Kansen voor samenwerking In Tilburg doen we dat gewoon Claes Groot
IntroducCe • Doelstelling samenwerking Enexis, Brabant Water en Gemeente Tilburg • Hoe komt de afstemming tot stand • Resultaat tot nu toe • Menselijke kant van samen werken • Wat willen we verder nog bereiken
Aanleiding Convenant 1. WeFelijk verplichte, grote saneringsopgave Enexis vraagt om afstemming en coördinaCe 2. Enexis en gemeente hebben beide MJP 3. Bestaande samenwerking met de drie partners
Wat willen we bereiken? • Tijdige afstemming toekomsCg projecten in gemeenschappelijke MJP • Afstemmen van of samenwerken in projecten Hoe: • Korte (communicaCe) lijnen tussen de partners • Duidelijke rolverdeling binnen de organisaCes • Eenduidige overlegstructuur 4
Beoogde voordelen
Meerjarenprogramma • UitgangssituaCe: – Gemeente nieuwe systemaCek meerjarenbegroCng – Enexis weFelijke vervangingsopgave tot 2025 van: • Asbesthoudende gasleidingen • GieCjzeren gasleidingen
– Brabant Water geen verplichte vervangingsopgave en had geen meerjarenprogramma
Aanleiding Convenant
Blauw = gieCjzer Rood = asbestcement
Meerjarenprogramma • UitgangsposiCe – Gemeente is mulCdisciplinair – Enexis hee[ alle vervangingsprojecten op kaart – Gemeente hee[ meerjarenprogramma digitaal beschikbaar maar niet op kaart – Brabant Water moet fysiek onderzoek naar kwaliteit leidingen
Meerjarenprogramma
Convenant
MJP Brabant Water
MJP Enexis
MJP Gemeente Tilburg
Meerjarenprogramma • Wat hebben we gedaan – Kaarten op elkaar gelegd (Enexis en Brabant Water in eerste instanCe) met: • LocaCe • Welke acCviteit • Wanneer (jaartal)
– Projecten bepaald waar samen opgetrokken kan worden – Planningen van projecten aangepast
Meerjarenprogramma Stap Ac/e
Wanneer
4.
Vaststellen MJP’s door convenant partners
Augustus/september (November)
1.
Uitwisselen informaCe van voorgenomen projecten
November
2.
Bepalen welke projecten afgestemd worden/wijzigen MJP
Maart
3.
Vaststellen concept MJP’s
Mei
4.
Vaststellen MJP’s door convenant partners
Augustus/september (November)
Meerjarenprogramma
Meerjarenprogramma
Meerjarenprogramma • Verantwoordelijken voor dit proces: – Gemeente Procesmanager MJP – Enexis Assetmanager – Brabant Water Assetmanager
OperaConele fase • Enexis en Brabant Water: – Assetmanager gee[ opdracht voor het treffen van voorbereidingen (ontwerpen/contract)
• Gemeente (zo wordt het): – Procesmanager MJP gee[ opdracht aan Afd. Ruimtelijke Uitvoering voor realisaCe Uitvoeringsprogramma (UPL) – (nu nog niet goed geregeld)
OperaConele fase • Samenwerken: – Behoe[e aan inzicht in elkaar werkprocessen – Welke informaCe moet worden uitgewisseld – Behoe[e aan werkafspraken – Geregeld overleg over proces
OperaConele fase • Gemeente start met projectrealisaCe: – Opstellen opdrachtbrief – Projectcontract opstellen – Ontwerpfase • Voorlopig ontwerp • DefiniCef ontwerp
– Besteks-‐ of contracfase – Aanbestedingsfase – RealisaCefase
OperaConele fase • Fasering Enexis en Brabant Water: – Lijkt op gemeente – Kent minder fases – In sept.-‐okt. worden opdracht voor het jaar daarop ontvangen
OperaConele fase
OperaConele fase
OperaConele fase • Rollen en verantwoordelijkheden: – Gemeente Tilburg: • Afdelingshoofd (opdrachtgever) • Projectleider (opdrachtnemer)
• Enexis – Engineer
• Brabant Water
OperaConele fase • Verantwoording omvat: – Planning – OrganisaCe project – CommunicaCe/informaCe – Geld – Uiteraard resultaat
UPL OrganisaCestructuur fase
ProjecCnhoudelijke afstemmingen
Tactisch overleg & monitoren UPL
Uitvoering :Afstemmingsoverleg Start Uitvoering (AST)
Projecfasering Tactisch overleg & monitoren UPL
STRATEGISCH NIVEAU
TACTISCH / OPERATIONEEL NIVEAU
AST MJP initiatieffase definitiefase
ontwerp- en voorbereidingsfase aanbestedingsfase realisatiefase
Regisseur ondergrondse infra • Linking pin Netbeheerders & Projectleiders • Niet project inhoudelijk (coördinator k&l)
• VoorziFer tacCsch overleg netbeheerders • Monitoren UPL • Deelname : Synfra, GPLK
Aandachtspunten • Overgang van MJP naar operaConele fase: – Wanneer is een project echt voor alle parCjen begonnen
• Wijziging in planning – Projecten in vertraging hebben gevolgen voor de vervangingsopgave bij Enexis
• Verantwoordelijkheden en belangen – Door hebben dat de drie parCjen maar voor één klant werken: inwoner Tilburg
Menselijke kant van samenwerken • Drie ingredienten nodig: vertrouwen
communicaCe
Empathie
Vertrouwen
Vertrouwen/eerlijkheid
Empathie
CommunicaCe
Samenwerken lukt ons allemaal!
Centrale communicaCe
Wat hebben we bereikt • Gemeenschappelijke MJP 2015 – 2018 is klaar • Werkprocessen van de partners zijn inzichtelijk en (in theorie) aan elkaar gekoppeld • Overeenstemming over overlegstructuur • Samenwerking op projectniveau • Versterkte vertrouwen (bereidheid om elkaar te helpen vergroot)
Wat moeten we nog doen • Inregelen overlegstructuur MJP • Ervaring opdoen met nieuwe overlegstructuur • Digitale hulpmiddelen actualiseren (meer informaCe integreren) • Gemeenschappelijke communicaCe verder uitrollen • Kaders bepalen financiële afwikkeling
