KODEX PROFESIONÁLNÍHO CHOVÁNÍ A ETIKY
POKYNY PRO DARY A POHOŠTĚNÍ
MAGNA INTERNATIONAL INC.
POKYNY PRO DARY A POHOŠTĚNÍ Nabízení nebo přijímání obchodních darů a pohoštění je často vhodným způsobem pro obchodní partnery pro zobrazení zdvořilost a úcty jeden k druhému, za předpokladu, že dary jsou přiměřené a nejsou určeny k ovlivnění podnikání nebo oficiální postupů. Následující směrnice se vztahuje na Magna International Inc. a všechny její dceřiné společnosti a přidružené společnosti ("Magna") a na všechen Magna personál, včetně členů představenstva , úředníky a zaměstnance a na Magna konzultanty, nezávislé dodavatele a obchodní zástupce.
Není-li
zákonem
zaměstnanci
zakázáno,
nabízet
a
mohou přijímat
přiměřené obchodní dary, laskavosti a pohoštění
od obchodních partnerů za
předpokladu, že dary, laskavosti nebo pohoštění jsou nominální hodnoty a jsou
za
daných
okolností
vhodné. Obchodní dary a pohoštění ve skromném
měřítku
nástrojem
pro
budování
obchodních
legitimním dobrých
vztahů. Například
poskytnutí příležitostného upomínkových
jsou
obecně nepovažuje za porušení našeho Kodexu profesionálního chování a etiky, pokud dary nebo pohoštění jsou (i) poskytnuty na základě přijaté obchodní praktiky, včetně těchto pokynů, (ii) nejsou určeny jako podnět, (iii) jsou v souladu s platnými právními předpisy, a (iv) by neuvedly do rozpaků Magnu nebo její zaměstnance, pokud by došlo k jejich zveřejnění. Každý zaměstnanec, který si není jistý co do vhodnosti nebo legálnosti nabízení nebo přijímutí konkrétního dárku se může poradit se se skupinovým či regionálním právním poradcem nebo ředitelem pro dodržování právních předpisů v Magně.
nebo
přijmutí
pohoštění,
malých
předmětů a vstupenek
na sportovní a jiné akce je za určitých okolností vhodné.. Výměna darů nebo poskytování zábavy se
"Dary a pohoštění" je cokoliv hodnotného, včetně:
o zboží;
o služeb;
o jídla a nápoje;
o používání vozidel neborekreačních o rrerekreačníchion cestovní výdaje; facilities;
oo vstupenky na akce;
Magna International Inc. | Guideline on Gifts & Entertainment
1 1
o doprava;
o peněžní ekvivalenty(např. Dárkové karty)
o slevy;
o o ceny.
o hotovost; o
o
Není povoleno o o poukázkysuch as giftnikdy: cards or gift Je důležité, aby dary a zábava certificates); or o
nepřípustně ovlivňovaly podnikatelské rozhodování;
o
nezpůsobily druhým pocit nepatřičného ovlivňování
o
nevytvořily potenciální střet zájmů.
Je na zaměstnancích, aby byly zodpovědní za ochranu pověsti Magny proti obviňování z nesprávného postupu. Magna zaměstnanci musí tedy uplatnit opatrnost při nabízení nebo přijímání darů a pohoštění, tak, aby se zajistilo, že podnikatelská rozhodnutí jsou činěna s integritou, v souladu s platnými právními předpisy a jsou v nejlepším zájmu firmy.
Je povoleno Dary a zábava by měly být nabízeny nebo přijaty pouze a jen tehdy: o
jsou-li přiměřené;
o
příležitostně;
o
jsou-li malé hodnoty, a
o
jsou-li zaznamenány přesně transparentně do výkazů výdajů Magna účetních knih a záznamů.
a a
Použití dobrého úsudku Určení toho, co je přijatelné, je otázkou
úsudku. Není stanovená částka, kdy se dar nebo pohoštění stane nevhodné. Je to záměr a účel nabídky, nikoli peněžní hodnota, která určuje její vhodnost. Obecně platí, že čím vyšší je peněžní hodnota daru nebo pohostinství, tím vyšší se požaduje jeho průhlednost. Nabízení nebo přijímání darů nebo pohoštění jakéhokoli druhu musí být vždy provedeno v souladu s právními předpisy a místní obchodní praxí. Navíc většina zákazníků Magny má přísné kodexy chování týkající se dárků vztahující se na zaměstnance a dodavatele. Jakékoli dary nebo pohoštění nabízené zaměstnancům zákazníků jsou povoleny výslovně v souladu s platnými vnitřními předpisy zákazníka.
Vládní úředníci Každá nabídka nebo poskytnutí darů a pohoštění vládním úředníkům přináší zvláštní rizika a může být zakázáno zákonem. Nikdy byste neměli nabízet nebo poskytovat dary nebo pohoštění vládním úředníkům, pokud jste neobdržel písemný souhlas od skupinového nebo hlavního vedení Magna, skupinového či regionálního právního poradce nebo ředitele pro dodržování právních předpisů Magna (viz také Magna Pokyny pro úplatkářství a nepřípustných platbách) . Čínští představitelé většiny tuzemských výrobců zařízení a mnoho zaměstnanců tuzemských dodavatelů v Číně jsou považováni za vládní úředníky z hlediska protikorupčních zákonů, protože jejich zaměstnavatelé jsou považovány za státní organizace nebo státem kontrolované podniky. Proto musí být věnována zvláštní pozornost darům a pohoštění poskytovaných nebo přijímaných od čínských obchodních partnerů. Zaměstnanci se mohou čas od času setkat s požadavkem na úhradu stravování a cestování zástupců médií, tisku nebo zpravodajských agentur v souvislosti s pokrytí legitimní obchodní činnosti, jako je například uvedení nového výrobku, technologie na trh nebo otevření divize. Zaměstnanci by měli dávat velký pozor při jednání s představiteli médií v Číně, Rusku a dalších zemích, kde mediální organizace jsou často ve vlastnictví státu nebo jsou státem ovládány a kde se zástupci tisku považují za vládní úředníky. V takových
Magna International Inc. | Guideline on Gifts & Entertainment
2
případech existuje řada konkrétních kroků, které je třeba udělat, aby legitimní náklady nebyly považovány za úplatky - například přímé platby výloh místo zaplacení zástupci médií. Zaměstnanci, pokud stojí před takovou situací, by se měli poradit se skupinovým či firemním finančním pracovníkem, skupinovým či regionálním právním poradcem nebo ředitelem pro dodržování právních předpisů Magna. Za žádných okolností nesmí být dary nebo pohoštění jakéhokoli druhu vyžadovány od dodavatele, zákazníka nebo jiné strany, s nimiž Magna obchoduje. Je obecně nepřijatelné nabízet nebo přijímat peněžní dary nebo ekvivalent jindy než ve velmi omezených případech a to pouze s předchozím souhlasem (viz níže).
Užitečné rady
že účel cesty byl splněn a že cesta a délka pobytu odpovídá účelu a je v souladu s dobrou vůlí podnikání.
Uvědomte si, že vyšší standardy a přísná pravidla platí pro dávání darů a pohoštění vládním činitelům (viz také Magna Pokyny o úplatkářství a nepřípustných platbách).
Snažte se porozumět a
ověřit si, zda společnost či mediální zástupci jsou státními úředníci nebo zaměstnanci před tím, než nabídnete jakýkoli dar nebo pohoštění.
Přihlédněte k možnému konfliktu zájmů, pokud nabízíte nebo přijímáte dary nebo pohoštění.
Buďte
připraveni odmítnout zdvořile nabízený dar nebo pohostinství není –li to v souladu s našimi postupy.
VŽDY ... Se ujistěte , že dary a pohoštění jsou
Pohlížejte na dary nebo pohoštění obdržené
přiměřené, příležitostné a jsou skromné hodnoty a v souladu s platnými zákony, předpisy a místními zvyky. Používejte dobrý úsudek při rozhodování o tom, co je "rozumné", a mějte na vědomí, že to, co je "skromné" je relativní s přihlédnutím na průměrný místní příjem a životní úroveň.
Ujistěte se, že dary a pohoštění poskytnuté
Obraťte se o radu a vyžádejte si předem souhlas svého nadřízeného, člena skupiny vedoucích pracovníků, skupinového nebo regionálního právního poradce nebo ředitele pro dodržování právních předpisů Magna, pokud považujete nabízený dar nebo pohoštění za příliš hodnotné nebo naopak uvažujete něco takového nabídnout.
prostřednictvím zprostředkovatele nebo třetí strany stejně jako kdybyste je dostali přímo.
nebo přijaté jsou řádně zaúčtovány a vykázány v záznamech společnosti.
Obraťte se na skupinového či regionálního právního zástupce, Magna advokáta nebo Magna ředitele dodržování právních předpisů, mate-li pochybnosti nebo dotazy ohledně vhodnosti poskytnutí nebo přijetí jakýchkoli darů nebo pohoštění.
Veďte záznamy o všech schválených darech a zábavě s uvedením účelu, názvu firmy , povahy a hodnotou daru, nebo pohoštění.
Jasně
formulujte Magna postupy na nabízení a přijímání darů a pohoštění na začátku nových obchodních vztahů, zejména tam, kde se kulturní zvyky mohou lišit.
Zvažte, zda podobné schválení může být požadováno od protistrany.
Ujistěte se, že dary a pohoštění jsou tam, kde je to možné, pro organizaci a nikoli pro jednotlivce. Je-li to jedinec, komu je nabídnuto cestování a zábava, ujistěte se,
Magna International Inc. | Guideline on Gifts & Entertainment
3
nabídka daru nebo pohoštění by byla vhodná a žádoucí.
NIKDY ...
×
Nedávejte dárek, nebo nenabízejte pohoštění kde je to zákonem zakázáno.
×
Nedávejte dárek, nebo nenabízejte pohoštění za účelem ovlivňování obchodního rozhodnutí, nebo v očekávání, že dostanete něco hodnotného na oplátku, nebo nedávejte dárek, který překračuje jmenovitou hodnotu nebo zavedené obchodní zvyky.
×
Nepřijímejte dar nebo pohoštění, které by vám znemožnilo chovat se objektivně, nebo jehož hodnota převyšuje jmenovitou hodnotu, nebo je v rozporu s obecně uznávanými obchodními praktikami. Nenabízejte nebo nepřijímejte zakázané dary nebo pohoštění, jako například: o
o
×
×
×
Výměnu darů nebo pohoštění se zástupci Magna konkurentů, neboť takové kroky mohou vytvořit skutečný nebo domnělý střet zájmů nebo můžou vzbudit dojem protisoutěžního chování.
Nabízení nebo přijímání hotovosti (nebo peněžního ekvivalentu) jako dar - to je přípustné pouze ve velmi omezených případech. Nabízení nebo přijímání hotovosti je přijatelné pouze zřídka a tehdy, pokud to splňuje všechny následující kritéria:
Slevu na výrobek nebo služby, které nejsou dostupné všem zaměstnancům; Dary a pohoštění nevhodného druhu nebo na nevhodných místech, nebo
o
Dary a pohoštění, které nejsou určeny za obchodním účelem.
za dárek nebo se obešlo nařízení
DÁVEJTE POZOR NA ...
Hotovost (s velmi omezenými výjimkami, jak je uvedeno níže), nebo osobní šeky;
o
Neplaťte osobně zábavu,proto, aby Magna.
Nepřijímejte nebo nenabízejte dary, laskavosti nebo pohoštění od jakékoli osoby nebo organizace během vyjednávání o nabídkách nebo oceněních. To nezahrnuje pracovní pohoštění/ jídlo poskytované konzultantem nebo znalcem zastupujícím firmu. Nevyžadujte nebo jakýmkoliv způsobem nechtějte získat dar nebo pohoštění jakéhokoli druhu od dodavatele, zákazníka, partnera nebo jiné osoby, s nimiž Magna obchoduje. To zahrnuje jak přímé požadavky, tak nepřímé naznačování, že
Magna International Inc. | Guideline on Gifts & Entertainment
o
Uvědomil jste předem písemně svého manažera a ten vám k tomu dal písemný souhlas,
o
Částka je nominální (tj. nepřesahuje v místní měně ekvivalent US $ 50), a za předpokladu, že člen výkonného vedení Magna International s odpovědností ve vaší oblasti (1), může schválit částku nepřesahující US $500, pokud je to vhodné;
o
Částka navrhovaná v rámci výše uvedeného limitu je zcela v souladu s místními zvyklostmi a není považována za příliš vysokou;
o
Magna zaměstnanec byl oficiálně pozván, nebo lze předpokládat, že se účastní příslušné akce a nabízená částka je v souvislosti s touto účastí;
o
Žádná jiná přijatelná alternativa než hotovostno v dané situaci neexistuje ;
o
nabídka není zakázána
místními
4
zákony; o
nabídka není určena jakéhokoli druhu;
jako
podnět
o
nabídka není určena vládním úředníkům na jakékoliv úrovni, a to včetně všech zaměstnanců státem ovládaných firem. Pro větší jistotu, je povinností zaměstnance Magna, který navrhuje dar, ověřit, zda příjemce je zaměstnanec státem ovládané firmy;
o
celá částka i totožnost příjemce je jasně a přesně zaznamenána v účetních záznamech příslušné skupiny, oddělení nebo jiné obchodní jednotky způsobem, který
o
umožňuje čtenáři zjistit, na co se částka vztahuje a
o
celková peněžní částka nabídnutá jedné osobě v souvislosti se přihlédnutím ke všem kulturním zvyklostem nepřekročí US $150 v žádném daňovém roce, s výjimkou případů kdy vyšší částku nepřesahující US $1500 dolarů v daňovém roce schválil člen výkonného managementu Magna International, jak je uvedeno výše.
PRO DALŠÍ INFORMACE: o
Pro dalsi informace nebo rady se prosím obratte na svého skupinového nebo oblastního právníka nebo právního poradce Magny.
03,2013
Magna International Inc. | Guideline on Gifts & Entertainment 5
