TATA KELOLA PENGADAAN BARANG/JASA UNTUK MENCIPTAKAN PENGADAAN BARANG/JASA YANG KREDIBEL DI RSJ. Prof.dr.SOEROJO MAGELANG ( SUATU KENISCAYAAN ) A.Alinea Pembuka : Di era sekarang ini pengadaan barang dan jasa menjadi tranding topic tiada henti ketika berkaitan dengan permasalahan korupsi, hampir bisa dipastikan perkara perkara korupsi melibatkan proses pengadaan barang dan jasa, karena apa ? karena hampir 40 % dari APBN kita adalah pengadaan barang/jasa sedangkan perkara korupsi selebihnya adalah sektor lainnya seperti korupsi di bidang penegakan hukum dan politik, praktek suap di lembaga hukum, penyalahgunaan wewenang dll. Kasus- kasus korupsi yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa banyak ragamnya mulai dari mark up anggaran, KKN, persekongkolan dengan penyedia, main mata antara penguasa dengan calon penyedia, uang pelicin memuluskan usulan anggaran untuk kebutuhan pengadaan barang/jasa dll. Betapa banyak uang negara terhamburkan karena korupsi, menurut data yang kami sadur dari Global Corruption Barometer pada tahun 2013, hampir disemua sektor terjadi tindak pidana korupsi, tertinggi adalah sektor kepolisian dengan skor 4,5 sedangkan sektor jasa kesehatan dengan nilai skor 3,3 sektor terendah ada pada media dengan skor 2,4 dengan pengertian bahwa penilaian berskala 1 - 5, skor 1 berarti tidak korup sama sekali sedangkan skor 5 berarti sangat korup. Dapat disimpulkan dengan dilihat dari nilai terendah saja sudah mencerminkan bahwa di Indonesia hampir di setiap sektor terjadi korupsi. Korupsi berati pemborosan uang negara, merugikan negara dan masyarakat. Untuk saat ini ( tahun 2015 ) menurut sumber Transparancy International Indonesia nilai Indek Persepsi Korupsi Indonesia ( IPK ) Indonesia menempati urutan 117 dari 175 negara dengan nilai IPK 34, dengan pengertian bahwa skala nilai 0 - 100, nilai 0 dipersepsikan sangat korup dan nilai 100 adalah sangat bersih dari korupsi, berarti semakin tinggi nilai semakin bersih dari korupsi. Dengan gambaran diatas dapat dimengerti apabila untuk saat ini pemerintah berupaya keras menggiatkan pembrantasan korupsi. Salah satu upaya pemerintah untuk meminimalisir bahkan meniadakan praktek-praktek korupsi dengan menerbitkan undang-undang, yang kemudian ditindak lanjuti dengan diterbitkannyaperaturan yang berupa peraturan pemerintah, peraturan presiden, peraturan menteri, keputusan presiden keputusan menteri dsb. Dari sisi kelembagaan dibentuklah LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah) sebuah lembaga yang bertugas mengembangkan dan merumuskan kebijakan pengadaan barang dan jasa, pedoman dan petunjuk teknis berkaitan dengan kebijakan-kebijakan tentang pengadaan barang/ jasa pemerintah disusun oleh LKPP ini, kemudian KPK (Komisi Pemberantasan Korupsi) bahkan lembaga partikelir lain seperti Indonesian Corruption Watch (ICW) juga ada yang kesemuanya bertujuan untuk mencegah dan menghilangkan praktek korupsi yang terjadi di Indonesia. Mengapa tata kelola pengadaan barang dan jasa untuk menciptakan pengadaan barang dan jasa yang kredibeldiRSJ. Prof.dr.Soerojo Magelang ( suatu Keniscayaan ) saya pilih untuk menjadi tema dalam penulisan artikel ini, secara umum bertujuanagar RSJ Prof.dr.Soerojo Magelang menyusun dan menerapkantata kelola pengadaan barang dan jasa agar pelaksanaan pengadaan barang dan jasa berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaan dan etika pengadaan.. Sedangkan secara khusus adalah : 1. 2. 3. 4.
Mengerti tentang bagaimana perencanaan itu seharusnya dibuat. Mengerti peran masing masing unit terkait dalam setiap proses/tahapan. Mengerti tupoksi masing-masing unit yang terlibat dalam proses pengadaan. Mengerti tentang bagaimana siklus pengadaan barang dan jasa itu berjalan.
Adanya peraturan presiden No. 54 tahun 2010 tentang pengadaan barang/jasa pemerintah dengan semua perubahannya bertujuan untuk : mewujudkan pengadaan barang/jasa yang efektif, efisien, terbuka, transparan, bersaing, tidak diskriminatif dan akuntabel. Tata kelola system pengadaan barang dan jasa dengan memanfaatkan kemajuan teknologi I.T. merupakan salah satu hal yang tak dapat dipisahkan dengan diterbitkannya perpres No. 54 tahun 2010, disamping itu perpres tersebut juga mendasarkan pengadaan barang dan jasa yang berbasis perencanaan atau procurement planning base. Dimulai dari perencanaan sampai dengan pelaksanaan pengadaannya semua sudah menggunakan system aplikas electronik seperti : aplikasi sistem Informasi pengadaan barang/jasa ( SIBAJA), sistem informasi rencana umum pengadaan ( SIRUP ), sistem katalog penyedia barang/jasa (SIKAP), system informasi pendidikan & pelatihan (SIMPEL) dll. Sedangkan pelaksanaan pemilihan penyedia dikenal dengan e-procuremen, e-katalog, e-purchasing, e-tendering dll. Terkait dengan permasalahan diatas, berikut akan kami sampaikan beberapa pengertian yang berkaitan denganpengadaan barang dan jasa, yang nantinya akan kita jadikan pedoman saat kita membahas, mengkaji dan mencermati pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di Rumah Sakit Jiwa Prof. dr. Soerojo Magelang : Beberapa pengertian tersebut adalah : 1. Pengadaan barang dan jasa : adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementerian/Lembaga/Dinas/Instansi ( K/L/D/I) yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. 2. Perencanaan : adalah suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan yang tepat, melalui urutan pilihan dengan memperhitungkan sumber daya yang tersedia. 3. Prinsip Pengadaan : efektif, efisien, terbuka, transparan, bersaing, adil tidak diskriminatif dan akuntabel. 4. Etika Pengadaan : para pihak yang terkait dalam pelaksanaan barang/jasa harus mematuhi etika sebagai berikut : a. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggungjawab untuk mencapai sasaran, kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa. b. Bekerja secara profesional dan mandiri, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang/jasa yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa. c. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat terjadinya persaingan tidak sehat. d. Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan tertulis para pihak. e. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa. f. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang dan jasa. g. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan negara. h. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan, komisi, rabat dan berupa apa saja dari atau kepada siapapun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa. Selanjutnya akan kami sampaikan tahapan kegiatan yang harus dilalui agarKPA dapat menyusun renacana umum pengadaan; (sesuai pasal 22 Perpres No.54 Tahun 2010) 1. Mengindentifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan K/L.
2. Menyusun dan menetapkan rencana penganggaran untuk pengadaan barang/jasa 3. Menetapkan kebijakan umum tentang : a. Pemaketan pekerjaan b. Cara melaksankan pengadaan barang/jasa c. Pengorganisasian pengadaan barang/jasa d. Penetapan penggunaan produk dalam negeri 4. Menyusun kerangka acuan kerja ( KAK ) ad 1. Mengidentifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan K/L Penetapan kebutuhan riil barang/jasa masing-masing K/L, dilakukan berdasarkan hasil identifikasi/mapping kebutuhan barang/jasa terhadap rencana kerja K/L dan hasil identifikasi ketersediaaan barang/jasa melalui database barang milik negara (BMN) dan/atau riwayat kebutuhan barang/jasa masing-masing K/L. Setelah kebutuhan ditetapkan disusunlah rencana kerja K/L, sedangkan rencana kerja/KLdisusun dengan berpedoman pada pagu indikatif, rencana strategi (Renstra), hasil evaluasi pelaksanaan program sebelumnya, kegiatan yang sedang berjalan, dan hasil kajian usulan inisiatif baru. Selanjutnya disusunlah RKA-KL yang berpedoman pada rencana kerja K/L, pagu anggaran dan masukan – masukan lain dari perencanaan umum pengadaan. Ad 2. Penetapan rencana penganggaran biaya pengadaan pada proses penyusunan rencana umum pengadaan barang/jasa berpedoman pada pagu indikatif. Ad 3. KPA melaksanakan pemaketan pekerjaan, metode pelaksanaan pengadaan dan target waktu yang akan dicapai serta melaksanakan koordinasi dengan penanggungjawab dan pelaksana pengadaan (PPK dan ULP) untuk menyusun strategi pelaksanaan pengadaan agar efektif dan efisien dan pemantauan penyerapan anggaran. Ad 4. Penyusunan KAK pelaksanaan rencana umum pengadaan harus disusun oleh KPA sebagai pedoman dalam melaksanakan tahapan pelaksanaan rencana umum pengadaan. KAK sebagaimana dimaksud paling tidak memuat : a. Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan b. Waktu pelaksanaan yang diperlukan c. Spesifikasi barang dan jasa yang akan diadakan d. Besarnya total perkiraan biaya yang akan diadakan. Hasil dari keempat tahapan tersebut yang berupa rencana umum pengadaan diumumkan KPA, setelah sebelumnya disesuaikan/ dilakukan penyesuaian terlebih dahulu dengan RKA-KL yang telah definitif.Namun demikian KPA juga harus melakukan kaji ulang terhadap rencana umum yang telah ditetapkan dan diumumkan, apabila ternyata terdapat kekurangan atau ketidaktepatan, untuk kemudian dilakukan revisi dan diumumkan kembali. Setelah kita pahami bersama latar belakang, dan gambaran umum proses penyusunan rencana pengadaan barang/jasa yang berbasis teknologi IT dan beberapa pengertian terkait pengadaan barang/jasa, selanjutnya akan kami jelaskan bagaimanakah rencana umum pengadaan sampai pada eksekusinya yang selama ini dilaksanakan di RSJ. Prof.dr. Soerojo Magelang, sudahkah mencerminkan apa yang seharusnya dilakukan dan disikapi ? mari kita kaji. B. Alinea Penjelasan Untuk dapat menjelaskan apa dan bagaimana, tata kelola pengadaan barang dan jasa di RSJ.Prof.dr. Soerojo Magelang maka berikut akan kami sajikan beberapa contoh pelaksanaan pengadaan yang sudah dilaksanakan di RSJ.Prof.dr. Soerojo Magelang tahun anggaran 2015. daribeberapa contoh proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa tersebut nantinya akan kita kaji hal- hal sbb. : Proses mulai dari bagaimana penyusunanrencana umum pengadaannya, pengorganisasian pengadaannya, pelaksanaan pemilihan penyedia, pelaksanaan pekerjaan, penerimaan dan evaluasi hasilnya. Adapun sampel proses yang akan kami sajikan adalah pengadaan barang/jasa yang meliputi:
1. Pengadaan alat kesehatan CT.Scan 2. Pekerjaan alih fungsi gedung radilogi menjadi gedung CT. Scan 3. Pembangunan gedung bakordik 4. Pembangunan gedung asrama mahasiswa 5. Pembangunan bangsal VIP. Dibawah ini akan kami sampaikan matriks proses pengadaan sampai dengan hasil akhir penerimaan dan evaluasinya 1. Pengadaan Alat Kesehatan CT.Scan RUP
Pengorganisasian
Pemilihan Penyed
Pelaks.Kegiatan
Penerimaan
Evaluasi hasil
-Tidak dilakukan kaji ulang -jenis dan judul sesuai RUP
-Pencarian spek dg mengundang bbrp penyedia yg memiliki alat untuk presentasi. -penentuan speck yang akan dibeli oleh user sesuai kebutuhan
ULP melaksanakan E-Proc, (speck barang yg dibutuhkan tidak tersedia di e-katalog.
-PPK-Kontrak -Jangka waktu Pelaksanaan 90 hr kalender
-Panitia Penerima Melaksanakan Penerimaan sesuai Kontrak dg BAST
-sdh dilakukan uji fungsi -Pelatihan petugas belum dpt dilaksanakan karena ruang anti radiasi belum berfungsi -sd.sekarang alat belum bisa operasional. -Pengadaan Proses gdng/tpt alat blm jadi.
2. Pekerjaan Alih Fungsi Gedung Radiologi menjadi Ruang CT.Scan RUP
Pengorganisasian
-Tidak ada kaji ulang RUP -Judul dan Jenis masih satu glondongan dlm 1 akun
-Usulan dilakukan oleh IPSRS, dengan melibatkan user -Tidak Menggunakan konsultan Perencana
Pemilihan Penyedia Pengadaan Langsung
Pelaks. Kegiatan -PPKKontrak -Jangka Waktu Pelaksanaa n 60 hari.
Penerimaan
Panitia Penerima dg.BAST
Evaluasi hasil
-Gedung sudah diserah terimakan -gedung blm bisa berfungsi.(masih Bocor) -gedung masih dalam masa pemeliharaan tetapi dilakukan pembangunan kembali untuk memperbaiki/mengatasi kebocoran dengan kontrak yang berbeda, dengan menggunakan Anggaran tahun berikutnya.
3.Pembangunan Gedung Bakordik RUP
Pengorganisasian
Pemilihan Penyed
Pelaks.Kegiatan
Penerimaan
Evaluasi hasil
-Tidak dilakukan Kaji ulang terhadap RUP. - Judul dan Jenis Pekerjaan sesuai RUP.
-Mapping Kebutuhan ruangan dilakukan oleh IPSRS dengan melibatkan user -Over Pagu -Dilaksanakan sesuai Pagu -Menggunakan jasa Konsultan Perencana.
-Dilakukan Oleh ULP Metode Lelang E-Proc
-PPK- Kontrak -Jangka waktu pelaksanaan 90 hari
-Dilakukan Panitia Penerima, sblmnya dilakukan banyak perbaikan disesuaikan dengan Kontra. -BAST
- Pembangunan Gedung selesai dengan banyak catatan Bentuk Bangunan tidak proporsional untuk digunakan perkantoran, tampak mukanya tidak ada. - Posisi gedung ada dibawah bahu jalan. - Sirkulasi udara kurang baik - Sampai dengan saat ini Bangunan belum digunakan secara maksimal.
4.Pembangunan Gedung Asrama Mahasiswa. RUP
-Tidak dilakukan Kaji ulang terjhadap RUP -Judul dan Jenis sesuai dengan RUP
Pengorganisasian
-Maping dilakukan oleh IPSRS dg melibatkan user -Menggunakan jasa konsulan perencana - Over Pagu - Dilaksanakan sesuai Pagu.
Pemilihan Penyed
Pelaks. Kegiatan
Penerimaan
Dilakukan oleh ULP -Metode Lelang E-Proc
PPK- Kontrak -Jangka Waktu Pelaksanaan 120 hari
-Dilakukan Panitia Penerima dengan beberapa Perbaiakan, disesuaikan dengan kontrak -BAST
Evaluasi hasil
-Gedung diserah terimakan. - Gedung sampai saat ini belum dapat dipergunakan karena fasilitas pendukung belum ada, seperti tempat parkir, Pagar untuk Keamanan -Sarana untuk Kelengkapan Gedung (Tempat Tidur dll) baru direncanakan setelah bangunan selesai dibangun.
INVENTARISASI PERMASALAHAN DARI HASIL EVALUASI PELAKSANAAN PENGADAAN : Pengadaan Alat CT.Scan : 1. Tidak dilakukan kaji ulang RUP 2. Tenaga operasional alat belum siap, karena belum dilakukan pelatihan. 3. Pelatihan tertunda karena ruangan anti radiasi belum dapat digunakan karena bocor
4. Alat sampai saat ini belum dapat dioperasionalkan. 5. Ijin dari Bapeten belum ada. Pembangunan Alih Fungsi Gedung di Radiologi menjadi Ruang CT.Scan : 1. Tidak dilakukan kaji ulang RUP 2. Tidak menggunakan jasa konsultan perencana, yang mempunyai tenaga ahli khusus di bidangnya, sementara internal kita tidak memiliki tenaga ahlinya. 3. Gedung sudah diserah terimakan masing dalam kondisi bocor 4. Gedung masih dalam masa pemeliharaan, sudah dilakukan perbaikan untuk memperbaiki kebocoran dengan kontrak baru, dengan menggunakan anggaran tahun berikutnya. Pembangunan Gedung Bakordik : 1. Tidak dilakukan kaji ulang RUP 2. Kekurangan anggaran 3. Bentuk bangunan tidak seperti bangunan untuk perkantoran. 4. Tidak ada jelas dimana tampak muka, dan dimana tampak belakang. 5. Posisi gedung ada dibawah jalan lingkungan. 6. Sirkulasi udara tidak memenuhi syarat. 7. Sampai saat ini belum digunakan secara maksimal. Pembangunan Gedung Asrama Mahasiswa : 1. Tidak dilakukan kaji ulang RUP 2. Kekurangan anggaran 3. Pembangunan gedung tidak sempurna karena kurangnya anggaran 4. Sarana penunjang seperti tempat parkir, pagar halaman pengaman, drainase dll belum ada. 5. Bangunan tidak dapat segera difungsikan 6. Sarana asrama baru diusulkan setelah bangunan jadi. 7. Sampai saat ini gedung belum digunakan. Pembangunan Bangsal VIP. 1. Tidak dilakukan kaji ulang terhadap RUP 2. Judul dan peruntukan tidak sesuai dengan RUP. 3. Rencana awal pembangunan bangsal eksekutif 4. Pelaksanaannya menjadi pembangunan bangsal VIP dan Klas I 5. Penggunaan menjadi bangsal VIP A dan VIP B 6. Dengan adanya perubahan fungsi maka tata ruang harus dirubah untuk disesuaikan. 7. Pengisian sarana dan prasarana pendukung direncanakan setelahnya. Dari inventarisasi permasalahan hasil evaluasi pelaksanaan pengadaan di atas mencerminkan bahwa tata kelolapengadaan yang sudah dibangun belum dilaksanan sebagaimana yang seharusnya, untuk itu dibawah ini akan kami uraikan mengenai apa yang seharusnya dilakukan agar pengadaan berjalan sesuai dengan prinsip dan etika pengadaan, serta meminimalisir kejadian/masalah yang sebenarnya dapat dicegah, termasuk juga masalah ketidakpuasan userterhadap hasil pengadaan barang/jasa. Dalam perpres No. 54 Tahun 2010, sudah diatur tata cara pengadaan mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan pengadaannya, disamping itu peraturan-peraturan pendukung lain yang diterbitkan oleh LKPP sudah memberikan petunjuk tentang tata kelola pengadaan ini.Mulai dari penyusunan dan system aplikasi pelaksanaannya, system aplikasi pelaporannya dll. Perlu kita ketahui bersama bahwa ada 5 jenis kegiatan yang menyebabkan munculnya permasalahan apabila tidak dilakukan dengan cermat 1. Pada saat dilaksanakan indentifikasi kebutuhan 2. Pada saat disusun perencanaan awaluntuk usulan penganggarannya 3. Pada saat penyusunan RUP
4. Pada saat pelaksanaan pekerjaannya 5. Pada saat gedung/alat akan diserah terimakan Ad.1. Pada saat dilaksanakan identifikasi kebutuhan : Seperti diketahui identifikasi kebutuhan dapat dilakukan dengan berpedoman dan mempertimbangkan beberapa hal yaitu : renstra, hasil evaluasi pelaksanaan program sebelumnya, kegiatan yang sedang berjalan, hasil kajian usulan inisiatif baru, hasil identifikasi ketersediaan barang/jasa melalui data base BMN dan riwayat kebutuhan masing-masing K/L. Mapping hasil identifikasi kebutuhan K/L dilakukan dengan koordinasi dan komunikasi secara intensif antar direktorat. Saat identifikasi kebutuhan tidak dilaksanakan dengan seksama mengakibatkan : 1. Munculnya pemenuhan keinginan bukan kebutuhan 2. Penumpukan barang-barang persediaan 3. Tidak dapat mengakomodir akan kebutuhan pengembangan pelayanan. 4. Kesinambungan program pembangunan tidak berjalan. 5. Kebutuhan user tidak terakomodir. 6. Penataan dan penempatan gedung yang tidak sesuai dengan renstra Ad.2. Pada saat disusun perencanaan awal untuk usulan penganggarannya : Yang kerap kali terjadi adalah menyangkut pengadaan konstruksi apabila dalam penyusunnya tidak dilakukan koordinasi dengan melibatkan user, PPI dan unit kerja terkait lain akan mengakibatkan : 1. Kurang terpenuhinya fungsi bangunan menyangkut tata ruang, tata letak dll sehingga tidak dapat mengakomodir kebutuhan user. 2. Jenis/standard dari bangunan yang harus dipenuhi (misalnya untuk bangunan gedung tertentu harus terpenuhi kriteria tertentu). 3. Luas bangunan yang tidak memenuhi standar 4. Kekurangan anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan pembangunannya. 5. Bangunan yang tidak dapat memenuhi kebutuhan user untuk pengembangan pelayanan. 6. Tidak sinkronnya antara kebutuhan user dengan anggaran yang tersedia. Ad.3. Pada saat penyusunan Rencana Umum Pengadaan ( R U P ) Ketika KPA menyusun rencana umum pengadaan, apabila tidak disertai dengan penyusunan strategi pengadaannya, pemaketan pekerjaan pengorganisasian pengadaannya, serta penyusunan KAK dan sosialisasi hasil pemaketan pekerjaan kepada koordinator/unit terkait sebagai pengusul maka akan terjadi : 1. Lambatnya penyerapan anggaran 2. User tidak dapat segera bergerak untuk pengusulan rencana pengadaannya. 3. ULP sebagai unit pelaksana tidak dapat segera menyusun jadwal pelaksanaan pemilihan penyedia. 4. Target pencapaian penyerapan anggaran tidak dapat tersusun. 5. Ketiadaan KAK proses perencanaan pemilihan penyedia tidak dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat. Ad.4. Pada saat pelaksanaan pekerjaan : Saat pelaksanaan pekerjaan, konsultan perencana, PPK ( dan atau staf ahli PPK) sangat diperlukan untuk mengawal pelaksanaan pekerjaannya, disamping pengawasan yang dilakukan oleh konsultan pengawas ( menyangkut pekerjaan konstruksi). Jangan diabaikan pula peran panitia penerima (PPHP) karena kepastian terhadap penggunaan barang/material sesuai spesifikasi yang ada dalam kontrak harus dikawal mulai dari awal akan
dilaksanakannya pekerjaan, Dokumen kontrak yang ditandatangani PPK dengan penyedia harus dicermati dan dipegang ketika pengawasan dilaksanakan Apabila kita abai pada saat pelaksanaan pekerjaan ini diantaranya akan mengakibatkan : 1. Target ketepatan penyelesaian pekerjaan sesuai jadwal dapat tidak tercapai. 2. Spesifikasi bahan/alat yang digunakan tidak sesuai dengan yang ada dalam kontrak. 3. Kualitas pekerjaan yang dibawah standard 4. Ketidak tepatan volume pekerjaan 5. Progress pencapaian pelaksanaan pekerjaan tidak terdeteksi, yang dapat mengakibatkan keterlambatan penyelesaian pelaksanaan pekerjaan 6. Penyelesaian akhir pekerjaan termasuk pembersihan lokasi tidak dilaksanakan. Ad.5. Pada saat gedung/alat diserah terimakan : Dalam setiap pengadaan konstruksi kita mempunyai area dimana masa pemeliharaan terhadap gedung/bangunan itu ada, untuk bangunan semi permanen dengan masa pemeliharaan selama 3 bulan, sedang untuk bangunan permanen dengan masa pemeliharaan selama 6 bulan pada saat itulah sebenarnya kita ( PPK, staf PPK, panitia penerima) dapat meminta perbaikan/penyempurnaan hasil pekerjaannya. Dalam pekerjaan non konstruksi kita juga mengenal masa garansi, apabila kita tidak bisa memanfaatkan pada masa ini maka kemungkinan akan terjadi : 1. Tidak dapat langsung memperbaiki bila tidak dilakukan pemeriksaan segera setelah pekerjaan selesai. Penyempurnaan pekerjaan yang sifatnya sederhana dan kerusakan kecil yang menyangkut berfungsi dan tidaknya hasil pekerjaan biasanya dilakukan pada saat masa pemeliharaan ini, sehingga peran PPHP, Staf ahli PPK dan masukan dari user diperlukan untuk menilai hasil pekerjaan yang masih perlu disempurnakan. 2. Bila tidak segera dilakukan uji fungsi akan menghambat efektifitas dan efisiensi dari alat yang diadakan. 3. Bila terjadi kerusakan sebagai akibat dari pelaksanaan pembangunan, maka pada saat itulah kita bisa meminta pertanggung jawaban kepada penyedia untuk melaksanakan perbaikan/pembersihan lingkungan sekitar. Melihat uraian diatas mengenai 5 jenis kegiatan dalam proses pengadaaan barang dan jasa yang apabila tidak dilakukan dengan baik akan menimbulkan berbagaimasalah dan menyebabkan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa tidak sesuai dengan makna yang terkandung dalam etika pengadaan dan prinsip-prinsip pengadaan maka apabila kita lihat kembali permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di Rumah Sakit Jiwa Prof. Dr. Soerojo Magelang (sebagaimana 5 contoh hasil pelaksanaan pengadaan yang telah kita cermati bersama) membuktikan bahwa tahapan kegiatan tersebut belum sepenuhnya dilaksanakan terlihat dengan masih banyaknya permasalahan yang timbul. C. Alinea Penutup Kesimpulan : Tata kelola pengadaan barang dan jasa untuk menciptakan pengadaan barang dan jasa yang kredibel bukanlah suatu keniscayaan apabila dilaksanakan sesuai dengan apa yang seharusnya. Tahap – tahap yang harus dilaksanakan dalam sistem pengadaan barang/jasa secara umum di RSJ. Prof.dr.Soerojo Magelang sudah dilaksanakan namun beberapa tahapan tidak dilakukan dengan baik dan intensif. Dilihat dari uraian evaluasi hasil pengadaan dari beberapa contoh di atas dapat disimpulkan bahwa titik lemah dari pengadaan kita ada di beberapa kegiatan
1. Kebijakan, pedoman, panduan dan standar prosedur operasional ( SPO ) belum sepenuhnya effektif digunakan dan dilaksanakan. 2. Masih ada kejadian munculnya pengadaan yang belum direncanakan sebelumnya 3. Penataan tempat bangunan baik untuk pengembangan pelayanan maupun penambahan sarana prasarana belum sepenuhnya mengacu pada renstra ? 4. Dan yang paling penting adalah koordinasi dan peningkatan peran masing-masing unit terkait mulai dari saat identifikasi kebutuhan, pengusulan penganggaran, pemaketan pekerjaan dan penyusunan KAK serta penyusunan RUP dan pengkajian serta sosialisasi RUPnya. Saran yang mungkin dapat ditindaklanjuti : Laksanakan pengelolaan pengadaan barang dan jasa dengan mengedepankan hal-hal sebagai berikut : 1. Jadikan etika pengadaan sebagai mindset dalam tugas 2. Prinsip pengadaan sebagai Key Performance Indicator (KPI). 3. Proses pengadaan harus independent,focus, terorganisasi dan profesional. 4. Zero tolerance terhadap konflik kepentingan, suap dan gratifikasi. 5. Tidak ada intervensi dari pimpinan/atasan. 6. Melengkapi Kebijakan, Pedoman, Panduan dan SOP tentang tata kelola pengadaan barang dan jasa di RSJ.Prof.dr. Soerojo Magelang, mensosialisasikan dan melaksanakannya. Demikian yang dapat kami sampaikan, harapan kami tulisan ini dapat bermanfaat bagi semua pegawai RSJ.Prof.dr.Soerojo Magelang dan bagi pembaca pada umumnya.
