Konsultasi Penyusunan Standar Operasional dan Prosedur dengan Sekretariat Jenderal DPR RI Penyusunan Standar Operasional dan Prosedur SEKRETARIS JENDERAL DPR RI DRA. NINING INDRA SHALEH MSI. JAKARTA, APRIL 2012
Pedoman Penyusunan SOP Setjen DPR RI telah menyusun Pedoman
Penyusunan SOP dan telah ditetapkan dengan Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 02/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.
Jenis SOP Sejalan dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat
Jenderal DPR RI bagi DPR RI yaitu memberikan dukungan teknis, administrasi, dan keahlian, maka disusunlah 3 jenis SOP yaitu:
SOP Teknis SOP yang dipergunakan untuk kegiatan dukungan teknis yang sangat rinci sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. Penyusunan SOP Teknis perlu memasukkan langkah-langkah yang spesifik dari proses inisiatif, pengkoordinasian dan pencatatan hasil dari kegiatan. Contoh penggunaan SOP Teknis seperti: kegiatan perekaman pembicaraan rapat-rapat Alat Kelengkapan DPR RI, kegiatan pemeriksaan dan penelitian barang-barang untuk disimpan dan didistribusikan dari Bagian Perlengkapan.
Lanjutan....
SOP Administratif SOP
yang dipergunakan untuk kegiatan dukungan administrasi. SOP administratif perlu memasukkan beberapa langkah yang spesifik dari proses inisiatif kegiatan seperti pengkoordinasian kegiatan dan pencatatan hasil dari setiap kegiatan. Contoh SOP Administratif antara lain dalam me-review dokumen seperti kontrak, proyek; menentukan kebutuhan diklat; ataupun menggambarkan prosedur surat menyurat kantor.
SOP Kognitif Penggabungan
SOP teknis dan SOP administratif yang dipergunakan untuk kegiatan dukungan keahlian. Penyusunan SOP kognitif perlu memasukkan beberapa langkah yang bersifat teknis dan spesifik dari proses inisiatif kegiatan seperti pengkoordinasian kegiatan dan pencatatan hasil dari setiap kegiatan.
Prinsip Penyusunan SOP Kemudahan
Kepastian hukum
Kejelasan
Pembakuan
Efisiensi dan efektivitas Pertanggungjawaban Keselarasan
Keterkaitan
Keterukuran
Keamanan
Dinamis
Keterbukaan
Berorientasi kepada
pengguna Kepatuhan hukum
Format SOP Contoh Format SOP.docx Langkah Sederhana (Simple Steps)
Dalam SimpleSteps ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek.
Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps) Dalam Hierarchical Steps langkah-langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan ke dalam sub-sub langkah secara terperinci. Grafik Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. Diagram Alir (Flowchart) Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang akan mempengaruhi sub-langkah berikutnya.
Langkah Sederhana (Simple Steps) SOP No: STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Tanggal Persetujuan:
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI BAGIAN ……………….
BIRO …………………………
Tanggal Revisi:
NAMA SOP NO
KEGIATAN
PENANGGUNG JAWAB
1.
SOP antara lain: Kepala
KETERANGAN
2. 3.
4.
5. 6. 7. 8. 9.
Disetujui oleh: Kepala Biro ...........................................
Nama Lengkap NIP. ...................................
Nama instansi Nama unit kerja Nama unit kerja di atasnya Tanggal persetujuan Nama SOP
Isi Rincian kegiatan Jabatan penanggung jawab Keterangan Kaki Tanda tangan dan nama lengkap pejabat pemberi persetujuan (minimal eselon II)
Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps) SOP No: Tanggal Persetujuan: STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI BAGIAN BIRO ………………… …………………..
Tanggal Revisi:
NAMA SOP
NO
KEGIATAN
ESELON I
ESELON II
ESELON III
SOP antara lain: Kepala
ESELON IV
STAF
KET
1.
2
3.
4. 5. 6. 7. 8. 9. Disetujui oleh: Kepala Biro ...........................................
Nama Lengkap NIP. ...................................
Nama instansi Nama unit kerja Nama unit kerja di atasnya Tanggal persetujuan Nama SOP
Isi Rincian kegiatan Jabatan penanggung jawab Keterangan Kaki Tanda tangan dan nama lengkap pejabat pemberi persetujuan (minimal eselon II)
Grafik SOP No: Tanggal Persetujuan:
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI BAGIAN BIRO ………………… …………………..
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal Revisi:
SOP antara lain: Kepala
NAMA SOP
TAHAP AWAL/ PERSIAPAN
TAHAP PELAKSANAAN
TAHAP AKHIR
Disetujui oleh: Kepala Biro ...........................................
Nama Lengkap NIP. ...................................
Nama instansi Nama unit kerja Nama unit kerja di atasnya Tanggal persetujuan Nama SOP
Isi Rincian kegiatan yang disertai dengan penanggung jawabnya Kaki Tanda tangan dan nama lengkap pejabat pemberi persetujuan (minimal eselon II)
Diagram Alir (Flowchart) SOP No: Tanggal Persetujuan: STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI BAGIAN BIRO ………………… …………………..
Tanggal Revisi:
NAMA SOP
KEGIATAN
KETERANGAN
SOP antara lain: Kepala
DOKUMEN
NO
YES
Disetujui oleh: Kepala Biro ...........................................
Nama Lengkap NIP. ...................................
Nama instansi Nama unit kerja Nama unit kerja di atasnya Tanggal persetujuan Nama SOP
Isi Rincian kegiatan Jabatan penanggung jawab Keterangan Kaki Tanda tangan dan nama lengkap pejabat pemberi persetujuan (minimal eselon II)
Identifikasi SOP Setjen DPR RI Kegiatan penyusunan SOP mulai dilaksanakan
tahun 2010, dimulai dengan pembentukan Tim Penyusun SOP (dibentuk dengan Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 433/SEKJEN/2010) . Tim telah melakukan identifikasi awal sebanyak 489 SOP di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.
Lanjutan... Tim Penyusun SOP juga telah menetapkan 72 SOP
prioritas yang harus diselesaikan selama tahun 2010, dengan 16 diantaranya adalah SOP Unggulan. Penentuan kriteria unggulan tersebut dengan pertimbangan antara lain:
Melakukan dukungan langsung kepada DPR RI Terkait dengan keuangan negara Terkait dengan keselamatan kerja.
Lanjutan... Selama tahun 2010, Tim telah menyelesaikan 75
SOP (melebihi jumlah yang ditargetkan, 72 SOP). SOP tersebut telah mendapat persetujuan eselon II di masing-masing unit kegiatan SOP. SOP yang telah selesai kemudian di berikan kekuatan hukum dengan Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 911/SEKJEN/2010 tentang Penetapan Standar Operasional Prosedur di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.
Lanjutan... Bagian Organisasi dan Tata Laksana (Ortala) telah
melakukan identifikasi ulang terhadap inventarisasi SOP, dan dari identifikasi sementara saat ini terdapat 725 SOP. Sampai dengan bulan Oktober 2011, jumlah SOP yang telah dibahas dengan Bagian Ortala berjumlah 250 SOP.
Terima Kasih JAKARTA, 4 NOVEMBER 2011
