Kodex obchodního chování a etiky

Kodex obchodního chování a etiky

Říjen 2016

Děkujeme Vám za Vaši trvalou oddanost společnosti INC Research a za Váš závazek vůči dodržování standardů ustanovených v tomto kodexu.

2

INC Research Holdings, Inc.

Obsah Dopis od výkonného předsedy společnosti (CEO), Alistair Macdonalda.......................................................................................................... 4

Respekt a integrita pro naše akcionáře a veřejnost.........31

Naše poslání, vize a klíčové hodnoty......................................................... 5

Správa záznamů........................................................................................................................ 33

Přesné účetnictví a záznamy........................................................................................... 32

Náš cíl........................................................................................................................................................ 7

Zákony o cenných papírech a nedovolené užívání vnitřních informací firmy pro zisk v obchodování............................................................................................ 34

Úvod............................................................................................................................................................. 9

Zveřejňování informací......................................................................................................... 35

Naše očekávání v rámci Kodexu...................................................................11 Osobní odpovědnost............................................................................................................. 12 Další povinnosti manažerů................................................................................................ 12

Než budete konat, zeptejte se sami sebe...........................................13 Vyhledání odborné pomoci a hlášení obav..................................15 Žádná odvetná opatření..............................................................................................17 Respekt a integrita pro naši společnost............................................19 Podpora respektu na pracovišti.................................................................................... 20 Pracovní prostředí, zdraví a bezpečnost, zneužívání omamných látek.. 21 Proti úplatkářství a proti korupci................................................................................... 22

Koordinace naší podnikové komunikace................................................................ 36 Ochrana osobních údajů..................................................................................................... 37 Autorská práva a počítačový software...................................................................... 38

Respekt a integrita pro naše zákazníky a obchodní partnery..............................................................................................................39 Antimonopolní a spravedlivá soutěž........................................................................... 40 Zpravodajství o konkurenci............................................................................................... 41 Zákony a předpisy pro zdravotnictví........................................................................... 42 Zákony mezinárodního obchodu.................................................................................. 43 Ochrana informací třetích stran..................................................................................... 44

Omezení platnosti tohoto Kodexu a Dodatků......................... 45

Střety zájmů................................................................................................................................. 23 Dary a pohoštění při obchodním jednání................................................................ 25 Důvěrné informace................................................................................................................. 26 Firemní příležitosti................................................................................................................... 27 Použití majetku nebo služeb Společnosti............................................................... 28 Sociální média............................................................................................................................ 29 Politické aktivity a dobročinné příspěvky................................................................ 30

3


Dopis od výkonného předsedy společnosti Vážené kolegyně, vážení kolegové, Společnost INC Research, založená před více než dvěma desetiletími jako akademická výzkumná organizace, se vyvinula ve špičkovou globální klinickou výzkumnou organizaci (CRO) poskytující komplexní škálu služeb pro klinický výzkum fáze I až IV v oboru farmaceutických, biotechnologických a zdravotnických prostředků. I když se jako společnost rozvíjíme a rosteme, náš závazek vůči zlepšování celosvětového zdraví a vůči vedení našich obchodů v souladu s nejvyššími etickými principy a standardy zůstává trvalý. Naše neustávající angažovanost ve věci dodržování těchto principů a standardů je základním kamenem trvalého úspěchu naší Společnosti. Naše činnost se řídí právem a etickými principy a standardy, které konstituují náš Kodex obchodního chování a etiky („Kodex“). Kodex je formulován obecně a jeho cílem není pokrýt každou myslitelnou situaci. Určité záležitosti formulované v Kodexu jsou konkrétněji popsány v dokumentech vnitropodnikové politiky nebo obchodní praxe, které jsou aktuálně platné.

4

Náš Kodex není náhradou za zdravý úsudek. Jeho cílem je spíše pomoci Vám rozvinout pracovní povědomost o zákonech a předpisech ovlivňujících Vaši pracovní roli. Upozornění: • Kodex se vztahuje globálně na všechny ředitele, referenty a zaměstnance, což je založeno na jasném předpokladu, že tyto principy a standardy budou dodržovány při všech pracovních činnostech, bez ohledu na obchodní tlaky. • Manažeři mají další zodpovědnost za to, aby působili jako příklad a zajistili dodržování Kodexu ve svých týmech. • Máte-li jakékoli dotazy nebo obavy, vybízím Vás k otevřenému a přímému rozhovoru s Vaším manažerem nebo pracovníkem HR nebo právního oddělení.

Přečtěte si Kodex pečlivě a uchovejte jej přístupný pro případnou pozdější referenci. Všichni pracovníci společnosti INC Research hrají důležitou roli při udržování a zvyšování reputace společnosti, což je naše nejcennější aktivum. Pokud budeme nadále přijímat principy a standardy Kodexu a žít podle nich, budeme naši reputaci dále posilovat a pečovat o její rozvoj. Děkuji Vám za to, že jste z INC Research vytvořili jednu z vedoucích světových CRO a krásné místo k práci! S pozdravy

Alistair Macdonald výkonný předseda společnosti

• Pokud dokonce cítíte, že nemůžete vyjádřit obavy před členy svého týmu, můžete volat asistenční službu pro etiku podnikání (Business Ethics Hotline) nebo předložit informace online pomocí webového formuláře pro etiku podnikání (Business Ethics Web Form). Informace o těchto možnostech jsou umístěny na https://secure.ethicspoint.com/domain/ media/en/gui/42406/index.html. Pokud předložíte zprávu v dobré víře, Společnost Vás ochrání před odvetnými opatřeními.


Naše poslání, vize a klíčové hodnoty

5


Naše poslání, vize a klíčové hodnoty INC Research je globální organizací obětavých a vysoce motivovaných pracovníků, které spojuje společné poslání urychlovat dodávání nových léků na trh, a tak zlepšovat zdraví lidí na celém světě. Naše poslání, vize a klíčové hodnoty jsou stavebními kameny, které tvarují naši kulturu, naši značku a naše obchodní strategie. K podpoře a dosahování našeho poslání a našich vizí je důležitý každý pracovník a Vaše schopnost naplňovat naše klíčové hodnoty povede k našim dalším úspěchům.

Mise

Klíčové hodnoty

Jsme organizací vysoce výkonných, terapeuticky zaměřených týmů vedených špičkovými manažery a vedoucími, a naši pracovníci jsou oddáni tomu, aby pomáhali našim zákazníkům přivádět na trh výrobky s cílem zlepšovat zdraví lidí po celém světě.

• Lidé –– Zacházet se všemi lidmi s respektem a důstojností –– Vážit si příspěvku každého zaměstnance • Kvalita a dokonalost –– Přijetí postoje „can-do“ (mohu udělat) –– Převzetí odpovědnosti za naše akce • Vedení –– Vybudování pozitivního ducha týmové spolupráce –– Nadšený a rozhodný postoj • Důvěra –– Budování otevřených a upřímných vztahů

Vize Aspirujeme na to, abychom se stali vedoucí inovativní společností v oboru služeb klinickému vývoji, zaměřenému na poskytování diferencovaných řešení pro naše zákazníky.

–– Eticky neústupný a poctivý postoj • Dozor –– Být dobrým správcem zdrojů Společnosti –– Být hybnou silou úsilí vedoucího ke zlepšení světového zdraví • Inovace –– Přijímání a podpora změn –– Odvážný, kreativní a svobodomyslný postoj

Základem naší Společnosti je naše etická kultura. Při rozhodování zvažujeme to, co je nejlepší pro celou naši Společnost. Každý jednotlivec je zodpovědný za to, aby se choval v souladu s naším Kodexem obchodního chování a etiky a aby plnil sliby dané jeho zákazníkům a obchodním partnerům.

6


Náš cíl

7


Náš cíl Jsme špičkovou globální klinickou výzkumnou organizaci (CRO) poskytující komplexní škálu služeb pro klinický výzkum fáze I až IV v oboru farmaceutických, biotechnologických a zdravotnických prostředků na celém světě. Jako terapeuticky zaměřená CRO s metodikou dodávek Trusted Process® je vývoj léků, které lidé potřebují, naší srdeční záležitostí. Využívajíce šíři nabídky našich služeb a hloubky našich terapeutických znalostí napříč nesčetnými populacemi pacientů spojujeme zákazníky, výzkumná pracoviště a pacienty s cílem urychlit uvedení nových léků na trh a tím zlepšit zdraví lidí na celém světě.

8


Úvod

9


Úvod Tento Kodex obchodního chování a etiky („Kodex“) je vyhlášen správní radou společnosti („správní radou“) a platí globálně pro všechny zaměstnance, referenty, ředitele, smluvní pracovníky a dočasné zaměstnance společnosti INC Research Holdings, Inc., a všech její dceřiných a přidružených společností (souhrnně „Společnost“), bez ohledu na jejich umístění. Obsahuje standardy, které jsou přiměřeně nezbytné k podpoře: poctivého a etického chování včetně etického zacházení se skutečnými nebo zdánlivými střety zájmů mezi osobními a profesionálními vztahy; úplného, pravdivého, přesného, včasného a srozumitelného zveřejňování údajů ve zprávách a dokumentech, které má Společnost uchovávat nebo předkládat Komisi pro cenné papíry a burzy (SEC) a v jiných veřejných komunikačních prostředcích; šíření čestných vyjednávacích praktik; odrazování od nezákonného nebo nemorálního chování; zajištění zodpovědnosti při dodržování kodexu a relevantních státních zákonů, předpisů a nařízení. Společnost přijala samostatný Etický kodex pro hlavního jednatele a vedoucí finanční ředitele, který je k dispozici na www.incresearch.com.

10

Vzhledem k tomu, že jsme globální společnost s kancelářemi na celém světě, musí být naše obchody vedeny v souladu se zákony a předpisy všech zemí, ve kterých máme obchodní aktivity. INC Research Holdings, Inc., je společnost USA, takže se může stát, že budete muset respektovat určité zákony USA, které se vztahují na činnosti zaměstnanců umístěných mimo Spojené státy. Bez ohledu na pracovní povinnosti nebo pozice musí každý pracovník doslovně dodržovat všechny platné zákony, předpisy a směrnice vztahující se ke Společnosti, a to na jakémkoli místě, kde probíhají obchodní aktivity společnosti. Toto zahrnuje platné daňové předpisy, normy pro účetnictví a finanční vykazování, zákony a směrnice na ochranu údajů a odvětvové, regionální a místní obchodní požadavky. Kromě toho se předpokládá, že bude každý obeznámen se zákony, předpisy a nařízeními příslušejícími k dané pracovní pozici a platnými v dané zemi. I když se u nikoho nepředpokládá, že bude znát do detailu všechny relevantní zákony, předpisy z nařízení, je důležité je znát dostatečně k tomu, aby bylo jasné, kdy je na místě si vyžádat radu od kompetentního pracovníka.


Naše očekávání v rámci Kodexu

11


Naše očekávání v rámci Kodexu Osobní odpovědnost

Další povinnosti manažerů

Předpokládá se, že:

Vedle výše uvedeného se od manažerů očekává, že:

• Budete konat s poctivostí a integritou a budete se vyhýbat skutečným i zdánlivým střetům zájmů v osobních i profesních vztazích. Měli byste mít na paměti, že i pouhé zdání střetu zájmů může poškodit společnost. Střet zájmů může vzniknout, pokud vztah Váš nebo Vašeho rodinného příslušníka není v souladu s nejlepšími zájmy Společnosti nebo by mohl způsobit konflikt s Vaší schopností plnit Vaše pracovní povinnosti.

• Budou jednat jako příklad pro danou pozici, aby inspirovali ostatní k etickému chování a k dodržování pravidel.

• Jakoukoli transakci, u níž existuje přiměřený předpoklad, že může způsobit konflikt zájmů nebo potenciální porušení tohoto Kodexu, neodkladně nahlaste.

• Neodkladně hlásit potenciální nesprávné chování.

• Seznámíte se s korporátní politikou a budete ji dodržovat. • Seznámíte se s politikou Společnosti a s postupy, které se vztahují k Vašim konkrétním povinnostem, a budete je dodržovat.

• Sdělovat důležitost tohoto Kodexu pracovníkům, kteří se Vám přímo odpovídají, a zajistit, aby porozuměli svým povinnostem z něj vyplývajícím. • Napomáhat rozvoji prostředí, kde jsou otázky a názory vítány. • Potvrzovat závazek Společnosti proti odvetným opatřením, a pokud budete svědkem odvetného aktu nebo na něj budete mít podezření, ihned jej ohlásíte. Zanedbání dodržování podmínek stanovených v tomto Kodexu bude mít za následek disciplinární řízení, které může v závažných případech zahrnovat i ukončení Vašeho pracovního poměru.

• Vytvoříte nebo zajistíte vytvoření úplného, pravdivého, přesného, včasného a srozumitelného zveřejnění informací ve zprávách a dokumentech, které jsou uchovávány v záznamech Společnosti nebo které Společnost předkládá státním orgánům a v jiných veřejných komunikačních prostředcích. • Dodržujte příslušné státní zákony, předpisy a nařízení. • Proaktivně propagujte etické chování u ostatních referentů a zaměstnanců společnosti, kteří jsou zainteresovaní ve finančním vykazování. 12


Než budete konat, zeptejte se sami sebe

13


Než budete konat, zeptejte se sami sebe Můžete si jistě představit, že Kodex samotný nemůže pokrývat všechny okolnosti nebo situace, se kterými se můžete setkat. Pokud máte jakékoli pochyby o tom, zda je určitá akce nebo určité rozhodnutí etické a přijatelné podle našich standardů, zeptejte se sami sebe. • Vypadá to, co chci udělat, jako správná věc? • Reflektuje moje akce nejvyšší standardy poctivosti, integrity a zodpovědnosti? • Je moje rozhodnutí ve shodě se zákony a s politikou Společnosti? • Cítil/a bych se v pohodě, kdybych vysvětloval/a své akce svým spolupracovníkům, rodině, přátelům nebo veřejnosti? Pokud na kteroukoli z těchto otázek odpovíte „ne“, zvažte znovu svou plánovanou akci a okamžitě vyhledejte odbornou radu. Můžete také narazit na situace, které navozují etická dilemata při vedení obchodů v mezinárodním měřítku. Pokud jsou zákony, zvyky nebo praxe v jiné zemi v konfliktu s právem USA nebo Vaší země, s politikou společnosti nebo s tímto Kodexem, vyhledejte odbornou pomoc u právního oddělení.

14


Vyhledání odborné pomoci a hlášení obav

15


Vyhledání odborné pomoci a hlášení obav Pokud je Vám známo nebo máte podezření, že se některý zaměstnanec nebo zástupce společnosti dopustil nebo dopouští chování, které porušuje platné zákony nebo tento Kodex, máte povinnost tento problém nahlásit nebo vyhledat odbornou radu. Vyzýváme Vás, abyste si nejprve pohovořil/a se svým vedoucím nebo manažerem, pokud se s tím budete cítit v pohodě. Můžete také předložit zprávu personálnímu nebo právnímu oddělení. Jakékoli nesprávné chování, které může potenciálně ovlivnit společnost, musí být neodkladně hlášeno, včetně nesprávného chování ze strany dodavatelů, konzultantů nebo dočasných pracovníků. Každý vedoucí/manažer, který obdrží zprávu o porušení, musí okamžitě informovat personální oddělení nebo právní oddělení. Pokud je preferováno telefonické hlášení, lze volat asistenční službu pro etiku podnikání. Místní telefonní čísla asistenční služby lze nalézt na https://secure.ethicspoint.com/domain/media/en/ gui/42406/index.html. V rozevírací nabídce pod záhlavím „To Make a Report“ (Podat zprávu) vyberte zemi, ze které budou hovor nebo zpráva podávány, a objeví se místní telefonní číslo. Nebo lze hlášení podat online přes webový formulář pro obchodní etiku společnosti umístěný na https://secure. ethicspoint.com/domain/media/en/gui/42406/ index.html. V rozevírací nabídce pod záhlavím „To Make a Report“ (Podat zprávu) vyberte zemi, ze které bude zpráva podávána, a potom vyberte zemi, kde k porušení došlo a vyberte „continue“ (pokračovat) pro pokračování ve vyplňování online hlášení. Nahlášené informace budou odeslány právnímu oddělení nebo reviznímu výboru, podle relevance. 16

Pokud se vaše obavy týkají značných financí nebo účetní problematiky, musíte kontaktovat CEO, generální radu nebo předsedu revizního výboru správní rady. Veškeré obavy, otázky a stížnosti se projednají se vší vážností a budou bezodkladně, důkladně a poctivě prozkoumány. Právní oddělení nebo revizní výbor (podle relevance) odpovídá za dokumentaci veškerých nahlášených problémů, za určení povahy porušení (pokud k němu došlo) a za provedení a dokumentování veškerého nezbytného šetření. Ze strany Společnosti bude vynaloženo přiměřené úsilí k zachování záznamů všech hlášených problémů podle požadavků platných zákonů. Vyvineme veškeré přiměřené úsilí k tomu, abychom ochránili Vaši identitu, pokud si budete přát zůstat v anonymitě, s výjimkou případů vyžadovaných zákonem. Mějte nicméně na paměti, že uvedení vašeho jména v hlášení pomůže při následném vyšetřování.

Pokud došlo k porušení tohoto Kodexu, právní oddělení a/nebo revizní výbor (podle relevance) stanoví disciplinární opatření, která mají být provedena vůči jakémukoli zaměstnanci, referentovi nebo řediteli, který tento Kodex porušil. Viz prosím: • Whistleblower Policy (Politika whistleblowingu [upozorňování na nemorální nebo nezákonné chování]), LEG-POL-001

Předpokládá se, že zaměstnanci, referenti a ředitelé budou v rámci svých pracovních povinností plně spolupracovat s jakýmkoli dotazováním nebo šetřením týkajícím se údajného porušení, podle platných zákonů. V opačném případě to může mít za následek disciplinární řízení, které může ve vážných případech vyústit v ukončení pracovního poměru. Nic vám nezakazuje ohlašování či poskytování pravdivých informací a/nebo svědectví možných porušení zákona či předpisů jakékoli vládní agentuře či činění jiných oznámení, která jsou chráněna podle platných ustanovení o whistleblowingu.


Žádná odvetná opatření

17


Žádná odvetná opatření Žádná osoba, která v dobré víře ohlásí podezření na porušení, nebude vystavena pronásledování, odvetným opatřením nebo nepříznivým důsledkům na zaměstnání – jako je propuštění, přeložení na nižší pozici, suspendování nebo diskriminace v podmínkách zaměstnaneckého poměru. Hlášení „v dobré víře“ znamená, že ohlašující osoba přiměřeně věří tomu, že přenášené informace ukazují na nesprávné chování v rámci Společnosti, neshodu s dobrou obchodní praxí, která může způsobit vážné škody nebo může způsobit Společnosti závazky, nebo na porušení nebo podezření na porušení Kodexu či jakéhokoli platného zákona nebo předpisu, mimo jiné včetně zákona a předpisů o cenných papírech, účetních norem, účetních kontrol a revizních postupů. Vůči každé osobě, která uplatní odvetná opatření vůči osobě, která v dobré víře předložila hlášení, bude vedeno disciplinární řízení, které může zahrnovat ukončení pracovního poměru.

18


Respekt a integrita pro naši společnost Zájmy Společnosti musíte klást nad jiné konkurenční zájmy. Při rozhodování musíte zvážit, co je nejlepší pro celou Společnost.

19


Respekt a integrita pro naši společnost Podpora respektu na pracovišti Zaměstnanci, referenti a ředitelé se vůči sobě navzájem musí chovat s důstojností a respektem. Společnost respektuje různost myšlenek, kultury a prostředí. Nebudeme tolerovat žádnou formu pronásledování nebo násilí. Respektujeme pracovněprávní zákony všech zemí, ve kterých působíme, a uznáváme zákonná práva zaměstnanců, včetně případných platných předpisů o pracovní době či minimální mzdě a právo se volně shromažďovat a kolektivně vyjednávat. Jsme zaměstnavatelem rovných příležitostí a rozhodnutí o zaměstnání provádíme na základě skutečných nebo vnímaných kvalifikací a předností. Naše politika zakazuje nezákonnou diskriminaci podle rasy, barvy pleti, vyznání, pohlaví, náboženství, stavu, věku, národního původu nebo rodu, genetické informace, tělesného nebo mentálního postižení nebo zdravotního stavu, sexuální orientace nebo jakéhokoli kritéria nedovoleného podle federálních, státních nebo místních zákonů s ohledem na nábor, přijímání, školení, podporu a jiné podmínky zaměstnaneckého poměru. Společnost usiluje o ochranu a podporu lidských práv po celém světě a podporuje odstranění nucených a povinných prací a obchodování s lidmi. Naše zásady ohledně zaměstnávání dětí a mladých pracovníků jsou v souladu s předpisy Mezinárodní organizace práce o dětské práci a minimálním věku.

20

Viz prosím: • Harrassment, Bullying and Discrimination Policy (Politika proti obtěžování, šikanování a diskriminaci), HR-GL-0002 • Workplace Violence Policy (Politika proti násilí na pracovišti), HR-GL-0003 • International Human Rights Policy (Mezinárodní politika lidských práv), LEG-POL-013

Vzorový scénář Otázka: Nedávno pronesla Tomova manažerka sexistickou poznámku na jiného zaměstnance, o které si myslela, že ji Tom nezaslechne. Tom se díky tomu cítil nepříjemně a tato záležitost je mu stále nepříjemná. Za normálních okolností by si Tom o tomto typu situace promluvil se svou manažerkou, ale ona je v tomto případě zdrojem obav. Existuje něco, co by s tím mohl udělat?

Odpověď: Ano. Obecně by Tom měl tento druh obav řešit se svou manažerkou, ale protože je zdrojem těchto obav ona sama, je pochopitelné, že pro něj může být nepříjemné se na ni obrátit. V tomto případě má Tom podporu k tomu, aby situaci nahlásil tak, aby mohla být prověřena a aby mohla být přijata příslušná nápravná opatření. Tom se může obrátit na personální oddělení nebo tuto informaci předložit přes asistenční službu pro etiku podnikání nebo přes webový formulář pro etiku podnikání.


Pracovní prostředí, zdraví a bezpečnost, zneužívání omamných látek Společnost se zavazuje zajišťovat pracovní prostředí, které se snaží chránit zdraví a bezpečnost zaměstnanců, protože zdraví a bezpečnost jsou důležitými aspekty ovlivňujícími pracovní výkon. Politika společnosti také usiluje o řízení podnikání společnosti způsobem, který je ohleduplný k životnímu prostředí a šetrný k přírodním zdrojům. Musíte se seznámit s bezpečnostními postupy platnými pro Vaši práci a dodržovat je a musíte dodržovat veškeré zákony týkající se ochrany životního prostředí, zdraví a bezpečnosti. Zneužívání omamných látek představuje závažná zdravotní a bezpečnostní rizika nejen pro zneužívající osoby, ale také pro všechny zaměstnance, kteří s nimi pracují. V místech vlastněných společností nesmíte mít u sebe žádné ilegální drogy ani žádné léky na předpis, které jsou kontrolovanou látkou (pokud lék nebyl předepsán Vám a lék je užíván podle předepsaných pokynů k použití) ani žádný alkohol s výjimkou událostí schválených společností, kde smí být alkohol podáván. Na místě vlastněném společností je také zakázáno se vyskytovat pod vlivem alkoholu nebo jakýchkoli ilegálních nebo kontrolovaných látek (jiných než Vám předepsaných léků Vámi užívaných způsobem konzistentním s předepsaným použitím). Viz prosím: • Office Security Policy (Politika bezpečnosti na pracovišti), CRE-POL-001 • Video Surveillance Policy (Politika videodohledu), FAC-POL-002

21


Proti úplatkářství a proti korupci Obchodní činnost společnosti probíhá v celosvětovém měřítku a musí splňovat požadavky místních zákonů proti úplatkářství a korupci. Některé zákony, například Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) (Zákon proti zahraničním korupčním praktikám) v USA a Bribery Act (Zákon proti úplatkářství) ve Velké Británii (UK) se vztahují ke globální činnosti společnosti. FCPA a UK Bribery Act, stejně jako mnoho místních zákonů, zakazují společnosti, jejím zaměstnancům a třetím stranám pracujícím jménem společnosti nabízet, slibovat, vyplácet a přijímat úplatky nebo povolovat výplatu finančních prostředků nebo jiných cenných položek státním úředníkům, zaměstnancům v podnicích kontrolovaných státem, politickým stranám nebo kandidátům, protiprávním nebo neetickým způsobem za účelem ovlivnění rozhodnutí nebo získání obchodních výhod. Kromě toho je zakázáno úplatkářství v obchodní praxi: není dovoleno vyměňovat ilegální platby nebo úplatky s žádnou obchodní stranou nebo jednotlivcem. Kromě toho nikdy nesmíte nabídnout ani přijmout provizi („malou domů“). To znamená, že nesmíte vrátit ani přijmout již vyplacenou částku (nebo částku, která má být vyplacena) jako odměnu za uzavření nebo podporu obchodního ujednání. Pokud se kdykoli ocitnete v situaci, kdy se domníváte, že jste žádán/a o porušení tohoto ustanovení Kodexu, musíte uvědomit právní oddělení nebo kontaktovat asistenční službu pro etiku podnikání (viz odstavec s názvem „Vyhledání odborné pomoci a hlášení obav“).

Vzorový scénář Otázka: Mary je odpovědná za předkládání dokumentace a jedná s Ministerstvem zdravotnictví o získání povolení pro nová klinická hodnocení. Získání povolení obvykle trvá asi 4 týdny. Mary zná jednoho z úředníků pracujících na ministerstvu zdravotnictví a ten jí řekl, že pokud poskytne „přiměřenou“ úhradu, může jí pomoci získat povolení za polovinu času, než je obvyklé. Projekt má již zpoždění oproti harmonogramu a Společnost je pod enormním tlakem, aby tato studie začala. Má Mary platbu provést?

Odpověď: Ne. Tato platba, pokud by byla provedena nebo nabídnuta, by byla porušením několika zákonůproti korupci a úplatkářství. Pokud máte dotazy ohledně těchto zákonů nebo řízení, vyžádejte si asistenci právního oddělení.

Viz prosím: • Anti-Bribery and Anti-Corruption Policy (Politika proti korupci a úplatkářství), LEG-POL-002

22


Střety zájmů Zaměstnanci, referenti a ředitelé musí jednat v nejlepším zájmu společnosti. Nejlepší zájmy společnosti musíte klást na přední místo při jakékoli pracovní aktivitě nebo rozhodování a svědomitě eliminovat střety zájmů. Při určování, zda dochází nebo může dojít ke střetu zájmů, musíte používat svůj nejlepší úsudek a pak se vyvarovat jakéhokoli chování, činnosti, vztahu nebo jiné situace, která může vytvořit nebo způsobit střet zájmů nebo zdání střetu zájmů. I když nelze identifikovat všechny konkrétní činnosti, které by mohly vést ke vzniku střetu zájmů, střet zájmů může vzniknout, pokud vztah Váš nebo Vašeho rodinného příslušníka není v souladu s nejlepšími zájmy Společnosti nebo by mohl způsobit konflikt s Vaší schopností plnit Vaše pracovní povinnosti. Mezi „rodinné příslušníky“ se počítají manželé/ manželky, partneři/partnerky žijící ve společné domácnosti, rodiče, prarodiče nebo jednotlivci jednající v zastoupení kteréhokoli tohoto vztahu, děti a vnoučata (vlastní, adoptovaná i podporovaná), sourozenci, závislí příbuzní nebo podobné vztahy vytvořené uzavřením manželství (tj. příbuzní z manželovy/manželčiny strany), nebo jakákoli jiná osoba, která může potenciálně ovlivnit nestrannost obchodního úsudku. Následující činnosti podrobně popisují situace, které by mohly vytvořit střet zájmů a které do rozsahu umožňovaného relevantními právními předpisy musí být společnosti sděleny kvůli kontrole a případnému zmírnění následků:

• Vlastnictví u zákazníka, dodavatele nebo konkurence Společnosti. Zaměstnanci, referenti a ředitelé musí informovat společnost, pokud mají finanční zájmy u jakéhokoli zákazníka, potenciálního zákazníka, dodavatele/prodejce nebo konkurenčního podniku Společnosti. „Finanční zájmy“ znamenají vlastnictví (Vaše nebo Vašich rodinných příslušníků) více než jednoho procenta (1 %) cenný papírů, jakéhokoli druhu, jakékoli společnosti nebo v množství reprezentujícím více než pět procent (5 %) celkového majetku Vás a/nebo vašich rodinných příslušníků. • Konkurenční zaměstnání. Žádný zaměstnanec, referent nebo ředitel nesmí sloužit jako zaměstnanec, referent nebo ředitel jakéhokoli dodavatele/prodejce, zákazníka nebo konkurenční firmy Společnosti bez předchozího informování Společnosti a bez jejího předchozího písemného souhlasu. • Dvojí zaměstnání. I když dvojí zaměstnání (včetně osoby samostatně výdělečně činné) nezakládá nezbytně střet zájmů, je vyžadováno informování a písemný souhlas Společnosti ve všech případech, kde existuje konflikt zájmů s ohledem na takové dvojí zaměstnání. • Zaměstnávání rodinných příslušníků. Žádný zaměstnanec, referent ani ředitel nesmí provádět dohled ani revize ani nesmí ovlivňovat provedení vyhodnocení nebo kompenzace rodinného příslušníka, který je zaměstnancem Společnosti. • Další záležitosti. Žádný zaměstnanec, referent ani ředitel nesmí dovolit jakoukoli situaci, ve které by byli bez řádné autorizace žádáni nebo sváděni k vyzrazení (nebo použití k osobnímu prospěchu) obchodního tajemství, důvěrných nebo patentově chráněných informací nebo duševního vlastnictví Společnosti nebo našich zákazníků, ani tyto informace nesmí vyzradit ani použít k osobnímu prospěchu.

23


Máte-li jakékoli dotazy ohledně jakékoli činnosti, která by mohla vytvořit střet zájmů, okamžitě prosím tuto situaci projednejte se svým přímým nadřízeným. Pokud je Vám znám střet zájmů existující v rámci Společnosti, musíte do rozsahu povoleného příslušnými zákony tento střed odhalit v souladu s procesem definovaným v politice týkající se střetu zájmů. Společnost si vyhrazuje právo na stanovení, zda existuje skutečný nebo potenciální střet zájmů, a na provedení jakéhokoli opatření, které je podle výsadního posouzení Společnosti potřebné k prevenci pokračování střetu zájmů. Takové opatření může mimo jiné zahrnovat odnětí zájmů, který je ve střetu, nebo vrácení získané výhody nebo zisku, nové uspořádání Vašich povinností a odpovědnosti, nebo disciplinární řízení, které v závažných případech může vést k ukončení pracovního poměru. Viz prosím: • Conflicts of Interest Policy (Politika proti střetu zájmů), LEG-POL-009

24

Vzorový scénář

Vzorový scénář

Otázka:

Otázka:

Mary pracuje ve Společnosti jako projektová manažerka. Její manžel Robert pracuje pro zákazníka Společnosti. Robert je manažer smluv ve skupině pro smlouvy zákazníka se zadavatelem. Musí Mary informovat o tom, že její manžel pracuje pro zákazníka?

John je analytik zásobování ve Společnosti. Jeho bratr vlastní malou společnost, které poskytuje překladatelské služby, a předložil návrh, aby se stal preferovaným dodavatelem Společnosti. Zakládá to pro Johna střet zájmů?

Odpověď:

Pokud je John zapojen do procesu revizí, jednání a/nebo výběru, týkajícího se volby společnosti jeho bratra jako dodavatele, pak existuje střet zájmů. John musí situaci nahlásit svému manažerovi, který ji bude řešit v souladu s politikou Společnosti včetně tohoto Kodexu. I když John není zapojen do procesu revizí, jednání a/ nebo výběru, týkajícího se společnosti jeho bratra, může to vytvářet zdání střetu zájmů, pokud se někdo dozví o Johnově příbuzenském vztahu. Doporučuje se, aby John informoval o tomto vztahu svého manažera.

Ne. Mary musí informovat pouze v případě, že ona nebo její rodinný příslušník mají finanční zájmy u zákazníka nebo pokud kvůli jejímu manželovi pracujícímu pro zákazníka vzniká skutečný střet zájmů. Například pokud je Mary projektová manažerka určitého projektu a musí vyjednat objednávku prací se svým manželem, musí informovat o střetu zájmů. Pokud si ale Mary není jistá, má věc konzultovat se svým manažerem.

Odpověď:


Dary a pohoštění při obchodním jednání Dary a pohoštění při obchodním jednání jsou zdvořilostními akty, jejichž cílem je budovat dobré pracovní vztahy a důvěru se zákazníky, prodejci a dodavateli. Nicméně dary nebo pohoštění nejsou přiměřené, pokud vytvářejí závazek, uvádějí Vás do situace, ve které budete ovlivněni, nebo jsou poskytovány se záměrem ovlivnit obchodní rozhodování. To platí pro Vás a pro Vaše rodinné příslušníky. Obecně můžete přijímat a dávat dary v nominální hodnotě obvykle používané k propagaci prodeje (např. kalendáře, záznamníky, psací potřeby, hrnky). „Jmenovitá hodnota“ darů je vyčíslena na 25 USD nebo méně (nebo ekvivalent v místní měně). Přiměřené pohoštění při obchodním jednání konzistentní s místními společenskými a obchodními zvyky a vyhovující požadavkům politiky pro dary a pohoštění při obchodním jednání je přijatelné. Zvláštní pravidla platí pro interakce se státními úředníky s a poskytovateli zdravotní péče, při kterých jsou dary a pohoštění velmi omezené, pokud jsou vůbec povoleny. Podrobnější informace, příslušné požadavky před schválením a další doporučení týkající se dávání a braní darů a pohoštění najdete v politice pro dary a pohoštění při obchodním jednání. Viz prosím: • Gifts and Business Entertainment Policy (Politika pro dary a pohoštění při obchodním jednání), LEG-POL-008

25

Vzorový scénář

Vzorový scénář

Otázka:

Otázka:

Amy se stará o vztahy s několika zadavateli. Během prázdnin chce Amy poslat drahou krabici lanýžů od špičkového mezinárodního výrobce čokolády, aby poděkovala svým protějškům u všech těchto zadavatelů. Je to v pořádku?

Zadavatel věnoval dárkovou kartu v ceně 100 dolarů zaměstnancům Společnosti pro určitou studii, zejména těm zaměstnancům, kteří pomohli rychle dokončit nábor subjektů. Zaměstnanci Společnosti pracovali přičinlivě a neúnavně na tom, aby pomohli nábor dokončit. Mohou zaměstnanci dárkovou kartu přijmout?

Odpověď: Ne, Amy tento dar nesmí odeslat. Cena daru překračuje jmenovitou hodnotu, ale to není jediné kritérium. Darování nákladného dary zadavateli může vzbuzovat zdání, že se Amy snaží naklonit obchodní rozhodnutí nebo vytvořit pocit závazku na své straně, i když to není její záměr. Může to také znamenat porušení politiky zadavatele.

Odpověď: Ne. I když zaměstnanci možná dalece překročili své pracovní povinnosti, toto ohodnocení výkonu zaměstnanců je něco, o čem má rozhodovat a co má ve správě jejich manažer nebo manažeři v rámci Společnosti prostřednictvím našich programů odměňování a uznání, pokud to budou považovat za vhodné. I když zde došlo k dokončení náboru, existuje zde zdání střetu zájmů při přijetí daru za rychlé dokončení náboru. Může tím vzniknout neúmyslná zpráva, že cílem je spíše rychlost náboru než důkladnost a že tento cíl byl pohnutkou pro zaměstnance Společnosti. Musíme mít vždy na paměti, že se máme vyvarovat i zdání střetu zájmů.


Důvěrné informace Důvěrné informace Společnosti jsou cenným firemním majetkem, který si zasluhuje stejnou ochranu jako fyzický majetek Společnosti. Je velmi důležité, abyste chránili důvěrné a patentově chráněné informace Společnosti a odmítali jakýkoli neoprávněný přístup k těmto informacím, které Vám nebo jinému zaměstnanci byly z jakéhokoli důvodu svěřeny. Mezi příklady důvěrných informací mimo jiné patří plány stanovení cen, informace o nákladech, prodejní čísla, finanční výsledky, seznamy zákazníků, marketingové a prodejní plány a jiná obchodní tajemství, neveřejné finanční informace, obchodní návrhy, statistiky, vzorce, procesy a vynálezy a jiný duševní majetek. Každý z nás musí udržovat všechny důvěrné informace nám svěřené Společností nebo jinými firmami, se kterými jsme obchodně svázáni, a chránit je před neoprávněným vyzrazením. Všichni zaměstnanci musí podepsat smlouvu o zachování mlčenlivosti, ve které souhlasí s tím, že budou chránit důvěrné informace Společnosti. Společnost vyvine veškerou snahu pro to, aby se svými zaměstnanci podle potřeby sdílela informace tak, aby byli informováni o jejím podnikání. Zanedbání zachování důvěrnosti informací Společnosti by však nezbytně způsobilo limitování možnosti sdílení informací. Viz prosím: • Associate and Contractor Password Policy (Politika pro hesla společníků a smluvních spolupracovníků), IT-POL-002 • Security Awareness Policy (Politika informovanosti o bezpečnosti), IT-POL-003 • Information Security Policy (Politika zabezpečení informací), IT-POL-004

26

• Security Incident Management Policy (Politika managementu bezpečnostních incidentů), IT-POL-005 • Data Classification Policy (Politika klasifikace dat), IT-POL-006 • Vulnerability Management (Management vulnerability), IT-POL-007

Vzorový scénář Otázka: Melissa, ředitelka oddělení IT Architecture, patří do místní oborové pracovní skupiny. I když existují protějšky Melissy z jiných CRO, kteří do této pracovní skupiny patří, nejsou součástí menší skupiny, se kterou se Melissa pravidelně setkává, aby s nimi prohovořila obecné otázky a navrhovaná řešení. Melissa si váží názorů lidí v této menší skupině a nemá dojem, že by důvěrné informace Společnosti, pokud budou sdíleny při těchto diskusích, byly jakkoli ohroženy. Je Melissin předpoklad správný?

Odpověď: Ne. Práce, kterou Melissa provádí jménem Společnosti, pracovní produkt, který vytváří, a důvěrné informace, které se dozvídá, to vše je považováno za majetek Společnosti. Nesmí tyto informace sdílet s nikým mimo Společnost, kdo nemá legitimní obchodní potřebu je znát a kdo není vázán písemnou smlouvou o mlčenlivosti kvůli ochraně důvěrnosti těchto informací.


Firemní příležitosti Žádný zaměstnanec, referent ani ředitel Společnosti nesmí používat firemní majetek ani informace nebo svou pozici pro neoprávněný osobní prospěch. Máme vůči Společnosti povinnost prosazovat její legitimní zájmy, pokud k tomu vyvstane příležitost. Je zakázáno konkurovat Společnosti nebo využívat výhody z jakékoli příležitosti, která se objeví v důsledku použití majetku Společnosti, jejích informací nebo pozice, pro osobní prospěch. Jakoukoli firemní příležitost musíte hlásit svému nadřízenému nebo manažerovi nebo jiné oprávněné osobě v rámci Společnosti, aby bylo stanoveno, zda si Společnost přeje využít výhod dané příležitosti. Pokud jste referent, máte další povinnost nevyužívat k osobnímu prospěchu žádnou příležitost, na jejímž uskutečnění může mít Společnost zájem, bez ohledu na to, zda jste se o této příležitosti dozvěděl/a nezávisle nebo ve vztahu se Společností.

27


Použití majetku nebo služeb Společnosti Krádež, ztráta nebo poškození majetku Společnosti má přímý dopad na finanční výkon Společnosti. Očekává se, že zaměstnanci, referenti a ředitelé budou při použití, transportu a držení majetku Společnosti postupovat pečlivě a za legitimními obchodními účely, a nikoli pro jakýkoli osobní prospěch nebo pro osobní prospěch kohokoli jiného. To zahrnuje využití financí, pracovního času a zdrojů, jako je kancelářské a počítačové vybavení. Viz prosím: • Use of Company Voice and Data Technology Policy (Politika využívání hlasových a datových technologií Společnosti), IT-POL-001 • Příručka zaměstnance příslušná pro Vaše pracoviště

Vzorový scénář Otázka: Don často pracuje z domova na svém počítači patřícím Společnosti po běžné pracovní době. Někdy čte soukromé e-maily, které by někomu mohly připadat obscénní, a přeposílá je přátelům v rámci Společnosti i mimo ni. Don si nemyslí, že by někoho obtěžoval nebo že by poškozoval Společnost, protože to dělá z domova a po pracovní době. Má Don pravdu?

Odpověď: Ne. Nikdy není v pořádku používat počítače a síťové systémy Společnosti ani jiné Společností vydané elektronické přístroje k prohlížení nebo přeposílání nevhodných e-mailů.

28


Sociální média Sociální média nám dávají příležitost ke komunikaci a spolupráci s našimi akcionáři. Nicméně, pouze autorizovaný personál skupiny pro firemní komunikaci má povolení k použití sociálních médií jménem Společnosti, a to pouze pro související obchodní účely a pouze v souladu s platnou politikou a naším kodexem. Viz prosím: • Social Media Policy (Politika pro sociální média), LEG-POL-007

29


Politické aktivity a dobročinné příspěvky Finance ani jiný majetek Společnosti (včetně Vašeho pracovního času, prostorů Společnosti nebo vybavení Společnosti) nesmíte používat k vytváření žádného politického příspěvku žádnému kandidátovi, politické straně ani k podpoře žádného referenda či hnutí. Tento zákaz se nevztahuje pouze na přímé příspěvky, ale také na nepřímou pomoc nebo podporu kandidátů nebo politických stran v podobě nákupu vstupenek na zvláštní večeře a nebo na jiné události pořádané za účelem fundraisingu a poskytování jakéhokoli jiného zboží, služeb nebo vybavení politickým stranám nebo výborům. Rozhodnutí o politických příspěvcích nebo aktivitách, poskytovaných Vámi nebo prováděných Vaším jménem, na Vaše náklady a mimo pracovní dobu, je samozřejmě na Vás. Společnost Vám nebude přímo ani nepřímo hradit žádné politické příspěvky ani náklady na účast na jakékoli politické události.

Společnost vyvine veškerou snahu pro to, aby podpořila všechny komunity, které jsou místně příslušné umístění jejích kanceláří; nicméně v zájmu udržení řádného pracovně-obchodního prostředí a prevence narušování a znepříjemňování práce ostatních nesmí zaměstnanci během pracovní doby distribuovat literaturu ani tištěné materiály jakéhokoli druhu, prodávat zboží, žádat o finanční příspěvky ani žádat o vyřízení jakýchkoli jiných osobních záležitostí, pokud se nejedná o předem schválené aktivity sponzorované nebo schválené Společností. Toto se týká také žádostí o dary, událostí konaných za účelem fundraisingu, loterií, tombol a sázení v kanceláři.

Veškeré dary charitativním organizacím předané Společností nebo jménem Společnosti nebo události pořádané Společností za účelem podpory charitativních organizací musí písemně předem schválit vedoucí funkční skupiny / BU ve spolupráci s právním oddělením. Žádná tato charitativní organizace nesmí být zapojena do obchodní spolupráce se Společností ani s ní nesmí Společnost obchodní spolupráci plánovat. Rozhodnutí o charitativních příspěvcích nebo aktivitách poskytovaných Vámi nebo prováděných Vaším jménem, na Vaše náklady a mimo pracovní dobu, je samozřejmě na Vás. Společnost Vám nebude přímo ani nepřímo hradit žádné příspěvky na charitu ani náklady na účast na jakékoli charitativní události.

30


Respekt a integrita pro naše akcionáře a veřejnost Naši akcionáři a veřejnost spoléhají na to, že budeme plnit tyto povinnosti, abychom přesně reflektovali naši činnost.

31


Respekt a integrita pro naše akcionáře a veřejnost Přesné účetnictví a záznamy Společnost vyžaduje, aby záznamy a hlášení veškerých informací týkajících se Společnosti byly úplné, pravdivé, přesné, včasné a srozumitelné. Musíte jednat způsobem, který zajistí udržování veškerých účetních dokladů, záznamů, účtů a finančních uzávěrek v přijatelném rozsahu co do podrobnosti, a dále tak, aby tyto správně odrážely transakce Společnosti, splňovaly platné právní předpisy a vyhovovaly systému interních kontrol Společnosti. Pro zajištění výše uvedeného musíte všechny transakce provádět a zaznamenávat v souladu se všemi interními kontrolními postupy implementovanými managementem Společnosti. Dále musí všechny Vaše náhrady nákladů přesně odpovídat skutečné povaze a objemu nákladů. Vaše docházkové karty musí také přesně odrážet skutečnou povahu a množství času, po který pracujete, a také musí přesně odrážet odpovídající kategorii pro čas strávený mimo práci. Dále, pokud jste jakkoli zapojen/a do přípravy informačních dokumentů Společnosti (např. přehledů pro Komisi pro cenné papíry a burzy [SEC] nebo tisková prohlášení), musíte poskytovat úplné, pravdivé, přesné, včasné a srozumitelné informace i v těchto dokumentech.

32

Kriticky důležitým požadavkem je, abyste nevytvářeli ani se nepodíleli na vyváření či udržování jakýchkoli záznamů, jejichž smyslem by bylo kohokoli oklamat nebo zatajit jakoukoli nesprávnou akci či nežádoucí chování. Viz prosím: • Global Policy for Travel and Expense Reimbursement (Globální politika pro pracovní cesty a cestovní náhrady), OM-POL-001


Správa záznamů Kritickou součástí našich pracovních postupů je řádná správa záznamů. Mezi záznamy patří všechny elektronické, e-mailové, obrazové a tištěné dokumenty vytvořené, přijaté a používané při provádění transakcí v rámci obchodních praktik Společnosti. Účinná správa našich záznamů nám umožňuje uspokojovat naše obchodní potřeby a zajišťuje dostupnost našich záznamů podle potřeby. Pomáhá nám také dodržovat platné zákony a předpisy a uchovávat relevantní dokumenty pro případ, že dojde k soudní při, auditu nebo vyšetřování. „Právní držení“ se týká záznamů spojených s vyhledáváním informací při předvolání k soudu a s právě probíhajícím nebo očekávaným soudním sporem či opatřením regulačních orgánů. V takovém případě musíte uchovávat všechny záznamy, které by mohly mít vypovídací hodnotu, dokud Vám právní oddělení nesdělí další postup. Pokud se dozvíte o předvolání k soudu nebo o právě probíhající nebo hrozící právní žalobě nebo akci regulačních orgánů, nebo pokud věříte, že nějaká osoba nežádoucím způsobem zatajila, pozměnila nebo zničila nějaký záznam, musíte to neprodleně nahlásit generální radě Společnosti.

33


Zákony o cenných papírech a nedovolené užívání vnitřních informací firmy pro zisk v obchodování Obchodování s cennými papíry jakékoli společnosti (včetně Společnosti) prováděné na základě materiálních neveřejných informací, které jste získal/a proto, že pracujete ve Společnosti (nebo informování jiných osob o možnosti takového obchodování), je obecně nelegální. Není možné definovat všechny kategorie materiálních neveřejných informací. Nicméně informaci lze považovat za materiální, pokud existuje odůvodněná pravděpodobnost, že by tato informace mohla být považována za důležitou pro investora provádějícího rozhodnutí o investici v podobě nákupu nebo prodeje cenných papírů Společnosti. „Materiální“ mohou být kladné i záporné informace. Protože na základě tohoto standardu může být složité určit, zda je určitá informace materiální, existují různé kategorie obzvláště citlivých informací, které jsou podle obecně platných pravidel vždy považovány za materiální. Mezi příklady takových informací patří: výsledky hospodaření (předběžné nebo skutečné), předpovědi budoucích výnosů nebo ztrát, nové informace o očekávané nebo navrhované fúzi nebo akvizici; nové informace o založení dceřiné společnosti; hrozící platební neschopnost nebo finanční problémy s likviditou; získání nebo ztráta významného zákazníka nebo smlouvy se zákazníkem; úspěch nebo selhání klinické studie; změny v dividendové politice; oznámení o nových službách závažné povahy; významné změny cen; rozštěpení akcií nebo akciových či hotovostních dividend; nové nabídky prodeje vlastního nebo cizího kapitálu (závazků); vystavení významné soudní při vedené v důsledku momentální nebo hrozící soudní pře; velké změny ve vrcholovém

34

managementu; stav záznamu na burze nebo na trhu. Neveřejná informace je informace, která dosud nebyla poskytnuta široké veřejnosti ani není široké veřejnosti jinak k dispozici. Pravidla vztahující se na obchodování s akciemi Společnosti a s akciemi jiných společností, se kterými má Společnost obchodní vztahy, jsou podrobně popsána v politice Společnosti týkající se nedovoleného užívání vnitřních informací firmy pro zisk v obchodování a o styku s veřejností. Pokud si nejste jist/a ohledně zákonných předpisů, jímž se řídí Vaše koupě, prodej nebo převod jakýchkoli akcí Společnosti nebo jakýchkoli akcí společností, které jsou Vám známy díky povaze Vaší práce, musíte se poradit s právním oddělením předtím, než provedete jakoukoli takovou koupi nebo prodej. Viz prosím: • Policy on Insider Trading and Communications with the Public (Politika proti nedovolenému užívání vnitřních informací firmy pro zisk v obchodování a pro komunikaci s veřejností), LEG-POL-006

Vzorový scénář Otázka: Mariin bratr investuje na trhu s cennými papíry. Marie je projektová manažerka studie fáze III pro zadavatele X (veřejnou společnost USA), která se blíží ke konci a údaje vypadají velmi slibně. Může se svému bratrovi zmínit o tom, že akcie zadavatele X by mohly jít vzhůru a že by mohl být dobrý nápad do nich teď investovat?

Odpověď: Ne. To se podle zákonů USA považuje za „tipování“ a je to ilegální. I když má Marie dobré úmysly, nesmí sdělovat materiální, neveřejné informace. Pokud tak učiní a bratr udělá obchod na základě těchto informací, Marie i její bratr poruší zákon a budou vystaveni sankcím podle občanskoprávního a trestného práva.


Zveřejňování informací Společnost považuje za nesmírně důležité, aby byly veškeré informace zveřejněné v rámci styku s veřejností provedené Společností a ve formě zpráv a dokumentů, které Společnost zasílá nebo předkládá SEC, úplné, pravdivé, přesné, včasné a srozumitelné. Každý zaměstnanec, referent a ředitel musí provést veškeré dostupné kroky k tomu, aby Společnosti pomohl v rámci této odpovědnosti a v rámci své pozice v naší Společnosti. Zejména musí každý zaměstnanec, referent i ředitel poskytnout včasné a přesné odpovědi na všechny dotazy, které vyžaduje Společnost nebo oprávnění zástupci (například externí auditoři a externí právní rada) v souvislosti s přípravou zpráv a zveřejněním informací ze strany Společnosti.

35


Koordinace naší podnikové komunikace Příležitostně můžete obdržet žádosti o informace nebo žádosti o rozhovor od zástupců obchodních a průmyslových médií nebo investičních společností. Zásadou naší politiky je, že do médií a investičním společnostem smí být zveřejňovány pouze autorizované informace a pouze skrze autorizované komunikační kanály Společnosti. Veškerá komunikace pobíhající jménem Společnosti musí být uskutečněna skrze skupinu pro globální komunikaci INC (INC Global Corporate Communications) nebo jí schválena, nebo provedena autorizovanými osobami. Všechny požadavky na takové informace musí být neodkladně sděleny skupině INC Global Corporate Communications nebo informované autorizované osobě. Podobně musíte přeposlat právnímu oddělení veškeré požadavky všech státních orgánů ohledně činnosti týkající se vymáhání nebo auditů. Viz prosím: • Corporate Media Policy (Politika korporátních médií), COM-POL-001 • Speaking at a Conference Policy (Politika pro projevy na konferencích), COM-POL-002 • News Release Development and Approval Policy (Politika pro vývoj a schvalování uvolňování novinek), COM-POL-003

36

Vzorový scénář Otázka: Christina byla kontaktována novinářem, který se ptal na to, že se v zákulisí šeptá o akvizici Společnosti. Christina v kanceláři slyšela spoustu diskusí a ví, že by to globálně zvětšilo pokrytí Společnosti a také posílilo její komplementární aktivity, což by Společnost mohlo zatraktivnit v očích zadavatelů. Měla by s novinářem promluvit?

Odpověď: Ne. Christina nesmí nikomu prozradit, co slyšela v kanceláři, dokonce ani spolupracovníkům. Informace, které má, nemusí být přesné nebo úplné. I kdyby byly, Christina není oprávněna Společností činit prohlášení do médií. Musí okamžitě kontaktovat skupinu pro globální komunikaci.


Ochrana osobních údajů Sběr, zpracování, přenos, zveřejňování, uchovávání a použití informací, podle nichž lze identifikovat jednotlivce, jsou regulovány mnoha zákonnými předpisy na celém světě. Společnost se zavazuje chránit důvěrnost informací identifikujících jednotlivce v souladu s příslušnými zákony a předpisy. Společnost má globálního referenta pro ochrany osobních údajů (Global Privacy Officer) a je členem Globálního výboru pro ochranu osobních údajů Asociace klinických výzkumných organizací (ACRO). Otázky týkající se ochrany osobních údajů lze zastal na [email protected]. Viz prosím: • Global Data Privacy Policy (Globální politika pro ochranu údajů), LEG-POL-003 • Clinical Research Privacy Policy (Politika zachování důvěrnosti klinického výzkumu), LEG-POL-004 0 • Recording Conversations in the Workplace (Záznamy rozhovorů na pracovišti), LEG-POL-012

37

Vzorový scénář Otázka: Bývalý zaměstnanec Richard volá na personální oddělení a sděluje, že chce mluvit se svým bývalým spolupracovníkem a přítelem Petrem v mnichovské kanceláři. Založil někam domácí telefonní číslo Petra a ptá se, jestli by mu ho zástupkyně personálního oddělení nemohl dát. Zástupkyně personálního oddělení ví, že Richard a Petr byli přátelé. Může zástupkyně personálního oddělení dát Richardovi Petrovo domácí telefonní číslo?

Odpověď: Ne. Petrovo domácí telefonní číslo je osobní informace a Společnost je nesmí poskytnout Richardovi bez souhlasu Petra. Zástupkyně osobního oddělení si však může vzít Richardovo telefonní číslo, pokud jí je dobrovolně poskytne, a pak je může poslat e-mailem Petrovi pro případ, že by chtěl Richarda kontaktovat.


Autorská práva a počítačový software Někdy můžete potřebovat ke své práci materiál, na nějž vlastní autorská práva třetí strana. Součástí politiky Společnosti je respektování autorských práv. Proto předtím, než můžete používat takovýto materiál třetí strany, je nutno obdržet odpovídající autorizaci od držitele autorských práv. Toto povolení může být zapotřebí bez ohledu na to, zda je konečný produkt obsahující materiál třetí strany určen k osobnímu použití, pro interní potřebu Společnosti či k jinému použití. Musíte respektovat podmínky všech licenčních ujednání, do kterých je Společnost zapojena. Ve většině případů nesmíte pořizovat kopie softwaru s výjimkou kopií pro účely zálohování. To zahrnuje nejen významné softwarové aplikace, na které může mít Společnost licenci, ale také menší, takzvané „shrink-wrap“ programy, které se obvykle používají pro zpracování textů, jako tabulkové procesory a pro správu dat.

38

Duševní majetek chráněný autorským právem, na nějž má Společnost licenci, nesmíte kopírovat ani jej nesmíte používat jinak než ve svém počítači patřícím Společnosti a pro účely podpory podnikání Společnosti a toto použití musí být povoleno v zákonech pro ochranu duševního vlastnictví. Je v rozporu s politikou Společnosti a pro Vás může být nezákonné kopírovat, reprodukovat, skenovat, digitalizovat, vysílat nebo modifikovat materiál, na nějž drží autorská práva třetí strana, při přípravě produktů nebo propagačních materiálů Společnosti, bez písemného svolení držitele autorských práv získaného před zamýšleným použitím. Neoprávněné použití může vystavit Společnost i Vás riziku žaloby podle občanskoprávního nebo trestního práva za porušení autorských práv. Je také v rozporu s politikou Společnosti, abyste používali zařízení Společnosti pro účely výroby nebo distribuce neautorizovaných kopií materiálu, na nějž drží autorská práva třetí strana, pro osobní použití nebo pro použití jinými osobami.

Vzorový scénář Otázka: Chris připravuje prezentaci pro potenciálního zadavatele. Byl by to nový zákazník pro firmu a strategická výhra, takže Chris chce zajistit, aby jeho prezentace upoutala zákazníkovu pozornost. Chce použít některé informace a grafy, které našel na internetu, aby ilustroval určitý bod. Vzhledem k tomu, že informace může nalézt a mít k dispozici kdokoli, jsou veřejně dostupné a on je může použít podle svého uvážení. Má Chris pravdu?

Odpověď: Ne. Skutečnost, že je něco dostupné veřejnosti, neznamená, že se to smí používat bez jakéhokoli omezení. Například logo Společnosti se dá snadno najít a kdokoli je může snadno zkopírovat, ale Společnost má pravidla pro to, jak a kdy se smí používat a kdo je může používat. Chcete-li použít něco, co najdete na webových stránkách, v dolní části stránky se často nachází záložka „Legal“ (právní ustanovení) nebo „Term“ (podmínky). Text v jedné z těchto sekcí obvykle konkrétně popisuje vlastnictví obsahu webových stránek a to, zda se smí používat, kdo je smí používat a za jakých okolností. Potřebujete-li pomoc, kontaktujte prosím právní oddělení.


Respekt a integrita pro naše zákazníky a obchodní partnery O obchod soutěžte energicky a poctivým, etickým a spravedlivým způsobem.

39


Respekt a integrita pro naše zákazníky a obchodní partnery Vzorový scénář Antimonopolní a spravedlivá soutěž Společnost vyžaduje, aby všichni zaměstnanci na celém světě dodržovali protimonopolní zákony USA, zákony proti nekalé soutěži Evropské unie a také další relevantní zákony v zemích, kde jsme obchodně činní. Protimonopolní zákony a zákony proti nekalé soutěži mají komplexní povahu a obvykle se v jednotlivých zemích liší. Cílem těchto zákonů je podporovat spravedlivou soutěž a všeobecně zamezovat dohodám, zejména s konkurenčními podniky, které v nepřiměřené míře omezují konkurenci, a nežádoucím akcím směřujícím k vytváření silných monopolů nebo ke zneužití dominantní pozice na jakémkoli trhu. Podle těchto zákonů je nutno se vyvarovat určitých praktik, k nimž mimo patří:

Otázka: • projednávání cen, nákladů, dodávek produktů, marketingu, teritorií nebo jiných obchodně citlivých informací s konkurenčními subjekty; • uzavírání formálních nebo neformálních dohod nebo dohod s konkurenčními subjekty, které by měly za následek fixní ceny, zákazníky nebo dodavatele, úpravu objemu prodeje nebo rozdělení prodejních teritorií; • výhradní ujednání se zákazníky a dodavateli, jako je dohoda, že Společnost nebude poskytovat služby v souvislosti s konkurenčním lékem, nebo vyžadující, aby dodavatel poskytovat služby výhradně Společnosti; • odmítnutí uzavření obchodu s určitou osobou nebo podnikem (nebo přinucení jiných k témuž) za účelem dosažení vyššího zisku. Další nepovolené chování, které může nežádoucím způsobem ovlivnit subjekty konkurující Společnosti a zahrnující nekalou soutěž, zahrnuje: cenovou diskriminaci v některých zemích, falešná prohlášení, úplatkářství, zneužití obchodního tajemství, zasahování do smluv a potlačování dodavatelských zdrojů.

Robin nedávno navštívil oborovou konferenci. Zde potkal přítele Franka, který pracuje pro konkurenci. Během oběda Frank navrhl, že kdyby on a Robin mohli spolupracovat na některých službách, které jejich společnosti nabízejí, mohlo by je to oba učinit atraktivnějšími pro zadavatele oproti jiným konkurenčním subjektům, protože jejich společnosti by byly konzistentní v nabídkách jejich služeb a poplatcích za tyto služby. Jak by měl Robin reagovat?

Odpověď: Robin by měl Frankovi říci, že toto není správná obchodní diskuse, a omluvit se. Potom by měl o tomto rozhovoru neprodleně informovat právní oddělení.

Viz prosím: • Antitrust and Fair Competition Policy (Protimonopolní politika a politika spravedlivé soutěže), LEG-POL-005

40


Zpravodajství o konkurenci Získávání zpravodajských zpráv o trhu je zásadní pro ochranu naší pozice na trhu a jedná se o legitimní obchodní aktivitu za předpokladu, že probíhá legálním a etickým způsobem. Zpravodajství o konkurenci lze získávat pouze ze zdrojů jiných, než jsou subjekty konkurující Společnosti, například z veřejně dostupných informací nebo z odtajněných informací od průmyslových specialistů nebo jiných třetích stran. Pokud má některý spolupracovník, zákazník nebo obchodní partner informace o konkurenci, které má podržet v tajnosti, nesmíte tuto osobu vyzývat k jejich vyzrazení. Toho omezení je důležité mít na paměti, pokud hovoříte s novými zaměstnanci Společnosti o jejich předchozích zaměstnavatelích. Pokud se při vedení podnikání Společnosti dozvíte důvěrné informace o jiné společnosti, které byly neúmyslně vyzrazeny, vyhledejte předtím, než dané informace použijete nebo podle nich budete jednat, radu právního oddělení. Nebudeme usilovat o prospěch z informací, které jsme nezískali etickým způsobem.

Vzorový scénář Otázka: Marcus dostal e-mail od svého přítele Larryho, který pracuje pro firmu konkurující Společnosti. Larryho e-mail obsahuje důvěrné informace o tom, jak se konkurenční firma umísťuje v získávání více studií fáze III od zadavatelů, což by mohla být užitečná informace pro Společnost. Marcus zjišťuje, že Larry neměl v úmyslu mu tyto informace posílat a že je poslal omylem. Ovšem Marcus si myslí, že pro to, aby tyto informace získal, neudělal nic nesprávného, a tak věří, že je může použít. Má Marcus pravdu?

Odpověď: Ne. Je zjevné, že informace byly vyzrazeny omylem a Marcus je nesmí použít. Marcus má kontaktovat právní oddělení ohledně rady, jak má postupovat při zničení informací a upozornění Larryho.

41


Zákony a předpisy pro zdravotnictví Mnohé z našich služeb se řídí různými zákony a předpisy upravujícími vývoj farmaceutických výrobků a jejich uvádění na trh. Musíte tyto zákony a předpisy znát. Například pracovníci, kteří se zabývají manipulací a distribucí materiálu dodávaného v rámci klinických hodnocení musí dodržovat předpisy týkající se kontrolovaných látek. Pracovníci zabývající se službami souvisejícími s produkty, které prodávají naši zákazníci, musí dodržovat příslušné zákony a předpisy týkající se plateb zdravotnickým pracovníkům, manipulace se vzorky léků a propagace farmaceutických výrobků.

42


Zákony mezinárodního obchodu Jako globální společnosti s kancelářemi na celém světě musíme dodržovat relevantní zákony mezinárodního obchodu. Mezi tyto zákony patří: • Zákony o obchodních sankcích USA a další relevantní zákony – embarga omezují naši schopnost vést obchody s určitými zeměmi, zatímco obchodní sankce omezují jednání Společnosti s určitými osobami nebo entitami. • Omezení vývozu – omezení vývozu, reexportu a použití mimo USA u výrobků, služeb nebo technologie vytvořené v USA a pak odesílané přes státní hranice. • Předpisy proti bojkotu – předpisy, které INC zakazují se účastnit bojkotů takových, kde jedna země odmítne obchodování (z jakéhokoli důvodu) nebo zakazuje jiným obchodovat s jednou nebo více zeměmi. Máte-li jakékoliv dotazy nebo obavy ohledně entit nebo jednotlivců, s nimiž Společnost vede obchodní jednání, nebo zemí, na které byly uvaleny sankce, musíte kontaktovat právní oddělení. Viz prosím: • International Trade Law Policy (Politika mezinárodního obchodního práva), LEG-POL-011

43


Ochrana informací třetích stran Může se stát, že obdržíte důvěrné informace od zákazníků, obchodních partnerů nebo dodavatelů Společnosti. Máte povinnost tyto informace chránit a dodržovat smluvní závazky Společnosti. Musíte také chránit duševní vlastnictví třetích stran, jako jsou vynálezy a software. Důvěrné informace třetích stran nesmí být sdíleny s žádným spolupracovníkem, který je nepotřebuje znát. Tyto závazky platí i po případném ukončení Vašeho pracovního poměru. Mějte na paměti, že pokud má Společnost dohodu o mlčenlivosti se stranou A a samostatnou dohodu o mlčenlivosti se stranou B, neznamená to nutně, že můžeme sdílet důvěrné informace strany A se stranou B.

44

Vzorový scénář Otázka: Dave často cestuje kvůli rozvoji obchodu. Tráví spoustu času na letištích a často se přitom musí účastnit interních telekonferencí i telekonferencí se zákazníkem. Musí dave učinit nějaká opatření?

Odpověď: Ano. Dave musí být obzvlášť opatrný při použití svého počítače a při vedení obchodních jednání na letištích, vlakových nádražích a na jiných veřejných místech. Kdokoli může zaslechnout důvěrné informace o Společnosti nebo o našich zákaznících. Jiné osoby také mohou vidět na Daveův laptop nebo na jiná elektronická zařízení. Pokud se v této situaci Dave rozhodne zúčastnit se telekonference, musí dát ostatním účastníkům od začátku vědět, že se nachází ve veřejném prostoru a že nebude schopen sdílet některé typy informací kvůli pobytu na veřejnosti. Provedením těchto kroků a informováním ostatních stran chrání informace a dává zákazníkům na vědomí, že jsme pečliví a spolehliví.


Omezení platnosti tohoto Kodexu a Dodatků

45


Omezení platnosti tohoto Kodexu a Dodatků Právní oddělení může udělit omezení platnosti tohoto Kodexu zaměstnancům a referentům mimo exekutivu. Omezení platnosti tohoto Kodexu pro člena správní rady může udělit pouze správní rada a pouze rada nebo náležitě autorizovaný výbor z ní může udělit omezení platnosti pro výkonné referenty a omezení platnosti Etického kodexu Společnosti pro hlavního jednatele a vedoucího finančního ředitele. Pro tyto účely znamená „omezení platnosti“ schválení právním oddělením nebo radou nebo náležitě autorizovaným výborem (podle relevance) podstatné odchylky od ustanovení tohoto Kodexu. Požadavek na omezení platnosti musí být předložen písemně a musí obsahovat dostatek podrobných informací pro rozhodnutí o informovaném souhlasu. Pokud je uděleno jakékoli omezení platnosti členu rady nebo výkonnému referentu, musí být zaznamenáno v zápisu schůze rady nebo náležitě autorizovaného výboru z ní a osoba vyžadující toto omezení platnosti musí připravit a zpracovat samostatnou písemnou autorizaci omezení platnosti.

46

Správní rada nebo náležitě autorizovaný výbor z ní musí pravidelně prověřovat stav všech omezení platnosti pro členy rady a výkonné referenty a zjišťovat shodu s podmínkami omezení platnosti a vhodnost jeho pokračování. Jakékoli omezení platnosti udělené řediteli nebo výkonnému referentu bude zveřejněno k datu a způsobem vyžadovaným zákonem nebo předpisy. Znění tohoto Kodexu mohou upravovat výhradně úředníci Společnosti schválené představenstvem. Jakákoli úprava musí být zveřejněna způsobem jakým to vyžaduje zákon a pokud to vyžaduje zákon.


Kodex obchodního chování a etiky

Recommend Documents