Gerechtshof Arnhem Definitief 3-2-2011
Jaarverslag 2010
Inhoudsopgave
Voorwoord
6
1
Strategie en beleid
7
1.1
Herziening gerechtelijke kaart
7
1.2
Kernwaarden appelrechtspraak
8
1.3
Deskundige rechtspraak
9
1.4
Kennismanagement
1.5
Systematisch overleg met de Hoge Raad, de andere gerechtshoven,
10
de rechtbanken in het ressort en ketenpartners
12
1.6
Betrouwbare rechtspraak
14
1.7
Effectieve en efficiënte rechtspraak
15
1.8
Rechtspraak in de samenleving
15
2
Integraal management
16
3
Personeelsmanagement
17
3.1
Feedback
17
3.2
Opleiding
18
3.3
Werkdruk en werkbeleving
19
3.4
Vitaliteit
19
3.5
Introductieprogramma nieuwe medewerkers
19
3.6
Landelijk functiehuis
19
3.7
Arbeidsverzuim
20
4
Middelen
20
4.1
Huisvesting
20
4.2
ICT
20
4
4.3
Beveiliging
21
5
Processen
22
6
Eindresultaten inclusief kwaliteit
24
6.1
Instroom
24
6.2
Productiedoelen en resultaat
24
6.3
Realisatie doelstellingen kwaliteit
26
5
Voorwoord De ontwikkeling van de gerechtelijke kaart heeft in 2010 geresulteerd in belangrijke stappen tot verdergaande samenwerking tussen het hof Arnhem en het hof Leeuwarden. De ervaring in het afgelopen jaar is dat een fusietraject een ingrijpend proces is. Het streven van de Minister om als fusiedatum 1 januari 2012 te halen is te optimistisch en ook niet wenselijk. Zorgvuldigheid is belangrijk en dat is ook gebleken in 2010. Samen met hof Leeuwarden is het afgelopen jaar een fusiebestuur ingesteld. Er is een gezamenlijke visie opgesteld, een advies bestuursmodel opgesteld en er zijn plannen van aanpak geschreven voor de sectoren belasting, civiel, straf en bedrijfsvoering. De herziening van de gerechtelijke kaart en de samenwerking met hof Leeuwarden is in meerdere overleggremia van het hof aan de orde geweest. Er is bij beide hoven een hofbrede bijeenkomst geweest in september 2010. Het overleg met de Ondernemingsraad is steeds uitstekend en constructief. Per 1 oktober 2010 zijn de belastingsectoren van beide hoven door de grote inspanningen van alle betrokkenen geïntegreerd. De aansturing van de belastingkamer in het hof Leeuwarden is in handen van de voorzitter van de sector belastingrecht van het hof Arnhem. In 2010 zijn de jaarplannen 2011 uitvoerig met elkaar vergeleken en op elkaar afgestemd wat betreft het opnemen van gezamenlijke doelstellingen voor het fusietraject. Eind 2010 is door beide hoven besloten dat er één jaarplan 2012 inclusief begroting zal worden opgesteld. U leest meer over het fusietraject onder hoofdstuk 1 Strategie en beleid. Op 1 april 2010 heeft de visitatiecommissie ons hof bezocht. De uitkomsten van de visitatie waren positief en herkenbaar en de vier aanbevelingen (communicatie over fusietraject, borgen van kwaliteitsbeleid, aandacht voor loopbaan- en roulatiebeleid voor gerechtsambtenaren en verbetering van de feedbackcultuur) zijn in 2010 verder opgepakt. Het hof gebruikt het kwaliteitssysteem, waar de visitatie onder valt, voor interne verbetering. De bestuursafspraken voor 2010 zijn totaal gezien nagenoeg gehaald waarbij ook nog een aanzienlijke bijstand aan hof Leeuwarden is verleend. Daar zijn we trots op. Door deze goede productieresultaten is het mogelijk om per 1 januari 2011 met een maximaal eigen vermogen te starten. Dit kunnen we gebruiken als buffer om het begrotingstekort voor 2011 door de gewijzigde minutentarieven voor een deel op te vangen. In de sectoren is structureel de voortgang van de productie gevolgd. Indien nodig, zijn cijfers nader geanalyseerd en zijn aanvullende maatregelen genomen ter verbetering van de productie. Dat heeft bijvoorbeeld geleid tot herverdeling van zaken en prioritering bij de afhandeling van zaken in achterstand. De achterstanden van zaken zijn ingelopen. Ook is geïnvesteerd in opleidingen en cursussen en is volop kennis intern en extern gedeeld. Bestaande werkwijzen zijn onder de loep genomen en er zijn experimenten in nieuwe werkwijzen gestart. Er is veel opgestoken van deze experimenten. Sommigen lopen nog door in 2011. Samen met de andere appelcolleges en de Hoge Raad is op vakinhoudelijk gebied een meer zichtbaar kwaliteitsbeleid gevoerd. De vijf thema’s uit het rapport van de commissie Hammerstein, te weten tijdigheid, rechtseenheid, kennismanagement, specialisatie en zaaksdifferentiatie krijgen veel aandacht. In dit jaarverslag leest u welke doelen zijn gehaald en welke activiteiten zijn ondernomen. Ook wordt aangegeven wat (gedeeltelijk) niet is gehaald en waarom niet. Namens het bestuur van het hof Arnhem, mr. D.J. van Dijk, president 6
1
Strategie en beleid
1.1
Herziening gerechtelijke kaart Zoals in het voorwoord reeds is beschreven, is in 2010 veel bereikt in de voorbereidingen van het fusietraject met hof Leeuwarden. De samenwerking tussen de beide gerechtshoven is intensief en zeer constructief zoals dat de afgelopen jaren al het geval was. Het fusiebestuur, bestaande uit de presidenten en twee sectorvoorzitters van beide hoven, komt vanaf 1 juli 2010 regelmatig bij elkaar, coördineert de grote lijnen en bewaakt de voortgang. De beide hofbesturen komen vanaf begin 2010 eens per kwartaal voltallig bijeen. Beide hoven hebben een gezamenlijk visiedocument opgesteld dat een visie geeft op het nieuwe ressort Arnhem-Leeuwarden, zoals deze er na de herziening van de gerechtelijke kaart uit moet komen te zien. Het visiedocument betreft de grote lijnen. Veel aspecten zullen onderwerp van intern overleg zijn en nader moeten worden uitgewerkt in de plannen van aanpak. In die zin is sprake van een organische werkwijze die ertoe kan leiden dat de visie in de loop van de tijd ook andere accenten kan krijgen. Essentieel voor de visie en de latere uitwerking is de omvang van het nieuwe ressort ArnhemLeeuwarden: globaal de helft van het oppervlak van ons land. Er is geen gerecht in Nederland dat met een dergelijke geografische omvang te maken heeft. Uit een oogpunt van bereikbaarheid van de appelrechtspraak voor de burger in het nieuwe ressort is daarom van meet af aan gekozen voor twee gelijkwaardige hoofdvestigingen in dit ressort, Arnhem en Leeuwarden. Ook het gegeven dat de afstand tussen deze beide hoofdlocaties 165 km bedraagt, is een belangrijk element voor de visie op het nieuwe ressort en de keuzes die op grond daarvan moeten worden gemaakt voor de inrichting van de nieuwe organisatie. Deze visie is in intensief overleg tussen de besturen en met de eigen ondernemingsraden tot stand gekomen. De medewerkers zijn in de gelegenheid gesteld te reageren op de ontwikkelde visie. Zij zullen ook verder in de totale planvorming worden betrokken. Sinds begin 2010 kunnen de besturen en de medewerkers door middel van video-conferencing met elkaar in contact treden en overleggen. Dit vereenvoudigt het maken van afspraken en brengt de reistijd sterk terug. Ook heeft het hof Arnhem het afgelopen jaar een groot aantal zaken in alle drie de sectoren van Leeuwarden overgenomen, omdat Leeuwarden met een groot aantal vacatures kampte. Daarbij zijn voornamelijk Zwolse zaken in Arnhem behandeld omdat dat in het huidig wettelijk stelsel nog mogelijk is. Vanaf 1 januari 2010 zijn Arnhem en Leeuwarden over en weer elkaars nevenzittingsplaats waardoor alle zaken op beide locaties kunnen worden behandeld. Belangrijke onderwerpen die voortvloeien uit het Wetsvoorstel herziening gerechtelijke kaart zijn de rechtspositionele gevolgen voor gerechtsbestuurders, het advies bestuursmodel en organisatiemodel en het rapport Advies zaakspakketten. Op 21 september 2010 is voor alle medewerkers een bijeenkomst geweest over de herziening van de gerechtelijke kaart en de voorbereiding voor een samenwerking met hof Leeuwarden. Tegelijkertijd vond eenzelfde hofbrede bijeenkomst plaats bij het hof Leeuwarden. Tijdens die bijeenkomst is de gezamenlijke fusiesite gelanceerd en vanaf dat moment worden alle publicaties en verslagen over het fusietraject op deze site geplaatst. Ook op het niveau van de sectoren vinden diverse overleggen plaats met de collega’s van het hof Leeuwarden. De managementteams van de sectoren straf en civiel hebben elkaar ontmoet en ook de medewerkers van de sectoren bedrijfsvoering van beide hoven hebben persoonlijk kennis met elkaar gemaakt.
7
De samenwerking heeft er inmiddels toe geleid dat er een gedetailleerd plan van aanpak tot stand is gekomen voor de belastingzaken. Ter uitvoering van dat plan is per 1 oktober 2010 de belastingkamer van het hof Leeuwarden qua functionele aansturing ondergebracht bij de sector belastingrecht van hof Arnhem. Een Arnhemse raadsheer treedt op als kamervoorzitter bij het hof Leeuwarden. Ook vindt er maandelijks een vaktechnisch overleg plaats in Arnhem, waaraan ook de Leeuwardense collega’s deelnemen. Er zijn gezamenlijke plannen van aanpak voor de sectoren civiel recht, strafrecht en bedrijfsvoering opgesteld. Deze plannen moeten nog verder worden uitgewerkt en kunnen dan als basis dienen voor het lokale programmaplan voor de samenwerking tussen Arnhem en Leeuwarden. De sector bedrijfsvoering krijgt naast de sector belastingrecht het meest indringend met de fusie te maken. Daarom is het project bedrijfsvoering gestart. Een projectgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van beide hoven, heeft onderzoek verricht naar de huidige situatie van de sectoren bedrijfsvoering. De eerste rapportage wordt in januari 2011 in beide besturen en in het fusiebestuur besproken. Er wordt rekening mee gehouden dat het KPMG-rapport ‘Onderzoek business cases bedrijfsvoering’ grote gevolgen kan hebben voor de wijze waarop de bedrijfsvoeringstaken in de toekomst kunnen worden georganiseerd.
1.2
Kernwaarden appelrechtspraak Op het gebied van de Kernwaarden appelrechtspraak zijn in 2010 weer de nodige stappen gezet. Waar in de meeste jaarplannen 2010 van de gerechtshoven op verschillende wijze aandacht werd besteed aan dit onderwerp, is in de jaarplannen 2011 een (grotendeels) gemeenschappelijke paragraaf opgenomen. De activiteiten op het gebied van de Kernwaarden beperkten zich niet tot de presentatie van de plannen van de gerechtshoven. Zo hebben de presidenten in 2010 een nieuwe versie van de bestuurlijke visie op de Kernwaarden appelrechtspraak het licht doen zien. De directeuren bedrijfsvoering hebben als input voor de bijeenkomst van de besturen van de appelinstanties (15 juni 2010) hun visie op de Kernwaarden vanuit het perspectief van de bedrijfsvoering in een notitie neergelegd. De voorstellen in deze notitie zijn tijdens voormelde bijeenkomst overgenomen en worden door de directeuren ter hand genomen. Ten behoeve van één van de voorstellen in de notitie (het ‘levend’ houden van het gedachtegoed van de commissie Hammerstein) is door het beleids- en kwaliteitsplatform gerechtshoven een instrument geleverd. Het platform heeft een matrix ontwikkeld waarin de stand van zaken per aanbeveling uit het rapport Kernwaarden kan worden weergegeven. Deze matrix wordt begin volgend jaar, vooral in overleg met de sectorvoorzitters van de hoven, gevuld en zal tijdens de volgende bijeenkomst van de appelbestuurders (8 maart 2011) worden besproken. Uit de matrix zal blijken welke activiteiten daadwerkelijk zijn uitgevoerd of in gang zijn gezet. Een eerste inventarisatie leerde dat er al tal van inspanningen zijn verricht. Het zwaartepunt van de uitvoering van de Kernwaarden ligt, zoals bekend, in de sectoren. In de LOV’s van de hoven vindt dan ook de nodige afstemming plaats met betrekking tot de uitvoering van de aandachtspunten uit het rapport Kernwaarden. De samenwerking op het gebied van de Kernwaarden sluit overigens uitstekend aan op de door Deloitte (audit gerechtshoven, rapport ‘Samen sterk’, 25 november 2010) voorgestane intensieve samenwerking tussen de gerechtshoven. Via de Kernwaarden wordt hier immers al (voor een groot deel) gestalte aan gegeven. Wel realiseren de hoven zich dat op dit gebied in de komende jaren nog de nodige winst valt te behalen. Vraag daarbij is wel of er voor de kwalitatieve slagen, die de appelinstanties ook willen maken, voldoende financiële ruimte is. Niet alle (gewenste) activiteiten op het gebied van de Kernwaarden leveren immers (efficiency)winst op. Ten slotte moet in dit verband worden gerefereerd aan de Herziening gerechtelijke kaart. De ontwikkelingen in deze 8
(twee hoven fuseren, alle besturen wijzigen van samenstelling, bedrijfsvoeringstaken worden gecentraliseerd etc.) zijn zeker van invloed op (het tempo van) de implementatie van maatregelen in het kader van de Kernwaarden appelrechtspraak.
1.3
Deskundige rechtspraak Visitatie 1 april 2010 Als onderdeel van de kwaliteitscyclus vindt eens in de vier jaar een visitatie plaats. Op 1 april 2010 werd het hof voor de tweede keer bezocht door een visitatiecommissie. De visitatiecommissie heeft geconstateerd dat in de verschillende sectoren de zorg voor kwaliteit belangrijk wordt gevonden. Zo schrijft de commissie: “Zeer positief is de visitatiecommissie over het vakinhoudelijk overleg waar zowel rechters als juridisch medewerkers aan deelnemen en dat binnen het hof in alle sectoren goed is georganiseerd. De toegevoegde waarde wordt door de medewerkers ervaren en cassaties van het hof worden systematisch geanalyseerd en besproken. Positief is tevens dat in alle sectoren de uitspraken worden gelezen door een VPI (vice-president inhoudelijk) dan wel een stafjurist en dat algemene lijnen die men constateert worden besproken in het vakinhoudelijk overleg”. De visitatiecommissie heeft desondanks aanbevolen om het sectoraal kwaliteitsbeleid in te bedden in een duidelijk herkenbaar en gerechtsbreed gedragen kwaliteitsbeleid, met aandacht voor borging en codificatie van goede werkwijzen en mechanismen. Dit laatste wordt herkend en is mede door het fusietraject met hof Leeuwarden onderwerp van gesprek op bestuurs- en sectorniveau. Buitengewoon hoogleraarschap Rechtspraak Vanaf februari 2009 is mr. Den Tonkelaar, vice-president bij de rechtbank Arnhem, benoemd tot buitengewoon hoogleraar Rechtspraak aan de Radboud Universiteit te Nijmegen (RUN), een leerstoel van de rechtbank en het hof Arnhem. De Raad voor de rechtspraak heeft gelden voor deze leerstoel ter beschikking gesteld. Mede namens het bestuur van hof heeft de president van de rechtbank Arnhem per brief van 30 september 2010 verslag uitgebracht aan de Raad voor de rechtspraak over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het hoogleraarschap, aan het ambassadeursschap dat de functie met zich meebrengt en het aandeel van de tijd die mr. Den Tonkelaar besteedt aan het onderwijs. Het bestuur is tevreden over de wijze waarop het ambassadeursschap wordt vervuld, maar heeft daarbij wel de wens aangegeven dat de samenwerking met de RUN intensiever wordt. In 2010 is door een promovendus van de RUN een onderzoek gestart bij de sector civiel recht naar de ‘meerwaarde van het hoger beroep’. Gerechtscoördinatoren Europees recht (GCE) In juni 2010 vond een bijeenkomst plaats voor de gerechtscoördinatoren Europees recht (GCE) en andere belangstellende over het ‘Verdrag van Lissabon’. Hofcongres Ieder jaar wordt een hofcongres georganiseerd. Het hofcongres van 22 januari 2010 had als thema ‘Rechter en Politiek’. Het hofcongres is bedoeld voor de leden van de rechterlijke macht en de juridische medewerkers van het gerechtshof en de rechtbanken in het ressort. Intervisie raadsheren en secretarissen In 2010 zijn diverse initiatieven gerealiseerd op het gebied van intervisie voor zowel raadsheren als secretarissen. Binnen de sectoren worden, in verschillende variaties en combinaties, voor raadsheren drie methoden gehanteerd: 9
-
Observatie tijdens de zitting door een externe deskundige. Bij alle sectoren worden externe deskundigen ingezet. - Gespreksgroepen over het schrijven van een arrest en meelezen. - Intercollegiale toetsing. Bij alle sectoren vindt intercollegiale toetsing plaats na afloop van de zitting in de raadkamer. De intervisie in de sector strafrecht voor raadsheren loopt nog door in 2011. Nieuw in dit traject was dat de intervisie zich ook uitstrekt tot in raadkamer. Het is nog te vroeg om de prille ervaringen te evalueren maar dat zal zeker in de tweede helft van 2011 plaatsvinden. In de sector belastingrecht heeft de auditor met zes raadsheren één of meerdere persoonlijke intervisiesessies gehouden. De ervaringen met intervisie en intercollegiale toetsing worden in januari 2011 geëvalueerd. De sector civiel recht gebruikt bij intercollegiale toetsing het thema ‘Het gezag van de rechter’. Bijna alle raadsheren hebben aan een vorm van intervisie deelgenomen. Met betrekking tot intervisie voor secretarissen wordt gekozen voor de methode intercollegiale toetsing of incidentmethode. Bij de sector belastingrecht geschiedt intercollegiale toetsing via het maandelijkse griffierberaad. De sector civiel recht heeft de incidentmethode gehanteerd. Kenniskringen sector belastingrecht De zeven kenniskringen bestaande uit belastingraadsheren en juridische medewerkers van de vijf hoven zijn in 2010 verder geprofessionaliseerd. De website ‘Fiscaal Domein’ is toegankelijk gemaakt voor de OBER-5 rechtbanken. Internationale Conferentie In 2010 is een commissie in het leven geroepen die de voorbereiding voor een meerdaagse internationale conferentie gaat organiseren in samenwerking met het Oberlandesgericht Köln. De conferentie gaat in mei 2011 plaatsvinden.
1.4
Kennismanagement Kennismanagement is een van de kernwaarden van de appelrechtspraak en daarom een belangrijk onderwerp. Sector strafrecht Het Kenniscentrum Economisch Strafrecht (KESA) had als doel om zich in 2010 prominenter te positioneren en zich gestaag verder te ontwikkelen. Op het uitbrengen van de nieuwsbrief na zijn alle voorgenomen acties uitgevoerd. Vooral het organiseren van de themadag economisch strafrecht en de bestuurlijke boete heeft veel tijd en energie gevraagd van de medewerkers. De dag vond plaats op vrijdag 12 november en leidt tot uitgave van een boekje waarin alle bijdragen en een verslag van de discussies zijn opgenomen. Naar verwachting zal het boekje in het voorjaar van 2011 worden uitgegeven. De meeste activiteiten ten behoeve van KESA worden naast de reguliere werkzaamheden uitgevoerd. Alleen voor het actualiseren van de database KESA is een adjunct-secretaris gedurende een half jaar ingezet.
10
In 2010 is in de strafsector geëxperimenteerd met een nieuwe werkwijze waardoor strafzaken sneller worden afgehandeld. Om strafzaken tijdig af te kunnen doen, heeft het hof Arnhem de ‘experimenteerkamer’ ingesteld. In deze strafkamer werken raadsheren en de gerechtsambtenaren in een vaste samenstelling. Met de advocaat van de verdachte en de advocaat-generaal worden voor de zitting eventuele onderzoekswensen afgestemd, bijvoorbeeld over het horen van getuigen. Door vooraf afspraken te maken, worden zaken niet meer onnodig vertraagd. Bij de resultaten van de ‘experimenteerkamer’ wordt begin 2011 na de officiële evaluatie uitgebreid stilgestaan. Vooruitlopend daarop kan het volgende worden aangegeven. Het succes van de proactieve en efficiënte werkwijze is wat de cijfers betreft meer dan aanwezig. Niet alleen de afgesproken 200 zaken zijn afgedaan, maar daarnaast ook een aantal megazaken. Het aanhoudingspercentage was bij de laatste bespreking van de resultaten laag (6%). In vergelijking met een reguliere kamer heeft de experimenteerkamer veel minder kosten bij gelijke opbrengsten. Er wordt bekeken of uitbreiding van dit experiment mogelijk is. Daarbij is het goed te onderkennen dat deze werkwijze eisen stelt aan het type zaak en hoe ermee omgegaan kan worden. Sector civiel recht In de sector civiel recht is een huisdatabank gevormd met notities over juridische onderwerpen die van zaakoverstijgend belang zijn en die databank is via het intranet voor de gehele sector ontsloten. De kenniskaarten, waarin de specialisaties van de raadsheren zijn vermeld, zijn eveneens op het intranet geplaatst en daarvan wordt bij de toedeling van zaken gebruik gemaakt. Sinds januari 2010 wordt wekelijks een digitale nieuwsbrief opgesteld en verspreid. De nieuwe opzet van de court sessions bevalt goed. De nieuwe opzet houdt in de integratie van leesgroepen Europees recht en appelprocesrecht. Het doel van de court sessions is zowel de uitwisseling als de overdracht van kennis aan de hand van specifieke probleemstellingen. De court sessions hadden in 2010 nog meer dan voorheen voor de juridische ondersteuning en de rechterlijke macht tezamen een meer centrale rol. Dit ter bevordering van een brede gedachtewisseling en een efficiënte tijdsbesteding. Door de kwaliteitscommissie van de sector civiel recht zijn vier lezingen met externe sprekers georganiseerd. De lezingen werden goed bezocht. Sector belastingrecht Op de website “Fiscaal Domein” wordt per kenniskring gestructureerd vakinhoudelijke informatie op het betreffende vakgebied aangeboden en up to date gehouden. In het maandelijkse Vaktechnisch Overleg (VTO) worden onder andere alle recent gewezen arresten van de belastingkamer van de Hoge Raad besproken. Ook de Leeuwardense raadsheren en juridisch medewerkers nemen deel aan het VTO. De in het VTO genomen besluiten – veelal op procesrechtelijk gebied – worden vastgelegd in een besluitenlijst. De besluitenlijst is digitaal toegankelijk voor de gehele sector.
11
1.5
Systematisch overleg met de Hoge Raad, de andere gerechtshoven, de rechtbanken in het ressort en ketenpartners Het intensiveren en structureren van de overlegvormen met de Hoge Raad, de andere gerechtshoven en de rechtbanken Arnhem, Almelo, Utrecht en Zutphen dragen bij aan het bevorderen van de rechtseenheid. Overleg met de Hoge Raad Het jaarlijkse overleg tussen de presidenten van de appelcolleges en de president van en de procureur-generaal bij de Hoge Raad heeft ook in 2010 plaatsgevonden. In 2010 hebben geen overleggen plaatsgevonden met de Hoge Raad tussen de leden van de Hoge Raad en de raadsheren uit de drie sectoren. Deze overleggen vinden op initiatief van de Hoge Raad plaats. Een overleg tussen de leden van de Hoge Raad en raadsheren uit de strafsector is gepland in januari 2011. Het tweejaarlijks overleg tussen de leden van de belastingkamer van de Hoge Raad en raadsheren van de belastingkamers hoven is gepland voor maart 2011. Overleg met de andere hoven Er is structureel overleg tussen de presidenten en tussen de directeuren bedrijfsvoering van de hoven. Inmiddels hebben ook de bijzondere appelcolleges zich bij beide overlegvormen gevoegd. De voorzitters van de sectoren civiel recht van de hoven hebben ook in 2010 diverse malen overleg gehad in het LOVC-hoven. Dit overleg heeft geleid tot de oprichting van diverse groepen met specialisten uit alle hoven, die bij elkaar aan de behandeling van specialistische zaken deelnemen. Door middel van de kenniskaarten zijn de specialisaties per sector in kaart gebracht. De voorzitters van de sectoren belastingrecht van de hoven (LOVBel) zijn vier keer per jaar bij elkaar gekomen. In het LOVBel vindt bespreking en afstemming plaats van processuele en organisatorische aangelegenheden. Ook de voorzitters van de strafsectoren van de hoven hebben elkaar volgens planning gesproken. Tevens heeft het LOVS-hoven tweemaal vergaderd met de hoofdadvocaten-generaal, vooral gericht op het verbeteren van de benutting van zittingscapaciteit en doorlooptijden. Een gezamenlijke werkgroep OM/ZM doet hiertoe voorstellen aan het LOVS-H. Overleg met de rechtbanken Het tweejaarlijks overleg met de presidenten uit het ressort heeft plaatsgevonden. Sector civiel recht In juni 2010 vond een professionele ontmoeting plaats met de rechtbank Utrecht en na de zomer een bijeenkomst met de rechtbank Almelo. Het overleg tussen de sectorvoorzitters van de rechtbanken in het ressort heeft twee keer plaatsgevonden. De sectoren kanton zijn bij de rechtbanken ondergebracht en in het zicht van de aanstaande verhoging van de competentiegrens is besloten om geen afzonderlijk overleg over kantonzaken te gaan voeren. Het overleg met de sectoren/afdelingen familie van de rechtbanken heeft regelmatig plaats gevonden.
12
Sector strafrecht Het ROVS tussen de sectoren strafrecht van rechtbanken binnen het ressort (inclusief Utrecht) en hof in aanwezigheid van de hoofdadvocaat-generaal is twee keer niet doorgegaan door samenloop met evenementen met voorrang. Nieuwe afspraken stuitten op agendatechnische bezwaren. Met alle sectorvoorzitters is onderling contact gezocht. De contacten van de diverse kamers met de rechtbanken zijn gecontinueerd. De contacten met het ressortsparket hebben veelvuldig plaatsgevonden. De overleggen in verband met de ontvlechting van het frontoffice (in 2010 door het LRO besloten) verlopen in een goede verstandhouding. Het proces vordert gestaag. Een betere afstemming in de keten over penitentiaire zaken blijft onder de aandacht. De penitentiaire kamer van het hof heeft een landelijke functie binnen de Rechtspraak, namelijk de behandeling van het hoger beroep in alle penitentiaire zaken. Hoewel overleg plaats heeft gevonden over inzendtermijnen is druk op de ketel gewenst. Er wordt regelmatig gerappelleerd naar de rechtbanken om te voorkomen dat de termijnen worden overschreden. De contactpersonen tussen hof en ketenpartners zijn geregeld. Tijdens een bijeenkomst op 10 november 2010 met vertegenwoordigers van de rechtbanken zijn naast inhoudelijke onderwerpen deze punten expliciet besproken. Sector belastingrecht Er hebben in 2010 twee overleggen plaatsgevonden met de rechtbanken die zaken van Lagere Overheden (LO-zaken) behandelen. Het overleg staat onder leiding van LO-specialisten uit het hof en bestaat, naast een algemeen processueel gedeelte, uit intensieve bespreking van recente LOjurisprudentie. In het bijzonder wordt aandacht besteed aan vernietigingen van uitspraken van de rechtbanken in het ressort. Er worden waar mogelijk rechtseenheid bevorderende afspraken gemaakt. Het overleg kan worden bijgewoond door alle rechters en JM-ers van de rechtbanken. Met ingang van 2011 worden ook de rechtbanken uit het ressort Leeuwarden voor dit overleg uitgenodigd. Er vindt regelmatig overleg plaats met de voorzitter van het belastingteam van de rechtbank Arnhem over rijksbelastingzaken. Overleg met de dekens Er vindt twee keer per jaar overleg met de dekens plaats.
13
1.6
Betrouwbare rechtspraak Rechtseenheid Rechtseenheid is een van de kernwaarden van de appelrechtspraak. Juist in de voorbereiding van de samenwerking met hof Leeuwarden vormt dit een belangrijk aandachtspunt en daarover is op sectorniveau reeds in 2010 gesproken. In de plannen van aanpak van de sectoren civiel recht en strafrecht van de hoven Arnhem en Leeuwarden wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan het nemen van maatregelen ter bevordering en bewaken van de rechtseenheid. Zowel procesrechtelijk als materieelrechtelijk zal eensluidend beleid moeten worden gevoerd. Dit betekent dat bestaand beleid op één lijn moet worden gebracht en dat in nieuwe kwesties van meet af aan één lijn wordt getrokken. Gedragscode rechtspraak De ‘Gedragscode rechtspraak’ van mei 2010 is aan alle medewerkers bekendgemaakt en er is afgesproken dat de gedragscode aan alle nieuwe medewerkers bij binnenkomst op schrift wordt uitgereikt. Naamsvermelding van rechters/raadsheren De vier vuistregels die als leidraad voor de naamsvermelding van rechters/raadsheren kunnen worden gehanteerd zijn vastgesteld en in de organisatie gecommuniceerd. Er wordt in overleg met de rechtbank gekeken naar mogelijkheden. Idealiter geschiedt dit digitaal via de publicatieborden in de hal en bij de zalen. Hiermee zou centraal de actualiteit van de informatie kunnen worden geborgd. Waarschijnlijk zullen de daarmee gepaard gaande kosten ertoe leiden dat een papieren variant als tussenoplossing moet worden gehanteerd. Publiceren uitspraken Kenbaarheid van het recht is een kwaliteitsitem. Uitspraken dienen in beginsel allemaal te worden gepubliceerd. Uitgangspunt daarbij is niet of de rechter de zaak interessant genoeg vindt om te publiceren, maar de notie dat de burger het recht heeft om de eindproducten van de Rechtspraak te kennen. Vanaf begin 2010 anonimiseren en publiceren twee griffiemedewerkers civiele uitspraken. In 2010 zijn 215 civiele uitspraken, 195 uitspraken straf en 245 uitspraken belasting gepubliceerd. Interne reflectie Tijdens de Presidentenvergadering van 25 januari 2010 is afgesproken dat alle gerechten bezien in hoeverre zij het protocol interne reflectie in willen zetten binnen hun gerechten. Het hof Arnhem heeft besloten hiermee door te gaan. In 2010 hebben bij de sector straf twee reflecties plaatsgevonden.
14
1.7
Effectieve en efficiënte rechtspraak Sector belastingrecht Het poortrechterschap is verder uitgebouwd en werkt naar volle tevredenheid. De rol van de poortrechter betreft het stroomlijnen van de procedures en het signaleren van bijzonderheden. Ook in hof Leeuwarden is het poortrechterschap ingevoerd. Differentiatie in inzet tussen fiscaal juristen en senior secretarissen is gerealiseerd conform de notitie uit november 2009. Sector civiel recht In het najaar is gestart met de ambtshalve comparitie na memorie van antwoord. Er worden zaken geselecteerd die niet eerder voor een comparitie na aanbrengen zijn geselecteerd en die bij nadere bestudering voor een versnelde afdoening via een comparitie in aanmerking komen. Er heeft een evaluatie van de comparitie na aanbrengen plaatsgevonden en het daaruit blijkende lagere succespercentage zal worden besproken in de teams om te pogen daarin verbetering te brengen. Sector strafrecht De doelmatigheid en de kwaliteit van de strafrechtspleging wordt zonder meer gediend met de inzet van een raadsheer-comississaris (RhC). Er is voor de RhC financiering beschikbaar gekomen (ongeveer € 90.000 per hof). Het is de bedoeling de inzet van de RhC in de pas te laten lopen met de beschikbare middelen. Het kwaliteitsaspect van de inzet van de RhC blijft onverminderd groot. Een snelle doorlooptijd, gemakkelijk overleg, kennis van de hoger beroepsrechtspraak en niet te vergeten de dossierkennis. Het hof was tevreden met het ‘Eindrapport verkenning aanhoudingen binnen de strafsectoren van de hoven’. Het project is gestart om de omvang van het aantal aanhoudingen en de redenen van aanhouding in beeld te brengen en vervolgens aanbevelingen te doen teneinde de beperkt beschikbare zittingscapaciteit efficiënt te benutten. De projectgroep stelt voor de regie op twee niveaus plaats te laten vinden, op het niveau van de zaaksdifferentiatie en daarna voor nieteenvoudige zaken op het niveau van het beoordelen van onderzoekswensen. De door de werkgroep gedane aanbevelingen zijn reeds opgenomen in standaard werkwijzen binnen de sector strafrecht.
1.8
Rechtspraak in de samenleving Meet the judge Van 22 tot 30 november 2010 heeft het hof in samenwerking met de rechtbank Arnhem het project acht groepen bezocht/ontvangen in het kader van de landelijke activiteit ‘Meet the Judge’. Er zijn onder andere gesprekken gevoerd met het Ondernemers Kontakt Arnhem, Milieudefensie Arnhem en de Islamitische Unie Culturele Stichting. Het project is een groot succes gebleken en het voornemen is ook in de toekomst dergelijke bijeenkomsten te organiseren. Scholen en rechtspraak In samenwerking met de rechtbank Arnhem is, ten behoeve van de scholenvoorlichting, een voorlichtingsfilm gemaakt over de rechtspraak in het paleis van justitie Arnhem. Het hof gebruikt deze film voornamelijk bij de voorlichting aan groepen 8 van het basisonderwijs. Het doel van deze voorlichting is bewustwording over het recht (normen en waarden) en een kijkje in de keuken van 15
de rechtspraak. Door een eenvoudige zaak zelf na te spelen (met de symbolen als toga’s) maken de kinderen kennis met de rechtspraak. In 2010 hebben 5 groepen 8 een voorlichtingsbijeenkomst bijgewoond. Binnen de sector civiel recht hebben scholieren een snuffelstage gevolgd. Project begrijpelijkheid Het hof acht een klantvriendelijke benadering van groot belang. Daarom is twee jaar geleden het project begrijpelijkheid gestart. In 2009 zijn de familiebrieven allemaal herschreven en in het systeem ingevoerd. Inmiddels zijn de oproepingsbrieven van schuldsanering en faillissementen gereed. Het herschrijven van de brieven van handelsrekesten en rolzaken is een te ambitieuze doelstelling gebleken. Bovendien is het nu gezien de fusie met het hof Leeuwarden van belang dat zoveel mogelijk uniforme brieven verstuurd worden. Dit betekent dat het herschrijven van brieven een gezamenlijke actie in 2011/2012 zal moeten zijn. Zowel bij de sector belastingrecht als bij strafrecht wordt gebruikt gemaakt van landelijke brieven. In het LOVBel is afgesproken het herschrijven van de brieven te koppelen aan de ontwikkeling van Viro. Het project Viro is opgeschort. Dag van de Arnhemse geschiedenis In het kader van de Dag van de Arnhemse geschiedenis op 23 oktober 2010 was het paleis opengesteld voor publiek. De opkomst was goed. Er zijn verhalen verteld over de geschiedenis van de rechtspraak in en rond het paleis, de historie van het gebouw en over de rechtspraak in deze tijd. Voorlichting aan studenten van de School voor journalistiek Net als voorgaande jaren hebben ook dit jaar studenten van de School voor journalistiek uit Tilburg zittingen van de penitentiaire kamer van het hof bijgewoond. Voorafgaand aan de zitting krijgen de studenten uitleg door de voorzitter. In 2010 hebben zes groepen studenten het hof bezocht. Leuk om te leren In Arnhem is een weekendschool ingesteld voor kinderen uit prachtwijken om hen te stimuleren, ontwikkelen en kansen te bieden door kennis te maken met delen van de samenleving, waar ze anders niet (op een gewone wijze) mee in aanraking zouden komen. Te denken valt aan de rechtspraak, de burgemeester, de gemeenteraad. De kinderen krijgen op een boeiende en inspirerende manier een kijkje in het dagelijks leven van verschillende gastdocenten. De kinderen bouwen in drie jaar een netwerk op van mensen die ze op de een of andere manier tot steun kunnen zijn in de toekomst. Belangrijke thema’s zijn: Arnhem en geschiedenis, cultuur en maatschappij, economie, recht en wetenschap etc. Vanuit het hof wordt al enige jaren hieraan met het Openbaar Ministerie een bijdrage geleverd.
2
Integraal management Interne communicatie is en blijft een belangrijk aandachtspunt. Vooral het verwerven van draagvlak voor (te ontwikkelen) beleid en bestuursbesluiten bleef een speerpunt in de interne communicatie. De invloed op en betrokkenheid bij het sectorbeleid straf heeft vorm gekregen door vaker een sectorvergadering te beleggen, door meer te communiceren in het korte verslag van het Managementteam (MT) over het te volgen proces van bespreekonderwerpen en medewerkers
16
herhaaldelijk uit te nodigen hun mening kenbaar te maken. Alle MT leden zijn zich bewust van het belang van tijdige communicatie over te nemen besluiten. Het gerechtsbestuur vergadert tweemaal per jaar met de gezamenlijke managementteams van de drie sectoren. Deze bijeenkomsten werden in 2010 voortgezet. Tijdens deze bijeenkomsten is gesproken over onderwerpen als het bezoek van de visitatiecommissie, de herziening gerechtelijke kaart en de samenwerking met het hof Leeuwarden. Daarnaast besteden de managementteams van de sectoren in hun diverse overleggen aandacht aan sectorbrede onderwerpen. Stuurinformatie voor teamvoorzitters Gedurende 2010 hebben de teamvoorzitters in de sector strafrecht periodiek stuurinformatie ontvangen. Deze informatie is in de loop van 2010 geoptimaliseerd. Omdat het rooster sectorbreed werd opgesteld was de mogelijkheid voor een teamvoorzitter om te sturen gering. In overleg met de medewerker bestuurlijke informatievoorziening is de managementinformatie voor de teamvoorzitters van de nieuwe kamers voorbereid en met hun besproken. Vanaf januari 2011 ontvangen de teamvoorzitters de managementinformatie nieuwe stijl. Het rooster wordt in de kamer gemaakt in een kamersamenstelling zodat een teamvoorzitter veel meer kan sturen dan voorheen. In de sector belastingrecht en de sector civiel recht zijn de teamvoorzitters gefaciliteerd met valide stuurinformatie. Periodiek zijn analyses gemaakt en besproken in het overleg van het managementteam.
3
Personeelsmanagement Bij de totstandkoming van het nieuwe loon- en functiegebouw en de daarmee samenhangende uitbreiding van het aantal seniorfuncties binnen de Rechtspraak kan worden vermeld dat in 2010 bij het hof vijf vice-presidenten/senior raadsheren zijn aanbevolen voor benoeming.
3.1
Feedback Een punt van bestuurlijke aandacht is de feedbackcultuur, zoals ook gebleken is uit de bevindingen van de visitatiecommissie en de bevindingen van een jaar daarvoor uitgevoerde MWO. Een groot deel van het probleem zit met name in het ontvangen van feedback. Feedback wordt veelal ervaren als kritiek. Het is dan ook een onderwerp dat besproken zou moeten worden in functioneringsgesprekken. Er is besloten om, in navolging op de feedbacktraining uit 2007, alle nieuwe medewerkers deze training te laten volgen. Deze zal in maart 2011 plaatsvinden. Daarnaast zijn binnen de sectoren verschillende initiatieven ontwikkeld. Een training per team bij de sector strafrecht waarbij feedback een onderwerp was en een teambuildingsdag van het familieteam heeft in het teken van feedback gestaan. Naar aanleiding van het digitale onderzoek van de visitatiecommissie in dit hof hebben de sectoren onderzoek gedaan naar mogelijkheden tot het bevorderen van feedback. Zo werd de feedbackcultuur binnen de sector strafrecht besproken in het secretarissenoverleg, omdat deze groep zeer laag scoorde in de enquête die is uitgevoerd in aanloop naar de visitatie. En maakte de
17
sector belastingrecht de feedbackcultuur onderwerp van bespreking tijdens de studiebijeenkomst in november 2010.
3.2
Opleiding Het opleidingsplan van de sector strafrecht is in 2010 vastgesteld. In 2009 waren de opleidingsplannen van de sectoren belastingrecht en civiel recht reeds vastgesteld. De opleidingsplannen van de sectoren vormen de basis voor het komende hofbrede opleidingsplan. De sector civiel recht en belastingrecht zijn in 2010 begonnen met individuele opleidingsplannen. In de sector civiel recht zijn met nieuwe medewerkers maar ook met medewerkers (secretarissen en stafjuristen) die van team veranderen individuele afspraken gemaakt, die vastgelegd worden in een opleidingsplan. Er is daarnaast een opleidingsmatrix gemaakt met behulp waarvan in 2010 de opleidingen voor 2011 zijn gepland en gebudgetteerd. Er heeft twee keer een overleg plaatsgevonden, waaraan naast de vice-presidenten die belast zijn met opleidingen, de opleidingscoördinator van de sector en ook de raadsheren, die opleider zijn deelnemen. Tijdens het overleg vindt onder andere afstemming plaats over de wijze van opleiden. In de sector belastingrecht zijn voor drie nieuwe medewerkers individuele opleidingsplannen gemaakt en deze plannen zijn gerealiseerd. Van de twee nieuwe raadsheren van het hof Leeuwarden is één raadsheer in Arnhem opgeleid, de ander wordt intensief door een Arnhemse kamervoorzitter gecoacht. De opleiding van een rechter in opleiding (rio) van de rechtbank Arnhem is ten gevolge van het vertrek van de rio niet doorgegaan. Samenwerking opleidingen In navolging op soortgelijke initiatieven van de rechtbank en het hof Den Haag, zal ook het hof verkennende gesprekken voeren met de rechtbank Arnhem over de mogelijkheden tot gezamenlijk opleiden van aanstaande rechterlijke ambtenaren. Programma Duale Master Radboud Universiteit In 2010 heeft de sector civiel recht een eerste stagiaire begeleid van de Radboud Universiteit in het kader van het stageprogramma Duale Master Onderneming & Recht, voor een periode van 6 weken en - na een buitenlandstage - voor een periode van 12 à 14 weken. Een door de sector op voordracht van de universiteit geselecteerde student is de gelegenheid geboden om in genoemde twee perioden stage in de sector te lopen, waarbij hij intensief is begeleid en vakinhoudelijke werkzaamheden op het niveau van het civiel appelrecht heeft moeten verrichten. Dat heeft de nodige begeleidingscapaciteit van de sector gevergd. De behaalde resultaten zijn op zich bevredigend, maar wel rijst de vraag of hiermee moet worden doorgegaan. De aanvankelijke bedoeling van het programma was om op deze manier hooggekwalificeerde studenten richting raio-opleiding te leiden, maar recent is het bericht ontvangen dat geen sprake meer is van een versnelde raio-selectie voor studenten uit dit stageprogramma. Ook b lijkt er sprake van een afnemende belangstelling bij deze Master-studenten om een stage bij rechtbank of hof te volgen. De advocatuur en bedrijfsleven blijken aantrekkelijker te zijn, ook als voorportaal naar een eerste baan. Opleidingen en ontplooiing van administratief medewerkers Door de visitatiecommissie is opgemerkt dat de ontwikkelmogelijkheden voor de administratief medewerkers beperkt zijn, na de vereiste SSR-cursussen en de door de SSR aangeboden modules.
18
In 2010 is in de sector strafrecht aandacht aan dit onderwerp gegeven door enerzijds te werken aan uitbreiding van enkele taken van de administratie (verlofzaken) en anderzijds de medewerkers duidelijkheid te geven over de (on)mogelijkheden met betrekking tot ontplooiingsmogelijkheden. In de sector civiel recht is ten behoeve van de administratie een opleidingsplan opgesteld.
3.3
Werkdruk en werkbeleving Het onderwerp werkdruk en werkbeleving is in diverse overlegvormen aan de orde geweest. In de sector strafrecht is het in de kameroverleggen aan de orde gekomen. De doorontwikkeling van de sectorstructuur zal met zich meebrengen dat er meer rust in het rooster zal komen, meer in vaste samenstellingen zal worden gezeten met alle voordelen van dien en het aanhoudingspercentage zal nog verder teruglopen. Dat laatste heeft direct effecten op de werklast. In de sector civiel recht heeft het onderwerp werkdruk periodiek op de agenda gestaan en het blijft een belangrijk aandachtspunt. Helaas moest de uitspraaktermijn voor arresten op 20 weken gehandhaafd blijven omdat er anders weer een ophoping van achterstandszaken zou plaatsvinden. Het voorraadkameren met de inzet van raadsheren-plaatsvervanger heeft de nodige vruchten afgeworpen. De door teams ingelaste schrijfperiodes (zittingsvrije periodes) heeft er mede aan bijgedragen dat de meest bewerkelijke achterstandszaken zijn weggewerkt. Het experiment met enkelvoudig pleidooi is niet succesvol gebleken en gestopt. De cursus persoonlijke effectiviteit heeft geen doorgang gevonden omdat er geen passende cursus gevonden kon worden en de financiën ontbraken om een dergelijke cursus breed op te zetten.
3.4
Vitaliteit Op verzoek van het bestuur van het hof is een brainstormgroep, met vertegenwoordiging vanuit alle sectoren, bijeengekomen om te praten over het onderwerp ‘vitaliteit’. Tijdens deze bijeenkomst bleek het onderwerp veel raakvlakken te hebben met onderwerpen als uitkomsten van het medewerkerswaarderingsonderzoek, feedback, intervisie, bezuinigingen en werkdruk. De brainstormgroep is van mening dat binnen de organisatie een bewustwordingsproces in gang gezet dient te worden. Er werd geconstateerd dat het signaleren en bespreekbaar maken van werkdruk een taak is van de leidinggevende en dat het onderwerp werkdruk besproken moet worden in een individueel gesprek. Het bestuur heeft de voorstellen van de brainstormgroep overgenomen.
3.5
Introductieprogramma nieuwe medewerkers Sinds 2008 evalueert de commissie Introductie nieuwe medewerkers jaarlijks het introductieprogramma. Dit heeft ook in 2010 plaatsgevonden en de commissie concludeerde dat het introductieprogramma in de huidige vorm goed functioneert. Een paar aandachtspunten ter verbetering zijn inmiddels opgepakt.
3.6
Landelijk functiehuis Een deelproject van het landelijk Programma Bedrijfsvoering is de invoering van een landelijk functiehuis. Het doel van het landelijke functiehuis is te komen tot organieke (uniforme) profielen. Het landelijk functiehuis is in 2010 intern besproken en er is afgesproken dat het verder met hof Leeuwarden wordt opgepakt.
19
3.7
Arbeidsverzuim Het arbeidsverzuim (exclusief zwangerschap) binnen het hof was in 2010 3,7 % RA en 5,7 % GA. Het percentage bij de GA wordt voor een belangrijk deel bepaald door langdurig zieken bij wie herstel niet altijd te beïnvloeden is. Ook in 2010 is een preventief ziekteverzuimbeleid gevoerd. Dit houdt onder andere in dat het werk ook vanuit Arbo-oogpunt zo goed mogelijk wordt georganiseerd en alle werkplekken goed worden ingesteld. Daarnaast worden tweejaarlijkse ‘healthchecks’ aangeboden en wordt deelname daaraan gestimuleerd. Tijdens het zeswekelijkse overleg (SMT) wordt met de bedrijfsarts en indien van toepassing bedrijfsmaatschappelijk werk met de direct leidinggevenden en de reintegratiebegeleiders het beperken van het verzuim en de terugkeer van de arbeidsongeschikte medewerkers besproken. Ten aanzien van werkgerelateerde aspecten ligt er een duidelijke taak bij de leidinggevende en/of de organisatie. Met het oog op de doorontwikkeling van de sectorstructuur straf en de komst van nieuwe teamvoorzitters is het voorgenomen idee om een arboplan op te stellen niet opgepakt. Begin 2011 wordt een arboplan geschreven ter facilitering van teamvoorzitters en hoofd administratie.
4
Middelen
4.1
Huisvesting De gestage groei van het aantal medewerkers van het hof leidde tot de vaststelling dat de rek eruit is wat betreft het gebruik van de beschikbare ruimte. Na intern onderzoek was de uitkomst dat een verschuiving van sectoren plaats diende te vinden om optimaal gebruik te kunnen maken van de beschikbare ruimte. Ook is een vergaderzaal opgeofferd om extra werkruimte te creëren. In de zomer heeft de interne verhuizing plaatsgevonden. Eind 2010 is besloten dat de wettelijke taken van het hof, thans ondergebracht bij het frontoffice van het ressortsparket, weer teruggaan naar het hof. Dit vergt extra benodigde werkruimte die mogelijk beschikbaar komt in een naburig pand. Delen van de rechtbank en/of het hof kunnen mogelijk daarin worden ondergebracht. Dit zal begin 2011 duidelijk moet worden.
4.2
ICT Het project TGV heeft veel inspanning gekost in de voorbereiding maar is naar wens verlopen. Eind 2010 zijn de benodigde testen uitgevoerd en in januari 2011 is de uitrol naar Windows7 voorzien. Ondertussen hebben ook al contacten met hof Leeuwarden plaatsgevonden over de vervolgstap die moet worden genomen met betrekking tot de datamigratie. De pilot ZRP (zittingsroosterprogramma) is in het najaar van 2009 gestart bij de sector strafrecht. Schaduwdraaien is nodig om erachter te komen of en zo ja, in welke opzichten ZRP een meerwaarde kan hebben voor het rooster van de sector strafrecht. Het proefdraaien met ZRP heeft plaatsgevonden maar de techniek laat ZRP in de steek. Thans wordt er in de sector strafrecht geen gebruik meer van gemaakt. De sector civiel recht is in 2010 ook gaan participeren in de pilot. Echter de resultaten zijn (nog) niet bevredigend. Er moet nog veel handmatig bijgestuurd worden.
20
In 2010 is bij een groot aantal medewerkers van het hof de versie van JEP1 omgezet naar JEP2. Deze thuiswerkvoorziening stelt de medewerkers in staat thuis intranet, e-mail en alle documenten te raadplegen.
4.3
Beveiliging Fysieke beveiliging en informatiebeveiliging zijn onderwerpen die permanente aandacht vragen. Dit geldt voor zowel de medewerkers (bewustwording en gedrag) als voor de organisatie (heldere regels en voorzieningen). Het verlies van documenten buiten het gebouw komt binnen het hof zeer sporadisch voor. Desondanks was het wenselijk om een gedragslijn op te stellen met betrekking tot het verlies van documenten en andere informatiedragers uit het primaire of bestuurlijke proces. Een landelijke gedragslijn was niet voorhanden. De procedure bij verlies van documenten is vastgesteld en in de organisatie gecommuniceerd. Daarnaast heeft het hof ingestemd met het Privacyreglement Voice Logging. Dit reglement legt de handelswijze vast rondom het digitaal opnemen en opslaan van telefoongesprekken, ontvangen op het centrale nummer van het paleis van justitie Arnhem, in geval van telefonische bedreiging. Een beveiligingsonderzoek heeft plaatsgevonden naar het gebruik van private crypto (het beveiligd verzenden van documenten via de mail) en het gebruik van beveiligde USB-sticks. Het onderzoek is uitgevoerd door de beveiligingsfunctionaris en de auditor van het hof. De conclusie was dat een beperkt aantal medewerkers gebruik maakt van private crypto. Voornaamste reden om het niet te gebruiken is dat de ontvanger het programma niet gebruikt. Ook komt uit het onderzoek naar voren dat zowel bij het gebruik van e-mail als de USB-stick wel eens iets fout gaat (9 %) en de informatie bij de verkeerde persoon terecht komt of wordt verloren. De onderzoekers is opgevallen dat privé e-mail, ook via bijvoorbeeld hotmail-adressen, niet als onveilig wordt beschouwd. Er is besloten om eventuele acties, zoals het organiseren van informatiebijeenkomsten en het maken van afspraken binnen de sectoren/teams over het beveiligd versturen van documenten, gewacht zal worden totdat TGV begin 2011 volledig is geïmplementeerd. De risico’s worden dan opnieuw geïnventariseerd en aan de hand daarvan worden maatregelen voorgesteld. Themaweek beveiliging In de week van 4 tot en met 8 oktober 2010 heeft de jaarlijkse themaweek plaatsgevonden in het paleis van justitie Arnhem. Dit keer stond het in het teken van beveiliging. Calamiteitentraining President en directeur hebben deel genomen aan de Paleisbrede calamiteitentraining. Deze training was georganiseerd vanuit de Raad in samenwerking met het COT. Mexicaanse griep In 2010 was er wereldwijd zorg over de Mexicaanse griep. Conform de richtlijnen van de arbodienst, RIVM en Raad is er ook een Paleisbrede werkgroep pandemie ingesteld. Het hof heeft deze werkgroep getrokken en met de facilitaire dienst gezorgd voor preventieve maatregelen.
21
5
Processen Klachtenregeling Het aantal klachten is, in vergelijking met 2009 sterk afgenomen. We zitten weer op het niveau van 2006 (24 klachten; was in 2009 36). Het aantal gegronde klachten is ook flink afgenomen, namelijk tot vijf (was acht). Vier daarvan betroffen de duur van de procedure, twee in straf en twee in civiel. De vijfde had te maken met de toegang van publiek tot de zittingszaal en had meer met de communicatie tussen de beveiliging, de bodedienst en de betreffende voorzitter te maken. Op zich ziet dit er dus goed uit. Merkbaar is dat we minder achterstanden hebben waarover geklaagd wordt. Mediation Vanaf begin 2009 kennen het hof en de rechtbank één mediationbureau dat doorverwijzingen (op uniforme wijze) regelt en administreert. Het hof is tevreden over deze voorziening en over de samenwerking met de rechtbank. In 2009 zijn 60 zaken (50 familie en 10 handel) doorverwezen naar de mediator. Het slagingspercentage is in 2010 veel lager dan in 2009. Het aantal verwijzingen naar mediation betrof in 2010 46 zaken (38 familie, 7 handel en 1 belasting). Mede om de slagingskans te vergroten wordt een cursus conflictdiagnose georganiseerd. De poortrechter van de sector belastingrecht besteedt extra aandacht aan mogelijk voor mediation geschikte zaken. Ook in de sector strafrecht wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van mediation binnen strafrecht. Sector civiel recht Sectorstatuut Het sectorstatuut van de sector civiel recht is geactualiseerd en vastgesteld. Het statuut is afgeleid van het model sectorstatuut uit het Programma Civiele Sectoren en is bedoeld om systematisch de kwaliteit van de civiele rechtspraak in te vullen en te waarborgen. Het statuut vertaalt zich in het jaarlijkse activiteitenoverzicht van de sector en wordt besproken in het viermaandelijkse P&Vgesprek met de president en directeur. Werkprocessen Een landelijke werkgroep, waaraan ook een medewerker van hof Arnhem heeft deelgenomen, heeft een landelijk handboek opgesteld. Dit handboek is lokaal ingevoerd. Waar nodig zijn de werkprocessen respectievelijk werkbeschrijvingen aangepast. Tevens zijn de procesreglementen aangepast met het oog op de processuele gevolgen van de invoering van de Wet Griffierechten Burgerlijke Zaken (Wgbz). Omdat de voorbereiding van de invoering van de Wgbz veel tijd heeft gekost, is het slechts gedeeltelijk gelukt om werkbeschrijvingen te herschrijven. Er is een begin gemaakt met het objectiveren van standaardwerkzaamheden op grond van kwaliteit / kwantiteit. Met ingang van 1 januari 2011 is de nieuwe zaakstoedeling een feit. Als gevolg van de gewijzigde zaaktoedeling gaat een aantal medewerkers naar een ander team. Wet griffierechten in burgerlijke zaken (Wgbz) De minister heeft besloten de Wgbz in twee fasen in te voeren. De eerste fase, per 1 november 2010, behelst het heffen van de nieuwe tarieven. De tweede fase, per 1 januari 2011, ziet op de gevolgen die niet tijdige betaling van griffierechten kan meebrengen op de voortgang van de procedure. De invoering èn uitvoering van de Wgbz brengt een administratieve belasting met zich mee, hetgeen met name de werklast van de griffie zal verzwaren. 22
Structureren van deskundigenonderzoek In 2009 is een begin gemaakt met het structureren van het deskundigenonderzoek. Het gaat om de delegatie van werkzaamheden bij de benoeming en begeleiding van deskundigenonderzoeken, bewaking van de termijn voor indiening van de rapportage, evaluatie van het functioneren van deskundigen e.d. In de loop van 2010 is een formatieve uitbreiding voor de griffie gerealiseerd, waardoor het mogelijk is om zorg te dragen voor een adequate begeleiding door de administratief medewerkers. Sector belastingrecht De ‘Procesregeling belastingkamers gerechtshoven 2010’ is vastgesteld.
23
6
Eindresultaten inclusief kwaliteit
6.1
Instroom Instroom Sector belastingrecht De instroom bedraagt 587 zaken ten opzichte van 483 zaken in 2009. Sector civiel recht De instroom van dagvaardingszaken is 1592. Voor handelsrekesten is de instroom 456 zaken. De instroom van familiezaken is 1130 zaken. De instroom van handel is gedaald ten opzichte van 2009. Sector strafrecht De instroom van strafzaken in 2010 is 7522. Dit zijn ruim 100 zaken meer dan in 2009. voldoende
6.2
Productiedoelen en resultaat Sector belastingrecht Productie 2010 Belastingzaken 601 602 603 699
Uitspraak MK Uitspraak EK + op verzet + intrek. Tijdens/na zitting Uitspraak vereenvoudigde behandeling Afdoening zonder uitspraak Totaal
Planning
Realisatie 515 567 50 7 35 100 700
30 103 707
% 110 14 86 103 101
De gewogen productie is 108%. Sector civiel recht Met behulp van diverse rapportages heeft de sector civiel recht in 2010 goed inzicht gekregen in de ontwikkeling van de instroom van nieuwe zaken en de gerealiseerde productie. Door het structureel bespreken van deze managementinformatie in het managementteamoverleg konden tijdig knelpunten gesignaleerd worden en zijn maatregelen getroffen om de productie te verhogen. In dat kader heeft de sector zich geconcentreerd op het verkleinen van de werkvoorraden.
24
Productie 2010 Handelszaken 102 103 106 199
201 204 299
Uitspraak handelszaak op tegenspraak Uitspraak ex 2 + enq./desc./pleidooi Beschikking handelsrekest Afdoening zonder uitspraak Totaal handelszaken
PlanReali- % ning satie 945 898 380 403 450 463 450 397 2.225 2161
95 106 103 88 97
Familiezaken Beslissing scheidingszaak Beslissing andere familiezaak Overige afdoening familiezaak Totaal familiezaken
235 830 85 1150
201 801 135 1137
86 97 159 99
Totaal sector civiel recht
3375
3298
98
De gewogen productie is 98%. Sector strafrecht Productie 2010
701 702 703 706 707 708 799
Uitspraak MK Uitwerking cassatie uitspraak MK Uitspraak EK Uitspraak overtreding Beschikking Raadkamer Beschikking ex. art. 12 Sv Afdoening zonder uitspraak Totaal
PlanRealining satie 3000 3118 675 687 190 177 900 885 1.900 1928 450 485 580 769 7695 8049
% 104 102 93 98 102 108 133 105
De realisatie van de gewogen productie is 103%. Megazaken Voor 2010 werd uitgegaan van 320 megazittingsuren. De realisatie betreft 220 uren (69%). Een megazaak bij het hof kan in eerste aanleg zowel een megazaak als een gewone MK zaak zijn geweest. Het criterium voor een megazaak: 30 zittingsuren (4 x 7,5 zittingsuren). De financiering van een megazaak vindt plaats wanneer de zaak van de laatste verdachte in een megazaak is afgedaan. In 2011 zullen de megazaken centraal door het bureau van de Raad voor de rechtspraak worden gecoördineerd. In het bovenstaande overzicht zijn de megazaken niet opgenomen.
25
6.3
Realisatie doelstellingen kwaliteit Motivering – sector strafrecht In het bijzonder gaat het hierbij om de motivering van de bewezenverklaring en de motivering van de sanctie volgens het landelijk ontwikkelde Promismodel. De doelstelling voor 2010 was 15% van alle arresten geheel volgens dit model af te doen. Deze kwaliteitsnorm is – volgens de formele promisdefinitie – niet gehaald, slechts 1%. Dit komt mede door de prioriteit die is gelegd bij de productie. Een andere oorzaak ligt bij de vele zwangerschappen van secretarissen in de sector. Er is dus bewust niet ingegrepen. Dit wil evenwel niet zeggen dat de arresten onvoldoende gemotiveerd zijn. De arresten responderen zo volledig mogelijk op standpunten van de AG’s en verdachten, zij het dat de bewijsmiddelen niet uitputtend in het arrest worden uitgewerkt, maar in een aanvulling in het geval cassatie wordt ingesteld. Om een arrest ‘promis’ te mogen noemen, dienen echter de bewijsmiddelen uitputtend te worden opgenomen in het arrest, óók op die punten waarover geen discussie bestaat. In 2011 zal een gezamenlijke promis-werkgroep met het hof Leeuwarden een voorstel doen voor een promisdefinitie die beter aansluit bij het beginsel van voortbouwend appel. Meervoudige zittingen De norm van 85% MK zittingen in strafzaken is ruimschoots gehaald. Het resultaat over 2010 bedraagt 95%. De norm van 90% MK zittingen in belastingzaken is ook ruimschoots gehaald. Het resultaat bedraagt 99%. In de sector civiel recht wordt altijd meervoudig beslist. Permanente educatie Realisatie 2010 is voor de RA: 72% en voor de GA: 59% (dit is een voorlopig cijfer). In 2010 zijn voor de medewerkers van de sector belastingrecht 6 EUR-cursussen gerealiseerd. Alle arresten van de belastingkamer van de Hoge Raad worden in het maandelijkse vaktechnisch overleg besproken. Daarnaast hebben de medewerkers individueel SSR- en andere cursussen gevolgd. In de sector belastingrecht is voldoende intern en extern cursusaanbod om de norm van 30 uur PE te halen. Met het monitoren van de gevolgde opleidingen is in de sector civiel recht een aanvang gemaakt in 2010. In de loop van het jaar zijn er wensen geuit tot het volgen van diverse opleidingen. De wensen zijn binnen de financiële mogelijkheden benut. De sector strafrecht heeft een vervolg gegeven aan het organiseren van meer incompany cursussen. Voor de komende jaren wil de sector een aantal keren per jaar de mogelijkheid tot het volgen van aansprekende cursussen aanbieden zodat medewerkers een deel van hun PE uren op deze manier kunnen halen. De actualiteitenlunch is een andere manier om PE uren te realiseren.
26
Doorlooptijden Het beleid is erop gericht dat de landelijke normen voor de doorlooptijden worden gehaald. In 2010 zijn de doorlooptijden in alle categorieën niet gehaald. Afspraak % 2010
Realisatie % 2010
Handelszaken dagvaardingen Handelsrekesten
80 90
77 89
Familierekesten
90
90
Belastingzaken
85
56
Strafzaak MK Strafzaak EK EK kantonzaak Raadkamerzaken mbt voorlopige hechtenis Raadkamerzaken niet voorlopige hechtenis
85 90 90 95
53 27 56 86
85
38
Sector strafrecht De prioriteit in de sector lag bij het realiseren van de bestuursafspraken. Heel 2010 liepen de productiecijfers gemiddeld genomen in de pas met de bestuursafspraken. De inspanningen ten aanzien van het ingezette proces van appointeren bleven onverminderd van kracht. De effecten ervan zijn zo groot dat deze werkwijze inmiddels in de bestaande werkprocessen is geïntegreerd. Er is gericht gestuurd op het halen van de doorlooptijden door de beschikbare zittingscapaciteit optimaal te benutten, waardoor de voorraad gefaseerd kan worden weggewerkt. Weliswaar heeft het wegwerken van de voorraad eerst een negatief effect op de doorlooptijden. Dat wegwerken van zaken, die al geruime tijd op de plank liggen, verhoogt uiteraard de doorlooptijden. Het wegwerken van de voorraad zal nog doorlopen in 2011. Het grootste deel van de voorraad zal echter begin 2011 zijn weggewerkt zodat dit een positief effect zal hebben op de doorloopcijfers. Deze cijfers zullen naar verwachting in 2011 geleidelijk gaan stijgen in de richting van de doelstelling. In 2011 zal meer nadruk op de doorlooptijden worden gelegd van kantonzaken en raadkamerbeschikkingen. De doorontwikkeling van de sectorstructuur biedt daar meer mogelijkheden toe. In overleg met de desbetreffende kamervoorzitters wordt nagedacht op welke manier de al in 2010 ten opzichte van 2009 ingezette verbetering kan worden voortgezet. In direct verband met de doorlooptijden staat het terugbrengen van het aanhoudingspercentage. Het streven was om het aanhoudingspercentage terug te brengen van 36% naar 32%. Dit is ruimschoots gehaald met 31%. Dit is eveneens een effect van de werkwijze ten aanzien van het appointeren. Sector civiel recht In 2010 is de voortgang van de productie een structureel agendapunt geweest. Indien nodig, nadere analyse van cijfers en aanvullende maatregelen genomen ter verbetering van de productie. Dat heeft bijvoorbeeld geleid tot herverdeling van zaken en prioritering bij de afhandeling van zaken in achterstand.
27
Het is gelukt om de werkvoorraden per team te verkleinen en de oudste zaken weg te werken. In verband met het wegwerken van de achterstanden, waarbij de aandacht in eerste instantie uit is gegaan naar de oudste zaken zijn de doorlooptijden opgelopen. Sector belastingrecht De doorlooptijd voor MK-zaken slinkt fors. Het is echter niet gelukt om de norm van 85% van alle belastingzaken wordt binnen een jaar afgedaan, te realiseren. Dit is met name het gevolg van de afhandeling van een tweetal – in afwachting van jurisprudentie van de Hoge Raad – aangehouden clusters van onder meer eerste aanleg zaken.
28
