Kodex chování a etiky

S o j i t z G ro u p

Kodex chování a etiky Working with integrity. Building trust.

Oznámení generálního ředitele (CEO) společnosti Sojitz Corporation

Vážené kolegyně, vážení kolegové, naše firma již více než sto let neochvějně a důsledně usiluje o bezúhonné obchodování. Díky tomu jsme si vybudovali celosvětové renomé za zákonné a etické chování a získali jsme důvěru našich akcionářů. Jsme přesvědčení, že způsob obchodování je stejně důležitý jako dosažené výsledky, a proto se trvale snažíme ovlivňovat naše rozmanité funkce a globální perspektivu, abychom vybudovali podniky, které přispívají k místnímu rozvoji a jsou sociálně odpovědné. Byl bych rád, abyste všichni byli hrdí na to, že patříte do skupiny Sojitz, a aby se tato odrazila ve Vašem způsobu práce. Ať už je Vaše role v naší firmě jakákoli, Vámi učiněná rozhodnutí se odrážejí na naší pověsti a jsou rozhodující pro udržení našeho růstu a rozvoje. Tento Kodex chování a etiky (Kodex) stanovuje základní zásady a vysoké etické normy, které platí pro všechny firemní zaměstnance na celém světě. Vyzývám Vás, abyste využili zdroje uvedené v tomto Kodexu pro lepší pochopení, jak se tyto zásady týkají Vaší práce. Důsledně podporujeme a udržujeme pozitivní pracovní prostředí a kulturu otevřené komunikace, kde můžeme aktuálně klást otázky a vznášet připomínky. Žádám Vás, abyste si našli čas na prostudování a pochopení našeho Kodexu a řídili se jím, když se budete nacházet v náročné situaci. Bezúhonnou prací zaručujeme, že poroste naše pověst důvěryhodného obchodního partnera a že po řadu budoucích let budeme úspěšnou a dynamickou firmou. Yutaka Kase President & Generální ředitel (CEO) Sojitz Corporation

2

Obsah Tento Kodex chování a etiky (Kodex) je

NAŠE OBCHODNÍ CHOVÁNÍ

11

Kontrola obchodu

12

Dodržování zásad v dodavatelském řetězci

14

Odpovědnost za produkty

16

Vládní žádosti o poskytnutí informací

33

Konkurence

18

Zneužívání vnitřních informací k obchodním transakcím

34

Střety zájmů

19

NÁŠ PROGRAM DODRŽOVÁNÍ ZÁKONŮ A FIREMNÍCH ZÁSAD

35

Dary a pohoštění

20

O programu dodržování zákonů a firemních zásad

36

Úplatkářství a korupce

21 Etické rozhodování

37

Hlášení přestupků

38

Vyšetřovací proces

39

SHRNUTÍ NAŠEHO KODEXU

40

PLATNOST A OBJASNĚNÍ TOHOTO KODEXU CHOVÁNÍ A ETIKY

43

rozdělen do pěti oddílů a na konci je uvedeno shrnutí jeho obsahu. Každý oddíl obsahuje obecné informace a dále následují konkrétní rady či pokyny týkající se Vaší pracovní činnosti. Jsou uvedeny pod titulem ZÁKLADNÍ POKYNY, POZOR a OTÁZKY A ODPOVĚDI. Zvláště prosím věnujte pozornost pokynům POZOR v každém oddílu. Jsou zde uvedeny konkrétní situace, s nimiž se můžete při práci setkat. Tyto a jiné podobné situace budou vyžadovat, abyste se poradili

Oznámení Generálního Ředitele (CEO)

2

Prevence praní peněz a nekalých obchodních praktik

23

Občanské a politické aktivity

24

NÁŠ MAJETEK A INFORMACE

25

Chráněné a důvěrné informace

26

Ochrana osobních dat

27

Zabezpečení informačních technologií (IT)

28

Vytváření a vedení obchodních záznamů

29

Vztahy s investory a médii

31

s firemními zdroji a učinili vhodná rozhodnutí. Tento Kodex platí pro všechny

NAŠE HODNOTY

5

Naše poslání a klíčové hodnoty

6

Sociální odpovědnost firmy

7

NAŠI ZAMĚSTNANCI

8

Pozitivní prostředí

9

zaměstnance skupiny Sojitz. Jestliže je v tomto Kodexu uvedeno „naše firma“, „my“ nebo „nás“, znamená to všechny obchodní jednotky a dceřiné společnosti naší firemní skupiny na celém světě.

Zdraví a bezpečnost

10

3

Naše hodnoty Důsledně žijeme a pracujeme podle určitých klíčových hodnot, které nám jsou vodítkem při rozhodování a jednání. Je pro nás důležité být odpovědným a dobrým firemním občanem a věnovat čas a zdroje na uskutečnění sociálních změn prostřednictvím našeho globálního obchodování.

4

Prohlášení skupiny Sojitz

Skupina Sojitz vytváří nové zdroje bohatství propojováním světové ekonomiky, kultur a lidí v bezúhonném duchu. Slogan skupiny Sojitz

5

Naše poslání a klíčové hodnoty Naším posláním je porozumět rozmanitým potřebám a očekáváním našich obchodních partnerů na celém světě a bezúhonně tyto potřeby a očekávání plnit. Se všemi našimi obchodními partnery bez rozdílu - jak velkými, tak i malými - důsledně budujeme a upevňujeme své vztahy založené na důvěře a novými způsoby jim nabízíme nové hodnoty.

KH

zachovávat nejvyšší etické normy a vše, co děláme, činit bezúhonně

Při plnění tohoto poslání se budeme v dobré víře snažit vždy:

důsledně se soustředit na sladění obchodních výsledků a spokojenosti a úspěchu zainteresovaných subjektů

dodržovat ducha i literu zákona a předpisů platných pro naši obchodní činnost

chránit bezpečnost a důstojnost zaměstnanců a řídit pracoviště odpovědně a s respektem

Žijeme v době proměnlivých vztahů, nových skutečností a zvýšeného tlaku na nás jako jednotlivce i jako příslušníky celosvětového společenství. Abychom si zachovali orientaci v etických otázkách, spoléháme se na tyto pevné, trvalé a časem prověřené klíčové hodnoty. 6

Sociální odpovědnost firmy (CSR) Sojitz Group – Zásady sociální odpovědnosti firmy

Budeme se snažit podnikat v harmonickém souladu se společností i s životním prostředím a důsledně plnit prohlášení skupiny Sojitz. V duchu našeho prohlášení skupiny Sojitz a našich zásad sociální odpovědnosti firmy jsme CSR označili za prioritu vedení a firemní hodnotu a uvědomujeme si, že plnění této odpovědnosti je součástí našeho firemního poslání.

Být sociálně odpovědnými neznamená pouze splnit právní požadavky, ale jít za dodržování zákonů a investovat více do lidského kapitálu, do životního prostředí a vztahů s akcionáři.

CSR Podle CSR znamená společenská odpovědnost nejen splnit právní požadavky, ale také učinit více, než požaduje zákon a zásady, a více investovat do lidského kapitálu, životního prostředí a vztahů s obchodními partnery. Přesáhnutí základních právních požadavků také může mít přímý dopad na produktivitu – otvírá cestu ke zvládání změn a ke sladění sociálního rozvoje a zlepšené konkurenceschopnosti. Jako členové globálního společenství a dobří a odpovědní firemní občané se budeme v dobré víře snažit:

• napomáhat zachování globálního životního prostředí a řešení otázek chudoby a porušování lidských práv; • v obchodní činnosti postupovat spravedlivě a stavět se proti jakékoli nelegální diskriminaci a zastrašování zaměstnanců na základě rasy, barvy pleti, vyznání, pohlaví, těhotenství, národnostního původu, věku, invalidity nebo jakéhokoli jiného důvodu zakázaného zákonem; • předcházet úplatkům a korupci v jakékoli formě, k níž by mohlo dojít v průběhu naší firemní činnosti. Další informace o CSR se zobrazí po klepnutí na odkaz „Corporate Social Responsibility“ na webových stránkách www.sojitz.com nebo www.sojitz.com/en.

• začleněním hodnot CSR do naší klíčové strategie podnikání, struktury řízení a provozu přispívat k budování udržitelné společnosti; 7

Naši zaměstnanci Naše pracovní síla patří mezi naše nejcennější aktiva klíčového významu. Náš úspěch je možný jen díky jedinečné kombinaci vloh, zkušeností a hledisek každého zaměstnance. Důsledně podporujeme pracovní prostředí, v němž má každý jednotlivec své místo a respekt, které je bezpečné a zdravé a umožňuje našim zaměstnancům odvádět nejlepší práci.

8

Otázky a odpovědi

Pozitivní prostředí Snažíme se vytvářet pozitivní pracovní prostředí, kde jsou respektována lidská práva a soukromí. Také usilujeme o podporu takového pracovního prostředí, kde nedochází k obtěžování ani k žádné diskriminaci na základě rasy, barvy pleti, vyznání, pohlaví, těhotenství, národnostního původu, věku, invalidity, společenského statusu nebo jakéhokoli jiného důvodu zakázaného zákonem. Dále se snažíme trvale zlepšovat otevřenost našeho pracoviště kladením důrazu na komunikaci mezi zaměstnanci a nadřízenými, jakož i mezi všemi zaměstnanci, zvláště s ohledem na naše rozmanité výchozí prostředí, aby každý mohl lépe plnit své pracovní povinnosti, s větší vzájemnou úctou a důvěrou. Chápeme, že je důležité dosáhnout vyváženosti mezi prací a soukromým životem, a všechny své zaměstnance v této snaze podporujeme. ZÁKLADNÍ POKYNY •

 ovné pracovní příležitosti. Naší zásadou je poskytovat rovné pracovní R příležitosti zaměstnancům a uchazečům o zaměstnání, v souladu se zákony jednotlivých zemí, v nichž obchodně působíme.

•

 racovní praktiky. Provozujeme korektní pracovní praktiky; zvláště pak P nevyužíváme nucenou nebo nájemnou práci dětí.

•

 zájemný respekt. Důsledně podporujeme pracovní prostředí, v němž je V každý respektován, a nepřipouštíme obtěžování, které může zahrnovat, nikoli však výhradně, výroky, e-maily, gesta či jednání, které jsou urážlivé, nevyžádané, zastrašující, zasahují do pracovního výkonu nebo druhé osobě způsobují zneklidnění, ponížení či újmu.

?

Otázka: Můj spolupracovník se vyptává druhého spolupracovníka odlišného národnostního původu na jeho rasu a vtipkuje na toto téma. Zjevně to dělá částečně ze zvědavosti. Zdá se, že druhému kolegovi to nijak zvlášť nevadí, ale mohl by to být problém? Odpověď: Ano, toto chování se neslučuje s našimi normami. Mějte prosím na paměti, že nevhodné poznámky o osobních charakteristikách druhého zaměstnance lze považovat za diskriminační chování či obtěžování. I když to Vašemu kolegovi nevadí, obraťte se prosím na zástupce regionálního právního oddělení nebo oddělení pro dodržování firemních zásad a situaci s nimi proberte.

(!) POZOR Dávejte pozor na tyto situace: •

 evhodné uplatňování N autority ze strany nadřízeného vůči podřízenému, překračující přiměřenou úroveň.

•

 ežádoucí sexuální návrhy N vůči jinému zaměstnanci/ zaměstnankyni nebo osobě, s níž pracujete.

9

Otázky a odpovědi

Zdraví a bezpečnost Jednou z našich klíčových hodnot je ochrana zdraví a bezpečnost zaměstnanců. Prostřednictvím vedení managementu firmy a spolupráce zaměstnanců důsledně usilujeme o vytvoření bezpečného pracoviště. Všichni máme povinnost – včetně těch z nás, kteří pracují přímo ve výrobě – dodržovat příslušné zákony o bezpečnosti a ochraně zdraví, pravidla, postupy a upozornění, abychom chránili sebe, své spolupracovníky a firemní zákazníky. Jsme přesvědčeni, že každodenní péče o zdraví a bezpečnost je důležitá pro každého z nás. ZÁKLADNÍ POKYNY •

 ebezpečné jednání. Co nejdříve upozorněte svého nadřízeného na N jakékoli nebezpečné jednání, rizikové chování, krizovou situaci nebo nežádoucí expozici, která ohrožuje zdraví nebo bezpečnost jakékoli osoby.

•

 případě úrazu. Veškeré úrazy ihned řádně oznamte. Okamžité a přesné V oznámení nám pomáhá přijmout preventivní opatření, aby nedocházelo k dalším úrazům. Neohlášení úrazu může zvýšit riziko opakovaného výskytu, zdržet poskytnutí náležité lékařské péče a mohlo by naši firmu vystavit značným postihům a pokutám.

•

 racovní způsobilost. Na půdě firmy nepovolujeme držení, užívání či P prodej nepovolených drog, ani výkon pracovní činnosti pod vlivem alkoholu nebo nepovolených drog.

•

 ásilí na pracovišti. Na půdě firmy nebo během jakékoli firemní činnosti N je zakázáno vyhrožování, násilné činy či zastrašování nebo držení či prodej střelných či jiných zbraní.

?

Otázka: Zaslechl/a jsem, jak můj kolega vyhrožuje jinému zaměstnanci, který se bál tuto situaci ohlásit. Co mám dělat? Odpověď: Neprodleně o tomto incidentu řekněte svému nadřízenému či zástupci regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad. Nestrpíme násilné jednání ani vyhrožování násilím a všechna oznámení řádně a důkladně vyšetříme.

(!) POZOR Dávejte pozor na tyto situace: •

 orušení firemních zásad P a příslušných pracovních zákonů, které se týkají omezení pracovní doby.

•

 iskantní pracovní činnosti R a podmínky, včetně: •n  edodržování místních dopravních předpisů, včetně řízení motorového vozidla pod vlivem alkoholu; •n  epoužívání ochranného vybavení nebo nedodržování firemních bezpečnostních norem; •m  anipulace s bezpečnostními nebo ochrannými prvky na vybavení a strojích nebo blokování požárních či nouzových východů.

•

 edodržování firemních N zásad pro přepravu a likvidaci nebezpečných látek a chemikálií. 10

Naše obchodní chování Pro naše vztahy s obchodními partnery, zákazníky, zaměstnanci a dalšími zainteresovanými subjekty je nepostradatelná důvěra, vzájemná úcta a etické chování. V těchto vztazích musíme provozovat obchodní činnost s naprostou bezúhonností, za dodržování nejvyšších etických norem – musíme vždy dbát, aby naše chování odpovídalo duchu i liteře firemních zásad, platných zákonů a předpisů – a s uplatněním dobrého obchodního úsudku.

11

Kontrola obchodu Důsledně dodržujeme příslušné zákony o kontrole obchodu a další související zákony zemí, v nichž působíme, jakož i státní a regionální regulační programy zaměřené na mezinárodní bezpečnost a mír. Zákony o kontrole obchodu ovlivňují pohyb zboží, služeb a technologie přes státní hranice a v mnoha ohledech se vztahují na naše působení – nejen na zasílání produktů. Kontrole obchodu podléhá také vnitrostátní a zahraniční výměna informací, včetně e-mailových zpráv a přístupu na internet.

Zákony o kontrole obchodu ovlivňují pohyb zboží, služeb a technologie přes státní hranice a v mnoha ohledech se vztahují na naše působení.

•

 rověřování obchodních P partnerů. Obchodní partnery, dodavatele a strany podílející se na Vašich transakcích prověřujte podle vládních seznamů a věnujte přiměřenou náležitou péči koncovým uživatelům a koncovému využití výrobku. Dále zkontrolujte, že transakce nejsou vedeny přes zprostředkovatele za účelem obcházení zákonů o kontrole obchodu.

•

 yužití celních deklarantů třetí V strany. Přespříliš nespoléhejte na externí celní deklaranty a poskytovatele služeb a učiňte příslušná opatření, abychom my či naši zástupci poskytovali přesné a úplné informace státním orgánům ohledně ceny zboží, země původu a dalších požadovaných údajů – zvláště u transakcí, u nichž neseme rizika jako dovozce či vývozce.

ZÁKLADNÍ POKYNY •

 řesná klasifikace. Stanovte a P přidělte správné tarifní (HTS) číslo, abyste určili správnou výši cla a daně. Vždy mějte na paměti, že je zakázáno podceňování zboží na obchodních dokumentech a pokoušet se získat ekonomickou výhodu neoprávněným využíváním preferenčních celních sazeb ve snaze snížit celní poplatky a daně.

•

E xportní klasifikace. Před vývozem ověřte exportní klasifikaci výrobku, softwaru nebo technologie, abyste zjistili, jestli je zapotřebí zvláštní oprávnění, například vývozní licence.

•

 rověřování transakcí. Prověřujte P transakce podle platných pravidel, která omezují transakce s určitými sankcionovanými zeměmi, osobami a zakázaným konečným využitím.

12

(!) POZOR Dávejte pozor na tyto situace: • Strany, které dovážejí a vyvážejí americké výrobky, služby a technologie s dvojím použitím nebo vojenským využitím a pečlivě nezváží možné požadavky na dodržování amerických exportních předpisů nebo amerických předpisů o mezinárodním obchodování se zbraněmi.

Kontrola obchodu (pokračování)

Otázky a odpovědi

?

• Strany, které by případně mohly být na vládních seznamech, nebo aktivity, u nichž existuje podezření, že by mohly mít spojitost s vývojem biologických či jaderných zbraní nebo jiných zbraní hromadného ničení, případně s využitím a/nebo uchováváním těchto zbraní.

Otázka: Od nového zákazníka jsme obdrželi objednávku na neobvyklé množství speciálního paliva. Zákazník je ze země, kam můžeme zasílat zboží, ale slyšeli jsme, že tento zákazník může mít těsné vazby na režim v jisté zemi, kam nesmíme zasílat zboží. Je to velká zakázka a náš místní zástupce říká, že si nemáme dělat starosti. Stačí pouze předpokládat, že palivo bude využito v zemi, kam je zašleme, nebo je to problém?

• Fakturační nesrovnalosti u dováženého zboží, kde vystavená částka neodpovídá plné hodnotě zboží a/nebo dopravním nákladům a pojištění, popis zboží není úplný nebo není správně označena země původu.

Odpověď: Z informací, které jste obdrželi, vyplývá, že palivo by mohlo být odesláno do zakázané země. Zjevně je zde tolik varovných signálů, že je nutné, abyste se dříve, než začnete jednat, poradili se se zástupci regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad.

• Převodní ceny mezi spřízněnými stranami (stranami v rámci skupiny Sojitz), které neodpovídají příslušným nákladům a ziskům. • Jakákoli platba prodejci/vývozci nebo jakékoli zvýhodnění prodejce/vývozce, které není zahrnuto do fakturační ceny nebo jinak ohlášeno.

• Transakce týkající se nových a neznámých podniků a obchodních partnerů, neznámých obchodních trhů, podezřelých plateb a dalších transakčních struktur klíčové hodnoty a jakékoli další faktory, k nimž by mohly vzniknout KH připomínky. zachovávat nejvyšší etické normy a vše, co děláme, činit bezúhonně

• Výrobky regulované různými zákony. Důkladně pochopte vývozní a dovozní zákony, jakož i další zákonné požadavky země, do níž vyvážíte nebo dovážíte zboží, včetně, nikoli však výhradně, daňových zákonů, zákonů o ochraně životního prostředí a zákonů o potravinách. 13

Dodržování zásad v dodavatelském řetězci Spoléháme se na to, že naše síť dodavatelů a prodejců v dodavatelském řetězci dodává našim zákazníkům jakostní výrobky a služby. Je bezpodmínečně nutné, aby naši dodavatelé a prodejci v dodavatelském řetězci sdíleli naše důsledné snahy o bezúhonné, bezpečné a spolehlivé obchodování na základě zákonných, účinných a korektních praktik. Bezvýhradné dodržování těchto zásad pomůže zajistit, aby naše vztahy s dodavateli a prodejci v dodavatelském řetězci nepoškodily naši pověst.

Je rozhodující, aby naši dodavatelé a prodejci v dodavatelském řetězci sdíleli náš závazek vést naše obchodování bezúhonně, bezpečným a zajištěným způsobem.

vyberete prodejce, zajistěte jasné stanovení rozsahu spolupráce a jeho zakotvení v řádné smlouvě s prodejcem.

ZÁKLADNÍ POKYNY •

•

 održování zákonů. Při práci D s dodavateli a prodejci v dodavatelském řetězci zajistěte dodržování platných pracovních a bezpečnostních zákonů, zákonů o ochraně zdraví a životního prostředí a zákonů o kontrole mezinárodního obchodu. Přiměřená protiriziková bezpečnostní opatření by měla fungovat v celém dodavatelském řetězci od výroby produktu přes globální transport až po doručení na místo určení.  rověřování. Své dodavatele P a prodejce v dodavatelském řetězci prověřujte, abyste se ujistili, že mají dobrou pověst, jsou kvalifikovaní a schopní splnit platné požadavky na fyzické zabezpečení materiálů. Dříve, než od nich zakoupíte jakékoli materiály, součástky, výrobky nebo služby, je nejprve ohodnoťte a schvalte. Jakmile si

•

 ádný střet zájmů. Zajistěte, aby Ž spolupráce s dodavatelem nebo s prodejcem v dodavatelském řetězci nevytvořila skutečný nebo zdánlivý střet zájmů.

•

 chrana důvěrných a chráněných O informací. Zabezpečte naše osobní údaje a další důvěrné a chráněné informace smlouvou o utajení a chraňte jakékoli dodavatelem poskytnuté osobní údaje a další informace zahrnuté do smlouvy o utajení.

14

(!) POZOR

Dodržování zásad v dodavatelském řetězci (pokračování)

Otázky a odpovědi

Dávejte pozor na tyto situace:

?

Otázka: Jeden z našich dodavatelů dodává kvalitní a spolehlivé výrobky za bezkonkurenčně nízké ceny, ale v jeho továrně jsem slyšel/a, jak si jeden z jeho pracovníků stěžuje na pracovní podmínky. Tento pracovník mi sdělil, že dodavatel poskytuje svým zaměstnancům špatné pracovní podmínky a nevyhovující pracovní prostředí a že platy jsou výrazně nižší, než nabízejí jiné firmy ve stejném průmyslovém odvětví a zeměpisné oblasti. Nemám v plánu něco podniknout, protože se nejedná o naši přidruženou společnost. Je v pořádku mlčet? Odpověď: Tento problém nepřehlížejte. Nejprve zvažte, jak jej řešit komunikací s pracovníky z Vašeho obchodního oddělení a všech dalších oddělení, kterých se tato záležitost týká, abyste zjistili, jestli lze tuto otázku nějak vhodně projednat s dodavatelem. V případě nutnosti vzneste dotaz na pracovníky regionálního právního oddělení nebo oddělení pro dodržování firemních zásad a prohovořte s nimi, jaké jsou možnosti. Je to důležitá otázka – naše pověst závisí na obchodování výhradně s dodavateli, kteří se odpovědně chovají ke svým pracovníkům a ke svému místnímu životnímu prostředí.

• Příležitosti najmout dodavatele a prodejce dodavatelského řetězce, kteří věnují zvýšenou pozornost otázkám životního prostředí, uplatňují zásady a postupy na ochranu životního prostředí a celkově považují ochranu celosvětového životního prostředí za svou prioritu. • Výběr dodavatelů a prodejců bez náležité péče a aniž by prošli přiměřeným procesem konkurence a otevřené nabídky. • Vyřizování státních zakázek a spolupráce s dodavateli a prodejci v dodavatelském řetězci, kteří jsou při nákupu materiálu a služeb pro plnění státních dodávek obeznámeni s vládními akvizičními předpisy a dodržují je.

klíčové hodnoty KH

dodržovat ducha i literu zákona a předpisů platných pro naši obchodní činnost

15

ZÁKLADNÍ POKYNY •

Odpovědnost za produkty Snažíme se zajistit, aby produkty dodávané našim zákazníkům byly bezpečné a vysoce jakostní. Často se přímo nepodílíme na výrobě produktů, které dodáváme a distribuujeme našim zákazníkům po celém světě. V takových případech je pro nás důležité zvážit, jak ověříme bezpečnost a jakost produktu a jak v každé fázi dodavatelského řetězce smluvně zajistíme potenciální záruku za výrobek mezi výrobcem, naším zákazníkem a námi.

•

 održování zákonů. Důkladně D se obeznamte s platnými zákony, požadavky na označení produktu, záručními a bezpečnostními normami a normami kontroly jakosti, postupy při nárokování záruky na výrobek a se zásadami ochrany zákazníků v souvislosti s produkty, které obdržíte od výrobců a dodáváte je a distribuujete našim zákazníkům.  dpovědnost za vady výrobku. O Zajistěte, aby všechny produkty, které dodáváte a distribuujete našim zákazníkům, doprovázela standardní záruka výrobce na vady výrobku – firemní pojištění není náhradou za řádnou záruční ochranu Vašich obchodních transakcí.

Je pro nás důležité ověřit bezpečnost a kvalitu produktu, a smluvně zajistit potenciální záruku za výrobek.

•

 árok na odškodnění za N vady výrobku. Po přijetí nároku na odškodnění sdělte všechny informace příslušným pracovníkům, urychleně ověřte všechna závažná fakta a zvláště u případů týkajících se veřejné bezpečnosti se po dohodě s vnitřním personálem společnosti snažte učinit přiměřené kroky, které by obecně předešly dalšímu ohrožení veřejné bezpečnosti a dalším nárokům na odškodnění za vady výrobku.

•

 oužití firemního názvu na P výrobcích. Plně pochopte právní závažnost uvedení názvu naší firmy na výrobku jako „prodejce“, „obchodního zástupce“, „výrobce“, „dovozce“ a podobně. Aby nedošlo ke zbytečné právní odpovědnosti, musí žádosti obchodních partnerů o využití názvu naší firmy posoudit zástupci regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad.

16

(!) POZOR

Odpovědnost za produkty (pokračování)

Otázky a odpovědi

Dávejte pozor na tyto situace:

?

Otázka: Naše společnost nakupuje produkty, prodává je a distribuuje. Rozumím tomu tak, že nemáme žádnou odpovědnost za vady výrobku a v případě nějakého problému nás nikdo nemůže zažalovat, protože nejsme zapojeni do přímé výroby žádných produktů. Chápu to správně? Odpověď: Vaše chápání je bohužel nesprávné. Podle zákonů v některých zemích nese odpovědnost za vady výrobku dovozce. Dokonce i v zemích, kde podobné zákony neplatí, existuje pravděpodobnost, že bychom mohli být žalováni, protože naše společnost distribuuje výrobky do místních obchodů k prodeji jednotlivým zákazníkům v různých zemích a místní obchody a jednotliví zákazníci nemají přímé spojení na výrobce. V zájmu omezení možnosti nároků na odškodnění za vady výrobku byste měli zajistit, aby ke každému produktu prodanému jednotlivým zákazníkům byla přiložena záruka výrobce a aby v ní byl jasně uveden rozsah pokrytí a postupy při vznesení nároku vůči výrobci. Obraťte se na zástupce regionálního právního oddělení nebo oddělení pro dodržování firemních zásad s žádostí o pomoc při strukturaci příslušné záruky a při další ochraně Vašich obchodních transakcí.

• Nedostatečná kontrola jakosti u výrobce nebo dodavatele, včetně, nikoli však výhradně, kontroly jakosti a bezpečnosti potravinářských výrobků. • Jestliže výrobce odmítne přiložit k produktu, který vyrábí a prodává, standardní záruky na výrobek. • Koupě a prodej výrobků výhradně na základě objednávky, aniž byste nejprve od výrobce obdrželi záruku na výrobek, provedli dokumentaci záruky a rozpoznali další možná rizika. • Nezdokumentované transakce týkající se prodeje výrobků mezi naší firmou a přidruženou společností.

klíčové hodnoty KH

chránit bezpečnost a důstojnost zaměstnanců a řídit pracoviště odpovědně a s respektem

17

Konkurence (!) POZOR

Věříme ve volnou a korektní soutěž. Většina zemí, kde působíme, má rozvinuté soutěžní právo a příslušné zákony, které mají rozvíjet volný, otevřený a konkurenční trh; a

Dávejte pozor na tyto situace:

•z  akazovat smlouvy a úmluvy mezi konkurenty, které podrývají soutěž, například

kartely a tajné dohody; • r egulovat protiprávní chování společností, které ovládají trh, například dravou

cenovou tvorbu, vázání a stanovení cen; a •v  yžadovat hlášení, předběžnou kontrolu a v některých případech povolení k fúzi, akvizici a určitým dalším transakcím, aby nedošlo k transakcím, které by eliminovaly nebo podstatně omezily konkurenci. Zákony soutěže mají komplexní a globální dopad. V různých konkrétních situacích mohou působit odlišně, a proto je důležité, abyste už v počátcích procesu vyvíjení nových obchodních iniciativ spolupracovali se zástupci regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad. Porušení zákonů soutěže nese potenciálně závažné důsledky pro naši firmu i pro zaměstnance. Postihy se pohybují v rozmezí od podstatných pokut až po odnětí svobody v některých zemích.

ZÁKLADNÍ POKYNY •P  ři jednání s konkurencí. Nenavrhujte ani neuzavírejte dohody či úmluvy s

konkurencí – výslovné či mlčky předpokládané, formální či neformální, písemné či ústní – ani nekomunikujte s žádným konkurentem o: •c  enách, metodách stanovení cen, minimálních či maximálních cenách, stabilizaci cen; •m  inulých, současných nebo budoucích hladinách akcií, produkci, prodejních kapacitách nebo objemu, včetně odsouhlasených kapacit k uzavření; • podílu na trhu; • obchodních či úvěrových podmínkách; • nákladech, ziscích či maržích; a • nabídce produktů či služeb, distribučních metodách. •P  ři jednání s jakýmikoli osobami. Nenavrhujte ani neuzavírejte dohody či úmluvy

– výslovné či mlčky předpokládané, formální či neformální, písemné či ústní – ani s nikým nekomunikujte, včetně konkurentů, agentů/zástupců, makléřů, zákazníků a podobných osob o: •p  ředložení cenové nabídky nebo přípravě podmínek cenové nabídky z jakéhokoli jiného důvodu, než je získání zakázky; a •o  mezení či stanovení ceny, o zákaznících či sortimentu, rozdělení území či trhů nebo stanovení jiných podmínek, za nichž naše firma nebo zákazník může opětovně prodat nebo pronajmout produkt či službu třetí straně.

Otázky a odpovědi

?

Otázka: Jeden zaměstnanec naší konkurenční firmy mi nabídl, že si vyměníme informace o cenách nového výrobku. Také mě zajímá, jaké ceny jeho firma nabízí. Můžu si s ním vyměnit informace, když se v naší firmě nepodílím na vytváření cen? Odpověď: Ne, nesmíte si vyměnit žádné informace o cenách. Výměna informací o cenách může být důkazem dohody o stanovení cen, nebo může být přímo označena za dohodu o stanovení cen.

• Nabídnutí příznivých cen či slev pouze některým zákazníkům. • Vázání nebo sdružování zboží a služeb (například smlouvy, které vyžadují od odběratele, jenž si chce zakoupit jeden výrobek, aby si též zakoupil druhý „vázaný“ výrobek). •

 dpovídání na jakékoli O průzkumy či ankety, v nichž jsou požadovány informace týkající se jakéhokoli aspektu stanovení cen.

•

 lenství v obchodním Č sdružení nebo účast na setkáních sponzorovaných obchodním sdružením.

•

 ýhradní dohody o V nákupu či prodeji zboží nebo služeb (např. Smlouvy, které od firmy požadují, aby nakupovala či prodávala zboží pouze od naší firmy). 18

Střety zájmů

(!) POZOR

Střet zájmů může vzniknout, když se Váš osobní zájem střetává, byť jen zdánlivě, se zájmy naší firmy. Všechna obchodní rozhodnutí byste měli činit výhradně v nejlepším zájmu naší firmy, a nikoli pro svůj osobní užitek. Musíte objektivně a efektivně pracovat pro naši firmu.

ZÁKLADNÍ POKYNY •O  sobní finanční zájmy. Střet zájmů může nastat v případě, že Vy nebo Váš příbuzný

máte finanční zájmy, práci nebo funkci v představenstvu jakéhokoli našeho konkurenta, dodavatele, distributora či prodejce. Dále může dojít ke střetu zájmů, jestliže Vy nebo Váš příbuzný máte přímo či nepřímo významnou finanční investici v jakékoli firmě, která je konkurentem naší firmy, obchoduje s ní nebo s ní chce obchodovat. Musíte svému nadřízenému oznámit, jaké máte Vy a Vaši příbuzní finanční zájmy, práci či funkce u jakýchkoli konkurentů, dodavatelů, distributorů a prodejců. •O  bchodní styky se spřízněnými stranami. Střet zájmů může vzniknout, když rodinný

příslušník nebo někdo s jiným blízkým osobním vztahem k Vám pracuje ve Vašem oddělení nebo ve Vašem pracovním týmu. V těchto situacích je třeba dbát zvýšené opatrnosti. •E  xterní obchodní aktivity. Ke střetu zájmů může dojít, když máte druhé zaměstnání

nebo vlastní podnikání, které by mohlo být v rozporu s Vašimi závazky vůči naší firmě. Nesmíte vzít jinou práci, která zasahuje do Vaší schopnosti vykonávat práci pro naši firmu, a před započetím takové činnosti možná budete muset obdržet povolení naší firmy. To může zahrnovat provozování externí obchodní činnosti během pracovní doby, využívání firemního majetku, vybavení či informací pro jiné než firemní účely a nastoupení do samostatného pracovního poměru u dodavatele, konkurenta nebo prodejce naší firmy. Poraďte se s místním pracovníkem oddělení lidských zdrojů (personalistou) nebo si prostudujte příručku a zásady pro zaměstnance ve Vašem regionu. •F  iremní příležitosti. Střet zájmů může vzniknout, když využijete osobní příležitosti na

základě informací získaných prostřednictvím naší firmy, našich zákazníků, dodavatelů, smluvních partnerů, konzultantů či jiných obchodních partnerů. Naší firmě nesmíte konkurovat ani nesmíte osobně využít jakékoli příležitosti, kterou objevíte nebo získáte využitím firemního majetku, firemních informací či své funkce.

Dávejte pozor na tyto situace: Otázky a odpovědi

?

Otázka: Bratr mého nadřízeného si nedávno založil firmu, která obchoduje s produkty, jež konkurují obchodování naší firmy. Můj nadřízený je se svým bratrem často v kontaktu a zdá se, že spolu probírají obchodní záležitosti. Co mám dělat? Odpověď: Uvědomte svého nejvyššího nadřízeného nebo zástupce regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad. Oni určí, jestli se jedná o střet zájmů, a učiní příslušné kroky.

•

 lenství v představenstvu Č firmy, kde byste mohli osobně ovlivnit naše obchodování s touto firmou, nebo vlastnění akcií takové firmy.

•

 vlivnění přidělení O zakázek konkrétním dodavatelům, které vlastní nebo provozují Vaši příbuzní.

•

 ráce na částečný úvazek, P která je v rozporu s firemními zájmy, i když ji neprovádíte v pracovní době.

•

 odávání produktů D či služeb našim firemním zákazníkům prostřednictvím podniku, na němž jste zainteresováni, nebo na něm má zájem Váš příbuzný či blízký přítel.

19

?

Dary a pohoštění

Otázky a odpovědi

V mnoha kulturách je nedílnou součástí obchodování výměna pozorností, jako jsou například drobné dárky. V jiných kulturách je vzájemné obdarování a pohoštění přísně zakázáno. Mezi dary a pohoštění patří cokoli cenného, například finanční hotovost, slevy, půjčky, služby, odměny, doprava, využití firemního vozidla, využití rekreačních zařízení, akcie či jiné cenné papíry, stravování, sportovní události, golf, vstupenky a dárkové poukazy.

Otázka: Dodavatel mi poslal digitální fotoaparát v době, kdy jsem tohoto dodavatele posuzoval jako potenciálního finalistu pro získání dodávky, na kterou dohlížím. Mohu tento dar přijmout?

Dávejte pozor na tyto situace:

Odpověď: Ne, protože existuje možnost, že by to narušilo korektní a vyvážené rozhodování, nemůžete tento dar přijmout.

• Využití osobních finančních zdrojů k obcházení regionálních zásad o darech a pohoštění.

Toto je další situace, kdy může dojít ke střetu zájmů. Poskytování či přijímání nepřiměřených dárků a pohoštění by mohlo poškodit naše podnikání a naši pověst a může být nezákonné. Poskytování a/nebo přijímání darů a pohoštění není vhodné, jestliže vytváří závazek, uvádí darující či obdarovanou osobu do situace, v níž ta či ona strana působí zaujatě, nebo jestliže je tak učiněno se záměrem ovlivnit obchodní rozhodnutí. ZÁKLADNÍ POKYNY •

 održování platných zákonů a oborových norem. Musíte dodržovat místní D zákony, předpisy, oborové normy a zvyklosti, případně přísnější zásady, které uplatňuje obchodní oddělení nebo které jsou platné v regionu Vaší působnosti.

•

 ozsah platnosti zásad pro poskytování/přijímání darů a pohoštění. Pravidla R pro poskytování/přijímání darů a pohoštění platí po celý rok i o svátcích a ve dnech pracovního volna, a neplatí pouze pro Vás, ale i pro Vašeho manžela/ Vaši manželku, partnera/partnerku nebo rodinné příslušníky.

•

 řijetí nevhodného daru. Nabídku nevhodného daru či nevhodného P pohoštění byste měli odmítnout. Pokud se ocitnete v situaci, kdy by odmítnutí daru uvedlo osobu, která jej nabízí, do rozpaků nebo by se jí dotklo, můžete dar jménem naší firmy přijmout a poté jej nahlásit svému nadřízenému.

•

Vyvarujte se kompromitujících situací. Dbejte, aby nevznikl dojem, že dáváte či přijímáte úplatek, splátku na dluh nebo provizi, nebo že kompromitujete svou schopnost rozhodovat se v nejlepším zájmu naší společnosti.

Otázka: V zájmu budování vztahů s naším zákazníkem bych rád/a pozval/a některé jeho zástupce na oběd. Je to přijatelné?

(!) POZOR

• Výměna darů, když se podílíte na aktuálním rozhodování o nákupu nebo na procesu přidělení zakázky.

Odpověď: Záleží na regionálních zásadách a na interních zásadách zákazníka. Pozvání zástupců zákazníka na profesionální a pracovní úrovni na oběd za přiměřenou cenu lze povolit. Případné dotazy konzultujte s pracovníky regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad.

20

Úplatkářství a korupce Zakazujeme úplatky a korupci ve všech našich obchodních jednáních v každé zemi. Úplatkářství znamená úmyslné poskytnutí, příslib poskytnutí nebo nabízení finanční hotovosti či čehokoli cenného, přímo či nepřímo jakékoli osobě za účelem ovlivnit rozhodnutí této osoby, za účelem zajistit nepřípustnou obchodní výhodu, za účelem uzavřít nepoctivou dohodu nebo jinak pomoci naší společnosti, aby si zajistila nebo udržela obchod. Většina zemí má zákony zakazující úplatkářství a korupci, které mohou platit i tehdy, když jsou tyto činy spáchány jinde než v dané zemi. Porušení těchto zákonů je závažným trestným činem, který může mít za následek pokutování naší firmy a zaměstnanců a pro zaměstnance trest odnětí svobody. Dokonce i pouhé zdánlivé porušení těchto zákonů může mít na pověst naší firmy závažný dopad.

Většina zemí má zákony zakazující úplatky a korupci, které mají být použity dokonce v případech, ke kterým dojde mimo vlastní území. Porušení těchto zákonů je závážným trestným činem.

ZÁKLADNÍ POKYNY •

J ednání se státními úředníky. Žádnému státnímu úředníkovi ani žádné podobné osobě, která jedná na oficiální úrovni, nesmíte poskytnout, nabídnout či přislíbit žádné neoprávněné platby či jiné výhody nebo cenné věci. Stejně tak jsou zakázány platby třetím stranám, je-li známo, že celá taková platba či věc nebo jejich část bude za nepřípustným účelem nabídnuta, poskytnuta či přislíbena, přímo či nepřímo, jakémukoli státnímu úředníkovi.

•

F acilitační platby. Jedná se o platby státním úředníkům za účelem obdržení běžných služeb, na něž má naše firma právní nárok. Takové platby mohou být považovány za formu úplatkářství a jsou obecně zakázány. Pokud budete požádáni o facilitační platbu, měli byste se poradit se zástupci regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad.

21

Otázky a odpovědi

Úplatkářství a korupce (pokračování)

•

 yužití agentů třetích stran. V Často plníme své závazky díky partnerství s třetími stranami, například s agenty, zástupci, nezávislými smluvními partnery, konzultanty, distributory a dodavateli. výběru a sledování vztahů s třetími stranami Vám doporučujeme: •k  e třetím stranám přistupovat s náležitou obezřetností, abyste se ujistili o jejich serióznosti a kvalifikaci; •v  ztahy s třetími stranami písemně dokumentovat a zajistit transparentnost všech transakcí;

•o  d

jakékoli osoby či firmy, které nás zastupují, požadovat dodržování tohoto Kodexu, místních zásad proti úplatkářství a korupci a příslušných zákonů; a •o  věřit si, že za produkty či služby neplatíme více než solidní tržní cenu.

•P  ři

•

 řesné vedení účetnictví a P záznamů. Všichni činitelé, zaměstnanci a agenti firmy musejí vést přesné a transparentní záznamy, které odrážejí uskutečněné transakce a platby, včetně případných oprávněných facilitačních plateb, v souladu s naším systémem vnitřních účetních kontrol.

?

Otázka: Bylo mi řečeno, že na získání povolení, která potřebujeme od vlády v jiné zemi, bych si mohl/a najmout konzultanta. Konzultant požadoval za pomoc s urychlením procesu honorář ve výši 50 000 USD. Jelikož nevím, jak budou tyto peníze použity, mám být znepokojen/a? Odpověď: Ano, měl/a byste být znepokojen/a. Nebudeme vynakládat žádné finanční částky bez přesného objasnění jejich účelu a využití. Musíme učinit opatření, aby tyto peníze nebyly nevhodně využity, například k úplatku. Situaci řešte v součinnosti se zástupci právního oddělení a/ nebo oddělení pro dodržování firemních zásad.

(!) POZOR Dávejte pozor na tyto situace: •

 orušení vládních P nařízení, která stanovují omezení odměn, restrikce při náboru a najímání pracovníků a pokyny pro lobbing.

• Nabízení výhod či jakýchkoli cenností (například zaměstnání, finanční hotovost či dar) státnímu úředníkovi nebo jeho rodinným příslušníkům, když tento úředník má schopnost ovlivnit rozhodování o našich státních zakázkách.

22

Prevence praní peněz a nekalých obchodních praktik Důsledně a bezvýhradně dodržujeme všechny zákony proti praní peněz, nekalým obchodním praktikám a terorismu na celém světě. K praní peněz dochází, když jednotlivci nebo firmy zapojené do trestné činnosti – například překupnictví, terorismu, obchodu s narkotiky, úplatkářství a podvodů – se pokoušejí „vyprat“ příjmy ze svých trestných činů nebo je zdánlivě zlegalizovat.

Otázky a odpovědi

zdrojů. Neuzavřeme obchod s žádnou organizací, která je nebo byla ovlivněna či kompromitována organizovaným zločinem či terorismem. Neodhalení vztahů a transakcí, které naši firmu uvádějí v nebezpečí, může závažně poškodit naši bezúhonnost a pověst. •

 áležitá obezřetnost. Každý N firemní podnik musí uplatňovat náležitou obezřetnost při posuzování rizik, včetně těch, která se týkají nových zákazníků, a učinit přiměřená opatření na prevenci a zjištění nepřípustných a podezřelých způsobů placení.

•

 hlášení podezřelých aktivit. O Jestliže zjistíte podezřelou transakci, záležitost oznamte zástupcům regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad a náležitě spolupracujte s místními orgány činnými v trestním řízení.

ZÁKLADNÍ POKYNY •Z  ákonné obchodní aktivity.

Obchodujeme pouze s renomovanými zákazníky a dodavateli, kteří provozují zákonné obchodní aktivity s financemi získanými z legitimních

?

Otázka: Odběratel našich výrobků náhle zruší kupní smlouvu poté, co nám zaplatil zálohu. Odběratel požaduje, abychom mu po odečtení stornovacího poplatku platbu vrátili na účet třetí strany v jiné zemi. Máme mu platbu vrátit? Odpověď: Ne, měli byste si dát pozor na jakékoli převody do dalších zemí nebo na jakékoli nepatřičné platební podmínky. Toto chování vzbuzuje podezření z praní peněz a měli byste se neprodleně obrátit o radu na pracovníky regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad.

(!) POZOR Dávejte pozor na tyto situace: • Finanční převody třetím stranám nebo od třetích stran, na neznámé účty či z neznámých účtů nebo do zemí či ze zemí, které nemají spojitost s transakcí. • Transakce, v nichž figurují zahraniční banky, nebankovní finanční zprostředkovatelé, neoprávnění remitenti a falešné firmy či výměna měny. • Transakce strukturované tak, aby se na ně nevztahovala povinnost vedení záznamů nebo ohlašovací povinnost (například provedení několika transakcí v částkách do výše, kterou není nutné ohlásit). 23

(!) POZOR Dávejte pozor na tyto situace:

Občanské a politické aktivity Vzhledem k tomu, že obchodujeme na celém světě, snažíme se s našimi místními obchodními partnery budovat a udržovat důvěryplné vztahy, a proto se zapojujeme do dialogu a podílíme se na aktivitách, které mají vliv na místní společenství. Jsme přesvědčeni, že je správné zapojit se do našeho společenství a přispívat k jeho rozvoji, a doporučujeme to i našim zaměstnancům. ZÁKLADNÍ POKYNY •

 bčanské aktivity. Vybízíme Vás, abyste byli aktivními členy své komunity O a abyste se zapojili do libovolných občanských aktivit. Nezapomeňte však, že Vaše aktivity by měly být čistě osobní, a nikoli jménem naší společnosti, a že by vždy měly být v souladu s platnými zákony.

•

 olitické aktivity a příspěvky. Pravidla účasti v politickém procesu se v P jednotlivých zemích výrazně liší, jsou složitá a za jejich porušení často hrozí závažný postih. Dříve, než se zapojíte do politických aktivit nebo učiníte politický příspěvek jménem naší firmy, poraďte se zástupci právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad a jednejte v součinnosti s nimi.

Otázky a odpovědi

?

Otázka: Zakazuje mi náš Kodex chování a etiky osobní dárcovství politickým stranám? Odpověď: Ne. Náš Kodex chování a etiky nezakazuje osobní politické příspěvky. To je zcela otázkou osobní volby. V některých zemích však mohou být takové příspěvky zákonem zakázány.

• Využití firemních fondů, firemního majetku, jiných zdrojů či služeb zaměstnanců pro volební politické účely nebo jiné osobní dobrovolné aktivity bez předchozího souhlasu firmy. • Zaujímání stanovisek k veřejným záležitostem (k vládním, legislativním či jiným otázkám veřejného zájmu) za naši firmu nebo jejím jménem bez jejího předchozího souhlasu. • Snahy ovlivnit vládní rozhodování o navržených nebo dosud neschválených zákonech, tendrech, smlouvách, grantech a jakýchkoli dalších záležitostech, na nichž má naše firma zájem. • Jakékoli vyvolání dojmu, že politický příspěvek od Vás či od naší firmy by mohl být považován za úplatek. 24

Náš majetek a informace Všichni jsme povinni chránit firemní majetek a informace, využívat je přiměřeně, bezúhonně a ve prospěch naší firmy a plnit potřeby a očekávání našich obchodních partnerů. V zájmu našeho vzájemného úspěchu je bezpodmínečně nutné dodržovat přesnost, úplnost, důvěrnost a dostupnost informací pro nás i naše obchodní partnery. Tohoto cíle dosáhneme pochopením významu a hodnoty tohoto majetku a informací a zavedením účinných bezpečnostních opatření, jejichž prostřednictvím se snažíme posílit naše důvěryplné vztahy s našimi bezprostředními obchodními partnery a s celou společností.

25

(!) POZOR

Chráněné a důvěrné informace Naše chráněné a důvěrné informace jsou cenným majetkem společnosti. K chráněným informacím patří duševní vlastnictví, jako například obchodní tajemství, patenty, ochranné známky a autorská práva (copyright), jakož i obchodní plány, technické a výrobní záměry, návrhy, databáze a záznamy. Mezi důvěrné informace se řadí například obchodní strategie, současné a potenciální transakce, projednávané smlouvy, neoznámené výdělky, nové produkty, informace o platech, finanční údaje a výsledky výzkumu, které nejsou známy veřejnosti, jakož i další neveřejné informace, které by mohla využít konkurence nebo které by v případě zveřejnění mohly poškodit naši společnost či zákazníky. Důvěrné informace také zahrnují informace o druhých stranách, například o dodavatelích, s nimiž se na společnost dohodla na zachovávání důvěrnosti těchto informací. Jste povinni učinit všechna příslušná opatření pro optimalizaci hodnoty těchto aktiv a/nebo pro jejich uchování v tajnosti. ZÁKLADNÍ POKYNY

Práva třetích stran. Učiňte příslušná opatření, abyste pochopili vlastnická práva třetí strany, zvláště když uzavíráte nové obchodní transakce.

•

Poskytování informací. Jestliže jsou Vám známy důvěrné či chráněné informace nebo k nim máte přístup, nesmíte tyto informace sdělit ostatním, kromě těch z nás, kteří je potřebují vědět a jsou informováni o jejich důvěrné či chráněné povaze. Chráněné a důvěrné informace nesmíte sdělit nikomu mimo naši společnost bez oprávnění a bez uzavřené smlouvy o utajení se stranou, které by tyto informace měly být odhaleny.

•

Využití informací. Důvěrné a chráněné informace nesmíte využít k osobnímu prospěchu nebo ke prospěchu spřízněných stran, například svých přátel či příbuzných.

•

Rozvázání pracovního poměru. I když přestanete být zaměstnancem naší firmy, budou pro Vás nadále platit všechny povinnosti zachovávat důvěrnost, které Vás vázaly během Vašeho zaměstnaneckého poměru u naší firmy.

•

Dávejte pozor na tyto situace:

Otázky a odpovědi

?

• Využití dodavatele pro vývoj nových produktů či softwaru bez uzavření písemné dohody o majetkovém vlastnictví a dalších právech na vyvinutý software.

Otázka: Mám podezření, že můj bývalý spolupracovník, který nyní pracuje pro konkurenci, sdělil svému novému zaměstnavateli naše firemní marketingové údaje. Mám podniknout nějaké kroky, a pokud ano, jaké?

• Zaměstnání nové osoby, zvláště pak osoby, která dříve pracovala pro konkurenci, bez učinění ochranných opatření, aby dotyčná osoba bezděčně nesdělila nebo nepoužila chráněné informace předchozího zaměstnavatele.

Odpověď: Pokud víte, že někdo zneužívá nebo nevhodně sděluje naše chráněné či důvěrné informace, nebo máte důvodné podezření, že k tomu dochází, neprodleně to oznamte zástupcům regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad.

• Rozhovory o chráněných informacích na veřejných místech, například ve výtahu nebo v restauraci, kde podobné rozhovory může vyslechnout třetí strana, nebo ponechání důvěrných materiálů na nezabezpečeném místě, například v tiskárně počítače nebo na pracovním stole. • Umožnění třetím stranám používat naše chráněná loga a ochranné známky pro reklamu a další použití bez řádného schválení firmy.

26

Otázky a odpovědi

Ochrana osobních dat Rostoucí počet zemí přísněji reguluje sběr a používání osobních lékařských, finančních a jiných citlivých osobních informací. Mnoho zemí navíc reguluje osobní data zaměstnanců a obchodních partnerů. Osobní údaje jsou jakékoliv informace, které mohou být použity k specifickému určení jednotlivce (a v některých zemích právnické osoby), včetně, avšak bez omezení tímto, poštovní adresy, kreditní karty, rodného čísla, čísla pasu, citlivých personálních informací, data narození nebo věku, osobního telefonního čísla nebo osobní e-mailové adresy. Zavazujeme se zacházet s osobními údaji zodpovědně a v souladu s příslušnými zákony o ochraně údajů. ZÁKLADNÍ POKYNY •

 ochopte omezení při použití osobních údajů. Dbejte na osobní údaje v P oboru, kde pracujete, a pochopte právní a smluvní omezení pro použití osobních údajů.

•

 bejte na ochranu osobních údajů. Učiňte příslušná opatření pro bezpečné D uchování osobních údajů v souladu s platnými zákony (například zašifrování, ochrana heslem, zabezpečení v uzamčeném prostoru atd.).

•

 održujte zákony na ochranu dat. Osobní údaje shromažďujte a využívejte D v souladu se všemi platnými zákony a předpisy o ochraně dat a výhradně pro zákonné obchodní účely. Ostatním zaměstnancům sdělujte osobní údaje, pouze pokud to vyžaduje výkon jejich práce, a dodavatelům či prodejcům po provedení náležitých preventivních a bezpečnostních opatření na ochranu těchto osobních dat.

?

Otázka: Na cestách budu muset pracovat s tabulkou, která obsahuje osobní údaje. Můžu si tabulku stáhnout na laptop? Odpověď: Měli byste posoudit citlivost dat v tabulce a zvážit, jestli případná rizika načtení dat do přenosného zařízení jsou přiměřená. Pokud si nejste jisti, poraďte se s pracovníky regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad. Mohou existovat způsoby, jak údaje anonymizovat (tj. odstranit jména a další identifikační ukazatele), případně jak údaje nenačíst, a pokud to není možné, pak je lze ochránit s pomocí pracovníků Vašeho oddělení informačních systémů.

(!) POZOR Dávejte pozor na tyto situace: • Zahraniční převod osobních dat mezi zeměmi, který může být v některých zemích povolen pouze po splnění konkrétních právních požadavků. • Ponechání osobních dat na pracovišti ostatním na očích, místo např. uložení do zamčené zásuvky nebo ponechání tiskových výstupů s osobními daty v tiskárně, kopírce či faxovém přístroji, kde je mohou vidět ostatní. • Uchovávání nebo přenášení osobních dat na laptopech, paměťových kartách či jiném přenosném zařízení; jestliže se těmto situacím nemůžete vyhnout, dbejte na provedení náležitých bezpečnostních opatření. 27

•

P  oužití a vlastnictví technologických zdrojů. Při používání firemních

(!) POZOR

technologických zdrojů musíte rozumně zvážit a usoudit, co je

Zabezpečení informačních technologií (IT)

jsou určeny především pro firemní příležitostné použití pro osobní účely je dovoleno. Firemní technologické zdroje jsou výhradním majetkem naší

zdroje) jsou pro naše obchodování

společnosti.

rozhodující a měli bychom je důsledně •

jakékoli ztráty či krádeže.

počítače (laptopy), mobilní výpočetní

Technologické zdroje musí být trvale

technika, jako například Blackberry® a

zabezpečeny před neoprávněným

podobné přístroje, a firemní telefony

přístupem a na cestách nesmí

a systémy hlasové pošty. Odpovídáte

zůstat bez dozoru. Jakékoli ztráty či

za ochranu našich firemních

krádeže neprodleně oznamte svému

technologických zdrojů, které Vám byly

nadřízenému a případně též místnímu

svěřeny, a měli byste pomáhat obecně

policejnímu oddělení.

chránit naše firemní jmění.

•

Z  abezpečení a ochrana technologických zdrojů a ohlášení

se například řadí stolní a přenosné

ZÁKLADNÍ POKYNY

•

H  esla a další zabezpečení přístupu. Chraňte důvěrné firemní informace

F iremní zásady a postupy zabezpečení

a technologické zdroje – data šifrujte

informačních technologií. Obeznamte

nebo chraňte heslem a své přístupové

se s firemními zásadami a postupy

kódy nikomu nesdělujte.

zabezpečení informačních technologií platnými pro Vaši lokalitu a dodržujte je. S případnými dotazy a/ nebo připomínkami se obraťte na pracovníky regionálního oddělení informačních systémů (IT).

•

obchodní účely, ale nahodilé a

Firemní IT zdroje (technologické

chránit. Mezi naše technologické zdroje

Dávejte pozor na tyto situace:

vhodné. Technologické zdroje

•F  iremní monitorování a přístup k

technologickým zdrojům. V souladu s příslušným platným zákonem si naše firma vyhrazuje právo mít přístup a monitorovat veškeré užívání internetu a elektronické pošty (e-mailu), sledovat všechny webové stránky, které jste navštívili, a poslouchat uložené hlasové zprávy.

Otázky a odpovědi

?

Otázka: Mohu si na svůj firemní počítač, který jsem osobně obdržel/a, nainstalovat software? Odpověď: Ne. Měli byste se poradit s pracovníky místního nebo tokijského oddělení informačních systémů. Takový software by mohl obsahovat virus a/nebo závažně poškodit firemní IT systémy.

 ystavení osobního hesla V na pracovišti nebo využití hesla Vašeho kolegy/ Vaší kolegyně pro získání přístupu k firemním technologickým zdrojům.

•P  oskytnutí přístupu

k firemním technologickým zdrojům pro naše zákazníky či konzultanty bez učinění náležitých bezpečnostních opatření pro zamezení přístupu k důvěrným firemním informacím.

•P  rohlížení webových stránek,

které jsou nevhodné, nepřístojné, nemravné či nedůvěryhodné a které by mohly firmu vystavit postihům a firemní technologické zdroje virům.

• (Pře)posílání e-mailů,

vtipů či jiného obsahu, který je nevhodný, neuctivý nebo by jej ostatní mohli považovat za urážlivý.

• Ponechání technologických

zdrojů bez dozoru na služební cestě, například když si na letišti odskočíte na toaletu a ponecháte laptop bez dozoru.

28

Vytváření a vedení obchodních záznamů Všechna data vytvořená zaměstnanci společnosti musí přesně odrážet odpovídající transakce a události a výsledné záznamy musejí být řádně vedeny, aby odpovídaly probíhajícím aktivitám a závazkům naší firmy. Naše vedení, podílníci, věřitelé a další obchodní partneři spoléhají na bezúhonnost a dostupnost obchodních záznamů, které vytvoříme. Jestliže nebudeme přesně zaznamenávat informace a řádně vést své obchodní záznamy, riskujeme poškození pověsti, obchodní ztrátu a sníženou důvěru našich obchodních partnerů.

Naše vedení, podílníci, věřitelé a další obchodní partneři spoléhají na bezúhonnost a dostupnost obchodních záznamů, které vytvoříme.

•

ZÁKLADNÍ POKYNY •

 ytváření obchodních záznamů V a podávání zpráv. Měli byste věnovat zvláštní pozornost přípravě, odevzdávání, hlášení a dalším formám zveřejňování firemních obchodních záznamů, ať už na papíře nebo v elektronické podobě. Zvláště všechny účetní knihy, záznamy a účty musí přesně odrážet transakce a události a úplně a poctivě uvádět všechny patřičné informace. Tyto záznamy také musejí odpovídat obecně přijímaným zásadám účetnictví i našemu systému vnitřní kontroly pro zemi, v níž podnikáte.

 ádné vedení záznamů. Veškeré Ř záznamy byste měli vést v souladu s platnými firemními zásadami pro Váš obor, region nebo funkci, měli byste pravidelně kontrolovat záznamy pod Vaší kontrolou a zajistit likvidaci záznamů podle doby platnosti požadované podle zákona. Dále, pokud jste uvědomění o projednávaném, hrozícím či očekávaném soudním sporu, vyšetřování či auditu, musíte uchovat veškeré dokumenty týkající se těchto událostí.

29

(!) POZOR

Vytváření a vedení obchodních záznamů (pokračování)

Dávejte pozor na tyto situace: •

?

Otázky a odpovědi

Otázka: Při kontrole našich zásob na konci měsíce jsem zjistil/a velkou nesrovnalost mezi skutečným stavem zásob a účetními záznamy. Co mám dělat?

 esprávně pozměněné a nepřesné, neúplné či zfalšované a N zavádějící zprávy, záznamy a zápisy, například přemrštěné cestovní výlohy a náklady na živobytí, nebo chybné pracovní výkazy či faktury.

 ísemné používání výrazů v psaných záznamech (včetně P e-mailových zpráv), které mohou vytvořit falešný dojem a právní odpovědnost a rizika: Odpověď: Neprodleně oznamte nesrovnalost svému nadřízenému • NEPOUŽÍVEJTE slova a fráze s konotací viny či provinilosti a dalším odpovědným pracovníkům. Urychleně podniknou (například „po přečtení zničte“), z nichž by mohlo vyplývat, že příslušná opatření pro nápravu situace, mezi jiným například jsme zapojeni do nezákonné činnosti. vyšetří důvod nesrovnalosti a/nebo provedou záznamy. • Nepřehánějte („ovládáme trh“) ani nenaznačujte zmenšení Nezapomeňte, že bezúhonné vedení našich záznamů má pro naši konkurence („tento plán zlikviduje naši konkurenci“), což by firmu prvořadý význam. mohlo naznačovat, že se zabýváme nelegální protikonkurenční činností. • NESPEKULUJTE o tom, co by konkurence mohla udělat se svými cenami nebo jaké udělá cenové nabídky („půjdou s cenou dolů“), což by mohlo naznačovat, že se podílíme na klíčové hodnoty nezákonných tajných dohodách a podvodných praktikách. •

KH

důsledně se soustředit na sladění obchodních výsledků a spokojenosti a úspěchu zainteresovaných subjektů

• Skartace záznamů

bez ověření doby zákonného uchovávání a likvidace nebo zjištění, zda dané záznamy podléhají požadavkům na uchování z právních důvodů.

30

Vztahy s investory a médii

Při našem podnikání firemní zaměstnanci pravidelně komunikují s našimi četnými obchodními partnery, investory, s vládními úředníky, finančními analytiky, na burze cenných papírů, s médii a s dalšími důležitými vnějšími kontaktními osobami. Naše pověst závisí na poskytování vhodných, uvážených, přesných a včasných sdělení a informací. ZÁKLADNÍ POKYNY •

 oskytování informací P oprávněnými osobami. Oprávnění hovořit s médii a se zástupci finančních kruhů udělujeme pouze některým osobám. Pokud nemáte takové oprávnění, ale obrátí se na Vás reportéři nebo jiné osoby ohledně firemních aktivit, výsledků, plánů či oficiálních stanovisek k určitému tématu, odkažte je na svého nadřízeného a na tokijské oddělení pro vztahy s investory.

•Č  as a přesnost zveřejnění.

Pokud odpovídáte za zveřejnění firemních informací, musíte poskytovat včasná, přesná a konzistentní sdělení s ohledem na strategii řízení, obchodní aktivity, finanční situaci a další firemní aktivity, v souladu s platnými zákony a předpisy. Kromě toho jsme pevně přesvědčeni, že včasná, přesná a konzistentní sdělení jsou žádoucí, aby naši obchodní partneři lépe porozuměli naší firmě, i když taková sdělení nejsou povinná.

31

(!) POZOR

Vztahy s investory a médii (pokračování)

Otázky a odpovědi

Dávejte pozor na tyto situace:

?

Otázka: Vždy po zveřejnění nějaké novinky z našeho oboru do firmy volají zástupci médií nebo investoři. Někdy se dovolají řadovým zaměstnancům, jako jsem já. Chci volajícím vyjít vstříc. Co mám dělat? Odpověď: Nic neříkejte a volajícímu sdělte, že nemáte oprávnění hovořit jménem naší společnosti. Ověřte si kontaktní informace volajícího a sdělte mu, že jej bude kontaktovat oprávněná osoba. Neprodleně informujte svého nadřízeného a tokijské oddělení vztahů s investory. Nemáme v úmyslu omezovat Vaši svobodu vyjádření osobních názorů, ale nezapomeňte, že cokoli řeknete – ať už pozitivního či negativního – může být označeno jako oficiální odpověď naší společnosti a může to být v rozporu se zájmy naší společnosti a jejích zaměstnanců.

• Zveřejňování informací nebo poskytování komentářů o naší finanční situaci, akvizicích, personálních změnách vedení, soudních procesech, firemních zásadách nebo strategiích či jiných významných obchodních událostech týkajících se naší společnosti pro televizi, tisk nebo rozhlas. • Zveřejňování informací obchodního charakteru ve Vašich osobních sděleních, včetně blogů, diskusních místností či jiných médií, což by mohlo vést k nevhodnému rozšiřování firemních informací, šíření pomluv nebo k mylnému pochopení oficiálních stanovisek naší společnosti. • Reakce na žádosti třetích stran o veřejná doporučení, prohlášení o podpoře ze strany naší společnosti, nebo popisy jejich vztahu s naší společností nebo některým z jejích zaměstnanců, bez interního schválení oprávněné osoby. • Poskytování závažných neveřejných informací, které dosud nebyly řádně autorizovány pro zveřejnění. • Poskytování informací pouze vybraným příjemcům, poskytování informací nedůsledně podle toho, kdo je příjemcem, nebo odlišné chování k příjemcům poskytováním různého přístupu k informacím či jiným právům.

32

Otázky a odpovědi

Vládní žádosti o poskytnutí informací Naše podnikání je vysoce regulované a rozmanité a vlády od nás mohou často požadovat informace. Naším záměrem je spolupracovat s každou důvodnou a právoplatnou žádostí ze strany státní organizace. Zároveň od svých zaměstnanců očekáváme přiměřené jednání, aby zůstala zachována práva naší firmy na plnou zákonnou ochranu a zabezpečení, včetně zastupování právním poradcem v nezbytných případech. ZÁKLADNÍ POKYNY •A  rchivace záznamů. Zajistěte, aby byly archivovány záznamy a informace

relevantní pro šetření jakýchkoli orgánů státní správy či regulačních orgánů nebo pro jakékoli soudní řízení a aby jakékoli automatické systémy pro skartaci záznamů, včetně elektronických systémů, byly zastaveny, aby nedošlo ke zničení relevantních záznamů a informací týkajících se těchto okolností. •J  ak reagovat na vládní žádosti. Jakékoli

běžné žádosti o informaci ze strany jakýchkoli orgánů státní správy, jakož i soudní obsílky, soudní příkazy a žádosti o výpověď, podání svědectví, pohovor či dokumenty musíte nahlásit pracovníkům Vašeho regionálního právního oddělení a/ nebo oddělení pro dodržování firemních zásad.

•V  ládní inspekce. Jakékoli žádosti o inspekci našich objektů nebo o provedení

?

Otázka: Co mám dělat, jestliže se na mě obrátí zástupce orgánů činných v trestním řízení a bude požadovat informace o naší společnosti? Odpověď: Dříve, než poskytnete jakékoli informace, byste měli neprodleně uvědomit zástupce regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad. Úřední osobě sdělte, že firemní zásady vyžadují, abyste před poskytnutím jakýchkoli informací uvědomili právní oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad. Regionální pracovníci těchto oddělení Vaši žádost posoudí a také zváží, jestli ke sdělení požadovaných informací bude nutný soudní příkaz.

(!) POZOR

Dávejte pozor na tyto situace: •

 ředložení nepřesných P nebo neúplných dat nebo zatajení, pozměnění či zničení dokumentů s úmyslem oklamat státní organizaci, která vznesla žádost.

•

J ednání bez efektivních podnikových procesů pro zajištění přesnosti a úplnosti informací předložených státním organizacím.

•

 ránění druhému B zaměstnanci v poskytování přesných informací nebo jiné maření shromažďování informací nutných pro vyhovění žádosti.

domovní prohlídky musí být neprodleně předány zástupcům regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad.

33

Zneužívání vnitřních informací k obchodním transakcím Při práci se můžete dozvědět závažné, neveřejné informace o naší firmě či jiných firmách dříve, než budou tyto informace zveřejněny. Využití těchto informací pro svůj finanční či jiný osobní prospěch buď jejich nelegálním využíváním k obchodním transakcím (přímé či nepřímé nakupování či prodávání cenných papírů jakékoli firmy včetně Sojitz Corporation) nebo poskytováním tipů (sdělování těchto informací jiným osobám za účelem koupě či prodeje cenných papírů jakékoli firmy) představuje porušení firemních zásad a dokonce může být porušením zákona. Důsledně dodržujeme zásady korektního a otevřeného trhu pro veřejně obchodovatelné akcie na celém světě – trhu, kde každý má stejnou šanci na úspěch. ZÁKLADNÍ POKYNY

• Dodržování platných zákonů. V zemích, kde obchodujeme, důsledně dodržujeme místní

platné zákony o zneužívání vnitřních informací k obchodním transakcím. Nesmíte zneužívat vnitřní informace k obchodním transakcím ani dávat tipy za využití vnitřních informací, což zahrnuje informace, které rozumný investor může považovat za důležité při činění investičních rozhodnutí, například: • neoznámené fúze, akvizice či soudní zabavení podniků, sortimentu zboží či technologií; • nezveřejněné finanční výsledky a trendy, plánování budoucích výdělků či ztrát nebo nárůstu kapitálu; • závažný vývoj v otázkách regulace, soudních sporů či smluv; • závažná obchodní spojení či rozpuštění obchodních vztahů; a • jakékoli další informace, u nichž lze v případě zveřejnění důvodně očekávat, že by ovlivnily cenu cenných papírů nebo Vaše rozhodnutí zakoupit, prodat či vlastnit cenné papíry. • Zachování důvěrnosti. Zachovávejte důvěrnost firemních informací a nesdělujte je nikomu mimo naši společnost, pokud to není nezbytné pro naši obchodní činnost.

(!) POZOR

Otázky a odpovědi

?

Otázka: Chci prodat své akcie Sojitz Corporation. Smím? Odpověď: Smíte, pokud nemáte žádné závažné neveřejné informace. Jestliže máte nějaké dotazy k informacím, které vlastníte, obraťte se prosím na zástupce regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad. Většina zaměstnanců, kteří podléhají předběžnému schválení a dalším omezením, je většinou s restrikcemi obeznámena, pokud však máte nějaké dotazy, obraťte se na zástupce regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad.

Dávejte pozor na tyto situace: • Šíření falešných informací nebo zapojení do jiné činnosti za účelem manipulace ceny veřejně obchodovatelných cenných papírů. • Náhodné poskytnutí vnitřních informací – nemluvte o důvěrných informacích ve výtahu ani je nenechávejte na kopírovacím stroji. • Rozhovory o vnitřních informacích s přáteli a rodinnými příslušníky.

34

Náš program dodržování zákonů a firemních zásad Důsledně vytváříme a dodržujeme efektivní program dodržování zákonů a firemních zásad, abychom naše zaměstnance vedli k zastávání nejvyšších etických norem a/nebo učili rozpoznávat porušení zákona či firemních zásad a získat důvěru zainteresovaných subjektů. Náš program dodržování zákonů a firemních zásad je dynamický – pravidelně jej revidujeme a rozšiřujeme, aby splňoval naše vyvíjející se potřeby kompliance.

35

O programu dodržování zákonů a firemních zásad Zásady našeho programu jsou rozpracovány tak, aby napomáhaly bezúhonnému obchodování a aby nedocházelo k činnostem, které by mohly být považovány za nevhodné. Každá společnost skupiny Sojitz musí tento program prosazovat dodržováním stanovených zásad a postupů.

POVINNOSTI NAŠÍ FIRMY

POVINNOSTI VŠECH ZAMĚSTNANCŮ

• Skloubit vysoké etické normy chování s pokyny a zásadami pro dodržování zákonů, především zavedením a dodržováním tohoto Kodexu, abychom zlepšili rozhodovací schopnosti zaměstnanců. • Proaktivně a reaktivně implementovat komplianční programy jako řádné a nezbytné. • Zorganizovat výbor pro dodržování firemních zásad na pomoc se stanovením priorit Programu dodržování firemních zásad. • Snažit se poskytovat zaměstnancům rady, školení a sdělení o etickém chování a dodržování zákonů, odpovídajícím jejich povinnostem. • Podporovat firemní kulturu, která rozvíjí komplianci a zaměstnancům umožňuje, aby v dobré víře, bez váhání či strachu z odvety vznášeli připomínky k dodržování interních zásad a právních požadavků.

• Dopodrobna poznat, pochopit a dodržovat firemní zásady, normy stanovené Kodexem a příslušné zákony, které se vztahují na Vaše pracovní povinnosti; tyto zásady, normy a zákony se mohou čas od času měnit. • Buďte ostražití, předcházejte porušování Kodexu a aktivní podporou etického chování chraňte pověst naší firmy. • Pokud jste na pochybách, jak se správně zachovat nebo podle Vašeho názoru či podezření došlo k porušení Kodexu, obraťte se s žádostí o radu na svého nadřízeného, osoby odpovídající za otázky lidských zdrojů, zástupce regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad; situaci také můžete neprodleně nahlásit za využití možností uvedených v tomto Kodexu, včetně etické poradenské linky společnosti Sojitz. • Plně a poctivě spolupracujte při jakémkoli vyšetřování možného porušení Kodexu a jakýchkoli interních zásad či zákonů a předpisů. O Kodexu

Tento Kodex, který je nedílnou součástí našeho Programu dodržování zákonů a firemních zásad, byste měli používat jako každodenní referenční nástroj. Je to živý dokument, který se může čas od času měnit, aby odpovídal aktuálním právním požadavkům a splňoval měnící se potřeby kompliance. Nejnovější verzi tohoto dokumentu najdete na webových stránkách firemního intranetu. 36

Etické rozhodování Ve složitém obchodním prostředí naší firmy může být náročné činit správná rozhodnutí. Jelikož nemůžeme předvídat každou situaci, která nastane, je důležité mít proces pro analýzu nových situací, v nichž vyvstávají potenciální a reálné obavy z porušení zákonů a zásad. Zásady, postupy a směrnice stanovené v tomto Kodexu Vám mají pomoci tyto situace zanalyzovat. Vždy se nejprve ptejte a poté jednejte. Pokud si nejste jisti, co máte v dané situaci dělat, poraďte se se svým nadřízeným nebo se zástupcem regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad. Očekáváme, že se budete řídit tímto Kodexem, místními zásadami a postupy, vlastním smyslem pro to, co je správné a co je špatné, a odpověďmi na následující otázky:

• Mám všechna fakta? • Co přesně se po mně požaduje? • Je toto chování legální? • Odpovídá toto chování Kodexu a příslušným firemním zásadám? • Je toto chování v souladu s klíčovými hodnotami naší firmy? • Je toto chování korektní nebo působí neeticky či nepřípustně? • Probral/a jsem tento problém se svým nadřízeným? • Obrátil/a jsem se o pomoc na firemní zdroje? • Měl/a bych ze sebe dobrý pocit, i kdyby bylo moje chování natočeno a odvysíláno v televizi?

Otázky a odpovědi

?

Otázka: Mám záležitost, která není v Kodexu konkrétně popsána. Znamená to, že není žádný problém? Odpověď: Ne. V orientačním materiálu, jako je tento, nelze uvést každou situaci, která by mohla nastat. Musíte se řídit především našimi klíčovými hodnotami a svým smyslem pro to, co je správné a co je špatné. Promluvte si se svým nadřízeným nebo s pracovníkem oddělení lidských zdrojů, případně se obraťte na zástupce regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad, pokud máte otázku, která není výslovně uvedena v tomto Kodexu.

37

Hlášení přestupků Podporujeme otevřenou diskusi nad otázkami a připomínkami, abychom se vyvarovali nesprávných rozhodnutí nebo jednání, které by porušilo naše normy. Jste povinni oznámit zaznamenané přestupky vůči našim normám, jsou-li v sázce zájmy naší firmy nebo bezúhonnost našich lidí. Prosazujeme bezodvetné prostředí, kde všichni mohou v dobré víře vznášet připomínky týkající se bezúhonnosti a dodržování firemních zásad. VZNÁŠENÍ PŘIPOMÍNEK

Doporučujeme Vám, abyste se s žádostí o pomoc při řešení připomínek k dodržování firemních zásad nejprve obrátili na své nadřízené, případně na další místní firemní zdroje. S připomínkami vznesenými v dobré víře také můžete kontaktovat osoby, které na Vašem pracovišti odpovídají za záležitosti lidských zdrojů, zástupce regionálního právního oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad, případně volejte na firemní poradenskou linku. V případech, kdy Vás tento Kodex žádá, abyste se obrátili na regionální právní oddělení nebo oddělení pro dodržování firemních zásad, a stane se, že Vám tyto instance nebudou moci pomoci, obraťte se prosím na svého nejvyššího nadřízeného, aby mohl vyhledat pomoc externího právního poradce, a o záležitosti neprodleně informujte tokijské právní oddělení a/nebo oddělení pro dodržování firemních zásad či příslušné tokijské obchodní či správní oddělení. ETICKÁ PORADENSKÁ LINKA SPOLEČNOSTI SOJITZ

Při volání na poradenskou linku nemusíte uvést svou totožnost, pokud to nevyžadují příslušné zákony či předpisy země, kde pracujete. S Vaší totožností bude nakládáno důvěrně a Vaše oznámení bude diskrétně prošetřeno. Bude s nimi obeznámen pouze omezený počet osob, kteří řeší ohlášené připomínky a vedou šetření. Vaše osobní informace budou uchovávány a využity v souladu se zákony o ochraně dat.

Otázky a odpovědi

?

Otázka: V mém oddělení je obecně známo, že nedodržujeme standardní pracovní postupy. Jsem si jist/a, že někdo jiný zavolá na firemní poradenskou linku pro otázky etiky a tuto situaci nahlásí. Je opravdu nutné, abych vznesl/a tento problém? Odpověď: Ano, každý zaměstnanec je povinen nahlásit potenciální porušení našeho kodexu a propagovat vizi naší společnosti, aby byla na celém světě uznávaná a důvěryhodná. Nemůžete spoléhat na to, že tento problém nahlásí někdo jiný. Otázka: Mám obavu, že moje kariéra u naší společnosti skončí, pokud bez hmatatelných důkazů upozorním na provinění proti firemním zásadám. Jak mi můžete zaručit, že se to nestane? Odpověď: Důsledně udržujeme otevřené prostředí, kde otázky dodržování firemních zásad lze vznášet v dobré víře bez negativních důsledků pro osobu, která tak učiní. Na všechny ohlášené případy odvety budeme rychle reagovat a přijmeme okamžitá nápravná opatření. Odvetné chování jakéhokoli zaměstnance nebudeme tolerovat.

Jako dodatek k jakékoli poradenské lince pro Váš provoz jsme zavedli také globální poradenskou linku, na kterou můžete v dobré víře ohlásit Vaše obavy a/nebo porušení zásad. Etická linka firmy Sojitz je k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu téměř ve všech jazycích. Hlášení můžete podat též online, na adrese www.hotline.sojitz.com, nebo můžete vytočit bezplatné číslo pro svou zemi, které najdete na Intranetu. 38

Vyšetřovací proces Všechny připomínky oznámené nadřízenému nebo na poradenskou etickou linku společnosti Sojitz budou prošetřeny. CO SE STANE PO VZNESENÍ PŘIPOMÍNKY?

POSTIHY ZA PORUŠENÍ KODEXU

Vyšetřování. Po přijetí oznámení bude jmenován dobře informovaný, objektivní vyšetřovatel, aby záležitost prozkoumal. Očekáváme, že budete spolupracovat při interním vyšetřování, že informace ohlásíte pravdivě a v dobré víře a že budete včas reagovat na jakékoli žádosti vyšetřovatelů. S poskytnutými informacemi bude nakládáno důvěrně v souladu s platnými zákony. Nezapomeňte – zastáváme bezodvetný přístup a doporučujeme Vám, abyste činili oznámení a spolupracovali s vyšetřovateli bez obav z odvety či pomsty.

Za porušení tohoto Kodexu proti Vám bude vedeno disciplinární řízení, které může vést až ukončení pracovního poměru. Nesprávné počínání, které může mít za následek disciplinární postih, zahrnuje:

Nápravná opatření. Je-li to po vyšetřování nezbytné a vhodné, vyšetřovatelé mohou doporučit a provést nápravná opatření, aby nedošlo k opětovnému výskytu oznámeného jednání. Zpětná vazba. Jestliže vznesete připomínku, obvykle obdržíte zpětnou vazbu o výsledku vyšetřování. Možná jste však učinili anonymní oznámení nebo výsledek vyšetřování vyžaduje dodržování určitých právních požadavků na ochranu soukromí či jiných právních požadavků. V takových případech může být omezena či zakázána zpětná vazba o výsledku vyšetřování, včetně informací o nápravných opatřeních.

• Porušení firemních zásad nebo zákona, nebo požadování po ostatních, aby porušili firemní zásady nebo zákon. • Nespolupráce při firemním vyšetřování možných porušení firemních zásad. • Opomenutí neprodleně ohlásit známé či domnělé porušení firemních zásad nebo zákona. • Odveta proti jinému zaměstnanci za ohlášení připomínky.

Otázky a odpovědi

?

Otázka: Co mám dělat, jestliže jsem vznesl/a připomínku, a nedostal/a jsem žádnou odezvu / zpětnou vazbu? Odpověď: Uvědomte si, jestli jste záležitost neohlásili anonymně. Pokud ano, jestli je možné oznámit výsledek vyšetřování, může se stát, že vyšetřovací tým nemá žádnou možnost Vás kontaktovat. Navíc, přestože se budeme vážně zabývat všemi připomínkami, sdělení výsledku může být nevhodné z hlediska omezení v zájmu zachování důvěrnosti a soukromí.

39

Shrnutí našeho kodexu „Tento Kodex chování a etiky (Kodex) stanovuje základní zásady a vysoké etické normy, které platí pro všechny firemní zaměstnance na celém světě. Vyzývám Vás, abyste využili zdroje uvedené v tomto Kodexu pro lepší pochopení, jak se tyto zásady týkají Vaší práce.“ Yutaka Kase

40

• Sociální odpovědnost firem (CSR) – Budeme se v dobré víře snažit:

Naše hodnoty • Naším posláním je porozumět rozmanitým potřebám a očekáváním našich obchodních partnerů na celém světě a bezúhonně tyto potřeby a očekávání plnit. Proto se každý z nás bude snažit v dobré víře uskutečňovat naše klíčové hodnoty, abychom vždy: • zachovávali nejvyšší etické normy a vše, co děláme, činili bezúhonně; • dodržovali ducha i literu zákona a předpisů platných pro naši obchodní činnost; • chránili zdraví, bezpečnost a důstojnost zaměstnanců a řídili pracoviště odpovědně a s respektem; a • důsledně se soustředili na sladění obchodních výsledků a spokojenosti a úspěchu zainteresovaných subjektů.

• začleněním hodnot CSR do naší klíčové strategie podnikání, struktury řízení a provozu přispívat k budování udržitelné společnosti; • napomáhat ochraně globálního životního prostředí a řešení otázek chudoby a porušování lidských práv; • stavět se proti jakékoli nelegální diskriminaci a zastrašování zaměstnanců na základě rasy, barvy pleti, vyznání, pohlaví, těhotenství, národnostního původu, věku, invalidity nebo jakéhokoli jiného důvodu zakázaného zákonem; • předcházet úplatkům a korupci v jakékoli formě, k níž by mohlo dojít v průběhu naší firemní činnosti.

Naši zaměstnanci • Důsledně podporujeme pozitivní pracovní prostředí, v němž se dodržují a respektují lidská práva a soukromí a v němž nemá místo obtěžování a diskriminace. • Naší nejvyšší prioritou je důsledná ochrana bezpečnosti a zdraví našich zaměstnanců.

41

Naše obchodní chování •D  ůsledně dodržujeme všechny platné zákony o kontrole obchodu, které se týkají vnitrostátního i zahraničního pohybu zboží, služeb a technologie. •O  d našich dodavatelů a prodejců v dodavatelském řetězci očekáváme, že budou sdílet naše důsledně bezúhonné obchodování v souladu s platnými pracovními a bezpečnostními zákony, jakož i zákony o zaměstnanosti a ochraně zdraví. •A  bychom poskytovali bezpečné a vysoce kvalitní produkty, vynaložíme přiměřené obchodní úsilí pro správné řízení rizik spojených s produktem a dalším prodejem, od dodavatele přes dodavatelský řetězec až po naše koncové zákazníky. • Důsledně pracujeme na volném, otevřeném a korektním trhu a rozvíjíme jej. •C  hápeme, že musíme pracovat objektivně a vyvarovat se jakékoli formy konfliktu – všechna obchodní rozhodnutí je nutno činit výhradně v zájmu naší firmy, a nikoli pro jakýkoli osobní užitek. •P  ři výměně darů a vzájemném pohoštění pro legitimní účely, například pro zlepšení obchodu, politických a společenských vztahů, důsledně dodržujeme všechny platné zákony a normy. • Víme, že je zcela nepřípustné provádět nevhodné platby pro získání výhody v jakékoli situaci a že naše firma výslovně zakazuje nevhodné platby při veškeré obchodní činnosti. • Neuzavřeme obchod s žádnými organizacemi ovlivněnými organizovaným zločinem a důsledně dodržujeme zákony proti praní peněz, nekalým obchodním praktikám a terorismu na celém světě. • Věříme ve společensky prospěšnou činnost a vybízíme zaměstnance k zapojení do libovolných občanských a jiných aktivit v souladu s platnými zákony.

Náš majetek a informance • Důsledně činíme příslušná opatření na optimalizaci hodnoty našeho majetku a informací a na jejich ochranu a zachování. • S osobními údaji vždy zacházíme odpovědně a v souladu s platnými zákony na ochranu soukromí. • Chápeme, že naše firemní zdroje informačních technologií mají prvořadý význam pro naši obchodní činnost a musíme je s největší péčí chránit. • Firemní transakce a události přesně a bezúhonně zaznamenáváme do knih, záznamů a účtů a záznamy vedeme v souladu s platnými zákony na podporu našich firemních povinností a obchodních potřeb. • Našim investorům a médiím důsledně poskytujeme vhodná, uvážlivá, přesná a včasná sdělení a informace. • Vstřícně reagujeme na důvodné a právoplatné žádosti státních organizací. • Závažné, neveřejné informace využíváme v souladu s platnými zákony.

Náš program dodržování zákonů a firemních zásad • Sojitz vytvořil a implementuje program dodržování zákonů a firemních zásad, společný pro všechny firmy skupiny Sojitz (Sojitz Group), a nařídil svým zaměstnancům, aby dodržovali všechny platné zákony a předpisy, oborové normy a interní nařízení a aby se chovali v souladu s našimi klíčovými hodnotami. Naším cílem je, aby naši zaměstnanci plnili své povinnosti na nejvyšší etické úrovni a s bezúhonností a bychom si vysloužili důvěru všech našich obchodních partnerů.

42

• Tento Kodex obchodního chování a etiky byl vytvořen na základě programu dodržování zákonů a firemních zásad Sojitz Group, schváleného představenstvem Sojitz Corporation, a platí pro ně a pro všechny zaměstnance této firemní skupiny. Všechny fungující dceřiné společnosti Sojitz Corporation učiní společná a jiná opatření, která jsou nutná a vhodná pro schválení a přijetí tohoto Kodexu chování a etiky jako firemní strategie.

Platnost a objasnění tohoto Kodexu chování a etiky

• Tento Kodex chování a etiky nemá zahrnovat všechny konkrétní právní požadavky každé země, kde působíme. Tyto směrnice platí pro všechny naše podniky na celém světě. Požadavky se mohou lišit podle jednotlivých jurisdikcí a proto je důležité, abyste si tyto směrnice přečetli společně s místními zásadami vašeho podniku, které se konkrétněji zabývají právními požadavky jurisdikce, v níž pracujete. V případě, že část Kodexu chování a etiky je v rozporu s místními zákony, platí místní zákony, včetně jakýchkoli uznaných práv zástupců zaměstnanců. • Normy a podpůrné zásady obsažené v tomto dokumentu se mohou čas od času měnit. Vaší povinností je znát a dodržovat platné zákony, předpisy, normy, zásady a postupy, kterými se řídí naše práce. • Tento Kodex chování a etiky je nutné považovat za firemní strategii. Stejně jako u jakékoli firemní strategie je dodržování Kodexu chování a etiky považováno za podmínku pro pracovní poměr u naší firmy. Tento Kodex chování a etiky není smlouvou o zaměstneckém poměru na dobu určitou ani nezaručuje trvalou zaměstnanost. • Jakékoli porušení tohoto Kodexu chování a etiky může mít za následek disciplinární řízení, které může vést až k ukončení zaměstnaneckého poměru. • Poslední verzi tohoto dokumentu najdete v části „Investorské vztahy“ na webstránce firmy Sojitz na adrese http://www.sojitz.com.

©Sojitz Corporation, 2009. Všechna práva vyhrazena.

43