánování KPI Zlepšo vání

Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Vzájemně „kolmé“ dimenze finančního řízení •

Položek rozpočtových výdajů, resp. druhů nákladů, 1:1 nebo N:M

•

Nákladů na objektech spotřeby (střediscích, zakázkách, službách, ..)

Plán bude obsahovat i nefinanční ukazatele Plán slouží manažerskému řízení, z vně organizace nemusí být závazný •

Závaznost plánu po linii řídící hierarchie je možno zavést

Plán nákladů a výkonnosti může mít jinou periodicitu a detail než rozpočet Pro plánování se používají obdobné postupy a SW nástroje jako pro sestavování rozpočtu •

Externí i vnitropodnikové účetnictví, rozpočet i plán lze připravovat společně, ve dvou obrazovkách téhož plánovacího nástroje


9

Strategie

Plánování IT řešení pro plánování


(politika)

Zlepšo vání

Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

SAP BI Integrované plánování, jako v IISSP RISPR (Příprava rozpočtu)


10

Strategie

Měření KPI Způsoby získávání vstupních KPI

(politika)


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

KPI se odvozují převážně ze zdrojových transakčních dat, tj. objemu nákladů, množství zdrojů, počet výkonů a výstupů. • Vznikají ve zdrojových systémech EkIS a AIS • Účtují se reálném čase, současně s provedením operace Pořízením rezervace v IISSP RISRE (Realizace rozpočtu) s vazbou na nákladové objekty (nákladový druh, středisko, zakázka, …). • On-line aktualizace modulu vnitropodnikového účetnictví (controlling) společně s rozpočetnictvím. • Pravidelné rozpouštětní režijních nákladů na cílové objekty spotřeby Rozšířením struktury IISSP CSÚIS (Centrální systém účetních informací státu) o manažerské (nákladové, množstevní a kvalitativní) položky • Rozšíření doplňkových údajů v již sbíraných výkazech - periodicky (měsíčně, čtvrtletně, ročně) • Přebíráním údajů z existujících resortních registrů (např. CRAB) či statistických dat ČSÚ Dotazníkem a tabulkou v podobě souborů nebo webovou aplikací • V pilotních fázích projektu • Pro dobrovolné účastníky nebo nadstavbové části benchmarku Výsledný způsob sběru údajů a jeho řešení bude dle usnesení vlády formulovat studie MF © 2013 SAP AG. All rights reserved.

11

Strategie

Měření KPI Podpora měření KPI informačním systémem

(politika)


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Společné účtování rezervace prostředků a přepokládaných nákladů na střediska, zakázky, produkty, … v SAP ERP, tj. tomtéž systému, jaký je využit pro realizaci rozpočtu v IISSP RISRE (Realizace rozpočtu).


12

Strategie

Nový portál SAP – „City of E“ Portál pro prezentaci a vyhodnocení výkonnosti samospráv


(politika)


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

13

Strategie

Prezentace KPI IT řešení pro prezentaci a vyhodnocení

(politika)


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Mnoho různých veřejných portálů pro prezentaci KPI Přirozené místo: •

Monitor státní pokladny

Stránky - http://monitor.statnipokladna.cz/2012/ © 2013 SAP AG. All rights reserved.

14

Strategie

Vyhodnocení ukazatelů výkonnosti

(politika)

Způsoby vyhodnocení ukazatelů KPI


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Vyhodnocení ukazatelů výkonnosti je vždy postaveno na porovnání: • dosažené skutečnosti proti plánu, • •

Plány mohou být závazné (nejenom rozpočty) Plány se stanou manažerskými cíli

aktuálního výsledku s předchozími (trend v organizaci)

•

•

Hodí se i pro KPI, která ( byť zdánlivě) nejdou porovnat s ostatními

vlastních výsledků s ostatními ve srovnávací skupině (Benchmarking)

•

• • •

Uvnitř segmentu státní správy Napříč celou veřejnou správou V mezinárodním srovnání • •

UK, Nový Zéland, S jinými Benchmarky – APQC, SAP, SuccessFactors , apod.

Předpokladem vyhodnocení KPI je vhodné prezentační prostředí • Intuitivní a uživatelsky přívětivé, efektivní, flexibilní – Dasboard v portálu • S výhodou totéž prostředí jako pro prezentaci čerpání rozpočtových výdajů • Dostupnost srovnávacích údajů v prezentačním prostředí © 2013 SAP AG. All rights reserved.

15

Strategie

Vyhodnocení KPI porovnáním (benchmarking)

(politika)

Porovnání s externími zdroji, například SAP

Definice Plánování KPI Audit výkonu

Zlepšo vání

Měření

Vyhodnocení

 Založeno koncem roku 2004 Přehled

 Doplňkové služby  K dispozici pro SAP i non-SAP zákazníky

 Přes 15,000 účastníků z více než 4,000 organizací Využívání

 Globální: v 2012 přes 60% respondentů mimo Ameriku  Partnerství s ASUG a dalšími uživatelskými skupinami  Studie dostupné v 12 jazycích  Více než 50 posouzení procesů

Pokrytí obsahu


 Přes 1,200 KPI a přes 1,500 nejlepších praxí

 Přes 300 srovnávacích skupin

16

Strategie

Vyhodnocení KPI porovnáním (benchmarking)

Náklady na audit jako % z rozpočtu

Využití benchmarku SAP pro srovnání s nejlepší praxí Náklady na interní audit jako % z rozpočtu ve vztahu k míře přijetí nejlepší praxe v řízení rizik a shody 0,03

(politika)


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Nejlepší praxe v oblasti řízení rizik a shody s pravidly regulace

Výkazy shody a statutární výkazy jsou pravidelně plánovány, automaticky generovány a distribuovány na členy managementu a útvar auditu.

0,02

0,01

Všechny procesy jsou velmi dobře dokumentovány a schopné vyhovět požadavkům Sarbanes Oxley (SOX) číslo 302, 404, 409 a 401 Interní Audit pravidelně provádí audity: finanční, provozní, shody s regulatorními pravidly a IT audit

Nízká

Střední

Úroveň přijetí nejlepších praxí

Vysoká

Systém pro řízení rizik podporuje automatické výkaznictví a upozorňování pro podporu řízení a minimalizace rizik

 V průměru mají organizace s vysokou mírou přijetí nejlepších praxí z oblasti řízení rizik a shody s regulatorními pravidly o 67% nižší náklady na interní audit proti organizacím s nízkou mírou přijetí těchto praxí. Obdobná srovnání obsahuje také britský a novozélandský benchmark Back-Office veřejné správy (MPI). © 2013 SAP AG. All rights reserved.

17

Strategie

Vyhodnocení ukazatelů výkonnosti Interpretace dosažených výsledků

(politika)


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Vyhodnocení vedoucími jednotlivých funkcí (profesí): •

Měla by být ustavena osobnost, například „hlavní personalista“ – metodik personální profese ve státní správě, pro každou tzv. profesi

•

Ten/ ta každoročně vysvětlí, jaké jsou příčiny a důsledky zjištěných výsledků, jak si vysvětlit předložené grafy, co je důvodem hlavních odchylek, kde jsou aktuálně nejviditelnější příležitosti pro zlepšení

•

Vznikne základ maticového odborného řízení ve veřejné správě

Linioví vedoucí každé organizace •

Poskytnou podřízeným vlastní interpretaci dosažených výsledků jednotky, ve vztahu v plánovaným hodnotám, trendu a ve srovnání s ostatními.

•

Představí principy plánování na další období

•

Představí hlavní oblasti zlepšení

•

Nastaví motivační pravidla na bázi KPI


18

Strategie

Audit výkonnosti

(politika)

Úloha auditu výkonu


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Audit výkonu zkoumá výběrovým způsobem hospodárnost, efektivnost a účelnost operací i přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému • jako součást úkolů Interního auditu je prováděn nezávislou organizační jednotkou Řídící kontrola je prováděna odpovědnými vedoucími zaměstnanci • Manažerské (nákladové) účetnictví může být součástí (doplňkem) systému finančního řízení a kontroly. • Jde o nepřetržitý, průběžný proces Interní audit je doplňkem a protiváhou Řídící kontroly • Vnitřní a vnější benchmarking slouží oběma Benchmarking je jednou z metod porovnání výkonnosti v rámci jejího auditu. • Benchmarking může být jak externí, tak interní k porovnání kvality služeb jednotlivých organizačních útvarů v rámci jednoho orgánu veřejné správy. Audit výkonnosti navazuje na výsledky minulého benchmarku a podílí se na účasti na aktuálním benchmarku.


19

Strategie

Audit výkonnosti Podpora řízení auditu a kontroly informačním systémem

(politika)


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Plánování, řízení, vykonávání, evidence a vykazování auditů a kontrol a řízení nápravných opatření lze podpořit standardními funkcemi SAP Audit Management v komponentě SAP ERP, která je v rámci IISSP použita pro RISRE. Stejné centrální řešení používá i SAP AG pro své pobočky po celém světě.


20

Strategie Definice Plánování KPI

(politika)

Zlepšování výkonnosti

Zlepšo vání

Řízení procesu zlepšování

Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Řízení zlepšování představuje vykonání vlastní reformy veřejné správy v příslušných jejích složkách •

S pomocí KPI (řízení výkonnosti a zodpovědnosti) se v porovnání s nejlepší praxí najde, kde a jak je třeba a možno zlepšovat

•

Jednorázové (reforma) a průběžné zlepšování (změna „firemní“ kultury)

•

Ucelená rozsáhlá disciplína - Rámce zlepšování, viz. příklady

MAF, Kanada © 2013 SAP AG. All rights reserved.

PIF, Nový Zéland 21

Strategie


(politika)

Jak zajistit realizaci zlepšení?

Definice Plánování KPI Audit výkonu

Zlepšo vání

Měření

Vyhodnocení

Je zjevná snaha ( i ve zprávě NERV doporučená) zajistit zlepšení tzv. „zastropováním“ položek rozpočtu. Ale: Mnohá KPI jdou napříč rozpočtem, kombinují jeho položky navzájem a s dalšími údaji

•

• • •

Některá se (výjimečně) v rozpočtu nachází nebo je možno je do rozpočtu zařadit Není vhodné předělat (přetočit) strukturu celého rozpočtu najednou

Pokud měnit rozpočet, tak později na výkonový či výsledkový

Je možné prohlásit plán KPI za závazný a zajistit jeho delegování po linii zodpovědnosti: •

Sněmovna – vláda – ministři – manažeři kapitol – manažeři OSS – střední management – pracovní týmy – individuální cíle zaměstnanců

•

Některé linie zodpovědnosti jsou přetržené (např. kapitoly x OSS) – bude nutné ustavit zákonem jejich opětné (určité) propojení

•

Zavedení KPI je způsobem zavedení (či posílení) zodpovědnosti (Accountability) © 2013 SAP AG. All rights reserved.

22

Strategie



(politika)

Použití KPI v personálním rozvoji ve veřejné správě

Zlepšo vání

Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Jakákoli transformace a zlepšování je výsledkem práce jednotlivců •

Propojit aktivity zaměstnanců se strategickými cíli organizace

•

Motivovat a monitorovat výkonnost.

Není třeba vymýšlet vymyšlené •

2000+ best practice metrik, globální metrické standardy definované SF (oborové, organizační, zaměstnanecké)

Jen technologie, která umožní zpracovávat data z minulosti, aktuální i predikce, lokální i globální: •

Může poskytnout inovace ke zvýšení výkonnosti, propojení jasně a správně daných úkolů a cílů s účelem a vhodné stanovení talentů (knihovna cílů, hodnocení týmů, kalibrace,…).

•

Vytvoří jasně definované, vhodné a efektivní procesy a schopnost je vyhodnotit a recenzovat


23

Strategie

Zlepšování výkonnosti IT podpora práce s KPI při řízení lidí

(politika)


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Pro analýzu rizik, benchmarking, plánování a manažerský screening se hodí zejména řešení ze skupiny SAP – SuccessFactors


24


Základy KPI


Audit výkonu

Vyhodnocení

Aby se metrika stala klíčovým ukazatelem (KPI), musí splňovat tři striktní kritéria Vazbu na celkovou nebo personální strategii

25

Měření

Ochota stanovit si cíl

SuccessFactors Proprietary and Confidential © 2012 SuccessFactors, An SAP Company. All rights reserved.

Ochota vyčlenit prostředky

Strategie Definice Plánování KPI

(politika)

Jak definovat KPI?

Zlepšo vání

Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

Definice cílů by měla být stanovena z různých datových zdrojů Výkonnost v minulosti

26

Interní Benchmarking

Externí Benchmarking


Plány a prognózy

Cíle stanovené managementem

26


Převedeme data do porozumění


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

End-to-end management dat • Zkušenost a nástroje v integraci surových dat z jakéhokoli pay-roll, HR, ERP, CRM, .... Credible Data

• Zaměření na data, která jsou podstatná

Data Stewardship

Data Warehouse

Data Transformation Engine

• Zajistí nastavení očekávání • SF kontroluje data během každého nového načtení a navrhuje následné aktivity

27

Recruiting

Survey


Performance

Financials

HRIS

Operations

Learning & Careers

Employee Surveys

Talent

CRM

Strategie

Vybraní zákazníci SuccessFactors z veřejné správy

28


(politika)


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

28


Důvody pro změnu


Audit výkonu

Měření

Vyhodnocení

KPI pro Státní správu Zákon o úřednících

Best Practice a HR KPI ve SS Profesionální People management Oborový Benchmarking Školení, vzdělávání

Prevence protekcionismu a korupce Cloud

29


29


Závěr

Definice KPI

Plánování

Audit výkonu

Zlepšo vání

Měření

Vyhodnocení

Koncepce KPI (výkonnosti, zodpovědnosti a kvality) ve veřejné správě je připravována na podporu a rozvoj manažerského řízení ve veřejné správě • S aktuální strategií podpořit realizaci úspor v oblasti Back-Office procesů Koncepce KPI může být zavedena neprodleně • Manažerské (nákladové) účetnictví v organizacích VS není výkonem státní moci, nemusí být upraveno zákonem a pro jeho zavedení tedy není třeba měnit zákony • Jakožto tzv. „řídící kontrolu v rámci vnitřního kontrolního systému v orgánech veřejné správy“ jej pro „operace“ upravuje zák. 320/2001 o FK, dle § 25 až 31. Řešení SAP mají real-time nákladové účetnictví ve své DNA • SAP byl vždy průkopníkem řešení na podporu controllingu, včetně veřejné správy Zlepšování je v konečném důsledku vždy o vedení, motivaci a řízení lidí • KPI jsou informacemi pro rozhodování a cíli pro směrování a motivaci


30


Definice KPI

Plánování

Audit výkonu

Zlepšo vání

Měření

Vyhodnocení

Děkujeme za pozornost Pavel Hrabě

Lenka Seibertová

SAP ČR, spol. s r.o. Budova BBC Beta Vyskočilova 1481 / 4 140 00 Praha 4 – Michle, Česká republika

SAP ČR, spol. s r.o. Budova BBC Beta Vyskočilova 1481 / 4 140 00 Praha 4 – Michle, Česká republika

T +420/257114111. F +420/257114110

T +420/257114111. F +420/257114110

[email protected] www.sap.com

[email protected] www.sap.com

KPI ve veřejné správě. Pavel Hrabě - Enterprise Architect, SAP ČR Lenka Seibertová HCM Solution Sales Manager, SAP ČR květen 2013

Recommend Documents