Jaarverslag Pleyade. Arnhem, mei 2015

Jaarverslag 2014

Pleyade

Arnhem, mei 2015 Vastgesteld door Raad van Bestuur d.d. 7 mei 2015 Goedgekeurd door Raad van Toezicht d.d. 18 mei 2015

Inhoudsopgave 1. Voorwoord en verantwoording Raad van Bestuur ................................................4 2. Algemeen ................................................................................................................6 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Uitgangspunten voor de verslaglegging ................................................................... 6 Relevante weten regelgeving en normen ............................................................... 6 Juridische structuur, interne organisatie en personele bezetting................................. 7 Governance en sturing ........................................................................................... 7 Doelstelling ........................................................................................................... 9 Missie, kernwaarden en visie ................................................................................ 10

3. De rode draad van 2013 ...................................................................................... 12 3.1 Relevante ontwikkelingen en gebeurtenissen binnen en buiten Pleyade in 2013 ........ 12 3.2 Kwaliteit ............................................................................................................. 18 3.3 Personeel en organisatie ...................................................................................... 20 3.4 Financiën ............................................................................................................ 21 3.4.1 Beleid en financiële instrumenten ................................................................... 21 3.4.2 Behaalde omzet en resultaten ........................................................................ 21 3.4.3 Toestand op balansdatum .............................................................................. 22 3.5 Automatisering .................................................................................................... 22 4. Toekomstverwachtingen ..................................................................................... 24 4.1 Maatschappelijke ontwikkelingen .......................................................................... 24 4.2 Gevolgen voor Pleyade ......................................................................................... 24 5. Risico’s ................................................................................................................. 28 6. Verantwoording ................................................................................................... 30 6.1 Raad van Toezicht ............................................................................................... 30 6.2 Centrale cliëntenraad ........................................................................................... 31 6.3 Ondernemingsraad .............................................................................................. 32 Bijlage: organogram ................................................................................................. 34

Jaarverslag 2014 Pleyade

1.

Voorwoord en verantwoording Raad van Bestuur

Voor u ligt het jaarverslag over 2014, een jaar van ontwikkeling voor Pleyade. De in 2013 gestarte reorganisatie is afgerond. Daarnaast is er zowel een nieuw managementteam als een nieuw middenkader aan de slag gegaan. Medio 2014 konden we de bewogen periode van de jaren daarvoor, waarin we te maken hebben gehad negatieve publiciteit, achter ons laten en een nieuwe start maken. Er is hard gewerkt – voor onze cliënt én aan de toekomstbestendigheid van Pleyade. De projecten ‘Pleyade 3.0 – De basis op orde’ en ‘Beter bij Pleyade’ vormden hierin de leidraad. Medewerkers hebben veel inspanningen geleverd en zijn daarbij goed ondersteund door hun leidinggevenden en vele vrijwilligers. Ook de Raad van Toezicht, cliëntenraden en ondernemingsraad hebben vanuit hun rol bijgedragen aan de ontwikkelingen, die de organisatie in 2014 heeft doorgemaakt. Pleyade is door een ieders inspanning financieel weer op orde gekomen. 2014 heeft verder in het teken gestaan van ontwikkeling op het gebied van vastgoed – hoe kunnen we aansluiten bij de transities die de zorg in Nederland doormaakt? Mede in dat kader, maar ook op velerlei andere gebieden, is samenwerking gezocht met de collegazorgaanbieders in de regio en andere stakeholders. Daarmee is duidelijk geworden dat een gedegen samenwerking, intern en extern, op alle fronten de basis is voor vooruitgang. Met elkaar hebben we in 2014 een gezonde basis gecreëerd voor een mooie toekomst. Hartelijk dank daarvoor.

Floor de Vroome Raad van Bestuur


Pagina 4 van 34


Pagina 5 van 34

2. 2.1

Algemeen Uitgangspunten voor de verslaglegging

In dit jaarverslag legt Pleyade als maatschappelijke organisatie integraal verantwoording af aan alle stakeholders over de belangrijkste ontwikkelingen in het jaar 2014. In dit document worden alle verantwoordings- en informatieverplichtingen, waaraan de zorgorganisaties jaarlijks moeten voldoen, in een integrale jaarverantwoording samengevoegd. Daarnaast wordt een doorkijk gegeven naar de relevante ontwikkelingen waar Pleyade voor staat de komende jaren. Het jaardocument bestaat uit drie delen: het jaarverslag, de jaarrekening en DigiMV. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn te raadplegen op www.jaarverslagenzorg.nl en op de website van Pleyade: www.pleyade.nl. Dit jaarverslag is als volgt opgebouwd:  Hoofdstuk 1 betreft de verantwoording van de Raad van Bestuur.  Alle algemene aspecten van Pleyade zijn in hoofdstuk 2 beschreven.  In hoofdstuk 3 wordt teruggeblikt op de belangrijkste thema’s van 2014.  Een toekomstverwachting voor 2015 is opgenomen in hoofdstuk 4.  Hoofdstuk 5 beschrijft de risico’s waar Pleyade mee van doen heeft.  Ten slotte is zijn hoofdstuk 6 de verantwoordingen van de Raad van Toezicht, de ondernemingsraad en de centrale cliëntenraad opgenomen.

2.2

Relevante weten regelgeving en normen

Op de jaarverslaglegging is de Regeling Verslaggeving WTZi (Wet Toelating Zorginstellingen) (RVW) van toepassing. Hierin zijn de wettelijke eisen opgenomen waaraan de jaarrekening en het jaarverslag moeten voldoen. Daarnaast is een nadere invulling opgenomen in de zogenaamde Richtlijnen voor de Jaarverslaglegging (RJ640). Pleyade heeft in de voorliggende jaarverslaglegging over 2014 opnieuw de door EY op deze wetgeving gebaseerde richtlijnen gevolgd.1 Andere relevante weten regelgeving, die voor deze verslaglegging van toepassing is voor Pleyade, is:        

1

Kwaliteitswet zorginstellingen; Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen; Wet klachtrecht cliënten zorgsector (WKCZ); Wet op bijzondere medische verrichtingen; Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet Bopz); Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT); Wet op het Centraal Bureau voor de Statistiek; lidmaatschap ActiZ voor aanlevering van branche-specifieke gegevens.

EYe on jaarverslag zorg, Het jaarverslag voor de zorgsector, 2013


Pagina 6 van 34

2.3

Juridische structuur, interne organisatie en personele bezetting

Pleyade is onder de statutaire naam ‘Stichting Pleyade mensen zorgen voor mensen’ op 9 januari 2002 als stichting ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 09125621. De datering van de akte van oprichting is 31 december 2001. Pleyade beschikt over de wettelijk vereiste toelatingen. Naam Postadres Bezoekadres (locatie Altenova) Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Website

Stichting Pleyade Postbus 4020, 6803 EA Elderhofseweg 51, 6842 CR Arnhem 026-7516303 09125621 [email protected] www.pleyade.nl

Bij Pleyade waren op peildatum 31 december 2014 934 medewerkers en 484 vrijwilligers werkzaam. Zij spelen een belangrijke rol in de zorg die Pleyade biedt, waarbij vrijwilligers een extra bijdrage leveren aan een goede kwaliteit van leven. Een gezonde samenwerking tussen cliënten, medewerkers en vrijwilligers draagt bij aan goede dienstverlening, die aansluit bij de vraag van de cliënt. In de bijlage is het organigram per 31 december 2014 opgenomen.

2.4

Governance en sturing

De (be)sturing van Pleyade is gebaseerd op de regels van de Zorgbrede Governancecode 2010, volgens het ‘pas toe of leg uit’-beginsel. Dit beginsel geldt voor de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur, maar ook voor alle leidinggevenden binnen Pleyade. Pleyade hanteert als besturingsmodel het Raad van Toezicht-model. De bestuurlijke inrichting van Pleyade moet het realiseren van haar visie en missie maximaal faciliteren, met integraal management als uitgangspunt. De verhouding tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht is geregeld via reglementen, die voldoen aan de wettelijke eisen. De Raad van Bestuur informeert de Raad van Toezicht volgens de in de statuten, reglementen en het informatieprotocol vastgelegde afspraken. In het reeds in 2013 opgestelde strategisch organisatieplan 2013-2016 ‘Duurzaam en transparant’ zijn de kaders gegeven voor het nieuwe besturingsmodel. Het beleidsuitgangspunt is: de zorg is de core business van Pleyade, waarbij de cliënt centraal staat. De volgende kaders zijn gesteld voor de organisatie: 1. Transparante opbouw van de organisatie, met een platte organisatiestructuur. 2. Integraal management en resultaatverantwoordelijkheid in de zorg. 3. Sturen op resultaten en kwaliteitskaders mede op basis van Service Level Agreements (SLA’s). 4. Eenheid van beleid en uitvoering daarvan. 5. Duidelijkheid waar welke taken en verantwoordelijkheden zijn belegd.


Pagina 7 van 34

De managementstructuur is als volgt ingericht: onder de eenhoofdige Raad van Bestuur twee gebiedsmanagers, een manager behandeldienst en een manager bedrijfsvoering. Deze geven leiding aan de tweede managementlaag, die direct verantwoordelijk is voor de aansturing van de teams. De (kleine) thuiszorgorganisatie werd apart aangestuurd door een manager, die ook klantenservice in haar portefeuille had. Er waren drie stafdiensten; Personeel & Organisatie en Communicatie, Financiën & Bedrijfsvoering en Secretariaat. Op het Pleyadebrede niveau en het niveau van de gebieden en diensten vormden respectievelijk het managementteam en management/teamhoofden de overlegstructuren.

Tabel 1 - Samenstelling Raad van Bestuur Naam

Bestuursfunctie

Drs. F. de Vroome

Raad van Bestuur

Raad van Bestuur

Vanaf 01-09-2013 tot heden

Nevenfuncties Voorzitter van het bestuur van de F.D. Rooseveltstichting (scouting voor kinderen met een lichamelijke beperking) te Eindhoven

Beleid bezoldiging bestuurder

De Raad van Bestuur heeft gefunctioneerd conform de uitgangspunten. Er heeft geen belangenverstrengeling plaatsgevonden. Dit oordeel wordt gedeeld door de Raad van Toezicht. De bezoldiging van de Raad van Bestuur is conform de WNT.

Tabel 2 - Samenstelling Raad van Toezicht vanaf 1 januari 2014 Naam Drs. B.F.M. Kuijf

Functie in de Raad van Toezicht

Functie

Voorzitter met ingang van 1-62011, herbenoemd op 16-09-13 met terugwerkende kracht per 1-62013 voor een periode van 4 jaar

Relevante nevenfunctie(s) Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Welzijn Lingewaard Vicevoorzitter Stichting OlmenEs, Appelscha Voorzitter Landelijke Begeleidingscommissie Drugs Informatie Monitoring Systeem Voorzitter Landelijke Begeleidingscommissie Drugs Incidenten Monitor Voorzitter Academische Werkplaats OGGZ Lid Bestuur Stichting Beheer en Administratie van gelden van cliënten van IrisZorg

A.G.M. Leenaarts

Vicevoorzitter met ingang van 1-62011, herbenoemd d.d.


Directeur Navigus B.V.

Geen

Pagina 8 van 34

Functie in de Raad van Toezicht

Naam

Functie

Relevante nevenfunctie(s)

Wethouder gemeente Cuijk (tot en met 21/04/2014) en gemeente Grave (vanaf 22/04/2014)

Voorzitter Hockeyclub Overbetuwe

Directeur Joon MMV Support Services

Voorzitter Stichting Winterfestijn Overbetuwe

09-02-2015 met terugwerkende kracht per 01-122014 voor een periode van 4 jaar J. Joon

Lid met ingang van 1-1-2011, herbenoemd d.d. 15-09-2014 met terugwerkende kracht per 01-062014 voor een periode van 4 jaar

Voorzitter Stichting Platform Maatschappelijk Verantwoord Verenigen Penningmeester VVD Overbetuwe

Dr. ing. J.A. Jurriëns

R.H.H. Klarenbeek

2.5

Lid met ingang van 1-6-2011, herbenoemd d.d. 17-12-12 met ingang van 1 januari 2013 voor een periode van 4 jaar

Lector Innovatie HAN

Lid met ingang van 1-6-2011

Directeur/bestuurder van de JP van den Bent stichting

Lid van de Raad van Commissarissen van Sité Wonen in Doetinchem Lid van de Raad van Toezicht van het SKB ziekenhuis in Winterswijk Lid van de Raad van Toezicht van Jarabee jeugdzorg in Hengelo Lid Raad van Toezicht Bureau Jeugdzorg Gelderland Lid NVTZ-commissie ‘Toezien met hart voor de zaak’

Doelstelling

Pleyade is een overkoepelende organisatie voor wonen, zorg en welzijn in Arnhem en Elst. Zij heeft de maatschappelijke opdracht om goede en toegankelijke gezondheidszorg en dienstverlening te realiseren. In de wijken waar Pleyade actief is, heeft zij een aanbod, dat in samenhang en samenwerking met anderen wordt geleverd, op basis van de vraag van de samenleving. Belangrijk uitgangspunt daarbij is dat iedereen aan de maatschappij moet kunnen deelnemen en dat het zelfzorgend vermogen van een wijk wordt versterkt. Pleyade levert zorg aan zowel intra- als extramurale cliënten. De intramurale zorg betrof in 2014 de AWBZ2-functies verblijf, persoonlijke verzorging, verpleging, behandeling en ondersteunende begeleiding of een combinatie van deze functies, al naar gelang de indicatie van de cliënt. De geboden extramurale zorg betrof zowel huishoudelijke verzorging (Wmozorg; Wet Maatschappelijke Ondersteuning) als persoonlijke verzorging en verpleging (in 2014 AWBZ-zorg). Pleyade heeft zorg geleverd op basis van zorgzwaartepakketten (ZZP) 1 tot en met 9. De geriatrische revalidatiezorg is op basis van de zorgverzekeringswet (Zvw) geleverd. De doelgroep van Pleyade bestaat uit mensen van 55 jaar en ouder. Ingevolge de veranderde wetgeving zal de door Pleyade te leveren zorg uiteraard niet langer AWBZ-zorg 2

Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten


Pagina 9 van 34

betreffen, maar zorg vanuit de Wet Langdurige Zorg (Wlz), waarbij voor de AWBZ-indicaties, doorlopend in 2015, een overgangsregeling van kracht is. Pleyade heeft de volgende intramurale locaties:  Verpleeghuis Altenova (gericht op ouderen met een lichamelijke aandoening) voor revalidatie en chronische somatiek;  Verpleegunit Tertzio in Elst voor chronisch somatische cliënten;  Verpleegunit Waalstaete voor psychogeriatrische ouderen;  kleinschalig wonen voor psychogeriatrische ouderen in Eldenstaete, Polderhof, Eimersstaete en Hof van Bourtange;  Woonzorgcentra Eilandstaete, Malburgstaete en Waalstaete.

2.6

Missie, kernwaarden en visie

Eind 2011 is het meerjarenbeleidplan met als motto ‘Koester het contact’ vastgesteld. In 2013 heeft Pleyade haar missie, visie en kernwaarden bijgesteld, rekening houdend met de op stapel staande hervormingen in de zorg. Deze brengen ingrijpende veranderingen met zich mee in de vraag van de cliënt en op het gebied van de organisatie van en de financiering van de zorg. Pleyade wil hier op een duurzame en transparante wijze op inspelen. Hiertoe is in 2013 het onder punt 2.4 al besproken strategisch organisatieplan opgesteld. In 2014 is verder gewerkt aan het komen tot een transparante bedrijfsvoering met heldere uitgangspunten. Dat wil zeggen dat alles wat Pleyade doet ten dienste van de cliënt is en bijdraagt aan haar missie en visie: de cliënt centraal. Feitelijk betekent dit dat Pleyade terug is gegaan naar de basis. In dat licht is gestart met het project ‘Pleyade 3.0 De basis op orde’. Daarnaast heeft Pleyade ingezet op het terugdringen van verzuim, hetgeen is beschreven in de notitie ‘Beter bij Pleyade’. In paragraaf 3.1 wordt nader ingegaan op beide notities.

Missie

Pleyade wil excelleren in het aanbieden van zorg aan ouderen, aangesloten bij de vraag en behoefte van de cliënt. Zij levert een professionele en actieve bijdrage aan de zelfredzaamheid van haar cliënten met hoogwaardige professionals, die uitgaan van de mogelijkheden van de cliënt, maatwerk bieden en flexibel zijn.

Kernwaarden De      

volgende kernwaarden zijn leidend voor het realiseren van genoemde missie: professioneel; maatwerk; flexibel; passie, vindingrijkheid en betrouwbaarheid; samen; innoverend en inspirerend.

Visie

Pleyade biedt zorg aan ouderen en chronisch zieke mensen, zowel in zorgen verpleegcentra als thuis, in Arnhem en omstreken. De geboden zorg loopt uiteen van wijkgerichte zorg tot revalidatie en psychogeriatrische zorg. Uitgangspunt daarbij is dat mensen zelf regie willen houden en willen leven in een door henzelf gekozen sociale omgeving. Pleyade schept voor haar cliënten het vooruitzicht op een zo veel en zo lang mogelijk contact met alles wat hun dierbaar is, met familie, met anderen – met de wereld om hen heen. Dit vindt plaats in een


Pagina 10 van 34

omgeving, die een balans tussen wonen, welzijn en zorg vormt. De overtuiging is dat ouderen met psychogeriatrische, somatische of andere klachten het meest gebaat zijn bij een omgeving, die de regie bij de cliënt legt en passende zorg, maar vooral ook de kans biedt om zoveel mogelijk in contact te blijven met de eigen vertrouwde leefstijl en leefomgeving.

Uitgangspunten visie op zorg

Vanuit bovenstaande komt Pleyade tot de volgende uitgangspunten voor de visie op zorg (in willekeurige volgorde):  De vraag en autonomie van de cliënt zijn leidend - de cliënt heeft de regie.  Wonen en zorg worden daar waar mogelijk gescheiden om cliënten zo lang mogelijk zelfstandig thuis of dichtbij huis te laten wonen.  De dienstverlening houdt rekening met en sluit aan bij de sociaal economische context van de cliënt.  Het leveren van gespecialiseerde kortdurende zorg voor specifieke doelgroepen.  Het leveren van vakbekwame en goed opgeleide professionals.  Efficiency en kwaliteit door integrale aansturing van zorg, bedrijfsvoering en ondernemerschap.  Ketensamenwerking is essentieel. De visie van Pleyade wordt weergegeven in het volgende schema:

Het geeft een beeld van zorg zo dicht mogelijk bij huis, ingebed in de wijk. Ouderen kunnen zo lang mogelijk thuis wonen en levensloopbestendige zorg, welzijn en wonen krijgen. De gespecialiseerde ‘verpleeghuiszorg’ wordt zoveel mogelijk in kleinschalige woonvormen of een clustering daarvan geboden. De ordening van de zorg in de wijken is het leidende principe. Daarnaast kan kleinschalig zorg worden aangeboden voor specifieke doelgroepen (identiteit of cultuur). Voor gespecialiseerde (kortdurende) zorg worden op regionaal niveau voorzieningen ingericht.


Pagina 11 van 34

3. 3.1

De rode draad van 2014 Relevante ontwikkelingen en gebeurtenissen binnen en buiten Pleyade in 2014

Start nieuw managementteam en nieuwe teamhoofden

Eind 2013 is de nieuwe organisatiestructuur ingevuld: er zijn nieuwe leden voor het managementteam (MT) geworven, teamhoofden zijn geplaatst en er zijn nieuwe teamhoofden geworven. In januari 2014 heeft het MT een gezamenlijke start gemaakt. Tijdens twee beleidsdagen is uitgebreid gesproken over Pleyade als organisatie, de nieuwe organisatiestructuur, de invulling daarvan en de werkwijze. De plannen die in 2013 zijn ontwikkeld zijn één op één door de nieuwe leidinggevenden overgenomen en uitgerold. In de loop van 2014 is geregeld met het volledige management stilgestaan bij de ontwikkeling van Pleyade.

Bekostigingssystematiek

Pleyade-breed zijn de (zorg)afdelingen op basis van de ZZP’s kwalitatief en kwantitatief samengesteld. Hiervoor is gebruik gemaakt van de door ActiZ ontwikkelde ZZP-tool. De verdeling van zorg en ondersteuning op basis van de richtlijnen van de Nederlandse Zorgautoriteit is nader geanalyseerd en waar nodig voor de specifieke Pleyade-situatie aangepast. De begroting voor 2015 is op basis van deze systematiek opgesteld. Met het oog op transparantie is de besteding van de intensiveringsgelden opnieuw gescheiden van de reguliere begroting in kaart gebracht. Vanaf 2012 is de vergoeding van kapitaallasten in de vorm van de normatieve huisvestingscomponent (NHC) verbonden aan de ZZP’s. Pleyade heeft in dat verband een financiële doorrekening gemaakt voor de komende jaren om het totaal aan huisvestingskosten inzichtelijk te krijgen.

Intensiveringsmiddelen

Ook in 2014 heeft Pleyade, conform het Convenant Kwaliteitsimpuls Langdurige Zorg, intensiveringsmiddelen toegekend gekregen. Doelstelling van het convenant is om de kwaliteit van de langdurige zorg te bevorderen door extra medewerkers op te leiden en aan te nemen en de huidige medewerkers op te leiden tot een hoger kwalificatieniveau. Bij de besteding van de intensiveringsmiddelen in 2014 heeft Pleyade voldaan aan de voorwaarden van genoemd convenant.

Voorbereiding zorgtransitie

Voor 2014 heeft Pleyade zorg ingekocht bij het zorgkantoor, de gemeente Arnhem en voor de eerstelijns zorg bij de zorgverzekeraars. In 2015 wordt de AWBZ hervormd. De AWBZzorg wordt – voor zover relevant voor Pleyade – overgeheveld naar de Wlz, Wmo en/of de Zvw. De gemeente, de zorgverzekeraar en de overheid (zorgkantoren) zijn in dezen verantwoordelijk. In lijn met deze transitie heeft Pleyade meerder aanbestedingstrajecten doorlopen in het kader van de inkoop van de zorg voor 2015:  Wlz en wijkverpleging bij het zorgkantoor Menzis;  Wmo en huishoudelijke zorg: gemeenten Arnhem, Overbetuwe en Lingewaard;  zorg gefinancierd op basis van diagnosebehandelingscombinaties (DBCzorgproducten) bij meerdere zorgverzekeraars;  eerstelijns zorg bij meerdere zorgverzekeraars. Jaarverslag 2014 Pleyade

Pagina 12 van 34

Door het grote aantal partijen, waarmee werd onderhandeld, en de veelal nog onbekende en nieuwe procedures heeft de aanbesteding veel inspanning gevraagd. Bovendien maakten de verschillen in inkoopvoorwaarden en de eisen rondom de inschrijving de aanbesteding niet eenvoudiger. Deze uitdaging is adequaat opgepakt en tot een goed einde gebracht. De woonzorglocaties zijn in 2014 zwaardere zorg gaan leveren. Dit vroeg om aanpassing van processen, waarbij de behandeldienst en de zorg elkaar nog beter vinden en aanvullen.

Afronding reorganisatie

In maart 2014 is de in 2013 gestarte reorganisatie afgerond. Pleyade heeft geen collectief ontslag hoeven aan te vragen. Dit mede als gevolg van een adequaat mobiliteitstraject: de meeste mobiliteitskandidaten hebben een andere baan gevonden. De nog overgebleven mobiliteitskandidaten uit de zorg en horeca kregen het goede nieuws dat zij werkzaam voor Pleyade kunnen blijven. Voor de overige medewerkers zijn maatwerkoplossingen gevonden. In de maanden mei en juni is de reorganisatie geëvalueerd tijdens bijeenkomsten op alle locaties met cliënten en familie, de zorgteams en de vrijwilligers. Tijdens deze bijeenkomsten werden ervaringen gedeeld en was er gelegenheid vragen te stellen aan de Raad van Bestuur. De opkomst bij deze bijeenkomsten was groot en er is open gesproken over de zaken die nog kunnen worden verbeterd.

Strategisch beleid aangescherpt: ‘Pleyade 3.0 – De basis op orde’ en ‘Beter bij Pleyade’

Het beleidsdocument met daarin de koers voor de komende tijd ‘Pleyade 3.0 - Basis op orde’ is definitief vastgesteld in juni 2014. Dit plan stelt het met elkaar het nieuwe, verbeterde Pleyade neerzetten centraal. Op cliëntniveau betekent dit dat er in dialoog wordt gegaan met de cliënt, familie of mantelzorgers, van het eerste tot het laatste contact. Het zorgleefplan is het uitgangspunt voor zorg en behandeling en is gebaseerd op de behoeften en wensen van de cliënt. Gekoppeld hieraan is het borgen van een gedegen cliëntmedezeggenschap. Van de medewerkers wordt professionaliteit, proactiviteit en bewustzijn verwacht. Er wordt gewerkt met goede roosters en het verzuim wordt omlaag gebracht. De betrokkenheid van de ondernemingsraad is hierbij een belangrijk punt. Ook vrijwilligers krijgen de nodige aandacht – zij betekenen extra kwaliteit van leven voor de cliënten van Pleyade. Concreet zijn de thema’s:  heldere visie op zorg, uitgaande van de eigen regie van de cliënt en de wens zo lang mogelijk thuis of dichtbij huis te wonen;  klantvriendelijkheid en gastvrijheid;  focus op meetbare kwaliteit van zorg;  flexibel zijn op elke locatie en inzetten op flexibele zorg aan huis;  medewerkers zijn het belangrijkste bedrijfskapitaal, zonder hen geen zorg;  Een gezonde financiële basis;  heldere planning en controlcyclus;  maximaal benutten van expertise. Er is – in lijn met het bovenstaande – tevens een verzuimaanpak opgesteld: ‘Beter bij Pleyade’, welke in augustus 2014 definitief is vastgesteld. In dit plan van aanpak is beschreven hoe gestructureerd te werken aan het verlagen van het ziekteverzuim. In oktober is de aftrap gegeven in een gezamenlijke bijeenkomst met alle teamhoofden.

Behandeldienst

De behandeldienst van Pleyade biedt multidisciplinaire behandeling voor ouderen. De behandeldienst bestaat uit specialisten ouderengeneeskunde, verpleegkundig specialisten,


Pagina 13 van 34

psychologen en verpleegkundigen. Daarnaast biedt de behandeldienst paramedische behandeling bestaande uit fysiotherapie, ergotherapie, logopedie, diëtiek, creatieve therapie en maatschappelijk werk. De verschillende disciplines zijn afzonderlijk ingezet, maar de multidisciplinaire inzet gespecialiseerd op de ouderen levert een meerwaarde voor de totale behandeling. De behandeldienst biedt behandeling aan intramurale verpleeghuiscliënten. Daarnaast kunnen thuiswonende ouderen rechtstreeks terecht of na verwijzing door de huisarts. Ook is er een afdeling speciaal voor de geriatrische revalidatiezorg. De maatschappelijke vraagstukken die spelen hebben ook consequenties voor de positionering van de behandeldienst. De zorgzwaarte in de verpleeghuizen neemt toe en dit heeft in 2014 meer inzet van de expertise van de behandeldienst betekend. Deze inzet is erop gericht cliënten zo goed mogelijk te ondersteunen om zoveel mogelijk zelfstandigheid te behouden en zoveel mogelijk te genieten, ondanks eventuele beperkingen. Naast behandeling van individuele cliënten, is ook geïnvesteerd in een verbinding met de zorgafdelingen om deze zo goed mogelijk te ondersteunen bij het verzorgen van cliënten met bepaalde (gedrags)problematiek. De expertise van de behandeldienst is tevens ingezet binnen de eerste lijn. Deze behoefte is gegroeid, doordat er steeds meer ouderen met een complexere zorgvraag thuis blijven wonen. Iedere behandeldiscipline levert reeds behandeling en/of consulten in de eerste lijn. De verbinding en de meerwaarde van de multidisciplinaire aanpak in de eerste lijn is steeds meer versterkt vanuit de behandeldienst van Pleyade. Pleyade participeerde hiervoor ook in de ontwikkelingen van de wijkteams. Tevens is aansluiting bij thuiszorgorganisaties, die vaak de eerste schakel zijn en de complexe groep ouderen vaak als eerste ontmoet. Deze ontwikkelingen zijn in 2014 ingezet en worden de komende periode verder uitgebouwd. De afdeling geriatrische revalidatiezorg biedt multidisciplinaire geriatrische behandeling aan cliënten. Het betreft kwetsbare ouderen met multimorbiditeit, die nadat zij in het ziekenhuis een medisch-specialistische behandeling hebben onderdaan, bijvoorbeeld als gevolg van een beroerte of een botbreuk, nog niet in staat zijn naar huis terug te keren. In 2014 zijn zorgpaden ontwikkeld voor de verschillende doelgroepen, waaronder CVA en delier, om deze revalidatiezorg zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de wensen en behoeften van de cliënten. Het doel van de behandeling is dan om de cliënt zoveel mogelijk te ondersteunen in zijn revalidatieproces zodat de cliënt weer naar huis kan en zoveel mogelijk weer zelfstandig kan functioneren.

Ontwikkelingen op het gebied van geriatrische revalidatiezorg

Revalidatiezorg is een belangrijk speerpunt voor Pleyade. In 2014 is de kwaliteit van de revalidatiezorg op een hoger niveau gebracht. Door een productieuitwisseling met de DrieGasthuizenGroep, is de mogelijkheid ontstaan om de revalidatiezorg verder uit te breiden. Ingevolge de overheveling van de revalidatiezorg naar de zorgverzekeraars is Pleyade in 2014 gestart met de onderhandelingen over de prijs en het volume voor 2015.

Thuiszorg

De divisie thuiszorg van Pleyade heeft voortaan ‘Pleyade Thuiszorg’. De daarbij behorende (administratieve) wijzigingen worden in de loop van 2015 doorgevoerd. Pleyade Thuiszorg heeft zich in 2014 ook gericht op het realiseren van ‘De basis op orde’. Er zijn nieuwe wegen bewandeld, markten verkend en er zijn voorbereidingen getroffen voor de grootschalige transities binnen zorgland in 2015. Deze proactieve houding heeft zich vertaald in de resultaten van het cliënttevredenheidsonderzoek, uitgevoerd in het derde kwartaal, onder de cliënten, die thuiszorg in de vorm van verpleging, verzorging en/of begeleiding ontvangen. Hoewel er wel lager dan het landelijk gemiddelde is gescoord, hetgeen uiteraard nog


Pagina 14 van 34

verbetering vereist, is er op alle thema’s een verbetering gerealiseerd ten opzichte van de uitkomsten van het cliënttevredenheidsonderzoek in 2012. Bij ‘De basis op orde’ behoort een deskundigheidsniveau van medewerkers passend bij de zorgvraag vanuit de thuissituatie. Deze basis is essentieel om voorbereid te zijn op de veranderingen in 2015 waar de zorgverzekeraar hoge eisen stelt aan het niveau, kennis en kwaliteit van de zorgverlening. Waar het deskundigheidsniveau voornamelijk bestond uit niveau-2- en niveau-3-medewerkers, is het afgelopen jaar een start gemaakt met het opleiden van niveau 2 naar niveau 3, en niveau 3 naar niveau 4. Verder zijn twee niveau-5verpleegkundigen aangetrokken om aan de kwaliteitsnormen te voldoen. Parallel aan het verhogen van de deskundigheid, is gestart intern aansluiting en verbinding met elkaar te zoeken. Binnen Pleyade is een veelvuldigheid aan kennis en expertise aanwezig (behandeldienst, revalidatie, casemanagers dementie). 2014 heeft in dat kader tevens in het teken gestaan van kruisbestuiving op het gebied van kennis en expertise.

Samenwerking interculturele zorg

Zorg & Welzijn Arnhem en Pleyade zijn op 1 maart 2014 een samenwerkingsverband aangegaan om expertise en kennis te bundelen ten behoeve van interculturele thuiszorg. Het doel van de samenwerking is om zorgen hulpverlening op maat te leveren aan cliënten met verschillende culturele achtergronden.

Samenwerking in de regio

Met collega-zorgaanbieders, het ziekenhuis en het zorgkantoor in de regio is gesproken over de veranderingen in de ouderenzorg en het effect daarvan op de ketenzorg dementie. Het behouden en financieren van de zorg voor dementerende ouderen en de ondersteuning van hun mantelzorgers was een belangrijk thema. In lijn daarmee heeft Pleyade ervoor gekozen om ook in 2015 casemanagers dementie duurzaam in te blijven zetten.

Vastgoed

De ontwikkelingen in de V&V-sector stellen nieuwe eisen aan huisvesting en mede in dat licht is reeds in 2013 het strategische vastgoedplan vastgesteld. Hierin zijn er keuzes gemaakt over de te volgen strategie voor het afnemen van behoefte aan intramurale capaciteit binnen het werkgebied van Pleyade. Het uitgangspunt hierin is dat twee Pleyadelocaties sluiten. In de eerste plaats betreft dit Hof van Bourtange. In 2014 is gestart met de voorbereidingen voor de verhuizing van de daar verblijvende cliënten, waarvan een grote groep in 2015 is verhuisd naar locatie Eldenstaete, gebouw D. De tweede op te heffen locatie is Altenova. De cliënten van deze locatie verhuizen naar de locaties Eilandstaete, Malburgstaete en Waalstaete dan wel een locatie van een andere zorgaanbieder. Om de locaties van Pleyade geschikt te maken voor verschillende cliënten doelgroepen zijn in beperkte mate investeringen noodzakelijk. In het afgelopen jaar is er echter een trend waarneembaar dat er minder behoefte is aan verpleeghuis zorg ZZP 5 en hoger. Daarnaast is de uitstroom van de lichtere zorg nauwelijks op gang gekomen. In oktober 2014 is om deze reden een aanvulling geschreven op het vastgoedplan. De doelstelling is om op korte termijn een kwalitatief goede woon en leefomgeving te bieden aan de huidige en toekomstige bewoner en derhalve Altenova te kunnen verlaten. Vooralsnog heeft deze trend geen grote gevolgen voor de huisvestingsinkomsten. Door het aflopen van de overgangsregeling heeft dit in de komende jaren echter wel financiële consequenties. Met de aanvulling van het vastgoedplan wordt hierop geanticipeerd. De productieuitwisseling met de DrieGasthuizenGroep op het gebied van revalidatie en somatiek brengt met zich mee dat er een grotere populatie revalidatie moet worden ondergebracht en een minder grote groep somatische cliënten. Er is nog geen definitieve


Pagina 15 van 34

locatie gevonden voor de revalidatie van Pleyade. In 2015 wordt in dit verband gezocht naar een tijdelijke locatie. Naast de voorzieningen voor het huisvesten van cliënten is er gezocht naar het onderbrengen van het stafbureau. Hiervoor is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden binnen het werkgebied van Pleyade. Om te kunnen blijven voldoen aan de klantwensen voor nu en de toekomst zijn er onderzoeken gedaan naar de locaties Tertzio en Waalstaete. Beide locaties vormen een goede voorziening in de omgeving. Om dit te behouden zijn er plannen gemaakt welke in 2015 verder worden uitgewerkt.

Facilitair bedrijf

Voor de facilitaire tak van Pleyade is 2014 is een jaar van verandering geweest. Na de reorganisatie zijn de horecateams opnieuw ingericht en de formatie en werkwijzen aangepast om aan te sluiten bij de ZZP-bekostiging. Er is een start gemaakt om de basis na deze veranderingen in de organisatie op orde te krijgen, welke in 2015 zijn beslag gaat krijgen. De aansturing direct op de werkvloer is teruggebracht naar decentrale aansturing van de teams om te komen tot meer zelfsturing. Passie en verantwoordelijkheidsgevoel zijn kernwaarden, die leiden tot ontwikkelingen binnen het facilitair bedrijf. De scholing “gastvrij facilitair medewerker”, voor vijftien gastvrouwen en -heren, is een goed voorbeeld van deze ontwikkeling. Deze opleiding levert kennis en ervaring op gebied van gastvrijheid, waarvan onze restaurants en daarmee de cliënten en overige gasten profiteren. De veranderende organisatie, waarvan de basis goed georganiseerd is, maakt het mogelijk om de cliënt optimaal te gaan faciliteren. Leidend is de vraag: welke behoeften hebben cliënten, collega’s en externen en hoe kunnen de ondersteunende diensten daarop anticiperen?

Vrijwilligers

Op 31 december 2014 waren er 484 vrijwilligers actief binnen Pleyade. Gedurende het jaar ontvingen de Consulenten Vrijwilligerswerk/Mantelzorg met regelmaat aanvragen van de medewerkers voor vrijwilligers op het gebied van velerlei taken: van ondersteuning bij activiteiten tot ondersteuning in de zorg en in de horeca. Er is actief geworven voor vrijwilligers bij Vrijwillige Inzet Arnhem (VIA), Indeed, in wijk en in buurtkranten en uiteraard via de eigen website. Gezien de steeds belangrijker wordende rol van de vrijwilliger, is er extra ingezet op kwaliteitsbevordering. In dat kader is er door de dienst psychologie van Pleyade een themabijeenkomst ‘gedragsproblemen’ georganiseerd. In het najaar hebben 40 vrijwilligers een inspiratiedag, georganiseerd in het Dominicaans Klooster in Huissen, bijgewoond. Het onderlinge contact en creativiteit stonden centraal. Er is extra aandacht besteed aan de vrijwilligers bij verjaardagen, maar ook ziekte. Daarnaast zijn er 50 jubilarissen op verschillende locaties en onder belangstelling van werkbegeleiders, teamhoofden en MT-leden in het zonnetje gezet. Op 7 december 2014, internationale vrijwilligersdag, hebben de vrijwilligers van Pleyade een bedankkaart ontvangen, teneinde het belang van en de dank voor vrijwilligers te onderstrepen. Vrijwilligers zijn immers onontbeerlijk bij een goede, prettige dienstverlening aan cliënten.

Klachten

Het is belangrijk om om in beeld te hebben wat cliënten van Pleyade vinden: wat gaat er goed, maar vooral ook: wat kan er beter? Als er klachten zijn, wil Pleyade toegankelijk zijn, snel reageren en ook lessen kunnen leren om zo de dienstverlening te verbeteren. In 2014 is met het nieuwe management besproken hoe met klachten om te gaan.


Pagina 16 van 34

Pleyade heeft twee klachtenfunctionarissen en een klachtenprocedure voor alle cliënten en hun familie. Deze regeling is gebaseerd op de WKCZ en is tot stand gekomen in overleg met de centrale cliëntenraad (CCR). In 2015 bezien we de afspraken over de klachtafhandeling opnieuw met de teamhoofden en de CCR. De meeste klachten in 2014 zijn direct bij de teams of de teamhoofden ingediend. De aard van de klachten was divers. Door zo snel mogelijk in gesprek te gaan, te luisteren en concrete afspraken te maken over het vervolg zijn de meeste klachten naar tevredenheid van de klagers opgelost. De klachtenfunctionarissen zijn vijf keer benaderd door cliënten met een klacht. De cliënten of vertegenwoordigers zijn door de klachtenfunctionarissen geholpen bij het formuleren en het in behandeling nemen van de klacht door de verantwoordelijke manager. De redenen om in 2014 een klacht in te dienen bij de klachtenfunctionarissen betroffen met name de zorgverlening en communicatie. De Raad van Bestuur heeft in totaal vier klachten in behandeling genomen. Er zijn in 2014 geen klachten ingediend bij de externe klachtencommissie.

Jubilea medewerkers

In 2014 is besloten om nog meer aandacht te gaan besteden aan 25- en 40-jarige jubilea van medewerkers. De jubilaris wordt samen met de familie uitgenodigd om met de Raad van Bestuur, het MT en leidinggevenden dit moment te vieren.

Jubilea locaties

In 2014 vierden verschillende locaties een jubileum: Waalstaete bestond op 2 april 15 jaar, Altenova (voorheen: Elderhoeve) 35 jaar en Malburgstaete en Eldenstaete beide 5 jaar.

Ethische commissie

Hoewel de ethische commissie tot op heden beperkt actief is, is de reden van oprichting en het belang van het bestaan van nog altijd actueel: “De oprichting van de Ethische Commissie

binnen Pleyade komt voort uit een behoefte gevoeld in de praktijk. Deze heeft geleerd dat er te weinig structurele aandacht is voor ethische vraagstukken en dat bij het plotseling opdoemen van een ethisch dilemma er ad hoc veel energie besteed moet worden om tot een aanvaardbare oplossing te komen. Er is weinig aandacht voor ‘ethiek van alledag’ en hoe dit leeft en vorm krijgt bij de medewerkers rondom de cliënt.”3 In 2014 zijn een aantal leden van de commissie bij elkaar geweest om dit beleid uit te werken. Een van de eerste doelstellingen waar de ethische commissie zich op wil richten betreft de consultatieve taak. Dit betekent het behulpzaam zijn bij het zoeken naar alternatieven en oplossingen voor casuïstiek, die zich tijdens het wonen, de verzorging en in de behandeling voordoet. Deze consultatie is veelal retrospectief, maar kan ook anticiperend op bepaalde situaties met betrekking tot wonen en in de zorgverlening geschieden. Om deze taak goed te vervullen is het essentieel dat cliënten, familie, maar zeker ook de medewerkers voldoende veiligheid voelen en ervaren om zich kwetsbaar op te stellen. Nu de reorganisatie achter Pleyade ligt, ontstaat hiervoor voldoende basis. In 2015 rolt de commissie dit verder uit, allereerst via de teamhoofden en de cliëntenraden. In gesprekken wordt verkend hoe ethische vragen in beeld kunnen komen en hoe medewerkers kunnen worden uitgedaagd om ethische vragen met elkaar te bespreken. Daarna worden de mogelijkheden om tot een plan van aanpak te komen bezien, waarbij de casuïstiek het uitgangspunt vormt. In dat kader is het belangrijk dat aanwezige twijfels en vragen van iedereen aan bod mogen komen, zodat er een verbetercultuur ontstaat.

3

Zoals verwoord in het ‘beleid ethische commissie’ d.d. 25 juni 2014


Pagina 17 van 34

3.2

Kwaliteit

Externe en interne audits HKZ

In 2014 heeft externe auditor KIWA Pleyade tweemaal bezocht. In februari betrof het een opvolgingsbezoek, om de voortgang met betrekking tot de tekortkomingen uit de audit van 2013 te toetsen. De uitkomsten van deze audit waren overwegend positief; de auditor concludeerde dat voortvarend werd gewerkt aan het oplossen van de tekortkomingen. In de reguliere jaarlijkse audit in september zijn vier locaties bezocht en zijn alle rubrieken uit het HKZ-schema beoordeeld. De auditor heeft geconcludeerd dat Pleyade op zorgvuldige wijze bouwt aan de toekomst. De aandacht is in eerste instantie gegaan naar het primaire proces en er is geconstateerd dat dit goed op orde is. Tijdens de reguliere audit in september heeft KIWA twee tekortkomingen ontdekt. In de eerste plaats de directiebeoordeling over het kwaliteitssysteem. Ten tweede voldeden de zorgdossiers niet volledig aan de norm. De verbeterpunten zijn opgepakt. Aan de overige normen die zijn getoetst voldoet Pleyade goed. Dit betekent dat het HKZ-certificaat wordt gecontinueerd. Naast de externe audit zijn op diverse onderdelen (zoals medicatieveiligheid, voedselveiligheid en vrijheidsbeperking) interne audits uitgevoerd. Uitkomsten van deze audits zijn verstrekt aan het betreffende teamhoofd en de gebiedsmanager. Het teamhoofd is verantwoordelijk voor het vervolg. KIWA heeft de interne auditsystematiek beoordeeld en heeft hierover een opmerking in haar rapportage opgenomen: het is nog niet geborgd dat alle processen en locaties ten minste eenmaal per drie jaar aan bod komen. Het betreft geen tekortkoming, maar een aandachtspunt. In 2015 wordt een interne auditsystematiek, waarmee wordt geborgd dat wordt voldaan aan de HKZ-norm over interne audits, ontwikkeld.

Inspectie voor de gezondheidszorg (IGZ)

IGZ heeft in 2014 twee locaties van Pleyade bezocht en heeft daarnaast onderaannemer Zorg & Welzijn Arnhem beoordeeld. Laatstgenoemde werd op alle onderdelen positief beoordeeld. De bezoeken aan de locaties Malburgstaete en Waalstaete hebben bevestigd wat de externe auditor KIWA heeft geconstateerd: de kwaliteit op de verschillende locaties is wisselend. Om meer inzicht in en grip op de kwaliteit te krijgen, wordt in 2015 een project kwaliteit uitgevoerd. Met het project worden de teamhoofden en teams ondersteund in het doorlopen van de PDCA-cyclus. In paragraaf 4.2 wordt op dit laatste verder ingegaan.

Dashboard kwaliteit en veiligheid

Alle zorgteams werken met het ‘dashboard kwaliteit en veiligheid’, met daarop de onderdelen cliëntervaringen, medicatieveiligheid en zorgdossier. In 2014 zijn veel van de afgesproken metingen niet uitgevoerd. Dit wordt verklaard door de reorganisatie en de wijzigingen in het management. Gebleken is dat diverse metingen weliswaar zijn verricht, maar niet volgens de dashboardsystematiek. In het vierde kwartaal van 2014 zijn alle teamhoofden opnieuw geïnformeerd over het dashboard en is op diverse locaties een stijging van het aantal metingen te zien geweest.

Tevredenheid cliënten en medewerkers

Pleyade heeft in het vierde kwartaal van 2013 onderzoek gedaan naar de ervaringen van cliënten en vertegenwoordigers, aan de hand van de CQ-index. De uitkomsten hiervan werden bekend in februari 2014. In plaats van een plan van aanpak per locatie, is gekozen


Pagina 18 van 34

voor een Pleyadebrede aanpak. De implementatie van ‘Pleyade 3.0 - De basis op orde’ levert een belangrijke bijdrage aan het verbeteren van de ervaringen van cliënten. De CQ-meting vindt iedere twee jaar plaats, hetgeen betekent dat in 2015 een nieuw onderzoek wordt uitgevoerd. In het najaar van 2014 is wel onderzoek gedaan naar de ervaringen van cliënten van Pleyade Thuiszorg. Ten opzichte van de meting in 2012 is een duidelijke verbetering zichtbaar. De uitkomsten van dit onderzoek worden uiteraard gebruikt om de zorg verder te verbeteren. Pleyade hecht er waarde aan om de ervaringen van medewerkers periodiek op een systematische wijze te onderzoeken. Om deze reden wordt iedere twee jaar deelgenomen aan de benchmark van ActiZ en PwC4. Het laatste onderzoek is uitgevoerd in het najaar van 2013. De uitkomsten bevestigden de noodzaak van de reorganisatie. Met de implementatie van ‘Pleyade 3.0 - De basis op orde’ is gewerkt aan het verhogen van de tevredenheid van medewerkers.

Stuurgroep kwaliteit

Om goed te kunnen sturen op kwaliteit, is reeds in 2013 besloten om te gaan werken met een stuurgroep kwaliteit. De stuurgroep werkt volgens een reglement en legt verantwoording af aan de Raad van Bestuur. In het reglement zijn vijftien kwaliteitsonderwerpen genoemd, waaronder decubitus, voedselveiligheid en continentiezorg. Per onderwerp is een gesprekspartner benoemd. Met ieder van hen is een nulmeting opgemaakt: hoe staat het ervoor met betrekking tot het betreffende onderwerp, wat gaat goed en wat behoeft aandacht? Naar aanleiding van de nulmeting is een jaarplan opgesteld, met daarin per kwaliteitsonderwerp de opdracht voor 2014. Ieder kwartaal is met de gesprekspartner ingegaan op de voortgang. De uitkomsten van deze gesprekken zijn gebundeld in een kwartaalrapportage. Deze rapportage is besproken in een overleg tussen het managementteam en een delegatie van de stuurgroep kwaliteit. Aan het einde van het jaar heeft de stuurgroep kwaliteit een evaluatie met de gesprekspartners gehouden. Een deel van de doelstellingen uit het jaarplan is behaald: diverse inhoudelijke commissies en werkgroepen zijn opnieuw gestart en hebben successen geboekt in 2014. Een ander deel is onvoldoende uit de verf gekomen. De implementatie van veranderingen is het belangrijkste verbeterpunt. Daarnaast wordt niet altijd gewerkt volgens de bestaande beleidsafspraken. Deze punten krijgen in 2015 de aandacht van de stuurgroep kwaliteit.

Meldingen incidenten met cliënten (MIC)

De MIC-commissie is herstart met nieuwe samenstelling sinds voorjaar 2014 (arts (voorzitter), verpleegkundig specialist, drie teamhoofden zorg en een seniorbeleidsmedewerker. Als eerste heeft de MIC-commissie het MIC-formulier aangepast aan de huidige situatie en actualiteit en is in de organisatie een inspanning geleverd om het MICformulier hernieuwd en blijvend onder de aandacht te krijgen. Bovendien is er met dit nieuwe formulier betere informatie beschikbaar voor zowel de teamhoofden, het managementteam als de MIC-commissie. De MIC-cijfers zijn sinds januari 2014 beschikbaar in QlikView (een managementinformatiesysteem). hiermee is per locatie/afdeling inzichtelijk te maken wie, waar en wanneer MIC-meldingen plaatsvinden. De MIC-formulieren omtrent 4

Zie: www.benchmarkindezorg.nl


Pagina 19 van 34

agressie en vallen worden binnen de organisatie doorgestuurd naar betreffende behandelaars, opdat zij direct en compleet geïnformeerd zijn en passende acties kunnen uitzetten. De incidenten waarbij een cliënt ernstig letsel oploopt, zijn geanalyseerd met behulp van de prisma-methode. Om de kwaliteit van de analyses verder te verbeteren, is in 2014 besloten om een onafhankelijk prisma-team in te stellen. Dit team wordt in 2015 actief.

Bopz-commissie

In het eerste kwartaal van 2014 is de Bopz-commissie geïnstalleerd. Deze commissie is in datzelfde jaar tien keer bijeen geweest en heeft op basis van een jaarplan haar werkzaamheden verricht. Er is aandacht besteed aan de registratie van vrijheidsbeperkende maatregelen in het zorgdossier, een maandoverzicht daarvan en een mogelijke koppeling aan het ECD. Anticiperend op de op stapel staande invoering van de Wet Zorg en dwang is de registratielijst uitgebreid. De commissie heeft zich tevens gebogen over deze Wet en zal in 2015 een implementatieplan in dezen opstellen. Tot slot zijn er op alle locaties audits gedaan om de verbeterpunten op Bopz-gebied in kaart te brengen en onder aandacht te brengen van het teamhoofd.

Commissie hygiëne en infectiepreventie

Afgelopen jaar heeft de commissie voornamelijk gewerkt aan het inventariseren van de bestaande en ontbrekende protocollen en zijn de nodige aanpassingen doorgevoerd. Daarnaast is er aandacht geweest voor de scholing in hygiëne van medewerkers en in 2015 wordt hierop voortgeborduurd. Er zijn in 2014 geen externe of interne audits op het gebied van hygiëne en infectiepreventie geweest. De toetsing wordt in 2015 verder opgepakt.

3.3

Personeel en organisatie

Na de reorganisatie eind 2013 heeft Pleyade in 2014 de eerste ervaringen opgedaan met het werken in de nieuwe structuur. Vele overplaatsingen als gevolg van de reorganisatie en de start van een groot aantal nieuwe leidinggevenden hebben in het eerste kwartaal plaatsgevonden. In het tweede kwartaal heeft de Raad van Bestuur de reorganisatie geëvalueerd door gesprekken te voeren met de teams en afdelingen. De leidinggevenden hebben gewerkt aan een hernieuwd vertrouwen in Pleyade, onder andere door medewerkers serieus te nemen en te horen. Er wordt van iedereen verwacht om te werken aan de ‘basis op orde’, waarbij onderwerpen als gezonde roostering, verlaging van het verzuimpercentage en het borgen van professionaliteit onder alle medewerkers centraal staan. Deze basis draagt immers bij aan de kwaliteit van de dienstverlening aan onze cliënten. De gezonde roostering wordt technisch ondersteund door de invoering van ONS Planning (start 2015). Medewerkers komen door middel van dit programma dicht bij het rooster te staan en kunnen waar mogelijk zelf invloed uitoefenen. Dut betekent flexibele inzet van medewerkers en een dynamische manier van roosteren; de medewerker volgt hierin de cliënt en daarmee het werk. De aanname is dat, door de gebruiksvriendelijkheid en transparantie van de planning, de medewerkerstevredenheid toeneemt. De roosteraar is minder tijd kwijt aan het rooster en de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers wordt versterkt. Dit sluit aan bij de visie van Pleyade om verantwoordelijkheden laag in de organisatie te beleggen.


Pagina 20 van 34

Het is niet gelukt om het verzuimpercentage in 2014 verder omlaag te brengen; helaas is het verzuimpercentage ten opzichte van 2013 zelfs gestegen. In dit kader is het plan van aanpak verzuim ‘Beter bij Pleyade’ vormgegeven, met als doel het verzuim terug te dringen. Het plan dekt de verscheidenheid van de diverse oorzaken van het hoge verzuim en handelt vanuit de noodzaak dat de aanpak van verzuim breed gedragen wordt in de organisatie. Een aantal teamhoofden en adviseurs is clustereigenaar en ontwikkelt initiatieven op diverse onderwerpen zoals Het juiste werk doen lost veel op, Een fijne baas om voor te werken, Als je ziek bent moet je goed en snel herstellen en Preventie en tijdig ingrijpen. Voor het personeel heeft 2014 ook in het teken gestaan van de deskundigheidsbevordering. Door middel van e-learning hebben de medewerkers in de zorg hun verplichte deskundigheid (vanuit weten regelgeving) kunnen toetsen en vastleggen. Daarnaast zijn zij gemotiveerd om zich aan te melden voor het Kwaliteitsregister V&V. Mede hierdoor voldeed Pleyade aan de door het zorgkantoor gestelde eisen aan de deskundigheid van de medewerkers. Daarnaast is Pleyade in 2014 opnieuw erkend als opleidingshuis voor de opleiding tot specialist ouderengeneeskunde.

3.4

Financiën

3.4.1 Beleid en financiële instrumenten Het financieel beleid van Pleyade heeft als belangrijkste doelstellingen:  het realiseren van een financieel gezonde exploitatie van alle activiteiten;  het realiseren van een werkkapitaalniveau dat behoort bij de activiteiten en de schaal;  het realiseren van een, voor de sector, adequaat weerstandsvermogen. Pleyade werkt met een treasurystatuut, welke geldt als een gedragscode betreffende het nemen van beslissingen op het gebied van financiering, beleggen, rentemanagement, liquiditeitenbeheer en financiële logistiek. Vooral liquiditeitsbeheer is belangrijk om de continuïteit van de organisatie te verzekeren. Voor het liquiditeitsbeheer werkt Pleyade met een maandelijks liquiditeitsoverzicht met jaarprognose en een maandelijks kasstroomoverzicht. 3.4.2 Behaalde omzet en resultaten Het boekjaar 2014 is voor de Pleyade geëindigd met een positief resultaat van € 3,9 miljoen. De daling van de kosten in relatie tot opbrengsten hebben geleid tot een positief resultaat.

Opbrengsten

De totale opbrengsten zijn met 3,0 miljoen gedaald naar € 46,9 miljoen. Het wettelijk budget is gedaald als gevolg van lagere cliëntenaantallen en lagere kapitaallasten. De lagere subsidies in 2014 zijn te verklaren doordat de subsidies in 2013 positief zijn beïnvloed door de opbrengsten uit hoofde van de verkoop van Altenova.

Kosten

De totale kosten zijn ten opzichte van 2013 afgenomen met 10,3%. Deze daling wordt voornamelijk veroorzaakt door de ingezette herstelplannen uit 2013 en conservatief omgaan met uitgaven in het jaar na de reorganisatie.


Pagina 21 van 34

Voor het overige wordt verwezen naar de toelichting op de balans en resultatenrekening in de jaarrekening. 3.4.3 Toestand op balansdatum

Vermogensniveau

Het eigen vermogen van Pleyade is toegenomen van € 7,6 miljoen ultimo 2013 naar € 11,5 miljoen ultimo 2014. Deze toename is het gevolg van het positieve resultaat 2014 ad € 3,9.

Solvabiliteit

De verhouding eigen vermogen/balanstotaal neemt ultimo 2014 ten opzichte van 2013 toe met 7,9% naar 22,3%. De verhouding eigen vermogen/omzet neemt ultimo 2014 ten opzichte van 2013 toe met 9,3% naar 24,5%.

Liquiditeit

Het werkkapitaal (vlottende activa -/- vlottende passiva) is toegenomen van € 1,8 miljoen naar € 5,6 miljoen ultimo 2014. De current ratio (vlottende activa /vlottende passiva) is gestegen naar 1,7%. De hogere kengetallen worden met name bepaald door stijging van liquide middelen en een daling van de overlopende passiva en financieringstekort.

Kasstromen en financieringsbehoeften

Uit het kasstroomoverzicht blijkt dat de liquiditeiten zijn toegenomen, met name bepaald door het positieve resultaat. Er heeft geen uitbreiding van externe financiering plaatsgevonden. Er zijn geen gebeurtenissen na balansdatum, van materieel belang, te vermelden.

3.5 Automatisering Naast het in paragraaf 3.2 beschreven project ONS Planning, is in de tweede helft van 2014 in het kader van het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) gestart met het digitaliseren van papieren dossiers. Eind 2014 waren bijna alle dossiers gedigitaliseerd. Pluspunten van het systeem zijn overzichtelijkheid en eenvoud. Een andere succesfactor was dat de key users binnen de eigen organisatie de instructie hebben verzorgd richting de verzorgenden, volgens het train-de-trainers-principe. Op deze manier zijn herkenbare voorbeelden uit de eigen praktijk ingezet. Bovendien weten de medewerkers elkaar te vinden om feedback te geven over het gebruik. 2015 staat in het teken van optimalisatie van het systeem. In 2014 is op alle locaties van Pleyade een Wifi-netwerk gerealiseerd. Met collega-zorgaanbieder Liemerije is een samenwerking op het gebied van ICT aangegaan. De mogelijkheden om te gaan werken met dezelfde automatiseringssystemen zijn verkend. Voordeel hiervan is een mogelijke kostenbesparing en een vereenvoudiging van het onderhoud van de systemen. De dienst ICT heeft ingezet op goede communicatie met alle teams alsmede meedenken over en ondersteunen bij nieuwe ontwikkelingen.


Pagina 22 van 34


Pagina 23 van 34

4.

Toekomstverwachtingen

4.1 Maatschappelijke ontwikkelingen Nederland vergrijst en de verwachting is dat in 2025 een kwart van de Nederlandse bevolking ouder is dan 65 jaar. Een oudere bevolking behoeft over het algemeen meer en zwaardere zorg, terwijl tegelijkertijd ook onder de werkende bevolking de vergrijzing toeneemt. In het verzorgingsgebied van Pleyade is een toename van het aantal ouderen voor de komende jaren vastgesteld. In Arnhem-Zuid groeit het aantal ouderen aanzienlijk ten opzichte van de rest van Arnhem. Ook in de kenmerken van deze groep ouderen is een verschuiving voorspeld, met name richting het kiezen voor recreatie en ontspanning rondom de eigen woning. De leefomgeving en locaties van Pleyade dienen daarbij aan te sluiten. Om het zorgstelsel ook voor de toekomst betaalbaar te houden is de overheid begonnen maatregelen te nemen om de stijging van de zorgkosten een halt toe te roepen. Ouderen zullen daar waar mogelijk langer thuis moeten blijven wonen en er wordt een groter beroep gedaan op mantelzorg en vrijwilligers. De overheid wil meer gebruik maken van de sociale omgeving en de wijk om zorgtaken en zorgkosten beheersbaar te houden. Wie hulp of zorg nodig heeft, wil deze het liefst thuis krijgen in de eigen vertrouwde omgeving en daarbij zolang mogelijk blijven functioneren als onderdeel van de maatschappij. De focus van “zorgen voor” (verzorgen) in de traditionele verzorgingshuizen verschuift naar “zorgen dat” (ondersteunen) in de eigen woon- en leefomgeving. Wijk- en buurtgericht kleinschalig wonen en werken in de ouderenzorg sluit hierbij nauw aan op de behoeften van ouderen.

4.2 Gevolgen voor Pleyade Met het motto van de overheid om ouderen langer thuis te laten blijven wonen, verandert de komende jaren veel. Zorglocaties krijgen andere functies en het strikte onderscheid tussen zorg en welzijn wordt wellicht kleiner. Pleyade heeft een aantal doelen voor ogen, waaronder dicht(er) bij de cliënt staan, open en eerlijke communicatie en het maken van heldere afspraken. Daarbij geldt de stelregel: mensen komen om kwaliteit aan het leven toe te voegen in plaats van tijd. In 2015 is dan ook het streven om de wensen van de cliënt toe te voegen aan zijn of haar zorgleefplan. Die wensen vormen dan het uitgangspunt van en de basis voor de verzorging. In 2015 is Pleyade erop gericht haar expertise op het gebied van ouderenzorg in een zo vroeg mogelijk stadium in te zetten, om het op die manier mogelijk te maken om ouderen zo lang mogelijk thuis te laten blijven wonen. In de eerst plaats is dit uiteraard aan de orde bij de zorg, die aan de cliënt wordt geleverd, van thuiszorg tot verpleging. Daarnaast wil Pleyade een rol vervullen als adviseur voor de eerste- en tweede-lijns-zorg, zoals huisartsen, fysiotherapeuten en ergotherapeuten. In lijn met het voorgaande zal Pleyade zogeheten ankerpunten in de wijk opzetten, waar ouderen, hun familie en mantelzorgers terecht kunnen voor informatie, trainingen en het uitwisselen van ervaringen. Gezien de ontwikkelingen in de zorg, wil Pleyade een op waarde gestuurde organisatie zijn, die samenwerking zoekt met andere organisaties in de eerste en tweede lijn. De focus op zorg verdwijnt daarmee naar de achtergrond. Daarnaast blijft Pleyade de voorziening voor


Pagina 24 van 34

kwetsbare ouderen die prettig willen wonen met de verzorging die daarbij hoort. 2015 wordt voor Pleyade het jaar waarin vooral het resultaat voorop staat en gekozen wordt voor ‘mensen’, ‘samen’ en ‘met elkaar in gesprek’. Met als uitgangspunt: de senior weet zelf het best wat goed voor hem of haar is en zijn of haar keuzes zijn leidend. Een goede kwaliteit van zorg moet leiden tot echt contact met de cliënt.

Kwaliteit

Kwaliteit blijft continu hoog op de agenda staan. Pleyade voldoet aan weten regelgeving, maar het belang van de cliënt staat boven alles. In 2015 wordt het project kwaliteit uitgevoerd. Met dit project krijgt het kwaliteitswerken in korte tijd een grote stimulans. Teams en teamhoofden wordt door de projectgroep kwaliteit getoetst en krijgen ondersteuning bij het continu verbeteren volgens de PDCA-cyclus en bij het afleggen van verantwoording over kwaliteit. Voorts zullen zij gefaciliteerd worden doordat QlikView, dat in 2014 al gebruikt werd voor MIC-rapportages, voor meer rapportages op het gebied van kwaliteit ingericht wordt.

Personeel en organisatie

Ook in 2015 wordt er blijvend ingezet op het terugdringen van het verzuim binnen Pleyade. De doelstelling van 5% ziekteverzuim is nog niet in zicht. De brede aanpak in het kader van ‘Beter bij Pleyade’ zorgt in 2015 voor geleidelijke en structurele daling in het verzuim. Waar nodig wordt de aanpak aangescherpt om meer of sneller resultaat te boeken. Voorts wordt een duidelijke HRM-visie ontwikkeld, waarbij mobiliteit, verzuim en duurzame inzetbaarheid de speerpunten zijn. In 2015 staan de nodige veranderingen in de sociale wetgeving op stapel, zoals de wijzigingen in het kader van de Wet Werk en Zekerheid. Deze wijzigingen worden toegepast in de dagelijkse praktijk. Naast bovenstaande worden verdere inspanningen geleverd op het gebied van deskundigheid van medewerkers. In 2015 ligt voor Opleidingen de nadruk op kwaliteitsverhoging en -borging in de zorgverlening aan cliënten. De modules van e-learning voor de zorg worden hiertoe uitgebreid. Daarnaast wordt inschrijving in het Kwaliteitsregister V&V ondersteund. Deze inschrijving draagt bij aan het transparant houden van kwaliteit. Medewerkers die een opleiding willen volgen voor een hoger niveau worden waar mogelijk gefaciliteerd. In 2015 worden het beleid en de richtlijnen voor opleidingen tegen het licht gehouden en aangepast.

Financiën

In het kader van kwaliteitsbevordering ondergaat de structuur van de financiële afdeling van Pleyade in 2015 een aanpassing, waarbij er een concerncontroller zal komen, die rechtstreeks rapporteert aan de Raad van Bestuur. Hiermee wordt ingespeeld op het feit dat de financiering van de zorg steeds complexer wordt. Deze complexiteit volgt uit verschillende factoren, zoals de invoering van de Wlz, verschillende subsidieregelingen en de wijkverpleging. Daarnaast vindt er een overheveling van productie naar het sociale domein van de gemeente plaatsvinden voor producten als begeleiding en dagopvang. Tot slot moet in het kader van de financiering van de GRZ 2015 met verschillende zorgverzekeraars separate afspraken worden gemaakt. Ook Pleyade krijgt te maken krijgen met de afbouw van de ZZP’s en daarmee met een krimp van het cliëntenbestand. Deze krimp en de financiële consequenties daarvan kunnen worden opgevangen door het afstoten van een tweetal locaties (Altenova en Hof van Bourtange), hetgeen betekent dat Pleyade op dit vlak geen risico verwacht te lopen.


Pagina 25 van 34

Automatisering

In 2015 zal gewerkt worden aan de aandachtspunten die in kaart zijn gebracht voor het team ICT. Speerpunten zijn informatiebeveiliging & IT-security, de samenwerking met andere teams en innovatie van het ICT landschap en werkdruk. Bestaande of nieuwe projecten, zoals ONS Planning, het ECD, de samenwerking met Liemerije, Qlikview, maar ook de sluiting van Altenova en de herhuisvesting van de staf vragen de nodige aandacht. Door middel van brainstormsessies ontwikkelt het ICT-team zichzelf verder. Er is daarbij ook aandacht voor het op orde brengen van de basis, hetgeen de samenwerking en communicatie met andere teams vergemakkelijkt.


Pagina 26 van 34


Pagina 27 van 34

5.

Risico’s

Pleyade krijgt te maken met essentiële wijzigingen in het landelijk zorgdomein, gezien de transitie van de AWBZ-zorg naar de Wlz, Wmo alsmede de Zvw. Deze wijzigingen hebben tot gevolg dat het aantal cliënten, waaraan Pleyade zorg biedt, afbouwt, terwijl tegelijkertijd het typte te bieden zorg tevens van karakter verandert. Wijkgericht denken wordt van steeds groter belang. Genoemde decentralisatie brengt onzekerheden met zich mee. In financieel opzicht en op het gebied van contractering kan er een beperkte groei of daling van de productieafspraken worden verwacht en alsmede toekomstige bezuinigingen van de gemeente Arnhem en gemeente Overbetuwe. Daarnaast krijgt Pleyade, als gevolg van de afbouw van het aantal cliënten, mogelijk te maken met leegstand op locaties. Het afstoten van de locaties Altenova en Hof van Bourtange moet bijdragen aan het optimaliseren van de bezettingsgraad op de overige locaties. Op administratief organisatorisch vlak wordt eveneens aanpassing gevraagd. In dat licht beraadt Pleyade zich op de mogelijkheden intern – ontschotting - en extern - samenwerking in de regio. Voorts zal worden ingezet op het verder terugdringen van het ziekteverzuim. Het zeker stellen van de toekomstbestendigheid van Pleyade vergt een proactieve en flexibele houding van de organisatie, om tegenwicht te bieden aan en in te spelen op bovengenoemde risico’s. Uiteraard blijven kwaliteit en continuïteit van de zorgverlening voorop staan.


Pagina 28 van 34


Pagina 29 van 34

6. 6.1

Verantwoording Verantwoording Raad van Toezicht

Pleyade is een organisatie die ‘waarde’ toevoegt aan onze samenleving. Medewerkers, vrijwilligers en de Raad van Bestuur zetten zich dag in dag uit in voor mensen voor wie het in deze fase van hun leven niet mogelijk is zelfstandig te blijven wonen; soms tijdelijk, meestal voor onbepaalde tijd. Pleyade is voor deze mensen hun dagelijks 'thuis'. Deze cliënten verdienen een woonomgeving die niet alleen professionele zorg biedt, maar ook warmte, huiselijkheid en geborgenheid. Als Raad van Toezicht zijn wij er trots op dat onze medewerkers en vrijwilligers die zorg en betrokkenheid dagelijks bieden. Graag willen wij eraan bijdragen dat dit ook in deze tijd van verandering en bezuiniging geborgd mag blijven worden. 2014 was voor Pleyade een jaar van (weder)opbouw, normalisering van verhoudingen en stabilisatie. Dit wil overigens niet zeggen dat het voor de medewerkers en het bestuur een erg rustig jaar is geweest. Er traden veel nieuwe managers en teamhoofden aan. De gevolgen hiervan voor de vertrokken leidinggevenden zijn groot. Dat geldt evenzeer voor de uitvoerende medewerkers die niet alleen met nieuwe leidinggevenden te maken kregen, maar die ook intensief betrokken werden bij de implementatie van het beleid zoals dat is vastgelegd in ‘Pleyade 3.0 - De basis op orde’. Als Raad van Toezicht realiseren wij ons zeer dat dit gemakkelijk is opgeschreven, maar voor de betrokkenen ingrijpend is geweest. Verder zijn er als gevolg van het vigerend rijksbeleid grote veranderingen die in de ouderenzorg moeten worden doorgevoerd. Die veranderingen raken de gehele organisatie. Voor de Raad van Toezicht betekent dit dat wij de impact van deze veranderingen en de wijze waarop daarop door het bestuur wordt geacteerd intensief hebben gevolgd en zullen blijven volgen. In dit kader werd door de Raad besloten om een financiële commissie vanuit de Raad in te stellen. Deze commissie overlegt periodiek met de bestuurder en met de manager bedrijfsvoering over de financiële ontwikkeling en over de wijze waarop de Raad daarover wordt geïnformeerd. De commissie is in principe als tijdelijk bedoeld en de verantwoordelijkheid van alle leden van de Raad voor de financiële voortgang blijft dan ook ongewijzigd. De Raad van Toezicht kwam in 2014 zesmaal bijeen voor een reguliere vergadering. Daarnaast werd een themabijeenkomst over het vastgoed gehouden en vond in een apart daarvoor belegde vergadering onder externe begeleiding een evaluatie plaats over het functioneren van de Raad zelf. Tevens werd er een uitwisselings- en kennismakingsbijeenkomst gehouden met de (nieuwe) leden van het MT. Bij al deze vergaderingen was de bestuurder aanwezig. Besloten vergaderingen van de Raad van Toezicht waren in 2014 dan ook niet aan de orde. In de reguliere vergaderingen kwamen onder meer de volgende onderwerpen aan de orde:  financiën tijdens elke vergadering;  kwaliteit van zorg en dienstverlening;  organisatieontwikkeling;  beleid: ‘Pleyade 3.0- De basis op orde’ en ‘Beter bij Pleyade’;  strategisch vastgoed;  accountantsverslag, jaarrekening en jaarverslag 2013;


Pagina 30 van 34

       

begroting 2015; informatieprotocol, treasurystatuut, reglementen Raad van Toezicht en Raad van Bestuur zijn geëvalueerd en bijgesteld; samenwerking Zorg & Welzijn Arnhem; rooster van aftreden Raad van Toezicht, herbenoemingen; evaluatie accountant/selectieprocedure accountant; presentatie management informatie; productieuitwisseling DrieGasthuizenGroep; verslag van het jaargesprek met de bestuurder.

De Raad van Toezicht vindt het van belang om niet alleen via de bestuurder geïnformeerd te worden over het reilen en zeilen van de werkorganisatie. Naast de bijeenkomst met het MT werd er eenmaal met de ondernemingsraad en tweemaal met de cliëntenraad overlegd. Een geplande tweede overleg met de ondernemingsraad kon door externe omstandigheden geen doorgang vinden. Deze bijeenkomst is begin 2015 ingehaald. Nieuw was dat de Raad van Toezicht nu consequent ‘op locatie’ vergadert. Bij elke vergadering is het eerste half uur beschikbaar voor een kennismaking met de leiding van de betreffende locatie en vindt er een gedachtewisseling plaats tussen deze medewerkers en de leden van de Raad van Toezicht. Op deze wijze wordt het inzicht van de leden van de Raad in het dagelijks functioneren van de werkorganisatie vergroot. Voor de medewerkers betekent dit dat zij meer inzicht krijgen in de betrokkenheid en intenties van de leden van de Raad. In 2015 zal er onverkort aandacht moeten zijn voor de kwaliteit van de dienstverlening en voor het toekomstbestendig maken van de organisatie in een zich snel wijzigende externe omgeving. Het borgen van de financiële positie en van de vastgoedontwikkeling is daarbij van belang. Evenzeer gaat het daarbij om de doorontwikkeling van een gezonde werkorganisatie waarin alle betrokkenen; bewoners, familieleden, bestuurder, leidinggevenden, medewerksters en vrijwilligers, zich thuis kunnen voelen en tot hun recht komen. De Raad wenst iedereen daar alle sterkte bij toe en dankt hen voor de inzet in het afgelopen jaar. De heer B. Kuijf (voorzitter) Raad van Toezicht

6.2 Centrale Cliëntenraad Het afgelopen jaar heeft ook voor de CCR weer volop in het teken van de veranderingen binnen Pleyade gestaan. Veranderingen die ten doel hebben de kwaliteit van de zorg te optimaliseren, maar ook sterk zijn gericht op doelmatigheid en cultuurveranderingen. Daartoe is door onze raad onder meer geadviseerd over het door de bestuurder opgestelde plan ‘Pleyade 3.0 - De basis op orde’. De effecten van de reorganisatie hebben geleid tot tal van personeelsmutaties (en vermindering) in vrijwel alle functies binnen Pleyade. Bij alle advisering stond steeds voorop: blijft een kwalitatief verantwoorde zorg in brede zin, dus inclusief welzijn, medische zorg etc. gegarandeerd?


Pagina 31 van 34

De overlegvergaderingen met de bestuurder en periodiek met een afvaardiging van de Raad van Toezicht vinden plaats in een gezond kritische en constructieve sfeer. Naast de advisering over zaken als begroting en jaarverslag, is onder andere advies uitgebracht over de mantelzorg en familieparticipatie, de productieuitwisseling met de DrieGasthuizenGroep en de invoering van het elektronisch cliëntendossier. Ook andere belangrijke zaken als het levenseindebeleid, de registratie en afdoening van klachten en voldoende aanbod van welzijnsactiviteiten zijn periodiek besproken. Het veranderde indicatiebeleid, dat van overheidswege is opgelegd, werkt ook door voor de bezetting van de oorspronkelijke verzorgingshuizen en de verpleeghuizen. Mede hierdoor is vrijwel elke vergadering de personeelsbezetting en de (her)huisvesting aan de orde geweest. De voorgenomen sluiting van de locatie Altenova, de toekomst van Hof van Bourtange en de inhuizing van cliënten met een zwaardere ZZP in de vrijkomende woningen in de verzorgingshuizen hebben veel aandacht, creativiteit en flexibiliteit van zowel de cliëntenraden maar zeker ook van de medewerkers geëist. Ook in 2015 zal door de gewijzigde wetgeving en het beleid dat de staatssecretaris voor ogen staat veel van een ieder worden gevergd. De in 2013 gestarte nieuwe werkwijze van de cliënteninspraak begint goed op gang te komen. Op centraal niveau worden de algemene Pleyade-brede zaken besproken. Deze centrale cliëntenraad bestaat uit afgevaardigden van de lokale raden en een onafhankelijke voorzitter. Lokaal bespreken de lokale raden de onderwerpen die specifiek op die locatie betrekking hebben met het teamhoofd of – op grotere locaties – de teamhoofden. De veranderende populatie qua zorgbehoefte brengt ook met zich mee dat het voor een aantal locaties vaak moeite kost voldoende bewoners of familieleden te vinden die zich willen inzetten voor de cliënteninspraak. Daarom is in een eerder stadium besloten ook betrokken vrijwilligers tot cliëntenraadslid te kunnen benoemen. Ons uitgangspunt is nog steeds de cliëntenparticipatie, waar dit realiseerbaar is, zo dicht mogelijk bij de basis te laten plaatsvinden. Vandaar dat erg veel waarde wordt gehecht aan de huiskamer- en afdelingsgesprekken. Ook algemene informatieavonden voor cliënten en familie dragen bij aan het bevorderen van het contact met onze cliënten. Het is van het grootste belang om goed te weten wat er leeft bij onze cliënten om vandaar uit onze rol als hun vertegenwoordigers bij de leiding van Pleyade te kunnen vervullen. Rest ons alle betrokkenen (medewerkers en vrijwilligers) ook op deze plaats te bedanken voor hun inzet in het afgelopen jaar. Cor Kaastra (voorzitter) cctrale cliëntenraad

6.3

Ondernemingsraad

De ondernemingsraad (hierna: OR) zag het afgelopen jaar als “Het jaar van de verandering”. Het was een jaar waarin collega’s boventallig werden verklaard, teams werden herverdeeld, we afscheid moesten nemen van collega’s en leidinggevenden en ook een jaar waarin er nieuwe collega’s en leidinggevenden werden verwelkomd.


Pagina 32 van 34

Door alle veranderingen was het noodzakelijk dat we met z’n allen weer terug naar de basis gingen. Het plan ‘Pleyade 3.0 - De basis op orde’ werd gepresenteerd. De OR heeft dit plan getoetst op haalbaarheid en concreetheid. Het werd de OR duidelijk dat door terug te gaan naar de basis, er opnieuw orde op zaken werd gesteld. Er werden diverse zaken door de OR opgepakt en onder de loep genomen. De verschillende scholingen, die door de OR werden gevolgd, zorgen voor een steeds betere behandeling van de diverse ingestuurde stukken van de Raad van Bestuur. Het blijkt telkens weer belangrijk om transparant te zijn. De financiële commissie wilde meer transparantie van kosten en uitgaven in de vorm van management informatie systeem (MIS). Dit overzicht geeft een beeld van de cijfers per locatie en Pleyade breed. Hierin zijn ook de verzuimcijfers en cliënten aantallen duidelijk zichtbaar, alsmede de intensiveringsgelden. Voor de OR was het belangrijk dat ‘De basis op orde’ een plan van de medewerkers zou worden. Geef de medewerkers het vertrouwen en laat ze verantwoording nemen. De OR heeft instemming gegeven op het plan ‘Beter bij Pleyade’ om tot een vermindering van het ziekteverzuim te komen. Wij zijn in 2014 over dit onderwerp in gesprek gegaan met de arboadviseur. Er werd instemming verleend op het plan van de bereikbaarheidsdiensten teamhoofden. Alle medewerkers kunnen ten alle tijden een achterwacht raadplegen. Door de instemming op de onderwerpen CAO en Wet, werk en zekerheid kan er beter worden geanticipeerd op het inzetten van personeel volgens de weten regelgeving. Dit jaar is de OR begonnen met het feliciteren van de jubilarissen en het overhandigen van een attentie. Er zijn verschillende jubilarissen in het zonnetje gezet. Regelmatig verzorgt de OR nieuwsflitsen om de medewerkers binnen Pleyade op de hoogte te houden van ontwikkelingen binnen Pleyade en de activiteiten van de OR. De OR is een sterk team geworden door te kijken naar de kwaliteiten van de verschillende ORleden en een goede teamspirit. “We hebben de basis op orde”. Tessy Schirk – Voorzitter Tonia Ursinus – Secretaris Ondernemingsraad


Pagina 33 van 34

Bijlage – organogram per 31 december 2014


Pagina 34 van 34

Jaarverslag Pleyade. Arnhem, mei 2015

Recommend Documents