Jaarverslag 2013
Juni 2014 Bart Sonnenberg 1
Inleiding Hierbij treft u aan het jaarverslag van de stichting over 2013. In dit verslag schrijf ik als directeur – bestuurder van PCBO Baarn Soest een algemene terugblik , geef inzicht in de noodzakelijke kwantitatieve gegevens en beschrijf onze ontwikkelingen, verwachtingen en risico’s voor de nabije toekomst. Dit jaarverslag dient tevens ter verantwoording aan het ministerie. Als leidraad maak ik gebruik van het formulier “Minimale inhoudsvereisten bestuursverslag 2013” van Dyade. Juni 2014 Bart Sonnenberg Directeur - bestuurder
2
A. Algemene terugblik De missie en de visie van de Stichting zijn als volgt verwoord in het Stichtingbeleidsplan: •
Stichtingsmissie, waar we voor staan Stichting PCBO Baarn – Soest richt zich als organisatie, geïnspireerd door Bijbelse waarden en normen, op de permanente ontwikkeling van de leerlingen, de medewerkers en de organisatie.
•
Stichtingsvisie, waar we voor gaan De Stichting wil het beste uit alle leerlingen halen. Het streeft vanuit de protestants christelijke traditie naar het aanbieden van excellent onderwijs. Onze verbondenheid met die traditie geeft ons een open houding naar de ander in de breedste zin. Die open houding kenmerkt zich door betrokkenheid, verantwoordelijkheid, compassie, inspiratie, duurzaamheid, passie en lef. In de Bijbelse verhalen over Jezus worden we hierin aangespoord. Wij vinden in deze pluriforme samenleving de dialoog essentieel. Het scherpt ons om onze identiteit levend te houden en nodigt uit om samen met de ander op zoek te gaan naar wat ons inspireert en bindt. Dit alles vertaalt zich in: • het ontdekken en verwerven van de wereld vanuit een gezonde nieuwsgierigheid; • het creëren van een werk – en leefomgeving waarin leerlingen sociaal competent worden met verantwoordelijkheid voor zichzelf, de ander en de wereld dichtbij, maar ook veraf. • het volwaardig volwassen kunnen worden in een veilige, kansrijke leeromgeving; • het bieden van een stevig fundament voor blijvend leren en ontwikkelen, zowel voor leerlingen als voor medewerkers; • het leren filteren van de juiste kennis en informatie om een goed oordeelvormend vermogen te ontwikkelen; Vanuit de missie en visie hebben we onze ambities geformuleerd, te weten: 1. In 2015 werken alle scholen aantoonbaar handelingsgericht (HGW) / opbrengstgericht (OGW) om kwalitatief hoogwaardig onderwijs te creëren voor alle kinderen. 2.
In 2015 heeft elke school een meetbare stap voorwaarts gezet richting haar eigen uitdagende doelen en resultaten met betrekking tot eigentijds, kwalitatief hoogwaardig onderwijs. Daarnaast heeft in 2015 één derde van onze scholen het predicaat ‘topschool’ ontvangen.
3. Vanaf 2014 is onze Stichting financieel voorspelbaar en gezond.
4. In 2015 is de Stichting nog steeds een sterke partner in de onderwijsmarkt
3
Onderwijs: Iedere school heeft 3x een formeel schoolbezoek ontvangen van de directeur – bestuurder. In februari/ maart zijn alle scholen bezocht op de items identiteit, onderwijsopbrengsten en handelingsgericht / opbrengstgericht werken (ambitie1). Per school is een verslag gemaakt en zijn vervolg afspraken gepland. Het schoolbezoek van juni / juli richtte zich op de afspraken per school vanuit het vorige schoolbezoek, de onderwijsopbrengsten en de voortgang van de schoolplan activiteiten. Het bezoek in oktober richtte zich op de voortgang van het schoolplan en de ontwikkelingen op het item excellente school (ambitie 2). Naast deze formele bezoeken zijn 5 scholen, KWS, Guido, Postiljon, Da Costa en Waterinkschool door verschillende omstandigheden iedere maand bezocht. Dan betrof het een voortgangsgesprek op basis van een ontwikkelpunt. Speciale inzet is getoond op de tweede ambitie gericht op de excellente school. De werkgroep belast met aandacht voor deze ambitie heeft op 23 mei de aftrap gegeven voor het ontwikkelen per school van een excellent onderwerp. Tijdens 3 directievergaderingen heeft de werkgroep opdrachten verstrekt en is het gesprek aan gegaan om deze ambitie meer gestalte te geven. Dat blijkt geen makkelijke opdracht te zijn. Besloten is om de studieavond met het bestuur en de GMR in mei 2014 als volgende stap in dit proces naar excellente scholen en excellent onderwijs te nemen. In april is de stichting gevisiteerd door 3 andere PO schoolbesturen. Dit visitatieproject is een initiatief vanuit het netwerk van de directeur – bestuurder. De visitatieopdracht richtte zich op de tweede ambitie en werd in oktober uitgevoerd. Het leverde een herformulering op waardoor niet het product excellente school, maar meer het proces van school- en onderwijsontwikkeling centraal komt te staan. Het advies om meer geledingen van de school te betrekken bij dit proces is door de werkgroep opgepakt. In 2013 is het formele besluit genomen om toe te treden tot het nieuw op te richten samenwerkingsverband SWV De Eem. Vanuit onze stichting is de directeur – bestuurder gekozen als één van de bestuurders van het nieuwe samenwerkingsverband. Om de rollen goed te scheiden en belangenverstrengeling te voorkomen behartigt mevrouw W. Zonneveld, als lid van ons algemeen (toezichthoudend) bestuur de belangen van onze stichting binnen het nieuwe samenwerkingsverband. In het opstellen van het ondersteuningsplan voor de regio hebben verschillende personeelsleden van onze stichting meegewerkt in de daarvoor opgerichte klankbordgroepen. Het personeelsmagazine is 3x verschenen in 2013. In dit jaar is het blad van een volledig papieren versie overgegaan naar een digitale versie. Dit is kostenbesparend en sluit goed aan de bij de digitale ontwikkelingen binnen ons onderwijs.
Onderwijsinspectie: In 2013 heeft de inspectie de KWS (april), de Guido de Bresschool (juni), de Waterinkschool ( oktober) en de Postiljon (november) bezocht. Op 16 november bezocht de inspecteur het bestuursbureau om de toezichtontwikkelingen en risico’s te bespreken. Het betrof een globaal beeld van onze 10 scholen. Eind van het kalenderjaar hadden de KWS en de Postiljon het predicaat zwak. (Per maart 2014 is de Postiljon op voldoende gekomen, maar zit de KWS nog in zwak en moet dit voor april 2015 hebben weggewerkt !).
4
Beleidsontwikkeling: Op het gebied van beleidsontwikkeling is het identiteitsdocument bijgesteld en hernieuwd vastgesteld. De Waterinkschool in Smitsveen Soest is door terugloop van leerlingen onder de opheffingsnorm gekomen. Daarvoor is specifiek beleid ontwikkeld vanuit de gedachte dat: a. De stichting wil nadrukkelijk vertegenwoordigd zijn in de 5 wijken van Soest: Overhees, Smitsveen / Klaarwater, Soestdijk, Soest – Zuid, Soesterberg. De Waterinkschool is onze enige school in Smitsveen / Klaarwater. b. De Stichting staat voor christelijk geïnspireerd onderwijs met een aanbod van excellent onderwijs dat het beste uit de kinderen wil halen.
Dit beleid richt zich op onderwijskwaliteit, schoolnabijheid en betaalbaarheid en is vastgesteld voor een periode van 4 jaar. Jaarlijks in september volgt een tussenstand en indien nodig een bijstelling op het beleid.
Kwaliteitszorg: De stichting hanteert het INK management model (Instituut Nederlandse Kwaliteit) als basissysteem voor de kwaliteitszorg.
Het Stichtingbeleidsplan is samen met de schoolplannen in een kalenderjaarcyclus gezet, waarbij nadrukkelijk de kwaliteitscyclus van jaarverslag (maart) en jaarplan (november) voor de stichting, maar ook voor de scholen wordt gehanteerd. De schoolbezoeken, de gesprekscycli voor personeelsleden , de enquêtes voor ouders, leerkrachten en leerlingen , de gebouw - en materiële inventarisatie en de financiële controle vormen onderdeel van de kwaliteitszorg. Specifiek in dit kalenderjaar heeft iedere school in zijn jaarverslag de kwaliteitsvragen gekoppeld aan de kwaliteitsindicator van de onderwijsinspectie. Het gaat om indicator 9.1 t/m 9.7. De directie van de school geeft daarin aan op welke wijze het kwaliteitsaspect zichtbaar en meetbaar is gemaakt. Dit geheel zal in het kalenderjaar 2014 worden uitgebouwd. Kwaliteitsaspect 9 De school heeft een systeem voor kwaliteitszorg. 9.1 De school heeft inzicht in de onderwijsbehoeften van haar leerlingenpopulatie. 9.2 De school evalueert jaarlijks de resultaten van de leerlingen. 9.3 De school evalueert regelmatig het onderwijsleerproces. 9.4 De school werkt planmatig aan verbeteractiviteiten. 9.5 De school borgt de kwaliteit van het onderwijsleerproces. 9.6 De school verantwoordt zich aan belanghebbenden over de gerealiseerde onderwijskwaliteit. 9.7 De school draagt zorg voor de kwaliteit van het onderwijs gericht op bevordering van actief burgerschap en sociale integratie, met inbegrip van het overdragen van kennis over en kennismaking met de diversiteit van de samenleving
5
Bestuurlijk toezicht: In het najaar besluit het algemeen bestuur in het kader van de professionalisering een samenwerking aan te gaan met VERUS. In december wordt het contract hiervoor getekend. Mevrouw C. Rhebergen zal het algemeen bestuur begeleiding in het optimaliseren van het gekozen bestuursmodel. De begeleiding vertaalt zich in 3 cursusavonden voor het hele bestuur en ondersteuning van de directeur – bestuurder voor 3 dagdelen bij de verwezenlijking van de planlast. Dit traject start in het voorjaar van 2014.
Personeel: Voor de werving en selectie van een nieuwe directeur voor de Da Costaschool hebben we gebruik gemaakt van een extern bureau. Dit is goed bevallen en heeft geresulteerd in de benoeming van een nieuwe directeur per 1 februari 2013. Daarmee is niet alleen de school, maar zijn al onze scholen weer voorzien van een directeur. Door het vertrek van de IB er naar elders hebben we moeten werven voor de KWS en de Gaspard. Binnen de organisatie bleek geen geschikte kandidaat te zijn. Voor de Gaspard kon de benoeming naadloos aansluiten met het vertrek van de toenmalige IB er. Voor de KWS is een overbrugging gecreëerd met externe hulp voor een periode van een half jaar.
Huisvesting: Centrale thema voor de huisvesting voor 2013 is het voorbereiden van de bouw van de Brede School Baarn Noord (BSBN). Dit is een samenwerkingsproject van de gemeente Baarn, de schoolbesturen van het Sticht en PCBO Baarn – Soest , Versa Welzijn voor het peuterspeelzaalwerk en Kind en Co voor de kinderopvang. Op 16 januari 2013 is de samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de twee schoolbesturen getekend. Op 17 september is de vaststellingsovereenkomst getekend, waarmee de beide schoolbesturen gezamenlijk bouwheer zijn geworden. In het najaar zijn met de overige partners huurintentie overeenkomsten getekend. De meeste tijd is gaan zitten in de onderhandelingen over de dalende normvergoeding en de mogelijke financiële risico’s bij de bouw. De gemeente heeft conform andere scholenbouwprojecten in Baarn vastgehouden aan de opstelling dat het prijspeil / normvergoeding geldt in het jaar van bouwen. (Uiteindelijk heeft de gemeente Baarn in het voorjaar van 2014 vastgelegd, om bij dalend prijspeil de normvergoeding voor 2014 ook in 2015 te handhaven en bij stijgend prijspeil het verschil tussen 2014 en 2015 in te zetten voor de bouw voor extra investeringen in duurzaamheid.)
De verwachting is dat in voorjaar 2015 gebouwd gaat worden. De projectgroep, bestaande uit medewerkers van de partners, hebben het programma van eisen (PVE) voor onderwijs, duurzaamheid en techniek in samenwerking met ICS adviesbureau en de architect opgesteld. De verwachting is dat zomer 2014 de VO fase zal zijn afgerond. Verder activiteiten naast regulier onderhoud zijn op kosten van de gemeente: de Noodtrap bij de Guido de Bresschool, het hekwerk rond de Amalia – Astroschool, de toegangstrap en het dak van de Da Costaschool, onderhoud aan kozijnen bij de Postiljon en de grote dakrenovatie bij de Bron. Vanuit de bestuursgelden zijn grote uitgaven geweest bij de Amalia – Astroschool voor keukenblokjes, toiletten en schilderwerk, bij de Guido de Bresschool in de vernieuwing van de verlichting in LED verlichting en het buitenschilderwerk op verschillende scholen.
Klachten registratie: De registratie van klachten gebeurt conform het model Klachtenreglement. Dit staat in de Stichtingsnotitie Meldplicht en Klachtrecht. 6
In dit kalenderjaar hebben zich twee formeel geregistreerde klachten voor gedaan. Het gaat om schriftelijke klachten die via het bestuursbureau worden afgehandeld. Een klacht richtte zich op het gevoerde leerlingenzorgbeleid van een school, de andere klacht was van personele aard. Treasury statuut: De Stichting beschikt over een treasurybeleid dat is vastgelegd in het treasurystatuut. Het doel van het treasurystatuut is dat, in het kader van vermogensbeheer van Stichting PCBO Baarn- Soest, helder wordt gemaakt volgens welke procedures besluiten tot stand komen en aan welke richtlijnen de bij beleggingen betrokken personen zich moeten houden. In het jaar 2013 heeft er zich geen wijziging van dit beleid voor gedaan. Het vermogen is gespreid over enkele spaarrekeningen, waarbij de gelden altijd mogen worden ingelegd en opgenomen. Per kwartaal wordt gekeken of en op welke wijze gunstige rentebaten te creëren zijn. Voor 2013 was hier door de lage rentestand geen substantieel voordeel te behalen.
b. Kwantitatieve gegevens Leerlingen: Leerling-verloop
2009
2010
2011
totaal per 1 okt.
2417
2393
2337
Leerlingprognose
2013
2014
2015
2257
2226
2235
2012 2320
2257
2016 2225
2013
2017 2225
totaal per 1 okt. De stichting heeft te maken met een dalende trend. Voor de komende jaren wordt nog een lichte daling van 30 leerlingen verwacht. Cito eindtoets Stichting gem. zonder correctie
2011 PCBO L. Gem. 537,0 535,1
2012 PCBO L. Gem. 537,6 535,1
2013 PCBO L. Gem. 536,6 534,7
Een specificering van de leerresultaten cito, waaronder , de eindtoets en de tussentoetsen van rekenen, taal en begrijpend lezen zijn uitgewerkt in de notitie Onderwijsopbrengsten Analyse voorjaar 2013 en Analyse onderwijsopbrengsten najaar 2013.
Uitstroom van leerlingen naar het voortgezet onderwijs per 31 juli: Schooltype Aantal Percentage Aantal Percentage 2012 2011 55 20% VWO 44 15%
Aantal 57
Percentage 2013 19% 7
HAVO/VWO HAVO HAVO/VMBO VMBO - tl VMB gl kl bl Totaal
80 102 34 298
39 49 19 65 49 276
27% 34% 10 % 100%
68 27 41 56 54 303
%
Aantal
17
0,7%
19
werkzaam 1 januari 2013 31 december 2013
Aantal 198 196
135,12 FTE 133,04 FTE
Verhouding vrouw / man
82,7 %
17,3 %
(Tussentijdse) uitstroom zorg lln.
Aantal
14% 18% 6% 24% 18% 100%
2011 BAO – SBO/ SO
22% 9% 14% 18% 18% 100%
%
Aantal
0,8 %
24
2012
%
2013 1,1%
Personeel:
Ziekteverzuim: Verzuimpercentage
Meldingsfrequentie
Verzuim duur
2011
5.42%
0.92
23,67 dagen
2012
6.20%
0,89
18,61 dagen
2013
5,24%
0,82
20,74 dagen
Er melden zich minder vaak mensen ziek. Wel zijn de zieke personeelsleden over het algemeen langer ziek.
Deskundigheidsbevordering: Teamgerichte (na)scholing: Type scholing In alle teams heeft teamscholing plaats gevonden. De scholing was gericht op: • Leerlingenzorg
Aantal teams
8 8
• • • • •
Didactiek Vakinhoudelijk Visie gericht Methodes Communicatie / PR
3 3 2 2 2
Individuele nascholing: Type scholing De individuele scholing was gericht op: • Vakinhoudelijke verdieping • BHV • Leerlingenzorg • Persoonlijke vaardigheden • Master ecologische pedagogiek • Master SEN • Master theologie
Aantal leerkrachten 26 21 19 9 2 2 1
Klanttevredenheid: KMPO tevredenheidscores 2011* Rapportcijfer management Rapportcijfer personeel Gemiddeld item score management Gemiddeld itemscore personeel KMPO tevredenheidscores 2011* Rapportcijfer ouders Rapportcijfer leerlingen 6 t/m 8 Gemiddeld item score ouders Gemiddeld itemscore leerlingen 6 t/m 8
norm 7,7 7,7 3,6 3,5 norm 7,5 8 3,5 3,4
stichtingsscore 7,5 7,5 3,5 3,4 schoolscore 7,3 7,8 3,3 3,2
* Voorjaar 2014 volgt de volgende KMPO Conclusie: In 2008 nam 94% van de leerlingen en 27% van de ouders deel aan het KMPO tevredenheidonderzoek. In 2011 zijn dit 89% van de leerlingen en 48% van de ouders. Dit levert een representatief beeld op. Het rapportcijfer van de ouders was in 2008 een 7,4. Nu is dit een 7,3. Ondanks een dikke voldoende ligt dit iets onder de landelijke score. Daar ligt voor de nabije toekomst een uitdaging. Het streven moet zijn om op of boven de landelijke benchmark uit te komen. De nieuwe KPMO wordt in januari 2014 afgenomen. Die resultaten komen terug in het jaarverslag van 2014.
9
C. Continuiteitsparagraaf Gegevensset: A.1. Kengetallen: Kengetal
2013
2014
2015
2016
10,94 112,92 11,98 2257
10,94 115,00 11,98 2226
10,94 112,00 10,00 2235
10,94 110,00 10,00 2225
(stand 31/12)
Personele bezetting FTE • Management directie • Onderwijzend personeel • Overige medewerkers Leerlingen prognose Zie verder bijlage 1
Toelichting: • We hebben nog steeds te veel personeel ten opzichte van het aantal leerlingen. Dit wordt gecompenseerd door het PAM budget volledig hiervoor te gebruiken. De dekking van de overige kosten wordt voorlopig gevonden uit de algemene reserves. We maken nu geen gebruik van de RDDF. IN het voorjaar van 2015 besluiten we of RDDF plaatsing noodzakelijk wordt gericht op 1 augustus 2016. • Het komende jaar zullen wij ons richten op het behoud van jonge leerkrachten en leeftijdsbewust personeelsbeleid. Naar verwachting zullen ook in de nieuwe CAO daarvoor richtlijnen gegeven worden. (vitaliteitsbeleid) • We kiezen er ook voor om de scholen, uitgezonderd de Waterinkschool , met minimaal 8 groepen te laten werken. Voor de Waterinkschool is een eigen beleid ontwikkeld. De school kampt met krimp. In 2016 wordt bepaald of en hoe we verder willen gaan. Tot die tijd wordt hard gewerkt aan het werven van leerlingen.
A.2. Meerjarenbegroting: Conform bijlage 5 ACTIVA VASTE ACTIVA Immateriële VA Materiële VA Financiële VA TOTAAL VASTE ACTIVA VORDERINGEN LIQUIDE MIDDELEN
2013
2014
2015
2016
1.143.397
1.143.397
1.143.397
1.143.397
1.143.397
1.143.397
1.143.397
1.143.397
648.666 3.644.386
648.666 3.565.191
648.666 3.541.707
648.666 3.601.083 10
TOTAAL ACTIVA PASSIVA EIGEN VERMOGEN Algemene reserve Bestemmingsreserve publiek
5.436.449
5.357.254 5.333.770
5.393.146
2.780.737 597.796
2.701.542 597.796
2.678.058 597.796
2.737.434 597.796
493.803
493.803
493.803
493.803
441.652
441.652
441.652
441.652
Bestemmingsfonds publiek Bestemmingsfonds privaat VOORZIENINGEN LANGLOPENDE SCHULDEN KORTLOPENDE SCHULDEN
5.600
5.600
5.600
5.600
1.116.861
1.116.861
1.116.861
1.116.861
TOTAAL PASSIVA
5.436.449
5.357.254 5.333.770
5.393.146
2014 2015 9.815.198 10.041.351
2016 10.068.359
46.121 9.000 8.000 520.401 778.365 600.000 11.069.379 10.602.563 10.649.351
8.000 600.000 10.676.359
2013 2014 2015 8.464.192 8.895.369 8.817.077 272.795 311.742 328.348 817.338 783.613 814.000 712.326 705.624 743.000 10.266.651 10.696.348 10.702.425 802.728 -93.785 -53.074
2016 8.723.477 334.914 830.280 757.902 10.646.573 29.786
Staat/Raming van Baten en Lasten BATEN Rijksbijdrage Overige overheidsbijdragen en subsidies Overige baten TOTAAL BATEN LASTEN Personeelslasten Afschrijvingen Huisvestingslasten Overige lasten TOTAAL LASTEN Saldo Baten en Lasten Saldo financiële bedrijfsvoering Saldo buitengewone baten en lasten TOTAAL RESULTAAT Incidentele baten en lasten in totaal resultaat
2013 10.502.857
33.084
14.590
29.590
29.590
835.812
-79.195
-23.484
59.376
**We gaan uit van 2% verhoging
11
Toelichting: • Voor het komende jaar is een lichte daling van 30 leerlingen te verwachten. Daarna stabiliseert het weer. Het gaat hier om ongeveer € 150.000. • Voor het kalenderjaar 2014 – 2015 maken we geen gebruik van de RDDF. We verwachten dit met natuurlijk verloop te kunnen opvangen. • Bij de formatie is allereerst de groepsgrootte en groepssamenstelling leidend. Vervolgens wordt gekeken naar de juiste menskracht. Door de vele duobanen is het niet altijd mogelijk de juiste personele uren in te zetten. Dan moet voor de resturen extra personeel worden aangetrokken. • Per 1 januari 2015 vindt de doordecentralisatie van de gemeentelijke middelen voor de huisvesting van de scholen plaats. De verwachting is dat na de zomer hier meer over bekend is. Per twee jaar wordt de meerjarenonderhoudsplanning opgesteld. Vanuit de planning van 2012 is een inschatting gemaakt over de investeringen vanuit het gemeentelijke deel voor de komende 5 jaar vanaf 1 januari 2015. Het gaat hier om een investeringslast van rond € 1.000.000. Indien de overheid geen dekkende bekostiging levert, ligt hier zeker een financieel risico.
Overige rapportages: B.1. Intern risicobeheersings- en controlesysteem: In het najaar van 2013 heeft de werkgroep financiën, samen met een financieel specialist van VERUS gewerkt aan een risico inventarisatie. De stichting maakt nu gebruik van NAR (Nederlands Adviesbureau Risicomanagement). Doel van dit risico instrument is om twee keer per jaar mogelijke risico’s onder ogen te zien en met gerichte maatregelen de kans te verkleinen of het risico te voorkomen. Als iets als risicogebeurtenis is aangemerkt wordt dit niet opgenomen in de begroting. Zie bijlage 2. Verder is er een reglement voor de auditcommissie financieel en administratief (zie bijlage 4) en ligt er een procedure ten aanzien van de facturering en de betaling.
B.2. Belangrijkste risico’s en onzekerheden - De daling van 30 leerlingen in 2014 blijft een risico. - De zwakke school KWS moet in 2015 op inspectie ‘groen’ staan. De school heeft geen goed imago. Dat is een risico. - Het voortbestaan van de Waterinkschool is gebaseerd op een verantwoorde groei van leerlingen. Als dit uitblijft, dan is dit een reëel risico. - De bouw van de Brede School Baarn Noord zal starten in 2015. Het financieel haalbaar bouwen zal een risico zijn. De aanbesteding is daarin een cruciaal moment. - De doordecentralisatie van de huisvesting van gemeente naar bestuur is een risico op basis van de vergoeding die de overheid aan de schoolbesturen gaat uitkeren. Dit wordt pas eind 2014 duidelijk. - De kosten voor het personeel zijn hoog en nog niet in verhouding , waardoor het gehele PAM budget hiervoor wordt ingezet. De overige kosten van het PAM budget worden voorlopig gedekt uit de meevallers. Dat is een risico.
12
B.3. Rapportage toezichthoudend orgaan: Periode: Januari 2013 - januari 2014 Onderwerp: Functioneren Stichtingsbestuur In dit verslag beschrijf ik als voorzitter, namens het bestuur, onze huidige samenstelling en leg verantwoording af aan de hand van de genomen besluiten over onze inzet voor PCBO Baarn Soest in 2013.
1. Samenstelling Stichtingsbestuur per 10 februari 2014 • Mw. M. Gersdorf- van den Berg, voorzitter en verantwoordelijk voor bestuurszaken, identiteit en HRM • Mw. W. Zonneveld, verantwoordelijk voor onderwijs en samenwerkingsverband • De heer R. Van Hoeven, verantwoordelijk voor financiën • De heer R.J. Waanders, verantwoordelijk voor externe vertegenwoordiging • De heer G. de Jong, verantwoordelijk voor gebouwen & beheer Met ingang van 1 april 2013 hebben wij afscheid genomen van mw. J. Pijnenborg, verantwoordelijk voor bestuurszaken en externe vertegenwoordiging. Met ingang van 1 september 2013 hebben mevrouw Den Hartog (gebouwen en beheer) en de heer F. Vernéde, (financiën) hun taken neergelegd en hun verantwoordelijkheden overgedragen. Het bestuur is hiermee weer op volle sterkte en heeft in haar verdeling de drie gemeentekernen te weten Baarn, Soest en Soesterberg vertegenwoordigd. Ook is er rekening gehouden met vakinhoudelijke deskundigheid van de betrokken bestuurders die aansluit bij hun portefeuille.
2. Bestuursbesluiten In 2013 heeft het bestuur de volgende besluiten geaccordeerd: •
•
•
Besluit om aan te sluiten bij het nieuw gevormde Samenwerkingsverband Eemland. In de aanloop om te komen tot deze besluitvorming heeft mw. W. Zonneveld namens het bestuur en de heer B. Sonnenberg als bovenschoolbestuurder actief geparticipeerd in de vorming van het nieuwe samenwerkingsverband. De heer B. Sonnenberg zal het eerste jaar in de Raad van Toezicht van het Samenwerkingsverband deelnemen. Als bestuur hechten wij er waarde aan dat deze nieuwe organisatie een voorspoedige start maakt en dat onze belangen daarin goed geborgd worden. Besluit om geen personeel in het Risico Dragend Deel van de Formatie te plaatsen. Achterliggende redenen: de financiële positie van de Stichting PCBO is dusdanig te noemen dat er geen reden is om personeel in RDDF te plaatsen. Daarnaast willen wij als werkgever werkzekerheid bieden aan ons personeel en creëren wij onnodig onrust door werknemers in RDDF te plaatsen. Dit zijn de overwegingen die ten grondslag liggen aan dit besluit. Als bestuur besluiten wij om in 2016 een definitief besluit te nemen over het openhouden van de prof. Dr. Waterinkschool. De school krijgt in de komende jaren onze steun om verdere krimp te voorkomen. Wij vinden het belangrijk dat de school ook een redelijke termijn krijgt om te groeien en haar bestaansrecht te verzekeren, vandaar dat wij een definitief besluit hierover pas in 2016 zullen nemen. De komende jaren zal jaarlijks in de september vergadering op bestuursniveau de situatie van de prof. Dr. Waterinkschool bespreken aan de hand van vastgestelde KPI’s.
13
•
Het bestuur besluit om 2 van de 4 strategische ambities van 2012-2016 te herzien. Wij passen mede naar aanleiding van de feedback van de collegiale visitatie op bestuursniveau, onze ambitie gericht op het streven naar excellent onderwijs aan. De ambitie was eerst: o ‘In 2015 heeft één derde van onze scholen het predicaat excellente school ontvangen. Dit ontstaat o.a. door de inzet en kwaliteit van een excellent werkend team.” De nieuwe ambitie wordt: o “In 2015 heeft elke school een meetbare stap voorwaarts gezet richting haar eigen uitdagende doelen en resultaten met betrekking tot eigentijds, kwalitatief hoogwaardig onderwijs. Daarnaast heeft in 2015 één derde van onze scholen het predicaat ‘topschool’ ontvangen.” De aanscherping van de ambitie zit op 2 aspecten: 1. het hanteren van het predicaat ‘topschool’ wat door de Stichting zelf geformuleerd is en goed weergeeft wat wij verstaan onder hoogwaardig onderwijs verstaan. 2. Van elke school zichtbare inzet op deze ambitie verwachten in plaats van 3 van de 10 scholen. De financieel georiënteerde ambitie wordt bijgesteld omdat wij deze in 2014 realiseren. De formulering was: o In 2014 is onze Stichting financieel stabiel, dus gezond te noemen.
o
De nieuwe formulering is: In 2014 is onze Stichting financieel voorspelbaar en gezond.
Wat naast de genomen besluiten in 2013 nadrukkelijk tijd gevraagd heeft van het bestuur is de procesgang rondom de bouw van de brede school in Baarn Noord. Hierin participeren wij naast het bestuur van de Montinischool als bouwheer. Het bewaken van de voortgang van dit bouwproces is met enige regelmaat een terugkerend agendapunt en vraagt veel tijd van onze bovenschoolbestuurder, de heer B. Sonnenberg en de heer G. de Jong.
Wij hopen als toezichthoudend bestuur hiermee zorgvuldig rekenschap te hebben gegeven van onze bijdrage aan de Stichting PCBO Baarn Soest. Soest, 20 februari 2014 M. Gersdorf-van den Berg Voorzitter
14
Bijlagen 1. Ontwikkelingen in personeelsbestand 2013 2. Reglement voor de Auditcommissie financieel en administratief Losse bijlagen:
3. Rapportage risicobeheersysteem – Stichtingsrapportage NAR 4. Meerjarenbegroting 2015 - 2018
Bijlage 1: a. Ontwikkelingen in personeelsbestand 2013 Enkele cijfers Vast en tijdelijk, mannen/vrouwen/functiegroepen 2013 Op 31-12-2013 zijn 196 personen (133.04fte) bij PCBO Baarn Soest werkzaam. Het merendeel heeft een parttime aanstelling (154) en slechts 42 werkt fulltime. De 162 vrouwen (102.24 fte) werken vrijwel allen (143) parttime, naast 34 (30.80 fte) mannen, waarvan het grootste deel (24) fulltime werkt. Het overgrote deel 166 personen (112.92 fte) is leerkracht met een parttime aanstelling (134 personen). Het aantal directeuren is ongewijzigd t.o.v. het jaar ervoor: 11 personen, 10.94 fte. Wel zijn er wat meer OOP-ers (20 personen, 9.00 fte) in dienst gekomen in de klas. De administratieve OOP-ers, die allen parttime werken, zijn gelijk gebleven: 8 (2.9 fte). 2012 Op 31-12- 2012 werken 198 personen (135.12 fte) binnen onze stichting. Daarvan zijn 45 fulltime in dienst en 153 parttime. Het merendeel is vrouwelijk, 164 (104.53 fte) die vrijwel allen (141) parttime in dienst zijn, naast 34 (30.59 fte) mannen, waarvan het grootste deel (23) fulltime werkt. Het overgrote deel 169 personen (115.48 fte) is leerkracht en werkt parttime 134 personen. Daarnaast zijn er 11 (10.94 fte) directeuren werkzaam en 18 OOP-ers (8.7 fte) , waarvan er 8 (2.9 fte) parttime administratief werkzaam zijn. 2011 Een jaar eerder op 31-12-2011 werkten er werken 206 personen (141.86 fte) binnen onze stichting. Daarvan waren er 50 fulltime in dienst en 156 parttime. Ook in 2011 is het merendeel vrouwelijk, 170 personen (109.18 fte) en 36 mannen (32.68 fte)
Opnieuw heeft een personele daling plaatsgevonden onder het onderwijzend personeel van ruim 2 fte in 2013 onder het onderwijzend personeel. De andere functiegroepen zijn vrijwel gelijk gebleven. 15
Het aantrekken van een nieuwe directeur heeft weer een mannelijke kandidaat opgeleverd. Daarmee zijn nog steeds slechts 2 van de 11 directieleden vrouwelijk . In het kader van de functiemix zijn op 31-11-2012 20 personen in de LB schaal benoemd. Een jaar later is dit uitgebreid en zijn er 26 LB leerkrachten (20.17 fte) in de stichting aanwezig. Op 31-12-2013 zijn inmiddels 22.48 fte, 29 personen benoemd in de LB schaal.
Instroom en uitstroom Ondanks de huidige bezuinigingen en de aannamestop is wordt rond 2016 weer een tekort aan leerkrachten verwacht als gevolg van vergrijzing. Daarop zullen wij ook moeten anticiperen en gericht naar ons eigen personeelsbestand en leeftijdsgroepen moeten kijken. Het komende jaar zullen wij ons richten op het behoud van jonge leerkrachten en leeftijdsbewust personeelsbeleid. Naar verwachting zullen ook in de nieuwe CAO daarvoor richtlijnen gegeven worden (Vitaliteitsregeling).
Verzuim
16
De verzuimcijfers laten een laagterecord zien bij zowel het verzuimpercentage als ook de meldingsfrequentie! Wel is er een stijging zichtbaar in de verzuimduur van 18.61 dagen naar 20.52 dagen. Daaruit zouden we kunnen concluderen we dat zich minder mensen ziek melden en dat er minder vaak ziek gemeld wordt. Degenen die wel ziek zijn, zijn over het algemeen langer ziek. Er blijkt een afname te zijn van het middellang en lang verzuim. Terwijl er een toename is bij kort (tot 1 week) en zeer lang verzuim (> 1jaar). We volgen daarmee de landelijke trend (bron Falke en Verbaan februari 2013) Het verzuim daalt in heel Nederland tot een laagte record van ca 4%. De cijfers voor de onderwijssector zijn pas bekend in de zomer van 2014. Landelijk is zichtbaar dat een steeds grotere groep is die niet verzuimd. Echter degenen die wel verzuimen doen dat vaker, hetgeen zichtbaar is in een stabiel verzuimfrequentiecijfer van 1.1. De Nul-verzuimers zijn niet in de cijfers zichtbaar op dit moment. Dyade is gevraagd dit in haar rapportages op te nemen zodat we nauwkeuriger analyses kunnen maken.
Bijlage 2 Reglement voor de Auditcommissie financieel en administratief Inleiding Dit reglement is opgesteld door het algemeen bestuur van de Stichting PCBO Baarn – Soest. De instelling van een auditcommissie heeft als doel om het algemeen bestuur ondersteuning te bieden bij zijn toezicht op de doelrealisatie en de daartoe te verkrijgen en beheren financiën. Dan gaat het over: 17
-
-
de inzet van financiële middelen in het kader van de strategische en beleidsmatige doelen die bijdragen aan de beoogde statutaire en/of strategische doelstellingen; de werking van de interne risicobeheersing en controlesystemen; de naleving van wet- en regelgeving; de financiële informatieverschaffing; de naleving en opvolging van aanbevelingen van de externe accountant; de relatie met de accountant ten aanzien van zijn onafhankelijkheid, zijn bezoldiging en het voorkomen dat hij buiten medeweten van het algemeen bestuur andere dan controlewerkzaamheden verricht; het toezicht op de financiële gang van zaken binnen de stichting; evaluatie van het functioneren van de accountant.
De taak van de commissie is het toezicht dat het algemeen bestuur uitoefent op het financiële beleid en beheer te ondersteunen door hiertoe voorbereidende werkzaamheden te verrichten en daarover verslag aan het algemeen bestuur te doen.
Artikel 1 Samenstelling 1. De commissie bestaat uit tenminste twee leden van het algemeen bestuur.. 2. De zittingstermijn van de leden van de commissie is vier jaren. 3. Eenmaal per twee jaar wordt een lid van de commissie vervangen.. 4. De leden hebben ten minste basale kennis op financieel administratief terrein en op het terrein van accounting en zijn in staat (de elementen van) de (meerjaren)begroting en de jaarrekening van de stichting te duiden, of zijn in staat het hiervoor vereiste kennisniveau binnen redelijke termijn na hun benoeming te bereiken. Artikel 2 Taakomschrijving De commissie heeft als taak het algemeen bestuur in staat te stellen tot het houden van toezicht op de financiële gang van zaken binnen de stichting in het algemeen en voorts de toetsing van de werking van de controle op de interne administratieve organisatie, Artikel 3 Werkwijze 1. De commissie bespreekt in ieder geval de volgende onderwerpen: - de stand van zaken m.b.t. de meerjarenbegroting; - de jaarbegroting; - de kwartaalrapportages en de toelichting daarop van de directeur-bestuurder; - de jaarrekening; - de rapportage van de externe accountant. Ten aanzien van deze onderwerpen maakt de commissie zo spoedig mogelijk na bespreking haar oordeel kenbaar aan het algemeen bestuur. 2. De commissie is bevoegd bij haar vergaderingen de directeur-bestuurder, de medewerker financiën, de externe accountant of derden uit te nodigen.
18
3. Na een daartoe strekkende machtiging van het algemeen bestuur heeft de commissie volledige en directe toegang tot andere medewerkers van de stichting dan de medewerker financiën, zulks uitsluitend ten behoeve van de uitoefening van haar taken en verantwoordelijkheden. 4. Indien inlichtingen worden gevraagd aan andere medewerkers van de stichting dan de medewerker financiën, informeert de commissie vooraf de directeur-bestuurder hierover. 5. Indien de commissie – in het belang van haar taken en verantwoordelijkheden – de directeurbestuurder niet informeert over een voornemen inlichtingen te vragen aan andere medewerkers van de stichting dan de medewerker financiën, meldt de commissie dit vooraf aan de voorzitter van het algemeen bestuur. 6. Na een daartoe strekkende machtiging van het algemeen bestuur heeft de commissie het recht om: a. extern juridisch of ander professioneel advies in te winnen; b. informatie in te winnen bij externe partijen waarmee de stichting een relatie onderhoudt. 7. Voor het overige bepaalt de commissie haar eigen werkwijze. 8. Eén maal per jaar, voorafgaand aan de vergadering waarin de raad van toezicht de jaarstukken bespreekt, legt de commissie voor haar werkzaamheden verantwoording af aan het algemeen bestuur.
19
