VMSW-Jaarplan 2013
1
ALGEMEEN
Het VMSW-Jaarplan 2013 focust op een aantal procesverbeteringen die de VMSW in de loop van 2013 wil doorvoeren, initiatieven die ze wil nemen of projecten die ze wil opstarten. Hierbij wordt, net zoals vorig jaar, gefocust op deze procesverbeteringen, initiatieven of projecten ‘die het verschil moeten maken’. Onderstaande tabel geeft de diverse procesverbeteringen, initiatieven of projecten uit het Jaarplan 2013 weer; hierbij kunnen een vijftal groepen onderscheiden worden: 1) deze die het gevolg zijn van nieuwe regelgeving, sectoraal of algemeen geldend, 2) deze die er uitdrukkelijk op gericht zijn de beleidsdoelstellingen Wonen mee te helpen realiseren 3) deze die focussen op de ondersteuning van de diverse sociale woonactoren 4) deze die betrekking hebben op de interne VMSW-werking of haar patrimoniumbeheer 5) deze plannen die generiek verplicht moeten opgenomen worden in een jaarplan.
VMSW Jaarplan 2013
Interne werking en patrimonium
Actoren ondersteunen
Beleidsdoelstellingen uitvoeren
Nieuwe regelgeving
Aanleiding of doelstelling
Verplicht
Jaarplanfiche
Voorwerp
Doelstellingencascade
Sponsor
JP13-1
FS3 – communicatie en uitrol
1.5.1 en 1.5.2.1
P&P-K. Herregodts
JP13-2
Nieuw UP proces en- besluit
1.1.1.1
P&P-K. Herregodts
JP13-3
Implementatie nieuw leningenbesluit
2.1.1.1
FIN-F. De Broeck
JP13-4
Implemenatie SEPA
1.5.2.2, 4.1.1.1 en 2.1.1.2
FIN-F. De Broeck
JP13-5
Design & build uitrollen
1.3.1.2
PRR-K. Spitaels
JP13-6
Renovatieplanning ERP 2020
1.7.1.1
PRR-K. Spitaels
JP13-7
Onderhandelen van SWBC’s met steden-gemeenten
1.1.1.1
P&P-K. Herregodts
JP13-8
Het Rollend Grondfonds (RGF) beheren
1.4.2.1
P&P-K. Herregodts
JP13-9
Actualisering ABC-Bouw
1.7.1.1
PRR-K. Spitaels
JP13-10
Ondersteuning nieuwe raden van bestuur van SHM’s
1.7.1 en 3.3.1.1
P&P-K. Herregodts
JP13-11
Begeleiding en ondersteuing SHM’s in financiële moeilijkheden
1.7.1.2
P&P-K. Herregodts
JP13-12
Ondersteuning SVK’s
1.7.2.1
ON-P. De Vooght
JP13-13
Ondersteuning Wonen-Welzijn
1.8.1.1
P&P-K. Herregodts
JP13-14
Erfgoedwaardeonderzoek ism IVA Onroerend Erfgoed
1.8.1.1
PRR-K. Spitaels
JP13-15
Onderling beter afstemmen van functie en optreden van ingenieurs en architecten
1.2.1.1 en 1.4.1
PRR-K. Spitaels
JP13-16
Betalingsprocessen stroomlijnen
1.5.1
FIN-F. De Broeck
JP13-17
Afdeling ON uitbouwen volgens concept dienstencentrum
3.1.1.1, 3.1.2.1, 3.1.3.1, 3.2.1.1 en 3.2.2.1
ON-P. De Vooght
JP13-18
VMSW-Patrimoniumbeheer
1.4.3.1
ON-P. De Vooght
JP13-19
Koloniën 40: herinrichting, energie en duurzaamheid
3.1.3.1
ON-P. De Vooght
JP13-a
Diversiteitsplan 2013
3.1.1.1
ON-P. De Vooght
JP13-b
Preventieplan 2013
3.2.5.1
AD-H. Lyben
2
MEER IN HET BIJZONDER
Belangrijk om aan te stippen is dat meerdere componenten ook reeds (deels) terug te vinden waren in het Jaarplan 2012. Dit is niet abnormaal omdat een aantal procesverbeteringen (b.v. en in het bijzonder in het kader van de nieuwe organisatiestructuur) over meerdere jaren lopen, niet in het minst omdat er ook een belangrijk en alomvattend informaticaproject (Prisma) aan gekoppeld is. Ook andere projecten lopen over meerdere jaren (bvb. ERP-2020). Het feit dat het een ‘meerjarenproject’ is wordt aangegeven door het gebruik van het symbool .
Daarnaast werd op een vorige raadszitting ook afgesproken dat we de resultaten van de Tevredenheidenquete 2012 mee zouden nemen in ons Jaarplan 2013. Naast de globaal zeer goede beoordeling van de VMSW werking werden bij deze enquete ook een aantal pijnpunten gedetecteerd. De drie belangrijkste remedieerbare 1 waren: 1. de coördinatie van bouw- en infrastructuurwerken: hier gaat het niet enkel om het nog steeds niet (volledig) opgelost zijn van het oud zeer dat er te velde woningen worden gebouwd zonder infrastructuur of omgekeerd, maar ook op het intern afstemmen van de werkwijze en de planning tussen ingenieurs en architecten; na zes jaar VMSW raakt het geduld van onze klanten terecht stilaan op. 2. enigszins daarmee samenhangend kwam uit de bevraging ook naar boven hoe groot het belang is van de ambtenaren die ter plekke de contacten met de klanten verzorgen, opnieuw voornamelijk de ingenieurs en architecten. Dit is niet echt een pijnpunt, maar eerder een vaststelling. Maar het niet steeds op één lijn zitten van opeenvolgende aanspreekpunten blijkt door nogal wat klanten als negatief te worden ervaren. Ook daarop wordt ingezet. 3. alhoewel de VMSW qua informatieverstrekking heel hoog scoort, worden de informatiesessies minder goed ontvangen. Daaraan zal aandacht besteed worden door duidelijk te maken wat men kan verwachten en tot wie we ons willen richten. Onze sprekers moeten voor een boeiende sessie zorgen. Jaarplanfiche 15 focust uitdrukkelijk op voornoemde punten 1 en 2 terwijl de aandacht voor goede, boeiende, doel- en doelgroepgerichte infosessies wordt meegenomen in diverse jaarplanfiches. Herkenninsteken voor de koppeling aan de tevredenheidenquete is het symbool .
De maatregelen, projecten of initiatieven uit het VMSW-Jaarplan 2013 worden ook telkens gekaderd binnen de doelstellingencascade van de VMSW; de referentie naar de overeenstemmende positie in de doelstellingencascade wordt daarom in elke jaarplanfiche uitdrukkelijk opgenomen. Over de uitvoering van het Jaarplan wordt, zoals reeds eerder afgesproken, gerapporteerd via het Kwartaalrapport uit de managementrapportering. Eventuele nieuwe initiatieven die in de loop van 2013 worden opgestart zullen uiteraard steeds aan bod komen via de rubriek ‘het noteren waard’ in het Maandrapport van de managementrapportering. Zo nodig kent deze melding een vervolg via een Verslag aan de raad van bestuur.
1
de VMSW ontsnapt uiteraard ook niet aan het algemene verwijt aan administraties (maar ook aan grote privébedrijven) van bureaucratie, gebrek
aan flexibiliteit en creativiteit.
3
DE DETAILFICHES
Op de hiernavolgende pagina’s worden de klassieke projectfiches gepresenteerd. Hierop wordt, achtereenvolgens en na nummering en algemene omschrijving, ingegaan op: -
wie is verantwoordelijk en wie treedt op als sponsor? waarover gaat deze fiche? wat is de doelstelling van deze procesverbetering, dit initiatief of dit project? welke timing wordt vooropgesteld? met welke randvoorwaarden dient rekening gehouden te worden? welke kost is hieraan verbonden: personeel, informatica, communicatie en/of externe opdracht? de positie in de Doelstellingencascade van de VMSW via de koppeling aan SD, OD en (sub)prestatie.
VMSW-Jaarplan 2013 JAARPLANFICHE 1 WIE
FS3 – Infoverstrekking aan begunstigden, aanpassing interne en externe procedures Verantwoordelijke
P&P – Ludwig Lemmens & Annisa Albdiouni
Sponsor
P&P – Kurt Herregodts
WAT
Uitvoering geven aan het (lang verwachte) Besluit van de Vlaamse Regering houdende de financiering van verrichtingen in het kader van sociale woonprojecten en de daaraan verbonden werkingskosten (FS3). sociale woonactoren informeren werking & procedures (intern & extern) aanpassenen producten aanpassen
DOEL
Alles zo organiseren dat initiatiefnemers gestimuleerd worden verder te werken aan de doelstellingen van het grond- en pandenbeleid
TIMING
Einde 2012
Goedkeuring en publicatie Besluitverwacht tegen einde 2012 Verlening marktconforme kredieten SHM’s naar een “initiële” looptijd van 30 jaar opdat ze in aanmerking blijven komen voor GSC(lopend)
Eerste trimester 2013
Implementatie van FS3-leningen
Opzetten SAP om link FS3-lening en tegemoetkoming te koppelen
Informatie verstrekken aan alle mogelijke initiatiefnemers in verband met nieuwe subsidiëring van sociale woonprojecten
Implementatie v/d nieuwe initiatiefnemers in SAP, eventuele aanpassing leningenreglementering en procedures bij betalingen
MITS
Medewerking Wonen Vlaanderen voor informatiesessies
KOST
Personeel
Intern ingrijpend voor werkwijzen binnen P&P en FIN – wel sterke werklastverhoging (cfr. verslag 2.7 op raad van bestuur van 7 december 2012), geen bijkomend personeel
Informatica
Aanpassingen Prisma en SAP
Communicatie
Infosessies organiseren (gedifferentieerd doelpubliek!)
Externe opdracht
VMSW-PRESTATIELINK
Opdrachten aan CapGemini voor SAP en Cronos voor Prisma (reeds deels uitgevoerd in 2012, verdere aapassingen voorzien in Informaticaplan 2013)
Alle hoofd- en subprestaties van O.D. 1.5
VMSW-Jaarplan 2013 JAARPLANFICHE 2 WIE
Implementatie van en communicatie omtrent nieuw UP proces en -besluit ( interne en externe actoren) Verantwoordelijke
P&P – Ludwig Lemmens
Sponsor
P&P – Kurt Herregodts
WAT
Overleg omtrent, implementatie van en communicatie over een nieuw IP-UP-besluit
DOEL
Komen tot een flexibel Ip-Up, gericht op de beleidslijnen zonder de praktische noden en contraintes uit het oog te verliezen
TIMING
Einde 2012
Eerste conceptuele vergaderingen met Kabinet Wonen, WoVla en VMSW
Data in 2013
Volledig afhankelijk van de politieke voortgang en beslissingen in dit dossier. In de opvolging van dit Jaarplanintem zullen, zodra mogelijk, streefdata voorgesteld worden. Politieke bedoeling is een inwerkingtreding in 2013 met het oog op het programma 2014
MITS
Medewerking Wonen-Vlaanderen en kabinet Wonen Tijdige politieke beslissingen
KOST
Personeel
Normale taak
Informatica
0, 20 VTE
Communicatie
Woonforum 2013 (hopelijk haalbaar), Provinciale trefmomenten n.a.v. aantreden van nieuwe raden van bestuur SHM’s, ad-hoc infosessies
Externe opdracht
Eventuele aanpassingen aan Prisma i.f.v. bepalingen Besluit
VMSW-PRESTATIELINK
1.1.1.1
VMSW-Jaarplan 2013 Implementeren gevolgen nieuw Leningenbesluit: processen, organisatie, informatica, communicatie + aanpassing Intern Leningenreglement
JAARPLANFICHE 3 WIE WAT
Verantwoordelijke
FIN5-6-7 – Bert Simoens
Sponsor
FIN – Fabienne De Broeck
DOEL
TIMING
Integratie gevolgen ‘harmonisatie sociale leningen’ in (al dan niet aan te passen) VMSWorganisatiestructuur, inclusief communicatie dienaangaande en informatica-aanpassingen Overleg actoren: terugkoppeling en implementatieoverleg nieuw geharmoniseerd leningenbesluit, inclusief operationele en informaticagevolgen Voorbereiding (inclusief actorenoverleg) en goedkeuring door de raad van bestuur van een nieuw Intern Leningenreglement ifv harmonisatie sociale leningen en operationele gevolgen
Aanbieden van een nieuw product sociale leningen, identiek aan dit aangeboden door het VWF, op basis van een nieuw geharmoniseerd leningenbesluit en een daarbij aansluitend nieuw Intern Leningenreglement, dat is overlegd met alle actoren, en dit functioneel ondersteund door een aangepaste infromaticaomgeving, organisatiestructuur en werkmethoden Einde 2012
Geharmoniseerd leningenbesluit in ontwerp
Doorheen 2013
Aanpassing informatica en interne reglementering en processen en overleg met andere actoren (VWF en leningverstrekkende SHM’s)
MITS
Tijdige beslissing Vlaamse regering
KOST
Personeel
Normale taak personeel: B. Simoens, R. Van Daele, R. Verstappen, P. Savaete, J. Vandenput
Informatica
Mogelijk SOPRA RFE nieuw kredietproduct + Evolan Originator (bedrag onbekend afhankelijk van gekozen opties, wellicht grote kost) – personeelsinzet: J. Pollez en vervanger
Communicatie
Informatiecampagne: aangepast aan nieuw besluit: raming 250.000 euro
Externe opdracht
SOPRA of andere (zie Informaticaplan 2013)
VMSW-PRESTATIELINK
2.1.1.1
VMSW-Jaarplan 2013 JAARPLANFICHE 4 WIE
SEPA – Single Euro Payments Area – de eengemaakte Europese betaalruimte Verantwoordelijke
FIN02 – Inge Bouckhout
Sponsor
FIN - Fabienne De Broeck
WAT
Aanpassen betalingsverrichtingen aan SEPA
DOEL
Het doel van SEPA is een Europese betaalmarkt te creëren waarbij de betaalverschillen tussen de lidstaten verdwijnen en allebetalingen binnen Europa ‘binnenlandse betalingen’ worden
TIMING
Einde 2012
Overschrijvingen die manueel ingevoerd worden in Isabel 6 worden nu reeds als SEPA-betalingen ingevoerd
Eind december 2013
SEPA-overschrijvingen uit SAP en Sopra; SDD Core (domiciliëring) uit Sopra Integratie van het mandatensysteem voor SDD Core voor hypothecaire ontleners
MITS
Welke randvoorwaarde(-n), intern en/of extern
KOST
Personeel
VMSW-PRESTATIELINK
B. Simoens, R. Van Daele, R. Verstappen (SDD Core en mandatensysteem, omzetting rekeningnummers in Sopra naar SEPA)
F. De Prest, S. Dönmez (omzetting rekeningnummers in SAP naar SEPA)
I. Bouckhout (omzetting rekeningnummers in SAP naar SEPA voor FIN02)
Informatica .
Projectmanagement voor aanpassingen in SAP (Frederik De Prest) en Sopra (Johny Polez)
Communicatie
Nihil
Externe opdracht
Opdrachten aan CapGemini en Sopra voorzien in Informaticaplan 2013
1.5.2.2 en 4.1.1 (SAP) en 2.1.1.2 (Sopra)
VMSW-Jaarplan 2013 Uitrol van Design and Build-Procedure
JAARPLANFICHE 5 WIE
Verantwoordelijke
PRR - Koen Spitaels
Sponsor
PRR - Koen Spitaels
WAT
Opzetten van een procedure waarbij gronden worden ingevuld met sociale woningen door een team dat ontwerp, vergunningen en bouw coördineert. Oorspronkelijk opzet was kleine percelen ikv grond en panden te laten invullen maar dat is uitgebreid naar grotere gronddelen van SHM’s om sneller het sociaal objectief te kunnen invullen
DOEL
Sneller sociaal objectief kunnen invullen zodat de doelstellingen van het GPB-decreet kunnen worden gehaald
TIMING
2012
1.1.2013 1.2-1.3.2013 1.4.2013 1.7.2013 MITS
Momenteel is de procedure uitgeschreven en juridisch (extern) geadviseerd. Het herwerkt ontwerp wordt eind november ter advies voorgelegd aan VVH, VLEM, VCB, Bouwunie en Individuele SHM’s. Aan de SHM’s wordt ook gevraagd eigen gronden voor te stellen Infobrieven aan nieuwe gem/OCMW-besturen en bevraging naar gronden Ontvangen en verwerken adviezen, selectie van de aangeboden gronden die in aanmerking komen Lancering van de oproep en jurering van de kandidaten Toewijzingen ; bijkomende werven kunnen binnen de procedure 3 jaar lang besteld worden.
Voldoende medewerking van SHM’s en gemeenten om gronden te bebouwen Respons van bouwondernemingen en fabricanten Onderzocht moet worden of werftoezicht aan toezichters GPB kan worden toevertrouwd. Zoniet is bijkomende procedure voor aanstelling werfopvolgers nodig. KOST
VMSW-PRESTATIELINK
Personeel
Huidig personeel + werftoezichters extern
Informatica
Geen bijkomende soft- of hardware
Communicatie
Publiciteit in bouwwereld noodzakelijk
Externe opdracht
Externe werfopvolging (al dan niet in uitbreiding van GPB-opvolgers)
1.3.1.2
VMSW-Jaarplan 2013 Renovatieplanning ERP-2020
JAARPLANFICHE 6 WIE
Verantwoordelijke
PRR - Bernard Wallijn
Sponsor
PRR - Koen Spitaels
WAT
Ondersteunen van de opmaak van een planning, op SHM-niveau, voor de energetische upgrade van het woningpatrimonium
DOEL
Vermindering CO2 uitstoot met 20%; daarom hebben, tegen 2020, alle sociale huurwoningen energiezuinige verwarming, dubbele beglazing en dakisolatie
TIMING
31.12.2013
Tegen einde van het jaar zijn alle planningen van SHM op beter peil gebracht
MITS
Medewerking van alle SHM’s Positieve ondersteuning vanuit het Beleid
KOST
Personeel
opdracht voor de bestaande cel PRR, geen extra mankracht
Informatica
eventueel hulp bij opmaak rekenbladen
Communicatie
nihil
Externe opdracht
nihil
VMSW-PRESTATIELINK
1.7.1.1
VMSW-Jaarplan 2013 JAARPLANFICHE 7 WIE
Onderhandelen van Ontwerp-Sociaal Woonbeleidsconvenanten (SWBC’s) met steden/gemeenten Verantwoordelijke
P&P – Myriam Aelbrecht
Sponsor
P&P – Kurt Herregodts
WAT
25 steden/gemeenten hadden op datum van de eerste voortgangtoets > 9% sociaal huuraanbod. Deze gemeenten/steden kunnen een SWBC afsluiten met de Vlaamse regering om een toezegging over de financiering van een bijkomend sociaal huuraanbod te verkrijgen.VMSW is decretaal belast met de voorbereidende onderhandelingen met de steden/gemeenten
DOEL
Afsluiten van SWBC tussen de Vlaamse regering en de stad/gemeente voor de periode 2013-2015, dit na overleg door VMSW met betrokken stad/gemeente om een toename van het sociaal huuraanbod te verwezelijken
TIMING
nog vast te leggen
Start afhankelijk van voorafgaande beleidsbeslissingen ivm procedure en inhoud van een SWBC. In de opvolging van dit Jaarplanintem zullen, zodra mogelijk, streefdata voorgesteld worden
MITS
Aanvragen van steden/gemeenten & aansluitende projectaanmeldingen voor UP Ondertekening van SWBC door minister Samenwerking actoren
KOST
Personeel
[A2A = 0,10 VTE] + [A1 = 0,40 VTE] + [B2 = 0,20 VTE]
Informatica
nihil
Communicatie
gerichte briefwisseling naar de betrokken steden/gemeenten
Externe opdracht
nihil
VMSW-PRESTATIELINK
1.1.1.1
VMSW-Jaarplan 2013 Het Rollend Grondfonds (RGF) beheren
JAARPLANFICHE 8 WIE
Verantwoordelijke
P&P – Marc Bernaert, Bert Landuyt en An Pelsmaekers
Sponsor
P&P - Kurt Herregodts
WAT
Het RGF is een intern financieringsfonds in beheer van de VMSW. Gedurende een periode van vier jaar wordt een leningsmachtiging verstrekt aan het RGF (via de VMSW). Het betreft een globaal bedrag van 50 miljoen euro. De VMSW leent en lost dit bedrag af met een 100% gewestwaarborg; het Vlaams Gewest vergoedt de rente (rentesubsidie).
DOEL
Het RGF heeft als doelstelling grondbeleidsmaatregelen te nemen in de 50 % duurste gemeenten van Vlaanderen, die noodzakelijk worden geacht om een hoogwaardige woonkwaliteit te behouden of te bevorderen. Er bestaat een specifieke regeling voor gronden: 1. gelegen in het Vlabinvest-gebied en te kaderen binnen de Vlabinvestdoelstellingen 2. bestemd voor grootschalige projecten met een gemengde bestemming in de andere geselecteerde gemeenten
TIMING
Einde 2012 1.1. – 1.4.2013
Opstart van het RGF, aanschrijving van betrokken gemeenten, procedureafspraken met raad van bestuur VMSW, eerste verwervingen Opmaak en validering van een verwervings- en ontwikkelingsstrategie met de bedoeling dat tegen eind 2013 circa 30 miljoen euro aan leningsmachtigingen voor grondverwervingen zouden worden vastgelegd
MITS
… er voldoende haalbare voorstellen tot verwerving bij de VMSW worden ingediend
KOST
Personeel Informatica Communicatie Externe opdracht
1 A1 in dienst vanaf 15/07/2012 tot eind 2020 (tijdelijk kader GPB) Kost integratie in Prisma (opvolgingssysteem projecten + fonds) Naar gemeenten & SHM’s Eventueel, deel uitmakend van aanpassingen Prisma
VMSW-PRESTATIELINK
1.4.2.1
VMSW-Jaarplan 2013 Actualisering ABC-Bouw
JAARPLANFICHE 9 WIE
Verantwoordelijke
PRR – Bernard Wallyn, Paul Claus, Chantal Buyl, Eric Ruell
Sponsor
PRR – Koen Spitaels
WAT
Actualisatie ABC-Bouw
DOEL
De richtlijnen en bestekken moeten aangepast worden aan reglementeringen die in beweging zijn (b.v. toegankelijkheid, isolatienormen , wetgeving overheidsopdrachten …) en aan nieuwe inzichten, produkten en produktnormen
TIMING
Data in 2013
A: afhankelijk van evolutie regelgeving; indien in 2013 geen stappen in wetgeving overheidsopdrachten gezet worden, wordt gestart met actualisatie op andere vlakken. B: dringend te finaliseren in de loop van 2013 C: wordt aangepakt na finalisatie B met integratie van infrastructuur en woningbouw
MITS
Tijdige aanpassing van de Federale wetgeving inzake overheidsopdrachten
KOST
Personeel .
Probleem met afwezigheid “trekker” Chantal Buyl en andere bijkomende werkdruk. Moet worden opgelost begin 2013
Informatica
Aanpassing website
Communicatie
Publiciteit en infosessies
Externe opdracht
Verzorgen drukwerk (Communicatieplan 2013)
VMSW-PRESTATIELINK
1.7.1.1.
VMSW-Jaarplan 2013 Ondersteuning nieuwe raden van bestuur van SHM’s
JAARPLANFICHE 10 WIE
Verantwoordelijke
P&P – Gerd De Keyser
Sponsor
P&P - Kurt Herregodts
WAT
Organisatie van provinciale ‘roadshows’ (samen met WoVla) en opmaak van een handleiding “sociale huisvesting in een notedop” gericht op de lokale verantwoordelijken (gemeente en OCMW) en op de nieuwe raden van bestuur van de SHM’s, die in het voorjaar 2013 (tgv de gemeenteraadsverkiezingen) zullen samengesteld worden
DOEL
Noodzakelijke kennisopbouw bij de lokale beleidsverantwoordelijken van de SHM-bestuurders
TIMING
31.12.2012 30.4.2013 22.3.2013
MITS
KOST
Personeel .
Overleg met VVH-VLEM + WoVla maart-april : handleiding “sociale huisvesting in een notedop” klaar + roadshow met WoVla Sessie op Woonforum 2013
Extern: positieve respons op het overleg met VVH-VLEM + WoVla Intern: samenwerking met andere afdelingen inzake opmaak handleiding “sociale huisvesting in een notedop” Opmaak handleiding : alle keyfuncties P&P + insteek andere afdelingen Roadshows + Woonforum 2013: keyfuncties P&P
Informatica
VMSW-PRESTATIELINK
Communicatie
Standaardondersteuning inzake de organisatie van de roadshow + vormgeving en druk handleiding
Externe opdracht
Druk handleiding (opgenomen in VMSW-Communicatieplan 2013)
1.7 en 3.3.1.1
VMSW-Jaarplan 2013 Begeleiding en ondersteuning SHM’s in financiële moeilijkheden
JAARPLANFICHE 11 WIE
Verantwoordelijke
P&P – Marijn Van Laere, Ronald Koopman en Gerd De Keyser
Sponsor
P&P – Kurt Herregodts
WAT
Periodiek overleg (meerdere malen per jaar) tussen SHM en VMSW over de vorderingen in hun ‘Plan van Aanpak’ of ‘Saneringsplan’ en/of over hun financiële toestand
DOEL
Financiële situatie van de SHM’s verbeteren
TIMING
Einde 2012
Opstarten overlegvergaderingen nieuwe stijl.
2013 en verder
Formele opstart met 8 SHM’s begin 2013 Ernaar streven dat tegen eind 2015 alle actuele negatieve saldi RC zijn weggewerkt
MITS
Positieve medewerking SHM’s Ondersteuning, zo nodig, via toezichthouder
KOST
Personeel
inzet, over het jaar heen van 2 VTE’s, verdeeld over 4 personen
Informatica
nihil
Communicatie
nihil
Externe opdracht
nihil
VMSW-PRESTATIELINK
1.7.1.2
VMSW-Jaarplan 2013 JAARPLANFICHE 12
WIE
Ondersteuning SVK's : verdere integratie in de werking van de VMSW Verantwoordelijke Sponsor
ON6 - Andree Brouwers ON - Piet De Vooght
WAT
De decretaal bepaalde ondersteuningsopdracht t.a.v. sociale verhuurkantoren op hetzelfde niveau brengen als de door het VOB geleverde dienstverlening, en zo mogelijk verder uitbouwen
DOEL
Door integratie in de ruimere werking van de VMSW (samenwerking met Informatica, Juridische zaken, Kennisbeheer, …) de ondersteuningsopdracht verder uitbouwen
TIMING
Einde 2012
22.3.2013 april-mei 2013 30.8.2013 MITS
KOST
Personeel Informatica
opdracht is sinds 1 juli toegewezen aan VMSW beperkt behoud van expertise (slechts 1 overstap) aanwerving en inwerking andere krachten nog volop bezig daarnaast 5 provinciale overlegvergaderingen gehouden, 1 Vlaams overleg en 2 vormingsmomenten grote tijdsinvestering in uitwerking promotiecampagne waarbij, i.s.m. Wonen-Vlaanderen, een extern bureau voor promotiecampagne werd geselecteerd Woonforum 2013: presentatie SVK-logo Lanceren promotiecampagne voor SVK's Nieuwe software voor administratie SVK's
impact van nieuw erkennings- en subsidiebesluit slagen als team (4 nieuwe collega's)
Communicatie Externe opdracht VMSW-PRESTATIELINK
1.7.2.0
Nihil; gedekt door beheersvergoeding SVK's Projectwerking rond nieuwe administratiesoftware; kosten gedragen door / gedeeld met sector Promotiecampagne, betaald door kabinet Wonen Campagne- en mediaopdrachten
VMSW-Jaarplan 2013 Ondersteuning Wonen/Welzijn
JAARPLANFICHE 13 WIE
Verantwoordelijke
P&P – Gerd De Keyser
Sponsor
P&P - Kurt Herregodts
WAT
Systhematiek ivm kennisdeling op het gebied van Wonen-Welzijn uitwerken.
DOEL
Een structurele kennisuitwisseling ivm wonen-welzijn mogelijk maken zodat actoren op het terrein van elkaar kunnen leren en dat vernieuwende, grensverleggende projecten kunnen herhaald worden. Kennisdoorstroming tussen terrein en beleid vlotter laten verlopen zodat de regelgeving niet langer/minder achter de feiten (op het terrein) aan holt.
TIMING
Einde 2012
Resultaten good practices actoren Wonen (kent vertraging tov jaarplan 2012 omdat contact werd opgenomen met Kenniscentrum Vlaamse Steden. Die waren van oordeel dat methodiek moest bijgesleuteld worden. Intussen zijn SHM’s bevraagd (via fiches) en de deadline daarvoor was 15/9/12. Respons is na aandringen vrij goed.
2012 31.12.2013
Bevraging welzijnsactoren via DepWVG (VMSW niet direct bij betrokken) Kennisdelingwebsite klaar
MITS
Probleemoplossende samenwerking + website afhankelijk van de bevraging welzijnsactoren, waar VMSW geen invloed op heeft
KOST
Personeel
inzet van 0,50 VTE, binnen huidig kader
Informatica .
Nog niet duidelijk: te overleggen met kabinet en interdepartementale cel Wonen – Welzijn
Communicatie
Nog niet duidelijk: te overleggen met kabinet en interdepartementale cel Wonen – Welzijn
Externe opdracht VMSW-PRESTATIELINK
1.8.1.1
VMSW-Jaarplan 2013 Mee aansturen en monitoren v/h onderzoeksproject Erfgoedwaarde patrimonium (ism. IVA Onroerend Erfgoed)
JAARPLANFICHE 14 WIE WAT
DOEL TIMING
Verantwoordelijke
PRR2A - Paul Claus
Sponsor
PRR - Koen Spitaels
Mee aansturen en monitoren via de werkgroep ‘erfgoedwaarde patrimonium’ van het gezamenlijk gefinancierd onderzoeksproject met IVA Onroerend Erfgoed gericht op een wetenschappelijk gefundeerde screening van het bestaande huurpatrimonium op mogelijke erfgoedwaarde
Opmaken van een definitieve selectie van sociale huisvestingsprojecten/wijken waarvoor specifieke erfgoedregels gelden en dit aan de hand van de criteria zeldzaamheid, herkenbaarheid, authenticiteit, representativiteit, ensemblewaarde en contextwaarde; de geselecteerde sociale woonwijken worden onderworpen aan een uitgebreid onderzoek bestaande uit: plaatsbezoek, beschrijving esthetisch en fysisch voorkomen, bouwfysische toestand, literatuuronderzoek
Het de SHM’s mogelijk maken hun renovatieplanning hierop probleemloos (of met minder problemen) te laten aansluiten. 16.12.2012 .
Voorzien einde van de snelscreening – Oplevering van een voorlopige lijst
Eind augustus 2014
Oplevering definitieve selectie
Eind augustus 2016
Oplevering wetenschappelijk onderbouwd beheersplan
MITS
Voortgang project is afhankelijk van correcte en tijdige uitvoering van de screening door IVA Onroerend Erfgoed
KOST
Personeel
Paul Claus, Wouter Bosmans, Bert Landuyt (opvolging werkgroep)
Informatica
Via kennisbeheer, Guy Desmaele (GIS-laag)
Communicatie
Later te bepalen
Externe opdracht
Overeenkomst VMSW – IVA Onroerend Erfgoed, te betalen in kwartaalschijven, goed voor: - 56.215,85 euro in 2012, - 99.474,72 euro in 2013, - 25.593,11 euro in 2014. TOTAAL: 181.284 euro te indexeren
VMSW-PRESTATIELINK
1.8.1.1
VMSW-Jaarplan 2013 JAARPLANFICHE 15 WIE
Onderling beter afstemmen van functie en optreden van ingenieurs en architecten Verantwoordelijke
PRR – Directeur (vervanger K. Herregodts)
Sponsor
PRR - Koen Spitaels
WAT
Onderling beter afstemmen van functie en optreden van ingenieurs en architecten als eerste aanspreekpunt inzake projectrealisatie voor de sociale huisvestingsmaatschappijen
DOEL
Timing infrastructuur en woningbouw t.o.v. elkaar optimaliseren , procedures vereenvoudigen en intern afstemmen van de werkwijze en planning van ingenieurs en architecten + continuïteitsverzekering door goed gebruik van Prisma
TIMING
Einde 2013
Procedures afgestemd na eerste jaar aparte opvolgingsmomenten over projectingenieurs en sectorarchitecten met SHM’s en andere actoren
MITS
Goede afstemming en communicatie met programmatie (en vice-versa)
KOST
Personeel
binnen huidige bezetting, geen bijkomend personeel
Informatica
gebruik van Prisma
Communicatie
individueel per externe actor
Externe opdracht
geen
VMSW-PRESTATIELINK
1.2.1.1 en 1.4.1
VMSW-Jaarplan 2013 Rationalisatie en stroomlijning van de betalingsprocessen
JAARPLANFICHE 16 WIE
Verantwoordelijke
FIN 04 – Frederik De Prest
Sponsor
FIN - Fabienne De Broeck
WAT
De VMSW voert heel wat betalingen uit voor zichzelf of voor sociale huisvestingsmaatschappijen; de bedoeling is de processen en controles te stroomlijnen, zeker nu, te gevolge van FS3, bijvoorbeeld ook SBR- of SSI-subsidies vanuit de VMSW zouden vertrekken. (Het gaat niet om de betalingen met betrekking tot het hypothecaire proces)
DOEL
Processen en procedures op gelijke leest schoeien
TIMING
Einde 2012
Nagaan welke controles nodig zijn
Eerste en tweede trimester2013
Onderscheiden van de verschillende (nieuwe) types betalingen Welke vastleggingen bijhouden in welk systeem – hoe zorgen voor communicatie tussen systemen Uittekenen procedures
MITS
Voor het definiëren van het volledige takenplaatje en de timing is eerst de publicatie van het FS3besluit nodig
KOST
Personeel Informatica
Afstemming tussen de werkwijzes van en tussen de afdelingen FIN-P&PPRR
Communicatie
Desgevallend kleinere aanpassingen aan Prisma, belangrijke in SAP
Externe opdracht
Nihil Opdracht voor SAP aan CapGemini (cfr. Informaticaplan 2013)
VMSW-PRESTATIELINK
1.5.1
VMSW-Jaarplan 2013 JAARPLANFICHE 17 WIE
Afdeling Ondersteuning uitbouwen volgens concept dienstencentrum Verantwoordelijke
ON – Piet De Vooght
Sponsor
ON – Piet De Vooght
WAT
De wijze waarop de afdeling ON haar klanten ondersteunt wordt stelselmatig verder uitgewerkt volgens de belangrijkste principes van een dienstencentrum, met duidelijkheid over het aanbod, inspraak voor klanten, dienstverleningsafspraken, eventueel kostentoewijzing, …
DOEL
Efficiëntie en effectiviteit van de dienstverlening verhogen Hogere klantentevredenheid over de geleverde dienstverlening
TIMING
31.03.13
31.05.13
30.09.13 31.12.13
klantenfora voor vraaggestuurd dienstenaanbod voor ICT, Personeel & HRM en Facilitair management zijn operationeel dienstencatalogus met dienstverleningsafspraken (SLA's) over alle te leveren dienstverlening, intern en extern, is klaar, raadpleegbaar en bruikbaar analyse of kostentoewijzing per klantengroep aangewezen is performantiemeting op basis van SLA's is mogelijk
MITS
Binnen de afdeling zijn enkele andere projecten lopende die mogelijks een impact op deze timing kunnen hebben, zie o.m. de fiches JP13-18 (patrimoniumbeheer) en JP13-19 (herinrichting K40, energie & duurzaamheid), de verdere uitbouw van de personeelsadministratiesoftware, het jaarplan ICT, …
KOST
Personeel
binnen bestaande bezetting
Informatica
beperkt; voorzien in jaarplan ICT
Communicatie
nihil
Externe opdracht
nihil
VMSW-PRESTATIELINK
3.1.1.1, 3.1.2.1, 3.1.3.1, 3.2.1.1 en 3.2.2.1
VMSW-Jaarplan 2013 Het eigen VMSW-SW-Patrimoniumplan verdiepen en implementeren
JAARPLANFICHE 18 WIE
Verantwoordelijke
ON4 – Dirk GOVAERT
Sponsor
ON - Piet DE VOOGHT
WAT
Ontwikkeling en uitvoering van een VMSW Patrimoniumbeheersplan
DOEL
TIMING
Opvolging en coördinatie van het dagelijks beheer en de uitbating van het VMSW patrimonium Uitbouw en coördinatie van een actualiseringplan teneinde het VMSW-patrimonium op het niveau van de geldende normering te brengen Implementatie van de actualiseringplannen per site (opvolging en coördinatie)
1.3.2013 1.7.2013 1.10.2013
Start van de werken aan Blok 6 (kleinste gebouw) Hoedhaar, Lokeren Voortontwerp renovatie van Hoogbouwplein klaar Concept voor masterplan EGKS-wijk door ontwerpbureau klaar Concept voor masterplan Kijkdorp Knokke-Heist door ontwerpbureau klaar Afstemming over de invulling van bouwgrond Hoedhaar (studio’s) met stadsplan Lokeren klaar.
MITS
KOST
Personeel .
Binnen actuele bezetting: 1 VTE ON4 + samenwerking met FIN04, PRR 4 & -5 + Sectorarchitect
Informatica .
Verder onderzoek naar eventuele aanpassingen in SAP om te komen tot een volwaardige beheertool
Communicatie
Via eigen website en eventuele site beheerders (SHM’s)
Externe opdracht
Ontwerpbureau(s) (mogelijk verschillende ontwerpers per site)
VMSW-PRESTATIELINK
Alle technische hindernissen kunnen voorzien worden Projecten kunnen gekaderd worden binnen de geldende stedebouwkundige voorschriften Aangepaste regelgeving collectieve energiebevoorrading Vlotte medewerking van de beheerders (SHM’s)m.b.t. ontruiming en herhuisvesting van zittende huurders
1.4.3.1
VMSW-Jaarplan 2013 JAARPLANFICHE 19 WIE
Gebouwherinrichting met integratie van energie- en duurzaamheidsstrategie Verantwoordelijke
ON4 – Dirk GOVAERT
Sponsor
ON - Piet DE VOOGHT
WAT
Uitwerking en opstart integrale herinrichting Koloniën 40, met inbegrip van eerder vooropgestelde doelen het stelselmatig terugdringen van het energieverbruik volgens het principe ALARA - As Low As Reasonably Achievable, zo laag als redelijkerwijze mogelijk is, rekening houdend met de haalbare inspanningen en de noodzakelijke financiële investeringen. integratie van duurzaamheidcriteria in bestekken en offertevragen op basis van de thema's die door MVO Vlaanderen gehanteerd worden. Aandacht voor labels die duurzaamheid garanderen bij de dagelijkse aankopen. opvolging van het Vlaams Actieplan Duurzame Overheidsopdrachten en de Vlaamse Strategie voor Duurzame Ontwikkeling ook toepassen in Patrimoniumbeheer.
DOEL
TIMING
efficiënter ruimtegebruik in een vorm van anders werken reductie v/h energieverbruik met 50% t.o.v. referentiejaar 2008 reductie van de CO2-uitstoot in eigen gebouwen en de dagelijkse werking van de VMSW. integratie van een energie- of milieu- of MVO- managementplan (bvb. ISO50001of ISO14001/ EMAS of ISO26000) op middellange tot lange termijn.
30.6.2013 . .
verdere uitbouw van een geïntegreerd FM plan, opgebouwd rond duurzaamheid “As is” “To Be” (opname van deeltrajecten uit Jaarplan 2012)
30.6.2013 .
renovatieconcept eigen kantoorgebouw klaar op basis van FM plan “To Be”
Permanent
duurzaamheidstrategie V.O.: deelname aan de werkgroepen voor het uitschrijven van productfiches voor duurzame overheidsopdrachten
MITS
KOST
Personeel
cel Logistiek & beheer gebouw, binnen bestaand kader
Informatica
implementatie of uitbreiding van gebouwbeheersystemen (GBS)
Communicatie
intern via Woonnet, extern via VMSW-site
Externe opdracht
VITO – DALKIA – Aannemer(s) voor specifieke projecten – Ontwep/studiebureau (voorzien in VMSW-begroting 2013 – afzonderlijke dossiers steeds ter goedkeuring aan raad van bestuur)
VMSW-PRESTATIELINK
goedgekeurde VMSW-begroting rekening houden met haalbaarheid, rendementen en terugverdientermijn gebruik van raamovereenkomsten (bvb. door AFM)
3.1.3.1
VMSW-Jaarplan 2013 Diversiteit op de werkvloer
JAARPLANFICHE a WIE
Verantwoordelijke
ON 3 – Tanja Vervloessem + werkgroep diversiteit
Sponsor
ON - Piet DE VOOGHT
WAT
Het gelijke kansen en diversiteitsplan moet geïntegreerd worden in de cyclus van de jaarlijkse ondernemingsplannen en jaarrapporten.
DOEL
Diversiteit in het personeelsbestand bevorderen en de thematiek onder de aandacht brengen bij het personeel (sensibilisering).
TIMING
Einde 2013
Minstens 2 stageplaatsen aanbieden aan personen uit de doelgroepen Anderstalige personeelsleden begeleiden door bv. een opleiding Nederlands Verbetering van de monitoring van personen met een functiebeperking of chronische ziekte om hen een gepaste ondersteuning te kunnen bieden Het thema diversiteit in beeld brengen op de werkvloer
MITS KOST
VMSW-PRESTATIELINK
Personeel
Intern (ON3 + werkgroep diversiteit)
Informatica
nihil
Communicatie
nihil
Externe opdracht
nihil
3.1.1.1
VMSW-Jaarplan 2013 Globaal preventieplan 2010-2014 en Preventieplan 2013
JAARPLANFICHE b WIE
Verantwoordelijke
AD – Bert Simoens
Sponsor
AD – Hubert Lyben
WAT
Uitvoeren van verschillende maatregelen zoals voorzien in het globaal preventieplan en het jaaractieplan 2013: bepalen van een kader voor acties inzake psychosociaal welzijn, in samenwerking met externe dienst opmaak van een nieuw globaal preventieplan 2014-2018 in overleg met directie, vakbonden, vertrouwenspersonen, vrijwilligers inzake EHBO en evacuatie, en via participatieve risicoanalyse (personeelsbevraging, groepsgesprek, etc) veiligheidsplan inzake chemische en gevaarlijke producten, ook na te leven door personeel van externe firma’s (bv. kuisfirma’s) verdere verfijning van aanpak brandrisico, met bijkomende analyse van de menselijke risicofactoren (bv. omgang met apparaten) optimalisering van de geautomatiseerde systemen die in werking treden bij evacuatie
DOEL
Het optimaal verzekeren van de veiligheid en het welzijn van de VMSW-personeelsleden en van de externe personeelsleden die regelmatig binnen de VMSW werkzaam zijn, zodat een klimaat geschapen wordt waarbinnen elk personeelslid zich gesteund weet door de instelling en gemotiveerd kan zijn om mee te werken aan de VMSW-doelstellingen.
TIMING
31/3/2013 30/6/2013 30/6/2013 15/9/2013 15/9/2013
Veiligheidsplan inzake gevaarlijke producten Actieplan psychosociaal welzijn Optimalisering geautomatiseerde systemen Globaal preventieplan 2014-2018 Analyse risicofactoren brandveiligheid
MITS
Medewerking van de hierboven vernoemde actoren
KOST
Personeel
nihil
Informatica
nihil
Communicatie
nihil (louter intern)
Externe opdracht
nihil of beperkt (afhankelijk van tussenkomst IDEWE bij acties inzake psychosociaal welzijn)
VMSW-PRESTATIELINK
3.2.5.1
