Jaarverslag 2013
2 juni 2014
Inhoud 1.
Voorwoord....................................................................................................................................... 2
2.
NVBT bestuur in 2013...................................................................................................................... 3
3.
Project Digitalisering waardevolle plantencollecties. ..................................................................... 5
4.
Project Planten voor de Toekomst, botanische tuinen in actie! ..................................................... 6 4.1
Projectstructuur- en organisatie ............................................................................................. 7
4.2
Kick-off bijeenkomst ................................................................................................................ 7
4.3
Projectplan .............................................................................................................................. 9
4.4
Projectresultaten ..................................................................................................................... 9
4.4.1 Werkpakket 1: Projectmanagement ...................................................................................... 9 4.4.2 Werkpakket 2 en 3: Proeftuinen en applicaties ..................................................................... 9 4.4.3 Werkpakket 4: Data en technische infrastructuur ............................................................... 11 4.4.4 Werkpakket 5: Programmering en samenwerking .............................................................. 11 4.4.5 Werkpakket 6: Communicatie .............................................................................................. 12 4.4.6 Werkpakket 7: Kunstproject ................................................................................................. 12 5.
Jaarrekening 2013 ......................................................................................................................... 13
1
1.
Voorwoord
Voor u ligt het jaarverslag over het jaar 2013 van de Nederlandse Vereniging Botanische Tuinen (NVBT). 2013 is voor de NVBT een bijzonder jaar geweest, aangezien de Vereniging in dat jaar het voorstel voor een samenwerkingsproject met de titel Planten voor de Toekomst, botanische tuinen in actie gehonoreerd kreeg door de Nationale Postcode Loterij. De Nationale Postcode Loterij heeft in 2013 ten behoeve van het project voor de periode 2013-2017 een bedrag van € 2.000.000 uitgekeerd aan NVBT. Citaat uit het persbericht 13 februari 2013: “Zojuist is tijdens het Goed Geld Gala bekend gemaakt dat de Nederlandse Vereniging van Botanische Tuinen (NVBT) een eenmalige bijdrage van 2 miljoen euro van de Nationale Postcode Loterij ontvangt voor het samenwerkingsproject “Planten voor de toekomst”. In samenwerking met Waag Society gaan de tuinen in dit project de gegevens van hun plantencollecties met elkaar verbinden en op een innovatieve wijze delen met het publiek. Het Goede Geld van de Nationale Postcode Loterij voelt als een welkome erkenning van de kerntaken die de tuinen verrichten; het (wetenschappelijk) beheer van de collecties, het tentoonstellen van de planten en het vertellen van de verhalen over de planten. Dit sluit ontzettend goed aan bij de groeiende publieke belangstelling voor groen, voor duurzaamheid en voor natuur dicht bij huis. Een fantastische opsteker voor allen die werkzaam zijn in de tuinen en voor het publiek dat de tuinen bezoekt.” Het jaar 2013 stond derhalve in het teken van versterkte samenwerking tussen de 21 NVBT tuinen. Verslaglegging over dit project vindt u in hoofdstuk 4. In dit jaarverslag is ook de voortgang van het project digitalisering waardevolle plantencollecties opgenomen. Dit project is door de NVBT in 2012 aangevraagd bij het Prins Bernhard Cultuur Fonds (PBCF) en in het voorjaar 2014 formeel afgerond. Zie hiervoor hoofdstuk 3. In hoofdstuk 2 staat de verslaglegging van de werkzaamheden van het NVBT bestuur.
2
2.
NVBT bestuur in 2013
De Nederlandse Vereniging Botanische Tuinen, opgericht in Utrecht op 18 februari 1998, stelt zich ten doel de belangen van de leden te behartigen onder andere door te streven naar het bevorderen van interne en externe contacten van de leden, het versterken van de museale functies van de leden en het versterken van de maatschappelijke functies die verbonden zijn aan het bezit en/of beheer van de Nationale Plantencollecties en daar waar mogelijk aan het verbeteren van de horticultuur. De ultieme doelstelling van de NVBT is het leveren van een bijdrage aan het behoud van biodiversiteit. In 2013 bestond het bestuur uit de volgende bestuursleden: voorzitter: de heer W.N.J. Ursem penningmeester: de heer A.Oudijk secretaris: mevrouw J.J. ’t Hart (tot 10 april 2013) secretaris: mevrouw M. van Bracht (vanaf 10 april 2013, voorheen bestuurslid) bestuurslid: de heer P.Baas, tevens voorzitter Stichting Nationale Plantencollectie De NVBT heeft geen directie. Het NVBT bestuur heeft in 2013 vier keer vergaderd. Per 31 december 2013 zijn er bij de NVBT 21 tuinen aangesloten. Het bestuur van de NVBT heeft in 2013 na het verkrijgen van de gelden voor het project Planten voor de Toekomst in haar vergaderingen besluiten genomen over de projectorganisatie en projectstructuur. Na vaststelling hiervan is de aansturing gedelegeerd naar de stuurgroep van het project (zie onder 4.1.) De visitatiecommissie is in 2013 weer bij verschillende tuinen op bezoek geweest. Belmonte arboretum is in 2013 officieel als NVBT lid toegelaten. Het bestuur heeft in 2013 brieven gestuurd naar het VU bestuur om te pleiten voor het behoud van de VU Hortus en heeft aan het bestuur van de Universiteit Utrecht brieven gestuurd om korting op de financiering van de Botanische tuinen Utrecht te voorkomen. Een belangrijke gebeurtenis in 2013 was het besluit over nauwere samenwerking tussen Stichting Nationale Plantencollectie (SNP) en de NVBT. In 2013 is besloten dat:
de SNP verantwoordelijk blijft voor haar kerntaken: kwaliteitsbewaking van de nationale planten collecties en de contacten met de Dienst regelingen Pieter Baas namens SNP tevens NVBT bestuurslid wordt het NVBT bestuur zich meer gaat richten op netwerken en fondsenwerven.
3
Bestuur van de Nederlandse Vereniging Botanische Tuinen, 2 juni 2014
W.N.J. (Bob) Ursem
A. (Arie) Oudijk
M. (Melitta) van Bracht
P. (Pieter) Baas
4
3.
Project Digitalisering waardevolle plantencollecties.
Op 17 april 2012 kreeg de NVBT het bericht te horen dat het Prins Bernhard Cultuur Fonds had besloten een bijdrage te verlenen van € 30.000 voor het project Digitaliseren waardevolle plantencollecties. Het grootste deel van het werk aan dit project is verricht in 2012 en 2013; dit project is in september 2013 inhoudelijk afgerond. Dit project richtte zich vanuit de samenwerkende tuinen op twee tuinen met een achterstand in het digitaliseren van de plantencollecties, te weten de VU Hortus in Amsterdam en de Oranjerie de Groene Parel in Den Helder. Senior collectiebeheerders begeleidden in dit project uitvoerende junioren. Het resultaat van dit project leverde ruim 6.000 gedigitaliseerde accessies op bij de VU Hortus en 1.300 accessies in Den Helder. Aan dit project hebben vanuit de NVBT de volgende mensen meegewerkt:
Joke ’t Hart, projectleider Renske Ek, senior collectiebeheerder, inhoudelijk advies Mirjam Lemmens, senior collectiebeheerder, inhoudelijk advies Sarina Veldman, junior uitvoerder, invoeren gegevens, plantennamencheck en labels Merlijn de Graaf, junior uitvoerder, invoeren gegevens, plantennamencheck en labels Ben Terwel, junior uitvoerder, invoeren gegevens, plantennamencheck en labels.
Voor Den Helder en voor de VU Hortus is deze ondersteuning vanuit de NVBT belangrijk geweest voor het vergroten van de collectiebeheer kennis van de medewerkers. Naast het borgen van de gegevens van de planten uit de collectie, was dus ook kennisdelen met collega’s binnen de NVBT een belangrijke component binnen dit project. Externe specialisten op het gebied van kennis van bepaalde planten hebben belangeloos aan dit project bijgedragen.
5
4.
Project Planten voor de Toekomst, botanische tuinen in actie!
De NVBT vatte in 2010 het plan op om de samenwerking tussen de NVBT tuinen te versterken door te investeren in het ontwikkelen van een gezamenlijk project in de hoop dat er een subsidiegever gevonden zou kunnen worden om dit project te honoreren. In 2010 is voor het eerst een projectvoorstel ingediend bij de Nationale Postcode Loterij. In 2011 is een tweede poging ondernomen. In 2012 is een derde aanvraag ingediend samen met Waag Society. Deze laatste aanvraag is gehonoreerd met een bedrag van 2 miljoen euro voor een periode van vijf jaar. De tuinen hebben in de aanvraag toegezegd te streven naar een eigen bijdrage rond 75.000 euro voor een periode van vijf jaar. De kern van het project Planten voor de Toekomst is het verbinden van de gegevens van de plantencollecties uit de verschillende bij de NVBT aangesloten tuinen en het delen van die kennis over planten op een innovatieve wijze met het publiek. De NVBT werkt hierbij nauw samen met Waag Society aan de ontwikkeling van de publieksprogrammering via co-creatie met bestaand en potentieel nieuw publiek en andere betrokkenen. Met als doelen het versterken van de rol van de NVBT tuinen als kenniscentrum van biodiversiteit van planten en het samenwerken aan een eigentijdse publieksprogrammering als musea met levende plantencollecties. Met als resultaat dat bezoekers van de tuinen in de nabije toekomst niet alleen van de rust en schoonheid in de tuinen genieten, maar dat zij ook meer leren over het belang van planten voor een duurzame wereld. De tuinen slaan hiermee een brug tussen hun rijke verleden en een duurzame toekomst. Metamorfose
• Dialoog met nieuw en bestaand publiek over planten via eigentijdse kanalen • Versterking samenwerking tuinen • Aansluiten en ontsluiten collectiegegevens
Op 13 februari 2013 kreeg deze financiering door de Nationale Postcode Loterij tijdens het Goed Geld Gala in het Concertgebouw haar beslag.
6
4.1
Projectstructuur- en organisatie
In de maanden maart en april 2013 is de projectorganisatie van Planten voor de Toekomst ingericht. Planten voor de Toekomst is een project van de NVBT en valt onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de NVBT. Het bestuur heeft voor de aansturing van dit project een stuurgroep ingesteld. In de stuurgroep hebben de volgende personen zitting:
Paul Kessler: prefect Hortus Botanicus, Leiden Dedde Smid: directeur Arboretum Belmonte, Wageningen Marleen Stikker: directeur Waag Society.
Het project wordt uitgevoerd door een projectteam waarvan de kern bestaat uit:
Joke ’t Hart (projectleider NVBT/Planten voor de Toekomst) Renske Ek (deelprojectleider data en technische infrastructuur) Job Spierings (projectleider Waag Society) Dick van Dijk (creatief directeur Waag Society)
Bij het projectteam sloten in 2013 ook mensen aan die op freelance basis of anderszins meewerkten aan het project:
Arianne van der Doelen, financieel advies Auke Ferwerda, creatief advies Cornelia Bruinewoud, kunstenares Astrid van Heezik, communicatie-advies Helma van Rijn, creatief ontwerper Waag Society Bert Spaan, softwareontwikkelaar Waag Society Susanne Afman, communicatiemedewerker Waag Society
Binnen het project is de NVBT, op onderdelen, een nauwe samenwerking aangegaan met Waag Society. Deze samenwerking op onderdelen is vastgelegd in een samenwerkingsbrief.
4.2
Kick-off bijeenkomst
Ruim zestig deelnemers uit de verschillende botanische tuinen kwamen op 25 april 2013 bijeen in de Waag in Amsterdam om samen te brainstormen over de mogelijkheden van het project. Ze bogen zich over de volgende vragen: 1. 2. 3.
Hoe ziet het botanisch kenniscentrum eruit in 2017? Hoe ziet het publiek er in 2017 uit en wat doet het publiek in de tuin? Hoe ziet het netwerk eruit in 2017?
Aan het eind van de dag zijn in een plenaire sessie de resultaten van deze brainstorm samengevat in vijf belangrijke aandachtsgebieden
7
Identiteit van de NVBT: Wat willen we als koepel zijn? Publieksgroepen: Welke zijn het en hoe zien we onze rol? Toegankelijk botanisch kenniscentrum: Hoe ziet dat eruit? Samenwerking nationaal en internationaal: Met wie werken we samen? Duurzaam inkomsten model: Hoe verdienen we er geld mee?
Het was een zeer enthousiaste bijeenkomst waar de zaadjes voor een duurzame samenwerking tussen de tuinen en tussen NVBT en Waag Society zijn gezaaid! Er is aan het einde van de bijeenkomst een planning op hoofdlijnen opgesteld die hieronder staat weergegeven.
8
4.3
Projectplan
In de maanden mei en juni is op basis van het gehonoreerde projectvoorstel een projectplan opgesteld en er is een meerjarenbegroting voor de hele projectperiode (2013-2017) gemaakt. Er is besloten het samenwerkingsproces te starten langs verschillende lijnen waarbij de resultaten van de verschillende onderdelen steeds ook het verloop van de andere onderdelen zullen beïnvloeden. Deze samenhang is weergegeven in bovenstaande tabel, getiteld Planning Planten voor de Toekomst. Het project is opgedeeld in de volgende werkpakketen: projectmanagement, proeftuinen, applicaties, data en technische infrastructuur, communicatie, programmering en samenwerking en het kunstproject.
4.4
Projectresultaten
In augustus is het project echt van start gegaan op basis van het jaarplan 2013 en de daarbij behorende vastgestelde mijlpalen. De stuurgroep is in 2013 vijf keer bijeengeweest. Verslaglegging van de werkzaamheden van de afzonderlijke werkpakketten in 2013: 4.4.1 Werkpakket 1: Projectmanagement
Joke ’t Hart is als projectleider van Planten voor de Toekomst Joke ’t Hart aangesteld door het NVBT bestuur. Tot 1 november 2013 was zij in dienst bij de Hortus botanicus Amsterdam, van waaruit zij was gedetacheerd bij de NVBT. Vanaf 1 november 2013 is zij als projectleider Planten voor de Toekomst aangesteld bij de NVBT. De projectleider werkt nauw samen met de deelprojectleider data, Renske Ek. Auke Ferwerda heeft in 2013 als adviseur een bijdrage aan het projectmanagement geleverd onder andere door een aantal brainstormsessies mede te organiseren. Arianne van der Doelen heeft samen met de projectleider de financiën van het project op de rit gezet door het opstellen van meerjarenbegrotingen en het instellen van een boekhoudkundig systeem. Samen hebben zij de vele vragen die op het pad komen van een nieuw op te zetten project het hoofd geboden. Job Spierings nam het management van samenwerkingspartner Waag Society op zich en stemde hierover af met de projectleider. Eind 2013 waren projectjaarplan en projectbegroting 2014 van het project Planten voor de Toekomst gereed en goedgekeurd door stuurgroep en bestuur en voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering van de NVBT (najaarsvergadering 21 november 2013). 4.4.2 Werkpakket 2 en 3: Proeftuinen en applicaties
Eind augustus is de eerste proeftuin van start gegaan. Zes bijeenkomsten in drie tuinen (Leiden, Doorn en Nijmegen) met deelnemers uit tien verschillende NVBT tuinen onder aansturing van medewerkers van Waag Society genereerde een hoop enthousiasme. Er is uitgebreid verslag gelegd
9
over deze bijeenkomsten via blogs op de website www.botanischetuinen.nl onder de tab Planten voor de Toekomst. Tijdens de eerste proeftuin is het prototype van de loep ontwikkeld. Deze prachtige metafoor kan bij de plant het onzichtbare zichtbaar maken. Het prototype (waar nog veel aan kan worden doorontwikkeld) oogstte zeer veel lof bij de try-out, de laatste proeftuinbijeenkomst. Vastgesteld is dat dit zeker een interessante applicatie is. Of we binnen het project de loep gaan doorontwikkelen is eind 2013 nog niet besloten. Dit hangt onder andere af van de resultaten van de volgende proeftuin(en) in 2014. De eerste proeftuin bestond uit een reeks van 6 wekelijkse ontwerpsessies van 1 dag. De 16 deelnemers vanuit de Botanische Tuinen hadden in het gewone leven diverse functies, zoals bestuur, directie, collectiebeheer, educatie, communicatie, rondleiders en vrijwilligers. Vanuit Waag Society namen twee conceptontwikkelaars en een softwareontwikkelaar deel. Het bleek enorm belangrijk de tijd te hebben om met elkaar te praten over o.a. wat nu eigenlijk een botanische tuin is, maar ook om te ontdekken dat er collega’s zijn in andere tuinen die met vergelijkbare dingen bezig zijn: kennis delen en uitwisselen van ervaringen leverde heel veel positieve energie op. We stelden vast dat in de tuinen weliswaar de botanische kennis over de collecties zijn samengebracht maar dat de verhalen bij de planten nog niet voldoende gedocumenteerd zijn. Aan die verhalen is tijdens de proeftuin veel aandacht besteed. In het Von Gimborn Arboretum in Doorn brachten de deelnemers de rijkheid aan verhalen van de verschillende tuinen in kaart en leerden ze het bestaande publiek beter kennen. In Hortus Botanicus Leiden ontwikkelden de deelnemers drie concepten op basis van verschillende technische toepassingen. Een pratende boom met scratch en makey makey (software waarmee je alledaagse dingen verandert in touchpads), een loep met augmented reality en een interactieve route door de tuin met 7scenes (verhalenplatform om routes te maken op je smartphone). De loep werd in dit proeftuin proces gekozen als meest geschikte applicatie vanwege zijn metaforische betekenis met betrekking tot het doen van onderzoek, zijn speelse manier van interactie met publiek en brede inzetbaarheid in de verschillende tuinen. De loep lijkt een uitstekend middel om het de onzichtbare geheimen van de planten zichtbaar te maken. In Hortus Arcadië Nijmegen werkten de deelnemers de mogelijkheden van de loep verder uit. Tenslotte evalueerden de deelnemers in de laatste sessie de loep met het publiek door middel van een werkend prototype van de loep. Het wekelijks samenkomen in de ontwerpsessies leidde tot nadere kennismaking tussen deelnemers met verschillende functies uit de afzonderlijke tuinen en tot meer samenwerking tussen de tuinen en ook voor voldoende draagvlak voor het project Planten voor de Toekomst. Eind 2013 is deze proeftuin door de deelnemers als zeer goed geëvalueerd en is er besloten de volgende proeftuin in 2014 de zoektocht naar nieuwe doelgroepen centraal te stellen.
10
4.4.3 Werkpakket 4: Data en technische infrastructuur
In 2013 is gestart met de inventarisatie van de huidige databasesystemen (wensen en knelpunten) bij de NVBT tuinen. Deze fase is eind 2013 afgerond. De inventarisatie was van belang voor de volgende fase in dit werkpakket namelijk het ontwikkelen van een nieuw systeem van waaruit de gezamenlijke collectiegegevens van de tuinen via een ‘Plantenvinder’ ontsloten zullen worden. Gedacht wordt aan een nieuwe website met een achterliggende database waar gemakkelijk de gegevens van de tuinen naartoe getransporteerd kunnen worden. Uitgangspunt hierbij is dat de tuinen hun eigen collectie blijven beheren in hun eigen systeem en dat zij zelf kunnen beslissen welke gegevens ze uploaden naar de website. In de loop van de eerste proeftuin zijn we ons bewust geworden van het belang van de verhalen over de planten in de dialoog met de bezoekers van de tuinen. Deze verhalen zijn voor het publiek onze schatkist. Ze zijn echter nog maar nauwelijks gedocumenteerd en gearchiveerd bij de verschillende tuinen. Planten voor de Toekomst ziet het als haar opdracht het verzamelen van deze verhalen mee te nemen in het project. Voor de bundeling van de verhalen zal in 2014 een apart plan van aanpak gemaakt worden. Tijdens proeftuin twee zullen we ook de wensen en ideeën van de (potentieel nieuwe) bezoekers inventariseren en meenemen in de keuzes voor de ontwikkeling van de website. 4.4.4 Werkpakket 5: Programmering en samenwerking
Een belangrijke doelstelling van het project Planten voor de Toekomst is de bevordering van de samenwerking tussen de NVBT tuinen. Kennisdelen en deskundigheidsbevordering zijn hiervoor sleutelwoorden. Het kennisdelen is door de organisatie van de eerste proeftuin in 2013 extra gestimuleerd. In de formele organisatie is het kennisdelen verder gestructureerd in de horizontale overleggen van collectiebeheerder, educatiemedewerkers en communicatiemedewerkers. In 2013 zijn twee brainstormsessies georganiseerd: een over de identiteit van de botanische tuinen en een over trends en nieuwe doelgroepen. Belangrijke conclusies van de brainstorm over identiteit: De BGCI definitie (BGCI=Botanical Gardens Conservation International, de internationale koepel van botanische tuinen)van een botanische tuin is ook voor de Nederlandse tuinen van toepassing. Deze luidt: Botanische tuinen zijn tuinen waar collecties planten worden beheerd en behouden ten behoeve van onderzoek, educatie, behoud biodiversiteit en presentatie aan het publiek. De authenticiteit van de tuinen is belangrijk om vast te houden en te koesteren, maar de tuinen moeten ook innovatie een belangrijke plek geven. Planten zijn tot in hun nerven economisch, maatschappelijk en cultuurhistorisch relevant zijn; het is een rol van de botanische tuinen dit met een groot publiek te delen.
11
De brainstorm over maatschappelijke trends en nieuwe doelgroepen leverde munitie op voor de tweede proeftuin: vergroening van de leefomgeving, verlangen van mensen in steden naar groen om de hoek, tuinieren in de stad, en toename van de energieke ouderen werden genoemd als richtingen om verder te denken over nieuwe doelgroepen voor de tuinen. Een ander aspect van de samenwerking hier te noemen is dat vanaf eind 2013 twee kortingsacties voor alle NVBT tuinen zijn gestart, te weten van de Nationale Postcode Loterij en van de Vereniging Natuurmonumenten. Deze acties lopen door tot eind 2014 (tweede toegangskaartje gratis). 4.4.5 Werkpakket 6: Communicatie
Als belangrijk (vooreerst nog intern) communicatiemiddel is gekozen voor de Nieuwsbrief. Direct na de kick-off in april 2013 is de eerste Nieuwsbrief van Planten voor de Toekomst verschenen. De eerste nieuwsbrief werd geschreven in de vorm van een uitgebreid verslag om de resultaten van deze belangrijke bijeenkomst vast te houden. Daarna kreeg de Nieuwsbrief een duidelijker vorm als Nieuwsbrief. In 2013 zijn vier nieuwsbrieven verschenen: mei, augustus, oktober en december. Niet alleen informatie over het project maar ook informatie over activiteiten in de verschillende tuinen zijn hierin opgenomen. Eind 2013 is het eerste communicatieplan voor het hele traject van het project Planten voor de Toekomst gereed gekomen. In dit plan hebben belangrijke punten zoals profilering en positionering hun beslag gekregen. Het communicatieplan wordt in 2014 verder uitgewerkt na proeftuin 2 als de keus voor de nieuwe doelgroepen nader is bepaald. In 2013 is over het project Planten voor de Toekomst gepubliceerd in het jubileumnummer van de Hortus botanicus Amsterdam en in het tijdschrift van de Nederlandse Tuinenstichting. 4.4.6 Werkpakket 7: Kunstproject
Eind 2013 is een plan van aanpak inclusief een communicatieplan opgesteld van het kunst en participatieproject van de kunstenares Cornelia Bruinewoud; dit plan was in aanzet opgenomen in het door de Nationale Postcode Loterij gehonoreerde projectvoorstel. Het plan bevat het ontwikkelen en onthullen van een sculptuur in de vorm van een zaad. Zaden bevinden zich ondergronds, zijn niet zichtbaar maar van onschatbare waarde: dit thema staat centraal in de uitwerking van dit deelproject. Verschillende communicatieonderdelen zijn voor 2015 en 2016 geprogrammeerd; het zoeken van een gouden replica van de sculptuur (doelgroep ouders en kinderen) en een fotowedstrijd over zaden. Dit deelplan van het kunstproject zal in 2014 worden geïntegreerd in het communicatieplan van het totale project.
12
5.
Jaarrekening 2013
De financiële verslaglegging tenslotte is opgenomen in de bijgevoegde jaarrekening 2013.
13
