‘Wabo Next’ ABR Kennisbijeenkomst, najaar 2011
Agenda 1.
Welkom, voorstellen, verwachtingen
2.
Wabo NU
3.
Wabo NEXT: Wabo = exemplarisch
4.
Wabo NEXT: hoe inzetten in de organisatie
5.
SWOT, actieplan
6.
Afsluiting
Doel bijeenkomst Wabo NU
Wabo NEXT
NU: Wabo en informatiebeheer, wat speelt er (nog) NEXT: Wabo is exemplarisch voor dé ontwikkelingen op het gebied van het gemeentelijke informatiebeheer van Analoog naar Digitaal (bijv. digitaliseren van werkprocessen, zaakgericht werken, het nieuwe werken, substitutie, ketensamenwerking…). Koppel de Wabo-praktijk aan die ontwikkelingen, kijk hoe je dat kunt gebruiken om het informatiebeheer in je organisatie vanuit een bredere blik te helpen verbeteren.
Wabo
NU
Doelstelling Wabo • http://www.youtube.com/watch?v=CArYjcrN4kQ&feature=re lated
• Verbeteren van de dienstverlening van overheid aan burger en bedrijf • Verlagen van administratieve lasten • Versnellen van procedures en vergroten transparantie van de overheid
Artikel Binnenlands Bestuur
Artikel Binnenlands Bestuur • Burgers moeite met invullen digitale aanvraag • Ambtenaren moeite aanvragen tijdig en correct af te handelen • Bedrijven en architecten weten wel de weg • Processen bij gemeente nog niet in orde • 60 tot 80% nog niet klaar om aanvragen digitaal te verwerken • Juridische procedures verwacht • Aanloopproblemen ICT
Onlangs is er een fout op de oefenomgeving geconstateerd. Bij het invullen van de parameters bij "werkzaamheden watervergunning" kan er een ‘internal servor’ optreden. Om dit probleem op te lossen, is de oefenomgeving vandaag tussen 12:00 tot 13:00 uur niet beschikbaar. (04-08-2011) De problemen met het Omgevingsloket online zijn nog niet opgelost. Vanavond (21 maart) worden er verdere onderzoeken uitgevoerd om de oorzaken van het niet goed functioneren boven tafel te krijgen. Morgen zullen we u nader informeren. Momenteel wordt er met man en macht door het ministerie van Infrastructuur en Milieu gewerkt om het loket weer te laten functioneren. Onze excuses voor het ongemak (Kenniscentrum Infomil).
Tussentijds archiveren Omgevingsloket online bevat de systeemversie van donderdag 17 maart. In deze versie veroorzaakt de functie tussentijds archiveren een groot deel van de performanceproblemen. Daarom is besloten deze functie "uit" te zetten. (Kenniscentrum Infomil)
De ervaring van mijn collega's en ik is tot op heden helaas dat het omgevingsloket een amateuristisch opgezet stuk gereedschap blijkt, wat ons vanuit het ministerie is opgedrongen. Het zit vol met fouten, werkt zeer van traag biedt en geen goede functionaliteit dievan opvelen het vraagt. Wij zijn ons bewust de en overlast de extra inspanning die dat werkproces aansluit. Het digitaal toetsenhiervoor. van tekeningen is vrijwel Nogmaals onze excuses onmogelijk vanwege de zeer beperkte (en zelfs engelstalige!) viewer die niet op de praktijkWij is toegesneden. simpele openen van een houden u op deHet hoogte. korte digitale notitie van een collega duurt zelfs meerdere (Kenniscentrum Infomil) Als blijkt datminuten, het loket toch nog Het loket dat sinds 22 maart beschikbaar is, onvoldoende werkbaar is, overweegt het om maar een voorbeeld te noemen! De talloze storingen worden levert geen werkbare situatie op. Daarom heeft ministerie de behandelmodule tijdelijk uit het ministerie van Infrastructuur en Milieu te zetten, […] slechts mondjesmaat verholpen, het loket is in de maand januari besloten de productieomgeving van Om aanvragers te ondersteunen die nu niet onlinevrijwel te sluiten envolledig morgen, zelfs Omgevingsloket wekenlang onbereikbaar geweest. deze via het digitale Op loket hun aanvraag kunnen donderdag 24 maart, een aangepaste versie indienen, kunt u gebruik maken van de manier kan en moet men geen wonderen verwachten van de (pdf’s). beschikbaar te stellen papieren aanvraagformulieren (Kenniscentrum Infomil) (Kenniscentrum Infomil) Vandaag is besloten WABO. Ergom jammer dat in de berichtgeving zo weinig aandacht release 2.5 van wordt besteed aan de achterkant van het loket. Nu is gebleken dat het in het e-mailbericht van de Omgevingsloket online aanvraag niet het XML-bestand van de aanvraag maar het XML bestand van de melding wordt uit te stellen. (05-10verstuurd. […] 2011) Deze fout wordt in de release van oktober opgelost. (24-05-2011)
Wabo NU Ervaring in eigen organisatie? Geel = knelpunten, uitdagingen... Groen = successen, mooie oplossingen...
Je kunt je punten verdelen naar de volgende ‘rubrieken’: - beleid; - procedures; - ICT; - eigen DIV; - samenwerking met Wabo-team Noteer voor elke rubriek ten minste een positief en een negatief punt!
Ervaringsgegevens Doxis • Ervaringen bij Wabo-werkzaamheden in Deventer, Rotterdam • Bijeenkomsten, klantgesprekken
• Naar aanleiding van Wabo Monitor – O.a. gemeente Putten, Utrecht, Brunssum, Aalten en Lochem
Wabo Monitor AANVRAGER
BALIE
OLO
• Gegevens in vergunningadministratiesysteem • Documenten in analoog dossier
POST
Ervaringsgegevens Doxis Cijfers referentiegemeente: • 2010: 134 van de 304 aanvragen via Olo = 44% • 2011: 546 van de 853 aanvragen via de Olo = 64% Knelpunten: - onderlinge ketensamenwerking intern: moeizaam; - extern nog helemaal geen ketensamenwerking; - toch op papier gewerkt, omdat er nog een papieren 'werkexemplaar' de organisatie in gaat.
Ervaringsgegevens Doxis Aandachtspunt
Toelichting
Archivering en wettelijk kader
Archiveren we wel volgens regels?
Beheer en verantwoordelijkheid documenten in OLO
Wie beheert de documenten in OLO?
Koppelingen
Vaak handmatige handelingen nodig
Instructies en werkafspraken
Samenspel DIV, balie, primair proces
Personele capaciteit
Printen, handmatige werkzaamheden, achterstanden door gebrekkige ICT
Scanproces
Kwaliteit, uitbesteding
Afstemming kanalen
Geen verwijzing, niet eenduidig
Belasting netwerk
Niet op berekend
Afspraken externe adviseurs
Gebruik OLO, delen informatie
Relatie concernarchitectuur
Ad hoc oplossingen
Ervaringsgegevens Doxis Aandachtspunt
Toelichting
Archivering papieren dossier
Op welk wijze, hoe lang nog?
Digitaal werken
Organisatie niet op berekend
Pilotproces voor zaakgericht werken, substitutie, digitaal werken
Eerste keer, zoekende organisatie
Evaluatie en afstemming
Na oplevering zijn we klaar!
Trage afhandeling verzoeken door agentschap.nl
Veel doorverwijzingen
Performance OLO
Zie eerdere sheet!
Vinden en naamgeving in OLO
Burgers hebben geen richtlijnen, dus niet eenduidig en onduidelijk
Ontwikkelingen • Stopzetting inhoudelijke helpdesk Omgevingsvergunning (Infomil) – helpdesk technische aspecten blijft wel, Doxis ExpertiseCentrum (DEC) blijft ook voor informatiebeheerissues (genoemd in Infomil-mail) • eHerkenning (i.p.v. DigiD) • Waterwet & Omgevingsloket • RUD’s
Taxatie Wabo NU • Staat ‘Wabo’ op zichzelf? Vergelijkbare informatiebeheer-ontwikkelingen in de organisatie? • Wie pakt het op, zou regie moeten pakken? • Wat kun je doen om als DIV het Waboinformatiebeheer te verbeteren?
Feitelijke situatie
Informatiemanagement GAT
Wat omgeving en eigen organisatie al vragen.
Waar moet aan gewerkt worden? Vertaal SWOT en kwadrant-prioritering naar een actieplan van ten minste 7 punten. Actie 1 2
3 4 5 6 7 …
Wie?
Deadline
Afsluiting • Vragen/opmerkingen, evaluatie • Presentatie (met foto’s) via mail naar deelnemers Arent Snaak – M: 06 – 22 22 79 19 – E:
[email protected]
