Kennisbijeenkomst 5 – opzetten verhuurorganisatie Joël Scherrenberg MBA MRICS RRV Strategisch adviseur
Vastgoedmanagement
“Het actief sturen op de vastgoedportefeuille met als doel een zowel kwalitatief als financieel optimale mix van vastgoedobjecten” • • • • •
Actueler dan ooit Scherpe scheiding tussen marktpartijen en overheden verdwijnt steeds meer Een strategische keuze Wel/niet deel van primair proces Genereren van geld of gewenste zekerheden
Vastgoedmanagement bestaat uit een portefeuillevraagstuk en een organisatievraagstuk
2
Definitie CREM
Corporate Real Estate Management:
Het managen van de vastgoedportefeuille van een onderneming… …door het aanpassen van de portefeuille en diensten aan de behoeften van de (kern)-bedrijfsprocessen… …met het doel maximale toegevoegde waarde te creëren voor de onderneming… …zodat een optimale bijdrage geleverd wordt aan de totale prestatie van de onderneming. En PREM?
3
Verschil commercieel en non-profit
Commercieel
Non-profit
Focus op winst
Geen winstoogmerk
Rendementseis
Maatschappelijke doeleinden
–
Kantoren
–
Kunst
–
Winkels
–
Educatie/onderzoek
–
Parkeergarages
–
Cultuur
–
Leisure
–
Politiek
Subsidies
4
Vormen vastgoedmanagement
Strategisch
Tactisch
Beleid en strategie
Performance-analyses Investeringsbeleid
Portfolio management
Asset management
Verhuurbeleid
Operationeel
Beheer Administratie
Property management
Instandhouding
5
Niveaus vastgoedmanagement Strategisch: • missie en visie • langetermijnstrategie op portefeuilleniveau • vastgoedrisico’s centraal beheersen • investeringsruimte bepalen Tactisch: • integrale benadering vastgoedplannen • aankoop en verkoopbeslissingen • afweging prijs/kwaliteit • focus op totale levensduur Operationeel: • beheer vastgoed • uitvoeren projecten • contact gebruiker
6
Politieke context Uitvoering door: strategisch
zelf -> transitierichting ->
tactisch
Facilitair
Commercieel
Administratief
Asset management
Technisch
Informatie & rapportage
portfolio
Beleid & sturing
Vereiste: actuele en complete asset informatie
Communicatie en informatiestroom
operationeel
combinatie
Markt*
Soorten vastgoed: specifiek versus generiek * = grenzen bepaald door:
Veiligheid: protocollen en toezicht Demarcatie: verantwoordelijkheid huurder versus eigenaar
7
Strategisch niveau Bepalen van de strategie voor de portefeuille Hier spelen vraagstukken als: •Welke doelstellingen heeft het beleggen? •Wat zijn de huidige ontwikkelingen op de financiële en vastgoedmarkten? •Welke visie hebben wij t.a.v. onze portefeuille? •Welke strategie kiezen wij t.a.v. onze deelportefeuilles? •Welke prestatie (performance) verwachten wij van onze portefeuille? •Wat wordt zelf gedaan en wat wordt uitbesteed?
8
Portfolio management Bijsturen ambities
Visie Ondernemingsplan
“gewenste” portefeuille
Huidige financiële situatie Analyse voorraad
Kaders voor assetmanagement
Financiële effecten - Investeringsplanning - Balanspositie
Strategie per complex (assetmanagement) Bijsturen keuzes strategie
9
Portefeuille zorginstelling
10
Portefeuille zorginstelling
11
Waardedrijvers vastgoed
ORGANISATIEDOELEN STRATEGIE (richting organisatie)
ORGANISATIEKEUZES BELEID (inrichting organisatie)
Cultuur
Kennisdeling
Kosten
Flexibiliteit
Waarde
Productiviteit
Marketing
INTERNE ONTWIKKELINGEN
WAARDEDRIJVERS VASTGOED 12
Afstemmen vraag- en aanbodzijde
?
Dynamische vraag: prioriteiten verschuiven doelgroep(en) veranderen werkmethoden veranderen stijgende kwaliteitseisen
Statisch aanbod vastgoed: kapitaalintensief langdurige impact weinig flexibel uniek, maatwerk en geen massaproduct
AANBOD
13
Voorbeeld beslisboom Huidige portefeuille
Confrontatie
Complex voldoet
Complex voldoet functioneel niet
Complex voldoet functioneel maar niet financieel Ideale portefeuille
Doorexploiteren
Niet geschikt te maken Wel geschikt te maken
Saldo resterende woningbehoefte
Sloop Verkoop Renoveren Herpositioneren Renderen Nieuwbouw 14
Het volume van de bestaande voorraad
Sloop
• •
Voorraad
Nieuwbouw
Nadruk op nieuwe ontwikkelingen volume zit in bestaande voorraad: voorraadbeheer duurzaamheid en energiezuinigheid transformatie en ontwikkelingen in de markt hergebruik van bestaande voorraad 15
Toetsen met indicatoren
• • • •
Meetbare indicatoren geven informatie over de mate waarin de doelstelling wordt behaald Performanceanalyse is basis voor optimalisatie. Beschikbaarheid van gegevens en gestructureerde aanpak zijn belangrijkste succesfactoren Indicatoren kunnen op verschillende niveau’s worden opgesteld
16
Case
Balanced Score Card bij vastgoed zorginstelling Financiën - Mix eigendom/huur - Rendement vastgoed - Waardering vastgoed
Cliënt en zorg
Processen
- Kleinschalige woonvorm - Genormaliseerd wonen - Bereikbaar in regio
Vastgoed visie
- Aanbod wonen, zorg, welzijn
- Toekomstbestendige planontwikkeling - Efficiënte exploitatie - Lange termijn plannen - Gebruik schaalvoordelen
Lerend vermogen - Aanpassingsvermogen - Bestendigheid financiering - Prestatie t.o.v. concurrent
17
Portefeuillemodel: financieel inzicht
18
Tactisch niveau
Optimaliseren van de gegeven strategische positie Hier spelen vraagstukken als: • Wat zijn de vooruitzichten bij ongewijzigd beleid? • Welke acties vergroten het rendement van de portefeuille? • Welke objecten zijn geschikt voor aan- of verkoop? • Wat is het beleid m.b.t. onderhoud? • Wat is de gewenste marketingaanpak?
19
Asset management
•
•
•
Op objectniveau worden beslissingen gemaakt: draagt het object of complex bij aan de doelstellingen? wordt het object of complex verkocht? ingrijpen in kosten of opbrengsten? aanpassen marktpositionering? herontwikkeling, renovatie, sloop? Hiertoe vindt een performance analyse plaats: biedt het object voldoende kwaliteit? welke rendement dient worden behaald? … Het afwegingskader wordt ingegeven door het portfoliobeleid
20
Operationeel niveau
Optimaliseren van de prestatie van één object Hier spelen vraagstukken als: • Wat is de beste wijze van exploiteren? • Hoe moet commercieel, technisch en administratief met een object worden omgegaan? • Hoe worden de ruimten in het object optimaal verhuurd? • Welke service willen wij onze huurders bieden?
21
Property management
Beheerder voert beleid uit vanuit eigenaarsoptiek Dit omvat: • Administratief beheer • Technisch beheer • Commercieel beheer • Facilitair beheer
22
Administratief beheer
Administratief beheer: Registeren, rubriceren en verwerken van informatie • Wie zijn uw huurders • Welke contracten lopen (wanneer af) Activiteiten betreffen onder meer: • incasso en mutaties van huren • debiteurenbeheer • incasso en mutaties van servicekosten • rapportages opstellen
23
Technisch beheer
Technisch beheer: Binnen kaders van asset management het vastgoed in een bepaalde staat houden Activiteiten betreffen onder meer: • klachtenonderhoud • mutatie-onderhoud • onderhoudscontracten • planmatig onderhoud • commercieel onderhoud
24
25
Definitie beheer
Beheer: “Alle maatregelen die nodig zijn om, tijdens de gebruiksperiode, de prestaties van het bestaand gebouw in stand te houden en het gebouw te gebruiken voor het doel waarvoor het is gerealiseerd.”
26
Definitie onderhoud
Onderhoud: “Het geheel aan acties om een bestaand gebouw in een technische staat te behouden of terug te brengen en schoon te houden waardoor het gebouw in technische en functionele zin blijft voldoen” Soorten onderhoud: • Planmatig onderhoud • Correctief onderhoud • Mutatie onderhoud En nog veel meer combinaties…
27
Onderhoudsbeleid
• • • • •
Onderhoud is een verzameling van planmatig en correctief onderhoud. Het onderhoudsbeleid legt vast op welke kwaliteit een gebouw in stand wordt gehouden. De onderhoudswerkzaamheden worden vastgelegd in een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP). Om te kunnen sturen op onderhoudskosten is inzicht in conditie van het gebouw en de MJOP noodzakelijk. De NEN 2767-I biedt een systematiek om de conditie van elementen objectief vast te leggen.
28
NEN 2767-1 Conditiemeting NEN 2767 Conditiemeting voor bouw- en installatiedelen Normatief
Informatief
• objectief
• risico
• standaard
• prioritering / urgentie
• meetbaar
• basis voor planning
• communicatiemiddel
• basis voor budgettering
In beeld brengen (technisch kwaliteit)
Afstemmen (organisatie specifiek)
Monitoring, sturing, prestatie, uitvoering Intensiteit > welke stadium bevindt het gebrek zich Omvang > hoeveelheid manifestatie gebrek Risico(aspecten bij gebreken) > consequenties niet oplossen gebrek
29
Commercieel beheer Commercieel beheer: Optimaliseren van het exploitatierendement Activiteiten betreffen onder meer: • account management • contractbeheer • (weder)verhuur • management informatie ten behoeve van asset management Vereiste: goede afstemming met administratief en technisch beheer
Hoe legt u de koppeling met de verkoop van zorg?
30
Promotioneel beheer
Promotioneel beheer: Door het stimuleren van klandizie/omzet, optimaliseren van het exploitatierendement Activiteiten betreffen: • marketing • promotie • vaak geïntegreerd in commercieel beheer
31
Praktische aanpak
Stap 1
Stap 2
Stap 3
Stap 4
Situatie Analyse
Planning
Implementatie
Evaluatie
marktanalyse
Het grote plaatje
32
Het grote plaatje
Strategie Markt structuur
Waarde propositie
Tactiek (4 P’s) Waarde Waarde Waarde creatie communiceren leveren
Product & Marketing & Plaats & communicatie distributie prijs Implementatie Controle, kwaliteit & beheersing
Marktanalys e (vraag)
Marktanalys e (aanbod)
Doel
Marketing Identificeer doelgroep Bepaal doelstellingen Ontwerp communicatie Selecteer kanalen Bepaal budget Kies media mix Managen IMC (Integrale Marketing Communicatie)
Organisatie van vastgoedmanagement
VGM is Portefeuille & Organisatie: wat zijn de doelen van de organisatie? waar wordt op gestuurd? hoe kunnen de doelen effectiever en efficiënter worden bereikt? welke competenties zijn noodzakelijk? welke rollen en verantwoordelijkheden zijn er te onderscheiden?
35
Vitale organisaties: waardevol en resultaatgericht
36
vastgoedmanagement en uw organisatie
•De juiste keuzes rondom plek en niveau •Vereiste aspecten & vaardigheden binnen uw organisatie •Welke praktische tools en modellen kunnen worden toegepast? •Belangrijke vragen die je jezelf moet stellen: Wat is mijn doelstelling, missie en visie? Wat heb ik? (hoe ziet mijn portefeuille eruit) Wat wil ik? Hoe kom ik daar/wat heb ik daar voor nodig?
37
Trends en ontwikkelingen
Van: focus op kosten reactief expertise in huis inhuren van experts nadruk op transactie informatiesystemen vastgoed standaardisatie toevoeging aan de voorraad specialistische kennis
Naar: focus op kosten-baten pro-actief samenwerking marktpartijen buitenstaanders als teamleden nadruk op ondersteuning proces systemen managementinformatie maatwerk integrale voorraad benadering management benadering
38
De confrontatie van invalshoeken
?
Dynamische vraag: prioriteiten verschuiven doelgroep(en) veranderen werkmethoden veranderen stijgende kwaliteitseisen
Statisch aanbod vastgoed: kapitaalintensief langdurige impact weinig flexibel uniek, maatwerk en geen massaproduct
AANBOD
strateeg manager controller beheerder beheren van gebouw
gebouwkosten minimaliseren
problemen oplossen standaardiseren
portefeuillemanagement en adviseren
ontwikkeling
technisch
financieel
analytisch
strategisch
39
Positionering vastgoedorganisatie Organisatie bij gebruiksvastgoed (CREM) Centraal of decentraal?
Bestuur
Bestuur Vastgoedbedrijf
Dienst
Dienst
Dienst
Dienst
Dienst
Dienst
Vastgoed
Vastgoed
Vastgoed
40
Professionele vastgoedorganisatie
Sturing geven aan vastgoedbezit •Niet objectgericht, maar helikopterview •Acteren in eigenaarrol •Inzicht in portefeuille •Verantwoorde investeringsbeslissingen •Voortdurende kosten/baten-analyse •Gebruiker is de klant •Rationeel vastgoedbeheer •Pro-actief 41
Kenmerken vastgoedorganisatie
• • • • •
Organisatie van beleggingsvastgoed (REM) Gespecialiseerde afdeling Vraagt andere kennis Kent andere processen Samenhang met bedrijfsvoering Altijd ondersteunend aan primair proces
42
Relatie vastgoedafdeling
Welke vragen moet een organisatie zich hierbij stellen? •Welke prikkels wil je creëren en waar plaats je die? •Wat is de optimale taakverdeling (demarcatie) tussen de afdelingen? •Hoe vindt de verdeling van verantwoordelijkheden plaats? •Hoe wordt een optimale samenwerking tussen afdelingen behaald? •…
43
Uitbesteden en rol van organisatie
Welke taken kunnen worden uitbesteed, is afhankelijk van de rol van de organisatie: strateeg manager controller beheerder beheren van gebouw
gebouwkosten minimaliseren
problemen oplossen standaardiseren
portefeuillemanagement en adviseren
uitbesteden technisch
financieel
analytisch
strategisch
44
Manier van uitbesteden
Intern zelf doen werkgever -werknemer relatie
Veel kennis in eigen huis
Extern advies
beperkt beheer
Strikter mandaat
volledig beheer
opdrachtgeveropdrachtnemer relatie
Weinig kennis in eigen huis
45
Taken die kunnen worden uitbesteed
Asset management
Aan- en verkoop van objecten Verhuur/exploitatie van objecten Marketing rondom objecten Begeleiding bij herontwikkeling, renovatie, sloop Financiële analyses …
Property management
Dagelijks beheer Onderhoud Administratief beheer Huurinning (facturering) Opstellen management informatie (ICT) Promotie activiteiten ….
> Via isoleren van taken ook mix intern/extern mogelijk 46
Voor- en nadelen van uitbesteden Voordelen
Nadelen
•
•
• • • •
Kleinere organisatie is ‘lean and mean’ - organisatie is flexibeler - organisatie kan zich richten op kerntaak Wellicht meer expertise aanwezig bij professionele beheerder Mogelijk betere toegang tot de markt Mogelijk efficiënter en effectiever Mogelijke reductie van risico en kosten
• • • • • •
Minder invloed/zeggenschap op vastgoedmanagement Verdwijnen van expertise in eigen organisatie Interne weerstand vanuit organisatie Afhankelijkheid van de beheerder Mogelijke communicatie- problemen Mogelijke belangenverstrengeling Mogelijk hogere kosten (vanwege monitoring)
>> Service level agreement afspreken
47
Cultuurverandering
