PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAB I PENDAHULUAN

2013, No.1648

4

LAMPIRAN PERATURAN KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL NOMOR 12 TAHUN 2013 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BAB I PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) 2005-2025 mengamanatkan bahwa pendayagunaan aparatur negara dilakukan melalui Reformasi Birokrasi. Amanat ini selanjutnya dijabarkan dalam rencana pembangunan jangka menengah lima tahunan. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2010-2014 telah menetapkan bahwa Reformasi Birokrasi merupakan salah satu prioritas pembangunan nasional. Reformasi Birokrasi bertujuan untuk membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas tinggi, produktivitas tinggi, bertanggung jawab, mampu memberikan pelayanan yang prima serta membangun birokrasi yang bersih, efisien, efektif, produktif, transparan, dan akuntabel. Salah satu area perubahan dari Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah penataan tatalaksana dengan memaksimalkan dukungan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang bermuara pada kepercayaan masyarakat terhadap birokrasi. Penataan tatalaksana diwujudkan dalam pemetaan proses bisnis utama dan proses bisnis pendukung, yang disertai dengan penetapan Standar Operasional Prosedur (SOP). Dalam rangka mewujudkan Reformasi Birokrasi di BATAN tersebut perlu dilaksanakan perbaikan proses penyelengaraan tugas dan fungsi (tusi) khususnya dengan menyempurnakan dan menyeragamkan format SOP yang telah ada dan menyusun SOP baru yang diperlukan. Pengertian Umum SOP adalah sebagai berikut: • Instruksi tertulis sederhana, untuk menyelesaikan tugas rutin dengan cara yang paling efektif dalam rangka memenuhi persyaratan operasional; • Serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi;

www.djpp.kemenkumham.go.id

2013, No.1648

5

• Penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa. B.

Maksud dan Tujuan Maksud dari Pedoman Penyusunan dan Pengendalian SOP adalah sebagai pedoman bagi Unit Kerja di BATAN dalam menyusun dan mengendalikan SOP agar mempunyai prinsip, persepsi dan format yang sama. Tujuan Pedoman Penyusunan dan Pengendalian SOP adalah untuk :

C.

1.

mewujudkan transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan tugas dan fungsi BATAN;

serta

2.

memberikan keseragaman SOP pada Unit Kerja di BATAN.

ketertiban

Definisi 1.

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilaksanakan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

2.

SOP Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan yang diperuntukan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif.

3.

SOP Teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.

4.

Pelayanan Eksternal adalah berbagai jenis pelayanan yang dilakukan oleh Unit Kerja lini BATAN kepada masyarakat atau instansi pemerintah yang lain secara langsung, termasuk Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).

5.

Pelayanan Internal adalah berbagai jenis pelayanan oleh Unit Kerja pendukung kepada seluruh unit atau pegawai di BATAN.

6.

Dokumen Terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada personil atau pihak tertentu yang sudah ditentukan dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen tersebut, maka organisasi berkewajiban memberikan revisi dokumen yang baru dan menarik dokumen yang lama.

7.

Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada personil atau pihak tertentu yang tidak/belum ditentukan dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen tersebut maka organisasi tidak berkewajiban memberikan revisi dokumen yang baru dan juga tidak menarik yang lama.


2013, No.1648

8.

D.

6

Rekaman adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan.

Manfaat Manfaat SOP dalam lingkup penyelenggaraan administrasi pemerintahan antara lain: 1.

Sebagai standarisasi cara yang dilakukan menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.

pegawai

dalam

2.

Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.

3.

Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.

4.

Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

5.

Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.

6.

Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

7.

Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.

8.

Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu dan prosedur.

9.

Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai. 11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya. 12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan. 13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas. 14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. 15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.


2013, No.1648

7

E.

Prinsip Penyusunan dan pelaksanaan SOP sebagai berikut: 1. Kemudahan dan kejelasan

harus memenuhi prinsip-prinsip

SOP harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya. 2.

Efisiensi dan efektivitas SOP harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.

3.

Keselarasan SOP harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait.

4.

Keterukuran Output dari SOP mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya. Dinamis

5.

SOP harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan. 6.

Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani). SOP harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer's needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna.

7.

Kepatuhan hukum SOP harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku.

8.

Kepastian hukum SOP harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.

9.

Konsisten SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun terkait, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.

10. Komitmen SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling tinggi dan terendah. 11. Perbaikan Berkelanjutan Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaanpenyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.


2013, No.1648

8

12. Mengikat SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan yang telah ditetapkan. 13. Seluruh unsur pelaksana terkait memiliki peran penting Seluruh unsur pelaksana terkait memiliki peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pelaksana tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan terganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan. 14. Terdokumentasi dengan baik Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan. F. Ruang Lingkup Pedoman ini berlaku pada seluruh penyelenggaraan tugas dan fungsi di BATAN dalam menyusun, menerapkan dan mengendalikan SOP, mencakup pelayanan eksternal, pelayanan internal, kegiatan penelitian, pengembangan dan penerapan energi nuklir, isotop dan radiasi serta kegiatan kesekretariatan. G.

Referensi 1.

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025;

2.

Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2013 tentang Badan Tenaga Nuklir Nasional;

3.

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014;

4.

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan;

5.

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process);

6.

Peraturan Kepala BATAN Nomor 392/KA/XI/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja BATAN;

7.

Peraturan Kepala BATAN Nomor 393/KA/XI/2005-396/KA/XI/2005 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai di Lingkungan BATAN;


9

2013, No.1648

8.

Peraturan Kepala Badan Tenaga Nuklir Nasional Nomor 230/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode Klasifikasi;

9.

Peraturan Kepala Badan Tenaga Nuklir Nasional 231/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;

Nomor

10. Keputusan Kepala BATAN Nomor 360/KA/VII/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir; 11. Peraturan Kepala BATAN Nomor 093/KA/V/2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Manajemen Penelitian, Pengembangan, Perekayasaan, Diseminasi, dan Penguatan Kelembagaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Nuklir.


2013, No.1648

10

BAB II PENYUSUNAN SOP

A.

Langkah Penyusunan SOP Penyusunan SOP mengikuti prinsip PDCA yaitu Plan (perencanaan), Do (pelaksanaan), Check (pemeriksaan) dan Act (perbaikan). Adapun langkah penyusunan SOP dapat dijelaskan sebagai berikut: 1.

Melakukan identifikasi kebutuhan SOP; Adalah melakukan pendataan kebutuhan SOP berdasarkan kegiatan yang dilakukan.

2.

3.

Menentukan Prioritas SOP; Adalah menentukan urutan prioritas berdasarkan tingkat kepentingannya. Melaksanakan pembuatan SOP;

SOP

yang

akan

dibuat

Adalah melakukan pembuatan SOP berdasarkan format yang telah ditetapkan. 4.

Melaksanakan penerapan SOP; Adalah menjalankan langkah-langkah SOP yang telah ditetapkan.

5.

Memonitor dan melakukan evaluasi SOP; Adalah melakukan pemonitoran dan evaluasi apakah menjalankan SOP telah sesuai dengan yang telah ditetapkan. Melakukan perbaikan SOP.

6.

dalam

Adalah melakukan perbaikan atau penyempurnaan SOP jika terdapat kekurangan. B.

Identifikasi Kebutuhan dan Penentuan Prioritas SOP Penyusunan SOP harus dimulai dengan identifikasi SOP yang dibutuhkan dan penentuan prioritas sesuai dengan karakteristik kegiatan. Dalam melakukan identifikasi kebutuhan dan penentuan prioritas SOP dapat menggunakan formulir sesuai format berikut:


2013, No.1648

11

Formulir Identifikasi Kebutuhan SOP Unit Kerja

:

Tugas dan fungsi Unit Kerja Tugas dan fungsi Bidang/Bagian

: :

Tugas dan fungsi Sub Bidang/Bagian

:

No

Judul SOP

Keterangan Out Put

Tahun Prioritas

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Dst

Bagi Unit Kerja yang telah memiliki SOP, tahapan ini untuk mengkaji ulang perubahan SOP yang diperlukan, terutama jika ada perubahan business process. C.

Dokumen SOP Dokumen SOP tersusun atas: 1. Sampul Depan Lembar pertama ini berisi informasi mengenai: Judul SOP, nomor dokumen, nama unit kerja, nama dan simbol lembaga dan tahun penyusunan SOP. Format Sampul Depan ini seperti pada Format 1.


2013, No.1648

12

Format 1

Standar Operasional Prosedur (Judul SOP) (nomor Dokumen. SOP)

(Nama UNIT KERJA) (BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL) (TAHUN PENYUSUNAN SOP)


2013, No.1648

13

Penomoran SOP sesuai dengan Peraturan Kepala Batan Nomor 230/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode Klasifikasi, ditambah dengan kode unik SOP. Format penomoran diatur sebagai berikut: SOP aaa.bbb/cc cc cc/ddd e.f SOP

: Kode dokumen SOP

aaa

: Nomor urut SOP

bbb

Tingkat hirarki dokumen

cc cc cc

: Klasifikasi fasilitatif atau klasifikasi substantif

Ddd

: Nama Unit Kerja

e

: Kode Bidang/Bagian

f

: Kode Subbidang/Subbagian (jika ada)

Contoh: SOP Cuti Pegawai (BSDM) Dokumen SOP tentang Cuti Pegawai disusun oleh Subbag. Tata Usaha diberi nomor dokumen: SOP 023.002/KP 04 06/SDM 1.1 Penjelasan:

SOP

: Kode dokumen SOP

023

: Nomor urut SOP

002

Tingkat hirarki dokumen (tingkat 2)

KP 04 06

: Klasifikasi fasilitatif atau klasifikasi substantif

SDM

: Nama Unit Kerja

1

: Bagian Umum Kepegawaian

1

: Subbagian Tata Usaha


2013, No.1648

14

2. Lembar Pengesahan Lembar kedua ini berisi informasi mengenai nama penyusun, pemeriksa dan yang mengesahkan SOP. Lembar ini disusun seperti pada Format. Format 2

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja

No. SOP No.revisi / Terbitan Tgl.berlaku Halaman ... dari ...

Nama SOP

LEMBAR PENGESAHAN

Uraian

Nama

Jabatan

Tanda Tangan

Tanggal

Disiapkan Diperiksa Disahkan


2013, No.1648

15

3. Daftar Distribusi Lembar ketiga berisi identifikasi distribusi setiap kopi dokumen SOP. Format yang digunakan seperti pada Format 3. Format 3



Nama SOP

Daftar Distribusi Distribusi

Nomor Salinan Jabatan

Nama


2013, No.1648

16

4. Daftar Isi Penyusunan Lembar keempat yang berisi Daftar Isi seperti pada Format 4. Format 4


Nama SOP


Daftar Isi


2013, No.1648

17

5. Isi Dokumen Lembar kelima dan seterusnya dari Dokumen SOP ini merupakan isi dokumen, termasuk SOP. Format Isi Dokumen seperti pada Format 5. Format 5


Nama SOP

1. 2. 3. 4. 5. 6. -


Tujuan Ruang Lingkup Tanggung Jawab Definisi Referensi SOP Lampiran (bila ada)


2013, No.1648

18

Isi dokumen tersusun atas beberapa bab sebagai berikut: a. Tujuan Isi dari “Tujuan” SOP adalah menjelaskan atau menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari obyek yang akan dibuat prosedur. b. Ruang Lingkup Isi dari “Ruang Lingkup” prosedur adalah menjelaskan cakupan dari SOP yang akan dilaksanakan, dan jawaban yang diperlukan untuk pertanyaan pada Ruang Lingkup antara lain: -

Dimana SOP ini diberlakukan?;

-

Siapa yang akan menggunakannya?;

-

Sejauh mana batasan objek dilakukan?; Apakah ada keterkaitan dengan kegiatan lainnya (interface)?

c. Tanggung Jawab Isi dari “Tanggung Jawab” SOP adalah penjelasan tentang identifikasi personal yang bertanggung jawab termasuk jabatan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya atas tercapainya sasaran dari prosedur tersebut. d. Definisi Isi dari “Definisi” adalah penjelasan istilah di dalam SOP yang tidak dimengerti atau yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau bahasa asing yang sulit dimengerti. e. Referensi Referensi adalah daftar pustaka dan/atau peraturan perundangundangan yang berlaku yang digunakan atau berkaitan dengan penyusunan SOP tersebut seperti spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang diacu. f. SOP SOP dinyatakan dalam bentuk diagram alir, Diagram alir merupakan gambaran secara grafis yang terdiri dari simbol-simbol dalam suatu tproses, yang menyatakan arah dari alur proses. Bila terdapat kegiatan yang tidak dapat dinyatakan dalam simbol maka dapat ditambahkan penjelasan pada kolom keterangan. Diagram alir dibuat seperti Format 6.


2013, No.1648

19

Format 6 BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja


Nama SOP Dasar Hukum:

Kualifikasi Pelaksana:

Keterkaitan:

Peralatan dan Perlengkapan.

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan:

Pelaksana No.

PROSES

Pelaksana 1

Pelaksana 2

Mutu Baku Pelaksana 3

Kelengkapan

Waktu

Output

Keterangan

Lampiran 1 Lampiran 2 Dst.


2013, No.1648

20

Dalam pembuatan diagram alir SOP memuat unsur berikut : a. Dasar hukum, peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur; b. Keterkaitan, memberikan penjelasan keterkaitan SOP dengan SOP lain; c. Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinankemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan). Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, dan berbagai dampak yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya. Peringatan ini dapat berisi misalnya: identifikasi risiko terhadap keselamatan, kesehatan, keamanan maupun lingkungan beserta upaya yang dilakukan untuk mengatasinya. d. Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi khusus pegawai yang harus dimiliki dalam melaksanakan peran pada SOP; e. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan utama yang dibutuhkan; f. Uraian SOP, dijelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari SOP. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengindikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan, persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input), dan output-nya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benarbenar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan; g. Pencatatan dan Pendataan memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan SOP, Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat dalam proses. Setiap pegawai yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai "apakah prosedur telah dijalankan dengan benar. Apabila dalam SOP tidak disertai pendataan dan pencatatan, maka pada kolom Pencatatan dan Pendataan diberikan keterangan “Tidak Ada”. Sedangkan pada penomoran formulir diatur sebagai berikut: Contoh: Formulir Cuti Pegawai (BSDM) Formulir cuti pegawai ada di dokumen SOP tentang Cuti Pegawai yang disusun oleh Subbag. Tata Usaha yang diberi nomor dokumen: FM 001 SOP 023.002/KP 04 06/SDM 1.1 Penjelasan:


2013, No.1648

21

FM 001

Kode Formulir Nomor urut formulir

SOP

: Kode dokumen SOP

023 002

: Nomor urut SOP Tingkat hirarki dokumen (tingkat 2)

KP 06

04 : Klasifikasi fasilitatif atau klasifikasi substantif

SDM

: Nama Unit Kerja

1

: Bagian Umum Kepegawaian

1

: Subbagian Tata Usaha

h. Simbol Diagram Alir Simbol umum yang digunakan dalam penyusunan SOP BATAN adalah sebagai berikut: TUGAS MULAI/AKHIR PROSES PROSES

PENGAMBILAN KEPUTUSAN KONEKTOR

UNTUK

PERPINDAHAN

HALAMAN GARIS ALUR PROSES i.

Rekaman Rekaman ini merupakan dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan. Bagian ini digunakan untuk mencantumkan rekaman yang terkait dengan prosedur dan menguraikan tentang rekaman apa yang harus dipelihara, lokasi penyimpanan dan lama penyimpanan. Nomor rekaman merupakan nomor urut rekaman, nama rekaman merupakan jenis rekaman yang dihasilkan, lokasi penyimpanan rekaman merupakan tempat khusus dimana rekaman disimpan dan lama penyimpanan rekaman merupakan periode masa simpan rekaman sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA).


2013, No.1648

j.

22

Lampiran Lampiran merupakan bagian dari SOP yang diperlukan untuk memperkuat SOP. Lampiran dapat terdiri antara lain: -

Keterangan-keterangan yang diperlukan; Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang diisyaratkan oleh SOP tersebut.

6. Header Setiap dokumen SOP, pada bagian “header” memuat identitas berikut: a. Nama SOP, nama prosedur yang di-SOP-kan; b. Nama Unit Kerja; c. Nomor dokumen, nomor prosedur yang di-SOP-kan; d. Tanggal berlaku, adalah tanggal pengesahan, terserbut dinyatakan SOP diberlakukan;

dimana pada tanggal

e. Status revisi, menunjukkan urutan revisi. Dokumen yang direvisi agar disesuaikan status nomor revisi sesuai dengan urutan pembuatan revisinya dan disesuaikan pula tanggal pembuatan revisinya; f. Terbitan, menunjukkan urutan terbit Dokumen yang diperbarui setelah dilakukan 5 kali revisi; g. Halaman dari, menunjukkan halaman dan jumlah halaman. 7. Format pengetikan SOP Dokumen dibuat dengan kertas ukuran A4 (210mm x 297 mm) warna putih. Jenis dan ukuran font adalah Arial 11 pt. Batas (margin) atasbawah 20 mm, batas kiri 30 mm dan batas kanan 20 mm. Tata letak dokumen adalah portrait, kecuali untuk SOP dapat dibuat dengan tata letak landscape dengan batas margin atas, bawah, kiri, kanan 1,27 cm. 8. Hirarki Pengesahan SOP BATAN Penggunaan hirarki pengesahan ini merupakan jabatan dalam pengesahan SOP BATAN. Tanggung jawab pengesahan ditetapkan dalam hirarki sebagai berikut: SOP Administratif No.

Jenis SOP

Disiapkan Oleh

Diperiksa Oleh

Disahkan Oleh

1.

SOP Administratif Eselon I

Eselon III/ Pejabat Setara

Eselon II

Eselon I

2.

SOP Administratif Eselon II

Eselon IV

Eselon III

Eselon II

3.

SOP Administratif Eselon III

Staf

Eselon IV

Eselon III

4.

SOP Administratif Eselon IV

Staf

Staf lain

Eselon IV


2013, No.1648

23

SOP Teknis No.

Jenis SOP

Disiapkan Oleh

Diperiksa Oleh

Disahkan Oleh

1.

SOP Teknis

Staf

Eselon IV

Eselon III

Staf

Staf lain

Eselon IV

Eselon III 2.

SOP Teknis Eselon IV

Apabila dalam penyusunan SOP melibatkan lebih dari satu personil atau satu jabatan, maka pada lembar pengesahan dapat ditambahkan kolom atau berupa lampiran.


2013, No.1648

24

BAB III PENGENDALIAN SOP

A. Penyiapan Penyiapan dokumen disesuaikan dengan tabel hirarki penetapan jenis SOP secara berjenjang dimulai dari pengajuan, pembuatan, pemeriksaan dan persetujuan. Setiap Unit Kerja harus membuat daftar induk dokumen SOP. B. Penerbitan Dokumen yang telah disahkan pada sampul depan diberi cap MASTER dan disimpan. Dalam penerbitan selalu dicek keabsahan, nomor, revisi, tanggal dan jumlah halaman. Apabila terdapat revisi dan terbit dokumen baru maka dokumen yang lama dinyatakan tidak berlaku lagi, dokumen yang tidak berlaku diberi cap TIDAK BERLAKU dan kemudian disimpan dalam penempatan yang terpisah dengan dokumen yang baru atau dokumen yang mutakhir. Hanya dokumen yang mutakhir yang beredar atau digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan. C. Penggandaan dan pendistribusian Dokumen yang telah dicap MASTER, digandakan sesuai dengan kebutuhan, dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang berhak memperoleh salinan berdasarkan disposisi. Salinan dokumen master tersebut diberi cap SALINAN No.:..... dan TERKENDALI, kemudian didistribusikan sesuai dengan Daftar Distribusi penerima dokumen, sedangkan salinan tidak terkendali diberi cap TIDAK TERKENDALI dan dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan dengan tanda bukti penerimaan salinan. Form serah terima dokumen setelah ditandatangani, kemudian disimpan. D. Pendokumentasian elektronik Dokumen SOP yang bersifat publik dan sudah disahkan paling lambat 1 (satu) bulan harus dikirim ke repositori dokumen BATAN, http://repositori.batan.go.id E. Pemusnahan Dokumen SOP yang sudah tidak berlaku dan rekaman yang telah habis masa retensinya, diidentifikasi dengan memberi stempel TIDAK BERLAKU pada sampul depan (cover) dan pemusnahannya dilaksanakan sesuai dengan Peraturan Kepala Badan Tenaga Nuklir Nasional Nomor 230/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode Klasifikasi


25

2013, No.1648

F. Pengubahan/Revisi Apabila terdapat dokumen SOP yang dapat mengakibatkan penyimpangan atau masalah terhadap kinerja, maka Sub bidang/Tim Jaminan Mutu dapat mengusulkan pengubahan atau revisi terhadap dokumen SOP kepada pejabat yang berwenang mengesahkan SOP tersebut. Dokumen SOP yang akan diubah atau direvisi harus dibahas bersama oleh penanggung jawab SOP, Tim jaminan Mutu dan pejabat yang mengesahkan SOP untuk kemudian ditetapkan bagian yang akan diubah atau direvisi. Pengubahan atau revisi yang bersifat kecil, maka dapat digunakan sistem amandemen yaitu dengan mengubah hanya pada bagian yang akan diubah saja. Untuk mengetahui bagian yang diamandemen maka dokumen SOP yang diamandemen harus disertai daftar amandemen. Ditetapkan maksimal 5 (lima) amandemen maka dokumen SOP harus direvisi. Ditetapkan maksimal 5 (lima) kali revisi maka dokumen SOP harus diubah status terbitan/edisinya. Untuk mengetahui sejarah dokumen SOP, maka Master dokumen SOP tersebut harus disimpan.


2013, No.1648

26

BAB IV PENUTUP SOP adalah bagian yang sangat penting bagi BATAN untuk menjamin terlaksananya kegiatan teknis dan administratif dalam pelaksanaan tugas dan fungsi BATAN. Oleh karena itu SOP akan menentukan apakah tugas dan fungsi BATAN dapat dicapai secara efesien, efektif, akuntabel dan transparan. SOP juga merupakan bagian penting dari Reformasi Birokrasi sehingga Penyusunan SOP sesuai dengan kaidah-kaidah penyusunan SOP mutlak diperlukan. Oleh karena itu Pedoman ini menjadi acuan yang penting dalam penyusunan dan pengendalian SOP seluruh Unit Kerja di BATAN sehingga dapat mendorong setiap pegawai BATAN dalam melaksanakan pekerjaan secara terarah dan dapat dipantau hasil pekerjaannya yang pada akhirnya akan meningkatkan kepercayaan masyarakat kepada BATAN. Pedoman ini akan selalu dilakukan penyempurnaan sesuai dengan dinamika perkembangan organisasi dan ilmu pengetahuan.

KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL,

DJAROT SULISTIO WISNUBROTO


27

2013, No.1648


2013, No.1648

28


29

2013, No.1648


2013, No.1648

30


31

2013, No.1648


2013, No.1648

32


33

2013, No.1648


PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAB I PENDAHULUAN

Recommend Documents