JANÁČKOVA AKADEMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ V BRNĚ Divadelní fakulta Ateliér divadelního manažerství a jevištní technologie Obor Divadelní manažerství
Vedení sekce Chillout v rámci realizace 24. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER
Dokumentace bakalářského absolventského výkonu
Autor práce: Hana Horáková Vedoucí práce: MgA. Blanka Chládková Oponent práce: MgA. Hana Krejčí, Ph.D.
Brno 2014
Abstrakt
Tato absolventská dokumentace vznikla v rámci vedení sekce Chillout na mezinárodním festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER. Pro lepší přehlednost je dokument zpracován do jednoho celku, který se pomyslně dělí na projektový záměr, průběžnou a závěrečnou zprávu. Poslední část práce, závěrečná zpráva, obsahuje doporučení a zhodnocení veškeré činnosti i festivalu jako takového. Dokumentace obsahuje stručné informace o mezinárodním festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER, o jeho historii a vývoji a další celistvé informace o projektu. Autorka pojednává o aktuálním ročníku, o jeho tématu, o organizační struktuře a dalších bodech. Detailně se záměr zabývá aktivitami a výstupy sekce Chillout. Rozebírá kompetence jednotlivých členů, roli vedoucí a nastavení komunikace v sekci. V pomyslné druhé a třetí části, průběžné a závěrečné zprávě, se autorka zabývá odchylkami od původních plánů a posuny, které sekce udělala. Detailně se zabývá i hodnocením výstupů a sestavuje i doporučení pro příští ročníky. V neposlední řadě jsou do záměru přidány nejrůznější přílohy včetně vstupních analýz, rozpočtu a dalších.
Obsah Úvod........................................................................................................................................1 1. Mezinárodní festival divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER..............................................2 1.1 Obecně o festivalu.........................................................................................................2 1.2 Nositelé projektu...........................................................................................................2 1.2.1 Janáčkova akademie múzických umění v Brně........................................................2 1.2.2 Ateliér divadelního manažerství a jevištní technologie...........................................3 2. Aktuální ročník festivalu SETKÁNÍ/ENCOUNTER..................................................................4 2.1 Téma aktuálního ročníku...............................................................................................4 3. Organizační struktura festivalu............................................................................................5 3.1 Orgány festivalu.............................................................................................................5 3.1.1 Ředitel festivalu......................................................................................................5 3.1.2 Festivalová rada......................................................................................................5 3.1.3 Supervize................................................................................................................5 3.2 Úzký organizační tým aktuálního ročníku......................................................................6 3.2.1 Koordinátor – Veronika Bošelová............................................................................6 3.2.2 Ekonom – Andrea Kseničová...................................................................................7 3.2.3 Sekce Soubory – vedoucí Pavla Šoukalová..............................................................7 3.2.4 Sekce Offprogram – vedoucí sekce Marie Rotnáglová............................................7 3.2.5 Sekce Fundraising – vedoucí sekce Šárka Mikesková..............................................8 3.2.6 Sekce Propagace – vedoucí sekce Kateřina Puczoková...........................................8 3.2.7 Sekce Média – vedoucí sekce Tereza Řezníková......................................................8 3.2.8 Sekce Hosté, porota a účastníci – vedoucí sekce Daniela Zarodňanská..................9 3.2.9 Sekce Chillout – vedoucí sekce Hana Horáková......................................................9 3. 2.10 Sekce Technical Support – vedoucí Petra Konvicová..........................................10 3.2.11 Umělecké vedení................................................................................................10 3.3 Ostatní složky mimo Ateliér divadelního manažerství a jevištní technologie...............10 3.3.1 Ateliér scénografie................................................................................................10 3.3.2 Ateliér audiovizuální tvorby..................................................................................11 3.3.3 Student grafiky z Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně.................................................11 4. Výchozí situace sekce Chillout...........................................................................................12 4.1 SWOT Analýza..............................................................................................................12 4.1.1 Slabé a silné stránky sekce....................................................................................13 4.1.2 Příležitosti a hrozby sekce.....................................................................................14 4.2 Analýza rizik.................................................................................................................14
4.3 Analýza zainteresovaných stran...................................................................................14 5. Sekce Chillout....................................................................................................................17 5.2 Aktivity a výstupy sekce...............................................................................................17 6. Formální večírky................................................................................................................19 6. 1 Společenský večírek....................................................................................................19 6.1.1 Přípravy večírku a nejdůležitější milníky...............................................................20 6.1.2 Program večírku....................................................................................................20 6.1.3 Časový harmonogram večírku..............................................................................21 6.1.4 Hodnocení večírku a doporučení pro příští ročník................................................21 6.2 Sponzorský večírek......................................................................................................22 6.2.1 Přípravy večírku a nejdůležitější milníky...............................................................22 6.2.2 Program večírku....................................................................................................23 6.2.3 Časový harmonogram večírku..............................................................................23 6.2.5 Hodnocení večírku a doporučení pro příští ročník................................................24 7. Večírky neformální.............................................................................................................25 7.1 Obecné informace o večírcích.....................................................................................25 7.1.1 Hodnocení a doporučení pro příští ročníky...........................................................25 7.1.2 Propojení s tématem festivalu a propojení večírků navzájem...............................26 7.1.3 Propojovací aktivity pro účastníky........................................................................26 7.1.4 Statistika večírků...................................................................................................27 7.1.5 Záznamy a fotografie večírků................................................................................27 7.2 Meeting Point Párty....................................................................................................28 7.2.1 Přípravy večírku a nejdůležitější milníky...............................................................29 7.2.2 Program večírku....................................................................................................29 7.2.3 Kapely a DJ............................................................................................................29 7.2.4 Návrh časového harmonogramu..........................................................................30 7.2.5 Doprovodný program MPP...................................................................................30 7.2.6 Propagace večírku.................................................................................................31 7.2.7 Předpokládané výdaje na MPP.............................................................................33 7.2.8 Předpokládané příjmy z MPP................................................................................33 7.2.9 Realizace výstupů.................................................................................................33 7.2.10 Hodnocení večírku a doporučení pro příští ročník..............................................34 7.3 Hawaiský večírek.........................................................................................................35 7.3.1 Program................................................................................................................35 7.3.2 Návrh výdajů večírku............................................................................................36 7.3.3 Návrh časového harmonogramu večírku..............................................................36
7.3.4 Finální podoba večírku..........................................................................................37 7.3.5 Realizace večírku, hodnocení a doporučení..........................................................37 7.4 LET´S SWING!...............................................................................................................38 7.4.1 Program................................................................................................................38 7.4.2 Návrh výdajů.........................................................................................................39 7. 4. 3 Návrh harmonogramu večírku............................................................................39 7.4.4 Finální podoba večírku..........................................................................................39 7.4.5 Realizace večírku, hodnocení a doporučení..........................................................40 7.5 Český večer..................................................................................................................41 7.5.1 Program................................................................................................................41 7.5.2 Návrh výdajů.........................................................................................................41 7.5.3 Harmonogram večera...........................................................................................42 7.5.4 Finální podoba večírku..........................................................................................42 7.5.5 Realizace večírku, jeho hodnocení a doporučení pro příští ročníky......................42 7.6 Texas Night..................................................................................................................43 7.6.1 Program................................................................................................................43 7.6.2 Návrh výdajů.........................................................................................................44 7.6.3 Návrh časového harmonogramu..........................................................................44 7.6.4 Finální podoba večírku..........................................................................................44 7.6.5 Realizace večírku, jeho hodnocení a doporučení pro příští ročníky......................44 8. Další výstupy sekce............................................................................................................46 8.1 Chillout Room..............................................................................................................46 8.1.1 Přípravy večírku a nejdůležitější milníky...............................................................46 8.1.2 Předpokládané výdaje..........................................................................................47 8.1.3 Realizace konceptu místnosti................................................................................48 8.2 Teambuildingové aktivity.............................................................................................48 8.2.1 Bowling.................................................................................................................49 8.2.2 Karaoke.................................................................................................................49 8.2.3 Předávání dárků....................................................................................................49 8.3 Spolupráce na Manažerské konferenci Come Together...............................................49 8.3.1 Hodnocení setkání................................................................................................50 8.4 Výstava grafických návrhů vizuální stránky festivalu....................................................51 8.4.1 Účel výstavy..........................................................................................................51 8.4.2 Návrh výdajů.........................................................................................................52 8.4.3 Realizace výstavy a její hodnocení........................................................................52 8.5 Starost o čerpání věcného plnění od společnosti HEINEKEN.......................................53
8.5.1 Návrh seznamu čerpání plnění.............................................................................54 9. Personální obsazení sekce.................................................................................................55 9.1 Role vedoucího............................................................................................................55 9.1.1 Hodnocení práce vedoucí.....................................................................................55 9.2 Ostatní členové sekce..................................................................................................56 9.2.1 Kristiána Černá......................................................................................................56 9.2.2 Kamila Šulíková.....................................................................................................57 9.2.3 Monika Horáková..................................................................................................58 9.2.4 Zapojení dobrovolnic............................................................................................59 10. Nastavení komunikace v sekci..........................................................................................61 10.1 Komunikace vnitřní....................................................................................................61 10.2 Komunikace vnější.....................................................................................................61 10.3 Hodnocení nastavené komunikace............................................................................62 11. Měřitelné výstupy a indikátory úspěšnosti......................................................................63 11.1 Hodnocení úspěšnosti sekce......................................................................................63 11.2 Hodnocení příprav.....................................................................................................64 12. Finanční řízení projektu...................................................................................................65 12.1 Vyplácení honorářů...................................................................................................65 12.2 Plánované příjmy sekce.............................................................................................67 12.3 Plánované výdaje sekce.............................................................................................67 12.4 Konečná podoba rozpočtu sekce (bilance)................................................................67 13. Právní aspekty.................................................................................................................67 13.1 Spolupráce se studenty JAMU...................................................................................68 13.2 Smlouva o organizaci hudební produkce...................................................................68 13.3 Licenční smlouvy.......................................................................................................69 13.4 Proces vytváření a schvalování smluv........................................................................69 13.5 OSA............................................................................................................................69 Závěr......................................................................................................................................71 Seznam zdrojů.......................................................................................................................72 Seznam použitých zkratek.....................................................................................................73 Seznam tabulek.....................................................................................................................74 Seznam příloh........................................................................................................................75
Seznam použitých zkratek DIFA – Divadelní fakulta Janáčkovy akademie múzických umění JAMU – Janáčkova akademie múzických umění ADMaJT – Ateliér divadelního manažerství a jevištní technologie E:UTSA - Europe: Union of Theater school and Academies VFR – Velká festivalová rada – oficiálně Festivalová rada MFR – Malá festivalová rada UTB – Univerzita Tomáše Baťi ve Zlíně ÚOT – Úzký organizační tým ATD – Ateliér audiovizuální tvorby DNO – Divadlo na Orlí/Hudebně dramatická laboratoř LFM – Logical frame work FB – Facebook
Seznam příloh PŘÍLOHA A
Statut festivalu
PŘÍLOHA B
Projektový záměr Manažerské konference
PŘÍLOHA C
Koncept Společenského večírku
PŘÍLOHA D
Téma festivalu
PŘÍLOHA E
Analýza rizik
PŘÍLOHA F
Analýza zainteresovaných stran
PŘÍLOHA G
Logical Frame Work
PŘÍLOHA H
SWOT Analýza
PŘÍLOHA I
Work Breakdown Structure
PŘÍLOHA J
Rozpočet sekce
PŘÍLOHA K
Hodnocení Společenského večírku
PŘÍLOHA L
Koncept Hawaian Night
PŘÍLOHA M
Koncept Meeting Point Party
PŘÍLOHA N
Koncept Let´s Swing
PŘÍLOHA O
Koncept Czech Night
PŘÍLOHA P
Koncept Texas Night
PŘÍLOHA Q
Koncept Chillout Roomu
PŘÍLOHA R
Koncept výstavy grafických návrhů
PŘÍLOHA S
Příjmy sekce Chillout
PŘÍLOHA T
Formulář OSA
PŘÍLOHA U
Návrh čerpání věcného plnění od společnosti Heineken a.s.
PŘÍLOHA V
Technické požadavky sekce
PŘÍLOHA W
What you simply can not miss!
PŘÍLOHA Y
Spolupráce sekce Chillout s ostatními sekcemi
PŘÍLOHA Z
Hodnocení práce sekce Chillout podle knihy Jo Owena
Seznam tabulek Tabulka 0: Souhrn večírku s daty konání Tabulka 1: Časový harmonogram Společenského večírku Tabulka 2: Harmonogram Sponzorského večírku Tabulka 3: Harmonogram MPP Tabulka 4: Předpokládané výdaje na MPP Tabulka 5: Účast na MPP Tabulka 6: Předpokládané výdaje Chillout Room Tabulka 7: Souhrnný seznam festivalových večírků Tabulka 8: Návrh výdajů večírku Hawaii Night Tabulka 9: Návrh časového harmonogramu večírku Hawaii Night Tabulka 10: Účast na Hawiském večírku Tabulka 11: Návrh výdajů Let´s Swing! Tabulka 12: Návrh harmonogramu večírku Let´s Swing! Tabulka 13: Účast na večírku Let´s Swing! Tabulka 14: Návrh výdajů Czech Night Tabulka 15: Harmonogram večera Czech Night Tabulka 16: Účast na večírku Czech Night Tabulka 17: Návrh výdajů Texas Night Tabulka 18:Návrh časového harmonogramu Texas Night Tabulka 19: Účast na Texas Night Tabulka 20: Návrh výdajů na výstavu v DNO Tabulka 21: Návrh seznamu čerpání plnění Tabulka 22:Rozdělení mimořádných stipendií Tabulka 23: Rozdělení honorářů
Seznam Zdrojů INDRÁČKOVÁ, Markéta. Vedoucí sekce Chillout v rámci realizace 23. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER. Brno, 2013. Absolventská dokumentace. Divadelní fakulta Janáčkovy akademie múzických umění v Brně. LUŇÁČKOVÁ, Eliška. Vedoucí sekce Offprogram v rámci realizace 23. ročníku Mezinárodního festivalu divadelních škol SETKÁNÍ/ENCOUNTER. Brno, 2013. Absolventská dokumentace. Divadelní fakulta Janáčkovy akademie múzických umění v Brně. OWEN, Jo. Tři pilíře úspěšného manažera.1. vyd. Praha: Grada, 2008, 223 s. ISBN 978-80247-2400-3 Použité internetové zdroje O Line Dance.. [online]. [cit. 2014-05-25]. Dostupné z (HTTP://EN.WIKIPEDIA.ORG/WIKI/LINE_DANCE)
Výčet výstupů sekce a jejich hodnocení Tato kapitola pojednává stručně o jednotlivých výstupech sekce. Ke každému výstupu je přidáno jeho hodnocení a také doporučení autorky textu pro další ročníky. Dále se v textu nachází hodnocení práce celé sekce a jejich členů. V závěru se nachází hodnocení práce vedoucí, vytvořené na základě knihy Jo Owena: Tři pilíře úspěšného manažera. Stručné nastínění sekce Chillout Posláním sekce je vytvořit platformu pro neformální setkávání účastníků festivalu, dále naplánování a zrealizování Společenského a Sponzorského večírku a doprovodného programu festivalu. Jedná se o pět festivalových večírku, z nichž stěžejním je Meeting Point Párty. Nedílnou součástí jsou i teambuildingy, které dávají možnost neformálně se setkat i v rámci organizačního týmu. Hlavní účel teambuildingových aktivit je stmelení kolektivu, který se podílí na organizaci- Úzce spolupracuje se sekcemi Technical Support, Fundraising a Offprogram. festivalu. Seznam výstupů a jejich časové zařazení Práce sekce Chillout je rozdělena do několika klíčových aktivit. Většinou se jedná o večírky, které jsou na úrovni jak formální, tak neformální. V těchto kapitolách budou popsány jednotlivé aktivity, jejich přípravy a závěrem budou ke každé aktivitě připojeny nejdůležitější body hodnocení a doporučení autorky pro příští ročník. Detailně zpracovaná hodnocení některých výstupů budou připojena formou samostatných příloh. Pro lepší přehlednost je pod výčtem jednotlivých výstupů sekce přidána tabulka, kde jsou zaznačena data konání jednotlivých událostí včetně časového rámce příprav. Jedná se o následující:
Společenský večírek
Sponzorský večírek
Meeting Point Párty
Festivalové večery
Chillout room
Teambuildingové aktivity
Spolupráce na manažerském setkání Come Together
Výstava návrhů grafické stránky festivalu
Starost o čerpání a plnění od společnosti Heineken a.s.
Název události
Datum konání akce
Místo konání akce
Společenský večírek
13. 11. 2013
DNO/HDL
Sponzorský večírek
11. 03. 2014
Divadelní Studio Marta
Spolupráce na manažerském
29. 11. – 30. 11. 2013
DIFA JAMU
09. 04. 2014
Klub Melodka
Festivalové večery
08. 04. – 12. 04. 2014
Klub Livingstone
Starost o Chillout Room
08. 04. – 12. 04. 2014
DIFA JAMU
Teambuildingové aktivity
01.10. – 01. 04. 2014
/
Výstava návrhů grafické strán
08. 04. – 12. 04. 2014
DNO/HDL
08. 04.– 12. 04. 2014
DIFA JAMU
setkání Meeting Point Párty
ky festivalu Starost o čerpání plnění
Tabulka 0: Souhrn večírku s daty konání, autor: Hana Horáková
Společenský věčírek Jedná se o stěžejní výstup sekce Chillout. Společenský večírek je událostí, která má za cíl blíže představit festival potenciálním sponzorům a ukázat jim, že se jedná o prestižní festival, který stojí za to podpořit. Hodnocení večírku a doporučení pro příští ročník Obecně byla organizace celého Společenského večírku hodnocena pozitivně. Došlo pouze k menším zádrhelům, ať už ve fázi příprav nebo v průběhu samotného večera. První zádrhel se objevil v momentě oslovování účinkujících na večírek. Po první schůzce participujících stran došlo ke komunikačnímu šumu, kdy nebyly upřesněny kompetence Uměleckého vedení. To mělo za úkol oslovit moderátory, a to z důvodu bližšího vztahu s nimi. Umělecké vedení naopak pochopilo, že moderátoři budou osloveni členkami sekce Chillout jako zbytek účinkujících. Problém byl rychle vyřešen a moderátorské duo bylo kompletní. Jak již bylo zmíněno, tak je na večírku pro sponzory připraven krátký, zhruba 45 minutový program, jehož součástí je představení festivalu jako takového, odkrytí plakátu a dvě hudební
vystoupení. Program byl sponzory, hosty i organizačním týmem přijat dobře. Jedním ze zádrhelů byly občasné nevhodné poznámky a občasná hluchá místa moderátorů, které pramenily z jejich nedostatečné přípravy. Do příštího roku bych rozhodně doporučila se na tento výstup zaměřit a více jej trénovat pod dohledem Uměleckého vedení. Další věcí, která byla podceněna, je pečlivá kontrola scénáře, který je opět vytvořen Uměleckým vedením. V letošním roce v něm chybělo pár podstatných detailů. Prostor byl rozhodně adekvátní vzhledem k povaze večírku a pro příští rok bych ho zanechala. Podrobné zhodnocení večírku, na kterém se podílely všechny participující sekce, je přiloženo jako samostatná příloha K.
Sponzorský večírek Sponzorský večírek je v pořadí druhou společenskou akcí, která je věnována partnerům festivalu. Účelem večírku je poděkovat partnerům a sponzorům za podporu, kterou festivalu věnovali. Hodnocení večírku a doporučení pro příští ročník Průběh večírku i jeho přípravy probíhaly vesměs úspěšně. Po první schůzce s Uměleckým vedením bylo potřeba zařídit jen několik drobností a dále víceméně jen na všechno dohlížet. Prostor samotný, divadelní studio Marta, se pro potřeby večírku osvědčil. Vedoucí sekce by ho doporučila i pro příští rok. Prostor působí méně formálně než prostory foyer v DNO a panuje v něm uvolněnější atmosféra. Pro příští ročník by autorka rozhodně doporučila důkladnější výběr představení. Představení samo o sobě bylo velice zdařilé a byly na něj kladné ohlasy ze strany partnerů, jenže mělo pár nedostatků, které značně komplikovaly práci organizátorkám. Při výběru představení nevzaly organizátorky v potaz technickou stránku představení a dopředu nezjistily, že budou při představení otevřeny dveře do foyer, kde se po skončení představení odehrával raut. Tudíž jim nebyla umožněna klidná příprava rautu na místě. Raut se připravoval v přilehlém prostoru vedle sálu, kde to bylo značně stísněné. Poslední doporučení se týká moderátora večera, příští rok by měl být kladen větší důraz na přípravu jeho scénáře. Autorka práce by dále doporučila vytvoření visacích kartiček, odznáčků nebo jakékoliv jiné označení, které by dopomohlo k identifikaci partnerů a sponzorů. Meeting Point Párty
Meeting Point Párty (dále jen MPP) je stěžejním večírkem v rámci večírků, které probíhají na festivale. Cílem akce je umožnit účastníkům festivalu neformálně se setkat, tj. navázat neformální kontakty, a v neposlední řadě se pobavit. Hodnocení večírku a doporučení pro příští ročník Z pohledu autorky textu byly některé části příprav nedostačující. Hlavní organizátorka akce, studentka druhého ročníku, podcenila některé záležitosti. Jako klíčový nedostatek se ukázala absence konzultace ohledně doprovodného programu se sekcí Technical Support, kvůli tomuto zůstal doprovodný program nezrealizovaný. I přesto to neubralo na kvalitě večírku. Co se týče průběhu večera, tak nedošlo k větším komplikacím. Večírek probíhal tak, jak bylo naplánováno. Došlo pouze k posunutí začátku prvního koncertu o půl hodiny, a to z důvodu malé účasti návštěvníků. Další drobnou komplikací bylo to, že vstup do zákulisí (backstage) nebyl nijak hlídán a v průběhu večera se v zákulisí objevily nepozvané osoby. Z kladných ohlasů je patrné, že se akce líbila a že se i prostor klubu Melodka osvědčil, a to především svojí dobrou dostupností z centra města. Dalším kladným bodem byla i bezproblémová komunikace s vedením klubu a jejich ochota čemukoli vyhovět. Vedoucí sekce i její členové by tento prostor doporučili pro příští ročník.
Neformální večírky Mezi neformální večírky patří všech pět večírků realizovaných v průběhu festivalového týdne od 08. 04. 2014 do 12. 04. 2014. Jedná se o úterý až sobotu. Všechny večírky budou v těchto kapitolách popsány a výsledně i zhodnoceny. Neformální večírky jsou dvojí, a to tematické a MPP, která bude více specifikována v kapitole MPP. Hodnocení a doporučení pro příští ročníky Výběr prostorů, které byly pro letošní večírky zvoleny, hodnotí celá sekce více méně kladně. Hlavní festivalový klub, Livingstone Club, se opět prokázal velice vhodným a příjemným prostorem, ale máme připomínky. Prostor je sám o sobě dobře vybaven, je členitý, tudíž je vhodný i pro rozvinutí doprovodných aktivit. Má však velkou nevýhodu, a to přílišný hluk a také fakt, že do klubu není zamezen přístup návštěvníkům mimo festival. V obou případech se jedná o zásadní nedostatky. Tudíž by autorka textu doporučila pro příští ročníky zanechat Livingstone Club pro jeden nebo dva večírky s tím, že by večírek první přesunula
do prostoru jiného. Takového prostoru, který bude určen pouze pro účastníky festivalu, ve kterém nebude panovat hluk a který bude více otevřený korzování účastníků akce. Prostor, který splňuje tyto body, je podle autorky textu například kavárna Kavárna Trojka. Také klub Melodka hodnotí sekce velice kladně a rozhodně by jej doporučila pro účely MPP. Stejně tak i Kavárnu Trojku.
Personální obsazení sekce Celý tým sekce Chillout tvořili stejně jako loni čtyři členové. Tento počet je ideální vzhledem k počtu aktivit a výstupů. V průběhu semestru došlo ke změně počtu. Jedna ze studentek prvního ročníku se rozhodla opustit DIFA JAMU. Na tuto změnu tým reagoval velice rychle. Proběhla sekční schůzka, kde se přerozdělily úkoly tak, aby každá z členek měla pouze přiměřené množství práce. Tato schůzka proběhla hladce a tým nyní dál pracuje na svých starých i nových úkolech. Nábor nových členek týmu započal již na Outdooru1, kdy byl budoucím studentům prvního ročníku představen festival. V rámci toho byly prezentovány i jednotlivé sekce. Na konci pobytu se studenti prvního ročníku domluvili a nahlásili se jako noví členové jednotlivým vedoucím sekcí. Tím vznikly úplné týmy.
Role vedoucího Role vedoucího týmu je něco, s čím se autorka práce potýká poprvé v životě. Důležitým momentem bylo si určit, do jaké míry bude vedoucí kontrolovat práci svých členek. Se všemi členkami proběhla diskuze na toto téma a kontrola byla nastavena individuálně podle přání členů sekce. Vedoucí sekce Chillout se snaží být svým členům v případě potřeby vždy nápomocna. Nejdůležitější funkcí vedoucí je zadávat a kontrolovat činnosti členů sekce. Dále je v kompetenci vedoucí sekce organizování teambuildingových aktivit, kontrola práce členů v sekci a nově i starost o Chillout Room. Autorka měla již roční zkušenost v sekci a náplň práce ji oslovovala natolik, že se rozhodla zaujmout vedoucí pozici. Hodnocení práce vedoucí
1
Outdoor – výlet, který je organizován druhým ročníkem ADMaJT při příležitosti seznámení se s ročníkem prvním. Jedná se o 3 denní akci plnou stmelovacích aktivit. Letos Outdoor proběhl v září.
Vedoucí, autorka práce, hodnotí obecně svoji práci na festivalu jako ucházející. V průběhu příprav narazila vedoucí na problém s delegováním. Zjistila, že ji dělá značné potíže v některých případech práci delegovat na jinou členku sekce. Většinou k tomuto problému vedla časová tíseň, kdy bylo potřeba něco udělat okamžitě. V průběhu semestru se tento problém zlepšoval a vedoucí sekce na sobě spatřovala pokrok. Jako velké pozitivum bere autorka práce přeměnu jejího týmu v průběhu roku. Nejdříve se jednalo spíše o seskupení individualit, ale postupem času si začali všichni členové navzájem pomáhat a proměnili se ve fungující tým. Dalším problémem, který si vedoucí sekce uvědomuje, byl fakt, že po zmenšení týmu si spoustu aktivit sekce vzala na sebe. To mělo za následek to, že v průběhu festivalu se nemohla soustředit pouze na roli vedoucí a kontrolovat práci členek, ale sama se musela soustředit na realizaci výstupů. Přestože to nemělo na konečné výsledky žádný vliv, autorka by doporučila příští vedoucí, aby si pod sebe brala jen minimum činností.
Kamila Šulíková Kamila Šulíková je studentkou druhého ročníku ADMaJT. V loňském roce patřila do sekce Offprogram. Kamila projevila zájem o sekci na konci minulého roku, poté proběhla osobní schůzka mezi ní a vedoucí sekce, kde se nezávazně bavily o náplni práce Kamily Šulíkové. Vedoucí sekce bylo jasné, že je možné, že po nabrání nových členů vznikne obdobné přání pracovat na těchto výstupech, proto nebylo Kamile nic dopředu přislíbeno. Vše bylo jasné až po první sekční schůzce. Kamila má na starosti organizaci Společenského večírku, přičemž jí asistuje a se vším vypomáhá Monika Horáková. V případě Sponzorského večírku se role obrátí a Kamila bude vypomáhat Monice. Dále má v kompetenci MPP. Původní náplň práce Kamily byla přiměřená k jejím studijním povinnostem a jiným projektům, na kterých participuje. Z toho důvodu byla v rámci přerozdělení práce (po výše zmíněné bývalé člence sekce) rozšířena jen o jeden tematický festivalový večírek, který není tolik náročný na přípravu. Pokud by vedoucí měla pocit, že je toho na Kamilu v průběhu festivalu moc, převezme část jejich úkolů na sebe. Motivace Kamily dělat v sekci Chillout bylo přání vyzkoušet si organizaci eventů, ať už Společenského večírku nebo MPP. Vedoucí sekce se rozhodla nastavit stupeň kontroly práce s každým členem individuálně. Z rozhovorů s Kamilou vyšlo, že by byla ráda, kdyby ji vedoucí dala větší míru volnosti a kontrolovala ji především prostřednictvím týdenních novinek, což bylo přijato a velmi se osvědčilo.
Hodnocení práce členky sekce za první semestr
Práci Kamily Šulíkové hodnotí vedoucí sekce pozitivně. Jak již bylo zmíněno, jedná se o studentku druhého ročníku, tudíž je již zběhlá v přípravách festivalu. Ze začátku prvního semestru pomáhala vedoucí zasvětit ostatní členky sekce do dění. Kamila odvedla za první semestr velice kvalitní práci. Měla na starosti Společenský večírek, který se vydařil, a dále asistenci v rámci organizace večírku Sponzorského. Vedoucí sekce neměla s Kamilou žádné větší problémy. Jediný, na který spolu narazily, byl daný špatnou komunikací. Týkal se organizace Společenského večírku, kdy měla vedoucí sekce občas pocit, že zařizuje věci, o které by se měla starat právě Kamila. Po společné diskuzi s Kamilou vyplynulo, že měla od večírku jiná očekávání, a to ta, že jej bude mít plně ve své kompetenci. Toto však nedovoluje povaha Společenského večírku, na kterém pracuje hned několik sekcí zároveň. Z toho důvodu bylo pro Kamilu těžké udržet svůj zájem o dění ohledně večírku. V případě organizace dalších výstupů k tomuto problému nedochází a vedoucí je se členkou sekce spokojena. Hodnocení práce členky sekce za druhý semestru V druhém semestru Kamila dále pracovala na přípravách tří večírků. Do poloviny druhého semestru byla její práce výborná. Kamila vše svědomitě řešila, posílala včas a vedoucí sekce z ní cítila velký zájem o dění v sekci a o festival samotný. Ke konci měsíce března se situace proměnila. Kamila částečně ztratila chuť na festivale pracovat. Po společné diskuzi vyplynulo, že to bylo dáno vnějšími okolnostmi. Po společné promluvě však Kamila opět začala efektivně pracovat. V průběhu festivalu se Kamila postarala dobře o všechny své večírky. Monika Horáková Monika Horáková je studentkou prvního ročníku ADMaJT. Do sekce byla přibrána spolu s Kristiánou Černou bezprostředně po domluvě na Outdooru, kdy vyslovila přání vyzkoušet si organizaci nejrůznějších večírků. Jejím hlavním úkolem je starost o dva festivalové večery, organizace Sponzorského večírku a asistence při večírku Společenském. Při přerozdělování práce byla Monice svěřena jedna organizace festivalového večírku navíc. Opět platí to stejné jako u Kamily, a to, že vedoucí sekce bude vždy nápomocná a v případě potřeb
převezme část úkolů na sebe. V případě Moniky je nastaven vyšší stupeň kontroly, což vyplynulo ze společné diskuze. Hodnocení práce členky sekce za první semestr Hodnocení práce za první semestr členky sekce Moniky Horákové je víceméně pozitivní. Ze začátku semestru bylo patrné, že se jedná o studentku prvního ročníku. Monika nebyla zvyklá na styl práce, který byl v sekci nastavený. Například jí ze začátku dlouho trvalo, než odpověděla na email nebo než vyplnila zadaný úkol. Proto vedoucí zvolila taktiku direktivního řízení. Dávala Monice vždy výčet všeho, co bylo potřeba udělat a do kdy to bylo potřeba dodělat, a snažila se jí vždy všemožně vysvětlit širší kontext úkolu. Postupně si vedoucí sekce budovala stále větší a větší důvěru a mohla přejít k volnějšímu vedení bez neustálé kontroly. Vedoucí sekce se domnívá, že se Monika zvládla velice rychle a dobře zorientovat v novém prostředí a osvojit si návyky potřebné pro práci na festivale. Vedoucí dále velice oceňuje její neustálý zájem nejen o dění ve vlastní sekci, ale především i v sekcích ostatních. Monika měla na starosti asistenci v průběhu Společenského večírku, kde se výborně osvědčila při zajišťování dílčích činností. Hodnocení práce členky sekce za druhý semestr V případě druhého semestru došlo u Moniky k výraznému posunu. Monika navázala na dobrou práci, kterou odváděla na konci prvního semestru. Důležitým momentem byla její vlastní iniciativa k vytvoření propagačního videa, které později sama organizačně zaštítila. Vedoucí sekce se na ni mohla spolehnout ve všech ohledech. V průběhu festivalu odvedla Monika výbornou práci. Večírky, které měla na starosti, zvládla s přehledem. Pokud nastal nějaký problém, dokázala rychle najít řešení. Autorka práce si velice váží práce Moniky a její ochoty vždy s čímkoli pomoci.
Hodnocení nastavené komunikace Komunikaci jako takovou, ať už se jednalo o vnitřní či směrem ven, hodnotí autorka práce pozitivně. Celému týmu se podařilo nastavit dobré komunikační nástroje a kanály. Komunikace vně sekce probíhala nadále především prostřednictvím nedělních novinek, kde se probíraly postupy jednotlivých členek sekce a případné problémy. Druhým nejpoužívanějším kanálem byla stránka na Facebooku, která se postupně stala nejčastějším místem komunikace
sekce. Stále častější byly i osobní schůzky, a to nejen schůzky sekce, ale i schůzky individuální. Schůzky sekce nejdříve probíhaly jednou za dva týdny, později se tým začal scházet pravidelně každý týden. I v rámci festivalu se nastavení komunikace osvědčilo. Hodnocení úspěšnosti sekce
V rámci hodnocení je nutno evaluovat nejen projekt, ale i práci členů sekce a schopnost jejich práce v týmu, jakož i hodnocení vlastní práce a výsledků týmu jako celku; to s přihlédnutím k synergickému efektu společné práce jednotlivých členů. K tomu slouží dvojí hodnocení, a to hodnocení v rámci sekce a oficiální hodnocení. Nejdříve probíhá hodnocení pouze v rámci sekce. Zde se detailně probírá práce jednotlivých členů na festivalu, úspěšnost výstupů, ověřuje se vyplnění cílů jednotlivých činností sekce. Každý má prostor k tomu, aby se vyjádřil ke své činnosti, k festivalu samotnému; též, aby ohodnotil práci vedoucí. Dále sekce ohodnotí jednotlivé výstupy – jestli jich bylo dosaženo tak, jak bylo v plánu.Oficiální hodnocení probíhá na konci zimního semestru a bezprostředně po skončení festivalu v dubnu. Tohoto hodnocení se zúčastní celá sekce, dále bude přítomen koordinátor, ekonom festivalu a v neposlední řadě i Supervize. Zde se hodnotí celkově práce v sekci, vedoucí zde hodnotí svoje členy a členové vedoucí. Všichni členové dostanou prostor k tomu, aby se vyjádřili. Vedoucí si nastavila následující kritéria hodnocení:
Plnění zadaných úkolů v termínech
Včasné informování vedoucí o postupech
Vlastní iniciativa při plnění úkolu
Ochota spolupracovat
Zájem o dění v sekci
Všechna výše zmíněná kritéria byla brána v potaz v rámci hodnocení práce členek sekce. Nastavená kritéria a milníky byly úspěšně splněny, stejně tak jako hlavní cíle a poslání sekce. Vedoucí hodnotí práci sekce pozitivně. Jediné co by doporučila do příštích let je soustředit se více na propagaci, jak večírků, tak festivalu samotného směrem ke škole. Snažit se najít více cest, jak využít potenciálu studentů jiných oborů a zapojit je do děni festivalu.
Hodnocení příprav Nedílnou součástí hodnocení je i celkové zhodnocení příprav. Celkově autorka hodnotí organizaci příprav výstupů pozitivně. Sekce pracovala jako tým po dobu většiny semestru. V rámci spolupráce s ostatními sekcemi nedošlo k žádným zásadním problémům. Vždy se jednalo jen o drobné zádrhely dané komunikačními šumy, které se vždy rychle vyřešily. Nejčastěji sekce Chillout spolupracovala se sekcí Fundraising, a to na obou formálních večírcích. Zde probíhala komunikace i rozdělení kompetencí bez problémů. Obě strany vždy dodržely veškeré závazky, které si stanovily. Dále sekce intenzivně spolupracovala s Uměleckým vedením, především na přípravě Společenského večírku. S dalšími sekcemi vedoucí neměla žádný problém.
Hodnocení práce sekce Chillout podle knihy Tři pilíře úspěšného manažera od Jo Owena V mém hodnocení podle knihy Jo Owena stručně shrnu kapitoly knihy a vztáhnu je k práci sekce Chillout. Dále se budu více věnovat třem bodům a to motivací, zpětnou vazbou a řízením sama sebe. Tyto body jsem vybrala proto, že pro mě byly největším poučením a rady a postupy od Jo Owena mě nejvíce inspirovaly.
Shrnutí kapitoly IQ dovednosti: zacházení s problémy, úkoly
I.
První kapitola knihy se zabývá dovednostmi, které jsou podstatné pro práci v projektu obecně. Jo Owen zde popisuje jak přemýšlet na začátku projektu. Tato kapitola knihy byla velice významnou. Při jejím čtení jsem si uvědomila spoustu chyb, které jsem v průběhu fáze plánování práce svojí sekce učinila. Jo Owen říká, že dříve než začneme cokoli plánovat, máme se soustředit na podobu, kterou má náš projekt/výstup/aktivita mít. V mém případě výstupy sekce Chillout (formální a neformální večírky). Uvědomila jsem si, že jsem na začátku projektu (květen 2013) tímto způsobem nepřemýšlela. Snažila jsem se naplánovat výstupy sekce, ale nezaměřila jsem se na takové podstatné věci, jako je propojení výstupů sekce s tématem festivalu, což je podstatné pro celistvost festivalu. Teď již vím, že se budu do budoucna více zaměřovat na konečnou podobu výstupů.
Shrnutí kapitoly Finanční dovednosti
II.
Druhá kapitola se zabývá finančními dovednostmi. Jo Owen zde vysvětluje, jakým způsobem bychom si měli v případě rozpočtů ,,hrát s čísly“. Pro mě osobně bylo největším ponaučením to, že si vždy budu dávat do rozpočtu větší rezervu a vždy vytvořím několik verzí rozpočtu, kde budu počítat se zásahem nejrůznějších okolností.
III.
Shrnut kapitoly EQ dovednosti: zacházení s lidmi
Další kapitola knihy se zabývá tzv. EQ dovednostmi, neboli dovednostmi jak zacházet s lidmi. Tato kapitola pro mě byla nejvíce přínosná. Jo Owen se v ní zabývá skutečnostmi, které jsou pro manažera zásadními. Jak efektivně delegovat práci, jak motivovat lidi, jak je ovlivňovat a koučovat a v neposlední řadě jak řídit sama sebe. Dvěma body z této kapitoly se dále budu plněji věnovat a to poli motivace a zpětné vazby.
IV.
Motivování lidí
Při čtení této kapitoly jsem si uvědomila, jak je motivace lidí důležitá a jak důležitý je projevit zájem o každého člena vašeho týmu. Abychom člověka správně motivovali, musíme zjistit? V momentě, kdy u jedné z mých členek nastal pokles v efektivitě práce, nejdříve mě nenapadlo hledat problém v rovině
osobní, odkud často problém pramenil, ale hledala jsem jej v rovině pracovní. Postupem času jsem zjistila, jak je důležité se se svými členkami sekce setkávat i na neformální úrovní. Celá sekce jsme se začaly podílet na společných aktivitách, jako chození do divadla, kina, anebo do kavárny. Brzo poté jsem cítila velký posun týmu jako celku. Tyto neformální schůzky mi dali možnost poznat moje členky po osobní stránce, pochopit jejich problémy a prostředí, ze kterých pocházejí. Všechny tyto aspekty se totiž neustále promítají do jejich práce a jsou klíčovými pro vás jako vedoucího týmu. Pro pochopení toho, co mé členky motivuje, mi tyto neformální schůzky zásadně pomohly. Poodhalily, co je naplňuje, co by si rády vyzkoušely a co považují za výzvu. Velice rychle jsme pochopila, že každou členku týmu (v mém případě dvě) motivují jiné věci. První členku velice motivovalo to, když jsem ji dala volnost v realizaci jejích výstupů (dvou večírků) a nijakým způsobem jsme ji neomezovala. Po tomto zjištění členka týmu začala podávat maximální výkony a viděla jsem u ní velký posun. Druhá členka, studentka prvního ročníku, naopak hledala prostor ke kreativnímu vyžití a k realizaci nových nápadů. Vyšlo najevo, že stávající přípravy výstupů sekce ji baví, ale že by ráda zrealizovala něco zcela nového. Sama jsem byla z její iniciativy velice nadšená a dala jí volnou ruku. Výsledkem bylo skvělé propagační video. V oblasti motivace u mě došlo k nejzřetelnějšímu posunu. Nejdříve jsem chybně vycházela z předpokladu, že všechny mě členky přece musí motivovat to samé. Tudíž to pro mě bylo velkým ponaučením.
V. Poskytování zpětné vazby Další důležitou věcí je poskytování zpětné vazby. Pan Owen definoval čtyři kroky jak efektivně poskytnout zpětnou vazbu člověku, tak aby ji přijal a aby došlo ke zlepšení daného problému. Nejdůležitější je fakt, že nejen konstruktivní kritika je důležitá, ale především pozitivní zpětná vazba a ocenění dobré práce členek týmu. Prvním důležitým krokem,, Najít si správnou dobu a místo “. Toto se ukázalo jako jedním z klíčových faktorů toho, zdali si člověk vezme kritiku, byť konstruktivní k srdci. K tomuto závěru jsem došla v prvním semestru, kdy jsme na jedné z neformálních schůzek s jednou členkou sekce probírala její nevhodné chování směrem k umělcům zapojeným do realizace jednoho z našich výstupů. Studentka si kritiku vyslechla a přijala ji. Problém nastal v momentě, kdy jsem u obdobné situace téma nadnesla v rámci sekční schůzky, kde byla již přítomna i další členka sekce. V této chvíli jsem pochopila, že studentka konstruktivní kritiku neposlouchá a že moje připomínky bere jako útok na svoji osobu. Velmi rychle jsem pochopila, že je daleko vhodnější abychom problémy řešily pouze mezi sebou a nezatahovaly do toho další členky sekce. Dalším poučením z knihy Jo Owena byl fakt, že nemáme člověku vytýkat jeho osobnost a charakterové rysy, ale máme se zaměřit na jeho chování a především na konkrétní situace, kdy došlo k problému. V případě jedné z mých členek sekce nemělo smysl ji vytýkat její občasně hrubý přístup k lidem. Naopak jsem jí musela přesně sdělit, kdy podle k jejímu nevhodnému chování došlo. Další zásadou je udělat si přestávku. Tento bod se prokázal jako velice užitečným. Jedná se o to, že pokud člověku, v mém případě členům týmu, podáváte zpětnou vazbu, musíte jim dát prostor se k problému vyjádřit. Jako nejefektivnější cesta se ukázalo poukázání na problém a čekat až se k němu členka sama
vyjádří. Posledním bodem, kterým bych se ráda věnovala je ,,Řešte problém a přejděte k dalším krokům“. Zpětně mohu říct, že v roli vedoucí sekce jsem v této oblasti měla největší nedostatky. Po přečtení této kapitoly mi bylo jasné, kde jsem učinila v průběhu roku zásadní chybu. Jo Owen říká, že správný manažer nechá člověka, aby si k řešení problém došel sám. K odpovědi ho dovede dobře kladenými otázkami. Nyní již vím, že nejefektivnějším řešením je pouze klást ty správné otázky. Tuto metodu jsem si vyzkoušela na konci druhého semestru v rámci hodnocení práce členek své sekce. Místo toho abych jí začala věci vytýkat, nejdříve jsem vyzdvihla věci, které udělala dobře. Poté jsem se jí zeptala jak je sama spokojená s práci, kterou odvedla a jestli u sebe viděla nějaké problémy. Sama studentka započala s kritikou sama sebe a navrhovala řešení, jak svoje chování a pracovní postupy zlepšit.
VI. Řízení sebe sama Z této kapitoly jsem si vybrala následující body, ke kterým bych ráda vztáhla svoji práci, jako vedoucí sekce. Celá kapitola pro mě byla velice přínosná a poučná. Při čtení této podkapitoly jsem přemýšlela, co bylo v průběhu práce na festivale SETKÁNÍ/ENCOUNTER mojí hlavní motivací. Dospěla jsem k názoru, že to byla především chuť na něm pracovat a učit se novým věcem. Po celou dobu příprav jsem cítila, že mi festival hodně přináší. Díky němu se prohloubila nejen spolupráce, ale i vztahy v našem ročníku. Dalším bodem je osobnostní růst, který mi festival dovolil. Jakožto vedoucí sekce jsem získala cenné zkušenosti a mnohému se naučila. Jak vést tým, jak delegovat úkoly, jak efektivně kontrolovat své členy. Po přečtení knihy Jo Owena jsem se v druhém semestru cítila daleko více kompetentní. Kompetentní k podávání zpětné vazby, k motivování lidí a k dalším činnostem, které jsou zásadní pro manažera.
