JAARVERSLAG PROBIBLIO

jaarverslag

2010

JAARVERSLAG PROBIBLIO

Personalia Stand van zaken per 31 december 2010 Samenstelling Raad van Commissarissen

Mevrouw T. van der Stroom-van Ewijk (voorzitter) De heer mr. R.V. Kasprowicz De heer mr./MBA P. Kok De heer drs. R. Scheeres Mevrouw J.J. Verwijs Directeur-bestuurder

Mevrouw drs. A. Rube Nevenfuncties commissarissen en directeur van ProBiblio per december 2010

De heer R. Kasprowicz - Bestuurslid/penningmeester ­Stichting Holland Symfonia in Amsterdam - Bestuurslid/penningmeester Vereniging ‘De Trein 8.28 H.IJ.S.M.’ in Amsterdam - Bestuurslid Stichting Foundation Nico Nap in Amstelveen - Bestuurslid/penningmeester ­Stichting De Nieuwe School in Amsterdam (tot medio december 2010)

2

De heer P. Kok - Commissaris bij OSR Juridische opleidingen bv in Utrecht - Directeur grootaandeelhouder Rake Rigging bv in Medemblik - Directeur Pekelharinghaven bv in ­Medemblik - Voorzitter JIC STIR in Amsterdam - Lid organisatiecomité Delta Lloyd Regatta in Medemblik De heer R. Scheeres - Voorzitter Stichting De Schiedamse Molens - Bestuurslid Stichting De Gekroonde ­Brandersketel - Voorzitter Stichting Jenevermuseum Schiedam - Bestuurslid Stichting Blusboot Jan van der Heijde - Bestuurslid Stichting Gemeenschapsfonds Schiedam Mevrouw T. van der Stroom-van Ewijk - Voorzitter Raad van Toezicht HERA, Vrouwenhulpverlening en opvang Gelderland - Voorzitter Stichting Sociaal Fonds Regiopolitie Utrecht

- Voorzitter Bezwaarschriftencommissie Personele Aangelegenheden Veiligheidsregio Kennemerland - Lid Klachtencommissie Regiopolitie Utrecht Mevrouw J. Verwijs - Bestuurslid Stichting Certificering ­Openbare Bibliotheken - Bestuurslid Bibliotheek Innovatieprijs (BIP) Mevrouw A. Rube - Voorzitter commissie Bibliotheek en ­Letteren van de Raad voor Cultuur - Vice-voorzitter CPNB - Bestuurslid De magie van het boek

INHOUD 01

02

03

ProBiblio in 2010

Interview met Len van Twisk

4

10

ondersteuning bedrijfsvoering

12

ondersteuning bibliotheekwerk

22

Interview met Ria Smith

Interview met Rammy Speyer

20

34

04 evenementen

Interview met Theo de Ruiter

36

05

sociaal jaarverslag

46

06 jaarrekening

44

52

3

01

probiblio in 2010

ProBiblio is een provinciale serviceorganisatie voor openbare bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland. Zij faciliteert als netwerkpartner bibliotheken, overheden en brancheorganisaties bij het realiseren van hun doelstellingen. ProBiblio vertaalt hiertoe, samen met haar partners, maatschappelijke trends en ontwikkelingen in concepten voor vernieuwende dienstverlening. Mede op basis hiervan en vanuit kennis van de branche biedt ProBiblio een geïntegreerd aanbod van diensten op het gebied van collectie, educatie, informatie, ICT, logistiek, HRM, organisatie­ontwikkeling, marketing, communicatie en administratie. Voor haar netwerktaken ontvangt ProBiblio subsidie van de provincies Noord- en ZuidHolland. De nieuwe organisatie die in 2009 is voorbereid, is per 1 januari 2010 een feit. In drie units worden respectievelijk de ontwikkel-, marketing- en operationele taken ondergebracht.

4

Landelijk netwerk Het bibliotheeknetwerk waarvan ProBiblio deel uitmaakt, heeft ook in 2010 weer te maken met grote veranderingen, zowel bestuurlijk als inhoudelijk. De landelijke Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) wordt op initiatief van de wetgever per 1 januari 2010 gesplitst in drie organisaties. • Het Sectorinstituut Openbare Bibliotheken (SIOB) werkt met subsidie van het Ministerie van OCW aan een sterker bibliotheekstelsel met zeven programma’s, die elk zijn onderverdeeld in projecten en activiteiten. • De VOB is de branchevereniging voor openbare bibliotheekorganisaties en fuseert op 1 januari 2011 met de werkgeversorganisatie van de openbare bibliotheken (WOB). • De Stichting Bibliotheek.nl draagt in opdracht van de gezamenlijke openbare bibliotheken bij aan uitbreiding en beheer van de landelijke digitale bibliotheek: - een gezamenlijke portal om de ­ biblio­theek zichtbaarder te maken op internet - een gemeenschappelijke informatie infrastructuur waarop alle bibliotheken kunnen aansluiten - de ontwikkeling en implementatie van digitale diensten • Voor de praktische uitvoering en implementatie van de projecten is de stichting inmiddels in gesprek met de provinciale serviceorganisaties.

Noord- en Zuid-Holland Veel bibliotheken in Noord- en ZuidHolland hebben een proces van organi-

satorische bibliotheekvernieuwing achter de rug. Zij zijn nu toe aan het inhoudelijk vervolg of zijn hiermee al een eind op weg. Tegelijkertijd krijgen vrijwel alle bibliotheken te maken met bezuinigings­ maatregelen. De openbare bibliotheek wordt voor meer dan 90 procent lokaal gefinancierd. Enkele bibliotheken zijn relatief rijk, maar een grote groep bibliotheken leeft op of net boven het bestaansminimum. Ook ProBiblio zelf krijgt te maken met bezuinigingen. De Provincie Noord-Holland kondigt een korting aan op de subsidie 2011 van 20 procent. Ondanks een stevig onderbouwd betoog, zowel schriftelijk als mondeling tijdens de commissie­vergadering Sociale Infrastructuur van Provinciale Staten van Noord-Holland in juni, gaat de korting niet van tafel. De Provincie Zuid-Holland wil niet dat de Noord-Hollandse korting effect heeft op Zuid-Hollands bibliotheekwerk. De Noord-Hollandse bezuinigingen dwingen ProBiblio om per 2011 gesubsidieerde tarieven in beide provincies te differentiëren en zelfs bepaalde dienstverlening in Noord-Holland te staken. De voorbereiding hiervan start in 2010.

Organisatie ProBiblio In 2009 is de nieuwe organisatie voorbereid die per 1 januari 2010 een feit is. Achterliggende gedachte bij de reorganisatie is dat ProBiblio adequaat reageert op haar omgeving. Een lenige organisatie – met voorwaarden voor projectmatig werken – is nodig en kan beter gebruikmaken van de aanwezige kennis en kunde. Voor de nieuwe organisatie benoemt ProBiblio aan het eind van het jaar haar kernwaarden. In 2011 vindt een aantal

sessies plaats met een ruime vertegenwoordiging van medewerkers om de kernwaarden verder aan te scherpen en te vertalen naar klant- en merkwaarden. De organisatie bestaat in 2010 uit drie units. Deze indeling is gebaseerd op criteria die aansluiten bij gangbare organisatieprincipes. Hierin krijgen innovatie, ontwikkeling en implementatie van nieuwe producten vorm in projecten, terwijl het onderhoud van het ‘staande’ aanbod georganiseerd wordt in afdelingen.

Unit Programmamanagement De bibliotheekwereld heeft, net als de wereld van de media, te maken met grote veranderingen als gevolg van de digitalisering. Bibliotheekorganisaties willen innoveren en nieuwe maatschappelijke functies en rollen ontwikkelen en invullen. Hiertoe voert een krachtig netwerk projectprogramma’s uit waarin (markt) onderzoek wordt gedaan en nieuwe bibliotheekformules worden ontwikkeld en in de praktijk getoetst. ProBiblio participeert in dit netwerk en ondersteunt de programma’s met expertise en professioneel programma- en projectmanagement. Dit werk is ondergebracht in de unit Programmamanagement. De unit wordt grotendeels bekostigd uit provinciale subsidie, aangevuld met projectsubsidies en bijdragen van bibliotheken die participeren in pilots. De ontwikkeling vindt plaats in programma’s: een reeks samenhangende projecten om strategische doelen te bereiken. Het gaat om: • Bibliotheekfuncties (vernieuwing van de primaire functies van de bibliotheek) • Marketing (versterking van markt- en 5

0

1

2

3

4

5

6

7

Mediawijsheid Laaggeletterdheid Leesbevordering Collectiebeleid Thema- en wisselcollecties Digitaal titelbeheer Franchise/retail CRM Marketingcampagnes Deskundigheidsbevordering Organisatieontwikkeling Kwaliteitszorg Arbeidsmobiliteit Implementatie bibliotheek.nl ICT-coördinatie Digitale infrastructuur Vervoersdienst Servicemanagement Ondersteuning netwerk

Fig. 1 Speerpunten

klantgerichtheid en ledenwerving en ‑behoud door de bibliotheek) • HRM (ondersteuning van organisatie- en functieveranderingen in bibliotheken) • ICT & Infrastructuur (innovatieve ICTconcepten voor de primaire functies en processen van de bibliotheek) ProBiblio streeft ernaar programma’s van het netwerk te laten zijn en niet van zichzelf. Programmatisch werken zet dus het netwerk aan het stuur, zowel in de formulering van de programma’s als in de uitvoering van de programma’s via co-creatie. Projectmedewerkers worden betrokken uit de unit Operations en de bibliotheken. Een strategische rol heeft de ‘Programmaboard’, ingesteld in februari 2010. De Programmaboard stelt de strategische speerpunten vast en is de ‘linking pin’ 6

tussen de programmaorganisatie en SOOB en BOZH. De Programmaboard bestaat uit negen leden: acht directeuren van bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland en de directeur van ProBiblio (voorzitter). De ambtelijk secretaris van SOOB en BOZH is tevens ambtelijk secretaris van de Programmaboard. SOOB en BOZH bekrachtigen de strategische lijnen die de Programmaboard uitzet, tenzij aanpassingen noodzakelijk worden gevonden. In maart is de Programmaboard bijeen om de strategische lijnen uit te zetten voor de besteding van de provinciale gelden voor de ondersteuning van het bibliotheekwerk in de periode 2011-2013. Dit leidt tot de volgende speerpunten met de mate van belang op een schaal van 1 tot 8 (zie fig. 1)

Op basis van deze speerpunten worden elf programmavoorstellen 2011-2013 ontwikkeld: 1 Laaggeletterdheid 2 Mediawijsheid 3 Erfgoed en geschiedenis 4 Catalogus 5 ICT-coördinatie 6 Implementatie Bibliotheek.nl 7 Online presence 8 Customer Relationship Management 9 Formule-ontwikkeling 10 Medewerker up to date 11 Organisatieontwikkeling

Unit Marketing & Communicatie De unit Marketing & Communicatie werkt aan verhogen van klanttevredenheid en klantbinding door de producten en diensten van ProBiblio beter te laten aansluiten bij de behoeften en dagelijkse praktijk van het bibliotheekwerk. Luisteren naar de klant is dan ook essentieel. Dit gebeurt onder meer door versterking van het account­management. Dit onderdeel is verantwoordelijk voor relatiebeheer, contract- en offertebeheer, versterking van de marktpositie van ProBiblio en coördi-

natie van klachtafhandeling. Hiernaast opereert het productmanagement, een nieuwe functie voor ProBiblio. De productmanagers zijn verantwoordelijk voor het portfoliobeleid van ProBiblio en uitvoering daarvan. De unit Marketing & Communicatie signaleert kansen in de markt en mogelijkheden voor nieuwe dienstverlening. Er is een intensieve uitwisseling met de units Operations en Programma­ management. Projecten en productaanbod kunnen pas in ontwikkeling worden genomen nadat Marketing haar inbreng heeft geleverd. De unit ontwikkelt zelf geen producten, maar stelt onder meer programma’s van eisen op waaraan de dienstverlening moet voldoen.

Unit Operations In deze unit zijn de reguliere producten en diensten van ProBiblio ondergebracht. Bibliotheek­inhoud en facilitaire dienstverlening zijn de twee belangrijkste pijlers. Samenvoeging van de onderdelen HRM, marketing en kwaliteitzorg geeft een betere mogelijkheid om bibliotheken integraal te adviseren over hun bedrijfsvoering. De bibliotheek­inhoudelijke dienstverlening wordt uitgevoerd met subsidie wanneer deze verleend wordt aan het provinciale netwerk. Medewerkers van de unit kunnen gedetacheerd worden bij de unit Programmamanagement. De unit werkt verder aan verbetering van de dienstverlening, projectmatig werken en financiële sturing.

Visie Vrije toegang tot cultuur en informatie is een van de universele rechten van de mens. Openbare bibliotheken garanderen dit recht aan burgers. ProBiblio vindt dat een bloeiende bibliotheekbranche door het toegankelijk maken van betrouwbare en pluriforme informatie een wezenlijke bijdrage levert aan maatschappelijke participatie en persoonlijke ontwikkeling van burgers. En daarmee aan een leefbare en democratische samenleving. ProBiblio ziet het als haar taak om samen met de bibliotheken deze rol te borgen en te versterken in de samenleving waarin het belang van het digitale domein toeneemt. De kern hiervan is een krachtig netwerk. Vanuit de basis van het bibliotheekwerk worden hierin nieuwe technologieën en ontwikkelingen geïntegreerd, zodat de bibliotheken een vooraanstaande plaats in de maatschappij kunnen innemen.

Missie ProBiblio faciliteert als netwerkpartner bibliotheken, overheden en branche­organisaties bij het realiseren van hun doelstellingen. ProBiblio doet dit enerzijds door met haar partners maatschappelijke trends en ontwikkelingen te vertalen in concepten voor vernieuwende dienstverlening door bibliotheken. Anderzijds biedt ProBiblio vanuit kennis van de branche een samenhangend aanbod van excellente diensten op het gebied van collectie, educatie, informatie, ICT, logistiek, HRM, organisatieontwikkeling, marketing, communicatie en administratie. Om dit te bereiken werkt ProBiblio met nieuwsgierige en professionele medewerkers aan een sterk netwerk en een succesvolle en innovatieve bibliotheekbranche.

7

Gevolgen van speerpunten

In alle drie units is veel aandacht voor scholing, onder meer in de vorm van Prince2 en MSP.

Naast marketing is ICT een belangrijk speerpunt. Een deel van ICT participeert actief in de programma’s; niet alleen in het programma ICT & Infrastructuur, maar in zo mogelijk alle programma’s. Daarnaast blijft een deel gehandhaafd als onderdeel van de unit Operations. ProBiblio legt haar dienstverlening langs de meetlat van de speerpunten die de Programmaboard heeft vastgesteld. Duidelijk is dat een aantal producten en diensten niet meer past in de nieuwe uitgangspunten. In lijn met het besluit van de Programmaboard ofwel vervalt dit deel van het aanbod ofwel wordt het voor­ taan kostendekkend aangeboden. Om de consequenties van de keuzen vooraf helder te maken, ontvangen de bibliotheekdirecties hierover op verschillende momenten informatie.

Professionalisering

Themamiddag Klantgerichte bibliotheek met kwaliteitshandvest

8

ProBiblio werkt al jaren projectmatig, maar in 2010 ontstaat meer behoefte aan aandacht voor vragen en behoeften van de markt, meer samenhang tussen de projecten en de effectiviteit ervan. Om hierop te kunnen inspelen, kiest ProBiblio voor werken met programma’s volgens de MSP-methode (Managing Successful Programmes). In 2010 vindt een uitgebreid professiona­ liserings­programma plaats. Management, programmamanagers en projectleiders van ProBiblio worden geschoold in Prince2 en MSP. ProBiblio beschikt nu over een gecertificeerd team voor de uitvoering van de netwerkprogramma’s. Ook in de andere units is veel aandacht

voor scholing, onder meer in de vorm van Prince2 en MSP.

Medewerkers Het aantal benodigde formatieplaatsen in 2010 is gebaseerd op de bezetting in 2009. Om de organisatie en sleutelfiguren hierin toe te leiden naar hun nieuwe rol, is ProBiblio in 2009 gestart met een management-development-traject. De taakinhoud van de medewerkers wijzigt niet alleen door de reorganisatie, maar ook door veranderingen in de markt waarop ProBiblio inspeelt. Na positief advies van de Ondernemings­ raad worden gesprekken met medewerkers gevoerd over herplaatsing. Voor tien mensen betekent de reorganisatie dat niet alleen hun werk vervalt, maar ook dat er niet meteen alternatief werk voorhanden is. In december worden zij hiervan op de hoogte gesteld. De aangezegde collega’s zijn vanaf 1 januari tot en met 30 juni 2011 herplaatsingskandidaat en in principe nog bij ProBiblio werkzaam. Vanaf 1 juli 2011 worden zij boventallig en vrijgesteld van werkzaamheden om zich volledig te kunnen richten op het vinden van een andere baan. Er is een sociaal plan van toepassing.

Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen (RvC) neemt kennis van de code Cultural Governance die dient ter ondersteuning van culturele instellingen bij goed bestuur. De RvC bespreekt de eisen die van toepassing zijn voor ProBiblio. Eén van de acties die hieruit voortvloeien, is een zelfevaluatie die de

RvC in december houdt. In de bespreking trekt de raad de volgende conclusies. • De RvC constateert over de samenwerking binnen de RvC: - Goede opkomst - Goede voorzitter - Goede onderlinge communicatie en samenwerking • Evenwichtige competentieverdeling • De RvC is van mening dat het aantal van de nu aanwezige vijf leden volstaat. • De RvC is in staat geweest het toezicht adequaat uit te oefenen. • Hoewel de RvC op afstand stuurt, stelt hij er wel prijs op tussen de vergaderingen door van de directeur-bestuurder een gestructureerde, periodieke update van de gang van zaken te ontvangen, samen met verslagen van de MT-vergaderingen en dergelijke. • De RvC stelt voor een vast jaarschema voor belangrijke onderwerpen te volgen (jaarrekening en jaarverslag in de maartvergadering, (meerjaren)strategie in de junivergadering, begroting in de septembervergadering en organisatie­ ontwikkeling in de decembervergadering). • Een delegatie van de RvC heeft ten minste één keer per jaar een gestructureerd overleg met (een delegatie van) de Ondernemingsraad. • De RvC stelt prijs op regelmatig contact met MT-leden en andere medewerkers van de organisatie.

tie, de samenwerking met de bestuurder en zaken vanuit de werkvloer. Een dergelijk gesprek zal voortaan jaarlijks plaatsvinden. De OR evalueert medio 2010 tussentijds de reorganisatie met de medewerkers. Met het MT bespreekt de raad de uitkomst en mogelijke verbeterpunten.

Nieuwe MT-leden en afdelingshoofden Ernst Schoumans

In 2010 verwelkomt ProBiblio Ernst Schoumans als nieuw afdelingshoofd Service Center Administraties. Hij is de opvolger van Henk Reinderink die team­ coördinator Administraties wordt. Ook in 2010 treedt Kees de Jong aan als afdelingshoofd ICT. Deze functie maakte eerder deel uit van de functie die op interimbasis werd vervuld door Edward van Westerlaak. Op 1 november start controller Peter van de Wolfshaar. Hij wordt ingewerkt door Gerard Alders die per 1 juni 2011 met prepensioen gaat. Eind van het jaar vertrekken interimmers Marie Claire Nysing en Jacob Molenaar. Zij worden per 1 januari 2011 opgevolgd door respectievelijk Bianca Pieters als afdelingshoofd Managementadvies en Lydia de Jong als manager Programma­management.

Kees de Jong

Ondernemingsraad  In maart overlegt de Ondernemingsraad (OR) voor het eerst rechtstreeks met een delegatie van de Raad van Commissarissen. Het gesprek gaat over de reorganisa-

Peter van de Wolfshaar 9

Voor een aantal medewerkers was 2010 het laatste (volledige) werkjaar bij ProBiblio voor hun (pre)pensioen. Vier van hen vertellen over hun loopbaan en toekomst.

‘Ik was vierentwintig en werd leidinggevende over dertig vrijwilligers, die allemaal mijn moeder konden zijn!’

10

Een wandeling door de tijd ‘Ik was vierentwintig en werd leidinggevende over dertig vrijwilligers, die allemaal mijn moeder konden zijn!’ Len van Twisk memoreert en lacht. Na drie jaar als assistent-bibliothecaris in Zaandam te hebben gewerkt, solliciteerde ze in 1974 in Uitgeest bij PBC Haarlem. ‘Niet gehinderd door enige kennis – nou ja een beetje, maar niet veel! – ben ik begonnen.’ Len ambieerde een leidinggevende functie en had juist de opleiding voor bibliothecaris in openbare bibliotheken afgerond toen in 1975 de Bibliotheekwet werd ingevoerd. ‘Ik heb de grote groei en bloei van het bibliotheekwerk meegemaakt. Er kwam een enorme toestroom van leden. Ik ben trots als ik zie hoe we dat met elkaar hebben opgevangen en het bibliotheekwerk hebben uitgebouwd. We hebben een bibliotheek neergezet die heel veel deed en kon. Van het organiseren van koffieconcerten, kinderboekenwandelingen tot lezingen. Zaken die nu onder meer Ontmoeting en Debat heten.’ ‘Iedereen deed op zondag vrijwillig mee aan allerlei dingen. Er werd niet gesproken over betaling of zo. Dat deden we gewoon allemaal. Het was een ontzettend leuke en inspirerende tijd.’ Idealisme ‘Ik vond lezen altijd heel belangrijk. Lezen, leren en toegang tot informatie, dat waren voor mij drijfveren waarom ik dit werk deed. Mensen de mogelijkheid geven om aan kennis te komen.’ ‘Nee, in die veertig jaar heb ik nooit iets

anders willen doen. Ik ben er vanuit een soort idealisme in gestapt en er altijd voor gegaan. Ja, ik eiste heel veel van mezelf en ook wel van mijn medewerkers. Misschien heb ik ze soms wat overvraagd en dan had ik zo’n houding van ‘joh, niet zeuren’; dat had wel anders, diplomatieker gekund. Het is mijn kracht en mijn zwakte. Doorgaan, een doel hebben en gestaag doorgaan. Liefst zonder vallen, maar dat is niet helemaal haalbaar, en buffelen.’ Na dertig jaar buffelen in de bibliotheek maakte Len in 2001 de switch. Bij ProBiblio werkte ze nu vóór de bibliotheek. ‘Er kwam een moment waarop ik dacht ‘nu weet ik wel wat bibliotheekwerk is’ en dat is een meerwaarde die ik bij ProBiblio als accountmanager kan inzetten om andere bibliotheken te helpen.’ ‘Kort daarop werd de brancheformule kwaliteitszorg gelanceerd. Ik dacht ‘als ik nu bibliothecaris was en in de bibliotheek werkte, zou ik niet weten waar ik moest beginnen’. Daarom ben ik aan kwaliteitszorg gaan trekken en ik heb het als dienstverlening ontwikkeld. Eerst alleen en later met collega’s.’ Haar lange geschiedenis in de bibliotheek, het initiatief voor kwaliteitszorg als dienstverlening. Het is niet verwonderlijk dat Len met een kritische blik veranderingen heeft gevolgd. ‘De automatisering, het toegankelijk maken van collecties is een hele grote vooruitgang. Daartegenover staat dat de afgelopen periode een boel bibliotheekinhoudelijke zaken zijn verdwenen. Kijk naar wisselcollecties met

niet zo gangbare informatieve boeken of dichtbundels. Als je in Uitgeest, Zandvoort of Huizen werkt, kun je niet alles aanschaffen. Maar het zijn deze dingen die je collectie een meerwaarde verschaffen. Het is wel minder noodzakelijk geworden, want je kunt nu snel en gemakkelijk een boek aanvragen. Maar dan moet het er elders wel zijn. Er is nog steeds geen afstemming op collectiebeleid. De Koninklijke Bibliotheek heeft van alles één exemplaar, maar ik heb zo het idee dat er in een heleboel bibliotheken geen boeken van Vestdijk meer staan. Daar wordt te weinig over nagedacht.’ Wandelen Op 17 mei 2011 is het haar laatste werkdag bij ProBiblio. Aan invulling van haar tijd is geen gebrek. ‘Ik zit nog in de werkgroep Bibliotheken bij de stichting Chimding. We willen in Nepal, waar echt niks is, de bibliotheek goed op de kaart zetten. Verder ben ik, hoe kan het ook anders, een echte lezer. Daar gaat heel veel tijd in zitten. Van diverse mensen heb ik gehoord dat je geen plannen moet maken. Maar vaststaat dat ik in mijn eigen volkstuin mijn groenten ga verbouwen. En wandelen natuurlijk. Eind volgend jaar lopen we naar Berlijn. Ik heb altijd fulltime gewerkt en ben van vier naar drie dagen gegaan. Als ik zie hoe vol zo’n week nu is, vraag ik me af hoe ik dat gedaan heb toen ik meer dagen werkte. Oké, het worden nu vijf dagen vrij, maar ik zie het wel. Voor het zwarte gat ben ik niet bang.’

11

02

ondersteuning bedrijfsvoering Bibliotheken kunnen bij ProBiblio terecht voor ondersteuning van hun bedrijfsvoering. Het gaat onder meer om het efficiënt vervoeren van bibliotheekmaterialen en het inrichten en onderhouden van een digitaal netwerk voor bibliotheekautomatisering. Hiernaast ondersteunt ProBiblio haar klanten op het gebied van hun financiële administratie, HRM, onderzoek, marketing en kwaliteitszorg. Klanten participeren bij de ontwikkeling van de dienstverlening door deel te nemen aan pilotprojecten. Op deze manier kan ProBiblio de kwaliteit van de diensten en producten op het niveau brengen dat de klanten wensen. Schaalvoordeel is een gunstige bijkomstigheid voor de bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland.

12

Vervoer in 2010

Vervoersdienst ProBiblio vervoert bibliotheekmaterialen naar, van en tussen bibliotheken. Alle bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland ontvangen de nieuwe materialen van NBD|Biblion via ProBiblio. Ook verzorgt ProBiblio het vervoer van leeskringkoffers en collecties voor bibliotheken, scholen en zorginstellingen. Begin 2010 komt RTL bij ProBiblio over de vloer om te filmen voor het tv-programma ‘Transportwereld’. Het thema is duurzaam vervoer en hiervoor wil RTL onze vrachtwagen in beeld brengen die op aardgas rijdt. Een mooie promotie voor een door de klanten zeer positief gewaardeerde dienst. Voor deze dienstverlening wordt het wagenpark in 2010 uitgebreid. Er rijden een Mercedes Vito, een Mercedes Atego en tien Mercedes Sprinter bakwagens. In 2009 is gestart met de introductie van de nieuwe ProBiblio huisstijl in het wagenpark. Vanaf 2010 rijden alle wagens in de frisse wit met blauwe uitvoering. Begin 2009 heeft ProBiblio met BOZH en SOOB overlegd over de dienstverlening van de vervoersdienst vanaf 2010. Er zijn afspraken gemaakt over het werken met een basispakket. Als de bibliotheek daar behoefte aan heeft, kan dit basispakket worden uitgebreid met maatwerk of meerwerk. De vervoersdienst wordt aan de bibliotheken aangeboden met een bezoekfrequentie van twee of drie keer per week. Alleen de kleine vrijwilligers-, service- en steunpunten worden één keer in de week bezocht. Per 1 januari 2010 komen er de vestigingen Ridderkerk Slikkerveer, Ridderkerk Bolnes, Muiderberg, Naarden, en Den Helder met drie vestigingen en Zaandam met zeven vestigingen bij.

Voor de bibliotheken Zaandam, Kopgroep bibliotheken en de bibliotheek A tot Z verzorgt ProBiblio voortaan ook het vervoer tussen de vestigingen onderling (‘lusvervoer’). Dit gebeurt inmiddels voor 18 bibliotheken. Wekelijks worden 300 bibliotheken bezocht waarvan 51 vestigingen drie keer per week, 205 vestigingen twee keer per week en 47 vestigingen één keer per week. In totaal maken de wagens 610 stops per week.

Leenverkeer

1.750.000

Nieuwe boeken

437.752

kilo

Landelijk vervoer

28.872 119

kilo pallets

476

collecties

Wisselcollecties bibliotheken

banden

Wisselcollecties scholen

522

collecties

Wisselcollecties zorginstellingen

627

collecties

Themacollecties scholen

1.948

collecties

Themacollecties zorginstellingen

504

collecties

Leeskringkoffers

4.887

stuks

13

ICT In 2010 werkt ProBiblio verder aan het verbeteren van de betrouwbaarheid, efficiëntie en beheersbaarheid van infra­structuur en de processen in haar ICTdienstverlening. Het gehele netwerk van bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland kan hiervan profiteren.

De Servicedesk is verantwoordelijk voor de bereikbaarheid van de ICT-afdeling en vormt een centraal punt voor alle ICT-zaken.

Belangrijk is het besluit om Bicat te vervangen door BicatWise. In 2011 start de voorbereiding op deze omvangrijke migratie.

14

Bicat In 2010 worden 30 bibliotheekorganisaties met 198 vestigingen aangesloten op het eigen Bicat-netwerk van ProBiblio. Verder voert ProBiblio 1.650 serviceverzoeken uit voor Bicat, waaronder parameterwijzigingen voor contributie, leners en regelingen. Er worden 600.000 reserveringsberichten per post en e-mail verzonden en 375.000 incassoberichten voor automatische incasso en acceptgiro’s verstuurd. In totaal worden er 300 incidenten geregistreerd en afgehandeld. Belangrijk is het besluit om Bicat te vervangen door BicatWise. In 2011 start de voorbereiding op deze omvangrijke migratie. ICT-beheer ProBiblio verzorgt voor 23 regio’s (ongeveer 130 vestigingen) het beheer van de ICT-infrastructuur. De bibliotheek kan op jaarbasis dagdelen per week afnemen of kiezen voor eenmalige dienstverlening op het moment dat dit nodig is. Onderdeel van ICT-beheer is het plaatsen en installeren van hardware zoals servers en pc’s. Voor een efficiënt verloop vindt voorinstallatie van software bij ProBiblio plaats. In 2010 start een project dat een basis legt voor een geheel nieuwe ICT-infrastructuur. Als onderdeel hiervan zullen uiteindelijk de bibliotheken migreren naar het nieuwe netwerk en zal ProBiblio verhuizen naar

een ander datacenter. Hiermee is er voldoende capaciteit om aan huidige en toekomstige wensen en eisen van onze klanten te voldoen. Met de inrichting van een nieuw datacenter, gebaseerd op de laatste technologieën, kan ProBiblio met snellere en grotere servers essentiële uitbreidingen en aanpassingen maken waarmee kwaliteit en service gewaarborgd blijven. Servicedesk ICT Steeds meer klanten gebruiken de Servicedesk als een ‘single point of contact’. Een goede ontwikkeling, want op deze manier is een goede registratie mogelijk van binnengekomen meldingen en bewaking

van de afhandeling ervan. De Servicedesk is verantwoordelijk voor de bereikbaarheid van de ICT-afdeling en vormt een centraal punt voor alle ICT-zaken. Het gaat zowel om meldingen van storingen als om servicevragen. Ten opzichte van 2009 stijgt het aantal meldingen met ruim 30 procent. Storingen beslaan 45 procent van de meldingen, serviceaanvragen 55 procent. Het aantal incidenten groeit door de toename van nieuw te ondersteunen producten en doordat steeds meer meldingen centraal worden geregistreerd omdat zij via de Servicedesk binnenkomen.

Catalogus

AquaBrowser

Het Bicat-aanbod wordt uitgebreid met twee webinterfaces voor klanten van de bibliotheek: de cWise-portal en de ­Snuffelcatalogus. Dit geeft de bibliotheken meer keuze naast de traditionele Bicatwebcatalogus en de AquaBrowser. cWise staat voor Community Wise en biedt naast de gebruikelijke mogelijkheden – catalogus, reserveren, wat heb ik thuis, verlengen, recommendering, betalen via iDeal – web 2.0-functionaliteit zoals het geven van ratings, het toekennen van tags en het schrijven van recensies. Ook kan men onbeperkt lijstjes samenstellen. Deze gegevens worden gedeeld met cWisegebruikers in het hele land: het gaat dus verder dan het ProBiblio-netwerk. cWise wordt aangeboden naar keuze: in de standaard-layout die past bij de landelijke huisstijl of qua kleuren aangepast aan de huisstijl van de lokale bibliotheek. De Snuffelcatalogus biedt een andere manier van zoeken. De gebruiker gaat ‘snuffelend’ door het aanbod zonder zoektermen te hoeven gebruiken. De titels kunnen worden gesorteerd op nieuwste, meest geleend of willekeurig. De S­ nuffelcatalogus kan ook worden aangeboden per ‘kast’. In combinatie met het winkelconcept zijn titels te tonen per ‘winkel’. In de Snuffelcatalogus worden subsets thema- en doelgroepgericht aangeboden. Hiervoor worden in overleg met de bibliotheek zoekprofielen ingericht. In 2010 gaan tien basisbibliotheken over op cWise: Hoorn, Waterland, A tot Z, ­Spijkenisse, Rijn en Venen, Hilversum, Westland, Heiloo, Zoetermeer en Kennemerwaard. Drie organisaties nemen een Snuffelcatalogus af: WEB, WFO en Spijkenisse.

De provinciale AquaBrowser is de catalogus waarin alle collecties van openbare bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland te vinden zijn. Hiermee is AquaBrowser de beste toegang tot het landelijke aanvraagsysteem. De catalogus bevat bijna 1,8 miljoen titelbeschrijvingen, ontleend aan zeventien bibliotheek­automatiserings­ systemen. Het servicemanagement AquaBrowser omvat twee belangrijke activiteiten. Enerzijds het beheer van de provin­ciale AquaBrowser voor Noord- en ZuidHolland, anderzijds het ondersteunen en adviseren van bibliotheken bij het gebruik van AquaBrowser. Ook bevat de provinciale AquaBrowser beschrijvingen van veel digitale materialen, van zowel landelijk als regionaal belang. Die regionale kant krijgt in 2010 meer vorm. Met de uitgaansinformatie van de ­UITburo’s van Den Haag en omstreken, Rotterdam, Leiden en Amsterdam, en met de informatie van UIT in Noord-Holland geeft de provinciale AquaBrowser inzicht in wat er op cultureel gebied te doen is in beide provincies. Met verschillende regionale dagbladen is de regionale actualiteit goed in beeld. En met de erfgoedinformatie van de Digitale Atlas van NoordHolland en De Geschiedenis van ZuidHolland komt ook het verleden van beide provincies aan bod. In 2010 groeit het aantal bibliotheek­ organisaties in Noord- en Zuid-Holland dat de AquaBrowser als belangrijkste catalogus aanbiedt, van zes naar elf. ProBiblio begeleidt de vijf nieuwe aanbieders bij het efficiënt inrichten van hun eigen ‘skin’ op de AquaBrowser. 15

In de drie maanden na de start wordt het effect geëvalueerd. Opvallend is dat na de introductie het aantal gehonoreerde aanvragen van buiten de eigen organisatie met 7 procent toeneemt. De AquaBrowser helpt dus bibliotheekgebruikers om materiaal uit het hele netwerk te verkrijgen.

Integrale bedrijfsvoering met Profit

Veel werk wordt verzet om Profit zo in te richten dat een grote mate van efficiëntie bereikt wordt.

Het verzorgen van de financiële administratie en de salaris- en personeels­administratie voor bibliotheken, voorheen verdeeld over twee afdelingen, wordt in 2010 ondergebracht in één afdeling. 16

Profit is het Enterprise Resource Planning (ERP) systeem dat ProBiblio zelf gebruikt en aan haar klanten aanbiedt. Het standaardiseert bedrijfsmatige processen en biedt de mogelijkheid om gegevens vanuit het bibliotheekautomatiseringssysteem vast te leggen en te verwerken in diverse modules. Profit ERP draait inmiddels een jaar en staat in deze periode in het teken van het verstevigen van de gebruikersfunctionaliteit binnen ProBiblio en het inbedden van het systeem in de klantomgevingen. ProBiblio heeft 38 klanten die werken in een Profit-omgeving. Elke klant kan de beschikking hebben over een volledige ERP-functionaliteit met maatwerk. Binnen deze 38 omgevingen zijn 403 gebruikers actief. Op het systeem dat binnen ProBiblio zelf draait, maken circa 180 medewerkers gebruik van de mogelijkheden. Het intranet binnen Profit is voor veel gebruikers een belangrijke bron van informatie. Hieronder vallen onder meer een digitale voorziening voor interne nieuwsberichten, verslagen, nieuwsbrieven, handleidingen, formats, procedures en overige bedrijfs­ informatie. Verder kunnen medewerkers de ‘Wie-is-wie’ raadplegen en gebruik­ maken van Employee Self Service waarmee zij digitaal verlof kunnen aanvragen,

eigen gegevens muteren en hun dossier inzien. Veel werk wordt verzet om Profit zo in te richten dat een grote mate van efficiën­ tie bereikt wordt. Per 1 januari 2010 worden bijvoorbeeld alle medewerkers van ProBiblio en haar klanten via Profit verloond. Dubbele handelingen komen te vervallen nu klanten zelf mutaties in het systeem kunnen doorvoeren. Ook kunnen zij altijd actuele (management)informatie opvragen. Op logistiek gebied verloopt de planning van het vervoer van collecties nu via Profit. Door eenmalige vastlegging in het systeem is het gehele proces van aanvragen, samenstellen, uitleveren en vervoeren

van collecties binnen Profit geborgd. Voor het klantrelatiesysteem (CRM) wordt de database met gevuld met de basis­ gegevens van relaties. Deze basisinrichting biedt mogelijkheden voor het gebruik van CRM en voor het automatiseren van werkprocessen. Zo is onder meer de relatie­ database efficiënt actueel te houden. De ingerichte projectenadministratie en het tijdschrijven op projectnummers geven antwoord de vraag of een project in de pas loopt met de begrote uren. Met klanten wordt een aantal pilots gestart voor het inlezen van bankafschriften, voor Employee Self Service en voor de in- en verkoopfacturatie. Deze pilots zijn in 2010 bijna allemaal afgerond en op basis

van de uitkomsten worden in 2011 nieuwe klantomgevingen ingericht.

Financiële dienstverlening Het verzorgen van de financiële admini­ stratie en de salaris- en personeels­ administratie voor bibliotheken, voorheen verdeeld over twee afdelingen, wordt in 2010 ondergebracht in één afdeling. De dienstverlening omvat een breed scala van handelingen: van de verzorging van de personeelsadministratie, salarisberekening en -uitbetaling, de verwerking van financiële documenten, verrichting van betalingen in opdracht van de bibliotheek en verzorging van een maandelijkse financiële rapportage tot de opstelling van de jaarrekening en begeleiding van de accountants­controle. In de meeste gevallen verzorgt ProBiblio ook het opstellen van een begroting. Ruim twintig bibliotheekorganisaties maken gebruik van de dienstverlening.   Voor het uitvoeren van de salaris- en personeelsadministratie start ProBiblio met Profit. Loonstroken worden nu in digitale vorm naar medewerkers verzonden en in hun digitale dossier opgeslagen. Dit zijn er opgeteld ruim 20.000 in 2010. Historische medewerkerdossiers worden gedigitaliseerd en kunnen indien gewenst inzichtelijk gemaakt worden voor de betrokken medewerker.

Marketing Op het gebied van marketing is 2010 voor ProBiblio een intensief jaar. Binnen het programma Marketing worden voorbereidingen getroffen voor nieuwe ontwik-

kelingen in 2011. Bestaande producten worden verder geoptimaliseerd. De kwartaalrapportages bieden marketing- en managementinformatie op het gebied van leden en collectie. ProBiblio ontwikkelt in 2010 de kwartaalrapportages verder door, waarbij het zwaartepunt ligt op de betrouwbaarheid. Niet alleen bibliotheken die hun automatisering hebben uitbesteed aan ProBiblio kunnen gebruikmaken van deze dienstverlening. Ook drie bibliotheken met een stand-alone automatiseringssysteem ontvangen de rapportages. In 2010 worden twee nieuwe bibliotheken aangesloten. Rond de digitale nieuwsbrief voor klanten van bibliotheken ontwikkelt ProBiblio samen met Tripolis een nieuw e-mailmarketingplatform. Dit platform is speciaal gericht op bibliotheken om gemakkelijk geavanceerde digitale nieuwsbrieven en mailings te versturen. De vormgeving wordt verbeterd. Daarnaast zijn bibliotheken in staat om nieuws, activiteiten en diensten aan te bieden op basis van interesses en voorkeuren van de klant. Ook kunnen ontvangers van n ­ ieuwsbrieven gemakkelijk artikelen delen via social media en wordt er meer gebruik van de bibliotheekwebsites gegenereerd. Hiermee is de basis gelegd voor een digitaal communicatiekanaal dat de verschillende klantcontact-momenten kan faciliteren. Zo kan de bibliotheek structurele dialogen met de individuele klant aangaan en gerichte lokale campagnes uitvoeren en aansluiten bij landelijke campagnes. Begin januari 2011 worden alle bibliotheken overgezet. In de eerste helft van 2010 laat P ­ roBiblio wederom een aantal wervings- en behoudacties uitvoeren voor bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland door Mapa 17

EW AA

Vrolijk, levenslustig

Uitnodigend, overtuigend Rijk/delend

Browsen en proberen zonder druk en controle

Bewijsvoeri

een

Schatkamer en een

Ontmoetingsplaats

Wa

Betrouwbaar

Elke stad

Alle NL boeken, cd’s, dvd’s Blijven zolang je wilt

Centrum van de stad

ard ep o s i ti e

De ideale proeftuin; alles voorhanden tegen een niet te overtreffen prijs

Modern, vrolijk, levenslustig

M ER

HO

E PR

E

Ik sta open voor verrassingen

Vrije toegang, vrije werken ontmoetingsplekken

Je kan altijd om hulp vragen

ng

INTERN

Ik heb een bredere belangstelling

Systematisch => consciëntieus

Open, zorgend, warm

RN

R DE N

RD

EN

EXTE

AA W

Ik ontwikkel me

Ik kan genieten van het leven Ik houd van leven, verhalen, muziek

Ik sta midden in de wereld

Geïnteresseerd, contact zoeken

EI DCH KPERSO O N LIJ KTHHEEK ZI

A AT E

N GEDRA AG T D E B I B LI O

Bibliotheken die behoefte hebben aan een nieuw logo kunnen (gratis) gebruikmaken van het beeldmerk. Hiermee besparen ze niet alleen, maar ontstaat ook meer eenheid binnen de branche.

Het zwaartepunt in de dienstverlening rond kwaliteitszorg en certificering ligt op plan- en projectmatig werken, resultaatgericht werken, SMART formuleren en toepassen van de PDCA-cirkel.

18

Marketing. Bibliotheken kunnen vanaf het najaar van 2010 de acties direct online bestellen bij Mapa Marketing, waarbij tussenkomst van ProBiblio niet meer nodig is. Op basis van deze samenwerking kunnen bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland profiteren van aantrekkelijke kortingen. ProBiblio voert daarnaast in 2010 een aantal maatwerkopdrachten uit voor een bibliotheek op het gebied van automatische incasso.

Landelijke huisstijl Het nieuwe oranje merkbeeld voor openbare bibliotheken wordt ontwikkeld door de bureaus Jos de Vries en SVT Branding, in opdracht van een samenwerkings­verband van bibliotheken en de VOB. Het nieuwe merkbeeld krijgt grote instemming van de leden. In september stelt de VOB het reglement voor het gebruik van logo en huisstijl ‘de Bibliotheek’ officieel vast. Bibliotheken die behoefte hebben aan een nieuw logo kunnen (gratis) gebruikmaken van het beeldmerk. Hiermee besparen ze niet alleen veel (ontwerp)kosten, maar ontstaat ook steeds meer eenheid binnen de branche. ProBiblio onderzoekt hoe zij bibliotheken kan ondersteunen bij de implementatie van de nieuwe landelijke huisstijl. Dit huisstijlproject sluit aan op de doelstelling van het programma Marketing om een beter gebruik van het merk ‘bibliotheek’ te stimuleren. ProBiblio ontwikkelt haar eigen dienstverlening om bibliotheken te begeleiden bij hun overstap. De nieuwe dienst is vanaf eind 2010 beschikbaar voor alle bibliotheken in haar netwerk. In 2010 of 2011 gaan bibliotheken al dan niet gefaseerd over op de landelijke huisstijl.

Kwaliteitszorg en certificering Het zwaartepunt in de dienstverlening op het gebied van kwaliteitszorg en certificering ligt in 2010 op plan- en projectmatig werken, resultaatgericht werken, SMART formuleren en daarmee op het (kunnen) toepassen van de PDCA-cirkel. In samenhang hiermee begeleidt ProBiblio diverse bibliotheken bij het maken van jaarwerkplannen en meerjarenbeleidnota’s. Ook voert zij een traject uit voor het verbeteren van managementinformatie, brengt zij een advies uit bij aankomende bezuinigingen en geeft zij procesbegeleiding bij het beschrijven van verschillende processen. In voorbereiding op de nieuwe certifice­ ringsronde (2010-2013) verzorgen de adviseurs Kwaliteitszorg voorlichting over de inhoud en interpretatie van de nieuwe norm. Eén bibliotheek laat ter voorbereiding een pre-audit uitvoeren en verzoekt om begeleiding bij diverse verbetertrajec­ten. Bij de vernieuwing van producten en diensten staat de doorgaande kwaliteitslijn centraal. Met vijf bibliotheken start

ProBiblio een pilot met Bibliomonitor, een instrument voor het borgen van bibliotheekbeleid en het monitoren van verbeter­trajecten. Bibliomonitor is hiermee een hulpmiddel in de voorbereiding van de certificering van bibliotheken. De pilot loopt door in 2011. Tevredenheidsonderzoek Om de principes van kwaliteitszorg goed te kunnen toepassen, is het noodzakelijk om de tevredenheid van onder andere klanten en medewerkers te meten. Verder is het van belang om klantinformatie te gebruiken als input voor het marketingplan. In 2010 ontwikkelt ProBiblio, in samenwerking met enkele PSO’s en bibliotheken, een nieuw klanttevredenheidsonderzoek (KTO) ter vervanging van het bestaande standaard­onderzoek, dat enige jaren geleden is ontwikkeld door de VOB. De nieuwe vragenlijst is modulair opgebouwd en omvat in totaal zeventien modules. De bibliotheek kan uit deze modules kiezen en zo de speerpunten van de vragenlijst zelf bepalen. Ook wordt een basismodule ontwikkeld met algemene

vragen die in elk KTO worden gesteld, zoals een algemeen rapportcijfer, achtergrondgegevens en verbetersuggesties. In 2010 voert ProBiblio vijf klanttevredenheidsonderzoeken en drie medewerker­ tevredenheids­onderzoeken uit. BiebPanel.nl Het online klantenpanel BiebPanel.nl wordt verder doorontwikkeld binnen het programma CRM. Met deelname aan BiebPanel toont de bibliotheek dat zij waarde hecht aan de meningen en bevindingen van haar klanten. De panelleden kunnen optreden als ambassadeurs van de bibliotheek. Samen met de mogelijkheid om de dienstverlening te verbeteren leidt dit tot een hogere klanttevredenheid. Het panel wordt in 2010 op vijf thema’s bevraagd: • communicatiemiddelen van de bibliotheek • personeel (dit is als spiegelonderzoek ook onder personeel onderzocht) • non-fictiecollectie • activiteiten van de bibliotheek • lidmaatschap De onderzoeksrapporten leveren actuele en onderwerpspecifieke klantinformatie waarmee de bibliotheek haar dienstverlening verder kan verbeteren. Verder bieden twee bijeenkomsten voor de deelnemende bibliotheken een platform voor kennisuitwisseling en inspraak in de ontwikkelingen en onderwerpen van BiebPanel. Eind 2010 bestaat het panel uit meer dan 11.000 leden van zeventien bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland en zeven hierbuiten. Naar verwachting stijgt het aantal deel­ nemende bibliotheken nog verder in 2011.

HRM-diensten De HRM-dienstverlening van ProBiblio omvat de ondersteuning en advisering van bibliotheekdirecties bij de invulling van het werkgeverschap. Verder behoort de werving van personeel hiertoe (Randstad/ProBiblio). Op het gebied van scholing en ontwikkeling ontvangt ProBiblio in 2010 opvallend veel aanvragen voor twee van haar trainingen. Eén training gaat in op het v­ eraangenamen van de beleving van het klantbezoek aan de bibliotheek. En in een tweede training leert men om het aanbod van de bibliotheek beter onder de aandacht van de klant te brengen. In het succesvolle traject Gastvrouw, gastheer, ambassadeur zijn drie niveaus in de organisatie van belang: leidinggevenden, vaste medewerkers en vrijwilligers. De leidinggevenden spelen een belangrijke rol in het beoogde veranderproces. Zij leren tijdens de training hoe zij hun medewerkers kunnen overtuigen van de urgentie van de beoogde cultuuren gedragsverandering. Zij zien nu de noodzaak van voorbeeldgedrag en durven hun medewerkers meer aan te spreken, te belonen en corrigeren. De vaste medewerkers zijn belangrijke sleutelfiguren in het veranderproces. Zij moeten zich bewust worden van de condities voor een gastvrije omgeving waarin klanten zich thuisvoelen. Deze medewerkers worden getraind op proactieve communicatie met de klant, vraagbeantwoording, het presenteren van het aanbod en communicatie met vrijwilligers. Begin 2011 vinden terugkomdagen plaats, waarbij de ervaringen worden besproken en vaardigheden worden versterkt.

19

Voor een aantal medewerkers was 2010 het laatste (volledige) werkjaar bij ProBiblio voor hun (pre)pensioen. Vier van hen vertellen over hun loopbaan en toekomst.

‘Ik was aan het begin van mijn carrière altijd verschrikkelijk trots op mijn bibliobussen. Daar kon ik echt van genieten, als dat hele zootje aan kwam rijden.’

20

De uitdaging zocht mij ‘Ik was zevenentwintig. Een leeftijd waarop je nog eens wisselt van baan en van van alles. De voormalige Provincia­ le Bibliotheek Centrale Zuid-Holland zocht een hoofd van de bibliobussen. Dat leek mij wel wat. Ik kan eigenlijk niet zeggen waarom ik in 1976 die keuze maakte. De vraag is meer waarom ik er in ben gebleven!‘, Ria Smith glimlacht, ‘Dat is het meer.’ ‘Het was een interessante bedrijfstak. Het groeide snel. Er was iedere keer iets nieuws. Door de bibliotheekwet was er een enorme groei van lezers. De contributie­vrijdom voor de jeugd leverde gigantisch drukke toestanden op. Jongeren tot achttien jaar mochten gratis lenen. Dat kun je je nu niet meer voorstellen, maar het stond gewoon in de wet! Overal moest een bibliotheek komen. Ik geloof dat we tussen ‘76 en ’78 groeiden van vier bibliobussen naar tien of twaalf. Het was een heel spannende baan. Er was veel geld. Er waren veel lokale en provinciale initiatieven om overal de bibliotheken van de grond te krijgen. De bibliobussen speelden hier een belangrijke rol in.’ Huzarenstukje ‘Omdat het zo druk werd, moest er in de administratie veel aangepast worden en vervolgens kwam daar de automatisering overheen. De uitleen­ administratie werd als eerste geauto­ matiseerd. Je bent steeds bezig geweest met nieuwe dingen. Je hoefde eigenlijk niet weg om een uitdaging te zoeken. De uitdaging die zocht mij.’ ‘Ik was aan het begin van mijn c­ arriè­re altijd verschrikkelijk trots op mijn

bibliobussen. Daar kon ik echt van genieten, als dat hele zootje aan kwam rijden. De fusie van de PBC’s Noord- en Zuid-Holland in 1995-‘96 is terugkijkend ook echt een huzarenstukje geweest. Twee van die grote organisaties samen laten gaan, een fusie van twee provincies. Dat was een knappe prestatie.’ ‘Ik heb het altijd jammer gevonden dat in de jaren ’80 en ‘90 de samenwerking en de samenhang zo laat en zo matig van de grond zijn gekomen tussen zeg maar plattelandsbibliotheken, provinciale activiteiten en de grote steden. Je ziet dat het nu onder invloed van Bibliotheek.nl en webontwikkelingen wel van de grond komt. Eerder lukte dat niet goed en ik denk dat daardoor dingen gemist zijn. Dat is iets waar ik van baal, ja. Pas met de komst van internet kwam hier verandering in.’ Zakelijkheid ‘Organisatorisch is het een hele andere situatie geworden. Toen ik begon, was het gewoon ‘een centrale die dingen deed voor bibliotheken’. Bibliotheken wachtten er ook op tot er iets voor ze gedaan werd. Dat was een hele symbiotische relatie, die in de loop der tijd heel erg is veranderd. Bibliotheken zijn veel groter en zelfstandig geworden. De relatie tot bibliotheken is ingrijpend veranderd. Waar je dus eerst met zijn allen tot één organisatie behoorde, werd je opeens leverancier. Nu creëren we co-creaties.’ Ria grinnikt: ‘Waarmee je dus eigenlijk bijna weer terug bent in de jaren zeventig, maar dan wel met een bibliotheek die veel meer zelfstan-

digheid, verantwoordelijkheid en power heeft. Het zijn krachtige organisaties geworden vergeleken met de wat stoffige vriendelijke jaren zeventig.’ ‘ProBiblio heeft duidelijk gekozen om een steeds zakelijker dienstverlener te zijn, de bibliotheken ook hun recht op zakelijkheid te gunnen en vanuit die erkenning van twee gelijkwaardige partners samen te werken. Dat is een heel geleidelijk proces geweest. Vanaf 2005-2006 zie je dat in versneld tempo gebeuren, waarbij veel oude dingen, met name veel bibliotheekinhoudelijke dienstverlening, naar de bibliotheken verschoven zijn. Dat gaf ProBiblio ook de noodzaak om een zakelijke dienstverlener te worden. Dat is op zich goed, denk ik, en het past ook bij deze tijd.’ Taal en cultuur ‘Nadat ik ben gestopt met werken heb ik mezelf opgegeven bij Taalkoppels, een organisatie die anderstaligen of inburgeraars koppelt aan een vrijwilliger. Daar ga je dan Nederlands mee praten, dat is leuk. De organisatie had me kennelijk al snel in het vizier en heeft gevraagd of ik mee wilde werken in de organisatie en dat ben ik gaan doen. Daarnaast ben ik nog één ochtend in de week actief als ‘airport librarian’ in de bibliotheek op Schiphol, dus ik blijf actief in de wereld van taal en cultuur. Twee heel verschillende dingen. Verder volg ik altijd wat er op het gebied van Bibliotheek.nl gebeurt. Dat vind ik een interessante ontwikkeling.’

21

03

ondersteuning bibliotheekwerk ProBiblio biedt niet alleen dienstverlening voor de bedrijfsvoering van bibliotheken, maar ook op het gebied van bibliotheekinhoudelijk werk. Te denken valt aan projecten rond cultuurhistorisch erfgoed, de ontwikkeling van de digitale bibliotheek en de competenties die de bibliotheekmedewerker hiervoor nodig heeft, de bevordering van samenwerking met onderwijs- en (zorg) instellingen, de ontwikkeling van flexibele bibliotheekvormen en de bevordering van lezen en bestrijding van laaggeletterdheid. Voor dit soort projecten zet ProBiblio een groot deel van de provinciale subsidie in. Hiermee draagt zij bij aan innovatie, kennisdeling en versterking van het bibliotheeknetwerk in Noord- en ZuidHolland. Dit gebeurt in de vorm van pilotprojecten en samenwerkingsverbanden om in overleg met de klant en derden kennis te ontwikkelen. Deze kennis en de producten die erop gebaseerd zijn, maakt ProBiblio vervolgens toepasbaar voor alle bibliotheken in beide provincies.

22

Airport Library In augustus vindt op Schiphol de officiële opening plaats­van Airport Library. HKH prinses Laurentien verricht de openingshandeling. Zij roemt in haar speech de trendsettende rol van Schiphol en de bibliotheekbranche bij het opzetten van de Library. Dit is de eerste openbare bibliotheek op een luchthaven en de eerste die dag en nacht geopend is. Het gaat om een verblijfs­bibliotheek – het lenen van materialen is niet mogelijk – voor met name buitenlandse transfer­passagiers. Op een ontspannen en inspirerende manier kunnen zij tijdens hun wachttijd kennismaken met de Nederlandse cultuur: literatuur vertaald in 29 talen, fotoboeken, kinderboeken, museumcatalogi, foto­ presentaties, filmpjes en muziek. Afzonderlijke aandacht is er voor onze hoofdstad Amsterdam. Het initiatief voor Airport Library komt van ProBiblio en is uitgewerkt met de VOB en de openbare bibliotheken van Amsterdam, Delft en Haarlemmermeer. Diverse culturele instellingen en musea dragen bij aan het samenstellen van de collectie. Het Ministerie van OCW verstrekt subsidie. Vanwege de open ruimte is het continu tellen van fysieke bezoekers niet mogelijk, maar duidelijk is dat er vanaf de start in juli op vrijwel elk moment van elke dag bezoekers zijn. Het gebruik van de negen iPads in de bibliotheek geeft een indicatie; het totaal aantal pageviews is 93.567 tot eind 2010. Het aantal pageviews neemt vanaf de opening gestaag toe en het hoogtepunt valt in de periode waarin door sneeuwval al het vliegverkeer vertraagd wordt. De meest bekeken rubrieken zijn muziek en Amsterdam. Het digitale gastenboek wordt 5.600 keer bekeken, 420

websitebezoekers laten een boodschap achter (7,6 procent). Een doelstelling is minimaal 200 mediauitingen te behalen die kunnen bijdragen aan een positieve profilering van de openbare bibliotheek. De bibliotheek staat wereldwijd volop in de belangstelling. In 2010 zijn er ruim zeshonderd media-uitingen in 34 landen. Ook ontvangt Airport Library een prestigieuze prijs. Airport Library blijft zich ontwikkelen. In 2011 ligt de prioriteit bij het uitbreiden van de collectie digitale bestanden, muziek en filmpjes. De collectie boeken wordt voortdurend geactualiseerd en op onderdelen uitgebreid. Ook worden inrichting en bewegwijzering verbeterd. Een multi­ mediale reclamecampagne zal het bezoek aan Airport Library verder stimuleren. Verder zijn de inspanningen gericht op het werven van meer financiële partners om de inkomsten te vergroten.

Airport Library is de eerste openbare bibliotheek op een luchthaven en de eerste die dag en nacht geopend is.

Plug-In bibliotheek In december 2010 wordt de eerste Plug-In bibliotheek van Nederland gedemonstreerd tijdens de Bibliotheektweedaagse in Maastricht. Deze onbemande bibliotheekvoorziening staat buiten de muren van een bibliotheek, is in te zetten in kleine kernen en stadswijken. Ook kan zij worden toegevoegd aan bijvoorbeeld een bank, supermarkt of ziekenhuis. Door de modulaire opbouw is de dienstverlening volledig aan te passen aan de wensen van de bibliotheek en de omgeving. De afzonderlijke ‘plug-ins’ waaruit de voorziening bestaat, hebben elk een eigen functionaliteit. Denk aan bijvoorbeeld materialen opzoeken, reserveren, ophalen en inleveren, maar ook digitale informatie

In december 2010 wordt de eerste Plug-In bibliotheek van Nederland gedemonstreerd tijdens de Bibliotheektweedaagse in Maastricht.

23

De resultaten van de muziekpilot die eindigt op 1 juni, zijn redelijk positief.

raadplegen en contact op afstand leggen met een bibliotheek­medewerker voor toelichting en advies. Stichting Bibliotheek.nl stelt een substantieel bedrag van het Ministerie van OCW beschikbaar om het concept te ontwikkelen. Daarnaast subsidieert Provincie Zuid-Holland de Plug-In met een forse bijdrage. ProBiblio zet de gelden in om bij de pilotbibliotheken gebruikerservaringen op te doen. Tijdens de pilots wordt het concept verder toegespitst op de wensen van de bibliotheek. In januari 2011 wordt de eerste Plug-In geopend bij Bibliotheek Rotterdam als onderdeel van een pilotproject. Later in 2011 start een tweede pilot in Gouda.

Evaluatie muziekpilot

Voor bibliotheken die het gamen willen opnemen in hun collecties en activiteiten, biedt ProBiblio ondersteuning en materialen voor verschillende doelgroepen.

24

Op 1 juni eindigt de muziekpilot die de bibliotheken Leiden, Huizen, Voorschoten, Heiloo, Alkmaar, Den Helder en Haarlem, Centrale Discotheek Rotterdam (CDR) en ProBiblio samen uitvoeren. Doel van de pilot is om muziek een volwaardige plaats in de bibliotheek te geven. De evaluatie toont aan dat de bezoekers voor muziek naar de bibliotheek willen komen. De verwachtingen over de iPod, onderdeel van de luisterstoel, worden niet helemaal waargemaakt. Deze blijkt minder toegankelijk dan verwacht; bezoekers raken het overzicht kwijt en hebben hulp nodig. Verder vermindert de ‘feel and touch’ van de iPod door het vastlijmen op de luisterstoelen om diefstal te voorkomen. Toch zijn de bibliotheken positief en komen de resultaten redelijk overeen met de vooraf gestelde doelen. De informatiezuil waarop de gebruiker in direct contact komt met de CDR, de muziekstoelen en de

impuls die muziek in de bibliotheek heeft gekregen, stemmen tot tevredenheid. De thema’s creëren ruimte voor activiteiten, zoals een hiphopmiddag en maatschappelijke stages. In het muziekaanbod van de bibliotheek gaan de door de CDR ontwikkelde muziekthema’s met folders en website een grote rol spelen. De pilot leidt tot de volgende actiepunten voor de CDR: • Het ontwikkelen van een streaming service waarbij men in een ­afgeschermd deel van de bibliotheek full track Muziekweb kan beluisteren. De pilot­ bibliotheken bieden deze service inmiddels aan. • Het ontwikkelen van een abonnementenformule voor de themafolders.

Gamen met de bibliotheek Voor bibliotheken die het gamen willen opnemen in hun collecties en activiteiten, biedt ProBiblio ondersteuning en materialen voor verschillende doelgroepen. Het project Gamen met de bibliotheek is gestart in 2009. Het levert in 2010 in co-creatie met de bibliotheken Zoetermeer, Haarlem en Zuid-Holland Zuidoost de formule Gamen met de bibliotheek op. De formule omvat een handboek voor bibliotheken die starten of bezig zijn met het inrichten van deze dienstverlening. Het wordt jaarlijks aangepast en als product heraangeboden. Ook advies voor het opstellen van gamebeleid behoort tot de formule. In 2010 schrijft ProBiblio een beleidsplan voor en met Bibliotheek Vlaardingen. Dit kan als handvat dienen bij toekomstige plannen voor andere bibliotheken. Het project omvat verder een abonnement

voor collectieadvies met aandacht voor verschillende soorten games en hun mogelijkheden, het aanschaffen en saneren van games voor de uitlening, inclusief lijsten met de nieuwste en te saneren games, en onder meer presentatie en ontsluiting. Advies op deelgebieden is ook mogelijk, onder andere over het programmeren en organiseren van (thema)evenementen en over doelgroepen. Op het gebied van deskundigheidsbevor­ dering zijn presentaties, workshops, lezingen en debatten beschikbaar. Verschillende presentaties kunnen ingezet worden voor voorlichten en motiveren van personeel en publiek. In 2010 krijgt de programmering van een thema-evenement een impuls, namelijk met Bal in de Bieb rond het WK 2010. Dit stimuleert tien bibliotheken om zelf met dit thema en gamen aan de slag te gaan. In november 2010 gaat onze samenwerkingspartner TGS Services failliet. Voor de betrokken bibliotheken zoekt ProBiblio een oplossing. In samenwerking met een voormalige TGS-medewerker kunnen hierdoor reeds bij TGS geboekte evenementen doorgang vinden.

Historie in de Bibliotheek ProBiblio voert het Zuid-Hollandse project Historie in de Bibliotheek uit, in samen­ werking met het Erfgoedhuis ZuidHolland, bibliotheken en archieven. Het project loopt van 2009 tot 2012. Doel is om historische informatie beter toegankelijk te maken en meer kinderen, jongeren en volwassenen bewust te maken van de geschiedenis dicht bij huis. In 2010 starten zes nieuwe projecten, wat het totaal op elf brengt. Met name

projecten van bibliotheken en archieven die een moderne manier ambiëren van erfgoedontsluiting, krijgen een financiële bijdrage. De bibliotheken van Leiden en Schiedam introduceren de multitouchtafel bij het erfgoedbeleid. Hiermee willen zij, laagdrempelig, een grote en diverse groep bewoners aanspreken. Ook bibliotheek Spijkenisse kiest voor een alternatieve manier om cultureel erfgoed beter toegankelijk te maken, namelijk het E-HIP: een historisch informatiepunt op de website waar ook tentoonstellingen gepresenteerd worden. Halverwege de looptijd, eind 2010, voert instituut Tympaan een tussenonderzoek uit. Dit onderzoek concentreert zich met name op de projecten die in 2009 zijn gestart. Belangrijkste conclusies: • Het aangaan van samenwerkingsverbanden tussen bibliotheek, archief en historische vereniging werkt heel goed. • Projecten in de initiatiefase worden vaak onderschat als het gaat om investeringen in tijd en geld. • De marketing en PR van de projecten kunnen een extra impuls gebruiken. Dit laatste staat voor 2011 dan ook hoog op de agenda.

ProBiblio voert het Zuid-Hollandse project Historie in de Bibliotheek uit, in samen­werking met het Erfgoedhuis Zuid-Holland, bibliotheken en archieven.

Themajaar Zuid-Holland en Waterliniebus In 2010 rijdt de Waterliniebus door ZuidHolland langs bibliotheken en scholen, ter ondersteuning van het provinciale themajaar ’Leve de Vaarwegen en Waterlinies!’. Het is de derde maal dat ProBiblio een themajaar met een programma ondersteunt. De inrichting van de bus en de aansluitende mini-exposities worden wederom gerealiseerd door Erfgoedhuis

In 2010 rijdt de Waterliniebus door Zuid-Holland langs bibliotheken en scholen, ter ondersteuning van het provinciale themajaar ’Leve de Vaarwegen en Waterlinies!’.

25

Laaggeletterdheid krijgt op verschillende gebieden veel aandacht. Deskundigheids­bevordering, gericht op alle specialisten Laaggeletterdheid in bibliotheken, is er één van.

Zuid-Holland, met bruiklenen van het Provinciaal Archeologisch Depot ZuidHolland. In totaal brengen 64 scholen met 149 groepen een bezoek aan de Waterliniebus. Dit betekent dat bijna vierduizend kinderen kennismaken met de waterrijke geschiedenis van de provincie. Daarnaast komt de bus 27 keer in actie bij een evenement. 13 van de 26 basisbibliotheken in Zuid-Holland nemen deel, met meerdere vestigingen. Acht bibliotheken lenen de aanvullende mini-expositie. De les gaat in op de geschiedenis van water als verdedigingsmiddel in ZuidHolland. Na een introductie voeren de kinderen opdrachten uit in de bus. Zo moeten zij zelf een leger in stelling brengen achter de Oude Hollandse Waterlinie en vragen beantwoorden over een filmpje. Bas Gordijn van Baroen, gekleed als zeventiende-eeuwse legerkapitein, leert de kinderen hoe zij zich achter de water­ linie kunnen verdedigen. De instructie met replica-wapens maakt veel indruk! Uit de reacties van het publiek blijkt dat de themabus door jong en oud gewaardeerd wordt. Bij de evenementen vinden vooral de fietstochten gretig aftrek. Voor 2011 verzorgt ProBiblio een programma bij het themajaar ‘Leve de Molens!’.

Laaggeletterdheid

Ook is er een succesvolle studiedag Makkelijk Lezen Plein (MLP) voor 122 deelnemers, een kenniscirkel 4you! en een kenniscirkel Volwassenen.

26

Laaggeletterden krijgen op verschillende gebieden veel aandacht. Deskundigheids­ bevordering, gericht op alle specialisten Laaggeletterdheid in bibliotheken, is er één van. Behalve een aantal maatwerk­ trainingen verzorgt ProBiblio voor voor- en vroegschoolse educatie de trainingen Taallijn en Interactief voorlezen. Ook is er een succesvolle studiedag Makkelijk

Lezen Plein (MLP) voor 122 deelnemers, een kenniscirkel 4you! en een kenniscirkel Volwassenen. Ruim 60 procent van de bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland neemt deel aan één of meer trainingen. Veel aandacht krijgt ook de verbetering van de websites MLP en 4you! (respectievelijk ruim 57.000 en ruim 1.100 bezoekers). Verder wordt een database toegevoegd waarmee altijd de actuele collecties voor 4you! en MLP te vinden zijn. In 2010 vindt onderzoek plaats naar de ervaringen met de laaggeletterdheids­ concepten. Hierbij worden zowel de specialisten bevraagd via een enquête als gebruikers geïnterviewd bij het MLP, 4you! en Lees en Schrijf!-punten. Ook onderzoeken studenten van de Tilburgse Universiteit hoe de doelgroepen het MLP en 4you! beoordelen. De resultaten van deze onderzoeken komen in 2011 beschikbaar. In samenwerking met drie bibliotheken en onderwijsbegeleidingsdienst HCO wordt gekeken naar de wensen en eisen voor een peuterportal. Daarnaast voert ­ProBiblio gesprekken met Biblionet Groningen over de mogelijkheden van samenwerking rondom Digipret.

Klik & Tik. Samen op ’t web In oktober lanceert Tineke Netelenbosch, voorzitter Programmaraad Digivaardig & Digibewust, de website van het nieuwe online oefenprogramma ‘Klik & Tik. Samen op ’t web’. ProBiblio vindt met subsidiegeld van het Ministerie van OCW de Stichting Expertisecentrum ETV.nl bereid om het online programma 23 Dingen aan te passen voor laaggeletterden. ‘Klik & Tik. Samen op ’t web’ stimuleert laaggeletterden om digitale toepassingen

meer te gebruiken en zo hun zelfvertrouwen te vergroten. Uitleg vindt plaats in weinig tekst en eenvoudige bewoordingen. Het oefenprogramma gebruikt veel visuele ondersteuning, structuur in de opbouw, herhaling, heeft een rustig tempo en de gebruiker kan snel hulp krijgen van een helpdesk. Deelnemers oefenen in een beschermde omgeving; zij ontdekken de mogelijkheden van het socia­le web, maar worden ook geattendeerd op valkuilen. Verder zijn er bijeenkomsten voor bibliotheekmedewerkers die het programma aan laaggeletterden willen uitleggen en hen willen ondersteunen bij de oefeningen. De trainers krijgen tijdens de bijeenkomsten veel enthousiaste reacties, zowel op het online oefenprogramma als op de sessie. ProBiblio verzorgt in 2010 samen met Cybersoek vijf bijeenkomsten en begin 2011 nog vier. In totaal nemen 90 cursisten deel, werkzaam bij 29 bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland, gemiddeld 3 medewerkers per bibliotheek. In maart 2011 organiseert ProBiblio een bijeenkomst voor de provinciale serviceorganisaties voor de uitrol van ‘Klik & Tik. Samen op ’t web’ in de overige provincies.

23 Dingen-concept uitgebreid 23 Dingen is binnen het bibliotheekwerk een beproefd concept. Het volledige programma is een pittig traject. Het laat medewerkers in 23 oefeningen kennismaken met populaire web 2.0-sites. Zij worden gestimuleerd om de toepassingen uit te proberen, nieuwe mogelijkheden te ontdekken en na te denken over toepasbaarheid in de dienstverlening van de bibliotheek. Leren door te doen, te ontdekken en hieraan plezier te beleven.

In 2010 traint ProBiblio een recordaantal van 192 bibliotheekmedewerkers. Niet alleen in de vorm van 23 Dingen, maar ook met een verkorte 10 Dingen-versie voor medewerkers die minder met web 2.0 in aanraking komen. En wie meer wil, kan zich verheugen in een nieuw aanbod van onderwerpen die we VerdiepDingen hebben gedoopt. Als de leermethode werkt in bibliotheken, waarom dan niet ook in andere organisaties? Daarom maakt ProBiblio in 2010 ook 11 Dingen voor leerkrachten primair onderwijs, 15 Dingen voor ambtenaren en 23 Onderwijsdingen voor docenten in het voortgezet onderwijs beschikbaar. Voor bibliotheekmedewerkers is een instructie beschikbaar om met de verschillende doelgroepen met de ‘Dingen’ te werken. Voor het algemeen publiek wordt web 2.0 Dingen ontwikkeld, dat in 2011 officieel start, maar in 2010 al ingezet kan worden. De site www.20dingen.nl biedt hand­ leidingen bij populaire webdiensten. De klant kan de site thuis gebruiken, maar het materiaal kan ook dienen als basis voor workshops of inloopspreekuren. De site is met name gericht op een wat ouder publiek. Samen met ETV ontwikkelt ProBiblio het hiervoor genoemde ‘Klik & Tik. Samen op ’t web’, een online leer­ omgeving om laagopgeleiden en senioren laagdrempelig vertrouwd te maken met het sociale web.

In oktober lanceert Tineke Netelenbosch, voorzitter Programmaraad Digivaardig & Digibewust, de website van het nieuwe online oefenprogramma ‘Klik & Tik. Samen op ’t web’.

Aanvragen: 100 procent aansluiting Zoek&Boek is de digitale dienst van de openbare bibliotheek waarmee leden via internet materialen kunnen opzoeken in een catalogus en vervolgens aanvragen.

23 Dingen is binnen het bibliotheekwerk een beproefd concept. Het volledige programma is een pittig traject.

27

Opvallend in 2010 is de wijziging van de naam van Zoek&Boek in Aanvragen. Het logo van Joost Swarte wordt vervangen door een logo in de landelijke huisstijl.

ProBiblio ondersteunt de G!DS-bibliotheken met adviezen, trainingen en het bijhouden van informatie van bovenlokale organisaties.

28

Het gaat hierbij om de collecties van alle deelnemende bibliotheken. Opvallend in 2010 is de wijziging van de naam van Zoek&Boek in Aanvragen. In december gaan de nieuwe naam en dienst van start. Vanaf dan kunnen bibliotheekleden niet alleen boeken, bladmuziek, muziek-cd’s en muziek-cd-roms lenen, maar ook films, luisterboeken, daisy-roms en games aanvragen. Het logo van Joost Swarte wordt vervangen door een logo in de landelijke huisstijl. Vanaf 8 december kunnen klanten bladmuziek in de eigen catalogus aanvragen. Hierbij kan men meer gegevens opgeven, zoals opus-nummer, toonsoort, bezetting, enzovoort. Bladmuziek aanvragen kon tot deze datum alleen via de catalogus van de WSF-bibliotheken (bibliotheken met een wetenschappelijke steunfunctie; vanaf 2010 Plus-bibliotheken geheten). ProBiblio werkt mee aan een proef om het transport van het leenverkeer tussen de provincies sneller en goedkoper te maken. Hiervoor rijdt elke nacht een koerier van TNT Post, die media haalt en brengt bij alle provinciale serviceorganisaties. Voor het bibliotheeknetwerk in ZuidHolland is in januari de aansluiting van bibliotheek Rotterdam op Zoek&Boek – nu dus Aanvragen – van belang. Veel bibliotheken in deze provincie waren gewend in Rotterdam te lenen en dit kan nu via Aanvragen. In oktober wordt de laatste openbare bibliotheek in Nederland aangesloten. Dit betekent dat nu alle leden van alle openbare bibliotheken deze dienst kunnen gebruiken. Het aantal aanvragen neemt landelijk in 2010 weer flink toe. Dit geldt ook voor het aantal aanvragen in Noord- en Zuid-Holland. Thuisgebruik van digitale informatie (dat gebruikmaakt van de

techniek van Aanvragen) kent een goed jaar. Dit komt vooral door de doorlevering van het archief van de Volkskrant, dat veel bezoekers trekt, met name leden van de grote bibliotheken. Deze pilot wordt echter in september gestaakt, omdat de Volkskrant het aantal bezoekers als te laag beoordeelt. Aantal aanvragen

2007

2008

2009

2010

Nederland

46.032

92.627 154.901 236.241

Noord-Holland

959

6.686

11.719

13.910

Zuid-Holland

1.919

6.544

10.359

27.302

4

14

14

17

Noord- en Zuid-Holland in procenten

G!DS G!DS is een landelijke database op sociaalcultureel gebied, gevuld met informatie over organisaties (adressen, diensten en activiteiten), agendagegevens en achtergrondinformatie. De bibliotheek kan instellingen zelf laten invoeren en speelt zo een coördinerende rol. G!DS-informatie wordt lokaal, regionaal en landelijk gepresenteerd door zowel bibliotheek als samenwerkingspartners. Ook presentatie van selecties uit de informatie is mogelijk, in de vorm van digitale loketten – bijvoorbeeld een WMO-loket, een Cultuurpunt of een gemeentegids – of als onderdeel van een website – bijvoorbeeld een activiteitenkalender.

In 2010 wordt een aantal nieuwe websites met G!DS geopend, twee in Zuid-Holland: een cultuureducatie-site in Zuid-Holland Zuidoost en een cultuurwebsite in de Bollenstreek. In Noord-Holland stoppen de websites Oproet en Jong Oproet in WestFriesland. De bibliotheken IJmond Noord en Velsen werken aan nieuwe loketten voor jongeren. De bibliotheek Haarlem e.o. breidt haar portfolio G!DS-sites steeds verder uit: de gemeente vraagt de bibliotheek om ook de gemeentegids met G!DS te ontsluiten. In 2010 vindt een pilot plaats voor de landelijke Respijtwijzer. In de regio’s De Kop van Noord-Holland, West-Friesland, IJmond en Zuid-Kennemerland verzetten de bibliotheken en ProBiblio veel werk voor ontsluiting van informatie over Respijtzorg (het tijdelijk ontlasten van mantelzorgers). Uiteindelijk besluit de provinciale welzijnsorganisatie Primo om de pilot te staken vanwege onzekere financiering in de toekomst. ProBiblio ondersteunt de G!DS-bibliotheken met adviezen, trainingen en het bijhouden van informatie van bovenlokale organisaties. Landelijk is er veel aandacht voor het onderbrengen van G!DS bij een andere organisatie. De Stichting Bibliotheek.nl bekijkt of G!DS kan worden ondergebracht in een landelijke serviceorganisatie, samen met de provinciale serviceorganisaties.

BoekStart BoekStart is een leesbevorderings­ programma voor ouders van kinderen van nul tot vier jaar. Brits voorbeeld toont dat kinderen hiermee bij het taal- en lees­ onderwijs een voorsprong hebben die zij

hun hele schoolcarrière houden. Gemeenten attenderen per brief ouders van pasgeboren kinderen erop dat hun baby al vroeg kan genieten van een boekje en dat zij hun kind lid kunnen maken van de bibliotheek. Hier ontvangen zij een BoekStart-koffertje met een baby-boekje en boekentips. Verder organiseert de bibliotheek een rondleiding en activiteiten om de ouders enthousiast te maken voor bibliotheek­bezoek en dit bezoek als vanzelfsprekend te beschouwen. Ook het consultatiebureau onderstreept het plezier en belang van lezen. Dit gebeurt met een baby-boekenpresentatie, ingericht samen met de bibliotheek, en bij het zevenmaandengesprek attendeert de verpleegkundige de ouders op BoekStart. In mei 2010 wordt de BoekStart-pilot in zes bibliotheken succesvol afgerond. In een half jaar maakt in vijf vestigingen gemiddeld 50 procent van de ouders hun kind lid van de bibliotheek. In drie vestigingen is dit bereik gemiddeld 15 procent. Reacties tonen aan dat veel ouders BoekStart positief ervaren. Uit de uitleencijfers blijkt dan ook dat zij blijvend gebruikmaken van de bibliotheek. Drie van de zes pilotbibliotheken vragen in 2010 subsidie aan voor de implementatie van BoekStart in hun andere vestigingen. Twee andere pilot­ bibliotheken breiden BoekStart in 2011 uit. In 2010 vragen in totaal 23 bibliotheken BoekStart-subsidie aan. In elke vestiging is een babyhoek en worden de frontofficemedewerkers geschoold in het ontvangen van ouders met baby’s. Het streven in 2011 is om 50 procent van de kersverse ouders te bewegen hun kind lid te maken. Dit betekent, exclusief de grote steden, dat ruim tienduizend BoekStart-koffertjes worden uitgedeeld in Noord- en Zuid-Holland. 29

Biebsearch

Met Biebsearch koppelt de bibliotheekbranche haar sterkte – het toegankelijk maken van goede informatie en materialen – aan behoeften en wensen van de onderwijs­instelling.

De interactieve Biebquiz Boogie Woogie maakt de onderbouw van het voortgezet onderwijs enthousiast voor de bibliotheek.

30

Met Biebsearch koppelt de bibliotheekbranche haar sterkte – het toegankelijk maken van goede informatie en materialen – aan behoeften en wensen van de onderwijs­instelling. Dit gebeurt in de elektronische leeromgeving (ELO) van de scholen. Doel is om leerlingen te helpen hun prestaties te verbeteren en hen te behouden als lid en gebruiker van de bibliotheek. Biebsearch is ontwikkeld door de OBD en is inzetbaar op elke school voor voortgezet onderwijs en ROC, waardoor alle leerlingen op alle schoolniveaus kunnen worden bereikt. Vooral diegenen die niet zelf naar de bibliotheek komen, worden geholpen met materialen en ondersteuning op hun niveau. Daarom valt Biebsearch bij ProBiblio onder het programma Laag­ geletterdheid. Er zijn vier vaste pijlers: • Zoekvenster: koppeling van digitaal leermateriaal en mediatheek van de school aan de catalogus en digitale bronnen van de bibliotheek. • Lidmaatschap: alle leerlingen en docenten krijgen een bibliotheekpas waarmee ze gratis media kunnen reserveren. • Transport: de bibliotheek levert de gereserveerde media op school af. • Programma Biebsearch: de bibliotheek verzorgt instructielessen voor leerlingen en eventueel docenten in het gebruik van Biebsearch. ProBiblio onderkent de vernieuwende mogelijkheden van Biebsearch. Voor het netwerk wil zij graag praktische ervaring. ProBiblio streeft ernaar om als procesbegeleider pilotbibliotheken te ondersteunen, zodat zij op basis hiervan ook andere bibliotheken kan adviseren en begelei-

den in het succesvol implementeren van Biebsearch. 2010 is het jaar van voorbereiding. Planvorming en het opstellen van voorbeeld­ begrotingen en activiteitenlijsten voor bibliotheken vormen hiervan een onderdeel. Daarnaast zijn er presentaties en bijeenkomsten om Biebsearch te introduceren bij bibliotheken. In 2010 start ook de begeleiding van de eerste pilotbibliotheek, Kennemerwaard. In 2011 zijn er drie pilotbibliotheken. Verder staan voor 2011 de landelijke franchise, een promotiefilm en een mini-masterclass op de rol.

Programma’s voor het onderwijs ProBiblio levert programma’s voor het onderwijs, die bibliotheekmedewerkers uitvoeren in de bibliotheek, op school of elders. Het gaat om leesbevordering, mediawijsheid, cultuureducatie en bibliotheekintroductie. In 2010 zijn er dertien programma’s voor primair onderwijs en zes voor voortgezet onderwijs. Opvallend dit jaar zijn de programma’s rond de Kinderboekenweek De Grote Teken­tentoonstelling. Een filmpje neemt zo’n veertigduizend leerlingen van de onderbouw van de basisschool mee naar het ‘Museum van 1001 Boeken’ voor

een tentoonstelling van diverse kinderboekillustraties. Hierbij maken ze teken-, schilder‑, raad- en spelopdrachten. In het werkgebied van ProBiblio nemen 29 bibliotheken het programma af, daarbuiten 26 bibliotheken, in totaal 270 vestigingen met al gauw vijf scholen per vestiging. In de bovenbouw van het primair onderwijs maken leerlingen kennis met negen technieken voor het maken van (kinderboek)illustraties. Ook hier werkt een filmpje als informatiebron en inspirator om met de technieken een eigen kunstwerk te creëren. Van dit programma worden 42 exemplaren in Noord- en Zuid-Holland verkocht en daarbuiten 24. Zo worden 330 vestigingen, 1.350 scholen en 49.000 leerlingen bereikt. De interactieve Biebquiz Boogie Woogie maakt de onderbouw van het voortgezet onderwijs enthousiast voor de bibliotheek. Honderd jongeren kunnen tegelijk deelnemen. PowerPoint-dia’s met beeld en vragen testen hen op kennis over mode, sport, techniek, sterren, poëzie enzovoort. Jongeren realiseren zich hiermee op een vrolijke en ludieke manier wat er in de bibliotheek voor hen te halen is en dat het leuk is om er te vertoeven. In 2010 wordt de quiz wegens succes geactualiseerd, en afgenomen door 17 bibliotheekorganisaties. ProBiblio doet onderzoek naar de wensen van bibliotheken voor een onderwijs­ webwinkel waar alle programma’s rond leesbevordering en mediawijsheid beschikbaar worden gesteld. P ­ roBiblio haakt aan bij Stichting Lezen voor de ontwikkeling van de webwinkel Leesplan.nl die in februari 2011 wordt gepresenteerd. Verder werkt ProBiblio samen met Eye Film Instituut Nederland voor de ontwikkeling van een webwinkel voor mediawijsheid.

Opvallend dit jaar zijn de programma’s rond de Kinderboekenweek De Grote Tekententoonstelling.

ProBiblio levert programma’s voor het onderwijs, die bibliotheekmedewerkers uitvoeren in de bibliotheek, op school of elders.

31

Themacollecties onderwijs Bij ProBiblio kunnen bibliotheken themacollecties voor het onderwijs bestellen. Hiermee komen zij tegemoet aan de vraag van scholen en instellingen voor voor- en vroegschools onderwijs naar media rond een thema. De bibliotheek hoeft hierdoor niet de eigen collectie aan te spreken en biedt een grotere titelvariatie. Themacollecties worden op maat gemaakt en kunnen bestaan uit allerlei soorten mate­ rialen, ook voor specifieke doelgroepen. In 2010 worden in totaal 1.948 thema’s aangevraagd en geleverd aan 310 scholen. Hiervan zijn 70 scholen nieuw ten opzichte van 2009. Voor de Kinderboekenweek stelt ProBiblio 185 collecties samen die aansluiten bij het thema De Grote Tekententoonstelling. Dit zijn er vijf meer dan voor de Kinderboekenweek 2009 over eten en snoepen. Andere thema’s die het in 2010 goed doen zijn Geschiedenis (147 aanvragen), Landen (127) en Kunst (74). De reacties van de afnemende biblio­ theken en scholen zijn zeer positief.

Wisselcollecties voor scholen en bibliotheken Met ingang van het schooljaar 2010-2011 besteedt Bibliotheek Rotterdam de gehele dienstverlening rondom wissel- en themacollecties voor het onderwijs uit aan ProBiblio. Zo nemen in de tweede helft van het jaar 61 Rotterdamse scholen en 23 scholen elders in ons werkgebied wisselcollecties af. Gemiddeld staan er in 2010 14.500 banden uit in scholen en andere educatieve instellingen zoals peuterspeelzalen, kinderdagverblijven en dergelijke. 32

Om ook aan een kleine groep leners voldoende keus te bieden, kunnen bibliotheken aanvullende wisselcollecties huren. Dit geldt bijvoorbeeld voor groteletter­ boeken, buitenlandse romans en gesproken boeken. Huren biedt het voordeel van een steeds wisselende collectie voor een aantrekkelijke prijs. In 2010 maken 41 basisbibliotheken voor 172 van hun vestigingen gebruik van deze mogelijkheid. Gemiddeld staan er 45.500 banden uit in de bibliotheken in het werkgebied van ProBiblio.

Bibliotheekwerk voor ouderen Themacollecties voor zorginstellingen helpen activiteitenbegeleiders om hun cliënten groepsgewijs een zinvolle tijdsbesteding te bieden. De collecties dienen als ondersteuning, illustratiemateriaal en uitgangspunt voor gesprekken en activiteiten rondom onderwerpen in de belangstellingssfeer van hoogbejaarden. In 2010 worden themacollecties voor de activiteitenbegeleiding niet meer rechtstreeks bezorgd bij de instellingen, maar afgegeven in de plaatselijke bibliotheek. Blijkbaar is dit een drempel, want de afname loopt terug. Ruim vijfhonderd themacollecties worden geleverd aan zorginstellingen. In hetzelfde jaar valt het besluit om in 2011 te stoppen met de levering van themacollecties en specifieke materialen voor de activiteitenbegeleiding van zorginstellingen. Dit is een gevolg van de keuzes van de Programmaboard. Ook voor de boeksignalering voor senioren Dat Vond Ik Nou Een Mooi Boek en Bezig Blijven, de nieuwsbrief voor bibliotheken

en zorginstellingen, is 2010 het laatste jaar. Beide publicaties worden vanwege een andere keuze voor de inzet van subsidies in 2011 niet voortgezet. Met wisselcollecties voor zorginstellingen kunnen bibliotheken bewoners van deze instellingen steeds een actuele, op de wensen afgestemde en regelmatig wisselende collectie boeken bieden. Voor veel mensen op hoge leeftijd is lezen een van de weinige activiteiten die men nog zelfstandig kan uitvoeren. Een mooi boek

biedt afleiding, vergroot de wereld en laat de dagelijkse ongemakken even vergeten. De meeste bewoners van z­ orginstellingen zijn echter niet meer in staat om zelf naar de bibliotheek te gaan. Met een wissel­ collectie ‘in huis’ is hun leesplezier en hiermee een deel van hun welzijn gewaarborgd. Gemiddeld staan er ruim zestig­ duizend banden uit in de zorginstellingen in ons werkgebied.

Aangepast Lezen Aangepast lezen is een dienstverlening voor mensen met een fysieke lees­ handicap. Senioren met visuele problemen vormen de belangrijkste doelgroep. Sinds 2007 verzorgt ProBiblio de uitrol hiervan in haar werkgebied. In 2010 ontvangen negen bibliotheken begeleiding bij het aanvragen van een startsubsidie. Met de aanvraag maken bibliotheken het aangepast lezen tot structureel onderdeel van hun beleid. Op twee bibliotheken na is er in Noord- en Zuid-Holland volledige dekking voor deze vorm van dienst­ verlening. Naast het aanschaffen van leeshulpmiddelen zoals vergrotingshulpmiddelen, e‑readers, daisy-roms, daisy-rom-spelers en ander ‘gereedschap’ is er veel aandacht voor deskundigheidsbevordering. Zo worden alle betrokken medewerkers van de deelnemende bibliotheken geschoold. Specialisten volgen regionaal een workshop om hun intermediairfunctie goed te kunnen vervullen. Frontoffice-medewerkers krijgen hiervoor een korte training op locatie. In totaal vinden in 2010 veertien trainingen plaats, waarmee zo’n driehonderd medewerkers worden geschoold. Ook verschijnt er een update van een advieslijst voor gesproken boeken. Zes bibliotheken lenen in 2010 de tooncollecties Aangepast lezen.

plekken van verhalen: fictie en non-fictie, toevertrouwd aan papier en toegankelijk voor iedereen. Veel verhalen zitten echter alleen in de hoofden van mensen. Het Register van de Dag van Gister brengt hierin verandering door verhalen te verzamelen in het speciaal ontworpen multimedia­meubel, het Verhalenkabinet, en via een educatief programma met het onderwijs. Alle verhalen krijgen een plaats op de website www.gister.nl waarop anderen vanaf elke locatie kunnen reageren of verhalen toevoegen. Veel bibliotheken werken samen met historische verenigingen, senioren­ organisaties en het onderwijs om het project succesvol te maken. Doordat het project aansluit bij thema’s als ontmoeting en debat, lokaal erfgoed, oral history en mediawijsheid, doet het recht aan verschillende kernfuncties en taken van de bibliotheek. Sinds de start in 2009 zijn er zo’n 360 verhalen ingevoerd, naast de 180 verhalen uit Register van de Dag van Gister I (20042005). In 2010 worden circa 330 verhalen toegevoegd. De meestgebruikte trefwoorden, afgezien van plaatsnamen, zijn: ‘oorlog’, ‘jeugd’ en ‘school’. De vijf Verhalenkabinetten waarop de verhalen worden ingevoerd, staan in 2010 op vijftien locaties (acht in Zuid-Holland, zes in NoordHolland en één daarbuiten). Het gaat om dertien bibliotheken en twee musea.

Register van de Dag van Gister II Het multimedia-project Register van de Dag van Gister wordt door de bibliotheken in 2010 enthousiast uitgevoerd. Biblio­ theken zijn immers van oudsher verzamel33

Voor een aantal medewerkers was 2010 het laatste (volledige) werkjaar bij ProBiblio voor hun (pre)pensioen. Vier van hen vertellen over hun loopbaan en toekomst.

‘Ik heb altijd liefde voor het boek gehad. Daarbij had ik de drang om mensen te leiden naar datgene wat waardevol en educatief is.’

34

Een leven lang leren, ook voor Rammy Het is 1970 als Rammy Speyer kiest voor bibliotheekwerk. Na ervaring te hebben opgedaan in het boekenvak, volgt hij de bibliotheekopleiding en werkt tijdens zijn studie in een filiaal in Amsterdam. ‘Ik had er zo kunnen blijven, maar wilde een nieuw begin maken in een nieuwe omgeving. Zo gebeurde het dat ik aansluitend op mijn studie werd aangenomen als hoofd van de bibliotheek in Volendam.’ ‘Ik heb altijd liefde voor het boek gehad. Daarbij had ik de drang om mensen te leiden naar datgene wat waardevol en educatief is. Die gedachte was destijds zeer dominant education permanent, een leven lang leren avant la lettre.’ Na vierenhalf jaar Volendam vertrok Rammy na een fusie van toenmalige provinciale bibliotheekcentrales naar Haarlem. ‘Het is een wonder dat een Jiddische jongen bij een katholieke organisatie ging werken’, lacht hij. ‘Ik ging aan de slag als regiodirecteur en stuurde bibliotheken aan. Met een team van hoofden hebben we veel ontwikkelingen in gang gezet.’ Balans Het is 2011 en het einde van een ­carrière. Tijd om de balans op te maken. Is de permanente educatie geslaagd? ‘Door de jaren heen heeft ProBiblio een rol gespeeld in de ontwikkeling van de bibliotheek. Als provinciale organisatie wisten we de toon te zetten met nieuwe ontwikkelingen. We hebben veel betekend in de jaren tussen 1975 en midden jaren tachtig toen het ging om het neerzetten van bibliotheekorga-

nisaties. Daar ben ik trots op. Met alle kritiek die je kunt hebben, zagen we toch kansen. Denk ook meer recent aan Airport Library, de strandbibliotheek en de nieuwe stationsbibliotheek.’ Binnen en buiten de bibliotheekmuren veranderde er een hoop in de loop der jaren. Niet altijd ten goede. ‘In de jaren zeventig en tachtig zaten bibliotheken en provinciale bibliotheekcentrales op één lijn. De mensen hadden dezelfde achtergrond, namelijk diezelfde bibliotheekopleiding. Nu is die er niet meer en komen er steeds meer mensen van buitenaf. ‘Dat is gezonder voor de branche’, zegt men. Ze hebben een hele sterke focus op efficiëntie en management, die krijgen de laatste jaren een te grote nadruk. Bibliotheken blijven cultuurinstellingen, is mijn overtuiging.’ ‘De vraag die de bibliotheek zou moeten stellen, is: hoe kan ik het beste – en dat zal ongetwijfeld iedereen ook zeggen – mijn publiek bedienen en met welke kwaliteit?’ ‘Ik denk dat bibliotheekwerk veel baat zou hebben bij een directie gevoerd door aan de ene kant een directeur met managementaspecten en aan de andere kant een soort creatief-artistiek directeur. Zoals dat bij orkesten en dansgezelschappen is. Het is de rol die ik zelf binnen ProBiblio met veel plezier en dankbaarheid heb mogen vervullen.’ Verdieping ‘De grootste verandering is de automatisering geweest. Zowel positief als negatief. Het is een verrijking dat met één druk op de knop je kunt zien of en waar een boek te vinden is. Tegelij-

kertijd heeft het ook armoede georganiseerd. Men veronderstelt dat een boek toch wel elders te vinden is, maar onderling zijn geen afspraken gemaakt over wie welk boek behoudt. In feite zijn de mogelijkheden van automatisering nog niet optimaal benut. Men organiseert in de breedte, er komen steeds meer bronnen bij, maar men ontsluit het niet in de diepte. Verrijking zit hem juist in de verdieping!’ Tijd voor verdieping in de toekomst. Rammy schetst een beeld: ‘Over vijf jaar staat er geen terminal meer in de bibliotheek, dan komt iedereen met zijn eigen apparaatje binnen. Mensen moeten onverwacht in aanraking kunnen komen met vormen van cultuur en informatie. Dat kan door de beschikbare materialen en faciliteiten. Almere en Amsterdam doen dat erg goed met een hele goede culturele programmering. De bibliotheek met verblijfsfunctie gericht op ontwikkeling, daar zie ik toekomst in. Gisteren was ik in Den Haag. Ongehinderd zat ik daar. Ik hoef daar niks te gebruiken, maar de krant of een tijdschrift ligt binnen hand­bereik. Dat is toch rijkdom! Daar kom je in aanraking met dingen die je eigenlijk niet zocht. Dan kom je toch als een ander mens weer naar buiten?’ Persoonlijke toekomst ‘Ik wil iets zoeken dat dicht bij mezelf ligt en wat nieuw is, maar wat het is, weet ik nog niet. Absoluut geen management of advieswerk. Direct resultaat wil ik zien. Als ik ergens in een goede boekhandel kan staan zou ik dat graag doen.’ 35

04

evenementen

ProBiblio organiseert geregeld bijeenkomsten en evenementen voor bibliotheken in Noorden Zuid-Holland. Hiermee wil zij bijdragen aan de versterking van het netwerk van bibliotheken en de vernieuwing en verdere professionalisering van het bibliotheekwerk. Nieuwe ontwikkelingen krijgen een belangrijk accent. Hierbij ligt de nadruk op het uitwisselen van kennis en ervaring en het aanbieden van concepten die in een aantal (pilot)bibliotheken hun waarde hebben bewezen, zodat deze ten goede komen aan het gehele bibliotheeknetwerk. Verder ondersteunt ProBiblio de bibliotheken bij landelijke campagnes zoals De Nationale Voorleeswedstrijd, de Kinderboekenweek en Nederland Leest.

36

Bibliotheekplaza 2010 Are you being served? Ook dit jaar veel aandacht voor Bibliotheekplaza. De editie 2009 scoorde hoog in de evaluatie van bezoekers. Wel vonden zij dat de bijeenkomst niet alleen inspiratie moet bieden, maar ook mag leiden tot concreet resultaat. Vooral hierom krijgt Bibliotheekplaza 2010 een andere opzet. Samen met bibliotheken werkt ProBiblio aan concrete voorstellen voor innovaties die zij met bibliotheken in Noord- en ZuidHolland wil realiseren. Concepten voor nieuwe dienstverlening door eindgebruikers laten bedenken en samen met hen ontwikkelen. Dat is wat grote en kleinere bedrijven steeds vaker succesvol doen. Hoe zij dat doen en wat bibliotheken daarvan kunnen leren, is het onderwerp van de bijeenkomst op 8 en 9 juni. Op 23 september is er een ­vervolgdag. Wim van Dinten, bijzonder hoogleraar Erasmus Universiteit We nemen onszelf, onze organisatie, producten en diensten als uitgangspunt in het gesprek met de klant. Zelfreferentieel en intern gericht, noemt van Dinten deze houding. Om te innoveren is echter een externe oriëntatie nodig. De sleutelwoorden hiervoor zijn: contextgedreven, in verbondenheid met mensen, in een wereld waarin de rede heeft plaats­ gemaakt voor het verhalende. Johan Sanders, Sara Lee / DE n.v. Research & Development Center Werd de meeste kennis gegenereerd door bedrijven, nu ontstaat steeds meer kennis buiten bedrijven. Een proces is nodig om deze kennis binnen te halen. Hierbij spelen

de begrippen ‘open innovatie’ en ‘gesloten innovatie’. In de tweede situatie wil je het proces beheersen. In een hiërarchische structuur presenteer je een nieuw idee aan het management, dat bewezen wil zien dat het idee zal werken. Bij open innovatie kijk je naar buiten en is het leren het belangrijkst. Een organisatie moet weten waar zij over vijf jaar wil staan. Veel organisaties weten dit niet! Voor het bedenken van nieuwe producten zijn standaardprocedures niet logisch. Als je steeds volgens vaste procedures werkt, ontstaat er niet ineens iets verrassends. Wel zijn processen nodig om creatieve ideeën en technologische ontwikkelingen te verbinden. Consumenten moeten de organisatie kunnen vinden om ideeën uit te wisselen, bijvoorbeeld in een website-omgeving. Zo zorg je dat een idee altijd goed terechtkomt. Je kunt echter niet elk idee oppikken. Het moet passen in een heldere koers. Ideeën zijn overigens bijna nooit kant-en-klaar, maar komen in de vorm van problemen waar een behoefte achter zit waarmee je verder kunt. Actief contacten leggen is ook een leerproces. Een organisatie moet zich goed realiseren met welke groep zij in contact is. En waarom klanten willen meedenken: omdat je hen serieus neemt, hen respect en aandacht geeft. Samen met klanten ‘iets’ nieuws gaan doen: dat komt hard aan in een organisatie. R&D is out of control en dat geldt ook voor Marketing, Kwaliteitszorg en Productie. Maar het echte probleem is de Directie omdat je niet kunt vertellen welk concept het wordt en hoeveel dit zal opleveren. En plannen liggen vast. Dát is het probleem waarmee je collega’s moet helpen: door aan te geven hoe het in de strategie past.

Koos Ris, dagvoorzitter

Johan Sanders, Sara Lee / DE n.v.

37

Pamela Pauwels, Philips Lighting

Remko van der Lugt, Hogeschool Utrecht en ondernemer bij Pinquinxl

38

Een actie is gelukt als je de organisatie meekrijgt in je proces. Niet altijd levert een actie een concreet resultaat. Wel leert een organisatie er veel van en gaat de buitenwereld haar anders zien.

• Je moet de hele organisatie erbij betrek-

Pamela Pauwels, Philips Lighting Innovatie gaat om gedragsverandering. Maar gedrag is moeilijk te veranderen, ‘het nieuwe’ moet daarom zin hebben én makkelijk in te passen zijn. Hoe werk je op basis van klantbehoefte? Voor Philips helpen vaste processen hier juist wel bij, zodat zij op inhoud kan focussen. Als je een organisatie wilt omvormen, moet je iedereen meenemen in het marketingproces. Het is zaak om uit te leggen wat je wilt. Ga praten met klanten. Als je niet weet wat zij willen, kun je moeilijk normen maken waaraan je product moet voldoen. Je hebt processen, visie, leiderschap én iedereen in de organisatie nodig. Dit leidt tot een nieuwe cultuur. Marketing is keuzes maken: dit betekent ook dat je bepaalde dingen niet doet. Philips sprak eerst over flat irons (strijkijzers), nu heet dit garment care. Dit is gedacht vanuit de klant: het gaat niet om het product zelf, maar om wat het hem oplevert. Bibliotheken moeten bedenken wat in deze zin hun effect is. Je kunt kennis bij partners halen, bijvoorbeeld door onderzoek te laten doen. Een organisatie moet begrijpen wat mensen willen – zelfs als zij het zelf nog niet weten – en dit vertalen met haar sterkte. Conclusies: • Het is een hele weg om van technologiegedreven naar klantgedreven te gaan. Je bent er nooit. En je hebt het management nodig voor support. • Je hebt tools nodig (bij Philips: vaste processen voor het begin).

Remko van der Lugt, Hogeschool Utrecht en ondernemer bij Pinquinxl Van der Lugt werkt aan creatieve processen voor het midden- en kleinbedrijf en het betrekken van de eindgebruiker hierbij: co-creatie, samen innoveren. De deelnemers aan de bijeenkomst inventariseren hun ervaringen met co-creatie. Hierbij is aandacht voor de vraag bij wie

ken.

• Zo kun je goede dingen maken en meer geld verdienen. Voor bibliotheken: een groter marktaandeel behalen.

het initiatief ligt: bibliotheek of klant, en of de samenwerking positief dan wel negatief resultaat heeft. Een case met een tillift om patiënten in en uit bed te tillen, maakt duidelijk hoe belangrijk het is om te werken vanuit de beleving van in dit geval patiënten en verplegers. Het op gang brengen van interactie tussen eindgebruikers en R&D’ers is cruciaal. Hierbij moet een bibliotheek niet alleen praten met klagers, maar ook met de enthousiasten en met mensen die de bibliotheek nog niet bezoeken. Voorwaarde voor co-creatie is: ook intern goed samenwerken, anders krijg je een

beeld van wat men wil, maar past dit niet in je bedrijfsvoering. Tom de Ruyck, InSites Consulting InSites Consulting werkt met kwalitatief en kwantitatief onderzoek via internet. Marketeers vormen hierbij een issue. Onderzoek wijst uit dat 70 procent van hen de consument denkt te kennen, ‘want ik ben er zelf ook een’. In feite is dat maar 25 tot 30 procent en dit geldt voor bijna elke organisatie. Het loont dan ook om de dialoog aan te gaan. Consumenten willen helpen om bedrijven verder te brengen en dat is goed voor beiden. Het is niet de vraag óf je dat moet doen, maar hóe. Consumenten verwachten dit van ons en gaan ons hierop beoordelen. InSites heeft consumenten uitgenodigd om met ideeën te komen. Onder de naam Research Communities waren vijftig doelgroepers drie weken online via een community, gebaseerd op wat InSites van hen wilde weten, maar ook met ruimte voor wat zij zelf kwijt wilden. De aandachtspunten: • Geconfronteerd met onderzoek hebben consumenten niet direct vertrouwen. In de eerste week moet je veel investeren in relatieopbouw. Geef aan wat je doet, waarom en wat je met het resultaat gaat doen. • Een experiment moet het worden, met ruimte voor verrassing. • Belangrijk is een moderator uit de doelgroep zelf, met zijn eigen manier van praten die aansluit bij de doelgroep. • Beantwoord minimaal drie maal per dag binnengekomen reacties. • Social corner: je kunt op de site iets teruggeven aan de community. Dit voegt voor jouzelf niets toe, maar is entertainment voor de participanten. • Laat de eigen medewerkers tussentijds

Tom de Ruyck, InSites Consulting

Voorwaarde voor co-creatie is: ook intern goed samenwerken, anders krijg je een beeld van wat men wil, maar past dit niet in je bedrijfsvoering.

39

bijeenkomsten in 2010 Datum

Onderwerp

12 jan

Kenniscirkel Historie in de Bibliotheek

14 jan 18 jan 19 jan 20 jan

Kennisdiner Gamepilot

21 jan

Kick-off-bijeenkomst BiebPanel

26 jan

Bijeenkomst Muziekpilot

26 jan.

Miniconferentie Kwaliteitshandvest

16 feb

Biebwatch-bijeenkomst Het verhaal van de toekomst

01 mrt

Informatiebijeenkomst BoekStart

16 mrt

Bijeenkomst Identiteitsontwikkeling: de toekomst van de bibliotheek

20 mrt

Opening Themajaar Zuid-Holland 2010

22 t/m 26 mrt

Studiereis Bologna 2010

23 mrt

Startbijeenkomst HRM voor programmalijn HRM

29 mrt

Bijeenkomst Muziek in de bibliotheek

13 apr

Studiereis De (nieuwe) identiteit

14 apr

Klantenbijeenkomst Profit HRM

15 apr 27 apr 28 apr 29 apr

40

Bijeenkomst SOOB/BOZH/ProBiblio: Toekomst programmalijnen Bijeenkomst over Kinderboekenweekfestival 2010 Informatiebijeenkomst E-readers en e-books

Kenniscirkel Kleinschalige bibliotheekvoorzieningen Minisymposium Bibliotheken en laaggeletterdheid Opening themabus Leve de Vaarwegen en Waterlinies! (Zuid-Holland) Kenniscirkel Mediawijsheid

op het platform kijken en het resultaat zelf ontdekken. Hierdoor geloven zij je beter en kunnen ze gericht aan de slag. • Tot slot: je moet een sterke persoon zijn en risico’s durven nemen binnen je organisatie én je moet elke dag denken vanuit de klant, anders leidt het tot een beperkte opbrengst. Vervolgdag 8 oktober In de periode tussen juni en de vervolgdag houdt de virtuele coach Frederique Bergman via SMS contact met de deel­ nemers. Deze krijgen korte opdrachten en zo worden hun ideeën gestimuleerd en gevangen. Aan de hand van een speciaal ontwikkeld kaartspel, gaan de deelnemers in groepjes aan de slag. Zij spelen het spel om tot een innovatief idee te komen. Door combinaties te maken van inzicht, conventie, blokkade, feit, ontwikkeling en verandering ontstaan nieuwe ideeën. Deze manier van werken leidt in veel groepen tot inspiratie. Een greep uit de ideeën: • Jongehondenclub: zorg voor jonge mensen uit andere branches die in de bibliotheek rondgaan en nieuwe ideeën uitdragen. • Straatkastbibliotheek: mensen kunnen eigen boeken inbrengen en er ook boeken uit meenemen. • De geheime kamer: kinderen willen niet meer lezen omdat ze overstelpt worden door aanbod: zorg dat er schaarste ontstaat. Ze moeten door een doolhof van opdrachten en krijgen uiteindelijk toegang tot één boek. • Weekendbibliotheek: als de bibliotheek ontmoetingsplek moet zijn, beperk dan juist de mogelijkheden tot bibliotheekbezoek zodat mensen tegelijk komen en elkaar ontmoeten.

• Fysieke plek voor Bibliotheek.nl: een

ontmoetingsplek zonder boeken. De oude boeken worden gebruikt als decoratie en om bijvoorbeeld tafels van te maken, en er staan veel digitale media. • Ruilkast: een boekenkast die compleet met inhoud te leen is voor onbepaalde tijd. Ben je erop uitgekeken, dan ruil je hem om voor een andere. Vervolgens wordt gestemd voor een aantal van de beste ideeën. Er is geen specifieke winnaar, maar ProBiblio neemt alle ideeën mee en zal kijken naar mogelijkheden om deze te verwezenlijken.

Overige bijeenkomsten Ook in 2010 organiseert ProBiblio een flink aantal bijeenkomsten, waaronder Biebwatch-bijeenkomsten rond een actueel thema en gericht op specialisten in de bibliotheek. Verder zijn er kleinschaliger bijeenkomsten die ontwikkelingen in de bibliotheeksector belichten, soms in co-productie met andere organisaties. 26 januari - Miniconferentie Kwaliteitshandvest Deze themasessie gaat over de klantgerichte bibliotheek met een kwaliteits-

handvest. Een kwaliteitshandvest omvat expliciete servicebeloften over de kwaliteit van de dienstverlening, goed zichtbaar gemaakt voor alle klanten. Hiermee toont de bibliotheek waarvoor zij staat en weten klanten wat zij van de bibliotheek mogen verwachten. Zo krijgt de bibliotheek bij haar klanten een positiever imago en hogere klanttevredenheid. Intern heeft het werken met een kwaliteitshandvest een katalysator­functie voor vergroting van de klantgerichtheid bij managers en medewerkers. De bijeenkomst toont de resultaten van een pilot rond ontwikkeling en implementatie van een kwaliteitshandvest in een openbare bibliotheek. In 2008 en 2009 hebben de Stadbibliotheek Haarlem e.o., TNO MC Customer Management en ProBiblio deze pilot uitgevoerd in opdracht van Burgerlink (Ministerie van Binnenlandse Zaken). 16 februari - Biebwatch-bijeenkomst Het verhaal van de toekomst De deelnemers worden onder leiding van dagvoorzitter Felix Rottenberg meegenomen in ‘een spannende thriller over collectiebeleid met identiteit als hoofdpersoon’. Prangende vragen worden gesteld, want is de bibliotheek wel klaar voor de toekomst? En hoe ziet de collectie er dan uit? De identiteit van de bibliotheek bepaalt volgens de sprekers namelijk de inhoud van de ‘kasten’. Identiteit is echter wel iets waar de bibliotheken zelf een rol in spelen, op basis van de vraag wat voor bibliotheek je wilt zijn, en voor wie. Aan de hand van voorbeelden, trends en toekomstschetsen worden de deelnemers tijdens deze dag aan het denken gezet over hun identiteit en welke consequenties dit heeft voor hun collectie.

bijeenkomsten in 2010 Datum

Onderwerp

27 mei

Congres De nieuwe bibliotheek Almere: de nieuwe standaard?

03 jun

Bijeenkomst BiebPanel.nl

06 jun

Startbijeenkomst Slapen in stolpen & Literaire fietsroute Westfriese Omringdijk

08 + 09 juni

Bibliotheekplaza 2010

15 jun

Kenniscirkel Historie in de Bibliotheek

27 jul

Presentatie Airport Library

24 aug

Startbijeenkomst Themajaar Zuid-Holland 2011

25 aug

Opening Airport Library

14 sep

Presentatie boekcassette 100 talenten

23 sep

Bibliotheekplaza 2010, vervolgdag

27 sep 30 sep

Informatiebijeenkomst Biebsearch voor bibliotheekdirecties Bijeenkomst Historisch Informatie Punt (HIP)

06 t/m 8 okt

Frankfurter Buchmesse

07 okt

Biebwatch-bijeenkomst Toegankelijkheid

12 okt

Masterclass De verbeelding zichtbaar maken

13 okt

Bijeenkomst Klik & Tik. Samen op het web

14 okt

Kenniscirkel 4you!

09 nov

Studiedag Makkelijk Lezen Plein

15 nov

Kenniscirkel Kleinschalige bibliotheekvoorzieningen

24 nov

Presentatie Airport Library

30 nov

Kenniscirkel Laaggeletterdheid

Miniconferentie Kwaliteitshandvest 41

In augustus vindt op Schiphol de officiële opening plaats­van Airport Library. HKH prinses Laurentien verricht de openingshandeling.

Biebwatch-bijeenkomst Toegankelijkheid

42

13 april - Studiereis De (nieuwe) identiteit Deze studiereis is een verdieping van de Biebwatch-bijeenkomst op 16 februari. Tijdens de reis draait alles om het wezen van de bibliotheek. Voorbeelden, trends en toekomst­schetsen op het gebied van collectiebeleid, digitalisering en marketing helpen de bibliotheken te bepalen welk verhaal de collectie kan vertellen. De deelnemers worden verwelkomd in Middelburg waar het Zeeuws Museum, Boekhandel de Drukkery en de Zeeuwse Bibliotheek een grote gemene deler hebben in hun visie op de klant: zij willen de klant belonen voor zijn moeite om naar museum, winkel of bibliotheek te komen. Culturele programmering, collecties, locaties en logistieke processen worden, waar dat voordelen biedt, gedeeld. De deelnemers aan de bijeenkomst krijgen deze dag inspiratie door de verhalen van de Zeeuwse directeuren om goed ‘naar buiten’ te blijven kijken, visie te hebben en hier met andere culturele partners gezamenlijk de vruchten van te plukken. 15 juni - Kenniscirkel Historie in de Bibliotheek Dit is de tweede bijeenkomst van de kenniscirkel Historie in de Bibliotheek. De afgelopen jaren is er steeds meer belangstelling voor lokale geschiedenis gekomen. De noodzaak om eenieder toegang te geven tot deze historie wordt breed gedragen. Bibliotheken zien het als hun taak om een belangrijke rol te spelen om mensen bewust te maken van hun lokale geschiedenis. Zij zoeken samenwerking met archieven, historische verenigingen en musea. De bijeenkomst staat in het teken van educatie: educatieprojecten die

zijn ontwikkeld voor historische informatiepunten en scholen in Noord-Holland. Daarnaast gaat men verder in op de lokale canons en hun mogelijkheden.    25 augustus - Opening Airport Library Onder grote publieke belangstelling wordt in augustus de eerste bibliotheek op een luchthaven, Airport Library, geopend op Schiphol. Niemand minder dan HKH prinses Laurentien verricht de openings-

handeling door een aantal boeken uit haar eigen collectie toe te voegen aan de collectie van Airport Library. Ook directeur van ProBiblio Anne Rube en presidentdirecteur van Amsterdam Airport Schiphol, Jos Nijhuis, nemen het woord om de opening van dit bijzondere concept vanuit hun organisatie te belichten. ProBiblio heeft veel geleerd van de samenwerking met Schiphol. De pers rukt op volle sterkte uit. Op de

avond van de opening besteden vier televisieprogramma’s aandacht aan Airport Library: het 10 uur-journaal van de NOS, ‘On Air’ van NCRV, ‘RTL Boulevard’ en ‘SBS Shownieuws’. In het late NOS-journaal op 24 augustus wordt de opening al aangekondigd. Op de radio zijn er interviews met de projectleider door BNR, RTV NoordHolland en de lokale zender van Haarlemmermeer. Alle landelijke dag­bladen nemen een artikel over Airport Library op, net als een flink aantal lokale dag- en weekbladen. Het overgrote deel van de media-uitingen wordt echter in het buitenland bereikt, in totaal in 34 landen. Hoogtepunt is het grote en positieve artikel in The International Herald Tribune, de ‘global edition’ van The New York Times. Het artikel wordt op de website van de krant geplaatst, de meest bezochte website in de VS. Ook veel specialistische media pikken de Library op, onder meer op het gebied van reizen, luchtvaart, cultuur, architectuur, boeken, bibliotheekwerk en trends. Een mooie waardering van Airport Library is de verkiezing tot beste nieuwe voorziening op een luchthaven 2010-2011 wereldwijd. Deze verkiezing dankt Airport Library aan de reisredactie van het Engelstalige global affairs-magazine Monocle.

kunnen aanvragen. Kortom, de bijeenkomst draait om vindbaar zijn zowel in het straatbeeld als op internet. Hoe bibliotheken de gewenste informatie en diensten op een laagdrempelige manier beschikbaar stellen in huis, via websites en sociale media. Termen als usability, accessibility en findability passeren de revue en de mogelijkheden rond fysieke en vooral online toegankelijkheid worden behandeld. De deelnemers gaan huiswaarts met veel informatie en praktische tips die zij op hun eigen situatie kunnen toepassen. 09 november - Studiedag Makkelijk Lezen Plein Deze studiedag in Amersfoort is de jaarlijkse bijscholing als onderdeel van het servicepakket van het MLP-netwerk. Het motto van de studiedag is Het MLP uit de kast: hoe houd ik mijn MLP levend? Het MLP-concept behelst namelijk veel meer dan alleen een kast met frontaal geplaatste materialen. Tijdens de studiedag komen de criteria aan de orde waaraan een MLP moet voldoen om het MLP-concept effectief vorm te geven. Er wordt gesproken over activiteiten voor ouders, leerkrachten en kinderen en ook komt aan bod hoe men structurele promotie aan het MLP kan geven.

07 oktober - Biebwatch-bijeenkomst Toegankelijkheid Toegankelijkheid is het centrale thema van de Biebwatch-bijeenkomst De bibliotheek... vindbaar maken en gevonden worden. Vragen die aan de orde komen, zijn bijvoorbeeld of mensen die slecht ter been zijn de bibliotheek makkelijk kunnen betreden. En of bezoekers van de website van de bibliotheek in één oogopslag kunnen zien hoe zij een lidmaatschap Biebwatch-bijeenkomst Het verhaal van de toekomst

43

Voor een aantal medewerkers was 2010 het laatste (volledige) werkjaar bij ProBiblio voor hun (pre)pensioen. Vier van hen vertellen over hun loopbaan en toekomst.

‘Er was veel werk, echt een pionierstijd. Als er een groep kwam, stonden sommige bibliothecarissen helemaal te beven.’

44

Een geslaagd experiment ‘Gezocht. Iemand die activiteiten ontplooit zodat jongeren meer interesse krijgen voor de bibliotheken, en bibliothecarissen meer vertrouwd laat raken met jongeren.’ Zo moet ongeveer de vacature hebben geluid waarop Theo de Ruiter in september 1977 reageerde. ‘Ik had de sociale academie gedaan en was vertrouwd met jeugd- en jongerenwerk. De educatieve dienst was een unieke experimentele afdeling binnen de Provinciale Bibliotheek Centrale Noord-Holland. Gericht op het opzetten van groepsgerichte activiteiten waardoor bibliothecarissen konden gaan samenwerken met lokale en regio­nale instellingen, zoals het onderwijs.’ ‘Er was veel werk, echt een pionierstijd. Als er een groep kwam, stonden sommige bibliothecarissen helemaal te beven. Zolang de mensen in een rij stonden als individu, waren ze niet bang, maar zodra een hele groep kwam… Daar ging ik ze bij coachen.’ ‘Ik vond jongeren altijd een leuke doelgroep, nog steeds trouwens. Maar het is ook de moeilijkste en de bibliotheek hikt daar nog steeds tegenaan. Bejaarden en kleine kinderen no problem, maar middelbare scholieren, ho maar. Daar denk ik graag over mee. Hoe organiseer je de zaken zodat je ze wel kunt oppakken.’ Blauwbilgorgel Een van de succesvolle activiteiten waaraan Theo werkte, was het radioprogramma De Blauwbilgorgel. ‘Eind jaren tachtig zaten we in Alkmaar samen in een pand met de regionale omroep. We dachten hoe leuk het zou

zijn om iedere week op de radio een quiz met jongeren in de bibliotheek te doen. Het werd een competitie op scholen met een wedstrijdelement in de bibliotheek, met boeken en schrijvers... nou ja, van alles en nog wat. Met weinig moeite kregen we van het ministerie het benodigde geld. Het was een groot succes dat binnen twee jaar landelijke navolging kreeg. We zaten dicht op onze core business met dit programma. Lezen, gedichten schrijven en informatie opzoeken. Dat waren tien leuke jaren.’ Theo stond ook aan de wieg van De Nationale Voorleeswedstrijd, die dit jaar zijn achttiende editie beleeft en waar achthonderd scholen in Noord- en Zuid-Holland aan meedoen. Hieruit vloeiden dit jaar twee nieuwe pilot-projecten voort: Read2me voor het voortgezet onderwijs en een voorleeswedstrijd voor pabo-studenten. Hoe kom je aan al die ideeën? ‘Dat doe ik niet alleen. Ik overleg met mensen van andere provincies en landelijke organisaties. Het bedenken is het moeilijkste niet. Je moet je kunnen verplaatsen. Wat vinden ze leuk? Hoe trigger je ze? Daarna moet je het aantrekkelijk presenteren. En als het gaat om onderwijs, dan moet je goeie docenten en mediathecarissen mee zien te krijgen, want dat zijn je intermediairs. Het moeilijkste is hoe je het in de markt zet met dat beetje subsidie. En dat wordt steeds lastiger.’ Spil in netwerk Niet alleen financieel zijn er grote veranderingen. Ook de bibliotheek is onderhevig aan verschuivingen.

‘De concurrentiepositie is totaal veranderd. Jongeren hebben ons niet meer nodig. Tot aan de middelbare school is het hoopgevend, daar lezen ze nog allemaal wel. Maar dan. Ze googelen alles en uittreksels halen ze ook van een site af. Voor informatie en alles rondom lezen zijn we ze kwijt. De vanzelfsprekendheid waarmee dat vroeger ging, is niet meer. Je zult je best moeten doen om duidelijk te maken wat je te bieden hebt. Eigenlijk is het niet anders dan toen ik begon. Zorg dat je de spil bent in het netwerk van activiteiten in je lokale en regionale omgeving. Dat is voor een boel bibliotheken een probleem; daar hebben ze het ook te druk voor. Daarbij kunnen wij goed helpen. Wij zijn gericht op samenwerking met andere provinciale instellingen op het gebied van cultuur of jeugdwerk. Het is onze taak om bij die organisaties de bibliotheek te verkopen.’ Cursus en proeverij ‘Het waren vierendertig mooie jaren’, blikt Theo terug. ‘Ik had ook alles mee. Subsidies voor mooie projecten waren geen probleem, de bomen groeiden tot in de hemel. Maar met minder geld kun je ook hele mooie dingen doen, daar ben ik van overtuigd. Je moet het wel heel graag willen.’ Als de dagen bij ProBiblio geteld zijn, legt Theo zich toe op zijn andere passie: Franse wijnen. ‘Ik ben vinoloog en geef cursussen en proeverijen vanuit huis. Dat vind ik enig om te doen. Maar de laatste tijd denk ik er ook over om mijn kennis van deze branche ten dienste te stellen als adviseur.’ 45

05

sociaal jaarverslag

In 2010 werken de medewerkers van ProBiblio in een andere organisatiestructuur. De meest fundamentele wijziging in de organisatie is de invoering van programmamanagement. Er wordt een aantal programmamanagers aangesteld die verantwoordelijk zijn voor diverse programmalijnen: bibliotheekfuncties, marketing, HRM, ICT en infrastructuur. Hieronder valt een elftal meerjarenprogramma’s die met provinciale subsidies worden ontwikkeld. Veel medewerkers volgen in 2010 trainingen om goed beslagen ten ijs te komen in de veranderde werkwijze.

46

Arbeidsmarkt Ondanks het grote aantal reacties dat ProBiblio op extern geplaatste vacatures ontvangt, blijft het in 2010 lastig om functies kwalitatief goed in te vullen. Met name bij functies op het gebied van ICT, finan­ ciën en marketing ervaart ProBiblio een relatieve schaarste in de externe arbeidsmarkt. Een groot deel van de respons bestaat uit starters en zelfstandigen. ProBiblio streeft ernaar breed inzetbare medewerkers te werven die ook een bijdrage kunnen leveren aan de ontwikkeling van de organisatie. Hierbij is zij op zoek naar een synthese tussen relevante ervaring in de zakelijke dienstverlening en affiniteit met de klanten. ProBiblio wil zich door aandacht voor persoonlijke ontwikkeling, scholing en coaching als aantrekkelijke werkgever op de arbeidsmarkt profileren en anderzijds sturen op blijvende inzetbaarheid van medewerkers.

Formatie ProBiblio start het jaar met 181 vaste medewerkers, verdeeld over 153,4 formatieplaatsen (fte). In de loop van het jaar neemt het personeelsbestand per saldo af met ruim drie fte. Per 31 december 2010 zijn 175 medewerkers in dienst, verdeeld over 150,3 fte. De man-vrouw-verhouding verschuift licht naar 43-57 procent. Er zijn nu iets meer mannen in dienst ten opzichte van vorig jaar. Het aantal medewerkers in vaste dienst is ook in 2010 verder afgenomen: van 168 tot 162. ProBiblio blijft voorzichtig omgaan met het werven van nieuw personeel en doet een beroep op externe specialisten.

In totaal voeren 40 externe krachten op detacherings- of interimbasis en 20 uitzendkrachten voor kortere of langere tijd werkzaamheden uit voor ProBiblio. De gemiddelde leeftijd blijft min of meer gelijk met 48,6 jaar. De gemiddelde duur van het dienstverband neemt af tot 13,7 dienstjaren. Van een aantal medewerkers met zeer lange dienstverbanden neemt ProBiblio in 2010 afscheid, omdat ze de pensioengerechtigde leeftijd hebben bereikt. totaal (pre-)pensioen in 2010 Naam

Datum

Like Lindeboom

30 april 2010

Leen de Geus

31 augustus 2010

Ria Smith

31 augustus 2010

Tony Smith

31 augustus 2010

Fonger Boontjes

31 oktober 2010

Tony van Velthooven

31 oktober 2010

Mariëtte Fortuin

30 november 2010

Ineke Arnoijs

31 december 2010

Ronald Tieken

31 december 2010

Projectmatig werken ProBiblio start in 2010 met programmatisch en projectmatig werken. Een profes­ sionaliseringsslag die concreet wordt vormgegeven, enerzijds door het opleiden van medewerkers en anderzijds door hen te begeleiden in de concrete werksitua­tie – in projecten en programma’s. Het geleerde wordt zodoende direct t­ oegepast in de praktijk. Vanwege de nieuwe wijze

van werken wordt ProBiblio in dit traject ondersteund door een ervaren externe programmamanager en project­manager die ‘meelopen’ met verschillende programma’s en projecten. Hieruit identificeren zij leer- en verbeterpunten waaraan invulling wordt gegeven in het vervolgtraject. Gaandeweg worden de invulling en begeleiding van het professionaliseringstraject overgedragen aan de eigen medewerkers.

Periodiek Medisch Onderzoek ProBiblio laat in 2010 een onafhankelijk Preventief Medisch Onderzoek (PMO) uitvoeren. Het PMO richt zich op: 1 Werkomgeving en veiligheid 2 Gezondheid en vitaliteit 3 Functieafhankelijke medische onder­ zoeken Het doel van het PMO is (potentiële) gezondheidsrisico’s binnen ProBiblio in een vroeg stadium te onderkennen en aan te pakken. Op deze manier kunnen beroepsziekten en arbeidsgerelateerde aandoeningen worden voorkomen en is de productiviteit te verbeteren. Ook andere zaken die van invloed zijn op het werk, zoals leefstijl en privéproblemen, komen aan bod bij een PMO. De individuele uitkomsten van het onderzoek zijn persoonlijk en worden door de onafhankelijke externe onderzoeker strikt vertrouwelijk behandeld. Op basis van de resultaten ontvangen de medewerkers van ProBiblio een persoonlijk advies. Op groepsniveau wordt een rapportage opgesteld met stuurinformatie voor het voorkomen of beperken van gezondheidsrisico’s bij ProBiblio.

47

ProBiblio Vitaal ProBiblio wil haar medewerkers in beweging brengen, letterlijk en figuurlijk. Fitte medewerkers zitten vaak lekkerder in hun vel, zijn productiever en hebben een positieve uitwerking op hun omgeving. Een gezonde levensstijl en vitaliteit spelen hierbij een centrale rol. ProBiblio start in juni met een kick-off met het ProBiblio Vitaal Fitpas-programma. Met de Fitpas biedt ProBiblio een aantrekkelijke uitbreiding van haar arbeidsvoorwaarden. Afscheid Like Lindeboom

Levensfasebewust personeelsbeleid In 2009 heeft ProBiblio de werkgroep Leeftijdsfasebewust personeelsbeleid ingesteld. Als concreet vervolg in 2010 worden medewerkers die zijn geboren voor 1950 uitgenodigd voor een levensfasegesprek. Medewerkers in deze groep vallen nog in de oude regeling voor vervroegde pensio­ nering. Doel van het levensfasegesprek is medewerkers nader te informeren over deze mogelijkheid en eventuele wensen te inventariseren bij (pre-)pensionering. In totaal besluiten vijf medewerkers van de prepensioenregeling gebruik te maken.

Reorganisatie en bezuinigingen Het derde kwartaal van 2010 staat voor ProBiblio voor een deel in het teken van de voorbereiding, begeleiding en advisering rondom het vervallen van werkzaam­heden in 2011. Er vervallen werkzaam­heden door verschuiving van subsidies na de prioriteitstelling in de Programmaboard, 48

de consequenties van bezuinigingen in Noord-Holland en omdat frictiekosten opgenomen moeten worden binnen de boekjaarsubsidie. ProBiblio brengt in kaart welke werkzaamheden wegvallen in 2011, hoeveel uren dit zijn en onder welk functieprofiel de werkzaamheden vallen. Hierna wordt vastgesteld welke medewerkers aangewezen dienen te worden als herplaatsingskandidaat. Zoals in het sociaal plan staat beschreven, wordt dit bepaald volgens de criteria van het ontslagbesluit. Dit leidt ertoe dat er helaas tien collega’s zijn aangewezen als herplaatsingskandidaat.

Uitgangspunt is om deze collega’s van werk naar werk te begeleiden. In dit licht worden onder andere vacante interne en externe vacatures actief onder hun aandacht gebracht en wordt hen een intensief loopbaan­heroriëntatie­traject aangeboden. In samenwerking met de Ondernemingsraad wordt gekozen voor begeleiding bij Tomee Loopbaanadviseurs en Psychologen te Hoofddorp. Doel van de begeleiding is het verwerven van een passende baan. Ook begeleiding bij de opzet van een eigen bedrijf en eventuele interne herplaatsing gelden als doel van de begeleiding.

Vertrouwenspersoon

Ondernemingsraad

De rol van een vertrouwenspersoon is de eerste opvang van collega’s die psychosociale arbeidsbelasting (PSA) ervaren. Hieronder vallen alle factoren die bij het werk stress veroorzaken, zoals agressie en geweld, arbeidsconflicten, seksuele intimidatie, pesten en werkdruk. De gevolgen van PSA kunnen veel klachten en ziekteverschijnselen veroorzaken. In het afgelopen jaar worden er in dit kader zes gesprekken gevoerd. Bij één collega is sprake van ervaren intimidatie, bij anderen gaat het om stress. Het is goed dat de betreffende collega’s de weg vinden naar de vertrouwenspersonen. Dit betekent aanwezigheid van wederzijds vertrouwen. In de meeste gevallen is een eerste gesprek voldoende om de taken weer op te pakken. Ook worden twee gesprekken gevoerd die vallen in de categorie ‘even bij iemand in een vertrouwde sfeer stoom afblazen’. De oorzaak voor deze behoefte ligt in ervaren werkdruk. De gesprekken duren gemiddeld vijftig minuten. ProBiblio heeft twee vertrouwens­personen, een vrouwelijke en een mannelijke collega. In 2011 wordt een nieuw beleid geformuleerd met richtlijnen over hoe we op een gezonde, respectvolle wijze met elkaar kunnen omgaan. De nadruk zal in eerste instantie liggen op preventie. Het fungeren als aanspreekpunt en het opvangen van collega’s is ook in 2011 een belangrijke taak.

De Ondernemingsraad (OR) houdt in de zomer een enquête onder de medewerkers om de lopende reorganisatie tussentijds te evalueren. Bij het opstellen van de enquête wordt de expertise ingeschakeld van de eigen afdeling Onderzoek. De uitslag wordt in het MT besproken en gezamenlijk wordt een aantal aanbevelingen vastgesteld zoals de verbetering van de communicatie en vergroting van deelname aan projecten. Het OR-reglement wordt in samenspraak met de interne juridisch adviseur herzien. Het reglement dateerde van 1999, wordt geoptimaliseerd en aangepast aan de huidige situatie. Een belangrijke wijziging is de openbaarheid van de vergadering en de onderliggende stukken. De openbaarheid was niet algemeen bekend en de OR besteedt hier meer aandacht aan via het publiceren van informatie op het intranet. Door verschuivingen van subsidies, als gevolg van de reorganisatie 2010, wordt een aantal medewerkers boventallig verklaard. De OR ziet erop toe dat de juiste procedures worden gevolgd. In maart vindt een informeel overleg plaats met de OR en een delegatie van de Raad van Commissarissen. Dit is de eerste keer in deze vorm waarbij informatie uitgewisseld wordt over de reorganisatie, de samenwerking met de bestuurder en zaken vanuit de werkvloer. De OR ervaart dit rechtstreekse contact met de Raad van Commissarissen positief en het wordt nu jaarlijks herhaald.

49

2007 2008 2009 2010

174 163 153 150

2007 2008 2009 2010

Ziekteverzuim 2006 - 2008

aantal formatieplaatsen op 31-12

201 177 168 162

2007 364 2008 315 aantal medewerkers in vaste dienst op 31-12 2009 260 2010 216

201 174

177

Aantal medewerkers per 31 december 2009 163 153

2007 2008 2009 2010 2007

210 1 197 181 175 2008

168

162

150 1

2009

2007

2010

aantal medewerkers op 31-12

2008

2009

2010

aantal ziekmeldingen tot en met 31-12

In 2010 bevallen vijf ProBiblio-medewerkers van een baby. De ziekteverzuimcijfers zijn exclusief zwangerschap.

210

197

364

315

181 175

260

216

1

2007 50

2008

2009

2010

2007

2008

2009

2010

Tabel 2 Dienstjaren op 31-12

Tabel 1 Leeftijdsopbouw medewerkers op 31-12 aantal

%

Instroom

%

Uitstroom

%

Dienstjaren

tot 25 jaar

1

0,6

1

5

0

0,0

25-29

6

3,4

1

5

1

Leeftijdsopbouw

aantal

%

Uitstroom

%

tot 5 jaar

56

32,0

6

23,1

3,8

5-9

21

12,0

1

3,8

36

20,6

7

26,9

30-34

11

6,3

2

10

1

3,8

10-14

35-39

11

6,3

3

15

0

0,0

15-19

6

3,4

0

0,0

20 >

56

32,0

12

46,2

40-44

20

11,4

7

35

1

3,8

45-49

37

21,1

1

5

3

11,5

50-54

37

21,1

3

15

3

11,5

52

29,7

2

10

17

65,4

55 > gemiddeld

48,6

41,6

gemiddeld

13,7

17

55

organigram 2010

DIRECTIE

Staf/Finance & Control

PROGRAMMA MANAGEMENT

Projectbureau

MARKETING & COMMUNICATIE

Organisatie Evenementen

OPERATIONS

Verkoop binnendienst

Servicedesk ICT

Applicatiemanagement

ICT

Secretariaat Operations

Programma HRM

Managementadvies

Bibliotheekadvies

Programma ICT & Infrastructuur

Service Center Administraties

Collecties

Programma Bibliotheekfuncties Programma Marketing

Productmanagement

Communicatie

Accountmanagement

Logistiek

51

06

jaarrekening

De jaarrekening bevat de kerncijfers van de balans per 31 december 2010 en de exploitatie in 2010. De cijfers zijn afkomstig uit de uitgebreide Jaarrekening 2010, die 28 maart 2011 door de Raad van Commissarissen is vastgesteld en aan de beide provincies is aangeboden.

52

53

Balans per 31 december

2010 x 1 milj. €

2009 x 1 milj. €

Vaste activa

6,70

6,93

Vlottende activa

7,08

8,65

13,78

15,58

Eigen vermogen

4,87

4,63

Vreemd vermogen op lange termijn

3,02

3,30

Totaal activa

Vreemd vermogen op korte termijn Totaal vermogen

6,19

7,35

14,08

15,28

Te bestemmen resultaat

-0,30

0,30

Totaal passiva

13,78

15,58

Mutaties vaste activa Investeringen

0,43

0,54

Afschrijvingen

-0,66

-0,74

Per saldo afname boekwaarden

-0,23

-0,20

33,20%

31,91%

0,89

1,30

Vaste activa Er is voor € 432.131 geïnvesteerd in vaste activa. Dit betrof vooral vervanging van servers en randapparatuur voor kantoorautomatisering, aanschaf van nieuwe modules in de software voor bedrijfsvoering en vervanging van bureaus. Van de hardware (totaal € 171.796) is voor € 151.870 eind december 2010 geleverd. Het aanschafbedrag is op de balans onder de vaste activa verantwoord, maar hierop is niet afgeschreven. De eerste afschrijvingstermijn is januari 2011. Dit geldt eveneens voor 200 bureaus die in december zijn vervangen. De waarde (€ 104.418) is onder de vaste activa verantwoord. Vlottende activa Het besluit van de provincie Zuid-Holland om vanaf 2010 het voorschot op de boekjaarsubsidie te stellen op 80% (tot en met 2009 100%) zorgt wel voor een verhoging van de vorderingen op balansdatum, maar door het lagere debiteurensaldo stijgen de vorderingen ten opzichte van de jaarrekening 2009 per saldo met € 0,52 mln. De liquide middelen zijn ten opzichte van de balans per 31 december 2009 met € 2,09 mln afgenomen. Dit als gevolg van in totaal minder saldo op de geldrekeningen voor de bibliotheken waarvoor ProBiblio het betalingsverkeer verzorgt, maar in hoofdzaak door de lagere bevoorschotting door de provincie. Eigen vermogen Aan het eigen vermogen is toegevoegd het voordelig resultaat van 2009. Vreemd vermogen op korte termijn Naast de vermindering van het saldo in de rekening-courantverhouding met de bibliotheken (€ 0,52 mln) is tevens het crediteurensaldo ten opzichte van eind 2009 fors teruggelopen (€ 0,4 mln). Solvabiliteit Voor de solvabiliteitsratio is de deling gehanteerd van het eigen vermogen en resultaat over het boekjaar, op het totaal van de passiva. Werkkapitaal Het werkkapitaal is berekend aan de hand van de formule: vlottende activa minus kort vreemd vermogen.

54

Exploitatie

2010 x 1 milj. €

%

2009 x 1 milj. €

%

Omzet

7,23

41,9%

8,09

44,6%

Overige (waaronder renten)

0,20

1,2%

0,24

1,3%

Provinciale jaarsubsidies

8,21

47,6%

8,93

49,3%

Projectsubsidies

1,62

9,4%

0,86

4,8%

Baten uit bedrijfsvoering

17,26

100,0%

18,13

100,0%

Lasten uit bedrijfsvoering

17,75

17,93

Resultaat bedrijfsvoering

-0,49

0,20

Onttrekking van reserves

0,19

0,15

Dotaties aan reserves

0,14

Frictiekosten transformatie ProBiblio 2005 en beëindiging dienstverlening bibliobussen Kosten

0,21

0,44

Onttrekking reserves

0,21

0,40

Saldo exploitatie, nadelig

0,00

0,04

Externe projecten (exploitatie bibliotheek Leidschenveen) Baten

0,25

Lasten

0,12

Saldo exploitatie, voordelig

0,13

Totaal resultaat

-0,30

0,30

55

Afkortingen BOZH

Bibliothekenoverleg Zuid-Holland

HIP

Historisch Informatiepunt

MLP

Makkelijk Lezen Plein, Punt of Plek

OBD

Overijsselse Bibliotheek Dienst

OCW

Onderwijs, Cultuur en Wetenschap



(Ministerie van)

PSO

Provinciale serviceorganisatie

Oplage

SIOB

Sectorinstituut Openbare Bibliotheken

Tekst

Colofon Uitgave

ProBiblio Opaallaan 1180 2132 LN Hoofddorp Postbus 485 2130 AL Hoofddorp T 023 55 46 100 E [email protected] W www.probiblio.nl 1.200 exemplaren Coen Belzer (interviews), Annemarie Clay, Karin Ottenhoff

SOOB NH

Stichting Overleg Openbaar Bibliotheekwerk Noord-Holland

VOB

Vereniging van Openbare Bibliotheken

WSF-bibliotheken Bibliotheken met wetenschappelijke ­steunfunctie (nu Plus-bibliotheken) WMO

Wet maatschappelijke ondersteuning

WOB

Werkgeversvereniging Openbare Bibliotheken

56

Vormgeving

Franz Berendsen Druk

Drukkerij Brummelkamp, Hoofddorp Het bibliotheekwerk in Noord- en Zuid-Holland is mede mogelijk dankzij substantiële subsidie van de Provincie Noord-Holland en de Provincie Zuid-Holland.