JAARVERSLAG 2013 Mei 2014
Tennisvereniging Tanthof Delft
Straat van Malakka 74 2622 KM Delft 015-2624589 www.tvtanthof.nl
Inschrijving Handelsregister K.v.K. Haaglanden Nr. 40398262 ING 1534602 t.n.v. TV Tanthof Delft
Inleiding In dit jaarverslag 2013 is in hoofdlijn het jaar beschreven van activiteiten en ontwikkelingen binnen onze tennisvereniging. Puntsgewijs zal beknopt het afgelopen jaar worden beschreven ten aanzien van de belangrijkste onderwerpen/activiteiten. Verderop in dit verslag vindt u de verslagen van de diversen commissies. Vrijwilligers Binnen elke vereniging zijn vrijwilligers van groot belang. Als bestuur van de tennisvereniging zijn wij dan ook bijzonder trots op onze leden die hun steentje meer dan bijdragen aan het succes van deze vereniging. Wij willen dan ook als bestuur maar ook namens de leden iedereen heel hartelijk bedanken voor ieder zijn inzet en bijdrage het afgelopen jaar. Vrijwilligers coördinator Met trots wil ik graag in dit verslag melden dat we in 2013 Wim Kroon bereid hebben gevonden om de functie van vrijwilligers coördinator op zich te nemen. De hoofdtaak van deze coördinator is het planmatig aandacht besteden aan de vrijwilliger binnen onze vereniging. Ben je benieuwd hoe Wim hier invulling aan geeft? Kijk dan eens op ons prikbord of voer een gesprekje met Wim! Clubhuis commissie Het zal niet onopgemerkt zijn maar er is weer een volwaardige clubhuis commissie actief. Met veel enthousiasme wordt er door deze commissie hard gewerkt om alles wat binnen ons clubhuis gebeurt onder handen te nemen. Zo hebben zij een voorstel uitgewerkt voor een stukje modernisering van de bar welke in 2014 zal worden gerealiseerd en hebben zij een aantal wijzigingen in het assortiment doorgevoerd om zo nog meer te kunnen voldoen aan de behoeftes van de leden. Heb je ideeën, wensen, suggesties, neem contact op met de clubhuis commissie! Aantal leden Op 31-12-2013 stond de teller op totaal 260 leden. Eind 2012 hadden we nog 271 leden. De trend naar beneden is helaas verder ingezet het afgelopen jaar. Wij zullen met elkaar onverminderd hard moeten werken om het aantal leden weer te laten groeien. Ook de komende jaren zal onze energie moeten gaan zitten in het binnen halen van nieuwe leden maar ook in het behouden van leden. Zijn er goede ideeën en/of wil je je hiervoor inzetten neem dan even contact op met Wim kroon. Goed bestuur Mede ingegeven door een programma van de KNLTB wat heet “besturen met een visie” hebben we naar een aantal vraagstukken gekeken waar je als bestuur tegen aanloopt. Eén van de conclusies die we getrokken hebben is dat we als bestuur te weinig “besturen” en teveel aan het “managen” zijn. De focus van het bestuur ligt teveel op de dagelijkse gang van zaken en te weinig op lange termijn doelen. Voor de operationele activiteiten werken we juist met het principe van commissies. De commissies zijn verantwoordelijk voor uitvoering van alle structurele dagelijkse maar ook jaarlijkse (als voorbeeld ons open toernooi) activiteiten. Naast deze verantwoordelijkheid hebben ook alle leden (los van de commissies) de verantwoordelijkheid om onze vereniging levend te houden. Vanaf 2014 zullen we als bestuur meer ruimte geven aan eigen inbreng van commissies maar ook vanuit de leden zelf. Heel concreet houdt dit in dat de commissies vanuit het bestuur kaders (budget, doelen) krijgen waarbinnen zij zelf de ruimte hebben om met de commissie leden te bepalen hoe zij deze doelen gaan realiseren. Ook leden die niet in een commissie zitten maar het wel belangrijk/leuk vinden om zaken te organiseren, denk aan onze klaverjasavonden of zaken die je nog mist of graag anders
geregeld wilt hebben, krijgen veel meer ruimte om hier zelf invulling aan te kunnen geven. Ik vertrouw erop dat we met de nieuwe weg die we inslaan als bestuur weer een stapje verder zetten in een vereniging van en voor de leden. Laten we met elkaar zorgen voor een mooie, leuke, moderne en gezellige vereniging waar we nog jaren met veel plezier elkaar kunnen ontmoeten, met elkaar kunnen tennissen en kunnen genieten van andere activiteiten.
Peter Keemink Voorzitter Tennis Vereniging Tanthof Delft.
Peter van der Knaap Penningmeester Jos van der Aa Secretaris
JAARVERSLAG JEUGDCOMMISSIE Samenstelling De samenstelling van de jeugdcommissie zag er in 2013 als volgt uit: Marian Hannewijk (voorzitter) Mariska van Diem Rene van Puffelen Samira Ouddouche Algemeen Er werd 8 keer vergaderd. Er waren ook vergaderingen met andere commissies. Tijdens de clubwedstrijden voor de jeugd was er een ouder informatie bijeenkomst. Eind 2012 hadden we 43 Jeugdleden, eind 2013 hadden we 54 jeugdleden. Jeugdbeleidsplan Er is een nieuw beleidsplan (2013-2017) gemaakt, een plan met daaraan gekoppelde actiepunten om de vereniging voor de actieve jeugdleden uitdagend genoeg te houden, om de overige jeugdleden meer bij de vereniging te betrekken, en nieuwe jeugdleden te werven en te behouden. Uitwisseling met DTB Op 10 Maart heeft een mixteam en een meisjesteam van DTB bij ons op t park wedstrijden gespeeld tegen onze teams. Dit was een leuke voorbereiding voor de competitie. Bijeenkomst 12+ jeugdleden Deze jeugdleden kregen de kans om vragen te stellen en activiteiten werden geëvalueerd. Er werd ook aandacht besteed aan t verbeteren van de communicatie. Trainingen/tennislessen/overleg met de tennisleraar Ramon de Vries Ook dit jaar heeft Ramon de Vries alle tennislessen verzorgd. Dit jaar zijn de tennislessen weer gesplitst in zomer – en winterlessen. Bij de voorjaar/zomerlessen kregen 34 jeugdleden les en voor de winterlessen 36 . Ad blom en Bert van Holst verzorgde op vrijdagavond een taktiektraining voor competitiespelers. De jeugdcommissie heeft 2 x samen met de technische commissie overlegd/ geëvalueerd met Ramon over de gang van zaken, verder heeft de jeugdcie. regelmatig informeel overlegd. Jeugdsubsidie In dit jaar werd er voor de winterlessen jeugdsubsidie van de vereniging gegeven, aan jeugdleden die geselecteerd werden voor deelname aan de KNLTB jeugdcompetitie. Er is subsidie ontvangen van de Gemeente Delft voor deelname aan het “Brede Schoolproject” 2013 (voor basisscholieren) Schooltennis Dit jaar hebben we meegedaan aan het “Brede School” project, dit is een naschoolse activiteit voor basisscholieren, georganiseerd door de Gemeente. 56 kinderen kregen 5 kennismaking tennislessen van Ramon. 7 kinderen zijn lid geworden. Mentortennis Dit jaar kregen 7 jeugdleden mentor les van 4 seniorleden. Dankzij de inzet van senior leden konden 7 jeugdleden 1 keer per week extra hun tennisslagen oefenen. Dit bevordert het spelniveau van de pupil en integratie tussen jeugd en senioren.
Clubkampioenschappen In Maart hebben 25 jeugdleden meegedaan aan de jeugdclubkampioenschappen.Er werden enkel- en dubbelspelen gespeeld . Er was een A categorie en B categorie. De clubkampioenen waren : Lindy Kok en Patrick vd Knaap, zij wonnen de wisselbeker. In de B categorie won Nienke Goeman en Dirk van Leipsig. KNLTB competitie In het voorjaar deden er 2 teams mee. Een woensdagmiddag mixteam speelde in de eerste klasse gemengd t/m 13 jaar (2e plaats). En op zaterdagochtend speelde een meisjesteam (1e klasse district) zij werden 7e. Herfstcompetitie: jongensteam : jongens t/m 17 Open klasse en een meisjesteam t/m 17 jaar open klasse. De 2 teams speelden op zondag. Open dag en Open dag Tanthof Enkele commissieleden en jeugdleden deden hieraan mee. Mini en Maxi toernooi Op 8 September deden 16 koppels (jeugdlid en papa of mama, seniorlid met zoon of dochter) mee aan dit toernooi. Er waren 3 categorieën. De wisselbekers werd gewonnen door Evelien en Walter (beginners) en Piet en Joëlle (halfgevorderden) en Lindy en Remy (Gevorderden). Introduktie nieuwe jeugdleden Groepjes nieuwe jeugdleden kregen gedurende het jaar een introduktie. Woensdagmiddagtossen De jeugdcommissie verzorgde op een aantal woensdagmiddagen een extra trainingsmogelijkheid voor jeugdleden. Er maakten gemiddeld 5 jeugdleden hiervan gebruik. Halloweentoernooi Er deden 21 kinderen mee aan dit leuke griezelige toernooi. Wintercompetitie We hadden in de wintermaanden gemiddeld 12 deelnemers, voornamelijk beginners . Er kon 6 zondagmiddagen gespeeld worden. Deze competitievorm bevordert het spelplezier, het oefenen van de tennisslagen en het wedstrijdtennis en de betrokkenheid tussen de huidige jeugdleden. Nieuwsbrief en website Iedere 5 a 6 weken stuurt de jeugdcommissie “Nieuwsbrieven” per e-mail naar alle jeugdleden als extra informatievoorziening over geplande activiteiten. De inschrijving voor activiteiten gaat ook via het e-mailadres van de jeugdcommissie:
[email protected]. Op onze website: een jeugdrubriek foto’s en informatie. De jeugdcommissie.
JAARVERSLAG TECHNISCHE COMMISSIE Samenstelling. In 2013 is de samenstelling van de TC, zoals al vele jaren ongewijzigd gebleven en bestond uit: Greta Hesseling(voorzitter) Martin Boele Ad Blom Angela van der Valk. De Technische Commissie heeft zich in 2013 beziggehouden met onder genoemde activiteiten en taakvelden. Daarnaast heeft er afstemming plaatsgevonden met de jeugdcommissie en de trainer. KNLTB Voorjaarscompetitie. In 2013 hebben 13 senioren teams meegedaan aan de KNLTB-competitie. Aan de landelijke competitie op zondag heeft TV Tanthof met 3 gemengd 35+teams deelgenomen. Waarvan één in de 1ste klasse, één in de 2e en 1 in de 3de klasse. Op zaterdag speelden: 3 mixteams in de 4de klasse, een herenteam in de 2de klasse, één in de derde klasse en 1 herenteam 35+ in eerste klasse speelden. Het herenteam 3de klasse dat het jaar daarvoor nog gemakkelijk kampioen werd in de 4de klasse degradeerde helaas weer uit de 3de klasse. Op de dinsdag hebben er twee damesteams gespeeld in de 2ste klasse. Eén damesteam is kampioen geworden en gaat dus in 2014 eerste klasse spelen. Op de donderdag speelden 1 damesteams in de hoofdklasse en één team in de 3de klasse. KNLTB-Herfstcompetitie De belangstelling voor de herfstcompetitie blijft groeien. Daarom heeft de KNLTB nu ook de mogelijkheid geboden om op vrijdagavond Herfstcompetitie te spelen. Op de vrijdagavond heeft er een mixteam meegedaan. Op de donderdag deden 3 damesteams mee. Het eerste damesteam is kampioen geworden. Op de zaterdag drie mixteams, waarvan één in de eerste klasse en 2 in de derde klasse, 2 herenteams en 1 damesteam. Het eerste mixteam en het damesteam zijn kampioen geworden. Wintercompetitie. Door de afnemende interesse voor de wintercompetitie is in 2011 gestart met een andere vorm met als doel om de animo weer een boost te geven. De vorm die voor de dinsdag en de donderdag was bedacht, was het spelen in 2 blokken. In het eerste blok van 19.30 tot 21.00 uur speelden een aantal teams op twee banen 4 wedstrijden van ieder drie kwartier en in het tweede blok van 21.00 tot 22.30 speelden de overige teams ook weer. Het voordeel hiervan was dat niemand hoefde te wachten. Hoewel deze vorm van spelen wel is aangeslagen. neemt de belangstelling toch weer af. Op de dinsdagavond hebben nog maar 6 herenteams gespeeld en op de donderdagavond 4 damesteams. In 2013 hebben tien koppels ingeschreven voor de gemengde competitie op zaterdagmiddag. Voor singles op de zondagmiddag bleek maar minimaal interesse te bestaan en is dan ook niet doorgegaan. Competitietraining. Er blijft animo voor de gesubsidieerde training die vooraf gaat aan de competitie. Dit verslagjaar is deze training gegeven aan 6 competitieteams (ca. 25 deelnemers). Het doel hiervan van de TC is om de trainingen voor competitieteams te stimuleren waarbij het accent vooral ligt op tactiek en spelinzicht.
Trainer We hebben het contract dat was afgesloten met Ramon de Vries weer voor een jaar verlengd. Hij heeft ook in 2013 als zelfstandig trainer zowel de competitietraining als de individuele lessen heeft verzorgd. Met de trainer heeft in 2013 eenmaal een evaluatiegesprek plaatsgevonden samen met de JC. De technische commissie
JAARVERSLAG TOERNOOICOMMISSIE Samenstelling De commissie bestond eind 2013 uit de volgende personen: Jos Straathof (voorzitter), Peter Buitendijk, Kevin Immers, Patrick van Luit, Frerik Witte en Michel Ketelaars. Algemeen Als commissie hebben wij het snerttoernooi, ck-singel, mens/ladies evening, sarah en abraham, ck-dubbel/mix en het invitatietoernooi georganiseerd. Met de kosten en uitgaven zijn wij met een positief resultaat geëindigd. 2013 Is het jaar geworden waarin wij toernooi voor toernooi hebben bekeken waar wij eventueel veranderingen moeten doorvoeren. Binnen de vereniging merken wij dat er een steeds grotere doelgroep boven de 50 jaar ontstaat die minder deelneemt aan evenementen. Wij staan ook open voor positieve en negatieve kritiek en hopen dat de leden mee willen denken hoe wij de toernooien kunnen verbeteren. Dit ook te hebben vermeld in het jaarverslag van 2012 waar geen reactie van onze leden komt heeft ons doen besluiten in 2013 de toernooien te organiseren met enkele verbeteringen, zoals de wedstrijden alleen doordeweeks te laten spelen. De toernooicommissie blijft verbeteren en heeft vertrouwen in 2014. Heeft u nog suggesties dan kunt u ons altijd bereiken. De Toernooicommissie
JAARVERSLAG SPONSORCOMMISSIE De samenstelling van de sponsorcommissie in 2013: Marius van Vlijmen(voorzitter) Willem van der Berg Wil Groen Frans van Rheenen Jeanne Meijer Peter Keemink (per 1-7-2013 slapend) Martin Boele (tot 1-5-2013) Doelstelling De sponsorcommissie stelt zich ten doel om sponsoren een duidelijker plaats te geven binnen de vereniging en daardoor de sponsorinkomsten voor de vereniging structureel te verhogen. Ook wordt gestimuleerd om op basis van wederkerigheid onze sponsoren zo veel mogelijk bij activiteiten van TV Tanthof te betrekken. Nieuwe sponsorcontracten werken goed Het toepassen van de nieuwe sponsorcontracten gaat goed. Het werkt prettig voor zowel de leden van de commissie als voor de (potentiële) sponsoren. Iedereen weet exact wat er door TV Tanthof kan worden geboden en wat er als tegenprestatie wordt verwacht. Met name de langdurige relatie die tussen de partijen wordt aangegaan, biedt stabiliteit en een hechte samenwerking. Ook blijkt het op maat maken op basis van de ‘standaard’ contracten goed te werken. Omzetten bestaande ‘contracten’ Er zijn in 2013 geen bestaande ‘contracten’ omgezet naar nieuwe contracten. Beëindigde sponsorovereenkomsten Eind 2013 is er geen nieuw contract ontstaan tussen TV Tanthof en Fiering Koeriers. Dit betekent dat Fiering koeriers na jarenlange aanwezigheid op onze banen geen officiële sponsor meer is. Wel zijn we blij dat we nog voor 2014 een aparte afspraak hebben kunnen maken voor het laten hangen van het doek op baan 5 en een bijdrage aan ons Open Toernooi voor ons jubileumjaar 2014. Wij danken Peter Fiering voor zijn jarenlange steun die soms zelfs ‘ongemerkt’ plaatsvond. Ondanks dat er een vooruitzicht was op voortzetting van het contract met onze hoofdsponsor (Platinum) Concrete Projects, is dit op de valreep niet doorgegaan. Doordat het bedrijf is verkocht heeft Leen Huisman aangegeven dat het daardoor niet meer zinvol is om het contract voort te zetten. We hebben alle respect voor dit besluit en danken Leen zeer voor zijn jarenlange structurele financiële ondersteuning van onze vereniging. Wij vinden het dan ook een erg mooi gebaar dat Leen heeft aangegeven om in dit jubileumjaar toch nog eenmaal uit eigen middelen ons Open Toernooi te steunen. Ook hebben we na vele jaren trouwe aanwezigheid als adverteerder op de achterkant van onze Baselines, van Chips Away afscheid moeten nemen. Wij danken hen allen nogmaals zeer voor de bijdrage die zij aan onze vereniging hebben geleverd. Nieuwe sponsoren 2013 Stond 2012 in het teken van het mislukken van een groot sportsponsorcontract met TennisArena, 2013 is het ons gelukt om iTennis Westland voor 3 jaar aan onze vereniging te verbinden. Naast diverse afspraken over af te nemen en te leveren producten, wordt er ook een jaarlijkse financiële bijdrage van € 250,-- gedaan. Tot slot verzorgt iTennis ook het spectaculaire prijzenpakket voor ons Open Toernooi. We heten hen van harte welkom!
Sponsoropbrengsten 2013 Ten opzichte van 2012 is de sponsorbijdrage in 2013 zo goed als gelijk gebleven. De sponsorinkomsten voor 2013 bedragen zo’n € 5.400,--. Daarnaast zijn er diverse sponsorbijdragen in natura gedaan. Wij danken alle sponsoren voor hun verbinding met onze vereniging en zullen alles in het werk blijven stellen om hen zo goed mogelijk tot hun recht te laten komen op ons park. Sponsorbord bij hoofdingang Sinds het voorjaar van 2013 worden alle sponsoren met een contract, met naam en logo op ons sponsorbord aan de ingang van ons park gepresenteerd. Overige sponsoruitingen In 2013 is er een geheel nieuwe webomgeving voor TV Tanthof gelanceerd. Op deze nieuwe website hebben de sponsoren de gelegenheid zich te presenteren en indien mogelijk te ‘linken’ naar hun eigen webomgeving. Tot slot gaat er in 2014, op basis van zogenoemde ‘Narrow Casting’, een presentatie getoond worden van onze sponsoren op het nieuwe scherm in ons clubhuis. Activiteiten Sponsoren worden zoveel mogelijk betrokken bij onze vereniging. Bij speciale gelegenheden zullen zij specifiek worden uitgenodigd. Bij de Open Dag en het Open Toernooi 2013 is dit wederom gebeurd, mede doordat Keurslager Van Winden voor extra versnaperingen heeft gezorgd. Ook de Sponsordag 2013 was een groot succes. Door een combinatie van activiteiten op het park, was er veel ‘leven’ en gezelligheid. Over de opkomst mogen we meer dan tevreden zijn. Tijdens deze bijeenkomst is ook ons sponsorbord officieel ‘geopend’. Vooruitblik 2013 We willen in 2014 alle bestaande sponsoren goed op ons park blijven presenteren. Ook hebben we goede vooruitzichten op nog meer nieuwe sponsoren. Onder ander heeft Jumbo toegezegd voor de komende drie jaar onze sponsor te willen zijn. Overzicht van al onze sponsoren en adverteerders in 2013 Naam contractant
Ingangsdatum Type contact
Concrete Projects iTennis Westlandnew Parkethof Vrumona (Gatorate) Karlas Fietsen Van Winden Groenewegen La Staffa P. Vonk Rijwielennew Casa del Solnew Heineken Fiering Paintball VIPcode Biosoil Chips Away
1-apr-11 1-apr-13 1-apr-11 1-okt-10 1-jan-2012 1-jan-2012 1-apr-11 1-nov-11 1-jan-2013 1-jan-2013 nvt nvt nvt nvt nvt nvt
De Sponsorcommissie
Platinum contract Goud contract Goud contract Zilver contract Zilver contract Zilver contract Zilver (natura) Zilver (natura) Zilver (natura) Zilver (natura) Sponsor Sponsor Sponsor Sponsor Sponsor Adverteerder
JAARVERSLAG PR COMMISSIE De commissie bestaande uit Marius van Vlijmen, Ton Lalesse, Robert Holkers en Irma Bonnamy is dit jaar 10 keer bijeen gekomen. Er zijn weer heel wat onderwerpen aan de orde geweest, waaronder: De ICT-zaken zijn vooral aangepakt door Robert en Marius, zoals het aanpassen en in gebruik nemen van de nieuwe web-omgeving. Frerik is onlangs aangehaakt om het operationele circuit op te pakken. Aan de contactpersonen van de diverse commissies zal uitleg worden gegeven over het gebruik van de website. Na het beëindigen van de Baselines is de Nieuwsbrief het medium om de leden te informeren over het wel en wee van de club. De Nieuwsbrief wordt door Ton op de website geplaatst. In juni hebben we veel energie gestoken in de Open Sportdag Tanthof, daar waren toen helaas maar weinig belangstellenden uit de wijk aanwezig. Als er opnieuw een wijkactiviteit gaat plaatsvinden, dan zullen we goed afwegen of we daarbij aanwezig willen zijn. Ook hebben we in juni o.l.v. Ramon de Vries onze eigen Opendag georganiseerd. Er hebben zich toen 8 nieuwe leden aangemeld, een mooi resultaat. De diverse publicaties in ons clubhuis hebben we nauwlettend bekeken. Met de voorgenomen aanpassing van de bar, zullen ook de publicatieborden in een nieuw jasje worden gestoken. Nuttige info zal in een ABC-map achter de bar terug te vinden zijn en daarnaast zal alle info een plekje op de website krijgen. PR en Jubileumcommissie hebben de koppen bij elkaar gestoken. Uit die samenwerking is de glossy 25 jaar TV Tanthof tot stand gekomen. Vooral Ton en Marius hebben daar hun schouders onder gezet. Ook zijn er mooie banieren aangeschaft, die voor iedereen duidelijk zichtbaar op ons parkeerterrein hangen. Wij zullen ons dit jaar verbinden aan de organisatie Pink Ribbon, met het doel daar een zinvolle bijdrage aan te leveren. Om inwoners van Delft te informeren over clubactiviteiten, zijn er diverse artikelen in de Delftse Post, Krant op Zondag en het AD verschenen. Voorafgaand aan activiteiten zijn er ook posters verspreid bij winkels, bedrijven ,scholen en bij onze leden thuis. Het plan lag klaar om voorafgaand aan de competitie nieuwe shirtjes met een jubileumopdruk aan te schaffen, maar dat is door problematische levering niet gerealiseerd. In het najaar wordt de bestelling van nieuwe shirtjes opgepakt. Ons grote speerpunt voor dit jaar is de clinic. We zijn nu druk bezig met de voorbereiding en de activiteiten rond de clinic van Miriam Oremans op zaterdag 5 juli. Kortom het was een boeiend jaar. De PR commissie
JAARVERSLAG BEHEER EN ONDERHOUDSCOMMISSIE Samenstelling De commissie bestaat uit Jan Lukas (voorzitter), Jos van der Aa, Peter Buitendijk, Jan Mertens, Joop de Bruin, Arie Mol, Dick Immers, Anne Kronshorst, Michel Weeber, Willem Goudappel en Erik Pluimers. Activiteiten Afgelopen jaar is er 6 maal regulier onderhoud gepleegd aan banen, buitenruimte en clubgebouw. Bijna wekelijks worden door Michel en Fons de banen gesleept. Door Firma Ubbink is eenmaal grootonderhoud aan de banen uitgevoerd, waarbij ook het zand wordt ververst. Naast regulier onderhoud is tweemaal een groot onderhoudsdag georganiseerd. Naast de commissieleden zijn hiervoor ook alle leden benaderd om mee te komen helpen. Jammer genoeg heeft dit niet geleidt tot een groot aantal aanmeldingen. Slechts een aantal trouwe vrijwilligers waren bereid de onderhoudscommissie te helpen bij deze klus. Een grote onderhoudsklus is toch wel het snoeien van de coniferen aan de slootzijde geweest. Al meerdere keren was besproken dat deze coniferen gesnoeid moesten worden. Ja, maar hoe kom je daarbij. De oplossing kwam in de winter. Op een zaterdagochtend na een week vorst konden we via het ijs de sloot op om de coniferen te lijf gaan. De mannen van de onderhoudsploeg en een aantal leden met groene (bevroren) vingers stonden te popelen om met de kettingzaag aan de slag te gaan. Een week vorst bleek uiteindelijk niet genoeg en een aantal mensen zijn toch nog door het ijs gezakt. Uiteindelijk is het toch nog gelukt zie resultaat. Mannen bedankt. Andere resultaten van het grootonderhoud zijn o.a. het snoeien van de bomen op de schapenwei, het maken van een natuurlijke compostbak naast de minibaan en het planten van 1000 cotoneasters aan de Noord en zuid zijde in de taluds van de sloten. Een belangrijke actie is geweest de aanleg van het toegangscontrole system met de KNLTB pas. Het hele systeem hebben wij in eigen beheer kunnen aanleggen. Hulde aan iedereen die daaraan heeft meegewerkt. Ook bij andere clubactiviteiten heeft de onderhoudscommissie zijn diensten aangeboden, zoals bijvoorbeeld het opbouwen en afbreken van de overkapping van het terras. De Beheer- en Onderhoudscommissie
JAARVERSLAG CLUBHUISCOMMISSIE Samenstelling De samenstelling van de clubhuiscommissie (CC) in 2013: Ger de Graaf (voorzitter) Els van Hal Paulien Goeman Frans van Rheenen Hans van der Zwart Anne Kronshorst Wim van den Berg Algemeen De nieuwe commissie is gestart met een vergadering op 11 november 2013. Er werd 2 keer vergaderd in 2013. Activiteiten in 2013 • • • • •
Er is wat achterstallig onderhoud gepleegd in het clubhuis, en er zijn wat nieuwe aanschaffingen gedaan ( stofzuiger, kerstspullen, koffiemachine ). Het assortiment is kritisch bekeken en van ieder artikel is nu bekend: de inkoopprijs, verkoopprijs en de marge. Er zijn slecht lopende of dubbele producten afgevoerd en nieuwe gekomen. Er is een telling gedaan van onze magazijnvoorraad ivm. het financiële overzicht eind december. Er is een taakverdeling gemaakt tussen de CC leden Naast de clubhuiscommissie is ook een lijst met personen gemaakt die incidenteel willen helpen in het clubhuis ( Clubhuisvrijwilligers )
Vooruitblik en activiteiten in 2014 De clubcommissie verleent hulp, waar nodig, bij de Lustrum activiteiten en ook het Open Toernooi. • Er zal worden gewerkt aan een verbouwing achterzijde van de bar: De “sauna-look” van het clubhuis en ook de tap blijft gehandhaafd. In samenspraak met de Onderhoudscommissie (Jan Lukas) is er een nieuwe opzet gemaakt en met tekeningen uitgewerkt. Deze zijn inmiddels goedgekeurd door het bestuur. Volgende stap is het maken van een goede planning om zoveel mogelijk overlast tijdens de verbouwing voor de clubdiensten te vermijden en gaan we stapsgewijs de plannen realiseren. • De bestaande kassa is verbeterd, maar zal dit jaar worden vervangen door een “touchscreen” PC kassa. • De prikborden worden vervangen door magnetische whiteboards. • Ook het voorraadhok moet nog worden verbeterd qua indeling. • De clubcommissie probeert weer extra catering (broodjes, frituur) te gaan verzorgen op drukke dagen. • In 2014 is de Clubhuiscommissie uitgebreid met Rien Kremer (Clubdienst coördinator ) en Dick Bakker.
•
De clubhuiscommissie
TOELICHTING OP DE FINANCIELE VERANTWOORDING 2013 Resultatenrekening Voor de vereniging was 2013 onverwacht toch weer een goed financieel jaar. De sponsoropbrengsten vielen hoger uit dan begroot, terwijl er ook nog een aanzienlijk bedrag aan subsidies is binnen gekomen (vanuit de gemeente is overigens aangegeven dat dit echt het laatste jaar is geweest). Daarnaast zijn een aantal uitgaven meegevallen (o.a. pr- en energiekosten). Verder waren er geen grote verschillen tussen de begroting voor 2013 en de gerealiseerde uitgaven en inkomsten. Balans Het saldo van de liquide middelen is gestegen ten opzichte van 2012. Zoals afgelopen jaar al werd besloten is er een bedrag voor het lustrum gereserveerd van € 10.000,--. Verder is besloten een bedrag van € 1.500,-- te reserveren als bijdrage voor het aanschaffen van clubshirts. Begroting Begroting inkomsten Voor de contributie wordt rekening gehouden met een lichte daling van het aantal leden, dit wordt echter deels gecompenseerd door de in 2012 afgesproken aanpassing van de contributie voor het daglidmaatschap. In de begroting is rekening gehouden met extra uitgaven door de PR-commissie om onder andere door middel van het organiseren van open dagen extra leden aan te trekken. Ook door de jeugdcommissie is rekening gehouden met extra activiteiten om met name nieuwe jeugdleden aan onze vereniging te binden. Voor de kantine opbrengsten zullen in 2014 geen noemenswaardige prijsverhogingen worden doorgevoerd. Tevens zal de contributie niet verhoogd worden. Begroting uitgaven De huur die betaald wordt aan de Stichting is niet verhoogd en bedraagt voor 2014 afgerond € 34.000,--. De uitgaven voor PR-activiteiten zijn wederom hoger begroot. Het bestuur wil voldoende financiële middelen vrijmaken om daarmee nieuwe leden te werven in een poging daarmee de komende jaren tenminste een kostendekkende exploitatie te kunnen waarborgen. Besloten is om een nieuw kassasysteem aan te schaffen en om in eigen beheer een aantal verbeteringen door te voeren aan de bar, waardoor praktischer gewerkt kan worden en het geheel een moderne en verzorgde uitstraling krijgt. Tevens is besloten om de internetvoorziening (o.a. Wifi) en het netwerk te verbeteren en aan te passen voor het nieuwe toegangssysteem en de alarminstallatie. De Penningmeester
RESULTATENREKENING 2012 - 2013 EN BEGROTING 2014 BATEN 80 8010 8050 8090
contributie contributie inschrijfgeld introducees totaal
82 8100 8210 8220 8230 8240 83 8310 8330 8360
2013 2013 begroot realisatie
2014 2014 begroot realisatie
43315 292 280 43887
43000 300 300 43600
44589 180 544 45313
44000 300 500 44800
verkopen ontvangen bankrente verkopen Bar BTW laag verkopen Bar BTW hoog kredietbeperking opbrengst kantine totaal
1272 20063 16643 93 1063 39134
1250 21000 17000 100 1100 40450
1359 20049 18754 0 929 41091
1300 20000 18000 0 1000 40300
competitie/toernooien competitiebijdragen opbrengst TOC Opbrengst open toernooi totaal
597 610 2570 3777
600 600 2500 3700
733 410 2942 4085
600 600 2750 3950
155 155
0 0
185 185
150 150
5697 4737 -60 160 10534
5000 0 -150 0 4850
6041 4638 -90 85 10674
6000 0 0 0 6000
199 199
0 0
885 885
800 800
97686
92600
102233
96000
84 bardienst 8410 bardienst totaal 85 8500 8510 8520 8550
2012 realisatie
sponsoren/subsidies opbrengst sponsors/adv. ontvangen subsidies subsidies nieuwe leden vergoeding delftplassen totaal
89 bijzondere baten 8999 bijzondere baten totaat TOTAAL
2012 realisatie
LASTEN
2013 2013 begroot realisatie
2014 2014 begroot realisatie
40 4009 4010 4030 4040 4050 4060 4070 4080
bestuurlijke kosten vrijwilligersbeleid bestuurskosten bankkosten kosten KNLTB/sportraad kosten PR kosten telefoon kosten clubblad representatie totaal
675 1424 176 4869 1128 475 536 0 9283
700 1000 0 4800 3500 600 350 0 10950
530 116 148 5132 1043 655 82 46 7752
700 1000 150 5000 3500 * 600 100 0 11050
41 4110 4120 4130 4140 4150 4160 4170
park en gebouwen huur tennispark kosten energie kosten beveiliging kosten keuken onderhoud gebouw/baan gemeentelijke heffingen schoonmaakkosten totaal
35586 8020 607 97 682 1653 1493 48138
35600 9000 600 0 1000 2500 1500 50200
35020 8098 577 675 944 2136 1999 49449
34000 8000 600 500 7600 ** 2000 1500 54200
42 4210 4220 4230 4240
inkopen bar inkopen bar BTW laag inkopen bar BTW hoog kosten tapservice verschillen barafrekening totaal
10328 10627 545 1370 22870
11000 12000 500 1200 24700
10412 11837 456 1232 23937
11000 12000 500 1200 24700
43 4310 4320 4330 4340 4350 4360
competitie/toernooien competitiekosten kosten techn. Commissie kosten toernooicomm. kosten barcommissie kosten jeugdcommissie kosten open toernooi totaal
1859 72 661 362 2576 2360 7890
2000 100 700 400 3000 2500 8700
2261 58 104 178 2240 2550 7391
1800 100 200 200 2475 2500 7275
50 50
0 0
20 20
50 50
345 345
0 0
668 668
500 500
49 overige kosten 4950 overige algemene kosten totaal
2554 2554
2000 2000
4369 4369
99 winst/verlies 9999 winst of verlies totaal
6556 6556
-3950 -3950
8637 8637
-6775 -6775
TOTAAL
97686
92600
102223
96000
44 bardienst 4410 vergoeding bardienst totaal 45 sponsoring 4500 kosten sponsoring totaal
* ** ***
incl. kosten open dag incl. extra investeringen in verbouwing bar en nieuw kassasysteem incl. extra investeringen in netwerk/toegangssysteem
5000 *** 5000
Balans per 31 december 2012 ACTIVA liquide middelen kas ING rentemeerrekening ING Bonus Spaarrek.
75,00 2.295,14 27.026,83 55.000,00
Debiteuren
Transitorische posten Huur park 2012 nog te ontvangen bedragen overig
59.999,20 4.000,00 3.500,00
2.213,00 658,50 Transitorische posten contributie 2012 824,94
Terug te vorderen OB Kantine voorraden goederen emballage
PASSIVA 84.396,97 Algemene reserves Reservering Lustrum Reservering PR
32.188,00 32.188,00
700,00 124,94 18.616,51 Crediteuren
471,75
Winst 2012
6.550,97
17.000,00 1.216,51 400,00
Totaal
106.709,92 Totaal
106.709,92
Balans per 31 december 2013 ACTIVA liquide middelen kas ING rentemeerrekening ING Bonus Spaarrek.
0,00 1.886,10 33.557,11 56.151,53
PASSIVA 91.594,74 Algemene reserves Reservering Lustrum Reservering bijdrage clubshirts
Debiteuren
1.901,25
Terug te vorderen OB
-200,50 Transitorische posten contributie 2012 1.489,00
Kantine voorraden goederen emballage Transitorische posten Huur park 2012 nog te ontvangen bedragen overig Totaal
62.550,17 10.000,00 1.500,00
29.843,60 29.843,60
1.315,00 174,00
16.960,00 1.200,39 187,45
18.347,84 Crediteuren
598,99
Winst 2012
8.639,57
113.132,33 Totaal
113.132,33
