BATAN
PERATURAN KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL NOMOR 12 TAHUN 2013 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL, Menimbang : a.
bahwa untuk pelaksanaan reformasi birokrasi maka perlu menyusun Standar Operasi Prosedur;
b.
bahwa
agar
terdapat
kesesuaian
dan
kesamaan
dalam
penyusunan dan pengendalian Standar Operasi Prosedur, perlu membuat pedoman penyusunan dan pengendalian; c.
bahwa
berdasarkan
pertimbangan
sebagaimana
dimaksud
dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Badan Tenaga Nuklir Nasional tentang Pedoman Penyusunan dan Pengendalian Standar Operasional Prosedur; Mengingat : 1.
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038);
2.
Keputusan Presiden Nomor 71 Tahun 2001 tentang Pendirian Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir;
3.
Peraturan Presiden Nomor 081 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025;
4.
Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2013 tentang Badan Tenaga Nuklir Nasional;
5.
Keputusan Presiden Nomor 72/M Tahun 2012;
6.
Keputusan Kepala BATAN Nomor 360/KA/VII/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir;
7.
Peraturan Kepala BATAN Nomor 392/KA/XI/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Tenaga Nuklir Nasional;
BATAN -2-
8.
Peraturan Kepala BATAN Nomor 393/KA/XI/2005 tentang Tata Kerja Balai Elektromekanik;
9.
Peraturan Kepala BATAN Nomor 394/KA/XI/2005 tentang Organisasi
dan
Tata
Kerja
Balai
Instrumentasi
dan
Elektromekanik; 10. Peraturan Kepala BATAN Nomor 395/KA/XI/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pemantauan Data Tapak dan Lingkungan Pembangkit Listrik Tenaga Nuklir; 11. Peraturan Kepala BATAN Nomor 396/KA/XI/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Iradiasi, Elektromekanik dan Instrumentasi; 12. Peraturan
Menteri
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
dan
Reformasi Birokrasi Nomor 12 tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process); 13. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/35/M-PAN/11/2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan; 14. Peraturan
Kepala
Badan
Tenaga
Nuklir
Nasional
Nomor
230/KA/XII/2012 Tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode Klasifikasi; 15. Peraturan Kepala BATAN Nomor 231/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;
MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL TENTANG PEDOMAN
PENYUSUNAN
DAN
PENGENDALIAN
STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR. Pasal 1 Pedoman
Penyusunan
dan
Pengendalian
Standar
Operasional
Prosedur (SOP) sebagaimana tersebut dalam Lampiran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini.
BATAN -3-
Pasal 2 Pedoman
sebagaimana
dimaksud
dalam
Pasal
1
merupakan
acuan/pedoman bagi kesesuaian dan kesamaan penyusunan SOP. Pasal 3 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala BATAN
ini dengan penempatannya dalam Berita
Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 16 Desember 2013 KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL, -ttdDJAROT SULISTIO WISNUBROTO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 31 Desember 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, -ttdAMIR SYAMSUDIN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013 NOMOR 1648 Salinan sesuai dengan aslinya, KEPALA BIRO KERJA SAMA, HUKUM, DAN HUMAS,
TOTTI TJIPTOSUMIRAT
BATAN -1-
LAMPIRAN PERATURAN KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL NOMOR 12 TAHUN 2013 TENTANG
PEDOMAN
PENYUSUNAN
DAN
PENGENDALIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PEDOMAN PENYUSUNAN DAN PENGENDALIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAB I PENDAHULUAN A.
Latar Belakang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) 2005-2025 mengamanatkan bahwa pendayagunaan aparatur negara dilakukan melalui Reformasi Birokrasi. Amanat ini selanjutnya dijabarkan dalam rencana
pembangunan
jangka
menengah
lima
tahunan.
Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2010-2014 telah menetapkan bahwa Reformasi Birokrasi merupakan salah satu prioritas pembangunan
nasional.
Reformasi
Birokrasi
bertujuan
untuk
membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas tinggi, produktivitas tinggi, bertanggung jawab, mampu memberikan pelayanan yang prima serta membangun birokrasi yang bersih, efisien, efektif, produktif, transparan, dan akuntabel. Salah satu area perubahan dari Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah penataan tatalaksana dengan memaksimalkan dukungan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang bermuara pada kepercayaan masyarakat terhadap birokrasi. Penataan tatalaksana diwujudkan dalam pemetaan proses bisnis utama dan proses bisnis pendukung, yang disertai dengan penetapan Standar Operasional Prosedur (SOP).
BATAN -2-
Dalam rangka mewujudkan Reformasi Birokrasi di BATAN tersebut perlu dilaksanakan perbaikan proses penyelengaraan tugas dan fungsi (tusi) khususnya dengan menyempurnakan dan menyeragamkan format SOP yang telah ada dan menyusun SOP baru yang diperlukan. Pengertian Umum SOP adalah sebagai berikut: • Instruksi tertulis sederhana, untuk menyelesaikan tugas rutin dengan cara
yang
paling
efektif
dalam
rangka
memenuhi
persyaratan
operasional; • Serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi; • Penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa. B.
Maksud dan Tujuan Maksud dari Pedoman Penyusunan dan Pengendalian SOP adalah sebagai pedoman bagi Unit Kerja di BATAN dalam menyusun dan mengendalikan SOP agar mempunyai prinsip, persepsi dan format yang sama. Tujuan Pedoman Penyusunan dan Pengendalian SOP adalah untuk : 1.
mewujudkan
transparansi
dan
akuntabilitas
serta
ketertiban
penyelenggaraan tugas dan fungsi BATAN; 2. C.
memberikan keseragaman SOP pada Unit Kerja di BATAN.
Definisi 1.
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilaksanakan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
2.
SOP Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan yang
diperuntukan
administratif.
bagi
jenis-jenis
pekerjaan
yang
bersifat
BATAN -3-
3.
SOP Teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
4.
Pelayanan Eksternal adalah berbagai jenis pelayanan yang dilakukan oleh Unit Kerja lini BATAN kepada masyarakat atau instansi pemerintah yang lain secara langsung, termasuk Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).
5.
Pelayanan Internal adalah berbagai jenis pelayanan oleh Unit Kerja pendukung kepada seluruh unit atau pegawai di BATAN.
6.
Dokumen Terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada personil atau pihak tertentu yang sudah ditentukan dan apabila terjadi
perubahan/revisi
terhadap
dokumen
tersebut,
maka
organisasi berkewajiban memberikan revisi dokumen yang baru dan menarik dokumen yang lama. 7.
Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada personil atau pihak tertentu yang tidak/belum ditentukan dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen tersebut maka organisasi tidak berkewajiban memberikan revisi dokumen yang baru dan juga tidak menarik yang lama.
8.
Rekaman adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan.
D.
Manfaat Manfaat SOP dalam lingkup penyelenggaraan administrasi pemerintahan antara lain: 1.
Sebagai
standarisasi
cara
yang
dilakukan
pegawai
dalam
menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya. 2.
Mengurangi
tingkat
kesalahan
dan
kelalaian
yang
mungkin
dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas. 3.
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung
jawab
keseluruhan.
individual
pegawai
dan
organisasi
secara
BATAN -4-
4.
Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
5.
Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
6.
Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara
konkrit
untuk
memperbaiki
kinerja
serta
membantu
mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. 7.
Memastikan
pelaksanaan
tugas
penyelenggaraan
pemerintahan
dapat berlangsung dalam berbagai situasi. 8.
Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu dan prosedur.
9.
Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai. 11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya. 12. Sebagai
instrumen
kemungkinan
yang
tuntutan
dapat
hukum
melindungi karena
pegawai
tuduhan
dari
melakukan
penyimpangan. 13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas. 14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. 15. Membantu penyusunan
memberikan standar
informasi
pelayanan,
yang sehingga
diperlukan
dalam
sekaligus
dapat
memberikan informasi bagi kinerja pelayanan. E.
Prinsip Penyusunan dan pelaksanaan SOP
harus memenuhi prinsip-prinsip
sebagai berikut: 1.
Kemudahan dan kejelasan SOP harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya.
BATAN -5-
2.
Efisiensi dan efektivitas SOP harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.
3.
Keselarasan SOP harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait.
4.
Keterukuran Output dari SOP mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.
5.
Dinamis SOP harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan
kualitas
pelayanan
yang
berkembang
dalam
penyelenggaraan administrasi pemerintahan. 6.
Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani). SOP harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer's needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna.
7.
Kepatuhan hukum SOP
harus
memenuhi
ketentuan
dan
peraturan-peraturan
pemerintah yang berlaku. 8.
Kepastian hukum SOP harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.
9.
Konsisten SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun terkait, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
10. Komitmen SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling tinggi dan terendah.
BATAN -6-
11. Perbaikan Berkelanjutan Pelaksanaan
SOP
harus
terbuka
terhadap
penyempurnaan-
penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif. 12. Mengikat SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan yang telah ditetapkan. 13. Seluruh unsur pelaksana terkait memiliki peran penting Seluruh unsur pelaksana terkait memiliki peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pelaksana tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan terganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan. 14. Terdokumentasi dengan baik Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan. F. Ruang Lingkup Pedoman ini berlaku pada seluruh penyelenggaraan tugas dan fungsi di BATAN
dalam
menyusun,
menerapkan
dan
mengendalikan
SOP,
mencakup pelayanan eksternal, pelayanan internal, kegiatan penelitian, pengembangan dan penerapan energi nuklir,
isotop dan radiasi serta
kegiatan kesekretariatan. G.
Referensi 1.
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 – 2025;
2.
Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2013 tentang Badan Tenaga Nuklir Nasional;
3.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014;
BATAN -7-
4.
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan; 5.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor
12
tahun
2011
tentang
Pedoman
Penataan
Tatalaksana (Business Process); 6.
Peraturan
Kepala
BATAN
Nomor
392/KA/XI/2005
tentang
Organisasi dan Tata Kerja BATAN; 7.
Peraturan Kepala BATAN Nomor 393/KA/XI/2005-396/KA/XI/2005 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai di Lingkungan BATAN;
8.
Peraturan
Kepala
Badan
Tenaga
Nuklir
Nasional
Nomor
230/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode Klasifikasi; 9.
Peraturan
Kepala
Badan
Tenaga
Nuklir
Nasional
Nomor
231/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas; 10. Keputusan
Kepala
BATAN
Nomor
360/KA/VII/2001
tentang
Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir; 11. Peraturan Kepala BATAN Nomor 093/KA/V/2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Manajemen Penelitian, Pengembangan, Perekayasaan, Diseminasi, dan Penguatan Kelembagaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Nuklir.
BATAN -8-
BAB II PENYUSUNAN SOP A.
Langkah Penyusunan SOP Penyusunan SOP mengikuti prinsip PDCA yaitu Plan (perencanaan), Do (pelaksanaan), Check (pemeriksaan) dan Act (perbaikan). Adapun langkah penyusunan SOP dapat dijelaskan sebagai berikut: 1.
Melakukan identifikasi kebutuhan SOP; Adalah melakukan pendataan kebutuhan SOP berdasarkan kegiatan yang dilakukan.
2.
Menentukan Prioritas SOP; Adalah
menentukan
urutan
prioritas
SOP
yang
akan
dibuat
berdasarkan tingkat kepentingannya. 3.
Melaksanakan pembuatan SOP; Adalah melakukan pembuatan SOP berdasarkan format yang telah ditetapkan.
4.
Melaksanakan penerapan SOP; Adalah menjalankan langkah-langkah SOP yang telah ditetapkan.
5.
Memonitor dan melakukan evaluasi SOP; Adalah
melakukan
pemonitoran
dan
evaluasi
apakah
dalam
menjalankan SOP telah sesuai dengan yang telah ditetapkan. 6.
Melakukan perbaikan SOP. Adalah
melakukan
perbaikan
atau
penyempurnaan
SOP
jika
terdapat kekurangan. B.
Identifikasi Kebutuhan dan Penentuan Prioritas SOP Penyusunan SOP harus dimulai dengan identifikasi SOP yang dibutuhkan dan penentuan prioritas sesuai dengan karakteristik kegiatan. Dalam melakukan identifikasi kebutuhan dan penentuan prioritas SOP dapat menggunakan formulir sesuai format berikut:
BATAN -9-
Formulir Identifikasi Kebutuhan SOP Unit Kerja
:
Tugas dan fungsi Unit Kerja
:
Tugas dan fungsi Bidang/Bagian
:
Tugas dan fungsi Sub Bidang/Bagian :
No
Judul SOP
Keterangan Out Put
Tahun Prioritas
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Dst Bagi Unit Kerja yang telah memiliki SOP, tahapan ini untuk mengkaji ulang perubahan SOP yang diperlukan, terutama jika ada perubahan business process.
BATAN - 10 -
C.
Dokumen SOP Dokumen SOP tersusun atas: 1. Sampul Depan Lembar pertama ini berisi informasi mengenai: Judul SOP, nomor dokumen, nama unit kerja, nama dan simbol lembaga dan tahun penyusunan SOP. Format Sampul Depan ini seperti pada Format 1. Format 1
Standar Operasional Prosedur (Judul SOP) (nomor Dokumen. SOP)
(Nama UNIT KERJA) (BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL) (TAHUN PENYUSUNAN SOP)
BATAN - 11 -
Penomoran
SOP
230/KA/XII/2012
sesuai
dengan
tentang
Peraturan
Pedoman
Tata
Kepala
Batan
Kearsipan
dan
Nomor Kode
Klasifikasi, ditambah dengan kode unik SOP. Format penomoran diatur sebagai berikut: SOP aaa.bbb/cc cc cc/ddd e.f SOP
: Kode dokumen SOP
aaa
: Nomor urut SOP
bbb
Tingkat hirarki dokumen
cc cc cc
: Klasifikasi fasilitatif atau klasifikasi substantif
Ddd
: Nama Unit Kerja
e
: Kode Bidang/Bagian
f
: Kode Subbidang/Subbagian (jika ada)
Contoh: SOP Cuti Pegawai (BSDM) Dokumen SOP tentang Cuti Pegawai disusun oleh Subbag. Tata Usaha diberi nomor dokumen: SOP 023.002/KP 04 06/SDM 1.1 Penjelasan: SOP
: Kode dokumen SOP
023
: Nomor urut SOP
002
Tingkat hirarki dokumen (tingkat 2)
KP 04 06
: Klasifikasi fasilitatif atau klasifikasi substantif
SDM
: Nama Unit Kerja
1
: Bagian Umum Kepegawaian
1
: Subbagian Tata Usaha
BATAN - 12 -
2. Lembar Pengesahan Lembar
kedua
ini
berisi
informasi
mengenai
nama
penyusun,
pemeriksa dan yang mengesahkan SOP. Lembar ini disusun seperti pada Format. Format 2
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja
No. SOP No.revisi / Terbitan Tgl.berlaku Halaman ... dari ...
Nama SOP
LEMBAR PENGESAHAN
Uraian Disiapkan Diperiksa Disahkan
Nama
Jabatan
Tanda Tangan
Tanggal
BATAN - 13 -
3. Daftar Distribusi Lembar ketiga berisi identifikasi distribusi setiap kopi dokumen SOP. Format yang digunakan seperti pada Format 3. Format 3
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja
No. SOP No.revisi / Terbitan Tgl.berlaku Halaman ... dari ...
Nama SOP
Daftar Distribusi Distribusi
Nomor Salinan Jabatan
Nama
BATAN - 14 -
4. Daftar Isi Penyusunan Lembar keempat yang berisi Daftar Isi seperti pada Format 4. Format 4
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja
Nama SOP
Daftar Isi
No. SOP No.revisi / Terbitan Tgl.berlaku Halaman ... dari ...
BATAN - 15 -
5. Isi Dokumen Lembar kelima dan seterusnya dari Dokumen SOP ini merupakan isi dokumen, termasuk SOP. Format Isi Dokumen seperti pada Format 5. Format 5
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja
Nama SOP
1. 2. 3. 4. 5. 6. -
Tujuan Ruang Lingkup Tanggung Jawab Definisi Referensi SOP Lampiran (bila ada)
No. SOP No.revisi / Terbitan Tgl.berlaku Halaman ... dari ...
BATAN - 16 -
Isi dokumen tersusun atas beberapa bab sebagai berikut: a. Tujuan Isi dari “Tujuan” SOP adalah menjelaskan atau menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari obyek yang akan dibuat prosedur. b. Ruang Lingkup Isi dari “Ruang Lingkup” prosedur adalah menjelaskan cakupan dari SOP yang akan dilaksanakan, dan jawaban yang diperlukan untuk pertanyaan pada Ruang Lingkup antara lain: -
Dimana SOP ini diberlakukan?;
-
Siapa yang akan menggunakannya?;
-
Sejauh mana batasan objek dilakukan?;
-
Apakah ada keterkaitan dengan kegiatan lainnya (interface)?
c. Tanggung Jawab Isi dari “Tanggung Jawab” SOP adalah penjelasan tentang identifikasi personal yang bertanggung jawab termasuk jabatan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya atas tercapainya sasaran dari prosedur tersebut. d. Definisi Isi dari “Definisi” adalah penjelasan istilah di dalam SOP yang tidak dimengerti atau yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau bahasa asing yang sulit dimengerti. e. Referensi Referensi adalah daftar pustaka dan/atau peraturan perundangundangan yang berlaku yang digunakan atau berkaitan dengan penyusunan SOP tersebut seperti spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang diacu. f. SOP SOP dinyatakan dalam bentuk diagram alir, Diagram alir merupakan gambaran secara grafis yang terdiri dari simbol-simbol dalam suatu tproses, yang menyatakan arah dari alur proses. Bila terdapat kegiatan yang tidak dapat dinyatakan dalam simbol maka dapat
BATAN - 17 -
ditambahkan penjelasan pada kolom keterangan. Diagram alir dibuat seperti Format 6. Format 6 BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Unit Kerja
No.revisi / Terbitan Tgl.berlaku Halaman ... dari ...
Nama SOP
Dasar Hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
Keterkaitan:
Peralatan dan Perlengkapan.
Peringatan:
Pencatatan dan Pendataan:
Pelaksana No.
PROSES
Lampiran 1 Lampiran 2 Dst.
No. SOP
Pelaksana 1
Pelaksana 2
Mutu Baku Pelaksana 3
Keterangan Kelengkapan
Waktu
Output
BATAN - 18 -
Dalam pembuatan diagram alir SOP memuat unsur berikut : a. Dasar hukum, peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur; b. Keterkaitan, memberikan penjelasan keterkaitan SOP dengan SOP lain; c. Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinankemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan). Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, dan berbagai dampak yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya. Peringatan ini dapat berisi misalnya: identifikasi risiko terhadap keselamatan, kesehatan, keamanan maupun lingkungan beserta upaya yang dilakukan untuk mengatasinya. d. Kualifikasi kualifikasi
Pelaksana, khusus
memberikan
pegawai
yang
penjelasan harus
mengenai
dimiliki
dalam
melaksanakan peran pada SOP; e. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan utama yang dibutuhkan; f.
Uraian SOP, dijelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari SOP. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengindikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan, persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input), dan output-nya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan;
g. Pencatatan dan Pendataan
memuat berbagai hal yang perlu
didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan SOP, Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulirformulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat dalam proses. Setiap pegawai yang ikut berperan dalam proses,
BATAN - 19 -
diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya Pendataan
dapat
dan
dilanjutkan
pencatatan
pada
akan
langkah
menjadi
selanjutnya.
dokumen
yang
memberikan informasi penting mengenai "apakah prosedur telah dijalankan dengan benar. Apabila dalam SOP tidak disertai pendataan dan pencatatan, maka
pada
kolom
Pencatatan
dan
Pendataan
diberikan
keterangan “Tidak Ada”. Sedangkan pada penomoran formulir diatur sebagai berikut: Contoh: Formulir Cuti Pegawai (BSDM) Formulir cuti pegawai ada di dokumen SOP tentang Cuti Pegawai yang disusun oleh Subbag. Tata Usaha yang diberi nomor dokumen: FM 001 SOP 023.002/KP 04 06/SDM 1.1 Penjelasan: FM
Kode Formulir
001
Nomor urut formulir
SOP
: Kode dokumen SOP
023
: Nomor urut SOP
002 KP
Tingkat hirarki dokumen (tingkat 2) 04 : Klasifikasi fasilitatif atau klasifikasi substantif
06 SDM
: Nama Unit Kerja
1
: Bagian Umum Kepegawaian
1
: Subbagian Tata Usaha
h. Simbol Diagram Alir Simbol umum yang digunakan dalam penyusunan SOP BATAN adalah sebagai berikut: TUGAS MULAI/AKHIR PROSES PROSES
BATAN - 20 -
PENGAMBILAN KEPUTUSAN KONEKTOR UNTUK PERPINDAHAN HALAMAN GARIS ALUR PROSES i.
Rekaman Rekaman ini merupakan dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan. Bagian ini digunakan untuk mencantumkan rekaman yang terkait dengan prosedur dan menguraikan tentang rekaman apa yang
harus
dipelihara,
lokasi
penyimpanan
dan
lama
rekaman,
nama
penyimpanan. Nomor
rekaman
merupakan
nomor
urut
rekaman merupakan jenis rekaman yang dihasilkan, lokasi penyimpanan
rekaman
merupakan
tempat
khusus
dimana
rekaman disimpan dan lama penyimpanan rekaman merupakan periode masa simpan rekaman sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA). j.
Lampiran Lampiran merupakan bagian dari SOP yang diperlukan untuk memperkuat SOP. Lampiran dapat terdiri antara lain: -
Keterangan-keterangan yang diperlukan;
-
Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang diisyaratkan oleh SOP tersebut.
6. Header Setiap dokumen SOP, pada bagian “header” memuat identitas berikut: a. Nama SOP, nama prosedur yang di-SOP-kan; b. Nama Unit Kerja; c. Nomor dokumen, nomor prosedur yang di-SOP-kan; d. Tanggal berlaku, adalah tanggal pengesahan, dimana pada tanggal terserbut dinyatakan SOP diberlakukan;
BATAN - 21 -
e. Status revisi, menunjukkan urutan revisi. Dokumen yang direvisi agar disesuaikan status
nomor revisi sesuai dengan urutan
pembuatan revisinya dan disesuaikan pula
tanggal pembuatan
revisinya; f.
Terbitan, menunjukkan urutan terbit Dokumen yang diperbarui setelah dilakukan 5 kali revisi;
g. Halaman dari, menunjukkan halaman dan jumlah halaman. 7. Format pengetikan SOP Dokumen dibuat dengan kertas ukuran A4 (210mm x 297 mm) warna putih. Jenis dan ukuran font adalah Arial 11 pt. Batas (margin) atasbawah 20 mm, batas kiri 30 mm dan batas kanan 20 mm. Tata letak dokumen adalah portrait, kecuali untuk SOP dapat dibuat dengan tata letak landscape dengan batas margin atas, bawah, kiri, kanan 1,27 cm. 8. Hirarki Pengesahan SOP BATAN Penggunaan
hirarki
pengesahan
ini
merupakan
jabatan
dalam
pengesahan SOP BATAN. Tanggung jawab pengesahan ditetapkan dalam hirarki sebagai berikut: SOP Administratif No.
Jenis SOP
Disiapkan Oleh
Diperiksa Oleh
Disahkan Oleh
1.
SOP Administratif
Eselon II
Eselon I
Eselon I
Eselon III/ Pejabat Setara
SOP Administratif
Eselon IV
Eselon III
Eselon II
Staf
Eselon IV
Eselon III
Staf
Staf lain
Eselon IV
2.
Eselon II 3.
SOP Administratif Eselon III
4.
SOP Administratif Eselon IV
BATAN - 22 -
SOP Teknis No.
Jenis SOP
Disiapkan Oleh
Diperiksa Oleh
Disahkan Oleh
1.
SOP Teknis
Staf
Eselon IV
Eselon III
Staf
Staf lain
Eselon IV
Eselon III 2.
SOP Teknis Eselon IV
Apabila dalam penyusunan SOP melibatkan lebih dari satu personil atau satu jabatan, maka pada lembar pengesahan dapat ditambahkan kolom atau berupa lampiran.
BATAN - 23 -
BAB III PENGENDALIAN SOP A. Penyiapan Penyiapan dokumen disesuaikan dengan tabel hirarki penetapan jenis SOP secara berjenjang dimulai dari pengajuan, pembuatan, pemeriksaan dan persetujuan. Setiap Unit Kerja harus membuat daftar induk dokumen SOP. B. Penerbitan Dokumen yang telah disahkan pada sampul depan diberi cap MASTER dan disimpan. Dalam penerbitan selalu dicek keabsahan, nomor, revisi, tanggal dan jumlah halaman. Apabila terdapat revisi dan terbit dokumen baru maka dokumen yang lama dinyatakan tidak berlaku lagi, dokumen yang tidak berlaku diberi cap TIDAK BERLAKU dan kemudian disimpan dalam penempatan yang terpisah dengan dokumen yang baru atau dokumen yang mutakhir. Hanya dokumen yang mutakhir yang beredar atau digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan. C. Penggandaan dan pendistribusian Dokumen kebutuhan,
yang
telah
dan
dicap
MASTER,
didistribusikan
digandakan
kepada
pihak-pihak
sesuai
dengan
yang
berhak
memperoleh salinan berdasarkan disposisi. Salinan dokumen master tersebut diberi cap SALINAN No.:.....
dan TERKENDALI, kemudian
didistribusikan sesuai dengan Daftar Distribusi penerima dokumen, sedangkan salinan tidak terkendali diberi cap TIDAK TERKENDALI dan dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan dengan tanda bukti
penerimaan
salinan.
Form
serah
terima
dokumen
setelah
ditandatangani, kemudian disimpan. D. Pendokumentasian elektronik Dokumen SOP yang bersifat publik dan sudah disahkan paling lambat 1 (satu)
bulan
harus
dikirim
http://repositori.batan.go.id
ke
repositori
dokumen
BATAN,
BATAN - 24 -
E. Pemusnahan Dokumen SOP yang sudah tidak berlaku dan rekaman yang telah habis masa retensinya, diidentifikasi dengan memberi stempel TIDAK BERLAKU pada sampul depan (cover) dan dengan
Peraturan
Kepala
pemusnahannya dilaksanakan sesuai
Badan
Tenaga
Nuklir
Nasional
Nomor
230/KA/XII/2012 tentang Pedoman Tata Kearsipan dan Kode Klasifikasi F. Pengubahan/Revisi Apabila terdapat dokumen SOP yang dapat mengakibatkan penyimpangan atau masalah terhadap kinerja, maka Sub
bidang/Tim Jaminan Mutu
dapat mengusulkan pengubahan atau revisi
terhadap dokumen SOP
kepada pejabat yang berwenang mengesahkan SOP tersebut. Dokumen SOP yang akan diubah atau direvisi penanggung
jawab
SOP,
Tim
harus dibahas bersama oleh
jaminan
Mutu
dan
pejabat
yang
mengesahkan SOP untuk kemudian ditetapkan bagian yang akan diubah atau direvisi.
Pengubahan atau revisi yang bersifat kecil, maka dapat
digunakan sistem amandemen yaitu dengan mengubah hanya pada bagian yang akan diubah saja. Untuk mengetahui bagian yang diamandemen maka dokumen SOP yang diamandemen harus disertai daftar amandemen. Ditetapkan maksimal 5 (lima) amandemen maka dokumen SOP harus direvisi. Ditetapkan maksimal 5 (lima) kali revisi maka dokumen SOP harus
diubah
status
terbitan/edisinya.
Untuk
mengetahui
sejarah
dokumen SOP, maka Master dokumen SOP tersebut harus disimpan.
BATAN - 25 -
BAB IV PENUTUP SOP adalah bagian yang sangat penting bagi BATAN untuk menjamin terlaksananya kegiatan teknis dan administratif dalam pelaksanaan tugas dan fungsi BATAN. Oleh karena itu SOP akan menentukan apakah tugas dan fungsi BATAN dapat dicapai secara efesien, efektif, akuntabel dan transparan. SOP juga merupakan bagian penting dari Reformasi Birokrasi sehingga Penyusunan SOP sesuai dengan kaidah-kaidah penyusunan SOP mutlak diperlukan. Oleh karena itu Pedoman ini menjadi acuan yang penting dalam penyusunan dan pengendalian SOP seluruh Unit Kerja di BATAN sehingga dapat mendorong setiap pegawai BATAN dalam melaksanakan pekerjaan secara terarah dan dapat dipantau hasil pekerjaannya yang pada akhirnya akan meningkatkan kepercayaan masyarakat kepada BATAN. Pedoman ini akan
selalu
dilakukan
penyempurnaan
sesuai
dengan
dinamika
perkembangan organisasi dan ilmu pengetahuan.
KEPALA BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL, -ttdDJAROT SULISTIO WISNUBROTO Salinan sesuai dengan aslinya, KEPALA BIRO KERJA SAMA, HUKUM, DAN HUMAS,
TOTTI TJIPTOSUMIRAT
BATAN - 26 -
ANAK LAMPIRAN Contoh SOP ADMINISTRATIF No. SOP 002 002/KN 04 02/SJM 4.1 No.revisi/terbitan : 0/0 Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012 Halaman 5 dari 10
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir
LOGO BATAN
SOP Pemantauan Penerapan Manajemen Mutu Terpadu Dasar Hukum:/Referensi 1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014. 2. Peraturan Kepala BATAN No. 158/KA/XI/2008 tentang Pelaksanaan Standardisasi Ketenaganukliran. Keterkaitan: Proses penilaian mandiri pelaksanaan reformasi birokrasi Proses pelaksanaan BATAN Quality Award Peringatan: Tidak diidentifikasi adanya risiko terhadap keselamatan, kesehatan maupun lingkungan.
No
1.
Proses
Mengusulkan Pemantauan
Kasubbid Audit dan Pemantauan Jadwal
Kabid Jaminan Mutu
Pelaksana Ka. PSJMN
Kualifikasi Pelaksana: Tim Pemantau Telah memahami penerapan sistem manajemen mutu. Telah menjadi observer pemantauan minimal 3 kali. Peralatan dan perlengkapan : Peralatan dokumentasi, misal: kamera. Pencatatan dan Pendataan: 1. Jadwal Pemantauan 2. Surat Tugas 3. Laporan Pemantauan 4. Evaluasi Kinerja Pemantau
Unit Kerja
Tim Pemantau
Kelengkapan/ Standar Kelengkapan
Mutu Baku Waktu
SK Tim Pemantauan Struktur Organisasi BATAN Rincian tugas unit-unit kerja di lingkungan kerja
3 hari
Ket. Output
Konsep Jadwal Pemantauan
BATAN - 27 BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir
LOGO BATAN
SOP Pemantauan Penerapan Manajemen Mutu Terpadu
No. SOP 002 002/KN 04 02/SJM 4.1 No.revisi/terbitan : 0/0 Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012 Halaman 6 dari 10
Pelaksana No
Proses
Kasubbid Audit dan Pemantauan
Kabid Jaminan Mutu
Ka. PSJMN
Mutu Baku
Unit Kerja
Tim Pemantau
Kelengkapan/ Standar Kelengkapan
Waktu
2.
Memeriksa usulan Jadwal Pemantauan.
Konsep Jadwal Pemantauan
3.
Mengesahkan Jadwal Pemantauan dan mengirimkan surat pemberitahuan Meminta perubahan Jadwal Pemantauan, jika tidak ada permintaan perubahan, maka Ka. PSJMN menerbitkan Surat Tugas Pemantauan.
Konsep Jadwal Pemantauan
1 hari
Jadwal Pemantauan Nota dinas
Pemberitahuan perminta-an peruba-han Jadwal Pemantauan (jika ada).
5 hari
Konfirmasi kesediaan dari unit kerja Revisi Jadwal Pemantauan Surat Tugas
4.
Tidak
1 hari
Ket.
Output
Konsep Jadwal Pemantauan
BATAN - 28 BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir
LOGO BATAN
SOP Pemantauan Penerapan Manajemen Mutu Terpadu
No. SOP 002 002/KN 04 02/SJM 4.1 No.revisi/terbitan : 0/0 Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012 Halaman 7 dari 10
Pelaksana No
5.
6.
Proses
Melaksanakan pemantauan dan membuat Laporan Pemantauan. Pemantauan dapat dilaksanakan dengan beberapa metode: Wawancara Pengamatan proses Menelaah dokumen Menganalisa data
Mengisi data hasil Evaluasi Kinerja Pemantau. Tim Pemantau memandu proses pengisian.
Kasubbid Audit dan Pemantauan
Kabid Jaminan Mutu
Ka. PSJMN
Mutu Baku
Unit Kerja
Ya
Tim Pemantau
Kelengkapan/ Standar Kelengkapan Peralatan dokumentasi Pedoman Pemantauan. Daftar Hadir Surat Tugas Pemantauan Lembar Laporan Pemantauan Renstra Unit Kerja Laporan Kegiatan Unit Kerja Hasil Pemantauan Tahun sbelumnya Lembar Evaluasi Kinerja Pemantau
Ket.
Waktu
Output
4 hari Laporan per Pemantauan unit per unit kerja kerja Daftar Hadir
Hasil evaluasi kinerja pemantau
BATAN - 29 BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL Pusat Standardisasi dan Jaminan Mutu Nuklir
LOGO BATAN
SOP Pemantauan Penerapan Manajemen Mutu Terpadu
No. SOP 002 002/KN 04 02/SJM 4.1 No.revisi/terbitan : 0/0 Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012 Halaman 8 dari 10
Pelaksana No
Proses
Kasubbid Audit dan Pemantauan
Kabid Jaminan Mutu
Ka. PSJMN
Mutu Baku
Unit Kerja
Tim Pemantau
Kelengkapan/ Standar Kelengkapan
Ket.
Waktu
Output
Konsep Laporan Hasil Pemantauan. Laporan Kinerja Pemantau. Konsep Laporan hasil Pemantauan Laporan hasil Pemantauan
7.
Mengevaluasi seluruh Laporan Pemantauan dan Evaluasi Kinerja Pemantau untuk membuat Laporan Hasil Pemantauan.
Laporan Pemantauan per unit kerja Hasil evaluasi kinerja pemantau
5 hari
8.
Memeriksa Laporan Hasil Pemantauan.
Konsep Laporan Hasil Pemantauan
2 hari
9.
Mengesahkan dan mengirimkan hasil pemantauan kepada unit kerja yang dipantau
Konsep Laporan Hasil Pemantauan
BATAN - 30 -
Contoh SOP TEKNIS PUSAT REKAYASA PERANGKAT NUKLIR BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
LOGO BATAN
SOP PENGOPERASIAN START UP PROTOTIPE GAMMA WEIGHT SCALE
Dasar Hukum:
Kualifikasi Pelaksana:
1. Standar BATAN 001-SNI-9001: 2012 2. Peraturan Bapeten
Memahami bahaya radiasi dan proteksinya
Keterkaitan: SOP Pengujian
Peralatan/perlengkapan Komputer, Film Badge, Jas Laboratorium, dan sarung tangan
Peringatan Bahaya radiasi dan kontaminasi
Pencatatan dan Pendataan - Formulir hasil pemantauan pengujian batu bara -
No.
PROSES
1
Menghubungkan sistem catu daya
2
No. SOP 011.003/OT 01 02/RPN 6 No.revisi/terbitan : 0/0 Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012 Halaman 6 dari 10
Menghidupkan menjalankan pengoperasian
Pelaksana
Log book penggunaan sumber radiioaktif Mutu Baku
Kelengkapan
Waktu
Output
Manual alat
2 menit
Catu daya
Catu daya
5 menit
program
komputer dan program
Keterangan
BATAN - 31 PUSAT REKAYASA PERANGKAT NUKLIR BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
LOGO BATAN
SOP PENGOPERASIAN START UP PROTOTIPE GAMMA WEIGHT SCALE
No.
PROSES
3
Menghidupkan modul RTU dan RCU dengan menekan tombol ON sampai lampu menyala
4
5
6
7
8
Pelaksana
Menempatkan sample batu bara pada wadah yang tersedia Membuka gembok pengaman sumber radioaktif
Membuka shutter radioaktif ke posisi open
sumber
Menghidupkan motor penggerak belt conveyor sehingga sample batu bara dapat bergerak diatas belt conveyor Melakukan pengamatan dan monitoring berat batu bara pada monitor proses
No. SOP 011.003/OT 01 02/RPN 6 No.revisi/terbitan : 0/0 Tgl.berlaku : 17 Agustus 2012 Halaman 6 dari 10 Mutu Baku
Kelengkapan
Waktu
Output
program
5 menit
Modul RTU dan RCU
3 menit
- Modul RTU dan RCU - Batu bara
- Modul RTU dan RCU - Batu bara - gembok Pengaman
2 menit
- gembok Pengaman yang sudah terbuka
shutter radioaktif close
1 menit
shutter sumber radioaktif posisi open
2 menit
shutter sumber radioaktif posisi open
10 menit
Monitor preses
- Modul RTU dan RCU - Batu bara
sumber ;posisi
Motor penggerak belt conveyor shutter radioaktif open
sumber posisi
Keterangan
