Jaarverslag 2006 - Klachtencommissie FdR Klachten van studenten FdR - kalenderjaar 2006 Inhoudsopgave 1) Inleiding 2) Inventarisatie 3) Bevindingen, lessen en aanbevelingen Klachtencommissie FdR
1) Inleiding Sedert 1 mei 2005 is de ‘Regeling ter behandeling van individuele schriftelijke klachten van studenten van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Universiteit Leiden’ (verder aangeduid als ‘de Regeling’) in werking getreden. Op grond van artikel 18 van genoemde Regeling brengt de commissie jaarlijks verslag uit aan het Faculteitsbestuur (FB). Het FB wordt verzocht akkoord te gaan met de inhoud van het verslag en dit openbaar te maken (art. 18 lid 2 van de Regeling). De Regeling bevat een officiële procedure voor klachten over de wijze waarop een medewerker of een orgaan van de faculteit zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een student heeft gedragen en waarvoor geen andere officiële klachten-, bezwaar- of beroepsprocedures bestaan. De Regeling is te vinden op openingspagina van de facultaire website onder het kopje ‘Regelingen’ op de pagina ‘Klachten en het klachtenreglement’ (http://www.law.leidenuniv.nl/org/cleveringa/onderwijsbeleid/klachten.jsp). In § 2 hieronder wordt een inventarisatie gegeven van de klachten die binnen zijn gekomen bij de functionele mailbox ‘law – studentenklachten’ in de periode van 1 januari tot en met 31 december 2006. In totaal zijn er 54 mails ontvangen die formeel zijn aan te duiden als een klacht. Diverse van die mails bevatten meer dan één klacht. In totaal betreft het 69 klachten. Daarnaast kwamen er mails binnen die het karakter hadden van verzoeken, vragen en tips. Deze tweede groep wordt in dit verslag buiten beschouwing gelaten. Bij de inventarisatie is steeds een korte aanduiding gegeven van de inhoud van de klachten en van de bevindingen en conclusies van de Klachtencommissie. Dit laatste betreft in ieder geval de ontvankelijkheid en de gegrondheid van de klacht. Vaak is tevens aangegeven welke lering uit de klacht/casus is getrokken. In de derde paragraaf van dit verslag wordt bij een aantal klachten nadere inhoudelijke opmerkingen gemaakt over bevindingen en/of aanbevelingen van de Klachtencommissie.
2) Inventarisatie klachten studenten Legenda: a. = korte aanduiding klacht b. = eindoordeel Klachtencommissie FdR c. = bijzonderheden / opmerkingen 1
1.
a. klacht over niet opnemen mededeling op bul bij student oude stijl over taal waarin vak is verzorgd b. ongegrond c. bij de invoering van de masteropleidingen in september 2004 is als (nieuw) beleid voor de bachelor- en masteropleidingen ingevoerd dat een vak met een Nederlandse titel in het Nederlands wordt verzorgd en dat een vak met een Engelse titel Engels als voertaal heeft.
2.
a. drie klachten over niet reageren op c.q. beantwoorden van bepaalde vragen op Blackboard bij een vak b. gedeeltelijk gegrond, gedeeltelijk ongegrond c. zie aanbeveling B bij ‘Bevindingen’
3.
a. niet-beantwoorden van een mail door ondersteunend beroeps personeel b. gegrond c. verontschuldiging aangeboden (wel oorzaak maar niet verexcuseerbaar)
4.
a. klacht over houding (attitude en wijze van reageren) docent b. ongegrond c. na gesprekken van Klachtencommissie met beklaagde en klager klacht ‘ingetrokken’
5.
a. trage afhandeling casus door studieadviseur b. gedeeltelijk gegrond c. minnelijk geschikt
6.
a. niet opdagen docent bij een hoorcollege en een werkgroep b. gegrond c. verontschuldiging aangeboden (wel oorzaak, maar niet verexcuseerbaar)
7.
a. problemen/storing TeLeTop-omgeving b. gedeeltelijk niet-ontvankelijk, gedeeltelijk niet-gegrond
8.
a. niet naleven van bepalingen in ‘Onderwijs en Examenregels’ en ‘Regels en Richtlijnen tentamens en examens’ over bekendmaken inzage en beroepsmogelijkheid b. gegrond c. de automatische u-mail waarin studenten hun tentamencijfer wordt meegedeeld kan dergelijke informatie niet meeleveren. Nav. de klacht zijn/worden de artikelen in genoemde documenten aangepast. De gelegenheid tot inzage (en nabespreking) van tentamens en van (bezwaar- en) beroepsmogelijkheid tegen tentamens moet via Blackboard en/of op het tentamenformulier worden aangegeven.
9.
a. twee klachten over (late) tijdstip bekendmaken conceptrooster agv. invoering nieuwe semestersysteem
2
b. grotendeels gegrond c. minnelijk geschikt en opgelost: concept/werkrooster ter beschikking gesteld; advies studieadviseurs 10.
a. klacht niet op tijd publiceren definitieve onderwijs- en tentamenroosters (nl. niet op aangekondigde datum) b. gegrond c. in een te laat stadium heeft er (tussentijdse) communicatie plaatsgevonden op de website
11.
a. drie klachten over ‘onmogelijke studieplanning’ als gevolg van overgang van trimester naar semestersysteem b. alle niet gegrond c. feiten bleken anders te liggen; tevens kon, indien nodig, de Examencommissie in de loop van het jaar extra tentamenvoorziening geven. Studenten verzocht verder contact op te nemen met studieadviseurs.
12.
a. zogenoemde ‘vervolgklacht’ (vervolg op eerdere, ongegronde klacht) over overstappen van oude stijl naar ba-ma en studievertraging agv. invoering semestersysteem b. ongegrond c. uitgebreide tekst en uitleg gegeven over regels en competentie m.b.t. Toelatingscommissie, hardheidsclausule, Examencommissie en aangegeven vervolg(-vragen) via studieadviseurs te laten lopen.
13.
a. klacht over uniforme jaarindeling en over (onderwijs- en tentamen-)roosterindeling agv. de uniforme jaarindeling b. ongegrond
14.
a. vier klachten over planning tentamens: - tentamendruk te hoog; - twee tentamens mogen niet op achtereenvolgende dagen vallen; - tussen laatste onderwijsdag en tentamen moet een week onderwijsvrije periode zitten; - vier tentamens en hertentamens in periode van zeven dagen is voor student te veel b. alle ongegrond c. zie ‘bevindingen’ onder letter C
15.
a. klacht dat tentamen na plaatsing in conceptversie in de definitieve versie is verplaatst b. ongegrond c. verplaatsing had plaatsgevonden oa. op verzoek studenten in gremia
16.
a. de datum van een hertentamen valt buiten periode voorgeschreven tentamenperiode
3
b. gegrond c. tentamen datum is nav. de klacht (in heel vroeg stadium) verplaatst en dit is op div. manieren bekend gemaakt 17.
a. klacht tegen verplaatsing hertentamen wegens gegrondverklaring klacht van andere student (zie klacht hiervoor) b. klacht ongegrond
18.
a. klacht dat twee tentamens niet gewisseld worden b. ongegrond
19.
a. klacht over rooster, namelijk samenloop onderwijs twee vakken en tentamen b. gegrond c. door vakgroep na en in overleg met studenten opgelost
20.
a. bezwaar samenvallen tentamendata b. ongegrond c. OER-en en ‘Regels en Richtlijnen Tentamens en Examens’ geven hiervoor regeling/oplossing
21.
a. vier klachten over ‘regeling (op) tijd inschrijven voor tentamens’ (incl. boeten van € 20,=) b. alle ongegrond c. zie ‘bevindingen’ onder letter D
22.
a. twee klachten over datum (aanvang dag) en periode openstelling tentamens b. gedeeltelijk gegrond c. nav. klachten is beleid gewijzigd: aan het begin van het jaar en/of semester wordt een overzicht/lijst op website gepubliceerd met data/weken vanaf wanneer inschrijving tentamen bij ieder vak is geopend
23.
a. klacht over drie aspecten van regelingen (procedures) en voorzieningen studenten met functiestoornis (bij tentamens) b. grotendeels ongegrond, gedeeltelijk gegrond c. n.a.v. klacht is het beleid veranderd en aangepast
24.
a. zeven klachten over overschrijden nakijktermijn Inleiding Burgerlijk recht a. klacht over overschrijden nakijktermijn Goederenrecht b. alle gegrond c. bij beide casus betrof het een overschrijding van een werkdag; verontschuldiging aangeboden; bij Inleiding Burgerlijk recht zat er als gevolg daarvan een weekend tussen; uitleg zogenoemde ‘15-werkdagen nakijk regel’ leverde verwarring op – zie ‘Bevindingen’ onder letter E.
25.
a. klacht niet-plaatsen standaardantwoorden tentamen op Blackboard b. ongegrond
4
26.
a. probleem nabespreking en inzage tentamen overdag voor deeltijders b. niet ongegrond c. zie aanbeveling bij ‘Bevindingen’ onder letter F
27.
a. onvoldoende tijd om tentamen te maken a. tekortschieten begeleiding/nakijken praktische oefening (onderdeel tentamen) a. gang van zaken rondom een tentamen(verwezen naar verkeerde ruimte) a. wijze van beoordelen a. klacht over tentamenuitslag a. opstelling docent bij opdracht/tentamen a. indeling/constructie/samenstelling eindcijfers a. student die niet op tentamenlijst voorkomt toch tijdens tentamen (‘onder voorbehoud’) toegelaten tot tentamen b. alle niet-ontvankelijk c. zie ‘Bevindingen’ onder letter G
28.
a. vier klachten tegen regeling bachelorscriptie dat slechts een beperkt aantal studenten zich kan inschrijven voor een onderwerp (en dat daarbij als beleid geldt ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’) a. klacht student die vindt dat je in voorgeschreven 2e semester eerder moet kunnen aanvangen met scriptie en er een langere periode aan moet kunnen werken b. alle ongegrond c. nav. de klachten is het eerste onderdeel ingebracht in de uitgebreide evaluatie van de bachelorscriptie die in alle gremia is behandeld. Geen wijziging van beleid.
29.
a. klacht dat bachelorscriptie alleen in 2e semester begeleid en geschreven kan en mag worden, terwijl studenten in bepaalde omstandigheden/situaties dat ook in het 1e semester willen b. niet ongegrond c. nav. de klacht is dit ingebracht in de uitgebreide evaluatie van de bachelorscriptie en is het beleid gewijzigd zodat vier groepen studenten in aanmerking komen voor een regeling om hun ba-scriptie in het eerste semester te schrijven.
30.
a. klacht ‘indeling/verdeling studenten op onderwerp/werkgroep’ vak Rechtsfilosofie b. ongegrond
31.
a. klacht tegen inhoud, opzet en inrichting vak Goederenrecht b. ongegrond c. nav. de vakevaluatie en de tentamenresultaten is voor het studiejaar 2006-2007 besloten het aantal colleges met één uit te breiden, een tentamentraining aan te bieden en videocolleges te verzorgen en is in de presentatie het belang van een goede voorbereiding bij studenten benadrukt.
5
32.
a. klacht tegen opzet vak Geschiedenis van het privaatrecht (gecombineerde hoor/werkcollege op twee achtereenvolgende dagen van de week) b. ongegrond
33.
a. slechte klimaatbeheersing (te warm en benauwd) in diverse college- en werkgroepruimtes b. niet ongegrond c. zie opmerkingen in ‘Bevindingen’ onder letter H
34.
a. vijf klachten over inschrijving als student voor opleiding [en over de afhandeling van de inschrijving en van klachten daarover door andere instituten dan de FdR zoals IB-groep en ICS] b. alle niet-ontvankelijk
35.
a. klacht over inschrijfgeld b. niet-ontvankelijk
3) Bevindingen, lessen en aanbevelingen van de Klachtencommissie FdR Bij de inventarisatie van de klachten hierboven in § 2 is bij diverse klachten al aangegeven welke lering er uit die casus is getrokken (los van de vraag of de klacht nu gegrond of ongegrond was). In onderstaand verslag geeft de Klachtencommissie naar aanleiding van bovenstaande klachten een aantal nadere opmerkingen en aanbevelingen. A) Algemeen: Welke procedure voor welke klacht moet worden gevolgd hangt af van het soort beslissing dat is genomen en van de facultaire of universitaire persoon of instantie die erbij is betrokken. Er zijn namelijk diverse ‘klachteninstanties’ en soms is het voor studenten lastig om te achterhalen bij wie je moet zijn c.q. het beste kan aankloppen. Voor de website ‘Klachten en het klachtenreglement’ wordt door de Klachtencommissie een nieuwe pagina ontworpen waarop geprobeerd is de hoofdlijnen en diverse situaties en instanties transparant aan te geven. B) nav. klacht 2 (niet reageren c.q. beantwoorden bepaalde vragen op Blackboard): Studenten stellen in de Blackboard omgeving van een vak bij het onderdeel ‘vraag en antwoord’ vaak vragen van diverse aard (bv. administratief-organisatorisch), terwijl veel docenten dit onderdeel alleen gebruikt willen zien voor vragen over de inhoud van de stof en voor vragen naar aanleidingen van de inhoud van hoorcolleges en/of werkgroepen. Indien dit zo is, dient dit helder en duidelijk en blijvend zichtbaar voor studenten te worden aangegeven (in de Blackboard omgeving zelf en bv. in het werkboek) en niet alleen te worden meegedeeld in colleges of werkgroepen. Tevens dient te worden aangegeven dat andersoortige vragen bv. bij het secretariaat of de vakcoördinator kunnen worden gesteld.
6
C) naar aanleiding van de klachtnummer 14 alsmede in de context van de nrs. 9, 10, 15 t/m 20 (planning onderwijs- en tentamenroosters): Het vervaardigen van tentamenroosters is een bijzonder complexe materie, (a) vooral door het enorm grote aantal tentamens (en hertentamens) dat in een periode van enkele weken moet worden afgenomen (dit laatste oa. als gevolg van de uniforme jaarindeling), (b) waarbij de grootte van de tentamenlokalen vervolgens moet voldoen aan het aantal studenten dat zich kan aanmelden, (c) en waarbij een complicatie is dat veel vakken deel uitmaken van meer dan een opleiding, (d) terwijl ook studenten (individueel of vertegenwoordigd in/via gremia) verschillende voorkeuren hebben (tentamen direct na het einde van het onderwijs tegenover ‘zoveel mogelijk voorbereidingstijd’), (e) en er maximaal 15 werkdagen nodig zijn voor het nakijken van de tentamens [dit is belangrijk omdat van tentamens die plaatsvinden aan het eind van de zogenoemde onderwijsluwe c.q. tentamenperiode, de uitslag zo veel mogelijk vast moet staan en verwerkt moet zijn tegen de tijd dat het onderwijs van het volgende semester begint. Dit levert anders problemen op als studenten dan willen beginnen aan een vak waarvoor het behaald hebben van het vak uit de tentamenperiode direct daarvoor een toelatingsvereiste is dan wel wanneer studenten willen instromen naar een master opleiding]. Door dit alles kan er minder flexibel worden gepland dan soms is gewenst. Hierdoor is het bijvoorbeeld (soms) onvermijdelijk dat tentamens die in dezelfde studiefase vallen, kort na elkaar plaatsvinden. Tevens is het soms onontkoombaar dat er op één dag diverse tentamens worden gepland en daardoor kan het voorkomen dat een student(e) die uit twee verschillende jaren van één studie tentamens doet of die twee richtingen doet, geconfronteerd wordt met twee tentamens op dezelfde tijd. De Klachtencommissie is van oordeel dat het afleggen van tentamens op achtereenvolgende dagen of van twee tentamens op dezelfde dag op zichzelf geen probleem is c.q zou moeten zijn (alhoewel met name dit laatste niet ideaal wordt geacht en zoveel mogelijk moet worden voorkomen). Wel moeten de tentamendata ruimschoots voor de tentamens (minimaal twee maanden) en als het even kan vóór de aanvang van een studiejaar worden gepubliceerd, zodat studenten hiermee bij de planning van hun studie(s) rekening kunnen houden. De Klachtencommissie oordeelt dat bij het tentamenrooster (2006-2007) de regels in acht zijn genomen en dat ook overigens niet gezegd kan worden dat bij afweging van alle belangen het tentamenrooster niet met inachtneming van regels van redelijkheid en billijkheid is vastgesteld, met uitzondering van de klachten onder de nummers 16 en 19). De Klachtencommissie constateert dat het (tentamen-)rooster 2006-2007 weliswaar niet onstudeerbaar is, maar ook niet ideaal is en op al z’n merites moet worden geëvalueerd, waarbij alle klachten die zijn ontvangen moeten worden meegenomen, teneinde te bewerkstelligen dat in een zo vroeg mogelijk stadium voor het studiejaar 2007-2008 een beter werkbare variant wordt geconcipieerd.
7
Kortom, de onderwijs- en tentamenroosters dienen vanwege het grote belang, zowel voor studenten als de organisatie, ieder jaar hoge prioriteit te hebben en de faculteit moet daarover bijtijds communiceren met studenten. D) nav. klachtnummer 21 (‘inschrijving tentamens’): Naar aanleiding van de klachten heeft het hoofd van het Cleveringa Instituut een reactie geconcipieerd getiteld ‘Faculteit verklaart beleid inzake procedures tentameninschrijving’ (deze is toegezonden aan klagers, maar ook gepubliceerd in de facultaire e-gids). Hierin wordt uitgelegd dat het nadrukkelijk niet de bedoeling is om met de regeling ‘inschrijving tentamens’ onnodige bureaucratie in het leven te roepen of de studenten geld uit de zak te kloppen, maar dat de faculteit met de regeling probeert een service te bieden aan de studenten (zoals de late inschrijving korter dan 10 dagen vóór het tentamen), binnen de grenzen van wat praktisch uitvoerbaar is bij een grote faculteit. De Klachtencommissie beveelt aan dit document permanent te plaatsen op de facultaire website, bv. bij ‘veelgestelde vragen/FAQ’ of bij ‘regelingen’. E) Nav. klachten bij nr. 24 (overschrijden nakijktermijn van 15 werkdagen): Op grond van het ‘Onderwijs en Examenreglement’ (OER) en de ‘Regels en Richtlijnen Tentamens en Examens’ (en de nadere uitleg in het Handboek docenten) moet de uitslag van een schriftelijk tentamen in beginsel binnen vijftien werkdagen na de dag waarop een tentamen is afgenomen, zijn vastgesteld en worden doorgegeven aan het Onderwijs Informatie Centrum. De formuleringen blijken tot misvatting te leiden over de vraag of het ‘op’ of ‘binnen’ 15 werkdagen moet zijn nagekeken dan wel dat na 14 of na 15 werkdagen na de dag van het tentamen het cijfer bekend moet zijn bij studenten. De Klachtencommissie is van oordeel dat over de datum van het bekend worden van tentamenuitslagen helderheid en duidelijkheid moet bestaan, vooral indien er belangen in het spel zijn, zoals hertentamens die daar relatief snel op volgen. Daarover moet, zelfs bij de miniemste overschrijding of wanneer verwachtingen gewekt (zouden) zijn dat een uitslag eerder bekend zou zijn/worden, in een zo vroeg mogelijk stadium mededeling worden gedaan, èn aan de directeur Onderwijs (teneinde toezicht en controle te houden) èn aan studenten (ten einde hen op de hoogte te stellen; de studenten dienen (bv. via blackboard) in alle gevallen binnen de termijn van die 15 dagen – en niet pas daarna - op de hoogte te worden gesteld dat zij de uitlag niet op de voorgeschreven dag ontvangen). De Klachtencommissie verzoekt de desbetreffende regels hierop aan te passen. F) Nav. klacht 26 (inzage en nabespreking tentamen voor deeltijders) De wet verplicht universiteiten en faculteiten om studenten een mogelijkheid te geven op inzage en nabespreking van een tentamen. In reactie op een vraag uit de Faculteitsraad is in 2006-2007 al eens aangegeven dat de wijze waarop een en ander wordt geregeld (inzage en nabespreking wel/niet gecombineerd; overdag en/of in avond; één of meer; dag- en avondstudenten wel/niet afzonderlijk; in Leiden en/of Den Haag) per studie, afstudeerrichting en vak kan verschillen, afhankelijk van het beleid en de afweging van belangen die moet worden gemaakt. Daarbij gaat het doorgaans om de beperkte middelen en mogelijkheden die er bij afdelingen en vakken (in meerdere of mindere mate) bestaan
8
zoals qua menskracht voor de organisatie, beschikbaarheid van docenten en examinatoren en zalen. De Klachtencommissie constateert dat het OER en de Regels en Richtlijnen Tentamens en Examens op zichzelf voldoet aan de (minimale) eisen van de WHW. Ook constateert de Klachtencommissie dat de facultaire regeling een bepaling bevat met het oog op overmacht van studenten om aanwezig te zijn bij inzage/nabespreking. De Klachtencommissie is van oordeel dat wanneer er slechts één inzage en/of (gecombineerde) nabespreking mogelijk is, met de organisatie daarvan zoveel als redelijkerwijs mogelijk is, rekening moet worden gehouden met de verschillende groepen studenten. In die gevallen verdient het, wanneer dat mogelijk is, de voorkeur om de inzage/nabespreking te houden op een tijdstip in de namiddag of avond, gelet op avondstudenten, deeltijdstudenten en studenten van de Campus Den Haag. De Klachtencommissie verzoekt de manager van het Onderwijs Instituut van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid om specifiek dit standpunt van de Klachtencommissie in te brengen in het overleg van de coördinatoren van onderwijsvakken en om de coördinatoren, in het algemeen, nog eens nadrukkelijk aandacht voor het onderwerp van inzage/nabespreking te vragen. G-1) Naar aanleiding van enkele klachten onder nummer 27 (tentamens): met betrekking tot (formele) klachten betreffende tentamens en in ieder geval wat betreft de inhoud van het tentamen en het nakijken en de becijfering van het tentamen ligt de competentie - en daarmee de bevoegdheid – op basis van ettelijke regels bij: (a) de examinator, degene die het tentamen nakijkt (waarbij de voorzitter van de 'Examencommissie’ een ‘bemiddelende rol’ kan spelen) van de bacheloropleiding Rechtsgeleerdheid' en (b) het 'College van Beroep voor de tentamens/examens'. Alleen indien of voor zover de vorige instanties niet bevoegd (zouden) zijn, is er ruimte voor een afhandeling via de Klachtencommissie van de FdR. G-2) Naar aanleiding van enkele klachten onder nummer 27 (tentamens): ‘Onder de streep’ zoals dat bij rechterlijke uitspraken wordt genoemd, heeft de klachtencommissie, ondanks de niet-ontvankelijk verklaring van de klachten, een overweging geformuleerd. Zonder op de stoel van de Examencommissie te gaan zitten, is de Klachtencommissie van oordeel dat voor zover er tijdens een tentamen dienaangaande iets mis mocht gaan, een examinator op enig moment tijdens het tentamen (tenzij dit absoluut niet mogelijk is) moet aangeven hoe hij de desbetreffende omstandigheden oplost c.q. compenseert of verdisconteert. De Klachtencommissie zal er bij de Examencommissie en het hoofd van het Cleveringa Onderwijsinstituut op aandringen dat er min of meer uniforme regelingen of ‘best practices’ komen voor aspecten zoals hoe docenten/surveillanten dienen op te treden bij verstoring van de orde door bv. geluidsoverlast van buiten. H) Nav. klachtnummer 33 (slechte klimaatbeheersing): Navraag naar aanleiding van de klacht leerde de Klachtencommissie dat het centrale aanspreekpunt bij klachten over de ‘luchtvoorziening’ in hoorcollegezalen en werkgroepruimtes, de Servicedesk, van studenten en docenten geen klachten over
9
werkgroeplokalen heeft ontvangen. Wel heeft de servicedesk klachten en verzoeken ontvangen over de hoorcollegezalen, over de bibliotheek, over medewerkersruimten en dergelijke. Hiernaar zijn diverse onderzoeken verricht en zijn naar aanleiding daarvan wijzigingen aangebracht. Tevens is men nog bezig verschillende veranderingen aan te brengen. De Klachtencommissie heeft op twee dagen bij drie werkgroepdocenten gedurende hun werkgroep in de pauze in de lokalen zelf gevraagd naar hun bevindingen. Deze docenten in de lokalen A 0.14, A 0.28, A 1.44, B 0.41 en B 0.30 onderschreven in september de klacht. De Klachtencommissie heeft de bevindingen doorgegeven aan de directeur Bedrijfsvoering van de FdR met het verzoek dit in behandeling te nemen. Deze heeft aangegeven hierover contact op te zullen nemen met Vastgoedbeheer, Gebouwenbeheer en het Universitair Facilitair Bedrijf. o-o-o
10
