KOPLOPERSBIJEENKOMST METEN VAN DUURZAAMHEID: HOE MAAK JE MVO PRESTATIES ZICHTBAAR?

KOPLOPERSBIJEENKOMST ‘METEN VAN DUURZAAMHEID: HOE MAAK JE MVO PRESTATIES ZICHTBAAR?’ Verslag gezamenlijke bijeenkomst van MVO Nederland en Kennisnetwerk Duurzame Productketens, Venlo, 8 september 2011 Dagvoorzitter Jan Paul van Soest: “METEN VOERT JE TERUG NAAR JE OORSPRONKELIJKE VISIE” “Waarom meten we duurzaamheidsprestaties eigenlijk? Het antwoord op die vraag bepaalt grotendeels de vraag hòe je gaat meten. Waar in je keten wil je registreren? In je eigen bedrijf? Pak je een deel van je keten, stroomopwaarts of stroomafwaarts, mee? Er worden in de praktijk al heel verschillende keuzes gemaakt. Dat geldt eveneens voor de variëteit aan aspecten die gemeten worden. Er zijn vele en zeer uiteenlopende manieren om duurzaamheid te meten. Vanmiddag komt een aantal aan bod. Deels omdat ieder in zijn eigen bedrijf daar verder mee kan. Deels om met elkaar ideeën, kennis en ervaringen uit te wisselen. Omdat er, zoals gezegd, veel manieren zijn om te meten hoeven we er niet op te rekenen dat deze bijeenkomst tot een bepaalde, gezamenlijke conclusie leidt. Wel is duidelijk dat meten je terugvoert naar je uitgangspunt, je oorspronkelijke visie op je duurzaamheidsdoeleinden. Dat is op zich vaak al een waardevolle eye opener.” Marcel Jacobs, Office Depot Europa BV: WIE INITIEERT HET METEN VAN MVO-PRESTATIES EN WAT DAN? “Het is goed om duurzaamheidsprestaties te meten, want het verhoogt je inzicht en je transparantie. Transparantie versterkt je relatie met klanten en leveranciers. De relatie met klanten en leveranciers zorgt er op zijn beurt voor dat je toegevoegde waarde kunt leveren.” Dat is een heel korte samenvatting van de presentatie door Marcel Jacobs over het thema ‘Wie initieert het meten van MVO-prestaties en wat dan?’ Jacobs is als senior manager Environmental Strategy, Quality and Social Complaince Europe verbonden aan Office Depot Europe BV te Venlo. Dit internationaal opererende bedrijf op het gebied van kantoormiddelen trad op als gastheer van de gezamenlijke bijeenkomst van MVO Nederland en Kennisnetwerk Duurzame Productketens. Win-win-win Office Depot heeft als duurzaamheidsvisie dat ze duurzame waarde wil toevoegen aan de hand van ‘state of the art’ kantooroplossingen. Jacobs licht toe: “In het huidige economische klimaat ligt het accent sterk op kostprijsverlaging. Bedrijven stappen van een A-merk zoals HP of 3M over op Office Depot, dat is de eerste slag die ze kunnen maken. Wat wij als Office Depot eigenlijk willen, is met de klant van productgerichte onderhandelingen naar ‘total cost of ownership’ als eerste stap en vervolgens naar ‘total cost of value’. Eigenlijk wil je in staat zijn de triple P-waarden in geldwaarde uit te drukken, zodat het een win-win-win situatie oplevert voor onze leveranciers, onze klanten en onszelf.” Schaken op vijf borden Om dit doel te bereiken, schaakt Office Depot op vijf borden tegelijk. Jacobs: 1. “Ten eerste kijken we naar de wensen van onze klanten: wat is voor de klant belangrijk en hoe stemmen die wensen overeen met onze visie? Hoe kunnen we helpen om de visies op elkaar af te stemmen? 2. Ten tweede bieden we een keuze uit kantoorartikelen en -oplossingen. 3. Ten derde besteden we de nodige aandacht aan de logistiek. Veel klanten stellen levering binnen 24 uur op prijs. Zij gaan dan voorbij aan de carbon foot print en aan het feit dat wij dat speciaal moeten gaan verpakken, wat extra afval veroorzaakt. Dit brengt ons in een spagaat: aan de ene kant willen we klantgemak leveren, aan de andere kant hebben we onze duurzaamheidsdoelstellingen. 4. Ten vierde stellen we de vraag naar de functie en toepassingen van een product. Hoe weeg je economische levensduur en technische levensduur tegen elkaar af? Hoe overtuig je een klant ervan dat de keuze voor een bepaalde papiersoort minder gunstig is?

5. Ten vijfde hebben we oog voor de eindige levensduur van onze producten. De meeste van onze producten komen op een gegeven moment in de prullenbak terecht. De vraag doet zich dan voor hoe wij als distributeur, gelet op het tekort aan grondstoffen, de keten weer gaan sluiten en welke partners we daarvoor nodig hebben”. Het is belangrijk om in een continue proces de elementen twee tot en met vijf terug te koppelen in het eerste element ‘klanten en wensen’. Initiatief bij bedrijf zelf Op de vraag wie nu het meten van die MVO-prestaties initieert, antwoordt de inleider dat het initiatief uiteraard bij Office Depot zelf ligt, maar dat het daarbij uitgaat van zijn belangrijkste stakeholders: klanten, overheden, non-gouvernementele organisaties (ngo’s) en medewerkers. Jacobs: “Ze hebben allemaal een mening, de een heeft echter meer invloed op ons duurzaamheidsbeleid dan de ander.” Meer dan 300 ecolabels Klanten zijn de belangrijkste stakeholders in dit verband. Duurzaam inkopen is volgens Jacobs voor klanten lastig: “Alleen al in Europa zijn er 300 à 350 eco-labels van toepassing op kantoorartikelen. De klant ziet door de bomen het bos niet meer. Wij van onze kant proberen ons in de eindgebruiker te verplaatsen. Hoe gaat een eindgebruiker met deze brij om? Aan de andere kant staan wij als leverancier voor de vraag wat wij in relatie tot de klant willen bereiken. Dat hij een bepaald gedrag vertoont of dat hij op een bepaalde manier inkoopt? Wij proberen deze vragen beantwoord te krijgen door klantenonderzoek. Wij proberen om allerlei manieren duurzaamheid in onze catalogi en websites onder de aandacht te brengen. Maar je ziet aan de respons dat prijs, kwaliteit en leverbetrouwbaarheid altijd op de eerste drie plaatsen staan. Groen staat soms op de vierde of de vijfde plek. Dus staan we als bedrijf voor de vraag of het verstandig is geld te steken in het adverteren met die logo’s in onze catalogi.” KPI’s Office Depot is nu met een aantal grote klanten in gesprek over de vraag of zij duurzame Key Performance Indicators (KPI’s) moeten formuleren die verder gaan dan een aantal groene producten die ze verkoopt. Kunnen we iets in de vorm van partnerships doen? Kunnen we iets voor de lange termijn afspreken dat verbetering met zich meebrengt? Jacobs: “Immers, iedereen kan een product aanbieden. Kijk maar naar de explosie van webshops en hoe gemakkelijk is het is om iets in te kopen en vervolgens door te verkopen. Daar veroveren wij de markt noch de wereld mee. Wat we dus eigenlijk willen bereiken is dat we, zoals al aangegeven, van productoriëntatie naar de total cost of value gaan.” De gastheer drukt het nog in andere termen uit: “Het draait om ‘basics’, ‘commitment’ en ‘leadership’: De basics is transparante informatie over de product life cycle; die willen we steeds beter kunnen managen. Commitment willen we onder andere borgen in een contract met KPI’s (upstream en downstream in de keten). En het leadership willen we bereiken door samen te werken. We willen het partnership met afnemers en leveranciers op een hoger niveau brengen en langs die weg onze business naar de toekomst veilig stellen.”

Frank Jansen, Van Gansewinkel Groep: GEINTEGREERD JAARVERSLAG IS PRETTIG CORSET VOOR BALANS, PRESTATIES EN POSITIONERING. Als je toch al een jaarverslag maakt, kun je er voor zorgen dat het niet alleen financiële informatie verschaft maar een totaalbeeld geeft van waar je business over gaat. Dit besef brak vier jaar geleden bij de Van Gansewinkel Groep door toen het jaarverslag 2008 gemaakt moest worden. Sindsdien brengt Benelux’ grootste inzamelaar van bedrijfsafval een geïntegreerd financieel- en duurzaamheidsverslag uit. Dit jaarverslag nieuwe stijl is niet alleen een geschikt instrument om financiële gegevens en informatie over duurzaamheid te ordenen. Het blijkt bovendien een effectieve methode om intern de ambities flink op te schroeven en te realiseren. “Kortom, een prettig corset voor balans, prestaties en positionering,” aldus Frank Janssen, directeur Corporate Communicatie. Toegevoegde waarde Het besluit om een geïntegreerd jaarverslag te maken hing samen met een herijking van de strategische visie van het bedrijf. Elementaire vragen kwamen daarbij aan bod zoals ‘wat voor bedrijf zijn we nu eigenlijk’ en ‘wat voor bedrijf willen we worden?’. Janssen: “Van oudsher verzorgen wij logistieke dienstverlening: onze vaklui zamelen bedrijfsafval in. We realiseerden ons dat ons ‘product’ maar weinig toegevoegde waarde heeft. Zeker voor de langere termijn bood dat weinig toekomstperspectief. Mede door de schaarste aan grondstoffen kwamen we tot het besef dat we met het afval, dat we inzamelen, grondstoffen in handen hebben. Onze business case zit in die grondstofschaarste en in de kern past duurzaamheid daar heel natuurlijk bij. Sindsdien zien we onszelf daarom niet meer als traditionele dienstverlener op het gebied van afvalinzameling, maar als innovatieve leverancier van grondstoffen en energie. Cradle-to-cradle is ons streven, ‘afval bestaat niet’ is onze pay off.” De nieuwe business case, waarin duurzaamheid centraal staat, slaat aan. Van Gansewinkel geeft bijna 60% van het afval een tweede leven als grondstof. Daarnaast zet het inmiddels 20% van het ingezamelde afval om in groene energie. Kwaliteitsverhoging Integrated reporting dwingt de financials, de non-financials en communicatiespecialisten tot nauwe samenwerking met elkaar. Werken in zo’n strak corset van vaste afspraken verhoogt volgens Janssen de kwaliteit van het verslag: “Illustratief daarvoor is dat tijdens de voorbereiding van het jaarverslag de businesslijn, die wordt gekoppeld aan ‘SHEQ’ (Safety, Health, Environment en Quality), vanzelf naar boven komt. Een ander teken van kwaliteitsverhoging in de verslaglegging + + was dat we in het jaarverslag 2010 van een C naar een A status van de GRI-richtlijnen zijn gestegen.” Geloofwaardigheid cruciaal De verantwoording van de duurzaamheidsprestaties gebeurt aan de hand van de GRI-richtlijnen voor duurzaamheidsverslaglegging. Op die manier stelt Van Gansewinkel haar stakeholders in staat haar prestaties te vergelijken met die van andere bedrijven. Het bedrijf wil koste wat kost de schijn van ‘greenwashing’ (waarbij een bedrijf zich groener voordoet dan het in werkelijk is) voorkomen. Daarom is het zorgvuldig met de cijfers en percentages die ze naar buiten brengt. Janssen: “Transparantie en harde cijfers zijn cruciaal voor onze geloofwaardigheid. Daarom laten we ook onze niet-financiële informatie door een accountant controleren.” Juiste investeerders aantrekken De informatie over duurzaamheid in het jaarverslag moet er bovendien aan bijdragen dat Van Gansewinkel de juiste investeerders aantrekt, als het bedrijf in de toekomst een andere private investeerder krijgt of naar de beurs gaat. Janssen: “Met het geïntegreerde jaarverslag hebben we de afgelopen drie jaar ons eigen ‘equity story’ opgebouwd. We hopen dat we daarmee de juiste investeerders aantrekken. Daarmee is ons jaarverslag zowel een terugblik als een blik naar voren.”

WORKSHOPS: PRAKTIJKVOORBEELDEN METEN DUURZAAMHEID Zeven bedrijven en organisaties waren uitgenodigd om hun kennis en ervaring in het meten van duurzaamheidsprestaties te presenteren en deze tijdens workshops te delen met de overige deelnemers. Hieronder volgt een korte samenvatting in de vorm van de drie meest in het oog springende ideeën van de deelnemers. In de bijlage staat het complete overzicht. InterfaceFlor (tapijttegels): wie initieert het meten van MVO prestaties en wat dan?  Producttransparantie op basis van LCA (levenscyclusanalyse) leidt tot succesvolle, innovatieve en verantwoorde concepten: MVO leidt tot innovatie!  Effect op resultaat. Kapitaliseren duurzaamheidsinvestering.  MVO leidt tot innovatie! Van Houtum (hygiënisch papier): wat is de meerwaarde van meten van MVO prestaties?  Marketinginstrument  Door het inzicht kan je betere keuzes maken en inkomsten genereren/kosten besparen  Benchmarken. Eigen prestaties meten  zoek een concrete benchmark Alliander (energiedistributeur): ervaringen met een prestatiemodel voor MVO en innovatie  Dit model faciliteert de transformatie wat voor mij in het MVO programma goed zou werken  Maak het inzichtelijk door het te sturen en meten dmv KPI’s en doelen  Inkoop ver voor koploper Koninklijke Ahrend (kantoormeubilair): hoe gebruik je LCA bij het meten van MVO prestaties?  LCA helpt bij het maken van keuzes  Intern en extern kunnen benchmarken tussen en met eigen producten  advies intern & extern  Zoek milieubesparing niet alleen in het product, maar kijk met name naar de toepassing. Eosta (distributeur biologisch groente en fruit): welke MVO prestaties meet de duurzaamheidsbloem en hoe communiceer je daar over?

  

Transparantie Communicatie Klanten binden

Office Depot (kantoorartikelen): wie initieert het meten van MVO prestaties en wat dan?  Product vanuit functie in plaats van technische eigenschap bekijken  Eérst samenwerking in de keten, dan MVO prestatiemeting over de keten heen  MVO = meer dan CO2 Van Gansewinkel Groep (afval dienstverlener en duurzame grondstoffen- en energieleverancier): voor- en nadelen van integrated reporting  We doen meer dan waartoe we verplicht zijn  Ook aandeelhouders worden enthousiast over MVO  MVO prestaties meten draagt bij tot ‘waarde ontwikkeling’ Dit verslag is opgesteld door Bosma Communicatie en PR

Bijlage:

REACTIES DEELNEMERS TIJDENS DE DEELGROEPEN

Tijdens deelgroepen konden de aanwezigen met de 7 inleiders verder van gedachten wisselen over het Meten van Duurzaamheid. Onderstaand een overzicht van de ideeën van de deelnemers. InterfaceFlor (tapijttegels): wie initieert het meten van MVO prestaties en wat dan?  Hoe producttransparantie op basis LCA leidt tot succesvolle, innovatieve en verantwoorde concepten; MVO leidt tot innovatie!  Effect op resultaat. Kapitaliseren duurzaamheidsinvestering  Diversiteit in vraag: hoe ga je er mee om?  Rol en inhoud van certificaat bij inkoop  Carbon footprinting; Meten CO2  Bodemvruchtbaarheid  Communicatie  CO2 footprint vs. Product: welke kant gaat het op?  Marketing en communicatie zijn essentieel voor het goed slagen van een MVO-systeem.  Hotspot in LCA = kans veel € winst  Transparantie koploper kan de hele branche meetrekken  Transparantie herkomst  Grootste milieudruk = kans op de meeste besparing Van Houtum (hygiënisch papier): wat is de meerwaarde van meten van MVO prestaties?  Kostenbesparing  Maak goed gebruik van beschikbare metingen. Je hoeft niet altijd nieuwe te maken.  Waarschijnlijk doet men al veel aan MVO, maar nog niet zo veel als zodanig benoemd.  Handig om te meten in vergelijking met degene die roept de groenste te zijn. ( concurrent )  Support van de leiding is van groot belang  Positionering niet als groen, maar als kosten of concurrentie voordeel.  Nieuwsgierig naar software voor ISO 26000.  Eigen prestaties meten  zoek een concrete benchmark  Impact gerecyclede grondstoffen  Kies je certificeringen: leg ze uit waarom deze.  Meer vormen geven aan MVO prestatie indicatoren: o Ook meten kosten ziekteverzuim o Hoe vaak melden mensen zich ziek? Bv 1 keer per jaar, of meer?  Kosten instroom-uitstroom  Aldoende leert men!  Geef het prioriteit  Waarom meten? Inzicht – aanpassen – verbeteren – winst  Bewustwording staat centraal (ook binnen de eigen organisatie) Alliander (energiedistributeur): ervaringen met een prestatiemodel voor MVO en innovatie  Dit model faciliteert de transformatie naar meer MVO  Maak het inzichtelijk door het te sturen en meten dmv KPI’s en doelen  Inkoop ver voor koploper  Eigen doelstellingen in prestatie model goed laten passen  Houd alles dicht bij de lijn (MVO)  Prestatie voor jezelf ambiëren, niet voor een ‘certificaat’ o.i.d.  Ook de zachte manier van meten meenemen, in plaats van alleen te kijken naar de harde manier  Ontwikkelingsniveaus per afdeling en per dimensie van MVO in stoplicht weergeven.  Meer richten op het ‘hoe’  RvB moet MVO uitdragen. Dit model sluit aan op de doelstellingen van het RvB

Koninklijke Ahrend (kantoormeubilair): hoe maak je gebruik van LCA bij het meten van MVO prestaties?:  LCA helpt bij het maken van keuzes  LCA geeft inzicht in belasting ( CO2) van het product. Er zijn nog wel systemen noodzakelijk om dit naar de klant te communiceren  Intern en extern kunnen benchmarken tussen eigen producten  advies intern & extern  Zoek milieubesparing niet alleen in het product, maar kijk met name naar de toepassing.  Producten zijn duurzamer als ze nu al gemaakt worden van duurzamer materiaal. Eosta (distributeur biologisch groente en fruit): welke MVO prestaties meet de duurzaamheidsbloem en hoe communiceer je daar over?  Transparantie  Communicatie  Klanten binden  Ik neem mee: de filosofie en toepassing van “de bloem”  Aanbeveling: de hele keten transparant maken met ‘de bloem’  Inspirerend verhaal  Transparantie voorbeeld  Beleving  Footprint is topic  Laat de beweging zien  Aanzet tot actie Office Depot (kantoorartikelen): wie initieert het meten van MVO prestaties en wat dan?  Product vanuit functie in plaats van technische eigenschap bekijken  Lange termijn voordelen: € vandaag beschikbaar voor eindgebruiker  Grote gemene deler is belangrijk! Grootste gemene deler zoeken  Eérst samenwerking in de keten, dan MVO prestatiemeting over de keten heen  Faciliteren voor klanten: klanten meenemen door MVO-meerwaarde. Toekomst nu al als voordeel bij de klant brengen.  Het meten van MVO bedrijfsprestaties is bepalend voor de kostprijs voor de toekomst.  Foot print meten  Maak duurzaamheid onderdeel van bonus en geef het waarde. Zie bv prorail  Steek werkelijke MVO-innovatie in ‘hoe’  Nodig zijn parameters om aan te tonen wat de meerwaarde is van groen en duurzaam, nu en in de toekomst  Appels en peren vergelijken. Milieu vs. Sociaal  Consument kiest  Transparante info  Uitkomst afhankelijk van aannames afspraken maken  Invloed van innovatie  in de keten  MVO = meer dan CO2  Daar waar de grootste milieudruk is, is ook het meeste winst te maken.  Klant kijkt anders naar product afhankelijk van de herkomst van een product. Van Gansewinkel Groep: Voor- en nadelen integrated reporting    

We doen meer dan waartoe we verplicht zijn Ook aandeelhouders worden enthousiast over MVO Gebruik GRI-methodiek om keuzes te maken op directieniveau en vervolgens te vertalen in operationele KPI’s MVO prestaties meten draagt bij tot ‘waarde ontwikkeling’