KOMPOSISI INFORMASI IN-HOUSE JOURNAL (Studi Analisis Isi pada In-house Journal “Gema Pelabuhan” PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan Tahun 2009-2011) Nelly F. Kembaren ABSTRAK In-house Journal merupakan media korporat atau media perusahaan yang dipergunakan seorang public relations untuk keperluan publikasi dan sarana komunikasi yang ditujukan untuk kalangan terbatas di dalam perusahaan. Keberadaan in-house journal sebagai salah satu media komunikasi yang digunakan seorang public relations, diharapkan dapat mengakomodir informasi dan memenuhi kebutuhan segenap komponen yang ada di dalam perusahaan. Inhouse journal diharapkan dapat membangun hubungan yang harmonis antara karyawan dengan manajerial di dalam perusahaan ataupun sebaliknya dan menjalin kerja sama dengan publik perusahaan. Penelitian ini berjudul “Komposisi Informasi In-house Journal “Gema Pelabuhan” PT Pelabuhan Indonesia I Medan”. Penelitian ini bertujuan untuk melihat bagaimana komposisi informasi in-house journal “Gema Pelabuhan”. Komposisi informasi terdiri dari sifat informasi dan sasaran informasi dalam in-house journal perusahaan. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kuantitatif dengan teknik analisis isi. Penelitian ini menjelaskan empat model dalam public relations, salah satunya two-way symmetrical. In-house journal yang diteliti sebanyak 30 majalah. Unit analisis penelitian ini adalah rubrik yang ada di dalam majalah internal “Gema Pelabuhan”. Sampel yang digunakan adalah keseluruhan populasi (total sampling). Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan penelitian kepustakaan, dengan menyajikan data menggunakan tabel tunggal dan tabel silang. Hasil dari penelitian menunjukkan komposisi informasi in-house journal “Gema Pelabuhan” ditampilkan dengan baik. Sasaran/muatan informasi “Gema Pelabuhan” ditujukan kepada kedua belah pihak, yaitu manajerial dan karyawan. Sifat informasi yang paling banyak diberitakan adalah informasi yang hiburan-informatif, informatif, informatif-edukatif, edukatif-hiburan, dan edukatif. Informasi yang disajikan di dalam “Gema Pelabuhan” tidak hanya berita perusahaan, penghargaan, kerja sama, produk, tetapi juga informasi pendidikan dan hiburan yang berguna untk meningkatkan kinerja karyawan dan citra perusahaan. Kata kunci : Public Relations, In-house Journal, Komposisi Informasi PENDAHULUAN Keberadaan seorang public relations di dalam sebuah perusahaan atau hubungan masyarakat di Indonesia, tidaklah terlalu diperhatikan atau berkembang pesat seperti sekarang ini. Awalnya, banyak badan pemerintahan dan perusahaan swasta di Indonesia, belum mementingkan keberadaan seorang public relations. Namun, seiring berjalannya waktu, perusahaan-perusahaan mulai tumbuh dan berkembang pesat. Perusahaan-perusahaan berkompetisi untuk mendapatkan tempat, citra positif di mata masyarakat. Perusahaan komersil atau swasta mulai menyadari dan menggunakan kegiatan public relations untuk melakukan promosi, peningkatan citra terhadap produk dan perusahaan. Seperti halnya perusahaan Coca-Cola Amatil Indonesia, Unilever, Sinar Mas, Otsuka, dan perusahaan besar lainnya. Perusahaan-perusahaan tersebut banyak melakukan kegiatan promosi untuk menyebarluaskan informasi produk dan perusahaan mereka kepada masyarakat luas. Untuk menyampaikan pesan promosi mereka, seorang public relations akan menggunakan media komunikasi. Media komunikasi inilah yang membantu seorang public relations menjalankan tugas dan fungsinya di dalam perusahaan. Media komunikasi yang digunakan terbagi menjadi dua, yaitu media komunikasi internal dan media komunikasi 1
eksternal. Salah satu media komunikasi yang banyak digunakan di dalam perusahaan adalah majalah internal (in-house journal). In-house journal diharapkan dapat membantu tugas dan fungsi public relations dalam mengakomodir setiap informasi antara publik-publik yang ada di dalam perusahaan. Seperti halnya, Coca-Cola Amatil Indonesia menggunakan media komunikasi majalah in-house journal dengan nama “ANTAR KITA” dalam membina komunikasi yang ada diantara publik perusahaan. Pembuatan sebuah majalah in-house journal bisa mencerminkan tiga hal, yaitu kebijakan manajemen, alat manajemen, atau provokasi buruh. Idealnya media komunikasi inhouse journal dapat mencerminkan dua sisi kepentingan yang ada, antara kepentingan manajemen dan karyawan. Sehingga informasi yang disajikan tidak akan timpang antara sisi satu dengan yang lainnya. Sesuai dengan tujuan awal pembentukan in-house journal, sebagai alat bantu tugas dan fungsi public relations, menjadi jembatan antara manajemen dengan karyawan dan sebaliknya. Menurut Elvinaro dan Soemirat, muatan informasi yang disajikan di dalam in-house journal, seyogyanya dapat disesuaikan agar dapat mencerminkan dua sisi kepentingan yang ada. Rumusan yang dibuat oleh Elvinaro dan Soemirat antara lain, manajerial 50% dan karyawan 50% atau 60% dan 40%, 70% dan 30% dan 80% dan 20% atau komposisi ini bisa dibalik (Soemirat dan Elvinaro, 2004:28). Namun dalam kenyataannya, tidak semua tim pembuat in-house journal mengetahui hal ini, bahkan mereka tidak mengetahui berapa sebenarnya persentase atau proporsi informasi yang disampaikan di dalam in-house journal. Inilah yang terkadang menimbulkan masalah di dalam perusahaan karena tidak terjadinya keselarasan komunikasi atau informasi antara top manajemen dengan karyawan atau perusahaan dengan publiknya. PT Pelabuhan Indonesia I Medan merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang memiliki bagian public relations dan menggunakan in-house journal sebagai salah satu media komunikasi di dalam perusahaan. Masyarakat di sekitar PT Pelabuhan Indonesia I Medan mengenal perusahaan BUMN ini dengan cukup baik. Banyak kegiatan PT Pelabuhan Indonesia I Medan yang melibatkan masyarakat untuk ikut serta di dalamnya, dan secara tidak langsung menaikkan citra perusahaan di mata masyarakat. Melalui in-house journal, seluruh karyawan dan publik perusahaan akan mengetahui bagaimana pertumbuhan dan perkembangan perusahaan, program, kebijakan-kebijakan tertentu, dan lain sebagainya. Pengakomodiran informasi yang dilakukan seorang public relations dapat terlihat di dalam in-house journal yang digunakan perusahaan. Menunjukkan bahwa informasi yang tersaji didalamnya tidak hanya memperlihatkan informasi manajerial, melainkan menyeimbangkan dengan informasi karyawan. Keseimbangan informasi inilah yang nantinya dapat menumbuhkan kerja sama dan saling pengertian antar karyawan dengan manajerial dan sebaliknya. Penelitian mengenai in-house journal belum banyak dilakukan, salah satu penelitian yang pernah dilakukan adalah penelitian Elvira Wood. Untuk mendapatkan gelar doctor, dia meneliti 5 publikasi majalah in-house journal di South Africa. Penelitian Elvira Wood mencakup tentang persentase informasi antara kelima majalah in-house journal, perbedaan fisik diantara kelimanya, dan bagaimana penggunaan model two-way symmetrical (www.prsa.org). Namun, dalam penelitian ini, peneliti ingin meneliti tentang komposisi informasi yang disajikan di dalam in-house journal. Komposisi informasi ini terdiri dari sifat informasi dan sasaran/muatan informasi. Berdasarkan uraian diatas, maka peneliti merumuskan masalah sebagai berikut: “Bagaimanakah Komposisi Informasi pada In-house Journal “Gema Pelabuhan” PT Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2009-2011?”. Adapun tujuan penelitian, untuk melihat dan menganalisis komposisi informasi “Gema Pelabuhan” dan melihat sasaran “Gema Pelabuhan” lebih ditujukan kepada manajerial atau karyawan atau kepada keduanya. 2
KAJIAN LITERATUR Public Relations Public Relations adalah salah satu metode komunikasi yang dapat digunakan dalam penyampaian pesan komunikasi dari seorang komunikator/pengirim kepada seorang komunikan (penerima, publik), dengan menggunakan lambang-lambang baik secara verbal maupun non-verbal dengan tujuan untuk mengubah sikap, opini, perilaku orang lain terhadap pesan yang disampaikan. Kegiatan public relations mempengaruhi kehidupan setiap orang yang mempunyai hubungan dengan orang lain. Kegiatan public relations itu antara lain bergabung dalam suatu organisasi, menjawab setiap telepon, surat, dan menghadiri undangan/pertemuan (Nova, 2009:29-30). Jadi, ketika orang lain atau masyarakat melakukan kontak dengan orang lain, menjalin suatu kerja sama, silaturahmi, dan membina hubungan, mereka dapat disebut orang yang melakukan kegiatan public relations. Sehingga bisa dikatakan bahwa sebenarnya secara tidak langsung setiap orang atau masyarakat adalah seorang public relations. Perusahaan membutuhkan promosi dan publikasi untuk dikenal oleh publik atau masyarakat luas. Hal ini dapat dibantu oleh adanya media baik itu media elektronik maupun media cetak. Media membutuhkan suatu informasi, berita untuk dapat mereka sajikan. Publik membutuhkan informasi untuk menambah wawasan mereka. Siklus ini dapat berjalan dengan baik jika semua perusahaan dapat membina hubungan dengan jujur, tidak menutup-nutupi informasi perusahaan, dan memperlakukan semuanya dengan baik. Ketika sebuah perusahaan menyadari pentingnya keberadaan public relations di dalam perusahaan, maka akan mudah bagi seorang public relations dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Seorang public relations sebaiknya harus mampu melaksanakan tugas dan fungsinya. Seorang public relations harus menyadari bahwa dirinya adalah seorang mediator antara segenap komponen yang ada di dalam perusahaan. Diharapkan mampu mendengarkan keinginan, pendapat, opini publiknya dan berusaha menjalin komunikasi dua arah. Seorang public relations tidak bisa hanya mendengarkan satu pihak, tetapi harus berusaha menyeimbangkan semuanya dan berusaha mencari solusi atas masalah yang ada. Akhirnya, untuk mengakomodir setiap informasi yang ada di dalam perusahaan dan menjalankan tugasnya, public relations menggunakan media komunikasi. Public relations menerbitkan majalah internal/in-house journal untuk digunakan di dalam perusahaan dalam mengakomodir informasi yang ada antara top manajemen dan karyawan atau perusahaan dengan publiknya, serta untuk memenuhi kebutuhan informasi di dalam perusahaan. In-House Journal Majalah internal (in-house journal) sekiranya dapat mengakomodir informasi dan memenuhi kebutuhan segenap komponen yang ada di dalam perusahaan. Selain menjadi alat pemenuhan kebutuhan informasi, adanya sebuah majalah internal (in-house journal) di dalam perusahaan, seharusnya juga mampu membuat para karyawan merasa dirinya “termasuk organisasi” (belong to organization). Selain merasa memiliki, dapat memupuk rasa saling pengertian dan tenggang rasa antara pimpinan dengan karyawan dan antara karyawan dengan karyawan (Cutlip, 2009:273). Ketika publik perusahaan sudah merasa memiliki, kegiatan komunikasi yang terjalin di dalam perusahaan akan berjalan dengan baik. Komunikasi dua arah secara baik akan terbentuk, karena untuk menjalankan komunikasi dua arah, sebuah perusahaan membutuhkan iklim yang penuh rasa saling percaya dan rasa memiliki. Keberadaan in-house journal memang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan seorang public relations. In-house journal merupakan media korporat atau media perusahaan yang dipergunakan seorang public relations untuk keperluan publikasi dan sarana komunikasi yang ditujukan untuk kalangan terbatas, seperti karyawan, relasi bisnis, nasabah, atau konsumennya dan tidak diperjualbelikan seperti halnya media massa (Ardianto, 2011:141). 3
Sebuah perusahaan atau badan pemerintahan memang kebanyakan menerbitkan in-house journal dalam bentuk majalah. Namun, sebenarnya bentuk-bentuk dari in-house journal ada beberapa macam, yaitu: 1. The Sales Bulletin, sebuah bulletin sebagai media komunikasi regular. 2. The Newsletter, berisi pokok-pokok berita yang diperuntukkan bagi pembaca yang sibuk. 3. The Magazine, berisikan tulisan berbentuk feature, artikel dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan. 4. The Tabloid Newspaper, mirip surat kabar popular dan berisikan pokok-pokok berita yang sangat penting, artikel pendek, dan ilustrasi. Diterbitkan mingguan, dwimingguan, bulanan, atau setiap dua bulan sekali. 5. The Wall Newspaper, bentuk media komunikasi staf/karyawan di satu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. Di Indonesia lebih dikenal dengan surat kabar/majalah dinding (Jefkins, 2003:147). Keberadaan in-house journal dalam perusahaan atau badan pemerintahan, memang seharusnya diarahkan kepada pencapaian tujuan dari perusahaan atau badan pemerintahan. Tujuan itu untuk membangun citra positif publik terhadap perusahaan dan produk perusahaan, dengan harapan untuk mendapat dukungan serta loyalitas dari publik perusahaan. Dan keberadaan in-house journal juga diharapkan dapat membangun hubungan yang harmonis antara karyawan dengan manajerial dan segenap komponen yang ada di dalam perusahaan. Pembuatan dan penerbitan sebuah in-house journal, tim redaksi pembuat in-house journal harus memperhatikan beberapa faktor yang harus ada di dalam sebuah in-house journal, antara lain : 1. Readers, mengetahui secara pasti siapa yang akan menjadi target sasaran atau pembaca dari in-house journal, apakah internal perusahaan, eksternal perusahaan, atau keduanya. 2. Quantity (eksemplar), mengetahui seberapa banyak in-house journal yang akan diterbitkan. Jumlah ini bisa ditentukan berdasarkan jumlah konsumen yang ada, dan akan mempengaruhi kualitas in-house journal. 3. Frequency, mengetahui waktu terbit in-house journal, apakah harian, mingguan, bulanan, atau dengan waktu yang jarang. 4. Policy (kebijakan redaksi), bahwa penerbitan in-house journal haruslah sejalan dengan program dan tujuan public relations. 5. Title (nama in-house journal), membuat nama dan logo yang berhubungan dengan perusahaan, sehingga masyarakat mampu mengingatnya dengan cepat. 6. Proses percetakan 7. Style (format, gaya, bentuk), gaya in-house journal ditentukan tetapi harus tetap mengikuti keseimbangan berita. 8. Free issue or cover price, majalah in-house journalnya apakah akan diberikan secara gratis kepada publik perusahaan atau publik perusahaan dikutip biaya untuk mendapatkannya. 9. Advertisement, majalah in-house journal yang diterbitkan perusahaan, apakah akan menerima iklan dari perusahaan lain atau tidak. 10. Distribution, bagaimana sirkulasi penyampaian majalah in-house journal perusahaan. Apakah majalah akan disampaikan melalui petugas dari perusahaan, kurir atau via pos (Soemirat dan Elvinaro, 2004:24).
4
Selain dari beberapa faktor diatas, di dalam sebuah majalah perusahaan atau in-house journal biasanya akan terdiri dari : 1. Masthead, berisi tentang informasi penerbitan, susunan para redaktur, alamat, nama percetakan, dan lain sebagainya. 2. Daftar isi majalah, memuat judul tulisan, rubrik, kolom berita, artikel. 3. Kolom pembuka, pengantar dari meja redaksi. 4. Mempunyai sampul muka dan belakang sebagai daya tarik dari majalah in-house journal. 5. Editorial atau tajuk rencana, membuat bahasan atau pernyataan sikap, opini dari pimpinan redaksi. 6. Majalah perusahaan diperbolehkan memasang iklan, tetapi dibatasi sekitar 10% (Ruslan, 2003:196-197). Two-Way Symmetrical dalam Public Relations Empat model public relations dirumuskan oleh James Grunig dan Todd Hunt. Hasil penelitian mereka menggambarkan public relations sebagai sesuatu yang interaktif (Ardianto, 2011:95). Model two-way symmetrical lebih mengarah kepada “telling the truth to publics”. Perusahaan atau badan pemerintahaan melalui seorang public relations berusaha untuk menyamakan pemikiran dengan publik. Berusaha untuk mempersuasi publik tanpa ingin mendominasi dan tetap melakukan komunikasi dua arah dengan efek yang seimbang. Inti dari model ini adalah mencapai kesepahaman dan saling pengertian antara satu dengan yang lainnya. Pemahaman yang disampaikan Grunig dapat diintikan bahwa komunikasi yang harmonis antara public relations dengan publiknya akan berjalan dengan baik jika didukung dengan komunikasi yang jujur untuk memperoleh kredibilitas, keterbukaan, dan konsisten terhadap langkah-langkah yang diambil untuk memperoleh keyakinan orang lain. Adanya langkahlangkah adil untuk mendapatkan hubungan timbal balik dan niat baik harus dilakukan dengan komunikasi dua arah yang terus-menerus agar dapat mencegah keterasingan dan untuk membangun hubungan yang lebih baik dan harmonis (Wilcox, 2000:164-165). METODE PENELITIAN Penelitian ini tergolong pada tipe penelitian kuantitatif dengan metode deskriptif kuantitatif dengan menggunakan teknik analisis isi. Dalam penelitian ini tidak mencari hubungan, tidak untuk menguji hipotesis, atau membuat prediksi (Kriyantono, 2006:151). Penelitian ini hanya bertujuan untuk melihat, mendeskripsikan persentase informasi (komposisi informasi) yang disajikan di dalam media internal perusahaan. Komposisi informasi yang dilihat terdiri dari sifat informasi dan sasaran/muatan informasi. Populasi dalam penelitian ini adalah rubrik dari media komunikasi in-house journal “Gema Pelabuhan” PT Pelabuhan Indonesia I tahun 2009-2011. Dalam penelitian ini, jumlah majalah in-house journal yang akan diteliti adalah 30 eksemplar. Total populasinya adalah total pengulangan keseluruhan rubrik yang ada di dalam majalah internal atau in-house journal yang berjumlah 244. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan teknik observasi dan penelitian kepustakaan. Observasi adalah teknik pengumpulan data yang digunakan untuk menghimpun data penelitian melalui pengamatan peneliti dengan penggunaan pancaindera (Bungin, 2001:142). Setelah melakukan observasi, peneliti kemudian mempelajari dan mengumpulkan data melalui literatur dan sumber yang relevan dan mendukung. Penelitian ini menggunakan teknik analisis isi, yang pada dasarnya bertujuan untuk membuat analisis dari isi pesan-pesan yang ada dalam dokumen (Martono, 2010:76). Analisis 5
isi dapat digunakan untuk berbagai kepentingan, misalnya mnegukur tingkat kemudahan, pemahaman dokumen-dokumen perusahaan, membuat analisis atas tema-tema yang dimuat dalam bulletin perusahaan. Dan pada umumnya, analisis isi digunakan untuk menganalisis semua bentuk komunikasi seperti berita di surat kabar, buku, pidato, dan lain sebagainya (Morrisan, 2008:68). Penelitian dengan menggunakan teknik analisis isi akan menggunakan coder 2 sebagai pembanding untuk menguji lembar coding yang akan dipergunakan (reliabilitas coding). Untuk menghitung kesepakatan dari hasil penilaian kedua coder digunakan rumus statistik yang disebut dengan formula Holsti (Ritonga, 2004:86). HASIL Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan peneliti dapat digambarkan matriks proporsi informasi di dalam in-house journal “Gema Pelabuhan”. Di dalam matriks akan digambarkan berapa persentase dari setiap informasi yang ada di dalam in-house journal dan persentase sasaran informasi yang ada. Seperti yang dirumuskan oleh Elvinaro dan Soemirat, maka matriks proporsi in-house journal “Gema Pelabuhan” adalah : Tabel 1.1 Matriks Proporsi In-House Journal “Gema Pelabuhan” Manajerial Karyawan Sasaran Informasi 50% 50% Sifat Informasi Informatif
32,4%
Edukatif
0,4%
Hiburan
0
Informatif-Edukatif
20,9%
Hiburan-Informatif
41,8%
Edukatif-Hiburan
4,5%
Uji reliabilitas yang dilakukan antara coder 1 dan 2 menunjukkan bahwa alat ukur atau lembar coding dinyatakan reliabel dan dapat dipergunakan. Setelah mendapatkan tingkat reliabilitas, maka peneliti akan memasukkan hasilnya ke dalam analisis tabel tunggal dan uji silang. Hasil dari tabel frekuensi atau tabel tunggal memperlihatkan bahwa dalam in-house journal “Gema Pelabuhan”, informasi yang paling sering muncul adalah informasi yang bersifat menghibur dan informatif, dengan persentase sebanyak 41,8%. Informasi yang disajikan biasanya berupa serangkaian acara yang digelar oleh pihak PT Pelabuhan Indonesia I Medan, baik kegiatan yang berada di pusat maupun di cabang. Selain kegiatan itu, majalah in-house journal juga diisi dengan acara silahturahmi para karyawan dengan publik perusahaan, informasi kuliner, dan wisata. Hasil dari tabel frekuensi dengan kategori sasaran informasi menunjukkan bahwa kesemua informasi yang disampaikan di dalam in-house journal “Gema Pelabuhan” ditujukan kepada manajerial dan karyawan. Setiap informasi yang disampaikan tidak hanya menunjuk kepada manajerial atau karyawan, melainkan ditujukan kepada kedua belah pihak. Hasil ini menunjukkan bahwa in-house journal “Gema Pelabuhan” dijadikan alat/media komunikasi yang baik dan dimanfaatkan dengan baik oleh publik perusahaan.
6
Uji silang sifat informasi dengan sasaran informasi dilakukan dengan tujuan untuk melihat seberapa banyak sifat informasi di dalam sasaran informasi in-house journal “Gema Pelabuhan”. Untuk melihat uji silang sifat informasi dan sasaran informasi, dapat juga terlihat di dalam hasil frekuensi selama 3 tahun setiap kategori. Dalam hal ini, terlihat ternyata bahwa informasi yang ditujukan kepada manajerial-karyawan, kelima sifat informasi masuk kedalamnya kecuali sifat informasi hiburan. Bahwa di dalam berita/informasi yang ditujukan kepada manajerial-karyawan, kelima sifat informasi terdiri dari informatif, edukatif, informatif-edukatif, hiburan-informatif, dan edukatif-hiburan semuanya sudah mencakup ke dalamnya. Karena sasaran informasi in-house journal “Gema Pelabuhan” hanya ditujukan kepada manajerial-karyawan, maka dengan begitu kelima sifat informasi sudah ada di dalamnya. Tabel 1.2 Sifat Informasi * Sasaran Informasi Crosstabulation Count Sasaran Informasi ManajerialKaryawan Sifat Informatif Informasi Edukatif
Total
32.4%
32.4%
0.4%
0.4%
InformatifEdukatif
20.9%
20.9%
HiburanInformatif
41.8%
41.8%
4.5%
4.5%
100%
100%
Edukatif-Hiburan Total
Selain uji silang antara sifat informasi dengan sasaran informasi, peneliti juga menggambarkan perubahan persentase sifat informasi in-house journal “Gema Pelabuhan” dilihat dari setiap rubrik yang ada di dalam in-house journal “Gema Pelabuhan”. Perubahan persentase yang terjadi selama 3 tahun, menunjukkan bahwa di dalam setiap rubrik yang ada, persentase sifat informasi yang ada mengalami perubahan. Bahkan ada kalanya sifat informasi yang ada tidak terisi sama sekali, seperti halnya sifat informasi hiburan. Sifat informasi ini tidak ada sama sekali karena di dalam in-house journal “Gema Pelabuhan” yang diteliti selama 3 tahun tidak ada sifat informasi yang murni hanya hiburan. Kalaupun ada humor seperti gema humor, maka akan dilanjutkan dengan informasi yang hiburan-informatif dalam satu rubrik. Peneliti mengambarkannya dalam bentuk tabel dan grafik untuk dapat melihatnya secara lebih terperinci.
7
Tabel 1.3 Trend Sifat Informasi In-house Journal “Gema Pelabuhan” dalam Setiap Rubrik Tahun 2009-2011 Sifat Informasi
Pandu
Menara
Sandar
Labuh
Lensa Gema
Curah
Tambat
Ujung Baru/Terminal
Value Corner
Kaleidoskop
1. Informatif
67%
70%
52%
28%
0%
32%
21%
0%
0%
0%
2. Edukatif
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
11%
0%
3. Hiburan 4. InformatifEdukatif 5. HiburanInformatif 6. EdukatifHiburan
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
23%
20%
14%
27%
0%
32%
21%
10%
89%
0%
10%
10%
31%
45%
100%
36%
41%
73%
0%
100%
0%
0%
3%
0%
0%
0%
17%
17%
0%
0%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
Total
Dari tabel dan grafik diatas, dapat dilihat bahwa dalam 3 tahun in-house journal “Gema Pelabuhan” setiap rubrik di dalamnya mengalami perubahan persentase. Seperti halnya sifat informasi informatif rubrik “Pandu”, sebanyak 67% dan rubrik “Menara” sebanyak 70% memiliki persentase yang lebih besar dibandingkan dengan rubrik lainnya. Kedua rubrik ini memang lebih banyak menampilkan sifat informasi yang informatif dibandingkan dengan rubrik lainnya. Kedua rubrik ini biasanya diisi dengan berita utama seperti kegiatan investasi, pengembangan bisnis, dan berita baik dari kantor pusat maupun cabang. PEMBAHASAN Pemaparan informasi yang disajikan di dalam in-house journal “Gema Pelabuhan” dinyatakan baik. Karena khalayak pembaca tidak hanya diberikan informasi yang bersifat menghibur, tetapi juga ada bagian untuk mendidik khalayak pembaca. Kemudian isu-isu yang paling sering dibahas di dalam in-house journal “Gema Pelabuhan” adalah informasi dari setiap cabang maupun pusat, kontribusi karyawan, berita perusahaan, penghargaan, dan lain sebagainya. Informasi yang disajikan dan bersumber dari pusat maupun cabang menunjukkan bahwa tim redaksi in-house journal “Gema Pelabuhan” mencoba mengakomodir setiap informasi yang masuk sehingga dapat dijadikan jembatan informasi yang baik antara satu pihak dengan pihak lainnya. Tim juga membuka kesempatan yang sama untuk setiap karyawan maupun manajerial untuk memberikan tulisan mereka, baik itu yang mencakup perusahaan ataupun informasi semata. Selain hasil pemaparan informasi, in-house journal “Gema Pelabuhan” juga dilihat dari segi sasaran informasinya. Dari segi sasaran informasinya, muatan informasi yang disajikan dalam setiap rubrik yang ada di in-house journal “Gema Pelabuhan” juga dinyatakan sudah mencerminkan dua sisi kepentingan yang ada. Dikatakan mencerminkan dua sisi kepentingan yang ada karena hasil dari coder 1 dan coder 2 menunjukkan bahwa sasaran informasi inhouse journal “Gema Pelabuhan”, lebih ditujukan kepada kedua belah pihak (manajerialkaryawan). Seperti yang disampaikan oleh Elvinaro dan Soemirat, bahwa sebuah organisasi/perusahaan sebaiknya memiliki media komunikasi yang dapat menghubungkan public-publik yang ada di dalam perusahaan/organisasi, sehingga dapat menjalin kerja sama yang baik. Idealnya sebuah media komunikasi, disarankan dapat menghubungkan publik-publik yang ada di dalam perusahaan. Sehingga setiap informasi yang ada di dalam perusahaan tidak 8
akan simpang siur atau tidak seimbang antara satu dengan yang lain. Dalam penyajian sifat informasi, tidak ada penyusunan rencana yang ideal apakah edukatif harus 30%, hiburan 40%, atau lain sebagainya. Tetapi disarankan agar sifat informasi yang disajikan tidak hanya berkisar tentang informasi informatif, edukatif, hiburan saja. Melainkan harus menyeimbangkan beberapa sifat informasi yang ada, sehingga in-house journal dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi setiap publik perusahaan. Namun, hasil penelitian in-house journal “Gema Pelabuhan” tidak terlepas dari kekurangan. Seperti halnya dalam hal sasaran informasi mereka cukup baik karena menampilkan informasi yang tidak timpang antara manajerial dan karyawan. Hanya saja dalam sifat informasi, informasi yang disajikan terlalu banyak dalam sifat hiburan-informatif terutama ketika melihat persentase per tahun.Terlihat bahwa terjadi perubahan yang cukup besar dalam sifat informasi yang ada. Seperti halnya sifat informasi hiburan-informatif yang ada 31% namun pada tahun 2010 naik menjadi 57%. Perubahan-perubahan inipun diikuti dengan sifat informasi yang lain. Frekuensi perbandingan antara sifat informasi yang informatif, edukatif, hiburan, informatif-edukatif, dan edukatif-hiburan terlalu jauh. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilaksanakan oleh peneliti, maka terdapat beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Komposisi informasi pada in-house journal “Gema Pelabuhan” PT Pelabuhan Indonesia I Medan, yang diteliti selama 3 tahun dinyatakan baik. Komposisi ini ditampilkan dengan baik di dalam in-house journal “Gema Pelabuhan” dengan penyajian informasi yang berguna untuk kemajuan perusahaan maupun yang bekerja di dalamnya. Komposisi informasi in-house journal “Gema Pelabuhan” juga menunjukkan bahwa di dalam sebuah in-house journal perusahaan, informasi yang disajikan tidaklah harus dominan tentang perusahaan tetapi juga dapat menyeimbangkannya dengan informasi lainnya, seperti hiburan, edukatif, kuliner, dan lain sebagainya. 2. Sasaran informasi yang disajikan di dalam in-house journal “Gema Pelabuhan” pun tidak hanya sebatas kepada kalangan manajerial. Hasil dari muatan/sasaran informasi in-house journal “Gema Pelabuhan” memang lebih ditujukan kepada kedua belah pihak, baik itu manajerial maupun untuk karyawan. 3. Bagian/divisi public relations penting adanya di dalam sebuah perusahaan atau badan pemerintahan. Keberadaan mereka penting adanya untuk membina hubungan dan komunikasi yang baik dengan publik perusahaan atau organisasi, baik itu badan pemerintahan atau swasta. PT Pelabuhan Indonesia I Medan selaku badan BUMN, sudah baik dalam menyadari bahwa divisi public relations harus ada di dalam perusahaan. 4. Tim humas PT Pelabuhan Indonesia I Medan, dinyatakan baik dalam menjadi mediator dengan menggunakan alat/media komunikasi in-house journal untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lainnya. In-house journal “Gema Pelabuhan” juga baik dalam mengakomodir setiap informasi yang datang dari karyawan di setiap cabang. Setiap karyawan diberikan kesempatan untuk memberikan tulisannya, menunjukkan bahwa in-house journal “Gema Pelabuhan” dijadikan karyawan sebagai ajang untuk melatih dan mengembangkan kemampuan mereka dalam menulis. 5. Pelaksanaan komunikasi dua arah penting adanya di dalam sebuah perusahaan atau badan pemerintahaan. Komunikasi dua arah dibutuhkan dalam perusahaan untuk mewujudkan kepentingan antara satu dengan yang lainnya.
9
SARAN 1. In-house journal tetap dijalankan sebagai salah satu alat/media komunikasi di dalam PT Pelabuhan Indonesia I Medan. In-house journal yang dipublikasikan diharapkan dapat meningkatkan kualitas baik secara isinya maupun penampilannya. 2. Di dalam setiap majalah in-house journal seharusnya diberikan pembedaan rubrik yang jelas. Seperti halnya in-house journal “Gema Pelabuhan” yang memiliki beberapa rubrik, ada baiknya diberikan defenisi yang jelas antara satu rubrik dengan rubrik lainnya, agar dapat memudahkan tim untuk meletakkan informasi yang ada. 3. Pembatasan jumlah berita di dalam satu rubrik juga menjadi perhatian oleh tim redaksi. Terkadang ditemukan di dalam in-house journal “Gema Pelabuhan” di dalam satu rubrik terdapat 8 berita, namun dirubrik lainnya berita hanya 2 atau 3. 4. Tim redaksi diharapkan konsisten dalam mempublikasikan in-house journal “Gema Pelabuhan”. Tim redaksi bersama-sama menentukan jadwal rapat redaksi untuk membicarakan apa yang akan dibuat dalam terbitan selanjutnya, sehingga tidak akan kalah saing dengan in-house journal lainnya. Kekonsistenan tim redaksi dalam menerbitkan in-house journal “Gema Pelabuhan” juga menunjukkan bahwa tim redaksi tidak membuat media komunikasi ini asal jadi. Kekonsistenan ini juga secara tidak langsung berdampak pada citra perusahaan di mata publik perusahaan. Daftar Referensi Ardianto, Elvinaro. 2011. Metodologi Penelitian untuk Kuantitatif dan Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Public
Relations
Bungin, Burhan. 2001. Metodologi Penelitian Sosial: Format–format Kuantitatif Kualitatif. Surabaya: Airlangga University Press.
; dan
Cutlip, Scott M., Allen H.Center, dan Glen M.Broom. 2009. Effective Public Relations;Edisi Kesembilan. Jakarta: Kencana. Eriyanto. 2011. Analisis Isi, Pengantar Metodologi untuk Komunikasi dan Ilmu – ilmu Sosial lainnya. Jakarta: Kencana.
Penelitian
Ilmu
Jefkins, Frank. 2003. Public Relations, Edisi Kelima, Direvisi Oleh Daniel Yadin. Jakarta: Erlangga. Kriyantono, Rachmat. 2006. Teknik Praktis Riset Komunikasi. Jakarta: Kencana. Martono, Nanang. 2010. Metode Penelitian Kuantitatif; Analisis Isi dan Analisis Analisis Data Sekunder. Jakarta: Rajawali Pers. Morrisan. 2008. Manajemen Public Relations:Strategi Menjadi Humas Profesional. Jakarta: Kencana.
Menjadi
Nova,
Menangani
Firsan. 2009. Crisis Public Perusahaan. Jakarta: Grasindo.
Relations:Bagaimana
PR
Humas Krisis
Ritonga, Jamiluddin. 2004. Riset Kehumasan. Jakarta: Grasindo. Ruslan. 2003. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi: Edisi Revisi. Jakarta: PT.Raja Grafindo Persada. Soemirat dan Elvinaro. 2004. Dasar – dasar Public Relations. Bandung: Remaja Rosdakarya. Wilcox, Dennis, dkk. 2000. Public Relations: Strategies and Tactics. United Longman.
10
States:
